PRÁCTICAS DE GOBIERNO CORPORATIVO

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Empresas Hites S.A.

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fecha 08 de junio de 2015, a continuación se presentan las respuestas del directorio de

Empresas Hites S.A

(la “Sociedad” o la

“Compañía”) a cada una de las materias requeridas en el Anexo de la referida Norma de Carácter General, así como las explicaciones

correspondientes en cada caso. Este documento fue preparado por el directorio de la Sociedad y aprobado por el mismo en sesión

celebrada con fecha 5 de marzo de 2018.

La información contenida en el presente documento se refiere a la situación de la Sociedad al 31 de diciembre de 2017.

1. Del funcionamiento y composición del directorio.

SI NO EXPLICACIÓN DE LA SOCIEDAD

a) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo para la inducción de cada nuevo integrante, que tiene por objeto facilitar a éste el proceso de conocimiento y comprensión de: i. Los negocios, materias y riesgos, i en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición.

SI La Sociedad cuenta con un proceso de inducción de nuevos Directores, consistentemente aplicado en el tiempo. La primera fase del proceso es realizada por el presidente del directorio, quién entrega a los nuevos miembros una visión general y fundada, del funcionamiento del Directorio, de los negocios de la sociedad, sus principales riesgos y políticas relevantes. El proceso también comprende la entrega de documentación sobre aspectos de organización y diversos ámbitos de gestión, reuniones formales con los ejecutivos principales de la sociedad y visitas a algunas de sus instalaciones. No obstante, no se considera un apartado especial para diferenciar riesgos de sostenibilidad.

las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición y de los principales mecanismos que se emplean para conocer las expectativas y mantener una relación estable y duradera con aquéllos.

NO El proceso no incluye una revisión específica de los grupos de interés relevantes en la forma contemplada por el enunciado. No obstante, y en atención a la naturaleza del negocio, así como a las exigencias que la sociedad establece a través de su Política de Cumplimiento Ético y Regulatorio, su Código de Conducta Ética y su Reglamento Interno [revisar normas en; http://inversionistas.hites.com/web/hites-inversionistas/normativa-interna-relevante], entendemos resulta claro para nuestros Directores, como para todos nuestros colaboradores, que nuestros principales grupos de interés son nuestros

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Accionistas, nuestros Clientes, nuestros Proveedores, las Autoridades Reguladoras, y nuestros propios Empleados, con todos los cuales y conforme a sus políticas, Empresas Hites realiza esfuerzos habituales para conocer y satisfacer sus expectativas.

iii. La misión, visión, objetivos estratégicos, principios y valores que debieran guiar el actuar de la sociedad, sus directores y personal, y las políticas de inclusión, diversidad, sostenibilidad y gestión de riesgos, aprobadas por el directorio.

NO La Sociedad adopta parcialmente esta práctica. La fase de inducción a cargo del Presidente del Directorio incluye la visión del Directorio de los lineamientos estratégicos, principios y valores que determinan el actuar de la sociedad, sus Directores, ejecutivos principales y personal. Si bien políticas de inclusión y diversidad o no discriminación no son consideradas un elemento expreso en esta fase, la continuidad del Director en sus funciones le permitirá en corto tiempo, entender la forma en que la sociedad ha incluido estos aspectos en su reglamentación interna, siempre inspirada y/o haciendo propias las normas contenidas en la legalidad vigente. En marzo de 2016 los Directores aprobaron la Política de Gestión Integral de Riegos, iniciando un proceso para contar a futuro con una evaluación sistemática de riesgos estratégicos que afectan a sus procesos críticos. En septiembre de 2017, el Directorio aprobó la Política Corporativa de Recursos Humanos (RRHH) que define los valores que deben guiar el actuar corporativo de frente a sus personas, incluyendo entre ellos el respeto a la diversidad y las minorías de cualquier orden [ver estas normas en; http://inversionistas.hites.com/web/hites-inversionistas/normativa-interna-relevante].

iv. El marco jurídico vigente más relevante aplicable a la entidad, al directorio y sus ejecutivos principales.

SI El proceso incluye revisión del marco jurídico aplicable tanto a la Sociedad como también al Directorio, y a sus ejecutivos principales. Asimismo, se ponen en conocimiento de los nuevos Directores, los principios y normas básicas de funcionamiento del Directorio, obligaciones y responsabilidades asignadas del Comité de Directores, y aspectos prácticos respecto a la asistencia y participación en las sesiones.

v. Los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información que conforme a la legislación vigente recaen en cada integrante del directorio, mediante ejemplos de fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local con esos deberes.

NO No es una práctica estándar revisar los fallos o pronunciamientos locales del último año en relación a deberes de los Directores. Sin embargo y como se ha indicado, el proceso de inducción incluye revisión del marco jurídico aplicable al Directorio, con énfasis, por parte del presidente del Directorio, en los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información que conforme a la legislación vigente recaen en cada uno de sus integrantes, es decir deberes y responsabilidades propias del cargo que asumen, y que suelen ser ampliamente por ellos conocidas, en atención a la profesionalización de los directores de Empresas Hites.

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vi. Los principales acuerdos adoptados en los últimos 2 años anteriores al inicio de su mandato y de las razones que se tuvieron en consideración para adoptar tales acuerdos o para descartar otras opciones evaluadas.

SI Efectivamente, durante la inducción de los nuevos Directores se pone especial énfasis en revisar los acuerdos más relevantes adoptados en los años anteriores al inicio de su período como Directores y los análisis y conclusiones arribadas por el Directorio para alcanzar tales acuerdos. El foco está en aquellos acuerdos cuyos efectos se reflejan en el plan y en la marcha de los negocios al momento de ser reclutado el nuevo Director.

vii. Las partidas más relevantes de los estados financieros trimestrales y anuales del último año junto con sus respectivas notas explicativas, además de los criterios contables aplicados en la confección de dichos estados financieros.

SI El proceso de inducción contempla la entrega y revisión de los últimos Estados Financieros y notas explicativas, los criterios contables aplicados en su confección, los respectivos Informes de Control de Gestión, y toda la información adicional que el nuevo Director estime necesaria para una mejor comprensión de la situación financiera y económica. Adicionalmente, y en segunda fase del proceso, los Directores tienen acceso a presentaciones especialmente preparadas por la División de Administración y Finanzas para profundizar en estas materias.

viii. Lo que en opinión del directorio es un conflicto de interés y cómo en opinión de éste, o conforme al Código o Manual establecido al efecto, y sin perjuicio de aquellos conflictos de interés expresamente abordados por ley, debieran tratarse las situaciones en las que se pudiere presentar uno de ellos.

SI Como parte del proceso de inducción, y en lo referente al marco jurídico vigente, se considera el concepto de conflicto de interés conforme a las disposiciones pertinentes de la legislación aplicable. Adicionalmente, en mayo de 2017 la sociedad dictó una Directriz sobre Conflicto de Interés, teniendo en cuenta lo dispuesto tanto en la ley, como en la Política de Cumplimiento Ético y Regulatorio, en el Código de Conducta Ética, y en el Manual de Manejo de Información, incluyendo este último, las condiciones de aprobación de operaciones con partes relacionadas [http://inversionistas.hites.com/web/hites-inversionistas/normativa-interna-relevante]. La Directriz sobre Conflictos de Interés establece declaraciones periódicas que deben formular los Directores, ejecutivos y otros trabajadores de la compañía.

b) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo de capacitación permanente del directorio para la actualización de

conocimientos, que:

i. Define al menos anualmente las materias respecto de las cuales se harán capacitaciones a sus integrantes y el calendario de capacitaciones para el año correspondiente.

NO No se considera como parte de las obligaciones de la Sociedad implementar programas de capacitación para Directores. El Directorio cree que es mejor para el interés social implementar programas de capacitación para los trabajadores de la empresa, especialmente para aquellos con responsabilidades de interacción directa con los Clientes, identificados como un grupo de interés muy incidente en la subsistencia de la empresa. Se estima que los Directores deben contar con la preparación suficiente para desempeñar de buena manera su cargo, criterio clave en la búsqueda de los mismos. Es deber de cada Director informarse y procurarse los conocimientos suficientes para el buen ejercicio de su cargo. Sin perjuicio de lo anterior, el Directorio solicita y recibe

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cuando lo requiere, opiniones de expertos en diversas materias.

ii. Como parte de esas materias contempla las mejores prácticas de gobierno corporativo que han ido adoptando otras entidades tanto a nivel local como internacional.

SI El Directorio ha revisado sus prácticas de gobierno corporativo, comparadas con las requeridas por la NCG 385 de la SVS como parte del proceso de preparación del reporte. Consistente con ello, durante 2016 se realizaron cambios metodológicos en el desempeño de la función de auditoría interna, y otros vinculados al funcionamiento de los Comités de Administración, y al mejoramiento del sistema de emisión, autorización y difusión de la normativa interna relevante. Durante 2017 se emitieron nuevas políticas corporativas, y se reorganizó la función de Gestión de Riesgos y Cumplimiento dándole un nivel de Subgerencia. El Directorio determinó que tal Subgerencia tuviese dependencia inmediata del Comité de Directores, para configurar un control de segunda línea de defensa, responsable por la coordinación de la gestión de riesgos de los procesos más relevantes de la Sociedad.

iii. Como parte de esas materias contempla los principales avances que se han dado en el último año a nivel local e internacional en lo referido a inclusión, diversidad y reportes de sostenibilidad.

NO Sin perjuicio de que no es política de la Sociedad destinar recursos a la capacitación anual de los Directores, en atención al mejor interés social como ya se ha dicho, se entiende que estos elementos son visitados desde la inducción, no expresamente, sino a través de la forma en que la sociedad los incorpora en su normativa interna (ver letra a).ii) sección anterior).

iv. Como parte de esas materias contempla las principales herramientas de gestión de riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que se han ido implementando en el último año a nivel local e internacional.

NO No obstante, los riesgos del negocio son acotados y conocidos tanto por los Directores como por los ejecutivos principales. El control de riesgos se realiza a nivel de las principales gerencias, con énfasis en el riesgo de crédito de la cartera de clientes, permanentemente monitoreado a través de la división de Servicios Financieros, y reportado periódicamente al Comité de Directores y al Directorio. Adicionalmente, y como parte de las mejoras en curso, en Marzo de 2016 el Directorio aprobó una Política de Gestión Integral de Riesgos, que luego dio lugar a una Metodología de Evaluación de Riesgos y a la definición de un esquema de gobierno que incluyó en 2017 la creación de la Subgerencia de Riesgo y Cumplimiento con reporte al Comité de Directores, para poner en marcha un proceso de gestión de riesgos estratégicos que llegue a futuro a otros procesos relevantes, además de aquellos que son actualmente gestionados por cada división (riesgo de crédito de la cartera, riesgo de liquidez, endeudamiento, riesgos cambiarios, etc.).

v. Como parte de esas materias contempla los fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local e internacional relacionados con los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información.

NO No obstante, y cuando corresponde los miembros del Directorio, y/o del Comité de Directores, analizan los fallos y casos más relevantes en relación a los deberes de cuidado, reserva, lealtad y debida diligencia, como parte del interés razonable y juicioso de integrar oportunamente lecciones aprendidas a su propio desempeño.

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vi. Como parte de esas materias contempla una revisión de ejemplos de situaciones que configuran un conflicto de interés en el directorio y de formas en que esos conflictos de interés pueden evitarse o ser resueltos en el mejor interés social.

NO Sin perjuicio de esto, el Directorio cumple de manera estricta con las exigencias legales y administrativas vigentes respecto de esas materias, además de las contempladas en la normativa interna relevante a estos efectos (ver letra a). viii) sección anterior). No obstante, y en atención a recomendaciones de la Auditoría Interna durante 2016, y a lo dispuesto en la Política de Cumplimiento Ético y Regulatorio, la sociedad emitió en mayo de 2017, una directriz para regular específicamente el tema de los Conflictos de Interés, previa revisión del Comité de Directores y del Directorio de la compañía.

vii. Difunde anualmente las materias sobre las que en el último año se han realizado actividades de capacitación

NO Como ha sido antes señalado, no se consideran actividades específicas de capacitación para el Directorio como las consultadas en esta sección, ya que no es política de la sociedad destinar los recursos sociales a capacitar a ejecutivos que debiesen estar suficientemente capacitados para el ejercicio de su cargo. Sin perjuicio de ello, y dadas las normativas internas, actividades y re orientación de funciones impulsadas en los últimos años, el Directorio ha revisado los fundamentos de aspectos como los señalados, concurriendo así con su respaldo a las respectivas mejoras.

c) El directorio cuenta con una política para la contratación de expertos(as) que lo asesoren en materias contables, tributarias, financieras, legales o de otro tipo:

i. Que contemple la posibilidad de veto por parte de uno o más directores para la contratación de un(a) asesor(a) en particular.

NO Al igual que cualquier decisión adoptada por el Directorio, la contratación de un determinado asesor externo se decide por las mayorías establecidas en los estatutos sociales. En caso de existir conflicto de interés con uno o más Directores, la resolución se adopta conforme a las normas establecidas por el Título XVI de la Ley 18.046 sobre Sociedades Anónimas, arbitrando los resguardos necesarios para prevenir tales conflictos, y solicitando la información que a esos efectos resulta necesaria a los asesores que se pretende contratar.

ii. Que a requerimiento de al menos uno de sus integrantes sea contratada la asesoría para la materia requerida por aquél.

NO Favor revisar respuesta anterior. Esto es sin perjuicio de la facultad de cada director de contratar, de su propio cargo, los asesores que estime pertinente para su mejor desempeño personal. No obstante, tanto el Directorio como el Comité de Directores, disponen de un presupuesto de gastos, así como de la práctica y la flexibilidad necesaria, como para destinar parte de ese presupuesto a la contratación de asesorías expertas, estudios o investigaciones especiales, en los casos en que así se resolviere por el acuerdo respectivo y en aras del interés social.

iii. Que, contemple la difusión, al men

NO Si bien no se cuenta con una Política expresa sobre el particular, la contratación de un determinado asesor, en caso que fuere una decisión sometida al Directorio, o al Comité de Directores, quedaría debidamente reflejada en el acta que se levante de la sesión

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queda debidamente reflejado en el acta de la sesión correspondiente.

respectiva.

d) El directorio se reúne al menos

trimestralmente con la empresa de auditoría externa a cargo de la auditoría de los estados financieros para analizar:

i. El programa o plan de auditoría. NO No es el Directorio sino el Comité de Directores quién se reúne con los Auditores Externos, al menos 3 veces al año, y luego reporta al Directorio en su primera sesión mensual siguiente, las materias revisadas y las conclusiones arribadas en las citadas instancias. No obstante, al menos una vez al año, el Directorio recibe al Auditor de Estados Financieros, quién presenta su reporte sobre el resultado de la auditoría, en los diversos ámbitos a que se refiere la presente sección.

ii. Eventuales diferencias detectadas en la auditoría respecto de prácticas contables, sistemas administrativos y auditoría interna.

SI Las materias indicadas se tratan en al menos 2 de las sesiones sostenidas en el año por el Comité de Directores con los auditores externos, que se destinan a evaluar los avances del proceso de auditoría y sus principales hallazgos. Adicionalmente, un reporte anual es realizado directamente por los auditores de EEFF al Directorio.

iii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes.

SI Una de las sesiones sostenidas es íntegramente destinada a revisar la carta de control interno de los auditores de Estados Financieros, segregando por tipo de deficiencias o debilidades observadas, con atención a su potencial efecto en la justa presentación de los mencionados Estados. Adicionalmente, un reporte anual es realizado directamente por los auditores de EEFF al Directorio.

iv. Los resultados del programa anual de auditoría. SI Las materias indicadas son tratadas en al menos 2 de las sesiones sostenidas por el Comité de Directores, quién posteriormente reporta las conclusiones arribadas al Directorio, en la sesión inmediatamente siguiente. Adicionalmente, un reporte anual es realizado directamente por los auditores de EEFF al Directorio.

v. Los posibles conflictos de interés que puedan existir en la relación con la empresa de auditoría o su personal, tanto por la prestación de otros servicios a la sociedad o a las empresas de su grupo empresarial, como por otras situaciones.

SI En la reunión dedicada a la Carta de Control Interno, el Comité de Directores requiere el reporte de los auditores externos, sobre los procedimientos que han aplicado para evaluar si pudiere pesar sobre ellos algún conflicto de interés con el potencial de afectar su independencia respecto de la auditoría de Estados Financieros. Adicionalmente, un reporte anual es realizado directamente por los auditores de EEFF al Directorio.

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e) El directorio se reúne al menos

trimestralmente con la unidad de gestión de riesgos o responsable de función equivalente, para analizar:

i. El adecuado funcionamiento del proceso de gestión de riesgos.

SI El Directorio encarga al Comité de Directores que reciba el reporte del Gerente de la División de Servicios Financieros, con cifras e indicadores que dan cuenta de la gestión del riesgo de la cartera de clientes. También recibe al menos trimestralmente, el reporte de indicadores de riesgo de liquidez, financiamiento y/o endeudamiento, entre otros, como parte de los análisis razonados que le presenta la división de Administración y F “C ” D

Adicionalmente, la sociedad ha continuado implementando la función de Gestión de Riesgos y Cumplimiento, a partir de Políticas Corporativas aprobadas en Directorio, y con las cuales se puso en marcha y está en curso, un proceso preparatorio para el levantamiento y gestión de riesgos estratégicos en sus procesos críticos.

La Subgerencia de Riesgo y Cumplimiento creada en 2017 pasó a reportar al Comité de Directores asumiendo una función corporativa, e incluyendo el análisis de impactos normativos y regulatorios (SVS, Banco Central, SBIF, etc.). Reportará sobre estas materias de manera continua a dicho Comité y además está previsto que le reporte al menos 2 veces al año, el estado de la Gestión de Riesgo, y otras 2 veces al año sobre el estado de los Modelos de Prevención de Delito. Por su parte, la Gerencia de Riesgo de Crédito debe presentar al Comité de Directores, 2 reportes específicos al año sobre la gestión del riesgo de fraude a la tarjeta de crédito. Con ello, sumado al reporte de riesgos de la división de servicios financieros, 8 veces al año, por el riesgo clave del negocio (Cobrabilidad de la Cartera de Crédito), y al de la división de Administración y Finanzas, 4 veces al año, se entiende que la compañía avanza hacia un mejor escenario de supervisión de la gestión de riesgos.

Como se ha señalado antes, de todas las materias puestas en su conocimiento, el Comité de Directores, entrega su reporte al Directorio, en la sesión inmediatamente siguiente de este último.

y metodologías para la detección de nuevos riesgos y la probabilidad e impacto de ocurrencia de aquellos más relevantes.

NO La Política Corporativa de Gestión Integral de Riesgos aprobada por el Directorio en Marzo de 2016, incluyendo definiciones de Apetito y Tolerancia por Riesgo, la metodología establecida, y la matriz de riesgo teórica con probabilidad e impacto, sentaron las bases de las funciones entonces lideradas por la Gerencia de Auditoría Interna. Como parte de las mejoras incorporadas en Gobierno Corporativo durante el año 2017, se creó la Subgerencia de Riesgo y Cumplimiento, que tiene un plan en marcha para la futura identificación, clasificación y evaluación de riesgos distintos de aquellos que en la actualidad se revisan regularmente, los que también serían reportados al Comité de

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Directores cuando corresponda conforme a las prácticas antes comentadas.

iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para gestionar de mejor manera los riesgos de la entidad.

NO Actualmente el Comité de Directores recibe frecuentemente este tipo de recomendaciones, para los efectos del riesgo de crédito de la cartera de clientes, los riesgos de liquidez – financiamiento y otros reportados por las gerencias respectivas, y se estima que de acuerdo al plan en marcha a futuro pueda recibir un reporte estandarizado de los riesgos más significativos que la sociedad enfrenta en otros de sus procesos críticos, evaluados en conformidad a las políticas y metodologías a que se refiere el comentario anterior.

iv. Los planes de contingencia diseñados para reaccionar frente a la materialización de eventos críticos, incluida la continuidad del directorio en situaciones de crisis.

NO El avance en el diseño de los Planes de Continuidad de Negocios, y de recuperación de desastre, ha sido informado al Comité de Directores semestralmente, como parte del reporte de avance en la implementación de la Gestión Integral de Riesgos a la que nos hemos referido con anterioridad. En Agosto del año 2016, y previa revisión del Comité de Directores, el Directorio aprobó la Política de Continuidad de Negocios [http://inversionistas.hites.com/web/hites-inversionistas/normativa-interna-relevante], con foco en el negocio financiero, y para fines de 2017 la Subgerencia de Riesgo y Cumplimiento había concluido el análisis de impacto en el negocio (BIA) financiero frente eventuales discontinuidades en procesos críticos. No obstante el diseño de dichos planes, y el avance de su puesta en marcha, no contempla hasta ahora la dimensión de continuidad del Directorio en situación de crisis, dado que la potencial discontinuidad de las operaciones por afectación grave de la disponibilidad de recursos como ha sido evaluada en dichos planes, no afectaría de modo alguno las prácticas que el Directorio observa para su funcionamiento.

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f) El directorio se reúne al menos

trimestralmente con la unidad de auditoría interna, oficial de cumplimiento o responsable de función equivalente, para analizar:

i. El programa o plan de auditoría anual. SI Por disposición del Directorio, el Gerente de Auditoría Interna participa como Secretario de todas las reuniones del Comité de Directores, y dependiendo de las materias tratadas, a veces le corresponde presentar ante el Directorio, como ha ocurrido en el caso de nuevas Políticas Corporativas, en la reorganización de las funciones de Riesgo y Cumplimiento, o en la revisión de prácticas de Gobierno Corporativo. La Gerencia de Auditoría Interna emite un informe mensual al Comité de Directores que da cuenta del avance de las tareas, incluyendo aspectos a destacar de las revisiones en curso, el que además constituye Anexo formal del Acta del respectivo Comité de Directores.

El Plan de Auditoría, es presentado para su aprobación al Comité de Directores, normalmente en Enero de cada año, quién luego lo reporta al Directorio en la sesión inmediatamente siguiente. Habiendo sido creada en Agosto de 2015, y en reemplazo de la ex Contraloría, la Gerencia de Auditoría Interna ha reportado periódicamente al Comité de Directores durante el año 2017, tanto los avances de la planificación general de la Gerencia en sus diversos ámbitos de acción, como aquellos específicamente relativos al plan de auditorías y revisiones.

ii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes o el Ministerio Público.

SI Eventuales deficiencias graves o irregularidades, en caso de existir, requieren ser incluidas en el informe mensualmente emitido al Comité de Directores, reportadas en forma resumida y discutidas en la respectiva sesión mensual.

Consideramos una mejor práctica, que el Comité de Directores tenga la opción de supervisar estos aspectos mensualmente y de manera más cercana a la ocurrencia de los acontecimientos, de modo que la planificación de auditoría interna contempla entregar un resumen periódico de los hallazgos más significativos al Comité de Directores, al menos 2 veces al año, así como un reporte del nivel cumplimiento de la administración de los compromisos que asume frente a las recomendaciones de Auditoría Interna.

Adicionalmente, A I “S ” de acceso restringido, al cual pueden acceder en línea los miembros del Comité de Directores, para revisar las presentaciones que el Comité recibe, sus Actas, las Actas del Directorio, los trabajos en curso de la Auditoría Interna, los Informes Terminados, y los reportes mensuales de resumen de actividades, las Actas de Comités de Administración, entre otra documentación de interés.

Como ya se ha señalado, de todos los temas revisados en sus sesiones, el Comité de Directores da cuenta al Directorio en su reunión mensual inmediatamente siguiente.

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iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para minimizar la ocurrencia de irregularidades o fraudes.

SI La Gerencia de Auditoría Interna conduce sus programas revisión y de seguimiento, orientados por los riesgos de importancia que podrían afectar al proceso auditado, incluyendo el potencial de fraude, reportando hallazgos de esta índole al Comité de Directores cada vez que resulte necesario. Adicionalmente, durante el año 2017 la Gerencia de Auditoría Interna, presentó en 2 oportunidades al Comité de Directores, la situación del fraude ocupacional como fenómeno global, sus principales causas y recomendaciones sobre mejoras en el control interno más implementadas por las empresas en los últimos años y que se reflejan en el actual enfoque anti fraude en la Compañía.

Por otro lado, en la planificación temática del Comité de Directores se ha considerado en los últimos años, que tanto la unidad de Riesgo y Cumplimiento, como la de Riesgo de Fraude a la Tarjeta del Cliente, reporten 2 veces al año al Comité, el avance de implementación en sus respectivas tareas. La unidad de Riesgo y Cumplimiento, debe hacer este reporte, también para presentar el estado de los Modelos de Prevención de Delitos, de modo que el Comité de Directores revise la gestión de estos riesgos en al menos 4 de sus sesiones, para luego emitir su reporte al Directorio en su sesión mensual inmediatamente siguiente.

iv. La efectividad de los modelos de prevención de delitos implementados por la sociedad. SI

Como señala la respuesta anterior, se ha planificado que la efectividad de los modelos de prevención de delitos, incluyendo presentaciones sobre el avance en la gestión del riesgo de fraude, se analice de manera semestral en reunión del Comité de Directores, y sea reportada por este al Directorio en su sesión mensual inmediatamente siguiente.

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g) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de

Responsabilidad Social, Desarrollo Sostenible o responsable de función equivalente, para analizar:

i. La efectividad de las políticas aprobadas por el directorio para difundir al interior de la organización, sus accionistas y al público en general los beneficios de la diversidad e inclusión para la sociedad.

NO La Sociedad no cuenta con una unidad de Responsabilidad Social o Desarrollo Sostenible. No obstante lo anterior, históricamente la Sociedad, ha incorporado en su regulación interna deberes y responsabilidades para todos sus empleados, reconociendo naturalmente estos principios en la contratación de personal, en su entrenamiento y capacitación, en el trato de los clientes y en el resguardo de su información, en el apego irrestricto al marco legal vigente que protege dichos principios, entre otras y siempre buscando el mejor interés para sus accionistas, quiénes además de los referidos clientes, las autoridades reguladoras, los proveedores y sus propios empleados, son los principales grupos de interés de la Sociedad.

En la Política Corporativa de Cumplimiento Ético y Regulatorio, el Código de Conducta Ética, la Política de Recursos Humanos así como en el Reglamento Interno (RIOHS), es posible encontrar diversos ejemplos de ello.

En atención al tipo de negocio, consideramos innecesaria la formación y mantención de una Unidad dedicada exclusivamente a estas materias, pues más bien se trata de encausar a la organización completa en la observancia de una actitud sustentable, en la interacción con los principales grupos de interés.

ii. Las barreras organizacionales, sociales o culturales detectadas que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad que se habría dado de no existir esas barreras.

NO Por favor referirse a la respuesta i. anterior en la presente letra g). Estos aspectos no son gestionados por una unidad específicamente encargada del Desarrollo Sostenible. Consideramos que nuestras políticas corporativas y demás regulaciones internas antes mencionadas son naturalmente promotoras de la diversidad a que se refiere esta práctica.

iii. La utilidad y aceptación que han tenido los reportes de sostenibilidad difundidos a los grupos de interés relevantes de la sociedad.

NO Por favor referirse a la respuesta i. anterior en la presente letra g). Estos aspectos no son gestionados por una unidad específicamente encargada del Desarrollo Sostenible, y no se han emitido reportes específicos de sostenibilidad, sin perjuicio de los aspectos propios de esta materia incluidos en la Memoria Anual de la Sociedad.

h) El directorio contempla durante cada año la realización de visitas en terreno a las distintas dependencias e instalaciones de la sociedad, para conocer:

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dependencias e instalaciones. proceso de inducción de los Directores, y luego conforme son requeridas por situaciones “ ” ncipales ejecutivos de la Compañía, visitas a proyectos en construcción y salas de ventas, tienda “Ex ” D tiendas, así como en la propia apertura de las nuevas Tiendas. Una vez cada año se define la realización de una sesión de Directorio en alguna tienda regional.

Adicionalmente, el Presidente del Directorio y el Presidente del Comité de Directores, se reúnen semanalmente con el Gerente General en dependencias de la Compañía.

ii. Las principales funciones y preocupaciones de quienes se desempeñan en las mismas.

NO Las visitas indicadas pueden incluir consultas de los Directores sobre estos u otros aspectos.

iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de los responsables de esas dependencias e instalaciones sería pertinente realizar para mejorar el funcionamiento de las mismas.

NO Las visitas indicadas pueden incluir consultas de los Directores sobre estos u otros aspectos.

i) De las reuniones sostenidas para cada punto referido en las letras d) a la f) anteriores, al menos una por cada punto se realiza sin la presencia del gerente general de la sociedad.

NO Sin perjuicio de que como ya se ha señalado, las referidas reuniones son normalmente sostenidas con el Comité de Directores, actuando por cuenta del Directorio, usualmente ellas se realizan sin la presencia del Gerente General, pues en atención a las materias tratadas que dan cuenta de la supervisión del Directorio sobre aspectos sensibles de la gestión de riesgos, se considera una buena práctica llevarlas a cabo sin la presencia del Gerente General, no obstante el Gerente de División de Administración y Finanzas participa en todas las sesiones del Comité de Directores. Por otra parte, el Gerente General participa normalmente en todas las sesiones del Directorio.

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j) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en

operación.

i. Para detectar e implementar eventuales mejoras en su organización y funcionamiento.

NO Si bien no existe un procedimiento formal de tales características, en 2012 el Directorio realizó una práctica de autoevaluación para la identificación de potenciales mejoras en su funcionamiento, con base en metodología propuesta por una empresa consultora no relacionada.

Esto permitió al Directorio identificar brechas específicas y metas concretas para implementar mejoras en su funcionamiento, en las que se ha avanzado, aunque con interrupciones en los últimos años por temas de agenda de los Directores.

ii. Para detectar aquellas áreas en que sus integrantes pueden fortalecerse y continuar perfeccionándose.

NO No obstante, los miembros del Directorio son elegidos con un perfil de competencias y experiencias que les permitan desarrollarse en todas las áreas apropiadamente y en el mejor beneficio de los accionistas.

iii. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad de capacidades, visiones, características y condiciones que se habría dado en el directorio de no existir esas barreras.

NO Hasta la fecha no se ha estimado necesario establecer mecanismos formales para detectar y reducir tales barreras ya que los Directores son elegidos directamente por los accionistas teniendo en especial consideración sus capacidades profesionales para el mejor desempeño de su cargo.

iv. Que, sin perjuicio de las obligaciones legales, contemple expresamente la determinación del número mínimo de reuniones ordinarias, el tiempo promedio mínimo de dedicación presencial y remota a las mismas, y la antelación con la que se debiera remitir la citación y los antecedentes necesa diversidad de experiencias, condiciones y conocimientos existentes en el directorio, según la complejidad de las materias a tratar.

NO No obstante, las sesiones ordinarias de Directorio, y las del Comité de Directores, se celebran a lo menos una vez al mes, según las fechas y horas predeterminadas que se fijan a principios del ejercicio anual. Adicionalmente, de manera previa a cada sesión de Directorio se distribuye por correo electrónico entre los señores Directores una copia de los antecedentes que contienen las principales materias a tratar en dicha sesión, entre las cuales se encuentra el informe de gestión del mes, la tabla de la sesión, el acta de la sesión anterior, entre otros.

No se ha considerado necesario, establecer una regla sobre el tiempo mínimo mensual que los Directores deban dedicar al desempeño de su función, pues la experiencia ha demostrado que los Directores manejan responsablemente sus tiempos, sumado al hecho de que la frecuencia mensual de reuniones, tanto del Directorio como del Comité de Directores, tiende asegurar una destinación prudencial de tiempo.

v. Que contemple expresamente el cambio, en el caso que fuere pertinente, de la forma de

NO Hasta la fecha no se considerado necesario pues cuando han existido eventos de discontinuidad (terremotos, inundaciones, incendios) no se han afectado las prácticas

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organización y funcionamiento del directorio ante situaciones de contingencia o crisis.

normales del Directorio. Por su parte el artículo 32 de la ley 18.046 contempla procedimientos y mecanismos que permiten afrontar cambios en la organización del Directorio, tales como la vacancia o renuncia del cargo de un director, ya sea en épocas de crisis o situaciones de contingencia.

Adicionalmente, el Directorio obviamente puede sesionar de manera extraordinaria en casos de contingencia o crisis.

vi. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras o áreas de fortalecimiento.

NO No se cuenta con un procedimiento formal que así lo establezca, pero el Directorio ha discutido la posible contratación de una entidad consultora independiente, que valide las prácticas de autoevaluación del Directorio, sin que hasta ahora se haya estimado necesario.

vii. En que la detección a que se refiere los números i a iii anteriores, se realice al menos sobre una base anual.

NO Hasta la fecha no ha sido considerada la necesidad tener procedimientos formales para definir periodicidad de las citadas evaluaciones. Lo que se ha pretendido en cambio, es implementar paulatinamente tales prácticas, identificar oportunidades de mejora, y a futuro, someter tales prácticas y oportunidades a un juicio experto e independiente.

k) El directorio cuenta con un sistema de información en operación y de acceso por parte de cada director que:

i. Le permite acceder, de manera segura, remota y permanente, a todas las actas y documentos tenidos a la vista para cada sesión del directorio de los últimos 3 años, de acuerdo a un mecanismo de ordenamiento que facilite su indexación y búsqueda de información.

NO No se ha considerado necesario tener un sistema de información de acceso remoto para los Directores, por cuanto cada director debe mantener en su poder todos los antecedentes electrónicos que le fueron oportunamente enviados para cada sesión del Directorio, de acuerdo a un mecanismo personal de ordenamiento que facilite su

indexación y búsqueda de información.

Adicionalmente, la información fuente de decisiones, así como las actas del Directorio, y del Comité de Directores, son conservadas electrónicamente, por los ejecutivos responsables y por cada Director. Las actas son además conservadas físicamente, y se redactan de manera auto explicativa, de modo de construir la historia corporativa dejando adecuada evidencia de elementos y raciocinios que puedan ser necesarios para futuras decisiones.

El Comité de Directores sí cuenta con un Site habilitado por la Auditoría Interna desde el año 2016, que les permite acceso en línea a todas las actas y documentos a que se refiere la presente práctica.

ii. Le permite acceder, de manera segura, remota y sin perjuicio de las obligaciones legales respecto al plazo de envío y contenido de las citaciones, a la minuta o documento que sintetiza todas las

SI Como se mencionó anteriormente, y pese a la ausencia de un sistema de información como el descrito en el encabezado de esta práctica, de manera previa a cada sesión de Directorio se distribuye electrónicamente entre los señores directores los principales antecedentes que contienen las materias a tratar en dicha sesión, en la forma de

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materias que se tratarán en esa sesión y los demás antecedentes que se presentarán en dicha sesión o adicionales necesarios para prepararse para la misma.

presentaciones, informes de gestión y sus anexos, la tabla de la sesión, el acta de la sesión anterior, etc.

El Comité de Directores cuenta con acceso al Site de Auditoría Interna comentado en la respuesta anterior.

iii. Permite el acceso a que se refiere el número ii anterior, con al menos 5 días de antelación a la sesión respectiva.

NO En general la información está disponible con adecuada anticipación. Excepciones pueden producirse, con el reporte del Comité de Directores al Directorio, dado que la sesión mensual del Comité, normalmente precede en sólo 2 días a la sesión del Directorio. No obstante, la citación, tabla y otros antecedentes necesarios para la sesión de Comité de Directores, suelen enviarse por la Gerencia de Auditoría en torno a 7 días antes de la respectiva sesión.

iv. Le permite acceder de manera segura, remota y permanente, al sistema de denuncias implementado por la sociedad.

NO Los Manuales de Prevención de Delitos que la Sociedad ha implementado en cumplimiento de lo establecido en las leyes 20.393 y 19.913 [http://inversionistas.hites.com/web/hites-inversionistas/normativa-interna-relevante], disponen que toda denuncia interpuesta a través del canal de denuncias, será recibida exclusivamente por el Encargado de Prevención de Delito, y compartida sólo con quién o quiénes sean designados para participar en la respectiva investigación, en caso de estimarse razonable evidencia para iniciarla. A contar del año 2017, la decisión de llevar a cabo la investigación le compete a un Comité de Ética, integrado por 4 ejecutivos de la Compañía. Si una denuncia es recibida e investigada, el Comité de Directores recibirá el reporte de avance cada vez que sea necesario. Sin embargo, los Directores no pueden acceder de manera remota y permanente al sistema de denuncias de la Sociedad.

v. Le permite revisar el texto definitivo del acta de dicha sesión.

SI Tanto el Directorio como el Comité de Directores designan a un secretario, con el mandato de generar una pronta y completa elaboración de las actas respectivas, las cuales dejan constancia de las deliberaciones y acuerdos adoptados, así como de sus respectivos fundamentos. Como se ha señalado antes, a los Directores se les envía, el acta elaborada por el secretario, para su revisión, estudio y comentarios, que conformarán el acta definitiva, de la que quedará un ejemplar y sus respaldos, debidamente formalizado, tanto en documentación electrónica como física, en los términos ya comentados con anterioridad en este reporte.

vi. Permite la revisión a que se refiere el número v anterior, con no más de 5 días posteriores a la sesión respectiva.

NO Los textos definitivos de las actas de cada sesión se ponen a disposición de los Directores a la brevedad posible y dentro del plazo legal, pero ello no siempre es factible dentro de los cinco días corridos siguientes a la sesión respectiva. En el caso del Comité de Directores, el primer Borrador del Acta de la sesión respectiva, es enviado al presidente del Comité de Directores, a más tardar el día hábil siguiente a la respectiva sesión, y sin perjuicio de que la práctica vigente contempla su firma en la próxima sesión mensual del Comité.

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2. De la relación entre la sociedad, los accionistas y el público en general. a) El directorio ha implementado un

procedimiento formal y en operación para que los accionistas de la sociedad se puedan informar:

i. Con al menos 3 meses de antelación a la junta de accionistas en que se elegirán directores, acerca de la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que en opinión del directorio resulta aconsejable formen parte del mismo para que és condiciones de velar por el interés social.

NO La administración, de acuerdo a los plazos establecidos en el artículo 73 del Reglamento de Sociedades Anónimas (a más tardar 2 días antes de la junta de accionistas), informa a los accionistas la lista de aquellos candidatos a director, que aceptan su nominación y declaran no tener inhabilidades para el ejercicio de dicho cargo. Además la sociedad ha observado la práctica, de informar mediante publicación en su página Web, la experiencia y perfil profesional de los candidatos, información que también hace disponible para los accionistas, en las oficinas sociales, conforme a los plazos legales establecidos en el referido Reglamento.

El Directorio ha estimado que no es el llamado a aconsejar a los accionistas sobre la diversidad de competencias, experiencias y visiones que son necesarias en el Directorio, dado que la elección del mismo es una facultad exclusiva de los accionistas, sin perjuicio de proporcionar la información que la ley dispone.

ii. Antes de la votación correspondiente, del número máximo de directorios que, en opinión del directorio, es aconsejable tengan los directores que sean electos por los accionistas.

NO Como se ha señalado antes en este reporte, no se han establecido criterios sobre el número máximo de Directorios, y/o del tiempo mínimo de dedicación, que los Directores deben observar, tanto por la profesionalización del Directorio, como por estimar que tales criterios resultarían privativos de los accionistas, quiénes siempre podrán reemplazar a aquellos Directores que no cumplan con las expectativas de la Junta.

La sociedad entiende que quiénes postulan al cargo de director, consideran la disponibilidad de tiempo requerida para las sesiones regulares, en un contexto de frecuencia al menos mensual (duplicada en el caso de los miembros del Comité de Directores), además del tiempo adicional para estudiar los antecedentes de cada reunión de Directorio y hacer seguimiento a los acuerdos adoptados.

iii. Antes de la votación correspondiente, la experiencia, profesión u oficio del candidato a director.

SI Como se mencionó anteriormente, la administración, de acuerdo a los plazos establecidos en el artículo 73 del Reglamento de Sociedades Anónimas, publica un listado con los candidatos al cargo de director, con indicación de su profesión, experiencia y perfil profesional, identificando asimismo, si se postula o no como director independiente.

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candidato a director mantiene o ha mantenido en los últimos 18 meses relaciones contractuales, comerciales o de otra naturaleza con el controlador de la sociedad, o sus principales competidores o proveedores.

aplicable.

En efecto, si bien no existe un procedimiento formal escrito para disponer dicha información de los candidatos, sí se ha establecido la práctica de que los candidatos a director independiente, deben proveer una declaración jurada de independencia donde acreditan que cumplen con las exigencias debidas, especialmente las contempladas en el artículo 50 bis de la ley de Sociedades Anónimas, así como el compromiso de mantener tal condición durante su permanencia en el Directorio.

b) El directorio ha implementado un mecanismo, sistema o procedimiento formal que permita:

i. A los accionistas participar y ejercer su derecho a voto por medios remotos, en la misma oportunidad que el resto de los accionistas que están físicamente representados en la junta.

NO Estos mecanismos no han sido adoptados porque, en atención al reducido número de accionistas de la sociedad, y al elevado quórum histórico de asistencia (sobre el 80% de las acciones con derecho a voto), no se han estimado convenientes ni necesarios. Además, conjuntamente con las cartas de citación, se envía a los accionistas un formato de poder para facilitar su participación mediante representantes, de modo de maximizar las opciones para contar con su asistencia y voto.

ii. A los accionistas observar, de manera remota y en tiempo real, lo que ocurre durante las juntas de accionistas.

NO La Sociedad no ha implementado un mecanismo de este tipo, fundado en el hecho que, como se ha indicado, su reducido número de accionistas ha mantenido consistentemente una alta asistencia a las Juntas de Accionistas.

iii. Al público en general informarse en tiempo real de los acuerdos adoptados en la junta de accionistas.

NO Hasta le fecha no se adoptado una política de comunicación simultánea de acuerdos. No obstante lo anterior, desde que la Sociedad se encuentra inscrita en el Registro de Valores de la SVS, se ha enviado inmediatamente a continuación de una Junta de Accionistas, un hecho esencial a la referida Superintendencia, indicando los principales acuerdos adoptados en la junta.

iv. Al público en general informarse de los acuerdos adoptados en la junta de accionistas, con un desfase inferior a 5 minutos de votado el acuerdo respectivo.

NO En atención a los fundamentos de las respuestas anteriores sobre estas prácticas, dichos mecanismos tampoco se encuentran disponibles para el público en general, ni en tiempo real ni con el desfase de menos de 5 minutos que se consulta.

c) El directorio ha aprobado una política y establecido procedimientos formales que tienen por objetivo proveer anualmente al público información respecto a:

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i. Las políticas adoptadas por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.

NO La Sociedad no cuenta con políticas y procedimientos formales para reportar al público, sus políticas de responsabilidad social y desarrollo sostenible, las que sin embargo y como hemos señalado anteriormente, se reflejan en su normativa interna, y denotan una visión de negocio sustentable, manifestada al público en su Memoria Anual publicada en la página web de la Sociedad [http://inversionistas.hites.com/web/hites-inversionistas/memoria-anual] y enviada a la SVS con anterioridad a cada Junta Ordinaria de Accionistas.

Sus políticas en esta materia, se reflejan en la contratación del personal, en su entrenamiento y capacitación, en las normativas sobre el trato de los clientes y en el resguardo de su información, así como en el apego irrestricto al marco legal vigente que protege dichos principios y la relación con los reguladores, siempre buscando el mejor interés para sus accionistas.

No obstante, los grandes lineamientos del Directorio expresados en sus Políticas y otras normativas corporativas destacadas, están disponibles en la página Web de la Sociedad en su sección de Gobierno Corporativo [http://inversionistas.hites.com/web/hites-inversionistas/normativa-interna-relevante].

ii. Los grupos de inte por las que tales grupos tienen esa condición.

NO Como se ha señalado antes, no se reportan de manera específica los principales grupos de interés y las razones que les atribuyen tal condición, no obstante la sociedad entiende que dicha información es intrínseca en su normativa interna y en su Memoria Anual. Como se mencionó y justificó anteriormente, sus principales grupos de interés son sus accionistas, sus clientes, sus proveedores, sus propios empleados, y las autoridades reguladoras, estimando que para su identificación como tales, y en atención al negocio de la sociedad, no es necesario tener un procedimiento formal para reportar al público dicha información, además de los conductos informativos disponibles ya aludidos.

principales fuentes de esos riesgos.

SI En la Memoria Anual se especifican los factores de riesgo que la Sociedad considera especialmente relevantes para el negocio, con énfasis en el riesgo de la cartera de ú “ ” indicadores de riesgo diferenciados, así como aquellos que se consolidan respecto de la cartera en su conjunto. De igual modo, respecto de sus riesgos de liquidez, endeudamiento y/o financiamiento de corto y largo plazo, la sociedad reporta el nivel de “ ” ias admisibles, dando cuenta de una mirada de sostenibilidad de largo plazo del negocio. Similar información es reportada trimestralmente al público, a través del contenido de la FECU exigida por la SVS, así como en los Press Realease [http://inversionistas.hites.com/web/hites-inversionistas/press-release] en los que se contiene información razonada sobre éstas y otras materias.

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Política de Gestión Integral de Riesgos, susceptible de ser aplicada a través de una metodología que alcance a futuro a otros de los procesos críticos de la Sociedad.

iv. Los indicadores medidos por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible

NO Si bien no existe un mecanismo formal para informar al público de indicadores x “ entendemos que la forma en que la sociedad reporta analíticamente sus principales riesgos, señalada en la respuesta anterior, o el seguimiento que otorga a la evolución regulatoria, atendida su definición de las autoridades reguladoras como uno de sus principales grupos de interés, configura un escenario en el que los mencionados indicadores serían fáciles de colegir por su público inversionista.

v. La existencia de metas y la evolución que han tenido los indicadores de sostenibilidad.

NO Por favor referirse a la respuesta anterior.

d) v ” C ”.

NO Hasta la fecha, y por las razones esgrimidas en la anterior letra c), no se ha considerado necesario seguir indicadores y estándares internacionales para la preparación y emisión de Reportes de Sustentabilidad.

e) La sociedad cuenta con una unidad de relaciones con los accionistas, inversionistas y medios de prensa que:

i. Permite a éstos aclarar dudas de la sociedad, sus negocios, principales riesgos, situación financiera, económica o legal y negocios públicamente conocidos de la entidad.

NO La Sociedad no dispone de una Unidad de dedicación exclusiva como la que se consulta. No obstante, la sociedad es activa en responder de manera oportuna las inquietudes de los accionistas, tarea encomendada al Gerente de la División de Administración y Finanzas. Se ha estimado que en atención al reducido número de accionistas, y al volumen y naturaleza de las consultas recibidas, no resulta costo – eficiente la conformación de una Unidad de dedicación exclusiva.

Además, la compañía dispone en su página web en forma permanente, “ ”

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[http://inversionistas.hites.com/web/hites-inversionistas/inicio], tal como Memoria Anual y Estados Financieros, FECU trimestral, análisis razonados de los resultados “P R ” onaria y Hechos Esenciales.

Por otra parte, el numeral 1.5 del Manual de Manejo de Información de la Sociedad [http://inversionistas.hites.com/web/hites-inversionistas/normativa-interna-relevante], también disponible en la página web, establece que el Presidente del Directorio y el Gerente General son los portavoces oficiales de la sociedad frente a terceros, y especialmente frente a los medios de comunicación, y sin perjuicio de las vocerías especiales que el Directorio pueda definir en conformidad a las políticas que al efecto aprobare.

ii. Cuenta con personas que, al menos, dominen el idioma inglés para responder a las consultas de quienes no hablen español.

SI La Gerencia Divisional encargada cuenta con las aptitudes y capacidades para poder responder todo tipo de consultas a los inversionistas, incluyendo aquellas que eventualmente fueren formuladas en idioma inglés.

iii. Es la única unidad autorizada por el directorio para responder tales consultas a los accionistas, inversionistas y medios de prensa.

NO Como ya se ha señalado, las vocerías corresponden esencialmente al Presidente del Directorio y al Gerente General por disposición de la normativa vigente, teniendo el Gerente Divisional de Administración y Finanzas, asignadas funciones específicas para la relación con inversionistas.

f) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en

operación:

i. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que éstas sean de fácil comprensión por el público.

NO Si bien no hay un procedimiento formal para estos efectos, es usual que el Directorio revise los comunicados de prensa y presentaciones que se ponen a disposición del mercado, buscando la mejor comprensión del público. Además, en materia de envío de información al regulador y al mercado en general, en cuanto al contenido, forma y oportunidad, la Sociedad cumple estrictamente con las exigencias de la Norma de Carácter General N°30 de la SVS.

ii. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado, a objeto que dichas comunicaciones sean provistas al mercado de manera oportuna.

SI En adición a lo señalado en la respuesta anterior, y como ya hemos señalado antes en este reporte, la Sociedad dispone de un Manual de Manejo de Información, concebido para contribuir a una mayor transparencia y eficiencia de los mercados, estableciendo los lineamientos en base a los cuales la sociedad entrega su información a las entidades pertinentes y al público en general, contemplando normas relativas a información esencial, reservada, de interés, privilegiada y confidencial.

El Manual establece atribuciones, responsabilidades, y en ciertos casos obligaciones específicas del Directorio u otros responsables, para calificar los distintos tipos de

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información, y divulgarla a la SVS y/o al mercado en general, según corresponda, en forma completa y oportuna.

El Directorio se aboca a estas labores en sus sesiones ordinarias mensuales, reuniéndose en forma extraordinaria si ello resulta necesario.

iii. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras.

NO Hasta la fecha no se ha estimado necesario contar con un asesor externo para esas materias debido a que se ha considerado que tanto el Directorio como el Gerente General y su línea ejecutiva pueden cumplir dicha función, sin incurrir en los costos adicionales que supondrían tales asesorías.

iv. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.

SI De las respuestas anteriores, se aprecia con claridad, que los análisis pertinentes, y la detección de oportunidades de mejora, deben necesariamente practicarse con mayor frecuencia a la anual. El Manual de Manejo de la Información, dispone las publicaciones que deben efectuarse en la página Web de la Sociedad, varias veces al año, y determina las responsabilidades consecuentes de la administración por la revisión permanente de su cumplimiento.

g) La sociedad cuenta con una página web actualizada por medio de la cual los

accionistas pueden acceder a toda su información pública, de manera sencilla y de fácil acceso.

SI La Sociedad cuenta con una página Web que contiene toda la información relevante del negocio, productos, y servicios, así como toda la información que se dispone para los accionistas y el público en general, en atención a la normativa aplicable, y a lo dispuesto por el Manual de Manejo de la Información, complementado la información disponible en el sitio Web de la SVS. Los interesados pueden acceder fácilmente a través de la Sección “I ” [http://inversionistas.hites.com/web/hites-inversionistas/inicio], donde también encontrarán una reseña histórica de la sociedad, una descripción del grupo de empresas al que pertenece, un Organigrama, un listado de los ejecutivos principales, noticias, resultados trimestrales, antecedentes legales, su normativa interna más relevante, entre otras informaciones de interés.

También es posible encontrar en ella, la publicación de los Estados Financieros trimestrales y anuales, además del análisis razonado de ellos que la sociedad (“P R ”)

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3. De la gestión y control de riesgos.

a) El directorio ha implementado un proceso formal de Gestión y Control de Riesgos el cual se encuentra en operación y que:

i. Tiene como directrices generales las políticas de gestión de riesgos aprobadas por el directorio.

NO Si bien no se encuentra plenamente implementado, durante el año 2016 se diseñó un proceso integral de Gestión y Control de Riesgos, a través de la dictación de Políticas aprobadas por el Directorio, Metodologías y documentos de Gobierno del Riesgo, orientado a prevenir o mitigar los riesgos más relevantes de los procesos críticos del negocio, además de los riesgos principales ya largamente monitoreados, tales como los de crédito o los de liquidez, para los cuales se cuenta con políticas y procedimientos en las respectivas unidades de negocio. Con ello, se sentaron las bases para contar a futuro con un proceso más integral de evaluación de riesgos que se encuentra en curso de implementación.

Ya nos hemos referido antes a las prácticas establecidas para la gestión de los riesgos de crédito de la cartera de clientes, de liquidez, endeudamiento o financiamiento de corto y largo plazo, y a la forma en que estas materias son periódicamente reportadas a la supervisión del Comité de Directores, o del propio Directorio, según corresponda.

ii. Cuenta con una unidad de Gestión de Riesgos o equivalente, encargada de la detección, cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos, y que reporta directamente al directorio.

SI Además de las funciones de línea encargadas de gestionar los riesgos más relevantes, como los de crédito de cartera, liquidez, endeudamiento o financiamiento, la sociedad cuenta con una Subgerencia de Riesgo y Cumplimiento, que tiene entre sus responsabilidades coordinar y apoyar a la línea en la identificación, evaluación y propuesta de respuesta al riesgo, sobre la base de la política y metodologías vigentes, proceso dinámico que se encuentra en vías de implementación.

Dicha Subgerencia reemplazó a la antigua jefatura de unidad que reportaba a la Gerencia de Auditoría Interna hasta el año 2016, y ha pasado a reportar al Comité de Directores, lo que entendemos como una mejora en el gobierno corporativo de la Sociedad, y está previsto que los temas de gestión de riesgo y cumplimiento, sean sometidos a la supervisión del Comité de Directores, al menos 4 veces al año, directamente por esta Subgerencia.

Adicionalmente, la administración cuenta con un Comité de Riesgo Integral, conformado por 5 Gerentes Divisionales, el Gerente de Tecnologías de la Información, el Fiscal, el Gerente de Auditoría Interna (sólo con derecho a voz) y la Subgerente de Riesgo y Cumplimiento, que actúa como secretaria del Comité y revisa las materias propias de la gestión de esta unidad, como un control previo a su reporte al Comité de Directores.

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iii. Cuenta con una unidad de Auditoría Interna o equivalente, responsable de la verificación de la efectividad y cumplimiento de las políticas, procedimientos, controles y códigos aprobados por el directorio, y que reporta directamente a éste.

SI La Sociedad cuenta con una unidad de Auditoría Interna que reporta al Directorio, a través del Comité de Directores. Se orienta a la auditoría de procesos relevantes del negocio, con atención a los riesgos que estos enfrentan, incluyendo verificación, no solo del cumplimiento de las políticas y normativas internas, sino también de la calidad de sus diseños, con la mira de recomendar las oportunidades de mejora disponibles.

El Gerente de Auditoría Interna, participa de todas las sesiones del Comité de Directores , y en ellas, presenta los temas propios del avance en la planificación asociada a la organización de la función, el seguimiento de avances en materias de Control Interno, Gobierno Corporativo y Gestión de Riesgos, Supervisión y Monitoreo, y otros temas contenidos en el informe resumen mensual de actividades de la Auditoría Interna, distribuido antes de cada sesión e integrado en Anexo a la respectiva Acta del Comité de Directores.

Cuando un informe de Auditoría o de Seguimiento es emitido, una copia íntegra del mismo es enviada al Presidente del Comité de Directores, además de quedar disponible en el Site de la Auditoría Interna compartido con los miembros del Comité de Directores. Una síntesis de los hallazgos de mayor importancia es incluida en el antes mencionado Informe Resumen mensual de actividad.

En cada reunión de Directorio, el Presidente del Comité de Directores informa sobre los temas tratados con la Auditoría Interna, explica sus alcances, y de ser necesario, se solicita la presencia del Gerente de Auditoría.

iv. Incorpora dentro del proceso de cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos tanto los riesgos directos de la entidad como aquellos indirectos que pueden surgir de las demás empresas del grupo empresarial al que pertenece la entidad.

SI Efectivamente, la labor de la Auditoría Interna, la de Riesgo y Cumplimiento, el Comité de Riesgo Integral de la Administración, y las funciones específicas de gestión de riesgo de negocio que recaen en unidades de las gerencias divisionales de Administración y Finanzas, y de Servicios Financieros, son de todas de carácter corporativo, y por los tanto deben ocuparse de riesgos propios de la sociedad y de todas sus filiales, reportando su gestión periódicamente al Comité de Directores, y a su través, al Directorio, en la forma ya expuesta en varias respuestas anteriores.

C materialización de los riesgos de sostenibilidad económicos, sociales y ambientales a los que l x

NO Como se ha explicado antes, el proceso de gestión de riesgos ha estado hasta ahora fundamentalmente orientado a los riesgos más relevantes del negocio, como los de crédito de la cartera de clientes, los de liquidez y financiamiento.

No obstante, y como también se ha señalado antes, durante el año 2016 se inició la implementación de una Política Corporativa y una Metodología de Gestión Integral de Riesgos, que considera una evaluación multidimensional de impactos como aquella a que se refiere esta consulta, proceso que está en curso de implementación para la división de servicios financieros con la mira de su replicación futura a las demás divisiones de la Sociedad.