Manual de funciones por competencias para los cargos administrativos y operativos para la empresa Quimol LTDA

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(1)MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS PARA LOS CARGOS ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS PARA LA EMPRESA QUIMOL LTDA.. EDINSON AMIN LOSADA MAGDA TATIANA RIVAS CASTILLO. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERIAS PROGRAMA INGENIERÍA INDUSTRIAL NEIVA 2019 1.

(2) MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS PARA LOS CARGOS ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS PARA LA EMPRESA QUIMOL LTDA.. EDINSON AMIN LOSADA MAGDA TATIANA RIVAS CASTILLO Informe Final de Práctica Social, Empresarial y Solidaria presentado como requisito para optar al título de INGENIERO INDUSTRIAL Asesor Ing. CARLOS WILMER OVIEDO CÓRDOBA. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERIAS PROGRAMA INGENIERÍA INDUSTRIAL NEIVA 2019. 2.

(3) NOTA DE ACEPTACIÓN. Presidente del Jurado. Jurado. Jurado. Neiva, Junio de 2019 3.

(4) DEDICATORIA. Dedico este informe primero que todo a mis padres que han estado ahí apoyándome en que haya optado por estudiar dicha carrera, donde tuve todo su apoyo durante mi proceso de formación profesional, tanto en nivel (económico y emocional) y ante todo a Dios que ha guiado mis pasos, dándome fortaleza permitiéndome culminar mis estudios universitarios y por mantenerme en pie a pesar de los obstáculos presentados, y luchando cada día por dicho objetivo tan anhelado de ser ingeniera industrial. Magda Tatiana Rivas Castillo. Dedico este informe en primer lugar a DIOS que me dio la posibilidad de salir adelante, de culminar mis estudios para ser un orgullo no solamente para él, sino también para mis padres, mis hermanos, mi esposa, mis hijos, amigos y demás familiares que veían con gran dificultad la posibilidad de llegar a ser un profesional hoy podemos demostrar que con perseverancia y gran actitud se logra alcanzar los sueños. Seguiré luchando para poder honrar, no solamente a la UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA de donde seré egresado, sino también a cada uno de los docentes que nos dieron la posibilidad de aprender, entregando sus conocimientos para ponerlos al servicio de la sociedad.. Édison Amín Losada. 4.

(5) AGRADECIMIENTOS. Agradezco infinitamente a Dios por darme salud y sabiduría en cada instante de mi vida para afrontar todas las adversidades que se me presenten, de igual manera a mi familia por haberme brindado el apoyo necesario desde el ingreso a la universidad hasta la culminación de la carrera, por último, agradecerle a la empresa QUIMOL LTDA, por la confianza acogida dentro de las instalaciones e igual manera, suministrarme la información necesaria, para la realización del informe. Magda Tatiana Rivas Castillo. Agradecemos a la empresa QUIMOL LTDA, quien nos permitió realizar el trabajo que hoy estamos presentando con el fin de apoyar cada una de las transformaciones de áreas y dependencias que internamente constituyen esta empresa, agradeciéndole también a DIOS, a mis padres, a mis hijos, a mi esposa y a todos y cada una de las personas que influyeron en este trabajo para que hoy sea realidad que estemos a un paso, de recibir el título como INGENIEROS INDUSTRIALES. Édison Amín Losada. 5.

(6) CONTENIDO. Pág.. INTRODUCCIÓN. 11. 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. 12. 1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA. 12. 1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA. 13. 2. JUSTIFICACIÓN. 14. 3. OBJETIVOS. 15. 3.1 OBJETIVO GENERAL. 15. 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS. 15. 4. MARCO TEÓRICO. 16. 4.1 MARCO HISTÓRICO. 16. 4.2 MARCO CONCEPTUAL. 16. 4.3 MARCO REFERENCIAL. 18. 4.3.1. Importancia del clima organizacional. 19. 4.3.2. Evaluación del desempeño. 20. 4.3.3. Desarrollo de competencias. 20. 4.4 MARCO LEGAL. 20. 4.5 DISEÑO METODOLOGICO. 22. 6.

(7) 5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. 23. 6. DESARROLLO DEL INFORME. 24. 6.1. RESEÑA HISTORICA DE LA ORGANIZACIÓN. 24. 6.2 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA. 25. 6.3 PLANEACIÓN ESTRATEGICA. 25. 6.3.1 Misión. 25. 6.3.2 Visión. 25. 6.3.4 Política de calidad. 26. 6.4 ORGANIGRAMA. 26. 7. PERFIL POR COMPETENCIAS. 28. 7.1. ESTADO ACTUAL DE LA EMPRESA. 53. 7.2. DIAGNOSTICO CLIMA ORGANIZACIONAL. 53. 7.3. ESTADO ANHELADO DE LA EMPRESA. 54. 8. CONCLUSIONES. 55. 9. RECOMENDACIONES. 56. BIBLIOGRAFIA. 57. ANEXOS. 59. 7.

(8) LISTA DE TABLAS. Pág.. Tabla 1. Cronograma de Actividades. 23. Tabla 2. Ficha de Identificación de la empresa. 25. Tabla 3. Gerente General. 28. Tabla 4. Subgerente. 29. Tabla 5. Asesor Jurídico. 32. Tabla 6. Secretaria. 34. Tabla 7. Jefe de ventas. 35. Tabla 8. Arquitecto. 37. Tabla 9. Diseñador Gráfico. 38. Tabla 10. Jefe Contable. 40. Tabla 11. Auxiliar Contable. 42. Tabla 12. Jefe de Talento Humano. 43. Tabla 13. Psicólogo. 45. Tabla 14. Auxiliar Administrativo. 46. Tabla 15. Jefe de Bodega. 48. Tabla 16. Auxiliar de Bodega. 50. Tabla 17. Asesor Interno. 51. 8.

(9) LISTA DE FIGURAS. Pág.. Figura 1. Logo de la organización. 25. Figura 2. Organigrama de la empresa. 26. Figura 3. Mapa de procesos. 27. Figura 4. Diagnostico General de Clima Laboral. 53. Figura 5. Nivel de Motivación en el Lugar de Trabajo. 54. 9.

(10) LISTA DE ANEXOS. Pág.. Anexo A. Entrevista. 53. Anexo B. Evidencia Fotográfica. 54. 10.

(11) INTRODUCCIÓN. El presente trabajo se desarrolla en la empresa QUIMOL LTDA. Es una empresa joven en el área comercial prestadora de bienes y servicios creada en una perspectiva social de fomento de empleo y crecimiento de su personal con el propósito de generar valor a sus clientes e integrantes de la organización; se dedica a la construcción de obras de ingeniería civil, convirtiendo y adaptándose a las necesidades de sus clientes. Ubicada en la ciudad de Neiva Huila, como ésta organización es reciente, le falta establecer claridad en su estructura de línea de mando y funciones, pues ha presentado inconvenientes en la parte administrativa y de personal. Esta empresa cuenta con 15 diferentes cargos los cuales en sus desempeños de funciones se interponen y crean vacíos en cuanto a responsabilidades, falta de coordinación y problemas comunicacionales. En este trabajo se elaboró un manual de funciones por competencias para los cargos que conforman la empresa, dirigida a prestar un mejor servicio a sus clientes, brindando a sus empleados las funciones y competencias que van a desempeñar en el campo laboral; a través de sus conocimientos y actitudes y aptitudes y el desarrollo de su personalidad. Durante la elaboración de este manual de funciones se identificó las competencias específicas que tiene cada cargo con sus respectivas funciones y responsabilidades mediante la técnica de la aplicación de 15 entrevistas que se realizaron, las cuales consistieron en una serie de preguntas abiertas relacionadas con cada una de las funciones que tiene cada uno de los empleados en los distintos cargos establecidos por la empresa. QUIMOL LTDA, es una organización la cual posee un problema por la ausencia de manuales de funciones por competencias, ya que sus empleados hacen sus labores con base en las órdenes de sus superiores, sin ninguna orientación clara sobre las labores a cumplir, careciendo de una estructura organizacional (organigrama). En general, se espera que la empresa adapte el manual de funciones por competencias diseñado en este trabajo de grado y sea implementado para cada cargo, de modo que mejore el desempeño de las labores y cumpla con las exigencias del mercado y de la competencia.. 11.

