GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN E INVERSIÓN

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MANUAL DEL PROCESO

GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN E

INVERSIÓN

Aprobado por el Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo

Institucional el 19/12/2017

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Contenido

1 INFORMACIÓN BÁSICA ... 4

2 LINEAMIENTOS DEL PROCESO ... 5

3 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS ... 5

4 MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS ... 5

5 DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO... 6

5.1 SUBPROCESO: ELABORACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ... 6

5.1.1 FICHA DEL SUBPROCESO: ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ... 6

5.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: ELABORACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ... 7

5.2 SUBPROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL ... 8

5.2.1 FICHA DEL SUBPROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL ... 8

5.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL9 5.3 SUBPROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE INVERSIÓN ... 9

5.3.1 FICHA DEL SUBPROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE INVERSIÓN ... 9

5.3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE INVERSIÓN ... 10

5.4 SUBPROCESO: REFORMA AL PLAN OPERATIVO ANUAL Y PLAN DE INVERSIÓN ... 11

5.4.1 FICHA DEL SUBPROCESO: REFORMA AL PLAN OPERATIVO ANUAL Y PLAN DE INVERSIÓN ... 11

5.4.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: REFORMA AL PLAN OPERATIVO ANUAL Y PLAN DE INVERSIÓN... 12

5.5 SUBPROCESO: REPROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA DE INVERSIÓN ... 13

5.5.1 FICHA DEL SUBPROCESO: REPROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA DE INVERSIÓN ... 13

5.5.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: REPROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA ... 14

6 INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO ... 15

7 PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS DE INVERSIÓN 15 8 ANEXOS ... 15

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GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS DE INVERSIÓN

1 INFORMACIÓN BÁSICA

Proceso: Gestión de Planificación y Proyectos de Inversión Código del Proceso: PAEI-PDI-PPI

Descripción: PROPÓSITO:

❖ Formular los planes, programas y proyectos institucionales articulados a la planificación nacional y el presupuesto asignado.

DISPARADOR:

❖ Recepción de directrices e instrumentos de planificación nacional ENTRADAS:

❖ Instrumentos y directrices de planificación nacional ❖ Programa Anual de Planificación

❖ Programa Plurianual de Planificación ❖ Metodología para formulación de proyectos

❖ Cronograma para formulación de proyectos de inversión ❖ Presupuesto aprobado o modificado por Finanzas SUBPROCESOS:

❖ Elaboración de Planificación Estratégica de Desarrollo Institucional ❖ Elaboración del Plan Anual de Inversión

❖ Elaboración del Plan Operativo Anual

❖ Reforma Plan Operativo Anual y Plan Anual de Inversión ❖ Reprogramación Presupuestaria de Inversión

Productos/Servicios del Proceso:

❖ Plan Estratégico de Desarrollo Institucional ❖ Programa Anual de Planificación

❖ Programa Plurianual de Planificación ❖ Plan Anual de Inversión

❖ Plan Operativo Anual ❖ Proyectos

❖ Acta de proyectos priorizados Tipo de Proceso: ❖ Adjetivo

Responsable del

Proceso: ❖ Jefe de Planificación y Proyectos de inversión Tipo de cliente: ❖ Interno y externo

Marco Legal: • Reglamento Orgánico por Procesos de la Universidad de Guayaquil

• Constitución de la República del Ecuador, Registro Oficial 449 de 20-oct-2008 Última modificación: 13-jul-2011

• Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, Registro Oficial Suplemento 306, 22 de Octubre de 2010

• Reglamento Orgánico por Procesos de la Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo (SENPLADES), Decreto No. 489, (Segundo Suplemento del Registro Oficial 383, 26-XI-2014

• Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva, Decreto Ejecutivo 2428 RO 536 de 18-03-2002 Última modificación: 27-06-2017

• Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información (LOTAIP)

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2 LINEAMIENTOS DEL PROCESO

El proceso de Gestión de Infraestructura requiere considerar las siguientes políticas:

✓ El proceso deberá cumplir con la metodología establecida por la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo (SENPLADES).

✓ El proceso deberá cumplir los lineamientos y metodologías de la Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación (SENESCYT).

✓ El proceso deberá cumplir las directrices del Ministerio de Finanzas.

✓ La información para publicación por cumplimiento de la LOTAIP deberá realizarse con periodicidad mensual.

3 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS

Término Definición

e-SIGEF Sistema De Gestión Financiera PAP Programa Anual de Planificación PPP Programa Plurianual de Planificación POA Plan Operativo Anual

Programa Es un conjunto de proyectos organizados y estructurados dentro de una misma lógica temporal, afinidad y complementariedad, agrupados para alcanzar un objetivo común.

En la ejecución de un programa podrán intervenir varias instituciones; sin embargo, los programas estarán liderados por una institución ejecutora responsable de su gestión. 1

Proyecto «Un proyecto de inversión pública constituye un conjunto de actividades organizadas y estructuradas dentro de una misma lógica secuencial, afinidad y complementariedad, agrupadas para cumplir un propósito específico y contribuir a la solución de un problema.»2

Proyecto de inversión

«Es aquel cuyos recursos provienen de presupuesto de inversión y que han seguido el ciclo determinado por la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, de aprobación, prioridad y presupuesto.» 2

Proyecto de Gasto Corriente

«Es aquel cuyos recursos no provienen del presupuesto de inversión y se orientan a obtener una mejora en la institución.» 3

SIPeIP Sistema Integrado de Planificación e Inversión Publica LOTAIP Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información

4 MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS

A continuación se presenta una visión general del proceso de Gestión de Planificación y Proyectos de Inversión.

