UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
“PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA LA EMPRESA
FRUTTIMANIA S.A.”
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULODEINGENIERA
EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORAPÚBLICA
AUTORIZADA
AUTORA:
GRACIELA MARIBEL IMBAQUINGO CACHIPUENDO
DIRECTOR DE TESIS:
DR.
OSCAR MORÁN TAFUR
ii
DEDICATORIA
A Dios por permitirme llegar a este momento tan especial en mi vida. Por los triunfos y los momentos difíciles, gracias por estar siempre a mi lado.
A mi esposo por su apoyo incondicional, moral y espiritual para lograr mí desarrollo profesional.
A mis hijos que son mi mayor inspiración y fuerza para seguir adelante con mis objetivos.
A mis padres quienes me inculcaron con su ejemplo el esfuerzo, la dedicación y el sacrificio.
A mis hermanos quienes me apoyaron y cuidaron de mis hijos mientras realizaba mis estudios.
A mi querida amiga Martha Torres que nos apoyamos mutuamente en nuestra formación profesional y que hasta ahora seguimos siendo amigas.
iii
AGRADECIMIENTO
A Dios Todopoderoso, por darme la vida a través de mis queridos padres quienes con mucho cariño, amor y ejemplo han hecho de mí una persona con valores para poder desenvolverme como: esposa, madre y profesional.
A mi esposo por estar a mi lado dándome cariño, confianza y su apoyo incondicional.
A mis hijos por prestarme el tiempo que les pertenecía y soportar largas horas de ausencia.
A mis maestros, gracias por su tiempo, por su apoyo así como por la sabiduría que me transmitieron en el desarrollo de mi formación profesional, en especial al Dr. Oscar Morán por haber sido el guía idóneo en el desarrollo de este trabajo y que este anhelo llegue a ser felizmente culminado.
iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
Yo, Graciela Maribel ImbaquingoCachipuendo en calidad de autora dela tesis realizada
sobre“PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA LA EMPRESA FRUTTIMANIA S.A.”, por lapresente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso detodos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contienen esta obra,con fines estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presenteautorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido enlos artículos 5, 6, 8; 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y suReglamento.
Quito, a Octubre del 2012
__________________________
Graciela MaribelImbaquingoCachipuendo C.C. 171585496-2
v
vi
ÍNDICE
TABLA DE CONTENIDO Pág. CAPÍTULO I 3 GENERALIDADES DE LA EMPRESA 3 1.1 Antecedentes 3 1.2 Objetivos de la Empresa 6 1.2.1 Misión 7 1.2.2 Visión 7 1.2.3 Principios y Valores 8 1.2.4 Políticas de la Empresa 8 1.3 Estructura de la Empresa 9 1.3.1 Organigrama Estructural 10 1.3.2 Organigrama Funcional 111.3.3 Base legal que regula las actividades de la empresa 18 CAPÍTULO II 26
CONTROL INTERNO 26
2.1 Definición de Control Interno 27 2.2 Importancia 28
2.3 Objetivos del Control Interno 29
2.4 Clasificación del Control Interno 30 2.5 Componentes del Control Interno 31 2.5.1 Ambiente de Control 32 2.5.2 Evaluación de Riesgos 35 2.5.3 Actividades de Control 37 2.5.4 Información y Comunicación 39 2.5.5 Supervisión y Monitoreo 42 2.6 Informe COSO 44 CAPÍTULO III 49
PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVOS 49
3.1 Estado actual del control interno 49
vii 3.3 Funciones 51 3.4 Contratación de Personal 53 3.4.1 Selección y Contratación 53 3.4.2 Inducción 62 3.4.3 Capacitación 69 3.5 Compras 77 3.5.1 Análisis de la necesidad y solicitud de compra 78
3.5.2 Cotizaciones y Comparativos 79
3.5.3 Negociación de Condiciones de Compra 79
3.6 Bodega 84 3.6.1 Ingreso de Producto 84 3.6.2 Control de Inventario 85 3.6.3 Egresos de Productos 86 3.7 Área de Ventas 92 3.7.1 Objetivos 93 3.7.2 Naturaleza y funciones 93 3.7.3 Procedimientos 95 CAPÍTULO IV 101
PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO FINANCIEROS 101
4.1 Estado del control interno actual 101 4.2 Caja Chica 103
4.2.1 Creación de Fondo de Caja Chica 104 4.2.2 Desembolsos de Caja Chica 106
4.2.3 Reposición de Caja Chica 107
4.2.4 Realización de Arqueos de Caja 109 4.3 Bancos 113
4.3.1 Ingresos 113
4.3.1.1 Recepción de Informes 113
4.3.2 Egresos 114
4.3.2.1 Justificación de emisión de cheques 114 4.3.2.2 Informe de cheques girados 117 4.4 Cuentas por Cobrar 119
4.4.1 Políticas de Crédito 119 4.4.2 Procedimiento para otorgar créditos 120 4.4.2.1 Documentos y registros requeridos 121
viii
4.4.2.2 Verificación y aprobación de la solicitud de crédito 121 4.4.2.3 Registro de Cuentas por Cobrar 122
4.4.3 Cobranza 122
4.4.3.1 Periodos de Cobro 123
4.4.3.2 Emisión de Estados de Cuenta de Clientes 124
4.4.3.3 Registro de Cobranzas 124 4.4.4 Conciliación Bancaria 124 4.5 Pago de Impuestos 128 4.5.1 Procedimientos 129 CAPÍTULO V 132 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 132 5.1 Conclusiones 132 5.2 Recomendaciones 133 Bibliografía 136
ix
ÍNDICE DE GRÁFICOS
GRÁFICOS Pág. CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESAOrganigrama Estructural de la Empresa 10
Organigrama Funcional de la Empresa 12
CAPÍTULO III
PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO ADMINISTRATIVOS
Formato Necesidad de Personal 58
Formato Ficha de Registro de Empleados 59
Fujograma Selección y Contratación Personal Administrativo 60 Fujograma Selección y Contratación Personal de Base 61 Formato Lista de Verificación para Inducción 66 Fujograma Inducción Personal Administrativo 67 Fujograma Inducción Personal de Base 68
Formato Plan Anual de Capacitación 73
Formato Registro de Asistencia a Capacitaciones 74
Flujograma de Capacitación 75
Flujograma de Capacitación Personal de Base 76
Formato Solicitud de Compra o Servicio 81
Formato Orden de Compra 82
Flujograma de Compras y Adquisiciones 83
Formato Nota de Ingreso a Bodega 88
Formato Pedido de Materiales a Bodega 88
Flujograma Ingreso de Productos 89
FlujogramaControl de Control de Inventarios 90
Flujograma Egreso de Productos 91
Formato Orden de Pedido de Clientes 97
Formato Orden de Empaque 97
Formato Invoice 98
Formato Factura 99
x
CAPÍTULO IV
PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO FINANCIEROS
Formato Vale de Caja Chica 110
Formato Arqueo de Caja Chica 111
Flujograma de Procedimiento para Caja Chica 112
Formato Comprobante de Egreso 117
Flujograma de Egresos 118
Flujograma para Cuentas por Cobrar 126 Flujograma para Cobranza 127 Flujograma para pago de Impuestos 131
xi
RESUMEN EJECUTIVO
“Propuesta de Implementación de Procedimientos de Control Interno
Administrativo Financieropara la empresa FRUTTIMANIA S.A.”
La propuesta de esta tesis se desarrolla en la empresa Fruttimania S.A., ubicada en la provincia de Pichincha, Cantón Pedro Moncayo, parroquia la Esperanza, cuya actividad es el procesamiento y deshidratación de fruta fresca. El principal problema de la empresa es la desorganización con la que está desarrollando los procesos administrativos y financieros.
