LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN LA SECRETARIA GENERAL DE EMCALI E.I.C.E
MAURICIO ORTIZ RAMIREZ
CORPORACION UNIVERSITARIA AUTONOMA DE OCCIDENTE DIVISION DE INGENIERIAS
PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL SANTIAGO DE CALI
2000
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN LA SECRETARIA GENERAL DE EMCALI E.I.C.E
MAURICIO ORTIZ RAMIREZ
Trabajo de pasantía para Optar al titulo de Ingeniero Industrial.
Director: Luis Orison Arias Bonilla Secretario General de EMCALI
CORPORACION UNIVERSITARIA AUTONOMA DE OCCIDENTE DIVISION DE INGENIERIAS
PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL SANTIAGO DE CALI
2000
Nota de Aceptación
Aprobado por el comité
de grado en cumplimiento de los requisitos exigidos por la Corporación Universitaria Autónoma de Occidente para optar al titulo de Ingeniería Industrial.
Abdul Cañas
Presidente del Jurado
Rigoberto Celis Jurado
Santiago de Cali, Octubre de 2000
III
DEDICATORIA
Dedico este logro a Dios, porque siempre me ilumino y mostró la senda correcta.
A mi padre Darío por el ejemplo que me dio de dedicación y amor al trabajo sea cual fuere este siempre que fuera honesto y por su lucha e ilusión de sacarme adelante.
A mi madre Beatriz por su entrega total y desinteresada, por su amor y compañía en los momentos difíciles, por sus valiosísimos consejos y por ver mis logros y triunfos como propios.
A mis hermanos Juan Manuel, Darío y Juliana.
A mis tíos Iván, Hernán y Fabiola por que siempre estuvieron presentes e interesados en mi porvenir.
Gracias a ustedes lo logre. Los quiero.
MAURICIO ORTIZ
IV
AGRADECIMIENTOS
El autor expresa sus agradecimientos a:
Luis Orison Arias Bonilla. Secretario General de EMCALI.
Liliana Trujillo. Asistente Jurídico de Secretaría General.
personal de la Secretaría General de EMCALI.
otras dependencias de las Empresas Municipales de Cali:
v Desarrollo Organizacional.
A la Corporación Universitaria Autónoma de Occidente:
v Personal del programa de Ingeniería Industrial v Profesores del programa de Ingeniería Industrial v Monitores Salas de sistemas
A todas aquellas personas que de una u otra forma prestaron colaboración para el desarrollo y culminación de dicho proyecto
V
TABLA DE CONTENIDO
Pagina
0. INTRODUCCIÓN 11 1. OBJETIVOS 13 1.1. Objetivo General 13 1.2 Objetivos Específicos 13 2. INFORMACIÓN GENERAL DE EMCALI 14 2.1 Identificación de la Empresa 14 2.2 Misión y Visión 18 2.3 Identificación de la Dependencia donde se Desarrolla el Trabajo 19 3. MARCO TEÓRICO 21 3.1 Definición 21 3.2 Objetivos 22 3.2.1 Definir Funciones 23 3.2.2 Análisis del Trabajo 23 3.2.3 Programa de Adiestramiento 23 3.2.4 Programa de Salud 23 3.2.5 Valorización Terrenos 23 3.2.6 Calificación de Meritos 24
VI
3.2.7 Organización de la Empresa 24 3.2.8 Mejora de Las Relaciones Humanas 24 3.3 Métodos para obtener información sobre los trabajos 24 3.4 Determinación del tipo de información a obtener 25 3.4.1 Identificación Completa del Cargo 25 3.4.2 Descripción de las funciones y Responsabilidades del Cargo 26 3.4.3 Análisis de los Requisitos de Habilidad, Responsabilidad y Esfuerzo 26 3.4.4 Análisis de las Condiciones y Riesgos del Trabajo 27 4. MARCO CONCEPTUAL 28 4.1 Glosario de términos utilizados en el manual de Procesos y Procedimientos 28 4.2 Identificación de los elementos que conforman el manual de Procesos y Procedimientos 29 4.3 Identificación de los elementos que conforman el manual de Funciones 35 5. DESARROLLO DEL TRABAJO 42 5.1 Reunión con el Secretario General 42 5.2 Levantamiento de la información 45 5.3 Identificación de los procesos 47 5.4 Seguimiento de los procesos 49 5.5 Elaboración del borrador del manual de Procesos 50 5.6 Validación de la información 51 5.7 Producción del documento corregido 51 5.8 Elaboración del manual de Funciones 51
VII
6. PROBLEMAS IDENTIFICADOS 52 6.1 Disfuncionalidad 52 6.2 Radicación e Resoluciones No Esta Definida Dentro de Secretaría General 53 6.3 No Hay Trabajo En Equipo Entre Secretarias para el Manejo de Documentos 53 6.4 No Hay Archivo de Procesos Judiciales En La Secretaria 54 6.5 Desnivelación en la Carga de Trabajo 55 6.6 Manuales de Funciones Desactualizados 55 6.7 Director Jurídico No Revisa Las Respuestas de sus Abogados a Cargo 55 7. PROPUESTAS 56 BIBLIOGRAFÍA 58 ANEXO 1 59 ANEXO 2 85
VIII
LISTA DE FIGURAS
Pagina
Figura 1 Organigrama General de EMCALI 17
Figura 2 Organigrama de la Secretaria General 20
Figura 3 Procedimientos de proceso de Conciliación 34
Figura 4 Funciones Básicas Operativas 36
Figura 5 Funciones Básicas Administrativas o de Gestión 39
Figura 6 Organigrama de Actividades para Identificar Procesos 44
Figura 7 Lista de Cargos y Personas en Nomina 45
Figura 8 Organigrama de Procesos 50
IX
LISTA DE ANEXOS
Pagina
ANEXO 1 Manual de Procesos y Procedimientos 59
ANEXO 2 Manual de Funciones 85
X
RESUMEN
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El Secretario General en cabeza de la Secretaría General de EMCALI y respondiendo a la solicitud hecha por el Gerente delegado por la Superintendencia de servicios públicos de lograr determinar responsabilidades en el cumplimiento de las funciones asignadas al personal adscrito a esta dependencia, ha solicitado la elaboración de un documento que le sirva de herramienta no solo para atender la solicitud del Gerente General pues actualmente se está desacatando un mandato constitucional el cual dice en el articulo 122 “ No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento…” y en la Secretaría no hay manual de funciones para: Secretario General, Director Jurídico, Asistente Jurídico de Secretaría General, Abogado auxiliar uno.
Si no que también le sirva para que a través de la correcta administración de la fuerza laboral que tiene a su cargo logre cumplir con el objeto de la dependencia.
También pretende el Secretario a partir de la experiencia lograda con este trabajo, desarrollar el proyecto de levantamiento de procesos y procedimientos en toda la empresa.
XI
Con miras a lograr el objetivo propuesto de elaborar el documento, se requiere de la cooperación de cada uno de los cargos en la etapa de levantamiento de la información y de los directivos en el momento de revisar y validar la información.
