UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
LICENCIADOEN CONTABILIDAD Y AUDITORIA C.P.A.
TEMA:
“IMPLEMENTACIÓN Y APLICACIÓN DE CONTROL INTERNO DE LA CUENTA DE INVENTARIOS DE MERCADERIAS EN LA EMPRESA
VARIEDADES CAROLINA”
AUTOR:
ROBERTO CARLOS PALACIOS TACLE
DIRECTOR:
ING.GUSTAVO BEJARANO GALLARDO
ii AUTORÍA
Yo, Roberto Carlos Palacios Tacle portador de la Cedula de Identidad N. 172297420-9, declaro bajo juramento que el proyecto de grado titulado: “IMPLEMENTACION Y APLICACIÓN DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA VARIEDADES CAROLINA”. Es absolutamente original, auténtico y personal, los resultados y conclusiones a las que he llegado son de mi absoluta responsabilidad.
Quito, marzo de 2015
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iii DEDICATORIA
Dedico esta tesis A Dios por mostrarnos día a día que con humildad, paciencia y sabiduría que todo es posible, a mis padres quienes me han brindado su comprensión y confianza incondicional, y por ser el pilar fundamental en todo lo que soy, en toda mi educación, tanto académica, como de la vida, por su incondicional apoyo perfectamente mantenido a través del tiempo.
Todo este trabajo ha sido posible gracias a ellos.
iv AGRADECIMIENTOS
A Dios por haberme permitido llegar hasta este punto y haberme dado salud para lograr mis objetivos, además de su infinita bondad y amor.
A todo mis compañeros de la Universidad Tecnológica Equinoccial, por la valiosa amistad que me han brindado y por el apoyo recibido.
A todos mis maestros por enseñarme a valorar los estudios y darme el apoyo para superarme cada día, durante esta etapa.
v PRESENTACIÓN
El presente tema de tesis desarrolla un diseño de un Sistema de Control Interno que se define como un proceso que es realizado por la administración y todo el personal de la empresa VARIEDADES CAROLINA, y está diseñado para proveer una seguridad razonable acerca del logro de los objetivos en las siguientes categorías:
a. Efectividad y eficiencia en las operaciones. b. Confiabilidad en los reportes financieros. c. Cumplimiento de leyes y regulaciones.
d. Proteger y conservar los recursos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
Por tanto, el Sistema de Control Interno, configura en el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas destinadas a ofrecer seguridad razonable sobre el logro de los objetivos mencionados.
Además con esta investigación se instruye al personal de la empresa para que establezca el concepto de control interno y las consideraciones necesarias al efecto, pues los modelos vigentes con anterioridad se inclinaban hacia el Control Interno Contable y no abarcaban la organización en su conjunto, por lo que fue necesario implantar un Sistema de Control Interno que involucre a la organización como un todo, en busca de niveles de eficiencia y eficacia, de acuerdo a los parámetros que se exigen, así como en la generalización del Sistema de Control Interno, va más allá del marco contable y se adapta a las características de la empresa.
vi INTRODUCCIÓN
En los últimos años se ha incrementado la necesidad de tener un buen Sistema de Control Interno en las organizaciones, debido a lo práctico que resulta medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos, en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan.
Es bueno resaltar que la Empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, por eso, resulta importante tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.
La presente investigación, tiene como objetivo implementar Control Interno de Inventarios de Mercaderías en la Empresa VARIEDADES CAROLINA., con el fin de detectar, en un plazo deseado, las desviaciones respecto a los objetivos y metas planteadas en la Empresa y prevenir cualquier evento que pueda evitar el logro de los objetivos, la obtención de información confiable y oportuna y el cumplimiento de leyes y reglamentos.
El primer capítulo, trata la problemática de la investigación que se va resolver, donde consta: Planteamiento, formulación, sistematización, objetivos generales y específicos, y justificación del problema.
El segundo capítulo consta el marco teórico que comprende los elementos conceptuales y legales que son la base fundamental para la investigación por realizar.
vii
El cuarto capítulo trata del análisis situacional de la empresa, tanto interno como externo, para saber cómo se encuentra la misma; y del direccionamiento estratégico de la Empresa, como es la misión, visión, objetivos, estrategias, principios y valores.
El capítulo quinto trata sobre la Propuesta de Diseño e Implementación del Sistema de Control Interno de Inventarios de Mercaderías, aplicado al Área de Compras Locales, en la cual se evalúa y se mide los riesgos que puedan existir en el proceso de compras que maneja la empresa, y al Área de Inventarios en la cual se evalúa y se mide los riesgos en los procedimientos de recepción de inventarios, adecuada custodia, correcto y oportuno embarque, etc.
La propuesta de un Sistema de Control Interno que vamos a implementar en la empresa, fomentará la eficiencia, reducirá el riesgo de pérdida de valor de los activos y ayudará a garantizar la confiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes.
viii ÍNDICE GENERAL
AUTORÍA ... ii
DEDICATORIA ... iii
AGRADECIMIENTOS...iv
PRESENTACIÓN ... v
INTRODUCCIÓN ...vi
ÍNDICE GENERAL ... viii
CAPÍTULO I ... 1
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN ... 1
1.1. Planteamiento del problema ... 1
1.1.1. Antecedentes ... 1
1.2 Formulación del problema ... 1
1.3 Sistematización del problema ... 1
1.4 Objetivos ... 2
1.4.1 Objetivo General ... 2
1.4.2 Objetivos Específicos ... 2
1.5 Justificación e Importancia ... 3
CAPÍTULO II ... 5
MARCO TEÓRICO Y REFERENCIAL ... 5
2.1. Mercaderías... 5
2.2. Norma Internacional de Contabilidad N.2 – Inventarios ... 5
2.2.1. Objetivos ... 5
2.2.2. Alcance ... 6
2.2.3 Definición de Inventarios ... 6
2.2.4 Medición de los inventarios ... 7
2.2.4.1 Costo de los inventarios ... 7
2.2.4.2 Costos de adquisición ... 7
2.2.5. Fórmulas del costo ... 8
2.2.6 Valor neto razonable ... 8
2.2.7 Reconocimiento como un gasto ... 8
2.2.8 Información a revelar ... 9
2.2.9 Fecha de vigencia ... 10
2.3. Sistemas de Inventarios ... 10
ix
2.3.2. Permanencia de inventarios... 11
2.4. Métodos de valoración de inventarios... 12
2.5. CONTROL INTERNO ... 14
2.5.1. Concepto ... 14
2.5.2 Control interno sobre los inventarios. ... 14
2.5.3. Objetivos de Control Interno ... 15
2.5.4. Importancia de Control Interno ... 16
2.5.5. Tipos de Controles Internos ... 18
2.5.6. Elementos Básicos del Control Interno ... 18
2.5.7. Limitaciones del control interno ... 20
2.5.9. Normativa del Control Interno ... 22
2.5.10. Métodos de Control Interno ... 24
2.5.10.1. COSO I... 24
2.5.10.1.1. Definición: ... 24
2.5.10.1.2. Componentes de COSO I ... 25
2.6. Diagramas de flujo ... 30
2.7. Hipótesis ... 32
2.8. Variables ... 32
2.7.1. Variables Independientes ... 32
2.7.2. Variables Dependientes ... 32
CAPÍTULO III ... 33
METODOLÓGIA DE LA INVESTIGACIÓN ... 33
3. Marco Metodológico ... 33
3.1. Tipo y diseño de la investigación... 33
3.1.2. Métodos de la investigación ... 33
3.1.3. Población y muestra ... 34
3.1.4. Técnicas e instrumentos de recolección de la información ... 34
3.1.5. Fuentes de la investigación ... 35
3.1.6. Resultados ... 36
3.1.6.1. Encuestas... 36
CAPÍTULO IV ... 42
DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA ... 42
4.1. Diagnostico ... 42
4.2. Estructura Organizacional ... 45
4.3. Visión ... 46
x
4.5. Objetivos ... 46
4.5.1. Objetivo General ... 46
4.5.2. Objetivos específicos ... 46
4.6. Principios y valores. ... 47
4.7. Obligaciones de la entidad frente a terceros ... 47
4.8.1. Diagnostico FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) ... 50
4.8.1. DEBILIDADES ... 50
4.8.2. FORTALEZAS ... 51
4.8.3. OPORTUNIDADES ... 51
4.8.4. AMENAZAS ... 52
4.8.5. Matriz FODA ... 54
4.8.6. Estrategias FO ... 56
4.8.5. Estrategias DO ... 56
4.8.5. Estrategias FA ... 57
4.8.5. Estrategias DA ... 57
4.9. Evaluación de Control Interno... 59
4.10. Análisis Financiero ... 63
4.10.1. Análisis Horizontal ... 63
4.10.2. Análisis Vertical ... 67
4.11. Razones Financieras ... 73
4.11.1. Índices de Liquidez ... 73
4.11.1.1. Razón de Circulante... 73
4.11.1.2. Razón Rápida o Liquidez (Prueba Ácida) ... 73
4.11.1.3. Capital de Trabajo ... 74
4.11.2. Razones de administración e eficiencia de Activos ... 74
4.11.2.1. Rotación del Inventario. ... 74
4.11.2.2. Días de Inventario ... 74
4.11.2.3. Días de cuentas por pagar ... 75
4.11.2.4. Rotación de capital de trabajo. ... 75
4.11.2.5. Días Pendientes de Cobro. ... 76
4.11.2.6. Rotación de la inversión en activos totales ... 76
4.11.2.7. Rotación de los activos fijos ... 76
4.11.3. Razones de administración de deudas ... 77
4.11.3.1. Razón de Endeudamiento ... 77
4.11.4. Razones o Índices de Rentabilidad ... 77
xi
CAPÍTULO V ... 79
PROPUESTA DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS DE MERCADERÍAS PARA LA EMPRESA VARIEDADES CAROLINA ... 79
5.1 Objetivo general ... 79
5.2. Desarrollo del sistema ... 79
5.2.1. Componente 1: Ambiente de Control ... 79
5.2.1.1 Integridad y valores éticos ... 79
5.3.1.2 Compromiso para la competencia ... 80
5.3.1.3 Filosofía y estilo de administración ... 80
5.3.1.4 Estructura organizacional ... 80
5.3.1.5. Manual de Funciones ... 82
5.3.2. Componente 2: Evaluación de Riesgos ... 89
5.3.2.1. Identificación de riesgos ... 89
5.3.2.2. Análisis de Riesgos ... 90
5.3.3. Componente 3: Proceso Operacional de Actividades de Control ... 92
5.3.3.2. Manual de Procedimientos de Control Interno para Inventarios Variedades Carolina ... 93
5.3.3.2.1. Políticas y procedimientos de adquisiciones y recepción, almacenamiento y conservación de Inventarios de Mercaderías ... 93
5.3.3.2.1.1. Adquisiciones de Inventarios ... 93
5.3.3.2.1.1.1 Políticas de Adquisiciones de Inventarios ... 93
5.3.3.2.1.1.2 Procedimientos de Adquisición y recepción de Inventarios ... 94
5.3.3.2.1.2. Almacenamiento y conservación de Inventarios de Mercaderías ... 95
5.3.3.2.1.2.1 Políticas de Almacenamiento y conservación de Inventarios de Mercaderías . 95 5.3.3.2.1.2.2 Procedimientos de Almacenamiento y conservación de Inventarios de Mercaderías ... 96
5.3.3.2.1.3. Toma Física de Inventarios ... 101
5.3.3.2.1.3.1. Políticas de Toma Física de Inventarios... 101
5.3.3.2.1.3.2. Procedimientos de Toma Física de Inventarios ... 103
5.3.3.2.1.4. Despacho y facturación de Mercaderías ... 107
5.3.3.2.1.4.1. Políticas de Despacho y facturación de Mercaderías ... 107
5.3.3.2.1.4.2. Procedimientos de Despacho de Mercaderías ... 107
5.3.3.2.1.5. Facturación de Mercaderías ... 110
5.3.3.2.1.5.1. Políticas de Facturación de Mercaderías ... 110
5.3.32.1.5.2. Políticas de Facturación de Mercaderías ... 110
5.3.4 Componente 4: Procesos operativos de Información y Comunicación ... 114
xii
5.3.4.2. Procedimientos de Información y comunicación ... 114
5.3.5. Componente 5: Proceso Operacional supervisión (Monitoreo) ... 115
5.3.5.1 Políticas de Monitoreo ... 115
5.3.5.2. Procedimientos de Evaluación ... 115
5.4. Implementación del Sistema de Control Interno Modelo COSO ... 115
5.4.1. Generalidades ... 115
5.5. Plan de mejoramiento Institucional para perfeccionar el Sistema de Control Interno de Inventarios de Mercaderías. ... 116
CAPÍTULO VI ... 119
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 119
6.1 CONCLUSIONES ... 119
6.2 RECOMENDACIONES ... 121
BIBLIOGRAFÍA ... 123
7. Anexos ... 125
7.1. Cronograma de Actividades para la Implementación ... 125
7.2. Presupuesto para Implementación Sistema Control Interno de Inventarios. ... 126
7.3. Aplicación de Método de Control de Inventario ABC ... 127
1 CAPÍTULO I
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1.Planteamiento del problema 1.1.1. Antecedentes
La deficiencia del sistema de control interno de la Cuenta de Inventarios de Mercaderías de “Variedades Carolina”, es causada por no poner en práctica el empleo del control interno, y manual de procedimientos de la cuenta de Inventarios de Mercaderías.
Errores en los registros contables y falta de documentos de respaldo; Registros y archivos llevados de forma inadecuada.
La insuficiente capacitación del personal de bodega.
Perdida y faltante de mercadería.
Mala aplicación en la baja de mercadería en mal estado y con fallo de fábrica.
1.2 Formulación del problema
¿Cómo aplicar y manejar de forma correcta el control interno de la Cuenta Inventarios de “Variedades Carolina” para que nos permita el correcto manejo y administración de los Inventarios de mercaderías?
1.3 Sistematización del problema
2
2.- ¿Es necesario aplicar un sistema de valoración de la Cuenta de Inventario de Mercaderías?
3.- ¿Cuál es la importancia del correcto funcionamiento del sistema de control de la cuenta mercadería?
1.4 Objetivos
1.4.1 Objetivo General
Establecer un sistema de Control Interno para la cuenta de inventarios de “Variedades Carolina” para el correcto manejo, administración y confiabilidad de la información.
1.4.2 Objetivos Específicos
1. Diagnosticar la cuenta de inventarios de “Variedades Carolina”.
2. Proponer un manual de control interno para la cuenta de inventario de “Variedades Carolina”.
3. Analizar variables preponderantes de control para el correcto funcionamiento del sistema de control interno para determinar su confiabilidad.
3 1.5 Justificación e Importancia
La razón por la que se tomó este proyecto es para que sea aplicable en esta y muchas empresas que carecen de conocimiento en la aplicación de los sistemas contables razonablemente confiables.
Por consiguiente se tratara de ilustrar las diferencias existentes en la aplicación de los cuatro métodos de valoración de inventario permanente, y, demostrar cual método es el más acertado a la realidad del stock final con su valoración real, de acuerdo a las Normas Internacionales de Información Financiera, (NIIF).
Además el control interno integral que complementa, para que la aplicación de las NIIF tenga éxito y se constituya en una herramienta, no solo de trabajo sino también de información adecuada y razonable de la información financiera.
Tenemos que considerar que “Variedades Carolina” ha prestado sus instalaciones y recursos humanos e instalaciones para que se pueda realizar esta investigación, que además servirá en beneficio de la misma, donde hemos comprobado la carencia de estos procedimientos.
Por tal motivo se implementará un plan metódico de control interno en el área bodega de “Variedades Carolina”. Poniendo en énfasis lo siguiente:
1. La práctica del control interno de Inventarios de Mercadería para que termine el caos y mal manejo, perdida de activos y mercaderías en la empresa.
2. Con el control interno de Inventarios de mercaderías e implementación sistema de valoración de Inventarios, en la empresa vamos evitar y disminuir los riesgos y mal manejo de los recursos que pueden causar pérdidas.
3. El sistema de valoración de la Cuenta mercaderías se le implemento un manual de procedimiento para tener confiabilidad, eficiencia y eficacia en las operaciones de la empresa.
4
5 CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO Y REFERENCIAL
2.1. Mercaderías
Son los bienes que están disponibles para la venta o para ser comercializados a los clientes en el giro ordinario del negocio.
Los bienes que están destinados para ser comercializados no sufren ningún tipo transformación o modificación.
Bravo (2007) dice: “El grupo de los bienes de cambio en el que se registra el movimiento de las mercaderías, también son todos los bienes que están destinados para la venta y que constituyen el objeto mismo del negocio”. (p. 105)
Zapata (2011) dice: “Se consideran mercaderías aquellos artículos de comercio adquiridos que se disponen para la venta, y que no sufren ningún proceso de transformación o adición significativo. El reenvase es uno de estos procesos”. (p. 90)
2.2. Norma Internacional de Contabilidad N.2 – Inventarios
2.2.1. Objetivos
6
sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese costo, así como para el subsiguiente reconocimiento como un gasto del periodo, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas del costo que se usan para atribuir costos a los inventarios.
2.2.2. Alcance
Esta Norma es de aplicación a todos los inventarios, excepto a:
(a) las obras en curso, resultantes de contratos de construcción, incluyendo los contratos de servicios directamente relacionados (véase la NIC 11 Contratos de Construcción);
(b) los instrumentos financieros (véase NIC 32 Instrumentos Financieros: Presentación y NIC 39 Instrumentos Financieros: Reconocimiento y Medición); y
(c) los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos agrícolas en el punto de cosecha o recolección (véase la NIC 41, Agricultura).
2.2.3 Definición de Inventarios
La NIC 2 define a los inventarios como activos:
- Poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación;
7
- En forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios.
Valor neto realizable.- Es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la operación menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta.
Valor razonable.- Es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo o cancelado un pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, que realizan una transacción en condiciones de independencia mutua.
2.2.4 Medición de los inventarios
Los inventarios se medirán al costo o al valor neto realizable, según cual sea menor.
2.2.4.1 Costo de los inventarios
El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su adquisición y transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido para darles su condición y ubicación actuales.
2.2.4.2 Costos de adquisición
8 2.2.5. Fórmulas del costo
El costo de los inventarios se fijara utilizando los siguientes método: primeras en entrar primeras en salir - PEPS (FIFO) o costo promedio ponderado. La entidad utilizará la misma fórmula de costo para todos los inventarios que tengan una naturaleza y uso similares. Para los inventarios con una naturaleza o uso diferente, puede estar justificada la utilización de fórmulas de costo también diferentes.
La fórmula FIFO, asume que los productos en inventarios comprados o producidos antes, serán vendidos en primer lugar y, consecuentemente, que los productos que queden en la existencia final serán los producidos o comprados más recientemente. Si se utiliza el método o fórmula del costo promedio ponderado, el costo de cada unidad de producto se determinará a partir del promedio ponderado del costo de los artículos similares, poseídos al principio del periodo, y del costo de los mismos artículos comprados o producidos durante el periodo. El promedio puede calcularse periódicamente o después de recibir cada envío adicional, dependiendo de las circunstancias de la entidad.
2.2.6 Valor neto razonable
El valor neto realizable hace referencia al importe neto que la entidad espera obtener por la venta de los inventarios, en el curso normal de la operación. El valor razonable refleja el importe por el cual este mismo inventario podría ser intercambiado en el mercado, entre compradores y vendedores interesados y debidamente informados. El primero es un valor específico para la entidad, mientras que el último no. El valor neto realizable de los inventarios puede no ser igual al valor razonable menos los costos de venta.
2.2.7 Reconocimiento como un gasto
9
así como todas las demás pérdidas en los inventarios, será reconocido en el periodo en que ocurra la rebaja o la pérdida. El importe de cualquier reversión de la rebaja de valor que resulte de un incremento en el valor neto realizable, se reconocerá como una reducción en el valor de los inventarios, que hayan sido reconocidos como gasto, en el periodo en que la recuperación del valor tenga lugar.
2.2.8 Información a revelar
En los estados financieros se revelará la siguiente información:
a) Las políticas contables adoptadas para la medición de los inventarios, incluyendo la fórmula de medición de los costos que se haya utilizado;
b) El importe total en libros de los inventarios, y los importes parciales según la clasificación que resulte apropiada para la entidad;
c) El importe en libros de los inventarios que se llevan al valor razonable menos los costos de venta;
d) El importe de los inventarios reconocido como gasto durante el periodo;
e) El importe de las rebajas de valor de los inventarios que se ha reconocido como gasto en el periodo.
f) El importe de las reversiones en las rebajas de valor anteriores, que se ha reconocido como una reducción en la cuantía del gasto por inventarios en el periodo.
g) Las circunstancias o eventos que hayan producido la reversión de las rebajas de valor, de acuerdo con el referido párrafo.
10 2.2.9 Fecha de vigencia
La entidad aplicará esta Norma en los periodos anuales que comiencen a partir del 1 de enero de 2005. Se aconseja su aplicación anticipada. Si la entidad aplica esta Norma para un periodo que comience antes del 1 de enero de 2005, revelará este hecho.
2.3. Sistemas de Inventarios
2.3.1. Cuenta Múltiple
Bravo (2002) dice: “Denominado también Sistema de Inventario
Periódico, consiste en controlar el movimiento de la Cuenta Mercaderías
en varias o múltiples cuentas que por su nombre nos indican a que se
refiere cada una de ellas, además se requiere la elaboración de inventarios
periódicos o extracontables que se obtienen mediante la toma o
constatación física de la mercadería que existe en la empresa en un
momento determinado”. (p. 113)
Características
Zapata (2011) determina las siguientes características:
- El inventario se obtendrá de la bodega, tomando físicamente el inventario y valorando el último precio de costo o del mercado, el menor.
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- Utiliza varias cuentas de apoyo, entre otras: ventas, compras, inventario de mercaderías, devoluciones y descuentos en ventas, devoluciones, transporte y seguros en compras o ventas, costo de ventas y ganancia bruta en ventas.
- Sistema obsoleto, porque no contribuye al control tampoco ayuda a generar información oportuna y confiable. (p. 90)
2.3.2. Permanencia de inventarios
Bravo (2002) dice: “Denominado también sistema de inventario perpetuo consiste en controlar el movimiento de la cuenta de Mercaderías mediante la utilización de tarjetas kardex las mismas que permiten conocer el valor y la existencia física de mercaderías de forma permanente”. (p. 120)
Características
Zapata (2011) determina las siguientes características:
- “Utiliza tres cuentas: Inventario de mercaderías, Ventas y costo de venta.
- Es necesario contar con un auxiliar para cada tipo de articulo (Kardex).
- Por tanto, el inventario se puede determinar en cualquier momento. Solo por control se deberán efectuar constataciones físicas periódicas sobre bases de rotación (muestreo).
12 2.4. Métodos de valoración de inventarios
Los métodos existentes para la valoración de inventario son los siguientes:
a) Promedio ponderado
El método Promedio Ponderado es caracterizado por que las compras se deben sumar a las existencias totales, tanto como en la columna de cantidades como también en la columna del costo total este último resultado debe ser dividido para el total de existencias en unidades permitiéndonos obtener el costo unitario promedio que nos servirá para registrar el costo de ventas de mercaderías.
En este método los inventarios siempre están registrados al costo promedio, que generara un inventario final y una utilidad que se va a encontrar casi en el punto medio en comparación con los otros métodos PEPS y UEPS. El método promedio es una de los más utilizados en la práctica, debido a su facilidad en la determinación del Costo de Ventas. Las devoluciones en compras y en Ventas, se registraran al mismo costo con que ingresaron o egresaron respectivamente del inventario.
Ejemplo:
Transacciones:
Saldo 15 Tv a $200 cada uno Se compra 18 TV a $210.00 c/u Se compra 12 TV a $ 205.00 C/U Se vende 19 TV
Compra 24 Tv a $215.00 C/U
13
Tabla 1 Tarjeta Kardex (método promedio ponderado)
Cantidad Valor Unitario
Valor
Total Cantidad Valor
Unitario Valor Total Cantidad Valor
Unitario Valor Total
xx Inventario Inicial 15 200 3.000
xx Compra factura 200 18 210 3.780 33 205.45 6.780
xx Compra factura 201 12 205 2.460 45 205.33 9.240
xx Venta factura 11 19 205.33 3.901,27 26 205.33 5.338.73
xx Compra factura 123 24 215 5.160 50 209.97 10.498.73
xx Devolución compra -4 -215 -860 46 209.54 9.638.73
xx Venta factura 02 12 209.54 2.514.48 34 209.54 7.124.36
xx Devolución venta 02 4 209.54 838.16 38 209.54 7.962.52
TOTAL 10.540 38 7962.52
Entradas Salidas Existencias Fecha 200
Detalle
Ilustración No. 1:Método promedio Ponderado Fuente: COSO I
Elaborado por: Roberto C. Palacios T.
P.E.P.S. (F.I.F.O)
El método PEPS también conocido como FIFO, significa que las mercaderías que se compran primero son las que primero se deben vender.
Características
Con la utilización del método de valoración PEPS, cuando los precios tienden a subir, el inventario de mercaderías se sobre estima, siempre que las mercaderías en existencia su precio corresponda al más elevado. En el momento que los precios del mercado comienzan a bajar, el inventario estará subestimado cuando salieron las mercaderías con los precios más altos o elevados y en el inventario quedan las de precio más bajo.
U.E.P.S. (L.I.F.O)
14 2.5. CONTROL INTERNO
2.5.1. Concepto
Horngren & Harrison & Robinson (2003) dicen: “Control Interno es un plan organizacional y todas las medidas relativas que adopta un entidad para salvaguardar activos, fomentar al acatamiento de las políticas de la compañía, promover la eficacia operativa y garantizar que los registros contables sean precisos y fiables. Los controles internos son más efectivos cuando los empleados de todos los niveles adoptan los objetivos y normas éticas de la organización”. (p. 267)
Perdomo (2004) dice: “Es el plan de organización entre la contabilidad, funciones, empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa pública, privada o mixta, para obtener información confiable, salvaguardar sus bienes, promover su eficiencia de sus operaciones y adhesión a su política administrativa”. (p. 2-3)
Zepeda (2005) dice: “Control Interno es el conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por una organización con el fin de asegurar que los activos estén debidamente protegido, que los registros contables son fidedignos y que la actividad en la entidad se desarrolle eficazmente y de acuerdo con las políticas trazadas por la gerencia, en atención a las metas y los objetivos previstos”. (p. 4)
2.5.2 Control interno sobre los inventarios.
15
- Descubrir robos y sustracciones de inventarios.
- Obtener información administrativa, contable y financiera confiable de inventario.
- Valuar los inventarios con criterio razonable, consistente y conservador. - Proteger y salvaguardar los inventarios.
- Promover la eficiencia del personal de almacén de inventarios.
- Detectar desperdicios y filtraciones de inventarios”. (Bravo, 2008, p.117).
2.5.3. Objetivos de Control Interno
Estupiñan (2006) dice: “El control Interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración” (p. 19).
Los objetivos del control interno son diseñados para ayudar a organizar, controlar y mejorar las operaciones en las distintas etapas de su proceso, lo cual se relaciona con: (Fonseca R. , 2004, pág. 114)
a. Promover la eficiencia de las operaciones en lo relativo a las recaudaciones, distribución y uso de los recursos que generan las actividades empresariales o públicas dentro del marco legal correspondiente.
b. Promover la utilidad y convivencia de los sistemas de administración y finanzas, diseñados para el control de las operaciones e información de los resultados alcanzados.
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d. Promover la actualización, modernización y sostenibilidad de los sistemas y su tecnología.
e. Promover la aplicación de las leyes, reglamentos y los procedimientos diseñados para que toda autoridad, ejecutivo y funcionario, rindan cuenta oportuna de los resultados de su gestión en el marco de un proceso transparente y ágil de rendición de cuentas
f. Motivar la capacidad administrativa para reaccionar frente a los estímulos negativos de su entorno, para que esté en condiciones de identificar, comprobar e impedir, posibles malos manejos de los recursos disponibles, así como administrar los riesgos existentes.
Horngren (1997) dice:
“El control interno es el plan organizacional y todas las medidas correspondientes adoptadas por una empresa para:
1.- Proteger los activos.
2.- Estimular el cumplimiento de las políticas de las compañías.
3.- Promover la eficiencia operacional.
4.- Asegurar registros contables exactos y contables”. (p. 302)
2.5.4. Importancia de Control Interno
Mantilla (2009) dice: “Un sistema sólido de control interno contribuye a salvaguardar la inversión de los accionistas y los activos de la compañía.
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financiera que se usa dentro del negocio y para publicaciones es confiable. También ayuda a proteger los activos.
Los objetivos de una compañía, su organización interna y el ambiente en el cual opera están continuamente evolucionando y, como resultado de ello, los riesgos que enfrenta están continuamente cambiando. Un sistema de control interno depende, de una evaluación cuidadosa y regular de la naturaleza y extensión de los riesgos frente a los cuales la compañía está expuesta” (p. 19)
Perdomo (2004) dice: “Todas la empresas públicas, privadas y mixtas, ya sean comerciales, industriales o financieras, deben contar con instrumentos de control administrativo, tales como un buen sistema de Contabilidad, apoyado en un catálogo de cuentas eficiente y practico; además de un sistema de control interno, para confiar en los conceptos, cifras informes y reportes de los estados financieros”. (p. 4)
Estupiñan (2006) determina: Que el control interno es importante por qué:
“1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes exitosamente.
2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
4. Localiza a los lectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.
5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
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7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa”. (p. 27)
2.5.5. Tipos de Controles Internos
Existen dos tipos de controles internos que son: (Estupiñan, 2006)
- Control Interno Administrativo - Control Interno Contable
- Control interno Administrativo: Está conformado por procesos, métodos y normas que son relacionadas principalmente con la eficiencia operativa y con el cumplimiento y adhesión de políticas generales.
- Control Interno Contable: Están comprendidos por el análisis del plan de la organización y todos los métodos y procedimientos que están relacionadas principalmente a aspectos financieros y están ligadas de forma directa con salvaguardar los activos y la fiabilidad de los recursos económicos.
2.5.6. Elementos Básicos del Control Interno
1. Separación idónea de responsabilidades y funciones
Se puede considerar algunos factores al evaluar un plan de organización:
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c) Implementar un medio eficaz para controlar las responsabilidades asignadas y autoridad delegada.
d) Suministrar la autoridad necesaria a los funcionarios para tomar decisiones oportunas.
e) Informar acerca del cumplimiento de deberes y responsabilidades y que resultados se han obtenido en función de lo planteado.
f) La organización debe tener una estructura flexible que permita realizar los cambios requeridos.
g) Evitar la duplicación de funciones establecer una estructura organizacional simple.
h) Utilizar organigramas y manuales de organización.
i) Diseñar estructuras organizacionales encaminadas a obtener el máximo beneficio con un mínimo costo.
2. Implementar un sistema de autorización y procedimientos adecuados para un eficaz control financiero para activos, pasivos, ingresos y gastos.
Con la finalidad de registrar de manera segura la información de operaciones y transacciones se recomienda implementar:
a) Registros y formularios de acuerdo a las normativas vigentes (Servicio de Rentas Internas).
b) Un plan de cuentas que garantice la sistematización contable y facilite el control interno.
3. Practicas sanas en el cumplimiento de las responsabilidades y funciones de cada departamento de la organización.
Procedimientos para ejecutar un correcto control interno:
a) Elaborar una lista pormenorizada y actualizada de proveedores autorizados. b) Solicitar cotizaciones de varios proveedores para elegir la mejor
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c) Al momento de recibir las mercancías: contar, pesar, verificar todo su contenido.
d) El área de contabilidad debe verificar las facturas y documentación que sustenta las adquisiciones previas a su pago.
e) El almacenaje de mercaderías se lo debe realizar en bodegas cerradas y con acceso restringido.
f) Contratar seguros contra robos o perdidas de mercaderías, dinero; adicionalmente asegurar al personal.
g) Efectuar reuniones periódicas entre administradores con su personal con el objetivo de mantener una línea abierta de comunicación.
4. Selección de talento humano con experiencia
Es muy importante seleccionar talento humano con habilidades y experiencia, capaces de llevar a cabo los procedimientos que la administración los designe.
a) Es de suma importancia la capacitación continua y control interno de las responsabilidades y funciones de cada empleado.
b) Una vez capacitado el personal la administración debe motivar al personal que trabaje con eficiencia y eficacia.
c) La honradez, la ética son factores indispensables en el desempeño de actividades del personal con lo cual se facilita el control interno y la fidelidad en las finanzas.
5. Una función efectiva de auditoría interna
a) Auditoria interna se recomienda la utilización de un profesional independiente para la realización de exámenes de las actividades contables, financiera, administrativas y de gestión.
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Fonseca (2004) dice:
“El control interno puede proporcionar solamente una seguridad razonable de que lleguen a alcanzar los objetivos de la administración, a causa de limitaciones inherentes del mismo control interno, tales como:
a) El requisito usual de la administración de que un control es eficaz en relación a su costo; que el costo de un procedimiento de control no sea desproporcionado a la pérdida potencial debido a fraudes o errores.
b) El hecho de que la mayoría de controles tienden a hacer dirigidos a tipos de operaciones esperadas y no a operaciones poco usuales.
c) El error humano potencial debido a descuidos, distracción, errores de juicio o comprensión equivocada de instrucciones.
d) La posibilidad de burlar los controles por medio de colusión con partes externas a la entidad o con empleados de la misma.
e) La posibilidad de que una persona responsable de ejercer el control pudiera abusar de esa responsabilidad.
f) La posibilidad de que los procedimientos pudieran llegar a ser inadecuados debido a cambios en las condiciones y que el cumplimiento con esos procedimientos pudiera deteriorar el control”. (p.345).
Lara Bueno (2007) dice:
“La existencia de un sistema de control confiere una seguridad razonable, pero no absoluta de que los objetivos del mismo se cumplirán.
La implantación y mantenimiento de un sistema de control interno es responsabilidad de la Dirección que debe someterlo a una continua supervisión para determinar que funciona según esta prescripto, modificándolo si fuera preciso, de acuerdo con las circunstancias.
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- Siempre existe la posibilidad de que al aplicar procedimientos de control surjan errores por una mala comprensión de las instrucciones, errores de juicio, falta de atención al personal, fallo humano, etc.
- Además de aquellos procedimientos cuya eficacia se basa en la segregación de funciones pueden eludirse como consecuencia de existir colusión de los empleados implicados en el control interno.
- Igualmente los procedimientos basados en el objetivo de asegurar que las transacciones se ejecutan según los términos autorizados por la dirección, resultarían ineficaces si las decisiones de esta se tomaran de una forma errónea o irregular” (p.55).
2.5.9. Normativa del Control Interno
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Declaración Sobre Normas de Auditoría SAS-47 El Riesgo de Auditoría y la Importancia en la Realización de la Misma.- Sirve de guía para la consideración del auditor del riesgo de auditoría y la importancia cuando planea y efectúa un examen de los estados financieros de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptados. El riesgo de auditoría y la importancia afectan la aplicación de las normas de auditoría generalmente aceptadas, especialmente las de ejecución del trabajo, y están implícitas en el dictamen estándar. El riesgo de auditoría y la importancia, entre otras cuestiones, deben considerarse junto con la determinación de la naturaleza, oportunidad, y alcance de los procedimientos de auditoría y en la evaluación de los resultados de esos procedimientos. Declaración Sobre Normas de Auditoría No 53 SAS-53 Responsabilidad del Auditor para Detectar e Informar sobre Errores e Irregularidades.- Proporciona los lineamientos en cuanto a la responsabilidad del auditor independiente para detectar errores e irregularidades en una auditoría de estados financieros, de conformidad con normas de auditoría generalmente aceptadas. Describe los factores que influyen en la habilidad del auditor para detectar errores o irregularidades y explica como el ejercicio del debido cuidado, deberá contemplar adecuadamente la posibilidad de errores o irregularidades. Proporciona asimismo, orientación sobre la responsabilidad del auditor de comunicar los asuntos detectados, tanto dentro como afuera de la entidad, cuyos estados financieros se auditan. Declaración Sobre Normas de Auditoría No 54 SAS-54 Actos Ilegales Cometidos por los Clientes.- Describe la naturaleza y alcance de la consideración que un auditor independiente, debe dar a la posibilidad de actos ilegales del cliente en una auditoría de los estados financieros, de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas. La Declaración también proporciona consejos acerca de la responsabilidad del auditor, cuando se detecte un posible acto ilegal.
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de administración, el consejo fiduciario, el dueño en una empresa de un solo dueño o con quienes hayan contratado al auditor. Para el propósito de esta declaración, el término ―Comité de auditoría‖, se utilizará para referirnos al recipiente adecuado de comunicación. Esta Declaración, también proporciona los lineamientos para establecer un criterio de acuerdo entre el auditor y el cliente para identificar y reportar asuntos adicionales a los requeridos por esta Declaración.
2.5.10. Métodos de Control Interno
2.5.10.1. COSO I
2.5.10.1.1. Definición:
“El control interno es un proceso, efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías, eficacia y eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la información financiera, cumplimiento de leyes y normas que sean aplicables”. (Lybrand & Cooper, 1997, pág. 4)
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Ilustración No. 2:Componentes de COSO I Fuente: COSO
Elaborado por: COSO
Componentes del coso Entorno de control
Evaluación de los riesgos
Actividades de control
Información y comunicación
Supervisión o monitoreo
2.5.10.1.2. Componentes de COSO I 1) Ambiente de control
“El Ambiente de control. Tiene una influencia profunda en la manera como se estructuran las actividades del negocio, se establecen los objetivos y se valoran los riesgos. Esto es cierto no solamente en su diseño, sino también en la manera cómo opera en la práctica” (Mantilla, 2007, pág. 25)
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como la administración asigna autoridad y responsabiliza, como organiza y desarrolla su gente; y la atención y dirección proporcionada por el consejo de directores.
Entre los factores del ambiente de control constan los siguientes:
Integridad y valores éticos
El control interno depende de la integridad y valores éticos del personal que conforma la organización, encaminados a crear, administrar y vigilar los controles. Es indispensable que la dirección establezca normas necesarias que desaliente el cometimiento de actos dolosos e ilegales, si los controles internos no son eficaces aumenta la probabilidad de cometer actos indebidos.
Compromiso de competencia profesional
Para una adecuado control interno es importante que los funcionarios tengan la capacitación profesional, conocimientos, habilidades y competencias necesarias para cumplir sus obligaciones.
Consejo de administración y comité de auditoría
Puede darse el caso de que la administración eluda el sistema de control, por lo tanto es indispensable un consejo de administración activo y efectivo para asegurar un control interno efectivo.
La filosofía de dirección y estilo de gestión
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Estructura organizativa
La estructura organizativa debe ser capaz de controlar adecuadamente las actividades de la empresa y no tan complicada que obstaculice el flujo de información. Los ejecutivos deben tener presente cuáles son sus responsabilidades de control y poseer las competencias y niveles de conocimientos requeridos en función de sus cargos.
Asignación de autoridad y responsabilidad
Para mejorar el ambiente de control los directivos preparan líneas de autoridad y responsabilidad bien definidas las mismas que ofrecen una base para el seguimiento de las actividades y el sistema de control y establecen la autoridad y responsabilidad dentro del sistema.
Políticas y prácticas en materia de talento humano
La evaluación la capacitación, orientación influyen en el ambiente de control, las políticas que se establezcan para el reclutamiento, selección y contratación de talento humano deben estar encaminada a la búsqueda de personas competentes que permitan llevar a cabo la ejecución de los programas y planes de la entidad para de esta manera alcanzar sus objetivos.
2) Evaluación de riesgos
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Los riesgos se relacionan con el objetivo de obtener informes financieros confiables. Los siguientes factores podrían indicar un mayor riesgo para la empresa:
1. Cambios en la normativa interna de la empresa. 2. Cambios de personal
3. Sistemas de información nuevos 4. Crecimiento rápido de la organización
5. Cambios de la tecnología que afectan los procesos o sistemas de información.
6. Nuevos modelos de productos, o actividades. 7. Adopción de nuevos principios contables.
Federación Internacional de Contabilidad (2007) existen tres tipos de riesgos:
Riesgo de Detección: “es el riesgo de que un auditor no detecte una representación errónea que exista en una aseveración y que pudiera ser de importancia relativa, ya sea en lo individual o cuando se acumula con otras representaciones erróneas” (p.105).
Riesgo de Control: “es el riesgo de que una representación errónea que pudiera ocurrir en una Aseveración y que pudiera ser de importancia relativa, ya sea en lo individual o cuando se acumula con representaciones erróneas en otros saldos o clases, no se prevenga o detecte y corrija oportunamente por el control interno de la entidad” (p.102).
Riesgo Inherente: “es la susceptibilidad de un saldo de cuenta o clase de transacciones a una representación errónea que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o en el agregado cuando se acumule con representaciones erróneas en otros saldos o clases, suponiendo que no
29 3) Actividades de control
“Las Actividades de control. Las actividades de control son las políticas y procedimientos, son acciones de las personas para implementar las políticas para ayudar a asegurar que se están llevando a cabo las directivas administrativas identificadas como necesarias para manejar los riesgos. Las actividades de control se pueden dividir en tres categorías, basadas en la naturaleza de los objetivos de la entidad con los cuales se relaciona: operaciones, información financiera, o cumplimiento.” (Mantilla, 2007, pág. 59)
Las actividades de control abarcan una gran variedad de políticas y los procedimientos correspondientes de implantación que ayudan a asegurar que se siguen las directrices de la dirección. Ayudan a asegurar que se llevan a cabo aquellas acciones identificadas como necesarias para afrontar los riesgos y así conseguir los objetivos de la entidad.
4) Información y comunicación:
Mantilla (2007), expresa que:
Información
“Es de suma importancia los canales de información internos y externos, que permita una comunicación adecuada y el tránsito de datos económicos y de organismos de control obtenidos de fuentes externas así como la información generada dentro de la empresa.
Comunicación
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La alta gerencia debe transmitir mensajes claros acerca de las actividades de la entidad y de la gestión y control que se realizan en cada una de ellas.
5) Supervisión o Monitoreo
“Monitoreo. Los sistemas de control interno deben monitorearse, proceso que valora la calidad del desempeño del sistema en el tiempo. Es realizado por medio de actividades de monitoreo Ongoing, evaluaciones separadas o combinación de las dos. El monitoreo Ongoing ocurre en el curso de las operaciones. Incluye actividades regulares de administración y supervisión y otras acciones personales realizadas en el cumplimiento de sus obligaciones. Las deficiencias de control interno deberán reportarse a lo largo de la organización, informando a la alta gerencia y al consejo solamente los asuntos serios”. (Mantilla, 2007, pág. 83)
Para evitar desviaciones en todo sentido es necesario una supervisión adecuada y continua en el transcurso normal de las operaciones, las mismas que incluyen actividades habituales de gestión, así como otras acciones que efectúa el personal al realizar tareas que conlleva evaluar resultados del sistema de control interno.
2.6. Diagramas de flujo
Los procesos que se plantean más importantes son:
a. Adquisición y almacenamiento de mercadería b. Despacho de mercadería.
c. Inventarios d. Facturación
31 Ilustración No 27: Símbolos en los diagramas de flujo
32 2.7. Hipótesis
La correcta aplicación de control interno y elaboración del manual de procedimientos nos ayuda a un buen manejo de sistema de valoración de la cuenta Inventarios de Mercadería, que realiza la empresa Variedades Carolina Importadora S.A, logrará confianza y seguridad en los socios y administradores acerca de las operaciones de la empresa, nos permitirá un control correcto del registro y manejo de la información de todas las operaciones de la cuenta de Inventarios de forma organizada, confiable y correcta.
2.8. Variables
2.7.1. Variables Independientes
Diseño, Implementación y establecer un sistema de valoración y control interno de inventarios el más conveniente a nuestras necesidades para tener un mejor control y valoración de mercaderías.
2.7.2. Variables Dependientes
Proceso Contable, administrativo y financiero
33 CAPÍTULO III
METODOLÓGIA DE LA INVESTIGACIÓN
3. Marco Metodológico
3.1. Tipo y diseño de la investigación
Investigación Exploratoria: En un inicio se utilizará la investigación exploratoria, observando los procedimientos y sistemas de control que tiene el local comercial, con el propósito de determinar las causas que ocasionan el problema y para determinar los métodos a seguir.
Investigación Descriptiva: Ya que analiza la problemática y las carencias en el proceso de aplicación en el control interno y manejo de la cuenta de inventarios o proceso de registro.
Investigación Explicativa: Permite encontrar la causa que genera el problema y ayuda a encontrar la respuesta a la pregunta del estudio así como el efecto e impacto que tiene en el medio, objeto de la investigación.
Investigación de campo: La información obtenida se la realizó mediante encuestas y entrevistas a los directivos del negocio en el lugar de los hechos.
3.1.2. Métodos de la investigación
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Método Deductivo: permite buscar e indagar el conocimiento que se tiene del objeto de la investigación.
Método de análisis: permite revisar y analizar con cuidado la información necesaria como: documentos fuentes, registros, procedimientos.
Método de síntesis: ayuda a establecer las conclusiones y estrategia con el objetivo de diseñar el Manual de Procedimientos de la cuenta mercaderías.
Método Descriptivo: para analizar los resultados y obtener conclusiones y recomendaciones.
3.1.3. Población y muestra
Para realizar la encuesta se tomó como población a todo el personal que labora en la empresa, un total de 5 empleados personas que dirigen la empresa, debido al pequeño número de la población no se tomó una muestra, sino que se realizó la encuesta a todos.
3.1.4. Técnicas e instrumentos de recolección de la información
En la obtención de datos intervinieron los siguientes instrumentos de captación y recolección de la información.
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Entrevista: Permitió estar en contacto con las personas involucradas que dirigen el área administrativa y financiera de la empresa permitiendo adquirir un conocimiento adecuado sobre el manejo de la Cuenta de Inventarios. El instrumento y técnica a utilizarse en esta actividad es la entrevista.
Encuesta: Esta técnica fue puesta en práctica para le recolección de datos e información mediante la aplicación de un cuestionario a los empleados de la empresa, para saber cómo se maneja la Cuenta de Inventarios.
3.1.5. Fuentes de la investigación
36 3.1.6. Resultados
3.1.6.1. Encuestas
Encuestas
Pregunta 1: ¿Existen políticas establecidas claramente expresas sobre la recepción, almacenamiento y conservación?
Respuestas Entrevistados Porcentaje
Si 3 60
No 2 40
Total 5 100
Ilustración No 3: ¿Existen políticas establecidas claramente expresas sobre la recepción, almacenamiento y conservación?
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Roberto C. Palacios T.
Análisis: El 60% del personal tiene conocimiento de las políticas de recepción, almacenamiento y conservación del Inventario.
Pregunta N.-1
37 Encuestas
Pregunta 2: ¿Es necesario establecer un sistema de Control Interno de inventarios?
Respuestas Entrevistados Porcentaje
Si 5 100
No 0 0
Total 5 100
Ilustración No 4: ¿Es necesario establecer un sistema de Control Interno de inventarios?
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Roberto C. Palacios T.
Análisis: El 100% del personal cree que es necesario la implementación de un sistema de control interno.
Pregunta N.- 2
38 Encuestas
Pregunta 3: ¿La empresa tiene políticas de control de inventarios?
Respuestas Entrevistados Porcentaje
Si 5 100
No 0 0
Total 5 100
Ilustración No 5: ¿La empresa tiene políticas de control de inventarios?
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Roberto C. Palacios T.
Análisis: El 100% del personal dijo que la empresa tiene políticas de control de inventarios interno de Inventarios.
Pregunta N.- 3
39 Encuestas
Pregunta 4: ¿Se realiza toma física de inventarios de forma periódica para saber sus existencias?
Respuestas Entrevistados Porcentaje
Si 5 100
No 0 0
Total 5 100
Ilustración No 6: ¿Se realiza toma física de inventarios de forma periódica para saber sus existencias?
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Roberto C. Palacios T.
Análisis: El 100% del personal dice que se realizan toma fisica de inventarios de forma periódica para saber las existencias.
Pregunta N.- 4
40 Encuestas
Pregunta 5: ¿Todos los movimientos de Inventarios son registrados en la tarjeta kardex?
Respuestas Entrevistados Porcentaje
Si 4 80
No 1 20
Total 5 100
Ilustración No 7: ¿Todos los movimientos de Inventarios son
registrados en la tarjeta kardex?
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Roberto C. Palacios T.
Análisis: El 80% del personal dice que los movimientos de inventarios son registrados en la Tarjeta Kardex.
Pregunta N.-5
41 Encuestas
Pregunta 6: ¿Los resultados son comparados y conciliados de los inventarios físicos con los registros de contabilidad?
Respuestas Entrevistados Porcentaje
Si 5 100
No 0 0
Total 5 100
Ilustración No 8: ¿Los resultados son comparados y conciliados
de los inventarios físicos con los registros de contabilidad?
Fuente: Encuesta Elaborado por: Roberto C. Palacios T.
Análisis: El 100% del personal dice que los resultados son comparados, conciliados los inventarios físicos con los registros de contabilidad.
Preguntas N.- 6
42 CAPÍTULO IV
DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA
4.1. Diagnostico
La Empresa VARIEDADES CAROLINA, se encuentra ubicado en el Centro del Distrito Metropolitano de Quito, es una empresa que se dedica a la comercialización de electrométricos y artefactos electrónicos para el hogar, se encuentre presente en el mercado desde hace ya 15 años, con un aceptable posicionamiento en el mercado debido a sus bajos precios de venta. Sin embargo existen falencias que van en contra la obtención de los objetivos y metas planteadas por la Empresa.
El negocio Variedades Carolina es fundado por Nancy Jacqueline Rodríguez (persona natural) en el año 2003, está ubicado en la ciudad de Quito, en el sector del centro histórico, en la calle Cuenca y la calle Chile esquina N4-106, Es un negocio que su giro comercial es la compra y venta de bienes (electrónica y electrodomésticos).
43 Ilustración No 9: Ubicación de Variedades Carolina
Fuente: Lugar de investigación
Elaborado: Roberto C. Palacios T.
Muchas de las deficiencias se encuentran en el sistema de control interno de la cuenta de Inventarios de Mercaderías, la cual es causada por no poner en práctica los controles adecuados, políticas y procedimientos entre las principales falencias se encuentran:
1. Errores en los registros contables y falta de documentos de respaldo.
44 2. Registros y archivos llevados de forma inadecuada.
Se puede apreciar que el personal de la empresa no tiene claro cuál es su función o no son difundidos de manera adecuada, que por lo que no responde de una manera dinámica a las actividades operativas en cada nivel de responsabilidad, al no registrar de manera adecuada las transacciones es un riesgo latente que menoscaba el crecimiento de la empresa.
3. La insuficiente capacitación del personal de bodega.
El personal de bodega es un importante elemento dentro de la organización, debido a que debe cumplir con ciertas competencias y sobre todo valores y principios, para evitar desviaciones de mercadería que a la larga causa perjuicio a la empresa, se puede apreciar una falta de un sistema de supervisión y monitoreo y de manera general de políticas claras, que deben cumplir el personal de bodega.
4. Perdida y faltante de mercadería.
Como consecuencia de la falta de control, ha provocado de manera recurrente la desviación y pérdida de mercadería, provocando que la empresa descienda en su nivel de liquidez y no poder pagar sus cuentas de corto plazo.
5. Mala aplicación en la baja de mercadería en mal estado y con fallo de fábrica.
Otra consecuencia de la falta de control es la mala aplicación de productos o
mercadería para dar de baja, ya que se ha encontrado productos en buen estado
45
En base a lo expuesto anteriormente es necesario la implementación de un sistema de
control interno para Inventarios, el cual se constituya en una herramienta en la cual se
apoye la empresa para mantener niveles de crecimiento aceptables, con información
oportuna de sus actividades, identificar rápidamente sus deficiencias y corregirlas a
tiempo, caso contrario estará abocada a continuar con la desorganización como
denominador común, lo cual conlleva a tomar decisiones erradas respecto al manejo
administrativo y financiero.
4.2. Estructura Organizacional
El negocio Variedades Carolina no cuenta con un organigrama establecido, la señora Jacqueline Rodríguez tiene el rol de propietaria, según su posición la estructura se muestra así:
Ilustración No 10: Organigrama Estructural según la posición de la propietaria Fuente: Investigación de Campo
Elaborado: Roberto C. Palacios T.
GERENTE
VENTAS RECAUDACIÓN BODEGA
46 4.3. Visión
La visión es la siguiente: “Ser líder en la distribución y comercialización de productos de línea
blanca y afines, logrando que nuestros clientes tengan un producto de calidad, cubriendo sus
expectativas, y brindándole la satisfacción de ahorro y tiempo”.
4.4. Misión
La misión de la empresa es la siguiente: “Comercializar productos de calidad con garantía logrando desarrollar en nuestros clientes confianza, prestigio y credibilidad dentro del mercado que atendemos y brindar seguridad, y bienestar a todos sus colaboradores”.
4.5. Objetivos
Los objetivos VARIEDADES CAROLINA:
4.5.1. Objetivo General
Ser una empresa líder en comercialización y distribución de electrométricos y artefactos electrónicos, con un amplio portafolio de productos que se caractericen por sus altos estándares de calidad, que permitan ser competitivos y por lo tanto posicionarse en el mercado ecuatoriano.
4.5.2. Objetivos específicos
1. Aumento de rentabilidad: incremento de las ventas en un 10% anual, respecto al margen del año anterior.
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3. Mejorar la gestión administrativa y financiera, para tomar decisiones acertadas obteniendo crecimiento de la empresa.
4. Establecer un sistema de control interno a los inventarios, determinando en todo momento el Stock existente (existencias).
4.6. Principios y valores.
Los valores de la empresa son los siguientes:
Honestidad: es una cualidad humana, el cual consiste en actuar de acuerdo a lo que piensa y siente.
Competitividad: Es la capacidad de una organización cualquiera que sea esta, para desarrollar y mantener ventajas competitivas que le permita sostener una posición destacada en el entorno económico en el que trabaja.
Integridad: Consiste en minimizar el costo del incumplimiento, y cumplir lo prometido.
Profesionalismo: se refiere a la responsabilidad, seriedad, constancia, entrega, dedicación de cada integrante del equipo de trabajo que debe cumplir en sus funciones y tareas.
Lealtad: Se refiere a la fidelidad, compromiso y obligación, orgullo, confidencialidad de intereses que en todo momento se debe demostrar para y por la empresa.
4.7. Obligaciones de la entidad frente a terceros
48
La empresa cuenta con 5 integrantes, quienes ejecutan tareas de ventas (3), contabilidad (1) y el dueño como gerente general, el talento humano es muy importante, sobre ellos recae el éxito o fracaso de los procesos establecidos según el desempeño que estos demuestren. Actualmente, el bienestar de los trabajadores tiene destacada importancia, ya que en muchas empresas el tema de responsabilidad social se lo practica de manera cotidiana; dicha responsabilidad corresponde a relaciones laborales, respetuosas, acatando en todo momento lo que indica la normativa e inclusive sobrepasando los beneficios a que tienen derecho los trabajadores, trata también sobre derechos humanos reconocidos también a nivel mundial y en último punto sobre seguridad industrial; mientras un trabajador se sienta cómodo se verá reflejado en réditos para la empresa evitando en todo momento desviaciones y protegiendo los bienes y activos de la empresa Variedades Carolina. La empresa cumple con las siguientes obligaciones:
1. Remuneraciones de acuerdo a los que dictamina la Ley.
2. Afiliación obligatoria al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y celebración de un contrato del trabajo de acuerdo al Código de Trabajo.
3. Pago de beneficios complementarios de acuerdo al Código de Trabajo.
4.7.2. Aspectos externos de la empresa
Proveedores: para Variedades Carolina los proveedores corresponden a importadores de electrodomésticos y equipos electrónicos habilitados legalmente para realizar esta actividad y también empresas que producen a nivel nacional como Indurama, Durex, Ecasa, etc. La empresa mantiene buenas relaciones con este sector importante de abastecimiento, la organización cumple con los siguientes aspectos:
1. Pago puntual de sus acreencias.