El presente trabajo está desarrollado en cinco capítulos que contiene un conjunto sistemático de datos e información cualitativos que permite obtener como resultado final una “Propuesta de Implementación de Procedimientos de Control Interno Administrativo Financieropara la empresa FRUTTIMANIA S.A.”, el mismo que será de mucha utilidad ya que ayudará a organizar los procedimientos de las unidades administrativas, segregación de funciones, permitirá delimitar las responsabilidades y obligaciones, las tareas que debe reportar los diferentes procesos, logrando con esto la optimización de recursos ya que se evita la pérdida de tiempo y en muchas ocasiones la duplicidad de funciones en el personal.
PALABRAS CLAVE: 1. PROCEDIMIENTOS 2. FUNCIONES 3. FLUJOGRAMA 4. FINANCIERO 5. ADMINISTRATIVO 6. CONTROL 7. RECURSOS
xii
EXECUTIVE SUMMARY
"Proposal for Implementation of Internal Control Procedures Financial
Administrative for FRUTTIMANIA S.A. Company.”
The proposal of this thesis takes place in the company Fruttimania SA, located in the province of Pichincha, Canton Pedro Moncayo, parish La Esperanza, whose business is the processing and dehydration of fresh fruit. The main problem in this company is disorganization that is developing the administrative and financial processes.
This workisdevelopedin fivechapterscontaininga systematicqualitativedataand informationfor obtaininga final result "Proposal for Implementation of Internal Control Procedures Financial Administrative for FRUTTIMANIA S.A. Company”. The samethatwill be very usefulandwhich will help organizethe proceduresof administrative units, segregation of duties, willdefine the responsibilitiesand obligations, tasks that mustreport differentprocess, thus achieving the optimizationof resources andavoiding thewaste of timeand oftenduplication ofstafffunctions.
1
INTRODUCCIÓN
Identificar los procesos en una empresa es una tarea básica que permite contar con herramientas para trabajar eficazmente y con calidad.
El presente trabajo se relaciona con la creación de un manual de procedimientos de control interno administrativos y financieros, para ser aplicados en los procesos de la Empresa FRUTTIMANIA S.A., del cantón Pedro Moncayo, creada en diciembre del año 2011, siendo su actividad principal la producción, transformación y comercialización de fruta fresca y verduras. La empresa recién organizada necesita un sistema de control interno que le permita regular las actividades de varios departamentos que se están desarrollando de forma desordenada, lo cual ha generado información poco confiable. Ante esta necesidad, el presente trabajo realizado cuenta con un grupo de políticas de control para los departamentos analizados, procedimientos y actividades que la compañía tendrá a su disposición para realizar una posterior implementación. El trabajo consta de cinco capítulos:
∗ En el capítulo I, se detallan datos generales de la empresa donde se resalta aspectos como la estructura organizacional y funcional actual de la empresa y la base legal que regula sus actividades.
∗ En el Capítulo II, se presenta la fundamentación teórica, en la que están planteadas las conceptualizaciones relacionadas al Control interno tanto en lo Administrativo como en lo Financiero que sustenta la elaboración de este documento.
∗ El Capítulo III contiene la propuesta de procedimientos de control interno administrativos, la misma que llevada a la práctica mejorará la gestión administrativa de la compañía. Esta contiene procedimientos relacionados con recursos humanos como son: selección y contratación, inducción y capacitación de personal; procedimientos para el proceso de compras de bienes y servicios, procedimientos para el ingreso, control y egreso de insumos y materiales de bodega, y por último procedimientos para el departamento de ventas. Se presenta formatos que podrían utilizarse para el registro y control de las actividades y los procedimientos están graficados por medio de flujogramas.
2
∗ En el Capítulo IV contiene la propuesta de procedimientos de control interno financieros, describe de manera secuencial, sistemática y detallada los procedimientos que se deben ejecutar para la creación y control de Caja Chica, procedimientos para el registro de ingresos y egresos de recursos económicos, procedimientos para crédito y cobranza y por último un procedimiento para cumplir oportunamente con el pago de impuestos. Se pone a disposición los formatos que se podrían emplear para la ejecución y control de los procedimientos. También se presenta de forma gráficas estos procedimientos a través de flujogramas.
∗ Y finalmente, en el capítulo V se emiten las conclusiones y recomendaciones que surgieron al desarrollar este trabajo.
3
CAPÍTULO I
GENERALIDADES DE LA EMPRESA
1.
1.1
ANTECEDENTES
La deshidratación es una forma de procesar las frutas. El objetivo es eliminar la humedad del producto, para que pierda peso y no sea perecible. Las frutas deshidratadas son apetecidas en países que tienen las cuatro estaciones, porque debido a los cambios del clima es difícil encontrar durante todo el año piñas, mangos, fresas, papayas, uvilla, etc.
La desecación o deshidratación de las frutas al aire libre bajo los rayos del sol es uno de los métodos más antiguos de conservar los alimentos, ya sea para transformar las uvas en pasas, o higos frescos, dátiles, damascos y ciruelas en frutas secas. Las pasas de uva y las frutas secas son alimentos sanos y simples, cultivados por la naturaleza y “hechos” por el hombre, básicamente de la misma forma desde hace miles de años; mucho antes de la producción de alimentos artificiales, congelados, enlatados o procesados.
La humanidad ha disfrutado de las pasas de uva desde los inicios de la civilización. Los primeros fenicios y egipcios fueron los responsables de la expansión de la popularidad de las pasas de uva en todo el mundo occidental. Debido a la gran capacidad de almacenaje y la facilidad de transporte, las pasas de uva viajaron con Cristóbal Colón hacia el monte de Vernon al paladar de George Washington, ayudaron a incentivar a Robert E. Peary a conquistar el Polo Norte en 1908, y acompañaron al astronauta ScoutCarpenter en el espacio en 1962.
Las frutas secas no sólo prolongan el sabor del verano sino que nos proporcionan un dulzor diferente. La desecación o deshidratación a la que son sometidas algunas frutas frescas es una operación destinada a reducir al máximo el contenido de agua en la constitución de la fruta bajo condiciones controladas de temperatura, humedad, velocidad y circulación del aire, con el fin de paralizar la acción de los gérmenes que necesitan humedad para vivir. Para lograr este propósito, se recurre al calor natural (exposición al sol) o bien al artificial (combustión de leña o de carbón, gas o electricidad). Con este proceso se obtiene un producto pequeño, liviano, de buen sabor y olor, resistente, de fácil transportación y con menor riesgo de crecimiento y desarrollo microbiano.
4
El progreso que han tenido los métodos de deshidratación de frutas, son los que permiten hoy en día obtener productos deshidratados de excelentes condiciones tanto en calidad como en presentación y que son mucho mejor que los conseguidos por procedimientos primitivos. Los frutos deshidratados son muy solicitados ya que son totalmente naturales, son ricas fuentes de fibra, tienen un valor nutritivo comparable con el producto fresco y pueden ser consumidos a cualquier hora. Son fuente excelente de potasio, calcio, hierro y de provitamina A (beta-caroteno) y niacina o B3. La vitamina C, en mayor cantidad en la fruta fresca se pierde durante el desecado. Constituyen una fuente por excelencia de fibra soluble e insoluble, lo que le confiere propiedades saludables para mejorar el tránsito intestinal.
El Ecuador goza de un amplio reconocimiento por ser un país productor de frutas tropicales, entre las que se destacan principalmente: el banano, piñas, mangos, papayas y maracuyás, así como otras frutas de clima tropical y templado.
