Manual del Usuario
Sistema de Facturación CFDI
Copyright © 2012
rfácil es una marca registrada. Se prohíbe la reproducción o distribución no autorizada de este manual. Todo el contenido mostrado en esta publicación es propiedad intelectual de Grupo rfácil Empresarial S.A. de C.V.
Contenido
Presentación ... 5
Contenido ... 5
Convenciones ... 8
Características Funcionales del Sistema de Facturación CFDI rfácil ... 9
Requisitos técnicos ... 15
Capítulo 1: Requisitos para Emisión de CFDI ... 18
Información General sobre Facturación Electrónica ... 18
Requisitos Fiscales ... 21
Contratación del Servicio de Facturación con un PAC ... 24
Capítulo 2. Primer acceso al sistema y configuración
inicial ... 27
Recepción y recuperación de Claves de Acceso ... 27
Acceso al Sistema de Facturación CFDI rfácil ... 30
Configuración de Parámetros de Operación ... 35
Datos de Contacto ... 38
Escritorio del Usuario ... 41
Capítulo 3. Carga de información fiscal ... 46
Carga de Archivos de Certificados de Sello Digital ... 46
Problemas con la Carga de Certificados CSD ... 50
Eliminación de Certificados de Sello Digital ... 52
Registro de Series y Folios de Facturación ... 52
Capítulo 4. Definición de catálogos ... 58
Información de la Organización... 58
Registro de Sucursales ... 62
Registro de Productos ... 66
Administración del Catálogo de Productos ... 68
Registro de Clientes ... 80
Administración del Catálogo de Clientes ... 83
Administración de Sucursales del Cliente ... 95
Capítulo 5. Generación de comprobantes fiscales ... 100
Iniciar la Generación de CFDI ... 100
Definición de Datos del Emisor y del Receptor ... 102
Registro de Datos Generales de la Factura ... 105
Complementos a los Conceptos ... 115
Definición de Impuestos Globales y Descuentos ... 119
Complementos a la Factura ... 123
Generación del Comprobante ... 133
Visualización del CFDI y de la Representación Impresa ... 135
Envío del Comprobante fiscal al Receptor ... 137
Capítulo 6. Administración de Comprobantes ... 139
Listado de Facturas ... 139
Búsqueda y ordenamiento de Comprobantes ... 141
Visualización de Detalles de Facturación ... 143
Descarga y renvío de Comprobantes Fiscales... 144
Cancelación de CFDI ... 147
Exportación de Facturas ... 148
Capítulo 7. Administración de Usuarios ... 150
Creación de una cuenta de Usuario ... 150
Listado de Usuarios ... 154
Desbloquear la cuenta de Usuario ... 157
Bloquear la cuenta de Usuario ... 158
Asignar créditos rfácil para Facturación ... 159
Capítulo 8. Administración de Transacciones ... 162
Listado de Transacciones ... 162
Ordenar las Transacciones ... 163
Capítulo 9. Personalización de la representación
impresa ... 164
Acceso al Personalizador de Plantillas ... 164
Crear nueva Plantilla ... 165
Personalización de los elementos de la Plantilla ... 166
Selección de Plantilla Predeterminada ... 180
Anexos ... 181
Anexo 1. Unidades de Medida para Productos Facturados .. 181
Presentación
El presente manual tiene la función principal de mostrar las
características de operación del Sitio de Facturación CFDI rfácil a los usuarios del mismo.
Este manual presenta de manera estructurada los pasos que debe llevar a cabo el usuario del Sistema desde su primer acceso hasta la emisión de CFDI, incluyendo las etapas de definición de
parámetros de operación, carga de certificados y registro de información en los catálogos de clientes y productos.
Aunque se trata de un manual dirigido al usuario del sitio de facturación, es importante establecer que se han incorporado notas y aclaraciones pertinentes con requisitos y procedimientos fiscales que son necesarios para poder emitir facturación
electrónica.
Contenido
Los capítulos de este manual se han establecido de acuerdo a un análisis de los pasos que llevará a cabo un contribuyente obligado por ley o que se haya apegado al esquema de emisión de
Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), y que opte por contratar los servicios de facturación de rfácil.
Adicionalmente a los capítulos operativos de uso del Sistema, se ha incorporado a esta guía contenido específico referente a
procedimientos y documentación fiscal establecidos por el Sistema de Administración Tributaria (SAT) en anexos independientes al manual, y a los cuales se hará referencia en el contenido de los capítulos indicados a continuación.
Capítulo 1. Requisitos para emitir CFDI.
Este capítulo relaciona los requisitos que un contribuyente debe cumplir para poder emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet. Estos requisitos abarcan desde la generación y solicitud de la FIEL (Firma Electrónica Avanzada) ante el SAT y la
hasta la contratación de los servicios de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
Adicionalmente se indican los pasos que debe seguir el contribuyente para contratar los servicios de facturación electrónica proporcionados por rfácil.
Capítulo 2. Primer acceso al sistema y configuración
inicial.
Este capítulo cubre los temas de acceso inicial al Sitio de Facturación CFDI rfácil, cuando el usuario ha contratado los servicios de facturación, así como definición de parámetros de configuración que permitirán establecer valores predeterminados para el uso del sistema.
También se cubren aspectos relacionados al uso inicial del sistema, incluyendo los accesos directos que se proporcionan al usuario para poder acceder a las opciones de más uso dentro del sistema, mediante la explicación de la función del Escritorio del usuario.
Capítulo 3. Carga de información fiscal.
Este apartado del manual detalla los pasos para los Certificados de Sello Digital (CSD) relacionados con el RFC registrado en el Sitio de Facturación CFDI rfácil y que deberá cargar al sistema para poder emitir CFDI.
Adicionalmente este capítulo explica cuestiones relacionadas con problemas específicos de validación de la información fiscal proporcionada al contribuyente por parte del SAT y que se registra en el Sitio de Facturación CFDI rfácil.
Capítulo 4. Definición de catálogos.
Una de las funcionalidades del Sistema de Facturación CFDI rfácil es la de proporcionar al usuario el uso de catálogos tanto de los productos que facturará, como de los clientes a los cuales emitirá el comprobante fiscal.
Adicionalmente a los catálogos antes mencionados, el sitio rfácil permite realizar la definición de Organizaciones y Sucursales propias del Contribuyente, con la finalidad de permitir emitir facturas con localizaciones alternas (sucursales), así como
controlar la facturación de varias Organizaciones, mediante la administración de créditos para emisión de CFDI y de información fiscal de cada organización registrada.
Capítulo 5. Generación de Comprobantes Fiscales.
Una vez definidos todos los requisitos iniciales que debe integrar a su perfil el usuario contribuyente de servicios de facturación, puede comenzar la emisión de los comprobantes fiscales. Este capítulo muestra de forma detallada el ingreso de la información a facturar desde la definición del contribuyente destinatario hasta los conceptos a facturar, así como la incorporación de complementos a la factura, requeridos y
documentados por el SAT, y que el Sistema de Facturación CFDI rfácil tiene implementados.
Capitulo 6. Administración de Comprobantes.
Una vez emitidos los comprobantes fiscales, el Sistema de Facturación CFDI rfácil proporciona al usuario la facilidad de administrar sus facturas, para poder visualizar en pantalla el detalle de los datos de cada factura generada, el estado de la misma, y permite el renvío del comprobante fiscal (archivo XML) y su representación impresa (en formato PDF) a sus clientes por correo electrónico.