(12) 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. 1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA La empresa Quimol Ltda. Es una constructora dedicada a edificar grandes proyectos a nivel urbanísticos y de desarrollo constructivo, está viene atravesando distintos problemas internos los cuales se han visto reflejados en varios aspectos. Es de conocimiento público la crisis que atraviesa el gremio constructor que no ha permitido que la comercialización de proyectos se dé como en otros tiempos, además a nivel mundial la globalización de la economía ha venido obligando a las distintas empresas constructoras a modernizar tanto tecnológicamente como administrativamente, si quieren permanecer y crecer con éxito en el competitivo entorno de este gremio. La desorganización interna de la empresa ha generado grandes pérdidas económicas ya que en la empresa se carece de lo más mínimo como lo es un organigrama en donde estén claros los niveles jerárquicos y de esta manera permitir la designación de tareas y delegación de funciones para que la planificación, comercialización y ejecución de un proyecto salga a flote dentro de lo previsto por la empresa. Ahora bien, si cada uno sabe cuál es el rol que debe cumplir, cuál es su función en la empresa, en su cargo, y a quien le debe rendir cuentas según su posición jerárquica. Obrando así, se logra una fusión simétrica entre los intereses institucionales y los intereses del trabajador. Chiavenato (1999) habla de unos principios básicos de una organización y plantea que dentro los límites de tolerancia sus comportamientos son de modo racional, es decir de acuerdo de las normas lógicas de comportamiento prescrita para cada uno de ellos y que con el conjunto de normas y cargos funcionales permite llevar una sincronización del qué, el cómo, y el cuándo se debe hacer cierta actividad para poder llevar un ambiento laboral, una excelente salud mental, con armonía, y con resultados óptimos del trabajo. Actualmente la empresa Quimol Ltda., como se indicaba anteriormente pasa por una serie de problemas administrativos y de desempeño, presentando contrataciones incorrectas, que repercuten en baja productividad, bajas en las ventas, reentrenamientos de capacitación, mostrando un desequilibrio entre las expectativas de la compañía, sus necesidades reales y el personal contratado. Problemas que se dan por los posibles resultados de la mala definición de los perfiles de puesto de trabajo.. 12.

(13) Analizando esta problemática se vio que era necesario elaborar un manual de funciones por competencias para los cargos administrativos y operativos para la empresa, que sirva como instrumento para la ubicación del personal, la fijación precisa de sus roles, sus funciones, sus lineamientos precisos frente a procesos procedimientos y proyecto; la claridad en la definición de cargos, perfiles y competencias en toda la entidad. El rol que desempeñan las personas en la empresa en aspectos de conocimiento, capacidades habilidades, destrezas y competencias.. 1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ¿Cómo mejorar los procesos administrativos y operativos de la empresa QUIMOL LTDA.?. 13.

(14) 2. JUSTIFICACIÓN. A partir de las necesidades de la empresa y después de un diagnostico en donde se determinó elaborar un manual de funciones por competencias para la empresa Quimol Ltda., ya que esta requiere de una reorganización interna en donde genere una mejoría no solo a nivel de clima organizacional sino en todos los aspectos. En vista de la difícil situación que afronta el gremio constructor en nuestro país en donde los niveles de comercialización son absolutamente bajos y la necesidad de actualizarse tanto tecnológicamente como administrativamente generan un impacto negativo ya que quienes no tienen la capacidad de realizar las respectivas actualizaciones están condenado a liquidar su empresa. Evidenciaremos el estado en el que se encuentra la empresa Quimol Ltda, por medio de la aplicación de unas encuestas que nos permitirá determinar e identificar el clima organizacional y las distintas motivaciones en los excesos de incapacidades, re trabajos y fallas en el cumplimiento de las jornadas laborales. Este manual potenciará un buen ambiente organizacional ya que no se presentarán confusiones entre los empleados con respecto al desempeño de sus labores y a la vez les permitirá comprender la transcendencia de su trabajo dentro del esquema empresarial, lo que los llevará a sentirse más motivados. El resultado de este, se constituye en una herramienta para disminuir objetivamente conflictos, superar dificultades y otras complicaciones en un ambiente laboral, donde el líder del proceso sólo se dirigirá al manual para comprender quién o quiénes incumplieron sus responsabilidades o fallaron en el desempeño de sus labores. En los 11 años que lleva la empresa Quimol en el ámbito comercial, siempre ha ido inclinado a prestar un servicio de calidad, pues de ahí radica la importancia de contar con una hoja de ruta de esta clase, ya que en ella se estandariza el trabajo optimizando el manejo de los recursos vitales con el tiempo y el dinero. De inmediatamente se verá reflejado en los clientes, que empezarán a identificar la imagen de una empresa seria, segura, en la que cada procedimiento ejecutado tiene razón de ser.. 14.

(15) 3. OBJETIVOS. 3.1 OBJETIVO GENERAL Elaborar un manual de funciones por competencia para los cargos administrativos y operativos de la organización, estableciendo adecuadamente todas las funciones que se realicen en cada uno de los perfiles por medio de encuestas aplicadas a cada uno de los cargos, facilitando a los empleados desarrollar y cumplir dicha actividad que beneficie a la empresa QUIMOL LTDA.. 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS . Elaborar encuestas estructurada de 10 preguntas orientadas a identificar funciones, competencias y responsabilidades para cada cargo en la empresa QUIMOL LTDA.. . Establecer los perfiles por competencia basados en la formación educativa y la experiencia con el fin de elaborar los manuales de cargos ajustados a la empresa QUIMOL LTDA.. . Realizar la estructura organizacional, teniendo como base las líneas de Mando, orden jerárquico y funciones de cada una de ellas plasmado en un Organigrama.. . Realizar el diagnóstico de Clima Organizacional con base a las encuestas aplicadas a cada uno de los empleados de la empresa QUIMOL LTDA.. 15.

(16) 4. MARCO TEÓRICO. 4.1 MARCO HISTÓRICO La empresa QUIMOL LTDA., se dedica al diseño y comercialización y construcción de proyectos urbanísticos de diseño, acciones en la compra de predios, licencias urbanísticas, y la venta de bodegas y viviendas. Está ubicada en la ciudad de Neiva- Huila. Es importante aclarar en primer aspecto que en este trabajo se busca conseguir aspectos positivos que logren adecuar a las necesidades de los trabajadores de la empresa con mecanismos necesarios y fundamentales en el área de recursos humanos para el mejoramiento de la organización de todos los procesos administrativos con el fin de generar calidad y en los objetivos que se propaga la empresa. Por otro lado, es importante destacar que la estructura de este marco teórico partió desde una perspectiva del estado del arte, el cual nos adelantó a los conceptos principales que contribuye a dar una base y soporte a este trabajo. Cabe resaltar que, al momento de ejercer una búsqueda, ella se convierte en una estrategia determinante, la cual da un mejoramiento a la calidad que deseamos determinar en este caso es desde el ámbito educacional. Los Manuales Administrativos tienen su origen durante la Segunda Guerra Mundial, en donde por la escasez y urgencia de personal adiestrado, fue necesario preparar a éste mediante manuales. (Parreño, 2002). Los manuales administrativos constituyen una de las etapas del Proceso Administrativo que dan forma a la estructura de la Administración universalmente reconocida; cuando la Administración es percibida como una necesidad profesional, su ejercicio se da mediante un proceso, en el que cada parte, cada acto, cada etapa, están indisolublemente unidas con las demás, y que, además, se dan simultáneamente. Tal secuencia es conocida como “Proceso Administrativo” y se presenta en todo momento de la vida de una empresa u organismo social, sea privado, público o mixto. (Parreño, 2002, p.1)1.. 4.2 MARCO CONCEPTUAL ANALISIS DE CARGOS: es el procedimiento por el cual se determinan los deberes, la naturaleza de los puestos y el tipo de persona que se requiere. A la vez nos proporciona datos sobre los requerimientos del puesto que más tarde se utilizarán para desarrollar las descripciones de los puestos y las especificaciones de estos.. HERNÁNDEZ, Elizabeth. La importancia del clima laboral en https://repositorio.espe.edu.ec/bitstream/21000/4317/1/T-ESPEL-0289.pdf 1. 16. una. empresa”. -.

(17) CLIMA LABORAL: se define a la expresión personal de la apreciación que los empleados y directivos establecen de la organización y que incurre inmediatamente en el desarrollo de la organización. Hace referencia a una apreciación o una reacción común de personas ante situaciones. COMPETENCIAS LABORALES: conjunto de conocimiento, habilidades y actitudes que todo individuo debe desarrollar para desempeñarse de manera apropiada en cualquier entorno productivo, sin importar el sector económico de la actividad, el nivel del cargo, la complejidad de la tarea o el grado de responsabilidad requerido. DESARROLLO DE COMPETENCIAS: las competencias tienen que ser integradoras de conocimiento, habilidades, actitudes y capacidades. Estas se adquieren a medida que recorremos nuestro camino, algunas son fuertes otras débiles, pero lo importante de este proceso es reconocer esas habilidades para trabajarlas y lograr un mayor desarrollo de estas. EL COACHING EMPRESARIAL: hace referencia a la configuración de una nueva Forma de aprendizaje y gestión de conocimientos que capacita a profesionales para optimizar su trabajo y papel dentro de una empresa, además de atender a la consecución de objetivos y mejoras en ámbitos relacionados con la vida cotidiana de los mismos, así como a sus destrezas generales en el plano laboral. EVALUACION DEL DESEMPEÑO: es una apreciación de cómo cada persona se desempeña en su puesto de trabajo y el potencial de desarrollo a futuro, como toda evaluación nos permite juzgar el valor, la excelencia y las cualidades de una persona. Los resultados de dicha evaluación permiten detectar problemas en la supervisión del personal y en la integración del empleado a la organización.2 MANUAL: Es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática información e instrucciones sobre historia, políticas, procedimientos, organización de un organismo social, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo. (Duhalt, K.M, s.f). MANUAL DE FUNCIONES: Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales”. Experiencia, estudios, y demás competencias exigidas para el desempeño de los cargos. “https://gilbertogonzalezsanchez.files.wordpress.com/2012/10/trabajo-3-definicic3b3n-del-manualfunciones.pdf” 2. 17.