XII
INTRODUCCION
En toda organización jurídicamente constituida que produzca bienes y/o servicios con o sin ánimo de lucro debe existir una herramienta que facilite la administración de la fuerza de trabajo y el control de recursos, de forma que se pueda evaluar el desempeño, es decir, la calidad, el costo, flexibilidad y entrega en el trabajo. Esta herramienta es el manual de Procesos y Procedimientos que junto con el manual de Funciones van a documentar la información que se requiere para satisfacer la necesidad antes mencionada.
Lo que se busca con la administración de la fuerza de trabajo es:
§ Relacionar a los trabajadores con su puesto de trabajo.
§ Establecer estándares de desempeño.
§ Definir claramente las responsabilidades.
§ Asegurar las comunicaciones y promover la participación del empleado.
§ Proporcionar capacitación.
El presente trabajo tiene como fin primordial identificar y documentar los procesos
que se llevan a cabo dentro de la Secretaría General de EMCALI E.I.C.E E.S.P,
determinando las funciones propias que cada cargo debe desarrollar para lograr
conjuntamente con los demás cargos el desarrollo de los procesos. Esta
información será tomada como fuente para diseñar estudios tendientes a eliminar
tareas innecesarias o la duplicidad de esfuerzos en la ejecución de los mismos.
1. OBJETIVOS
1.1 OBJETIVO GENERAL
Elaborar los manuales de Procesos y Procedimientos y de Funciones de la Secretaría General de EMCALI E.I.C.E.
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
§ Obtener la información sobre las funciones que desarrolla cada cargo adscrito a la Secretaría.
§ Identificar los procesos que se llevan a cabo dentro de la Secretaría en un plazo no mayor a 3 meses.
§ Lograr la aprobación final de los manuales por parte del Secretario General.
2. INFORMACION GENERAL DE EMCALI
2.1 IDENTIFICACION DE LA EMPRESA
Nombre : EMCALI E.I.C.E E.S.P
Ubicación : Centro Administrativo Municipal CAM, torre EMCALI.
( Cali, Valle.)
Organigrama administrativo: EMCALI esta organizada internamente de la siguiente Forma:
• JUNTA DIRECTIVA: Es el máximo nivel directivo de la empresa, se
compone de doce miembros principales con sus respectivos suplentes personales, integrada así:
v 4 Representantes de la Administración Municipal.
v 4 Miembros asignados por el Concejo Municipal.
v 4 Miembros delegados de Entidades Cívicas o Usuarios del
servicio.
EL ALCALDE MUNICIPAL DE SANTIAGO DE CALI PRESIDE LA JUNTA DIRECTIVA
• GERENCIA GENERAL: Es el representante legal de la empresa quien es nombrado por el Alcalde Municipal.
• AREAS STAFF:
v Gerencia de Planeación y Desarrollo v SECRETARIA GENERAL
v Gerencia de Control de Gestión.
• AREAS DE SERVICIO Y APOYO:
SERVICIO
v Acueducto y Alcantarillado v Energía
v Telecomunicaciones
APOYO
v Obras
v Administrativa v Financiera v Comercial
v Centro de informática
ORGANIGRAMA GENERAL DE EMCALI
JUNTA DIRECTIV
AUDITORIA GERENCIA
GENERAL
GERENCIA DE PLANEACION Y DESARROLLO SECRETARIA
GENERAL
GERENCIA DE CONTROL DE GESTION
G.
Acueducto y alcantarillado
G.
Energí
G.
Teléfonos
G.
Obras
G.
Financiera
G.
Admtiva
G.
Comercial
G.
Informática
2.2 MISION Y VISION
Misión: Organización autónoma, rentable, orientada a las distintas actividades Industriales, comerciales y de servicios en los sectores de agua potable,
tratamiento de aguas residuales, saneamiento básico, energía y telecomunicaciones.
Su propósito fundamental es lograr la satisfacción de las necesidades de sus clientes, contribuyendo al mejoramiento de las condiciones de vida, con niveles óptimos de calidad, precio y oportunidad, cumpliendo con sus responsabilidades sociales de protección del medio ambiente, desarrollo de las regiones donde actúa y apoyo al crecimiento profesional y personal de sus trabajadores.
Visión : Ser en los próximos cinco años en el contexto nacional la empresa con
mayor cobertura y mejor calidad de servicios públicos, de agua potable,
saneamiento básico, energía y telecomunicaciones.
2.3 IDENTIFICACION DE LA DEPENDENCIA DONDE SE DESARROLLO EL TRABAJO
Nombre: Secretaría General
Gerencia a la que pertenece: Gerencia General
Ubicación: Torre EMCALI piso 4.
Misión : Corresponde a la Secretaría General de EMCALI E.I.C.E, coordinar y ejecutar las acciones de carácter administrativo y jurídico para asesorar a las
diferentes dependencias de EMCALI y las empresas donde tenga participación accionaria, con el fin de garantizar la eficacia, la eficiencia, la calidad y la oportunidad en la toma de decisiones por parte de los gerentes, empleados y trabajadores. Además definir los procedimientos jurídicos para que las actuaciones se ajusten a la constitución, la ley, los estatutos y las decisiones de la Junta Directiva.
Visión: Se desea que las distintas dependencias de la empresa reconozcan a la
Secretaría General como un área de apoyo jurídico y de manejo de los bienes
muebles e inmuebles con una atención eficiente y oportuna.
ORGANIGRAMA DE LA SECRETARIA GENERAL
SECRETARIO GENERAL
PROFESIONAL 1 Documentación y archivo.
DIRECTOR JURIDICO
ABOGADO AUXILIAR 1
OFICIAL MAYOR
PROFESIO NAL 3
SECRETARIA DE D.J
ASISTENTE JURIDICO DE SECRETARIA GENERAL
MENSAJERO RECEPCIONISTA AUXILIAR DE OFICINA SECRETARIA DE JUNTA DIRECTIVA
SECRETARIA DE SECRETARIA GENERAL
3. MARCO TEORICO
3.1 DEFINICION
El análisis del trabajo puede definirse como el proceso por el cual se determina la información pertinente relativa a un trabajo específico mediante observación y estudio.
Incluye la determinación de las tareas que componen un trabajo y como estas tareas se relacionan con las de otros cargos para generar procesos que se dan dentro de una organización tendientes a la producción de un bien y / o servicio.
Incluye además las habilidades, conocimientos, capacidades y responsabilidades requeridas por parte del trabajador para su adecuado ejercicio.
El análisis de las operaciones consiste en analizar la situación actual, como se realiza un trabajo, determinar y registrar detalladamente la forma como se están usando los insumos y recursos de la organización.
Comprende el estudio detallado del proceso actual y de las condiciones en que se
realiza, tendientes a obtener un método mejor para desarrollar el trabajo mediante
la eliminación, modificación o cambio en la secuencia de las operaciones.
3.2 OBJETIVOS
3.2.1 DEFINIR FUNCIONES
La observación directa que realiza un investigador de los sitios de trabajo permite apreciar y después definir las funciones propias de un cargo y los procesos en los que interviene, previa identificación de estos.
Determinar las funciones y los procesos se convierte en una fuente de información muy valiosa para diseñar estudios tendientes a eliminar tareas innecesarias o la duplicidad de esfuerzos en la ejecución de los mismos.