1_{Secretaria de Planificación y Desarrollo-SENPLADES. (30 de agosto de 2011). Guía Metodológica de Planificación Institucional.} 2

Secretaría Nacional de la Administración Pública. (noviembre de 2011). Norma técnica de implementación y operación de la metodología y herramienta de gobierno por resultados.

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Universidad de Guayaquil

Macroproceso: Gestión de Planificación Institucional

In ter rel ac ió n d e p ro ces os Elaboración o Actualización de Planificación Estratégica de Desarrollo Institucional (PEDI) Reforma Plan Operativo Anual y Plan Anual de Inversión Elaboración del Plan Anual de Inversión Reprogramación presupuestaria de inversión Elaboración del Plan Operativo Anual Requerimiento de máxima autoridad PEDI PAP PPP PEDI PAP PPP PEDI PAP PPP PAI Dictamen favorable Proyectos POA Presupuesto Presupuesto modificado POA reformado PAI reformado Requerimiento de modificación Presupuestaria de proyecto priorizado Presupuesto modificado

5 DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO

5.1 SUBPROCESO: ELABORACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DE

DESARROLLO INSTITUCIONAL

5.1.1 FICHA DEL SUBPROCESO: ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LA

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

Subproceso: Elaboración o Actualización de la Planificación Estratégica de Desarrollo Institucional

Código del Subproceso: PAEI-PDI-PPI-001 Descripción: PROPÓSITO:

❖ Elaborar la planificación estratégica institucional, el programa anual de planificación y el programa plurianual de planificación alineados la misión, visión objetivos institucionales y los lineamientos de la planificación nacional.

DISPARADOR:

❖ Recepción de disposición de la máxima autoridad para dar cumplimiento a las directrices de planificación nacional

ENTRADAS:

❖ Memorando

❖ Directrices e instrumentos de Planificación Nacional ACTIVIDADES PRINCIPALES:

❖ Solicitar la elaboración o actualización del PEDI, PAP o PPP ❖ Coordinar la elaboración de metodologías y plan de trabajo ❖ Consolidar planes

❖ Aprobar PEDI, PAP, PPP y remitir resolución para comunicación ❖ Ingresar información en SIPeIP

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Productos/Servicios del Subproceso:

❖ Planificación Estratégica Institucional Aprobada ❖ Programa Anual de Planificación

❖ Programa Plurianual de Planificación Responsable del

Subproceso: ❖ Jefe de Planificación y Proyectos de inversión Tipo de cliente: ❖ Interno

5.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: ELABORACIÓN DE LA

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

Macroproceso: Gestión de Planificación Institucional

Proceso: Elaboración o Actualización de Plan Estratégico de Desarrollo Institucional

M áx im a A u to ri d a d / H . C o n sej o U n iv er si ta ri o D ir ec to r d e P la n if ic a ci ó n d e D es a rr o ll o In st it u ci o n al Je fe d e P la n if ic a ci ó n y P ro y ec to s d e in ve rs ió n E q u ip o t éc n ic o d e p la n if ic a ci ó n E q u ip o d e si g n a d o Recepción de directrices de planificación nacional Solicitar la elaboración o actualización del PEDI, PAP o PPP Designar la atención al requerimiento Coordinar la elaboración de metodologías y plan de trabajo Revisar y comunicar la metodología y plan de trabajo a los involucrados Ejecutar plan de trabajo implementando metodología Participar en talleres para construcción de la Planificación estratégica Elaborar propuesta y consolidar plan estratégico, PAP y PPP Presentar propuesta del PEDI, PAP y PPP ¿Requiere cambios? SI Solicitar cambios a la propuesta del PEDI, PAP y PPP No Aprobar y enviar Propuesta del PEDI, PAP y PPP ¿Requiere cambios? NO Aprobar PEDI, PAP, PPP SI Solicitar modificaciones Remitir las modificaciones solicitadas Realizar cambios solicitados Enviar PEDI aprobado a Senplades y socializar en la institución Ingresar información en SIPeIP Plan de trabajo Metodología Memorando Directrices de planificación

PEDI, PPP, PAP PEDI, PPP, PAP

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5.2 SUBPROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

5.2.1 FICHA DEL SUBPROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

Subproceso: Elaboración del Plan Operativo Anual Código del

Subproceso: PAEI-PDI-PPI-002 Descripción:

PROPÓSITO:

❖ Elaborar el Plan Operativo Institucional, que comprende las actividades a ejecutarse por gasto corriente o inversión, articulado a la Planificación Estratégica de Desarrollo Institucional, para solicitar la inclusión respectiva en el Presupuesto General del Estado.

DISPARADOR:

❖ Recepción de Planes Institucionales ENTRADAS:

❖ Plan Estratégico de Desarrollo Institucional ❖ Programa Anual de Planificación

❖ Programa Plurianual de Planificación ACTIVIDADES PRINCIPALES:

❖ Planificar levantamiento de necesidades en base al PAP y PPP aprobado ❖ Dictar capacitación para elaboración del POA

❖ Elaborar POA

❖ Consolidar información POA en base a las directrices emitidas por el Ministerio de Finanzas

❖ Solicitar actualización de PAC ❖ Realizar Formulación Presupuestaria Productos/Servicios

del Subproceso: ❖ Plan Operativo Anual Responsable del

Subproceso: ❖ Jefe de Planificación y Proyectos Tipo de cliente: ❖ Interno

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5.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN

OPERATIVO ANUAL

Macroproceso: Gestión de Planificación Institucional Proceso: Elaboración de Plan Operativo Anual