Capitulo 7. Administración de Usuarios.
El esquema de negocios rfácil, está orientado a generar una cadena de distribución de créditos para facturación electrónica; es por esto que es necesario que los Distribuidores que se hayan registrado para la venta a detalle de créditos de facturación, cuenten con herramientas que les permitan de administrar a sus contribuyentes usuarios del Sistema mediante el registro,
modificación y cancelación de cuentas de acceso, y la asignación de créditos para facturación.
El Sistema de Facturación CFDI rfácil proporciona un apartado que permite realizar estas funciones y que serán detalladas en este capítulo.
Capítulo 8. Administración de Transacciones.
Este capítulo está orientado a mostrar el módulo diseñado con la finalidad de administrar las transacciones registradas por concepto de adquisición de créditos para emisión de facturación electrónica CFDI.
Capítulo 9. Personalización de la Representación
Impresa.
Una de las funciones de valor agregado que proporciona rfácil es la referente a la facilidad que se le da al usuario de personalizar la representación impresa del comprobante fiscal.
Dentro de este capítulo se detalla el uso de la herramienta incorporada al Sistema.
Convenciones
En cada uno de los capítulos que conforman este manual, se tienen documentadas imágenes ilustrativas de procesos y de pantallas operativas del Sistema. Estas imágenes se muestran en un área delimitada con bordes e identificada con un número de imagen.
Imagen de muestra
Adicionalmente se tienen diferenciadas anotaciones u
observaciones adicionales al texto descriptivo del funcionamiento del sitio rfácil, las cuales permiten al usuario identificarlas de forma visual para una rápida ubicación. Estas anotaciones pueden ser:
• Notas aclaratorias.
Para mayor información sobre este rubro, favor de consultar el
Anexo I de esta guía. • Ligas a enlaces externos.
• Advertencias.
Es importante contar con los Certificados de Sello Digital cargados en el sistema.
• Aclaraciones importantes.
Para mayor información es recomendable visitar el sitio de la dependencia (www.sat.gob.mx) o acudir a las oficinas locales.
Características Funcionales
del Sistema de Facturación
CFDI rfácil
Una de las prioridades principales del Sistema de Facturación CFDI rfácil es permitir al usuario realizar sus operaciones de emisión de CFDI de una manera fácil pero a la vez eficaz. Debido a esto se han implementado interfaces intuitivas al operador, que le otorgue la facilidad de uso requerida.
Para poder cumplir con este objetivo, las interfaces creadas para la navegación del sitio han sido estandarizadas, de forma que cada uno de los módulos que están integrados operen de forma similar, considerando variantes específicas de acuerdo a la acción que realizan.
Mi Escritorio
Este elemento es el punto central de operación del usuario. En él se muestran los iconos de acceso que se han considerado son los de más uso por parte del operador del sistema.
Adicionalmente se integra un menú horizontal que permite acceder a todos los módulos del Sistema, y también se permite al usuario visualizar las transacciones realizadas con su cuenta dentro del mismo.
Para esto la interface principal del Sistema de Facturación CFDI rfácil se ha dividido para diferenciar cada una de sus secciones.
1. Encabezado. 2. Menú Principal.
3. Elementos de acceso directo del Escritorio. 4. Estatus de la cuenta de usuario.
5. Actividad reciente del contribuyente. 6. Pie de página.
Estructura de Mi Escritorio
Interfaces para Listados
Las interfaces para la presentación de listados (clientes, productos, facturas, etc.), han sido homogenizados con la para que el usuario pueda realizar la consulta y modificación de información de forma similar en todas las interfaces donde se presenten dichos elementos de tipo listado.
Esta similitud permite mostrar listados que despliegan de la misma forma cada uno de sus elementos:
1. Título del catálogo. 2. Títulos de columnas.
3. Listado de elementos del catálogo.
4. Botón para expandir el detalle del elemento del listado. 5. Campo de búsqueda rápida.
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6. Opciones de exportación del listado. 7. Botones de navegación del listado.
Elementos básicos de Listados
Interfaces de registro de información
En el caso de las interfaces que permiten el registro de
información en el sistema, se ha optado por presentar dos tipos distintos de interfaces de captura.
a. Panel de Captura. Este esquema de captura presenta un panel flotante dentro de la ventana del explorador y se implementó en aquellos casos en los cuales la información que se requiere registrar no es demasiada. Dentro de este panel se presentan los campos de captura y los botones respectivos de acciones.
1. Área de Captura. 2. Botón de Cierre. 3. Botón de Guardado.
Elementos del Panel de Captura
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Para el caso de los campos de captura, se muestra dentro del mismo campo la ayuda contextual del contenido que debe registrarse en cada uno.
b. Captura a pantalla completa. Para el caso de la captura que se realiza utilizando la totalidad del área de la pantalla, se presentan los campos de registro en forma de lista vertical, con las descripciones propias del elemento a capturar.
1. Descripción del campo.
2. Campo para registro de datos. 3. Indicador de campo requerido.
4. Botón de cancelación de operación de captura. 5. Botón para guardado de datos.
Elementos de captura a pantalla completa
La descripción del campo de captura se muestra del lado
izquierdo, aquellos campos que son obligatorios, son mostrados con un asterisco adicional en color rojo.
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3
Auto llenado de campos
En algunos de los campos de captura se ha proporcionado la funcionalidad de realizar un “auto llenado” de la información solicitada.
Con este esquema de captura, al introducir la información en ciertos campos el Sistema mostrará listados de ayuda que permitirán seleccionar información previamente cargada o registrada.
Auto llenado de campos
Esta funcionalidad no solo permite ayudar en el registro de datos en un campo, sino que proporcionan la facilidad de llenar otros campos relacionados (por ejemplo el llenado del Código Postal para identificar los datos de la dirección).
Llenado de campos relacionados
Advertencias
Es importante que cualquier sistema informático tenga la facilidad de reportar al usuario el estado de aquellas acciones que realice dentro del sistema.
Con la finalidad de no saturar las interfaces operativas del sistema, se optó por mostrar las advertencias del sistema mediante “cintas de notificación” y no por medio de cuadros de diálogo donde se presenten mensajes de la acción realizada.
Estas cintas de notificación se muestran en dos lugares distintos, dependiendo del tipo de interface de captura en la cual se origine la acción.
Para el caso de interfaces que utilicen el Panel de Captura, la cinta de notificación se mostrará en la parte superior del mismo panel.
Cinta de notificación en Panel de Captura
En cuanto a las interfaces que utilizan el método de captura por pantalla completa, estas utilizan la “cinta de notificación global”
del Sistema de Facturación CFDI rfácil. Esta cinta se ubica en el Escritorio del usuario, y aparece encima del menú del Escritorio.
Cinta de notificación general
Asimismo, las cintas de notificación sirven para indicar al usuario si una operación fue “correcta” o “fallida”.
Las operaciones correctas que son procesadas por el Sistema, son mostradas en color verde; para el caso de las notificaciones fallidas estas se muestran en color rojo.
Notificación de operación fallida
Adicionalmente existen cintas de notificación relacionadas a los campos de captura. Estas cintas permiten identificar errores en la captura de campos obligatorios (marcados con un asterisco en la descripción) o cuando se proporciona un dato de forma incorrecta; se muestran debajo del campo que origina el mensaje.
Cinta de notificación en campos de captura
Requisitos técnicos
El Sistema de Facturación CFDI rfácil es una plataforma web creada con la finalidad principal de ofrecer al usuario contribuyente una herramienta de facturación de fácil operación.
