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Implementación de control de costos en el área de alimentos y bebidas del Hotel Quito

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Academic year: 2020

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i

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

FACULTAD DE TURISMO, HOTELERÍA Y GASTRONOMÍA

TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO DE

EMPRESAS HOTELERAS

TEMA:

IMPLEMENTACIÓN DE CONTROL DE COSTOS EN EL ÁREA DE

ALIMENTOS Y BEBIDAS DEL HOTEL QUITO.

AUTOR:

OSCAR FERNANDO CHÁVEZ PUGA

DIRECTOR DE TESIS:

ADM. FRANCISCO MENA

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ii

AUTORÍA

El contenido del presente trabajo, es responsabilidad del autor.

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iii

AGRADECIMIENTO

El Autor de la presente Tesis, deja constancia de su agradecimiento a:

 Dios por darme salud inteligencia y sabiduría para alcanzar mis metas.

 Mis padres Fernando Chávez y María Elena Puga quienes me enseñaron desde pequeño a luchar para alcanzar mis metas. Mi triunfo es el de ustedes, ¡los amo!

 La Universidad Tecnológica Equinoccial, especialmente a la Facultad de Turismo, Hotelería y Gastronomía en la carrera de Ingeniería en Gestión Hotelera.

 Mi Director de Tesis ADM. Francisco Mena que supo guiarme con gran dedicación durante el desarrollo de la investigación.

 La Señora Cecilia Puyol, Directora Financiera del Hotel Quito quien me dio las facilidades para poder realizar mi investigación.

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iv

DEDICATORIA

A mi Hijo Oscar Daniel, quien es la fuente de inspiración para seguirme superando día a día.

A mi esposa María Valeria, por haberme apoyado en todo momento, por sus consejos, sus valores, por la motivación constante, pero más que nada, por su amor.

A mis padres Fernando y Mary por ser el pilar fundamental en todo lo que soy, en toda mi educación, tanto académica, como de la vida, por su incondicional apoyo perfectamente mantenido a través del tiempo.

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v

ÍNDICE DE CONTENIDOS

PORTADA i

AUTORÍA ii AGRADECIMIENTO iii DEDICATORIA iv ÍNDICE DE CONTENIDOS v ÍNDICE DE CUADROS viii

ÍNDICE DE GRÁFICOS ix ÍNDICE DE IMÁGENES x

CAPÍTULO I: GENERALIDADES ... 1

1. Introducción ... 1

1.1. Planteamiento del Problema ... 2

1.1.1. Historia ... 2

1.1.2. Servicios ... 3

1.1.3. Organización ... 4

1.2. Objetivos ... 8

1.2.1. Objetivo General ... 8

1.2.2. Objetivos Específicos... 9

1.3. Idea a Defender ... 9

1.4. Metodología ... 9

1.4.1. Métodos. ... 9

1.4.2. Técnicas de investigación ... 10

1.5. Marco Conceptual ... 11

CAPITULO II: COSTOS PARA EL ÁREA DE ALIMENTOS Y BEBIDAS ... 16

2. Costos de Alimentos y Bebidas ... 16

2.1. Costos ... 16

2.1.1. Historia ... 16

2.1.2. Concepto Costos ... 17

(6)

vi

2.2 Costo de Alimentos Y Bebidas ... 18

2.2.1 Conciliación de Costos de Producción... 19

2.2.2 Métodos de Control de Costos de Alimentos Y Bebidas ... 21

2.2.3 Áreas involucradas en el control de Alimentos y Bebidas... 23

2.3 Controles de Costos de A&B ... 26

2.3.1 Kárdex ... 26

2.3.2 Control de Inventarios ... 26

2.4 Clasificación y Almacenaje de A&B ... 28

2.5 Áreas de Producción ... 30

CAPÍTULO III: DIAGNOSTICO SITUACIONAL DEL PROCESO DE COSTOS EN EL AREA DE ALIMENTOS Y BEBIDAS DEL HOTEL QUITO... 33

3.2 Síntesis Análisis Situacional ... 35

3.2.1 Departamento de Compras y Bodega ... 35

3.2.2 Áreas de Producción de Alimentos y Bebidas ... 37

3.2.4 Departamento de Costos ... 40

CAPÍTULO IV: PROPUESTA DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ... 42

4.1 Descripción de funciones Departamento de Compras ... 42

4.1.1 Jefe de Compras. ... 42

4.1.2 Asistente de Compras... 44

4.1.3 Recepcionista de Mercadería ... 48

4.1.4 Jefe de Bodega ... 52

4.1.5 Ayudante de Bodega ... 54

4.2 Área de producción de Alimentos y Bebidas ... 58

4.2.1 Chef de Cocina Principal ... 58

4.2.2 Sous Chef de Cocina Principal ... 60

4.2.3 Chef de Partida Cocina Principal ... 61

4.2.4 Cocinero ... 62

4.2.5 Chef Pastelero ... 65

4.2.6 Chef Cocina Techo del Mundo ... 67

4.3 Área de Producción Bar Techo del Mundo ... 71

(7)

vii

4.4.1 Jefe de Costos ... 73

4.4.2 Asistente de Costos ... 76

CAPÍTULO V: HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL DE COSTOS ... 79

5 Herramientas para el control de costos en el Área de Alimentos y bebidas. .. 79

5.1 Test de Rendimiento de Carnicería ... 79

5.2 Receta Estándar ... 80

5.2.1 Formato de Receta Estándar para Cocina ... 81

5.2.2 Formato de Receta Estándar costeada ... 82

5.2.3 Costo Potencial de la carta. ... 83

5.3 Ingeniería de Menú ... 85

5.4 Sistema de control de Inventarios Diarios por Método ABC ... 94

5.4.1. Toma de información ... 95

5.4.2. Toma Física de inventario ... 95

5.5 Costo Comedor de Personal ... 97

5.6 Consumos Internos y Atenciones ... 102

CAPÍTULO VI: CONCILIACIÓN DE COSTOS ... 105

6 Conciliación de Costos de Alimentos y Bebidas ... 105

6.1. Inventario Físico ... 105

6.2. Grupos y Subgrupos para registro de la materia prima ... 106

6.3. Transferencia de Alimentos y Bebidas:... 111

6.4. Créditos al Costo ... 111

6.5. Cálculo de Costo ... 112

CAPÍTULO VII CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 115

Conclusiones ... 115

Recomendaciones ... 119

Presupuesto ... 120

BIBLIOGRAFÍA ... 121

(8)

viii

ÍNDICE DE CUADROS

Cuadro No.1 Tipos de Habitaciones Hotel Quito 3 Cuadro No.2 Salones para eventos del Hotel Quito 4 Cuadro No.3 Formato de Entrevista 33 Cuadro No.4 Matriz FODA Departamento de Alimentos y Bebidas 41 Cuadro No. 5 Proceso de Compras Propuesto 46 Cuadro No. 6 Proceso de Recepción de Mercaderías Propuesto 50

Cuadro No.7 Proceso para Bodega Propuesto 56

Cuadro No.8 Proceso para Cocina Principal Propuesto 64 Cuadro No.9 Proceso para Pastelería Propuesto 67 Cuadro No.10 Proceso para Cocina Techo Del Mundo Propuesto 70 Cuadro No.11 Proceso para Bar Techo del Mundo Propuesto 73 Cuadro No.12 Proceso para Departamento de Costos Propuesto 78

Cuadro No.13 Costo Potencial Carta 84

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ix

Cuadro No.25 Comparativo Rotación de Inventario 115 Cuadro No. 26 Comparativo Costos de Comedor de Personal por Pax 115 Cuadro No. 27 Costo Potencial de las Cartas del Hotel Quito 116 Cuadro No. 28 Costo Potencial de las Cartas de Festivales Gastronómicos 116 Cuadro No. 29 Presupuesto Anual para Herramientas de Control de Costos 120

