Actividad de Aprendizaje 3
Estructurar el proceso de preselección
Estructurar proceso de preselección
Estructura de contenido
Contextualización
1. Desarrollo del proceso
2. Creación o revisión del perfil de cargo
3. Reclutamiento
4. Actividad de Afianzamiento
Conclusiones
Referencias
Glosario
Créditos
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Estructurar el proceso de preselección
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Estructurar el proceso de preselección
El proceso de preselección es el más importante dentro de la provisión
de cargos, ya que es el primer paso. Desde ahí se debe garantizar la
calidad de las personas que van a cubrir los puestos vacantes.
Está orientado a identificar y atraer a un número de aspirantes
competentes para ocupar los cargos dentro de la organización. Se utilizan
técnicas y herramientas que permiten realizar los procedimientos de
forma objetiva y oportuna.
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Antes de seleccionar una persona para un trabajo, se deben determinar las cualidades
que se han de buscar en el candidato. Tradicionalmente, esto se ha llevado a cabo
mediante un proceso denominado análisis de puesto, en el que se estudian en detalle
las diferentes responsabilidades y tareas asignadas y las cualidades personales
necesarias para desempeñarlas. Hoy día ésta no es la única herramienta que se tiene
en cuenta para desarrollar el proceso, como verá en el transcurso de esta Actividad
de Aprendizaje.
Al finalizar usted, Aprendiz- Consultor, estará en capacidad de:
• Ofrecer al mercado laboral las oportunidades de empleo que se generan al interior
de la organización.
• Proveer a la empresa los aspirantes más idóneos para el cubrimiento de las
vacantes.
• Garantizar la construcción y mantenimiento de una base de datos que pueda ser
consultada de manera ágil y oportuna a la hora de hacer cubrimiento de vacantes.
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E
l proceso de preselección está definido dentro de las funciones del área de Gestión Humana. Tiene como propósito incorporar personas con alta competencia en las distintas áreas de trabajo. Marca el punto de partida en la búsqueda de candidatos para cubrir determinado puesto.Implica captar el mayor número de candidatos, con el fin de aplicar los filtros que permitan elegir a los aspirantes que más se ajusten al perfil del cargo vacante. La responsabilidad es del área de Gestión Humana. Parte importante de esta responsabilidad es mantener actualizada la base de datos y generar un banco de hojas de vida que permita hacer cubrimiento de vacantes en periodos de alta rotación, durante procesos de reestructuración o en momentos de alta vacancia.
Es importante considerar las políticas de preselección de la organización, ya que trazan lineamientos estratégicos que facilitan el alcance de los objetivos del área de Gestión Humana, sobre todo en lo referente a la búsqueda de pulcritud en la selección de candidatos.
El proceso debe contar con unos lineamientos claros para su aplicación. A continuación se desarrollan estos pasos, iniciando por las políticas, y culminando con la entrevista preliminar de reconocimiento. Recuerde que todos los aspectos desarrollados en el objeto virtual de aprendizaje (OVA), le aportarán elementos necesarios para el desarrollo de las Evidencias de Aprendizaje.
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Políticas
L
as políticas de preselección propician una transparente y eficiente gestión de búsqueda y selección, donde los méritos, la idoneidad y la no discriminación, son los elementos centrales en su ejecución. Teniendo en cuenta la importancia del proceso de preselección como fuente de consecución del capital más valioso de la organización, su capital humano, las políticas son los criterios que lo orientan para conseguir gente comprometida, con proyección, entusiasmo, creatividad y lealtad, entre otras características que han puesto a la compañía en el lugar que ostenta.Las políticas de preselección deben definir las medidas pertinentes para asegurar la objetividad, transparencia e igualdad de condiciones para todos los aspirantes del proceso. Es importante tener en cuenta que estas políticas deben ser revisadas permanentemente para garantizar que siempre estén acordes con los cambios que se sucedan en la organización.
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Las políticas de preselección
Aspectos claves en las políticas de preselección.
1. Establecer el momento en el que las áreas deben solicitar el cubrimiento de la vacante y que el perfil del cargo a cubrir esté acorde con el Manual de
Funciones Por Competencias, MFPC. 2. Establecer el tipo de reclutamiento que se va a utilizar, es decir, externo o mixto. También definir cuál política organizacional usar en cuanto a procesos de promoción y planes de carrera.
3. Establecer requisitos mínimos que deben cumplir todos los candidatos, sin que esto implique distinciones, exclusiones o preferencias basadas en motivos de raza, color, genero, edad, estado civil, religión, opinión política, origen social, orientación sexual o discapacidades que vayan en detrimento de la igualdad de oportunidades.
4. Deben estar claramente explicados los procedimientos para el proceso de recepción de candidatos.
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13.Definir tiempos mínimos para presentarse a procesos internos y la vigencia que tendrán los procesos de selección y promoción. Además contemplar los cargos para los cuales sirve cada proceso dentro de su vigencia. 14.Tener en cuenta las normas de la organización para
recibir hojas de vida referidas por empleados.
15.Tener en cuenta las normas de reingreso de empleados, de acuerdo con sus motivos de retiro y el tiempo que permanecieron fuera de la organización.
9. Pasos del proceso de preselección, selección, inculación e inducción y responsables de cada etapa. 10.Especificar las fuentes de reclutamiento para el
cubrimiento de los cargos, el orden de importancia que se les dará y de donde se tomarán, en primera instancia, hojas de vida.
11.Plantear claramente las normas de promoción interna y los requisitos mínimos a cumplir por las personas que pertenecen a la empresa para participar en los procesos de selección.
12.Determinar si el cargo a cubrir hace parte de alguna ruta del plan de carrera, entonces se deberán dejar claramente estipuladas sus normas en cuanto a tiempos de movilidad y cumplimiento de cierre de brechas para alcanzar la posición por la que se está concursando. 5. Tener en cuenta la posición de la organización en
cuanto a emplear personas con determinado grado de consanguinidad o de afinidad civil.
6. Lineamientos claros sobre los requisitos mínimos que se tendrán en cuenta en las hojas de vida para que pasen a la etapa de selección.
7. Se debe dejar claramente estipulado el papel que juega el jefe del área, a la que corresponde la vacante, en el estudio de las hojas de vida y escogencia de los candidatos.
8. Lineamientos claros sobre la manera de proceder cuando se trata de un candidato interno, pues además de tener en cuenta su currículo, también se evaluarán aspectos disciplinarios, resultados de desempeño y plan de carrera.
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2. Creación o revisión del perfil del cargo
P
ara iniciar el proceso de preselección, lo primero que debe haber es una vacante dentro de la organización. Una vez se cuenta con un puesto vacante, es necesario conocer las características particulares de éste y la mejor manera es a través de la requisición de personal, que debe ser diligenciada y enviada a Gestión Humana por el jefe inmediato del área que requiere la vacante. Los siguientes son los pasos que componen la creación o revisión del perfil de cargo:Actividad de Aprendizaje 3
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a. Vacante:
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l proceso de preselección se inicia cuando se presenta una vacante, que se puede definir como un puesto de trabajo que no tiene titular. Es la disponibilidad de un conjunto de funciones y actividades a desempeñar y se puede dar por creación de un nuevo cargo o por que la persona que lo venía desempeñando dejo de hacerlo. En este proceso usted debe tener en cuenta los siguientes aspectos:Identificación del cargo:
Ésta debe contener aspectos fundamentales referentes a: • Dependencia solicitante.
• Fecha de solicitud. • Cargo que se requiere. • Empleado a reemplazar. • Fecha de cubrimiento. • Salario.
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b. Motivo de la vacante:
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l proceso de preselección se inicia cuando se presenta una vacante, que se puede definir como un puesto de trabajo que no tiene titular. Es la disponibilidad de un conjunto de funciones y actividades a desempeñar y se puede dar por creación de un nuevo cargo o por que la persona que lo venía desempeñando dejo de hacerlo. En este proceso usted debe tener en cuenta los siguientes aspectos:c. Requerimientos del cargo:
E
ste aparte hace referencia a las condiciones especiales del cargo en cuanto a horario, esfuerzo físico u otras, que deben quedar especificadas en la descripción de requerimientos.d. Funciones a realizar:
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scriba en este punto, las funciones del cargo que se consideran primordiales para su adecuado desempeño. Es vital que estas funciones coincidan con las estipuladas en el MFPC, para el ejercicio del cargo.Actividad de Aprendizaje 3
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e. Perfil del cargo:
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entro del perfil deben quedar plasmadas las competenciasorganizacionales, funcionales y específicas necesarias para ese cargo.
Las competencias organizacionales se refieren a los comportamientos que deben ser observables en todos los integrantes de la organización, sin importar su nivel y que apuntan al logro de la misión la visión, los valores y las políticas de la empresa. Cada una de estas competencias debe tener un conjunto de indicadores comportamentales que permitirán valorarla de manera cualitativa, evaluando las conductas que asume una persona ante determinadas situaciones.
Las competencias funcionales se evidencian en comportamientos que se relacionan directamente con un área específica de trabajo. Son habilidades necesarias para realizar cualquier labor dentro de ese ámbito y apuntan al cumplimiento de los objetivos propios del área. Las competencias específicas son conductas conocimientos y habilidades necesarias solamente para algunas posiciones específicas dentro de la organización. Vitales para contribuir con el desempeño exitoso del cargo y relacionadas con la visión y la estrategia del negocio, así como con los objetivos y metas del área.
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Además, el perfil de debe brindar una clara descripción en aspectos tales como:
• Formación académica necesaria para el ejercicio del cargo.
• Experiencia laboral previa que debe tener el candidato para el ejercicio del cargo.
• Características principales del cargo y habilidades necesarias para desempeñarlo.
• Descripción de disponibilidad en cuanto a desplazamientos.
En cuanto a las observaciones especiales, se debe especificar si existe alguna persona dentro del área o dentro de la empresa, que pueda cubrir la vacante. De esa persona se deben indicar datos puntuales como: nombre, cargo actual, salario actual y funciones específicas.
Por último se debe ser cuidadoso en describir los datos quien solicita el cubrimiento de la vacante en cuanto a la denominación del cargo de quien solicita la vacante, nombre del solicitante, cargo y dependencia.
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Análisis de puesto
U
na vez obtenida esta información, usted podrá realizar un cuidadoso proceso de análisis de puesto, elemento esencial para lograr el objetivo del proceso de selección. Esta herramienta se debe tener en cuenta para obtener el perfil, las habilidades y demás requisitos para el cubrimiento de la vacante.El trabajo que usted ya realizó con el MFPC, será el insumo fundamental para el análisis de puesto. Usted deberá comparar la información suministrada en la requisición de personal con la descripción del cargo en el MFPC, así obtendrá la información necesaria para iniciar el proceso de reclutamiento.
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s un procedimiento fundamental en el proceso de selección. Éste marcará la pauta para seleccionar los candidatos que harán parte de la organización. “El reclutamiento es el proceso para atraer a los individuos de manera oportuna, en cantidades suficientes y con las cualidades apropiadas, de manera que presenten su solicitud para ocupar los puestos disponibles en una organización” (Wayne, 2005, p. 128).La empresa podrá entonces seleccionar a aquellos aspirantes cuyas cualidades se acoplen mejor a las descripciones de los puestos.
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También, encontrar la manera apropiada de motivar a los candidatos capacitados para que soliciten los puestos es extremadamente importante, cuando una compañía necesita contratar empleados. Sin embargo, los costos del reclutamiento suelen ser altos, por eso un programa de reclutamiento que funcione de manera adecuada tendrá un efecto trascendental sobre las utilidades de la compañía.
De acuerdo con lo planteado por este autor, el reclutamiento es la técnica más utilizada para que la empresa pueda obtener los candidatos idóneos, con el perfil que desea obtener para cubrir sus vacantes.
El reclutamiento no solo implica publicar que se tiene una vacante en la organización. Es importante tener en cuenta que el reclutamiento debe ser congruente con los planes estratégicos de la empresa.
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De acuerdo con la organización, existen algunos métodos de reclutamiento que son mejores que otros y no se puede perder de vista que el éxito del reclutamiento depende mucho de las políticas organizacionales y de los aspectos legales de la región en que se encuentra la organización.
Hoy día es trascendental que este reclutamiento esté basado en competencias, ya que este enfoque:
• Atrae a personas competentes para el cargo.
• Abastece el proceso de selección con candidatos que cuentan además, con competencias necesarias para la organización.
• Permite atraer rápidamente a los candidatos con dichas competencias. • Las personas vinculadas a través de un reclutamiento basado en
competencias, tendrán un mayor crecimiento y desarrollo dentro de la organización.
Las fuentes de reclutamiento son los espacios donde se evalúan los candidatos calificados. Los métodos de reclutamiento son los medios específicos que se utilizan para atraer a los empleados potenciales hacia la empresa.
Una vez que la empresa autoriza cubrir una vacante, el siguiente paso consiste en formar una reserva de candidatos, provenientes de fuentes
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Reclutamiento interno
H
aga clic sobre cada empleado de la Distribuidora LAP para escuchar algunos aspectos importantes sobre el reclutamiento interno.Actividad de Aprendizaje 3
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Según Chiavenato (1999, p. 119), el reclutamiento interno tiene las siguientes ventajas y desventajas:
VENTAJAS DESVENTAJAS
• Se aprovecha mejor el capital humano de la organización.
• Puede bloquear la entrada de nuevas ideas, experiencias y expectativas.
• Se motiva y fomenta el desarrollo de los trabajadores actuales.
• Facilita las ideas conservadoras y favorece los ciclos rutinarios en la organización.
• Se incentiva la permanencia de los trabajadores en la organización.
• Mantiene casi el patrimonio humano actual de la organización. • Es ideal porque genera estabilidad
y pocos cambios en el contexto organizacional.
• Es ideal en las empresas burocráticas y mecanicistas. • Garantiza una mejor selección,
porque los candidatos son bien conocidos.
• Mantiene y conserva la cultura organizacional existente,
dificultando los procesos de cambio.
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Reclutamiento externo
H
aga clic sobre cada empleado de la Distribuidora LAP para escuchar algunos aspectos importantes sobre el reclutamiento externo.Actividad de Aprendizaje 3
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Según Chiavenato (1999, p. 119), el reclutamiento interno tiene las siguientes ventajas y desventajas:
VENTAJAS DESVENTAJAS
• Este tipo de reclutamiento introduce sangre nueva a la organización, talentos competencias, habilidades y expectativas.
• Afecta negativamente la motivación de los trabajadores actuales en la organización. • Enriquece el patrimonio humano en razón de
los aportes de nuevos talentos y habilidades.
• Reduce la fidelidad de los trabajadores porque ofrece oportunidades a extraños. • Aumenta el capital intelectual porque
incluye nuevos conocimientos y destrezas.
• Requiere aplicar técnicas de selección para elegir a los candidatos externos y eso significa costos de operación.
• Renueva la cultura organizacional y la enriquece con nuevas aspiraciones.
• Exige esquemas de socialización organizacional para los nuevos trabajadores.
• Incentiva la interacción de la organización con el área de Gestión Humana.
• Es más costoso, lento e inseguro que el reclutamiento interno.
• Es apropiado para enriquecer el capital intelectual de forma más intensa y rápida.
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Recepción y análisis de la hoja de vida versus perfil del cargo vacante
E
l paso final del proceso de preselección es el análisis de hoja de vida. Acá se verifica que todos los datos que el candidato está suministrando, coincidan con el perfil del cargo. La hoja de vida debe contener los datos que se le presentan a continuación. Toda la información aquí contenida le será de gran utilidad como predictor en el proceso de selección.Aspectos más importantes sobre la recepción y análisis de la hoja de vida:
Datos personales:
Le permiten hacerse una idea de la ubicación de la persona y la distancia a la que se encuentra del lugar de trabajo, esto le facilitará calcular qué tanto tiempo puede invertir en sus desplazamientos.
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Perfil profesional:
Debe destacar las habilidades y fortalezas personales y profesionales del candidato. No debe ser genérico y a partir de este, usted como evaluador podrá determinar el nivel de ajuste al cargo al cual está aspirando el candidato.
Experiencia profesional:
Le permitirá corroborar si el recorrido laboral del candidato se ajusta a la experiencia exigida para el cargo.
Formación:
Le mostrará el bagaje académico del candidato y su pertinencia frente al perfil., También será un predictor a la hora de tomar decisiones sobre el candidato en el proceso de selección.
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Formación complementaria:
Le muestra en qué aspectos académicos y experienciales ha profundizado el candidato, qué idiomas domina y qué herramientas de sistemas maneja en cuanto a programas especializados que puedan llegar a ser relevantes para el ejercicio del cargo.
Otros datos de interés:
Contiene información sobre deportes, aficiones y distinciones, lo que podrá mostrarle el desarrollo de algunas competencias que son esenciales para el ejercicio de esas actividades, pero que con facilidad se pueden extrapolar al contexto laboral y serán de gran utilidad a la hora de ejercer el cargo.
Referencias:
Es importante verificar que suministren información suficiente sobre personas que pueden aportarle al proceso datos fiables sobre el candidato, en los aspectos personal, académico y laboral.
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Creación y mantenimiento de la base de datos de
candidatos
A
partir de los resultados de este proceso, el área de Gestión Humana podrá crear una base de datos, que actualizará y enriquecerá con cada uno de los procesos de selección que desarrolle en un periodo determinado.Entrevista preliminar de reconocimiento
En primera instancia es importante tener en cuenta que una entrevista en selección, se define como una interrelación entre el entrevistado y el entrevistador, que tiene por objeto por parte del entrevistado, proporcionar información suficiente de su perfil y por parte del entrevistador, obtener la información que le permita determinar si el candidato es, o no, apto para cubrir la vacante en cuestión.
Con las hojas de vida que lleguen al área de Gestión Humana se debe realizar una breve entrevista, que puede ser personal o telefónica, en la cual se revisará si el candidato cumple con los requisitos mínimos exigidos para el cargo, con el fin de evaluar de antemano las posibilidades de éxito que podría tener al ejercerlo. Se deben verificar datos tales como: aspiración salarial, expectativas frente a la organización, cumplimiento estricto de los requisitos mínimos para el cargo, etc.
La preselección se puede definir como un proceso destinado a elegir a las personas adecuadas para ejercer un cargo determinado, con base en la valoración y acreditación del mérito e idoneidad, utilizando herramientas objetivas y transparentes.
Es importante tener en cuenta en el proceso de preselección lo siguiente: • Las políticas orientan el proceso.
• El proceso de reclutamiento es para decir No. • El proceso de selección es para decir Si.
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4. Actividad de afianzamiento
Lea cada concepto y relacione con el término correspondiente.
Agencias de reclutamiento Documento que contiene el perfil, los datos personales, los datos laborales y los datos académicos del candidato.
Política Traslado de un empleado de un cargo a otro con un nivel más elevado en la organización y al que le corresponde mayor salario, mayor
autoridad y más responsabilidades.
Reclutamiento Primer paso del proceso de provisión de cargos, y de vital importancia ya que garantizar la calidad de las personas que van a cubrir
los cargos vacantes.
Curriculum Vitae Proveedores de reclutamiento que procesan la información de los candidatos por internet.
Promoción Quehacer ordenado al bien común, que se encargan de dar un ordenamiento al proceso.
Preselección Proceso para atraer a los individuos de manera oportuna, en cantidades suficientes y con las cualidades apropiadas
Reclutamiento interno Se genera cuando una plaza que se encuentra dentro de la estructura organizacional es desocupada.
Perfil Con esta forma de reclutamiento se busca atraer, para la organización a un gran número de candidatos, que están dispersos en el
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L
uego de haber conocido y comprendido los diferentes aspectos que se deben tener en cuenta para desarrollar un exitoso y confiable proceso de preselección, podemos decir que se trata de un paso indispensable para obtener los resultados que la organización espera de sus empleados en cada una de las áreas que la conforman y poder así proyectarse en el tiempo.Del trabajo responsable y coordinado que lidere el área de Talento Humano, la colaboración de los directores de los departamentos en los que se generen las vacantes, para plantear claramente sus necesidades y el acompañamiento estratégico de la alta dirección para enfocar la preselección hacia el cumplimiento de objetivos y metas , dependerá que los nuevos responsables de esos cargos superen las expectativas técnicas y humanas con las que llegaron y aporten nuevo conocimiento, que le sume al capital social de la organización.
Es evidente que para cumplir a cabalidad con este proceso, los procedimientos y herramientas que se han diseñado a lo largo de esta especialización deben ser tenidos en cuenta de manera rigurosa, pues éstos serán los que den el soporte y contexto necesarios a su labor como Aprendiz- Consultor.
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Referencias
Alles, M. (2007). Desarrollo del talento humano basado en competencias (3ª ed.). Buenos Aires, Argentina: Ediciones Granica. Alles, M. (2009). Construyendo talentos. Editorial Garnica.
Arthur, D. (1992). Selección efectiva de personal. Bogotá, Colombia: Grupo Editorial Norma.
Chiavenato, I. (1999). Administración de Recursos Humanos. (5ª Ed.). Buenos Aires, Argentina: Mc Graw Hill.
Delgado, M., Gómez, L., Romero, A., & Vásquez, E. (2006). Gestión de recursos humanos: del análisis teórico a la solución práctica. España: Pearson Educación.
Grados, J. (2013). Reclutamiento, selección, contratación e inducción de personal (4ª. Ed.). México: Manual Moderno.
Herrera, A. (2009). Modelo aplicado de gestión humana basada en competencias. Manual didáctico. Bogotá, Colombia: Pontificia Universidad Javeriana.
Mondy, W., & Noe Robert, M. (2005). Administración de recursos humanos. México D.F., México: Pearson Educación. Mornell, P. (2004). ¡Seleccione ganadores! En ellos está el futuro de su empresa. Bogotá, Colombia: Grupo Editorial Norma.
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Glosario
Base de Datos:
Es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto, en este caso busca almacenar, sistemáticamente, los datos de los candidatos que participan en los procesos de selección de la organización y permite realizar consultas posteriores de las que se pueden extraer datos que permitan el cubrimiento de futuras vacantes.Hoja de Vida o Curriculum Vitae:
Es el conjunto de experiencias de educación, laborales y propias de una persona. Se aplica comúnmente en la búsqueda de empleo. En la mayoría de los casos su presentación en forma de documento es requisito indispensable para solicitar empleo. Suministra a la organización los datos necesarios para determinar si el candidato es o no apto para participar en el proceso de selección y evaluación.Políticas:
Las políticas son un quehacer ordenado al bien común, que se encargan de dar un ordenamiento al proceso. Estas son las normas que rigen la forma de realizar los procesos de preselección, selección, evaluación e inducción y están determinadas en función de la cultura de la organización y de su manera de hacer las cosas.Reclutamiento:
El reclutamiento se define como el proceso de atraer individuos oportunamente en suficiente número y con los debidos atributos y estimularlos para que soliciten empleo en la organización.Igualmente, puede ser definido como el proceso de identificar y atraer la organización a solicitantes capacitados e idóneos.
Vacante
: En Gestión Humana una vacante es aquella que se genera cuando una plaza que se encuentra dentro de la estructura organizacional es desocupada por la persona que la ocupaba por diferentes motivos como una renuncia, despido, promoción, etc.; o bien, cuando se crea por necesidades de la empresa para dar respuesta a la operación.Actividad de Aprendizaje 3
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Jairo Antonio Castro Casas Mónica Patricia Osorio Martínez
Johana Melina Montoya Luz Marina Maldonado Cifuentes
Anna Victoria Paipilla Paipilla Hugo Alberto Torres Garzón
Martha Urquijo Puerto
Gustavo Eduardo Reyes Ramírez Fabio Andrés Tabla Rico
David Leonardo Barrios Rodríguez Cristian Camilo Castillo Castillo
Marióm Alejandra Cruz Casas Óscar Iván Pineda Céspedes David Oswaldo Pinzón Rojas John Milton Zárate Martínez
EQUIPO TÉCNICO PEDAGÓGICO
LÍDERES LÍNEA DE PRODUCCIÓN
ASESORA PEDAGÓGICA
GUIONISTAS
DISEÑADORES