Entendiendo la infinidad de plataformas tecnológicas disponibles en la actualidad, el sitio rfácil puede ser ejecutado en cualquier dispositivo electrónico que cuente con acceso a Internet y que tenga instalado un navegador de Internet con soporte a Javascript®.
Sin embargo, debido a que el sistema no solo está diseñado para consulta de información, sino requiere el ingreso de datos de forma dinámica, se recomienda contar con un dispositivo que tenga una pantalla de fácil lectura, y contar con dispositivos de introducción de datos (teclado y dispositivo señalador).
Se pone a consideración las características del equipo recomendado para operación del Sistema.
Hardware Recomendación
Equipo Computadora de escritorio, computadora portátil o laptop, tablet.
Sistema Operativo Cualquier sistema operativo que permita la operación de los navegadores
recomendados por rfácil (ver Tabla 2).
Dispositivos de introducción de datos
Teclado con distribución de teclado QWERTY físico o táctil; dispositivo señalador (mouse, mouse pad o pantalla táctil).
Tabla de Hardware recomendado
En el caso de los navegadores, rfácil tiene soporte completo con los siguientes navegadores web:
Navegador Fabricante y sitio de descarga Versión compatible 1 Internet Explorer® Microsoft Corp. http://windows.microsoft.com/es- MX/internet-explorer/products/ie/home Versión 9, y actualizaciones superiores.
Chrome® Google Inc.
https://www.google.com/chrome? hl=es
Versión 20 y actualizaciones subsecuentes
FireFox® Mozilla Foundation
http://www.mozilla.org/es-ES/firefox/new/
Versión 13 o posterior
Navegadores Web soportados por rfácil
Cada uno de estos navegadores cuenta con versiones disponibles para cada tipo de sistema operativo utilizado, por lo cual se hace la recomendación de visitar las páginas de los fabricantes con la
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Se trata de las versiones utilizadas para realizar pruebas de funcionamiento del Sistema de Facturación CFDI rfácil, y para los cuales se garantiza su correcto funcionamiento.
finalidad de informarse sobre capacidades y tipo de sistema operativo soportado.
Durante la operación del Sistema de Facturación CFDI rfácil, se hace necesario tener instalado software adicional para poder visualizar la representación impresa del comprobante fiscal. Dicha representación impresa rfácil la está generando en formato PDF (portable document format, formato de documento portátil) el cual puede ser visualizado con el software Adobe Reader©.
Se recomienda visitar el sitio de Adobe Reader, para versiones de sus programas de visualización de archivos PDF y las plataformas soportadas.
Capítulo 1:
Requisitos para Emisión
de CFDI
Información General sobre
Facturación Electrónica
Comprobante Fiscal Digital por Internet.
CFDI son las siglas de “Comprobante Fiscal Digital a por Internet”. Se trata de un medio electrónico de facturación que es requerido por parte del Sistema de Administración Tributaria (SAT) para su emisión obligatoria por parte de ciertas entidades fiscales
(Contribuyentes). Este esquema de facturación remplazará la emisión de CFD que actualmente está en uso por la mayoría de los contribuyentes obligados.
El CFDI es emitido a través de una aplicación informática, y se envía a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) con la finalidad de que sea validado, se le asigne un folio fiscal y se incorpore el Sello Digital del SAT otorgado para dicho efecto (Certificación).
El PAC rfácil proporciona a los contribuyentes afiliados los servicios de un sistema de facturación el cual lleva a cabo el proceso de captura de la información de la factura, y genera los CFDI con los requisitos fiscales establecidos.
Proveedor Autorizado de Certificación
En apego a la definición proporcionada por el SAT, el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) “es aquella persona moral que cuenta con autorización del Servicio de Administración Tributaria para validar los CFDI generados por los contribuyentes, asignarles el folio e incorporarles el sello digital del Servicio de Administración
Tributaria. Asimismo, tienen como obligación, enviar al SAT copia de los CFDI que validen de sus clientes” 2.
Un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), es aquella persona moral que cuenta con autorización del Servicio de Administración Tributaria (SAT) para validar los CFDI generados por los contribuyentes, asignarles el folio fiscal e incorporarles el sello digital del SAT.
Asimismo, tienen como obligación, enviar al SAT copia de los CFDI que validen de sus clientes.
Adicionalmente, dentro de los requisitos que deben cumplir para actuar como PAC, tienen la obligación de ofrecer un servicio o aplicación informática que permita a los contribuyentes capturar y emitir comprobantes fiscales digitales por internet.
Es importante recalcar que un PAC necesariamente debe contar con la autorización del SAT, y los contribuyentes tienen la obligación de validar que el PAC con el cual contratarán los servicios de facturación electrónica esté registrado ante el SAT.
Listado de Proveedores Autorizados de Certificación.
http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/asistencia_contribuyente/pri ncipiantes/comprobantes_fiscales/66_19264.html
Versiones de CFDI
Para el esquema de facturación de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, existen dos versiones de esquemas de trabajo actualmente reglamentados por el SAT:
Versiones de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet
2
Definición documentada por el SAT en
http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/asistencia_contribuyente/principiantes/compr obantes_fiscales/66_19513.html
3.0
• Inició el 1ro de
enero de 2011.
• Vigencia hasta
el 30 de junio
de 2012
3.2
• Entró en vigor
el 1ro de enero
de 2012.
El cambio de versión debe visualizarse como un cambio a nivel tecnológico en la generación de los archivos que sustentan la emisión del comprobante fiscal.
rfácil está autorizado y certificado por el Sistema de Administración Tributaria como Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
Como PAC, rfácil emite solamente CFDI de versión 3.2.
Esquema funcional de emisión de CFDI
El proceso de generación de CFDI tiene como puntos relevantes los siguientes:
1. El contribuyente genera su factura electrónica por medio de un sistema de facturación (para el cual rfácil pone a
disposición su Sistema de Facturación CFDI).
2. Dicho sistema envía por Internet al SAT un archivo en formato XML (siglas de Extensible Markup Language) con las especificaciones establecidas por el SAT.
3. El PAC realiza la validación del archivo, asigna un folio fiscal específico para CFDI e incorpora el Sello Digital del SAT a dicho archivo.
4. El sistema de facturación recibe el archivo XML con el complemento que avala la certificación de la factura. 5. El usuario envía por correo el comprobante fiscal (archivo
XML) y adicionalmente la representación impresa al cliente en formato digital (se ha popularizado el uso de archivos en formato PDF).
Diagrama de proceso de emisión de CFDI
Requisitos Fiscales
Contribuyentes Obligados
La emisión de CFDI es un esquema al cual pueden adherirse cualquier entidad fiscal (tanto personas físicas como morales); sin embargo existen facilidades que delimitan y facilitan la integración de contribuyentes fiscales a este nuevo esquema de facturación:
• La deberán realizar de forma obligatoria aquellos
contribuyentes que inicien operaciones a partir de 2011.
• Compete a aquellos contribuyentes que facturan 4 millones de pesos anualmente; aproximadamente $333,000.00 pesos por mes.
• Para Enero de 2013, TODOS los contribuyentes deberán apegarse a este esquema de facturación electrónica.
Aunque existen estas disposiciones emitidas por parte del SAT, es importante recalcar que se han emitido facilidades orientadas a agilizar el proceso de migración a este nuevo esquema por parte de los Contribuyentes obligados.