(18) ORGANIGRAMA: diagrama que muestra la estructura interna de una organización o empresa, estos deben presentar de forma gráfica o esquemática los distintos niveles de jerarquía y la relación existente entre ellos, su misión es ofrecer información fácil de comprender y sencilla de utilizar. PERFIL DE PUESTO: método de recopilación de los requisitos y calificaciones personales exigidas para el cumplimiento satisfactorio de las tareas de un empleado dentro de una institución, ejemplo: experiencia, nivel de estudio, funciones del puesto, aptitudes, habilidades y competencias requeridas para el cargo. RECOMPENSAS: las recompensas son han llegado a ser más importantes que nunca, ya que los gerentes disponen de menos manera de influir en sus empleados o de moldear su comportamiento, esta proporciona una manera eficaz de estimular a los empleados. TRABAJO EN EQUIPO: para las empresas en la actualidad de muy importante que sus empleados tengan la capacidad de adaptarse al medio y el trabajo en equipo, pues este les permite cumplir con los objetivos establecidos y de esta forma crear un ambiente laboral agradable que conlleven a elevar el nivel de productividad de sus empleados.3. 4.3 MARCO REFERENCIAL En un estudio realizado por Jiménez. (2014), en la ciudad de Cartagena describe la siguiente información e indica lo siguiente: El objetivo primordial de un manual de funciones es describir con claridad todas las actividades de la empresa, y los cargos de la organización. Por tanto, tiene varios objetivos entre los cuales están: Facilitar el proceso de reclutamiento, selección, inducción, adiestramiento y capacitación del personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto, Servir de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, ya que facilita su incorporación a las diferentes unidades. (Jiménez, 2014, p. 18). En otro estudio hecho en Bolívar, Colombia, según Balceiro. (2007). EL Diseño de un Manual de Funciones para la empresa TUBOCARIBE Ltda. Surgió de la necesidad de empalmar los dos manuales de funciones originadas por la fusión de las dos empresas (Maverick y Tenaris), para el nuevo manual se tomaron las fortalezas de los existentes y se reunieron en un solo compendio que le sirviera al trabajador como medio de consulta e información.. 3. “ https://gilbertogonzalezsanchez.files.wordpress.com/2012/10/trabajo-3-definicic3b3n-del-manualfunciones.pdf” 18.

(19) De acuerdo a los resultados de esta investigación se logró obtener lo siguiente: Se logró sensibilizar a Todo el personal Tubocaribe-Tenaris con respecto al direccionamiento estratégico de la nueva organización, lo cual estimuló su participación en la elaboración del manual de funciones de cada dependencia. (Balceiro, 2007, p.734). Se estimuló el interés a nivel organizacional por establecer periódicamente la retroalimentación de los procesos y procedimientos para efectos de asegurar su excelente funcionamiento e igualmente optimizar sus niveles de eficiencia y calidad, con esto se da cumplimiento al máximo de su Gestión de Calidad. (Balceiro, 2007, p.73). la clave de gestión del talento humano por competencias es identificar los comportamientos de cada empleado, que da como resultado un mejor desempeño, lo cual es necesario conocer lo que hacen, sino que también el modo en lo que lo hacen para cumplir como el objetivo propuesto en cada cargo a desempeñar de esta forma ayuda a: . Ayudar a los empleados a entender los requisitos del trabajo en cada área, optimizando su rendimiento.. . Apoyar a los individuos, de una manera que pueda mejorar su desempeño y facilitando su paso al siguiente nivel.. 4.3.1. Importancia del clima organizacional. El clima laboral es uno de los aspectos más importantes para una empresa y lo podemos definir como el conjunto de condiciones sociales y psicológicas que caracterizan a la empresa, y que repercuten de manera directa en el desempeño de los empleados. Esto incluye elementos como el grado de identificación del trabajador con la empresa, la manera en que los grupos se integran y trabajan, los niveles de conflicto, así como los de motivación, entre otros. El empleado, además de tener necesidades materiales, también necesita sentirse involucrado en un ambiente confortable para poder trabajar de manera óptima. Muchos empleados pueden tener todas las aptitudes necesarias para cubrir perfectamente los requerimientos del puesto, pero si no están en un ambiente agradable, no lograrán desarrollar su potencial.5 (Hernandez, 2014). 4. http://viref.udea.edu.co/contenido/pdf/084-importancia.pdf. 5. HERNÁNDEZ, Elizabeth. La importancia del clima laboral en una empresa. 24/05/2014 http://laestrella.com.pa/economia/importancia-clima-laboral-empresa/23773652 19.

(20) 4.3.2. Evaluación del desempeño. La Evaluación del desempeño es una apreciación sistemática de cómo cada persona se desempeña en un puesto y de su potencial de desarrollo a futuro. Toda evaluación es un proceso para juzgar el valor, la excelencia y las cualidades de una persona. Dentro de una organización se hace aplicando varios procedimientos que se conocen por distintos nombres, como evaluación del desempeño, evaluación de méritos, evaluación de los empleados, informes de avance, evaluación de la eficiencia en las funciones. Además, la evaluación del desempeño representa una técnica de administración imprescindible dentro de la actividad administrativa. Es un medio que permite detectar problemas en la supervisión del personal y en la integración del empleado a la organización o al puesto que ocupa, así como discordancia, desaprovechamiento de empleados que tienen más potencial que el exigido por el puesto, problemas de motivación, etc.. 4.3.3. Desarrollo de competencias. El desarrollo de competencias se logra en un escenario en el que interactúan, en forma dinámica, cuatro elementos Fundamentales: personas, organizaciones, estrategias y conocimiento de manera racional; es decir, se alcanza una mayor efectividad con un menor esfuerzo. Una adecuada gestión del conocimiento permite a las personas utilizar con efectividad y agilidad la información disponible en la organización para generar respuestas eficaces e innovadoras, en tiempo real, a las demandas de los clientes fundamentales: personas, organizaciones, estrategias y conocimiento de manera racional; es decir, se alcanza una mayor efectividad con un menor esfuerzo. Una adecuada gestión del conocimiento permite a las personas utilizar con efectividad y agilidad la información disponible en la organización para generar respuestas eficaces e innovadoras, en tiempo real, a las demandas de los clientes.. 4.4 MARCO LEGAL Resolución 1751 del 15 de noviembre del 2013: Por la cual se modifica el Manual Especifico de Funciones, Competencias Laborales y Requisitos de los empleos de Carrera Administrativa de la Planta de Personal del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Que el Manual de Funciones y Requisitos de cada uno de los cargos, está acorde con la Ley 909 de 2004 y el Decreto Ley 785 de 2005. Medios que pretenden utilizar para la prestación del servicio, con sus características técnicas, si es del caso.6 (normativo, 1994). Dado en Bogotá, D. C., a 17 de marzo de 2005.Recuperado de http://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=16127 6. 20.

