UNIDAD 2:
PRINCIPIOS BASICOS DE PROCESAMIENTO DE TEXTO.COTENIDO: APLICACIONES DEL OFFICE. DESARROLLO
Microsoft Office: es el programa que ofrece un paquete integrado de herramientas para la
productividad en los negocios, este paquete integra en un solo programa los principales funcionalidades del Office, destinado al mercado y a las pequeñas empresas.
Microsoft Office incluye los siguientes programas:
Microsoft Word (Procesador de texto) Microsoft Excel ( Hoja de Cálculo)
Microsoft Power Point (Programa de presentaciones) Microsoft Access (Programa de base de datos)
Microsoft Outlook (Programa que se utiliza como agenda de correo electrónico.) Microsoft Frontpage ( Editor de página Web)
Microsoft Photo Manager ( Editor Fotográfico)
Microsoft Publisher ( Programa para crear publicaciones)
Microsoft Visio (P. que esta diseñado para realizar diagramas técnicos y comerciales.)
y otros.
Entre las distintas versiones que han salido a la venta del paquete de aplicaciones de Microsoft Office tenemos:
Microsoft Office 95 Microsoft Office 97 Microsoft Office 2000
Microsoft Office Xp/ 2002 Microsoft Office 2003 Microsoft Office 2007
Y otros.
CONTENIDO: INTRODUCCION A MICROSOFT WORD. DESARROLLO
Microsoft Word 2003: es un procesador de texto creado por Microsoft para realizar todo tipo
de textos tales como: cartas, trabajos de graduación, trabajos escolares y otros. Este programa permite crear documentos con buen aspecto, fácil y profesional.
¿Cómo entrar a Microsoft Word?
Para entrar al programa hay 3 formas las cuales son:1) Forma normal.
9 Haciendo clic en el botón Inicio. 9 Todos los programas.
9 Microsoft Office. 9 Microsoft Word.
2) Al hacer clic en el botón Inicio si el programa de Microsoft se encuentra en el Menú, solamente tendrá que dar clic sobre este.
3) También puede abrir Microsoft Word con acceso directo desde el escritorio. Contará con esta opción si usted ha creado antes acceso directo del programa.
EXPLORANDO LA VENTADA DE MICROSOFT WORD
A continuación observaremos la ventana de Microsoft Word en la cual podemos identificar todos sus elementos. Área de Trabajo Barra de Desplazamiento Vertical. Barra de Herramientas Formato. Barra de Herramient as Estándar. Regla Barra de Menú Botones de acción Barra de Título Barra de Desplazamiento Horizontal Barra de Estado
PASOS PARA GUARDAR UN ARCHIVO EN MICROSOFT WORD
1. Dar clic en el Menú Archivo.
2. Dar clic en la opción Guardar como.
3. Aparecerá el cuadro de diálogo de guardar como, en el cual usted seleccionará en la casilla “Guardar en” donde guardará su documento. (Escritorio, mis documentos, disquete, usb)
4. Después de seleccionar la unidad en la que guardará, deberá en la casilla “Nombre de
Archivo” escribir un nombre al documento que quiere guardar.
5. Dar clic en el botón guardar o simplemente presionar la tecla ENTER.
Si, usted ya tiene guardado su archivo con un nombre y aun continua trabajando en este, para guardar cambios solamente tendrá que dar clic en el botón guardar, el cual se encuentra en la barra Estándar y representado por la imagen de un disquete. Y sí usted prefiere puede presionar las teclas de combinación (Control + G)
CONTENIDO: MODIFICAR UN DOCUMENTO EN MICROSOFT WORD
COMO GUARDAR UN ARCHIVO CON UN NOMBRE DIFERENTE
Cuando usted ya le ha dado un nombre al archivo y desea modificárselo puede hacerlo desde Mi Pc yéndose a la unidad en donde lo tiene guardado. También puede hacerlo desde el cuadro de diálogo abrir o guardar como, cuando ya se encuentra dentro del programa de Microsoft Word.
PASOS:
1. Deberá entrar al cuadro de diálogo abrir o ya sea en guardar como. 2. Dar clic en el archivo que desea modificarle el nombre.
3. Dar clic derecho sobre el archivo.
4. Aparecerá un menú contextual en el cual se seleccionará la opción Cambiar nombre. Y ya está listo para hacerle los cambios.