La importancia estratégica de los manuales de Procesos y Procedimientos y de Funciones:
§ Permite identificar la participación de cada cargo en el desarrollo de los procesos.
§ Evita que se dupliquen actividades, pues cada cargo tiene claramente definidos los procedimientos en los cuales participa.
§ Canaliza el flujo de la información.
§ Identifican la razón de ser de la empresa, es decir apuntan directamente al logro de la misión, visión y los objetivos corporativos.
§ Participan de manera activa en la identificación de estrategias.
§ Define responsabilidades.
§ Facilita el control de los recursos suministrados en los procesos.
3.2.2 ANALISIS DEL TRABAJO
El análisis del trabajo nos puede arrojar una adecuada información y elementos de juicio suficientemente amplios y objetivos que permitan determinar los requisitos que una persona precisa para ejercer un cargo.
3.2.3 PROGRAMA DE ADIESTRAMIENTO
Una vez que se hayan determinado las exigencias del cargo, es posible establecer las necesidades de entrenamiento, formación y capacitación para el personal de la empresa por grupos, según la naturaleza de los cargos.
3.2.4 PROGRAMAS DE SALUD
El análisis del trabajo examina en cada una de sus partes las condiciones de riesgo o peligro a que el trabajador puede estar sometido.
3.2.5 VALORACION DE LOS TRABAJOS
Se determina el valor relativo de los trabajos, ya que en el análisis se puede
especificar el grado de dificultad y laboriosidad entre un trabajo y otro.
3.2.6 CALIFICACION DE MERITOS
Para poder determinar el mayor o menor mérito o la eficiencia del trabajador se debe conocer primero en que consiste el trabajo que realiza.
3.2.7 ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA
El análisis del trabajo sirve para definir las relaciones de autoridad, responsabilidad y niveles jerárquicos.
3.2.8 MEJORA DE LAS RELACIONES HUMANAS
Este propósito se logrará en la medida en que se obtengan resultados satisfactorios en los objetivos anteriormente mencionados.
3.3 METODOS PARA OBTENER INFORMACION SOBRE LOS TRABAJOS
Existen cuatro métodos para obtener información sobre los trabajos, ellos son:
v Método de observación: Se observa directamente la realización de las
funciones de cada cargo, tomándose nota de las tareas que se hacen,
duración, periodicidad y esfuerzo.
Con este método se logra objetividad porque los datos obtenidos no tienen la influencia del titular. La desventaja es que se le debe dedicar demasiado tiempo.
v Método del cuestionario: Es respondido directamente por el titular del cargo, el analista debe posteriormente analizar, interpretar, ordenar y depurar la información.
Es rápido, participa el titular y se visualiza de manera integral las funciones. Es difícil de elaborar y diligenciar.
v Método de la entrevista: Se aplica una entrevista previamente delineada con cada uno de los cargos. Se obtiene información completa y precisa, hay gran participación y se elimina la subjetividad.
v Método mixto: Observación-entrevista, Entrevista-cuestionario, Observación- cuestionario.
3.4 DETERMINACION DEL TIPO DE INFORMACION A OBTENER
3.4.1 IDENTIFICACION COMPLETA DEL CARGO
• Nombre del cargo.
• Salario.
• Dependencia a la que pertenece.
• Cargo del jefe directo.
3.4.2 DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Esta información se puede obtener dando respuesta a las siguientes preguntas:
¿ Qué hace el trabajador?
¿ Cómo lo hace?
¿ Para qué lo hace?
Las respuestas nos permiten conocer las funciones que realiza el trabajador, los métodos y procedimientos que emplea.
3.4.3 ANALISIS DE LOS REQUISITOS DE HABILIDAD, RESPONSABILIDAD Y ESFUERZO
La habilidad se divide en manual y mental, por ejemplo educación, experiencia, juicio, capacidad de análisis.
El esfuerzo hace referencia a las demandas de carácter físico visual o mental.
3.4.4 ANALISIS DE LAS CONDICIONES Y RIESGOS DEL TRABAJO
Se analizan los riesgos de accidentes a los que el trabajador puede estar expuesto
en la ejecución de sus labores. Además las condiciones generales en que se
desarrolla la tarea, tales como iluminación, ruido, calor, humedad, suciedad.
4. MARCO CONCEPTUAL
El siguiente marco conceptual tiene como fin aclarar los conceptos que puedan generar duda al momento de leer los manuales, también indica la forma como deben leerse e interpretarse.
4.1 Glosario de términos utilizados en el manual de Procesos y Procedimientos.
Sistema : Conjunto de elementos ínter actuantes e interdependientes que conforman un todo unificado, con objetivos claramente determinados a cuyo logro contribuyen los elementos o partes del conjunto. Cada elemento tiene un papel en el sistema, por lo tanto, participa de alguna manera en el logro de los objetivos generales del sistema, ejemplo: sistema administrativo, presupuestal, operativo, etc.
Proceso : Grupo de procedimientos que emplean un insumo, le agregan valor y suministran un producto y / o servicio a un cliente externo o interno.
Ejemplo: El proceso de asesoramiento jurídico cuyo producto es el concepto
emitido por el abogado a la dependencia que los solicita.
Los procesos son cíclicos, tienen tiempos determinados para su ejecución y en muchos casos INTERACTUAN con otros procesos.
Procedimiento : Actividades relacionadas lógicamente que describen de una manera clara y formal los pasos que se deben seguir para realizar un ciclo de operaciones que habitualmente tienen carácter repetitivo.
4.2 Identificación de los elementos que conforman el manual de Procesos.
Proceso : Con el nombre del proceso el lector puede formarse una idea del contenido.
En la Secretaría General se identificaron los siguientes procesos listados en orden alfabético.
1) Aprobación de pólizas.
2) Archivo.
3) Asesoramiento jurídico.
4) Conciliación.
5) Documentación de actos de Junta Directiva.
6) Radicación, notificación de resoluciones.
7) Representación de EMCALI en procesos jurídicos.
8) Solicitud de cotización, adjudicación y pago.
9) Suministrar información.
10) Traslado presupuestal.
Sistema : Los procesos deben enmarcarse dentro de los sistemas definidos para EMCALI.
Para efectos del trabajo presentado en la Universidad este espacio se deja en blanco.
La razón: Al momento de entregar el trabajo en la Secretaría, el proyecto de levantamiento de procesos en toda la empresa estaba desarrollado en un 60 % por lo tanto los sistemas, los códigos, la base legal y los números de los procesos no se habían definido.
Por tal motivo y por recomendación del Secretario General se decidió dejar los espacios en blanco y entregarle además del trabajo impreso un diskette, de esta forma él podría adicionar los elementos que hacen falta cuando sean definidos globalmente.
Area responsable: Es el área a la cual está adscrito el proceso y es responsable
de velar porque el proceso se ejecute en un 100 % con la mayor eficiencia
posible. Para los 10 procesos identificados el área responsable es la Secretaría
General.
Código y Numero del proceso: El código de los procesos corresponde a una nomenclatura alfanumérica, en donde las letras representan el área funcional responsable del proceso y los números: en su primer nivel; el sistema y el segundo nivel; el numero del proceso (asignado en la lista de procesos).
