UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL (UCI)
ELABORACIÓN DE UN PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO PARA EL DESARROLLO DEL MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS EN PRODUCCIÓN
ORGÁNICA PARA LA EMPRESA ORO VERDE QUINTAMANI S.A.
VALERIA GUTIÉRREZ VALLE
PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE MÁSTER EN ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS
San José, Costa Rica Enero, 2010
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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL (UCI)
Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos
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Mónica Cascante Elizondo PROFESOR TUTOR
_________________________
Roger Valverde Jiménez LECTOR No. 1
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Ramiro Fonseca Macrini LECTOR No. 2
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VALERIA GUTIÉRREZ VALLE SUSTENTANTE
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DEDICATORIA
A Dios por regalarme su sabiduría y entendimiento, a mi madre por darme la vida, mi hermana por apoyarme y a mi esposo porque me alienta siempre seguir adelante y progresar.
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AGRADECIMIENTOS
Agradezco a mis compañeros de grupo del MAP71 que durante todos los cursos siempre fuimos un grupo muy responsable, a los profesores del la UCI que permitieron pasar el conocimiento y a mi tutora de tesis por su ayuda, paciencia y colaboración.
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ÍNDICE DE CONTENIDO
HOJA DE APROBACION ii
DEDICATORIA iii
AGRADECIMIENTOS iv
ÍNDICE FIGURAS viii
ÍNDICE CUADROS ix
ABREVIACIONES x
RESUMEN EJECUTIVO xi
1 INTRODUCCIÓN ... 13
1.1 Antecedentes ... 13
1.2 Problemática ... 14
1.3 Justificación del problema ... 15
1.4 Objetivo general ... 16
1.5 Objetivos específicos ... 16
2 MARCO TEÓRICO ... 17
2.1 Marco referencial o institucional ... 17
2.1.1 Antecedentes de la Institución ... 17
2.1.2 Misión y visión ... 18
2.2 Teoría de Administración de Proyectos ... 19
2.2.1 Proyecto ... 19
2.2.2 Administración de Proyectos ... 21
2.2.3 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos ... 21
2.2.4 Ciclo de vida de un proyecto ... 24
2.2.5 Procesos en la Administración de Proyectos ... 24
2.3 Producción Orgánica ... 26
2.3.1 Producción Orgánica y Promoción de la Eficiencia en el Uso del Agua con Energía Solar en Costa Rica ... 29
3 MARCO METODOLÓGICO ... 30
3.1 Fuentes de información ... 30
3.1.1 Fuentes Primarias ... 31
3.1.2 Fuentes Secundarias ... 31
3.2 Técnicas de Investigación ... 31
3.3 Método de Investigación ... 32
3.3.1 Método Analítico-Sintético ... 32
3.3.2 Método Inductivo-Deductivo ... 32
3.3.3 Observación ... 33
3.4 Herramientas para el desarrollo del PFG ... 34
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3.4.1 Entrevistas ... 34
3.4.2 Investigación Bibliográfica ... 34
3.4.3 Juicio de expertos ... 34
4 DESARROLLO ... 36
4.1 Análisis de la situación actual ... 36
4.1.1 Breve descripción de la Empresa ... 36
4.1.2 Propuesta de Trabajo ... 37
4.2 Gestión del Alcance ... 38
4.2.1 Planificación del Alcance ... 39
4.2.2 Definición del Alcance ... 39
4.2.3 Análisis de Involucrados ... 44
4.2.4 Organigrama funcional del proyecto ... 46
4.2.5 Roles y Responsabilidades ... 46
4.2.6 Estructura Detallada del Desglose de Trabajo ... 48
4.2.7 Diccionario del EDT ... 50
4.3 Gestión del Tiempo ... 54
4.3.1 Definición de las actividades ... 54
4.3.2 Establecimiento de las secuencia de las actividades ... 54
4.3.3 Estimación de los recursos de las actividades ... 55
4.3.4 Desarrollo del Cronograma ... 56
4.4 Plan de Gestión de las comunicaciones ... 58
