PRODUCTIVIDAD CON EXCEL
Atajos con Teclado
Ctrl
N
Ctrl
U
Ctrl
O
Ctrl
A
Ctrl
F1
Ctrl
F1
Alt
Alt
F1
F1
Ctrl
Z
Ctrl
Z
Ctrl
Y
Ctrl
Y
Crear nuevo archivo
Inglés
Español
Abrir Archivo
Expandir / Contraer Menú (ribbon)
Activar acceso a Menú
Ayuda
Deshacer última acción
Atajos con Teclado
Ctrl
Alt
Ctrl
Ctrl
F
Ctrl
B
Ctrl
H
Ctrl
L
Alt
Alt
Pegado Especial
Inglés
Español
Buscar
Buscar y Remplazar
Generar Gráfica
Desplegar lista
V
Alt
V
F1
F1
Alt
↓
Alt
↓
Atajos con Teclado
Ctrl
←→↓↑
Ctrl
←→↓↑
Ctrl
Home
Ctrl
Inicio
Ctrl
End
Ctrl
Fin
Alt
Alt
Shift
F8
Shift
F8
Shift
Shift
Desplazarse hasta la última celda o
celda que contenga datos
Inglés
Español
Desplazarse hasta la primer celda (A1)
Desplazarse hasta la última sección
de la hoja con información
Avanzar a la siguiente hoja de
cálculo a la derecha
Retroceder a la hoja de cálculo a la
izquierda
Agregar celdas al sombreado
Sombreado , funciona con otros atajos
PgUp
AvPg
Atajos con Teclado
F2
F2
Ctrl
;
Ctrl
;
Ctrl
Shift
Ctrl
Shift
Ctrl
Ctrl
Ctrl
Shift
Activar edición en celda
Inglés
Español
Insertar fecha actual
Inserta hora actual
Copiar información de la columna a
la derecha (Rellenar a la Derecha)
Copiar información del renglón
hacía abajo (Rellenar hacia abajo)
Dar formato de $ a celda
Dar formato de % a celda
R
D
Ctrl
D
Ctrl
J
:
:
$
Ctrl
Shift
$
Atajos con Teclado
F4
F4
Alt
=
Alt
=
F9
F9
Shift
En edición de celda sirve para fijar
rangos con $ en celdas con fórmulas
Inglés
Español
Genera autosuma después de columna
con datos
Evalúa resultado de fórmula (Dentro
de la edición de fórmula)
Expande / Colapsa barra de fórmulas
Pega rango de nombre generado
previamente
Inserta nueva hoja de cálculo en el
archivo
Revisar ortografía
F3
F3
F11
F7
F7
Ctrl
Shift
U
Ctrl
Shift
U
Shift
F11
Fórmulas Excel
Nombre Función Inglés
Nombre Función Español
Descripción
Vlookup
BuscarV
(EncontrarV en Ver 2010) Regresa un dato de una celda de una columna en un rango determinadoHlookup
BuscarH
(EncontrarH en Ver 2010) Regresa un dato de una celda de un renglón en un rango determinadoMatch
Coincidir
Fórmula para Obtener el número de renglón de un texto dentro de un rangoOffset
DesRef
Regresa una referencia de un rango (por medio de coordenadas)Dget
BDextraer
Extrae datos únicos de una base de DatosIndex
Indice
Obtiene un dato de un rangoIndirect
Indirecto
Trae el valor de una celda específica o referencia de un rangoISError
ESError
Verifica si un error de Excel es Cierto o VerdaderoIF
SI
Valida cumplimiento de condiciones ("Si se cumple, haz esto, si no se cumple haz esto otro)And
Y
Valida que 2 o más condicionantes sean verdaderasOr
O
Valida que cualquiera de dos ó más condicionantes sea válidaSumIF
Sumar.SI
SUMA un Criterio si las condiciones se cumplenCountIF
Contar.SI
Hace CONTEO de un Criterio si las condiciones se cumplenP. 85
P. 87
P. 88
P. 92
P. 93
P. 95
P. 97
P. 98
P. 100
P. 101
P. 102
P. 89
Nombre Función Inglés
Nombre Función Español
Descripción
Rank
Jerarquia
Da el Ranking de un rangoCount
Contar
Determina la cantidad de celdas con algún VALORCountA
ContarA
Determina la cantidad de celdas que no están VACÍASSubTotal
SubTotales
Genera subtotales en un rango determinadoConcatenate
Concatenar
Une dos o más celdasLen
Largo
Determina la cantidad de caracteres de textoLeft
Izquierda
Obtiene caracteres de un texto de Izquierda a DerechaRight
Derecha
Obtiene caracteres de un texto de Derecha a IzquierdaMid
Extrae
Obtiene caracteres de un texto a partir de una posición (De Der. A Izq.)Trim
Espacios
(Recortar en Ver 2010 Elimina los espacios de más en un textoFind
Busqueda
Encuentra un texto dentro de una referenciaSubstitute
Sustituir
Encuentra un texto y lo sustituye por otroFórmulas Excel
P. 107
P. 109
P. 110
P. 114
P. 116
P. 117
P. 118
P. 119
P. 120
P. 121
P. 123
P. 111
Nombre Función Inglés
Nombre Función Español
Descripción
Value
Valor
Obtiene el Valor de un textoText
Texto
Da formato a un número o fecha y lo convierte a TextoMin
Min
Obtiene el valor mínimo de un rangoMax
Max
Obtiene el valor máximo de un rangoAverage
Promedio
Obtiene el valor promedio de un rangoRound
Redondear
Redondea el valor de una celda o númeroCeiling
Multiplo.Superior
Eleva a un número superior el valor de un número o celdaFloor
Multiplo.Inferior
Disminuye a un número Inferior el valor de un número o celdaAbs
Abs
Obtiene el valor absoluto de un númeroRandBetween
Aleatorio.Entre
Obtiene valores al azar entre un rango inferior y uno superiorFórmulas Excel
P. 125
P. 126
P. 129
P. 130
P. 131
P. 132
P. 133
P. 128
P. 134
P. 135
Nombre Función Inglés
Nombre Función Español
Descripción
Now
Ahora
Obtiene la fecha y hora actualToday
Ahora
Obtiene la fechaYear
Año
Obtiene el año de una fechaMonth
Mes
Obtiene el mes de una fechaWeekNum
Num.De.Sem
Obtiene la semana de una fechaWeekDay
Dia.Sem
Obtiene el día de la semanaFórmulas Excel
P. 136
P. 136
P. 137
P. 137
P. 137
P. 136
TABLAS
DINÁMICAS
Manejo de Datos
para reportes
LO ESCENCIAL DE EXCEL PARA SER MÁS PRODUCTIVO
PRODUCTIVIDAD CON EXCEL
Tablas Dinámicas
Paso
1
Tip: No puede haber espacios en blanco en el
X
Seleccionar una Tabla con Datos
Tablas Dinámicas
Paso
2
Seleccionar la pestaña INSERT (insertar) y
dar click en PIVOT TABLE
1
Tablas Dinámicas
Paso
3
Dar Click en OK o Enter y se
generará una Tabla Dinámica
Indica el Rango seleccionado para la creación
de la Tabla Dinámica
Se indica el destino para la Tabla Dinámica
(En una hoja de cálculo nueva o en la hoja de
cálculo actual
Tablas Dinámicas
Paso
4
Sobre la Tabla Dinámica dar Click Derecho en el Mouse,
seguido de Click en PIVOT TABLE OPTIONS
1
2
Tablas Dinámicas
Paso
5
Dar Click en la pestaña DISPLAY, seleccionar la opción
Classic Pivot Display Layout y dar Click en OK
1
2
Tablas Dinámicas
Paso
6
Seleccionar el campo que queremos sumar y arrastrarlo*
hacia la Tabla Dinámica en Drop Value Fields Here
1
2
*Sosteniendo botón
derecho del Mouse
Tablas Dinámicas
Paso
7
Seleccionar los Filtros para generar el reporte por medio de la
Tabla Dinámica (seleccionándolos en PIVOT TABLE FIELDS y
arrastrándolos* a DROP REPORT FILTERS HERE
1
2
*Sosteniendo botón
derecho del Mouse
Tablas Dinámicas
Paso
8
Arrastrar* los campos deseados a la sección COLUMNS
1
2
*Sosteniendo botón
derecho del Mouse
Tablas Dinámicas
Importante: al hacer algún cambio en la información
contenida en el rango de la Tabla, se debe refrescar para
que muestre los datos actualizados
Dar click izquierda sobre la Tabla
Dinámica, seguido de Click Derecho
y hacer click en Refresh
Tablas Dinámicas
Cambiar Operación
Dar Click en flecha, seguido de click en VALUE FIELD
SETTINGS para cambiar tipo de operación
2
Tablas Dinámicas
Cambiar forma de presentar información
Dar Click en pestaña SHOW VALUE AS, seguido de click en el
menú, seleccionando la opción deseada
2
1
3
Cambia de sumatoria a % del Total de la Columna
Tablas Dinámicas
Elaboración de Agrupaciones
Seleccionar los conceptos a agrupar, dar Click izquierdo y
seleccionar Group
Con la acción se genera un nuevo Campo
Tablas Dinámicas
Elaboración de Agrupaciones
El nombre del grupo se puede cambiar y el campo anterior se
puede ocultar o cambiar de lugar
X
Tablas Dinámicas
Sorteo de Datos de la Tabla dinámica
Dar Click izquierdo en la parte de la Tabla que se sorteará,
seleccionando Sort, seguido de More Sort Options
Tablas Dinámicas
Sorteo de Datos de la Tabla dinámica
Seleccionar Descending y elegir el campo que se utilizará para el
sorteo
Resultado
Formato
Condicional
Formato a Celda de
acuerdo a Valores
LO ESCENCIAL DE EXCEL PARA SER MÁS PRODUCTIVO
Formato Condicional
Seleccionar las celdas a las que se aplicará el
formato condicional
Paso
1
En la pestaña de inicio seleccionar dar Click en
Conditional Formating
Paso
2
Formato Condicional
Seleccionar algún formato predefinido
Paso
3
Formato
Aplicado
PREDEFINIDO
Formato Condicional
Seleccionar las celdas a las que se aplicará el
formato condicional
Paso
1
En la pestaña de inicio seleccionar dar Click en
Conditional Formating
NEW RULE
Paso
2
Formato Condicional
Seleccionar Tipo de Regla de acuerdo al
resultado esperado
Paso
3
MANUAL
Ejemplo: Format only cells that contain
(dar formato solo a las celdas que contengan)
Formato Condicional
Determinar las condiciones que deben
cumplirse para aplicar el formato
Paso
4
MANUAL
Ejemplo: Format only cells that contain
(dar formato solo a las celdas que contengan)
Tipo de Condición que debe cumplirse
Las celdas deben ser mayores a 1000
Seleccionar el formato a aplicar
Ejemplo
1
Formato Condicional
RESULTADO
MANUAL
Formato Condicional
MANUAL
Ejemplo: Use Formula to
determine wich cells to
format (usar fórmulas para
determinar celdas a dar
formato)
Ejemplo: Cuando los valores de las
columna “J” sean “Cuaderno”se
aplicará el formato
Formato elegido
Resultado
Ejemplo
2
Validación de
Datos
Uso de listas y
restricciones
a celdas
LO ESCENCIAL DE EXCEL PARA SER MÁS PRODUCTIVO
Validación de Datos
Seleccionar Celda ó celdas e ir a la pestaña de
DATA. Seleccionar Data Validation
Paso
1
Tipo de Validaciones Disponibles
Al aplicar esta opción la celda
no permitirá otro Valor solo el
Validación de Datos
Ejemplo con Listas, se selecciona List, en Source
se escribe el listado o se hace referencia a un
lugar de la hoja de cálculo
Paso
2
OPCIÓN 1
OPCIÓN 2
Validación de Datos
Validación de Datos
OPCIONES DE MENSAJES PERSONALIZADOS PARA CAPTURA
Mensaje
Manejo de
Filtros
En Datos
EXCEL PRODUCTIVO
Manejo de Filtros
Seleccionar las celdas a Filtrar junto con los
encabezados (en caso de tenerlos)
Manejo de Filtros
Hacer click en la fecha que aparece en la celda
con el filtro aplicado
Paso
2
Dar Click
Botón
Izquierdo
Seleccionar
elementos
a Filtrar
Paso
4
Resultado:
“Cuaderno” no se Muestra
Ejemplo
1
Manejo de Filtros
Opciones
de Filtrado
Filtro por color de celda
Resultado
Ejemplo
2
Manejo de Filtros
Igual
No sea Igual
Empiece con
Termine con
Contenga
No Contega
Personalizado
Resultado
Filtro por letras contenidas
FILTRO POR VALOR EN TEXTOS
Ejemplo
3
Manejo de Filtros
Igual
No sea Igual
Mayor que
Mayor o igual que
Menor que
Menor igual que
Entre
Top 10
Arriba del promedio
Por debajo del promedio
FILTRO POR VALOR NÚMEROS
Filtro por mayor que
Resultado
Ejemplo
4
Manejo de
Filtros
En Datos
Avanzado
LO ESCENCIAL DE EXCEL PARA SER MÁS PRODUCTIVO
PRODUCTIVIDAD CON EXCEL
Manejo de Filtros Avanzado
Ir a la pestaña de Data, dar click en Advanced
Paso
1
Paso
2
Rango a Filtrar
Criterios de Filtro
Encabezados a Filtrar
Criterios de Búsqueda
Resultado
Manejo de Filtros Avanzado
Opción de Filtrado con copia a otro lugar
Opción
Rango a Filtrar
Criterios
de Filtro
Destino de la Copia
Seleccionar opción
para copiar a otro lugar
Criterios de Búsqueda
Manejo de Filtros Avanzado
Resultado
Opción
Manejo de
Rangos con
Nombres
LO ESCENCIAL DE EXCEL PARA SER MÁS PRODUCTIVO
Manejo de Rangos
Seleccionar las celdas que se usarán en el nuevo
rango
Paso
1
Paso
2
Asignar el nombre deseado con ENTER.
en este ejemplo “ResulVentas”
Manejo de Rangos
Edición de Rangos
Ir a la pestaña de Fórmulas y dar Click en Name
Manager
Cambio de rango
Cambio de Nombre
Dar Click en Edit
Listas
Dinámicas
LO ESCENCIAL DE EXCEL PARA SER MÁS PRODUCTIVO
Listas Dinámicas
Generar dos o más listas
Paso
1
Paso
2
Nombrar Rangos de acuerdo
a las lista generadas
Listas Dinámicas
Validar celda para generar lista, asignando
exactamente los nombres de los rango creados
Paso
3
Listas Dinámicas
Validar celda para generar Nueva lista, usando
fórmula Indirect ligada a la celda del paso anterior
Paso
4
Listas Dinámicas
La nueva celda con validación despliega lista de
acuerdo al valor Indirecto de la celda referida
Nueva Validación de Celda
Resultado
Manejo de
Archivos de
Texto
LO ESCENCIAL DE EXCEL PARA SER MÁS PRODUCTIVO
Manejo Archivos de Texto
Abrir el archivo seleccionado desde Excel,
dando click en el tipo de archivo a abrir
Manejo Archivos de Texto
Usar la opción Delimited, dar en next,
luego seleccionar “Comma” y dar Finish
NOTA: Dependiendo del tipo de
archivo hacer la selección (Tab, Comma, Semicolo, Spacio, etc.)
Manejo Archivos de Texto
Cualquier archivo de Excel puede ser grabado como
texto, usualmente para interfaces para programas como
Compaq, SAP, etc.
Paso
1
Usar opción Save As
o Grabar como
Formatos de archivo usualmente más utilizados en interfaces
Creación de
MACROS
LO ESCENCIAL DE EXCEL PARA SER MÁS PRODUCTIVO
PRODUCTIVIDAD CON EXCEL
Habilitar Pestaña Developer
ó Desarrollador
Dar click en File o el botón de office según
versión de Excel y dar click en options
Paso
1
Habilitar Pestaña Developer
ó Desarrollador
Paso
3
Desarrollador (ESP)
Cinta de Opciones (ESP)
Creación de Macros
Dar click en Record Macro, y nombrar
Paso
1
Creación de Macros
Generar la acción a grabar (Ej. Dar color a celda)
y frenar la grabación
Creación de Macros
Generar un botón que accionará el Macros y
asignarlo
Creación de Macros
Resultado (Cada ocasión que se oprima cambiará
el color de la celda G4)
Edición de Macros
Dar click en macros, seleccionar la macros y click
en Edit
Paso
1
Edición de Macros
Eliminar Range(“G4").Select y cerrar la venta
Edición de Macros
Con la edición el Macro cambia de color de
cualquier celda no solo la celda “G4”
Controles de
Formulario
LO ESCENCIAL DE EXCEL PARA SER MÁS PRODUCTIVO
PRODUCTIVIDAD CON EXCEL
Controles de Formulario
1 2 3 4 5 6 7 81
2
6
4
5
3
7
8
8
RESULTADO DE LA
ACCION DEL CONTROL
DE FORMULARIO
Nota en los botones de opción para generar varios grupos de botones, se requiere agregarlos a
Paso
1
Insertar un formulario
de control
Controles de Formulario
Paso
2
Dar Click derecho
sobre el Control de
Formulario y dar Click
en Format Control
CELDA EN LA QUE SE REFLEJA EL RESULTADO DE LA ACCION DEL
CONTROL DE FORMULARIO Fuente del listado
Nota cada Control de
Formulario maneja diferentes
opciones según su tipo
Ejemplo
1
Controles de Formulario
Paso
2
Dar Click derecho
sobre el Control de
Formulario y dar Click
en Format Control
CELDA EN LA QUE SE REFLEJA EL RESULTADO DE LA ACCION DEL
CONTROL DE FORMULARIO
Variables de avance Minimo, Máximo, cambio incremental, valor de usar Avance
de página
Nota cada Control de
Formulario maneja diferentes
opciones según su tipo
Ejemplo
2
Gráficas
Dinámicas
LO ESCENCIAL DE EXCEL PARA SER MÁS PRODUCTIVO
PRODUCTIVIDAD CON EXCEL
Gráficas Dinámicas
Hacer una gráfica
Gráficas Dinámicas
Paso
2
Generar Nuevos Rangos de Nombre
1
Gráficas Dinámicas
Usando OFFSET (DesRef) indicar el rango
del nombre
Nombre De rango para Mes Nombre De rango para Ventas
Por medio de OFFSET (DESREF en español) se genera el Nombre de Rango, indicando en que celda inicia, seguido de
Gráficas Dinámicas
Cambiar la fuente de información de la
gráfica con lo nuevos nombres de rango
Click botón derecho
Paso
4
1
2
3
5
6
Siempre indicar el nombre de la Hoja Seguido de ! Y
Gráficas Dinámicas
Cambiar Referencias en El rango, direccionando las
indicaciones de OFFSET a celdas deseadas
Paso
5
REPETIR PASO EN AMBOS NOMBRES DE
Gráficas Dinámicas
RESULTADO: LA GRAFICA AHORA MUESTRA VALORES DE MAR A JUN EN LUGAR DE ENE A JUL
Con los cambios, el rango interpreta un desplazamiento de dos renglones, y una tabla
de 4 renglones x 1 columna para
CADA NOMBRE DE RANGO
Punto de partida de OFF SET
0
1
2
Tabla 4 Col x 1 Ren VARIABLES MODIFICADASFunciones
Excel
LO ESCENCIAL DE EXCEL PARA SER MÁS PRODUCTIVO
Vlookup / BuscarV
(EncontrarV en ver 2010)
Fórmula que regresa un dato de una celda
de una columna en un rango determinado
Fórmula que regresa un dato de una celda
de un renglón en un rango determinado
Match / Coincidir
Fórmula para Obtener el número de
renglón de un texto dentro de un rango
Offset/ DesRef
Fórmula que regresa una referencia de un
rango (por medio de coordenadas)
NOTA: La celda de inicio tiene coordenadas (0,0)
0,0 0,1 0,2 1,1 1,2 1,0 2,2Ejemplo
1
Offset/ DesRef
Ejemplo
2
Offset/ DesRef
Ejemplo
3
APLICANDO UNA SUMATORIA CON
REFERENCIAS A OTRAS CELDAS
Dget / BDextraer
Fórmula que extrae datos únicos de una
base de Datos
Index / Indice
Fórmula que obtiene un dato de un rango
Ejemplo
1
Index / Indice
Ejemplo
2
Indirect / Indirecto
Fórmula que trae el valor de una celda
específica o referencia de un rango
Ejemplo
1
Indirect / Indirecto
Ejemplo
2
C1 C2 C3 R22 R23 R24 R25 R26 R27 C4ISError / ESError
Fórmula que verifica si un error de Excel
es Cierto o Verdadero
IF / SI
Fórmula que valida cumplimiento de
condiciones
("Si se cumple, haz esto, si no se cumple haz esto otro)
Ejemplo
IF / SI
Ejemplo
2
And / Y
Fórmula que valida 2 o más
Or / O
Fórmula que valida que cualquiera de dos
o más condicionantes sea válida
SumIF / Sumar.SI
Fórmula que SUMA un Criterio si las
condiciones se cumplen
Ejemplo
SumIF / Sumar.SI
Ejemplo
2
SumIF / Sumar.SI
Ejemplo
3
CountIF / Contar.SI
Fórmula que hace CONTEO de un
Criterio si las condiciones se cumplen
Ejemplo
1
CountIF / Contar.SI
Ejemplo
2
Rank / Jerarquia
Fórmula que dan el Ranking de un rango
Ejemplo
1
Rank / Jerarquia
Valida Cantidad de veces
que se repite una posición
dentro del Ranking
Posiciones repetidas
Para generar el
nuevo Rank, se suma
el resultado de
CountIF y se le resta
Ambas operaciones
se pueden conjugar
en una sola
operación
En cada Fórmula el rango se va incrementando
Ejemplo
2
Count / Contar
Fórmula que determina la cantidad de
celdas con algún VALOR
CountA / ContarA
Fórmula que determina la cantidad de
celdas que no están VACÍAS
SubTotal / Subtotales
Fórmula que genera Subtotales en un
rango determinado
SubTotal / Subtotales
Usando ayudante de Excel
1
2
Seleccionar rango a generar Subtotal
SubTotal / Subtotales
Conceptos que contengan valores para realizar Subtotal
Concepto Agrupador