1
2
3
4
Lista de Contribuyentes Obligados
La Lista de Contribuyentes Obligados (LCO) es un medio que utilizará el SAT para informar a los PAC aquellos contribuyentes que pueden emitir CFDI.
Esta lista se proporciona como un archivo en formato XML, el cual contiene la información del Registro Federal de Contribuyentes y los Certificados de Sello Digital emitidos para cada uno de los contribuyentes, conforme al régimen aplicable para la emisión de CFDI.
Esta lista es actualizada de forma diaria por el SAT, pero los Certificados de Sello Digital que tramita el contribuyente se reflejan en dicho archivo en un lapso de 36 a 48 horas a partir de la
obtención del CSD.
Este proceso es automático y lo realiza el SAT y el PAC de forma conjunta, por lo que no es necesario realizar trámite alguno.
Los PAC tienen la obligatoriedad de validar que los Certificados de Sello Digital proporcionados por el Contribuyente al cual prestan el servicio de facturación electrónica digital, se
encuentren activos y disponibles para facturación dentro de la LCO.
En ningún caso los PAC podrán emitir CFDI si los certificados no aparecen en dicha lista y que presentan un estatus diferente del autorizado para facturar.
Requisitos Fiscales del Contribuyente
Los contribuyentes que se apeguen o estén obligados a emitir CFDI, deben contar con los siguientes requisitos:
Tener Firma Electrónica Avanzada (FIEL). Este requisito es el inicial, puesto que se necesita para casi la mayoría de los trámites electrónicos que debe realizar el contribuyente. Tramitar al menos un Certificado de Sello Digital (CSD) ante
el SAT; este es un archivo electrónico que se usa para “sellar" cada documento que se emite y que permite validar su autenticidad.
Tener una conexión a internet.
Contratar los servicios de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), los cuales proporcionan una solución en línea que permite la captura y emisión de los
comprobantes fiscales digitales, o que proporcionan herramientas para recepción y timbrado de los
comprobantes emitidos en un software de uso común y que cuente con soporte para emisión de CFDI.
Aunque los procesos indicados son cien por ciento informáticos, existen algunos aspectos administrativos que son necesarios cubrir por parte del contribuyente, y otros requerimientos para poder acceder a las herramientas en línea ofrecidas por el Sistema de Administración Tributaria.
Para mayor información es recomendable visitar el sitio de la dependencia (www.sat.gob.mx) o acudir a las oficinas tributarias locales.
En el siguiente diagrama se muestra de forma simplificada el procedimiento para la generación de la FIEL y la correspondiente petición de Certificados de Sello Digital.
Proceso de generación de Certificados de Sello Digital
Tipos de Comprobantes Fiscales Digitales
El esquema de facturación electrónica CFDI, está orientado a sustituir todo tipo de documento impreso que actualmente se ocupa para emitir comprobantes fiscales.
Para esto el SAT ha reglamentado que todos los comprobantes impresos actualmente se agrupen en tres Tipos de
Comprobantes, dependiendo del tipo de movimiento que ampare:
2. Egreso. 3. Traslado.
En la siguiente tabla se muestran los principales comprobantes utilizados por los contribuyentes, agrupados por el tipo de movimiento que ampara.
Tipo de Comprobante CFDI
Comprobante impreso
Ingreso Facturas, recibos de honorarios, recibos de pago, recibos de arrendamiento, donativos, nota de cargo.
Egreso Nota de crédito, nota de devolución.
Traslado Carta porte
Tabla de tipos de Comprobantes CFDI
La información del tipo de comprobante CFDI se incluye
directamente en el comprobante fiscal digital (archivo XML), y para identificación visual de la información, se utiliza la representación impresa del comprobante, en la cual se pueden personalizar los datos dependiendo del comprobante impreso que se quiera replicar.
La representación impresa (archivo PDF) de una factura electrónica NO ES LA FACTURA ELECTRONICA. La factura electrónica o comprobante fiscal digital es el archivo XML, ya que este contiene la información que se reporta al SAT a través de los proveedores de certificación PAC.
La representación impresa no contiene necesariamente todos los elementos que permiten validarla y se debe considerar como un instrumento visual de notificación al contribuyente
destinatario al cual se está facturando.
Contratación del Servicio de
Facturación con un PAC
Como parte de los requisitos que debe cumplir el contribuyente que se incorpore al esquema de emisión de comprobantes fiscales en su modalidad de CFDI, está la contratación de los servicios de
facturación electrónica que ofrecen los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC).
rfácil permite la contratación de sus servicios de facturación electrónica, mediante el contacto inicial a través del sitio www.rfacil.com.
En nuestro sitio se muestra información relevante de los servicios de facturación proporcionados, para personas que muestren interés en integrarse como socios comerciales de grupo rfácil, mediante una inversión para la adquisición de créditos que lo avalan como Distribuidor rfácil para la comercialización de créditos de facturación electrónica hacia contribuyentes apegados al esquema de emisión de CFDI.
El sitio rfácil muestra información para poder contactarnos y se le pueda ofrecer la asesoría y el soporte que requiera.
Página de contacto de rfácil
Independientemente del esquema de facturación que haya contratado a rfácil para facturar electrónicamente, el método de acceso y de registro es el mismo.
1. Se proporciona al contacto de rfácil la información referente al nombre completo de la persona que actuará como representante de la organización (en el caso de personas morales) o el nombre del contribuyente.
2. Se debe proporcionar el Registro Federal de Contribuyentes con el cual facturará.
3. Una cuenta de correo electrónico para poder registrarlo como cuenta de usuario para acceso al sistema de facturación.
Adicionalmente, en términos comerciales se deberá definir ante el contacto rfácil el esquema de compra de créditos que sea
requerido.
Una vez cerrado el trato comercial, el contacto rfácil realizará el registro del usuario con los datos proporcionados, y hará llegar al usuario contribuyente los datos de acceso al Sistema de
Facturación, vía correo electrónico hacia la dirección proporcionada.
Con estos datos el usuario puede iniciar la facturación electrónica.
Capítulo 2.
Primer acceso al sistema
y configuración inicial
Recepción y recuperación de
Claves de Acceso
Cuando se contrata el servicio de facturación electrónica rfácil, se lleva a cabo el proceso de alta y registro de la información del contratante, con los datos que proporcionó.
De forma automatizada, el Sistema asigna la cuenta de correo electrónico proporcionada como cuenta de usuario de acceso al Sistema de facturación rfácil, y envía un correo electrónico a dicha cuenta de correo, con la información de activación de la cuenta, la cual incluye la contraseña temporal de acceso al Sistema.
El remitente del correo es [email protected] y será mostrado el nombre redcfdi en el servidor de correo del cliente con el asunto “Confirmación de Registro”.
Correo electrónico de activación del servicio rfácil
En el contenido del correo electrónico se muestra la cuenta de usuario que llevó a cabo el registro en el Sistema de Facturación CFDI rfácil, y se incluye una contraseña temporal, la cual junto con la cuenta de correo electrónico, deberán ser proporcionadas para poder acceder al sitio de facturación.
Contenido del mensaje de confirmación de registro
¿Qué sucede cuando no recibo el correo de
confirmación de registro?
Es importante señalar que actualmente los servicios de correo electrónico tienen implementados procesos de filtrado de
mensajes, con la finalidad de evitar que las cuentas de correo de sus usuarios se vean saturadas de mensajes “basura”, “spam” o correos que contienen software “malicioso” que pudiera afectar los equipos del usuario.