4.4.1 Planificación de las comunicaciones ... 58
4.4.2 Proceso de Resolución de conflicto ... 60
4.4.3 Proceso de seguimiento a los problemas ... 61
4.4.4 Protocolo de la comunicación ... 61
4.4.5 Seguimiento y almacenamiento de la comunicación ... 62
4.4.6 Herramientas de Comunicación ... 63
4.4.7 Formato de comunicación ... 63
4.4.8 Cambio en la comunicación ... 63
4.4.9 Distribución de la información ... 64
4.5 Gestión de los recursos humanos ... 65
4.5.1 Planificar los recursos humanos... 65
4.5.2 Roles y Responsabilidades ... 66
4.5.3 Organigrama del proyecto ... 67
4.5.4 Plan de gestión del personal ... 67
5 CONCLUSIONES ... 69
6 RECOMENDACIONES ... 72
7 BIBLIOGRAFÍA ... 74
8 ANEXOS ... 75
8.1 Anexo 1: Acta del Proyecto Final de Graduación ... 75
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8.2 Anexo 2: EDT del Proyecto Final de Graduación ... 79 8.3 Anexo 3: Cronograma del Proyecto Final de Graduación ... 81 8.4 Anexo 4: Acta del Proyecto Elaboración de un Manual de Buenas Prácticas en Producción Orgánica ... 82
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ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1: Áreas del conocimiento Fuente PMI 2004………..21
Figura 2: Interacción de los grupos de procesos Fuente PMI 2004…………..25
Figura 3: Organigrama funcional del proyecto ………....45
Figura 4: EDT……….48
Figura 5 Secuenciamiento de actividades ……….54
Figura 6: Cronograma del Proyecto ………..55
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ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1: Tabla resumen del Marco Metodológico……….34
Cuadro 2:Declaración del Alcance del proyecto……….. 38
Cuadro 3: Matriz de identificación de los posibles Stakeholders………...44
Cuadro 4: Entregables del Proyecto………..49
Cuadro 5: Matriz de comunicaciones……….58
Cuadro 6: Herramienta de comunicación………. 62
Cuadro 7: Ventajas y Desventajas de los Métodos de distribución de la Información……… 63
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ABREVIATURAS
EDT: Estructura del Desglose del Trabajo PFG: Proyecto Final de Graduación
PMBOK: Siglas en inglés Project Management Body of Knowledge de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos
PMI: Siglas en inglés del Instituto de Administración de Proyectos
WBS: Siglas en inglés de la Estructura de Desglose del Trabajo
xi RESUMEN EJECUTIVO
Oro Verde Quintamani inició operaciones hace cinco años. Es una empresa pequeña que se dedica al desarrollo de actividades agroecológicas. Sus principales aéreas de trabajo son la producción agroecológica, la producción orgánica, el abastecimiento a los mercados locales, agropecuarios, entre otras.
Su personal de trabajo lo conforman un Gerente, un Administrador y dos trabajadores de campo.
Desde hace tres años la empresa cuenta con la certificación Orgánica BCS otorgada por una certificadora alemana Oko Garantie, que cuenta con el aval del Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG). No obstante este importante logro, siempre se ha visto la necesidad de contar con una guía de procedimientos prácticos agrícolas que permita incorporar de forma eficiente y efectiva a nuevos trabajadores y que se constituya en la memoria de empresa en materia de producción orgánica. Hasta la fecha el manejo de todos los procedimientos e información está en la memoria del Gerente, persona con amplios conocimientos sobre los procesos de siembra, cosecha, aplicación de abonos y administración en general. Esto representa para la empresa un riesgo y una limitante en relación con su operación, por lo que la elaboración de un manual de prácticas agrícolas es clave en el desarrollo y fortalecimiento de sus operaciones.
