MaterialdeApoyo-Modulo2-ElementosComunes

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MÓDULO 2

Elementos Comunes de Office

©

D

ERECHOS

R

ESERVADOS

S

OCIEDAD

I

BEROAMERICANA PARA LA

F

ORMACIÓN

,

I

NVESTIGACIÓN E

I

NNOVACIÓN

P

EDAGÓGICA

S.C.

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TABLA DE CONTENIDO

2.1. IDENTIFICACIÓN DE ELEMENTOS COMUNES ... 3

2.1.1. BARRA DE TÍTULO ... 3

2.1.2. BARRA DE MENÚS ... 3

2.1.3. BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR ... 3

2.1.4. BARRA DE HERRAMIENTAS FORMATO ... 4

2.1.5. BARRA DE HERRAMIENTAS DIBUJO ... 4

2.1.6. BARRA DE ESTADO ... 4

2.2. USO DE LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS ... 4

2.2.1. MOSTRAR Y OCULTAR BARRAS DE HERRAMIENTAS... 4

2.2.2. MOVER BARRAS DE HERRAMIENTAS Y BARRAS DE MENÚS ... 6

2.2.3. EXPLORACIÓN DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR ... 7

2.2.4. EXPLORACIÓN DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS FORMATO ... 9

2.3. TRABAJO CON VARIOS DOCUMENTOS ... 10

2.3.1. CREACIÓN DE NUEVOS ARCHIVOS ... 10

2.3.2. UTILIZANDO VARIOS ARCHIVOS EXISTENTES ... 10

2.3.3. CAMBIO ENTRE ARCHIVOS... 10

2.4. GUARDANDO ARCHIVOS ... 11

2.4.1. EL CUADRO DE DIÁLOGO GUARDAR COMO… ... 11

2.4.2. ASIGNAR SEGURIDAD A UN ARCHIVO ... 14

2.4.3. DIFERENCIA ENTRE GUARDAR Y GUARDAR COMO… ... 15

2.5. ABRIENDO ARCHIVOS ... 16

2.5.1. EL CUADRO DE DIÁLOGO ABRIR ... 16

2.6. IMPRESIÓN DE ARCHIVOS ... 18

2.6.1. DIFERENCIA ENTRE EL COMANDOIMPRIMIR Y EL BOTÓNIMPRIMIR ... 18

2.6.2. EL CUADRO DE DIÁLOGO IMPRIMIR ... 18

2.7. VERIFICANDO ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA ... 22

2.7.1. VERIFICANDO LA ORTOGRAFÍA ... 22

2.7.2. EL CUADRO DE DIÁLOGO ORTOGRAFÍA ... 22

2.8. DESPLAZAMIENTO ... 25

2.8.1. UTILIZANDO EL MOUSE ... 25

2.8.2. UTILIZANDO EL TECLADO ... 26

2.9. SELECCIÓN ... 27

2.9.1. UTILIZANDO EL MOUSE ... 27

2.9.2. UTILIZANDO EL TECLADO ... 32

2.10. BORRAR TEXTO ... 33

2.10.1. UTILIZANDO LA TECLA RETROCESO ... 33

2.10.2. UTILIZANDO LA TECLA SUPRIMIR ... 33

2.11. FORMATO ... 35

2.12. CUADROS DE DIÁLOGO ... 37

2.12.1. DESPLAZAMIENTO ... 37

2.12.2. USO DE LAS TECLAS DE DIRECCIÓN (LAS DE LAS FLECHAS) ... 38

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Elementos comunes de office

2.1. Identificación de elementos comunes

Las aplicaciones de Microsoft Office comparten elementos similares. Veamos la aplicación Microsoft Word 2003:

Abra las aplicaciones Microsoft Excel 2003 y PowerPoint 2003. Identifique los elementos mostrados anteriormente.

2.1.1. Barra de Título

Muestra el nombre de la aplicación y puede mostrar también el nombre del documento, libro o presentación con la que se está trabajando.

2.1.2. Barra de Menús

Contiene los menús disponibles en la aplicación actual. Para abrir un menú de clic sobre él o utilice la combinación de teclas ALT + Letra subrayada

2.1.3. Barra de Herramientas Estándar

Contiene botones que dan acceso rápido a las operaciones más comúnmente utilizadas.

Barra de Título

Barra de Menús

Barra de herramientas

Estándar

Formato

Dibujo

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2.1.4. Barra de Herramientas Formato

Contiene botones que dan acceso rápido a las opciones más comunes para dar formato a texto.

2.1.5. Barra de Herramientas Dibujo

Contiene botones que dan acceso rápido a las opciones para dibujar

2.1.6. Barra de Estado

Contiene información general sobre la situación de la aplicación en la que está trabajando.