D ir ec to r de Pl an if ic ac ió n de D es ar ro llo In st it uc io n al Je fe d e Pl an if ic ac ió n y Pr oy ec to s A n al is ta d e Pl an if ic ac ió n y Pr oy ec to s U n id ad es A ca dém ic as y A d m in is tr at iv as D ir e cc ió n A d m in is tr at iv a D ir e cc ió n Fi na n ci er a Recepción de Planes institucionales Planificar levantamiento de necesidades en base a PAP y PPP aprobado Elaborar hoja de ruta, instructivo y matriz POA Revisar hoja de ruta, instructivo y matriz POA y remitir para aprobación Dictar capacitación para elaboración de POA ¿Aprueba hoja de ruta e instructivo? NO Realizar observaciones y solicitar corrección SI Enviar convocatoria y cronograma de capacitación Realizar acompañamiento y seguimiento a las Unidades Académicas y Administrativas Elaborar POA Consolidar información POA en base a las directrices emitidas por el Ministerio de Finanzas Revisar POA consolidado y realizar correcciones de ser necesario ¿Aprueba POA? Realizar observaciones NO SI Enviar POA a Dirección Administrativa y Dirección Financiera Jefatura de Adquisiciones Elaborar PAC Jefatura de Presupuesto Realizar Formulación Presupuestaria Hoja de ruta Instructivo Matrices Hoja de ruta Instructivo Matrices POA POA POA POA PAC Presupuesto Realizar cambios solicitados Realizar cambios solicitados

5.3 SUBPROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE INVERSIÓN

5.3.1 FICHA DEL SUBPROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE INVERSIÓN

Subproceso: Elaboración del Plan Anual de Inversión Código del Subproceso: PAEI-PDI-PPI-003

❖ Diseñar, elaborar y actualizar proyectos y programas de inversión alineados al cumplimiento de los objetivos estratégicos institucionales. DISPARADOR:

❖ Recepción de Plan Estratégico de Desarrollo Institucional ENTRADAS:

❖ Plan Estratégico de Desarrollo Institucional

❖ Guía Metodológica para Formulación de Proyectos de la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo (SENPLADES)

❖ Directrices de Inversión ACTIVIDADES PRINCIPALES:

❖ Elaborar plan y cronograma para formulación de proyectos de inversión ❖ Socializar metodología y formato de Senplades parar la formulación de

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❖ Elaborar Plan Anual de Inversión para aprobación y priorización ❖ Ingresar proyectos priorizados al sistema SiPeIP

❖ Dar dictamen favorable y comunicar a la institución Productos/Servicios

del Subproceso:

❖ Plan Anual de Inversión

❖ Proyectos priorizados e ingresado al sistema SiPeIP ❖ Dictamen favorable

Responsable del Subproceso:

❖ Jefe de Planificación y Proyectos Tipo de cliente: ❖ Interno

5.3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL

DE INVERSIÓN

Macroproceso: Gestión de Planificación Institucional Proceso: Elaboración de Plan Anual de Inversión

R e sp o n sa b le s d e P ro ye ct o s A n al is ta d e Pl an ifi ca ci ón y p ro yec to s d e in ver si ó n Jef e d e P la n if ic ac ió n y P ro y ec to s d e In v e rs ió n D ir ec to r d e Pl an if ic ac ió n de D es ar ro llo In st it uc io n al M áx im a A u to ri da d / H . C o n sej o U n iv er si ta ri o Sen pl ad es

Elaboración de Plan Anual de Inversión Formulación de Proyectos Asignar al analista para socialización de la metodología y formato de Senplades Socializar metodología y formato de Senplades para la formulación de proyectos Elaborar y enviar documento de proyectos Recibir y revisar proyecto de acuerdo al formato establecido Remitir observaciones, y solicitar reuniones para revisión Ingresar proyectos priorizados al sistema SiPeIP NO Realizar correcciones necesarias Recepción de PEDI Elaborar plan y cronograma para formulación de proyectos de inversión Aprobar y convocar a las Direcciones en base a cronograma Elaborar Plan Anual de Inversión para aprobación y priorización Solicitar aprobación y priorización de proyectos Aprobar y dar dictamen de priorización de proyectos Analizar proyectos ¿Se requieren modificaciones al proyecto? SI ¿Requiere cambios? SI NO Dar dictamen favorable y comunicar a la institución PEDI Guía Metodológica para Formulación de proyectos SENPLADES

Directrices de inversión Cronograma Metodología Formatos Metodología Formatos Proyecto Proyecto PAI PAI Proyectos PAI Proyectos Dictamen favorable Proyecto Metodología Cronograma

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5.4 SUBPROCESO: REFORMA AL PLAN OPERATIVO ANUAL Y PLAN DE

INVERSIÓN

5.4.1 FICHA DEL SUBPROCESO: REFORMA AL PLAN OPERATIVO ANUAL Y PLAN DE

INVERSIÓN

Subproceso: Reforma al Plan Operativo Anual y Plan de Inversión Código del

Subproceso: PAEI-PDI-PPI-004

❖ Reformar el Plan Operativo Anual y el Plan Anual de Inversión conforme al presupuesto asignado o a la priorización de las actividades o proyectos planificados al inicio del ejercicio fiscal. DISPARADOR:

❖ Recepción de presupuesto aprobado o modificado por Finanzas ENTRADAS:

❖ Presupuesto aprobado o modificado ACTIVIDADES PRINCIPALES:

❖ Recibir comunicado de presupuesto aprobado o modificado por Finanzas

❖ Organizar talleres de actualización/priorización

❖ Coordinar actualización de Presupuesto y Plan Anual de Compras

❖ Solicitar aprobación de H. Consejo Universitario

❖ Verificar cambios en el sistema Esigef, y el PAC de Adquisiciones Productos/Servicios

del Subproceso:

❖ Plan Operativo Anual modificado

❖ Plan Anual de Inversión modificado

❖ Plan Anual Compras modificado Responsable del

Subproceso:

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5.4.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: REFORMA AL PLAN OPERATIVO

ANUAL Y PLAN DE INVERSIÓN

Macroproceso: Gestión de Planificación

Proceso: Reforma al Plan Operativo Anual y Plan de Inversión

D ire cc ió n d e P la n if ic a c ió n In st it u ci o n a l R es p o n sa b les d e P ro ye ct o s d e In vers ió n D irec c ió n A d mi n is tra ti va / D ire cc ió n F in a n c iera R e sp o n sa b le s d e U n id a d e s A ca d é m ic a s/ A d mi n is tra ti va s Jefa tu ra d e P la n ifi c a c ió n y P ro yec to s M á x im a A u tor id a d / H on or a b le C on se jo U n iv e rs it a ri o A n a li s ta d e P la n if ic a c ió n y P ro yec to s Jef a tu ra d e S eg u imi en to y G es ti ó n d e la In fo rma ci ó n Recepción de presupuesto aprobado o modificado por Finanzas Recibir comunicado de Presupuesto aprobado o modifcado por Finanzas ¿Reforma en Gasto Corriente o Inversión? GASTO CORRIENTE Realizar taller de actualización de Plan Operativo Anual INVERSIÓN Organizar taller para priorización de Proyectos Priorizar actividades de Proyectos y Programas en

base a nueva asignación presupuestaria Actualizar el Plan Operativo Anual de Gasto Corriente Consolidar Plan Operativo Anual y Plan Anual de Inversión ¿Requiere modificaciones? SI Verificar cambios en el sistema Esigef, y el PAC de Adquisiciones Actualizar presupuesto y Plan Anual de Compras Solicitar aprobación de H. Consejo Universitario ¿Aprueba? SI Emitir resolución de aprobación NO Realizar observaciones y solicitar cambios NO Solicitar cambios Revisar observaciones y realizar modificaciones Presupuesto aprobado POA PAI Resolución PAC Presupuesto Revisión de Matriz de seguimiento Informar reprogramación por incumplimiento de planificación Coordinar actualización de Presupuesto y Plan Anual de Compras PAC Presupuesto

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5.5 SUBPROCESO: REPROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA DE INVERSIÓN

5.5.1 FICHA DEL SUBPROCESO: REPROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA DE

INVERSIÓN

Subproceso: Reprogramación presupuestaria de Inversión Código del

Subproceso: PAEI-PDI-PPI-005 Descripción:

PROPÓSITO:

❖ Reasignar el presupuesto del Plan Anual de Inversión Institucional entre las actividades de un mismo proyecto o entre proyectos de acuerdo a las necesidades identificadas.

DISPARADOR:

❖ Requerimiento de modificación presupuestaria de proyecto priorizado

ENTRADAS:

❖ Memorando de reprogramación ACTIVIDADES PRINCIPALES:

❖ Analizar la solicitud de reforma

❖ Emitir criterio de viabilidad

❖ Elaborar oficio indicando reprogramación

❖ Emitir resolución de aprobación

❖ Realizar modificación presupuestaria Productos/Servicios

del Subproceso: ❖ Presupuesto reformado Responsable del

Subproceso:

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5.5.2 DIAGRAMA

DE

FLUJO

DEL

SUBPROCESO:

REPROGRAMACIÓN

PRESUPUESTARIA

Macroproceso: Gestión de Planificación Institucional Proceso: Reprogramación Presupuestaria de Inversión

D ir ec to r de Pl an ifi ca ci ón d e D es ar ro llo In st it uc io n al Jef e de Pl an ifi ca ci ón y P ro yec to s de In ver si ó n A n al is ta d e Pl an if ic ac ió n y Pr oy ec to s de In ver si ó n R es po ns ab le d e Pr oy ec to D ir ec ci ó n A d m in is tr at iv a Jef at ur a d e Seg ui m ien to y Ev al u ac ió n A n al is ta d e Seg ui m ien to y Ev al u ac ió n Sen pl ad es M in is te ri o d e Fi na n za s D ir ec ci ó n Fi na nc ier a Ho n or ab le C on sej o U ni ver si ta ri o Recibir el requerimiento de Reprogramación/ reasignación presupuestaria Elaborar el oficio indicando la reprogramación presupuestaria Asignar al analista responsable y emitir lineamientos para análisis Emitir criterio de viabilidad e instruir modificación entre Proyecto o el mismo proyecto NO Revisar criterio de viabilidad y modificación al proyecto Revisar y enviar oficio con reprogramación presupuestaria a efectuarse Emitir resolución de aprobación y solicitar cambios en el sistema Esigef, y el Pac de Adquisiciones SI Comunicar la no viabilidad de la reprogramación NO Solicitar a Jefatura de Seguimiento analizar estado de los proyectos Requerimiento de modificación Presupuestaria de proyecto priorizado Solicitar reprogramación presupuestaria del proyecto Analizar avance contractual y necesidad de proyecto Jefatura de Adquisiciones Realizar Gestión de Reforma PAC

SIN AFECTACIÓN A TECHO PRESUPUES TARIO

¿Afecta techo presupuestario? SI Asignar técnico para análisis Analizar estado de proyectos y emitir propuesta Revisar propuesta y remitir a Jefe de Planificación Revisar análisis de viabilidad y elaborar oficio para solicitar dictamen Rector Solicitar dictamen de Senplades Elaborar dictamen Realizar Reforma presupuestaria Jefatura de Presupuesto Realizar Modificación Presupuestaria ¿Aprueba? ¿Afecta o no techo presupuestaio?

CON AFECTACIÓN A TECHO PRES UPESTARIO

Memorando de reprogramación

Informe de viabilidad

Informe de viabilidad Memorando

Informe de viabilidad Memorando Informe de proyecto Memorando Informe de viabilidad Informe de proyecto Resolución Dictamen Reforma Presupuestaria Presupuesto modificado Memorando

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P á g i n a

1 | 2

Descripción:

proceso visión objetivos institucionales y los lineamientos de la planificación nacional

Disparador:

Recepción de disposición de la máxima autoridad para dar cumplimiento a las directrices de planificación nacional

Alcance:

Actividad Inicial/Responsable: Solicitar la elaboración o actualización del PEDI, PAP o PPP / Máxima Autoridad / H. Consejo Universitario.

Actividad Final/Responsable: Ingresar información en SIPeIP / Jefe de Planificación y Proyectos de inversión.

Productos/Servicios del subproceso:

Planificación Estratégica Institucional Aprobada Programa Anual de Planificación

Programa Plurianual de Planificación Tipo de Proceso: Adjetivo

Tipo de cliente: Interno Capacidad y formalidad del

proceso:

¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?:

¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?

Descripción detallada del proceso

No Actividad Rol Descripción Documento

1

Solicitar la elaboración o actualización del PEDI, PAP o PPP

Máxima Autoridad / H. Consejo Universitario

Solicita la elaboración o actualización de la planificación estratégica de desarrollo Institucional, programa anual de planificación o programa plurianual de planificación, de acuerdo con las directrices de planificación nacional. Memorando 2 Designar la atención al requerimiento Director de Planificación de Desarrollo Institucional

Designa al Jefe de Planificación y Proyectos de Inversión la elaboración de la metodología para el levantamiento de información.

Memorando 3 Coordinar la elaboración de metodologías y plan de trabajo. Jefe de Planificación y Proyectos de inversión

Elabora la metodología y el plan de trabajo en coordinación con el equipo técnico en base a las directrices y prioridades de definidas por la Máxima Autoridad. Metodología Plan de trabajo 4 Revisar y comunicar la metodología y plan de trabajo a los involucrados. Equipo técnico de planificación

Socializa con los involucrados la metodología y el plan de trabajo que se utilizarán para la elaboración del PEDI.

5

Ejecutar plan de trabajo implementando metodología

Equipo técnico de planificación

Realiza los talleres detallados en el plan de trabajo implementando la metodología, en las fechas establecidas.

Diagnóstico Institucional y

Análisis Situacional

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P á g i n a

2 | 2

7 consolidar plan estratégico, PAP y PPP

Equipo técnico de

planificación proyectos) consolida una propuesta de la planificación estratégica de desarrollo Institucional, programa anual de planificación y programa plurianual de planificación.

PAP PPP

8 Presentar propuesta del PEDI, PAP y PPP

Equipo técnico de planificación

Presenta la propuesta de PEDI, PAP y PPP para la revisión de la Dirección de Planificación de Desarrollo Institucional. PEDI PAP PPP 9 ¿Requiere cambios? Director de Planificación de Desarrollo Institucional

Si la propuesta de los planes requiere cambios, continúa con el paso 10.

Caso contrario, continúa con el paso 11.

Memorando

10

Solicitar cambios a la propuesta del plan estratégico

Director de Planificación de Desarrollo

Institucional

Solicita al equipo técnico que se realice cambios a la propuesta, en base a las observaciones encontradas al plan estratégico, continúa con el paso 7.

Memorando

11

Aprobar y enviar Propuesta del PEDI, PAP y PPP

Institucional

Aprueba y envía la propuesta del Plan estratégico de desarrollo institucional, Programa anual de planificación y Programa plurianual de planificación para aprobación de la máxima autoridad.

12 ¿Requiere cambios? Máxima Autoridad / H. Consejo Universitario

Si necesita cambios a la propuesta del PEDI, PAP y PPP continúa con el paso 13.

13 Solicitar modificaciones Máxima Autoridad / H. Consejo Universitario

Solicita al Director de Planificación de Desarrollo Institucional que se realice cambios a la propuesta del PEDI, PAP y PPP en base a las observaciones identificadas.

Memorando 14 Remitir las modificaciones solicitadas Director de Planificación de Desarrollo Institucional

Remite solicitud de modificaciones a la propuesta del PEDI, PAP y PPP al Jefe de Planificación Memorando 15 Realizar cambios solicitados Jefe de Planificación y Proyectos de inversión

Elabora cambios, solicitados por la máxima autoridad, a la propuesta del PEDI, PAP y PPP, continúa con el paso 11.

16 Aprobar PEDI, PAP, PPP Máxima Autoridad / H. Consejo Universitario

Revisa y aprueba el PEDI, PAP, PPP.

Secretaría General emite resolución de aprobación y comunica a la Dirección de Planificación de Desarrollo institucional

17

Enviar PEDI aprobado a Senplades y socializar en la institución

Institucional

Remite a Senplades el Plan Estratégico de Desarrollo Institucional - PEDI aprobado, y socializa con la Institución.

Memorando

18 Ingresar información en SIPeIP

Jefe de Planificación y Proyectos de inversión

Ingresa información requerida por Senplades en sistema SIPeIP.

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P á g i n a

1 | 2

Descripción:

proceso Estratégica de Desarrollo Institucional para solicitar la inclusión respectiva en el Presupuesto General del Estado.

Disparador: Recepción de Planes Institucionales

Alcance:

Actividad Inicial/Responsable: Planificar levantamiento de necesidades en base a PAP y PPP aprobado / Director de Planificación de Desarrollo Institucional.

Actividad Final/Responsable: Realizar Formulación Presupuestaria/ Jefatura de Presupuesto

Productos/Servicios del

subproceso: Plan Operativo Anual Tipo de Proceso: Adjetivo

Tipo de cliente: Interno

Capacidad y formalidad del proceso:

1 Planificar levantamiento de necesidades en base al PAP y PPP aprobado Jefe de Planificación y Proyectos

Elabora la planificación para el levantamiento de necesidades de las unidades académicas y administrativas en base a Programa Anual de

Planificación y Programa Plurianual de

Planificación aprobado.

2 Elaborar hoja de ruta,

instructivo y matriz POA

Analista de Planificación y

Proyectos

Elabora hoja de ruta, instructivo y matriz POA en base a la planificación realizada.

Hoja de ruta Instructivo Matrices POA

3 Revisar instrumentos y

remitir para aprobación

Jefe de Planificación y

Proyectos

Revisa los instrumentos: hoja de ruta, instructivo y matriz POA y remite para aprobación del Director de Planificación.

4 _{¿Aprueba hoja de ruta e}

instructivo?

Director de Planificación de Desarrollo Institucional

Si aprueba los instrumentos a utilizar, continúa con el paso 7

Caso contrario, continúa paso 5.

5 _{Realizar observaciones y} solicitar corrección Director de Planificación de Desarrollo Institucional

Solicita modificación de los instrumentos de

acuerdo a las observaciones encontradas. Memorando

6 Realizar cambios

solicitados

Proyectos

Realiza los cambios a los instrumentos en base a las observaciones recibidas.

(19)

P á g i n a

2 | 2

9 _{Elaborar POA}

Unidades Académicas y Administrativas

Elabora el Plan Operativo Anual en base a las directrices dadas por Planificación y con el acompañamiento de los Analistas asignados.

Plan Operativo Anual 10 Realizar acompañamiento y seguimiento a las Unidades Académicas y Administrativas Analista de Planificación y Proyectos

Realiza seguimiento a las Unidades Académicas y Administrativas en la construcción del POA con la finalidad de consensuar actividades a considerar.

11 Consolidar información POA Analista de Planificación y Proyectos

En base a las directrices emitidas por el Ministerio de Finanzas consolida información de las unidades administrativas y académicas para la

elaboración del Plan Operativo Anual

Institucional

Plan Operativo Anual

12

Revisar POA consolidado y realizar correcciones de ser necesario

Proyectos

Revisa Plan Operativo Anual Institucional y realiza observaciones, de ser necesario, para su respectiva corrección previa aprobación.

Plan Operativo Anual 13 ¿Aprueba POA? Director de Planificación de Desarrollo Institucional

Si aprueba al Plan Operativo Anual, continúa con el paso 16

14 Realizar observaciones Director de Planificación de Desarrollo Institucional

Realiza observaciones y solicita realizar

correcciones en el plan operativo Anual – POA consolidado. Memorando 15 Realizar cambios solicitados Jefe de Planificación y Proyectos

Realiza los cambios solicitados en el Plan Operativo Anual, en conjunto con el área involucrada, en caso de ser cambios relevantes, y presenta nuevamente para la aprobación correspondiente. Continúa con el paso 12.

16

Enviar POA a Dirección Administrativa y Dirección Financiera Director de Planificación de Desarrollo Institucional

Envía Plan Operativo Anual a Dirección Administrativa y Dirección Financiera para su análisis, firma, elaboración de Plan Anual de Compras e inclusión de partidas presupuestarias respectivamente. Memorando Plan Operativo Anual 17 Elaborar PAC Jefatura de Adquisiciones – Dirección Administrativa

Elabora Plan Anual de Compras en base al Plan Operativo Anual remitido por Planificación.

Plan Anual de Compras 18 _Realizar _Formulación Presupuestaria Jefatura de Presupuesto - Dirección Financiera

Ejecuta proceso de Formulación Presupuestaria institucional.

(20)

P á g i n a

1 | 2

Descripción:

proceso alineados al cumplimiento de los objetivos estratégicos institucionales.

Disparador: Recepción de Plan Estratégico de Desarrollo Institucional

Alcance:

Actividad Inicial/Responsable: Elaborar plan y cronograma para formulación de proyectos de inversión / Jefe de Planificación y Proyectos de Inversión.

Actividad Final/Responsable: Dar dictamen favorable y comunicar a la institución / Senplades

Plan Anual de Inversión

Proyectos priorizados e ingresado al sistema SiPeIP Dictamen favorable

Tipo de Proceso: Adjetivo

1 Elaborar directrices y cronograma para formulación de proyectos de inversión Jefe de Planificación y Proyectos de Inversión

Elabora directrices de inversión en base a guía metodológica para formulación de proyectos de Senplades y establece cronograma para formulación de proyectos de inversión.

PEDI

Guía metodológica para formulación de

proyectos Directrices de inversión

Cronograma

2

Aprobar y convocar a las Direcciones en base a cronograma Director de Planificación de Desarrollo Institucional

Aprueba cronograma y convoca a talleres a las Direcciones de la Institución en fechas establecidas en la planificación.

Memorando

3

Asignar al analista para

socialización de la metodología y formato de Senplades Jefe de Planificación y Proyectos de Inversión

Asigna al analista responsable para

socialización de metodología,

acompañamiento y capacitación para la utilización del formato Senplades para la presentación de los proyectos de inversión.

4 Socializar metodología y formato a utilizar Analista de Planificación y proyectos de inversión

Realiza los talleres para la socialización de la metodología y formato Senplades para formulación de proyectos de inversión.

5 Elaborar y enviar documento de proyectos Responsables de Proyectos

Elabora documento de proyecto de inversión aplicando la metodología y formato establecido. Proyecto 6 Recibir y revisar proyecto de acuerdo al formato establecido Analista de Planificación y proyectos de inversión

Revisa que el documento del proyecto cumpla con formato establecido por Senplades y su metodología.

(21)

P á g i n a

2 | 2

9 Realizar correcciones

necesarias

Responsables de Proyectos

Realiza las modificaciones solicitadas en el documento del proyecto y continúa con el paso 6.

10

Elaborar Plan Anual de

Inversión para aprobación y priorización. Jefe de Planificación y Proyectos de Inversión

Elabora Plan Anual de Inversión en base a

los proyectos presentados por los

diferentes responsables de proyectos y presenta para aprobación y priorización.

Plan Anual de Inversión

11 Solicitar aprobación y priorización de proyectos Director de Planificación de Desarrollo Institucional

Solicita aprobación y priorización del Plan Anual de Inversión y de los proyectos postulados.

Memorando

12

Aprobar y dar dictamen

de priorización de

proyectos

Honorable Consejo Universitario

Analiza los proyectos y otorga dictamen de priorización, en base a las necesidades de la institución.

Secretaría General emite resolución de aprobación y priorización, y comunica a la Dirección de Planificación. Resolución de Consejo 13 Ingresar proyectos priorizados al sistema SiPeIP Analista de Planificación y proyectos de inversión

Ingresa los proyectos priorizados al sistema SiPeIP conforme establece la resolución de consejo.

14 Analizar proyectos Senplades

Analiza los proyectos institucionales

postulados para emitir observaciones o dictamen favorable respectivo.

15

¿Se requieren

modificaciones al

proyecto?

Senplades

Si el proyecto requiere modificaciones, comunica al Analista asignado y se continúa con el paso 8.

Caso contrario, continúa al paso 16.

16

Dar dictamen favorable

y comunicar a la

institución

Senplades

Otorga dictamen favorable y comunicar a la Universidad para revisión de los proyectos aprobados o a los que se le asignará recursos para su ejecución.

(22)

P á g i n a

1 | 3

Descripción:

proceso

planificados al inicio del ejercicio fiscal.

Disparador: Recepción de presupuesto aprobado o modificado por Finanzas

Alcance:

Actividad Inicial/Responsable:

1. Recibir comunicado de Presupuesto aprobado o modificado por

Finanzas. / Dirección de Planificación Institucional.

2. Informar reprogramación por incumplimiento de planificación /

Jefatura de Seguimiento y Gestión de la Información.

Actividad Final/Responsable: Verificar cambios en el sistema Esigef, y el PAC de Adquisiciones / Jefatura de Seguimiento y Gestión de la Información.

Acta de trabajo de los talleres Plan Operativo Anual reformado Plan Anual de Inversión reformado Plan Anual Compras reformado

Tipo de Proceso: Adjetivo

1 _Recibir _comunicado _de

Presupuesto aprobado o modificado por Finanzas

Dirección de Planificación Institucional

Recibe memorando con la información del presupuesto aprobado o modificado por el Ministerio de Finanzas para la ejecución del plan operativo anual y el plan anual de inversión. Continúa con el paso 3.

Memorando 2 Informar reprogramación por incumplimiento de planificación Jefatura de Seguimiento y Gestión de la Información

Informa a Jefatura de Planificación las reformas o reprogramaciones que debería de

considerar por incumplimiento de la

planificación.

Informe Matriz de seguimiento

3 ¿Reforma _{Corriente o Inversión?}en Gasto

Jefatura de Planificación y

Proyectos

Si existe modificación en el presupuesto de gasto corriente, continúa con el paso 4. Caso contrario, continúa al paso 6.

4 _Realizar _taller _de actualización de Plan Operativo Anual Jefatura de Planificación y Proyectos

Realiza taller de actualización del Plan Operativo Anual con los responsables de las unidades académicas y administrativas para los ajustes necesarios en base a presupuesto asignado.

Acta de trabajo de los talleres

5

Actualizar el Plan Operativo Anual de Gasto Corriente

Responsables de Unidades

Actualiza el Plan Operativo Anual de Gasto Corriente, con las directrices dadas en los

(23)

P á g i n a

2 | 3

7

Proyectos y Programas de Proyectos

de Inversión en base a la nueva asignación presupuestaria.

8 Consolidar Plan Operativo

Anual y Plan Anual de Inversión

Analista de Planificación y

Proyectos

Consolida el Plan Operativo Anual y Plan Anual de Inversión con los ajustes realizados por cada unidad y presenta al Director para su revisión.

POA reformado PAI reformado

9

Coordinar actualización de Presupuesto y Plan Anual de Compras

Jefatura de Planificación y

Proyectos

Coordina con Dirección Administrativa y con Dirección Financiera para que procedan con la actualización del Plan Anual de Compras y Presupuesto respectivamente en base a las reformas planteadas en el Plan Operativo Anual.

10 ¿Requiere modificaciones?

Si requiere modificaciones, continúa con el paso 11.

11 Solicitar cambios

Solicita que se realice cambios al Plan Operativo Anual y al Plan Anual de Inversión de acuerdo a las observaciones encontradas.

Memorando 12 Revisar observaciones y realizar modificaciones Jefatura de Planificación y Proyectos

Realiza modificaciones en base a las observaciones planteadas por el Director de Planificación. Continúa con el paso 9.

13 Solicitar aprobación de H. Consejo Universitario

Presenta el Plan Operativo Anual y el Plan Anual de Inversión al Honorable Consejo Universitario y solicita aprobación de las reformas. Memorando POA reformado PAI reformado 14 ¿Aprueba? Honorable Consejo Universitario

Si el Honorable Consejo aprueba las reformas, continúa con el paso 15.

Caso contrario. Continúa con el paso 14.

15 Realizar observaciones y solicitar cambios

Honorable Consejo Universitario

Mediante resolución comunica observaciones y solicita se realice cambios al Plan Operativo Anual y al Plan Anual de Inversión según corresponda. Continúa con el paso 11.

Resolución de Consejo 16 Aprobar reforma Honorable Consejo Universitario

Aprueba la reforma al Plan Operativo Anual y al Plan Anual de Inversión.

Secretaría General emite resolución de aprobación y remite a la Dirección de Planificación. Resolución de aprobación POA reformado PAI reformado 17 Actualizar presupuesto y Plan Anual de Compras

Dirección Administrativa/

Dirección Financiera

Dirección Administrativa solicita la

actualización del Plan Anual de Compras a la Jefatura de Adquisiciones y la Dirección Financiera solicita la actualización del presupuesto afectado conforme a la reforma

PAC reformado Presupuesto

(24)

(25)

P á g i n a

1 | 2

Descripción:

Disparador: Recepción de requerimiento de modificación presupuestaria de proyecto priorizado

Alcance:

Actividad Inicial/Responsable: Solicitar reprogramación presupuestaria del proyecto / Responsable de Proyecto

Actividad Final/Responsable: Realizar Modificación Presupuestaria / Dirección Financiera

Productos/Servicios del

subproceso: Presupuesto modificado Tipo de Proceso: Adjetivo

Tipo de cliente: Interno Capacidad y formalidad del

proceso:

¿Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso

1 Solicitar reprogramación presupuestaria del proyecto Responsable de Proyecto

Realiza solicitud de reprogramación

presupuestaria del proyecto adjuntando

justificativo. Memorando 2 Recibir el requerimiento de Reprogramación/ reasignación presupuestaria Director de Planificación de Desarrollo Institucional

Recibe el requerimiento de reprogramación o reasignación presupuestaria del proyecto y remite al Jefe de Planificación

3

Asignar al analista

responsable y emitir

lineamientos para análisis

Jefe de Planificación y Proyectos de Inversión

Asigna al analista responsable de la

reprogramación y emite lineamientos para el análisis respectivo de la solicitud.

4 Analizar avance y

necesidad del proyecto

Analista de Planificación y Proyectos de Inversión

Analiza el avance contractual y la necesidad del proyecto, para emitir criterio de viabilidad.

5 Emitir criterio de viabilidad e instruir modificación

Analista de Planificación y Proyectos de Inversión

Elabora criterio de viabilidad o no, e instruye la modificación entre proyectos o el mismo proyecto. Memorando Criterio de viabilidad 6 Revisar criterio de viabilidad y modificación al proyecto Jefe de Planificación y Proyectos de Inversión

Analiza criterio de viabilidad y la modificación planteada para el proyecto para confirmar si existe afectación del techo presupuestario.

7 ¿Afecta techo

presupuestario?

Jefe de Planificación y Proyectos de Inversión

Si la modificación al proyecto afecta el techo presupuestario, continúa con el paso 9.

8 Elaborar memorando indicando la reprogramación presupuestaria Jefe de Planificación y Proyectos de Inversión

Elabora memorando indicando la

reprogramación presupuestaria para

aprobación del Consejo Universitario. Continúa con el paso 14.

(26)

P á g i n a

2 | 2

11 Analizar estado de proyectos y emitir propuesta Analista de Seguimiento y Evaluación

Elabora propuesta de reforma a los proyectos presentados.

Propuesta a los proyectos

12 Revisar propuesta y remitir a Jefe de Planificación

Jefatura de Seguimiento y

Evaluación

Revisa propuesta y remite a Jefe de Planificación para complementar su análisis.

13 Revisar análisis de viabilidad y solicitar dictamen Jefe de Planificación y Proyectos de Inversión

Analiza la viabilidad de la propuesta del proyecto y elaborar memorando para solicitar dictamen.

Memorando

14

Revisar y enviar oficio con

la reprogramación a

efectuarse

Director de Planificación de Desarrollo Institucional

Revisa y envía memorando con la solicitud de la reprogramación presupuestaria a efectuarse, para aprobación del Honorable Consejo Universitario

Memorando

15 ¿Aprueba? Honorable Consejo

Universitario

Si aprueba la reprogramación presupuestaria, continúa con el paso 17.

Caso contrario, continúa al paso 16.

16 Negar la reprogramación. Honorable Consejo

Universitario

Niega la viabilidad de la reprogramación.

Secretaría General emite resolución

correspondiente y comunica.

Resolución de consejo

17 Aprobar reprogramación Honorable Consejo

Universitario

Aprueba la reprogramación, para que se efectúen las actualizaciones tanto en el sistema Esigef, como en el plan anual de compras.

Resolución de consejo 18 ¿Afecta o no el techo presupuestario? Honorable Consejo Universitario

Si no existe afectación de techo presupuestario, continúa con el paso 19.

19 Realizar Gestión de Reforma PAC Jefatura de Adquisiciones -Dirección Administrativa

Ejecuta proceso de Gestión de Reforma PAC y continúa con el paso 23.

20 Solicitar dictamen de

Senplades Rector

Solicita a Senplades dictamen favorable en virtud de que la reforma tiene afectación al techo presupuestario.

Memorando

21 Elaborar dictamen Senplades

Elabora dictamen para realizar reforma presupuestaria en base a la solicitud del rector de la Universidad de Guayaquil.

Dictamen

22 Realizar reforma

presupuestaria Ministerio de Finanzas

En caso de aprobación por parte de Senplades, comunica al Ministerio de Finanzas para que

realice la reforma presupuestaria

correspondiente. Reforma Presupuestaria 23 Realizar Modificación Presupuestaria Jefe de Presupuesto -

Dirección Financiera Ejecuta proceso de modificación presupuestaria

Presupuesto modificado