El objetivo general de este proyecto es Desarrollar el plan de gestión del proyecto para la “Elaboración de un manual de buenas prácticas en la producción orgánica”, orientado a documentar las prácticas agrícolas de la empresa Oro Verde Quintamani. Se aplicarán las siguientes aéreas del conocimiento de la Administración de Proyectos: alcance, tiempo, comunicación y recursos humanos.
Este proyecto se enfoca en el desarrollo de estas áreas en los procesos de Iniciación y Planificación.
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El método de investigación propuesto combina la investigación documental con la investigación de campo, y consiste en la recopilación de la información, la realización de entrevistas y la aplicación de juicio de experto de manera que se logren cubrir todas las aéreas posibles de exploración y con esto consolidar los resultados.
Dentro de las conclusiones más sobresalientes encontramos que la comunicación en un proyecto como este es indispensable, razón por la cual la gestión de las comunicaciones fue una de las áreas mayormente desarrolladas. Esto cobra mucha importancia si se considera que la elaboración de los manuales y la definición de un programa de capacitación están dirigidos a un público meta con perfil muy básico, es decir para el uso de pequeños productores campesinos.
Así mismo como parte de las recomendaciones más importantes para la empresa Oro Verde Quintamani está el hecho de que una vez implementado este proyecto deben monitorearse todas las actividades con el fin de corregir deficiencias y buscar mejoras. Toda la información que se procese servirá de base para la continuidad del proyecto.
Este proyecto –una vez ejecutado- permitirá sentar un precedente importante y positivo para la empresa ya que la Elaboración de un Manual de Buenas Prácticas generará no solo los beneficios antes citados para la empresa, sino que podrá también ser replicado en escuelas y fincas aledañas donde no se practican labores amigables con el ambiente. Esto les apoyará a pasar de una forma de trabajo “convencional” a un estilo mucho más amigable con el ambiente, sobre el cual muchos vecinos de la finca han manifestado interés. La existencia del Manual facilitaría definitivamente el proceso de inducción y educación de otros productores en las buenas prácticas agrícolas orgánicas.
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1 INTRODUCCIÓN 1.1 Antecedentes
Oro Verde Quintamani es una empresa dedicada al desarrollo de actividades agroecológicas, con énfasis en el ejercicio de actividades amigables con el medio ambiente, la comercialización de productos orgánicos, asistencia técnica y formulación de propuestas en las áreas de producción agropecuaria. Sus principales áreas estratégicas son: la producción agroecológica, la producción orgánica y el abastecimiento de mercados locales.
Inició operaciones hace cinco años y está conformada por un Gerente, un Administrador y dos trabajadores de campo. Desde su creación, se ha convertido en un espacio de promoción para las buenas prácticas productivas de la zona, incluyendo la producción orgánica e hidropónica, y cuenta con la certificación orgánica BCS de Alemania. (La certificación consiste en un proceso que comprende varias etapas la complejidad de la mismas dependen del producto, proceso y mercado destino con el fin de garantizar un sistema que se ajuste a la norma)
Hoy día, la apertura comercial crea ventajas competitivas para ingresar a los mercados nacionales. Esta es la razón por la que Oro verde ha venido trabajando un proyecto de Sistemas Agrosilvopastoril para la mitigación y adaptación de cambio climático.
Este proyecto tiene como propósito ser un modelo integral de replicabilidad para diversas actividades productivas y de conservación, manteniendo en su accionar procesos de sostenibilidad ambiental y de producción orgánica para colocar excelentes productos en los mercados nacionales e internacionales.
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Costa Rica es un país reconocido por su conciencia ambiental y busca convertirse en país carbón neutral. De esta manera, los sistemas agroforestales y silvopastoriles son una alternativa viable para mantener la integralidad de la unidad productiva, permitiendo el cumplimiento de múltiples funciones, tales como: usos maderables, protección de aguas, restauración de áreas degradadas, forrajes animales, mejoramiento de las condiciones del suelo, entre otras. Además, significan una respuesta acertada ante los cambios climáticos que día a día se hacen más presentes en nuestra realidad nacional.