Ejemplo : las siguientes son algunas de las áreas funcionales de EMCALI
AREA SIGLA
Gerencia general GGEN Unidad de control interno y de gestión OCI Oficina de quejas OQ Secretaría General SG
Suponiendo que el sistema al cual pertenece la Secretaría es el sistema Jurídico y que dentro de la lista global de sistemas estuviera en el No 6.
Teniendo en cuenta la anterior lista de procesos, tomemos el No 5 Documentación de actos de Junta Directiva.
Su código sería:
.G.6.5 Secretaria General.
6 sistema jurídico
5 proceso Documentación de actos de Junta Directiva.
Por la razón ya expuesta la casilla de código y numero se dejan en blanco.
Procedimiento : Son las funciones que cada cargo debe llevar a cabo dentro del proceso.
Cargos que intervienen: Los funcionarios encargados de ejecutar cada procedimiento, se listan en el orden en que estos van apareciendo.
Nota : En algunos procesos van a aparecer personas externas a EMCALI, tales como:
Solicitante, peticionario demandante, proveedor.
O en lugar de cargos, dependencias diferentes a la Secretaría General.
Comité de conciliación, Gerencia financiera, Junta Directiva, Presupuesto, Cuentas por pagar, Caja y pagaduría.
Es importante colocarlos porque intervienen en el proceso y de esta forma se
determina el flujo de la información, de donde viene y hacia donde va.
Diagrama de flujo: El diagrama de flujo se dibuja donde se intercepta el procedimiento con el cargo que lo ejecuta y las líneas que unen un elemento con otro, determinan el flujo de la información.
El diagrama de flujo permite ubicar en forma rápida el cargo al cual le corresponde ejecutar un procedimiento determinado, y como viajan los documentos, información entre las áreas funcionales o al exterior de la empresa.
La simbología utilizada en la elaboración de los diagramas de flujo es:
Operación
Inspección, verificación y toma de decisiones.
Transporte de documentos, elementos, etc.
Archivo de documentos.
Ejemplo : Se mostrará algunos de los procedimientos del proceso Conciliación.
PROCEDIMIENTOS CARGOS QUE
INTERVIENEN
ASISTENTE JURIDICO DE SECRETARIA ABOGADO AUXILIAR 1 COMITÉ DE CONCILIACIO
…
9. Entregar concepto a secretario técnico de comité (asistente jurídico de S.G)
10. Exponer concepto a comité.
11. Determinar si hay lugar o no a conciliación y el valor
a reconocer por la pretensión.
12. Levantar acta de comité.
El procedimiento No 9 lo realiza el Abogado y es un transporte.
El procedimiento No 11 lo realiza el comité de conciliación y es una toma de decisión.
El procedimiento No 12 lo realiza el Asistente jurídico de S.G y es una operación.
Entre los procedimientos 11 y 12c la línea de flujo indica que la información pasa del comité de conciliación al Asistente Jurídico de S.G.
Observaciones : Lista todos los comentarios que sirven para aclarar o ampliar un procedimiento o el proceso en general.
Documentos : En este ítem, se listan enfrente de cada procedimiento los oficios, normas, reglamentaciones, contratos, manuales, planes, etc. que deben salir como resultado de la ejecución del mismo, o que se utilizan como insumo.
4.3 Identificación de los elementos que conforman el manual de Funciones.
Ø Información general: Fecha de elaboración del manual, nombre del cargo,
área a la que pertenece, cargo del jefe inmediato, vinculo laboral ( oficial o
privado), salario básico.
Ø Naturaleza del cargo: Describe la razón de ser del cargo o propósito con que fue creado. Ejemplo: la razón de ser del Abogado auxiliar 1 es representar a EMCALI en los procesos jurídicos que se llevan en contra de la empresa.
Ø Funciones básicas: Se dividen en dos grupos.
v Funciones básicas operativas.
Son las actividades que se desarrollan en la ejecución de los procesos, los cuales se encuentran en el manual de Procesos y Procedimientos.
En la primera columna se escriben los procesos en los que el cargo interviene, y en la segunda se escriben los procedimientos que el cargo desarrolla para cada proceso.
Ejemplo : algunas de las funciones básicas operativas de un Abogado Auxiliar 1 son:
FUNCIONES BASICAS OPERATIVAS
NOMBRE DEL PROCESO PROCEDIMIENTO
Asesoramiento Jurídico 5. Recibir y radicar documento entregado por Secretaria.
6. Pedir No cronológico a Secretaria
Conciliación
para elaborar oficio.
7. Proyectar y elaborar concepto.
8. Entregar oficio contestatario a Secretaria que le entrego el documento y descargar en su libro radicador.
8. Analizar tema y elaborar concepto.
9. Enviar concepto a Secretario Técnico de comité de
conciliación.
10. Exponer concepto a comité.
1. Asistir a audiencia de conciliación judicial o prejudicial.
2. Enviar copia de acta de conciliación y auto a secretario Técnico de comité de conciliación.
3. Tramitar el reconocimiento del valor conciliado al Peticionario demandante ante la Gerencia Financiera.
Esto significa que el Abogado Auxiliar 1 en el proceso de asesoramiento jurídico
viene a intervenir solo hasta el procedimiento No 7 y desde este consecutivamente
hasta el No 10.
En conciliación interviene en 8,9,10 consecutivamente, salta hasta el 14 y continua con 15 y 16.
Nota : Si el Abogado tuviera alguna duda acerca de su participación en cualquiera de los procesos, debe remitirse al manual de Procesos y revisar en el proceso especifico la forma como se relaciona con los demás cargos, lee las observaciones y los documentos necesarios para el correcto desarrollo de este.
v Funciones administrativas o de gestión.
Actividades que el cargo desempeña y no hacen parte de los procesos, es decir, aquellas que no son repetitivas, no tienen una frecuencia establecida ni tiene un vinculo definido con otras acciones. Aunque no hagan parte de los procesos, son necesarias para cumplir con los objetivos del cargo, al igual que las actividades de los procesos utilizan tiempo de los funcionarios y recursos de la organización.
Por ejemplo ¿ Cómo podría el Abogado lograr su principal objetivo: “Que
el fallo en los procesos jurídicos sea favorable a EMCALI” sin realizar la
siguiente función de gestión y solo limitándose a sus funciones básicas
operativas? ?
FUNCIONES BASICAS ADMINISTRATIVAS O DE GESTION
QUE HACE COMO LO HACE PARA QUE LO HACE
Diseñar la estrategia de defensa
Estudia el tema de la demanda, recopila la información necesaria y se sustenta en los artículos de ley y en los estatutos de la empresa.
Para poder dar una respuesta sólida y coherente tanto sustantiva como procesalmente.
Relaciones medio interno: Áreas funcionales de EMCALI con las cuales interactúa, es decir, las áreas de las cuales el cargo recibe u ofrece insumos, información, recursos, etc.
Relaciones medio externo: Empresas, organismos, entidades externas a EMCALI con los cuales se relaciona de manera directa.
Ejemplo: el Abogado se relaciona con: Consejo superior de la judicatura, Procuraduría, Contraloría, Fiscalía.