2.2. Uso de las Barras de Herramientas

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Abra el menú Ver, seleccione el comando Barras de herramientas, active o desactive la barra de herramientas que desee. “Una palomita” a la izquierda del nombre de la barra de herramientas indica que esa barra está visible en este momento, de lo contrario está oculta. Una forma rápida y fácil de

activar o desactivar barras de herramientas es dando clic secundario sobre cualquier barra de herramientas o menú Una vez abierto el menú contextual, active o desactive la barra de herramientas que desee. Cuando lo haga, el menú contextual se cerrará. Para activar o desactivar otra barra de herramientas debe volver a dar clic secundario sobre alguna barra de herramientas o sobre la barra de menús.

También puede utilizar el comando Personalizar… que aparece al final de las barra de herramientas en el menú contextual.

Active o desactive las casillas que correspondan a las barras de herramientas

que desea mostrar u ocultar, después cierre

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2.2.2. Mover Barras de Herramientas y Barras de Menús

Las barras de herramientas y las barras de menús son objetos que se pueden mover de lugar. Aunque no es común mover estas barras en particular, el método funciona para cualquier barra de herramientas o de menús.

Apunte sobre la línea punteada que se encuentra a la izquierda de las barras de herramientas o de menús.

El apuntador del Mouse cambiará su apariencia por el de una cruz de cuatro puntas.

Ahora arrastre la barra de herramientas o de menús al lugar que ud. quiera.

Cuando una barra de herramientas o de menús se mueve fuera “de su lugar original” puede mostrarse como una ventana cualquiera, con su barra de título, su botón cerrar y sus bordes.

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2.2.3. Exploración de la barra de herramientas estándar

Para conocer la función de cada uno de los botones ubicados en una barra de herramientas basta apuntar sobre el botón que desee y aparecerá una etiqueta indicando su función.

Nuevo: Si tiene abierta una aplicación, puede trabajar con varios documentos a la vez. Para solicitar un nuevo documento en blanco de clic sobre este botón.

Abrir: Una de las acciones que se ejecutan con mucha frecuencia es trabajar con documentos ya existentes, documentos que fueron creados y guardados anteriormente. Para llevar a cabo lo anterior, necesita “abrir” esos documentos. De clic sobre este botón cuando desee abrir un archivo existente.

Guardar: Cuando realice algún trabajo en la computadora y desee conservarlo, deberá “guardarlo” para que no se pierda, entonces dará clic en este botón.

Permiso: Esta opción, que es nueva en Office 2003, utiliza una tecnología llamada IRM. Permite a autores individuales especificar permisos para los usuarios que pueden tener acceso a documentos o mensajes de correo electrónico, y ayuda a evitar que personas no autorizadas impriman, reenvíen o copien información confidencial. Se necesita Microsoft Windows Server™ 2003 con los servicios de Windows Rights Management para habilitar IRM en Office 2003.

Correo electrónico: Mediante este botón, tiene la posibilidad de enviar el documento activo a un destinatario de correo electrónico. Para tener acceso a esta opción, se requiere tener instalado un programa de correo electrónico como Microsoft Outlook o Microsoft Outlook Express.

Imprimir: Cuando desee imprimir TODO el documento activo en LA IMPRESORA PREDETERMINADA, utilice este botón. Pero si desea imprimir sólo una parte del documento activo o desea hacerlo a una impresora que no es la predeterminada entonces debería abrir el menú Archivo y seleccionar el comando Imprimir… en lugar de este botón. Cuide de NO dar clic muchas veces sobre este botón porque el documento activo se imprimirá tantas veces como haya hecho clic sobre el botón Imprimir.

Vista preliminar: La vista preliminar se utiliza con mucha frecuencia para saber como se “ve” el documento o para darle los toques finales antes de imprimirlo físicamente en papel. Utilice este botón cuando quiera tener acceso a la vista preliminar de un documento.

Ortografía y gramática: Es una buena idea verificar la ortografía y la gramática de un documento una vez que se ha terminado y antes de imprimirlo. Dar clic sobre este botón activa el corrector de ortografía y gramática.

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Cortar: Esta es una de las opciones de mayor uso cuando se trabaja con información que se quiera mover o cambiar de lugar. Normalmente usted puede seleccionar texto, imágenes, gráficos, etc. y después los “corta”, para “pegarlos” en algún otro lugar. Al dar clic sobre este botón, lo que tenga seleccionado en ese momento es cortado y llevado “al portapapeles de Windows”.