Finalmente, con la ejecución de este plan se espera que se realicen mejores prácticas en la empresa y que éstas puedan ser documentadas.
1.2 Problemática
El artículo 58 de la Ley Orgánica del Ambiente No. 7554 es claro en cuanto a la necesidad que hay en Costa Rica de propiciar un desarrollo económico sostenible. Esto a través de la exploración y aprovechamiento de fuentes alternas de energía, renovables y ambientalmente sanas. Actualmente, el problema se puede visualizar desde dos perspectivas:
las actividades productivas desarrolladas en la finca Oro Verde Quintamani requieren de una mayor incorporación de tecnologías alternativas que se vinculen a la producción agroecológica certificada, lo cual aumentaría de manera significativa el rendimiento productivo actual y promovería la integralidad de la unidad productiva en la zona donde se ubica la empresa.
la zona actualmente está sufriendo los efectos adversos del cambio climático, principalmente en cuanto a cambios de la distribución de las precipitaciones y aumentos graduales de la temperatura que inciden sobre el comportamiento de los cultivos, afectando tiempos de cosechas, calidad
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de la producción y por ende, reduciendo la competitividad en el mercado local.
Adicionalmente, aún persiste un vacío educativo en la formación de niños, jóvenes y adultos en relación con la cantidad y profundidad de los programas educativos ambientales para la conservación y aprovechamiento de los recursos naturales.
De acuerdo con lo anterior, el plan de proyecto apunta hacia la consolidación de un esfuerzo que permita el establecimiento y principalmente la documentación de nuevas prácticas agrícolas para crear un modelo integral de producción que promueva este aprendizaje.
1.3 Justificación del problema
Considerando la problemática anteriormente detallada, se presenta la iniciativa de realizar un proyecto para la Elaboración de un Manual que: (1) establezca buenas prácticas para una mejor calidad de los productos y (2) fortalezca el modelo de sostenibilidad en términos de producción, comercialización y la sensibilización de la sociedad sobre la importancia del uso de energías alternativas, así como de los modelos integrales a nivel de finca.
Es importante para los seres humanos crear mejores condiciones para el futuro de sus hijos. Llevar a la práctica iniciativas como ésta, puede contribuir a evitar el deterioro del planeta y disminuir los correspondientes cambios climáticos.
Por otro lado, y especialmente ante las altas temperaturas experimentadas por el fenómeno de El Niño, se requiere que parte del sistema de riego de la finca sea utilizado sobre el invernadero. Esto permitirá que durante las horas de mayor temperatura, el calor interno pueda ser regulado a través de una
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corriente de agua continua aplicada a la parte superior del invernadero. Una vez que el agua sea vertida sobre la parte superior del invernadero, será recogida y bombeada nuevamente para dar inicio a un proceso de reciclaje controlado por los temporizadores. El sistema funcionará como una medida para regular el consumo de agua de riego aplicado a la producción orgánica, brindando al proyecto una mayor responsabilidad ambiental.
1.4 Objetivo general
Este proyecto tiene como objetivo general: Desarrollar el plan de gestión del proyecto “Elaboración de un manual de buenas prácticas en la producción orgánica” orientado a documentar las prácticas agrícolas de la empresa Oro Verde Quintamani.
1.5 Objetivos específicos
Los objetivos específicos están asociados al desarrollo de las áreas de conocimiento aplicables a este plan de proyecto. Estos son:
Elaborar el plan de gestión del alcance del proyecto y preparar la estructura detallada del trabajo para establecer los entregables y actividades del proyecto.
Preparar el cronograma del proyecto para determinar el tiempo de trabajo.
Elaborar el plan de gestión de las comunicaciones del proyecto para asegurar la recopilación, distribución y almacenamiento de la información.
Identificar los roles y responsabilidades de los recursos humanos con el objeto de conocer sus obligaciones dentro del proyecto.