ÍNDICE DE GRÁFICOS

Gráfico No.1 Flujo de Control de Costos en un Hotel – General 23 Gráfico No.2 Organigrama Estructural Actual Área de Compras y Bodega 35 Gráfico No.3 Organigrama Estructural Actual Área de Producción Cocina 37 Gráfico No.4 Organigrama Estructural Actual Área del Bar Techo del Mundo 39 Gráfico No.5 Organigrama Estructural Actual Departamento de Costos 40 Gráfico No.6 Organigrama Estructural Propuesto Jefe de Compras 42 Gráfico No.7 Organigrama Estructural Propuesto Asistente de Compras 45 Gráfico No.8 Diagrama de Flujo Compras de Materia Prima 47 Gráfico No.9 Organigrama Estructural propuesto Recepción de Mercadería 48 Gráfico No.10 Diagrama Recepción de Materia Prima 51 Gráfico No.11 Organigrama Estructural Propuesto. Jefe de Bodega 52 Gráfico No.12 Organigrama Estructural Propuesto. Ayudante Bodega 54 GráficoNo.13 Diagrama de Flujo Despacho de Mercadería 57 Gráfico No.14 Organigrama Estructural Propuesto, Chef Cocina Principal 58 Gráfico No.15 Organigrama Estructural Propuesto, Sous Chef Cocina

Principal 60

Gráfico No.16 Organigrama Estructural Propuesto, Chef de Partida Cocina

Principal 61

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x

Gráfico No.22 Organigrama Estructural Propuesto, Asistente de Costos 76

Gráfico No.23 Formato Test de Carnicería 79

Grafico No.24 Formato Receta Estándar Áreas de Producción 81 Gráfico No.25 Relación Consumos vs Ventas Periodo 2011 117 Grafico No.26 Relación Consumos vs Ventas Periodo Enero a Julio 2012 117 Grafico No.27 Comparación Costos Alimentos 2011 y 2012 118 Grafico No. 28 Comparación Costos Bebidas 2011 y 2012 118

ÍNDICE DE IMÁGENES

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1

CAPÍTULO I: GENERALIDADES

1. Introducción

Cuando se examina a fondo la gestión del departamento de Alimentos y Bebidas en un hotel, frecuentemente se encuentra que la ausencia o errores en controles de costos que se pueden mejorar significativamente implementando un sistema de herramientas para el control de costos permanente, ocasionando con este proceso que se pueda optimizar recursos y generar utilidades para a la empresa.

En la operación de un hotel el área que mayor especialización requiere es la relacionada con la administración de Alimentos y Bebidas, debido principalmente a la competencia, obligando a la Dirección de Alimentos y Bebidas a buscar los medios necesarios para mejorar constantemente su operación y administración, asegurando con ello su permanencia en el mercado, ante el reto de no perder la posición que se tiene en el mismo.

En este contexto los negocios de Alimentos y Bebidas cada día buscan nuevas herramientas administrativas que permitan maximizar sus utilidades, algunas de esas herramientas son el reconocimiento de los costos reales de producción y la aplicación de algunas técnicas de controles de costos como procesos de mejora continua en la administración de Alimentos y Bebidas.

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2

1.1. Planteamiento del Problema

La inexistencia de un sistema de Control de Costos en el área de Alimentos y Bebidas del Hotel Quito, no ha permitido el establecer los costos reales de producción de la materia prima.

1.1.1. Historia

El Hotel Quito está ubicado en la Avenida González Suárez, N-27-142, construido en una pequeña colina en un terreno de 33000 m2, en el corazón comercial de la Capital del Ecuador desde donde se puede observar una metrópoli rodeada de montañas.

La Organización de Estados Americanos (O.E.A). Designa en el año de 1954 al Ecuador, especialmente a la ciudad de Quito, como sede de la XI conferencia de Cancilleres, evento el cual se desarrollaría para el año de 1959

El Gobierno del Doctor Camilo Ponce Enríquez, encarga a su ministro de Obras Públicas, el arquitecto Sixto Duran Ballén, la realización de varios proyectos para cumplir con tan importante evento. De esta forma entre las obras a ejecutar se decide la planificación y construcción del primer hotel de lujo en la ciudad de Quito que serviría como alojamiento de los cancilleres participante en la conferencia. De esta manera nace el Hotel Quito.

(13)

3

años cincuenta. Además se incluye como elemento característico en el ingreso, un paraboloide hiperbólico.

El Hotel fue inaugurado el 10 de agosto de 1960 en la Presidencia del Dr. Camilo Ponce Enríquez. Su especial arquitectura mereció un premio de la cuidad, por lo que se ha convertido en un ícono de la hotelería ecuatoriana.

La construcción del Hotel Quito, trajo consigo un realce a toda la actividad hotelera de la urbe pues al ser el primer hotel de lujo de la ciudad, fue ejemplo para otras intervenciones que buscaba igualar y superar por lo planteado por el hotel.

El Hotel se convirtió en el centro de reuniones políticas y sociales de la urbe, además este edificio se convirtió en uno de los ejemplos de arquitectura moderna en el Ecuador.

1.1.2. Servicios

El Hotel cuenta con 215 habitaciones distribuidas en dos bloques, uno de 3 pisos y una torre de 7 pisos.

Cuadro No 1. Tipos de Habitaciones Hotel Quito

HABITACIONES DEL HOTEL QUITO

TIPO DE HABITACIONES NÚMERO DE HABITACIONES

Suits 9

Ejecutivas 92

Superiores 64

Estándar 50

Total 215

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4

En el último piso de la torre se encuentra el Restaurante de especialidades Techo del Mundo con capacidad para 95 puestos con servicio para desayuno, almuerzo buffet y a la carta, cena a la carta con música en vivo todos los días al medio día y por la noche. Bar con capacidad para 30 puestos consta con una gran variedad de licores del más alto nivel, con una espectacular vista de la cuidad y a las montañas que rodean la misma, entre las más llamativas se encuentran el Panecillo, Cotacachi, Cayambe, Antisana, Cotopaxi y Pichincha.

En la parte inferior podrá disfrutar de Grill en la piscina, sauna, turco, y gimnasio del City Club la Playa.

Para realizar seminarios y eventos corporativos el Hotel Quito cuenta con 7 cómodos y modernos salones.

Cuadro No. 2 Salones para eventos del Hotel Quito

Salones para eventos del hotel Quito

Nombre Capacidad

Pichincha 450 Pax

Chimborazo 10 Pax

Tungurahua 10 Pax

Cotopaxi 20 Pax

Simón Bolívar 80 Pax

Cayambe 120 Pax

Ejecutivo 20 Pax

Fuente: Hotel Quito Elaborado por: Autor

1.1.3. Organización

El Hotel Quito se encuentra organizado estructuralmente de la siguiente manera:

 Gerencia General

(15)

5

 Dirección de Habitaciones

 Dirección de Alimentos y Bebidas

 Dirección Financiera

 Dirección de Apoyo ( Recursos Humanos)

 Departamento de Mantenimiento

 Dirección de Sistemas

 Departamento de Mercadeo y Ventas

La gerencia General encargada de la Representación Legal y Jurídica del Hotel, es el máximo responsable de la prestación eficiente de los servicios y la plena satisfacción de los huéspedes y clientes mediante la aplicación eficiente de políticas operativas y la administración de los recursos humanos y materiales de su área.

La Dirección de Habitaciones es la cuenta con cuatro departamentos

 Departamento de Recepción

 Departamento de Ama de Llaves

 Departamento de Limpieza

 Departamento de Lavandería

La Dirección de Alimentos y Bebidas El Departamento del Hotel Quito es el área desde la cual se coordina, a diario, las operaciones del Restaurante Techo del Mundo, las cocinas, el departamento de banquetes, bar, el servicio a habitaciones (room service) y steward. También es un sector que emplea a una importante dotación numérica de personal, cuenta con cuatro áreas de producción.

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6

 Cocina del Restaurante Techo del Mundo encargada de la preparación de platos a la carta del Restaurante Techo Del Mundo,

Room Service.

 Pastelería Se encarga de la preparación de todos los postres y pan para todo el Hotel.

 Bar del Techo del Mundo

La Dirección Financiera es el área de la Administración que cuida de los recursos financieros, también se encarga del manejo económico, y fiscal dentro del hotel, así como en la especificación de las políticas y de control interno. La Dirección Financiera se divide en:

 Contabilidad

 Cuentas por Cobrar

 Cuentas por Pagar

 Departamento de Costos

 Caja General

La Dirección de Apoyo es el área encargada de la planeación y control de la operación del Hotel.

 Recursos Humanos

 Compras y Bodega

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7

Departamento de mantenimiento se encarga de garantizar el correcto funcionamiento de las instalaciones y maquinarias del Hotel a través de su permanente monitoreo, refacción y/o remplazo.

Dirección de Sistemas se encarga de dar soporte técnico especializado a todos los sistemas informáticos del Hotel Quito:

SAI XP, Sistema contable

Fidelio Food and Beverages, Sistema de manejo bodegas,

compras e inventarios, valoración de inventarios, costeo.

Opera Frond Desk, Sistema para manejo de Recepción, Reservas,

Ama de Llaves y facturación.

Opera Sales and Catering, sistema que controla las ventas,

eventos, banquetes.

Sabre, Reservas y ventas mediante internet a través de GDS (Global

Distribution System)

Micros 3700, Sistema de puntos de venta para restaurantes

Pc Tel, sistema de tarifado telefónico que trabaja con sistema Opera

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8

La Dirección de Alimentos y Bebidas se encuentra Encabezada por el Sr. Josef Zumbuhl, quien se ha esmerado en ofrecer un menú de alta calidad gastronómica, variedad y presentación de platos, además de un ambiente ideal, un servicio amable y eficaz, con precios razonables y competitivos, incrementando notablemente la captación y reconocimiento de clientes nacionales y extranjeros.

En la actualidad el Hotel Quito no cuenta con una persona en el cargo de Chef Ejecutivo

El Hotel no tiene definidas herramientas técnicas para el control de Costos de Alimentos y Bebidas, por lo que es necesario implantar controles que garanticen la utilización de los productos con menores riesgos de pérdida, y el mayor aprovechamiento en la producción, dentro de los parámetros establecidos.

El Control de Costos en el Área de Alimentos y Bebidas del Hotel Quito debe cubrir todo lo relacionado con Alimentos y Bebidas, desde el momento de elegir a los proveedores, contando con un efectivo sistema en la recepción de la mercadería, hasta su venta, pasando por el almacenamiento, despacho, preparación de la misma y análisis posteriores.

Por lo que es de vital importancia contar con las herramientas de control de costos de Alimentos Y Bebidas, que garanticen la optimización de la materia prima.

1.2. Objetivos

1.2.1. Objetivo General

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9

1.2.2. Objetivos Específicos

 Realizar un diagnóstico situacional de las áreas de Alimentos y Bebidas del Hotel Quito.

 Analizar la descripción de funciones y gráficos de procesos para los departamentos involucrados en la manipulación de Alimentos y Bebidas.

 Establecer las herramientas de control de Costos en el área de Alimentos y Bebidas del Hotel Quito

 Determinar los Costos de Producción reales de Alimentos y Bebidas al final de periodo

1.3. Idea a Defender

Las herramientas establecidas para el control de costos en las áreas de producción de Alimentos y Bebidas en el Hotel Quito, nos permitirá determinar a través del análisis de los costos, si se está cumpliendo con el objetivo primordial de la Dirección de Alimentos y Bebidas el cual consiste en hacer que la producción se acerque lo más posible a los costos proyectados, sin perjudicar la calidad ni la cantidad de los alimentos servidos a los huéspedes.

1.4. Metodología

1.4.1. Métodos.

Método de Observación.- Es el método de conocimiento más elemental que consiste en la captación de las propiedades y características de los hechos, sin introducir modificaciones en su naturaleza.

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10

Método de Medición.- es la traducción de las propiedades cualitativas y cuantitativas, del fenómeno estudiado en valores numéricos, para lo cual se utiliza un patrón de media.

Este método se lo utilizara para analizar los consumos, compras, ventas, ingenierías de menú, y valoraciones de inventarios en un cierto periodo de tiempo.

Método Deductivo.- Parte de datos generales y busca llegar a

conclusiones particulares.

Este método se lo aplicara para determinar faltantes, sobrantes, mal manejo de la materia prima.

Método Inductivo.- Parte de datos particulares y busca llegar a

conclusiones generales

Este método se lo aplicara para generar los reportes a la Gerencia.

1.4.2. Técnicas de investigación

Entrevista.- Es un dialogo directo en base a la palabra entre dos sujetos el entrevistador y el entrevistado

Se realizara entrevistas al personal que trabaja en las áreas de producción de Alimentos y Bebidas

Toma de Inventario Físico.- Lista en que se inscriben y describen, artículo por artículo, todos los bienes muebles que pertenecen a una empresa o se encuentran en una bodega determinada.

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11

En el área de Producción se realizara la Toma de Inventarios físicos Diarios según el Método ABC.

Auditoría.- Proceso sistemático, independiente y documentado para

obtener evidencias de la información financiera, operacional y administrativa. Es evaluar la forma como se administra y opera teniendo al máximo el aprovechamiento de los recursos.

Las auditorias se las realizara cuando el Jefe de Costos lo crea necesario.

1.5. Marco Conceptual

Restaurante: Establecimiento donde se sirven alimentos y bebidas.

Cocina: Área establecida donde se preparan todo los tipos de alimentos para el consumo de personas. Dicha área se encuentra en restaurantes, salones de eventos, o cualquier otro establecimiento dedicada al negocio de alimentos y bebidas.

Entremetier: Vocablo francés. Empleado de cocina que prepara sopas,

consomés, hortalizas y guarniciones, patatas, huevos y pasta1.

Bar: Lugar donde se sirven bebidas alcoholizadas, este lugar se puede ubicar dentro de los hoteles en un área específica o fuera de los mismos.

Eventos y Banquetes: Lugares establecidos donde se llevan a cabo

diversos tipos de eventos sociales, familiares o laborales, en los cuales se incluyen alimentos, bebidas, montajes de mesas y servicios diversos.

1

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12

Gerente de Alimentos y Bebidas: Es el máximo responsable de los

sectores del departamento de Alimentos y Bebidas. Tiene como tarea principal colaborar en la diagramación de los menús Relación del departamento de Alimentos y Bebidas con los demás departamentos del Hotel.

Costo: Es el valor que tiene la fabricación de un producto o la prestación de un servicio. Al determinar el costo de producción se puede establecer el precio de venta al público.

Gasto: El gasto será el consumo que se haga de algún recurso que aumente

la pérdida o disminuya el beneficio independientemente de si se ha producido el pago o no.

Materia prima: La materia extraída de la naturaleza y que se transforma para elaborar materiales que más tarde se convertirán en bienes de consumo.

Receta Estándar: Es una lista detallada y valorada de los ingredientes necesarios para la preparación de un platillo.

Ingeniería de Menú: Es una herramienta de la operación Hotelera para determinar los platillos que tiene mayor rentabilidad, facilita la toma de decisiones al momento de cambiar la carta.

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13

A&B: Alimentos y Bebidas.

Cronograma: Neologismo que señala un programa de actividades

ordenados en el tiempo en el que además se suele especificar la duración de cada actividad, lugar de realización, responsable, etc. Puede ser escrito literalmente o en forma de tabla.

Proveedores: Aquellos que proveen o abastecen, o sea que entregan bienes

o servicios a otros2.

Víveres:Alimentos, especialmente como provisión o despensa3

Calificación: Es la acción y efecto de calificar, un verbo que significa apreciar o determinar las cualidades o circunstancias de alguien o de algo, expresar dicho juicio o juzgar el grado de suficiencia de los conocimientos demostrados por un alumno mediante un examen o ejercicio.

Calificación de proveedores: Consiste en analizar y seleccionar los

proveedores de una organización, a fin de garantizar la estandarización de los productos que elabora, teniendo en cuenta diferentes características. Apunta a optimizar varios aspectos, entre los cuales ocupan un lugar relevante la calidad de los productos y la reducción de costos.

RUC: Registro Único de Contribuyentes.

Calidad: Es la percepción que el cliente tiene del mismo, es una fijación mental del consumidor que asume conformidad con dicho producto o servicio y la capacidad del mismo para satisfacer sus necesidades.

2

www.wordreference.com 2012

3

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14

Cliente Externo: Es la persona que accede a un producto o servicio a partir de un pago.

Producto: Es el resultado material o inmaterial de un proceso creativo.

Servicio: Es un conjunto de actividades que buscan responder a una o más

necesidades de un cliente.

Cotizaciones: Es aquel documento que el departamento de compras usa en

una negociación.

Negociación: Acción de discutir cuestiones comunes entre dos partes con el

propósito de conseguir un acuerdo.

Autorización: Acto o documento a través del cual se permite a una persona

realizar aquello que solicita, siempre y cuando cumpla con los requisitos exigidos por las leyes para cada caso.

Estándar de calidad: Es la fijación de parámetros calificativos de un producto o servicio.

Sistema F&B: Fidelio Food And Beberages es un sistema mundial para hotelería en el cual se maneja todos los ingresos, órdenes de compra, requisiciones, kárdex, valoración de inventarios. De todos los productos que ingresan al hotel.

Sistema Micros: Sistema mundial para hotelería de Puntos de Venta.

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15

obtiene al dividir el consumo (venta, expediciones...), durante un período, entre el valor del inventario medio, de ese mismo período4.

Test de Carnicería: Proceso en el que se determina el valor real de los distintos cortes de carnes que se utilizan para la preparación de una receta. Determinando pulpa, hueso, piel, grasa, agua/hielo, empaque.

Forecast: O pronóstico es la proyección de una tendencia con respecto al

tiempo u otra variable.

Pax. Abreviatura empleada en textos turísticos para referirse al pasajero.

Por extensión, también significa cliente o huésped.5

4

www.wikipedia.org, 2012

5

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16

CAPITULO II: COSTOS PARA EL ÁREA DE ALIMENTOS Y

BEBIDAS

2. Costos de Alimentos y Bebidas

2.1. Costos 2.1.1. Historia

Se cree que el manejo de los Costos se da en la antigüedad con las civilizaciones del medio oriente donde se dan los primeros pasos al respecto; los comerciantes llevaban libros en los cuales se registraban los costos para el tratamiento de productos donde se coleccionaban apuntes de los que se detallaba lo que se había producido y los cuales se pueden considerar como los manuales de costos actuales.

De hecho, en las primeras industrias como la producción en viñedos, impresión de libros y las manufactureras se emplearon procedimientos que se asemejan a un sistema de Costo ya que calculaba el uso de recursos para la producción

Mientras más se desarrollaba el mercado y las formas de producción crecían, el uso de la contabilidad se volvió un método para permitir ganancias de comerciantes, productores, fabricantes y todos los que estuvieran relacionados con el mercantilismo.

Posteriormente los productores vinícolas empezaron a utilizar los costos de producción, es decir, lo que hoy se representa como materiales y mano de obra.6

6

(27)

17

El propósito de la contabilidad en esa época era de rendir cuentas un informe de cuentas sin diferenciar entre ingresos y costos, y sin contribuir a la fijación de precios de venta ni determinar el resultado neto de operaciones. Cabe señalar que durante el siglo XVI y hasta la mitad del XVII, la contabilidad de costos sufrió un periodo de tranquilidad, pues no se mostró ninguna evolución.

Más tarde en 1776 con la revolución industrial llegaron las fábricas, por lo que se pasó de la producción artesanal a la industrial, donde nación la necesidad de tener más control sobre la mano de obra y los materiales, así como el costo que la maquinaria y equipo generaban.

En Inglaterra fue el país que convirtió los costos a teoría en las últimas tres décadas del siglo XIX. Los actuales sistemas de costeo han mejorado a través del tiempo, y mientras más avance y cambie el sistema organizacional y de producción de las empresas, se implementaran nuevas metodologías y herramientas de medición y control de los costos.7

2.1.2. Concepto Costos

“Es el valor monetario de los recursos que se entregan o prometen entregar, a cambio de bienes o servicios que se adquieren.”8

“Son la suma de esfuerzos y recursos que se han invertido para producir algo”9

“Es el conjunto de pagos, obligaciones contraídas, consumos, depreciaciones, amortizaciones y aplicaciones atribuibles a un periodo

7

Barfild, 1998 8

García Colín, 2007 9

(28)

18

determinado, relacionadas con las funciones de producción, distribución administración y financiamiento”·10

2.1.3. Contabilidad de Costos.

El fin primordial de la contabilidad de costos es determinar con la mayor exactitud posible el costo de los productos fabricados. Una de las ventajas incidentales reside en el mantenimiento de inventarios continuos de materias primas, productos en proceso de fabricación y productos acabados que proporcionara un control adecuado11

En toda actividad e cambio de bienes y servicios por dinero o por canje reciproco, existe un costo inicial. A medida que las transacciones aumentan por su volumen, el registro, sistemas de control, seguimiento a la información se hace más riguroso, para mantener el máximo de confiabilidad al determinar el precio de venta como objetivo primordial del costo.

Un precio de costo más definido, puede causar graves inconvenientes financieros en cualquier ente empresarial12

2.2 Costo de Alimentos Y Bebidas

El control de los costos operativos del departamento de alimentos y bebidas es un aspecto importante de la administración de un hotel.

El control eficaz de los costos de alimentos y bebidas es un proceso constante de análisis de información y de ajustes a los procedimientos. El primer procedimiento de control de costos que se usó en las operaciones de servicio de alimentos y bebidas se llamó método de inventarios. Esta técnica

10

Ortega Pérez, 1997 11

Fitney, 2001 12

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19

comprende la comparación de los costos totales de alimentos con las ventas totales. Los costos de los ingredientes como, carne de res, papas, harina, etcétera, se expresan como porcentajes y los costos de alimentos y bebidas se pronostican a partir de estos porcentajes.

Conforme se fue aumentando la complejidad de administración de los hoteles, se desarrollaron medidas más precisas que incluyen programas a pruebas de alimentos, procedimientos de requisición, sistema de control de inventarios y controles de porciones de alimentos. La mayoría de los hoteles que operan con comedores emplean un contralor de alimentos y bebidas de tiempo completo cuyas responsabilidades principales son de planificar, presupuestar y pronosticar los costos operativos del departamento, analizar los costos de alimentos y bebidas e implantar procedimientos de control de costos.13

2.2.1 Conciliación de Costos de Producción

En la producción de Alimentos y Bebidas se presenta un proceso de producción en donde se determina claramente la materia prima, producto en proceso y producto terminado, pero dicho proceso no permite la medición respectiva como se aplica en la empresa industrial ya que el producto terminado es inmediatamente despachado y facturado, es decir, este producto no ofrece la oportunidad de ser almacenado ya que su consumo se realiza una vez sea despachado del centro de producción. En consecuencia, en la operación de Alimentos y Bebidas convencional, no se presenta el movimiento de inventario de producto terminado.

13

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20

En la operación de Alimentos y Bebidas el costo de venta representa la materia prima utilizada para generar el producto terminado.14

El proceso duarte el periodo se reduce a:

 Registro de Compras de Alimentos y Bebidas

 Registro de Venta de Alimentos y Bebidas

 Registro Costo de Venta de Alimentos y Bebidas

 Conciliación de Inventarios

 Conciliación del Costo Bruto

 Registro crédito de Inventario

Fórmula para Determinar Costo de Alimentos

Inventario inicial (Almacén Alimentos)

(+) Entradas de Almacén (Compras Alimentos) (-) Inventario Final (Almacén Alimentos)

= Costo Bruto Alimentos

(+) Créditos (Comida de Empleados, Transferencias, Bajas) (-) Requisiciones de Bebidas a Cocinas

(-) Transferencias de Bebidas a Cocinas = Costos Alimentos

Venta Alimentos = % Costo Alimentos

Fórmula para Determinar Costo de Bebidas

Inventario inicial (Almacén Bebidas)

(+) Entradas de Almacén (Compras Bebidas) (-) Inventario Final (Almacén Bebidas)

= Costo Bruto Bebidas 14

(31)

21 (+) Créditos (Transferencias, Bajas) (-) Requisiciones de Alimentos a Bar (-) Transferencias de Alimentos a Bar = Costos Bebidas

Venta Bebidas

= % Costo Bebidas15

2.2.2 Métodos de Control de Costos de Alimentos Y Bebidas

Los costos de Operación del servicio de alimentos y bebidas son afectados por varios factores, incluyendo costos de alimentos, tamaño de personal y sistemas de compras, recepción, almacenamiento y emisión de ingredientes. Los métodos básicos de control de costos son el control de compras, el control de inventarios, el control de ingredientes y el control de la preparación.

El control eficaz de costos de alimentos y bebidas es un proceso constante de análisis de información y ajustes de los procedimientos. El primer procedimiento de control de costos que se usó en las operaciones de servicio de alimentos y bebidas se llamó método de inventarios.

Esta técnica comprende la comparación de los costos totales de alimentos con las ventas totales. Los costos de los ingredientes como carne, papas, harina, etcétera, se expresan como porcentajes y los costos de alimentos y bebidas se pronostican a partir de estos porcentajes.

El control de costos de alimentos y bebidas tiene como objetivo primordial hacer que la producción se acerque lo más que posible a los costos

15

(32)

22

proyectados, sin perjudicar la calidad ni la cantidad de los alimentos servidos a los huéspedes.

La utilidad bruta máxima en las ventas de alimentos y bebidas puede obtenerse solamente si se controlan adecuadamente los costos. Para alcanzar esta meta se requiere un sistema exacto de contabilidad de costos que aporte información útil acerca del resultado de las operaciones relativas a los alimentos y bebidas.

Esta información puede ser suficiente para permitir a la gerencia determinar cuándo se plantea un problema de costos, así como saber en qué radica este y ponerle inmediato remedio.

El control de costos en los alimentos y bebidas consiste en llevar una contabilidad aplicada a la producción peculiar de los distintos platos y a los métodos de venta en el restaurante.

El control de costos en alimentos y bebidas es un es un factor esencial hoy en día, debido que los costos de mano de obra y el precio de la materia prima devoran las utilidades de operación. Los aumentos a los precios de en el menú pueden absorber solamente una parte en los aumentos del costo, el resto debe provenir de la eficiencia acrecentada y de la reducción de los desperdicios en la producción de los alimentos.

(33)

23

Gráfico No.1 Flujo de Control de Costos en un Hotel – General

Fuente: Tome G (2010) Elaborado por: Autor

2.2.3 Áreas involucradas en el control de Alimentos y Bebidas

2.2.3.1 Contralor de Alimentos y Bebidas

Al tratar el tema de alimentos y bebidas, se presenta un conjunto de actividades que deberían ser desarrolladlas por personas altamente calificadas en cada una de las divisiones con las que cuenta esta área dando que en muchos hoteles esta es la principal fuente de ingresos. De ahí la importancia de su manejo en forma eficiente y profesional, ya que en

COMPRAS

RECEPCIÓN

ALMACENAMIENTO

DISTRIBUCIÓN

PREPARACIÓN

SERVICIO

(34)

24

caso contrario se mermarían de manera notable las utilidades del hotel o empresa.

El departamento de control de Costos de Alimentos y Bebidas es parte vital de la organización a través de un análisis de costos los altos ejecutivos podrán tomar decisiones para alcanzar el objetivo deseado. Para llevar a efecto lo anterior es necesario contar con un experto en la materia: El Contralor de Costos de Alimentos y Bebidas quien lleva a cabo, en forma de supervisión y control el desarrollo de la operación de Alimentos y Bebidas. Con esto logra un buen manejo de los productos y su empleo adecuado, obteniendo el mejor rendimiento evitando cualquier mal uso o pérdida de los mismos.16

2.2.3.2 Compras

El departamento de compras es vital para la economía de los hoteles y principalmente para el departamento de Alimentos y Bebidas ya que las adquisiciones equivocadas afectan los costos y por ende las utilidades de la empresa.

La gran importancia de contar con un Departamento de Compras debidamente preparado, es decir, que el personal conozca las técnicas y métodos modernos de compras y se haga responsable de ver que los productos de dicho departamento sean utilizados, así como retroalimentados constantemente ya que la eficacia de su función es determinante en las utilidades de la empresa.

Es obligación del comprador reducir el costo de las adquisiciones para lo que deberá estar al día en el conocimiento de nuevos productos, mejores proveedores, y demás funciones relacionadas. Esto redundara en algo más que un simple ahorro de dinero, ya que además mantendrá el prestigio de

16

(35)

25

la empresa debido a la confianza por parte de los clientes y huéspedes en sus productos de calidad.17

2.2.3.3 Recepción de Mercadería.

La actividad de recepción de Alimentos y Bebidas se considera de relevante importancia, ya que esta actividad da por terminado el ciclo normal de la gestión de compra. Teniendo como objetivo asegurarse que los productos enviados por el proveedor correspondan exactamente a los que había sido ordenados, tanto en materia de calidad como en materia de cantidad, precio y especificaciones generales, ejerciendo sobre ellos, la canalización respectiva despachándolos a los correspondientes almacenes y generando la información necesaria para su control18.

2.2.3.4 Almacenamiento.

El objetivo de un correcto sistema de almacenamiento consiste en la conservación, control, y despacho de alimentos y bebidas.

Los Procesos que se aplican para la conservación, despacho y control de inventario son básicos para mantener una operación normal de alimentos y bebidas. Se considera que la gestión de almacén es el eje donde converge el control y medición de los Costos de Alimentos y Bebidas. Esto quiere decir que la información suministrada por la Bodega es fuente primaria para la medición de la materia prima consumida. También en esta área de responsabilidad se genera la información que requiere compras para cumplir con el ciclo adecuado de adquisición de mercadería.19

17

Youshimatz, 2006 18

Scheell, 1999 19

(36)

26

2.3 Controles de Costos de A&B

2.3.1 Kárdex

El Kárdex es un registro de manera organizada de la mercancía que se tiene en una bodega. Para hacerlo, es necesario realizar un inventario de todo el contenido, la cantidad, un valor de medida (kilo, Litro, Gramo, Centímetro Cubico) y el precio unitario.

También se pueden clasificar los productos por sus características comunes.

En el Kárdex se registrarán todas las entradas y salidas un determinado producto. Actualmente se maneja Kárdex en software contable.

2.3.2 Control de Inventarios

Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación o confirmación de la existencia de los materiales o bienes patrimoniales de una empresa. En realidad, el inventario es una estadística física o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los kárdex o en el banco de datos sobre materiales.

Algunas empresas le dan el nombre de inventario físico porque se trata de una estadística física o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y para diferenciarlos de la existencia registradas en los kardex

El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, en las secciones, en el depósito, entre otras. El inventario físico es importante por las siguientes razones:

(37)

27

Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en valores monetarios. Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio fiscal.

La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:

El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser transcritos en el libro de inventario, conforme la legislación.

El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del material y la aproximación del consumo real.

2.3.3 Valoración de Inventarios

La valoración de inventarios es el proceso en que se selecciona y se aplica una base específica para valorar los inventarios en términos monetarios. A continuación se presentarán cuatro métodos de valoración de inventarios que son los que comúnmente se utilizan en las empresas:

Identificación específica: cada artículo vendido y cada unidad que queda en el inventario están individualmente identificadas

Primeras entradas primeras salidas (PEPS): los primeros artículos en

entrar al inventario son los primeros en ser vendidos (costo de ventas) o consumidos (costo de producción). El inventario final está formado por los últimos artículos que entraron a formar parte de los inventarios.

Ultimas entradas primeras salidas (UEPS): El método UEPS para

(38)

28

de artículos se haya agotado y así sucesivamente. Si se recibe en el almacén una nueva partida, automáticamente el costo de esa partida se vuelve el que se utiliza en las nuevas salidas20

Costo Promedio: Este es el método más utilizado por las empresas y consiste en calcular el costo promedio unitario de los artículos.

2.4 Clasificación y Almacenaje de A&B

Las áreas de la bodega se pueden clasificar teniendo en cuenta diferentes criterios, pueden ser según su diseño constructivo, la forma de rotación del producto, capacidad, su volumen, la nomenclatura de productos que almacena, los materiales que se utilicen para construcción de paredes, columnas, techos, etcétera.

Las bodegas de los sistemas hoteleros constituyen almacenes mixtos que constan de diferentes áreas:

Bodega de Alimentos y Bebidas

 Área de Víveres.

 Área de Frutas y verduras

 Área Refrigerada

 Área de Bebidas.

Bodega de Suministros y Mantenimiento

 Área de suministros

 Área de mantenimiento.

 Área de blancos o lencería.

 Área de Químicos

20

(39)

29

2.4.1 Área de Víveres

En este sitio se depositan aquellos alimentos que requieren de condiciones de temperatura especificas hasta el momento en que se consumen, como los granos secos, productos en conservas, etc.

2.4.2 Área de Frutas y Verduras

Como su nombre lo indica este sirve para guardar todos los productos del agro, cuidando siempre de mantener una óptima limpieza tanto en los productos como en el almacén. Así como, tener en las mismas estructuras colgantes para los productos que lo requieran, como el ajo, la cebolla, entre otros.

2.4.3 Áreas Refrigeradas

Se les llama de esta forma a las cámaras de conservación, refrigeración y congelación.

En las cámaras de conservación se almacenan lácteos, aderezos, frutas, verduras, huevos, etc., a una temperatura que oscila entre 2.0 a 5.0°C.

En las cámaras de refrigeración se almacenan productos tales como, tocino, vísceras, manzanas, uvas, terneras, carneros, embutidos, etc. la temperatura recomendada es de –30 C a 00 C.

En las cámaras de congelación la temperatura recomendada es de 18° a -12°C, en ellas se almacenan vacunos, cerdos pescados, mariscos y algunos alimentos pre cocidos.

(40)

30

2.4.4 Área de Bebidas

El almacén para el resguardo de estos productos, debe tener una temperatura de entre 12°C y 20°C (climatizado) con condiciones de humedad del 50 al 25 por ciento con un tipo de luz baja y opaca.

2.4.5 Área de Suministros

En este lugar como su nombre lo indica se almacenan todos los utensilios y medios que se usan para la gastronomía, limpieza, papelería, oficina, etc.

2.4.6 Área de Mantenimiento

En este sitio se pueden encontrar los útiles y materiales para hacer las reparaciones de mantenimiento en general.

2.4.7 Área de Lencería

Este almacén requiere de menos especificaciones en su manejo, pero no por ello, es menos importante: en él se guardan las toallas, colchas, fundas, cortinas y mantelería.

2.4.8 Área de Químicos

En este almacén de deberán tener por separado todos los artículos que de origen químicos, tóxicos, ácidos entre otros. Para el almacenamiento de de estas sustancias es necesario tomar medidas de control y de prevención para evitar daños en la salud a los trabajadores e impactos negativos al ambiente. El tiempo de almacenamiento deberá corresponder al mínimo posible, solo como un paso previo a su tratamiento y disposición final responsable.

2.5 Áreas de Producción

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31

“Chef” o “Jefe de Cocina” asistido por un “Sous Chef”, seguido de los jefes de partida, cocineros y ayudantes. Los encargados de la limpieza de la cocina y el lavado de los materiales para el servicio se le llaman “Stewards”, dirigidos por un Chief Stewards, el cual se reporta al Chef Ejecutivo.

Los grandes hoteles con varios tipos de restaurantes, disponen de pequeñas cocinas para suplir los alimentos de éstos y de una cocina central grande con almacenes de abastecimiento para suplir a las demás. En estas grandes cocinas se preparan los alimentos del restaurante principal y de los salones de banquetes.

En los diferentes restaurantes se nombra un Chef o Encargado para cada cocina, los cuales se reportan al Chef General (Chef Ejecutivo)

2.5.1 Cocina caliente

Es el área donde se encuentran las estufas, los diferentes tipos de parrilla, freidores, salamandras, baño de María, etcétera.

La cocina caliente: Se encarga de transformar los alimentos crudos por medio del calor. Es el área de más grande y con mayor número de trabajadores de la cocina. Su ubicación idónea es el centro de la cocina, situándose el resto de departamentos en las zonas laterales, manteniendo eso sí un contacto directo con la cocina fría, carnicería. Debe mantener contacto directo con el comedor. La cocina caliente puede subdividirse en otras partidas como, asador, potajera o pescadero, salsero y entremetier.

2.5.2 Cocina fría (Pantry) y despensa

Donde se preparan todos los platos fríos, tales como ensaladas y fiambres. También se encuentran allí las cámaras para conservar los vegetales y las cámaras frigoríficas para almacenar los productos que se emplearán en la cocina caliente, tales como las carnes, pescados y mariscos.

(42)

32

Donde están ubicadas las cafeteras y máquinas de café. Se encuentra generalmente muy cerca del Office y allí se debe montar un Mise-En-Place para los distintos tipos de café.

2.5.4 Pastelería (repostería) y Panadería

Regularmente la panadería, pastelería y heladería comparten una misma área, con un mismo encargado, pero en los grandes hoteles por su magnitud, se hace necesario manejar estos por separado. En los complejos hoteleros, se tiene una pastelería donde se preparan la mayor parte de los postres que se sirven en un restaurante, además de una panadería general, donde se elaboran todo el pan que se consume en el complejo.

2.5.5 Área de entrega de comandas y recepción de pedidos

“El Pase”, es como se le acostumbra llamar a esta área donde los camareros entregan la comanda y reciben los platos. Regularmente habrá un supervisor de cocina llamado ocasionalmente Chef de partida, responsable de recibir y cantar la comanda, para de esta forma hacer marchar los alimentos. Siempre que haya un supervisor a cargo del “pase”, éste será el intermediario entre los camareros o el camarero cocina y los cocineros de las diferentes áreas. Éste avisa también cuando deben salir los platos, los supervisa la presentación de los mismos y los entrega personalmente a los camareros a cargo de transportarlos al comedor. En establecimientos donde funcione un sistema computarizado, el pedido se digitará desde la estación de servicio y se recibe en cocina mediante un impresor instalado en esta área. Los platos donde serán servidos los manjares calientes, se tienen previamente calentados, manteniéndolos en la mesa caliente, la cual está prevista de una lámpara con luz infrarroja. Al momento de salir los platos, también se colocan allí, hasta que vayan por ellos los camareros21.

21

(43)

33

CAPÍTULO III: DIAGNOSTICO SITUACIONAL DEL PROCESO DE

COSTOS EN EL AREA DE ALIMENTOS Y BEBIDAS DEL HOTEL

QUITO

3.1 Metodología

Para establecer el diagnostico situacional del proceso de control de Control de Costos en el área de Alimentos y Bebidas del Hotel Quito se realizó un estudio de campo aplicando el método de la observación.

Como técnica se realizó entrevistas al personal que se desempeña en las áreas de manejo de materia prima del Alimentos y Bebidas

Cuadro No. 3 Formato de hoja de Entrevista

Hotel Quito

Fecha : Área:

Nombre : Cargo:

Pedido de Mercadería

¿En base a que realiza Ud. el pedido de mercadería?

¿Con que frecuencia Ud. revisa el stock de sus bodegas?

Ingreso de Mercadería

¿Cómo Recibe Ud. la mercadería?

¿Qué control realiza Ud. a la mercadería para saber si está en buen estado?

(44)

34

Proceso de Mercadería

¿Maneja Ud. Orden de trabajo? Si No ¿Trabaja con Receta estándar? Si No ¿Conoce para que sirve una receta estándar?

Describa el proceso para la preparación de un plato de la carta

Registro

¿Qué tipos de formatos maneja en el área de trabajo?

¿De qué manera controla la salida del producto del área de producción?

¿Qué se hace cuando existe un sobrante de comida preparada?

Observaciones

Firma entrevistado Firma Entrevistador Fuente: Autor

(45)

35

3.2 Síntesis Análisis Situacional

3.2.1 Departamento de Compras y Bodega

Gráfico No.2 Organigrama Estructural Actual Departamento de Compras y Bodega

Fuente: Hotel Quito Elaborado por: Autor

JEFE DE BODEGA

RECEPCIONISTA DE MERCADERÍA DIRECTOR DE

APOYO

JEFE DE COMPRAS

ASISTENTE DE COMPRAS

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36

El área de Compras, Bodega y Recepción de Mercadería pertenecen a un solo departamento, el área está a cargo la Dirección de Apoyo, se puede evidenciar que no existe un control adecuado en el manejo de la materia prima que ingresa al hotel detallado a continuación:

 Existen distintas unidades de medida al momento de registrar las compras por lo que no se puede llevar un control adecuado al momento de recibir la mercadería y posterior mente al momento de querer realizar costeo de receta estándar (atado, quintal, docena).

 En el departamento de Compras no se lleva un registro actualizado de proveedores.

 En el Hotel Quito no se lleva un registro de calificación a proveedores.

 El Jefe de compras nunca ha realizado visitas a los establecimientos de los proveedores, por lo que no se conoce en qué estado se encuentra la mercadería que ingresa al Hotel Quito.

 Los Departamentos de Recepción de Mercadería y Bodega son unificados y están a cargo del Jefe de Bodega, por lo que no existe un adecuado control del ingreso de la mercadería.

 En la Bodega no se maneja con un correcto sistema de stock mínimos y máximos para realizar los pedidos de compra. El Jefe de Bodega reabastece la Bodega según lo cree necesario

(47)

37

3.2.2 Áreasde Producción de Alimentos y Bebidas

Gráfico No.3 Organigrama Estructural Actual Área Producción

Cocina

Fuente: Hotel Quito Elaborado por: Autor

Chef Cocina

Techo

Chef Pastelero Chef

Cocina Principal

CHEF EJECUTIVO

Sous Chef

Ayudante Pastelero Panadero Chef de

Partida Sous Chef

Cocinero Chef de

Partida

Cocinero

Ayudante Ayudante

(48)

38

 Aunque en el organigrama estructural del Hotel Quito se detalla el puesto para un Chef Ejecutivo, actualmente está vacante no ha sido cubierta. Este cargo es desempeñado parcialmente por el Director de Alimentos y Bebidas. Por lo que lo que no existe un encargado en el área de producción que verifique que se cumplan con lo procesos de Control de Costos.

 La Cocina Principal no cuenta con un menú establecido para la preparación de la alimentación del Personal del Hotel. La alimentación del Personal está a criterio del Chefde Cocina Principal y de la Doctora Ocupacional del Hotel. Por lo que no se conoce el costo de la alimentación del mismo. La valoración para la alimentación de personal se la venia realizando hipotéticamente poniendo un estimado de $1.80 por persona.

 No existe un buen manejo en las compras de alimentos ya que el Chef de la Cocina Principal es el responsable de realizar los pedidos de Compra de Frutas y Verduras para todas las otras áreas de producción del Hotel. Quitando responsabilidad al Chef Pastelero y al Chef del Restaurante Techo del Mundo.

 No se maneja Receta Estándar en ninguna de las tres cocinas, lo que hace imposible costear los platos de las diferentes cartas que se manejan en el Hotel.

 No existen procesos establecidos para las áreas involucradas en la manipulación de Alimentos y Bebidas.

 No se manejan registros del trapazo la materia prima que se realizan en las diferentes áreas de producción lo que dificulta el realizar control.

a. Traspasos de Cocina Principal “Carnicería” hacia Cocina Restaurante Techo Del Mundo y devoluciones.

b. Traspasos de Bebidas que se utilizan para cocinar.

(49)

39

3.2.3 Organigrama Actual del Bar Techo del Mundo

Gráfico No. 4 Organigrama Estructural Actual del Área del Bar

Techo del Mundo

Fuente: Hotel Quito Elaborado por: Autor

Actualmente no se encuentra cubierta la bacante de Jefe de Bares, por lo que los tres Barman que operan en el Hotel Quito se reportan directamente al Gerente del Restaurante.

No existe un estándar de servicio de Licores y Vinos por copas.

No se encuentran establecidos los procesos de Control de Costos en el área del Bar.

DIRECTOR DE ALIMENTOS Y

BEBIDAS

ADMINISTRADOR RESTAURANTE TECHO

DEL MUNDO

JEFE DE BARES

(50)

40

3.2.4 Departamento de Costos

Gráfico No. 5 Organigrama Estructural Actual del Departamento

de Costos

Fuente: Hotel Quito Elaborado por: Autor

 No se encuentra establecidas las funciones de un Jefe de Costos de Alimentos y Bebidas. Actualmente el cargo tiene el nombre de Analista de Operaciones.

 No existe establecido el Cargo para el Asistente de Costos. Actualmente el cargo tiene el nombre de Auxiliar Contable.

 En esta área no están determinados los procesos de Control de Costos. GERENTE GENERAL

DIRECTOR DE ALIMENTOS Y

BEBIDAS

ANALISTA DE OPERACIONES

DIRECTOR FINANCIERO

(51)

41

3.2 Análisis FODA Departamento de Alimentos y Bebidas del Hotel Quito

Cuadro No. 4 Matriz FODA Departamento de Alimentos y Bebidas Hotel

Quito.

Fortalezas:

 Posicionamiento en el Mercado.

 Alta calidad del producto

 El Restaurante Techo del Mundo cuenta con la mejor vista de la ciudad de Quito.

 Amplias áreas verdes para realizar Eventos y Banquetes.

 Cada mes se realiza Festivales de Gastronómicos.

 Buena relación de Precio vs. Cantidad de producto que se sirve.

 Calidad de Recurso Humano

 Tecnología Avanzada

Debilidades:

 Los controles de costos en las áreas de producción de A&B no son del todo eficientes.

 Personal Operativo antiguo que se resiste al cambio.

 Carencia de estandarización de Procesos

 Infraestructura antigua

Oportunidades:

 Variedad de Proveedores que permite tener una amplia gama para escoger productos.

 Ley Gubernamental que manda que todo evento del Gobierno se lo realice en el Hotel Quito

Amenazas:

 Incremento de impuestos a los licores y alimentos importados

 Alto número de competidores

(52)

42

CAPÍTULO IV: PROPUESTA DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

4.1 Descripción de funciones Departamento de Compras

4.1.1 Jefe de Compras.

Descripción de Puesto: Jefe de Compras Se Reporta a: Director Financiero

Gráfico No. 6 Organigrama Estructural Propuesto Jefe de Compras

Fuente: Autor Elaborado por: Autor GERENTE GENERAL

DIRECTOR FINANCIERO

JEFE DE COMPRAS

(53)

43

Síntesis del Puesto.

El Jefe de Compras es responsable del proceso de adquisiciones de directos, conservas, carnes, pescados, lácteos, víveres, licores, bebidas, suministros, lencería, activos de operación, repuestos, herramientas y otros que le sean solicitados por las diferentes áreas del hotel.

Es responsable de mantener actualizados datos de proveedores y productos, de conseguirlos en los mejores términos de precio y calidad, oportunidad y crédito, procurando en todos los casos obtener productos directamente de fabricantes, representantes o distribuidores dentro o fuera del país.

Responsabilidades.

 Mantener actualizada una base de datos de proveedores y con un mínimo de tres proveedores por producto.

 Negociar con los proveedores para obtener mejores plazos posibles de pago y documenta los convenios para uso de Contabilidad. Mantiene informado al Director de Apoyo.

 Mantener constante comunicación con el Jefe de Costos, cuando se necesita la compra de nuevos productos o exista incrementos de precios.

 Identificar ofertas especiales y productos de temporada para obtener beneficios de precios e informar al Chef, Costos, Dirección de A&B.

 Negociar precios y condiciones especiales de pago a treinta días.

 Obtener tres cotizaciones para nuevos productos, y productos que no se hayan adquirido durante un período de por lo menos seis meses las cotizaciones se las enviara a Costos y al jefe departamental que solicite compra.

(54)

44

 Proceder con la compra únicamente de los pedidos autorizados por los Diferentes Directores de área y de las reposiciones de bodega aprobadas de acuerdo a las políticas y procedimientos

 Visitar ocasionalmente a mercados de la localidad para comparar precios.

 Entrevistar a nuevos proveedores, recibir muestras de artículos y tramitar su aprobación a través de la Dirección de Apoyo o la Dirección de Alimentos y Bebidas, según sea el caso.

 Calificar a los proveedores en un periodo trimestral de acuerdo a calidad, precio, documentos y servicios y visita el local.

 Entregar a Recepción de Mercaderías un reporte diario de llegada de productos de acuerdo a las Órdenes de Compra con su respectiva numeración

 Organizar la compra de pedidos emergentes.

 Elaborar el informe mensual a la Dirección de Apoyo comprando la variación de compras por Grupos.

 Administrar el Fondo Rotativo de adquisiciones y realizar oportunamente los pedidos de reposición de dicho fondo (cuando se ha gastado el 80% del fondo)

 Hacer las retenciones que correspondan en los pagos de Caja chica, cuando proceda.

 Revisar pendientes diarios con Recepción de Mercaderías

 Reportar mensualmente variaciones de precios a Director de A&B, Director de Financiero, y al Jefe de Costos.

 Asistir a las reuniones convocadas por el Comité de A&B.

4.1.2 Asistente de Compras

Descripción de Puesto: Asistente de Compras

(55)

45

Gráfico No. 7 Organigrama Estructural Propuesto Asistente de

Compras

Fuente: Autor Elaborado por: Autor

Síntesis del Puesto.

El Asistente de Compras es responsable de la adquisición de productos de reposición Suministros de la Bodega General, realizar compras emergentes y asistir al Jefe de Compras en todas las tareas necesarias del departamento.

Responsabilidades.

 Compra de productos en los centros de ventas, cuando estos no sean entregados por el proveedor en el Hotel.

 Da información requerida al Cliente Interno sobre productos, proveedores, precios, etc.

 Remplaza al Jefe de Compras en su ausencia. DIRECTOR

FINANCIERO

JEFE DE COMPRAS

ASISTENTE DE COMPRAS

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46

 Se encarga de pedir cotizaciones en los centros de ventas, cuando las mismas no sean entregadas por el vendedor, en el Hotel.

 Mantiene actualizado los archivos de las cotizaciones.

 Mantiene actualizado el archivo de Proveedores del Hotel.

 Se encarga de la recepción y entrega de muestras a los sujetos del Proceso de Compras.

Proceso del Departamento de Compras

Cuadro No. 5 Proceso de Compras Propuesto

No. ACTIVIDAD TAREA

1

Selección de Proveedores

Recepción de muestras Entrega de muestra

Negociación de precios y tiempos de entrega Calificación de requisitos legales

Calificación de carpeta y archivo de proveedor

2 Cotización deProductos

Visitas

Llamadas telefónicas Cotizaciones por internet

3

Pedido

Generación de orden de compra Solicitud del pedido

Verificación del pedido

Envío de autorización del pedido a Recepción de Mercadería

4

Compras Externas

Recepción de solicitud de compra Compra en sitio

Labor de pago

Entrega del producto en el hotel

(57)

47

Gráfico No. 8 Diagrama de Flujo Compras de Materia Prima

Inicio Chef Ejecutivo

realiza Pedido de compra

Verificar el pedido de compra

Localizar proveedor calificado

Fijar precios y cantidad

Conviene Precio y calidad

Si

No

Realizar La Oeden de Compra

Orden de Compra aprovada Orden de

compra se envía a Recepción Mercadería

Fin

Fuente: Autor Elaborado por: Autor

 Los Pedidos de Compra para la Cocina Principal y Cocina Techo del Mundo los realiza el Chef Ejecutivo de la Cocina Principal

(58)

48

 Los Pedidos de Compra para reposición de la Bodega General los realizara el Jefe de Bodega

4.1.3 Recepcionista de Mercadería

Descripción de Puesto: Recepcionista de Mercadería Se Reporta a: Director Financiero

Gráfico No. 9 Organigrama Estructural Propuesto Recepción de

Mercaderías

Fuente: Autor Elaborado por: Autor

Síntesis del Puesto

Planifica, dirige y controla las actividades de recepción de mercaderías requeridas por el Hotel, de acuerdo a su naturaleza.

GERENTE GENERAL

DIRECTOR FINANCIERO

RECEPCIONISTA DE

MERCADERÌA

(59)

49

Responsabilidades

 Coordina la recepción de mercadería con los proveedores, señalando día, hora y lugar, de acuerdo a las necesidades del hotel.

 Exigir a los proveedores que los productos de A&B se entreguen en las condiciones higiénicas adecuadas, esto es temperatura, empaque, caducidad y bien transportadas

 Verifica y controla la calidad, cantidad, precio y demás características de los productos a recibir de acuerdo con los requerimientos. Además controla los documentos que entrega el proveedor (factura, nota de crédito) y abaliza las liquidaciones de compra.

 Verificar que los productos a recibir sean los que consten en la respectiva lista de pedidos, contabilizando o pesando los productos conjuntamente con el respectivo Proveedor.

 Verificar que la factura del proveedor cumpla con todos los requisitos legales.

 Constatar que los productos se encuentren en perfecto estado y rechaza aquellos que no cumplen las normas y disposiciones establecidas. Pide apoyo al Chef ejecutivo para la recepción de carnes, pescados, mariscos y frescos.

 Ingresar diariamente al sistema Fidelio Food & Beverage los productos recibidos detallando la unidad de medida establecida kilo, litro, unidad.

 Llevar el archivo adecuado del área de Recepción de Mercaderías

 Elaborar y presentar informes al jefe inmediato y al Jefe de Compras sobre las novedades de proveedores y de los productos recibidos.

 Reportar diariamente a Contabilidad los productos recibidos y adjunta las respectivas facturas con el sello de Recepción y firma de responsable de Bodegas

Referencias

Documento similar