Estos filtros tienen la capacidad de detectar este tipo de mensajes y almacenarlos en una carpeta específica dentro de la cuenta de cada usuario. Este esquema lo implementan con la finalidad de proporcionar a sus usuarios la posibilidad de revisar los correos recibidos y poder descartar aquellos que no son correo inútil. Esta carpeta se llega a denominar “Correo no deseado” o “Spam”, dependiendo del servicio de correo utilizado, y está ubicado en las carpetas del servicio de correo que se muestran al usuario:
Debido a este esquema de protección, puede suceder que en primera instancia, su servidor de correo electrónico bloqueé al remitente del correo ([email protected]) o al sitio rfacil.com, por lo cual es importante que revise dichas bandejas para verificar que el correo de confirmación no haya sido dirigido a este destino de su cuenta de correo electrónico.
Si el correo está ubicado en esta carpeta, es necesario que el destinatario [email protected], sea agregado en su lista de
remitentes seguros de su cuenta de correo electrónico o marcarlo como correo “No spam” (dependiendo del servicio de correo utilizado).
Bandejas de correo no deseado o spam
Esto garantizará que cualquier notificación sobre los servicios de facturación ofrecidos por rfácil le lleguen en tiempo y forma a su bandeja de entrada.
Las cuentas de correo electrónico que debe considerar agregar como remitentes seguros a su cuenta de correo personal, y que le permitirán recibir toda la información del Sistema de
facturación electrónica rfácil son:
[email protected] que es la cuenta que se utiliza para renviar contraseñas en caso de olvido.
[email protected], de esta cuenta recibirá noticias,
actualizaciones del servicio y avisos respecto a la suspensión temporal del servicio tanto del PAC como por parte del SAT, y notificaciones generales informativas.
Acceso al Sistema de
Facturación CFDI rfácil
Una vez que haya recibido el correo de “Confirmación de
Registro”, y que tenga a la mano la contraseña temporal asignada, podrá ingresar a la dirección del Sistema de Facturación en la siguiente dirección web: https://redcfdi.com/login.
Página de acceso al Sistema de Facturación CFDI rfácil
En esta página de inicio, deberá colocar su cuenta de correo electrónico y colocar la contraseña de primer inicio enviada por [email protected].
Ingreso de datos de acceso al Sistema de Facturación CFDI rfácil
Una vez introducidos los datos requeridos en los campos Usuario
y Contraseña, se deberá presionar el botón .
Es posible que al intentar realizar el acceso al Sistema, se presenten problemas con la introducción de la contraseña; en estos casos el Sistema mostrará un mensaje de error indicando que los datos capturados no son correctos para permitir el acceso:
Mensaje de acceso incorrecto al Sistema
Por reglamentación del SAT, los sitios de facturación que proporcionen los PAC a los contribuyentes, tienen como obligatoriedad bloquear las cuentas de usuario en el tercer intento fallido de acceso al sitio.
Es por esto que debe considerar no exceder el número de intentos permitidos, ya que su cuenta podrá bloquearse no permitiendo el acceso hasta que solicite el soporte respectivo
ofrecido por su proveedor de servicio.
Como usuario del Sistema, debe considerar las siguientes recomendaciones al acceder:
1. Cuando ingrese su contraseña verifique el correcto manejo de la función “Mayúsculas” de su equipo de cómputo, ya que la contraseña considera el uso de mayúsculas, minúsculas y caracteres especiales.
2. Si en el segundo intento de acceso al sistema se le vuelve a negar el acceso, es preferible indicarle al sistema que le recuerde la contraseña y así evitar que en el tercer intento se bloqueé su cuenta de usuario.
3. En los casos de cambio de contraseña solicitada y recibida por olvido, evite el uso de “copiar y pegar”, ya que en ocasiones se pueden marcar caracteres adicionales que no forman parte de la contraseña.
Cuenta de Usuario Bloqueada
En el tercer intento fallido de acceso al Sistema, la cuenta de usuario queda bloqueada y con esto ya no es posible que tenga acceso al sistema. En la pantalla se muestra la cinta de
advertencia respectiva.
Mensaje de cuenta bloqueada
En caso de bloqueo de la cuenta de acceso, podrá solicitar el soporte técnico de rfácil. Esta área le ayudara a desbloquear su cuenta de acceso. Para contacto se podrá dirigir directamente a los números telefónicos de rfácil o enviar un correo electrónico a la cuenta [email protected]. Los datos de contacto se encuentran publicados en la página de Grupo Empresarial rfácil
Cuando es activada nuevamente su cuenta de acceso al Sistema rfácil, deberá utilizar su misma contraseña para acceder. En caso de que no la recuerde, podrá utilizar el método de recordar su contraseña, para que se le envíe una nueva a su cuenta de correo electrónico.
Olvidé mi contraseña, ¿Qué debo hacer?
Si en algún momento ha olvidado su contraseña de acceso,
deberá seleccionar la opción “¿Olvidaste tu contraseña?” la cual se ubica debajo de los datos del usuario en la página de acceso del Sistema de Facturación CFDI rfácil.
Al acceder a la interface de recuperación de contraseña, deberá introducir su cuenta de usuario (cuenta de correo electrónico), y
después presionar el botón .
Página de recuperación de contraseña
El método de recuperación de contraseña no funciona si la cuenta de usuario se encuentra bloqueada. Si su cuenta está en este supuesto, el sistema muestra la cinta de advertencia indicando esta situación:
Acceso correcto al Sistema de Facturación CFDI
rfácil
Cuando ha realizado correctamente la introducción de su cuenta de usuario (correo electrónico) y la contraseña asignada, y se trata del primer acceso al Sistema, se mostrará la página de
actualización de contraseña.
Página para actualización de contraseña en el primer acceso al Sistema
Esta nueva contraseña será la que se guarde de forma permanente en el sistema, por lo cual se hacen las siguientes recomendaciones:
1. Guarde o anote en algún lugar la contraseña que ha registrado en el Sistema.
2. Procure registrar una contraseña que cumpla con los requisitos solicitados, pero que considere letras, números y caracteres especiales que pueda recordar con facilidad o relacionar con algún aspecto personal.
Aunque esta contraseña queda actualizada y registrada en el Sistema de Facturación CFDI rfácil, debe considerar que por reglamentación del SAT, esta debe ser actualizada por el
usuario cada 30 días naturales. Nuestro Sistema permite identificar de forma automática la fecha de registro de la contraseña y en los siguientes accesos valida si la misma ya cumplió su vigencia de uso, y vuelve a solicitarle una nueva contraseña.
Adicionalmente el Sistema valida que utilice contraseñas registradas con anterioridad (cuando menos en las últimas 3 ocasiones que se han cambiado).
Al acceder al Sistema de forma correcta, se visualizará la página inicial del sistema, en el cual se muestra el Escritorio del Usuario.
Página principal del Sistema de Facturación CFDI rfácil
Configuración de Parámetros
de Operación
Una vez realizado el primer acceso al Sistema de Facturación CFDI rfácil, es necesario configurar ciertos parámetros que permitirán identificar la forma en que se trabajará dentro del sitio. Estos parámetros de configuración se registran dentro de la página que se muestra al acceder a la opción “Configuración” del menú “Perfil”:
Esta pantalla muestra las opciones por default que serán utilizadas en diversos módulos del Sistema, con la finalidad de que el
usuario pueda tener pre configuradas estas características en todo momento durante la operación del sistema.