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2 MARCO TEÓRICO
2.1 Marco referencial o institucional
2.1.1 Antecedentes de la Institución
Oro Verde Quintamani es una empresa dedicada al desarrollo de actividades agroecológicas. Su énfasis es el ejercicio de actividades amigables con el medio ambiente, la comercialización de productos orgánicos, la asistencia técnica y formulación de propuestas en las áreas de producción agropecuaria, agroecología industria forestal, agroindustria, distribución y facilitación de tecnología limpia y apropiada.
Su trabajo se circunscribe en las siguientes áreas estratégicas:
- Producción Agroecológica - Producción Orgánica
Actualmente la empresa desea incursionar en un modelo productivo más eficiente.
Esto a través de:
un uso ambientalmente responsable del recurso hídrico, el cual ha empezado a mermar en la zona causando problemas en la actividad agrícola de varios cultivos.
la regulación de los ciclos de producción de los cultivos. Esto sólo será posible incorporando invernaderos para la producción bajo ambientes orgánicos e hidropónicos controlados.
La empresa se ha planteado como reto incursionar en los mercados nacionales e internacionales, a través de productos amigables con el ambiente que ayuden a mejorar la calidad de vida humana.
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Desde hace dos años, Oro Verde cuenta con una certificación orgánica, la cual le permite vender sus productos con un valor agregado. Dicha certificación es un requisito para diferenciarse en los mercados alternativos en agricultura orgánica y se ha convertido en una herramienta indispensable para acceder al mercado internacional, permitiendo llevar un control de todas sus actividades de agricultura.
La empresa cuenta con personal que desempeña diferentes roles:
dos trabajadores de planta en labores de campo
un Administrador que realiza las labores de pagos, presentación de informes, formularios de impuestos, actividades de siembra, entre otras actividades complementarias
un Gerente que es el encargado de gestionar proyectos, elaborar informes, trabajos de siembra, elaboración de foliares, etc. Este Gerente tiene como meta implementar, a corto plazo, un plan que le permita documentar todas las acciones que a diario se realizan en la finca.
Una de las ventajas de este proyecto es el compromiso que se tiene por parte de la administración de establecer un servicio eficaz y eficiente, que genere satisfacción a los consumidores, compradores y productores.
2.1.2 Misión y visión
La empresa ha establecido lineamientos de alto nivel que describen su que hacer actual y sus metas de alto nivel. Esto se ha plasmado en la Misión y Visión de empresa que se incluye a continuación.
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Misión
Desarrollar una empresa autosuficiente que aproveche al máximo sus recursos, que genere rentabilidad mediante la venta de productos y que brinde un servicio agroturístico que satisfaga al cliente, en armonía con el medio ambiente y que a la vez sirva de modelo para la comunidad y otras fincas del país.
Visión
Ser la empresa pionera que sirva de modelo de producción integral, aprovechando los recursos propios, ofreciendo un producto y un servicio, orientados a las necesidades del cliente, que genere un valor agregado a sus productos y aporte medidas que contribuyan a mejorar el medio ambiente y la calidad de vida del productor y su familia.
2.2 Teoría de Administración de Proyectos
2.2.1 Proyecto
El PMI (2004), en su Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos - PMBOK- plantea que un proyecto es “un esfuerzo temporal que se realiza para crear un producto, servicio o resultado único”.
Según Chamoun (2002), el carácter temporal de los proyectos se sustenta en su duración cuantificable o tiempo delimitado de duración, mientras que su carácter de “único”, hace referencia a “características y funciones específicas que serán gradualmente desarrolladas y que le confieren la cualidad de único”.
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Temporal
Los proyectos no son esfuerzos continuos y se diferencian de las operaciones de la organización en cuanto a su temporalidad. “El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto o cuando queda claro que los objetivos del proyecto no serán o no podrán ser alcanzados, o cuando la necesidad del proyecto ya no exista y el proyecto sea cancelado”. (PMI, 2004, p5).