Ø Responsabilidad : Se definen los procesos en los que la participación del
cargo es Fundamental. Un proceso puede ser responsabilidad de varios
cargos. También se definen las estrategias que debe desarrollar el cargo con el
fin de obtener unas metas relacionadas con los procesos.
Ø Perfil del cargo: El Secretario General definió el perfil deseado para cada cargo.
v Edad : Rango deseable.
v Académico : Profesión y / o especializaciones.
v Administrativo : Porcentaje de influencia del cargo en cada una de las siguientes actividades administrativas.
Planeación, Organización, Ejecución y Control.
v Empresarial : Describe porcentualmente cual de los siguientes valores puede desarrollar una persona a través de la ejecución del cargo.
Logro, Poder, Afiliación ( Identificación con los grupos).
v Experiencia : Tiempo de ejercicio deseado en cargos similares.
Ø Responsabilidad por:
v Manejo de información ( se describe que información).
v Supervisión ( se lista los cargos que supervisa o los procesos)
v Materiales o herramientas ( equipo de oficina que le es asignado).
v Contactos personales ( externos y / o internos).
v Dinero ( si manipula dinero de la compañía).
Ø Habilidades : Destreza en la ejecución de ciertas actividades, que permiten alcanzar con mayor éxito los objetivos del cargo.
Ejemplo : El Abogado auxiliar requiere Capacidad de análisis, Capacidad intelectual, Minuciosidad, Ingenio.
Ø Perfil psicológico: Se evalúa si el nivel de las aptitudes y capacidades
evaluadas para cada cargo debe ser alto –medio –bajo.
5. DESARROLLO DEL TRABAJO
5.1 REUNION CON EL SECRETARIO GENERAL
El Secretario me define cual es el objetivo del proyecto: “ Identificar los procesos que se desarrollan en la Secretaría General de EMCALI en un plazo no superior a tres meses con el fin de implementarlos en un 100 %, obteniendo una herramienta que facilite la administración de la fuerza de trabajo.” Y que documentos le debo entregar al finalizar el trabajo: Manual de Procesos y Procedimientos, manual de Funciones.
Me solicita que le entregue una propuesta de las actividades a desarrollar para levantar la información.
El documento que le entregué como propuesta contenía:
Necesidades de información.
I. Ubicación de la Secretaria General.
v A qué dependencia pertenece?.
v Debe rendir informe a algún departamento?.
v Supervisa o recibe informes de otras dependencias de EMCALI?.
II. Cual es la misión de la Secretaría.
III. Que información ingresa a la Secretaría ( documentos).
IV. Cual es el recorrido de esta información dentro de la dependencia.
V. Que información sale de la Secretaría y hacia donde va.
VI. Cuantos cargos hay dentro de la Secretaría.
VII. Cuales son las funciones de cada uno de estos cargos.
Método para obtener la información.
Método mixto: Entrevista- observación.
No se utilizará cuestionario, se le solicita a cada persona que describa el cargo y que hable de las funciones que realiza, como las hace y para que las hace.
Se utilizará una grabadora de periodista para registrar la información.
Después de levantada la información se hará un seguimiento de las actividades en
la Secretaría durante tres semanas.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA IDENTIFICAR PROCESOS
MES 1 2 3
SEMANA 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
ACTIVIDAD
Levantamiento de la información
Identificación de los procesos Seguimiento de procesos
Elaboración de borrador de manual de Procesos
• se trabajó 4 días a la semana 4 horas / día.111
• no se proporcionó computador, los documentos se elaboraron en las salas de sistemas de la universidad.
Después de aprobado el plan de actividades el Secretario emite el oficio 110.000-
56-361-00 del 12 de abril del 2000 informando al personal de Secretaría sobre el
trabajo a realizar y haciendo énfasis en que la información que van a dar es de
tipo prioritario.
5.2 LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACION
La Asistente jurídica de S.G es la encargada de presentarme con cada uno de los cargos.
La siguiente lista muestra los cargos, las personas en nómina, las personas entrevistadas y el orden en que son entrevistadas.
Cargo No de personas en nomina
No de personas entrevistadas
Orden en que es entrevistada
*Auxiliar de oficina 1 1 1
Recepcionista 1 1 2
Mensajero 1 1 3
Secretaria de secretaría general
1 1 4
Secretaria de Dirección Jurídica
1 1 5
Secretaria de Junta Directiva
1 1 6
Director jurídico 1 1 7
**Abogado auxiliar 1
15 4 8
Oficial mayor 1 1 9
Profesional III 1 1 10
Profesional I 1 1 11
Asistente jurídico de S.G
1 1 12
Secretario General 1 1 13
* Se entrevista a Auxiliar de oficina de primero por petición de la Asistente Jurídico debido a que actualmente este cargo no está definido dentro de la Secretaría y se deseaba saber que funciones hace y si valía la pena tener una persona exclusiva para esas funciones.
** Dentro de los 15 Abogados que hay en nómina hay dos como Abogado Coordinador de unidad y uno como Profesional I, por esta razón dentro de las 4 personas entrevistadas se incluye 1 Abogado Coordinador de unidad, 1 Profesional I, 2Abogados Auxiliar 1.
Al final me di cuenta que todos hacen exactamente lo mismo que un Abogado Auxiliar 1.
El orden restante lo propuse por considerar que Recepcionista y mensajero iban a
proporcionar información importante acerca del tipo de documentos que se
manejan y las rutas que toman estos. Entrevistando luego a las Secretarias lograría completar la información.
Decidí entrevistar por último al Secretario General pues después de entrevistar a todos los cargos iban a surgir dudas que él mas que nadie podría resolver.
La información se grabó en cassettes, luego se escuchan y se transcribe.
5.3 IDENTIFICACION DE LOS PROCESOS
Teniendo escrito la información de cada cargo, acerca de lo que hacen y la forma como lo hacen, comencé a relacionar procedimientos de un cargo con otro.
Ejemplo :
La Recepcionista le coloca No de radicación a un documento y le indica al mensajero donde se encuentra la secretaria a la cual le debe entregar el documento.
Si el documento es para Dirección Jurídica, la Secretaria de D.J lo recibe, lo anota en el libro radicador y se lo entrega a Director Jurídico.
Director Jurídico lee el documento y de acuerdo al tema decide a que Abogado
repartírselo, le indica a la Secretaria a que Abogado debe entregárselo.
La Secretaria descarga en su libro radicador y le entrega al Abogado solicitándole a este que firme en el libro como recibido.
El Abogado lo recibe, anota en su libro radicador e inmediatamente elabora un poder para la firma del Gerente General.
Este es el inicio de un proceso identificado como Representación de EMCALI en procesos jurídicos. Siguiendo la misma metodología se identificaron 10 procesos listados a continuación en orden alfabético:
1. Aprobación de pólizas.
2. Archivo.
3. Asesoramiento jurídico.
4. Conciliación.
5. Documentación de actos de Junta Directiva.
6. Radicación, notificación de resoluciones.
7. Representación de EMCALI en procesos jurídicos.
8. Solicitud de cotización, adjudicación y pago.
9. Suministro de información.
10. Traslado presupuestal.
5.4 SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS
Durante tres semanas me dediqué a observar todos los sucesos en la oficina.
Observé :
• Algunos conflictos surgidos debido al manejo y archivo de los documentos entre las secretarias de D.J Y S.G.