Debido a las amplias variaciones climáticas entre una región y otra, el país es un lugar privilegiado para el cultivo de frutas tropicales. Generalmente, este tipo de frutas se caracterizan por ser completamente naturales, por sus sabores concentrados, colores y aromas. En su mayoría, se consideran como frutas exóticas, las mismas que son altamente apetecidas en otros mercados representando una excelente oportunidad comercial, tanto como fruta fresca, pulpa de frutas, jugos o frutas deshidratadas. Ecuador, es el proveedor mundial más importante de concentrado de fruta de la pasión o maracuyá, gracias al sabor singular y aromático que la caracteriza. Entre otras frutas que se cultivan en clima tropical, resaltan además melones, cítricos, aguacates, pitahayas. Dentro de la zona costera ecuatoriana, también se produce tomate de árbol, granadillas, naranjillas, zapotes, babaco, taxo, entre otros frutos. En la actualidad existen cerca de 15 empresas en el país que se dedican a la producción de frutas deshidratadas y casi todas exportan el producto. Pero también abastecen el mercado nacional en autoservicios, supermercados y tiendas especializadas. El consumidor acogió el producto por su sabor y la facilidad de consumirlo. Es más fácil abrir un paquete y comer una piña o mango que pelar la fruta.
Empresas como:
La firma SweetFruits (Guayaquil), está en el mercado desde el 2002. Ese año procesaba unas 15 toneladas anuales de banano, mango, papaya, uvilla y piña. Hoy procesa 90 toneladas. De esta cantidad, el 10% se vende en Machala, Guayaquil, Cuenca, Azogues y Loja.
5
La empresa Biolcom está ubicada en Pifo a 26 km de la capital Quito y 5 minutos del nuevo aeropuerto internacional. La empresa establecida en el año 2003 elabora frutos deshidratados para exportar. Sin embargo, tres años más tarde vio que el consumidor local se interesó por estas frutas. Por ello, ese año (2006) inició en el país, la distribución del 10% de su producción.
Dentro de este grupo de empresas destacadas por la deshidratación de frutas también tenemos a IsabelleFruits ubicada a 50 km. de Guayaquil, también conocida como B2B Ecuador. La empresa cuenta con diferentes cultivos de frutas en varias zonas del país; el consumo de frutas secas crece debido a que el consumidor exige productos saludables con un proceso de esterilización y registro sanitario.
Terrafertil establecida en el 2005, al año de experiencia comenzó con la ampliación de su planta industrial en Tabacundo donde se instaló una nueva máquina de secado con capacidad para procesar siete toneladas de fruta al día con un aumento en la producción del 50%.
La fruta ecuatoriana es dulce por el clima y los empresarios, relacionados con el negocio, notaron el potencial de la deshidratación, para exportar hacia Canadá, EEUU, Alemania, Suiza, Inglaterra y Rusia, que son los países que más demandan este producto. Sin embargo, con el tiempo también el consumidor local de estos productos ha crecido notablemente. El perfil del consumidor tiene ingresos medios y altos, porque son personas que pagan por productos de calidad.
En Europa y en los EEUU, la fruta deshidratada ecuatoriana tiene gran acogida, no solo por la tendencia del consumidor por los enlatados, envasados y pre-cocidos, sino por el carácter exótico del producto.
La Empresa
La provincia de Pichincha se ha destacado por ser una zona con las condiciones adecuadas para la agricultura, sin embargo no se han explotado otras posibilidades siendo la que más se ha desarrollado, la floricultura.
El Cantón Pedro Moncayo es una zona muy atractiva para la agricultura, por sus condiciones climáticas, geográficas, culturales y adicional el contexto señalado anteriormente, se crea la empresa Fruttimania S.A. siendo la segunda empresa en el Cantón dedicada a la
6
deshidratación de frutas, pero se destaca por su infraestructura, tecnología y calidad implantada desde su inicio.
Fruttimania S.A. con su domicilio principal situado en la parroquia La Esperanza, sector Tabacundo, Cantón Pedro Moncayo comenzó a operar el 14 de Febrero de 2011 a nombre personal de Sebastián Sotomayor, ahora representante legal de la compañía, siendo su visión de proveer naturales y exóticos frutos secos a nivel nacional e internacional. Con el conocimiento obtenido de la empresa Frucol matriz en Chile, inicia como Fruttimania S.A. en Tabacundo-Ecuador en diciembre de 2011.
1.2
OBJETIVOS DE LA EMPRESA
El objeto social de la compañía es el siguiente:
a) La producción de todo tipo de fruta fresca y verduras para su procesamiento, transformación, distribución, exportación, comercialización y, sean producidas en las tierras que administre o adquiridas de terceros.
b) La administración de fincas y la exportación, distribución y comercialización de los productos de éstas, así como la importación de las maquinarias e insumos que requiera para tal producción.
c) La producción, industrialización y comercialización de todo tipo de alimento, así como el procesamiento y comercialización de derivados de sus procesos productivos.
d) La asesoría y realización de proyectos acordes con este objeto social y la representación de servicios a compañías nacionales o extranjeras cuyo objeto social sea similar a éste.
Para el cumplimiento de su objeto social la Compañía podrá comprar, arrendar o vender bienes muebles o inmuebles importar equipos, partes, piezas o repuestos necesarios para instalar la infraestructura que requiere la compañía para el cumplimiento de su objeto social, y en general, celebrar y ejecutar todo tipo de acto, convenio o contrato civil, mercantil, o de cualquier otra naturaleza que sea permitido por la Ley Ecuatoriana, actuar como agente, representante, mandatario o comisionista de otras empresas nacionales o extranjeras en el país o en el exterior.
7
Así mismo podrá asociarse con personas naturales o empresa de este tipo, nacionales o extranjeras, para proyectos o trabajos determinados o para el cumplimiento del objeto social en general, formando asociaciones, consorcios o cualquier otro tipo de acuerdo permitido por la Ley; intervenir como socia o accionista en la formación o constitución de toda clase de sociedades o compañías, corporaciones, asociaciones, empresas y demás personas jurídicas o entes comerciales y participar en los aumentos o disminuciones de capital, fusiones o trasformaciones de las mismas; adquirir, tener, poseer acciones, participaciones o partes beneficiarias de otras sociedades o compañías; aceptar y ejercer agencias y representaciones de terceros , nacionales o extranjeros, en el país y en el exterior y , en general, realizar toda clase de actos, contratos, negocios y operaciones permitidos por la ley, que sean acorde con su objeto social y necesarios y convenientes para su cumplimiento.
La compañía no podrá dedicarse a ninguna de las actividades señaladas en el artículo cincuenta y uno (51) de la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero.
1.2.1
MISIÓN
En vista que la empresa no cuenta con una misión establecida, se propone la siguiente:
FRUTTIMANIA S.A.
Constituirnos en la primer y mejor empresa en ofrecer productos saludables al Ecuador y el mundo, elaborados con la más alta calidad, a través de la innovación constante y el cumplimiento de las normas de calidad.
1.2.2
VISIÓN
La empresa no cuenta con una visión, por lo que se propone la siguiente:
FRUTTIMANIA S.A.
Ofrecer la más amplia gama de productos en los mercados locales, así como en los mercados internacionales.
Llegar a todos los hogares ecuatorianos para fomentar un estilo de vida más sana. Ser siempre una compañía honesta y trabajadora comprometida con nuestros valores formando de Fruttimania S.A. una gran familia.
8
1.2.3
PRINCIPIOS Y VALORES
La conducta de todos los miembros de Fruttimania S.A. se mantendrá siempre bajo la práctica de principios y valores institucionales que se propone a continuación:
Principios:
- Eficiencia y agilidad en la prestación de servicios.