Productos, servicios o resultados únicos
Las condiciones y factores bajo los cuales se lleva a cabo un proyecto difieren entre sí, lo cual hace que cada proyecto sea único, es decir, la variación de las circunstancias hacen que cada proyecto sea único y particular. “La singularidad es una característica de los productos entregables de un proyecto. La presencia de elementos repetitivos no cambia la condición de único del trabajo de un proyecto”.
(PMI, 2004, p5).
Elaboración gradual
La elaboración gradual en los proyectos es una característica que hace referencia al aumento en la especificidad y nivel de detalle en los entregables de un proyecto conforme el equipo avanza en la ejecución del mismo. “Elaboración gradual significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos” (PMI, 2004, p6).
Se pueden desarrollar proyectos a cualquier nivel y/o sector de la organización o empresa, los cuales pueden variar en tiempo y recursos, dependiendo de la complejidad de los mismos. Los objetivos de cada proyecto varían según las
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necesidades de los patrocinadores/propietarios, buscando la satisfacción de los mismos.
2.2.2 Administración de Proyectos
De acuerdo con el PMI (2004), la dirección de proyectos “es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto”.
La dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de iniciación, planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre. Los conocimientos, herramientas, técnicas y habilidades de la dirección de proyectos son aplicables a casi todos los proyectos.
El PMBOK también señala que “muchos de los procesos incluidos en la dirección de proyectos son repetitivos debido a la existencia o a la necesidad de elaborar gradualmente el proyecto durante el ciclo de vida del proyecto” (PMI, 2004), con lo cual el equipo de proyecto queda habilitado para dirigirlo con un nivel mayor de detalle o profundidad, definiendo de mejor manera su alcance y la responsabilidad antes los interesados.
2.2.3 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos
En la guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos descritos por el PMI (2004), se encuentran las áreas de conocimiento, las cuales afectan de manera significativa todo proyecto y definen procesos en una o más fases del proyecto.
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Figura 1: Áreas del conocimiento Fuente PMI 2004
De acuerdo con la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (PMBOK), existen nueve áreas de conocimiento, las cuales son descritas a continuación:
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Gestión de la Integración del Proyecto: incluye procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar dentro de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos.
Gestión del Alcance del Proyecto: incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto considere todo el trabajo requerido para completar el proyecto exitosamente. De acuerdo con Chamoun (2002), el alcance define lo que incluye y no incluye el proyecto.
Gestión del Tiempo del Proyecto: incluye los procesos relativos a la puntualidad en la conclusión del proyecto. Chamoun (2002) señala como componentes relevantes de la gestión del tiempo el programa, calendario, entregas parciales y finales.
Gestión de Costos del Proyecto: incluye los procesos involucrados en la planificación, estimación, presupuesto y control de costos, de forma tal que el proyecto pueda completarse dentro del presupuesto aprobado.
Gestión de la Calidad del Proyecto: incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto cumpla con los objetivos por los cuales ha sido realizado. Chamoun (2002) señala como temas fundamentales de la gestión de la calidad los estándares relevantes, cómo cumplirlos y satisfacer los requerimientos.
Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto: incluye los procesos que organizan y dirigen el equipo de proyecto.
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto: incluye los procesos relacionados con la generación, recolección, distribución, almacenamiento y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma.
Gestión de los Riesgos del Proyecto: incluye los procesos relacionados con la planificación de la gestión de riesgos, la identificación y el análisis de los riesgos, las respuestas a los riesgos y el seguimiento y control de los mismos durante el ciclo de vida del proyecto.
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Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: incluye los procesos para adquirir o comprar productos, servicios o resultados, así como para contratar procesos de dirección fuera del equipo de proyecto para realizar el trabajo.