5. Luego dar clic fuera de donde realizó los cambios o puede presionar la tecla ENTER.
PASOS PARA GUARDAR UN ARCHIVO CON CONTRASEÑA
1. Dar clic en el Menú Archivo.
2. Dar clic en la opción Guardar como.
3. Aparecerá el cuadro de diálogo de guardar como, en el cual usted seleccionará en la casilla “Guardar en” donde guardará su documento. (Escritorio, mis documentos, disquete, usb)
4. Dar clic en el botón Herramientas el cual se encuentra en la parte superior derecha del cuadro. 5. Seleccionar la opción que dice: “Opciones de Seguridad”
6. Aparecerá el siguiente cuadro, en el cual deberá escribir la contraseña de apertura y la contraseña de escritura. Observará que en lugar del texto aparecerán unos asteriscos.
Contraseña de apertura
Contraseña de escritura
7. Dar clic en el botón Aceptar.
8. Luego aparecerán los siguientes cuadros en donde le pide que escriba de nuevo la misma contraseña. Después de escribir la contraseña deberá dar clic en el botón aceptar.
. En la casilla “Nombre de Archivo” debe escribir un nombre al documento que quiere
0. Dar clic en el botón Guardar.
ota: el nombre que le de al archivo no debe ser el mismo que le escribió a la contraseña, si lo
e siempre la contraseña de lo contrario no podrá abrirlo y todo su trabajo se perderá.
PASOS PARA ABRIR UN ARCHIVO EN MICRSOFT WORD
. Dar clic en el Menú Archivo (también puede hacerlo desde el botón abrir de la barra Estándar ionar la unidad en la que tiene guardado ar el archivo que desea abrir y dar doble clic sobre este.
ONTENIDO: APLICAR FORMATO AL TEXTO
DESARROLLO
9
guardar. 1
N
hace no tiene ningún sentido colocarle contraseña al archivo porque cualquier persona podrá abrirlo.
Recuerd
1
o presionando las combinaciones de teclas control + A 2. Aparecerá un cuadro de diálogo en el cual debe selecc el archivo.
3. Seleccion
C
uando se habla de aplicarle formato al texto nos referimos a darle forma al texto de tal manera
ento de escribir un texto se puede hacer desde la barra de
i lo hace desde el Menú Formato observará la siguiente imagen: C
que tenga una buena apariencia. Incluye aspectos como por ejemplo: espacio entre líneas, tipo de fuente, estilo, tamaño de letra, alineación al texto, color de letra, letra capital, sangría, viñetas y otros.
Para seleccionar un tipo de letra al mom
herramientas formato, desde el menú formato, si lo hace de esta forma usted puede seleccionar además del tipo de fuente, el color, estilo, tamaño etc.
La barra que se utiliza para aplicar formato a un texto es la siguiente:
Observe la siguiente imagen del Menú Formato:
ón que se conocen en Microsoft Word son: estilo normal, negrita, cursiva y la barra de herramientas formato o desde el
son los siguientes: Ctrl.+ Q Ctrl.+ T Ctrl.+ D Ctrl.+ J
LETRA CAPITAL
Los tipos de alineaci
subrayado. Los cuales pueden ser aplicados desde Menú Formato.
Los tipos de alineación
9 Alineación a la izquierda. 9 Alineación al centro 9 Alineación a la derecha y 9 Alineación justificada.
La letra capital es una letra grande que coloca al inicio de un párrafo. Nosotros podemos er que en los periódicos es bastante utilizada.
asos:
. Colocar el cursor al inicio del párrafo y dar clic en el Menú Formato. 2. Dar clic en la opción “Letra Capital”
3. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo en esea que abarque la letra capital.
4. Luego dar clic en el botón aceptar o simplemente dar Enter.
P
1el cual se seleccionará el estilo deseado, el tipo de fuente, el número de líneas que se d
ESPACION ENTRE LINEAS
E e espacio en sentido vertical entre líneas de texto. De
f icrosoft Word utiliza un interlineado sencillo. El interlineado que aplique afectará todas las líneas de texto del párrafo seleccionado.
Los tipos de interlineado que ud. Puede aplicarle a un texto son los siguientes: sencillo (ctrl. + 1) 1,5 (ctrl. + 5) doble (ctrl. + 2) mínimo, exacto y múltiple.
