LEGAL
CÓMO CREAR UNA BASE DE DATOS PARA PODER ENVÍAR
COMUNICACIONES COMERCIALES
El envío de comunicaciones electrónicas requiere que la base de datos a la que quieres envíar dichas comunicaciones cumpla ciertos requisitos.
Lo primero que debes tener en cuenta es que hay 2 pasos imprescindibles que debes cumplir: INFORMAR y
OBTENER CONSENTIMIENTO. Si te saltas algunos de estos pasos estarás incumpliendo la normativa y podrías recibir una reclamación de alguno de los destinatarios.
El envío de comunicaciones electrónicas de forma legal no es una tarea fácil, pero tampoco es una tarea imposible
INFORMAR
¿sobre qué informar?
SAFE se encarga de redactar estos textos informativos, si no lo has recibido puedes solicitarto cuando quieras. Esta es la información que debes comunicar al destinatario:
• Identidad y datos de contacto.
• Para qué se utilizarán los datos.
• La base jurídica del tratamiento.
• Destinatarios de los datos.
• Si hay intención de transferir los datos a un tercer país.
• Plazo de conservación de los datos.
• Derechos que asisten al remitente.
• La existencia de decisiones automatizadas.
La LSSI, Ley de Servicios de la Sociedad de la Información te obliga a que tus comunicaciones electrónicas cumplan ciertos requisitos.
1. El email debe avisar si contiene información comercial.
2. Debe contenener un mecanismo para que el remitente pueda solicitar que no le envíen más comunicaciones electrónicas.
¿qué requisitos deben cumplir las
comunicaciones electrónicas?
OBTENER
CONSENTIMIENTO
¿cómo conseguirlo?
Hay formas muy sencillas de conseguir contactos de forma legal para introducir en tu base de datos. La más fácil es la creación en tu web de un formulario de contacto o suscripción, todos los datos que se obtengan por estas vías son datos obtenidos legalmente que puedes utilizar para enviar comunicaciones comerciales.
El uso de redes sociales también es una buena opción, puedes conseguir los contactos dentro de la red y preguntarles si puedes enviarles información por email.
Ojo que sin pedir permiso para enviarles información por email solo podrás contactar con ellos por medio de la red social.
También es posible llamar por teléfono y solicitar permiso para contactar por email, pero las llamadas deberán ser grabadas para poder demostrar que has obtenido dicho consentimiento.
Es muy importante que sepas que desde el 25 de mayo de 2018, con la aplicación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) no es solo necesario informar y obtener el consentimiento, necesitas poder DEMOSTRAR que has dado estos pasos.
Imagina que asistes a un evento en al cual muchos contactos te facilitan una tarjeta de visita para que contactes con ellos. Al enviarle después del evento un email estarias cumpliendo la normativa porque en realidad has obtenido el consentimiento, pero en caso de reclamación no te sería posible poder demostrar que tu contacto te facilitó una tarjeta en un evento y admitió que le enviaras información comercial.
Debes intentar, siempre que puedas, obtener el consentimiento de forma que puedas demostrarlo, pero si no es posible debes aprender a seleccionar tus contactos y quedarte aquellos que no tienen problema en recibir tus comunicaciones comerciales.
demostrar
lista robinson
La lista Robinson es un servicio gratuito de exclusión publicitaria que está a disposición de los consumidores. Tiene como objetivo disminuir la publicidad que éstos reciben.
Debes saber que es necesario que verifiques si en tu base de datos aparecen contactos que estén dados de esta en una Lista Robinson, a estos contactos no deberías enviarles comunicaciones electrónicas.
¿y si ya dispongo de una base de
datos?
Si ya tienes una base de datos y quieres utilizarla para enviar comunicaciones electrónicas lo primero que debes hacer es legalizarla. Es decir, debes INFORMAR y solicitar el CONSENTIMIENTO, de cada persona.
Te recomiendo que crees una base de datos nueva donde vayas incluyendo los contactos que vayas consiguiendo de forma legal y además introduzcas los contactos de la base de datos existente que consigas ir legalizando. De este modo tendrás una base de datos LEGAL que ya podrás ir utilizando y una base de datos en proceso de legalizar, esta no deberías utilizarla para enviar emails.
El proceso es el mismo indicado para la obtención de nuevos contactos pero además dispones de una opción más que es un poco más arriesgada, aunque es más rápida. Puedes hacer un envío masivo de emails a todos los contactos de la base de datos que quieres legalizar, que contenga la información necesaria y solicite el consentimiento, pero debes saber que este email lo vas a enviar “sin permiso” así que es posible que alguien se pueda disgustar.
Despues del envío del email, todos aquellos que hayan consentido podrán ser exportados a la base de datos LEGAL.
Siempre será más fácil que te den el consentimiento si ofreces algo “extra” por su consentimiento: un descuento, una promoción, la descarga de un manual…etc, hay que echarle imaginación.
[email protected] www.safe-lopd.com