(21) EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA, En ejercicio de las facultades que le confieren el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, el artículo 99 de la Ley 388 de 1997, los artículos 15, 18 Y 19 de la Ley 400 de 1997, modificados por la Ley 1796 de 2016 y la Ley 810 de 2003. CONSIDERANDO: Que el artículo 45 de la Ley 400 de 1997, por la cual se adoptan normas sobre Construcciones Sismo Resistentes, dispone: “El Gobierno Nacional deberá expedir los decretos reglamentarios que establezcan los requisitos de carácter técnico y científico que resulten pertinentes para cumplir con el objeto de la presente ley (...)” Que el artículo 3° de la Ley 1796 de 2016 concedió a los curadores facultades extraordinarias de revisión de diseños sobre proyectos ubicados en municipios ajenos a sus respectivas jurisdicciones, siempre que en estos no se haya adoptado Que es importante precisar lo dispuesto por la Ley 1796 de 2016 en relación con los deberes y competencias de los curadores, en especial para aclarar que la revisión independiente de diseños estructurales en los términos expuestos por el artículo 3° de esta Ley no exime a los curadores de desarrollar la revisión de los diseños estructurales, estudios geotécnicos y de suelos y diseños de elementos no estructurales, independientemente de si estas funciones han sido desarrolladas por terceros contratados por el titular de la licencia, y que por estos motivos no será procedente ningún tipo de descuento si el titular aporta una revisión ejecutada por terceros. Que el artículo 6° de la Ley 1796 de 2016 creó el Certificado Técnico de Ocupación, el cual será expedido bajo la gravedad de juramento por el supervisor técnico independiente, una vez concluidas las obras de cimentación y estructura aprobadas en la respectiva licencia y previo a la ocupación de la nueva edificación, donde certificará que la obra contó con la supervisión correspondiente y que la edificación se ejecutó de conformidad con los planos, diseños y especificaciones técnicas, estructurales y geotécnicas exigidas por el Reglamento Colombiano de Construcciones Sismo Resistente y aprobadas en la respectiva licencia. Que en vista de la obligatoriedad de ejecutar una supervisión independiente, en los términos que impone el artículo 4 de la Ley 1796 de 2016, resulta adecuado exigir la firma de quien desarrolle esta función sobre las copias de la memoria de los cálculos y planos estructurales en caso de solicitarse licencia de construcción; Que a partir del fuerte control y las variadas exigencias que la. 21.

(22) Ley 1796 de 2016 introduce sobre obras de 2.000 metros cuadrados o más, se hace pertinente adecuar lo establecido en el Decreto 1077 de 20157. 4.5 DISEÑO METODOLOGICO El diseño metodológico es el apartado del trabajo que dará el giro a la investigación a partir del cual se dan los resultados de lo que esperamos, se dan unas conclusiones adecuadas y se expone de una manera en la cual se va a realizar el estudio. Según Arias en (1999) expone: que la metodología de trabajo incluye el tipo o tipos de informes, las técnicas y procedimientos que será utilizados para llevar a cabo la indagación. Es el cómo se realizará el estudio para responder al problema planteado. “miisterio de vivienda , ciudad y territorio” https://dapre.presidencia.gov.co/normativa/normativa/DECRETO%20945%20DEL%2005%20DE% 20JUNIO%20DE%202017.pdf 7. 22.

(23) BUSQUEDA DE EMPRESA. 2.. Fuente: autores. 23 SEGUNDA REVISION A CARGO DE LA DOCENTE CAROLINA ARENAS. CORRRECIONES ASESORIA INGENIERO CARLOS WILMER OVIEDO CORDOBA. CORRECIONES ENTREGA DEL INFORME FINAL. 8.. 9.. 10.. 11.. 12.. 7.. 6.. 5.. 4.. PEDIR PERMISO A LA EMPRESA PARA PODER REALIZAR EL INFORME VISITA A LA EMPRESA PARA PODER RECOGER TODA LA INFORMACION NECESARIA. REALIZACION DEL INFORME FINAL. PEDIR ASESORIA A LA DOCENTE CAROLINA ARENAS APLICAR ENTREVISTA PARA ELABORAR EL DIAGNOSTICO LABORAL.. CONFORMACION DE EQUIPOS DE TRABAJO. 1.. 3.. ACTIVIDADES. No SEMANA 1.. SEMANA 2.. SEMANA 3. MARZO SEMANA 4. SEMANA 1.. SEMANA 2.. SEMANA 3. SEMANA 4. SEMANA 1.. ABRIL SEMANA 2.. MAYO SEMANA 4.. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ( DISEÑO DEL MANUAL DE PERFIL DE CARGOS POR COMPETENCIAS EN LA EMPRESA QUIMOL LTDA) DIPLOMADO TALENTO HUMANO. 5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. Tabla 1. Cronograma de Actividades.

(24) 6. DESARROLLO DEL INFORME. 6.1. RESEÑA HISTORICA DE LA ORGANIZACIÓN Quimol es una sociedad limitada matriculada el miércoles 27 de agosto de 2008 con domicilio registrado en la ciudad de Neiva. Esta empresa se dedica principalmente a otras actividades especializadas para la construcción de edificios y obras de ingeniería civil. Información de la empresa. Razón Social: Quimol Ltda. Nit: 900237093-8 Cámara de Comercio: Neiva Número de Matrícula: 0000189469 Fecha de Matrícula: 27/agosto/2008 Tipo de Organización: Sociedad Limitada Tipo de Sociedad: Sociedad Comercial Estado de la matrícula: Activa Última Renovación: 2018 Entre sus actividades para la construcción de obras civiles incluyen: Las actividades de construcción especializadas en un aspecto común a diferentes tipos de estructuras y que requieren conocimientos o equipo especializados:    . Cimentación, incluida la hincadura de pilotes. Obras de aislamiento contra el agua y la humedad. Des humidificación de edificios. Profundización de pozos. Las obras subterráneas, la construcción de piscinas, la limpieza de exteriores de edificios con vapor, con chorro de arena y con otros medios, el alquiler de maquinaria y equipo de construcción con operadores. En el transporte de carga por carretera: Es aquel destinado a satisfacer las necesidades generales de movilización de cosas de un lugar a otro en vehículos automotores a cambio de una remuneración o precio, bajo la responsabilidad de una empresa de transporte legalmente constituida y debidamente habilitada en esta modalidad. Todas las operaciones de transporte de carga por carretera. Se incluye el transporte de una gran variedad de mercancías tales como: Troncos, Ganado, Productos refrigerados, Carga pesada, Carga a granel, incluso el transporte en camiones cisterna de líquidos (ejemplo: la leche que se recoge en las granjas, agua, etcétera). Automóviles.. 24.

(25) 6.2 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA Tabla 2. Ficha de Identificación de la empresa FICHA DE IDENTIFICACIÓN EMPRESA QUIMOL LTDA RAZÓN SOCIAL. QUIMOL LTDA. NIT. 900237093-8. DIRECCIÓN. Calle 2 SUR n°.7-19. TELEFAX TELEFONO CIUDAD. 3219604643 3219604643 Neiva. Fuente: autores 6.3 PLANEACIÓN ESTRATEGICA Figura 1. Logo de la organización. Fuente: Información suministrada por la empresa “QUIMOL LTDA”.. 6.3.1 Misión. QUIMOL LTDA es una empresa conformada por personal profesional, técnico administrativo y de soporte comprometido con el trabajo en equipo para proporcionar servicios de gerencia integral de proyectos, consultorías especializadas en coordinación, control, supervisión y seguimiento a los procesos, contratación y compras de portafolios, planeación, diseño, interventoría y construcción con el propósito de contribuir al desarrollo de nuestro país.. 6.3.2 Visión. A mediano plazo seremos una empresa reconocida por su liderazgo, excelencia operacional, rentabilidad y sostenibilidad. A 10 años, una empresa referente en el país generando nuevas oportunidades a partir de nuestros procesos altamente competitivos. 25.

(26) 6.3.4 Política de calidad. En QUIMOL LTDA obtenemos la preferencia y fidelidad de los clientes mediante el conocimiento y satisfacción de sus necesidades y expectativas, marcando una diferencia sobre nuestra competencia, determinada por el cumplimiento, calidad y valores agregados ofrecidos en cada uno de nuestros proyectos. Nuestro proceso de calidad se fundamenta en una filosofía de mejoramiento continuo mediante: Compromiso de la alta gerencia, Participación activa de cada uno de los trabajadores, Fortalecimiento de los mecanismos de comunicación interna, Trabajo en equipo bajo condiciones seguras, Estandarización de procesos apoyada en la toma decisiones basada en hechos y datos, Búsqueda permanente de nuevas tecnologías., Construcción de relaciones mutuamente beneficiosas con nuestros clientes y proveedores, Consideramos los objetivos empresariales y el cumplimiento del marco legal para garantizar un desarrollo sostenible y rentable de la compañía en el largo plazo8.. 6.4 ORGANIGRAMA Figura 2. Organigrama de la empresa. Fuente: autores. 8. Fuente: autores 26.

(27) Figura 3. Mapa de procesos MANUAL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO FECHA : 22 DE ABRIL 218. MAPA DE PROCESOS. VERSION: 1. GESTION GERENCIAL. GESTION COMERCIAL. GESTION ADMINISTRATIVA. RECURSOS HUMANOS. Fuente: Información suministrada por la empresa “QUIMOL LTDA”.. 27. SATISFACCION DE CLIENTES Y PARTES INTERESADAS. REQUERIMIENTOS DEL CLIENTES Y PARTES. PAGINA 1.