• Como se procedía cuando se solicitaba información de un documento con fecha pasada.
• El Secretario General asesora a los abogados para dar respuesta a las
demandas y concluí que la asesoría no hace parte del proceso pues es espontánea, pero si es una función de gestión muy importante del Secretario General.
• Director Jurídico no revisa las respuestas a las demandas que hacen los
abogados y esta situación es un problema identificado pues el Secretario cree conveniente que si sean revisadas.
• El proceso de compras no se hace a través de la oficina de compras como
debería hacerse sino a través de la propia Secretaría, sin embargo es mucho
más rápido hacerlo de esta forma según dijo la persona encargada. Además lo
realiza un aprendiz SENA y no el cargo que debería hacerlo (Asistente Jurídico de S.G), En conclusión el proceso de observación es muy importante pues durante este se resuelven dudas que surgen cuando se levanta la información, estas dudas son resueltas por el titular del cargo.
También es importante para determinar funciones de gestión y para observar irregularidades dentro de la organización.
5.5 ELABORACION DEL BORRADOR DE MANUAL DE PROCESOS
Una vez terminado el seguimiento, se plantea un primer bosquejo y se imprime por computador, utilizando la siguiente plantilla:
DIAGRAMA DE PROCESO PROCESO :
HOJA DE SISTEMA: AREA RESPONSABLE PROCESO:
PROCEDIMIENTO
CARGOS QUE
INTERVIENEN OBSERVACIONES DOCUMENTOS
Esta plantilla se sacó del manual de Procesos y Procedimientos de Genercali E.S.P por solicitud del Secretario. Pues fue él quien dirigió el proyecto de levantamiento de los procesos en esta empresa cuando ocupaba el puesto de Gerente.
5.6 VALIDACION DE LA INFORMACION
Se revisaron los borradores con el Secretario, se identificaron los problemas y se sugirió los cambios pertinentes.
( ver Problemas identificados y propuestas)
5.7 PRODUCCION DE DOCUMENTO CORREGIDO
Se hicieron los cambios en el computador y se imprimió el manual de Procesos y Procedimientos.
( ver anexo manual de Procesos y Procedimientos)
5.8 ELABORAR MANUALES DE FUNCIONES
Con la información levantada, el manual de Procesos y el perfil de cada cargo suministrado por el Secretario General, procedí a elaborar el borrador de los manuales de Funciones. El Secretario los revisó y le hizo las correcciones de forma.
( ver anexo manual de Funciones)
6. PROBLEMAS IDENTIFICADOS
6.1 DISFUNCIONALIDAD
Actualmente la empresa tiene este problema en todas sus áreas y consiste en que una persona está ocupando un cargo por el que no fue contratado.
Ejemplo:
• Oficial Mayor. Lo está ocupando una persona que fue contratada como Abogado Auxiliar 1.
• Abogado auxiliar 1. En estos momentos hay 2 personas que fueron
contratadas como Abogado Coordinador de Unidad y están desarrollando funciones de Abogado Auxiliar 1.
Esto genera desmotivación y poco compromiso con la organización.
El cargo de Oficial Mayor es nivel 1 clase 32 con un sueldo de $ 1’127.750 y se
exige cuarto año de Derecho. Actualmente esta siendo desempeñado por un
Abogado especializado.
El cargo de Profesional III es nivel 2 clase 18 con un sueldo de $1’680.000 y se exige titulo de Abogado. Actualmente esta siendo desempeñado por una estudiante de ultimo semestre de Derecho.
6.2 RADICACION DE RESOLUCIONES NO ESTA DEFINIDA DENTRO DE SECRETARIA GENERAL.
El Secretario y la Asistente Jurídico de S.G. pensaban que esa función la podía desempeñar cualquiera de las secretarias y provisionalmente se tenia a una aprendiz SENA para esa labor.
La verdad es que se requiere de tiempo completo para radicar resoluciones y además notificar su contenido.
6.3 NO HAY TRABAJO EN EQUIPO ENTRE SECRETARIAS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS
• Recepcionista radica los documentos con un numero, si este documento va
para el despacho del Secretario General su secretaria le coloca OTRO numero
de radicación, si el Secretario decide que el documento lo revise Director
Jurídico, la secretaria de este tiene que colocar el numero que se le coloco en
la recepción.
Como puede verse se esta radicando dos veces un documento en una oficina donde el objetivo es el mismo sin importar que los documentos lleguen a Secretaría General o a Dirección Jurídica.
• Si la Secretaria del Secretario General por indicación de su jefe le entrega a la
Secretaria de Dirección Jurídica un documento para que se le dé tramite en D.J, esta debe devolverle a la Secretaria de S.G copia del oficio de respuesta y el documento original, para que sean archivados, pues a ese despacho fue donde llegó por primera vez el documento.
Algunas veces este procedimiento no se lleva a cabo, generando discusiones.
6.4 NO HAY ARCHIVO DE PROCESOS JUDICIALES EN LA SECRETARIA
Todos los documentos que se producen en el transcurso de los procesos judiciales son guardados por los abogados que llevan la diligencia en sus archivos personales.
Esto no debe ocurrir debido a que si el Abogado no se encuentra presente y se
requiere un documento de algún proceso NO se va a tener acceso a este.
6.5 DESNIVELACION EN LA CARGA DE TRABAJO
El cargo de Profesional III tiene una carga de trabajo mínima, actualmente está aprobando 1 póliza cada dos días.
6.6 MANUALES DE FUNCIONES DESACTUALIZADOS
Los manuales de Profesional I ( Bibliotecario) y Oficial Mayor
6.7 DIRECTOR JURIDICO NO REVISA LAS RESPUESTAS DE SUS ABOGADOS A CARGO
Según el Secretario él necesita un Director Jurídico que revise y apruebe las
respuestas, de otra forma la única función que tendría seria la de repartidor de
procesos.
7. PROPUESTAS
a. Se debe reglamentar el proceso de Radicación, notificación de resoluciones e institucionalizar el cargo de Auxiliar de Oficina desempeñado por un aprendiz SENA.
b. Radicar el documento que ingresa a Secretaría UNA SOLA VEZ y en Recepción.
Secretaria de S.G, de D.J, Abogado auxiliar1, Profesional III, Profesional I, cuando reciban el documento deben anotar en su respectivo libro radicador el No colocado en recepción.
Secretaria de D.J siempre debe devolver a Secretaria de S.G si esta le ha pasado algún documento, copia del oficio contestatario y documento original.
c. Debe crearse un archivo para guardar todos los documentos de los
procesos Judiciales al cual tenga acceso el Abogado y la persona
encargada de administrar el archivo.
( ver en manual de Procesos, el proceso Representación de EMCALI en procesos jurídicos, el procedimiento No 18)
d. A Profesional III se le debe responsabilizar del manejo del archivo de los procesos Judiciales, de esta forma se esta nivelando su carga de trabajo.
e. Documentar en el proceso de Representación de EMCALI en procesos jurídicos como un procedimiento obligatorio la revisión y aprobación de respuesta por parte del Director Jurídico.
