APSI-PRENOMINA EN EXCEL, IMPORTABLE.
Es un formato, en hoja de cálculo, diseñado para permitir el registro manual de incidencias y conceptos variables de pago y descuento, de un periodo nominal a procesar y ser importado una vez concluido el registro de los eventos mencionados.
Para activar la aplicación, debe accesar a la Función S - Prenómina -> Opciones y marcar la casilla "Prenómina Importable (Xls)"
Hecho lo anterior, en la función -S-, seleccione en Reportes el 01.-Prenómina y luego el botón Iniciar del Menú Vertical del lado izquierdo que le exhibirá dos opciones:
• Generar Prenómina: Crea el archivo en excel con los datos de los empleados y el calendario del periodo nominal.
• Leer y procesar Prenómina: Carga del archivo de incidencias capturadas en el periodo nominal de la prenómina. GENERAR PRENOMINA.
Se crea el archivo con los empleados de uno o varios departamentos o por supervisores, se pueden incorporar conceptos agregados por la empresa de percepción o deducción con formula de una variable y de captura manual.
Si selecciona el registro de Tiempo Extra, se creara un calendario de ese periodo nominal para cada uno de estos conceptos (uno por cada concepto que seleccione) para capturar por fecha las horas del tiempo extra laborado.
Si desea que el sistema analice y determine el tipo de tiempo extra, solamente capture el tiempo extra doble no integrable (Cpto 11) y al momento de cargar el archivo marque la opción de "Realizar análisis del tiempo extra" y se aplique el criterio de las 3 horas hasta 3 veces por semana para el tiempo extra doble no integrable y de esa manera separar el doble integrable así como el triple, si hubiera.
En el calendario del periodo nominal en proceso, se capturaran las incidencias de ausentismos, incapacidades, retardos, vacaciones y cualquier otro concepto de pago o descuento y calculo manual que exista en el sistema.
Se pueden crear archivos de prenomina por uno o varios departamentos o supervisores, el orden de la impresión es la que se defina en la función S, pe: Ordenado por (Código, Nombre, Depto y código, Depto y nombre, Depto supervisor y nombre, Depto, supervisor y código).
Adicionalmente, podra generar un archivo por cada departamento o supervisor de forma automática seleccionando la opción "Generar archivos individuales".
Es importante que el orden de la impresión este definido como: Depto y código, Depto y nombre, Depto supervisor y nombre o Depto, supervisor y código para que se active esta opción.
Para evitar que aparezcan trabajadores dados de baja y que ya han sido finiquitados, deberá marcar la opción de "Solo incluir empleados vigentes"
NOTA:
Es IMPORTANTE no modificar encabezados o eliminar o mover columnas que tiene el archivo de la prenómina porque el sistema está configurado para leer la información de acuerdo a como se generó el archivo.
Por default, al generar el archivo, el sistema lo ubicara bajo el directorio de la nomina con el nombre : PRENOM+tipo de nomina+#del periodo+el año a 4 dígitos, con la extensión XLS.
Por ejemplo: la semana 38 de la nomina semanal del año 2015, será: PRENOMSEM382015.XLS.
Puede reubicar el archivo en cualquier otra carpeta haciendo uso de la opción examinar (icono de la lupa) y asignarle el nombre que desee sin olvidar incluir la extensión XLS.
CALENDARIO INCIDENCIAS:
Registrar los días de ausencia del empleado por faltas, permisos, suspensión, incapacidades, retardos, prima dominical, días en labores en descanso y vacaciones.
Se deben capturar en la fecha que corresponda a la incidencia dentro del periodo nominal, utilizando la nomenclatura siguiente:
Variable Descripción Variable Descripción
F Falta injustificada VAC Vacaciones (Únicamente días
hábiles)
P Permiso sin goce de sueldo DL Descanso laborado
S Suspensión disciplinaria DL-PD Descanso laborado y Prima dominical
T Paro técnico PD Prima Dominical
Ejemplo: EG1VG753422
Tipo(1 = Única, 2 = Inicial, 3 = Subsecuente)
RE999 Retardos (999 = Minutos) MTtipoNúmeroincapacidad Ejemplo: MT7RT564534 Incapacidad de Maternidad
Tipo(7 = Prenatal, 8 = Enlace, 9 = Posnatal)
RTabcNúmeroincapacidad
Ejemplo: RT211TG232323
Incapacidad de Riesgo trabajo ABC:
(a) Control de incapacidad, 1 = Única 2 = Inicial 3 = Subsecuente 4 = Alta medica (b) Tipo de riesgo, 1 = Accidente de trabajo, 2 = Accidente en trayecto, 3 - Enfermedad profesional
(c) Secuela o consecuencia, 1 = Incapacidad temporal, 5 = Recaída
Es importante considerar que las incapacidades largas como las de maternidad o RT que amparen mas días del periodo, se capturen directamente en el sistema NominaTISS-SAR, función E, para que se administren automáticamente de lo contrario, deberá capturar en cada prenómina solo los días de incapacidad que comprenda el periodo nominal en proceso.
Las vacaciones se deben capturar por día y solo con días hábiles, el trabajador debe contar con saldo de vacaciones en NominaTISS-SAR de lo contrario, aunque las registre, no se hará la carga de las mismas.
Si en un periodo nominal necesitara capturar más de una prima dominical y solo tuvieran un día domingo, podra hacerlo en cualquier otro día del calendario de incidencias (ilógico pero ocurre).
CALENDARIO TIEMPO EXTRA:
Para incluir el tiempo extra en la prenomina, seleccione una o todas las opciones de: tiempo extra doble no integrable, integrable o triple para que se adicione el calendario del periodo nominal.
Existen dos opciones para el análisis del tiempo extra:
• Manual: Se captura la cantidad de horas extras laboradas, por fecha y por tipo (doble no integrable, doble
integrable y triple), el usuario de la prenómina debe realizar el análisis de 3hrs. 3 veces por semana para la integración del concepto.
• Análisis con la prenómina: Se captura el total del tiempo extra en el calendario del tiempo extra no
integrable y al momento de la carga del archivo se debe seleccionar la opción "Realizar análisis del
tiempo extra" para que la aplicación NominaTISS-SAR genere el desglose correspondiente a la
integración.
A continuación se muestra un ejemplo de la captura del calendario de tiempo extra.
MANUAL:
CONCEPTOS VARIABLES:
Para incluir otros conceptos en la prenomina, deberá seleccionarlos en el recuadro inferior izquierdo de "Conceptos adicionales a considerar" , ya sean estos de pago y/o descuento.
En la prenómina solo deberá captura el importe a pagar o descontar en la columna correspondiente al concepto y al trabajador.
A continuación se muestra un ejemplo de la captura de otros conceptos:
LEER Y PROCESAR PRENOMINA:
Al recolectar los archivos de las prenóminas se debe cargar la información recibida, para esto, seguir los pasos siguientes: • Accesar a la Función S
• Seleccionar la opción de Prenómina
• Hacer clic en " Iniciar" que se encuentra en la parte superior izquierda • Aparecerá la ventana de Prenómina
• Seleccionar la opción "Leer y procesar Prenómina"
• Aparecerá la ventana "Análisis e importación de Prenómina"
o Hacer clic en el icono de examinar "La lupita con el folder" para buscar y seleccionar el archivo a cargar (si tuviera otro formato de excel, seleccionar de lado inferior izquierdo la opción "Archivo Excel 2007 " u "Hoja de cálculo" ).
o Clic en "Abrir"
• Si va a "realizar el análisis del tiempo extra" activar la casilla que se encuentra en la parte superior. • Clic en "Leer Archivo".
• En este momento el sistema procederá a leer la información registrada y realizar los cálculos correspondientes de las incidencias de la prenómina, al finalizar aparecerá reflejada la información en la parte central de la ventana. • Todos los movimientos estarán seleccionados, con una palomita en la casilla de la primer columna del lado
izquierdo, excepto las incidencias que estuvieran erróneas por duplicidad de ausentismo o incapacidades o vacaciones que no tienen días de saldo en la nomina.
• Si no desea cargar algún movimiento de los exhibidos, solo necesitara desmarcar la casilla correspondiente, dando clic sobre ella.
Si hubo captura de vacaciones en la prenómina, el sistema le exhibirá el siguiente mensaje informativo , después de analizar la información:
• Imprima las incidencias, con el botón "Imprimir" que se encuentra en la parte inferior izquierda.
• Se generara un reporte con las incidencias y las observaciones que se detectaron en el proceso y al final se incluye el apartado de firmas para dejar constancia de quien "Autorizó y Revisó".
• Para cargar las incidencias en la nomina debe dar clic en el botón "Afectar nomina"
• En caso que el archivo que se importo no fuera el correcto y desea borrar las incidencias cargadas debera realizar lo siguiente:
o Función F o E (dependiendo del tipo de concepto: Percepción o Deducción) o Captura Masiva
o Clic derecho sobre los trabajadores o Seleccionar la opción "Desmarcar todos" o Clic en la opción "Grabar y salir"
Se borrará toda la información que se encuentra en la captura masiva, el sistema no distingue si antes de cargar la prenomina usted había cargado otros conceptos, por ello es importante hacer la carga de la prenomina, antes de cualquier otra carga o calculo masivo dentro de esta opción.
Con esta nueva herramienta podrá llevar un control y optimizar tiempos de procesos de nominas, también podrá incluir a los jefes o supervisores de cada área para la captura de la prenómina y que el departamento de RH o Nominas sean los que supervisen los movimientos al momento de la carga.