- Trabajo en equipo con transparencia y profesionalismo.
- Innovación y creatividad para lograr la competitividad.
- Respeto y consideración a los socios así como al cliente interno y externo.
Valores:
- Integridad
- Honradez
- Responsabilidad
1.2.4
POLÍTICAS DE LA EMPRESA
Las Políticas son las directrices generales para la toma de decisiones, establecen los límites de las decisiones, especificando aquellas que pueden tomarse y excluyendo las que no se permiten.
Las políticas son una especie de normas que condicionan la forma como tiene que lograrse los objetivos y desarrollarse las estrategias.
En vista que la compañía no tiene políticas en los capítulos 3 y 4 se propondrá las políticas necesarias.
9
1.3
ESTRUCTURA DE LA EMPRESA
1.3.1
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
Un organigrama es el instrumento que proporciona la representación gráfica de los aspectos fundamentales de una organización, y permite entender un esquema general, así como el grado de diferenciación e integración funcional de los elementos que lo componen.
En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una organización, sus relaciones, las características de la dependencia o entidad y sus funciones básicas, entre otras. De donde se concluye que los organigramas:
- Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información.
- Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que integran una dependencia.
- Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización.
- Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control.
- Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.
- Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
- Muestra una representación de la división de trabajo, indicando: a. Los cargos existentes en la compañía.
b. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. c. Como la autoridad se le asigna a los mismos
A continuación se presenta el organigrama estructural ACTUAL de la empresa FRUTTIMANIA S.A.
10
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ACTUAL EMPRESA FRUTTIMANIA S.A.
Junta General de Accionistas
Gerencia General Departamento Técnico Cultivo y Cosecha Control de Calidad Departamento Financiero Secretaría- Recepción Recursos Humanos Contabilidad Procesamiento y Embalaje Bodega Ventas Directorio Departamento Comercialización Departamento Compras y Adquisiciones Transporte
11
1.3.2
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
“Un organigrama muestra en formato gráfico las funciones de cada cargo en la empresa y el nombre del empleado que llena el papel. Organigramas pueden montarse en varios formatos. Uno de estos formatos es por función, que organiza las posiciones dentro de la empresa por el fin del trabajo o posición.”
La jerarquía de la empresa se establece en el organigrama. Cada nivel jerárquico representa una pieza del rompecabezas o estructura de la organización que la empresa necesita para operar de manera eficaz y eficiente. Mediante el establecimiento de los niveles de la empresa en un organigrama funcional, permite al creador del gráfico para asignar funciones precisas y claras para cada departamento de la empresa y a cada persona que trabaja en cada departamento. Permite al espectador del organigrama funcional ver fácilmente las posiciones en el negocio y qué propósito específico o función cumple cada área.
El beneficio de organizar un organigrama funcional es que facilita para todos los empleados que trabajan para la compañía conocer y comprender su rol dentro de la empresa. Este tipo de estructura también establece el objetivo o propósito de la función, departamental por el cual trabajan.
En el organigrama funcional, puede también haber sub-categorías o subespecialidades que caen dentro de la función. El principal inconveniente con un organigrama funcional es que puede crear líneas divisorias entre departamentos y empleados, en lugar de tener a todo el mundo trabajando por un objetivo en común.
12
ORGANIGRAMA FUNCIONAL ACTUAL EMPRESA FRUTTIMANIAS.A.
Junta General de Accionistas (1) Gerencia General (3) Departamento Técnico (4) Departamento Financiero (11) Secretaría- Recepción (15) Recursos Humanos (13) Contabilidad (12) Bodega (14) Ventas (9) Directorio (2) Departamento Comercialización (8) Departamento Compras y Adquisiciones (10) Transporte Cultivo y Cosecha (5) Control de Calidad (7) Procesamiento y Embalaje (6)
13
A continuación se describe las principales funciones actuales:
(1) Junta General de Accionistas:
Constituye el máximo organismo de la compañía y se integra por los accionistas legalmente convocados.
Las atribuciones de la Junta General son:
• Acordar cambios sustanciales en el giro de los negocios sociales
• Reformar el contrato social, previo cumplimiento de los requisitos legales correspondientes.
• Resolver sobre disminuciones o aumentos de capital.
• Resolver sobre reparto de utilidades; elegir al presidente y vicepresidente de la compañía; nombrar al gerente general, al subgerente general y a los demás funcionarios de la compañía y fijar sus remuneraciones.
• Disponer el establecimiento y supresión de sucursales o agencias, fijar su capital y nombrar a sus representantes.
• Dictar los reglamentos administrativos internos de la compañía, incluso su propio reglamento y dirimir en caso de conflicto de atribuciones entre los demás administradores y funcionarios.
• Autorizar al representante legal para enajenar, gravar o limitar el dominio sobre los bienes inmuebles de la sociedad.
• Autorizar al representante legal para otorgar fianzas o garantías a nombre de la compañía. • Supervigilar la gestión y desempeño de los funcionarios de la compañía.
(2) Directorio
Para el logro de los propósitos de las actividades del directorio este debe realizar:
• Revisar y orientar la estrategia del negocio y deben aprobar los planes y presupuestos que proponga la administración y realizar el seguimiento de las metas de desempeño.
• Definir las principales políticas de la empresa, en particular en lo referente al manejo financiero de riesgos y control interno.
• Velar por la integridad de los sistemas de información gerencial y el adecuado funcionamiento de los sistemas de control interno y externo.
14
(3) Gerente General:
Los derechos, obligaciones, atribuciones, y responsabilidades del Gerente se estarán a lo dispuesto en las disposiciones legales y en el contrato social.
Las atribuciones especiales del Gerente General son:
• Administrar las empresas, almacenes, instalaciones y negocios de la compañía, ejecutando a nombre de ella toda clase de actos y contratos, sin más limitaciones que las señaladas en el contrato social y las impuestas por la Junta General.
• Elaborar, para la aprobación de la Junta General, el presupuesto para los gastos generales y pago de sueldos de empleados u obreros.
• Ejercer la representación legal, judicial y extrajudicial, de la compañía de forma separada o conjunta con el Presidente.
• Cumplir con las resoluciones de la Junta General.
• Cuidar del buen manejo de la contabilidad, archivo y correspondencia de la compañía; presentar un informe anual a la Junta General, con el balance y los proyectos de reparto de utilidades, convocar a las reuniones de Junta General.
(4) Jefe Técnico:
• Coordinar la producción bajo un sistema abierto y continuo • Manejos técnico agronómico
• Planificar y supervisar la producción.
• Mantener la calidad dentro de todo el proceso productivo. • Nuevos esquemas de manejo de planta
• Vigilar el uso de los recursos materiales y humanos. • Compostaje
• Mantener los materiales bajo los parámetros presupuestados • Tomar decisiones que garanticen la excelente calidad
15
(5) Jefe de Cultivo:
• Manejo de las labores culturales del cultivo
• Responsabilidad en el manejo de los recursos humanos materiales. • Vigilar las operaciones que se desarrollen en el área de cultivo. • Participar en las reuniones con voz informativa.
• Informar oportunamente sobre los aspectos relacionados conla producción. • Controlar la entrada y salida de equipos de trabajo, maquinaria, insumos y otros. • Optimizar tiempo y solicitar solo lo necesario para cumplir con laactividad.
(6) Jefe de Planta (Post-cosecha):
• Control de la producción • Sistema de procesos de trabajo • Datos estadísticos-calidad
• Instrucciones al personal de post-cosecha • Impartir instrucciones del cliente
(7) Control de Calidad:
• Verificar la calidad de la materia prima.