( ver en manual de Procesos, el proceso
Representación de EMCALI en procesos
jurídicos, el procedimiento No 14)
BIBLIOGRAFIA
Álvarez. Augusto. Administración de sueldos y salarios.
Editorial Norma. Tercera edición.
Genercali ESP. Manual de Procesos y Procedimientos.
1995
Henao. Vásquez. Lina. Racionalización de procesos para el mejoramiento de las
labores de mantenimiento de canales por parte de las Empresas Municipales
de Cali. 1995
ANEXO 1
MANUALES DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARIA GENERAL DE EMCALI E.I.C.E
1. Aprobación de pólizas.
2. Archivo.
3. Asesoramiento jurídico.
4. Conciliación.
5. Documentación de actos de Junta Directiva.
6. Radicación, notificación de resoluciones.
7. Representación de EMCALI en procesos jurídicos.
8. Solicitud de cotización, adjudicación y pago.
9. Suministrar información.
10. Traslado presupuestal.
Hoja No. 1 De:
2PROCESO: BASE LEGAL: Fecha:
SISTEMA: AREA RESPONSABLE: Código:
Proceso No.
RECEPCIONISTA SECRETARIA DE DIRECTOR JURIDICO PROFESIONAL III DIRECTOR JURIDICO AUXILIAR DE OFICINA
* NRI, fecha y hora de recibido.
* Procedencia: Entidad o persona.
* No de oficio, fecha de oficio.
* Detelle: Referencia o resumen.
3. Recibir documento. 3. Radica en su libro con igual NRI
4. Revisar documento 4. Revisa que este completo. Debe contener:
* Contrato original firmado por Gerente de área.
* Disponibilidad presupuestal.
* Reserva presupuestal original.
* Póliza original.
* Cotizaciones (para equipo) en la seccion.
5. Solicitar documento faltante. 5. Si en procedimiento No 4 hizo falta algún documento
Se le solicita por teléfono al remitente del contrato
Responsable del Proceso: Vo.Bo. Jefe
* Justificación de contrato.
Si NO pase al procedimiento No 7 en contrato que ingresa a Secretaria Genral.
2. Recibir documento a mensajero y entregar a Profesional 3 2. Coloca en libro radicador:
DOCUMENTOS
1. Colocar No de radicación Interna (NRI), fecha y hora de recibido 1. Contrato y póliza original.
SECRETARIA GENERAL
PROCEDIMIENTOS CARGOS QUE INTERVIENEN OBSERVACIONES
DIAGRAMA DE PROCESO APROBACION DE POLIZAS
0
Hoja No.
2De:
2PROCESO: BASE LEGAL: Fecha:
SISTEMA: AREA RESPONSABLE: Código:
Proceso No.
RECEPCIONISTA SECRETARIA DE DIRECTOR JURIDICO PROFESIONAL III DIRECTOR JURIDICO AUXILIAR DE OFICINA
Responsable del Proceso: Vo.Bo. Jefe
15. Archivar copia de resoluciones u oficios.
14. Descargar en libro radicador con No de resolución de aprobacion de poliza u oficio.
12. Llevar pólizas aprobadas a Bibliotecario. 12. Se llevan cada mes: Contrato, póliza y resolución 12. Oficio remisorio con No
de aprobación. cronológico de D.J, relacionando
11. Entregar copia de resolución radicada a contratista. 11. Se le solicita que firme copia de resolución.
10. Radicar resolución de aprobacion de poliza.
9. Firmar resolución de aprobacion de poliza.
8. Elaborar resolución de aprobación. 8. Se imprimen 3 copias. 8. Resolución de aprobación
del contrato y garantías.
13. Entregar a secretaria de D.J copia de resoluciones u oficios expedidos. los documentos enviados.
Si lo envía, pase al procedimiento No 7. la devolución.
7. Analizar que los datos del contrato concuerden con los de la póliza. 7. Nombre del contratista, objeto del contrato, plazo
DOCUMENTOS
6. Devolver contrato. 6. Si el contratista no envía el documento solicitado. 6. Oficio explicando la razón de
SECRETARIA GENERAL
PROCEDIMIENTOS CARGOS QUE INTERVIENEN OBSERVACIONES
DIAGRAMA DE PROCESO APROBACION DE POLIZAS
0
Hoja No.
1De:
2PROCESO: BASE LEGAL: Fecha:
SISTEMA: AREA RESPONSABLE: Código:
Proceso No.
BIBLIOTECARIO
Responsable del Proceso: Vo.Bo. Jefe
Autor, titulo, palabras claves No de resolución, fecha, "por la cual:"
* Para texto ingresa:
* Para contrato ingresa:
Nombre del contratista, valor del contrato, resolución
ingresa al sistema, solo lo archiva en la carpeta original, Resoluciones del contrato correspondiente.
4. Ingresar contrato, resolución o texto a sistema. 4.Si el documento es OTRO SI del contrato original no lo 4. OTRO SI del contrato, Contrato
3. Analizar texto, asignar materias y áreas. 3. Si el texto ha sido comprado. Las materias y áreas 3. Texto adquirido.
se asignan de acuerdo a catalogo del ICFES.
remisorio con la anotación de lo que falta.
2. Revisar que lo relacionado concuerde con lo recibido 2.Si hace falta algún documento se firma el oficio
DIAGRAMA DE PROCESO
ARCHIVOSECRETARIA GENERAL
CARGOS QUE INTERVIENEN
1. Recibir contratos, resoluciones empastadas, oficios. 1.los contratos los recibe de Dirección Jurídica, los
aprobando póliza, No de Nit, gerencia que genera el contrato.
* Para resolución ingresa:
los oficios de Gerencia General y de Secretaria General. documentos enviados.
1. Oficio remisorio relacionando los
PROCEDIMIENTOS OBSERVACIONES DOCUMENTOS
0
Hoja No.
2De:
2PROCESO: BASE LEGAL: Fecha:
SISTEMA: AREA RESPONSABLE: Código:
Proceso No.
BIBLIOTECARIO
5. Archivar contrato, resoluciones empastadas, oficios y textos
Responsable del Proceso: Vo.Bo. Jefe
DIAGRAMA DE PROCESO ARCHIVO
SECRETARIA GENERAL
PROCEDIMIENTOS CARGOS QUE INTERVIENEN OBSERVACIONES
5. Los oficios se archivan por año y No cronológico.
DOCUMENTOS
0
Hoja No.
1De:
3PROCESO: BASE LEGAL: Fecha:
SISTEMA: AREA RESPONSABLE: Código:
Proceso No.
SOLICITANTE RECEPCIONISTA SECRETARIA DE SECRETARIO GENERAL SECRETARIA DE DIRECTOR JURIDICO SECRETARIO GENERAL DIRECTOR JURIDICO ABOGADO GERENTE GENERAL MENSAJERO
* Detalle: Referencia o resumen.
5. Siguiendo instrucciones de Secretario General.
Responsable del Proceso: Vo.Bo. Jefe
DOCUMENTOS
1.Enviar solicitud a Secretaria General. 1.El solicitante puede ser de cualquier área de EMCALI. 1. Oficio solicitando concepto
2.Colocar No de radicación Interna (NRI), fecha y 2. Consulta con Secretaria de S.G o de D.J si tiene duda
jurídico.
