UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Extensión Santo Domingo
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Tesis de grado previa a la obtención del título de
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA C.P.A.
TEMA:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS, PARA LA EMPRESA “SERVICIO ELÉCTRICO
JAVIER” EN SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS – 2012.
AUTORA:
ROSA AMALIA RODRÍGUEZ SALTOS
DIRECTORA DE TESIS:
Msc. ALEXANDRA GUTIÉRREZ
I
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS, PARA LA EMPRESA “SERVICIO ELÉCTRICO JAVIER”
EN SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS – 2012
Msc. ALEXANDRA GUTIÉRREZ
DIRECTORA DE TESIS
A P R O B A D O
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL
MIEMBRO DEL TRIBUNAL
MIEMBRO DEL TRIBUNAL
II
AUTORÍA DE TESIS
Las ideas emitidas en el contenido del presente trabajo de investigación, son de
exclusiva responsabilidad del autor.
……….
III
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Campus Santo Domingo
CERTIFICACIÓN
Santo Domingo, ……….. del 2013
Matemático
Mauricio García Oquendo
DIRECTOR DEL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Ciudad.
De mis consideraciones:
En mi calidad de directora de tesis del tema MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS, PARA LA EMPRESA "SERVICIO ELÉCTRICO JAVIER", presentado por la señora ROSA AMALIA RODRÍGUEZ SALTOS, tengo a bien certificar que este tema ha sido revisado en su integridad, por lo tanto se encuentra listo para los fines pertinentes, facultando a la interesada continuar con los tramites siguientes.
Particular que cumplo en comunicar a su autoridad, desde ya presento mis reconocimientos de consideración y estima.
Atentamente.
Msc. Alexandra Gutiérrez
IV
DEDICATORIA
Hoy alcanzo un objetivo trazado, cumplo una más de mis metas, todo gracias al
apoyo constante de DIOS, a quien dedico y agradezco por la fuerza y sabiduría
necesaria que me proporciono para poder concluir el presente trabajo.
A mis queridos PADRES, quienes con su sacrificio y esfuerzo supieron darme su
apoyo incondicional, convirtiéndose en la fuente de inspiración para poder
conseguir las metas planteadas.
A mi adorado HIJO, por su comprensión y apoyo incondicional.
A mí querido AMIGO Jorge, mi inmensa amistad y gratitud
por su apoyo, paciencia, comprensión y tiempo
en esta etapa de mi vida.
V
AGRADECIMIENTOS
En primer lugar a Dios, quien envestido en las tres divinas personas, me ha dado la
vida, el presente y me dará el futuro que merezco; por darme fe y sabiduría,
herramientas indispensables para luchar día a día en el transcurso de la vida, no
podría sino ser, el primero a quien brindar mi gratitud…
A mis padres, quienes con sus esfuerzos y perseverancia moldearon la persona
que soy…
A mi hijo por ser mi inspiración y mi fuerza…
A la Msc. Alexandra Gutiérrez, por su inagotable paciencia y colaboración, en la
realización de este trabajo…
Al Sr. Jorge Narváez, por abrirme las puertas de su empresa y por su
predisposición de brindarme información para la elaboración de este estudio…
A mi compañera y amiga Magali Guevara quien me dio su apoyo moral…
A las compañeras y amigas de clases, quienes fueron como una familia con la
que se comparte y a la cual, se extraña…
A todos los profesores, quienes con sus esfuerzos, dedicación y paciencia, nos
motivaron a transitar por el camino del estudio y la investigación…
Y a todos quienes de una y otra manera me alentaron en la realización de la
VI
TABLA DE CONTENIDO
Hoja de sustentación y aprobación de los integrantes del tribunal…... I
Hoja de responsabilidad y aprobación del autor……….. II
Informe de aprobación del director de tesis……….. III
Dedicatoria……….. IV
Agradecimiento……….. V
Índice……… VI
Índice de gráficos……… XIV
Índice de tablas……….. XIV
ÍNDICE
CAPÍTULO I
INVESTIGACIÓN
1. El problema de la investigación………...….... 1
1.1 Antecedentes……… 1
1.1.1 Antecedentes históricos………. 1
1.1.2 Importancia del estudio……….. 2
1.2 Planteamiento del problema……….. 3
VII
1.4 Objeto del estudio……… 4
1.5 Objetivos……… 4
1.5.1 Objetivo general……….. 4
1.5.2 Objetivos específicos………. 5
1.6 Justificación del tema………. 5
1.7 Idea a defender………... 6
1.8 Variables……… 6
1.8.1 Variable independiente………... 6
1.8.2 Variable dependiente……….. 6
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL – TEÓRICO Y LEGAL 2.1 Marco referencial – teórico……… 72.1.1 Antecedentes………... 7
2.1.2 Empresa……… 8
2.1.3 Clasificación………... 8
2.1.4 Contabilidad………. 10
2.1.5 Objetivo………. 12
2.1.6 Contabilidad especializada……… 12
2.1.7 El Proceso contable……… 14
VIII
2.1.7.2 Estado de situación inicial………. 16
2.1.7.3 Libro diario……… 16
2.1.7.4 Libro mayor……….. 17
2.1.7.5 Balance de comprobación………. 17
2.1.7.6 Hoja de trabajo……… 17
2.1.7.7 Ajustes……….. 18
2.1.7.8 Cierre de libros……… 18
2.1.7.9 Estados financieros……… 18
2.1.7.9.1 Estado de situación financiera – balance general…………. 18
2.1.7.9.2 Estado de resultado………... 19
2.1.7.9.3 Estado de flujo de efectivo……… 20
2.1.7.9.4 Estado de cambio en el patrimonio……….. 20
2.1.8 Plan general de cuentas……… 20
2.1.9 Historia de los inventarios………. 22
2.1.10 Concepto de inventarios……… 23
2.1.11 Sistema de control……….. 24
2.1.12 Sistema de cuenta múltiple o de inventario periódico…….. 24
2.1.13 Sistema de inventario permanente o inventario perpetuo… 33 2.1.14 Métodos de valoración de inventarios………. 37
2.1.14.1 Método P.E.P.S……….. 38
2.1.14.2 Método U.E.P.S……….. 38
2.1.14.3 Método promedio ponderado……… 39
2.1.14.4 Método última compra……….. 39
IX
2.1.15.1 Existencia máxima……….. 40
2.1.15.2 Existencia mínima………... 40
2.1.15.3 Existencia crítica………. 41
2.1.16 Control interno de inventarios………... 42
2.1.17 Modelo de cantidad económica de pedido (EOQ)…………. 42
2.1.18 Punto de equilibrio……….. 44
2.1.18.1 Requerimientos para el punto de equilibrio……… 44
2.1.18.2 Formula general……….. 45
2.1.19 Clasificación ABC……….. 45