• Controlar que cada procedimiento este correctamente ejecutado. • Buena comunicación con el personal.
• Informar oportunamente alJefe Técnico para la toma de decisiones. • Control del orden y la limpieza del área de procesamiento.
• Controlar la salida de productos terminados. • Participar en las reuniones con voz participativa. • Control de calidad del producto terminado.
(8) Jefe de Comercialización:
• Responsable en la venta y promoción del producto de laempresa. • Determinar clientes potenciales o prospectivos.
• Constar antes de confirmar una venta si la producción está dentro delas exigencias del cliente.
16 • Verificar los cobros por venta.
• Abrir nuevas plazas para el producto.
• Monitorear y participar continuamente en reuniones con clientes • Supervisión de la entrega del producto terminado.
(9) Vendedores:
• Recepción de pedidos.
• Venta de fruta deshidratada de exportación. • Documentación/exportación
• Cobranzas
• Elaboración de inventarios • Estimados de producción
(10) Jefe de Compras:
• Supervisión y control de las compras del grupo. • Dirigir las relaciones con proveedores de la compañía. • Pedidos de materia prima
• Pedido de insumos y materiales.
(11) Jefe Financiero:
• Elaboración y control del presupuesto financiero. • Elaboración mensual del análisis de gestión.
• Asistir y asesorar a la Gerencia General en temas tributarios y contables. • Elaboración y Control de Flujo de Caja.
• Revisión previa a la emisión mensual y anual de estados financieros. • Supervisión y control del departamento de contabilidad.
• Manejo y contratación de seguros.
• Supervisar y revisar la generación de nóminas, contrataciones, pago de sueldos, IESS y contratos laborales.
17
(12) Asistente Contable:
• Realizar las transacciones contables generadas por la empresa • Realizar todas las obligaciones tributarias de la empresa • Revisión caja-bancos
• Revisión documentación del área.
• Control de tesorería, flujos, reportes, análisis económicos. • Envío y recepción de documentos.
• Contabilización de facturas • Cuentas por pagar proveedores • Registros contables de nómina • Conciliación de cuentas del balance
(13) Recursos Humanos:
• Promover, administrar y controlar el clima laboral.
• Representar a la parte patronal, ante las comisiones laborales y, a éstas ante la Gerencia General y otras instancias internas.
• Aprobación de nóminas, préstamos y otros pre-requisitos para el pago al personal, incorporación, finiquito, entre otros.
• Tener archivos diarios del personal de la finca.
(14) Bodega:
• Coordinar la recepción la mercadería que va ingresar a la Bodega.
• Asignar espacios en la Bodega para el correcto almacenamiento de los insumos • Registrar los ingresos y salidas de la mercadería en el sistema
• Realizar el despacho de insumos y materiales a las diferentes áreas de acuerdo a requisición de los mismos.
• Mantener un control adecuado de máximos y mínimos para tramitar oportunamente la reposición de los suministros y materiales.
• Generar reportes de existencias actualizados.
(15) Secretaría-Recepción:
• Elaborar, enviar y receptar la documentación de la empresa.
• Mantener un archivo codificado y ordenado de la documentación del área. • Manejar fondo de caja chica.
• Atender la central telefónica.
18
1.3.3
BASE LEGAL QUE REGULA LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA
FRUTTIMANIA S.A fue constituida mediante escritura pública otorgada el cinco de diciembre del dos mil once, ante el Notario Tercero del Cantón Quito, e inscrita en el Registro Mercantil a cargo del Registrador de la Propiedad del Cantón Pedro Moncayo, en Diciembre del dos mil once. La actividad principal de la empresa es el procesamiento y deshidratación de fruta fresca, para comercializarla al exterior.
De acuerdo a lo que dispone la Ley de Compañías, esta Empresa se constituyó con un capital de US$ 50.000,00 (Cincuenta mil dólares norteamericanos). El capital está dividido en cincuenta mil acciones ordinarias y nominativas de un dólar cada una, que los accionistas fundadores de la compañía declaran haberlo suscrito íntegramente y pagado en numerario en un veinte y cinco por ciento de la siguiente manera:
Fruttimania S.A. tiene la siguiente estructura accionaria:
Accionista Nacionalidad Capital
Suscrito Capital Pagado Capital por Pagar JhonsonSeelig
Frank Patricio Ecuatoriana 25.000 6.250 25.000 Sotomayor Bucheli
Sebastián Alfonso Ecuatoriana 25.000 6.250 25.000
TOTAL 50.000 12.500 50.000
Tal como dispone la Ley de Compañías, la responsabilidad de los socios se limita al monto de sus participaciones y percibirán los beneficios que les correspondan en función de la participación social pagada por ello.
FRUTTIMANIA S.A. para el normal desarrollo de sus actividades, emplea leyes, códigos y reglamentos que rigen acorde a su giro del negocio, tales como:
La Ley de Compañías
Código de Trabajo
Ley de Seguridad Social
Código Tributario
19
Reglamento de Ley de Régimen Tributario Interno
Ley de Régimen Municipal
Ley de Comercio Exterior
Ley de Régimen Aduanero
A continuación se describe el marco legal y algunos artículos que sobresalen por su relación con la empresa Fruttimania S.A.
LEY DE COMPAÑÍAS:
Fruttimania S.A. se encuentra bajo el control y cumplimiento de la Ley de Compañías.
La Ley de Compañías a través de la Superintendencia de Compañías, se encarga de controlar, vigilar y promover el mercado de valores y el sector societario mediante sistemas de regulación y servicios, contribuyendo al desarrollo confiable y transparente de la actividad empresarial en el país.
“La Superintendencia de Compañías es un organismo técnico, que asesora y supervisa al sector empresarial del País, con criterios modernos y mecanismos eficaces de manera que la actividad de control se constituya en un elemento dinámico que coadyuve al mejor desarrollo de la empresa. También promueve el mercado de valores y los productos que en él transan.”1
1
http://www.supercias.gob.ec/bd_supercias/descargas/institucion/Plan_Estrategico_2009_2013.pdf
“Art.1: Contrato de Compañía es aquél por el cual dos o más personas unen sus capitales o industrias para emprender en operaciones mercantiles y participar de sus utilidades.
Art. 2: Hay cinco especies de compañías de comercio, a saber: - La compañía en nombre colectivo – La compañía en comandita simple y dividida por acciones – la compañía de responsabilidad limitada – la compañía anónima y la compañía de economía mixta. La ley reconoce, además, la compañía accidental o cuentas en participación. Estas cinco especies de compañías constituyen personas jurídicas.
Art. 3: Se prohíbe la formación y funcionamiento de compañías contrarias al orden público, a las leyes mercantiles y a las buenas costumbres; de las que no tengan un objeto real y de licita negociación y de las que tienden al monopolio de las subsistencias o de algún ramo de cualquier industria, mediante prácticas comerciales orientadas a esa finalidad.
20
CÓDIGO DE TRABAJO
Es un cuerpo legal que permite determinar las obligaciones yderechos que se tiene dentro de una organización entre elempleador y el trabajador, además ayuda a controlar sucumplimiento entre ambas partes. Su aplicación procura normarlas relaciones laborales y el cumplimiento de los contratos detrabajo laboral.
FRUTTIMANIA S.A., se basa en este código para poder cumplir con lo referente a su recurso humano, ya que es suobligación mantener en óptimas condiciones laborales a sus empleados. El Código de Trabajo rige a través del Ministerio de Relaciones Laborales.