DIAGRAMA DE PROCESO ASESORAMIENTO JURIDICO
SECRETARIA GENERAL
PROCEDIMIENTOS CARGOS QUE INTERVIENEN OBSERVACIONES
hora de recibido en documento que ingresa a S.G acerca de que se pueda tramitar el documento en S.G.
3.Recibirle documento a mensajero y entregar a jefe. 3. Coloca en libro radicador:
* NRI, fecha y hora de recibido.
4.Analizar petición y decidir si: Emite concepto personal o lo reparte. * Procedencia: Entidad o persona.
* No de oficio, fecha de oficio.
5.Remitir documento a: Secretaria de Director Jurídico o Abogado.
6.Remitir documento a Abogado. 4. Secretario General o Director Juridico.
Anota en su libro radicador a quien entrega el documento.
6. Siguiendo instrucciones de Director Jurídico.
Anota en su libro radicador a quien entrega el documento.
0
Hoja No.
2De:
3PROCESO: BASE LEGAL: Fecha:
SISTEMA: AREA RESPONSABLE: Código:
Proceso No.
SOLICITANTE RECEPCIONISTA SECRETARIA DE SECRETARIO GENERAL SECRETARIA DE DIRECTOR JURIDICO SECRETARIO GENERAL DIRECTOR JURIDICO ABOGADO GERENTE GENERAL MENSAJERO
10.Entregar oficio contestatario a Secretaria que le remitió el documento y descargar en su libro radicador.
11.Recibir oficio y entregar a jefe.
12.Analizar y dar VoBo a concepto.
13.Analizar y firmar concepto.
14. Fotocopiar oficio, descargar en libro radicador y despachar con mensajero.
Responsable del Proceso: Vo.Bo. Jefe
DOCUMENTOS
7. Recibir y radicar documento entregado por Secretaria. 7. Secretaria de D.J. o Abogado radican en su libro con
igual NRI.
13. Si le corresponde firmar.
DIAGRAMA DE PROCESO ASESORAMIENTO JURIDICO
SECRETARIA GENERAL
PROCEDIMIENTOS CARGOS QUE INTERVIENEN OBSERVACIONES
8. Pedir No cronológico a Secretaria para elaborar oficio. 8. Se le pide a Secretaria de: S.G, D.J, o Gerente
General. Depende de quien firme el oficio.
9. Proyectar y elaborar concepto. 9. Si el concepto lo proyecta Secretario General o 9. Oficio.
Director Jurídico lo elaboran sus respectivas secretarias.
10. En el oficio de respuesta se debe especificar NRI que tiene el documento analizado.
firma de Gerente General y fue proyectado
14. Secretaria de S.G. o de D.J. descarga en la casilla del NRI correspondiente con No de oficio contestatario 12. Secretario General o Director Juridico si es para
por Abogado o Asistente.
0
Hoja No. 3 De: 3
PROCESO: BASE LEGAL: Fecha:
SISTEMA: AREA RESPONSABLE: Código:
Proceso No.
SOLICITANTE RECEPCIONISTA SECRETARIA DE SECRETARIO GENERAL SECRETARIA DE DIRECTOR JURIDICO SECRETARIO GENERAL DIRECTOR JURIDICO ABOGADO GERENTE GENERAL MENSAJERO
Responsable del Proceso: Vo.Bo. Jefe
DOCUMENTOS
15. Llevar oficio a funcionario de dependencia que solicito el concepto. 15. En la dependencia deben firmar en la copia del oficio como recibido.
DIAGRAMA DE PROCESO ASESORAMIENTO JURIDICO
SECRETARIA GENERAL
PROCEDIMIENTOS CARGOS QUE INTERVIENEN OBSERVACIONES
16.Entregar copia de oficio con firma de recibido a Secretaria.
17. Entregar copia de documentos de respuesta a Secretaria de Secretario 17. Si el documento fue remitido por Secretaria de
General. Secretario General, la cual descarga en su libro
radicador.
18. Archivar copia de oficios.
0
Hoja No.
1De:
3PROCESO: BASE LEGAL: Fecha:
SISTEMA: AREA RESPONSABLE: Código:
Proceso No.
PETICIONARIO DEMANDANTE RECEPCIONISTA SECRETARIA DE SECRETARIO GENERAL ASISTENTE JURIDICO DE S.G ABOGADO COMITÉ DE CONCILIACION GERENTE FINANCIERO
ingresado en el dia.
5. Determinar fecha y hora de reunión de comité
6. Citar al comité a reunión.
las circunstancias lo exijan.
Responsable del Proceso: Vo.Bo. Jefe
A reuniones extraordinarias previo aviso del
6. Se reunirá al menos 1 vez cada 3 meses y cuando 6. Oficio citatorio.
4. Informar a Asistente juridico de S.General las fechas de conciliación que han * No de oficio, fecha de oficio.
* Detalle: Referencia o resumen.
de registro de fechas. * NRI, fecha y hora de recibido.
* Procedencia : Entidad o persona.
o prejudicial.
3. Recibir documento a mensajero y anotar en libro radicador y en libro 3. Coloca en libro radicador:
DIAGRAMA DE PROCESO CONCILIACION
SECRETARIA GENERAL
PROCEDIMIENTOS CARGOS QUE INTERVIENEN OBSERVACIONES
Abogado SÍ en la audiencia de conciliacion judicial o prejudicial el demandante presenta pruebas que puedan cambiar la decisión adoptada 1. Enviar solicitud de conciliación a Secretaria General.
2. Colocar No de radicación interna NRI, fecha y hora de recibido en documento. 2. Solicitud de conciliación judicial
DOCUMENTOS
0
Hoja No.
2De:
3PROCESO: BASE LEGAL: Fecha:
SISTEMA: AREA RESPONSABLE: Código:
Proceso No.
PETICIONARIO DEMANDANTE RECEPCIONISTA SECRETARIA DE SECRETARIO GENERAL ASISTENTE JURIDICO DE S.G ABOGADO COMITÉ DE CONCILIACION GERENTE FINANCIERO
10. Exponer concepto a comité.
11. Determinar si hay lugar o no a conciliación y el valor a reconocer por la.
pretensión.
12. Levantar Acta de comité.
Responsable del Proceso: Vo.Bo. Jefe
12.Se consignan los parámetros y la decisión aprobada 12. Acta resumen de cada reunión.
que sirven de fundamento al comité para tomar la decisión.
9. Se entrega con la debida antelacion a la fecha 9. Concepto respecto de los hechos de audiencia de conciliación, junto con los documentos y el valor de las pretensiones.
en el área que le corresponda.
9. Entregar concepto a Secretario Técnico de comité (Asistente Juridico de S.G.) 8. Analiza condiciones técnicas, económicas y legales
en la respectiva casilla del NRI donde
8. Analizar y elaborar concepto. esta consignada la solicitud de conciliacion
DIAGRAMA DE PROCESO CONCILIACION
SECRETARIA GENERAL
PROCEDIMIENTOS CARGOS QUE INTERVIENEN OBSERVACIONES
o las razones por las cuales no se debe conciliar.
7. Despachar oficio y descargar en libro radicador. 7. Se descarga con No de oficio citatorio
DOCUMENTOS