Pasos:
1. Marcar el texto2. Dar clic en el Menú Formato. 3. Dar clic en la opción Párrafo.
6. Dar clic en el botón a
l interlineado determina la cantidad d orma predeterminada M
4. Aparecerá el cuadro de diálogo párrafo, en el cual se dará clic en la ficha sangría y espacio.
Observe el siguiente cuadro de diálogo:
5. Dar clic debajo de donde dice interlineado y seleccionar el tipo de interlineado que desea.
COMO APLICAR SANGRIA A UN PARRAFO
argen de una pagina ya que al
ina el ancho general del área principal de texto. Es decir rde de la página. Cuando se aplica una sangría a un párrafo, esta specifica la distancia entre el texto y los márgenes.
os tipos de sangría que se pueden aplicar a un texto en Microsoft Word son los siguientes: ngría en primera línea y sangría francesa. Estas sangrías se pueden aplicar desde el cuadro de iálogo Párrafo.
ién puede aplicar a un párrafo sangría en primera línea presionando al inicio de cada
tecla Tab
Usted puede aplicar una sangría o cambiar los valores de la sangría que se tiene seleccionada, arrastrando los marcadores de sangría que se encuentran en la regla.
Observe la siguiente imagen:
Es necesario tener bien claro lo que es una sangría y el m confundirlos el resultado será diferente.
La configuración de los márgenes determ el espacio entre el texto y el bo
e L sa d Primera línea Francesa Tamb párrafo la
Tú que eres joven, construye la felicidad sobre bases sólidas. Recuerda siempre que la felicidad no depende de las otras personas sino de nosotros mismos.
Si alguien quiere desviarte del buen camino, no lo acompañes; no te lances junto a él, continúa por tu camino, solo así conseguirás la alegría para tu corazón.
Estudia todo lo que puedas, escucha los consejos de tus padres, de tus maestros, se honesto y sincero en tus acciones, porque así construirás una vida noble y digna.
VIÑETAS
Para colocar viñetas a un documento de Microsoft Word puede hacerlo de dos formas: Desde el enú Formato y desde la barra de Herramientas Formato.
Tenga presente que a que o
seleccionada. En cam es de viñetas.
1. Dar clic en el Me
2. Dar clic en la opción Numeración y viñetas.
3. Aparecerá el siguiente cuadro de diálog d. Seleccionará la viñeta que desea luego dará clic en el botón aceptar.
M
si lo hace desde este botón, se insertará la última viñet bio si ud. Lo hace desde el Menú formato tendrá más opcion
ha sid
PASOS:
nú Formato.o en donde u
Margen
necesidad del usuario.
Eje
Tam e se ha aplicado letra capital al inicio de cada columna.
iyo cambiara mi manera de pensar, hacia otros, me sentiría sereno.
Si yo cambiara mi manera de actuar, ante los demás, los haría felices. Si yo aceptara a todos como son, sufriría menos.
Si yo me aceptara tal como soy, quitándome mis defectos, cuanto mejoraría mi hogar, mi ambiente cotidiano.
i yo deseara siempre el bienestar de los demás, sería feliz.
Si yo encontrara lo positivo en todas las cosas que hago y que me suceden, la vida sería digna de ser vivida.
Si yo me diera cuenta que al lastimar a los demás, el primer lastimado soy yo, trataría de hacer menos daño a los que me rodean. Si yo criticara menos y amara más... si yo
este
CONTENIDO: TRABAJO CON COLUMNAS Pasos:
Dar clic en el Menú Formato Dar clic en la opción columnas Aparece el cuadro de diálogo
“Columnas” en el cual se seleccionarán las opciones necesarias de acuerdo a la
Dar clic en el botón Aceptar.
mplo en donde se ha aplicado dos col
bién puede observar qu
umnas al texto, dejándole la línea entre las columnas.
Si yo comprendiera plenamente mis errores, sería humilde.
cambiara, cambiara el mundo porque yo soy parte de
Para ede ha se
encu .
Pasos para insertar un salto de columna.
Ubicar el cursor donde se quiere realizar el salto de columna.
Dar clic en el menú Insertar. Seleccionar la opción Salto
Aparece el cuadro de dialogo “Salto” en el cual se seleccionará la opción “Salto de Columna”.
Dar clic en el botón Aceptar
CONTENIDO: ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA
Los encabezados y pie de página son textos que se escriben en el margen superior o inferior de la hoja (según sea el caso) y se repiten de manera automática en las páginas del documento (a menos que usted decida modificarlos para algunas páginas solamente). Para crear encabezados o pie de página, haga lo siguiente:
1. Elija en el Menú Ver la opción Encabezado y pie de página.
2. Word marca las áreas de encabezado y pie de página con líneas de puntos (son caracteres no imprimibles) y activa estas áreas de manera que se pueda escribir en ellas.
colocar texto en columnas también se pu entra en la barra de herramientas Estándar
cer desde el botón columnas que
Se desactiva todo el texto situado fuera del área del encabezado y pie de página (se ve de color gris claro, y esto indica que en ese momento no se puede trabajar sobre él).
