Gestion de Costos en proyectos de Construccion

Herramientas de la Gerencia de Proyectos

Aplicadas a la Industria de la Construcción

Gestión de Costos en Proyectos de Construcción

Un enfoque básico, basado en la Guía del PMBOK 2004

Daniele Bassi, PMP

Analista Senior de Presupuestos, Cosapi S.A. Ingeniería y Construcción

Introducción al Valor Ganado

• “

Valor Ganado” es una técnica que ha surgido como una herramienta

valiosa para la gestión de todos los proyectos.

– Earned Value Project Management

• Quentin W. Fleming • Joel M. Koppelman

Introducción al Valor Ganado

Schedule Performance Index = 0.67

Cost Performance Index = 0.67 ( $100,000 overrun to date) Low $1'000,000 High $2'000,000 $3000,000 0 30% Planned Value

$2000,000 0 30% Earned Value Value

7. Gestión de Costos en Proyectos de Construcción

• Objetivos

Estimar, presupuestar y controlar

los costos, de

forma que la obra se pueda desarrollar en el

presupuesto aprobado.

7. Gestión de Costos en Proyectos de Construcción

7.1 ESTIMACIÓN DE COSTES

7.2 PREPARACIÓN DEL

PRESUPUESTO DE COSTOS

7.3 CONTROL DE COSTES

Desarrollar una aproximación

de los costes de los recursos

necesarios para completar

las actividades del proyecto

Sumar los costes estimados

de actividades individuales o

paquetes de trabajo y

establecer una línea base de

coste

Influir sobre los factores que

crean variaciones del coste

y controlar los cambios en el

7. Gestión de Costos en Proyectos de Construcción

El trabajo involucrado en la ejecución de los tres procesos de gestión

de costos está precedido de un esfuerzo de planificación cuyo

resultado produce el plan de gestión de costos del proyecto.

Un plan de gestión de costos puede establecer:

–Nivel de precisión, p.e. redondeo de los datos según precisión descrita (s/.1, 1000)

–Unidades de medida, horas – días de trabajo para cada recurso.

–Umbrales de control. Se pueden definir umbrales de variación para costos u otros indicadores.

–Reglas de valor ganado. Se definen las fórmulas de cómputo del valor ganado, se establecen los criterios de crédito del valor ganado. (p.e. 100, 0-50-100, etc)

7.1 Estimación de Costos

La estimación de costos de las actividades del cronograma implica

desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios

para completar cada actividad.

Se deberá considerar las posibles causas de variación de las

estimaciones, incluyendo los riesgos.

Las estimaciones de costos pueden mejorarse a través de

refinamientos durante el transcurso del proyecto.

La exactitud de la estimación de un proyecto aumenta a medida que

avanza el proyecto a lo largo de su ciclo de vida. Por ejemplo un

proyecto en su fase de Inicio podría tener una estimación aprox. De -50

a + 100%, en una etapa más avanzada las estimaciones pueden

reducirse a un rango de -10 a +15%

7.1 Estimación de costes

FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

7.1.1

ENTRADAS

PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO DICCIONARIO DE LA EDT ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

7.1 Estimación de costes

FACTORES

AMBIENTALES DE LA EMPRESA

PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO DICCIONARIO DE LA EDT ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Condiciones de mercado

Bases de datos comerciales

Políticas de estimación de costes

Planillas de estimación de costes

Información histórica

Archivos del proyecto

Conocimiento del equipo del proyecto

Lecciones aprendidas

Plan de Gestión del cronograma

Plan de gestión de personal

Plan de Gestión del proyecto

PLAN DE GESTIÓN DEL

PERSONAL

PLAN DE GESTIÓN DEL

CRONOGRAMA

REGISTRO DE RIESGOS

El tipo y la cantidad de recursos,

y la cantidad de tiempo que

dichos recursos se aplican para

concluir el trabajo del proyecto

Los atributos de selección del

personal del proyecto y los

costes

Los riesgos, que pueden ser

amenzas u oportunidades,

ejercen un impacto

7.1 Estimación de costes

ESTIMACIÓN POR ANALOGÍA

7.1.2

HERRAMIENTAS

Y TÉCNICAS

ANÁLISIS DE RESERVA ANÁLISIS DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTOS ESTIMACIÓN PARAMÉTRICA DETERMINACIÓN DE TARIFAS DE COSTES DE RECURSOS ESTIMACIÓN ASCENDENTE

7.1 Estimación de costes

ESTIMACIÓN

ASCENDENTE

Un método de estimación de un componente del trabajo. El trabajo se decompone más detalladamente, el coste detallado luego se resume o “acumula” en niveles superiores.

ESTIMACIÓN

PARAMÉTRICA

Técnica que utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables para calcular una estimación de costes para un recurso de la actividad del programa

ANÁLISIS DE

RESERVA

Muchos estimadores de costes incluyen reservas, también llamadas asignaciones para contingencias. Las reservas son costes estimados que se utilizarán a discreción del director del proyecto

7.1 Estimación de costes

ESTIMACIONES DE COSTES DE LAS ACTIVIDADES

7.1.3 SALIDAS

PLAN DE GESTIÓN DE COSTES (ACTUALIZACIONES) CAMBIOS SOLICITADOS INFORMACIÓN DE RESPLADO DE LA ESTIMACIÓN DE COSTES

7.1 Estimación de costes

1. Estimación de costos de las actividades

• Estimación cuantitativa de los costos probables de las actividades del cronograma.

2. Información de respaldo de la estimación de costos de las

actividades.

• Descripción del alcance del trabajo

• Documentación de los fundamentos de la estimación.

• Documentación de todos los supuestos realizados, y de las restricciones.

• Indicación del rango de estimaciones posibles p.e. 10,000 (-10% / + 15%)

3. Cambios solicitados

4. Plan de gestión de costos (actualizaciones)

• Utiliza la relación estadística entre los datos históricos y otras variables.

7.2 Preparación del Presupuesto de Costos

• La preparación del presupuesto de costos implica sumar los costes

estimados para establecer una línea base del coste total.

• El enunciado del alcance del proyecto proporciona el presupuesto

resumen.

• Las estimaciones del costo de las actividades del cronograma se

preparan con anterioridad a las solicitudes del presupuesto detallado

7.2 Preparación del Presupuesto de Costos

ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

7.2.1

ENTRADAS

CALENDARIOS DE RECURSOS CRONOGRAMA DEL PROYECTO INFORMACIÓN DE RESPALDO ESTIMACIÓN DE COSTES DE LAS ACTIVIDADES ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO DICCIONARIO DE LA EDT PLAN DE GESTIÓN DE COSTES CONTRATO

7.2 Preparación del Presupuesto de Costos

SUMA DE COSTES

7.2.2

HERRAMIENTAS

Y TÉCNICAS

CONCILIACIÓN DEL LÍMITE DE LA FINANCIACIÓN ANÁLISIS DE RESERVA ESTIMACIÓN PARAMÉTRICA

7.2 Preparación del Presupuesto de Costos

LINEA BASE DE COSTE

7.2.3 SALIDAS

CAMBIOS SOLICITADOS REQUISITOS PARA LA FINANCIACIÓN DEL PROYECTO PLAN DE GESTIÓN DE COSTES (ACTUALIZACIONES)

7.2 Preparación del Presupuesto de Costos

•

Salidas

1. Línea de base del costo.

La línea de base de costos es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base respecto a la cual se puede medir, supervisar y controlar el Proyecto. 2. Requisitos para la financiación del proyecto.

3. Plan de gestión de costos (Actualizaciones) 4. Cambios solicitados.

Los requistos de fianciación, totales y periódicos, se derivan de la línea de base del costo y pueden establecerse para excederlos, en general por un margen, a fin de estar preparados para el avance temprano o sobrecostos.

7.3 Control de Costos

El control de costos del proyecto incluye:

– Influir sobre los factores que producen cambios en la línea de base de costos.

– Asegurarse que los cambios solicitados sean acordados

– Gestionar los cambios reales cuando y a medida que se produzcan.

– Asegurar que los posibles sobrecostos no excedan la financiación autorizad, periódica y total para el proyecto.

– Realizar el seguimiento del rendimiento del costo para detectar y entender las variaciones con respecto a la línea de base.

– Registrar todos los cambios pertinentes con precisión en la línea de base. – Evitar que se incluyan cambios incorrectos, o no aprobados.

– Informar los cambios aprobados a los interesados pertinentes.

– Actuar para mantener los sobrecostos esperados dentro de los límites aceptables.

7.3 Control de Costos

LÍNEA BASE DE COSTE 7.2.3.1

7.3.1

ENTRADAS

PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO SOLICITUDES DE CAMBIO APROBADAS 4.4.4.1 INFORMES SOBRE EL RENDIMIENTO DEL TRABAJO 4.4.3.7 REQUISITOS PARA LA FINANCIACIÓN DEL PROYECTO 7.2.3.2 INFORMES DE RENDIMIENTO 10.3.3.1

7.3 Control de Costos

LÍNEA BASE DE COSTE

PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO SOLICITUDES DE CAMBIO APROBADAS INFORMES SOBRE EL RENDIMIENTO DEL TRABAJO REQUISITOS PARA LA FINANCIACIÓN DEL PROYECTO INFORMES DE RENDIMIENTO

Organizan y resumen la información recogida, y presentan los resultados de cualquier análisis en comparación de la línea base. Información sobre la situación y el progreso. Curva S, diagrama de barras

Información sobre el estado de las actividades del proyecto que se están llevando a cabo para cumplir

con el trabajo del proyecto. Productos entregables que han sido completados

7.3 Control de Costos

SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DEL COSTE 4.6

7.3.2

HERRAMIENTAS

Y TÉCNICAS

GESTIÓN DE VARIACIÓN SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTOS REVISIONES DEL RENDIMIENTO DEL PROYECTO ANÁLISIS DE MEDICIÓN DE RENDIMIENTO PROYECCIONES

UNA PARTE IMPORTANTE DEL CONTROL DE COSTES ES:

DETERMINAR LA CAUSA DE UNA VARIACIÓN

LA MAGNITUD DE LA VARIACIÓN Y

DECIDIR SI LA VARIACIÓN REQUIERE UNA ACCIÓN

CORRECTIVA

USO DE LA TÉCNICA DEL VALOR GANADO

LA TÉCNICA DEL VALOR GANADO USA LA LÍNEA BASE DE

COSTE PARA EVALUAR EL AVANCE DEL PROYECTO Y LA

MAGNITUD DE CUALQUIER VARIACIÓN QUE SE PRODUZCA.

7.3 Control de Costos

• Técnicas y Herramientas

Análisis de medición del rendimiento (técnica del valor ganado):

• Valor planificado (PV). El PV es el costo presupuestado del trabajo

programado para ser completado de una actividad o componente de la EDT a un momento determinado.

• Valor ganado (EV). El EV es la cantidad presupuestada para el trabajo

realmente ejecutada de la actividad del cronograma o componente de la EDT durante el período de tiempo analizado.

• Costo real (AC). El AC es el costo total incurrido en la realización del

trabajo de la actividad del cronograma o el componente de la EDT durante el período de tiempo analizado.

• Estimado a la conclusión (EAC). Estimado del costo total del proyecto a

su culminación.

• Estimado hasta la conclusión (ETC). Estimado del presupuesto faltante

7.3 Control de Costos

•

Técnicas y Herramientas

Análisis de medición del rendimiento (técnica del valor ganado):

Las técnicas del valor ganado (EVT) ayudan a evaluar la magnitud de todas las variaciones que invariablemente se producirán. La técnica EVT compara el valor acumulativo de del costo presupuestado del trabajo realizado (ganado) en la cantidad original del presupuesto, tanto con el costo presupuestado del trabajo planificado (programado) como con el costo real del trabajo realizado (real).

• Variación del costo (CV). CV = EV –AC

• Variación del cronograma (SV). SV = EV – PV

• Índice de desempeño del costo (CPI). CPI = EV / AC

7.3 Control de Costos

•

Técnicas y Herramientas

Proyecciones:

Las proyecciones consisten en realizar estimaciones o predicciones de las condiciones en el futuro basándose en la información y los conocimientos disponibles en el momento de la proyección.

• EAC estimado a la conclusión EAC = BAC / CPI

• EAC estimado a la conclusión EAC = AC + ETC

• EAC estimado a la conclusión EAC = AC+ (BAC-EV)

• EAC estimado a la conclusión EAC = AC+ (BAC-EV)/CPI

Resumen

ANÁSIS DE VARIACIÓN

TÉCNICA DEL VALOR GANADO

ANÁLISIS DE TENDENCIA

Implica comparar el rendimiento real del proyectado con el planificado o esperado. Además de las variaciones del coste y del cronograma, las variaciones respecto del plan en las áreas de alcance, recursos, calidad y riesgo son de importancia

Implica examinar el rendimiento del proyecto a lo largo del tiempo para determinar si el rendimiento está mejorando o se está deteriorando

Compara el rendimiento planificado con el rendimiento real

7.3 Control de Costes

ESTIMACIÓN DE COSTES (ACTUALIZACIONES)

7.3.3 SALIDAS

ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS CAMBIOS SOLICITADOS CONCLUSIÓN PROYECTADA LÍNEA BASE DE COSTE

(ACTUALIZACIONES) MEDICIONES DE RENDIMIENTO ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN (ACTUALIZACIONES) PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO (ACTUALIZACIONES)

Ejemplo

• En el ejemplo que se presenta a continuación se planea la construcción

de un cerco a un terreno rectangular de 50 x 100 metros, el plan

considera realizar los cuatro lados de manera secuencial, tal como se

muestra en la Figura 1.

• Cada metro de cerco tiene un costo de $ 100 / m.

• El Proyecto inicia el 1ºde Mayo.

• Se desea evaluar el desempeño del proyecto en el día 18 de Mayo.

• Al 18 de Mayo se sabe que:

– La actividad 1 (Lado sur) se culminó según planeado, y costó $6000

– La actividad 2 (lado este) al día 18 tiene un avance de 80%, un costo actual de $9000, y EAC de 11000

– La actividad 3 (lado norte) al día 18 registra un avance de 60% – La actividad 4 (lado oeste) al día 18 registra un avance de 5% Evaluar el estado del proyecto.

Ejemplo

Activity ID Activity Description Orig Dur Rem Dur % Early Start Early Finish Budgeted Cost 900 Inicio 0 0 0 01MAY08 0.00 1000 Lado sur 5 5 0 01MAY08 05MAY08 5,000.00 1010 Lado este 10 10 0 06MAY08 15MAY08 10,000.00 1020 Lado norte 5 5 0 16MAY08 20MAY08 5,000.00 1030 Lado oeste 10 10 0 21MAY08 30MAY08 10,000.00

1050 Fin 0 0 0 30MAY08 0.00

2008

APR MAY JUN

28 5 12 19 26 2 01MAY08 05MAY08 01MAY08 15MAY08 06MAY08 20MAY08 16MAY08 30MAY08 21MAY08 30MAY08

Start Date 01MAY08

Finish Date 30MAY08 Early Bar

1001 Sheet 1 of 1

Ejemplo

Activity ID Activity Description Orig Dur Rem Dur % Early Start Early Finish Budgeted Cost Cost to Date 900 Inicio 0 0 100 01MAY08A 0.00 0.00 1000 Lado sur 5 0 100 01MAY08A 05MAY08A 5,000.00 6,000.00 1010 Lado este 10 2 80 06MAY08A 19MAY08 10,000.00 9,000.00 1020 Lado Norte 5 2 60 16MAY08A 21MAY08 5,000.00 3,000.00 1030 Lado oeste 10 10 5 16MAY08A 31MAY08 10,000.00 500.00 1050 Fin 0 0 0 31MAY08 0.00 0.00

2008

APR MAY JUN

28 5 12 19 26 2 01MAY08A 01MAY08A 01MAY08A 05MAY08A 01MAY08A 05MAY08A 06MAY08A 19MAY08 06MAY08A 19MAY08 16MAY08A 21MAY08 16MAY08A 21MAY08 16MAY08A 31MAY08 16MAY08A 31MAY08 31MAY08 31MAY08

Start Date 01MAY08 Finish Date 31MAY08 Data Date 18MAY08 Run Date 08MAY08 16:03

Early Bar Target Early Bar Progress Bar Critical Activity

1000

Construcción de un cerco

Sheet 1 of 1

Ejemplo

PRIMAVERA PROJECT PLANNER Construcción de un cerco REPORT DATE 3MAY08 RUN NO. 15 EARNED VALUE REPORT - COST START DATE 1MAY08 FIN DATE 31MAY08 19:33 Earned Value Report - Cost DATA DATE 18MAY08 PAGE NO. 1

COST PCT ...CUMULATIVE TO DATE... ...VARIANCE... ...AT COMPLETION... ACCOUNT RESOURCE ACTIVITY ID CMP ACTUAL EARNED PLANNED COST SCHEDULE BUDGET ESTIMATE --- --- --- 10 - Construcción muro 10 1000 100.0 6000.00 5000.00 5000.00 -1000.00 .00 5000.00 6000.00 10 1010 80.0 9000.00 8000.00 10000.00 -1000.00 -2000.00 10000.00 11000.00 10 1020 60.0 3000.00 3000.00 2000.00 .00 1000.00 5000.00 5000.00 10 1030 5.0 500.00 500.00 .00 .00 500.00 10000.00 10000.00 --- 10 TOTAL 55.0 18500.00 16500.00 17000.00 -2000.00 -500.00 30000.00 32000.00 =================================================================================================================================== REPORT TOTALS 55.0 18500.00 16500.00 17000.00 -2000.00 -500.00 30000.00 32000.00 ===================================================================================================================================