“El Ministerio de Relaciones Laborales es una institución que busca cambiar la actual relación capital – trabajo con un enfoque dirigido al desarrollo de los trabajadores y a la justicia laboral, siendo el ser humano el centro de toda política. Sustentada en una estructura integral, sostenible y transparente, que permita alcanzar el buen vivir, impulsando el empleo digno e inclusivo que garantice la estabilidad y armonía en las relaciones laborales con un permanente diálogo social, promoviendo el progreso e incremento de la productividad y los beneficios, especialmente de los trabajadores.”2
“El IESS tiene la misión de proteger a la población urbana y rural, con relación de dependencia laboral o sin ella, contra las contingencias de enfermedad, maternidad, riesgos
LEY DE SEGURIDAD SOCIAL.
Es una ordenanza legal donde se establece las responsabilidades eimposiciones sobre los aportes de los patronos y de los empleadosde las empresas públicas y privadas.Razón por la cual la empresa FRUTTIMANIA S.A., cuenta con recursos humanos dentro de sus diferentes áreas, porello se requiere la aplicación de esta ley para poder cumplir con las obligacionescomo patrono y hacer cumplir las obligaciones de sus trabajadores.
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) es el organismo ecuatoriano encargado de brindar la seguridad social. Entre algunas de sus importantes funciones podemos encontrar: cobertura médica a sus afiliados para lo cual cuenta con hospitales en varias ciudades, otorgar préstamos hipotecarios y quirografarios, el acceso a pensiones de jubilación a los trabajadores.
2
21
del trabajo, discapacidad, cesantía, invalidez, vejez y muerte, en los términos que consagra la Ley de Seguridad Social.”3
Las principales normas jurídicas que regulan el aspecto tributario en el Ecuador son la Ley de Régimen Tributario Interno y el Código tributario. Las empresas a través de sus “Art. 9.- Definiciones: Para los efectos de la protección del Seguro General Obligatorio: a) Es Trabajador en relación de dependencia el empleado, obrero, servidor público, y toda persona que presta un servicio o ejecuta una obra, mediante un contrato de trabajo o un poder especial o en virtud de un nombramiento extendido legalmente y percibe un sueldo o salario, cualquiera sea la naturaleza del servicio o la obra. d) Es administrador o patrono de un negocio toda persona que emplea a otros para que ejecuten una obra o presten un servicio, por cuenta suya o de un tercero.
Art. 11.- Materia Gravada: Para efectos del cálculo de las aportaciones y contribuciones al Seguro General Obligatorio, se entenderá que la materia gravada es todo ingreso regular, susceptible de apreciación pecuniaria, percibido por el afiliado con motivo de la realización de su actividad personal, en cada una de las categorías ocupacionales definidas en el art. 9 de esta Ley.
Art. 73.- Inscripción del afiliado y pago de aportes: El empleador está obligado, bajo su responsabilidad y sin necesidad de reconvención, a inscribir al trabajador o servidor como afiliado del Seguro General Obligatorio desde el primer día de labor, y a remitir al IESS el aviso de entrada dentro de los primeros quince (15) días.
Art. 75.- Responsabilidad solidaria de los empleados privados, mandatarios y representantes: Iguales obligaciones y responsabilidades tienen los patronos privados y, solidariamente sus mandatarios y representantes, tanto por la afiliación oportuna de sus trabajadores como por la remisión al IESS dentro de los plazos señalados, de los aportes personales, patronales, fondos de reserva y los descuentos que se ordenaren.”
CÓDIGO TRIBUTARIO, LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO, REGLAMENTO DE LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO
Fruttimania S.A. debe regirse a normas jurídicas y tributarias.
3
22
operaciones generan impuesto y retenciones de impuestos.Adicionalmente, existe el "Reglamento para la Aplicación de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, cuyos artículos viabilizan la aplicación de la Ley, además de ciertos documentos tales como Resoluciones, Circulares, entre otras, que son utilizados por la Administración tributaria para expedir y comunicar cambios, mejoras o actualizaciones a las normas antes mencionadas.
• Servicio de Rentas Internas (SRI)
El Servicio de Rentas Internas (SRI) es una entidad técnica y autónoma que tiene la responsabilidad de recaudar los tributos internos establecidos por Ley mediante la aplicación de la normativa vigente. Su finalidad es la de consolidar la cultura tributaria en el país a efectos de incrementar sostenidamente el cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias por parte de los contribuyentes.
Impuestos que administra y recauda el SRI:
Impuesto a la Renta
Es el impuesto que se debe cancelar sobre los ingresos o rentas, producto de actividades personales, comerciales, industriales, agrícolas y en general actividades económicas y aún sobre ingresos gratuitos, percibidos durante un año, luego de descontar los costos y gastos incurridos para obtener o conservar dichas rentas.
Deben pagar las personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades, ecuatorianas o extranjeras, residentes o no en el país, que hayan percibido rentas gravadas en el Ecuador.
Impuesto al Valor Agregado IVA
Es el impuesto que se paga por la transferencia de bienes y por la prestación de servicios. Se denomina Impuesto al Valor Agregado por ser un gravamen que afecta a todas las etapas de la comercialización pero exclusivamente en la parte generada o agregada en cada etapa.
Art. 51.- Objeto del Impuesto.- Establécese el Impuesto al Valor Agregado (IVA), que grava al valor de la transferencia de dominio o a la importación de bienes muebles de naturaleza corporal, en todas sus etapas de comercialización, y al valor de los servicios prestados, en la forma y en las condiciones que prevé esta Ley.
23
Impuesto a la Salida de Divisas ISD
El impuesto a la salida de divisas es un impuesto regulador de la economía nacional, que tiene por objetivo evitar el traslado de capitales al exterior y promover la inversión nacional.
Hecho Generador:
Transferencia de divisas al exterior en efectivo o a través del giro de cheques, transferencias, envíos, retiros o pagos de cualquier naturaleza realización con o sin la intermediación de instituciones del sistema financiero.
Pagos por importaciones aun cuando el dinero salga de cuentas del exterior. Consumos en el exterior con tarjetas de crédito o débito.
Retiros en el exterior con tarjetas de crédito o débito.
En el giro de cheques sobre cuentas del exterior con débito a una cuenta nacional o pago en efectivo, el hecho generador se produce cuando este título es emitido por la institución financiera.
REGLAMENTO DE LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO
Cuerpo normativo reglamentario que contiene disposiciones que permiten la aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno. Como su nombre lo indica, reglamenta o regula las disposiciones de la ley, mas no puede contradecirla ni permitirse atribuciones propias de ésta, como la creación, modificación, o extinción de tributos o la imposición de sanciones.
LEY DE RÉGIMEN MUNICIPAL
FRUTTIMANIA S.A. debe cumplir con tributos municipales de acuerdo a la Ley, para acceder a servicios públicos y participar en el desarrollo del cantón donde está situada la empresa.
Los impuestos son cargas obligatorias que las personas y las empresas tienen que pagar para financiar una parte de la obra municipal. Con la recaudación de los impuestos se financia la construcción de infraestructura y se mejoran servicios públicos como educación, agua, luz, alcantarillado, entre otros.
24
“Art. 1.- El municipio es la sociedad política autónoma subordinada al orden jurídico constitucional del Estado, cuya finalidad es el bien común local y, dentro de éste y en forma primordial, la atención de las necesidades de la ciudad, del área metropolitana y de las parroquias rurales de la respectiva jurisdicción.
Art. 298.- Son ingresos tributarios los que provienen de los impuestos, tasas y contribuciones especiales de mejoras. Los ingresos originados en impuestos que comprenden aquellos que expresamente son del dominio municipal, consagrados en esta Ley, y de los que se benefician como copartícipes de impuestos nacionales.