(28) 7. PERFIL POR COMPETENCIAS. El manual de perfil de cargo por competencias que se estableció para cada uno de los cargos en la empresa QUIMOL LTDA. Tabla 3. Gerente General IDENTIFICACION. Nivel: DESCENTRALIZADO. Código: 039. Denominación del Empleo: GERENTE. Grado: 09. N° Cargos: 1 Cargo Jefe Inmediato: JUNTA Dependencia: GERENCIA DIRECTIVA Naturaleza del cargo: LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN - ELECCIÓN JUNTA DIRECTIVA PROPOSITO PRINCIPAL Desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuarios y entregar las proposiciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes administrativos DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades del área de desempeño 2. Orientar a los usuarios y suministrar la información que les sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos. 3. Autorizar con su firma todos los documentos públicos o privados que deban otorgarse en desarrollo de las actividades sociales o en interés de la sociedad. 4. Ejecutar todas las actividades auxiliares indispensables para el eficaz y oportuno funcionamiento del área, según las directrices del Jefe Inmediato. 5. Nombrar y remover los empleados de la sociedad cuando lo considere necesario o conveniente y mantener informe del curso de los negocios sociales. 6. Cumplir las órdenes e instrucciones que le impartan la asamblea general o la junta directiva y en particular, solicitar autorizaciones para los negocios que deben aprobar previamente la asamblea o la junta directiva según lo disponen las normas correspondientes del presente estatuto. 7. Cumplir o hacer que se cumplan oportunamente todos los requisitos o exigencias legales que se relacionen con el funcionamiento y actividades de la sociedad. CONOCIMIENTOS BASICOS 1. Ley 142 de 1994. 2. Planeación financiera y presupuesto público. 3. Normatividad sobre función y gestión pública. 4. Administración y gestión de talento humano. 5. Relaciones humanas y atención al público. EDUCACIÓN, EXPERIENCIA O FORMACIÓN (PREFERIBLE) Estudios Mínimo: título de tecnología o de profesional en ingeniería civil, administración pública, administración de empresas, administración financiera, y/o bancaria, economía o derecho.. 28.

(29) Máximo: título profesional en ingeniería civil, administración pública, administración de empresas, administración financiera, economía o derecho; y título de postgrado en la modalidad de especialización en áreas relacionadas con las funciones del empleo. COMPETENCIAS/DESTREZAS/HABILIDADES  Orientación a resultados  Transparencia  Orientación al usuario y al ciudadano.  Compromiso con la organización  Compromiso con la Organización  Planeación  Orientación al logro  Dirección y desarrollo del personal  Liderazgo  Conocimiento del entorno  Toma de decisiones  Manejo de la información  Autocontrol  Disciplina  Adaptabilidad al cambio  Integridad RESPONSABILIDADES SOBRE EL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 1. Facilitar los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades del SGSST 2. Certificar la participación de los trabajadores en la identificación de los peligros y control de los riesgos, a través del comité o vigía de Seguridad y Salud en el trabajo. 3. Avalar la supervisión de la seguridad y salud en el trabajo. 4. Valorar por lo menos una vez al año la gestión de la seguridad y salud en el trabajo. 5. Realizar programas de investigación de accidentes de trabajo CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO NIVEL DE EXPOSICIÓN TIPO DE RIESGO DESCRIPCIÓN ALTO MEDIO BAJO Detrimento de las instalaciones, Locativos falta de mantenimiento y señalización. Materiales inapropiados en las Eléctricos instalaciones y equipos, instalación inadecuada o defectuosa. Afectaciones a la salud por Sobre Psicosocial carga y estrés laboral. Causados por fenómenos naturales Natural (terremotos, incendios, Deslizamientos inundaciones). Ejecución de movimientos Ergonómicos repetitivos, adopción de posturas forzadas. Iluminaciones deficientes, ruido intermitente desagradable, Físicos temperaturas Altas y bajas. Presencia de un agente químico en el lugar de trabajo que implica el Químicos contacto de este con el trabajador, normalmente por inhalación o vía dérmica. ELABORO REVISO APROBO Magda Tatiana Rivas Castillo Édison Amín Losada. Fuente: autores. 29.

(30) Tabla 4. Subgerente IDENTIFICACION. Nivel: DESCENTRALIZADO. Denominación del Empleo: SUBGERENTE. Código: 367 Grado: 08 N° Cargos: 1 Dependencia: SUBGERENCIA Cargo Jefe Inmediato: GERENTE Naturaleza del cargo: SUBGERENTE ADMINISTRATIVO PROPOSITO PRINCIPAL Planifica, apoya, supervisa las actividades relacionadas, analiza el desempeño de cada una de las áreas; de tal forma cumpla con los objetivos propuestos dentro de la empresa. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Brinda al trabajador los instrumentos adecuados y materias primas necesarias para la realización de sus funciones. 2. Ofrecer incentivos para el buen desempeño de las labores de cada uno de los empleados. 3. Participar en el diseño y definición de proyectos de infraestructura y/o compras de equipos, asignados y coordinados con la Gerencia y/o Apoderado Legal. 4. Coordinar y desarrollar capacitaciones en procesos inherentes a la organización. 5. Entablar excelentes relaciones con las entidades a las cuales se le brinda nuestro servicios y de igual forma de quienes los recibimos 6. Preparar proyectos de acuerdo, decretos, resoluciones y demás actos administrativos que se le sean requeridos , comprobantes de ingresos, egresos, y cuentas por pagar , constancias, certificado, circulares, memorandos, respuestas a derechos de petición , oficios y demás documentos relacionados con el normal funcionamiento de la empresa 7. Realizar las interventorías asignadas por el jefe inmediato. 8. Hacer seguimiento en las actividades de los operarios y control de horario del personal de la empresa. 9. Atención al público y dar tratamiento oportuno a las peticiones, quejas y reclamos CONOCIMIENTOS BASICOS 1. Fundamentos en Gestión de Calidad. 2. Ofimática Básica, manejo de aplicativos y bases de datos 3. Técnicas de redacción y estilo 4. Información básica 5. Elaboración de nomina 6. Afiliación y autoliquidación de seguridad social 7. Liquidación de prestaciones sociales 8. Certificado de bonos pensionales 9. Servicio de atención al usuario EDUCACIÓN, EXPERIENCIA O FORMACIÓN (PREFERIBLE) Mínimo: diploma de bachiller, curso de sesenta (60) horas mínimas relacionadas con las funciones del cargo. Máximo: diplomado de bachiller técnico en cualquier modalidad académica relacionada con las funciones a su cargo, técnico en asistencia administrativa, técnico en gestión documental, técnico en sistemas, curso de sesenta (60) horas mínimas relacionadas con las funciones del cargo.. 30.

(31) COMPETENCIAS/DESTREZAS/HABILIDADES  Gestion de informacion  Compromiso con la organización  Habilidad analitica  Planeación  Orientación al logro  Dirección y desarrollo del personal  Empatía  Conocimiento del entorno  Adaptabilidad al cambio  Manejo de la información  Integridad  Disciplina  Transparencia RESPONSABILIDADES SOBRE EL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO  Participar en la organización y funcionamiento Del SG-SST.  cumplir las medidas Del SG-SST, los aspectos e impactos ambientales, peligros y riesgos significativos, del personal expuesto por su ocupación.  Participar en el sistema de gestión de calidad, cumpliendo de manera efectiva con las tareas que se le asignen.  Reportar los incidentes de trabajo y participar en la investigación de los mismos y enfermedades profesionales cuando aplique.  Utilizar la dotación, los elementos de protección personal y el equipo de seguridad de acuerdo al análisis de seguridad de las actividades a ejecutar.  Conocer los planes de emergencia y participar activamente en la realización de simulacros. CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO NIVEL DE EXPOSICIÓN TIPO DE RIESGO DESCRIPCIÓN ALTO MEDIO BAJO Deterioro de las instalaciones, falta Locativos de mantenimiento y señalización. Materiales inapropiados en las Eléctricos instalaciones y equipos, instalación inadecuada o defectuosa. Afectaciones a la salud por Sobre Psicosocial carga y estrés laboral. Causados por fenómenos naturales Natural (terremotos, incendios, Deslizamientos inundaciones). Ejecución de movimientos repetitivos, Ergonómicos adopción de posturas forzadas. Iluminaciones deficientes, ruido intermitente desagradable, Físicos temperaturas Altas y bajas. Presencia de un agente químico en el lugar de trabajo que implica el Químicos contacto de este con el trabajador, normalmente por inhalación o vía dérmica. ELABORO REVISO APROBO Magda Tatiana Rivas Castillo Édison Amín Losada. Fuente: autores. 31.