Interface de registro de configuración inicial de la cuenta de usuario
En esta interface el usuario podrá configurar los elementos referentes a:
1. El Impuesto al Valor Agregado que será utilizado por default en el módulo de captura de conceptos de facturación que integrarán el comprobante fiscal.
2. La moneda que aparecerá pre seleccionada dentro de la interface de creación de facturas.
3. La cantidad de decimales que serán utilizados en los campos numéricos (cantidad y montos) en la emisión del CFDI.
4. La plantilla predeterminada que se utilizará en la generación de la representación impresa del comprobante fiscal.
Definición de las Plantillas Predeterminadas
La plantilla es un formato predefinido y registrado en el Sistema, que se utiliza como base para generar la representación impresa del CFDI.
El sistema de facturación proporciona dos plantillas predefinidas para el caso de la emisión de la representación impresa: una para los tipos de comprobante Ingresos y otra para el tipo Egresos.
Plantillas predeterminadas para la representación impresa
Como se puede observar, existe la posibilidad de crear plantillas específicas para cada cuenta de usuario, con lo cual se da al usuario la funcionalidad específica de personalizar su
representación impresa.
El Sistema de Facturación CFDI rfácil da la funcionalidad de presentar al usuario una vista preliminar de la plantilla que haya elegido; al seleccionar el acceso directo “Vista Preliminar” se descargará dentro del navegador web un archivo en formato PDF con información referente a la colocación de los campos que se están ubicando en la representación impresa:
Vista preliminar de la representación impresa
El acceso directo “Crear nueva plantilla” de esta página web permite acceder al módulo de personalización de la
representación impresa.
Para mayor información sobre el módulo de creación de plantillas personalizadas, se debe revisar la información contenida en el Capítulo 9 de este mismo manual.
Datos de Contacto
El “Contacto” dentro del Sistema, es la persona que realizó el proceso de contratación de los servicios de facturación electrónica. En dicho proceso de contratación, proporcionó sus datos
personales para crear la cuenta de usuario de acceso al Sistema; dicha cuenta se identifica mediante su cuenta de correo
electrónico.
Estos datos pueden ser modificados o actualizados mediante una interface creada para dicha finalidad; para acceder a este módulo, será necesario seleccionar la opción “Datos del Contacto” de la opción del menú “Perfil”.
Menú de acceso a información de contacto
En la interface de datos de contacto, se muestra la información que registró el personal de rfácil con la información que
proporcionó el cliente al solicitar la activación del servicio.
Esta página web presenta dos opciones que permitirán actualizar la información de contacto registrado: editar la información del perfil y actualizar la contraseña de acceso al Sistema.
Editar Perfil
Al seleccionar el acceso directo de la pantalla de información de contacto, se presenta la interface donde se puede llenar la información faltante en caso de primer acceso, o modificar la ya existente.
Captura de información de contacto
Los datos solicitados en esta pantalla son:
• Información del contacto: nombre, apellidos, teléfonos (hogar, trabajo o móvil) y cuenta de correo electrónico.
• Datos referentes a la dirección del usuario: país, código postal, estado, municipio, ciudad, colonia, calle y número exterior e interior, y referencias.
Es importante aclarar que la cuenta de correo electrónico proporcionada está relacionada con la cuenta de usuario de acceso al Sistema de Facturación CFDI rfácil; es importante aclarar que si se cambia la cuenta de correo, con esta nueva cuenta deberá realizar el acceso en su próximo ingreso al sitio. Las notificaciones que realice rfácil a los usuarios del Sistema, la hará a esta cuenta de correo electrónico.
Cabe hacer mención que en el caso del campo país, cuando se selecciona uno distinto de México, se solicita realizar la captura del campo Estado; cuando se selecciona México, automáticamente se despliegan los nombres de las entidades federativas de la
Datos de país y estado
Para facilitar el llenado de la dirección del cliente, el Sistema de Facturación CFDI rfácil solicita la identificación del Código Postal, con la finalidad que una vez seleccionado el código requerido, se muestre la información restante que compone la dirección del contacto.
Autollenado de campos de dirección con el uso del Código Postal
Para actualizar la información deberá presionar el botón
. El Sistema realizará la actualización de los datos, mostrando en la cinta de advertencia la acción realizada.
Información de contacto actualizada
Actualización de Contraseña
Para la actualización de la contraseña de acceso al Sistema, se muestra un panel de captura, en el cual se debe introducir la contraseña actual de acceso, y proporcionar la nueva contraseña.
Panel para actualización de contraseña de acceso
Escritorio del Usuario
La interface principal de operación del Sistema de Facturación CFDI rfácil es el Escritorio del usuario. Cuando se accede al
Sistema se presenta esta página; su funcionalidad es mostrar los elementos más comunes a los cuales el usuario accede.
Elementos del Escritorio del Usuario
Es importante aclarar que los elementos del encabezado
(logotipos, nombre y menú principal) así como el pie de página, se muestran en cualquiera de las páginas que están integradas en el Sistema de Facturación CFDI rfácil. Por lo tanto, cuando se requiera regresar a la página del Escritorio, deberá seleccionar el acceso directo ubicado a un costado del menú principal
.
Acceso a información del perfil (Datos del Contacto).
El acceso a la información del contacto se realiza por medio del acceso directo en el elemento del nombre del contacto (en el encabezado de la página) o a través de la opción del menú principal “Perfil -> Datos de Contacto”.
Logotipo
Asociado DistribuidorLogotipo
Acceso directo a
Facturación Creación de Clientes|
Asignación de Créditos
Créditos disponibles para
facturación Estatus de la Organización
Acciones realizadas recientemente
Información del Asociado
Accesos a información del perfil
Creación de Comprobantes Fiscales
Para acceder al módulo de captura y generación de CFDI, se puede realizar mediante el acceso directo del escritorio o mediante el menú principal en su opción “Facturas -> Crear CFDI”.
Acceso directo para generación de CFDI
Alta de Clientes
Los clientes a los cuales se podrá facturar, podrán ser registrados en un catálogo; para acceder a esta opción de registro, podrá realizarlo desde el Escritorio por medio del acceso directo creado sobre el mismo, o mediante la opción del menú principal “Clientes - > Crear Cliente”.
El registro de clientes también se puede realizar al momento de realizar la captura de los datos de facturación.
Registro de Productos
El Sistema proporciona la funcionalidad al usuario de contar con un catálogo de productos previamente registrado, el cual le permite agilizar el registro de los conceptos de facturación.
Sin embargo estos productos también pueden agregarse de forma automática directamente desde el registro de los datos de
facturación (Creación de CFDI).
El acceso desde el Escritorio se realiza mediante el icono del escritorio o mediante la opción del menú “Productos –> Crear Productos”
Acceso al catálogo de productos.
Asignación de Créditos de Facturación
La asignación de los créditos adquiridos por parte de sus
Contribuyentes registrados, podrán ser asignados en la interface del Listado de Usuarios. A este módulo se accede por medio del menú “Usuarios -> Listado de Usuarios” o por medio del acceso directo del escritorio “Asignar Créditos”; ambos accesos llevan al listado de usuarios.
Capítulo 3.
Carga de información
fiscal
Carga de Archivos de
Certificados de Sello Digital
¿Qué es el Certificado de Sello Digital?
Uno de los requisitos indispensables que debe cumplir un
Contribuyente para emitir CFDI, es el de contar cuando menos con un Certificado de Sello Digital (CSD) activo y vigente. El trámite de estos certificados se realiza en el portal del SAT 3.
