SOLICITUD DE ADMISION
CONDICIONES DE LA 21ª EDICIÓN DEL CERTAMEN EXPOBODAS
1.
Organización
2.
Emplazamiento, fecha y horario de celebración
3.
Expositores
4.
Productos y actividades admitidas
5.
Contratación
6.
Condiciones económicas
7.
Seguros obligatorios
8.
Derechos del expositor
9.
Catálogo oficial
10.
Montaje, entrada de mercancías y desmontaje
11.
Construcción y decoración de stands
12.
Derecho de retención
13.
Entrada de visitantes
14. Derechos de propiedad comercial
FECHAS CLAVE
Cierre del plazo, ubicación preferente
15/04/2014
Cierre del plazo, precio preferente
30/06/2014
Vencimiento de la factura
03/09/2014
Cierre de recepción de datos para el catálogo
03/09/2014
Cierre de recepción de solicitudes de servicios opcionales
15/09/2014
Comienzo del montaje
30/09/2014
Final del montaje
03/10/2014
XXI
EDICION
EXPOBODAS
3 – 4 – 5 / OCTUBRE / 2014
Comienzo del desmontaje
05/10/2014
SOLICITUD DE ADMISION
1. EXPOSITOR (DATOS DE FACTURACION
)
Razón social Razón comercial
Dirección
Apartado de Correos Código Población
Provincia País
Tel. Fax
CIF/NIF www.
Persona de contacto Cargo
Tel. e-mail
2. SUPERFICIE
SUPERFICIE + STAND TIPO 12 m2 Total superficie solicitada ... m2
Stand central: 1.680 € Stand esquina: 1.995 €
Hasta el 30 de junio de 2014.
Stand central: 1.848 € Stand esquina: 2.195 €
A partir del 30 de junio de 2014.
A estas tarifas se les aplicará el IVA vigente en el momento de la facturación.
COLOR MOQUETA:………(Si no se especifica el color, se pondrá por defecto “azul ducados”). TEXTO O RÓTULO EN LA BANDEROLA……… FACHADAS: 1 2 3 4
Stand tipo:
Incluye: cierre de stand con paneles de melamina blanca a 2,50m de alto y 1,00m de ancho, moqueta, rotulación de la razón comercial en banderola, iluminación de 50 W/m2, toma de corriente, permiso de industria (boletín de enganche), mostrador, mesa y dos sillas, limpieza diaria, 1 tarjeta de parking por cada 12 m2.
- El precio de participación se establece en:………€ + IVA
Deseo enlace directo en www.expobodasbilbao.com a mi WEB y REDES SOCIALES. Precio: 90 € + IVA
Mi WEB es:………
SÓLO SUPERFICIE Total superficie solicitada ... m2 Stand central:………m2, a 126 € / m2 Stand esquina:……… m2, a 153 € / m2 Hasta el 30 de junio de 2014 Stand central:………m2, a 139 € / m2 Stand esquina:……… m2, a 168 € / m2
A partir del 30 de junio de 2014
A estas tarifas se les aplicará el IVA vigente en el momento de la facturación.
COLOR MOQUETA……… (Si no se especifica el color, se pondrá por defecto “azul ducados”). FACHADAS: 1 2 3 4
Incluye: toma de corriente, moqueta, limpieza diaria, 1 tarjeta de parking por cada 12 m2 - El precio de participación se establece en:………€ + IVA
Deseo enlace directo en www.expobodasbilbao.com a mi WEB y REDES SOCIALES. Precio: 90 € + IVA
Mi WEB es:………
- El precio de participación quedará totalmente abonado el día 3 de Septiembre de 2014.
3. GARANTIA DE PARTICIPACIÓN
• Se adjunta el depósito de garantía de participación de: 200 €.
• Esta solicitud no será válida sin realizar el abono de la garantía de participación.
• El depósito se devolverá al expositor transcurridas 2 semanas (aprox.) desde la celebración del certamen.
4. FORMAS DE PAGO
Depósito de participación:
• Cheque bancario a favor de Bilbao Exhibition Centre.
• Transferencia bancaria a la cuenta de Bilbao Exhibition Centre (se adjunta justificante bancario) :
BBVA ES29 0182 1290 38 0201504440 – SWIFT CODE: BBVAESMMXXX
BBK ES52 2095 0611 00 9105880388 – SWIFT CODE: BASKES2BXXX
• A efectos exclusivos de domiciliación bancaria, se señalan los siguientes datos bancarios:
IBAN
BANCO
SUCURSAL
DC
Nº CUENTA
5. INSCRIPCIÓN GRATUITA AL CATÁLOGO
5.1 Se editará un Directorio de Empresas en formato digital dentro de la Web del Certamen (www.expobodasbilbao.com) y un
Catálogo de Expositores en formato papel con los siguientes datos:
- Relación de expositores
- Indice de actividad expositor
- Plano del Pabellón con la ubicación de participantes
- Indice repertorio gráfico
5.2 Los participantes tendrán la opción de anunciarse en el catálogo, con carácter gratuito, con una página en color, por cada
módulo de 12 m2 contratado.
5.3 La fecha límite de recepción de datos para el Catálogo será el 3 de Septiembre de 2014.
5.4 A las empresas de la pasada edición que hubieran confirmado su asistencia y no hubieran remitido su publicidad para esa fecha, se
les pondrá el mismo anuncio que tuvieron en la pasada edición, bajo la responsabilidad de Dirección de Certamen y de Dirección de Comunicación.
5.5 Las nuevas empresas que no hubieran remitido su publicidad para esa fecha, no entrarán en dicho catálogo.
5.6 BEC se reserva el derecho a utilizar la información del Catálogo con fines promocionales.
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS: CATÁLOGO EXPOBODAS 2014
Anuncio: EN COLOR – Enviar el anuncio totalmente confeccionado
DIN A5 – 150mm x 210mm de alto
Doble página 300mm x 210mm de alto – en el centro se sustituirá por un espacio en blanco de 30mm de ancho, a utilizar por el medianil. Resolución 300 DPI
En uno de los formatos: PDF, JPG, TIF
Enviar a: [email protected] – Asunto: CATALOGO EXPOBODAS 2014 - Fecha límite 3 de septiembre de 2014
6. SOLICITUD DE SERVICIOS: ACCESORIOS Y MOBILIARIO
Si algún expositor desea o necesita prestaciones o serviciosextras que no están incluidos en su stand como: telefonía y
comunicación, acometida de agua y desagüe, conexión y suministro de agua, iluminación extra, azafatas, etc… deberá dirigirse a la
oficina de servicios para solicitarlos y con la suficiente antelación. (Cierre de solicitudes de servicios opcionales 15 de
Septiembre de 2014).
En caso de necesitar servicios adicionales, póngase en contacto con nuestro Departamento de Servicios: [email protected]
El abajo firmante, después de haber examinado las Condiciones Generales de BEC y las particulares de la 21 Edición del Certamen
EXPOBODAS disponibles en: www.expobodasbilbao.com , declara aceptar todas sus cláusulas y solicita participar en el certamen.
Firma y sello de la empresa
CONDICIONES DE LA 20ª EDICIÓN DEL CERTAMEN EXPOBODAS
1. ORGANIZACIÓN
La organización y dirección del certamen EXPOBODAS, corresponde a Bilbao Exhibition Centre, S.A. (BEC). Todas las comunicaciones se dirigirán a:
BILBAO EXHIBITION CENTRE, S.A. (BEC) EXPOBODAS.
Ronda de Azkue 1 / E-48902 Barakaldo o al
Apartado de Correos 468 / E-48080 Bilbao Tel. 94 404 00 00 - Fax 94 404 00 01
2. EMPLAZAMIENTO, FECHA Y HORARIO DE CELEBRACIÓN
El XXI Certamen de EXPOBODAS se celebrará en el Recinto Ferial de BEC sito en Barakaldo (Bizkaia) del 3 al 5 de Octubre de 2014 (ambos inclusive), permaneciendo abierto de 16:00 a 21:00 horas el día 3, de 11:00 a 21:00 horas el día 4 y de 11:00 a 20:00 horas el día 5.
Durante el horario de visita los stands estarán atendidos y con el material expuesto al descubierto. Día de inauguración oficial: viernes día 3 a las 17:00 horas.
Entrada de expositores: una hora antes del horario de apertura del certamen. Salida de expositores: una hora después del horario de cierre del certamen.
3. EXPOSITORES
Podrán solicitar su participación en el certamen todas aquellas personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, cuyas actividades se consideren incluidas en los sectores objeto del mismo. Podrán exponer los comerciantes, fabricantes y distribuidores de los productos
admitidos a la exposición y los agentes y representantes de esos mismos productos y servicios. Está permitida la Venta Directa.
4. PRODUCTOS Y ACTIVIDADES ADMITIDAS
Podrán ser admitidos/as: Hoteles - Restaurantes & Catering - Agencias de Viajes - Listas de Bodas - Tiendas de trajes de Novia, Novio, Ceremonia y 1ª Comunión - Fotógrafos - Floristerías - Joyerías - Mobiliario - Decoración - Electrodomésticos - Detalles de Boda y Artículos de Regalo – Limusinas, Coches clásicos y Autobuses - Grupos musicales y dj´s – Wedding Planners y Empresas Organizadoras de Bodas - Centros de Estética – Entidades Bancarias y otros productos y servicios afines relacionados directa o indirectamente, con la celebración de ceremonias de boda y primera comunión.
5. CONTRATACIÓN
5.1 La contratación se realizará firmando la solicitud de admisión debidamente cumplimentada y firmada en todos sus términos.
5.2 El plazo de recepción de las solicitudes de admisión para “ubicación preferente” finaliza el 15 de Abril de 2014 y las mismas serán
atendidas en función de la demanda y espacio disponibles.
5.3 El plazo de recepción de las solicitudes de admisión para “precio preferente” finaliza el 30 de Junio de 2014. A partir de esa fecha
se aplicarán las tarifas reflejadas tanto en la solicitud de admisión, como en las condiciones económicas del certamen. (Punto 6).
5.4 Aquellas empresas que deseen tener enlace directo a su web y redes sociales dentro de www.expobodasbilbao.com , deberán
reflejarlo en la Solicitud de Admisión.
6. CONDICIONES ECONÓMICAS
6.1. Las tarifas de participación son las siguientes:
SUPERFICIE + STAND Stand central: 1.680 € Stand esquina: 1.995 € Hasta el 30 de junio de 2014 Stand central: 1.848 € Stand esquina: 2.195 €
A partir del 30 de junio de 2014
A estas tarifas se les aplicará el IVA vigente en el momento de la facturación.
Incluye: Stand modular de 12m2 con paneles de melamina a 2,50m de alto y 1,00m de ancho, moqueta, rotulación de la razón
comercial sobre banderola, iluminación de 50 W/m2, un mostrador, una mesa redonda y 2 sillas, limpieza diaria, 1 tarjeta de parking por cada 12 m2 contratados, enchufe monofásico 220 V. y permiso de industria (boletín de enganche).
SÓLO SUPERFICIE Stand central: 126 €/ m2. Stand esquina: 153 €/ m2 Hasta el 30 de junio de 2014 Stand central: 139 €/ m2. Stand esquina: 168 € / m2
A partir del 30 de junio de 2014
A estas tarifas se les aplicará el IVA vigente en el momento de la facturación.
Incluye: enchufe monofásico 220 V., permiso de industria (boletín de enganche), moqueta, limpieza diaria y 1 tarjeta de parking por cada 12 m2 contratados.
6.2. Una vez que la solicitud de admisión haya sido aceptada por la Dirección del Certamen, y en el caso de que el expositor desestime su participación en cualquier momento, perderá la totalidad de la garantía de participación (depósito) y las cantidades abonadas por éste de conformidad con esta Condición 6ª.
6.3. Existe una garantía de participación (depósito), que se debe abonar para la reserva del espacio o stand a contratar. El importe es
de 200 € por empresa expositora. En ningún momento quedará reservada la ubicación mientras dicho depósito no esté ingresado. Una vez abonada dicha cantidad se deberá enviar por fax o correo electrónico el justificante de dicha operación, excepto si refleja un número de cuenta para el cargo de dicho depósito. El importe del mismo le será abonado al expositor, transcurridas 2 semanas (aprox.) desde la celebración del certamen.
6.4. El precio de participación quedará totalmente abonado, el día 3 de septiembre de 2014.
6.5. El precio de enlace directo a la web y redes sociales del expositor dentro de www.expobodasbilbao.com es de 90 € + IVA
7. SEGUROS OBLIGATORIOS
Los seguros que BEC contratará para este certamen, reunirán las siguientes características:
7.1. Responsabilidad Civil. Cobertura básica:
- Daños materiales y corporales causados a terceros con motivo del Certamen, quedando expresamente excluida la responsabilidad civil derivada de accidentes de trabajo que sufra el personal del Expositor con dependencia laboral y/o personal subcontratado por él.
- Límite de indemnización 1.200.000 € por siniestro y sublímite de 150.000 € por víctima para daños personales.
7.2. Por parte de BEC se prestará un servicio de vigilancia y un control de la zona de exposición mediante videocámaras. Dicho servicio
se trata de una aportación de medios. En ningún momento se hará responsable BEC de los desperfectos o las sustracciones de cualquier tipo de bien, que pudiera producirse en el stand del expositor.
7.3. Para aquellos objetos de gran valor o elementos de especial interés, BEC dispone de un servicio de consigna que se puede solicitar en
8. DERECHOS DEL EXPOSITOR
El precio o tarifa de participación comprende los suministros y servicios siguientes: Inscripción en el Catálogo Oficial del Certamen (formato digital y formato papel) Un Catálogo de la exposición.
Tarjetas acreditativas (4) como expositor, que se utilizarán para los días de exposición y los días de montaje y desmontaje. Tarjeta de parking (1 por cada módulo de 12 m2 contratado).
ACTIVIDADES NO AUTORIZADAS
• La proyección de imágenes fuera del espacio asignado (stand) ni en paredes y techos ajenos a éste.
• Los montajes en pasillos o zonas de comunicación del recinto, excepto autorización expresa de la Dirección del certamen.
• Cualquier demostración ruidosa que moleste a otros expositores o visitantes. El ruido en el stand no podrá sobrepasar los 60
decibelios medidos al borde del mismo.
• En los paneles de melamina no se podrá pintar, taladrar, ni emplear grapas y clavos. Incluso si se empapelan o
decoran con vinilo, deberán quedar en las mismas condiciones que se encontraban al inicio del certamen. El expositor será el responsable de los perjuicios que se deriven de modificaciones que él introduzca en la estructura física del stand y de toda pérdida, daño o accidente de cualquier tipo ocasionado al material, personal y objetos que se encuentren en su stand sin que, en ningún caso, pueda responsabilizar del mismo a la Organización
• Usar el servicio de megafonía general de la Feria para realizar difusión comercial de las firmas presentes en el certamen.
• Entregar propaganda y hacer desfiles por los pasillos de la feria, tanto en el propio pabellón como en el atrio y en el hall.
• Queda expresamente prohibida la cesión del presente contrato. Igualmente queda prohibida la cesión del stand a otra firma o
comercio, de tal forma que el texto de la banderola que figure en el stand debe corresponder a la firma que suscribe el presente contrato.
OBLIGACIONES
• El expositor será el responsable de todos los productos, objetos y /o servicios presentados en su stand y de las
consecuencias jurídicas que pudieran derivarse de la presentación de productos ilegales.
• El expositor será el responsable de contar con las autorizaciones administrativas necesarias relativas: al montaje y
decoración de su stand (siempre y cuando sea por cuenta propia), a la manipulación de los productos y objetos y a la correcta exhibición de los mismos.
• El expositor deberá tener totalmente pagada la tarifa de participación antes del comienzo del montaje de su stand. Si se
incumpliera esta obligación, en ningún caso se le permitirá la entrada al pabellón para iniciar la decoración y montaje de su stand.
9. CATÁLOGO OFICIAL
9.1. La inscripción en el Catálogo Oficial del Certamen se hará siguiendo las normas indicadas en el apartado 5 de la Solicitud de Admisión.
9.2. Se editará un Catálogo Oficial en formato digital y en formato papel (6.000 unidades) conteniendo los siguientes datos:
Relación alfabética de expositores, con la ubicación en el plano, de cada uno de ellos. Planos, pabellones, información, servicios y restaurantes.
9.3. La fecha límite para las inscripciones y/o modificaciones para el Catálogo Oficial es el día 3 de Septiembre de 2014
9.4. La Dirección del Certamen se reserva el derecho a utilizar esta información en cualquier momento con fines promocionales.
10. MONTAJE, ENTRADA DE MERCANCÍAS Y DESMONTAJE
El montaje deberá concluir con anterioridad a las 13:00 horas del viernes día 3 de Octubre de 2014 (día de inauguración oficial). El expositor está obligado a respetar todas las disposiciones vigentes relacionadas con la prevención de accidentes e incendios y disponer de las correspondientes tarjetas de montaje perfectamente cumplimentadas para el control de acceso al pabellón.
NORMATIVA DE ACCESO Y PERMANENCIA DE VEHICULOS PARA PERIODOS DE MONTAJE/CELEBRACION/DESMONTAJE
1) Vehículos de carga máxima superior a 3.500 Kg.: Tres horas.
2) Vehículos de carga máxima autorizada igual o inferior a 3.500 Kg.: Dos horas.
3) Turismos y monovolúmenes: Una hora.
Las estancias que sobrepasen dichos tiempos serán penalizadas con una tarifa disuasoria de 30,00 €/hora. Recuerde:
A) Conservar en lugar visible y durante toda la estancia el ticket recibido a la entrada del recinto.
B) No aparcar delante de los portones de entrada de mercancías, salidas de emergencia ni instalaciones contra incendios.
• Días de montaje y entrada de mercancías: martes 30 de septiembre, miércoles 1 y jueves 2 de Octubre 2014, de 9:00 a 22:00 horas. Los expositores podrán acercarse hasta su stand para descargar su material, retirando sus vehículos fuera de los pasillos, fuera del pabellón y fuera de la zona perimetral de los pabellones (salvo autorización expresa de Dirección de Certamen) una vez hubieran terminado su labor de descarga, pudiendo dejarlos en el parking del recinto ferial (para eso se proporciona una tarjeta de parking).
• El viernes día 3 de Octubre de 2014, se podrá ultimar la decoración del stand de 9:00 a 13:00 horas. Este último día no se permitirá la entrada de vehículos al pabellón con el fin de permitir la limpieza total del mismo. Los expositores que este día tengan que descargar algún objeto, se les permitirá acercarse con su vehículo sólo hasta la puerta de acceso al pabellón, que quede habilitada a tal efecto, pudiendo hacerlo también a través del parking de la Feria.
Expobodas, podrán hacerlo a partir del horario de cierre del Certamen, con la particularidad de que los vehículos no podrán acceder al Pabellón hasta las 20:30 horas. El desmontaje del domingo día 5, finalizará obligatoriamente a las 23:00 horas con el cierre del Pabellón. Las zonas reservadas para los vehículos que entren a cargar los objetos de los stands, son los laterales del Pabellón donde se ha celebrado el Certamen, no pudiendo por tanto acceder a los pasillos del mismo. El lunes día 6 de Octubre se podrán desmontar el resto de los stands en horario de 8:00 a 20:00 horas, pudiendo acercarse hasta cada stand con los vehículos.
11. CONSTRUCCIÓN Y DECORACIÓN DE STANDS
11.1. Como norma general, el expositor está obligado a respetar las disposiciones vigentes relacionadas con la construcción de stands
indicadas en la normativa técnica general de montaje: Normativa Técnica General de Montaje
http://www.bilbaoexhibitioncentre.com/portal/page/portal/GRP_BEC/P_BEC_EXPOSITORES/P_BEC_TIENDA_PUBLICA/InfoTec.pdf
Acceso a la tienda pública de servicios, para ver y presupuestar la oferta de servicios.
http://www.bilbaoexhibitioncentre.com/portal/page/portal/GRP_BEC/P_BEC_EXPOSITORES/P_BEC_TIENDA_PUBLICA
11.2. Las empresas que opten por la decoración libre de su stand deben remitir antes del 3 de septiembre de 2014 el proyecto de
decoración al Departamento Técnico para su aprobación.
11.3. Como normas generales, se deben observar las siguientes:
• No se permitirán cerramientos ciegos en fachadas exteriores del stand de longitud superior a la mitad del total por cada cara.
• Ningún elemento decorativo y/o señalización puede sobresalir del perímetro del stand.
• En las fachadas del stand se permitirá una altura máxima de 4 m para los elementos decorativos. Los elementos decorativos que
superen los 4 m de altura y hasta un máximo de 6 m deberán retranquearse un metro hacia el interior en todo el perímetro del stand.
• Los materiales empleados en la decoración deben ser incombustibles o ignifugados, con la adecuada impregnación en caso
necesario.
• Es obligatorio dejar libre acceso a los registros que estén dentro del espacio asignado.
12. DERECHO DE RETENCIÓN
12.1. La Dirección del certamen podrá retener los bienes objeto de exposición en caso de incumplimiento por parte del expositor de las obligaciones contraídas con la aceptación, tanto de las presentes Condiciones Particulares como de las Condiciones Generales de participación en el certamen.
12.2. El expositor se compromete a comunicar este derecho de la Dirección del certamen al propietario de los bienes objeto de exposición, si éste fuera un tercero.
12.3. BEC no es responsable en ningún caso de los bienes con motivo del ejercicio del derecho de retención y, en todo caso, se facturará
al expositor el costo de su manipulación y almacenamiento. 13. ENTRADA DE VISITANTES
Se podrá acceder al recinto presentando la correspondiente invitación al personal de BEC que se encuentra a la entrada del pabellón. 14. DERECHOS DE LA PROPIEDAD COMERCIAL
Bilbao Exhibition Centre, S.A. no admite expositores que, en el proceso de producción, distribución, venta, titularidad o publicidad de sus productos, incurran en la violación de las leyes relativas a la protección de los derechos de la propiedad intelectual o de la propiedad comercial en el sentido más amplio.
Si la decisión final y vinculante de un tribunal hubiera señalado que un expositor en uno de los eventos organizados por Bilbao Exhibition Centre, S.A. hubiera violado las leyes del tipo mencionado en el párrafo 1, Bilbao Exhibition Centre, S.A. estará autorizada para excluir a dicho expositor del siguiente evento de este tipo que se vaya a celebrar, considerando de facto que la decisión judicial sea una resolución o sentencia firme, siempre que haya sospechas suficientes de que el expositor volverá a violar nueva y
reiteradamente la ley para la protección de los derechos de la propiedad intelectual y para la protección comercial. 15. LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS
En cumplimiento de la LOPD 15/1999 y de la LSSI-CE 34/2002, se informa al interesado que los datos de carácter personal que voluntariamente facilita, incluido su correo electrónico, se incorporarán a un fichero automatizado propiedad y responsabilidad de BEC. Al remitir el interesado sus datos, expresamente autoriza la utilización de los mismos para realizar comunicaciones periódicas, incluyendo las que se realicen vía correo electrónico que BEC llevará a cabo para informar de la actividad ferial –actividades, contenidos y servicios- que desarrolla por sí o a través de sus empresas colaboradoras. Asimismo queda informado de que sus datos podrán ser comunicados, con obligación de confidencialidad, a las empresas colaboradoras de BEC, exclusivamente con una finalidad operativa y de gestión derivada de una relación contractual, incluido sus antecedentes, contenido y desarrollo. BEC le informa de su derecho de acceso, rectificación, oposición y cancelación de estos datos mediante carta dirigida a BEC: Protección de datos, Ronda de Azkue, 1, 48902 Barakaldo (Bizkaia), o vía correo electrónico a la dirección: [email protected].