(32) Tabla 5. Asesor Jurídico IDENTIFICACION. Nivel: DESCENTRALIZADO. Denominación del Empleo: ASESOR JURIDICO. Código: 000 Grado: 00 N° Cargos: 1 Dependencia: ÁREA DIRECTIVA Cargo Jefe Inmediato: SUBJERENTE Naturaleza del cargo: ASESOR JURIDICO PROPOSITO PRINCIPAL Apoya y asesora, los intereses de la compañía en todo tipo de procedimientos judiciales, garantizando la legalidad de acuerdo a la ley y no permita tener ningún problema judicial dentro de la organización. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Asesora en la constitución, gestión y disolución de cualquier tipo de sociedad mercantil o civil, y al igual, en la elaboración de actas de asamblea. 2. Establecer los criterios y directrices para unificar y aplicar la normatividad sectorial dentro de la empresa. 3. Orienta en materia fiscal y administrativa, dando contestación a requerimientos de autoridades en participación con otras áreas 4. Interviene en todo tipo de negociaciones laborales. 5. Defiende los intereses de la compañía en todo tipo de procedimientos judiciales 6. Estudia y resuelve los problemas legales relacionados con la empresa, sus contratos, convenios y normas. 7. Instruye en torno a la gestión de derechos en materia de propiedad intelectual e industrial. CONOCIMIENTOS BASICOS 1. Información básica 2. Elaboración de nomina 3. Leyes, conocimientos en normas 4. derecho en general 5. Afiliación y autoliquidación de seguridad social 6. Liquidación de prestaciones sociales 7. Fundamentos en Gestión de Calidad 8. Certificado de bonos pensionales 9. Protocolos de Atención al Ciudadano EDUCACIÓN, EXPERIENCIA O FORMACIÓN (PREFERIBLE) Estudios Título profesional en la carrera de derecho y afines. Título de Postgrado en la modalidad de maestría en áreas relacionadas con las funciones del cargo Tarjeta profesional en los casos exigidos por la Ley. Experiencia, Mínima de 3 años. COMPETENCIAS/DESTREZAS/HABILIDADES  Trabajo en equipo  Comunicación efectiva  Capacidad de liderazgo  Liderazgo  Capacidad de análisis y discusión  Innovación/ mejora continua  Iniciativa  Capacidad de trabajar bajo presión. 32.

(33) RESPONSABILIDADES SOBRE EL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO  El Superintendente Nacional de Salud y las dependencias de la entidad son asesorados en los asuntos jurídicos de competencia de la Superintendencia.  Participar en la organización y funcionamiento del SG-SST.  Desempeñar y hacer cumplir las medidas del SG-SST, los aspectos e impactos ambientales, peligros y riesgos significativos, del personal expuesto por su ocupación.  Participar en el sistema de gestión de calidad, cumpliendo de manera efectiva con las tareas que se le asignen.  Reportar los incidentes de trabajo y participar en la investigación de los mismos y enfermedades profesionales cuando aplique.  Utilizar la dotación, los elementos de protección personal y el equipo de seguridad de acuerdo al análisis de seguridad de las actividades a ejecutar. CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO TIPO DE RIESGO NIVEL DE EXPOSICIÓN DESCRIPCIÓN ALTO MEDIO BAJO Deterioro de las instalaciones, falta Locativos de mantenimiento y señalización. Materiales inapropiados en las Eléctricos instalaciones y equipos, instalación inadecuada o defectuosa. Afectaciones a la salud por Sobre Psicosocial carga y estrés laboral. Causados por fenómenos naturales Natural (terremotos, incendios, Deslizamientos inundaciones). Ejecución de movimientos repetitivos, Ergonómicos adopción de posturas forzadas. Iluminaciones deficientes, ruido intermitente desagradable, Físicos temperaturas Altas y bajas. Presencia de un agente químico en el lugar de trabajo que implica el Químicos contacto de este con el trabajador, normalmente por inhalación o vía dérmica. ELABORO REVISO APROBO Magda Tatiana Rivas Castillo Édison Amín Losada. Fuente: autores. 33.

(34) Tabla 6. Secretaria IDENTIFICACION. Nivel: ASISTENCIAL. Código: 407. Denominación del Empleo: SECRETARIA. Grado: 03. N° Cargos: 1 Cargo Jefe Inmediato: SUBGERENCIA Y GERENTE GENERAL. Dependencia: SUBGERENCIA. Naturaleza del cargo: SECRETARIA PROPOSITO PRINCIPAL Dar soporte y colaboración a su jefe para que logre cumplir a cabalidad con su rol dentro de la organización, sin retrasos ni distracciones. Entregar de forma inmediata y ordenada sus actividades y la prestación del servicio de atención al usuario. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Brindar atención primaria al usuario que se acerca a la empresa para ofrecerle orientación acerca de su requerimiento, queja o reclamo. 2. Gestión de documentos, manejo de información externa e interna 3. Preparar los informes solicitados por el superior inmediato y aquellos requeridos por los diferentes entes de control; para garantizar la oportuna entrega de estos. 4. Atención al público y dar tratamiento oportuno a las peticiones, quejas y reclamos. 5. Elaboración de informes y presentaciones 6. Prestar atención a las políticas y procedimientos de la empresa. CONOCIMIENTOS BASICOS 1. Experiencia en labor de secretaria en áreas de ofimática o tecnologías de información. 2. Técnicas y conocimientos para el manejo y la atención de clientes 3. Información básica, internet, computador y fax EDUCACIÓN, EXPERIENCIA O FORMACIÓN (PREFERIBLE) Estudios Mínimo: terminación y aprobación de tres (3) años de educación superior universitario, 1 año de experiencia Máximo: Titulo de Secretariado COMPETENCIAS/DESTREZAS/HABILIDADES  Orientación al logro  Compromiso con la organización  Autocontrol  Planeación  Adaptabilidad al cambio  Dirección y desarrollo del personal  Compromise  Conocimiento del entorno  Escucha active  Manejo de la información  organizacion  Disciplina  Transparencia  Responsabilidad RESPONSABILIDADES SOBRE EL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 1. Entregar los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades del SGSST 2. Garantizar la consulta y participación de los trabajadores en la identificación de los peligros y control de los riesgos. 3. Certificar la supervisión de la seguridad y salud en el trabajo. 4. Evaluar por lo menos una vez al año la gestión de la seguridad y salud en el trabajo. 5. Realizar programa de investigación de accidentes de trabajo. 34.

(35) CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO NIVEL DE EXPOSICIÓN TIPO DE RIESGO DESCRIPCIÓN ALTO MEDIO BAJO Deterioro de las instalaciones, falta Locativos de mantenimiento y señalización. Materiales inapropiados en las Eléctricos instalaciones y equipos, instalación inadecuada o defectuosa. Afectaciones a la salud por Sobre Psicosocial carga y estrés laboral. Causados por fenómenos naturales Natural (terremotos, incendios, Deslizamientos inundaciones). Ejecución de movimientos repetitivos, Ergonómicos adopción de posturas forzadas. Iluminaciones deficientes, ruido intermitente desagradable, Físicos temperaturas Altas y bajas. Presencia de un agente químico en el lugar de trabajo que implica el Químicos contacto de este con el trabajador, normalmente por inhalación o vía dérmica. ELABORO REVISO APROBO Magda Tatiana Rivas Castillo Édison Amín Losada. Fuente: autores Tabla 7. Jefe de ventas IDENTIFICACION. Nivel: ASISTENCIAL. Código: 407. Denominación del Empleo: JEFE DE VENTAS. Grado: 03. N° Cargos: 1 Cargo Jefe Inmediato: Dependencia: GERENTE GENERAL GERENTE PROPOSITO PRINCIPAL Planifica y organizan el trabajo de un equipo de vendedores, sin salirse de un presupuesto acordado. Establecen los objetivos de ventas para el equipo y evalúan los logros de los agentes comerciales. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Contratar y formar al personal de ventas 2. Definir los objetivos de venta que debe alcanzar cada vendedor individualmente o el grupo 3. Asistir a conferencias en representación de la empresa y supervisar al personal de ventas en los stands de la empresa en ferias y exposiciones.. 35.