Los Certificados de Sello Digital son archivos electrónicos (con extensión .cer) que se proporcionan al usuario con la finalidad de “certificar” los CFDI generados; estos los debe proporcionar al PAC con el que contrató el servicio de facturación electrónica. Sin embargo el archivo con extensión .cer no puede ser utilizado de forma independiente para certificar un CFDI; para ser utilizados debe proporcionar el archivo de “llave privada” (archivo con extensión .key) en el cual se almacena información que permite “interpretar” el contenido del CSD; para utilizar el archivo CSD también es necesario contar con la contraseña con la que fue generada la llave privada.
¿Cómo identifico los archivos de certificados para la
FIEL y el CSD?
Es importante saber diferenciar entre el archivo de certificado de la FIEL (Firma Electrónica Avanzada) y los archivos CSD, ya que puede existir confusión debido a que ambos son archivos de certificados.
3 El proceso de generación de los CSD se encuentra documentado en el
Estos pueden diferenciarse utilizando cualquiera de los siguientes métodos:
1. Comparación del nombre de los archivos.
Aunque la extensión de ambos archivos es el mismo (.cer), puede variar su nombre; por lo regular los archivos de la FIEL tienen como nombre el RFC del contribuyente que los generó y certificó ante el SAT; en el caso de los CSD estos contienen en el nombre del archivo el número de serie del Certificado emitido:
Nombres de archivos de la FIEL y del CSD
2. Verificación del contenido de los archivos
Cuando se selecciona el archivo y se realiza doble clic con el mouse en el nombre del archivo (dentro de Microsoft
Windows©), se muestra un cuadro de diálogo con la información del certificado; dentro de la pestaña “Detalles” deberá localizar en el listado de la parte superior la opción Sujeto y visualizar el contenido:
o Si contiene una leyenda “OU = MATRIZ” se trata de un archivo FIEL.
o Cuando contenga la leyenda SERIALNUMBER, se trata de un archivo CSD.
Contenido de los archivos de Certificados
FIEL CSD
Cargar los archivos CSD en el Sistema de
Facturación CFDI rfácil
Para realizar la carga del archivo CSD, es necesario acceder al módulo de Certificados y folios. A esta opción se accede mediante la opción del menú principal “Perfil -> Certificados y Folios”. En este módulo se despliega la interface tanto de carga de los archivos CSD como del registro de Series y folios de control del usuario.
Interface de registro de Certificados de Sello Digital
En la primera sección de esta página, se muestra el listado de CSD que ha cargado el usuario. Debajo del listado se muestra el
botón , el cual permite subir los archivos CSD al
Sistema. Al presionarlo se muestra el panel de captura donde se debe seleccionar el archivo del CSD, el archivo de la llave privada y la contraseña con la cual se generó dicha llave.
Al presionar el botón que se ubica en los campos selección de archivo de Certificado y Llave Privada, se despliega un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo correspondiente.
Selección de archivos .cer y .key
Una vez que le ha indicado al sistema la ubicación de los archivos a registrar, se deberá introducir la contraseña con la que se generó la llave privada, en el campo correspondiente:
Captura de la contraseña de llave privada
Al presionar el botón el Sistema intentará cargar la
información del CSD utilizando los parámetros de llave privada y su contraseña.
Cuando el proceso de carga del CSD se lleva a cabo de forma satisfactoria, se mostrará el mensaje de carga exitoso en la cinta de advertencia del panel:
Carga exitosa del CSD
Después de realizar la carga, el Sistema actualiza el listado de Certificados, mostrando el certificado registrado.
Listado de Certificados CSD
El primer certificado que se agrega al listado, queda marcado como el certificado predeterminado. En dicho listado se muestran cuatro columnas: una que indica si el CSD es el predeterminado a utilizar al generar CFDI; otra que indica si ya fue cargado; una columna que indica mediante un icono que muestra cuando el mismo está debidamente validado y la última el estatus del CSD ante el SAT (activo o inactivo).
Problemas con la Carga de
Certificados CSD
Es posible que durante el proceso de registro del CSD, el Sistema emita mensajes de error en la cinta de advertencia del panel de registro, cuando existen problemas en la carga del CSD; estos se pueden originar por diferentes factores:
1. La contraseña proporcionada no corresponde a la llave privada seleccionada. Debe verificar que se haya introducido correctamente la contraseña solicitada.
2. La llave que se carga no corresponde al CSD que se pretende cargar (no se generó el CSD con la llave privada que se proporcionó).
3. El CSD que se pretende cargar no fue generado por el Contribuyente registrado en el Sistema. Este error se genera cuando el RFC del CSD no coincide con el RFC que se registró en los datos del Organismo del contribuyente.
Sin embargo es importante aclarar que durante este proceso el Sistema puede no realizar la carga del CSD, aún y cuando los datos proporcionados sean correctos.
Este proceso se origina en la validación del numero de serie del CSD, ya que aunque el usuario haya realizado la petición de generación del mismo ante el SAT, el Sistema de Facturación CFDI rfácil realiza la validación del número de serie del CSD en la
Lista de Contribuyentes Obligados (LCO); si el número de serie no se encuentra en dicha lista, bloquea la carga del mismo,
pudiendo emitir el siguiente mensaje:
Certificado CSD no registrado en el SAT
Para mayor información sobre la Lista de Contribuyentes Obligados, favor de consultar el inciso dentro del Capítulo 1 de
este manual.
En otro caso es posible que el SAT en la actualización que realiza hacia los PAC de la LCO, envíe certificados CSD revocados, cancelados o inactivos; cuando esto sucede, el CSD que se carga se muestra con un mensaje de advertencia en el listado de
certificados:
Certificado CSD no validado por el SAT
Eliminación de Certificados de
Sello Digital
El listado de certificados contiene la columna de Acciones, la cual contiene una liga denominada “Borrar” la cual permite eliminar del listado el CSD registrado. Al presionar este acceso el Sistema emitirá un mensaje de alerta indicado si se confirma la eliminación del certificado.
Borrar Certificado de Certificado de Sello de Digital
Registro de Series y Folios de
Facturación
Adicionalmente al registro del CSD, el contribuyente debe registrar en el Sistema la información referente a Series y folios
personales para identificación de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet emitidos en rfácil.
No debe confundirse el Folio registrado en este módulo del Sistema de Facturación CFDI rfácil, con el Folio Fiscal
asignado de forma automática al momento de la certificación del CFDI. El Folio registrado en este módulo hace referencia a un número consecutivo personal utilizado por el contribuyente para foliar sus CFDI y llevar un control personal de las facturas emitidas.
Debe recordar también que rfácil emite CFDI, y no CFD, por lo cual ya no es necesario el manejo de Series y Folios
autorizados por el SAT (que aplicaba en la generación de CFD). El registro de las series y folios personales, se utilizará la segunda mitad de la interface de registro de Certificados y Series, en la cual muestran el listado de series capturados.
Listado de Series y folios
Al presionar el botón , el Sistema mostrará un panel
de captura en el cual se solicita se introduzca la serie y el folio inicial a registrar en el sistema.
Panel de registro de Series y folios
Para el caso de la Serie el sistema le permite registrar hasta 10 letras; de forma automática las letras al introducirlas se convierten en mayúsculas; no está permitido el registro de números en el campo serie. En el campo Folio inicial deberá colocar el número con el cual necesita iniciar la foliación de sus comprobantes fiscales; adicionalmente puede indicar al Sistema si esta serie y
folio serán utilizados como predeterminados al momento de emitir sus CFDI.
