FONDO DE EMPLEADOS DE MAPFRE – FEMAP ACUERDO No. 003 de 2.012
La junta Directiva en uso de sus atribuciones legales conferidas en los Estatutos vigentes y,
CONSIDERANDO:
1. Que de conformidad con la Circular Básica Contable y Financiera 013 de 2003 y 003 de 2008, emitida por la Superintendencia de la Economía Solidaria, se debe determinar el área a que corresponda llevar a cabo las evaluaciones de la cartera de créditos y es deber de la Junta Directiva y del Gerente, supervisar cuidadosamente tales evaluaciones, asumiendo responsabilidad personal por las mismas.
2. En tal sentido, será obligatoria la evaluación permanente del riesgo crediticio de los créditos que incurran en mora de más de treinta (30) días después de haber sido novados o reestructurados. Así mismo, los créditos cuyo saldo insoluto exceda los ciento cincuenta (150) salarios mínimos legales mensuales vigentes, deberán ser evaluados, como mínimo en los meses de mayo y noviembre, y sus resultados se registrarán al cierre de los meses de junio y diciembre, respectivamente.
3. De igual manera, los créditos inferiores al monto anterior serán evaluados por muestreo, de acuerdo con los procedimientos que fije para tal efecto el Comité de Evaluación del Riesgo Crediticio.
4. El comité de evaluación de cartera de la entidad, actuara como órgano permanente de carácter técnico, especializado y auxiliar de la Junta Directiva, en lo concerniente al análisis permanente a que está expuesta la entidad en materia de riesgo crediticio. Que es necesario reglamentar la constitución, periodo y funciones del COMITÉ DE EVALUACION DE CARTERA DE CREDITOS, que en mérito de lo expuesto,
ACUERDA:
REGLAMENTO DE CARTERA
ARTICULO 1. OBJETIVO: Evaluar periódicamente la cartera de Crédito de el FONDO DE EMPLEADOS DE MAPFRE “FEMAP” para proponer políticas y acciones proactivas en materia de tasas, plazos, garantías, cobranzas, evitando pérdidas a causa de la cartera de crédito. Actuará como órgano permanente de carácter técnico, especializado y auxiliar de la Junta Directiva.
ARTICULO 2. CONFORMACIÓN. Estará conformado por cinco (5) miembros, dos miembros como mínimo de la Junta Directiva, nombrados por este organismo para períodos de dos años pudiendo ser removidos en cualquier momento o reelegidos, según criterio de la Junta Directiva.
Los funcionarios responsables de esta labor, serán designados por la Junta Directiva y su nombramiento o cambios posteriores, serán comunicados a la Superintendencia de la Economía Solidaria por el Gerente, dentro de los quince (15) días siguientes, indicando fecha y número del acta de la correspondiente sesión.
Parágrafo: En caso de ausencia temporal de uno o dos de los miembros del comité, actuará como coordinador, el Presidente de la Junta Directiva y uno de los miembros que designe la Junta.
ARTICULO 3. DIGNATARIOS DEL COMITÉ: El Comité de Evaluación de Cartera designará de entre sus miembros y por acuerdo unánime entre ellos, a quienes han de actuar en calidad de Coordinador, Secretario y Vocal, pudiendo efectuar cambios en cualquier momento por circunstancias o hechos que lo hagan necesario o conveniente. ARTICULO 4. FUNCIONES DEL COMITÉ; El Comité de Evaluación de Cartera ejercerá las siguientes funciones:
1. Promover la capacitación del personal del FONDO DE EMPLEADOS DE MAPFRE “FEMAP”, incluyendo sus entes de administración y control, en todos los aspectos atinentes a la gestión y administración del riesgo de liquidez y de cartera de crédito.
2. Velar porque el FONDO DE EMPLEADOS DE MAPFRE “FEMAP”, cuente con un soporte tecnológico que permita generar los procesos de revelación de información necesarios para la evaluación, medición y control del riesgo de liquidez y la cartera de crédito.
3. Evaluar permanentemente el riesgo de la cartera de créditos de conformidad con los criterios señalados en las Resoluciones emitidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria.
4. Analizar y verificar la actualización de la calificación de los créditos por nivel de riesgo.
5. Establecer prioridades para hacer el seguimiento de la cartera de créditos. 6. Verificar que los deudores cumplan o estén cumpliendo las condiciones
pactadas para la atención de la respectiva obligación.
7. Verificar la constitución de las garantías y evaluar la idoneidad de las mismas y el cumplimiento de los requisitos de orden jurídico.
8. Verificar la existencia física de los títulos valores que respalden las obligaciones a cargo de los asociados y las medidas de seguridad para su adecuada conservación.
9. Verificar las acciones de cobro y el estado de los procesos en la cobranza judicial.
10. Presentar informes a la Junta Directiva con los resultados de las evaluaciones de la cartera de créditos.
11. Conservar el archivo de los documentos relacionados con las evaluaciones realizadas.
12. Facilitar a los organismos competentes la información relacionada con la evaluación e informes sobre la cartera de crédito.
13. Las demás que guarden relación con el objetivo del Comité y con las normas sobre la administración de cartera, que no estén asignadas a otros órganos y aquellas que emanen de organismo competente y que sean de cumplimiento obligatorio.
ARTICULO 5. REUNIONES: El Comité celebrará reuniones ordinarias por lo menos una (1) vez cada tres meses, de acuerdo con el calendario acordado para el período anual en su reunión de instalación. Podrá también celebrar reuniones extraordinarias cuantas veces sea necesario. Tanto las reuniones ordinarias como las extraordinarias serán convocadas por el Coordinador del Comité
A las reuniones del Comité podrán asistir como invitados uno o varios miembros de la Junta Directiva, Comité de Control Social y/o Revisor Fiscal, bien sea por invitación cursada en forma directa por el Comité o a solicitud de miembros de dichos organismos. En todo caso, quienes asistan como invitados no podrán tomar parte en las decisiones del Comité.
Las reuniones del Comité serán presididas por su Coordinador. En caso de ausencia de este, será presidida por un Vocal.
ARTICULO 6. QUÓRUM Y DECISIONES: Para sesionar y tomar decisiones, o emitir pronunciamientos con plena validez, será necesaria la asistencia de por lo menos tres (3) de los miembros del Comité.
Por norma general, todas las decisiones o acuerdos se adoptarán por consenso de sus miembros. No obstante, si en algún caso no fuere posible lograrlo, los votos a favor deberán ser mínimos de tres (3).
ARTICULO 7. CONSTANCIA DE ACTUACIONES Y DECISIONES: De toda reunión del Comité, ordinaria o extraordinaria, deberá dejarse constancia escrita en Acta firmadas por los miembros del Comité que hayan participado en la reunión, lo cual les dará el valor de documento probatorio de lo que conste en ellas.
ARTICULO 8. FUNCIONES DE LOS DIGNATARIOS DEL COMITÉ: Los dignatarios del Comité tendrán las siguientes funciones principales:
COORDINADOR: Efectuar la convocatoria de reuniones ordinarias según calendario acordado y de;
1. las extraordinarias a que hubiere lugar a los miembros del Comité y extender las invitaciones a miembros de la Junta Directiva, Comité de Control Social y Revisor Fiscal, cuando se estime conveniente.
2. Presidir las reuniones del Comité.
3. Dirigir y orientar las actividades del Comité y servir de medio de comunicación con la Junta Directiva y los organismos de control, rindiendo informe bimensual a aquel sobre las actividades del Comité, los resultados y las recomendaciones o conceptos que estime convenientes.
4. Firmar en asocio del secretario las Actas, informes, pronunciamientos, y en general los documentos emanados del Comité y cuidar que se entreguen a sus destinatarios en la forma adecuada y dentro de los términos de tiempo que correspondan.
5. Llevar el registro de las tareas pendientes y asignadas para evaluar su cumplimiento en cada reunión.
6. Verificar con los miembros del Comité, antes de la reunión, el cumplimiento de las tareas asignadas.
7. Gestionar ante la Junta Directiva y la Gerencia lo referente a medios, facilidades y apoyo de todo tipo que requiera para el normal funcionamiento del Comité. 8. Gestionar ante el Comité de Educación lo relativo a la capacitación y
actualización de los miembros del Comité, los Directivos y los Empleados del FONDO DE EMPLEADOS DE MAPFRE “FEMAP en el tema de la administración de riesgos, incluyendo en el Programa Anual las actividades del caso y asignando los recursos necesarios para tal fin
SECRETARIO:
1. Preparar el acta de cada reunión del Comité, presentarla para discusión y aprobación y registrarla en el Libro respectivo con su firma y la del coordinador en señal de aprobación, manteniéndolas al día
2. Preparar los documentos y correspondencia en general que se genere en las actividades del Comité, ordenar su impresión, y constatar que se envíen a los respectivos destinatarios.
3. Conservar en forma ordenada, segura y bajo condiciones adecuadas de protección y seguridad el Archivo general del Comité.
4. Recibir la correspondencia del Comité, registrarla en forma ordenada y cronológica y hacerla conocer de los miembros del Comité en forma oportuna. 5. Gestionar con el Coordinador todo lo relativo a la celebración de reuniones
ordinarias y extraordinarias.
6. Las demás que correspondan a la naturaleza del cargo de Secretario del Comité.
VOCALES:
1. Concurrir a las reuniones del Comité.
2. Realizar las labores que le sean asignadas para el cumplimiento de las funciones.
3. Reemplazar al Coordinador, o al Secretario, en caso de ausencia temporal de uno de ellos.
4. Participar en todos los procesos de actividad del Comité de acuerdo con las funciones que estén asignadas a este organismo.
5. Las demás que sean concordantes con su calidad de miembro del Comité. ARTICULO 9. CRITERIOS DE EVALUACIÓN EL FONDO DE EMPLEADOS DE MAPFRE “FEMAP” evaluará la cartera de crédito con base en los criterios determinados en la Circular Básica Financiera 003 de 2008, expedida por la Supersolidaria:
1. Capacidad de pago; ingresos y egresos del deudor, considerando las condiciones del crédito, de conformidad con la información financiera actualizada y documentada.
2. Solvencia del deudor; a través de variables como el nivel de endeudamiento y la calidad y composición de los activos, pasivos, patrimonio y contingencia del deudor.
3. Naturaleza, liquidez, cobertura y valor de las garantías
4. Servicio de la deuda y cumplimiento de los términos pactados
5. El número de veces que el crédito ha sido reestructurado y la naturaleza de la respectiva reestructuración. Se entiende que entre más operaciones novadas o reestructuradas se hayan otorgado a un mismo deudor, mayor será el riesgo de no pago de la obligación.
6. Información comercial proveniente de centrales de riesgo y demás fuentes que disponga la entidad.
ARTICULO 10 REPORTES A LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA DE LAS EVALUACIONES DE CARTERA. Los resultados de las evaluaciones efectuadas se informarán a la Superintendencia de la Economía Solidaria en el reporte siguiente al de su registro, según corresponda, de acuerdo con los cortes establecidos en la resolución.
ARTICULO 11. CONFIDENCIALIDAD Y MANEJO DE INFORMACIÓN: Tanto las actuaciones del Comité como órgano colegiado, como las de cada uno de sus integrantes, las decisiones que se adopten, la información a que tengan acceso y de la cual tenga conocimiento por razón de su función, serán de estricto carácter confidencial y privilegiado, por lo cual no podrá ser divulgada a personas naturales o jurídicas diferentes a quienes deban conocerla y siempre utilizando los medios y canales propios de la institución.
ARTICULO 12. ACLARACIÓN DE DUDAS: Si se presentaren dudas en la interpretación de este Reglamento, o en su aplicación, que puedan ocasionar dificultad para el normal funcionamiento del Comité, estas serán sometidas al concepto de la Junta Directiva, para lo cual se le formulará la respectiva solicitud por escrito, indicando el motivo u origen de la duda a fin de que sea resuelta a más tardar en la reunión ordinaria siguiente de la Junta Directiva. En todo caso se tomará en cuenta la doctrina cooperativa, la legislación cooperativa y las normas vigentes en materia de actividad financiera, en especial las que guarden relación con las resoluciones antes comentadas que da origen al presente reglamento.
ARTICULO 13. VIGENCIA Y DIVULGACIÓN DEL REGLAMENTO: El presente reglamento entra en vigencia a partir de la fecha de aprobación por parte de la Junta Directiva y deroga las reglamentaciones internas que le sean contrarias.
ARTICULO 14. CONFIDENCIALIDAD EN EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN: Tanto
las actuaciones del Comité, como las de cada uno de sus integrantes, las decisiones que se adopten, la información a que tengan acceso y de la cual tengan conocimiento por razón de su función, serán de estricto carácter confidencial y privilegiado, por lo cual no podrá ser divulgada a personas naturales o jurídicas diferentes a quienes deban conocerla, siempre utilizando los medios y conductos regulares propios de la institución.
El presente Reglamento fue aprobado por la Junta Directiva mediante Acta N. 112 del 24 de mayo de 2.012.
Henry Alfonso Rivas Collazos Juan Carlos Silva Rojas Presidente Junta Directiva Vicepresidente