(36) 4. 5. 6. 7. 8.. Elaborar presupuestos y tramitar pedidos Coordinar y aumentar las ventas Organizar los planes de trabajo de los vendedores semanalmente, mensual y annual. Impulsar nuevos mercados. Diseñar y presentar estrategias de ventas e informes para que los analice la dirección de la empresa CONOCIMIENTOS BASICOS 1. Formación específica en ventas comercial y gestión de equipos. 2. Capacidad para administrar, formar y motivar a un equipo de personal de ventas. 3. Conocer el proceso de venta 4. Conocer las tics. 5. Elaboración de estrategia comercial marketing 6. Conocimiento básico en contabilidad. EDUCACIÓN, EXPERIENCIA O FORMACIÓN (PREFERIBLE) Estudios Mínimo: Título de formación tecnológica en Administración, mercadeo y publicidad, maestría en administración de empresas o Ingeniería Industrial y Afines, diploma bachillerato Máximo: Maestría en administración de empresas o Ingeniería Industrial y Afines. Experiencia 2 años en área de ventas COMPETENCIAS/DESTREZAS/HABILIDADES  Organización y planificación  Actitud de lider  Creatividad  Integridad  Autocontrol  Transparencia  Proactivo  Compromiso con la organización  Dinamico  Conocimiento del entorno  Honrado  Disciplina  Responsible RESPONSABILIDADES SOBRE EL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 1. Entregar los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades del SGSST 2. Garantizar la consulta y participación de los trabajadores en la identificación de los peligros y control de los riesgos. 3. Certificar la supervisión de la seguridad y salud en el trabajo. 4. Evaluar por lo menos una vez al año la gestión de la seguridad y salud en el trabajo. 5. Realizar programa de investigación de accidentes de trabajo CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO NIVEL DE EXPOSICIÓN TIPO DE RIESGO DESCRIPCIÓN ALTO MEDIO BAJO Deterioro de las instalaciones, falta de Locativos mantenimiento y señalización. Materiales inapropiados en las Eléctricos instalaciones y equipos, instalación inadecuada o defectuosa. Afectaciones a la salud por Sobre carga y Psicosocial estrés laboral. Causados por fenómenos naturales Natural (terremotos, incendios, Deslizamientos inundaciones). Ejecución de movimientos repetitivos, Ergonómicos adopción de posturas forzadas. Iluminaciones deficientes, ruido Físicos intermitente desagradable, temperaturas. 36.

(37) Altas y bajas.. Presencia de un agente químico en el lugar de trabajo que implica el contacto de este con el trabajador, normalmente por inhalación o vía dérmica. APROBO. Químicos ELABORO Magda Tatiana Rivas Castillo Édison Amín Losada. REVISO. Fuente: autores Tabla 8. Arquitecto IDENTIFICACION. Nivel: ASISTENCIAL. Código: 470. Denominación del Empleo: ARQUITECTO. Grado: 01. N° Cargos: 1 Cargo Jefe Inmediato: Dependencia: GERENTE GERENTE GENERAL PROPOSITO PRINCIPAL Dirigir y realizar la planeación, estudios, proyectos de diseño, cálculo, construcción, dirección, supervisión y asesoría de una obra. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Preparar y presentar reportes sobre las características del diseño al cliente. 2. Asistir en la selección del lugar para construir y estudiar el entorno. 3. producir trabajos detallados, dibujos, bocetos, planos y especificaciones. 4. Negociar con contratistas y otros profesionales. 5. Preparar documentación para los contratistas 6. Planificar y programar anteproyectos de obras 7. Visitar regularmente la construcción para supervisar el avance asegurándose 8. Realizar llamado a licitación y consulta de precios 9. Evaluar rendiciones de cuentas públicas en el ministerio de obras públicas y transporte. CONOCIMIENTOS BASICOS 1. Capacidad de crear diseños arquitectónicos que satisfagan las necesidades estéticas y técnicas, y que tiendan a ser sustentables desde el punto de vista ambiental 2. Métodos de investigación y de la preparación de las memorias descriptivas de los proyectos de diseños 3. Aplicar las técnicas de sus funciones de forma adecuada y eficiente. 4. Procesos constructivos 5. Topográfica, Auto Cad EDUCACIÓN, EXPERIENCIA O FORMACIÓN (PREFERIBLE) Estudios Mínimo: Licenciatura Ingeniería Civil y pregrado en hidráulica o planeación Máximo: Titulo de Arquitecto, Diploma de bachiller en cualquier modalidad académica.. 37.

(38) Experiencia 5 años COMPETENCIAS/DESTREZAS/HABILIDADES Trabajo en equipo  Compromiso. Cumplir con las normas de seguridad y  Organizacion salud en el trabajo establecido en su  Transparencia área.  Responsabilidad  Escucha activa  Calidad en el Trabajo RESPONSABILIDADES SOBRE EL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 1. Entregar los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades del SGSST 2. Garantizar la consulta y participación de los trabajadores en la identificación de los peligros y control de los riesgos. 3. Certificar la supervisión de la seguridad y salud en el trabajo. 4. Evaluar por lo menos una vez al año la gestión de la seguridad y salud en el trabajo. 5. Realizar programa de investigación de accidentes de trabajo CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO NIVEL DE EXPOSICIÓN TIPO DE RIESGO DESCRIPCIÓN ALTO MEDIO BAJO Deterioro de las instalaciones, falta de Locativos mantenimiento y señalización. Materiales inapropiados en las Eléctricos instalaciones y equipos, instalación inadecuada o defectuosa. Afectaciones a la salud por Sobre carga Psicosocial y estrés laboral. Causados por fenómenos naturales Natural (terremotos, incendios, Deslizamientos inundaciones). Ejecución de movimientos repetitivos, Ergonómicos adopción de posturas forzadas. Iluminaciones deficientes, ruido intermitente desagradable, Físicos temperaturas Altas y bajas. Presencia de un agente químico en el lugar de trabajo que implica el contacto Químicos de este con el trabajador, normalmente por inhalación o vía dérmica. ELABORO REVISO APROBO Magda Tatiana Rivas Castillo Édison Amín Losada  . Fuente: autores. 38.

(39) Tabla 9. Diseñador Gráfico IDENTIFICACION. Nivel: OPERATIVO. Código: 490 Dependencia: ARQUITECTO. Denominación del Empleo: DISEÑADOR GRAFICO. Grado: 06. N° Cargos: 1 Cargo Jefe Inmediato: ARQUITECTO PROPOSITO PRINCIPAL Elaborar artes gráficas y materiales visuales para comunicar de manera efectiva la información contenida en libros, revistas, publicidad, películas, empaques, afiches, logos, anuncios y medios digitales, tales como páginas web a fin de satisfacer las necesidades de los clientes. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Hacer uso de fotografías, herramientas de diseño asistido por computadora (CAD) y de diversos programas con el fin de crear imágenes y gráficos. 2. Ponerse en contacto con clientes para identificar sus necesidades, preferencias y entender sus aspiraciones en cuanto a los elementos de diseño 3. Identificar los elementos gráficos y conceptos de color que satisfagan los objetivos del cliente 4. Revisa y corrige el material diseñado 5. Mantener a los clientes informados sobre el proceso del proyecto. 6. Lleva el registro del material producido 7. Elabora informes de las actividades realizadas 8. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad, establecidos por la organización. CONOCIMIENTOS BASICOS 1. Conocimiento de gráficas y programas para elaborar proyectos 2. Conocimiento en dibujo técnico, diseño 3. Artes gráficas, Grabado 4. Técnicas y publicidad EDUCACIÓN, EXPERIENCIA O FORMACIÓN (PREFERIBLE) Estudios Mínimo: Titulo superior de Diseñador Grafico o carrera o fin Máximo: diploma de bachiller, curso de Diseño grafico mínimo 1 año de duración. Experiencia 1 año en área de Diseño Grafico COMPETENCIAS/DESTREZAS/HABILIDADES  Facilidad de Expresion  Manejo de computacion  Intrumento de materiales de diseño grafico  Trabajo en Equipo  Compromiso.  Orientación a los resultado  Toma de decisiones  Responsabilidad RESPONSABILIDADES SOBRE EL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 1. Entregar los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades del SGSST 2. Garantizar la consulta y participación de los trabajadores en la identificación de los peligros 39.

(40) y control de los riesgos. 3. Certificar la supervisión de la seguridad y salud en el trabajo. 4. Evaluar por lo menos una vez al año la gestión de la seguridad y salud en el trabajo. 5. Realizar programa de investigación de accidentes de trabajo CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO NIVEL DE EXPOSICIÓN TIPO DE RIESGO DESCRIPCIÓN ALTO MEDIO BAJO Deterioro de las instalaciones, falta de Locativos mantenimiento y señalización. Materiales inapropiados en las Eléctricos instalaciones y equipos, instalación inadecuada o defectuosa. Afectaciones a la salud por Sobre Psicosocial carga y estrés laboral. Causados por fenómenos naturales (terremotos, incendios, Deslizamientos inundaciones). Ejecución de movimientos repetitivos, adopción de posturas forzadas. Iluminaciones deficientes, ruido intermitente desagradable, temperaturas Altas y bajas. Presencia de un agente químico en el lugar de trabajo que implica el contacto de este con el trabajador, normalmente por inhalación o vía dérmica. APROBO. Natural Ergonómicos. Físicos. Químicos. ELABORO Magda Tatiana Rivas Castillo Édison Amín Losada. REVISO. Fuente: autores Tabla 10. Jefe Contable IDENTIFICACION. Nivel: OPERATIVO. Denominación del Empleo: JEFE CONTABLE. Código: 000 Grado: 00 N° Cargos: 1 Dependencia: GERENTE GENERAL Y Cargo Jefe Inmediato: GERENTE SUBGERENTE PROPOSITO PRINCIPAL Supervisar y coordinar el registro contable de las operaciones, así como la elaboración/supervisión de los estados contables individuales y consolidados y liquidaciones tributarias, en el marco de la normativa vigente DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES. 40.