3. Coloque el cursor en el lugar en que desee escribir (encabezado o pie de página). Para pasar del encabezado al pie de página o viceversa, haga clic sobre el icono Cambiar entre encabezado y pie de la barra de herramientas Encabezado y pie de página, sino quiere hacerlo utilizando este botón puede utilizar las teclas cursoras (la que va hacia arriba o según sea el caso la que va hacia abajo)
4. Escriba el texto que desee introducir y aplíquele el formato que desee. También estas áreas imágenes, bordes, tablas, etc.
ás de las ya mencionadas, en la barra de herramientas encabezad
puede incluir en o y pie de página puede ctivar opciones para colocar la fecha y hora, la numeración, cambiar el formato de esta, etc.
haga clic en el
Si d un pie de página, también puede hacerlo entrando al área de vés del menú ver, comando encabezado y pie de página) y borre inar.
encabezado y pie de página.
úmeros de páginas puede
1.En el menú Insertar, elija Número de página para abrir el cuadro de diálogo con este mismo nombre.
2.El la lista Posición puede elegir el lugar
podrá seleccionar el lugar Adem
a
5. Para salir del encabezado y pie de página botón Cerrar o doble clic sobre el texto inactivo que está en gris.
esea eliminar un encabezado o encabezado y pie de página (a tra el texto o imagen que quiera elim
Contenido de la barra de
Mostrar el siguiente
Insertar Número de página Insertar Número de Páginas Cambiar entre encabezado y pie Vincular al anterior
Insertar hora
Configurar página Insertar fecha
Formato del número de página Mostrar u ocultar texto Mostrar el anterior del documento
También puede insertar número de página con el cuadro de diálogo N
agregar numeración en la parte superior o inferior de la hoja, y elegir distintos tipos de esta. Siga los siguientes pasos:
en que quiere que aparezca el número de la página (parte superior o inferior).
3.En Alineación
con respecto a los márgenes ocupará la numeración (a la derecha, a la izquierda, centrado, etc.)
4.Puede activar o desactivar la opción de numerar la primera hoja.
5. Al hacer clic en el botón Formato, aparece el cuadro de diálogo Formato de los números de
las páginas, y sus opciones se explican a continuación:
A. Formato de número: permite elegir el tipo de número entre opciones como analógicos, letras
del alfabeto o romano.
. Incluir número de capítulo: añade números de capítulos a la numeración de página.
. Empezar con el estilo: puede ordenar formatear todos los títulos de un c un
m
. U lo.
. C ba el número con el que quiere iniciar la
n
fragmento o un sub-archivo dentro del archivo principal. Se le considera que
n de secciones permite tener dentro de un mi mo documento páginas o grupos de estas ntación de la hoja, encabezados y pie de página,
a
1. Coloque el cursor en el lugar donde desee acabar la s 2. Dar clic en el menú Insertar y seleccionar la opción S3. En el cuadro de diálogo Salto, seleccione la opción Página siguiente opciones.
4. Haga clic en el botón Aceptar para finalizar la operac
a ya tiene una nueva sección. Podrá verificar el número de la sección en la que está abajando observando la información que muestra la barra de Estado (lado izquierdo).
B
C apítulo usando
ismo estilo.
D sar separador: permite separar la numeración de la hoja de la del capítu
E ontinuar desde la sección anterior. Iniciar en: escri umeración si no quiere.
Trabajar con secciones
Sección: Es como un
es como un fragmento porque se pueden hacer cambios sin que afecte el resto del documento.
La creació s
con características diferentes de márgenes, orie etc.
Pasos para realizar un s lto de sección
ección anterior e iniciar la nueva. alto...
del segundo grupo de ión.
Y de esta form tr
Una vez creada la sección puede modificar las características de márgenes, tamaño de papel, rientación de la hoja, etc.
o
Ejercicio 1:
Trabaje en un documento en donde tenga 6 páginas, luego realice 3 secciones. (Cada sección deberá tener 2 páginas) Siga los pasos antes mencionados.
Realice los saltos de sección en las páginas 3 y 5.
Pasos para colocar diferente encabezado o pie de página en un documento
Recuerde que antes es necesario crear las diferentes secciones.
1. Dar clic en el Menú Ver
2. Dar clic en la opción encabezado y pie de página.
5. trar el siguiente
7. Ubíquese en la sección No. 2 8. Escríbale el nombre de Practica 1 9. Repita los pasos 5 y 6
13. Repita los pasos 5 y 6
ión 2 deberán ir con orientación horizontal, márgenes de 4 y hoja tamaño oficio.
