BAC –
Proveedores
Administración
Índice
1. Introducción ... 3 2. Alcance ... 3 3. Inscripción ... 4 3. Ingreso al sistema ... 27 3.1. Modificar clave ... 27 3.2 Configuración ... 28 4. Menú Administrador ... 314.1. Modificar Datos del Proveedor ... 31
4.2. Solicitar Baja ... 39
4.3. Administrar Usuarios ... 43
1. Introducción
El presente material describe los pasos para efectuar la inscripción como proveedor en la plataforma Buenos Aires Compras y la administración a nivel sistema.
2. Alcance
El documento abarca las gestiones de pre-inscripción en BAC y la administración del usuario proveedor. Este documento incluye las siguientes funcionalidades:
Procedimiento de inscripción Documentacion a presentar Ingreso al sistema
Modificar clave
Modificar informacion del proveedor Baja
3. Inscripción
Para realizar la inscripción, ingresar a la página principal del portal Buenos Aires Compras: https://buenosairescompras.gob.ar/. Desde el menú principal, seleccionar la opción soy proveedor.
Se accede a la siguiente pantalla:
Visualiza el siguiente menú:
Antes de realizar la inscripción es importante:
1. Tomar conocimiento del procedimiento de inscripción, clickear sobre el link y acceder a la consulta. Ingresa a la normativa de inscripción en formato pdf.
Una vez que se tomó conocimiento del procedimiento de inscripción y de la documentación a presentar, puede iniciar la inscripción en el sistema.
Presionar el botón y seleccionar el tipo de personería a inscribir:
Conforme el tipo de persona ingresada, el formulario habilita una serie de campos específicos y obligatorios. Se utiliza como ejemplo el alta de una persona física. El sistema solicita de manera obligatoria ingresar los datos correspondientes al Nombre de Fantasía, Número de CUIT , Correo Institucional y el Código de validación:
Luego de completar dichos datos, presionar sobre y se accede a la siguiente pantalla, en donde el sistema brinda 5 solapas, que a medida que se completan, figurarán en color verde.
Es importante dejar en claro, que una vez completa la pantalla anterior, el sistema envía de manera automática un mail al correo institucional ingresado, en donde indicará el número de trámite que se genera por la presente preinscripción y además un link que lo redirecciona a la página para que continúe con la carga
En el caso de que el proveedor, tenga que postergar la carga del formulario de preinscripción,podrá guardar la información y volver a ingresar cuando lo necesite. En dicha instancia, el sistema le brindará la siguiente pantalla, una vez que complete el tipo de proveedor, nombre de fantasía, CUIT,correo institucional y código de validación.
De esta forma, se brindan dos opciones, en el caso de presionar sobre Aceptar > el sistema solicita lo siguiente:
Al presionar sobre Aceptar, se continua con la carga de la información.
En el caso de presionar sobre Rechazar > BAC elimina toda la información completa, para que se realice la carga de la empresa desde el inicio.
Es importante destacar, que el número de trámite será válido sólo hasta que se confirme la preinscripción.
En el caso de acceder directamente desde el link que envía el sistema de forma automática al correo institucional, se accede directamente a la última página cargada y se puede continuar desde allí.
Datos a Completar
Numero de Ingresos Brutos/Convenio Multilateral: Cargar el número de
inscripción a Ingresos Brutos o Convenio Multilateral.
Domicilio Legal: Completar los datos del domicilio real asociado a la persona física.
País: Desplegar la flecha invertida y elegir la opción correspondiente. Provincia: Desplegar la flecha invertida y elegir la opción correspondiente. Partido: Desplegar la flecha invertida y elegir la opción correspondiente. Localidad: Desplegar la flecha invertida y elegir la opción correspondiente. Calle: Ingresar el nombre de la calle.
Número: Ingresar la altura de la calle Piso: Campo numérico, no obligatorio
Código postal.
Número de teléfono.
Número de teléfono alternativo: Campo numérico, no obligatorio Número de Fax: Campo numérico, no obligatorio
Domicilio constituido en la Ciudad Autonóma de Buenos Aires:
El sistema permite Utilizar el Domicilio Legal,en el caso de que el mismo se encuentre en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, para seleccionarlo se clickea sobre dicha opción, caso contrario se realiza la carga de los siguientes campos:
Calle: Ingresar el nombre de la calle. Número: Ingresar la altura de la calle. Piso: Campo numérico, no obligatorio.
Departamento: Campo numérico, no obligatorio.
Código postal: Campo numérico, ingresar el código postal de la persona física. Número de teléfono: Cargar contacto telefónico.
Colocar si se considera a la empresa como una PyME.
En el caso de que se seleccione que la empresa es una PyME, el sistema solicita el ingreso del certificado:
Otra información:
Indicar si en la empresa trabajan personas con discapacidad.
En el caso de que se tilda la opción SI, se habilita la siguiente opción:
Una vez completos todos los datos obligatorios, presionar sobre el botón
Para completar el usuario administrador legitimado, se presiona el botón agregar
persona legal y los datos a completar son los siguientes: (Tener en cuenta que se
carga sólo un administrador legitimado por empresa) Nombre Apellido Sexo Fecha de Nacimiento Nacionalidad Estado Civil Tipo de Documento Número de Documento Número de CUIT
Nombre de Usuario: Se recomienda que sea alfanumérico para evitar que ya exista en la base de datos.
Correo electrónico: Tener en cuenta que no se puede ingresar un mismo mail para más de un usuario.
¿Tiene monto máximo a ofertar?, en el caso de clickear que SI, se coloca cuál es el monto.
Una vez que todos los datos se encuentren completos presionar sobre y el sistema nos muestra el usuario cargado de la siguiente forma:
En el caso de necesitar ingresar personas legales (apoderado o representante legal), el sistema brinda la opción mediante el menú , presionando sobre el mismo se habilita la siguiente pantalla:
Al clickear sobre Agregar persona legal, accedemos a la siguiente ventana en donde se completan los siguientes datos:
Los datos a completar en este caso, son todos obligatorios.
Importante: En caso de que el proveedor sea una persona jurídica el sistema
brindará la opción de completar en esta instancia, un Administrador Legitimado, Personas Legales y Socios y/o directores.
Una vez completos los campos, presionar el botón siguiente para acceder a la solapa rubros licitatorios:
En esta pantalla, el sistema permite seleccionar los rubros de la empresa de dos maneras:
Buscar por rubro y grupo : Se selecciona realizando click en ambas opciones. El sistema brinda una lista con todos los rubros y grupos existentes.
Busqueda por producto: Presionando sobre dicho botón, se accede a la siguiente opción:
Si se ingresa a , se despliega el siguiente recuadro en donde se menciona una breve descripción de la selección de la clase:
Una vez seleccionado el rubro y clase para la empresa, el sistema los trae listados en el siguiente recuadro:
Una vez completos, presionar sobre y se accede a la solapa número 5 :
Aquí se visualizan todos los datos ingresados en el formulario, si está todo correcto,
presionar sobre el botón y el sistema arroja el siguiente aviso:
Importante: Una vez confirmada la preinscripción, es necesario solicitar un turno
para realizar la presentación de la documentación de manera personal en el Centro de Atención a Proveedores (CAP) dependiente del Registro Informatizado Único y Permanente de Proveedores (RIUPP).
Existen dos formas de ingresar al turnero:
Desde el botón , el sistema nos dirige directamente a la pantalla para realizar la solicitud de turno; o bien accediendo a la pantalla principal de BAC, en la opción Proveedores, ingresando en la opción Compras electrónicas >
Preguntas Frecuentes > Registro de Proveedores > Turnos online.
Los documentos deberán ser originales o copia certificada por escribano público, la información será verificada en el CAP y luego conformará el legajo electrónico. Una vez que se digitalicen los documentos, serán devueltos al proveedor. Es obligatorio que el trámite sea ejecutado por el apoderado o representante legal que cumpla las funciones de administrador legitimado, quien a su vez firma en esa misma gestión el acta de acuerdo.
Registración para proveedores extranjeros
En el caso de que la empresa a pre-registrar sea una empresa radicada en el exterior del país, el trámite se realiza accediendo a buenosairescompras.gob.ar desde el menú:
Presionando sobre el link Procedimiento de Inscripción y la Documentación a
presentar:
Al presionar sobre el menú el proveedor interesado
El proveedor debe determinar si es Persona física no residente en el país o si es persona jurídica extranjera sin sucursal en el país.
Dependiendo la opción seleccionada, el formulario a completar será distinto.
En este caso, a modo de ejemplo, se selecciona como tipo de proveedor la primer opción, y el sistema nos despliega la siguiente pantalla a completar:
a dicho dato debe completarse el Tipo de identificador tributario, presionando también sobre la flecha invertida; luego completar el Identificador tributario, (ambos también se ingresan de manera obligatoria), el Correo institucional y el Código de validación. Una vez completa dicha información, BAC brindará 6 solapas a completar de manera obligatoria:
En la solapa número 2, solicita completar el Domicilio Legal:
Como puede observarse, los únicos datos obligatorios son:Pais, Calle, Número, Codigo postal y Número de teléfono.
Una vez completos, presionar Siguiente para acceder a la solapa 3 > Personas Legales
La carga en el sistema de la persona física como la Persona Legal, es igual al procedimiento de carga explicado anteriormente para una empresa nacional.
La carga de las próximas solapas también son similares a la carga en una empresa nacional, exceptuando que en el caso de empresa extranjera, se brinda una solapa en particular para la carga de la documentación, la número 5 > Documentación
requerida; se visualiza la siguiente pantalla:
(Tener en cuenta que los datos obligatorios son sólo los que tienen un asterico de color rojo a la izquierda.)
Es importante tener en cuenta, que existen tres tipos de documentos:
1) Documento Modelo: Los que es necesario descargar > imprimir > completar > escanear > volver a subir.
2) Documentos obligatorios
*Como puede visualizarse, en la opción correspondiente a Documento Modelo, el sistema brinda 3 solapas:
1- Descargar el documento: Al presionar sobre , se descarga un pdf para que el proveedor se imprima, lo complete y lo firme.
3- Subir el documento: El sistema permite adjuntar el documento debidamente firmado brindando la siguiente pantalla:
Una vez completo el punto número 5, presionar sobre , se accede a la solapa 6.
Se visualizan las restantes solapas en color verde, debido a que están completas.
La solapa 6, muestra toda la información que se agregó a lo largo de la pre registración y en la parte inferior derecha de la pantalla, nos solicita presionar sobre
3. Ingreso al sistema
Una vez que se obtiene el usuario y clave para operar, ingresar en el sistema.
Visualiza la siguiente pantalla:
3.1.
Modificar clave
Desde el perfil de usuario permite modificar la contraseña proporcionada por el sistema, es requisito obligatorio para continuar operando.
Accede al siguiente menú y modifica los datos, una vez que realiza esta acción vuelve a ingresar al sistema.
3.2 Configuración
BAC permite al usuario configurar el medio de envío de las notificaciones.
Tener en cuenta que el sistema no permite la modificación de la notificación interna mientras que el correo electrónico puede editarse.
Si selecciona con un tilde la opción resumen diario, BAC envía un correo electrónico con las tareas pendientes y notificaciones durante los días hábiles.
El usuario puede actualizar su correo electrónico y el sistema le informa el siguiente paso a seguir:
Para confirmar los cambios presionar el botón .
Por último, el proveedor puede realizar ajustes en las bandejas de su escritorio modificando el orden de visualización de las mismas.
4. Menú Administrar
4.1.
Modificar Datos del Proveedor
Para modificar los datos cargados durante el período de inscripción, acceder al menú:
Administrar Modificar datos del proveedor.
Desde este formulario, procede a modificar los datos cargados y actualizar la información.
El sistema brinda 4 índices en los cuales se pueden realizar modificaciones: 1- Inicio
2- Información Básica y domicilio 3- Personas legales
4- Rubros licitatorios
1- Inicio: Se puede editar la siguiente información:
Recordar que una vez que se edita la información, es necesario clickear sobre
.
3- Personas legales: En este caso, el sistema habilita la edición y eliminación del Administrador Legitimado y los Socios y/o directores:
En el caso de necesitar generar un nuevo usuario, ya sea Apoderado o Representante Legal, se accede al menú Agregar persona Legal y se completan los siguientes
Una vez completos los datos, se presiona sobre el botón y el sistema confirma la creación del usuario.
Una vez realizadas las modificaciones necesarias, se presiona sobre . 4- Rubros Licitatorios:
Tanto en la opción Rubro, como Grupo, si se presiona la flecha invertida, se accede a la lista total ambos. Según lo seleccionado, el sistema arroja la lista de resultados disponibles para seleccionar y agregar a la empresa.
En el caso de realizar la búsqueda por producto, clickear sobre
y el sistema habilita un menú de búsquedas:
Al ingresar el producto que necesitamos, y clickear sobre la lupa, se visualiza una lista de productos que contienen la palabra ingresada.
Una vez que presionamos el botón estos son los resultados que arroja el sistema:
Al presionar sobre , se despliega la lista con los productos existentes en dicho rubro:
Al seleccionarla, clickeando sobre el recuadro de la derecha, y sobre , el
sistema agrega el rubro y la clase seleccionada; por último, click en .
Es importante tener en cuenta que toda modificación realizada en dicho formulario desactualiza el estado registral .
El quedar como Desactualizado por formulario, implica solicitar un turno para realizar la presentación personalmente de la documentación que avale dichos datos modificados.
En el caso de desconocer específicamente qué documentos deben presentarse por el tipo de cambio realizado, lo recomendable es consultar directamente al Centro de Atención a Proveedores, cuyo mail de contacto es [email protected]
En la página existe una opción en donde se accede y se verifica la Documentación a Presentar por tipo de proveedor, la misma se encuentra ubicada en el menú
Proveedores > Inscripción > Documentación a Presentar y se visualiza de la
siguiente forma:
Al ingresar al sistema, se despliega la siguiente ventana emergente que le informa la necesidad de presentar la documentación actualizada en el CAP.
4.2.
Solicitar Baja
En caso de requerir la baja del usuario BAC, ingresar a Administrar Solicitar baja
del proveedor. Esta acción sólo puede ser realizada por las personas legales:
Presionar el botón solicitar baja para generar la solicitud. El sistema informa cuando se haya efectuado la baja.
Al momento de realizar esta acción, el sistema inhabilita las siguientes funciones: Búsqueda de procesos de compra.
Ingreso de ofertas. Ingreso de garantías.
Respuesta de documento contractual.
Cabe mencionar que el sistema se encuentra disponible para realizar las siguientes acciones:
Administración de usuarios.
Modificación de datos del proveedor. Consulta del estado registral.
Cancelar solicitud de baja.
Una vez que es autorizada la baja, se informa a través del RIUPP al usuario asociado. Queda inhabilitado para todos los procesos de compras y contrataciones con el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires.
La baja se encuentra sujeta a las siguientes condiciones: Poseer ofertas realizadas en un proceso no concluido. Poseer órdenes de compra pendientes.
Facturas pendientes de orden de pago. Sanciones y penalidades en curso. Garantía sin ejecutar.
Cancelar solicitud
En caso de haber solicitado la baja y la misma aún no fue confirmada, el usuario podrá cancelar la misma. Ingresar a Administrador Solicitar baja del
proveedor. Accede al formulario de cancelación:
Presionar el botón cancelar solicitud de baja. El sistema despliega un mensaje de éxito y se rehabilitan las funciones operativas dadas de baja con la solicitud:
Rehabilitar proveedor
En caso de que la baja haya sido autorizada y el proveedor desee volver a operar en BAC, desde el home de BAC ingresar a Soy proveedor Inscripción
Presionar el botón Formulario de re-incorporación. El sistema habilita la siguiente pantalla.
Completar el número de CUIT/CUIL y presionar el botón solicitar re-incorporación. El sistema re-dirige hacia el formulario de pre-inscripción, desde el cual ingresa los datos correspondientes. Es importante mencionar que el circuito a seguir es similar al proceso de registro, verificar si existe documentación a presentar o actualizar para ser presentada en el RIUPP.
4.3.
Administrar Usuarios
Con el usuario proveedor en BAC se habilita el alta, baja y modificación de usuarios. Es preciso distinguir los perfiles que permite el sistema, diferenciados por las funciones:
Proveedor: Persona física o jurídica habilitada para contratar con el GCBA e inscripta en el RIUPP.
Administrativo: Persona física que utiliza BAC en representación del proveedor,puede realizar el ingreso de una oferta, pero no podrá ni modificarla ni confirmarla.
Administrador legimitado: Persona física que utiliza el sistema BAC en representación del proveedor, encargada de interactuar jurídicamente con el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Es el único habilitado para la confirmación de ofertas. El sistema permite asociar a sólo un usuario
apoderado o representante legal para efectuar esta función.
Apoderado: Usuario autorizado para actuar en nombre del Proveedor. Inscripto en el RIUPP, habilitado para las funciones de administrador y usuario legitimado. Responsable de la presentación de la documentación física en el CAP.
Representante legal: Usuario autorizado para representar jurídicamente al proveedor. Inscripto en el RIUPP, habilitado para las funciones de administrador y usuario legitimado.
Accediendo al menú Administrar Administrar usuarios
El sistema permite crear, editar, visualizar y eliminar usuarios administrativos, se puede ver la siguiente pantalla:
Alta de usuario
Para generar un usuario, presionar el botón .
Se ingresa a la siguiente pantalla:
Campos de ingreso obligatorio:
Nombre de usuario para el ingreso al sistema: Campo de texto libre. Completar la denominación del usuario para operar en BAC.
Nombre y apellido: Campo de texto libre. Ingresar nombre y apellido del usuario.
Correo electrónico de contacto: Cargar la dirección e-mail del usuario en la cual recibirá las notificaciones de BAC.
Estado: Indicar si el usuario se encuentra activo o inactivo. Esta opción le permite inhabilitar y rehabilitar las funciones en el sistema para un usuario en particular.
Campos de ingreso optativo:
CUIT/CUIL: Completar el CUIT o CUIL correspondiente al usuario. Es obligatorio para los roles apoderado y representante legal, caso contrario es optativo.
Tipo de documento: Ingresar el tipo de documento. Desplegar la flecha invertida y seleccionar la opción correspondiente. No es adicional.
Numero de documento: Campo numérico, ingresar número de documento. No es adicional.
Una vez que ingresa los campos obligatorios, presionar el botón crear nuevo
usuario. Editar usuario
Para modificar los datos del usuario, presionar el botón editar usuario:
Es importante mencionar el siguiente aspecto: No se puede modificar el nombre de usuario.
Eliminar usuario
El sistema despliega una ventana de confirmación. Presionar aceptar para efectuar la baja:
Ver información de usuario
Para efectuar la consulta sobre los datos del usuario, presionar el botón ver
información del usuario > . El sistema despliega el formulario con los datos de inscripción actualizados, no es editable.
Ver historial
Para acceder a la consulta de las acciones efectuadas sobre el usuario, presionar el botón ver historial.
Ingresa a la siguiente pantalla:
Visualiza la siguiente información: Usuario: Nombre de usuario. Rol
Estado
Historial de acciones realizadas: Acción: Modificación realizada.
Usuario: Usuario que realizó la acción.
4.4.
Estado registral
Para consultar los datos cargados al momento de registrarse en la plataforma, ingresar a Administrador Consultar estado registral.
Accede a la consulta sobre los datos ingresados en el formulario de pre-inscripción y validados en el CAP
Desde esta página se visualizan los datos del proveedor, a qué categoría pertenece la empresa, las clases a las cuales se encuentra inscripta, quién es el adminitrador legitimado y las personas legales; además se accede a los socios o miembros del directorio, el estado de la documentación, a qué organismo público se encuentra inscripto y el estado de deudores alimentarios.
