DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y
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INDICE
Introducción ... 3
Bienes fuera de registro ... 4
Consulta y edición de datos ... 5
Señalamiento de bienes con dictamen de Baja ... 6
Aviso de Transferencia. ... 6
Solicitud de Bajas ... 7
Oficialización ... 8
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El presente documento tiene como objetivo explicar las acciones posteriores a la captura general de los bienes en inventario descritos en los documentos vale de resguardo y/o Siisepen de cada centro de trabajo. Mostrando las diferentes pantallas que se utilizarán para dichas acciones.
Estas actividades serán coordinadas por el Departamento de Recursos Materiales y Servicios, a través de la Subjefatura de Almacenes e Inventarios, con el fin de cumplir en tiempo y forma con la primera fase de integración de información de Inventarios.
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Bienes fuera de registro
Una vez que se han capturado todos los bienes que cuentan con vale de resguardo y/o
Siisepen, se procederá a capturar los demás bienes que aún no cuentan con ninguno de estos documentos mencionados, indicando su origen de adquisición e incorporando los datos necesarios. En el progresivo por centro de trabajo, será el siguiente que corresponda. En el campo de folio se introducirá 00 y en el año 14. Además se marcará el recuadro que indica si Aparece en Vale de Resguardo y/o Siisepen SI/NO. Posteriormente se recogerán en la Oficina de Inventarios, los documentos soporte para dichas incorporaciones al sistema.
NOTA: SOBRE LOS BIENES DE ENCICLOMEDIA
Para el caso de los bienes de Enciclomedia, se incorporarán al Sistema únicamente los que se encuentren en buen estado, aquéllos bienes de Enciclomedia que ya no sean útiles NO se incorporarán al Sistema y se les acompañará un dictamen por parte de Meeba o de algún técnico especializado, donde indique su inutilidad y sirva de base para su No incorporación al Inventario.
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Consulta y edición de datos
Para corregir algún dato que se encuentre incorrecto, se procederá a elegir del menú de Inventario – Consulta y edición de datos. Dando click en el botón de Borrado y Corrección, se podrá ubicar en el bien que desea editar, pulsando el ícono de edición de datos. realizando las modificaciones pertinentes.
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Señalamiento de bienes con dictamen de Baja
Para el caso de bienes que ya en su Siisepen tengan señalado que es Baja y que cuentan
con dictamen de baja, se utilizará la opción Bajas con Dictamen.
En la cual se introducirá el dato del dictamen de Baja (número y fecha) y el motivo por el cual se dictaminó dicha baja.
Aviso de Transferencia.
En el caso de contar con bienes que ya en su Siisepen se encuentren señalados como Transferencias, realizará el señalamiento de dichas transferencias en la siguiente opción: Inventarios – Aviso de Transferencias.
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En el caso de contar con bienes que ya en su Siisepen se encuentren marcados como Baja (X en su columna de Baja) pero que aún no cuentan con dictamen, procederá a señalarlos en el sistema, como Solicitud de Baja (por diferentes motivos: Ya sea Inexistencia, Inutilidad y obsolescencia, Medidas sanitarias, Robo o extravío, Siniestro). Opción Inventarios-Solicitud de Baja.
También los bienes que aunque aún no los tenga en Siisepen marcados como Baja pero que es necesario solicitar su Baja, para que de esta manera, quede completa su regularización y poder proceder al desalojo de bienes de su centro.
Mediante el Sistema se generará el Oficio de Solicitud de Baja de los bienes señalados en esta opción, de acuerdo al motivo de Baja elegido, que tendrá que firmar para presentarlo en la oficina de Inventarios y solicitar su autorización.
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Oficialización
La oficialización es el proceso que indica que la captura de los bienes dentro del proceso de regularización ha sido terminada e impide que se realicen cambios posteriormente, por lo que deberá realizarse cuando haya terminado de registrar toda la información de los bienes contenidos en los documentos vales de resguardo/SIISEPEN ó cuando termine los cambios pertinentes. Además si cuenta con Bajas con dictamen, las marcará como se explica anteriormente, y una vez realizado ésto, podrá proceder a la Oficialización
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1) El reporte de Bienes Capturados, lo podrá imprimir en
Inventarios-Reportes-Relación de bienes capturados.
2) Revisión física de los bienes contra lo registrado, introduciendo su ubicación física
(código de acuerdo a su croquis) en la opción de Bajas con dictamen ó la opción de Solicitud de Bajas.
3) Los bienes que en el SIISEPEN ya se encuentren señalados como baja (con dictamen)
se marcarán como Baja con Dictamen, de acuerdo al motivo de baja correspondiente. (opción Baja con Dictamen)
4) Los bienes que en el SIISEPEN ya se encuentren señalados como baja (pero que no
tienen dictamen) se marcarán como Solicitud de Baja, de acuerdo al motivo de baja correspondiente. (opción de Solicitud de Bajas)
5) Detectar bienes inexistentes y su causa, ó inservibles (ejemplo: equipos de cómputo,
televisiones, etc. previo dictamen técnico) para hacer también la correspondiente solicitud de Baja de Bienes, en espera de autorización para Baja Definitiva por parte del Departamento de Recursos Materiales y Servicios (dicha autorización será posterior al 31 de marzo de 2014).
6) Los bienes que en su SIISEPEN se encuentren marcados como transferidos, se
marcarán para que cuente con una relación de bienes transferidos en cada centro de trabajo.
7) Impresión, firma y sello del Vale Global de resguardo de los bienes validados
(Existencia física).
8) Marcaje de los bienes existentes después de conciliación, ya con su nueva
identificación que es de la siguiente manera:
Clave del C.T. + Clave del bien en el catálogo + Progresivo del bien en el C.T. Ej. 18DJN1324T-5110700032002 - 00017
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ANEXO 1.
LISTADO DE CODIGOS DE IDENTIFICACIÓN DE ÁREAS:
DI - DIRECCIÓN PR - PREFECTURA EA - ESPACIO O EDIFICIO A EB - ESPACIO O EDIFICIO B EC – ESPACIO O EDIFICIO C TA - TALLER LA - LABORATORIO PA - PATIO BA - BAÑO EJEMPLOS:
EC1 – AULA 1 DEL ESPACIO O EDIFICIO C LAQ – LABORATORIO DE QUIMICA EA4 – AULA 4 DEL ESPACIO O EDIFICIO A