Copiar: Esta es otra de las opciones de mayor uso cuando se trabaja con información que se desea copiar. Copiar texto, imágenes, gráficas o prácticamente cualquier cosa tiene un uso muy extendido al trabajar en computadoras. Primero se debe seleccionar algo y después dar clic sobre este botón. Posiblemente deba utilizar después el botón “pegar” que se explica enseguida. Al dar clic sobre este botón, lo que tenga seleccionado en ese momento es copiado “al portapapeles de Windows”.

Pegar: Junto con los botones “cortar” y “copiar”, este es uno de los de mayor uso. Cuando quiera mover o copiar información, imágenes, gráficos o casi cualquier cosa, primero seleccione la información y utilice los botones Cortar o Copiar. Para terminar la operación, deberá Pegarlo para lo cual use este botón. Al dar clic sobre el botón Pegar, el contenido del “portapapeles de Windows” es “pegado” al lugar en el que se encuentra en ese momento el cursor.

Copiar formato: Una acción es copiar un texto, gráfico o imagen y otra es copiar el “formato” de un texto, es decir, el tipo, tamaño y color de letra, la alineación y demás atributos de una palabra, oración o párrafo a otro. A esto se le llama copiar el formato y este botón se utiliza para ello. Normalmente primero deberá seleccionar el texto origen, después dar clic sobre este botón y por último, dar clic o seleccionar el texto al cual desea aplicarle el formato.

Deshacer: La opción deshacer le permite anular un texto, imagen, etc. Que por error escribió o pegó, al pulsar el botón de la flecha, suprime lo que ud. recién escribió o pegó. Una alternativa para la acción de deshacer es utilizar el método de teclado CTRL + Z..

Rehacer: Digamos que es lo contrario de lo que hace el botón Deshacer. El uso de los botones Deshacer y Rehacer nos permite “regresarnos” hasta un punto “x”

dentro de las cosas que hicimos con nuestro documento, corregir algún error o simplemente modificar algo, y después “rehacer” todos los pasos realizados después de ese punto “x” hasta llegar “a donde íbamos”.

Insertar hipervínculo: Los hipervínculos son “ligas” o “enlaces” para “conectar” uno o varios archivos entre sí. Incluso un hipervínculo puede llevarnos a un documento o pagina en Internet. El uso de hipervínculos es una técnica que se extiende cada vez más. Cuando quiera insertar hipervínculos en sus trabajos de clic en este botón.

Dibujo: Activa o desactiva la Barra de herramientas Dibujo.

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2.2.4. Exploración de la barra de herramientas formato

La barra de herramientas Formato contiene los botones que dan acceso rápido a las características principales que permiten cambiar la apariencia a un documento. A través del uso de diferentes fuentes (tipos de letras), estilo, tamaños, efectos, alineaciones, sangrías y otros elementos, conseguimos que nuestros trabajos adquieran una apariencia profesional.

Estilo: Esta lista desplegable permite seleccionar el estilo que desea aplicar a un párrafo. Usted puede crear estilos personalizados.

Fuente: Las fuentes son los tipos de letra disponibles en su PC y que puede utilizar en sus documentos. Seleccione una letra, palabra o párrafo. A continuación abra esta lista desplegable y seleccione la fuente o tipo de letra que desea aplicar a la letra, palabra o párrafo seleccionado.

Tamaño de fuente: Este cuadro combinado permite establecer el tamaño que deseamos para una letra, palabra o párrafo. Seleccione el texto que desee modificar y después seleccione de la lista el tamaño deseado o escriba directamente un número que será el tamaño de la fuente del texto que tenga seleccionado en ese momento.

Negrita, cursiva y subrayado: Dando clic en alguno de estos botones, logramos darle el efecto de negrita, cursiva, o subrayado al texto que tengamos seleccionado en ese momento.

Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la derecha, Justificar: Estos botones se utilizan para alinear el texto de acuerdo a lo que indica el nombre del botón.

Interlineado: Aplica diferentes interlineados a los párrafos seleccionados. Este botón existe dentro de Word y es nuevo para la versión de Word 2003.

Numeración, Viñetas: Aplica formato de numeración o de viñetas a los párrafos seleccionados.

Reducir sangría, Aumentar sangría: Permite aumentar o disminuir la sangría a los párrafos seleccionados.

Bordes: Este botón permite aplicar diferentes tipos de bordes a párrafos y tablas.

Resaltar: Este botón es como un marca textos. Permite resaltar el texto al que usted quiere darle este efecto.

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2.3. Trabajo con varios documentos

2.3.1. Creación de nuevos archivos

Cuando abre la aplicación Microsoft Word, automáticamente aparece un documento nuevo el cual está en blanco. Si lo que desea es trabajar con un nuevo documento puede empezar a trabajar directamente con éste.

Lo mismo pasa con Microsoft Excel, al momento de abrir la aplicación se presenta un Libro nuevo listo para empezar a trabajar. Y en el caso de PowerPoint, aparece una nueva presentación en blanco.

Las aplicaciones de Microsoft Office permiten trabajar con varios documentos a la vez pudiendo compartir información entre ellos.

Cuando desee un nuevo documento, libro o presentación, sólo de clic en el botón

Nuevo localizado en la barra de herramientas estándar.

2.3.2. Utilizando varios archivos existentes

Cuando trabaja con varios archivos al mismo tiempo, ya sean de una misma aplicación o incluso con archivos de distintas aplicaciones, en la barra de tareas aparecen botones que representan a los archivos que están abiertos.

2.3.3. Cambio entre archivos

Para “cambiar” de archivo o de aplicación basta que de clic sobre el botón de la aplicación o archivo al que desee cambiar que se encuentra en la Barra de tareas.

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Por último, cuando desee cambiar de una aplicación a otra puede utilizar el método de teclado CTRL + TAB.

2.4. Guardando Archivos

Sabemos la importancia de guardar los archivos que creamos al trabajar en una computadora. Para acceder a la opción de guardar puede…

Utilizar el comando Guardar del menú Archivo

Dar clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas estándar Utilizar el método de teclado CTRL + G

Presionar la tecla de función F12

2.4.1. El cuadro de diálogo

Guardar como…

A. Barra de título

B. Lista desplegable Guardar en… C. Botón Atrás

D. Botón Subir un nivel E. Botón Buscar en la Web F. Botón Eliminar

G. Botón Crear nueva carpeta H. Lista desplegable Vistas

I. Lista desplegable Herramientas J. Barra de exploración

K. Cuadro de lista Archivos

L. Cuadro combinado Nombre de archivo M. Lista desplegable Guardar como tipo N. Botón Guardar

O. Botón Cancelar

A B

C D E F G H I

J

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La primera vez que guarda un archivo (Aun cuando Usted seleccione el comando Guardar), Windows mostrará el cuadro de diálogo Guardar como… mostrado anteriormente.

Las aplicaciones de Microsoft Office, de manera predeterminada, guardan los archivos en la carpeta llamada Mis documentos. Esto puede ser modificado si así lo desea. Por ahora nos concentraremos en los aspectos principales de esta opción.

Para guardar un archivo, deberá tomar en cuenta tres aspectos importantes: 1. La ubicación en la que guardará el archivo (Unidad de disco, carpeta, etc.) 2. El nombre que le asignará

3. El tipo asignado al archivo que esta guardando

En el cuadro de diálogo mostrado en la página anterior, observe que el archivo será guardado en la carpeta llamada Mis documentos con el nombre Doc13 y es de tipo

Documento de Word (Los archivos guardados con este tipo pueden ser utilizados sin problema en versiones de Office 2000, XP o 2003). Si así es como Usted quiere que se guarde el archivo solamente deberá dar clic en el botón Guardar.

En el futuro, cuando desee trabajar con este documento sabrá que se encuentra ubicado en la carpeta llamada Mis documentos, que tiene como nombre Doc13 y que se trata de un archivo de Word.

Si desea guardar el archivo en una ubicación diferente, puede abrir la lista desplegable Guardar en… o usar la Barra de exploración para seleccionar la ubicación para el archivo.

Se recomienda utilizar nombres de archivos que reflejen su contenido. Por ejemplo, puede usar el nombre Carta de recomendación Juan Hernández, o Informe de ventas Diciembre 2003. Esto es, nombres significativos para que con sólo leer el nombre Usted tenga una referencia del contenido del archivo logrando además hacer fácil su localización o referencia futura.

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Si al momento de guardar un archivo necesita crear una carpeta nueva para guardar en ella el archivo, puede utilizar el botón Crear nueva carpeta. Después de haber creado la nueva carpeta podrá guardar ahí los archivos que desee

Cuando guarda un archivo puede utilizar la lista desplegable Guardar como tipo para asignar un tipo de archivo diferente al predeterminado. Esto puede ser necesario para hacer que el archivo que estamos guardando en este momento sea compatible con versiones anteriores de Microsoft Office o incluso para que sea compatible con otros programas de terceros fabricantes. Sólo tiene que abrir la lista desplegable y seleccionar la opción que se ajuste más a sus necesidades.

Recuerde que puede utilizar la lista desplegable Vistas para mostrar de diferentes formas los iconos que aparecen en el área de archivos.

Si existe algún archivo o carpeta que desee eliminar en el momento en que está trabajando con el cuadro de diálogo Guardar como… puede seleccionarlo y después dar clic sobre el botón Eliminar o simplemente presionando la tecla <SUPR>. También puede utilizar el botón secundario del Mouse para eliminar archivos o carpetas.

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2.4.2. Asignar seguridad a un archivo

Al momento de guardar un archivo puede asignarle una contraseña de seguridad para evitar que personas extrañas puedan tener acceso a él o bien que personas que sólo deberían ver el contenido del archivo puedan hacerle modificaciones. Esto significa asignar al archivo una contraseña de apertura y/o una contraseña contra escritura.

En Word y en PowerPoint: Estando en el cuadro de diálogo Guardar como…, abra la lista desplegable Herramientas y ejecute el comando Opciones de seguridad.

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Si asigna una contraseña de apertura entonces sólo las personas que tengan esa contraseña podrán abrir el archivo.

Si asigna una contraseña de escritura sólo las personas que tengan esa contraseña podrán hacer modificaciones al archivo.

Puede asignar sólo una o las dos contraseñas de acuerdo al nivel de seguridad que desee dar al archivo y proporcionarle las contraseñas adecuadas a los distintos usuarios de acuerdo al tipo de acceso que puedan tener.

En Excel: Estando en el cuadro de diálogo Guardar como… abra la lista desplegable

Herramientas y ejecute el comando Opciones generales:

Escriba las contraseñas y después de clic en el botón Aceptar.

2.4.3. Diferencia entre

Guardar

y

Guardar como…

La primera vez que guarda un archivo, aún cuando Usted ejecute el comando Guardar, Windows le muestra el cuadro de diálogo Guardar como… Sin embargo, después de la primera vez que guarda un archivo los comandos Guardar y Guardar como… funcionan de manera diferente.

Si abre un archivo, lo modifica y desea guardar los cambios dentro del mismo archivo, utilice el comando Guardar. Esto actualiza el archivo originalmente abierto.

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2.5. Abriendo Archivos

Cuando necesita trabajar con un archivo existente que fue guardado previamente, requiere abrirlo. Así que existen varias opciones:

Ejecute el comando Abrir del menú Archivo

De clic sobre el botón Abrir que se localiza en la barra de herramientas estándar Utilice el método de teclado CTRL + A

2.5.1. El cuadro de diálogo

Abrir

El cuadro de diálogo Abrir es muy similar al cuadro de diálogo Guardar como… el cual fue estudiado en el capítulo anterior.

Utilice la lista desplegable Buscar en… o la barra de exploración para localizar el archivo que desea abrir.

Selecciónelo apuntando sobre él

De clic en el botón Abrir (También puede dar clic o doble clic directamente sobre el archivo que desee). Para abrir una carpeta y ver su contenido de clic sobre ella.

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Si el archivo que está abriendo tiene una contraseña, deberá proporcionarla. Tome en cuenta el uso de mayúsculas y minúsculas en las contraseñas ya que es distinto escribir LUNA27 a luna27 ó Luna27

Escriba la contraseña y Acepte. Si la contraseña es incorrecta no tendrá acceso al archivo.

En caso de que el archivo que está abriendo tenga alguna contraseña contra escritura, también deberá proporcionarla o seleccionar la opción Sólo lectura para tener acceso al archivo en esta modalidad.

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2.6. Impresión de Archivos

2.6.1. Diferencia entre el

comando

Imprimir

y el

botón

Imprimir

Cuando de clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas estándar, se imprimirá todo el documento en la impresora predeterminada.

Por otro lado, al ejecutar el comando Imprimir del menú Archivo tiene la opción de imprimir todo el documento, ciertas páginas o sólo el texto seleccionado así como la impresora a la cual desea imprimir en caso de que tenga más de una. Puede utilizar el método de teclado CTRL + P para tener acceso al cuadro de diálogo Imprimir.

2.6.2. El cuadro de diálogo

Imprimir

Este cuadro de diálogo varía un poco entre las diferentes aplicaciones de Microsoft Office pero nos enfocaremos a las opciones generales

En Microsoft Word 2003

A. Lista desplegable Nombre de impresora B. Grupo de opciones Intervalo de páginas

C. Cuadro combinado numérico Número de copias D. Casilla de selección Intercalar

E. Botón de comando Propiedades F. Casilla de selección Imprimir a archivo G. Casilla de selección Doble cara manual

A

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En Microsoft Excel 2003

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Recordemos que dentro de muchos de los cuadros de diálogo existe el botón ¿Qué es esto?

Aquí vamos a hacer uso de él. Estando en el cuadro de diálogo Imprimir de clic sobre el botón ¿Qué es esto? y aparecerá la ayuda de Microsoft Office Word para conocer cada una de las opciones que ofrece el cuadro de diálogo Imprimir.

Los tres puntos relevantes cuando desea imprimir un documento son: Seleccionar la impresora que desea

Definir el intervalo

Indicar el número de copias que desea

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2.7. Verificando Ortografía y Gramática

2.7.1. Verificando la Ortografía

Las aplicaciones de Microsoft Office incluyen una herramienta que ayuda a verificar la ortografía y la gramática en los textos.

Microsoft Office incluye la posibilidad de que tanto la ortografía y la gramática sean verificadas conforme se escribe de tal forma que Usted puede darse cuenta de los errores desde el momento mismo en que los comete y pueda proceder a su corrección inmediata. Microsoft Office cuenta también con herramientas de auto corrección que ayudan a corregir automáticamente muchos de los errores que se cometen al momento de escribir texto. Por ejemplo, si usted escribe cno, el corrector cambia ese texto por con.

La forma más sencilla de corregir un error de ortografía o gramática es dando clic secundario sobre la palabra subrayada marcada como error.

Una vez que aparece el menú contextual seleccione entre las sugerencias o bien seleccione

Omitir todas para “dejar el error como está”. Cuando se trata de modismos, tecnicismos o

nombres en otro idioma, puede agregarlos al diccionario para que en el futuro, en éste o en cualquier otro documento, la palabra ya no sea identificada como un error. Puede también seleccionar el idioma que desea utilizar para verificar la ortografía y/o gramática. Esto le permite verificar palabras, frases o párrafos en otro idioma además del español.

2.7.2. El cuadro de diálogo Ortografía

Aun así, seguimos teniendo necesidad de utilizar la verificación de la ortografía y gramática en nuestros documentos antes de imprimirlos.

La manera de acceder a la herramienta de verificación de ortografía es similar en las aplicaciones de Microsoft Office.

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O solamente presione la tecla de función <F7>

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En Microsoft PowerPoint 2003

El cuadro de diálogo Ortografía muestra, uno a uno, los errores (se marcan en color verde los errores de gramática y en color rojo los errores de ortografía) y si es posible, se ofrecen una serie de sugerencias de la palabra que probablemente sea la correcta.

Aquí es importante tomar en cuenta que las aplicaciones de Microsoft Office “detectan” los errores en base a un diccionario por lo que es importante definir correctamente el idioma y versión del idioma que se usará para la verificación de ortografía y gramática.

Para cada posible error encontrado Usted deberá llevar a cabo una acción para corregirlo usando alguno de los botones de comando mostrados en el cuadro de diálogo Ortografía. A continuación una breve explicación de los botones de comando incluidos en el cuadro de diálogo Ortografía en las aplicaciones Word, Excel y PowerPoint 2003:

Omitir una vez: “Se brinca” el error dejándolo como está. Pero si el “error” aparece varias

veces, entonces el corrector de ortografía lo “detectará” tantas veces como aparezca.

Omitir regla: Equivale a que en el documento actual ya no se aplique la regla ortográfica o gramatical que “está provocando el error”.

Oración siguiente: Avanza a la siguiente oración.

Cambiar: Si existe una sugerencia seleccionada, éste botón reemplaza “el error” por la

sugerencia.

Explicar: Invoca al asistente de Microsoft Office para que de una explicación más completa del error detectado.

Omitir todas: Si “el error” aparece varias veces dentro del mismo documento que se está revisando, este botón hace que ya no sea detectado.

Agregar al diccionario: Cuando detecta una palabra “como error” la incorpora al diccionario personal para que de aquí en adelante ya no sea detectada como tal.

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2.8. Desplazamiento

2.8.1. Utilizando el Mouse

El desplazamiento a través de un documento es una de las acciones que ejecutamos con mayor frecuencia. La forma de hacerlo es similar en cualquiera de las aplicaciones de Office. Para ejecutarlo utilizando el Mouse…

De clic sobre los botones de la barra de desplazamiento horizontal o vertical Arrastre el cuadro de la barra de herramientas horizontal o vertical

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2.8.2. Utilizando el Teclado

Para desplazarse utilizando el teclado existen muchas formas diferentes que pueden variar dependiendo de la aplicación en la que se esté trabajando. Probaremos las prácticas más usuales:

↑

Para desplazarse una línea o celda hacia arriba

↓

Para desplazarse una línea o celda hacia abajo

←

Para desplazarse un carácter o celda hacia la izquierda

→

Para desplazarse un carácter o celda hacia la derecha

<Inicio> Para desplazarse al inicio de la línea actual <Fin> Para desplazarse al final de la línea actual (Word)

<Re Pág> Para desplazarse una página hacia atrás (1 página = 1 pantalla) <Av Pág> Para desplazarse una página hacia delante

<CTRL> + <Inicio> Para desplazarse al inicio del documento <CTRL> + <Fin> Para desplazarse al final del documento (Word)

<CTRL> +

↓

Para desplazarse un párrafo hacia abajo (Word) o un bloque de celdas (Excel)

<CTRL> +

↑

Para desplazarse un párrafo hacia arriba (Word) o un bloque de celdas (Excel)

<CTRL> +

←

Para desplazarse palabra por palabra a la izquierda (Word) o un bloque de celdas (Excel)

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2.9. Selección

2.9.1. Utilizando el Mouse

Saber seleccionar es muy importante porque en muchos casos es el primer paso para después hacer algo con aquello que ha sido seleccionado ya sea texto, celdas, imágenes o cualquier otro elemento.

Veremos algunas formas sencillas de seleccionar utilizando el Mouse:

Para seleccionar una palabra de doble clic con el Mouse sobre la palabra

Para seleccionar todo un párrafo haga triple clic sobre el párrafo.

Para seleccionar toda una línea apunte sobre el margen izquierdo del documento a la altura de la línea que desea y de clic

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Puede seleccionar una línea completa y después arrastrar el Mouse hacia arriba o hacia abajo para seleccionar varias líneas

Además tiene la posibilidad de apuntar con el Mouse sobre cualquier parte del texto y arrastrarlo para seleccionar el texto que desee.

O seleccione todo el documento haciendo triple clic sobre el margen izquierdo del documento



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Para seleccionar una imagen “flotante” solamente de clic sobre ella y aparecerán unos pequeños círculos blancos alrededor de la imagen llamados Selectores de tamaño (si los arrastra hacen la imagen más grande o más chica) y un punto verde llamado Selector de giro (al arrastrarlo hacen rotar la imagen) Al seleccionar una imagen automáticamente aparece la Barra de herramientas Imagen. Si desea mover de lugar la imagen apunte sobre ella y arrástrela.

Para seleccionar una imagen “incrustada” solamente de clic sobre ella y aparecerán unos pequeños cuadros negros alrededor de la imagen llamados Selectores de tamaño (si los arrastra hacen la imagen más grande o más chica). Al seleccionar una imagen automáticamente aparece la Barra de herramientas Imagen.

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Para seleccionar cuadros de texto de clic sobre el contorno del cuadro de texto: (Si no aparece el contorno, de clic sobre el texto que está dentro del cuadro para que aparezca el contorno)

Para seleccionar una celda sólo de clic sobre la celda que desee. El Indicador de celda muestra la celda activa, y por lo tanto, la celda seleccionada

Para seleccionar toda una fila, apunte sobre el número de fila y de clic

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Para seleccionar toda la hoja de cálculo de clic sobre el

Selector de hoja (El “cuadrito gris” que se encuentra en la intersección entre los números de fila y las letras de columnas)

Para seleccionar un rango de celdas continuas, de clic sobre la primera celda del rango y después arrastre el Mouse

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2.9.2. Utilizando el Teclado

En general, seleccionar utilizando el teclado implica utilizar uno de los métodos de desplazamiento con teclado mientras se mantiene presionada la tecla <SHIFT>.

Mantenga presionada la tecla <SHIFT> mientras presiona las flechas de dirección arriba o abajo para seleccionar línea por línea hacia arriba o hacia abajo a partir de la ubicación del cursor

Mantenga presionada la tecla <SHIFT> mientras presiona las flechas de dirección izquierda o derecha para seleccionar carácter por carácter hacia la izquierda o hacia la derecha a partir de la ubicación del cursor

Manteniendo presionada la tecla <SHIFT> pruebe uno de los métodos de desplazamiento con teclado.

Mantenga presionada la tecla <SHIFT> mientras utiliza las teclas de dirección izquierda, derecha, arriba o abajo para seleccionar celdas continuas

Manteniendo presionada la tecla <SHIFT> pruebe uno de los métodos de desplazamiento con teclado.

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2.10. Borrar texto

En este apartado sólo pretendemos dejar clara la diferencia entre usar la tecla Retroceso y la tecla Suprimir cuando se trata de borrar texto u otros elementos.

Tanto la tecla Retroceso como la tecla Suprimir borran texto a partir de la posición actual del cursor. Por eso es importante que antes de utilizar estas teclas se asegure de desplazar el cursor a la posición a partir de la cual desea borrar.

2.10.1. Utilizando la tecla

Retroceso

Si desea borrar el texto que se encuentra a la IZQUIERDA del cursor, utilice la tecla

Retroceso

2.10.2. Utilizando la tecla

Suprimir

Si desea borrar el texto que se encuentra a la DERECHA del cursor, utilice la tecla Suprimir

Para borrar gráficos, cuadros de texto y otros elementos selecciónelos primero y después presione la tecla Suprimir.

Cuando abre un cuadro de diálogo y aparece algún texto seleccionado que debe ser cambiado totalmente, basta que escriba el nuevo texto y éste reemplazará al texto anterior.

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Pero si al abrir un cuadro de diálogo aparece algún texto seleccionado que debe ser modificado parcialmente…

Presione la tecla <Fin> o la Tecla de Flecha a la Derecha para que aparezca el cursor al final del texto. También puede presionar la tecla <Inicio> o la tecla de la Flecha a la izquierda para colocar el cursor al principio del texto.

Desplace el cursor utilizando las teclas de dirección (las de las flechas) para ubicarlo en la posición necesario

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2.11. Formato

Las herramientas más usuales utilizadas para dar formato a nuestros documentos se encuentran en la Barra de herramientas Formato o al ejecutar algunos de los comandos del menú Formato

En general, primero debe seleccionar aquello a lo cual desea darle formato y después aplicar los atributos que le den la apariencia deseada.

Algunos ejemplos:

Este texto está escrito en letra Arial, tamaño 10 normal

Este texto está escrito en letra Times New Roman de 14 puntos negrita

Este texto tiene estilo de negritas

Este texto tiene estilo de cursivas

Este texto tiene estilo subrayado

Este texto tiene estilo de negritas, cursivas y subrayado en tamaño

de fuente 13

Este texto tiene sangría francesa y utiliza la herramienta Resaltar Este párrafo tiene una viñeta. A continuación se muestra una lista numerada 1. Monitor

2. Teclado 3. CPU 4. Mouse

Este párrafo tiene alineación justificada. Observe como también puede utilizar letras en color diferente para resaltar algunas palabras o incluso toda una frase según sus necesidades. Por cierto, el primer párrafo de este apartado tiene un interlineado simple mientras que este párrafo tiene in interlineado de 1.5 y el siguiente párrafo usa interlineado 2 (o a doble espacio).

También puede utilizar párrafos que tengan alineaciones diferentes a la justificada. Por ejemplo, este párrafo tiene alineación a la izquierda. Observe como las líneas se “cortan” en la parte derecha mientras que en el párrafo anterior, donde se ejemplifica el uso de

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Y este párrafo, aunque es de una sola línea, tiene alineación a la derecha

Y por último, un párrafo que está centrado y que

utiliza una fuente llamada

Harlow Solid Italic,

¿Le

entiende?

Tome en cuanta que cuando hablamos de un

párrafo, éste puede ser un párrafo de muchas líneas o

incluso de una sola línea. También es importante

considerar que

las herramientas de alineación

funcionan para muchos de los objetos o elementos como

dibujos, gráficas, cuadros de texto y más

.

La barra de herramientas “Formato” contiene sólo un

conjunto limitado de las opciones disponibles en la

aplicación. Si desea conocer todas las opciones que

ofrece la aplicación, abra el menú Formato y explore

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2.12. Cuadros de diálogo

2.12.1. Desplazamiento

Existen varias alternativas utilizadas para desplazarnos por medio de un cuadro de diálogo. Mostraremos las más usuales.

Cuando abrimos un cuadro de diálogo, éste puede contener varios elementos distintos.

En el ejemplo anterior, observe que la ficha activa es la ficha llamada Ver. Utilice el ratón para cambiar de ficha dando clic sobre la que desee o si quiere utilizar métodos de teclado para cambiar de ficha puede utilizar la combinación de teclas CTRL + TAB.

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2.12.2. Uso de las teclas de dirección (Las de las flechas)

Cuando se esté desplazando por un cuadro de diálogo utilizando el teclado, parece que la tecla <TABULADOR> y las teclas de dirección “hacen lo mismo” pero no es necesariamente cierto.

Cuando esté utilizando las teclas de dirección para desplazarse a través de los elementos de un cuadro de diálogo y llegue a una lista desplegable o un cuadro combinado se da cuenta que ya no funcionan igual. Pruebe a desplazarse utilizando la tecla <TABULADOR> y las teclas de dirección para notar la diferencia aquí comentada.

2.12.3. El botón predeterminado

Normalmente los cuadros de diálogo tienen al menos un botón de comando. Si aparece un cuadro de diálogo con un solo botón de comando, entonces se dice que ese botón es el predeterminado. ¿Qué significa esto? que si usted presiona la tecla <ENTER> es como si diera clic sobre ese botón.

Pregunta: ¿Pero qué pasa cuando en un cuadro de diálogo aparecen varios botones de comando? ¿Cuál de ellos es el botón predeterminado?

Respuesta: El que tiene su contorno “resaltado”