2.2 Marco Legal………. 46
2.2.1 Reglamento a la ley orgánica de régimen tributario interno 46 2.2.1.1 Art. 34.- Contribuyentes obligados a llevar contabilidad….. 46
2.2.1.2 Art. 36.- Principios generales……… 48
2.2.1.3 Art. 37.- Registro de compras y adquisiciones……….. 49
2.2.2 Obligaciones tributarias………. 49
2.2.2.1 Registro único de contribuyente (RUC)……….. 49
2.2.2.2 Comprobantes de venta……… 50
2.2.2.3 Efectuar declaraciones correspondientes………... 50
2.2.2.4 Impuesto al valor agregado………... 51
2.2.2.5 Impuesto a la renta………. 52
2.2.3 Ley de compañías……….. 53
2.2.4 Código del trabajo……….. 53
2.2.4.1 Art. 42.- Obligaciones del empleador……….. 53
X
2.2.6 NIFF para las Pymes………. 56
2.2.6.1 Alcance………. 56
2.2.6.2 Medición de los inventarios………... 57
2.2.6.3 Costos de los inventarios……….. 57
2.2.6.4 Costos de adquisición……… 58
2.2.6.5 Otros costos incluidos en los inventarios……… 58
2.2.6.6 Costos excluidos de los inventarios………. 59
2.2.6.7 Fórmulas de cálculo del costo……….. 59
2.2.6.8 Deterioro del valor de los inventarios……….. 60
2.2.6.9 Reconocimiento como un gasto………... 60
2.2.6.10 Información a revelar……….. 61
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 3.1 Métodos de investigación……….. 623.1.1 Método de observación científica……….... 62
3.1.2 Método inductivo………. 62
3.1.3 Método deductivo……… 62
3.1.4 Método estadístico………. 62
3.2 Tipo de investigación………. 63
XI
3.4 Censo……… 64
3.5 Aplicación de la técnica………. 64
3.5.1 Análisis general de las entrevistas……….. 75
3.6 Situación diagnóstica………. 76
3.6.1 Reglamento interno de trabajo Servicio Eléctrico Javier…. 76 3.7 Análisis FODA………. 84
3.7.1 Amenazas……… 84
3.7.2 Oportunidades………. 84
3.7.3 Fortalezas………...………. 85
3.7.4 Debilidades……….. 85
CAPÍTULO IV
PROPUESTA 4.1 Introducción……….. 864.2 Misión………. 86
4.3 Visión………. 87
4.4 Objetivo………. 88
4.5 Organigrama funcional……… 88
4.5.1 Funciones de cada departamento……… 89
4.5.1.1 Gerencia……… 89
XII
4.5.1.3 Contador……… 91
4.5.1.4 Auxiliar contable……….. 92
4.5.1.5 Cajero……….... 93
4.5.1.6 Jefe de bodega……… 94
4.5.1.7 Auxiliar de bodega……….. 95
4.6 Niveles de responsabilidad……… 96
4.6.1 Responsabilidad del departamento administrativo………… 96
4.6.2 Responsabilidad del departamento financiero……… 96
4.6.3 Responsabilidad del departamento de ventas……… 96
4.7 Métodos de valoración de inventarios……….... 97
4.7.1 Valoración de inventario……… 97
4.7.2 Flujo de procesos……… 99
4.8 Proceso de compra………. 101
4.8.1 Flujograma del proceso de compras……… 102
4.8.2 Documento del proceso………. 103
4.8.2.1 Orden de compra……… 103
4.8.3 Ejemplo del registro contable……… 104
4.9 Proceso de recepción y almacenamiento……… 105
4.9.1 Flujograma del proceso de recepción y almacenamiento.. 106
4.9.2 Proceso de recepción………. 107
4.9.3 Proceso de almacenamiento………. 107
4.10 Proceso de ventas……….. 109
4.10.1 Flujograma del proceso de ventas……….. 110
XIII
4.10.2.1 Factura……….. 111
4.10.3 Ejemplo del registro contable……… 113
4.10.4 Regulación de la cuenta mercadería……….. 114
4.11 Determinación de stock………. 115
4.11.1 Existencia máxima………. 115
4.11.2 Existencia mínima………... 116
4.11.3 Existencia crítica………. 117
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.1 Conclusiones……… 1185.2 Recomendaciones……….. 119
Bibliografía……… 120
XIV
ÍNDICE DE GRÀFICOS
Gráfico Nº1 Ciclo contable………. 15
Gráfico Nº 2 Organigrama funcional………. 88
Gráfico Nº 3 Simbología……….. 100
Gráfico Nº 4 Flujograma del proceso de compras……….. 102
Gráfico Nº 5 Flujograma del proceso de recepción y almacenamiento. 106 Gráfico Nº 6 Flujograma del proceso de ventas………. 110
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla Nº 1 Formato de tarjetas kárdex………. 34Tabla Nº 2 Población……… 63
Tabla Nº 3 Cuestionario de entrevista dirigida al gerente-propietario 65 Tabla Nº 4 Cuestionario de entrevista dirigida al departamento administrativo……… 67
Tabla Nº 5 Cuestionario entrevista dirigida departamento financiero 69 Tabla Nº 6 Cuestionario de entrevista dirigida al departamento administrativo……… 71
Tabla Nº 7 Cuestionario de entrevista dirigida al departamento administrativo……… 73
Tabla Nº 8 Modelo para la valoración de inventarios……… 98
Tabla Nº 9 Modelo de la orden de compra………... 103
Tabla Nº 10 Modelo del control de repuestos……….. 108
1
CAPÍTULO I
1. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 ANTECEDENTES:
1.1.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS
Servicio Eléctrico Javier es una empresa en desarrollo, se dedica a la compra -
venta de repuestos eléctricos y a la prestación de servicios, labora en la ciudad
de Santo Domingo desde el año 1991, está ubicado en la Av. Abraham
Calazacon 2510 y Av. Quito, representante legal el Sr. Jorge Narváez Loza.
Desde su creación hasta la actualidad, Servicio Eléctrico Javier es considerado
como uno de los mejores talleres eléctricos de la ciudad, esto se lo ha ganado
con el esfuerzo y la constancia, como es lógico una trayectoria de varios años
de experiencia, cuenta con un personal capacitado en cada una de las áreas
de talleres.
Servicio Eléctrico Javier se caracteriza por la compra – venta de repuestos en
las mejores marcas como son: Bosch, Mac, Yuasa, Flosser, Transpo, Zen,
Dayco.
Brinda un servicio personalizado con garantía en sus trabajos, cuenta con
equipos de alta tecnología en lo que se refiere a: Limpieza de inyectores para
vehículos de gasolina, Scanner multimarca, laboratorio de comprobación para
2
1.1.2 IMPORTANCIA DEL ESTUDIO
La presente investigación es importante porque tiene como finalidad afianzar el
posicionamiento de Servicio Eléctrico Javier en el mercado, por ello la
necesidad de llevar un verdadero control de inventarios, que permita al
empresario realizar las transacciones correctamente, además de conocer las
existencias físicas con exactitud, para garantizar mejores resultados de
rentabilidad y competitividad, incrementando las ventas, contribuyendo al
progreso y desarrollo de la empresa.
El no contar con un manejo adecuado y la falta de control en la empresa,
puede ocasionar serios inconvenientes por ende las consecuencias pueden ser
fatales, desde pérdidas monetarias representativitas hasta la posible quiebra de
la misma, por esto se debe tomar las medidas adecuadas para corregir a
tiempo los problemas presentados.
Con un correcto control del inventario estamos garantizando beneficios para la
Empresa y el consumidor final, como es optimizar tiempo.
El inventario tiene como propósito fundamental determinar el stock real de
repuestos, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario
tiene un papel vital para el funcionamiento de la empresa dentro del proceso de
3 1.2
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En Servicio Eléctrico Javier, se ha diagnosticado que no existe un manual de
procedimientos para el control de inventarios, lo que afecta en su sistema
administrativo – financiero, ya que se desconoce con exactitud el stock a una
fecha determinada.
El no contar con un adecuado manejo de inventarios, no se podrá garantizar la
solvencia y la competitividad de la empresa por no tener al día el stock de cada
artículo, esto ocasiona mantener inventarios estáticos en cantidades
innecesarias que amortice el capital, o que se presenten faltantes de
inventarios. También se pudo detectar que en la empresa Servicio Eléctrico
Javier no tiene un control de gastos y costos que se incurren en el momento de
adquirir la mercadería, como es el transporte, seguro.
En el momento en que la empresa no cuente con el valor real del producto
incluido el transporte y seguro incurre en la posibilidad de tener un nivel bajo de
ganancia o lo que es peor no tener utilidad. La falta de información contable
detallada y oportuna relacionada con inventarios puede llevar a la empresa a
presentar serios inconvenientes de liquidez e inconsistencias en sus Estados
Financieros.
De acuerdo con el diagnóstico realizado en Servicio Eléctrico Javier, se
recomienda: Implementar un manual de procedimientos para manejo adecuado
del control de inventarios. Si se aplica adecuadamente el manual de
procedimientos, entonces Servicio Eléctrico Javier podrá mejorar el proceso de
recepción y entrega de mercadería, se obtendrá datos exactos. Con esto se
garantiza la competitividad de la empresa al contar con un stock variado, dando
4
1.3 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
•••• Será necesario realizar un análisis del inventario que ha estado
implementado hasta el momento, para determinar su grado de
confiabilidad y veracidad?
•••• Será necesario realizar una determinación de funciones en el personal
encargado del manejo físico y estructurar el área contable?
•••• Qué procedimientos se debe seguir para controlar los ingresos, egresos
y devoluciones de mercadería?
•••• Cuáles son los resultados de no existir un buen control de inventarios en
materia de competitividad y rentabilidad de la empresa?
1.4
OBJETO DEL ESTUDIO
El objeto de estudio de esta investigación es un manual de procedimientos para
el control de inventarios, para la empresa Servicio Eléctrico Javier.
1.5 OBJETIVOS:
1.5.1 OBJETIVO GENERAL
Elaborar un manual de procedimientos para el control de inventarios, que
permitirá mejorar la eficiencia y rentabilidad de la Empresa “Servicio Eléctrico
5
1.5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
•••• Realizar un diagnóstico del manejo de inventarios que se ha estado
aplicando, para determinar el grado de confiabilidad y veracidad.
•••• Establecer el marco teórico y legal, es el que se sustentará en el manual
de procedimientos para el control de inventarios.
•••• Aplicar la metodología para determinar la situación real de la empresa.
•••• Desarrollar el manual de procedimientos para el control de inventarios.
•••• Proponer las sugerencias a la Empresa Servicio Eléctrico Javier.
1.6 JUSTIFICACIÓN DEL TEMA
Con la implementación de un manual de procedimientos para el control de
inventarios, mejorará la rentabilidad de la empresa, permitirá tener un control
exacto del inventario, ahorro de tiempo con los registros, se podrá evitar
pérdidas, determinará el saldo real del stock y se podrá establecer la igualdad
del inventario físico con el registro contable.
Se obtendrá información oportuna y real, estableciendo técnicas y métodos que
contribuyan a la optimización de los recursos, para poder crear estrategias y
tomar decisiones correctas, para el buen desarrollo de la empresa.
De esta forma mejorará el manejo de inventarios, logrando ser eficiente en la
entrega del producto y así Servicio Eléctrico Javier obtendría una mayor
6
La presente investigación proporcionará una solución adecuada a las
necesidades de la Entidad, esto permitirá eliminar la problemática que
actualmente enfrenta la empresa. El resultado de esta investigación servirá a
Servicio Eléctrico Javier; además, servirá de guía para otros talleres que
presentan problemáticas similares.
1.7 IDEA A DEFENDER
Con la implementación de un manual de procedimientos para el control de
inventarios, que permitirá establecer los niveles óptimos del stock de
mercadería, además tener un inventario actualizado y codificado con costos y
precios de venta.
1.8 VARIABLES
1.8.1 VARIABLE INDEPENDIENTE
•••• Manual de procedimientos
1.8.2 VARIABLE DEPENDIENTES
•••• Control de recursos
•••• Reducción de costos de venta
7
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL – TEÓRICO Y LEGAL
2.1 MARCO REFERENCIAL – TEÓRICO
2.1.1 ANTECEDENTES
El inventario es el conjunto de repuestos que tiene la empresa para
comercializar, con esto se permite la compra – venta en un período económico
determinado. En una empresa, el objetivo de los inventarios es proveer los
materiales necesarios en el momento indicado.
Los inventarios no deben tener un nivel tan alto que represente un costo
elevado al tener estático un capital que podría utilizarse con provecho, también
no deberían ser demasiado poco, esto provocaría que la empresa realice
pedidos adicionales, de igual forma no podría satisfacer la demanda al
momento que lo solicite el cliente. La empresa debería establecer el nivel
óptimo de inventarios que equilibra estos dos extremos.
El manejo indebido y la falta de control en la empresa, puede ocasionar serios
inconvenientes por ende las consecuencias pueden ser fatales, desde pérdidas
monetarias representativitas hasta la posible quiebra de la misma, por esto se
debe tomar las medidas adecuadas para corregir a tiempo los problemas
presentados.
En una empresa comercial que tiene por actividad la compra-venta de
repuestos eléctricos para vehículos, uno de sus puntos vulnerable es el
Inventario, debido a la variedad de repuestos que diariamente rotan, lograr un
equilibrio entre sus departamentos para alcanzar un correcto control en el
8
2.1.2 EMPRESA
Una empresa es creada con la finalidad de obtener lucro, cuyo esfuerzo se
orienta a ofrecer bienes y servicios debidamente planificados, tiene como
objetivo principal dar fuentes de trabajo a la colectividad, además una empresa
es regulada por normas, en el que cada integrante cumple funciones para
lograr los objetivos fijados a corto y largo plazo.
“Es una entidad compuesta por capital y trabajo que se dedica a actividades de producción, comercialización y prestación de bienes y servicios a la colectividad”1.
La empresa cumple con varios objetivos como es generar trabajo, nos ayuda
como individuo a socializarnos a desenvolvernos profesionalmente, es el medio
para satisfacer las necesidades del mercado.
2.1.3 CLASIFICACIÓN:
Existen algunos criterios para clasificar las empresas, para efectos contables
se consideran más útiles los siguientes:
1.- Por su naturaleza
2.- Por el sector al que pertenece
3.- Por la integración de capital
1
9
Industriales
Por su naturaleza Comerciales
De servicios
EMPRESAS INDUSTRIALES.- Son las que transforman la materia prima en
productos. Ejm: Epacen, Pronaca.
EMPRESAS COMERCIALES.- Son empresas que ofertan bienes como parte
de sus transacciones, se dedican a la compra – venta de productos
convirtiéndose en intermediarios. El objetivo principal de estas empresas es
vender los productos a precios determinados con un margen de utilidad. Ejm:
Comandato, Créditos Económicos.
EMPRESAS DE SERVICIOS.- Son aquellas que venden productos intangibles
a la colectividad. Ejm: Instituciones Educativas, Instituciones Bancarias, salud.
Públicas
Por el sector al que pertenece Privadas
Mixtas
EMPRESAS PÚBLICAS.- Son aquellas cuyo capital pertenece al sector
10 EMPRESAS PRIVADAS.- Son aquellas que están formadas por capital del
sector privado, estas empresas pueden ser de personas naturales o jurídicas.
Ejm: Clínicas, Unidades Educativas Particulares.
EMPRESAS MIXTAS.- Son aquellas cuyo capital pertenece al sector público
como al sector privado (personas jurídicas). Ejm: Colegio Fisco Misionales,
Cemento Selva Alegre.
Unipersonales
Por la integración del capital
Pluripersonales
EMPRESAS UNIPERSONALES.- Son aquellas que están integradas por una
sola persona natural.
EMPRESAS PLURIPERSONAL.- Son aquellas que están integradas de dos o
más personas naturales.
2.1.4 CONTABILIDAD
La contabilidad es una ciencia y un arte que nos sirve para comprobar,
clasificar, analizar, registrar y controlar las operaciones financieras. Las mismas
que sirven para analizar e interpretar los estados financieros que son utilizados
por el propietario para la toma de decisiones. Por consiguiente, los gerentes a
11
con datos contables y estadísticos. De esta forma se podrá conocer la
capacidad financiera de la empresa.
“Es la ciencia, el arte y la técnica que permite el análisis, clasificación, registro, control e interpretación de las transacciones que se realizan en una empresa con el objeto de conocer su situación económica y financiera al término de un ejercicio económico o período contable”2.
La contabilidad extrae la información completa de una empresa, la procesa y el
resultado son los informes financieros, de los cuales sirven para realizar
análisis y determinar la rentabilidad de un negocio.
“Se puede conceptuar a la contabilidad como un campo especializado de las ciencias administrativas, que se sustenta en principios y procedimientos generalmente aceptados, destinados a cumplir con los objetivos de: análisis, registro y control de las transacciones en operaciones realizadas por una empresa o institución en funcionamiento, con las finalidades de informar e interpretar la situación económica financiera y los resultados operacionales alcanzados en cada período o ejercicio contable, durante toda la existencia permanente de la entidad”3.
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la
necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras.
Que en ocasiones parecen opuestos y la contabilidad permite tomar decisiones
fehacientes. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su
patrimonio. Los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles
para obtener información de carácter legal.
2
Bravo, Mercedes: Contabilidad General, Décima Edición, 2011. Pág. 1
12
2.1.5 OBJETIVO:
•••• Proporciona información a.- Propietarios, bancos y gerentes, con
relación a la naturaleza del valor de los bienes que la empresa deba a
terceros, Sin embargo, su objetivo es suministrar información
razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones
realizadas por un ente privado o público.
Una vez obtenida la información, deberá cumplir con un objetivo
administrativo y uno financiero:
•••• Administrativo.- Ofrecer información a los usuarios internos para
suministrar y facilitar a la administración y control de operaciones.
Para esto, se debe tener información histórica presente y futura
de cada uno de los departamentos de la empresa.
•••• Financiero.- Proporcionar información a usuarios externos de las
operaciones realizadas por un ente, especialmente del pasado
por lo que también se le conoce como contabilidad histórica.
2.1.6 CONTABILIDAD ESPECIALIZADA:
Por cuanto la contabilidad permite obtener información útil sobre las
operaciones de las empresas dedicadas a diferentes actividades, se puede
determinar que la especialización se relaciona con la rama o campo de acción
de cada una de ellas.
Se puede considerar como especialización, las siguientes:
1. Contabilidad de Costos
13 3. Contabilidad Bancaria
4. Contabilidad Agropecuaria
5. Contabilidad de seguros
6. Contabilidad Hotelera
7. Contabilidad Petrolera
8. Contabilidad Hospitalaria
Según Guajardo,Woltz y Arlen el propósito básico de la contabilidad es proveer
información financiera acerca de una entidad económica, para facilitar la toma
de decisiones a los diferentes usuarios (accionistas, acreedores, inversionistas,
clientes, empleados y publico en general). En consecuencia se originan
diversas ramas, de las cuales las más importantes son:
•••• CONTABILIDAD FINANCIERA.- Sistema de información que
expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que
realiza una entidad económica, así como ciertos acontecimientos
económicos que la afectan, con el fin de proporcionar información útil y
segura a usuarios externos a la organización.
•••• CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA.- Sistema de información al
servicio de las necesidades internas de la administración, con
orientación pragmática destinada a facilitar, las funciones
administrativas de planeación y control así como la toma de
decisiones.
•••• CONTABILIDAD FISCAL.- Sistema de información diseñado para
dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones
respecto de un usuario específico: El fisco4.
14
2.1.7 EL PROCESO CONTABLE
El proceso contable son fases, pasos y procesos lógicos que deben realizarse
dentro de la actividad económica de la empresa, hasta llegar a la situación
económica y financiera. Todo esto debe desarrollarse dentro de los organismos
de control y también estar dentro de los principios y normas contables.
“Denominado también Ciclo Contable constituye la serie de pasos o la secuencia que sigue la información contable desde el origen de la transacción (comprobantes o documentos fuente) hasta la presentación de los Estados Financieros”5.
El ciclo Contable contiene:
1. Comprobantes o documentos fuente
2. Estado de Situación Inicial
3. Libro Diario
4. Libro Mayor
5. Libros Auxiliares
6. Balance de comprobación
7. Hoja de Trabajo
8. Ajustes y Resultados
9. Cierre de Libros
10. Estados Financieros
5
15 COMPROBANTES
DOCUMENTOS
ESTADO DE SITUACION INICIAL
LIBRO DIARIO
LIBRO MAYOR
BALANCE DE COMPROBACIÓN
AJUSTES
CIERRE DE LIBROS
ESTADOS FINANCIEROS Gráfico Nº 1
CICLO CONTABLE
Fuente:Bravo, Mercedes: Contabilidad General, Décima Edición, 2011. Pág. 34
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA BALANCE GENERAL
ESTADO DE SITUACIÓN ECONÓMICA ESTADO DE RESULTADOS
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO LIBROS AUXILIARES
16
2.1.7.1 COMPROBANTES – DOCUMENTOS
Toda transacción que se realice en una empresa tiene como fuente un
documento, como una factura, comprobantes de ingresos, cheque, etc. Esta
documentación proporciona evidencia de las transacciones realizadas en la
empresa. Cada uno de estos documentos deben ser archivados
ordenadamente hasta siete años posteriores, para justificar los ingresos y
gastos de un período contable ante el Servicio de Rentas Internas.
2.1.7.2 ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL
Este paso se lo realiza al iniciar las actividades mercantiles en una empresa.
Está conformado por los Activos, Pasivos y Capital, se lo puede realizar en dos
formas:
1. En forma de Cuenta u Horizontal
2. En forma de Reporte o Vertical
2.1.7.3 LIBRO DIARIO
Este libro se lo utiliza como registro de entrada original, sirve para registrar
cronológicamente las operaciones comerciales de una empresa, aplicando los
principios de la partida doble, es decir, separando las cuentas y valores del
débito y cuentas y valores del crédito, el valor total del debito debe ser igual al
17
2.1.7.4 LIBRO MAYOR
En el libro mayor es en donde se registran las cuentas del activo, pasivo y
patrimonio en forma clasificada. Este libro es de gran importancia, en él se
acumulan los débitos y los créditos de cada una de las cuentas principales y
auxiliares. Los valores que se registran en el débito en el diario general se
trasladan al débito de la misma cuenta en el mayor, lo mismo sucede con las
cuentas registradas en el crédito. Los registros del libro mayor son las cuentas
que son jornalizados en el diario general. El libro mayor tendrá tantas cuentas
como número de cuentas utilice la empresa, esto es de acuerdo a la
codificación del plan de cuentas.
2.1.7.5 BALANCE DE COMPROBACIÓN
Proporciona información de los saldos del total de débitos y del total de los
créditos, información que fue recopilada del libro diario y en el libro mayor. Con
el Balance de Comprobación se puede determinar con exactitud que estos
registros fueron realizados se puede verificar la igualdad de los débitos y de
los créditos registrados. A demás se fija un resumen básico para los Estados
Financieros.
2.1.7.6 HOJA DE TRABAJO
Es una herramienta contable que permite al contador presentar en forma
resumida gran parte del proceso contable.
La hoja de trabajo no tiene un carácter obligatorio, es un documento que se
elabora al final del ejercicio, tiene como objeto que la preparación de los
18
2.1.7.7 AJUSTES
Se realizan al término del período contable, tiene por objeto actualizar el saldo
de una cuenta y presenta valores reales para la elaboración de los Estados
Financieros. Los ajustes permiten eliminar errores o irregularidades.
2.1.7.8 CIERRE DE LIBROS
Se realizan al final del ejercicio económico y tienen por objeto:
•••• Agrupar las cuentas que ocasionan gasto o egreso
•••• Agrupar las cuentas que generan ingreso o renta
•••• Determina el resultado final, el mismo que puede ser: Ganancia o
pérdida
2.1.7.9 ESTADOS FINANCIEROS
2.1.7.9.1 ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA – BALANCE
GENERAL
El Balance General refleja el resultado de las cuentas del activo, pasivo y
patrimonio en un período determinado, presenta las cuentas en forma
ordenada y en función del dinero en efectivo y de la convertibilidad en dinero de
los bienes y valores que dispone la empresa a la fecha del balance, los pasivos
se agrupan en función del vencimiento. Los componentes principales en las
19
•••• Activos
•••• Activos corrientes;
•••• Activos no corrientes;
•••• Propiedad, planta y equipo
•••• Pasivos
•••• Pasivos corrientes;
•••• Pasivos no corrientes
•••• Patrimonio
•••• Capital pagado;
•••• Reservas;
•••• Utilidades o pérdidas
2.1.7.9.2 ESTADO DE RESULTADO
El Estado de Resultados presenta un informe de los ingresos y gastos
operativos y no operativos en el período contable, de este proceso se obtiene
como resultado la utilidad o pérdida líquida del ejercicio.
Desde el punto de vista del inversionista el Estado de Resultados es visto como
el instrumento que lo provee de un índice de eficiencia. Las utilidades son
generalmente asociadas con eficiencia en las operaciones, y las pérdidas, al
20
2.1.7.9.3 ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
Se realiza al término de un ejercicio económico, con la finalidad de presentar
en forma condensada y comprensible el movimiento del efectivo. El flujo de
efectivo nos permite evaluar la habilidad de la empresa para generar efectivo,
se podrá conocer las necesidades y hacia donde se canalizaron dichos flujos.
Toda empresa necesita de información financiera confiable es por esto que el
flujo de efectivo es de suma importancia porque refleja la entradas y salidas de
efectivo por actividades. Esto permitirá a la gerencia una correcta
administración del activo más líquido de la empresa.
2.1.7.9.4 ESTADO DE CAMBIO EN EL PATRIMONIO
Consiste en presentar en forma detallada los aportes de los socios y la
distribución de las utilidades en un período contable, reservas de capital, etc.
Con el único objetivo de obtener el monto del capital contable, y poder
determinar el valor actual de las acciones o participación de capital.
2.1.8 PLAN GENERAL DE CUENTAS
El plan de cuentas es una herramienta que permite identificar ordenadamente a
las cuentas contables que utiliza una empresa. Son agrupadas de acuerdo a su
naturaleza como son: Activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos. Para una
mejor identificación deben ser codificadas con un sistema flexible, capaz de
aceptar nuevas cuentas. Se lo elabora al inicio de las actividades económicas,
este listado de cuentas y subcuentas va acompañado de un código el mismo
21 “Denominado también Catálogo de cuentas, es la enumeración de cuentas ordenadas sistemáticamente, aplicable a un negocio concreto, que proporciona los nombres y el código de cada una de las cuentas”6.
“El Plan General de Cuentas constituye un listado lógico y ordenado de las cuentas de Mayor General y de las subcuentas aplicables a una entidad específica con su denominación y código correspondiente”7.
ACTIVO: Son todos los valores, bienes y derechos de propiedad de la
empresa.
“Un activo es un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados, del que la entidad espera obtener en el futuro, beneficios económicos” (NIIF para las PYMES).
A = P + PT
PASIVO: Son todas las obligaciones de la empresa con terceras personas.
“Un pasivo es una obligación presente de la entidad, surgida raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos” (NIIF para las PYMES).
P = A – PT
PATRIMONIO: Es el derecho del propietario o propietarios sobre los activos de
la empresa.
6
Bravo, Mercedes: Contabilidad General, Décima Edición, 2011. Pág. 24
22 “Es la parte residual de los activos de la entidad, una vez deducidos todos sus pasivos” (NIIF para las PYMES).
PT = A − P
INGRESOS: Son valores que percibe la empresa por venta de bienes y
servicios, surgen en el curso de las actividades ordinarias de la entidad.
GASTOS: Son los desembolsos que realiza la empresa para cumplir con su
actividad operativa, surgen en el curso de las actividades ordinarias de la
entidad. Estos valores no son recuperables.
COSTO: El costo constituye una inversión, es un desembolso que realiza la
empresa para hacer un producto, este valor es recuperable y trae consigo
ganancia.
2.1.9 HISTORIA DE LOS INVENTARIOS
Desde tiempos muy remotos, los pueblos antiguos tenían la costumbre de
almacenar alimentos en grandes cantidades para abastecerse en los períodos
de sequia, invierno o en momentos en donde estuvieran presentes las
adversidades.
En el antiguo Egipto y demás pueblos disponían de grandes bodegas para
recoger el grano, aceite y otros alimentos. Los egipcios almacenaban sus
productos en graneros o silos, los mismos que tenían en la parte superior una
escotilla, para poder extraer los productos los egipcios utilizaban una escalera,
23
Es así como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de
hacer frente a los periodos de escasez. Los inventarios aseguraran la
subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales.
2.1.10 CONCEPTO DE INVENTARIOS
En las empresas que venden productos, los inventarios de mercadería es el
activo más importante, porque son mercaderías que están destinadas para la
venta y permiten el desarrollo normal de la empresa, constituye la fuente
principal de ingresos, por lo que es necesario considerar un adecuado control.
“Esta cuenta pertenece al activo corriente y controla el movimiento de las mercaderías o artículos destinados para la venta.
La venta de mercadería constituye el principal rubro de ingresos en una empresa comercial”8.
“Son productos listos para venderse, ya sea mercancía de una empresa comercial o los productos terminados de un fabricante; son bienes en proceso de producción; insumos consumidos directa o indirectamente en la producción como materias primas, piezas compradas y suministros”9
Una de las cuentas más importantes en los activos corrientes es la cuenta
inventario de mercadería, debido a su tamaño relativamente grande.
La alteración del inventario tiene efecto directo sobre la utilidad de la empresa,
lo que significaría una sobrestimación o subestimación en el pago de impuestos
y participaciones.
8
Bravo, Mercedes: Contabilidad General, Décima Edición, 2011. Pág. 248
24
La importancia de mantener un control de inventarios, es saber cuales son los
valores reales y stock actualizado, con esto estamos asegurando confiabilidad
en los informes financieros, además de eficacia y eficiencia en el uso de los
recursos.
2.1.11 SISTEMA DE CONTROL
Existen dos sistemas o metodologías para registrar las operaciones:
•••• Sistema de Cuenta Múltiple o de Inventario Periódico
•••• Sistema de Inventario Permanente o Inventario Perpetuo
Estos Sistemas de Control se aplican de conformidad con las disposiciones de
la Ley de Régimen Tributario Interno.
2.1.12 SISTEMA DE CUENTA MÚLTIPLE O DE INVENTARIO
PERIÓDICO
Con este sistema se controla el movimiento de la cuenta mercadería en varias
cuentas, al final del período contable se deberá realizar la regulación de la
cuenta mercadería. El inventario final extracontable o físico se lo puede realizar
contando, pesando, midiendo. Con este sistema no es necesario el uso de las
tarjetas kárdex para realizar el control de las mercaderías.
25 además se requiere la elaboración de inventarios periódicos o extracontables que se obtienen mediante la toma o constatación física de la mercadería que existe en la empresa en un momento determinado”10.
“Es un sistema contable de inventario en el que la entidad no lleva un registro continuo de las mercaderías en existencia. En su lugar al final del ejercicio la entidad realiza un conteo físico de las existencias y usa esa información para preparar los Estados Financieros”11.
Este sistema se apoya en cuentas que al final del período contable serán
reguladas. Las cuentas que intervienen son:
•••• Mercaderías
•••• Compras
•••• Devolución en compras
•••• Descuento en compras
•••• Ventas
•••• Devolución en ventas
•••• Descuento en ventas
•••• Costo de ventas
•••• Utilidad bruta en ventas o
•••• Pérdida en ventas
MERCADERÍAS: Son todos los productos que dispone una empresa para su
comercialización. La cuenta mercaderías pertenece al activo corriente.
10
Bravo, Mercedes: Contabilidad General, Décima Edición, 2011. Pág. 107
11
26
•••• Se debita al inicio del ejercicio económico por el valor del inventario
inicial y al terminar el período por el valor del inventario final.
•••• Se acredita al final del ejercicio económico por el valor del inventario
inicial (regulación).
MERCADERÍAS
Inventario Inicial Regulación
Inventario Final
COMPRAS: Registra la adquisición de toda la mercadería de la empresa, sean
estas al contado o a crédito, tiene como documento de respaldo la factura. La
cuenta compras pertenece al grupo de gastos.
•••• Se debita por todas las adquisiciones de mercaderías al contado o a
crédito.
•••• Se acredita por el valor de las devoluciones y descuentos en compras y
por el valor de las compras netas (regulación).
COMPRAS
Adquisiciones Regulación
Devolución en Compras
Descuento en Compras
27 DEVOLUCIÓN EN COMPRAS: La empresa tiene la opción de devolver la
mercadería, cuando estén deterioradas o por una decisión unilateral. El
documento que respalda la devolución de mercaderías es la nota de crédito y
es emitida por el proveedor. La cuenta devolución en compras pertenece a los
ingresos.
•••• Se debita al final del ejercicio para eliminar el valor de la cuenta
devolución en compras y determinar las compras netas.
•••• Se acredita por la devolución en la compra de mercadería.
DEVOLUCIÓN EN COMPRAS
Regulación Devolución de
mercaderías
adquiridas
DESCUENTO EN COMPRAS: Da lugar cuando la empresa adquiere
mercadería, la cancela de contado o por el monto de la compra. La cuenta
descuento en compras es considerada como un ingreso.
•••• Se debita al final del ejercicio para eliminar el valor de la cuenta
descuento en compra y determinar las compras netas.
•••• Se acredita por cada descuento de la mercadería adquirida.
DESCUENTO EN COMPRAS
Regulación Descuento sobre
mercaderías
28 TRANSPORTE EN COMPRA: Da lugar cuando la empresa adquiere
mercadería de otras ciudades, entonces se paga un valor por el traslado de la
mercadería desde la bodega del proveedor hasta la del comprador. La cuenta
transporte en compras pertenece al grupo de los gastos.
•••• Se debita por el pago efectuado por fletes de la mercadería.
•••• Se acredita al final del ejercicio económico para cargar el valor del
transporte en compras, o por el cierre de las cuentas de gasto.
TRANSPORTE EN COMPRAS
Pago fletes Regulación
de mercaderías
VENTAS: Sirve para registrar la salida de la mercadería, al precio de venta al
público. La venta de mercadería se la puede realizar al contado o a crédito. El
documento de respaldo es la factura, la cuenta ventas es un ingreso
operacional.
•••• Se debita por el valor de las devoluciones y descuentos en ventas y por
el valor de las ventas netas.
•••• Se acredita por las ventas de mercaderías al contado o a crédito.
VENTAS
Regulación Expendios o
Devolución Ventas ventas de
Descuento Ventas mercaderías
29 DEVOLUCIÓN EN VENTAS: Esta cuenta se origina cuando los clientes
devuelven la mercadería a la empresa por no estar de acuerdo con el pedido o
en óptimas condiciones. La cuenta devolución en ventas se la considera como
una cuenta de gasto.
•••• Se debita por cada devolución de mercaderías que realiza los clientes.
•••• Se acredita al final del ejercicio para eliminar la cuenta devolución en
ventas.
DEVOLUCION EN VENTAS
Devolución sobre Regulación
mercaderías
vendidas
DESCUENTO EN VENTAS: Da origen cuando la empresa concede a sus
clientes descuentos en ventas por la mercadería vendida, generalmente
cuando las ventas son al contado. La cuenta descuento en ventas se la
considera como una cuenta de gasto.
•••• Se debita por cada descuento que la empresa otorga en la venta de
mercaderías.
•••• Se acredita por el asiento de regulación para trasladar el valor de los
descuentos a la cuenta ventas.
DESCUENTO EN VENTAS
Descuento sobre Regulación
mercaderías
30 COSTO DE VENTAS: Se registran los valores que se determinan mediante la
regulación al término de un período contable. Esta regulación permite
establecer por diferencias el costo y el precio de ventas.
El costo de ventas se obtiene aplicando la siguiente formula:
Mercaderías (Inventario Inicial)
(+) Compras Netas
(=) Compras Brutas
(-) Devolución en Compras
(+) Transporte en Compras
(=) Disponible para la Venta
(-) Mercadería (Inventario Final)
(=) COSTO DE VENTAS
•••• Se debita por el valor total del inventario inicial de mercaderías y el valor
de las compras netas.
•••• Se acredita por el inventario final de mercaderías; y, para cerrar las
ventas netas y determinar la utilidad bruta en ventas.
COSTO DE VENTAS
Inventario Inicial Inventario Final
31 UTILIDAD BRUTA EN VENTAS: Se registra el valor establecido mediante
diferencia entre las ventas netas y el costo de ventas. Cuando las ventas son
mayores que el costo de ventas la empresa obtiene utilidad. La cuenta utilidad
o ganancia bruta en ventas es considerada como un ingreso operacional.
•••• Se debita por el asiento de cierre de libros con crédito a la Cuenta
Pérdidas y Ganancias o Resumen de Rentas y Gastos.
•••• Se acredita por el valor de la utilidad bruta en ventas obtenida en un
período.
•••• El saldo de esta cuenta es de naturaleza acreedora.
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS
Cierre de libros Diferencia entre
Ventas Netas y
Costo de Ventas
PÉRDIDAS EN VENTAS: En esta cuenta se registra el valor establecido
cuando el costo de ventas es mayor que las ventas netas, en este caso el
resultado es una pérdida en ventas.
•••• Se debita por el valor de la pérdida en ventas del período.
•••• Se acredita por el asiento de cierre de libros con débito a la cuenta
Pérdidas y Ganancias o Resumen de Rentas y Gastos.
PÉRDIDAS EN VENTAS
Diferencia entre Cierre de Libros
Costo de ventas
32
Utilizar el sistema de cuenta múltiple o inventario periódico se obtiene las
siguientes ventajas y desventajas.
VENTAJAS:
•••• El inventario periódico proporciona información detallada de cada una de
sus cuentas.
•••• Es de fácil aplicación y comprensión.
•••• Proporciona ahorro en el costo de su mantenimiento.
DESVENTAJAS:
•••• La utilización del inventario periódico, no permite un control adecuado
del stock que tiene la empresa, esto se origina porque no existe un
control del movimiento de entradas y salidas, la información que se
obtiene es extracontable.
•••• Se puede complicar si el número de cuentas de apoyo se extiende más
de lo indispensable.
•••• No proporciona información oportuna.
REGULACIÓN DE LA CUENTA MERCADERÍA:
Cuando se controla el movimiento de la cuenta mercadería con el sistema de
cuenta múltiple es indispensable que al finalizar del período contable se realice
la regulación para determinar:
a. Compras netas b. Ventas netas
33 d. Registrar contablemente el valor del inventario final o extracontable e. Costo de venta
f. Utilidad bruta en ventas o pérdida en ventas
OBJETIVOS DE LA REGULACIÓN:
•••• Liquidar paulatinamente las cuentas de apoyo.
•••• Insertar en los registros contables el monto de los inventarios físicos que
se obtiene extracontablemente.
•••• Establecer el valor del costo de ventas y la utilidad bruta en ventas.
MÉTODOS DE REGULACIÓN:
Existen dos métodos para regular la cuenta mercadería:
1. Método del costo de ventas
2. Método de diferencia de inventarios
2.1.13
SISTEMA
DE
INVENTARIO
PERMANENTE
O
INVENTARIO PERPETUO
Con este sistema se utilizan las tarjetas kárdex para el control de cada tipo de
artículo que dispone la empresa. Por lo tanto, el inventario se puede determinar
en cualquier momento, sólo por control, será necesario realizar periódicamente
constataciones físicas. Es necesario que por cada asiento de venta o
34 “Consiste en controlar el movimiento de la cuenta mercaderías mediante la utilización de tarjetas kárdex las mismas que permiten conocer el valor y la existencia física de mercaderías en forma permanente”12.
“Un sistema de registros muy valioso para la Contabilidad de una Empresa, es el Sistema de Inventario Permanente o Inventario Perpetuo, que permite establecer las existencias de mercaderías al día, o sea constantemente actualizadas”13.
Tabla Nº 1
FORMATO DE TARJETAS KÁRDEX:
TARJETAS KÁRDEX
SERVICIO ELÉCTRICO JAVIER
ARTÍCULO: MÍNIMO:
MÉTODO: MÁXIMO:
FECHA DETALLE
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
CANTIDAD VALOR VALOR CANTIDAD VALOR VALOR CANTIDAD VALOR VALOR UNITARIO TOTAL UNITARIO TOTAL UNITARIO TOTAL
Con el sistema de inventario permanente se utilizan las siguientes cuentas:
•••• Inventario de Mercaderías
•••• Ventas
•••• Costo de Ventas
•••• Utilidad Bruta en Ventas
•••• Pérdida en Ventas
12
Bravo, Mercedes: Contabilidad General, Décima Edición, 2011. Pág. 115
13
35 INVENTARIO DE MERCADERÍAS: La cuenta inventario de mercaderías
pertenece al activo corriente, el saldo de esta cuenta es deudor, demuestra el
valor del inventario final de mercaderías en un momento determinado, el mismo
que debe coincidir con los valores de la constatación física de la mercadería y
con los saldos que registran las tarjetas kárdex.
•••• Se debita por el inventario inicial de mercaderías, por las compras de
mercaderías, por las devoluciones.
•••• Se acredita por las devoluciones en compras, y por ventas de
mercaderías al costo.
