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INFO-FARMA
COMPRAS
Debido a la evolución del mercado farmaceútico peruano, y el alto grado competitivo de las empresas de este rubro, Info-Farma elimina la necesidad de trabajar con el tradicional precio de lista (V.V.F. y P.V.F.), principalmente porque esta modalidad implica dedicar un tiempo administrativo para la actualización de los precios de lista de cada uno de los laboratorios. Tiempo que, por lo general, los administradores de oficinas farmaceúticas no disponen.
En su lugar, Info-Farma usa un sistema de precio final, por lo que el precio al público se determina asignando una utilidad al costo final del producto comprado. El sistema inicialmente fija una utilidad global por defecto que se aplicará a aquellos productos nuevos que no tienen precio definido. El usuario puede también definir utilidades específicas para cada laboratorio y también para cada producto.
PRECIO PUBLICO = COSTO DEL PRODUCTO + PORCENTAJE UTILIDAD
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1. Ingresar Nueva Factura de Compra
1. Click en la opción “Compras” del menú principal (panel izquierdo). 2. Click en la opción “Compras” del menú secundario (panel derecho).
Compras Página 3 3. Se abrirá el módulo de Registro de Compras. Haga click en “Nueva”.
4. Se abrirá la ventana “Proveedores”, busque y seleccione el proveedor de la factura y haga click en “Aceptar”.
Compras Página 4 6. Luego deberá agregar todos los productos facturados. Haga click en el botón “Agregar” ó pulse la tecla [Insert] para agregar cada uno de los productos:
Compras Página 5 7. InfoFarma abrirá la ventana “Seleccionar Artículo”. Busque y seleccione el producto y luego haga click en el botón “Aceptar” para agregar el producto seleccionado a la factura.
En esta ventana Usted también dispone de las siguientes opciones:
ó [F1] para buscar un producto por nombre.
Abre la ventana para buscar por Principio Activo.
Busca todos los productos que tengan el mismo principio activo del producto actual.
Abre una ficha de artículo en blanco para crear un nuevo producto.
Compras Página 6 8. Ahora InfoFarma le pedirá los datos del detalle. Usted deberá ingresar las UNIDADES y el TOTAL FACTURADO DEL PRODUCTO tal como figura en la factura.
IMPORTANTE : El valor a ingresar en el campo “Costo Total Item …” es el valor total facturado del producto, es decir, el valor unitario multiplicado por las unidades. Los proveedores colocan este valor en la última columna de la factura. NO INGRESE EN ESTE CAMPO EL VALOR UNITARIO DEL PRODUCTO. Despreocúpese si el valor total tiene o no IGV, esto se podrá resolver antes de grabar la factura (se explica líneas más abajo).
En la figura de ejemplo si las unidades compradas fueran 2, el valor “Costo Total ítem” a ingresar sería 129.00 soles.
Compras Página 7 9. Durante el agregado de los detalles de la factura Usted puede realizar las modificaciones y correcciones necesarias:
- Click en el botón “Editar” ó [Enter] sobre el producto para cambiar los datos de detalle. - Click en el botón “Borrar” ó [Suprimir] sobre el producto para borrarlo de la lista de la factura.
Compras Página 8 10. Una vez que Usted ha terminado de ingresar todos los productos de la factura debe proceder con la verificación. Para ello compare el valor total que muestra Info-Farma con el valor total de su factura real. Ambos valores deben ser iguales (o con centavos de menos o más):
Cuando se ingresa a un proveedor por primera vez, Info-Farma asume que el valor total que Usted ingresa para cada producto NO TIENE IGV. Sin embargo, muchos proveedores colocan el valor total del detalle INCLUYENDO IGV. Si ese fuera el caso de su factura, puede resolverlo usando la opción “Igv” en la barra de herramientas:
Seleccione la opción “Total ingresado TIENE IGV” e Info-Farma volverá a calcular detalle por detalle de la factura ingresada y podrá comparar el total con su factura real.
Si aún así los valores no coinciden, revise detalle a detalle las unidades ingresadas y los importes ingresados para poder ubicar el error.
Compras Página 9 11. Una vez verificado que el total de InfoFarma coincide con el de la factura real, Usted procederá a fijar sus precios al público para cada uno de los detalles de la factura. Para realizar esto use la opción “Precios” en la barra de herramientas del módulo de Registro de Compras:
Modifique los valores de los campos “Prec.Unit.” y “Prec.Frac.” de cada uno de los detalles. Observe que al lado de cada uno de ellos se encuentran los valores de costo. Por lo tanto los precios nunca podrán ser menores al valor de costo del producto. Click en “Salir” al terminar.
IMPORTANTE : Los valores de costo se calculan en base a los valores totales ingresados en el paso 8 de este manual, por lo que es indispensable que dichos valores, tanto las unidades como los totales del producto sean los correctos. Un error en estos datos producirá un error en el costo y por ende un error en la asignación de los precios.
Compras Página 10 12. Finalmente para registrar la factura haga click en la opción “Grabar” de la barra de herramientas:
13. Info-Farma le pedirá su código de usuario y su clave para poder registrar la operación. Ingrese ambos datos y pulse “Aceptar”. Info-Farma grabará la operación de compra.
IMPORTANTE: Al grabar la factura, InfoFarma actualizará los stocks, los nuevos costos y los nuevos precios que se han registrado en esta factura. El módulo de compras es el único módulo en InfoFarma que puede registrar y modificar los costos. El módulo de “Almacén” que se describe en su respectivo manual, SOLO MODIFICA STOCKS.
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2. Abrir una Factura de Compra grabada
1. Para abrir una factura de compra ya grabada vaya al módulo de compras y haga click en la opción “Abrir”
2. Info-Farma le mostrará la lista de facturas grabadas comenzando con la más reciente, seleccione la factura deseada y dele click en “Aceptar”.
Compras Página 12 3. Info-Farma abrirá y mostrará en pantalla la factura ingresada:
En este punto Usted dispone de 2 acciones que puede realizar:
Con esta opción puede volver a revisar y modificar los precios de cada uno de los productos de la factura. La modificación es directa, Usted no necesita volver a grabar la factura.
Con esta opción Usted podrá ANULAR la factura. Se descontarán los stocks y se volverá a los costos y precios previos al ingreso de la factura.
IMPORTANTE : Anule la factura solo en el caso que Usted este seguro que ninguno de los productos contenidos en ella ha sufrido algún movimiento de stock (Ejem. Venta)
