UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA.
TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y
FINANZAS, CPA.
TEMA: MODELO DE CRÉDITO Y COBRANZA Y CARTERA
VENCIDA EN LA EMPRESA SEGUTELEC CIA. LTDA. DE LA
CIUDAD DE QUITO.
AUTORA: AUGUSTA SOLEDAD HIDALGO CARRANZA
ASESOR: MBA. LEONARDO CARRIÓN HURTADO
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA
DE LOS ANDES
UNIANDES
Santo Domingo de los Tsáchilas, 24 de septiembre de 2014
CONSTANCIA DE APROBACIÓN
MBA. Leonardo Carrión Hurtado en calidad de Asesor de tesis, designado por disposición de Rectorado de la UNIANDES certifica que la Sra. Hidalgo Carranza Augusta Soledad, alumna del noveno Nivel de Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, CPA. ha culminado con su trabajo de Tesis, con el tema: “
MODELO DE CRÉDITO Y
COBRANZA
Y
CARTERA
VENCIDA
EN
LA
EMPRESA
SEGUTELEC CIA. LTDA. DE LA CIUDAD DE QUITO.
”, quien hacumplido con todos los requerimientos exigidos por lo que se aprueba la misma.
Es todo cuanto puedo decir en honor a la verdad, facultando a la interesada hacer uso del presente, así como también se autoriza la presentación para la evaluación por parte del jurado respectivo.
Cordialmente,
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA
DE LOS ANDES
UNIANDES
Santo Domingo de los Tsáchilas, 24 de septiembre, 2014
AUTORÍA DE TESIS
Yo, Hidalgo Carranza Augusta Soledad, declaro que los resultados obtenidos en la investigación que presento, como informe final, previo a la obtención del título Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, CPA., cuyo tema es “
MODELO DE
CRÉDITO Y COBRANZA Y CARTERA VENCIDA EN LA EMPRESA
SEGUTELEC CIA. LTDA. DE LA CIUDAD DE QUITO
”, sonabsolutamente auténticos y personales.
En tal virtud, expreso que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto, son de exclusiva responsabilidad del autor.
_______________________
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÒNOMA DE LOS ANDES
NOTA DE ACEPTACIÒN
____________________________ Firma Presidente del Tribunal
____________________________ Firma Oponente del Tribunal
DEDICATORIA
Mi tesis la dedico a Dios con todo mi amor y cariño, por haberme dado la oportunidad de vivir cada día.
También dedico mi tesis a mis hijos, a mi esposo, a mis padres y a mis hermanos, por todo el amor que les tengo.
A mis amigas que incondicionalmente me han brindado su apoyo y aunque hemos pasado por buenos y malos momentos salimos adelante con todo nuestro esfuerzo juntas.
AGRADECIMIENTO
A Dios por permitirme culminar con ésta meta, y regalarme cada día su don de vida. A mis hijos por su comprensión y apoyo.
Y de manera especial a mi esposo por su comprensión y apoyo incondicional, por haber estado conmigo en las buenas y en las malas.
También agradezco al MBA Leonardo Carrión, quien como asesor me apoyó y aconsejó todo el tiempo que perduró la elaboración de la tesis.
ÍNDICE GENERAL
CONSTANCIA DE APROBACIÓN ... AUTORÍA DE TESIS ... NOTA DE ACEPTACIÒN ... DEDICATORIA ... AGRADECIMIENTO ... ÍNDICE GENERAL ... ÍNDICE DE ANEXOS ... ÍNDICE DE TABLAS ... RESUMEN EJECUTIVO ... EXECUTIVE SUMMARY ...
INTRODUCCIÓN ... 1
Antecedentes de la investigación. ... 1
1 MARCO TEÓRICO. ... 8
1.1 ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN. ... 8
1.2 ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN. ... 8
1.2.1 Contabilidad. ... 8
1.2.1.1 Importancia de la Contabilidad. ... 9
1.2.1.2 Objetivo de la Contabilidad. ... 9
1.2.2 Auditoría. ... 10
1.2.2.1 Importancia de la auditoría. ... 10
1.2.2.2 Objetivo de la auditoría ... 11
1.2.3 Crédito ... 12
1.2.3.1 Objetivos. ... 12
1.2.3.2 Importancia. ... 13
1.2.4 Cobranzas. ... 13
1.2.4.1 Objetivo. ... 13
1.2.4.2 Importancia. ... 14
1.2.5 Modelo de Crédito y cobranza. ... 14
1.2.6 Préstamos. ... 15
1.2.6.1 Tasas. ... 19
1.2.6.3 Préstamos vencidos ... 23
1.3 VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN. . 26
1.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO. ... 27
2 MARCO METODOLÓGICO. ... 28
2.1 CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN EL CONTEXTO INSTITUCIONAL. ... 28
2.2 PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO. ... 29
2.2.1 Modalidad de la investigación... 29
2.2.2 Tipos de la investigación. ... 30
2.2.2.1 Investigación Bibliográfica. ... 30
2.2.2.2 Investigación de campo. ... 30
2.2.2.3 Investigación Descriptiva. ... 30
2.2.3 Población y muestra. ... 31
2.2.3.1 Población. ... 31
2.2.3.2 Muestra. ... 31
2.2.3.2.1 Fórmula de la muestra para población finita ... 31
2.2.4 Métodos, técnicas e instrumentos. ... 32
2.2.4.1 Métodos. ... 32
2.2.4.1.1 Método Inductivo-Deductivo. ... 33
2.2.4.1.2 Método Analítico- Sintético. ... 33
2.2.4.1.3 Método Histórico Lógico. ... 33
2.2.4.2 Técnicas. ... 33
2.2.4.2.1 Entrevista. ... 33
2.2.4.2.2 Encuesta. ... 34
2.2.4.3 Instrumentos. ... 34
2.2.4.3.1 Guía de entrevista. ... 34
2.2.4.3.2 Cuestionario de encuesta. ... 34
2.2.5 Resultados de la investigación. ... 34
2.2.5.1 Entrevista. ... 34
2.2.5.2 Encuesta al personal ... 37
2.2.5.3 Encuesta a los clientes ... 39
2.3 PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN. ... 44
2.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO. ... 45
3 VALIDACIÓN DE RESULTADOS DE SU APLICACIÓN. ... 46
3.1 TÍTULO DE LA PROPUESTA: “MODELO DE CRÉDITO Y COBRANZA PARA MINIMIZAR LA CARTERA VENCIDA EN LA EMPRESA SEGUTELEC CÍA. LTDA. DE LA CIUDAD DE QUITO”. ... 46
3.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA. ... 46
3.2.1 Justificación de la propuesta. ... 46
3.2.2 Objetivo General. ... 47
3.2.2.1 Objetivos específicos. ... 47
3.2.3 Propuesta de un modelo de crédito y cobranza. ... 47
3.2.3.1 Estructura Organizacional. ... 47
3.2.3.1.1 Manual de funciones del departamento de crédito y cobranza. ... 51
3.2.3.2 Políticas. ... 62
3.2.3.2.1 Políticas de crédito. ... 62
3.2.3.2.2 Requisitos del crédito ... 65
3.2.3.2.3 Solicitud del Crédito ... 67
3.2.3.2.4 Alcance de la investigación de crédito. ... 70
3.2.3.2.5 Aprobación del crédito ... 71
3.2.3.2.6 Motivo de rechazo ... 75
3.2.3.2.7 Ingreso de los Clientes. ... 76
3.2.3.2.8 Cambio de condiciones de crédito. ... 78
3.2.3.2.9 Apertura y suspensión de cuentas. ... 79
3.2.3.3 Políticas de cobranza. ... 81
3.2.3.3.1 Establecimiento de políticas de cobranza ... 83
3.2.3.3.2 Procedimientos de cobranza. ... 85
3.2.3.3.3 Envío de documentos de cobro. ... 86
3.2.3.3.4 Problemas normales de cobranza. ... 88
3.2.3.3.5 Procedimiento de Liquidación ... 89
3.2.3.3.6 El registro de las cobranzas ... 91
3.2.3.3.7 Control interno a representantes de ventas. ... 95
3.2.3.3.8 Envío a legal. ... 96
3.2.3.3.10 Formato de reporte de visitas a clientes. ... 98
3.2.3.3.11 Formato de recibos de cobro. ... 98
3.2.3.3.12 Formato de Instructivo para los clientes. ... 99
3.2.3.3.13 Formato de Solicitud de crédito ... 100
3.2.3.3.14 Contabilidad de Concesión del Crédito. ... 101
3.2.4 Conclusiones parciales del capítulo. ... 104
3.3 VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA. ... 104
3.4 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES FINALES ... 105
3.4.1. Conclusiones ... 105
3.4.2. Recomendaciones. ... 105 BIBLIOGRAFÍA
ÍNDICE DE ANEXOS
ANEXO Nº 1 ……….…………..….……… Aprobaciòn del perfil ANEXO Nº 2 ……….…….…..…...Carta de la Empresa Segutelec Cía Ltda. ANEXO Nº 3………...………..……….Formato de entrevista ANEXO Nº 4………Formato de encuesta al cliente ANEXO Nº 5………..……..….Formato de encuesta al personal ANEXO Nº 6……….……….……….… Fotos
ÍNDICE DE TABLAS
RESUMEN EJECUTIVO
Actualmente el personal de crédito y cobranza de las empresas no aplica procedimientos y políticas cuando van a conceder créditos, como consecuencia de esto se catalogan erróneamente a los clientes sin soporte legal, financiero y documental. Es por ello que existe un alto porcentaje de cartera vencida en las empresas, por lo cual es necesario establecer los lineamientos estratégicos sobre administrar a los clientes definiendo políticas de crédito y cobranza en función de sus objetivos, tomando en cuenta la estrategia de riesgos que hayan establecido, evitando así el aumento de su morosidad.
La metodología comprende un trabajo de investigación, aplicando una serie de técnicas de levantamiento de datos tales como la entrevista al Gerente, la encuesta en la cual se aplicó una muestra al personal y a los clientes, con su respectivo análisis, los mismos que dieron un mejor conocimiento sobre los procedimientos en cuanto a crédito y cobranza que se llevan a cabo en la empresa, así como de las responsabilidades y funciones de los empleados con sus debidos cargos. Se manifiesta por medio de ésta investigación que la empresa se rige solo por ciertas políticas internas dentro del área de crédito y cobranza que no permiten un control correcto tanto de las ventas a crédito como de la cobranza.
EXECUTIVE SUMMARY
Currently the staff credit and collection companies policies and procedures do not apply when they grant loans, as a result erroneously cataloged clients without legal, financial and documentary support. That is why when companies are performing loans need to establish strategic guidelines on managing clients thus avoiding the increase in arrears.
The methodology includes a research paper, using a number of techniques such as data survey interview the Manager, the survey in which a sample of staff and customers was applied to their analysis, giving them a better knowledge of procedures regarding credit and collections that are held in the company as well as the responsibilities and functions of employees with their proper positions. Therefore, the model will improve credit and collection NPLs will assist in achieving effectiveness in accounting processes and transactions where operations are recorded especially accounts receivable.
1
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la investigación.
Las empresas de Distribución de Equipos de Seguridad Electrónica se encuentran en un mercado altamente competitivo, ya que existe una gran cantidad de empresas dedicadas a este fin. En este tipo de negocios no se recurre tanto a la estrategia de precios bajos, sino más bien al valor agregado que se les puedan dar a los clientes especialmente en calidad, variedad y servicios. También las empresas para poder mantenerse en el medio recurren a otro tipo de estrategias de venta como son: promociones por volúmenes de compra elevados, descuentos adicionales por ventas de contado o por pronto pago, créditos elevados de hasta 45 días, por ello es importante llevar un correcto manejo del otorgamiento de créditos.
El problema de cartera vencida en las empresas surge principalmente cuando se ofrece crédito a sus clientes sin el análisis adecuado de sus políticas de crédito y/o de la falta de control y vigilancia de la cartera, lo que conlleva a la pérdida de confianza del cliente y no contar con el respaldo económico para resolver en el corto plazo la falta de liquidez.
Realizando una investigación en el CDIC de la Universidad, no se registra antecedentes sobre el tema “Modelo de crédito y cobranza y cartera vencida en la empresa Segutelec Cía. Ltda. de la ciudad de Quito, sin embargo existe información bibliográfica relacionada indirectamente con el tema a tratarse en esta exploración, en la base de datos de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”, como:
Tema: Auditoría de Gestión aplicada a los Procedimientos de Control en La Concesión de Créditos, para mejorar la Administración Financiera del Programa "Mujer Solidaria" de la Fundación de Acción Social Caritas de Santo Domingo en Ecuador; Autora: Llanos Carrasco Amparo Alexander; Año: 2011.
2
Esta investigación es original e inédita de Augusta Hidalgo.
Planteamiento del problema.
SEGUTELEC CIA. LTDA es una empresa familiar que está dedicada a la Importación Distribución y Comercialización de equipos de Seguridad Electrónica Es un negocio netamente familiar que se encuentra localizado en la ciudad de Quito y Guayaquil, siendo la primera la Matriz, su giro de negocio lo realiza en todas las provincias del Ecuador. SEGUTELEC CIA. LTDA. al momento trabaja con alrededor de 300 empresas integradoras de sistemas de seguridad electrónica, contando con clientes en todas las provincias del Ecuador, nuestros principales clientes son empresas que se dedican a Seguridad Física, cableado estructurado, seguridad integral, software etc.
A través de una entrevista al Gerente se comprobó las siguientes problemáticas:
La empresa cuenta con ciertas políticas de créditos, sin embargo estas no aseguran en su totalidad la recaudación de la misma.
Una vez determinada una cuenta incobrable, no cuentan con un adecuado proceso que conlleve a que estos documentos que se solicitaron no tengan un soporte legal.
No se lleva un registro detallado de los documentos por cobrar ni se confrontan con los saldos de contabilidad por tanto no se recupera la cartera.
Se revisó si es que la empresa posee políticas y procedimientos por escrito pero se constató que trabajan en forma empírica lo cual afecta a la empresa por que se pueden saltar procesos que ponen en riesgo un efectivo otorgamiento de créditos.
3
No se emite ni analiza reportes de cuentas por cobrar con los documentos físicos ocasionando que las cuentas no sean canceladas oportunamente y por ende se incrementa la cartera vencida.
El no realizar índices de rentabilidad, el Gerente no puede tomar decisiones de una manera más lógica.
Al diseñar el “Modelo de crédito y cobranza minimizará la cartera vencida en la empresa Segutelec Cía. Ltda. de la ciudad de Quito” y permitirá asegurar el retorno de la inversión en el tiempo negociado, permanencia del negocio y la recuperación de su cartera vencida en el menor tiempo posible, sin mayor esfuerzo y de una forma ágil y oportuna.
Formulación del problema.
¿De qué manera se puede mejorar el problema de cartera vencida de la empresa SEGUTELEC CIA. LTDA?
Delimitación del problema.
SEGUTELEC CIA. LTDA es una empresa que está dedicada a la Importación, Distribución y Comercialización de equipos de Seguridad Electrónica. Es un negocio netamente familiar que se encuentra localizado en la ciudad de Quito y Guayaquil, siendo la primera la Matriz, su giro de negocio lo realiza en todas las provincias del Ecuador. La empresa cuenta con un gerente, un contador, tres vendedores, un técnico, un bodeguero, un mensajero y una recepcionista, está obligada a llevar a contabilidad y su N° de RUC es 1792388627001.
La investigación se llevará a cabo en el año 2014.
Objeto de estudio y campo de acción
4 Campo de Acción: Cartera vencida.
Identificación de la línea de investigación.
La presente tesis se enmarca en la línea de investigación de Contabilidad Financiera.
Objetivos.
Objetivo General.
Diseñar un modelo de crédito y cobranza para minimizar la cartera vencida en la empresa Segutelec Cía. Ltda. de la ciudad de Quito.
Objetivos Específicos.
Fundamentar científicamente las bases teóricas relacionadas a la presente investigación en cuanto a los procesos contables, modelo de crédito y cobranzas y cartera vencida.
Diagnosticar la situación actual del departamento de crédito y cobranza a través de la aplicación de técnicas y herramientas de investigación.
Proponer la implementación de nuevas políticas crediticias y procedimientos de crédito y cobranza.
Idea a defender.
5 Variables de la Investigación.
La variable independiente: modelo de crédito y cobranza.
La variable dependiente: cartera vencida.
Justificación del tema.
Justificación técnica.
Se justifica técnicamente la elaboración de un modelo de crédito y cobranza, porque su aplicación sería muy importante tanto para los socios y el personal que labora en la empresa, y por el uso de técnicas de estadística se podrá evidenciar el problema de cartera vencida, de ésta manera se puede plantear una propuesta asequible a la empresa Segutelec Cía. Ltda. de la ciudad de Quito.
Justificación económica.
Los costos que incurren en esta investigación son menores frente a los beneficios, por tanto se justifica la presente investigación ya que cambiará los patrones de crédito y cobranza, implementando planes estratégicos que apunten a controlar las ventajas como también las desventajas de extender un crédito, permitiendo elevar las condiciones económicas que respalden el capital, la garantía y la capacidad de cumplir los compromisos y promesas que llevarán la responsabilidad y estabilidad de la empresa dentro del sistema crediticio.
Adicionalmente me permitirá adquirir el título de “Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, CPA.” en la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” de Santo Domingo de los Tsáchilas.
Metodología Investigativa.
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sintético, histórico lógico, junto con las técnicas de investigación: entrevista, encuesta y los instrumentos: guía de entrevista y cuestionario de encuesta, que permitirán evidenciar el problema a plantear.
Resumen de tesis.
La presente investigación se enfoca:
En la introducción el planteamiento del problema, de la misma forma se señala el objetivo general, los objetivos específicos, hipótesis, idea a defender, justificación del tema, los tipos de investigación que utilizaremos en la presente tesis.
Capítulo I: Comprende todo un análisis a partir del tema, para establecer el problema, delimitar el mismo, desarrollar objetivos tanto generales como específicos, el mismo que contribuyan a la justificación del trabajo de investigación realizado.
Capítulo II: Cimentar científicamente el tema, mediante el uso y análisis de bibliográfica actualizada, referente al objeto de estudio, para de esta manera establecer y desarrollar las fases teóricas del modelo de crédito y cobranza a utilizarse, se realiza el diseño de la propuesta, así como se determina la fundamentación filosófica e idea a defender. Se establecen los métodos, técnicas e instrumentos a utilizar, seleccionando la muestra, de confiabilidad al estudio. A partir de esto se efectuará, el análisis de la información recabada, para establecer conclusiones que orienten la propuesta.
Capítulo III: Desarrollar la propuesta, justificada en los resultados de la encuesta, y estructurada por los objetivos y el modelo de crédito y cobranza seleccionado, en la consecución de su validación por los expertos.
Aporte teórico.
7
para que otras empresas de similares características, estudiantes o profesionales de la rama contable la puedan aplicar o consultar.
Significación práctica.
En el presente estudio de investigación se ha determinado la existencia de un problema, lo que ha originado la necesidad que tienen los socios de “Segutelec Cía. Ltda.”, contar con un modelo de crédito y cobranza y cartera vencida y de ésta manera tomar decisiones adecuadas en la empresa.
Novedad científica
8 CAPÍTULO I
1 MARCO TEÓRICO.
1.1 ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN.
SEGUTELEC CIA. LTDA, dedicada a la Importación Distribución y Comercialización de equipos de Seguridad Electrónica no cuenta con políticas claras de crédito y cobranza, es por esto que existen algunas causas que producen la morosidad: las políticas de crédito, no aseguran en su totalidad la recaudación de la misma. Falta documentos habilitantes para las cuentas incobrables, los documentos por cobrar no se confrontan con los saldos de contabilidad, no posee políticas y procedimientos por escrito ni cuenta con una política de evaluación al sujeto de crédito y no se emite ni analiza reportes de cuentas por cobrar ni índices de rentabilidad.
Al diseñar el “Modelo de crédito y cobranza minimizará la cartera vencida de la Empresa Segutelec Cía. Ltda. de la ciudad de Quito.
1.2 ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN.
1.2.1 Contabilidad.
Sinisterra (2007) menciona:
La Contabilidad siempre ha sido concebida como el medio sistemático para escribir la historia económica de una empresa que aporta el marco de referencia para expresar los planes de la gerencia hacia el futuro y cuyo propósito fundamental es brindar información internamente a los diferentes niveles administrativos de la entidad y externamente, a las personas o entidades interesadas en la organización. (p. 4).
Polanco (2007) indica:
9
un documento indispensable para la administración efectiva de cualquier empresa, independientemente de la actividad, tamaño o tipo de constitución legal. (p.5)
La norma por la cual se reglamenta la contabilidad, según Polanco y Sinesterra establece que el ente económico es la empresa, esto es la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes.
1.2.1.1 Importancia de la Contabilidad.
Un sistema de contabilidad es un balance entre los costos y los beneficios de la información contable junto con la atención hacia la importancia de sus efectos sobre el comportamiento. Por tanto los contadores deben entender las disciplinas relacionadas con su especialidad, tales como la economía, la teoría de decisiones y las ciencias del comportamiento; para tomar decisiones inteligentes acerca de cuál es la mejor información que se puede entregar. (Stratton, 2006, pág. 13).
“Toda entidad privada o pública necesita procesar y elaborar información para tomar decisiones de naturaleza económica. La información contable es vital para la sociedad en la que vivimos” (Alcarria, 2009, pág. 13).
1.2.1.2 Objetivo de la Contabilidad.
Respecto a los objetivos básicos de la contabilidad algunos gurús de la administración no le reconocen tantos objetivos a la contabilidad porque, en parte obedece a la falta de hacer valer la información oportuna, como fuente de información para la toma de decisiones. Otro de los aspectos que contribuye a desconfiar de la contabilidad es la falta de interpretación y evaluación para reconocerla como herramienta poderosa para tomar decisiones, mediante unos flujos financieros proyectados y tasas de rentabilidad expuestas en varios escenarios económicos que puedan plantearse, para escoger el mejor escenario posible. (Fierro Martínez, 2011, pág. 36).
10
Proporcionar información de hechos económicos, financieros y sociales suscitados en una empresa u organización; de forma continua, ordenada y sistemática, sobre la marcha y/o desenvolvimiento de la misma, con relación a sus metas y objetivos trazados, con el objeto de llevar CUENTA Y RAZÓN del movimiento de las riquezas públicas y privadas con el fin de conocer sus resultados, para una acertada toma de decisiones.
1.2.2 Auditoría.
“El vocablo auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar, comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, circuitos, etc”. (De la Peña Gutiérrez, 2011, pág. 5).
Mora Enguídanos (2009) indica que:
Auditoría es el área en que se divide, a efectos de planificación y ejecución, el trabajo de revisión de los estados financieros de una empresa. Suelen coincidir con las grandes agrupaciones del balance de situación, aunque es cada vez más frecuente que en las áreas se agrupen actividades que la entidad debe llevar a cabo de una forma conjunta o coordinada y que dan lugar a partidas diferentes dentro de los estados financieros, por ejemplo auditoría de ventas, de compras, gastos de personal y auditoría de inversiones financieras. (p.213).
De la Peña y Mora mencionan que la Auditoría es un examen, verificación, revisión e investigación de alguna o algunas actividades, funciones específicas, resultados u operaciones de una entidad, que la realiza un profesional de la auditoría, con miras a evaluar su correcta realización y basándose en ese análisis, tener la potestad de emitir una opinión autorizada sobre la razonabilidad de sus resultados y el cumplimiento de sus operaciones.
1.2.2.1 Importancia de la auditoría.
11
limitaciones al alcance, errores, incumplimientos o cambios en los PCGA. (De la Peña Gutiérrez, 2011, pág. 53).
Fonseca (2009) menciona:
La NIA 315 precisa que es obligación del auditor identificar y evaluar los riesgos de representaciones erróneas de importancia relativa, tanto en el nivel de presentación de los estados financieros, como en el nivel de las aseveraciones por clases de transacciones, saldos de cuentas y revelaciones, esto debe conducir al auditor a considerar si existe, entre otros el riesgo de fraude, complejidad, transacciones y riesgos. (p.154).
La importancia relativa afecta a todas las fases de la Auditoría, la de planificación, ejecución y emisión del informe, el auditor deberá considerar la importancia relativa y su relación con el riesgo, cuando conduzca una auditoría.
1.2.2.2 Objetivo de la auditoría
Couto Lorenzo (2011) menciona que:
El objetivo de la Auditoría es verificar la conformidad del sistema y no el documentar no conformidades, en éste sentido los auditores deben orientar su actividad a verificar hechos no a buscar faltas. Sin embargo cuando las evidencias indican que hay un incumplimiento es muy importante documentar las no conformidades correctamente. (pág. 184)
Expresar una opinión sobre la declaración efectuada por la administración en torno a la efectividad del control interno para la presentación de estados financieros, el auditor debe planear y realizar su trabajo para obtener seguridad razonable sobre si la entidad mantuvo durante el período de la declaración con efectivo control interno, es decir si el control fue diseñado y funcionó adecuadamente en el período. (Fonseca Luna, 2009, pág. 17)
12 1.2.3 Crédito
Según de la Rosa Amante (2011):
El crédito al consumo, cuya función económica consiste en permitir al consumidor la adquisición y disfrute de bienes cuando no dispone de recursos económicos para su pago al contado, constituyendo uno de los instrumentos más característicos de la sociedad de consumo, con una amplia aplicación práctica en la vida diaria. ( pág. 271)
Aunque en algunas actividades o sectores económicos es habitual el cobro al contado, por lo general, la gran mayoría de empresas con independencia del sector en el que operen deben conceder a sus clientes un plazo para pagar sus consumos. (Santandreu Martínez, 2009, pág. 20).
1.2.3.1 Objetivos.
El objetivo principal del departamento de crédito es minimizar el riesgo en las empresas de créditos a fin de evitar que las cuentas por cobrar corran el riesgo de caer en morosidad alta.
Establecer las directrices de la función de créditos.
Marcar los objetivos mensuales y anuales en relación con el crédito a clientes.
Definir el organigrama del departamento de créditos y determinar la responsabilidad y autoridad de cada uno de sus empleados.
Determinar cómo se tratarán los litigios y conflictos comerciales que bloquean el cobro de facturas vencidas, y cómo actuará el departamento de crédito para resolver ésta disputa con los clientes.
13
Precisar la forma cómo se han de medir los resultados cuantitativos y cualitativos y el tipo de reporting que se implantará. (Brachfield Alsina, 2009, pág. 90)
1.2.3.2 Importancia.
En toda compañía se necesita evaluar el riesgode financiar temporalmente a sus clientes y por otra parte procurar el pago oportuno de este crédito. Cada empresa tiene diferentes políticas y procedimientos, pero todas se enfrentan, en cierta medida, a los mismos problemas: que tus clientes te paguen tarde, que tus clientes no te paguen, que un cliente quiebre, el venderle a un cliente que está a punto de alcanzar su límite de crédito, la resolución internas de las reclamaciones o disputas de los clientes, a que clientes contactar y como dentro del universo de clientes con pagos retrasados, etc. (Medina Hinojosa & Oleas Cordero, 2014)
1.2.4 Cobranzas.
Munch Galindo & García Martínez (2009) mencionan:
“En el área de cobranzas, además de verificar el pago oportuno de los clientes, se realizan actividades para evitar saldos vencidos y la obtención de un seguro o fianza para protegerse de clientes fraudulentos, entre otros” (p.190).
1.2.4.1 Objetivo.
14 1.2.4.2 Importancia.
Según Oscos & Greco (2013):
“El área de cobranzas es tan importante como la administrativa, ya que es responsable de la emisión de los cupones y de las facturas de la empresa, como así también de la recaudación.” (p.93)
1.2.5 Modelo de Crédito y cobranza.
Tabla Nº 1 Modelo de crédito y cobranza
Estructura
Organiza-cional
Ningún otro tema de la gerencia ha sufrido tantos cambios en los últimos años como el de la organización y el de la estructura organizacional.
Los enfoques tradicionales hacia la organización del trabajo están siendo cuestionados reevaluados conforme los gerentes buscan diseños estructurales que den mejor apoyo y faciliten el trabajo de los empleados en la organización y la estructura organizacional, es decir aquellos que logren eficiencia pero que también tengan la flexibilidad necesaria. (Robbins & Coulter, 2009, pág. 234)
Políticas.
Brachfield (2009) menciona que para aumentar al máximo las utilidades que generan las políticas de crédito y cobranza, las empresas deben modificarlas de manera conjunta hasta alcanzar una solución óptima (p.214).
Una política es el curso general de acción para situaciones presentes, encaminada a alcanzar los objetivos establecidos. Es una regla que norma la actuación y si nos sometemos a ellas, permite lograr los fines propuestos. Las políticas son guías que nos orientan a la acción; juicios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.
Es importante tener en cuenta algunas decisiones a la hora de aplicar las políticas de crédito y cobranza:
La calidad de las cuentas aceptadas.
La duración del período de crédito.
El precio de descuento si hay pronto pago.
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La estructura organizacional de una empresa ayuda a los empleados a trabajar de una forma óptima y eficiente, por tanto lograr el alcance de las metas que se fijan en la planificación de la empresa, y el modelo de crédito y cobranza en el cual se implementarán las políticas crediticias mejorará no solo los procesos sino la cartera vencida.
1.2.6 Préstamos.
Las partidas de clientes deben ser consideradas como una inversión a corto plazo productiva y dicha inversión debe ser evaluada con criterios de rentabilidad como el
El nivel de gastos de cobranza.
En cada caso es menester comparar los posibles beneficios derivados de la modificación de las políticas y el costo de dichos cambios.
Crédito
Es el área de la empresa que tiene como principal función el determinar la capacidad de endeudamiento de los clientes, determinando el monto que la empresa puede otorgarle en crédito, por tal razón es en el área de crédito donde se aprueban los créditos a los clientes y se asegura de la solvencia de éstos.
Esta área se encarga de instaurar políticas para otorgar crédito a clientes confiables y evitar, mediante investigación, a clientes morosos; y establecer límites de crédito y condiciones de pago, además de mantener al día el sistema de información. (Munch Galindo & García Martínez, 2009, pág. 189).
Cobranzas.
La recuperación de los créditos o préstamos otorgados a los clientes es función directa del área de cobranzas, la cual desarrolla éstas actividades básicas:
• Controlar y dar seguimiento a las cuentas de los clientes para cobrar en tiempo y forma.
• Recuperar cuentas incobrables.
• Mantener un sistema de información sobre los clientes para la toma de decisiones, y garantizar el otorgamiento de crédito y la gestión de las cobranzas. Por lo tanto, uno de los aspectos más importantes para la salud financiera de la empresa es el adecuado manejo de las funciones de crédito y de cobranza. (Munch Galindo & García Martínez, 2009, pág. 189).
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resto de activos, por lo tanto la inversión en créditos comerciales debe proporcionar siempre unos beneficios y una rentabilidad. (Brachfield Alsina, 2009, pág. 41)
Según Brachfield en la práctica mercantil es muy difícil tener la certeza absoluta de que un cliente realizará el pago de la deuda en la fecha pactada, puesto que siempre existen factores imprevistos o hechos fortuitos sin dejar a un lado la intencionalidad del deudor que provocan el impago del crédito.
Es por éste motivo que cualquier concesión de un crédito implica asumir un riesgo ya que aunque la expectativa del acreedor es que cobrará en la fecha prevista, siempre existe la incertidumbre del buen fin de la operación. Asimismo hay empresas que asumen un mayor nivel de riesgos concediendo conscientemente créditos a clientes menos solventes ya que siguen una estrategia empresarial de alto riesgo.
Ostengo Abogados (2011) indica que:
Según Kotler “el riesgo es el estado de conocimiento imperfecto en el que quienes toman decisiones captan los posibles resultados distintos de esa decisión; y tiene la impresión de que conoce sus posibilidades.”
Plácido interpreta el riesgo como “La contingencia provocada por un desconocimiento de la realidad en términos de cuantificar con acierto los resultados”.
Topa dice “En el ámbito crediticio el riesgo nace para el acreedor del haber confiado al cliente la disponibilidad de un determinado bien con un valor a precio estimado”.
Originalmente el riesgo se le asoció con la palabra incertidumbre, puesto que las acciones de futuro no pueden ser medibles por esta razón en los tres conceptos anteriores la incertidumbre está inmersa en ellos. Si al concepto del crédito se le asoció el término confianza en el caso del riesgo crediticio se le asocia a la palabra incertidumbre.
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cuando se quiera implementar un sistema de créditos es necesario evaluar la velocidad de alcance de la organización en cuanto a tener la capacidad para evaluar el riesgo como una variable importante a su gestión.
El paso siguiente es determinar cómo se puede calificar un riesgo, pero antes analizaremos superficialmente las variables generales del riesgo:
a) Riesgo Empresarial.
Es un riesgo inherente a la producción que pueda darse toda vez que se alteren las condiciones normales del ciclo productivo y que afectan indistintamente a:
La producción
El mercado.
La conducción o administración.
El financiamiento.
La distribución.
b) Riesgo Político.
La actividad mercantil es sensible a las medidas de corte político provenientes de cualquier gobierno. Así tendremos medida de carácter político pueden repercutir en los Precios Margen de Rentabilidad, Estructura de Costos, Política Tributaria, etc., de ello se desprende que esta variable puede ser influenciada por medidas gubernamentales que afectan la concesión del crédito. Por ejemplo, la crisis desatada a raíz de la re elección de Fujimori y del video Kouri Montesinos que conllevo a la caída del régimen de Alberto Fujimori.
c) Riesgo sobre Acontecimientos Imprevisibles.
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uso generalizado en nuestro medio; no obstante se debe hacer frente al tiempo que demanda el proceso de recuperación y a los saldos de efectivo no cubiertos por la póliza.
d) Riesgo del Tiempo.
En materia de riesgos, el tiempo es una variable siempre presente; a medida que el plazo de devolución sea mayor, aumentan las posibilidades de ocurrencia de los riesgos anteriormente enunciados y los que enumeran a continuación. Esto indudablemente limita la capacidad de gestión porque se torna difícil la recuperación de los bienes cedidos mediante el crédito.
e) Riesgo en el Poder Adquisitivo de la Moneda.
Ante esta modalidad de riesgo se debe de establecer un sistema de autoprotección contra los índices de inflación porque esta distorsiona el poder adquisitivo de la moneda. Esto se evita mediante una adecuada estructura entre provisiones de fondos y canales de financiamiento que deberán ser analizados cuidadosamente antes de estructurar costos de venta y financieros.
f) Riesgo de Insolvencia.
Se presenta esta situación cuando el cliente no tiene los medios para pagar aunque recurra a la liquidación de su patrimonio. La cobranza preventiva será una reacción rápida por parte de la empresa aun cuando sea frecuente el riesgo de no recuperar el total de la deuda.
g) Riesgo de Liquidez.
Si bien la responsabilidad del sujeto de crédito puede ser suficiente en determinado momento, puede ocurrir que no disponga de los medios de pago necesarios para rembolsar sus compromisos de pago en fechas futuras, esto puede ser transitorio y circunstancial originando una liquidez que afecta a la Caja en forma directa o indirecta.
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Se puede concluir que el comerciante o empresario debe acomodarse a la forma más adecuada de asumir sus riesgos, teniendo en cuenta al cliente, sus garantías y el valor que tenga la información que nos suministró del cual disponemos para realizar un análisis objetivo del mismo.
1.2.6.1 Tasas.
Según Kacef & United Nations (2009):
En el año 2009 la tasa de política monetaria se incrementó al 4,5%, el encaje legal ascendió al 6% y las inversiones obligatorias, que se cubren con bonos de gobierno, aumentaron del 9% al 12%. Así, se frenó la caída de las reservas y se garantizaron los recursos para financiar la brecha fiscal. A su vez, las tasas de interés nominales pasivas subieron del 6,0% al 7,2%, mientras que las activas se incrementaron del 17,4% al 19.6%, en el promedio del período comprendido entre enero y septiembre de 2009 en comparación con el mismo período del año anterior. Dada la marcada desaceleración de la inflación, las tasas reales subieron de manera significativa.
En el sistema financiero los indicadores de cartera morosa, cartera vencida y otros, registraron un deterioro generalizado, pero sin alcanzar todavía niveles alarmantes. ( pág. 172).
Bach (2011) indica que:
La tasa de porcentaje anual (Anual Percentage Rate) o APR por sus siglas en inglés. Tasa de porcentaje anual que expresa el cargo total de financiar un préstamo durante todo su plazo. La APR, incluye la tasa de interés, gastos puntos y seguro hipotecario por lo que permite tener una medida más completa del costo de un préstamo, no su APR. La tasa de interés de un préstamo, no su APR, se usa para calcular el pago mensual de principal e intereses.
La tasa de interés es el precio del dinero o pago estipulado, por encima del valor depositado que un inversionista debe recibir por unidad de tiempo determinado del deudor, a raíz de haber usado su dinero durante ese tiempo. En el mercado financiero con frecuencia se le llama el precio del dinero, puesto que refleja cuánto paga un deudor a un acreedor por el uso de su dinero durante un período. ( pág. 256).
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en una situación y tiempo determinado. En este sentido, la tasa de interés es el precio del dinero, el cual se debe pagar/cobrar por tomarlo prestado/cederlo en préstamo en una situación determinada. Por ejemplo, si las tasas de interés fueran las mismas tanto para depósitos en bonos del Estado, cuentas bancarias a largo plazo e inversiones en un nuevo tipo de industria, nadie invertiría en acciones o depositaría en un banco.
El riesgo de la inversión en una empresa determinada es mayor que el riesgo de un banco. Sigue entonces que la tasa de interés será menor para bonos del Estado que para depósitos a largo plazo en un banco privado, la que a su vez será menor que los posibles intereses ganados en una inversión industrial.
La inversión y la tasa de interés.
Cuando un empresario toma la decisión de invertir, es realmente una decisión importante ya que ampliará su capital, si los tipos de interés son más bajos, las empresas suelen pedir más préstamos debido a que consideran que la tasa de interés se debe pagar de los fondos que se invierten en el proyecto.
Sin embargo si hay un incremento de la tasa de interés disminuye la actividad de las inversiones.
Los tipos de interés como instrumento de la política monetaria.
Desde el punto de vista de la política monetaria del Estado, una tasa de interés alta incentiva el ahorro y una tasa de interés baja incentiva el consumo. De ahí la intervención estatal sobre los tipos de interés a fin de fomentar ya sea el ahorro o la expansión, de acuerdo a objetivos macroeconómicos generales.
Tipos de interés nominal y real.
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de inflación, el prestamista no obtiene ni beneficio ni pérdida, y el valor devuelto en el futuro es igual al valor del dinero en el presente. Una tasa de inflación superior al tipo de interés nominal implica un tipo de interés real negativo y, como consecuencia, una rentabilidad negativa para un inversor.
Tasas de interés fijo e interés variable.
Los tipos de interés fijo y variable se utilizan en múltiples operaciones financieras, económicas e hipotecarias como la compra de vivienda.
El interés fijo se calcula aplicando un tipo único o estable, es decir un mismo porcentaje sobre el capital durante todo el tiempo que dura el préstamo.
El interés variable va cambiando a lo largo del tiempo. El tipo de interés variable que se aplica en cada periodo de tiempo consta de dos cifras o tipos y es el resultado de la suma de ambos: un índice o tipo de interés de referencia (p.e.Euribor) y un porcentaje o margen referencial.
Tipos de interés del mercado.
El mercado, en el que se negocian valores tales como bonos, acciones, futuros, etc., por efecto de la oferta y la demanda, fija para cada clase de activos un tipo de interés que depende de factores tales como:
Las expectaciones existentes sobre la tasa de inflación.
El riesgo asociado al tipo de activo: los inversionistas exigen un tipo de interés mayor como equilibrio por asumir mayores riesgos.
22 1.2.6.2 Préstamos por vencer.
Besly & Brigham ( 2008 ) mencionan que:
Mientras que el reporte de antigüedad de las cuentas por cobrar muestra el tiempo en que las cuentas por cobrar han estado pendientes de cobro; el reporte divide las cuentas por cobrar en períodos específicos, lo cual suministra información acerca de la proporción de cuentas por cobrar al corriente y atrasados, con base en plazos determinados. ( pág. 650 ).
Según Guajardo Cantú & Andrade de Guajardo ( 2008 ):
Para una correcta administración financiera, es importante que una empresa examine sus cuentas por cobrar en forma periódica para determinar si los procesos de pago de los clientes han cambiado, de tal forma que las operaciones de crédito se encuentren fuera de los límites de la política.
Las empresas suelen controlar las cuentas por cobrar por medio de métodos que miden el tiempo que el crédito permanece pendiente de cobro. Sin embargo, desde la teoría de administración financiera se afirma que los días de ventas pendientes de cobro consisten en el plazo promedio requerido para solicitar el pago de las cuentas por cobrar, también se lo conoce como período promedio de cobranza.
Las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier activo, recursos económicos propiedad de una organización, los cuales generarán un beneficio en el futuro. Forman parte de la clasificación de activo circulante.
Entre las principales cuentas incluidas en este rubro figuran las siguientes:
o Clientes: Son las cuentas pendientes de pago que se derivan de la actividad normal de la empresa, ya sea la venta de mercancías o la prestación de servicios a crédito.
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o Funcionarios y empleados: Son las cuentas o documentos que se originan por préstamos otorgados a los empleados, funcionarios o accionistas de la empresa.
o Deudores diversos: Son los documentos o cuentas que se originan por transacciones distintas de las que representen la actividad normal de la empresa. ( pág. 84 ).
1.2.6.3 Préstamos vencidos
Ruiz Quinteros ( 2011 ) dice:
Una buena estrategia para la recuperación de cartera vencida “Hay que generar mapas que permiten visualizar e identificar los sectores donde hay mayor cartera vencida, así focalizamos los esfuerzos de recaudación y motivar al personal de créditos y cobranzas. ( pág. 1).
Es un largo proceso reducir la cartera vencida, puesto que tenemos que estar vigilando números, estados financieros si es posible cada dos o tres días, por lo cual debemos mostrar mucha paciencia ante la recuperación del pago vencido, también debemos estar pendientes de las cuentas de los clientes.
Gestiópolis (2011) indica que:
Cartera.
La cartera es el componente más líquido del activo corriente. Existe una parte mínima de inversión en cartera que la empresa necesita en todo momento y es la cartera corriente, por otro lado y como consecuencia de mayor crecimiento en facturación existe lo que se denomina cartera vencida, esta es la que hay que controlar, puesto que en sanas finanzas, hay que determinar cuanta cartera debe ser financiada con fuentes de largo plazo.
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control financiero de la misma requiere un manejo basado en los indicadores que permitan resultados
Cartera Improductiva.
Son aquellos préstamos que no generan renta financiera a la institución, están conformados por la cartera vencida.
Cartera Vencida.
De acuerdo al FMI (Fondo Monetario Internacional) la cartera vencida se define como aquellos créditos cuyos pagos de interés y/o capital se encuentran atrasados por un período de 90 días o más; los pagos por intereses de los últimos 90 días que se encuentran capitalizados, refinanciados o retrasados por acuerdo; o los pagos que se encuentran menos de 90 días atrasados, pero existen buenas razones como declaración de quiebra del deudor para dudar que ellos se efectúen en su totalidad. (Sagner T, 2012, pág. 27)
El problema de cartera vencida surge principalmente cuando una empresa ofrece crédito a sus clientes sin el análisis adecuado de sus políticas de crédito y/o de la falta de control y vigilancia de la cartera. Sin embargo, también existe un riesgo independiente a la capacidad de la empresa para fijar sus políticas de crédito y cobranza representado por condiciones circunstanciales y particulares del cliente que resultan en el vencimiento del crédito. A pesar del riesgo que el otorgamiento de crédito representa en términos de costos, es una política necesaria porque apoya estimula las ventas y logra el desarrollo de negocios en el mediano y largo plazo con el cliente.
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Difícilmente el microempresario determina los flujos de efectivo en que debe incurrir para conceder el crédito, no calcula los costos de la administración de créditos, no analiza los costos de oportunidad derivados de la pérdida de ventas por negar el crédito, no considera el efecto de los ingresos por la posibilidad de cargar un precio más alto; deja de lado la probabilidad de no pago por parte de los clientes, entre otros. Es en este contexto donde se genera una cartera vencida excesiva que genera problemas financieros importantes para la organización.
La principal problemática a la que se enfrentan las empresas con cartera vencida es la falta de liquidez, que se entiende como la imposibilidad de cumplir con sus obligaciones de corto plazo a medida que se vencen.
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1.3 VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS
DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE
INVESTIGACIÓN.
El presente trabajo se ha basado en una fuente de investigación en base a los libros citados con sus respectivos autores donde se destaca los diferentes temas que van acorde a la variable dependiente, que además ha sido muy útil para mejorar nuestro conocimiento en contabilidad, auditoría, crédito, cobranzas y cartera vencida en las empresas comerciales y financieras:
De acuerdo con Sinesterra y Polanco la Contabilidad es el medio sistemático para escribir la historia económica de una empresa con el objetivo de brindar información internamente a los diferentes niveles administrativos de la entidad y externamente, a las personas o entidades interesadas en la organización, además constituye un documento indispensable para la administración efectiva de cualquier empresa, independientemente de la actividad, tamaño o tipo de constitución legal.
Según los autores De la Peña y Mora la Auditoría es un examen de alguna o algunas actividades, funciones específicas, resultados u operaciones de una entidad, que la realiza un profesional de la auditoría, con miras a evaluar su correcta realización y basándose en ese análisis, tener la potestad de emitir una opinión autorizada sobre la razonabilidad de sus resultados y el cumplimiento de sus operaciones. Significa verificar si la información financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable y veraz.
De acuerdo a lo que comentan De la Rosa y Santandreu, el crédito es una promesa de pago que establece un vínculo jurídico entre el deudor y el acreedor. Por una parte el deudor tiene la obligación de pagar, y por otra, el acreedor tiene derecho de reclamar el pago, donde debe existir la suficiente confianza la cual es la base del crédito, aunque implique ciertos riesgos.
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vencidos, también mencionan que la cobranza se propone 2 objetivos: obtener el pago y no perder al cliente.
La Contabilidad es apreciable ya que si la empresa cuenta con un adecuado sistema contable nos ayuda a mantener un control de las cuentas por cobrar y poniendo en práctica el modelo de crédito y cobranza se podrá mitigar el problema de cartera vencida.
1.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO.
Con el objetivo de lograr la efectividad tanto en los procesos contables es necesario que la empresa cuente con un adecuado sistema contable, en la cual deben registrarse cada una de las operaciones y transacciones que se generen en la empresa especialmente todo lo referente a cuentas por cobrar ya que la presente investigación que se pondera al tema de créditos y cobranzas nos ayudará a implementar un modelo de crédito y cobranza que mejorará la cartera vencida en la empresa Segutelec Cía. Ltda.
Sin duda una vez obtenida la información la contabilidad se define como una actividad de servicio que identifica, mide, clasifica, registra, analiza, evalúa e informa las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna. Constituye un documento indispensable para la administración efectiva de cualquier empresa, independientemente de la actividad, tamaño o tipo de constitución legal.
28 CAPÍTULO II
2 MARCO METODOLÓGICO.
2.1 CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN EL CONTEXTO
INSTITUCIONAL.
SEGUTELEC CIA. LTDA es una empresa familiar que está dedicada a la Importación Distribución y Comercialización de equipos de Seguridad Electrónica Es un negocio netamente familiar que se encuentra localizado en la ciudad de Quito y Guayaquil, siendo la primera la Matriz, su giro de negocio lo realiza en todas las provincias del Ecuador.
SEGUTELEC CIA. LTDA. al momento trabaja con alrededor de 300 empresas integradoras de sistemas de seguridad electrónica y tiene clientes en todas las provincias del Ecuador.
Básicamente SEGUTELEC CIA. LTDA se dedica a la importación y distribución de equipos de seguridad electrónica, nuestros principales clientes son empresas que se dedican a Seguridad Física, cableado estructurados, seguridad integral, software etc. Las empresas de Distribución de Equipos de Seguridad Electrónica se encuentran en un mercado altamente competitivo, ya que existe una gran cantidad de empresas dedicadas a este fin. En este tipo de negocios no se recurre tanto a la estrategia de precios bajos, sino más bien al valor agregado que se les puedan dar a los clientes especialmente en calidad, variedad y servicios.
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Actualmente la empresa cuenta con un Gerente General, un Contador, 7 vendedores, una secretaria y 3 colaboradores en el departamento de crédito y cobranza, cuenta con 10 proveedores y una cartera de 500 clientes.
Las bases legales que sustentan sus operaciones son las siguientes:
Superintendencia de Compañías
Régimen Tributario Interno.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad social (IESS).
Código del trabajo (Ministerio de Relaciones Laborales).
Registro Mercantil.
Gad Municipal.
Servicios de Rentas Internas (SRI).
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados PCGA.
2.2 PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO.
2.2.1 Modalidad de la investigación.
El presente trabajo investigativo, se basó en los paradigmas cualitativos y cuantitativos, dentro de los cuales se ha considerado con mayor énfasis en el paradigma cualitativo. Partiendo del criterio de que toda investigación debe realizarse previa programación; los aspectos cualitativos y cuantitativos fueron los siguientes:
La investigación cualitativa se realizó mediante la entrevista estructurada al Gerente de la Empresa Segutelec. Cía. Ltda. Empleando la captación, la observación y recopilación de información.
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desarrollando y empleando modelos matemáticos, teorías e hipótesis, ya que describe la realidad social del área de crédito y cobranza.
2.2.2 Tipos de la investigación.
Este proyecto requirió de los siguientes tipos de investigación:
2.2.2.1Investigación Bibliográfica.
El presente trabajo de investigación partió de una revisión bibliográfica, pues se recopiló el criterio actualizado de varios autores sobre los modelos de crédito y cobranza y los procesos de cartera, lo cual reforzó los argumentos con los cuales se realiza la propuesta del modelo de crédito y cobranza que permitirá minimizar la cartera vencida en la empresa Segutelec Cía. Ltda. de la ciudad de Quito, además se utilizó webgrafía de varios autores especializados en la temática planteada.
2.2.2.2 Investigación de campo.
A fin de evidenciar la problemática en la empresa, se realizaron encuestas y entrevistas tanto al personal que labora en la empresa como a la Gerencia y administración de la misma, las cuales permitieron evidenciar lo planteado en la problemática de esta investigación.
2.2.2.3 Investigación Descriptiva.
31 2.2.3 Población y muestra.
2.2.3.1Población.
El universo es la totalidad de individuos o personas susceptibles de ser investigados. La población que se consideró en esta investigación fueron los clientes y colaboradores, así como también el Gerente de la empresa Segutelec Cía. Ltda.
Tabla Nº 2 Población
Fuentes de información Cantidad
Clientes Proveedores Colaboradores
500 10 13 Fuente: Área de Crédito y Cobranza
Elaborado por: Augusta Hidalgo C. 2.2.3.2 Muestra.
En la presente investigación la mayor representación de la muestra se encuentra conformada por los clientes, con el que se obtuvo información veraz para la elaboración del trabajo investigativo. Mediante la aplicación de la siguiente fórmula con población finita se obtuvo el tamaño de la muestra de los clientes de la empresa Segutelec Cía. Ltda. de la ciudad de Quito.
2.2.3.2.1 Fórmula de la muestra para población finita
Descripción:
n = Tamaño de la muestra requerido N=Total de clientes
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Nivel de fiabilidad = 95% (valor estándar 1,96) Margen de error = 5%
n= N
E2(N-1)+1
Dónde:
Tabla Nº 3 Muestra
n= 500
(0,05) 2(500-1) + 1
n = 500 n = 222 2,25
2.2.4 Métodos, técnicas e instrumentos.
En la presente investigación se utilizaron los siguientes métodos, técnicas e instrumentos con la finalidad de obtener toda la información con respecto al Modelo de crédito y cobranza para mejorar la cartera vencida.
2.2.4.1 Métodos.
Dentro de los métodos se utilizó los teóricos y los empíricos, los mismos que se detallan a continuación:
N = Total Clientes 500
n = Tamaño de la muestra 222
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2.2.4.1.1 Método Inductivo-Deductivo.
Se empleó este método de investigación en el análisis de datos, ya que parte de datos particulares para llegar a una conclusión de tipo general de los problemas existentes en el área de crédito y cobranza.
2.2.4.1.2 Método Analítico- Sintético.
Se aplicó este método de investigación para conocer las falencias existentes en la variable dependiente y así desarrollar un modelo de crédito y cobranza para minimizar la cartera vencida en la empresa Segutelec Cía. Ltda. de la ciudad de Quito.
2.2.4.1.3 Método Histórico Lógico.
Este método indica que los problemas no se originan de manera casual sino que son ocasionados por un largo proceso, es decir, el pasado sirve para entender la problemática del presente y para poder dar una solución acertada. Mediante este análisis se estudió el trayecto de los diferentes procesos que influyen en la comprensión y fundamentación de la problemática de cartera vencida existente en la empresa Segutelec Cía. Ltda. de la ciudad de Quito para con ello estudiar la solución más acertada al mismo.
2.2.4.2 Técnicas.
Son procedimientos de medición o recopilación mediante los cuales se obtuvieron datos o valores de medición exactos, es decir, válidos, fiables y objetivos, de utilización científica.
2.2.4.2.1 Entrevista.
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2.2.4.2.2 Encuesta.
Ésta técnica se aplicó a los empleados y clientes de la empresa, para determinar las falencias o debilidades que existen en el departamento de crédito y cobranza
2.2.4.3 Instrumentos.
2.2.4.3.1 Guía de entrevista.
Éste instrumento se aplicó al Gerente de la empresa con el fin de obtener la información necesaria en el área de crédito y cobranza que nos ayudará a concebir el problema existente.
2.2.4.3.2 Cuestionario de encuesta.
Se utilizó para obtener la información deseada fundamentalmente a escala masiva, está conformado por preguntas previamente elaboradas que permiten obtener valoraciones, opiniones y criterios alrededor de las variables de la actividad científica investigativa o sus indicadores, se puede emplear tanto por el método de la observación como de las técnicas de entrevista y encuesta.
2.2.5 Resultados de la investigación.
2.2.5.1 Entrevista.
1ra pregunta.- ¿Cuál es el nombre o razón social de la empresa?
La empresa se llama Segutelec Cía. Ltda. y se encuentra en la ciudad de Quito.
2da pregunta.- ¿Cuál es la actividad económica que desempeña esta empresa?
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3ra pregunta.- ¿En el área de crédito y cobranza están establecidas políticas de crédito?
La empresa cuenta con ciertas políticas de crédito, el límite máximo de crédito es $ 5.000, las políticas de pagos son 50% al inicio y 50% al final, incluso cuando llevan un buen volumen de mercadería se hace un descuento, también para la cancelación de crédito y/o de cuentas incobrables se utiliza letras de cambio, cheque de garantía, además utilizamos un formato de solicitud para la autorización de crédito.
4ta pregunta.- ¿Cuál ha sido el porcentaje de cuentas incobrables en función a ventas netas y en función al total de la cartera en los últimos años?
Teniendo en cuenta que la empresa tiene un poco más de 2 años, éste porcentaje es del 15%.
5ta pregunta.- ¿Es adecuado el sistema de cobranza?
No es adecuado el sistema de cobranza, ya que el cobro lo hacen los vendedores, y debería haber una persona encargada solo de la cobranza.
6ta pregunta.- ¿Quién hace las investigaciones de crédito?
Las investigaciones de crédito las hacen los mismos vendedores realizando un seguimiento por medio de revisar el historial del cliente
7ma pregunta.- ¿Cómo dan a conocer los resultados?
Los vendedores realizan sus informes y lo dan a conocer por escrito los cuales muestran el volumen de ventas del cliente y su referencia bancaria….
8va pregunta.- ¿Se lleva un registro detallado de los documentos por cobrar y se confrontan con los saldos de contabilidad?
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9ª pregunta. ¿Quién es el encargado de los saldos de documentos pendientes de cobro?
El encargado es el contador pero los vendedores no le pasan a tiempo el informe.
10ª pregunta. ¿Con qué periodicidad se verifican o concilian los saldos con los clientes?
Se lo realiza de forma mensual, pero como dije antes los vendedores no llegan a tiempo con sus informes.
11ª pregunta.- ¿Se envían estados de cuenta a los clientes?
Si enviamos vía correo.
12ª pregunta ¿Se clasifican las cuentas por antigüedad de saldos? Si clasificamos las cuentas por antigüedad
13ª pregunta ¿Dónde y cómo se guardan los documentos por cobrar y documentos en garantía?
Se archivan en el área de crédito y cobranza, se los guarda en orden de fecha. 14ª pregunta ¿Se efectúan cobros parciales de los documentos?
Si a veces se realiza éste tipo de cobros ya que algunos clientes prefieren realizarlo de ésta manera.
15ª pregunta ¿Quién es el responsable de la cancelación de saldos incobrables de clientes o de documentos por cobrar?
Los vendedores son los responsables, ya que a ellos les interesa cobrar las comisiones. 16ª pregunta ¿Cuenta la empresa con un modelo de crédito y cobranza?
No, la empresa cuenta con ciertas políticas de crédito.
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La empresa no cuenta con una política de evaluación para las concesiones de crédito. 18ª pregunta ¿Se realizan índices de rentabilidad?
No realizamos índices de rentabilidad.
2.2.5.2 Encuesta al personal
ENCUESTA DIRIGIDA AL PERSONAL DE LA EMPRESA SEGUTELEC
N° VARIABLES SI % NO %
1 ¿Conoce la misión y visión de la empresa? 76,92% 23,08%
2 ¿Cuenta la empresa con un modelo de crédito y cobranza que se utilice en el área de crédito y cobranza?
0% 100%
3 ¿Cree usted que la aplicación de un modelo de crédito y cobranza mejorará el cobro de cartera vencida?
100% 0%
4 ¿Considera usted importante la aplicación de un modelo de crédito y cobranza?
69,23% 30,77%
5 ¿Existe un organigrama jerárquico y funcional establecido por la empresa?
38 6 ¿Ha existido en alguna ocasión que se ha
solicitado información actualizada sobre los créditos otorgados y estos no fueron atendidos inmediatamente?
69,23% 30,77%
7 ¿Existe una persona responsable de otorgar créditos?
84,62% 15,30%
8
¿Cree usted que un documento explícito de funciones, procedimientos y políticas para los empleados ayudaría a que ellos cumplan de mejor forma su trabajo?
100% 0%
9
¿Se realizan capacitaciones y actualizaciones permanentes a los empleados?
69,23% 30,77%
10
¿Conoce usted si los procesos se están ejecutando de acuerdo a las normas establecidas de la empresa?
46,15% 53,85%
11
¿Cuenta con los recursos necesarios para realizar sus actividades?
92,31% 7,69%
12
¿El sistema contable controla los montos máximos de crédito establecidos?
84,62% 15,38%
13
¿Mantiene documentación de respaldo de todos los créditos otorgados?
84,62% 15,38%
14
¿Todos los documentos habilitantes de los créditos otorgados se encuentran archivados?
39 15 ¿Se establece provisión de las cuentas
incobrables? 84,62% 15,38%
16
¿Cree usted que dar seguimiento al crédito
otorgado disminuirá la cartera vencida? 92,31% 7,69% Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Augusta Hidalgo
2.2.5.3 Encuesta a los clientes
1ª Pregunta.- ¿Qué tiempo es usted cliente de ésta empresa?
TIEMPO PORCENTAJE %
De 1 mes a 2 meses 4,96
De 3 a 4 meses 8,11
De 5 a 6 meses 13,51
De 7 a 8 meses 22,52
De 9 meses en adelante 50,90
40
2ª Pregunta.- ¿Cuántas veces por mes acude a comprar en la empresa?
3ª Pregunta.- ¿Actualmente cuántos créditos tiene en otras instituciones?
TIEMPO PORCENTAJE %
De 1 a 2 veces 23,42
De 3 a 4 veces 46,85
De 5 a 6 veces 17,12
De 7 a 8 veces 11,71
De 9 veces en adelante 0,90
TOTAL 100%
CRÉDITOS PORCENTAJE %
De 1 a 2 créditos 23,42
De 3 a 4 créditos 41,44
De 5 a 6 créditos 29,28
De 6 a 7 créditos 5,86
De 9 créditos en adelante 0,00