Registro de datos para Serie y folio del contribuyente
Al presionar el botón el Sistema realiza el registro de la serie y el folio indicado. Si se tratara de registrar una serie previamente capturada, se emite una alerta indicando el problema:
Error en registro de la Serie y folio
Una vez registrado, muestra un mensaje de alta de la serie y actualiza el listado de Serie y folios en la interface
correspondiente.
Borrar Series y folios
El listado de Series y folios muestra dos columnas en las cuales se ubican accesos a dos funcionalidades: borrar y editar series y folios.
Para el caso del borrado de una serie, al presionar el acceso “Borrar”, se muestra un cuadro de diálogo solicitando se informe el borrado de la serie:
Borrar Series y Folios
El borrado de series y folios también se puede realizar en conjunto seleccionando aquellos que vayan a ser eliminados, marcando cada uno de ellos con el control de marcado ubicado en la primera columna del listado, y después presionando el acceso “Borrar seleccionados”.
Marcar series y folios para borrado
Editar Series y folios
Cuando se requiera editar la información de las series y folios, se podrá utilizar el acceso “Editar” que se ubica en el listado de Series y folios, y se activa el panel de captura para realizar la modificación respectiva.
Modificar series y folios
Activar Serie y folio predeterminado
En los casos en que se tengan registradas varias series y folios, se puede definir que en la captura de la factura aparezca siempre una serie predeterminada. Para realizar esto, se deberá seleccionar el acceso “Activar” en la columna Predeterminado del listado de series.
Activar serie predeterminada
Al presionar este acceso se presenta un mensaje confirmando la activación predeterminada.
Confirmación de serie predeterminada
Al registrar la serie y folio predeterminado, se actualiza el listado colocando un indicador visual que la serie se ha activado de esta forma.
Capítulo 4.
Definición de catálogos
Información de la Organización
Cuando se incorpora al modelo de negocios de rfácil como Distribuidor de créditos de facturación electrónica, rfácil realizó el registro de sus datos fiscales en el Sistema y creo una cuenta de usuario con su correo electrónico relacionada con el RFC que proporcionó, creando la organización con la cual operará. Cuando accede Sistema, la información de registro que proporcionó se mostrará como información de la organización. Dicha información puede visualizarse en el Sistema mediante el acceso a la opción del menú principal “Perfil -> Datos de Organizaciones”
Información de la organización.
Es muy importante que el Registro Federal de Contribuyentes
que haya proporcionado para crear su cuenta de usuario, sea la correcta, ya que una vez registrada en el Sistema de
Facturación CFDI rfácil esta no puede ser cambiada.
El sistema requiere que los certificados CSD estén relacionados con el RFC registrado en la organización del usuario.
Modificación de datos de la organización
Los datos de la organización pueden ser modificados presionando el enlace que está ubicado en la interface de visualización de datos del organismo.
Al momento de seleccionar este enlace, se presentará la interface de datos de la organización, en la cual podrá realizar los cambios requeridos (a excepción del RFC, el cual no puede ser cambiado).
Edición de datos de la Organización
Una vez modificados los datos necesarios, podrá presionar el
botón para almacenar la información cambiada.
Como sucede en otras interfaces de captura existen campos que son obligatorios (marcados con un asterisco al costado de la descripción), por lo cual si alguno de ellos no se llena
correctamente, el sistema colocará cintas de advertencia debajo de los campos de captura.
Mensajes de datos requeridos para la organización
Los datos que se tienen que registrar en la interface de datos del organismo son los siguientes de acuerdo al tipo de persona:
Campo Requerido Persona
Física
Persona Moral País
Campo Requerido Persona Física Persona Moral RFC Razón Social Nombre Comercial Regímenes Fiscales 1 ∞ Giro Código Postal Estado Municipio Ciudad Colonia / Población Calle Número Exterior Número Interior Referencia
Datos para registro de la Organización por tipo de persona
Registro del Logotipo de la Organización
Adicionales a los datos de identificación, el Sistema de Facturación CFDI rfácil permite asignarle un logotipo a la organización
registrada mediante la carga de una imagen. Esta imagen se utilizará para mostrarla en el Encabezado de todas las páginas del Sistema, y adicionalmente se mostrará dentro de las
representaciones impresas de los comprobantes fiscales que emita el usuario.
Para agregar la imagen, deberá presionar el botón en la pantalla de datos de la organización, y a continuación seleccionar el archivo en la ventana de diálogo que se muestra. Una vez seleccionada la imagen, se tendrá que presionar el botón , y el sistema se encargará de registrar y asignar la imagen a la organización.
Actualización del logotipo de la organización
En caso de no grabar la información de la organización, pero si haber cargado el logotipo de la organización, este quedará
grabado de forma permanente, y se mostrará en el encabezado de todas las páginas a un costado del nombre del contacto.
Logotipo de la organización
Selección de múltiples Regímenes Fiscales
Un contribuyente registrado en el SAT puede tributar en más de un régimen fiscal. rfácil permite al usuario registrar más de un
régimen fiscal a la organización. Esta información está disponible en la interface de datos de la organización.
Registro de múltiples regimenes fiscales
Para seleccionar más de un régimen puede utilizar los siguientes métodos.
a. Selección de conceptos continuos. Para realizar la selección de varios regímenes fiscales de los disponibles en el listado de captura, deberá presionar la tecla y sin soltar esta tecla hacer clic con el mouse sobre el elemento inicial del listado; a continuación deberá hacer clic con el mouse sobre el elemento final sin dejar de presionar la tecla
.
b. Selección de conceptos separados. Cuando se tiene que seleccionar más de un régimen fiscal, pero las opciones a elegir se encuentran discontinuas, se puede utilizar la tecla
. Para realizar este proceso, primero deberá presionar la tecla y mantenerla así por cada concepto
seleccionado (haciendo clic con el mouse).
Registro de Sucursales
Una entidad fiscal puede emitir facturación en diversos domicilios fiscales. Dentro del Sistema de Facturación CFDI rfácil se
proporciona la funcionalidad de poder registrar a la organización más de un domicilio fiscal, el cual será identificado como
“Sucursal”.
Para poder registrar sucursales a la organización, deberá seleccionar del menú principal la opción “Perfil -> Datos de organizaciones” y en la segunda mitad de la interface de visualización de información de la organización, se muestra un apartado en el cual se mostrarán los datos de las sucursales registradas para el organismo predeterminado.
Sección de datos de sucursales de la Organización
Al hacer clic sobre el recuadro “Agregar una Sucursal” el Sistema desplegará la página de registro de datos de la sucursal que desea agregar.
Interface de captura de información de la sucursal
Campo Requerido Nombre de la Sucursal País Código Postal Estado Municipio Ciudad Colonia / Población Calle Número Exterior Número Interior Referencia
Datos para registro de Sucursales
Cuando se capturan los datos de la sucursal y se presiona el
botón el sistema agrega la sucursal, mostrando en la
Registro de sucursal correcto
Dentro de la sección de sucursales de la organización, se muestra la información de la sucursal agregada; por cada sucursal
generada se mostrará en forma de mosaico la información de todas las sucursales.
Listado de Sucursales de la Organización
Editar información de la sucursal
Para poder modificar la información de alguna sucursal, el Sistema ofrece dentro de cada recuadro del mosaico de sucursales el acceso directo el cual muestra la interface de datos de la sucursal para que pueda actualizar la información:
