MANUAL DE PROCESOS PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS. Manual de Procedimientos GRH-M-001

(1)

MANUAL DE PROCESOS

PROCESO DE GESTIÓN DE

RECURSOS HUMANOS

Manual de Procedimientos

GRH-M-001

Versión 1.3

Caracas, Febrero 2013

(2)

PROCESO DE GESTIÓN DE

RECURSOS HUMANOS

Manual de Procedimientos

GRH-M-001

A P R O B A C I Ó N

ELABORADO REVISADO APROBADO CONSEJO DIRECTIVO

Oficina de Planificación y Presupuesto

Oficina de Recursos Humanos

Sesión Nº Punto Cuenta Fecha

Responsable Responsable Responsable/s

ARNOLDO PIÑA CARMEN GARCÍA ELÍAS ELJURI

(3)

Manual de Procedimientos Código: GRH-M-001 Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PÁGINA 3 DE 112

TABLA DE CONTENIDO

GRH-P-101 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL ... 4

GRH-P-102 INGRESO DE PERSONAL ... 11

GRH-P-103 INDUCCIÓN DE PERSONAL ... 18

GRH-P-104 EGRESO DE PERSONAL ... 24

GRH-P-105 MOVIMIENTO DE PERSONAL ... 33

GRH-P-201 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y DE EFICIENCIA DEL PERSONAL ... 39

GRH-P-301 CÁLCULO Y PAGO DE NÓMINA DEL PERSONAL... 49

GRH-P-302 TRÁMITE DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES ... 56

GRH-P-303 TRÁMITE DE DISFRUTE DEL PERÍODO VACACIONAL ... 61

GRH-P-304 TRÁMITE DE PAGO DEL BONO VACACIONAL ... 66

GRH-P-305 TRÁMITE DE PAGO DE LIQUIDACIONES DEL PERSONAL ... 71

GRH-P-306 TRÁMITE DE PAGO DEL BONO DE ALIMENTACIÓN ... 76

GRH-P-401 SOLICITUD DE BENEFICIOS SOCIO ECONÓMICOS DEL PERSONAL .... 82

GRH-P-402 SOLICITUD DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL PERSONAL ... 90

GRH-P-403 INGRESO Y EGRESO DEL PERSONAL EN EL IVSS ... 99

GRH-P-404 INCLUSIÓN DEL PERSONAL EN EL SEGURO COLECTIVO ... 104

(4)

ELABORADO REVISADO

Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Captación, capacitación y Desarrollo

Responsable: Firma

ARNOLDO PIÑA Responsable: Firma

ANGELA SAN VICENTE

PROCESO DE

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

SUBPROCESO DE

ORGANIZACIÓN DEL PERSONAL

Procedimiento:

GRH-P-101 Reclutamiento y Selección de

Personal

(5)

PROCEDIMIENTO:RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL Código: GRH-P-101 Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PÁGINA 5 DE 112

1. A

SPECTOS

G

ENERALES 1.1. Propósito

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el reclutamiento y la selección del personal en el Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2. Alcance

Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la recepción de la solicitud de personal, el análisis de actitudes y aptitudes del personal postulado y la selección final del personal.

1.3. Normas Específicas

1. La Oficina de Recursos Humanos, debe velar por el cumplimiento de los requisitos

legales establecidos en las leyes y reglamentos que rigen la materia a fin de cumplir con el proceso reclutamiento y selección del personal del INE.

2. La Oficina de Recursos Humanos a través de la Coordinación de Captación,

Capacitación y Desarrollo, es la responsable de dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes al Reclutamiento y la Selección del Personal requeridos por el INE. .

3. El Reclutamiento y Selección de personal debe realizarse por Concurso Público,

cumpliendo con lo establecido en la Ley del Estatuto de la Función. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión del reclutamiento y la selección del personal cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento.

4. Toda Gerencia podrá realizar de manera particular, cuando lo amerite, el proceso de

Reclutamiento y Selección de Personal, cumpliendo con los lineamientos establecidos por la Oficina de Recursos Humanos.

5. En caso que la captación se corresponda con la contratación de personal para un

proyecto o encuesta la Gerencia solicitante deberá consignar ante la Oficina de RRHH los siguientes documentos del personal seleccionado:

 Memorándum de postulación.

(6)

 Síntesis curricular y respaldos: (Copia de la Cédula de Identidad; Título Universitario, o el que aplique; Constancias de Trabajo. (3 últimas experiencias); Copia de los cursos realizados, cualquier otra de interés.

 Constancia de registro militar.

6. En caso que la captación se corresponda con la contratación de personal para un

proyecto o encuesta la Gerencia solicitante, que ya haya laborado en la institución, deberá consignar ante la Oficina de RRHH los siguientes documentos del personal seleccionado:

 Oferta de Servicio.

 Copia de la Cédula de Identidad.

 Cualquier otra documentación que actualice su expediente.

7. Todas las solicitudes de personal deben estar debidamente justificadas por el área

solicitante, anexando en el memorando la planilla de postulación.

8. El Gerente Solicitante debe realizar la solicitud de ingreso de personal por proyecto

o por encuesta con (1) un mes de antelación a la fecha estimada de ingreso.

9. La fecha de ingreso de personal establecida es el (1°) primer y el décimo sexto (16°)

día hábil de cada mes.

10. Toda solicitud de designación de personal de alto nivel / confianza debe estar

(7)

PROCEDIMIENTO:RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL

Código: GRH-P-101 Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3

PÁGINA 7 DE 112

2. D

ESCRIPCIÓN DEL

P

ROCEDIMIENTO 2.1. Flujograma G e re n te G e re n c ia S o lic it a n te O fi c in a d e R R H H A n a lis ta d e R R H H C o o rd in a d o r d e C a p ta c ió n , C a p a c it a c ió n y D e s a rr o llo

Reclutamiento y Selección de Personal Pág. 1 de 1

Identifica necesidad de personal ¿obrero, proyecto o encuesta? GPP-P-101 GRH-P-102 Identifica tipo de ingreso Realiza la captación de personal Realiza entrevista

Verifica datos del postulado Solicita ingreso de personal Verifica documentos ¿Documentos completos? SI Notifica inconsistencias ¿Candidato seleccionado? A A ¿Datos correctos? 1 8 10 7 6 4 3 2 Recibe documentos para el ingreso 5 Si ¿documentos completos? Gestiona el ingreso del personal 9 B B SI No No SI No No No SI

(8)

2.2. Descripción de Actividades

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Gerente Solicitante 1. Identifica necesidad de personal.

1.1. Identifica la necesidad de ingreso de personal.

Gerente Solicitante 2. Identifica tipo de ingreso.

2.1. Identifica el ingreso a realizar (obrero, por concurso, alto nivel /

confianza, por encuesta, o proyecto).

 En caso que el ingreso sea por concurso o personal alto nivel

/ confianza continúa con lo establecido en la actividad 10.

 En caso que el tipo de ingreso sea personal obrero, proyecto

o encuesta, continúa en la actividad 3.

Gerente Solicitante 3. Realiza la captación de personal.

3.1. Realiza búsqueda de candidatos a través de fuentes diversas

(internet, prensa local, etc.).

3.2. Obtiene resumen curricular de posibles candidatos.

3.3. Valida el perfil del candidato, verificando que las habilidades,

aptitudes y destrezas especificadas en el resumen curricular cumpla con las necesidades del perfil requerido.

3.4. Preselecciona candidatos a ser entrevistados.

3.5. Contacta candidatos.

3.6. Elabora cronograma de entrevista.

Gerente Solicitante 4. Realiza entrevista.

4.1. Realiza entrevista del candidato seleccionado.

 En caso que el candidato sea seleccionado continúa con la

actividad 5, caso contrario continúa con la actividad 11.

Gerente Solicitante 5. Recibe y verifica documentos del candidato seleccionado.

5.1. Recibe del candidato seleccionado los siguientes documentos

para trámite del ingreso.

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PROCEDIMIENTO:RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL Código: GRH-P-101 Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PÁGINA 9 DE 112 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

 Copia de la Cedula de Identidad.

 Copia del Título Universitario.

 Constancias de Trabajo. (3 últimas experiencias).

5.2. Contacta Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo y

valida si el ingreso del personal es procedente.

 En caso que los documentos se encuentren completos

continúa con la actividad 6, caso contrario, continúa con la actividad 5.1.

Gerente Solicitante 6. Solicita ingreso de personal.

6.1. En caso de encontrarse de acuerdo con la verificación realizada:

6.2. Elabora memorándum de postulación dirigido a la Oficina de

Recursos Humanos, mediante el cual solicita el ingreso del personal.

6.3. Envía a la Oficina de Recursos Humanos los siguientes

documentos:

 Síntesis curricular y respaldos.

 Copia de la Cedula de Identidad.

 Copia del Título Universitario.

Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo

7. Verifica documentos.

7.1. Recibe del Solicitante los siguientes documentos para trámite de

ingreso:

 Oferta de servicio.

 Síntesis curricular y respaldos.

 Copia de la Cédula de Identidad.

(10)

 R.I.F.

 En caso que la documentación esté completa, continúa con la

actividad 8, caso contrario continuo con la actividad 10. Analista de

Recursos Humanos

8. Verifica datos del postulado

8.1. Recibe del Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo

los documentos para trámite de ingreso por proyecto o encuesta:

8.2. Verifica la completitud, vigencia, legibilidad, conformidad de los

documentos recibidos y tengan la firma y sello de la gerencia solicitante.

 En caso de estar conforme con la verificación, realiza en el

sistema SIREH el registro de los datos del postulado y continúa con la actividad 9, caso contrario continúa con la actividad 11. Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo/ Gerente de Recursos Humanos 9. Gestiona el Ingreso.

9.1. Realiza el ingreso de acuerdo a lo establecido en el

procedimiento GRH-P-102 Gestionar el Ingreso de personal. En caso que el ingreso sea por concurso público

9.2. Planifica el Concurso Público de acuerdo a la normativa legal

vigente..

En caso de ingreso de personal de alto nivel / confianza

9.3. Recibe solicitud de postulación por parte de la gerencia

solicitante. Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo/ Gerente de Recursos Humanos 10. Notifica Inconsistencias

10.1. Notifica al candidato seleccionado las inconsistencias que motivan la no procedencia de su ingreso.

(11)

PROCEDIMIENTO:INGRESO DE PERSONAL

ELABORADO REVISADO

Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Captación, capacitación y Desarrollo

Responsable: Firma

ANGELA SAN VICENTE

PROCESO DE

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

SUBPROCESO DE

ORGANIZACIÓN DEL PERSONAL

Procedimiento:

(12)

1. A

SPECTOS

G

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el ingreso de personal en el Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2. Alcance

El procedimiento de ingreso de personal abarca desde la recepción de la documentación del postulado, hasta el ingreso de personal al Instituto y la conformación del expediente.

1. La Oficina de Recursos Humanos, a través de la Coordinación de Captación,

Capacitación y Desarrollo, es la responsable de dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes al ingreso de Personal requerido por el INE.

2. Los tipos de ingreso de personal son:

 Ingresos por Concurso Público.

 Ingreso a Cargos de Libre Nombramiento y Remoción o Confianza.

 Ingreso de personal obrero, proyectos y/o encuestas.

3. La gerencia solicitante debe gestionar las solicitudes de ingreso de personal de

acuerdo al cronograma de recepción de pagos elaborado y distribuido por la Coordinación Administrativa.

4. La Coordinación de Captación, Capacitación y Desarrollo debe gestionar los 5

primeros días contados a partir de la fecha de ingreso, el registro del movimiento de personal (ingreso) en el SISROE de la Contraloría General de la República Bolivariana de Venezuela. EL Presidente del INE debe aprobar la postulación del Personal de Alto Nivel (Coordinador, Gerente) y remitirla a la Oficina de RRHH para generar el ingreso.

(13)

PROCEDIMIENTO:INGRESO DE PERSONAL

PÁGINA 13 DE 112

2. D

ESCRIPCIÓN DEL

P

ROCEDIMIENTO 2.1. Flujograma A n a lis ta d e R R H H

Ingreso del Personal Pág. 1 de 2

G e re n c ia d e R R H H G e re n te Genera puntos de cuenta GRH-P-101 5 1 SIREH C o o rd in a d o r C a p ta c io n , C a p a c it a c io n y D e s a rr o llo Revisa punto de cuenta 3 SIREH ¿Datos correctos? Si Aprueba puntos de cuenta Gestiona aprobación de nuevos ingresos No SIREH A 2 Imprime y revisa contrato ¿Contrato correcto? Realiza memorandum Si Recibe contrato firmado y entrega para su expediente Corrige Inconsistencia No Recibe y gestiona firma del memorandum 4 10 11 12 15 16 Registra Ingreso en el sistema de CGRB 2 Firma memorándum 13

Gestiona firma del Trabajador 14 C 2 B 2

(14)

C o o rd in a d o r

Ingreso del Personal Pág. 2 de 2

O fi c in a d e P la n if ic a c ió n y P re s u p u e s to O fi c in a d e R R H H A n a lis ta d e R R H H P re s id e n te P re s d ie n te Aprobación de Puntos de Cuenta C o n s u lt o rí a J u ri d ic a A b o g a d o Consulta puntos de cuenta aprobados Elabora memorandum de punto de cuenta 7 1 A Elaboración de Contratos SIREH 7 8 Imputación Presupuestaria Firma y remite puntos de cuenta de ingreso 9 Validar requerimiento de contrato ¿Requiere contrato? C 1 GRH-P-103 SI NO 6 B 1

(15)

PROCEDIMIENTO:INGRESO DE PERSONAL Código: GRH-P-102 Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PÁGINA 15 DE 112 2.2. Descripción de Actividades RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Analista de RRHH 1. Genera puntos de cuenta.

Ingresa al Sistema SIREH y genera el punto de cuenta para el ingreso.

Analista de RRHH 2. Registra ingreso en el sistema de CGRB

2.1. Ingresa al sistema de la Contraloría General de la República

Bolivariana de Venezuela y registra el movimiento (Ingreso).

3. Revisa punto de cuenta.

Ingresa al sistema y coteja la información del punto de cuenta contra la información registrada en el Sistema SIREH.

3.1. Verifica que todos los datos del nuevo ingreso estén correctos

(datos personales e institucionales).

 En caso que la información esté completa, continua con la

actividad 4, caso contrario continúa con la actividad 1. Coordinador de

Captaciòn, Capacitacion y Desarrollo

4. Gestiona aprobación de nuevos ingresos.

4.1. Gestiona con el Gerente de RRHH la aprobación de los nuevos

ingresos a través del punto de cuenta.

Gerente de RRHH 5. Aprueba puntos de cuenta.

5.1. Aprueba a través del sistema SIREH los puntos de cuenta

creados.

5.2. Una vez aprobados los puntos de cuenta, se activan los

procedimientos de Imputación Presupuestaria, Aprobación de puntos de cuenta por Presidencia y Elaboración de Contrato.

Analista de RRHH 6. Consulta puntos de cuenta aprobados.

6.1. Ingresa al sistema SIREH y consulta estatus de los puntos de

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6.2. Una vez aprobado el punto de cuenta por Presidencia, imprime

cuatro (4) copias del mismo.

7. Validar requerimiento de contrato

7.1. Valida si el ingreso requiere de un contrato.

 En caso de requerir contrato requiere la activación y

aprobación del mismo por Consultoría Jurídica, caso contrario continúa con la actividad 8.

Analista de RRHH 8. Elabora memorándum y remite.

8.1. Elabora memorándum del ingreso del personal y anexa puntos

de cuenta impresos.

8.2. El memorándum va dirigido a la Coordinación de Bienestar Social

y Relaciones Laborales, la Coordinación Administrativa de Nómina y al Expediente.

Coordinador de Captación, Capacitaciòn y Desarrollo

9. Firma y remite puntos de cuenta de ingreso.

9.1. Recibe y firma memorándum,

9.2. Remite memorándum a las Coordinaciones correspondientes.

Analista de Captación, Capacitación y Desarrollo

10. Imprime y revisa contrato.

10.1. Ingresa al sistema, imprime y revisa el contrato de servicio verificando las condiciones laborales establecidas y datos del nuevo ingreso.

 En caso que el contrato esté correcto, continúa con la

actividad 11, caso contrario continúa con la actividad 16.

Analista de RRHH. 11. Realiza memorándum.

11.1. En caso que el contrato de servicio este correcto, elabora memorándum dirigido al solicitante y adjunta contrato de servicio en dos ejemplares.

(17)

PROCEDIMIENTO:INGRESO DE PERSONAL Código: GRH-P-102 Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PÁGINA 17 DE 112 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo

12. Recibe y gestiona firma.

12.1. Recibe y revisa memorándum.

12.2. Solicita la firma del Gerente de RRHH en el memorándum.

Gerente de RRHH. 13. Firma memorándum.

13.1. Recibe memorándum y contrato de servicio

13.2. Firma y sella memorándum de salida y remite al Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo

14. Gestiona firma del trabajador.

14.1. Remite memorándum y el contrato de servicio (2 ejemplares) a la Gerencia Solicitante para gestionar la firma del trabajador.

Analista de RRHH 15. Recibe contrato firmado y entrega para su archivo.

15.1. Recibe copia del contrato laboral firmado por el trabajador. 15.2. Envía al expediente de RRHH.

15.3. Continúa con la actividad 8.

Analista de RRHH 16. Corrige inconsistencias.

16.1. Solicita la Coordinación o Gerencia correspondiente que se registren los datos faltantes.

(18)

ELABORADO REVISADO

Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales

Responsable: Firma

SAMANTHA HERNÁNDEZ

PROCESO DE

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

SUBPROCESO DE

ORGANIZACIÓN DEL PERSONAL

Procedimiento:

(19)

PROCEDIMIENTO:INDUCCIÓN DE PERSONAL Código: GRH-P-103 Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PÁGINA 19 DE 112

1. A

SPECTOS

G

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar la inducción del personal en el Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2. Alcance

Lo indicado en el Procedimiento de Inducción de Personal abarca desde la planificación de la inducción técnica y general hasta la ejecución de las mismas.

1. La Oficina de Recursos Humanos, a través de las Coordinaciones de Captación,

Capacitación y Desarrollo; Bienestar Social y Relaciones Laborales, es la responsable de dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes a la inducción del Personal requerido por el INE, cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento.

2. La inducción para el personal nuevo ingreso tanto General como Técnica debe

ser dictada en un lapso no mayor a dos (5) días hábiles luego de haber sido realizado el ingreso.

3. La inducción General es realizada por la Oficina de RRHH, la cual debe informar:

 Reseña histórica de la Institución.

 Misión, Visión y Valores Organizativos.

 Estructura Organizativa.

 Políticas y normas internas.

 Normas de Seguridad Higiene y Ambiente.

 Perfil y Descripción de Cargo.

 Beneficios contractuales.

4. La Inducción Técnica es realizada por la Oficina o Gerencia solicitante, la cual

debe informar:

(20)

 Objetivos de la Oficina o Gerencia.

 Funciones, responsabilidades y autoridades.

 Funcionalidad de herramientas y/o sistemas informáticos.

 Canales de comunicación.

5. Una vez realizada la inducción de personal nuevo, éste debe presentar, la

documentación requerida a la Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales, para el otorgamiento de beneficios contractuales.

(21)

PROCEDIMIENTO:INDUCCIÓN DE PERSONAL

PÁGINA 21 DE 112

2. D

ESCRIPCIÓN DEL

P

ROCEDIMIENTO 2.1. Flujograma C o o rd in a d o r d e C a p ta c ió n , C a p a c it a c ió n y D e s a rr o llo / A n a lis ta d e R R H H

Induccion del Personal Pág. 1 de 1

G e re n c ia d e R R H H T o d a s l a s G e re n c ia s G e re n te / C o o rd in a d o r G e re n te d e R R H H Planifica la inducción GRH-P-102 FIN Recibe y revisa el Cronograma de Inducción Si Comunica el cronograma de Inducción Gestiona la logística requerida para la inducción Remite el cronograma de inducción Recibe Memorándum y Cronograma de Inducción Prepara material informativo para la inducción Realiza la inducción general Realiza la inducción tecnica 10 7 9 8 6 4 3 2 1 ¿Cronograma correctol? No Realiza seguimiento y evalúa inducción 11 Firma Cronograma de Inducción 5

(22)

2.2. Descripción de Actividades RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Coordinador de Captacion, Capacitacion y Desarrollo / Analista de RRHH 1. Planifica la inducción.

1.1. Realiza el Cronograma de Inducción del Personal (General y

Técnica). Coordinador de Captacion, Capacitacion y Desarrollo / Analista de RRHH

2. Gestiona la logística requerida para la inducción.

2.1. Define la cantidad de participantes, el espacio, material y equipos

multimedia de apoyo a utilizar.

Coordinador de Captacion, Capacitacion y Desarrollo / Analista de RRHH

3. Remite el Cronograma de Inducción.

3.1. Firma Cronograma de Inducción y remite para su revisión y

aprobación.

Gerente de RRHH 4. Recibe y revisa el Cronograma de Inducción.

4.1. Recibe y revisa el Cronograma de Inducción.

 En caso que identifique desviaciones en el cronograma, indica

al Coordinador y regresa a la actividad 2.

Gerente de RRHH 5. Firma Cronograma de Inducción.

5.1. Firma Cronograma de Inducción en señal de aprobación y

devuelve al Coordinador. Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo / Analista de RRHH

6. Comunica el Cronograma de Inducción.

6.1. Recibe el cronograma aprobado.

6.2. Elabora memorándum y junto con el Cronograma de Inducción lo

remite al Gerente o Coordinador Solicitante. Gerente o

Coordinador Solicitante

7. Recibe Memorándum y Cronograma de Inducción.

7.1. Recibe y revisa Cronograma de Inducción de personal.

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PROCEDIMIENTO:INDUCCIÓN DE PERSONAL Código: GRH-P-103 Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PÁGINA 23 DE 112 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo / Analista de RRHH

8. Prepara el material informativo para la inducción.

8.1. Prepara materiales: folletos, equipos audiovisuales u otro que

considere necesario. Gerente de RRHH / Coordinador de Captaciòn, Capacitación y Desarrollo / Analista de RRHH

9. Realiza la Inducción General.

9.1. Imparte información sobre la filosofía general y estructura

organizativa del INE.

Gerente o Coordinador Solicitante

10. Realiza la Inducción Técnica.

10.1. Imparte información sobre los lineamientos, responsabilidades y autoridades propias del cargo.

11. Realiza seguimiento y evalúa inducción.

11.1. Verifica de acuerdo el cronograma establecido, las inducciones impartidas y replanifica fechas en caso de ser necesario.

11.2. Evalúa la eficacia de la inducción a través de la Encuesta de Inducción y aplica acciones preventivas en caso de requerirlo.

(24)

ELABORADO REVISADO

Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Captación, Capacitación y Desarrollo

Responsable: Firma

ANGELA SAN VICENTE

PROCESO DE

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

SUBPROCESO DE

ORGANIZACIÓN DEL PERSONAL

Procedimiento:

(25)

PROCEDIMIENTO:EGRESO DE PERSONAL Código: GRH-P-104 Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PÁGINA 25 DE 112

1. A

SPECTOS

G

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el egreso del personal en el Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2. Alcance

Lo indicado en el procedimiento de Egreso de Personal engloba las actividades inherentes al retiro de personal de la institución.

Capacitación y Desarrollo; Coordinación Administrativa de Recursos Humanos y la Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales es responsable de dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes al egreso del Personal y velar por el cumplimiento de los requisitos legales vigentes.

2. Todo egreso del personal debe ser debidamente justificado a través del documento

probatorio (renuncia, culminación de contrato, rescisión de contrato u oficio de remoción o destitución, jubilación o pensión y fallecimiento), la cual debe contener nombre y apellido legible, cédula de identidad, huella dactilar (si aplica) y firma del trabajador.

3. La Coordinación de Captación, Capacitación y Desarrollo es responsable de registrar

en el sistema de la Contraloría General de la República Bolivariana de Venezuela (Sistema de Registro de Órganos y Entes del Sector Público), el movimiento de egreso de personal, en los (5) cinco días siguientes a la fecha del egreso; de acuerdo a lo establecido en la Ley vigente.

4. La aceptación de renuncia o el acuse de recibo de la notificación de destitución o

remoción debe contener nombre y apellido, cédula de identidad código de Nómina, cargo y ubicación administrativa.

5. La Coordinación Administrativa de RRHH es responsable de realizar el egreso en el

Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIREH), con el documento probatorio; así como también, tramitar el finiquito (FIDEICOMISO) ante la entidad financiera respectiva entre los 5 días siguientes al egreso.

(26)

6. La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales es responsable de tramitar el egreso del personal de los beneficios legales y sociales del Instituto.

7. La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales es responsable de tramitar

el egreso del personal por remoción y/o destitución.

8. Todo egreso del personal (destitución o remoción) debe contener:

 Original del resuelto y oficio enviado al funcionario emanado de la máxima autoridad

del INE, el cual debe contener nombre y apellido legible, cédula de identidad, huella dactilar, firma y fecha de recibido por el funcionario o personal alto nivel o de confianza.

(27)

PROCEDIMIENTO:EGRESO DE PERSONAL

2. D

ESCRIPCIÓN DEL

P

ROCEDIMIENTO 2.1. Flujograma G e re n te

Egreso del Personal

T o d a s l a s G e re n c ia s 1 A n a lis ta d e R R H H (N o m in a ) Recibe y revisa documentos GRH-P-105 Elabora Memorándum y consigna documentos requeridos 2 A n a lis ta d e R R H H (B ie n e s ta r S o c ia l) Verifica tipo de egreso 6 Si No Distribuye documentación 3 Pág. 1 de 2 G e re n c ia d e R R H H S e c re ta ri a ¿Información completa? C o o rd in a c ió n d e C a p ta c ió n , C a p a c it a c ió n y D e s a rr o llo ¿Renuncia? No Realiza el egreso del IVSS y del Seguro Colectivo Sistema Realiza el egreso de la Nómina SIREH 4 5 7 Si 16

(28)

A n a lis ta d e R R H H

Egreso del Personal

8 Acepta y firma Memorándum y Carta de Aceptación Recibe Memorándum y Carta de Aceptación 10 G e re n te d e R R H H Si Revisa, firma y remite 11 Pág. 2 de 2 G e re n c ia d e R R H H C o o rd in a d o r d e C a p ta c ió n C a p a c it a c ió n y D e s a rr o llo ¿Información completa? P re s id e n te Revisa, Firma y remite P re s id e n c ia Remite Carta de Aceptación al Gerente Solicitante Obtiene firma del

Trabajador E m p le a d o T o d o s l a s G e re n c ia s Recibe Carta de Aceptación y ordena archivo Archiva documentos GRH-P-305 GRH-P-403 Realiza la Carta de Aceptación y Memorándum Sistema A n a lis ta d e a rc h iv o 12 15 9 14 13 16 No Realiza el egreso en el sistema de la Contraloría General de la República 7 6

(29)

PROCEDIMIENTO:EGRESO DE PERSONAL Código: GRH-P-104 Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PÁGINA 29 DE 112 2.2. Descripción de Actividades RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Gerente Solicitante 1. Elabora Memorándum y consigna documentos requeridos.

1.1. Elabora Memorándum de Egreso notificando el egreso de

personal.

1.2. Consigna documentos de soporte según tipo de egreso:

renuncia, oficio de remoción o destitución, culminación o rescisión de contrato.

Secretaria 2. Recibe y revisa documentos.

2.1. Recibe Memorándum de y verifica procedencia.

2.2. Firma y sella memorándum y revisa documentos consignados.

 En caso que los documentos o la información contenida en los

documentos se encuentre incompleta, notifica al Gerente Solicitante y le devuelve documentación.

 En caso contrario, continúa.

Secretaria 3. Distribuye documentación.

3.1. Entrega comunicación de egreso y renuncia a la Coordinación

Administrativa de Nómina, Bienestar Social y Relaciones Laborales y Captación, Capacitación y Desarrollo.

 Una vez entregada la comunicación, a las coordinaciones

respectivas, se ejecutan los procesos asociados a cada una de sus aéreas (Administrativa de Nómina, Bienestar Social y Relaciones Laborales y Captación, Capacitación y Desarrollo) requeridos para el proceso de egreso de personal.

3.2. Envía copia del Memorándum y documentos de soporte a Caja

de Ahorros para el proceso respectivo. Analista de RRHH

(Bienestar Social)

4. Realiza el egreso del IVSS y de la Póliza de Seguro Colectivo.

(30)

información.

4.2. Registra el movimiento de egreso en el sistema TIUNA y genera

la forma 14-03 Registro de Egreso de Trabajadores.

4.3. Gestiona la firma del Coordinador de Bienestar Social y del

Presidente del INE sobre la forma 14-03.

4.4. Entrega una copia al Trabajador de la forma 14-03 y envía una

copia al expediente de servicio del Trabajador para su archivo.

4.5. Elabora comunicación de exclusión del Seguro Colectivo y la

remite a la empresa contratada, adjuntándole copia del Memorándum de egreso.

Analista de RRHH (Nómina)

5. Realiza el egreso de Personal en el Sistema (SIREH).

5.1. Realiza el movimiento de egreso del Trabajador mediante el

sistema SIREH.

5.2. Procesa y genera el finiquito de Prestaciones Sociales ante la

entidad bancaria. Coordinador de

Captación, Capacitación y Desarrollo

6. Verifica tipo de egreso.

6.1. Recibe Memorándum y documentos de soporte.

6.2. Verifica si el egreso es por renuncia, remoción y/o destitución o

culminación de contrato.

 En caso que el egreso sea por remoción y/o destitución, o

culminación del contrato, continúa con la actividad 16.

 En caso que el egreso sea por renuncia, continúa en la

actividad 7. Analista de RRHH

(Captacion, Capacitación y Desarrollo)

7. Realiza el egreso en el sistema de la Contraloría General de la República.

7.1. Registra mediante el sistema SISROE (Contraloría General de la

República) el movimiento de egreso del Trabajador. Analista de RRHH

(Captacion, Capacitación y

8. Realiza la Carta de Aceptación y Memorándum.

(31)

PROCEDIMIENTO:EGRESO DE PERSONAL Código: GRH-P-104 Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PÁGINA 31 DE 112 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Desarrollo) 8.2. Elabora Memorándum dirigido al Presidente del INE y remite

Carta de Aceptación en original para su firma. Coordinador de

Captación, Capacitación y Desarrollo

9. Recibe Memorándum y Carta de Aceptación.

9.1. Recibe y verifica Memorándum y Carta de Aceptación.

9.2. Verifica que la información esté completa (nombre, apellido,

número de cédula, entre otros).

 En caso que la información esté incompleta, regresa a la

actividad 8.

 En caso contrario, continúa en la actividad 10.

10. Acepta y firma Memorándum y Carta de Aceptación.

10.1. Firma y sella Memorándum para remitir Carta de Aceptación de renuncia y los entrega al Gerente de RRHH

Gerente de RRHH 11. Revisa, firma y remite.

11.1. Firma y sella Carta de Aceptación de renuncia, en señal de aprobación.

Presidente 12. Firma y remite.

12.1. Firma y sella Memorándum y Carta de Aceptación de renuncia en señal de aprobación.

13. Remite Carta de Aceptación al Gerente Solicitante.

Gerente Solicitante 14. Obtiene firma del Trabajador.

14.1. Recibe la Carta de Aceptación de la Renuncia y tramita firma del Trabajador egresado.

14.2. Devuelve Carta de Aceptación de renuncia al Coordinador. Coordinador de

Captación, Capacitación y

15. Recibe Carta de Aceptación y ordena archivo.

(32)

Desarrollo 15.2. Envía al archivo de RRHH para la actualización del expediente

de servicio del trabajador. Analista de RRHH

(Archivo)

16. Archiva documentos.

16.1. Archiva en el expediente la carta de aceptación de la renuncia, carta de remoción y/o destitución y copia de documentos generados.

(33)

PROCEDIMIENTO:MOVIMIENTO DE PERSONAL

ELABORADO REVISADO

Responsable: Firma

ANGELA SAN VICENTE

PROCESO DE

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

SUBPROCESO DE

ORGANIZACIÓN DEL PERSONAL

Procedimiento:

(34)

1. A

SPECTOS

G

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el movimiento de personal (FP 020) en el Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2. Alcance

Lo indicado en el procedimiento de Movimiento de Personal abarca el trámite requerido para realizar ingresos, reingresos, actualizaciones, jubilaciones y pensiones, egresos.

Capacitación y Desarrollo, debe dirigir coordinar y controlar las actividades inherentes al trámite de los Movimientos de Personal y velar por el cumplimiento de los requisitos Legales establecidos y los lineamientos del MPPPF..

2. Los Movimientos de Personal (FP-020), deben tramitarse internamente ante la

máxima autoridad del Instituto, de acuerdo a las normas técnicas y jurídicas que regulan la trayectoria del funcionario.

3. Se debe remitir anualmente ante el Ministerio del Poder Popular para la

Planificación y Finanzas, a través del Despacho del Viceministerio de Desarrollo Institucional, la relación informativa de las acciones administrativas generadas en dicho periodo, a fin de incorporar al Registro Nacional de Funcionarios Públicos.

4. Los Movimientos de Personal (FP-020), se originan de la relación de trabajo entre

el funcionario público y la Administración Pública Nacional, y en este documento se reflejan las variaciones desde el ingreso al egreso.

5. Los Movimientos de Personal (FP-020), deben reflejar en el Registro de

Asignación de Cargos (R.A.C.), la situación actual del personal.

6. Los Movimientos de Personal (FP-020) se tramitaran en el Sistema de Captura

de Información del Organismo (SCIO), implantado a través del Despacho del Viceministerio de Desarrollo Institucional

7. El Despacho del Viceministerio de Desarrollo Institucional, establecerá normas

(35)

PROCEDIMIENTO:MOVIMIENTO DE PERSONAL

8. Los Movimientos de Personal que deben tramitarse son:

 Ingresos: cargo de carrera, cargo de libre nombramiento y remoción.

 Reingresos: cargo de carrera, cargo de libre nombramiento y remoción.

 Actualizaciones: cambio de cargo, designación, ascenso, clasificación, cambio de clasificación, aumento de sueldo, licencia sin sueldo, licencia con sueldo, suspensión sin goce de sueldo, licencia con goce de sueldo, reubicación, reincorporación, traslado, reincorporación por sentencia., corrección de movimiento, anulación de movimiento, actualización de datos personales, modificación de horario.

 Jubilaciones y Pensiones: jubilación de derecho, jubilación especial, ajuste de jubilación, suspensión de jubilación, reactivación de jubilación, cese de jubilación, pensión de sobreviviente, aumento pensión de sobreviviente, cese de pensión de sobreviviente, pensión de invalidez, aumento de pensión de invalidez, cese de pensión de invalidez.

 Egresos: Renuncia, retiro por reducción de personal, destitución, retiro o revocatoria por no superar periodo de prueba, fallecimiento, remoción, retiro posterior a la remoción, retiro de un funcionario de libre nombramiento y remoción.

(36)

2. D

ESCRIPCIÓN DEL

P

ROCEDIMIENTO 2.1. Flujograma C o o rd in a d o r d e C a p ta c ió n , C a p a c it a c ió n y D e s a rr o llo Movimiento de Personal Pág. 1 de 2 1 Revisa y solicita los Movimientos de Personal originados 4 A n a lis ta d e R R H H Recibe solicitud y elabora Movimiento de Personal 2 Revisa y verifica Movimiento de Personal 3 ¿Datos correctos? Recibe, firma y verifica Movimiento de Personal Si Sistema No Aprueba Movimiento de Personal ¿Datos correctos? Envía comunicación al MPPPF Si Recibe Movimiento de Personal para archivo No FIN 5 6 7 O fi c in a d e R R H H G e re n te d e R R H H A n a lis ta d e A rc h iv o P re s id e n te P re s id e n c ia GRH-P-305 GRH-P-403

(37)

PROCEDIMIENTO:MOVIMIENTO DE PERSONAL Código: GRH-P-105 Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PÁGINA 37 DE 112 2.2. Descripción de Actividades RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo

1. Revisa y solicita los Movimientos de Personal originados.

1.1. Solicita Movimiento de Personal (FP-020) originado por las

acciones administrativas: ingresos, reingresos, actualizaciones, jubilaciones y pensiones, egresos.

Analista de RRHH (Captación, Capacitación y Desarrollo, y Bienestar Social y Relaciones Laborales)

2. Recibe solicitud y elabora Movimiento de Personal.

2.1. Recibe solicitud de movimiento de personal.

2.2. Verifica el tipo de movimiento

2.3. Elabora el movimiento de acuerdo a la acción administrativa.

2.4. Revisa expediente del Trabajador y verifica datos.

2.5. Ingresa al Sistema de Captura de Información del Organismo

(SCIO), los datos del funcionario y la acción administrativa originada.

2.6. Genera e imprime Movimiento de Personal (FP-020) y anexa los

documentos que respaldan el mismo.

2.7. Coloca visado al Movimiento de Personal (FP-020).

2.8. Elabora oficio de relación de remesa de las diferentes acciones

administrativas generadas. Coordinador de

Captación, Capacitacion y Desarrollo

3. Revisa y verifica Movimiento de Personal.

3.1. Recibe y verifica el Movimiento de Personal y el oficio de relación

informativa.

3.2. Revisa la relación informativa de las acciones administrativas y

remite.

 En caso que la información esté incorrecta, notifica al Analista

correspondiente y regresa a la actividad 2.

 En caso contrario, coloca visado al Movimiento de Personal y

entrega al Gerente de RRHH con el Oficio de la relación informativa.

(38)

Gerente de RRHH 4. Recibe,firma y verifica Movimiento de Personal.

4.1. Recibe y verifica el Movimiento de Personal y el oficio de relación

informativa.

 En caso que la información esté incorrecta, notifica al

Coordinador y regresa a la actividad 3.

 En caso contrario, coloca firma al Movimiento de Personal y

visado al oficio de relación informativa, y remite ambos al Presidente.

Presidente 5. Aprueba Movimiento de Personal.

5.1. Recibe del Gerente de RRHH el Movimiento de Personal

(FP-020) y comunicación a enviar al MPPPF.

5.2. Firma y sella la comunicación para el MPPPF y el Movimiento de

Personal y los devuelve a la Oficina de RRHH. Coordinador de

Captación, Capacitacion y Desarrollo

6. Envía comunicación al MPPPF.

6.1. Recibe el Movimiento de Personal aprobado y comunicación para

el MPPPF.

6.2. Envía el Movimiento de Personal al archivo de Recursos

Humanos para la actualización del expediente.

6.3. Envía comunicación al MPPPF.

Analista de RRHH (Archivo)

7. Recibe Movimiento de Personal para archivo.

(39)

PROCEDIMIENTO:EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y EFICIENCIA DEL PERSONAL

ELABORADO REVISADO

Responsable: Firma

ANGELA SAN VICENTE

PROCESO DE

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

SUBPROCESO DE

DESARROLLO DEL PERSONAL

Procedimiento:

GRH-P-201 Evaluación de Desempeño y de

Eficiencia del Personal

(40)

1. A

SPECTOS

G

Establecer las directrices necesarias a seguir por todo el personal del área para la gestión asociada a evaluar el desempeño del personal de acuerdo a objetivos particulares establecidos, con el fin de detectar mejoras de las competencias y habilidades del personal.

1.2. Alcance

Lo indicado en el Procedimiento de Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal abarca desde la planificación, hasta la ejecución de las mismas..

1. La Oficina de Recursos Humanos debe velar por el cumplimiento de los requisitos

legales establecidos por la Ley del Estatuto de la Función Pública y los lineamientos del Ministerio para la Planificación y Finanzas, para la ejecución de este procedimiento.

2. Todas las Gerencias u Oficinas participantes en este proceso deben realizar la

gestión para la evaluación del personal cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento.

3. La Coordinación de Captación, Capacitación y Desarrollo, es la responsable de

dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes a la Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal.

4. La Evaluación de Desempeño de Personal está regida por la Ley del Estatuto de

la Función Pública y la Evaluación de Eficiencia está regida por los lineamientos establecidos por MPPPF.

5. Las evaluaciones de Personal deben ser realizadas semestralmente.

6. Toda evaluación de desempeño debe responder enteramente a la definición de

Objetivos de Desempeño Individual debidamente aprobados y firmados por el evaluador y el evaluado y deben ser enviados a la Oficina de RRHH durante los primeros días del mes de Enero y Julio, del año en curso de acuerdo a los lineamientos establecidos por el MPPPF.

(41)

7. Todo Gerente de área debe realizar el seguimiento bimestral del cumplimiento de

los Objetivos de Desempeño Individual (ODI).

8. Los resultados de la Evaluación de Desempeño y de Eficiencia del Personal,

deben ser enviados a la Oficina de RRHH, en los meses de Diciembre y Junio respectivamente.

9. El instrumento para efectuar la Evaluación de Desempeño y Eficiencia del

Personal en la Institución es el establecido por El Ministerio del Poder Popular para la Planificación y Finanzas (MPPPF), a través de su sistema de Evaluación de Desempeño definido.

10. Para que la Evaluación del Desempeño del Personal sea efectiva, el supervisor y

el supervisado debe tener al menos una antigüedad de 4 meses contínuos desempeñando las funciones de su cargo.

11. El personal que se encuentre en período de reposo, vacaciones o

desempeñando cargos de alto nivel (Encargaduría) por un lapso de 61 o más días, no deberán ser evaluados.

12. La Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal es de carácter obligatorio

por parte del Supervisor de acuerdo a lo contemplado en la Ley vigente.

13. El resultado de la Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal debe ser

revisado entre el supervisor y supervisado y debe ser firmado por ambos como constancia de validación.

14. De acuerdo a los resultados obtenidos en las evaluaciones de desempeños del

personal, la Oficina de Recursos Humanos debe planificar las acciones necesarias de formación, capacitación, incentivos, y/o ascensos necesarios según el desempeño del personal evaluado y los recursos presupuestarios disponibles.

15. Todo funcionario público tiene el derecho de solicitar la reconsideración de la

evaluación de desempeño dentro de los 5 días hábiles siguientes a su notificación.

16. Será causal de destitución para los funcionarios públicos, la obtención de tres (3)

(42)

17. Los resultados de la Evaluación del Desempeño y Eficiencia del Personal deben informarse al MPPPF, en un lapso de tiempo no mayor a 30 días continuos una vez procesada la información.

(43)

2. D

ESCRIPCIÓN DEL

P

ROCEDIMIENTO 2.1. Flujograma G e re n te d e l Á re a O fi c in a d e R R H H A n a lis ta d e R R H H C o o rd in a d o r d e C a p ta c ió n , C a p a c it a c ió n y D e s a rr o llo

Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal Pág. 1 de 1

G e re n te d e R R H H Firma Memorándum y Remite Prepara y envía información Inicio Elabora memorándum de solicitud de ODI Recibe y Revisa Memorándum y ODI Recibe y revisa Evaluaciones del Personal ¿Información completa? Prepara Memorándum de Solicitud de Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal Registra información y genera Notificación de Resultados No Revisa y aprueba solicitud de evaluación de desempeño y Eficiencia del Personal ¿Información completa?

Remite a las Áreas Memorándum de Solicitud de Evaluación Si Revisa el Informe al MPPPF Recibe Memorándum y aplica Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal Revisa Notificación de Resultados y solicita firma electrónica Firma electrónicamente la Notificación de Resultados ¿Información completa? Si Recibe Notificación y archiva Recibe la Notificación de Resultados y entrega al trabajador 1 14 13 12 15 17 8 ₁₁ 10 9 19 7 6 4 3 2 Firma el Informe al MPPPF 20 Envía el Informe al MPPPF y obtiene copia firmada 14 No No

Recibe ODI del Personal 5 Imprime Notificación de Resultados, elabora memorándum y remite Revisa y firma Memorándum de Remisión 16 Elabora Informe al MPPPF 18 21 Revisa en Comité de Evaluación 22 FIN

(44)

2.2. Descripción de Actividades RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo

1. Elabora memorándum de solicitud de objetivos.

1.1. Elabora y remite memorándum comunicando las fechas para la

recepción de los Objetivos de Desempeño Individual (ODI).

Gerente de RRHH 2. Firma Memorándum y Remite.

Gerente de Área 3. Prepara y envía información.

3.1. Elabora formato de Objetivos de Desempeño Individual (ODI) por

cada trabajador adscrito a su área.

3.2. Elabora y remite Memorándum y anexa ODI del personal

debidamente firmado. Coordinador de

Captacion, Capacitación y Desarrollo

4. Recibe y Revisa Memorándum y ODI.

4.1. Recibe y revisa Memorándum y ODI del personal, datos

personales y que contenga la información requerida.

 En caso de no estar conforme con la información, notifica al

Gerente de Área y regresa a la actividad 3.

 En caso contrario continúa con la siguiente actividad.

Analista de RRHH 5. Recibe ODI del Personal

Recibe ODI del personal y resguarda en la Coordinación de Captación, Capacitación y Desarrollo.

Analista de RRHH 6. Prepara Memorándum de Solicitud de Evaluación de

Desempeño y Eficiencia del Personal.

6.1. Elabora Memorándum solicitando la Evaluación de Desempeño y

(45)

PROCEDIMIENTO:EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y EFICIENCIA DEL PERSONAL Código: GRH-P-201 Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PÁGINA 45 DE 112 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Gerente de RRHH 7. Revisa y aprueba solicitud de Evaluación de Desempeño y

Eficiencia del Personal.

7.1. Recibe del analista de RRHH, Memorándum de solicitud de

Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal y firma en señal de conformidad.

Analista de RRHH 8. Remite a las Áreas Memorándum de Solicitud de Evaluación.

8.1. Recibe Memorándum y envía a los Gerentes de las diferentes

oficinas y áreas de la Institución.

Gerente de Área. 9. Recibe Memorándum y aplica Evaluación de Desempeño y

Eficiencia del Personal.

9.1. Aplica instrumento de evaluación al personal bajo su cargo.

9.2. Analiza resultados de la evaluación.

9.3. Revisa conjunta e individualmente con el personal a su cargo los

resultados de la evaluación.

9.4. Firman el evaluado y el evaluador.

9.5. Sella y remite los Instrumentos de evaluación a la Oficina de

RRHH, a través de memorándum, en las fechas establecidas.

 En caso del que el trabajador tenga inconformidad con los

resultados de la evaluación: elabora informe y remite a RRHH con sus respectivos soportes y continúa con la actividad 18.

 En caso contrario, continúa con la actividad 10.

Coordinador de Captación, Capacitacion y Desarrollo.

10. Recibe y revisa Evaluaciones del Personal.

10.1. Recibe memorándum de las evaluaciones del personal.

10.2. Verifica que la información sea correcta y que la evaluación este firmada tanto por el trabajador como por el Gerente del área.

 En caso de presentar errores, notifica al Gerente de Área y

(46)

 En caso contrario, continúa con la siguiente actividad.

Analista de RRHH 11. Registra información y genera Notificación de Resultados.

11.1. Registra mediante el sistema SIREH los resultados de los ODI y de la Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal.

11.2. Genera en el sistema SIREH la Notificación de Resultados de la Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal.

Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo.

12. Revisa Notificación de Resultados y solicita firma electrónica.

12.1. Revisa notificación de resultados de la evaluación.

 En caso de no estar correcta la información, notifica al

Analista y regresa a la actividad 11.

 En caso contrario, solicita la firma electrónica de los

resultados de la evaluación de desempeño. Continúa en la siguiente actividad.

Gerente de RRHH 13. Firma electrónicamente la Notificación de Resultados.

13.1. Revisa mediante el sistema SIREH y firma electrónicamente.

Analista de RRHH 14. Imprime Notificación de Resultados y remite.

14.1. Imprime la Notificación de Resultados mediante el SIREH.

14.2. Elabora memorándum de comunicación de resultados y entrega al Gerente para su revisión y Firma.

14.3. Remite Memorándum firmado, y anexa la Notificación de Resultados de la Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal, al Gerente de Área respectivo.

Gerente de RRHH 15. Revisa y firma memorándum.

15.1. Revisa, firma y remite memorándum para notificar los resultados de las Evaluaciones.

(47)

PROCEDIMIENTO:EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y EFICIENCIA DEL PERSONAL Código: GRH-P-201 Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PÁGINA 47 DE 112 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Gerente de Área 16. Recibe la Notificación de Resultados y entrega al trabajador.

16.1. Recibe y revisa resultados de evaluación conjuntamente con el trabajador.

16.2. Firman en constancia de aprobación.

16.3. Elabora memorándum y remite la Notificación de los resultados debidamente firmada.

Analista de RRHH 17. Recibe Notificación y archiva.

17.1. Recibe Notificación de Resultados firmada por el trabajador y actualiza expediente.

Analista de RRHH 18. Elabora Informe al MPPPF

Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo.

19. Revisa el Informe al MPPPF.

19.1. Recibe y revisa informe.

19.2. Verifica que se incluya toda la información referente a la Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal.

19.3. Remite informe de resultados para aprobación.

Gerente de RRHH 20. Firma el Informe al MPPPF.

20.1. Recibe y revisa el informe de Resultados de Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal y firma como señal de aprobación.

Analista de RRHH 21. Envía el Informe al MPPPF y obtiene copia firmada.

21.1. Envía dos ejemplares del informe de Resultados de Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal.

21.2. Recibe copia del informe firmado y sellado por el MPPPF y archiva.

21.3. Recibe oficio en respuesta al informe de Resultados de Evaluación y Eficiencia y lo archiva.

(48)

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Gerente de RRHH / Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo.