Art. 303.- Sin perjuicio de otros tributos que se hayan creado o que se crearen para la financiación municipal, se considerarán impuestos municipales los siguientes:1) El impuesto sobre la propiedad urbana;2) El impuesto sobre la propiedad rural; 3) El impuesto de alcabalas;4) El impuesto sobre los vehículos; 5) El impuesto de matrículas y patentes; 6) El impuesto a los espectáculos públicos; 7) El impuesto a las utilidades en la compraventa de bienes inmuebles y plusvalía de los mismos; y, 8) El impuesto al juego.
LEY DE COMERCIO EXTERIOR
FRUTTIMANIA S.A. al ser una empresa exportadora debe cumplir con las leyes pertinentes. “Art. 1.- La presente Ley tiene por objeto normar y promover el comercio exterior y la inversión directa, incrementar la competitividad de la economía nacional, propiciar el uso eficiente de los recursos productivos del País y propender a su desarrollo sostenible e integrar la economía ecuatoriana con la internacional y contribuir a la elevación del bienestar de la población.
Art. 3.- Se considera de prioridad nacional al comercio exterior y en especial al fomento de las exportaciones e inversiones.
Art. 4.- El Estado asegurará la necesaria coherencia entre las políticas de comercio exterior y las políticas fiscal, arancelaria, monetaria, crediticia, cambiaria y de desarrollo económico - social y los correspondientes regímenes normativos.
Art. 5.- Se consagra el principio de neutralidad fiscal, para asegurar transparencia en el desenvolvimiento de las actividades de exportación, importación e inversión.
25
Art. 8.- Las exportaciones están exoneradas de todo impuesto, salvo las de hidrocarburos.”
LEY DE RÉGIMEN ADUANERO
Servicio Nacional de Aduana del Ecuador (SENAE), es una entidad estatal, autónoma conpersonería jurídica de derecho público, conautonomía técnica, administrativa, financieray presupuestaria.
Es parte activa del quehacer nacional e internacional, son facilitadores del Comercio Exterior, y cuentan con un alto nivel profesional, logístico, técnico y tecnológico.
Se le atribuye las competencias técnico-administrativas, necesarias parallevar adelante la planificación y ejecuciónde la política aduanera del país.
Se le entregan las facultades tributariasde determinación, resolucióny sanción en materia aduanera, de conformidad con esta ley ysus reglamentos.
“Art. 1.- Ámbito de Aplicación.- La presente ley regula las relaciones jurídicas entre el Estado y las personas que operan en el tráfico internacional de mercancías dentro del territorio aduanero. Mercancías son los bienes corporales muebles de cualquier clase.
Art. 4.- Aduanas.- La Aduana es un servicio público que tiene a su cargo principalmente la vigilancia y control de la entrada y salida de personas, mercancías y medios de transporte por las fronteras y zonas aduaneras de la República; la determinación y la recaudación de las obligaciones tributarias causadas por tales hechos; la resolución de los reclamos, recursos, peticiones y consultas de los interesados; y, la prevención, persecución y sanción de las infracciones aduaneras. Los servicios aduaneros comprenden el almacenamiento, verificación, valoración, aforo, liquidación, recaudación tributaria y el control y vigilancia de las mercaderías ingresadas al amparo de los regímenes aduaneros especiales.”
26
CAPÍTULO II
CONTROL INTERNO
“El término “Sistema de control interno” significa todas las políticas y procedimientos (controles internos) adaptados por la administración de una entidad para ayudar a lograr el objetivo de la administración de asegurar, tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesión a las políticas de administración, la salvaguarda de activos, la prevención y detección de fraude y error, la precisión e integralidad de los registros contables, y la oportuna preparación de información financiera confiable.”4
- Establecerlo en forma sistematizada, es decir, siguiendo un ordenamiento racional.
El “control interno” abarca la organización, los procedimientos y las practicas empleadas para administrar las operaciones de la entidad para prever el cumplimiento efectivo de los deberes asignados y para alcanzar los resultados deseados.
La esencia del control interno esta en las acciones tomadas para dirigir o llevar a cabo las actividades planteadas. Dichas acciones implican corregir las diferencias y adaptar las operaciones para que guarden conformidad con las normas establecidas y con los objetivos propuestos.
Para que el control funcione es necesario:
- Dotarlo de los elementos necesarios para su funcionamiento.
- Orientarlo a objetivos específicos, de manera que su efecto sea medible.
El control es sustancial a todos los actos y procesos administrativos de una organización, es decir que no puede ni debe concebirse separados.
El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de medios adoptados para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observancia de las políticas establecidas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
4
27
2.1
DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO
“Un proceso, realizado por el consejo de administración, los directivos y otro personal, cuyo fin es ofrecer una seguridad razonable de la consecución de objetivos en las siguientes categorías:
Confiabilidad de los Informes Financieros
Eficacia y eficiencia de las operaciones,
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.”5
En la definición anterior se refleja ciertos conceptos fundamentales que se explican a continuación:
El Control Interno es un proceso:
“Es un conjunto de acciones estructuradas y coordinadas dirigidas a la consecución de un fin, no es un fin en sí mismo.”
El proceso de negocios, que se llevan a cabo dentro de las unidades y funciones de las empresas o entre las mismas, estas se coordinan en función de los procesos de gestión básicos de planificación, ejecución y supervisión. El control interno es parte de dichos procesos y está integrado en ellos, permitiendo su funcionamiento adecuado y supervisando su comportamiento a aplicabilidad en cada momento. Constituye una herramienta útil para la gestión, pero no la sustituye.
Este concepto de control interno difiere mucho de la forma de aplicarlo en sus inicios, en esta época se toma al control interno como un elemento añadido a las actividades de una empresa o como una carga inevitable impuesta por la administración. Los controles internos deben ser incorporados a la infraestructura de una empresa, no deben ser añadidos, de manera que no deben entorpecer, sino favorecer la consecución de los objetivos de la empresa. Al ser incorporados y no añadidos, podemos identificar desviaciones en costos, en actividades operativas básicas y además agilizar el tiempo de respuesta para soluciones desviaciones y costos innecesarios.
5
28
El Control Interno es llevado a cabo por las personas:
El control interno no se trata solo de manuales, políticas y demás directrices impresas, sino de personas que trabajan en cada nivel de la empresa.
El control interno lo lleva a cabo la Gerencia y los demás miembros de la empresa. Lo realizan los trabajadores de una empresa mediante sus actuaciones concretas y rinden los resultados a través de la gerencia a los directivos y accionistas de la empresa. Las personas son las que establecen los objetivos de la empresa e implantan los mecanismos de control, aplicando las políticas establecidas en los manuales de operación. En consecuencia las personas que componen la organización deben tener conciencia de la necesidad de evaluar los riesgos y aplicar controles, y deben estar en condiciones de responder adecuadamente a ello.
El Control Interno aporta un grado de seguridad razonable:
El control interno aporta una seguridad razonable (pero no completa), a la gerencia, porque existen limitaciones inherentes a todos los sistemas de control interno, estas limitaciones se deben: a) a las opiniones en que se basan las decisiones estas pueden ser erróneas, b) las personas encargadas del establecimiento de controles tienen que analizar la relación de costo/beneficio de los mismos, y c) pueden producirse problemas en el funcionamiento del sistema con consecuencia de fallas humanas, aunque se trate de un simple error o equivocación. El control interno está pensado, para facilitar la consecución de objetivos en uno o más ámbitos independientes, pero con elementos comunes.
También caben subgrupos de control interno. Así, las personas pueden centrarse en controles sobre información financiera o los relacionados con el cumplimiento de las políticas establecidas por la empresa en el área operativa. Además les puede permitir centrarse en los controles sobre unidades o actividades determinadas de una empresa.
2.2
IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO
Cuando una empresa va creciendo, la administración se da cuenta que le es imposible atender un sin número de actividades comerciales que antes constituían su labor más importante, entonces tiene que pensar en la conveniencia de contratar y delegar algunas de sus funciones a sus empleados para que la empresa pueda desenvolverse en forma satisfactoria, es decir contratar personal capacitado para cada uno de los departamentos, implantándose así la división del trabajo para el logro de un fin común.
29
La gerencia general coordina el trabajo de los jefes departamentales y empleados de la empresa, lo cual constituye un problema, cuya solución se estima como la función más importante de la gerencia de una empresa.
El control interno en cualquier organización, es importante porque apoya la conducción de los objetivos de la organización, como en el control e información de las operaciones, puesto que permite el manejo adecuado de bienes, funciones e información de una empresa determinada, con el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus operaciones en el mercado; ayuda a que los recursos disponibles, sean utilizados en forma eficiente, basado en criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos.
Cuando no existen procedimientos de control interno se pueden cometer errores involuntarios o voluntarios en las transacciones dentro de una empresa, así como pérdida de tiempo y costos relacionados. El gerente con visión no esperará a que esto suceda y procurará adaptar su negocio a un control interno efectivo que le rinda la máxima eficiencia.
2.3
OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
“El control Interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración”6
6
ESTUPIÑAN Gaitán, Rodrigo, Control Interno y Fraudes con base los ciclos transaccionales: Análisis del Informes COSO I y II, 2da. Edición, ECOE Ediciones Bogotá-Colombia, 2006, Pág. 19
Con el control interno se espera mayor seguridad para el logro de los objetivos a través de las políticas, reglamentos y demás procedimientos establecidos por la empresa. La alta dirección será la encargada de supervisar que estos lineamientos sean cumplidos.
El Control Interno no puede evitar que se realicen malas prácticas por parte de los colaboradores de una organización, sin embargo permite tomar medidas correctivas a tiempo evitando pérdidas importantes a la compañía.
30
Salvaguardas los activos de la empresa y obtener un control efectivo para evitar pérdidas por fraudes o negligencia.
Proporcionar información contable y financiera exacta y veraz para la toma de decisiones.
Hacer uso eficaz y eficiente de los recursos.
Adoptar medidas de protección para los activos físicos en forma adecuada.
Promover, evaluar y velar por la seguridad, calidad y mejora continua de todos los procesos en general.
Generar una cultura de control en todos los niveles de la organización.
2.4
CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO
El Control Interno Administrativo:
Es el plan de organización que está adoptado por cada entidad, tomando en forma independiente un conjunto de procedimientos y acciones preventivas y correctivas los cuales, establecidos en forma adecuada, apoyan al logro de los objetivos administrativos como; permitir a la gerencia mantenerse informado de la administración de la empresa, coordinar funciones del personal en general, controlar el logro de los objetivos establecidos, definir que las funciones se estén ejecutando en forma eficiente y determinar si la entidad y sus colaboradores están cumpliendo con las políticas establecidas.
El control administrativo interno debe incluir análisis, estadísticas, informes de actuación, programas de entrenamiento del personal y controles de calidad de productos o servicios. Además son importantes estos elementos:
Desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad.
Clara definición de funciones y responsabilidades.
Un mecanismo de comprobación interna en la estructura de operación con el fin de proveer un funcionamiento eficiente y la máxima protección contra fraudes, despilfarros, abusos, errores e irregularidades.
El mantenimiento, dentro de la organización, de la actividad de evaluación independiente, representada por la auditoría interna, encargada de revisar políticas, disposiciones legales y reglamentarias, prácticas financieras y operaciones en general como un servicio constructivo y de protección para los niveles de dirección y administración.
31
El Control Interno Contable
Se deriva del sistema de Control Interno administrativo, de su sistema de información, ya que el Control interno contable es el que genera la base de datos de la cual se alimentará el Sistema de Información. Los principales lineamientos para que el Control interno contable sea eficiente, se debe verificar que; las operaciones sean registradas en forma integral, oportuna, con una correcta valuación, según su ocurrencia, reveladas y presentadas en forma adecuada. Todas las operaciones realizadas en la entidad deben reflejar la existencia y pertenencia, esto es verificable a través de conteos físicos y cruce de información. Estas operaciones deben ser ejecutadas únicamente con las autorizaciones de los niveles permitidos.
Los objetivos del control contable interno son:
La integridad de la información. Que todas las operaciones efectuadas queden incluidas en los registros contables.
La validez de la información. Que todas las operaciones registradas representen acontecimientos económicos que en verdad ocurrieron y fueron debidamente autorizados. La exactitud de la información. Que las operaciones se registren por su importe correcto, en la cuenta correspondiente y oportunamente.
El mantenimiento de la información. Que los registros contables, una vez contabilizadas todas las operaciones, sigan reflejando los resultados y la situación financiera del negocio.
La seguridad física. Que el acceso a los activos y a los documentos que controlan su movimiento sea solo al personal autorizado.
2.5
COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
El control interno varía mucho entre las organizaciones, según factores como el tamaño, la naturaleza de las operaciones y los objetivos. No obstante ciertas características son esenciales para un buen control interno en las grandes empresas. Incluye cinco componentes: 1) Ambientes de Control, 2) Actividades de Control, 3) Evaluación de Riesgos, 4) Información y Comunicación, 5) Supervisión y Monitoreo.
32
2.5.1
AMBIENTE DE CONTROL
“Crea el tono de la organización al influir en la conciencia de control. Puede verse como el fundamento del resto de los componentes. Entre sus factores figuran los siguientes: integridad y valores éticos, compromiso con la competencia, consejo de administración o comité de auditoría, filosofía y estilo operativo de los ejecutivos, estructura organizacional, asignación de la autoridad y de responsabilidades, políticas y prácticas de recursos humanos.”7
• Integridad y valores éticos
El ambiente de control está influenciado por la cultura de la entidad, dentro de este tiene gran importancia la conciencia de control de su gente, y la forma en la que la administración es capaz de influir en el personal para que vele por el control dentro de la entidad. Las entidades se esfuerzan por tener gente con capacidades acorde a sus necesidades, inculcan actitudes de integridad y conciencia de control a todo el personal que colabora con la entidad, establecen las políticas y procedimientos apropiados, incluyen un reglamento interno o ciertos códigos de conducta, escritos en forma regular, este código fomenta la participación de los valores y el trabajo en equipo, con el fin de obtenerlos objetivos de la entidad
Factores del Ambiente de Control
“La eficacia del control interno depende directamente de la comunicación e imposición de la integridad y valores éticos del personal encargado de crear, administrar y vigilar los controles.”
Estos valores compartidos por la dirección, deben ser comunicados con el ejemplo, estos van a enmarcar la conducta de funcionarios y empleados, orientando su integridad y su compromiso personal. Estos son esenciales para el Ambiente de Control ya que el sistema de Control Interno se sustenta en los valores éticos, que definen la conducta de quienes lo operan. Estos valores se enmarcan en la moral de los colaboradores de una entidad por lo que van más allá del solo cumplimiento de las leyes, reglamentos y normativa en general.
Se debe aclarar que el comportamiento ético y la integridad moral se sustentan en la cultura organizacional. Esta determina, cómo se deben hacer las cosas, que normas y reglamentos se deben tener en cuenta y si estas son desviadas para la consecución de los objetivos de control.
7