(41) 1. Responder por la adecuada presentación y entrega oportuna de los balances, anexos, informes o requerimientos exigidos por los organismos públicos competentes 2. Verificar el cumplimiento por parte de las personas a su cargo y de las distintas áreas de la empresa de las normas administrativas, legales y fiscales vigentes. 3. Estar permanentemente actualizado sobre las normas, políticas y procedimientos en materia contable, tributaria, comercial y fiscal. 4. Coordinar con el área informática que el registro de la información sea oportuna y confiable 5. Supervisar el registro de operaciones contables, fiscales, legales, tributarias, etc., de acuerdo con la normativa vigente en los plazos y términos establecidos. 6. Verificar el cumplimiento de las personas en cada cargo en las distintas áreas de la empresa de la norma administrativa, legales y vigentes. 7. Verificar con el área de registro de la información que sea oportuna y confiable. CONOCIMIENTOS BASICOS 1. Metodologías para la formulación y evaluación de proyectos 2. Presupuesto público. Administración de Desastres. 3. Contratación Estatal. 4. Tener claro la normatividad, en materia de procedimientos contables, tributaria, comercia y fiscal. EDUCACIÓN, EXPERIENCIA O FORMACIÓN (PREFERIBLE) Mínimo: Titulo en admiración de empresas, ingles avanzado. Máximo: Diploma de bachiller, conocimientos contables, fiscales, comerciales bajo la norma internacional de la contabilidad. Experiencia 3 a 5 años COMPETENCIAS/DESTREZAS/HABILIDADES  Calidad en el Trabajo  Trabajo en Equipo  Compromiso.  Atencion al detalle  Orden y disciplina  Orientación al cambio  Habilidades de mando, supervision.  Liderazgo RESPONSABILIDADES SOBRE EL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 1. Entregar los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades del SGSST 2. Garantizar la consulta y participación de los trabajadores en la identificación de los peligros y control de los riesgos. 3. Certificar la supervisión de la seguridad y salud en el trabajo. 4. Evaluar por lo menos una vez al año la gestión de la seguridad y salud en el trabajo. 5. Realizar programa de investigación de accidentes de trabajo CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO NIVEL DE EXPOSICIÓN TIPO DE DESCRIPCIÓN RIESGO ALTO MEDIO BAJO Deterioro de las instalaciones, falta de Locativos mantenimiento y señalización. Materiales inapropiados en las Eléctricos instalaciones y equipos, instalación inadecuada o defectuosa. Afectaciones a la salud por Sobre carga Psicosocial y estrés laboral. Causados por fenómenos naturales Natural (terremotos, incendios, Deslizamientos inundaciones).. 41.

(42) Ejecución de movimientos repetitivos, adopción de posturas forzadas. Iluminaciones deficientes, ruido intermitente desagradable, temperaturas Altas y bajas. Presencia de un agente químico en el lugar de trabajo que implica el contacto de este con el trabajador, normalmente por inhalación o vía dérmica. APROBO. Ergonómicos Físicos. Químicos ELABORO Magda Tatiana Rivas Castillo Édison Amín Losada. REVISO. Fuente: autores Tabla 11. Auxiliar Contable IDENTIFICACION. Nivel: OPERATIVO. Código: 480. Denominación del Empleo: AUXILIAR CONTABLE. Grado: 03. N° Cargos: 1 Cargo Jefe Inmediato: JEFE Dependencia: JEFE CONTABLE CONTABLE PROPOSITO PRINCIPAL Ejecutar Realizar actividades administrativas de archivo, control y elaboración de correspondencia, digitar y registrar las transacciones contables de las operaciones de la compañía y verificar su adecuada contabilización, elaborar nómina y liquidación de seguridad social. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Atender de manera ágil, amable y eficaz las llamadas telefónicas del conmutador. 2. Recibir la correspondencia, radicarla y entregarla, tanto interna como externa 3. Atender todas aquellas personas que necesiten información. 4. Mantener actualizados los documentos legales de la compañía y entregar al personal que lo requiera 5. Elaborar la nómina y liquidación de seguridad social. 6. Revisión de la contabilización de los documentos 7. Clasificar adecuadamente de acuerdo a los centros de costos existentes los documentos contables 8. Participar en la identificación de los riesgos de su área de trabajo y en la generación de acciones de mejora para su prevención 9. Mantener actualizado los documentos legales de la empresa 10. Colaboración inmediata en las labores del jefe contable CONOCIMIENTOS BASICOS 1. Manejo de los programas de Office (Word, Excel) 2. Conocimientos actualizados contabilidad y tributaria 3. Manejo de herramientas de oficina 4. Conocimiento como mínimo de un programa contable 42.

(43) 5. Conocimiento de los procedimientos del sistema de gestión integrado relacionados en la caracterización del proceso al cual pertenece EDUCACIÓN, EXPERIENCIA O FORMACIÓN (PREFERIBLE) Estudio Técnico o tecnólogo o en formación profesional con certificación en área de contaduría Título de Bachiller. COMPETENCIAS/DESTREZAS/HABILIDADES  Calidad en el Trabajo  Trabajo en equipo  Compromiso.  Planificación  Creatividad  Orientación al servicio  Orden y organización  Comunicación asertiva RESPONSABILIDADES SOBRE EL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 1. Entregar los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades del SGSST 2. Garantizar la consulta y participación de los trabajadores en la identificación de los peligros y control de los riesgos. 3. Certificar la supervisión de la seguridad y salud en el trabajo. 4. Evaluar por lo menos una vez al año la gestión de la seguridad y salud en el trabajo. 5. Realizar programa de investigación de accidentes de trabajo CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO NIVEL DE EXPOSICIÓN TIPO DE RIESGO DESCRIPCIÓN ALTO MEDIO BAJO Deterioro de las instalaciones, falta Locativos de mantenimiento y señalización. Materiales inapropiados en las Eléctricos instalaciones y equipos, instalación inadecuada o defectuosa. Afectaciones a la salud por Sobre Psicosocial carga y estrés laboral. Causados por fenómenos naturales Natural (terremotos, incendios, Deslizamientos inundaciones). Ejecución de movimientos repetitivos, Ergonómicos adopción de posturas forzadas. Iluminaciones deficientes, ruido Físicos intermitente desagradable, temperaturas Altas y bajas. Presencia de un agente químico en el lugar de trabajo que implica el Químicos contacto de este con el trabajador, normalmente por inhalación o vía dérmica. ELABORO REVISO APROBO Magda Tatiana Rivas Castillo Édison Amín Losada. Fuente: autores. 43.

(44) Tabla 12. Jefe de Talento Humano IDENTIFICACION. Nivel: OPERATIVO. Código: 487. Denominación del Empleo: JEFE DE TALENTO HUMANO. Grado: 03. N° Cargos: 1 Cargo Jefe Inmediato: GERENTE Dependencia: Subgerente General PROPOSITO PRINCIPAL Velar por la operación y mantenimiento de las plantas de tratamiento de agua potable y de aguas residuales; para garantizarle al usuario el suministro oportuno de agua de buena calidad y minimizar la contaminación de las fuentes hídricas. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Identificar y gestionar las plantillas de personal. 2. Administrar el personal existente. 3. Planificación: Adelantar programas de inducción y re inducción para todo el personal de la administración. 4. Dirigir, coordinar, y adelantar el proceso de selección y contratación de personal 5. Administrar el personal existente 6. Mantener registros de todo el personal CONOCIMIENTOS BASICOS 1. Manejo de herramientas ofimáticas 2. Conocimiento de los recursos humanos 3. Conocimientos en psicología 4. Conocimiento del código de trabajo 5. Manejo de computación EDUCACIÓN, EXPERIENCIA O FORMACIÓN (PREFERIBLE) Estudios Mínimo: título de psicología, terminación y aprobación de tres (3) años de educación básica primaria, y el curso específico, mínimo de sesenta (60) horas relacionado con las funciones del cargo. Máximo: diploma de bachiller en cualquier modalidad académica. Experiencia 3 años COMPETENCIAS/DESTREZAS/HABILIDADES  Trabajo en equipo  Aprendizaje  Asertividad  Manejo de conflictos  Atención al detalle  Capacidad de trabajar bajo presión  Comunicación efectiva  Compromiso con la organización  Conocimiento del entorno  Adaptación al cambio  Disciplina  Responsabilidad. 44.