22. Revisan en Comité de Evaluación.

22.1. Instalan comité de evaluación.

22.2. Llevan las inconformidades detectadas al comité de evaluación para la resolución de las mismas.

22.3. En caso que se identifiquen justificaciones válidas en el informe, se solicitan los ajustes necesarios al proceso de Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal.

(49)

PROCEDIMIENTO:CÁLCULO Y PAGO DE NÓMINA DEL PERSONAL

ELABORADO REVISADO

Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación Administrativa de Nómina Responsable:

Firma

CARMEN YADIRA INFANTE

PROCESO DE

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

SUBPROCESO DE

ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA DEL PERSONAL

Procedimiento:

GRH-P-301 Cálculo y Pago de Nómina del

Personal

(50)

1. A

SPECTOS

G

Establecer las actividades y requisitos necesarios para realizar el pago de nómina del personal del Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2. Alcance

Lo indicado en el presente procedimiento, abarca el trámite del cálculo de nómina y la solicitud del pago de la misma.

1. La Oficina de Recursos Humanos es la encargada de garantizar el cumplimiento

de las obligaciones laborales del Instituto Nacional de Estadística, estableciendo los parámetros a seguir, promoviendo beneficios que mejoren la Calidad de vida de los trabajadores del INE.

2. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la responsable de

dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes a los procesos que rigen la nómina, conforme a las leyes, políticas y normas que regulen al INE.

3. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la responsable

administrar los contratos y convenciones colectivas, actas y convenios celebrados para los trabajadores del INE.

supervisar y coordinar el funcionamiento operativo y uso correcto del Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIREH).

asesorar a las gerencias y oficinas del INE, con los trámites relacionados con la gestión administrativa del área.

6. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la encargada de

mantener actualizada la base de datos de los trabajadores del INE.

7. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la encargada de enviar

a todas las gerencias y oficinas, el cronograma de pagos establecido en el año, para realizar las modificaciones de las nóminas de personal en lo que se refiere

(51)

PROCEDIMIENTO:CÁLCULO Y PAGO DE NÓMINA DEL PERSONAL

PÁGINA 51 DE 112

(ingresos, egresos, cambios de sueldo, traslados, cambio de ubicación administrativa, entre otros).

8. Las gerencias y oficinas deben cumplir con el cronograma de pago establecido,

(52)

2. D

ESCRIPCIÓN DEL

P

ROCEDIMIENTO 2.1. Flujograma C o o rd in a d o r d e N o m in a G e re n c ia d e R R H H A n a lis ta d e R R H H ( N o m in a )

Cálculo y Pago de Nómina del Personal Pág. 1 de 1

Recibe y procesa nomina GRH-P-102 Revisa y aprueba la Pre-Nómina. Genera Archivo de Pago y Orden de Pago. 1 5 3 Gestiona la imputación presupuestaria GRH-P-305 GRH-P-306 GRH-P-304 9 SIREH G e re n te d e R R H H Recibe y distribuye modificaciones a la nomina 2 Actualiza y genera interfaz de la Nomina 10 Si ¿Datos correctos? Efectúa proceso de la Nómina definitiva. 4 No Revisa certificación del Archivo de Pago 6 Aprueba y firma certificación del Archivo de Pago 7 Aprueba y firma pago 8 SIREH SIREH SIREH SIREH

(53)

PROCEDIMIENTO:CÁLCULO Y PAGO DE NÓMINA DEL PERSONAL Código: GRH-P-301 Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PÁGINA 53 DE 112 2.2. Descripción de Actividades RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Coordinador Administrativo de RRHH (Nómina)

1. Recibe y distribuye modificaciones a las Nóminas.

1.1. Recibe las modificaciones a realizar en las diferentes Nóminas

del personal.

1.2. Distribuye la Nómina respectiva al Analista responsable para su

procesamiento.

Analista de RRHH 2. Recibe y procesa la Nómina.

2.1. Recibe las modificaciones a realizar en la Nómina.

2.2. Realiza apertura de Nómina mediante el sistema SIREH.

2.3. Procesa las modificaciones y cambios en la Nómina.

2.4. Genera la pre-Nómina y revisa los cambios efectuados.

2.5. Remite la Pre-Nómina al Coordinador Administrativo para su

revisión y aprobación. Coordinador

Administrativo de RRHH (Nómina)

3. Revisa y aprueba la pre-Nómina.

3.1. Revisa la pre-Nómina con las modificaciones recibidas respecto

a la Nómina definitiva del período anterior.

 En caso que las modificaciones no estén correctas, indica al

Analista los datos incorrectos y regresa a la actividad 2.

 En caso que los datos estén correctos, aprueba la pre-Nómina

a través del sistema SIREH y solicita al Analista procesar el definitivo de Nómina.

Analista de RRHH 4. Efectúa proceso de la Nómina definitiva.

4.1. Imprime todos los listados definitivos de la Nómina:

 Resumen de Conceptos.

 Resumen de Conceptos Completos.

 Soporte Financiero

 Cuadre para Firma.

(54)

 Imprime listado sin cuenta, en caso de personal sin cuenta

bancaria.

Analista de RRHH 5. Genera Archivo de Pago y Orden de Pago.

5.1. Genera mediante el sistema SIREH el Archivo de Pago (Disco) y

emite contenido del mismo como Reporte de Pago.

5.2. Realiza la certificación del Archivo de Pago.

5.3. Elabora Orden de Pago Interna y Hoja de Ruta.

5.4. Remite al Coordinador Administrativo el Archivo de Pago,

Reporte de Pago, Orden de Pago Interna y Hoja de Ruta. Coordinador

6. Revisa certificación del Archivo de Pago.

6.1. Recibe y revisa certificación del Archivo de Pago (Disco)

mediante el Reporte de Pago anexo.

6.2. Recibe Orden de Pago Interna con resúmenes anexos

Coordinador Administrativo de RRHH (Nómina)

7. Aprueba y firma certificación del Archivo de Pago.

7.1. Aprueba y Firma certificación del Archivo de Pago, si es por

depósito.

7.2. Remite a la Oficina de Administración y Finanzas.

Gerente de RRHH 8. Aprueba y firma Nómina

8.1. Realiza revisión y firma Orden de Pago y Resúmenes de

Nómina. Coordinador

9. Gestiona la imputación presupuestaria.

9.1. Envía a la Oficina de Planificación y Presupuesto los reportes

generados, a saber: Reporte de Pago, Orden de Pago Interna, Hoja de Ruta, y otros reportes emitidos por el sistema SIREH.

Analista de RRHH 10. Actualiza y genera interfaz de la Nómina.

10.1. En el Sistema SIREH, se actualiza la Nómina.

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PROCEDIMIENTO:CÁLCULO Y PAGO DE NÓMINA DEL PERSONAL Código: GRH-P-301 Fecha: 26/02/2013 Versión: 1.3 PÁGINA 55 DE 112 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN fases:

 Fase Preliminar: Revisa y compara los reportes con el sistema

SIREH, en caso correcto, envía por interfaz.

 Fase Definitiva: Genera Nómina definitiva mediante el sistema

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ELABORADO REVISADO

Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación Administrativa de Nómina Responsable: