CONSEJO NACIONAL DE RECTORES
AUDITORÍA INTERNA
Informe de Auditoría Interna
“Análisis del control interno en la administración
de los proyectos con fondos públicos en la
FunCeNAT, periodo 2009 y 2010”
INF-14(06-2011)
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ... 1
2. RESPONSABILIDAD DE LAS ADMINISTRACIÓN ... 2
3. CONTROL INTERNO ... 2
4. PROCEDIMIENTOS APLICADOS ... 2
5. RESULTADOS ... 3
1. Introducción
1.1 Origen:
El estudio se ejecutó en cumplimiento a lo que establece la Ley General de Control Interno Nº 8292 y conforme al Plan de Trabajo de la Auditoría Interna; la selección del proceso a auditar se basó en el modelo de valoración de riesgo establecido por esta Unidad.
Las actividades realizadas se ejercieron con total independencia funcional y de criterio, respecto al jerarca y demás órganos de la administración activa, asimismo, se ejecutaron conforme a lo que establece el Manual de Normas Generales de Auditoría para el sector público (M-2-2006-CO-DFOE) y las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (R-DC-119-2009).
1.2 Objetivos
1.2.1 General:
Evaluar las actividades de control interno que se aplican en la administración de los proyectos con fondos públicos en la FunCeNAT, así como analizar los estados financieros correspondientes a los periodos 2009 y 2010.
1.2.2 Específicos:
• Evaluar mediante pruebas de control y de cumplimiento las actividades de control que se aplican en la administración de los proyectos con fondos públicos y el cumplimiento con la normativa y leyes que aplican.
• Revisar los auxiliares y conciliaciones de los proyectos con fondos públicos que administra la Fundación.
• Verificar la información financiera y contable contra los saldos presentados en los libros legales, los registros contables y los estados financieros.
• Analizar el sistema contable que actualmente utilizan en la Fundación.
• Identificar el control interno que mantiene el CONARE con respecto a los recursos que transfiere a la Fundación.
• Analizar y verificar la información legal de la constitución de la Fundación, así como la de sus representantes actuales.
1.3 Alcance
El estudio comprendió el análisis del control interno aplicado en la administración de los recursos públicos que administra la FunCeNAT, durante el periodo 2009 y 2010.
2. Responsabilidad de la Administración
La veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta Auditoría para llegar a los resultados obtenidos en el presente informe, es responsabilidad de la Fundación y Administración Activa. En este apartado es relevante señalar la responsabilidad del CeNAT como Programa de CONARE que utiliza a la FunCeNAT como brazo operativo, en velar por que exista un adecuado control interno en la misma.
3. Control Interno
Para lograr la consecución de los objetivos institucionales, el sistema de control interno existente en cualquier Administración debe aplicar sistemáticamente cinco componentes funcionales y relacionados entre sí; a saber: Ambiente de Control, Valoración del Riesgo, Actividades de Control, Sistemas de Información y Seguimiento.
Asimismo, establece diferentes responsabilidades y deberes, según se detalla a continuación: Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno.
Artículo 12. Deberes del jerarca y los titulares subordinados en el sistema de control interno.
Artículo 16. Sistemas de información.
Finalmente, se establecen los plazos para dar respuesta a los informes de auditoría y las causales al respecto, en los siguientes artículos:
Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca.
Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General
4. Procedimientos Aplicados
4.1 Entrevistas
Se realizaron entrevistas al personal de la FunCeNAT y que ejecuta las actividades para administrar los recursos públicos de los proyectos; así como personal del CONARE que también participa en los procesos relacionados con la transferencia de dichos recursos.
4.2 Revisión de documentos
Se revisaron los siguientes documentos: procedimientos administrativos, estados financieros del periodo 2009 y 2010, actas de la Junta Directiva de la FunCeNAT, Informe de Labores del CeNAT para el periodo 2009 y 2010, actas del CONARE, informes anteriores de Auditoría Interna,
documentación archivada en los expedientes de los proyectos que administra la FunCeNAT, oficios 12309 y 08350 de la Contraloría General de la República, Convenio CONARE-FunCeNAT.
4.3 Cédulas de resumen y detalle
Se elaboraron cédulas de resumen y de detalle de las observaciones y análisis de la información obtenida mediante la aplicación de las pruebas de auditoría.
4.4 Pruebas
Se realizaron pruebas de control y de cumplimiento, basados en la información suministrada por el personal participante en el proceso, la documentación y correspondencia relacionada con el estudio.
4.7 Matriz de hallazgos
Como resultado del estudio se obtuvieron observaciones importantes que se presentan en los hallazgos del informe y están respaldadas con los papeles de trabajo respectivos.
5. Resultados
5.1 Resumen de hallazgos
Con el fin de clasificar los hallazgos del estudio se procedió a presentarlos en el siguiente orden: Estados financieros (5), Legal (3), Administración de proyectos (4) y Seguimiento de informes anteriores de auditoría (1).
Nº Hallazgo
Estados financieros
1 Deficiencias determinadas en la revisión de los Estados Financieros de la FunCeNAT, periodos 2009 y 2010.
2 Los libros contables de la FunCeNAT están desactualizados. 3 Inadecuado control sobre los recibos y facturas de la FunCeNAT. 4 Debilidades de control en la administración de los activos fijos.
5 Debilidades del Sistema Contable ENLACE.
Legal
6 La inscripción de los diferentes miembros de la Junta Administradora de FunCeNAT, está desactualizada desde diciembre de 2002
7 Se carece de un convenio que regule y de mayor sustento a la relación CONARE-FunCeNAT
8 Errores de impresión, omisiones y falta de orden numérico en las actas del Libro de Actas de la FunCeNAT.
Administración de proyectos
9 Debilidades en la gestión administrativa de los proyectos.
10 Debilidades de control de parte del CONARE sobre los recursos que transfiere a la FunCeNAT. 11
Existe incertidumbre sobre los aspectos relacionados con la contratación del personal de los proyectos, con fondos que el CONARE suministra para el CeNAT y que administra FunCeNAT.
12 Debilidades determinadas en los procedimientos existentes para la administración de los fondos públicos en la FunCeNAT.
Seguimiento de informes anteriores de auditoría
5.2 Descripción de los hallazgos
Hallazgo 1: Deficiencias varias determinadas en la revisión de los Estados Financieros
de la FunCeNAT, periodos 2009 y 2010.
Condición
De la revisión de los Estados Financieros que presentó la FunCeNAT, correspondiente a los periodos 2009 y 2010, se determinó lo siguiente:
a. Las actas donde se aprobaron los Estados Financieros de los periodos 2009 y 2010, no están en el libro de actas de la Junta Directiva de la Fundación.
b. Los Estados Financieros no cumplen con lo que establecen las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), ni las Normas Internacional de Información Financiera (NIIF) debido a que no están debidamente firmados, no cumplen con lo que establece la NIC 1 ya que no presenta el Estado de Flujos de Efectivo, y no presentan las respectivas notas a los estados financieros.
c. Las cifras presentadas en los Balances Generales no están registradas en los libros contables (Diario y Mayor), ni coinciden con los registros contables respectivos.
d. Los saldos presentados en los balances no concilian con los saldos que muestran los registros contables; en el periodo 2009 se da una diferencia de ¢35.011.436,81 y para el 2010 ¢23.074.726,19.
e. No se pudo identificar expeditamente la información de los proyectos que se muestran en el Balance General y en los registros contables, debido a que no se identifica con claridad la agrupación y clasificación de los proyectos.
f. En el Balance General del periodo 2009 se presenta el proyecto "Fondo inmovilizado" por la suma de ¢14.852.254,59, dicho fondo no aparece registrado en la contabilidad.
g. En los registros contables del periodo 2009 se muestran proyectos con saldos disponibles por la suma de ¢189.450.192 y estos no se muestran en el Balance General. Asimismo, existen proyectos que sobregiraron sus gastos por la suma de ¢32.230.886
h. En los registros contables del periodo 2010 se muestran proyectos con saldos disponibles por la suma de ¢27.213.692 y estos no se muestran en el Balance General. Asimismo, existen proyectos que sobregiraron sus gastos por la suma de ¢77.714.178
i. Se determinó una diferencia ¢8.372.343,38 en el saldo que presenta la cuenta de Bancos en el Balance General al 31 de diciembre de 2009, con el saldo que inicial de la contabilidad al 31 de enero de 2010.
j. Las conciliaciones bancarias no presentan firmas de hecho por, revisado, ni la fecha en que se confeccionaron.
Criterio
a. La Ley de Control Interno, Nº 8292, establece:
Artículo 8 señala los objetivos del control interno, entre ellos, exigir confiabilidad y oportunidad de la información, así como cumplir con el ordenamiento técnico y jurídico, entre otros.
Artículo 15 inciso b) indica que se debe documentar, mantener actualizados y divulgar las políticas y los procedimientos, y que se definan claramente, asuntos como:
- La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y
aprobar.
- El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de
las transacciones y los hechos significativos que se realicen.
- La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y
enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido.
Artículo 16 “Sistemas de información”, indica que la Institución deberá contar con sistemas de información que permitan controlar, almacenar y recuperar la información producida, y que además, se cuente con información oportuna para el logro de los objetivos planteados.
b. Las Normas de control interno para los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier título, fondos públicos (N-1-2009-CO-DFOE), indica que se deben establecer procedimientos, políticas y otros mecanismos de control interno; la norma 11 describe que las operaciones relacionadas con los fondos públicos, se deben registrar con estricta observancia de las regulaciones técnicas atinentes, en forma oportuna y correcta, así como ser de fácil acceso, mantenerlos actualizadas y disponibles de manera ordenada y conforme a técnicas de archivo apropiadas.
c. Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información, la norma 4.3 establece que la Organización debe asegurarse de que los datos que son procesados mediante TI corresponden a transacciones válidas y debidamente autorizadas, que son procesados en forma completa, exacta y oportuna, y transmitidos, almacenados y desechados en forma íntegra y segura.
d. Las Normas Internacionales de Contabilidad y las Normas Internacionales de Información Financiera, establecen una serie de aspectos que se deben establecer para el adecuado control y registro de la información financiera-contable.
e. Las buenas prácticas establecen la necesidad de documentar y dejar por escrito los diferentes procesos y actividades que se ejecutan, para que los procesos sean eficientes y eficaces y se fortalezca el control interno.
Causa
a. Carencia de una oportuna supervisión y registro de la información contable. b. Ausencia de revisiones y conciliaciones oportunas de la información registrada.
c. No se han establecido mecanismos para formalizar los procedimientos, así como para establecer las políticas y responsabilidades de personal.
d. No se ha dado un adecuado seguimiento e implementación de las recomendaciones dadas en los informes de auditoría, algunas referentes a saldos incorrectos que se vienen arrastrando desde periodos anteriores.
e. La diferencia en los saldos de bancos se debe a que aplicaron fondos comprometidos del periodo 2009, a pesar de que el pago se realizó hasta en enero 2010.
Efectos reales o potenciales
a. No se está presentando información veraz, completa, confiable y oportuna sobre la situación financiera y contable de la Fundación.
b. Información desactualizada, que no refleje la verdadera situación financiera-contable y no se tenga certeza de la razonabilidad de los saldos de los proyectos y la Fundación.
c. Errores u omisiones en el registro de ingresos y egresos de los proyectos, y que no se detecte y corrija oportunamente los mismos.
d. Toma de decisiones incorrectas al no tener información exacta para un análisis previo y total certeza de los saldos y registros de los proyectos.
e. Incumplimiento de la normativa establecida por la Contraloría General de la República, así como de los requisitos mínimos exigidos para ser un ente idóneo para administrar fondos públicos. f. Presentación de información financiera errónea, bajo estándares distintos a los adoptados a nivel
nacional e internacional.
g. Se podrían estar utilizando recursos en otras actividades que no corresponden específicamente a los proyectos para los cuales se otorgan los recursos y presentar saldos incorrectos en los mismos.
Recomendaciones
A la FunCeNAT:
a. Incluir en el libro de actas de la Junta Directiva de la Fundación, las actas mediante las cuales se aprobaron los Estados Financieros de los periodos 2009 y 2010.
b. Establecer acciones concretas y oportunas para que a la mayor brevedad posible se aplique lo siguiente:
b.1. En los Estados Financieros del periodo 2011 se cumpla con lo que establecen las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), con respecto a la presentación, registro e información que reflejan los estados financieros.
b.3. Realizar una revisión exhaustiva de las principales cuentas mostradas en los Estados Financieros y conciliarlos con los registros financieros, y no muestren diferencias en los saldos.
b.4. Documentar de manera oportuna y detallada las correcciones a las diferencias indicadas en el presente informe, y comunicar estas a la Auditoría Interna.
b.5. Identificar claramente la información de los proyectos que se muestran en el Balance General y en los registros contables.
b.6. Establecer cierres mensuales en el sistema contable, de manera tal que no se realicen movimientos posteriores en los registros contables, y estos no se reflejen en los estados financieros.
b.7. Anotar en todas las conciliaciones bancarias los nombres y firmas de hecho por, revisado
por, y la fecha en que se confeccionaron.
b.8. Establecer formalmente actividades de registro y supervisión oportuna de la información contable, así como las revisiones respectivas.
Hallazgo 2: Los libros contables de la FunCeNAT están desactualizados.
Condición
Con respecto a la revisión de los libros contables, se determinó lo siguiente:
a. Las cifras presentadas en los libros contables (Diario, Mayor e Inventarios y Balances), no coinciden con los registros contables; así por ejemplo, en el Balance General al 31 de diciembre de 2009 se observa:
Cuenta Contable Saldo según Libros Saldo Balanza de
comprobación Diferencias
Activos ¢ 563.257.057,60 ¢ 598.268.494,41 ¢ 35.011.436,81
Pasivos ¢ 432.004.652,58 ¢ 496.377.865,40 ¢ 64.373.212,82
Patrimonio ¢ 131.252.405,02 ¢ 101.890.629,01 -¢ 29.361.776,01
b. En el Libro de Inventarios y Balances está desactualizado, sólo se muestra el Balance General y el de Excedentes del periodo 2009.
c. El Libro de Diario presenta información hasta setiembre de 2009. d. El Libro Mayor, presenta información hasta julio de 2009.
Criterio
a. Ley General de Control Interno, Nº 8292, artículo 8: un objetivo de control interno es el de exigir confiabilidad y oportunidad de la información, así como cumplir con el ordenación jurídico y técnico vigente.
b. Las Normas de control interno para los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier título, fondos públicos (N-1-2009-CO-DFOE), establece en el punto 11 que las operaciones relacionadas con los fondos públicos, se deben registrar con estricta observancia de las regulaciones técnicas atinentes, en forma oportuna y correcta.
c. El Código de Comercio, los artículos 256 y 257, establecen cómo se debe llevar y cuáles son las características de los libros contables.
d.
El Código de Normas y Procedimientos Tributarios, artículo 82 indica que serán sancionados con una multa equivalente a un salario base, quienes no lleven libros de contabilidad, si existe obligación de llevarlos; no tengan legalizados los libros de contabilidad, cuando sea obligatorio; no exhibir los libros de contabilidad o los justificantes de las operaciones cuando las autoridades tributarias lo exijan; y, mantener los libros con un atraso superior a los tres meses.
Causas
a. Carencia de una oportuna gestión y seguimiento del registro de la información contable.
b. No se han establecido formalmente las políticas y procedimientos para la asignación de la responsabilidad del personal para mantener actualizada dicha información.
c. Falta un adecuado seguimiento e implementación de las recomendaciones dadas en los informes de auditoría.
Efectos reales o potenciales
a. Pérdida de credibilidad y seguridad sobre la información financiera y contable de la Fundación. b. Se pueden realizar alteraciones o modificaciones en la información contable sin que se pueda
mantener un control al respecto.
c. No se cuenta con respaldos de información que garanticen la preservación intacta de la misma, que demuestre la sana y buena administración de los fondos públicos.
d. Toma de decisiones con información no confiable y oportuna.
e. La Junta Directiva, podría asumir responsabilidades sobre la información financiera que están avalando.
Recomendación
A la FunCeNAT:
Establecer acciones concretas y oportunas para conciliar la información contable entre los datos del sistema y los libros contables, a efecto de actualizarlos al menos a diciembre de 2010.
Hallazgo 3: Inadecuado control sobre los recibos y facturas de la FunCeNAT.
Condición
De la revisión de las actividades y procedimientos que se aplican para el control de los recibos y facturas que se emiten sobre los ingresos que generan los proyectos que administra la FunCeNAT, se determinó lo siguiente:
a. No se han establecido lineamientos y políticas de control para la venta de los servicios y productos de los proyectos, así como para la emisión, custodia y control de las facturas y recibos, el registro de los ingresos y el depósito oportuno del dinero.
b. No se lleva un control estricto del consecutivo físico de las facturas y recibos y no se pudo obtener certeza de la integridad de los mismos, debido a que se determinó lo siguiente:
- En el 2009, se emitieron 652 facturas, pero en el archivo no se identificaron 255 documentos; asimismo, se emitieron 527 recibos de dinero y no se encontraron 180.
- En el 2010 se emitieron 248 facturas, pero en el archivo no se identificaron 55, también, se emitieron 218 recibos de dinero y no se encontraron 80.
c. El registro de los ingresos se realiza conforme al estado de cuenta del banco, sin que se concilie o coteje contra los documentos físicos emitidos.
Criterio
a. La Ley de Control Interno en el artículo 15 inciso b) indica que se debe documentar, mantener actualizados y divulgar las políticas y los procedimientos, y que se definan claramente, asuntos como:
- La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar operaciones.
- El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen.
- La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido.
b. Las Normas de Control Interno para los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier título, fondos públicos, No. N-1-2009-CO-DFOE, establece lo siguiente:
Norma 9 indica que se deben tomar las medidas necesarias para salvaguardar y custodiar apropiadamente los activos y registros referentes a los fondos públicos.
Norma 10 establece que se debe comprobar y verificar periódicamente la exactitud de los registros sobre los activos, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes.
Causa
a. No se da un adecuado archivo y seguimiento de las facturas y recibos para un adecuado orden y control.
b. Ausencia de actividades de supervisión y de seguimiento para el cumplimiento de las funciones y responsabilidades del personal.
c. Ausencia de un procedimiento formal que guie a los funcionarios en las actividades diarias.
Efectos reales o potenciales
a. No tener certeza de que el ingreso que se está generando sea el correcto, debido a que no se está llevando un adecuado control y registro de los recibos de dinero y las facturas emitidas.
b. Se podrían generar diferencias entre las cifras registradas y los ingresos reales, y que no se detecten y corrijan oportunamente.
c. Se podrían generar pérdidas, al no establecer políticas y controles para las ventas y el depósito oportuno de los ingresos.
d. Es probable que se dé un uso inadecuado de los fondos.
e. Inobservancia de las Normas de control interno para los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier título, fondos públicos (N-1-2009-CO-DFOE), emitidas por la Contraloría General de la República.
Recomendaciones
A la FunCeNAT:
a. Establecer formalmente políticas, controles y responsabilidades del personal con respecto a la venta de los servicios y productos de los proyectos y el depósito oportuno del dinero, así como para la emisión, custodia y control de dichos documentos.
b. Mantener un control actualizado del consecutivo de las facturas y recibos (tanto de los que se utilizaron como de los anulados); asimismo, se debe actualizar el consecutivo físico de las facturas y recibos, y justificar el faltante de dichos documentos.
c. Eliminar la práctica de efectuar el registro contable de los ingresos con base en los estados de cuenta bancaria, realizando este registro con base en los recibos y facturas. Acompañando lo anterior, con conciliaciones al menos mensuales de estos documentos contra los estados bancarios.
Hallazgo 4: Debilidades de control en la administración de los activos fijos.
Condición
De la revisión del manejo y control de los activos fijos adquiridos para los proyectos, se observó lo siguiente:
a. Se está incumpliendo con las políticas establecidas en el documento: "Procedimientos administrativos”, aprobado por la Junta Directiva de la FunCeNAT.
b. No se ha establecido un procedimiento formal para la compra, uso, préstamo o asignación de los activos.
c. Según la información indicada en las auxiliares de los proyectos (fondos públicos), durante el periodo 2009 y 2010, se han invertido aproximadamente ¢140.000.000 en la adquisición de activos fijos, de los cuales no se obtuvo evidencia de que estén conciliados con los registros contables. d. El auxiliar de activos fijos (a abril de 2011), no estaba actualizado ni conciliado con la
contabilidad.
e. No se obtuvo evidencia de que los activos estén asegurados, sin embargo, es importante indicar que se han establecido controles paralelos para mitigar los posibles riesgos, tales como: controles de acceso a los laboratorios, cámaras de video, extintores, UPS, entre otros.
f. En el periodo 2010 se realizó una toma física de los activos fijos, sin embargo, sólo se realizó de los activos ubicados en las instalaciones de la FunCeNAT, y no se obtuvo evidencia de que dicha información se conciliara con el registro contable correspondiente.
g. No hay un detalle y control de los activos que están en desuso, ni de los que se mantienen fuera de las instalaciones.
h. Los activos no están identificados con una placa que facilite su control.
Criterio
a. Ley de Control Interno, artículo 15, inciso b) establece que se debe documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos para la protección y conservación de todos los activos; así como el diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen, la conciliación periódica de registros para verificar su exactitud, determinar y enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido.
b. Las Normas de Control Interno para los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier título, fondos públicos, N-1-2009-CO-DFOE, establece:
Norma 9, indica que se deben tomar las medidas necesarias para salvaguardar y custodiar apropiadamente los activos y registros referentes a los fondos públicos.
Norma 10, establece que se debe comprobar y verificar periódicamente la exactitud de los registros sobre los activos, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes.
c. El documento "Procedimientos administrativos”, aprobado por la Junta Directiva de la FunCeNAT, establecen una serie de políticas para el control de los activos, en el apartado “Manual de control de activos”.
Causa
a. No se han establecido formalmente las funciones y responsabilidades del personal involucrado en el proceso.
b. No se ha actualizado ni divulgado al personal, el documento "Procedimientos administrativos”, aprobado por la Junta Directiva de la FunCeNAT.
c. No se han establecido políticas específicas para el control, uso, préstamo y asignación de los activos adquiridos para los proyectos que administra la FunCeNAT.
d. No se ha dado un seguimiento al cumplimiento de los acuerdos de la Junta Directiva. e. Carencia de una oportuna gestión y seguimiento del registro de la información contable.
f. No se ha asignado recursos específicos para adquirir pólizas de seguros de los activos de los proyectos.
Efectos reales o potenciales
a. Eventuales pérdidas significativas de los activos adquiridos.
b. Se podría incurrir en gastos innecesarios y onerosos para el mantenimiento y reposición de los activos.
c. Al no estar identificados los activos se podrían extraviar o sustraer.
d. No se está presentando información veraz y real sobre la situación financiera y contable de la Fundación.
e. No tener certeza de los registros realizados en la contabilidad y los saldos de los proyectos, debido a que no se está llevando un adecuado control y registro de los activos fijos.
f. Se podrían generar atrasos en los procesos o incumplimiento de objetivos y planes de trabajo establecidos, al correr riesgo de una pérdida o daño de un activo fijo.
g. Inobservancia de las Normas de control interno para los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier título, fondos públicos (N-1-2009-CO-DFOE), emitidas por la Contraloría General de la República.
Recomendaciones
A la FunCeNAT:
a. Actualizar, dar a conocer al personal y exigir la aplicación del documento "Procedimientos administrativos”, ya revalidado por la Junta Directiva de la FunCeNAT.
b. Coordinar junto con los Directores de Proyectos y el Director de CeNAT, para establecer controles formales para la compra, uso, préstamo o asignación de los activos.
c. Crear y actualizar un registro auxiliar con el detalle de todos los activos fijos de los proyectos detallando aspectos como: nombre, serie, costo, proyecto, responsable, ubicación, entre otros. d. Revisar, registrar y conciliar los saldos contables de activos fijos de cada proyecto.
e. Preparar un informe para el CeNAT y el CONARE, donde se detalle claramente el estado de los activos fijos de los proyectos que custodia la FunCeNAT, indicando montos y los controles que han establecido para su resguardo.
f. Crear y actualizar un detalle de los activos fijos que están en desuso.
g. Gestionar la colocación de una placa o similar para identificar y facilitar el control de todos los activos fijos de los proyectos.
Al CeNAT:
a. Coordinar junto con los Directores de Proyectos y la FunCeNAT, controles formales para la compra, uso, préstamo o asignación de los activos.
b. Establecer acciones específicas y controles con respecto a los activos de los proyectos que administra la FunCeNAT.
Hallazgo 5: Debilidades del Sistema Contable ENLACE.
Condición
Con respecto a la revisión de la aplicación del sistema contable “Enlace”, se determinó: a. No se obtuvo evidencia de que se estén realizando respaldos periódicos de la información.
b. No se tienen bitácoras ni expedientes de las consultas y acciones que han desarrollado para el uso y mantenimiento del sistema.
c. El sistema tiene la opción de utilizar una herramienta que se denomina “mantenimiento de proyectos”, que podría ser una opción para registrar la situación financiera de cada proyecto, pero hasta la fecha no se ha utilizado.
d. La parametrización que tienen algunas cuentas contables, no las vincula con una cuenta mayor; algunas de las cuentas son: 10-100-102-005, 210-100-110-000, 210-100-111-000, 10-100-117-014, 100-117-015, 100-120-000, 100-121-000, 100-122-000, 100-123-000, 210-100-124-000, 210-100-127-000, 210-100-131-000.
e. A pesar de que se han establecido fechas de cierre para los registros contables, el sistema permite hacer cambios en la tabla de rangos de fechas, para realizar registros anteriores o posteriores a la fecha establecida; tal y como se evidenció con el saldo de la cuenta de bancos que se indicó en el punto i. del hallazgo 1.
Criterio
a. Ley General de Control Interno, en el artículo 16, indica que se debe contar con sistema de información que permitan controlar, almacenar y recuperar la información producida, y que además, se cuente con información oportuna para el logro de los objetivos planteados.
b. Normas de Control Interno para los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier título, fondos públicos, No. N-1-2009-CO-DFOE, en su norma 11 establece que las operaciones relacionadas con fondos públicos se deben registrar con estricta observancia de las regulaciones técnicas atinentes, en forma oportuna y correcta.
c. Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información, en su norma 1.4: establece que la organización debe garantizar, de manera razonable, la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, lo que implica protegerla contra uso, divulgación o modificación no autorizados, daño o pérdida u otros factores disfuncionales.
Causa
a. Carencia de una oportuna gestión y seguimiento del uso de la herramienta informática y de la información contable que se registra.
b. Ausencia de políticas y procedimientos formales para administrar, dar seguimiento y optimizar el uso del sistema.
c. No se han establecido políticas para los respaldos, registros y revisión de la información contable que se ingresa al sistema.
d. Inadecuado seguimiento e implementación de las recomendaciones dadas en los informes anteriores de auditoría interna.
Efectos reales o potenciales
a. Pérdida de confiabilidad y veracidad de la información contable y los saldos presentados. b. No se cuenta con información oportuna para la toma de decisiones.
c. No contar con respaldos de información en caso de fallos del sistema.
d. No contar con información y documentos oportunos con respecto al uso y aplicación del sistema, que eventualmente les permita mejorar su aplicación, hacer solicitudes o tomar de decisiones al respecto.
e. Que se estén realizando cambios en las cifras y en la información registrada en el sistema y que no se detecte oportunamente.
f. Atrasos y errores en los registros y presentación de los Estados Financieros, reportes e informes de los proyectos que administran.
g. Inobservancia de las Normas de control interno para los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier título, fondos públicos (N-1-2009-CO-DFOE), emitidas por la Contraloría General de la República.
Recomendaciones
A la FunCeNAT:
a. Establecer políticas para llevar un adecuado resguardo y control de la información digital y que la misma sea aplicada por el personal de la FunCeNAT y de los Proyectos.
b. Establecer y aplicar consistentemente, una política para efectuar periódicamente respaldos de los archivos electrónicos que elaboran.
c. Crear un expediente donde se archive los documentos de la contratación del sistema contable ENLACE, en el cual se mantenga una bitácora de las consultas y acciones que han desarrollado para el uso del sistema.
d. Analizar a la mayor brevedad posible la opción de utilizar la herramienta “Mantenimiento de proyectos”, para registrar la situación financiera de cada proyecto y llevar un control individualizado, real y oportuno de dichos recursos.
e. Revisar y corregir la parametrización que tienen algunas cuentas contables, para su debida vinculación con la cuenta mayor respectiva.
f. Establecer y mantener fechas de cierre para los registros contables, de manera tal que no se permita hacer cambios posteriores que puedan modificar los saldos ya aprobados y los estados financieros emitidos.
g. Establecer formalmente políticas y controles para la revisión de los registros contables y para los saldos disponibles de los proyectos.
Hallazgo 6: La inscripción de los diferentes miembros de la Junta Administradora de
FunCeNAT, está desactualizada desde diciembre de 2002.
Condición
De conformidad con lo que muestra la certificación del Registro Público, al 26 de enero de 2011, en el cargo de Presidente está nombrado el Sr. Rodrigo Arias Camacho, mediante inscripción realizada el 24/6/2001, con una vigencia del 4/12/2001 hasta el 4/12/2002.
De igual forma para esa entidad y para terceros, aún fungen como directores los señores Gabriel Macaya Trejos, Alejandro Cruz Molina, Franz Tattenbach Capra, María de los Ángeles Aldi Villalobos.
De la consulta efectuada a FunCeNAT (oficio AI-004-2011) y la respuesta recibida del Asesor Legal del CONARE, no se logra extraer que se haya interpuesto alguna acción para rechazar los alegatos de Registro Público para no inscribir los cambios en la Junta Directiva; en este sentido existe en nuestro ordenamiento jurídico, instrumentos en materia registral, que regulan al Registro Público Nacional, para que en caso de “desacuerdo” sobre la calificación otorgada a los documentos presentados para ser inscritos, se permita gestionar acciones tendientes a revertir los resultados de un trámite infructuoso, la “Ley sobre inscripción de documentos en el Registro Público”, Nº 3883, señala lo siguiente:
Artículo 18. Si el interesado no se conformare con la calificación que de un documento haga el Registrador General podrá, en cualquier tiempo, promover el ocurso respectivo, exponiendo por escrito los motivos y razones legales en que se apoya al solicitar se revoque la orden de suspensión o bien la denegación formal de la inscripción. El ocurso procederá también porque el Registrador se niegue a inscribir documentos por motivos de derechos de registro o impuestos. (Modificado por artículo 2, Ley 6145 del 18 de noviembre, 1977). (El subrayado no es del
original)
Artículo 19. Tienen personería para promover el ocurso, no sólo las personas que sean parte en los documentos o inscripciones, sino también el notario que autoriza y aquellas otras personas que resultaren con interés, según los documentos existentes en el Registro o en las inscripciones de éste. (Modificado por artículo 2, Ley 6145 del 18 de noviembre, 1977).
Finalmente, cabe señalar que en las objeciones indicadas por el Registro Público, se dice que “No
existe la disposición indicada en los Estatutos”, lo cual podría revelar la forma en que los problemas
registrales señalados podrían ser subsanados.
Criterio
a. Ley de Fundaciones, Nº 5338, artículo 18, señala la necesidad de que las Fundaciones mantengan actualizada su personería jurídica y representantes, específicamente indica: “Para que las
fundaciones puedan recibir de las instituciones públicas donaciones, subvenciones, transferencias de bienes inmuebles o cualquier aporte económico que les permita complementar la realización de sus objetivos deberán cumplir los siguientes requisitos:…c) Tener al día el registro de su personalidad y personería jurídica.” El subrayado no es del original.
b. Ley sobre inscripción de documentos en el Registro Público, Nº 3883, en sus artículos 18 y 19.
Causa
Inconsistencias en el trámite registral de las nuevas inscripciones o modificaciones han impedido la actualización de los directores y el representante legal, lo anterior según consta en el libro de actas, que señala que desde el año 2006 existen documentos pendientes de inscripción, anotados al Tomo 567, Asiento 64060 de fecha 30 de Mayo 2006 y Tomo 568, Asiento 7393 8 de Setiembre del 2006, y que tienen los siguientes defectos según el Registro Público: “No Procede Nombramientos No Son
Directores” “Subsiste Defecto Señalado” “Según Estudio Realizado No Existe La Disposición Indicada En Los Estatutos”
Efectos reales y potenciales
a. Acumulación de inscripciones y sustituciones de Directores de FunCeNAT en el Registro Público que cada día dificultan más el poner en orden este aspecto formal.
b. Eventual nulidad de acuerdos tomados por la Juntas Directivas que no fueron oportunamente registradas y en consecuencia inseguridad jurídica de los actos y contratos ejecutados.
c. Ocasionar algún problema jurídico a los ex directores de FunCeNAT, que aún aparecen con tales en el Registro Público, lo anterior derivado de la Ley contra el Enriquecimiento Ilícito en la función pública, en su apartado de “Incompatibilidades”.
d. Eventuales señalamientos a los actuales Directores de FunCeNAT por quienes le sustituyan al asumir la Administración de la Fundación, por no resolver aspectos registrales de gran antigüedad sin corregir.
e. Dificultades o impedimentos a la Fundación para percibir recursos de otras entidades del Estado, al no cumplir con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley de Fundaciones.
Recomendaciones
A las Señoras y Señores Rectores, como miembros del CONARE y simultáneamente Directores de FunCeNAT:
a. Requerir a la asesoría legal de la Fundación, que en un plazo perentorio, presente un plan para ejecutar las acciones necesarias que permitan superar los obstáculos que impiden la inscripción de todas las Juntas Directivas nombradas en las asambleas respectivas.
b. Comunicar a la Auditoría Interna sobre las acciones que se ejecutarán para cumplir con lo indicado en el punto a.; así como informar anualmente, sobre la inscripción de la respectiva Junta Directiva vigente.
c. Que la Junta Directiva de la Fundación, en tanto no se normalice la situación registral actual, valore cuidadosamente las implicaciones que ante contrapartes y terceros, puedan tener los acuerdos que se vayan a tomar y los convenios que se presenten para ser aprobados. Lo anterior, hasta que las inscripciones de las Juntas Directivas anteriores estén totalmente al día.
Hallazgo 7: Se carece de un convenio que regule y de mayor sustento a la relación
CONARE y FunCeNAT.
Condición
Se carece de un convenio que regule, de mayor sustento y ordene aspectos tales como: aplicación de superávits y eventuales excedentes en recursos generados por los proyectos, uso de espacio físico, apoyo logístico, propiedad de los bienes adquiridos con recursos transferidos por CONARE-CENAT, responsabilidades en cuanto a recurso humano contratado, pago de servicios administrativos y otros elementos relevantes en la dinámica que se genera entre ambas entidades.
En febrero de 1999, se firmó un convenio marco entre el CONARE y la FunCeNAT, el cual contemplaba una serie de aspectos de fondo sobre la relación entre ambos entes, denotando la necesidad que existía, en el pasado y en el presente, de este instrumento. Sin embargo, al mismo le fueron señalados defectos por parte de la Contraloría General de la República, lo que acarreó que no se ejecutara, según lo manifestado en el artículo 1, del acta Nº 33-05 del CONARE, en el cual se señala que nunca fue ejecutado, ni se tiene interés de hacerlo y que así se comunicaría al ente contralor. Así los hechos, las relaciones entre estas organizaciones tienen como único sustento lo dispuesto en los artículos 2 y 3 de la Ley Nº 7806 Traspaso del Edificio del CeNAT, que da sustento jurídico a este vínculo, pero que no cubre todos los elementos que tienen origen en esta labor conjunta.
Criterio
Las actuaciones de las entidades públicas están sujetas a los límites que establezcan la leyes y normas (artículo 11 de la Constitución Política y artículo 11 de la Ley General de la Administración Pública), de ahí que dentro de marco ley, la existencia de convenios que regulen los derechos, obligaciones y responsabilidades que se adquieren con entidades como la FunCeNAT, sustentan, ordenan y facilitan la gestión.
Causa
a. Dificultades enfrentadas con una anterior propuesta de convenio, ha desalentado el replanteamiento de un nuevo convenio que regule las relaciones CONARE-FunCeNAT.
b. El requerimiento existente en el pasado del requisito del Refrendo de la Contraloría General de la República, aspecto puede estar superado en el último Reglamento de Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública de la CGR. (art.6).
Efectos reales y potenciales
a. Falta definición clara sobre aspectos operativos derivados de la relación entre la Fundación y el CONARE, tal como uso de espacio físico, apoyo logístico, responsabilidades laborales por personal contratado, propiedad de los activos, servicios administrativos (overhead) u otros.
b. Percepción externa de la carencia de un marco jurídico completo para el desarrollo de las actividades conjuntas entre las dos instituciones.
Recomendación
Al CONARE:
Establecer un convenio que regule las relaciones y actuaciones entre el CONARE y FunCeNAT, donde se determine claramente aspectos tales como: manejo de superávits de fondos, excedentes de recursos por servicios vendidos, uso de espacio físico, apoyo logístico, propiedad de los bienes adquiridos con recursos transferidos por CONARE-CENAT o generados por los proyectos, responsabilidades en cuanto al personal contratado y demás aspectos relevantes de la dinámica que se genera entre ambas entidades.
Lo anterior, permitirá mayor claridad y control formal sobre las relaciones de estos dos entes, también facilitará y dará mayor soporte a los nuevos proyectos conjuntos.
Hallazgo 8: Errores de impresión, omisiones y falta de orden numérico en las actas del
Libro de Actas de la FunCeNAT.
Condición
Como resultado de la revisión del Libro de Actas de la Junta Directiva de la FunCeNAT se determinó: a. No está impresa el acta Nº 15, se salta del acta Nº 14 que inicia en el folio 36 hasta el 39 y en ese
mismo folio empieza el acta Nº 16.
b. En los folios 45 y 46 hay un error en la impresión, por lo que no se lleva un orden lógico del texto, en el folio 45 se imprimió lo que debería ir en el folio 46.
c. A la fecha del estudio (abril, 2011), no se han incluido actas del periodo 2010, la última acta impresa es la Nº42 de diciembre de 2009.
d. A partir del folio 26 las actas están impresas en ambas caras de la hoja, a pesar de que únicamente esta foliado una cara; por esa razón, no se puede mantener un control específico sobre el texto y el número de folio, cuando se requiera una hacer una referencia.
e. En el folio 101, segundo párrafo del acta Nº 38 se borró el texto y no es legible.
Criterio
a. La Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, en el artículo 7 indica que podrán ser sancionados en caso de que incumplan con lo que estable el artículo 4 de la Ley General de Control Interno.
b. La Ley General de Control Interno:
Artículo 4 establece que los sujetos de derecho privado que custodien o administren fondos públicos deberán aplicar en su gestión los principios y las normas técnicas de control interno que emita la Contraloría General de la República.
Artículo 8, el sistema de control interno consiste en una serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los objetivos, exigir confiabilidad y oportunidad de la información; y garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.
Artículo 16, se deberá contar con sistemas de información que permitan tener una gestión documental, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida.
Causa
a. Falta de cuidado y destreza en la transcripción de las actas a los folios legalizados. b. Carencia de una oportuna gestión, revisión y seguimiento de las actas.
c. Ausencia de instructivos que orienten al personal operativo que toma y transcribe las actas, custodia e imprime el libro.
Efectos reales o potenciales
a. Incumplimiento o posibles atrasos en la ejecución de los acuerdos tomados por la Junta Directiva. b. Falta de confiabilidad en las actas y los acuerdos que toman, debido a que el libro contiene
defectos o no está actualizado.
c. Falta de información oportuna y validada en el Libro de Actas, que esté debidamente aprobado por la Junta Directiva de la Fundación.
d. Eventuales dificultades al solicitar una nueva legalización del libro de actas.
Recomendaciones
A la FunCeNAT:
a. Hacer una anotación especial cada vez que se presente un error de impresión en las actas, en el folio que esté disponible el cual debe ser debidamente suscrito por el Director Administrativo de la Fundación. Lo anterior, se debe aplicar para los casos señalados en este informe.
b. Las actas deben estar impresas en la cara donde se identifica el número de folio y el sello correspondiente, por tal razón se les recomienda hacer una aclaración especial indicando los números de folios y actas que están impresos por ambas caras.
c. Incluir en el libro de actas a la mayor brevedad posible, las actas del periodo 2010 y 2011.
d. Establecer las rutinas específicas en las cuales se detallen las actividades y responsabilidades del personal, con respecto al debido cuidado y destreza para la transcripción de las actas, así como la oportuna gestión, revisión y seguimiento de las mismas.
Hallazgo 9: Debilidades en la gestión administrativa de los proyectos.
Condición
a. De la revisión de los auxiliares y la administración de los proyectos se determinó:
a.1. No se han creado políticas específicas y por escrito que describan el proceso y las responsabilidades del personal para la administración, documentación y comunicación periódica sobre la ejecución de dichos recursos.
a.2 Los saldos presentados en los auxiliares de los proyectos, no concilian con los registros contables; para el periodo 2009 se da una diferencia de ¢74.613.356 y para el 2010 de ¢117.189.047.
b. Con respecto a la información (digital y documental) de los proyectos, se observó:
b.1. Los expedientes y documentos del periodo 2008 hacia atrás, están en cajas colocadas en estantes ubicados en el área del edificio a la par de la Fundación, espacio físico que es de libre acceso para cualquier persona, los documentos quedan expuestos a que sean dañados, se extravíen o que sean sustraídos.
b.2. La información digital se archiva en la computadora del personal y/o en un servidor exclusivo de la Fundación, sin embargo, no se obtuvo evidencia de que se realicen respaldos de dicha información.
b.3. No existen políticas o directrices para administrar y respaldar la información (digital o impresa), así como para garantizar su exactitud e integridad.
b.4. El CeNAT, como ente encargado de los proyectos, no mantiene un expediente completo de la gestión los mismos, únicamente archivan la documentación que emiten o de la cual les llega copia, es decir, los documentos de la administración y ejecución financiera de los proyectos está custodiada únicamente en la Fundación.
b.5. En el periodo 2008 el Archivo Central del CONARE recibió documentación de la Fundación (del año 1999 al 2003) para custodiarla, sin embargo, no se les volvió a brindar el servicio, debido a que ya no se cuenta con espacio suficiente.
Criterio
a. La Ley General de Control Interno, establece:
Artículo 4, indica que los sujetos de derecho privado que custodien o administren fondos públicos deberán aplicar en su gestión los principios y las normas técnicas de control interno que emita la Contraloría General de la República.
Artículo 16 “Sistemas de información”, establece que se deberá contar con sistema de información que permitan controlar, almacenar y recuperar la información producida, y que además, se cuente con información oportuna para el logro de los objetivos.
b. La Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, en el artículo 7 indica que podrán ser sancionados en caso de que incumplan con lo que estable el artículo 4 de la Ley General de Control Interno.
c. Las Normas de Control Interno para los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier título, fondos públicos, No. N-1-2009-CO-DFOE, establecen los requerimientos básicos que en materia de control debe observar los sujetos privados para la administración de fondos públicos. Específicamente la norma 11 establece que las operaciones relacionadas con fondos públicos se deben registrar con estricta observancia de las regulaciones técnicas atinentes, en forma oportuna y correcta.
d. El Archivo Nacional, mediante la “Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos”, establece una serie medidas de control y seguridad para la información electrónica.
Causa
a. Carencia de una oportuna gestión y seguimiento del registro de la información contable y financiera de los proyectos.
b. Ausencia de políticas y procedimientos formales para la administración de los proyectos, así como para el manejo y seguridad de la información.
c. Inadecuado seguimiento e implementación de las recomendaciones dadas en los informes de auditoría interna.
d. No se ha destinado un espacio físico que sea adecuado y seguro para custodiar la información.
Efectos reales o potenciales
a. Eventual pérdida de imagen y que se cuestione la forma en que se administran los fondos públicos de los proyectos.
b. No se está presentando información veraz, completa, confiable y oportuna sobre los saldos de los proyectos que administran.
c. Errores u omisiones en el registro de los proyectos, y que no se detecte y corrija oportunamente. d. La información digital podría sufrir modificaciones sin que estas se identifiquen oportunamente y
que además, puedan afectar la integridad y completitud de los datos y registros.
e. Se pueden presentar pérdidas de información que respalda y fundamenta el actuar de la administración y ejecución de los recursos públicos, y quizás no se pueda recuperar e identificar oportunamente.
f. Personas, podrían dañar, alterar, o utilizar información para fines ajenos a la Fundación, lo que podría generar daños y perjuicios.
h. Inobservancia de las Normas de control interno para los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier título, fondos públicos (N-1-2009-CO-DFOE), emitidas por la Contraloría General de la República.
Recomendaciones
A la FunCeNAT:
a. Establecer formalmente políticas, controles y responsabilidades del personal para la administración, documentación y comunicación periódica sobre la administración y la ejecución de los proyectos.
b. Revisar, justificar y ajustar los saldos presentados en los auxiliares, los registros contables y los balances de los proyectos, a efecto de realizar las correcciones pertinentes en los auxiliares o en los saldos de los estados financieros, de manera tal que la contabilidad refleje información correcta y no se muestren diferencias entre estados financieros y auxiliares; asimismo, justificar de manera oportuna y detallada las diferencias indicadas en el presente informe
c. Comunicar a la Auditoría Interna y documentar de manera oportuna y detallada las diferencias indicadas, así como las acciones que ejecutarán para corregir y conciliar los saldos de los proyectos.
d. Coordinar con el CeNAT para que al finalizar cada periodo se mantenga un expediente de cada proyecto y dicha documentación sea custodiada en el archivo central del CONARE.
e. Valorar la posibilidad de reubicar los expedientes y documentos que se custodian en los estantes ubicados en el área del edificio ubicado a la par de las oficinas de la Fundación, o en su defecto establecer controles sobre estos, con el fin de evitar que sean dañados, se extravíen o que sean sustraídos.
f. Establecer políticas de aplicación obligatoria para que el personal de la FunCeNAT y de los Proyectos, lleven un adecuado resguardo y control de la información digital; así como efectuar periódicamente respaldos adicionales de los archivos electrónicos que emiten.
Al CeNAT
a. Llevar un expediente completo de la gestión de cada proyecto, donde se archive la documentación que respalda la administración, ejecución y desarrollo del proyecto.
Hallazgo 10: Debilidades de control de parte del CONARE sobre los recursos que
transfiere a la FunCeNAT.
Condición
Con respecto al control que ejerce el CONARE sobre los fondos públicos que le transfiere la FunCeNAT se determinó lo siguiente:
a. No se obtuvo evidencia de que se hayan establecido actividades coordinadas entre la FunCeNAT y el CONARE para verificar y conciliar los saldos de los recursos que transfieren, así como para la
emisión de informes sobre la administración de los recursos transferidos, sólo se brinda el informe referido al cumplimiento del Plan-presupuesto.
b. No se han establecido políticas o lineamientos para determinar cómo se deben administrar los superávit de los proyectos, así como los activos y obligaciones que adquieran.
c. El CONARE asume que se da una ejecución del 100% del presupuesto transferido a la Fundación; a pesar de que dichos recursos no se hayan aplicado en su totalidad, su ejecución posterior, queda bajo responsabilidad del Director del CeNAT, en coordinación con el Director Administrativo de la Fundación.
d. No se obtuvo evidencia de que para los proyectos específicos con recursos del Fondo del Sistema, se dé un adecuado seguimiento y revisión para que cumpla con los lineamientos establecidos con respecto al superávit de cada proyecto.
Criterio
a. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, artículo 7 indica que podrán ser sancionados en caso de que incumplan con lo que estable el artículo 4 de la Ley General de Control Interno.
b. Ley General de Control Interno, en el artículo 4 establece que los sujetos de derecho privado que custodien o administren fondos públicos deberán aplicar en su gestión los principios y las normas técnicas de control interno que emita la Contraloría General de la República.
c. La Ley No. 7806 Traspaso inmueble al Centro de Alta Tecnología Dr. Frankling Chang Díaz, artículo 3 establece que los fondos públicos que la Fundación administre en virtud de esta ley, se mantendrán bajo la supervisión de la Contraloría General de la República.
d. Las Normas de Control Interno para los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier título, fondos públicos, N-1-2009-CO-DFOE, establecen los requerimientos básicos que en materia de control debe observar los sujetos privados para la administración de fondos públicos. e. La normativa establece que la Institución que transfiere recursos, es responsable de fiscalizar el uso
de los fondos públicos que traslada, así como valorar la situación y tomar decisiones.
Causa
El crecimiento del presupuesto de los proyectos del CeNAT, administrados por medio de la FunCeNAT, no ha ido acompañado del fortalecimiento o mejoramiento de mecanismos formales y de control sobre la gestión, que brinden información oportuna y veraz para la toma de decisiones sobre el mejor uso de los recursos.
Efectos reales y potenciales
a. Eventual pérdida de imagen y que se cuestione la administración de los fondos que transfiere el CONARE.
c. Se podría estar utilizando en forma diferente a lo planificado, los recursos asignados para los proyectos.
d. Incumplimiento de los objetivos establecidos por el CONARE.
e. Se podría estar presentando información y saldos que no sean razonables y exactos. f. Incumplimiento de las leyes y normas emitidas por la Contraloría General de la República.
Recomendaciones
A la FunCeNAT:
a. Establecer formal y oportunamente actividades coordinadas entre la FunCeNAT y el CONARE para verificar y conciliar los saldos de los recursos que el CONARE le transfiere y el cumplimiento de los objetivos esperados sobre esos recursos.
b. Emitir informes periódicos sobre la administración de los recursos que recibe para los proyectos, de manera tal que los saldos presentados estén debidamente conciliados con los registros contables respectivos.
Al CeNAT:
a. Establecer formal y oportunamente actividades coordinadas entre la FunCeNAT y el CONARE para verificar y conciliar los saldos de los recursos que transfieren.
b. Establecer políticas o lineamientos sobre cómo se deben administrar los superávit, activos, obligaciones y establecer mecanismos formales de control para los proyectos del CeNAT administrados por medio de la FunCeNAT.
c. Establecer controles específicos para que a los proyectos s con Fondos del Sistema, se les dé un adecuado seguimiento y revisión del logro de los objetivos planteados, que cumpla con los lineamientos establecidos
Hallazgo 11: Existe incertidumbre sobre los aspectos relacionados con la contratación
del personal de los proyectos, con fondos que el CONARE suministra para
el CeNAT y que administra FunCeNAT.
Condición
En el periodo 2009 y 2010 se ha invertido aproximadamente ¢114.000.000 para contratar personal para los proyectos que se ejecutan con fondos del CONARE, al respecto se determinó lo siguiente: a. Las contrataciones se realizan mediante las leyes que rigen la contratación privada por medio de la
fundación.
b. No se obtuvo evidencia de que se haya realizado un estudio específico para determinar las implicaciones de dichas contrataciones y las responsabilidades que eventualmente conllevarían para el CONARE, tal como lo ha requerido este Órgano.
c. No se ha establecido políticas claras y un procedimiento para la firma de contratos, refrendos legales, definición de requisitos y atestados necesarios para las contrataciones del personal de los proyectos.
d. El CONARE ha tomado varios acuerdos (2009 y 2010) solicitando criterios, análisis y propuestas con respecto a la situación financiera de la Fundación y la contratación del personal de los proyectos del CeNAT que administra la FunCeNAT, sin embargo, a la fecha, solo se ha presentado a la Junta Directiva el documento "Propuesta de estructura de puestos del CeNAT", por lo que no se han tomado acuerdos en el seno de CONARE o de la Junta Directiva de la FunCeNAT sobre esta situación.
Criterio
a. La Ley General de Control Interno establece las responsabilidades del jerarca y titulares subordinados sobre el control interno y tiene la obligación de proceder conforme lo estipula dicha ley, sobre la administración de los fondos públicos que transfiere, así como valorar la situación y tomar decisiones al respecto.
b. Ley de Traspaso de inmueble al Centro de Alta Tecnología Dr. Franklin Chang D., art. 3, que señala la responsabilidad de la FunCeNAT de administrar y manejar los recursos traspasados al CeNAT.
c. Oficio 12309 de la Contraloría General de la República, punto 3. Sobre la legalidad del convenio CONARE-FUNCENAT, en el cual se indica entre otras cosas que resulta improcedente que la FUNCENAT sea quien contrate el personal o empresas que se requieran para el mantenimiento del edificio, así como de personal o de servicios requeridos para los diferentes proyectos que sean desarrollados en el CENAT.
d. Acuerdos del CONARE, del periodo 2009 y 2010:
Sesión 12-10 del 11 de mayo en el artículo 7, inciso 1. se acordó: "El Director de OPES, analice la situación financiera de FunCeNAT y el Asesor Legal, Lic. Gastón Baudrit los aspectos legales de las contrataciones”.
Sesión 25-10 del 31 de agosto en el artículo 4, inciso a. se acordó: "Que Don José Andrés Masis, Director de OPES y el Lic. Gastón Baudrit, Asesor Legal, conversen al respecto con la Dirección del FunCeNAT para que elaboren una propuesta que permita solucionar la situación salarial de los funcionarios de la FunCeNAT”.
Sesión 27-10 del 14 de setiembre en el artículo 1, se acordó: "Solicitar a la Administración de FunCeNAT y al Asesor Legal del CONARE, un estudio inmediato de las implicaciones de las contrataciones en FunCeNAT del personal de apoyo del CeNAT. No puede crecer más en plazas, cualquier crecimiento en plazas deberá ser aprobado por el CONARE”. (El subrayado
no es del original).
Causa
a. Ausencia de un convenio que regule y delimite las responsabilidades del CONARE y la FunCeNAT
b. Inadecuado seguimiento e implementación de los acuerdos del CONARE.
c. Ausencia de políticas, criterios, directrices y determinación de responsabilidades formalmente establecidas, que regulen y delimiten el actuar con respecto a la contratación del personal para los proyectos del CeNAT.
Efectos reales o potenciales:
a. Eventual pérdida de imagen y que se cuestione la administración de los fondos de los proyectos y las debilidades en los controles.
b. Se puede incurrir en prácticas inadecuadas para la contratación del personal.
c. Exposición a posibles denuncias o acusaciones eventuales ante el Ministerio de Trabajo o al menos a algún grado de malestar de los funcionarios.
d. No se cuenta con información confiable y exacta para la toma de decisiones.
e. Incurrir en costos adicionales para resarcir al personal contratado, eventual pérdida de personal valioso.
f. Que las contrataciones no cumplan con los requisitos y atestados requeridos en la Institución para desarrollar sus objetivos.
g. Incumplimiento de objetivos y planes de trabajo de los proyectos del CeNAT.
h. Contratación de personal no capacitado, o pérdida del conocimiento adquirido por el personal que se contrata en forma temporal.
Recomendaciones
Al CeNAT:
a. Establecer un plazo definitivo para que se le presente al CONARE los criterios y propuestas solicitadas mediante sus acuerdos, con respecto a la situación financiera de la FunCeNAT y la contratación del personal de los proyectos del CeNAT.
En caso de no contar con los criterios profesionales oportunamente, valorar la pertinencia de requerir un criterio legal experto externo.
b. Posterior a tener la información adecuada, proponer para su aprobación a los órganos respectivos las políticas en materia laboral que rijan las actividades CeNAT-FunCeNAT c. Establecer con base en las políticas que se aprueben, los procedimientos para la firma de
contratos, refrendos legales, definición de requisitos y atestados necesarios para las contrataciones del personal de los proyectos, cuando así la Ley lo autorice.
Hallazgo 12: Debilidades determinadas en los procedimientos existentes para la
administración de los fondos públicos en la FunCeNAT.
Condición
Se determinó que a la fecha no se ha documentando formalmente los diferentes procesos que se ejecutan en la FunCeNAT para la administración y custodia de los recursos públicos que el CONARE transfiere para los diferentes proyectos del CeNAT.
La mayoría de los procesos se realizan conforme a la práctica acostumbrada y se basa en instrucciones verbales.
Tampoco, se han establecido procedimientos contables y financieros para los registros, reportes y ejecución de los fondos públicos que reciben administran.
A pesar de que la Junta Directiva de la FunCeNAT, aprobó desde mayo de 2007 (Acta 36, artículo 3) el documento "Procedimientos administrativos", se determinó que estos no se están aplicando, y por ende no se están utilizando en aspectos como manejo de activos, presupuestos, servicios profesionales, viáticos. El citado documento no contempla aspectos específicos para la administración de fondos públicos de los proyectos.
Criterio
a. El artículo 15 de la Ley de Control Interno, inciso a), indica que se deben documentar, mantener, actualizar y divulgar los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento de los objetivos y las metas trazadas.
b. Las Normas de control interno para los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier título, fondos públicos (N-1-2009-CO-DFOE) indican que se deben establecer formalmente las actividades de control, delegación de responsabilidades, documentar las actividades y separar funciones incompatibles.
c. Las buenas prácticas y el sistema de control interno, establece la necesidad de documentar y dejar por escrito los diferentes procesos y actividades que se ejecutan, para fortalecer los procesos y el control.
Causa
No se han establecido mecanismos de seguimiento y control para crear, establecer y documentar procedimientos formales y actualizar los existentes.
Efectos reales y potenciales
a. Que el conocimiento y experiencia que se ha adquirido, al no estar documentado, posteriormente no se pueda transmitir.
b. Eventuales incumplimientos de los acuerdos de la Junta Directiva.