INVENTARIO DE MERCADERÍAS
Inventario Inicial Devolución en Compras
Compras Venta de Mercaderías
Devolución Venta (Costo)
(Costo)
VENTAS: En esta cuenta se registran todas las ventas de mercaderías, sean
esta al contado o a crédito y las devoluciones en ventas a precio de venta. La
cuenta ventas pertenece al grupo de ingreso operacionales.
•••• Se debita por el valor de las devoluciones en venta al mismo precio que
se vendió; y, por el valor de las ventas netas en el asiento de regulación.
•••• Se acredita por el valor de las ventas a precio de venta.
VENTAS
Devolución Ventas Expendio de
Regulación mercaderías
36 COSTO DE VENTAS: Esta cuenta permite llevar un control de las ventas de
mercaderías y las devoluciones en ventas, al costo. El saldo de esta cuenta es
deudor y representa el costo de ventas neto.
•••• Se debita por la disminución de mercaderías al costo.
•••• Se acredita por la devolución de mercaderías al costo.
COSTO DE VENTAS
Venta mercadería Devolución Ventas
(Costo) Regulación
(Costo)
Para registrar una venta o una devolución de las mercaderías vendidas, se
realizan dos asientos contables:
1. Por el precio de venta, según información de factura.
2. Por el precio de costo, según datos de tarjeta kárdex.
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS: En esta cuenta se registra el valor de la
utilidad bruta en venta (sin restar gastos o egresos) obtenida durante el
ejercicio.
•••• Se debita por el valor de cierre en libros con crédito a la cuenta Pérdidas
y Ganancias o Resumen de Rentas y Gastos.
•••• Se acredita por el valor establecido mediante la diferencia entre las
37 UTILIDAD BRUTA EN VENTAS
Cierre de Libros Utilidad Bruta en Ventas
(diferencia entre ventas
netas y costo de ventas)
PÉRDIDA EN VENTAS: En esta cuenta se registra el valor de la pérdida en
ventas, establecida en el ejercicio, cuando el costo de ventas es mayor que las
ventas netas.
•••• Se debita por el valor de la pérdida en ventas.
•••• Se acredita por el asiento de cierre de libros con débito a la cuenta
Pérdidas y Ganancias o Resumen de Rentas y Gastos.
PÉRDIDA EN VENTAS
Pérdida en ventas Cierre de Libros
(Diferencia entre
costo de ventas
y ventas netas).
2.1.14 MÉTODOS DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS
Los métodos de valorización son aquellos que se utilizan para determinar el
costo de los productos vendidos. El movimiento de los productos se los registra
en tarjetas kárdex para cada uno de los productos valorizados al costo, los
38
•••• Método P.E.P.S. (primero en entrar, primero en salir)
•••• Método U.E.P.S. (último en entrar, primero en salir)
•••• Método Promedio Ponderado
•••• Método Última Compra (costo actual)
2.1.14.1 MÉTODO P.E.P.S.
Primero en entrar, primero en salir. Proviene del término inglés “first in, first out”
(FIFO). Asume que las partidas de inventario que fueron adquiridas primero
son vendidas primero. En una economía inflacionaria, esto significa que el
costo de la mercadería vendida es en base a los precios más antiguos en
consecuencia las utilidades van a ser altas, este método se lo utiliza para
efectos contables más no para propósitos tributarios, pues a mayor utilidad
también hay más impuestos que pagar.
2.1.14.2 MÉTODO U.E.P.S.
Último en entrar, primero en salir. Proviene del término inglés “last in, first out”
(LIFO). Asume que las partidas de inventario que fueron compradas al último
son vendidas primero. Cuando esta norma se ha establecido, las mercaderías
tienden a seguir un flujo de últimas entradas, primeras salidas. El inventario se
integra con todas aquellas mercaderías que llegaron primero. En consecuencia
el costo de venta quedará registrado al precio de costo más alto, con esto se
disminuye la utilidad y los impuestos a pagar, pero el monto de los inventarios
quedará subvalorado, pues los inventarios estarán valorizados a los precios
39
2.1.14.3 MÉTODO PROMEDIO PONDERADO
Con este método se determina el valor promedio de las mercaderías que
ingresa a la empresa, es de fácil aplicación, permitiendo mantener una
valoración adecuada del inventario. Se caracteriza porque las compras se
suman a las existencias totales, tanto en la columna de cantidad, como en la
columna del costo total, este último resultado se divide para el total de
existencias en unidades obteniendo el costo unitario promedio.
2.1.14.4 MÉTODO ÚLTIMA COMPRA
Costo actual. Consisten en evaluar las mercaderías al costo actual de mercado,
mediante ajustes contables.
2.1.15 CONTROL DE EXISTENCIAS
“Es de gran importancia el control de las existencias (mercaderías, materias primas, materiales indirectos, etc.) de tal manera que la empresa pueda satisfacer adecuada y oportunamente sus necesidades y especialmente los requerimientos de los clientes”14.
Este control comprende el establecimiento de tres niveles de existencias:
1. Máxima
2. Mínima
3. Crítica
40
2.1.15.1 EXISTENCIA MÁXIMA
Se refiere a la cantidad máxima que debe mantenerse en stock, para poder
cubrir eventuales deficiencias. La cantidad máxima se obtiene con la siguiente
formula:
EMx = Venta máxima mensual x Tiempo máximo de remplazo
30 días
El exceso (+) de existencias, ocasiona:
•••• Dinero sin movimiento
•••• Capital de trabajo sin retorno
•••• Costos y gastos de bodegaje, manipuleo, control, etc.
•••• La mercadería se vuelve obsoleta
•••• Se corre el riesgo de prescripción, vencimiento, caducidad
•••• Por la naturaleza de la mercadería, ésta puede cambiar: solidificarse,
licuarse, evaporarse, pierde calidad y se deteriora.
•••• Se pierde la oportunidad de disponer de mercadería nueva, mejores
diseños; de tal forma que algunos artículos se convierten en objetos de
difícil comercialización.
2 1.15.2 EXISTENCIA MÍNIMA
Se refiere a la cantidad mínima que debe permanecer en stock para satisfacer
las necesidades del cliente o en el caso de las empresas industriales para que
no se vean interrumpidos los procesos productivos. La existencia mínima se
41
EMn = Venta mínima mensual x Tiempo mínimo de remplazo
30 días
La insuficiencia (−) de existencias, ocasiona:
•••• Pérdida de clientes
•••• Disminución de las ventas
•••• Disminución de las utilidades
•••• Pérdida de la imagen de la empresa
•••• Atenta a su liquidez
2.1.15.3 EXISTENCIA CRÍTICA
Se refiere a la cantidad más baja que puede haber en el stock, en el caso que
fallen los suministros normales de los proveedores. Si la empresa llegara a este
nivel debe establecer mecanismos extraordinarios o especiales para poder
atender a los clientes en una empresa comercial o para no suspender las
actividades de producción en una empresa industrial. La existencia crítica se
obtiene con la siguiente formula:
ECr = Venta mínima mensual x Tiempo crítico de remplazo
30 días
La existencia crítica, ocasiona:
•••• Problemas
•••• Riesgo declarado