Las páginas 5 y 6 con orientació
DESDE EL MENU HERRAMIENTAS PASOS:
ar la opción combinar correspondencia
clic en el botón siguiente: inicie el
inar los campos que se encuentran establecidos.
3. Ubíquese en la sección No. 1 4. Escríbale “el nombre suyo”
Dar clic en el botón Mos
10. Ubíquese en la sección No. 3 11. Escríbale el nombre de Actividad 1
6. Dar clic en el botón Vincular al anterior. Verifique si están correctos. NOTA:
Las páginas de la primera sección deberán ir con orientación vertical y márgenes de 3 cms. Las páginas de la secc
n vertical y en 2 columnas.
Verifique que los cambios que realice solo le afecten a la sección que se los ha aplicado.
CONTENIDO: TRABAJAR CON DOCUMENTOSCOMBINADOS.
1. Ubicarse en el documento que se va a trabajar 2. Dar clic en el Menú herramientas
3. Dar clic en la opción cartas y correspondencias 4. Seleccion
5. Aparece el Panel de Tareas y luego dar clic en doble
documento.
6. Seleccionar la opción escribir una lista nueva y luego dar clic en el botón crear
7. Aparece el cuadro de diálogo “nueva lista de direcciones” y dar clic en el botón personalizar 8. Elim
9. Dar clic en el botón agregar, aparece el cuadro “agregar campo”en donde se debe escribir el nombre del campo a crear.
10. Dar clic en el botón Aceptar.
s pasos 9 y 10 hasta agregar todos los campos que se desean crear.
n el botón nueva entrada.)
clic en el botón cerrar
5. Aparecerá el cuadro de diálogo “Guardar lista de direcciones” luego se debe de guardar el
rchivo s crea
utomát
spondencia” en el cual de dará lic en el botón aceptar
docu o para
.
campo
8. Dar clic en el botón insertar campos combinados e ir insertando cada uno de los campos en l lugar donde se desean.
lic en el botón Ver datos combinados par observar el contenido de los datos. 0.
os diferentes en Microsoft Word, campos ombinados, el otro archivo será su documento principal.(los dos archivos deben de ser guardados on diferentes nombres.
d. decidirá con cual archivo desea comenzar, el orden no causa ningún problema, en este caso amos a comenzar con el archivo que lleva la tabla.
cesito.
bre diferente al archivo que contiene la tabla.
el cuadro de diálogo seleccionar archivos de origen de datos, en el cual se debe de 1. Repetir lo
1
12. Después de creados los campos dar clic en el botón aceptar.
13. Agregar la información en cada uno de los campos. (Para pasarse a otro registro deberá dar clic e
14. Al terminar de llenar toda la información, deberá dar 1
a con un nombre diferente al que le dará al documento principal. (Acces icamente una base de datos)
a
16. Aparece el cuadro de dialogo “destinatarios de combinar corre c
NOTA: En este momento ya se encuentra en su mento principal en el ua ya se está list c l
insertar los campos de combinación
17. Ubicar el cursor donde se desea insertar el de combinación. 1
e
19. Dar c
2 Guardar el archivo (que el nombre sea diferente al nombre del archivo que guardó anteriormente)
Si va ha crear un documento de combinación creando dos archiv
ebe de tener bien claro lo siguiente: que de los dos archivos que combinará; en uno debe de d
insertar una tabla e introducirle los datos que posteriormente se convertirán en c
c U v
Pasos:
Insertar una tabla e introducir los datos que ne Guardar el archivo y cerrarlo.
Crear el archivo principal y guardarlo con un nom Activar la barra de combinar correspondencia Dar clic en el botón abrir origen de datos. Aparecerá
buscar el archivo que contiene la tabla con los datos y seleccionarlos. Dar clic en el botan abrir
Realizar los pasos 17, 18 y 19 (mencionados anteriormente)
. Configuración del documento principal
ciones
binados
. Resaltar campos de combinación
4. Registro siguiente
7. Revisar errores
8. Combinar en un documento nuevo binar al imprimir
0. Combinar en correo electrónico
Barra de combinar correspondencia
1
2. Abrir origen de datos
3. Destinatarios de combinar correspondencia 4. Insertar bloque de direc
5. Insertar línea de saludo 6. Insertar campos combinados 7. Ver datos com
8 9. Asignar campos 10. Distribuir etiquetas 11. Primer registro 12. Registro anterior 13. ir a registro 1 15. Último registro 16. Buscar entrada 1 1 19. Com 2 21. Combinar en fax. 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 17 18 19 20 13 14 15 16 21