2.2.4 Ciclo de vida de un proyecto
El PMI (2004), define el ciclo de vida del proyecto como “las fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin”. Esta división por fases en los proyectos le facilita al equipo de proyecto determinar qué trabajo técnico se debe realizar, cuando se deben generar los productos entregables en cada fase, cómo se revisan y se verifican dichos entregables, quien está involucrado en cada fase y finalmente, cómo controlar a y aprobar cada fase.
2.2.5 Procesos en la Administración de Proyectos
De acuerdo con los planteamientos expuestos en el PMBOK, a pesar de que los grupos de procesos son parte esencial de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos, éstos no son fases del proyecto, como muchas veces tiende a confundirse.
Los grupos de procesos incluyen los procesos de dirección de proyectos que están vinculados por las respectivas entradas y salidas, con lo cual, el resultado o salida de un proceso se convierte en la entrada de otro (PMI, 2004).
Los cinco grupos de procesos que se han definido en la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos PMBOK son:
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Grupos de Procesos de Iniciación: son aquellos que definen y autorizan el proyecto o una fase del mismo. Según Chamoun (2002), estos grupos de procesos establecen la visión del proyecto, la misión por cumplir, sus objetivos, la justificación, restricciones y supuestos.
Grupos de Procesos de Planificación: son aquellos que planifican el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto.
Grupo de Procesos de Ejecución: se basan en la integración de personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto para el proyecto.
Grupo de Procesos de Seguimiento y Control: miden y supervisan el avance del proyecto de manera regular, para identificar las variaciones respecto al plan de gestión del proyecto, con el fin de tomar las medidas correctivas cuando sea necesario y de manera oportuna.
Grupo de Procesos de Cierre: son aquellos que formalizan la aceptación del producto, servicio o resultado obtenido con el proyecto, terminándolo de manera ordenada (PMI, 2004, p41).
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Los grupos de procesos y sus interacciones se muestran a continuación:
Figura 2 Interaccion de los grupos de procesos Fuente PMI 2004
2.3 Producción Orgánica
En los últimos años, la sociedad ha comenzado a manifestar interés con respecto a los temas de salud pública y la protección del medio ambiente. Las personas y las comunidades han comenzado a desarrollar conciencia en relación con la importancia de consumir alimentos libres de productos químicos que puedan afectar la salud.
La preocupación de los consumidores por la calidad de los alimentos se ha convertido en un tema de responsabilidad de los gobiernos a nivel mundial. Hoy día hay una mayor atención e interés en lograr que se cumplan requisitos y especificaciones relacionados con buenas prácticas agrícolas, garantizando así la calidad del alimento desde su lugar de origen: la finca del productor. Lograrlo
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implica el conocimiento, la comprensión, la planificación, el registro y una gestión orientada al logro de objetivos sociales, ambientales y productivos.
El sistema de producción orgánica trata de utilizar al máximo los recursos de la finca, dando énfasis a la fertilidad del suelo y a la actividad biológica. Al mismo tiempo busca minimizar el uso de los recursos no renovables, así como el uso de fertilizantes y plaguicidas sintéticos, con el fin de proteger el medio ambiente y la salud humana. La agricultura orgánica involucra mucho más que no usar agroquímicos.
En Centroamérica se está produciendo una gran variedad de productos agrícolas orgánicos para la exportación. La agricultura orgánica puede representar una oportunidad interesante para muchos productores centroamericanos y puede convertirse en una herramienta importante para mejorar su calidad de vida y sus ingresos.
Ante la serie de presiones por las nuevas políticas y tendencias mundiales relacionadas con la protección del medio ambiente y una soberanía alimentaria más equilibrada, surge la agricultura ecológica, la cual es definida como “un sistema para cultivar una explotación agrícola autónoma basada en la utilización óptima de los recursos naturales, sin emplear productos químicos de síntesis u organismos genéticamente modificados (OGMs) -ni para abono ni para combatir las plagas-, logrando de esta forma obtener alimentos orgánicos a la vez que se conserva la fertilidad de la tierra y se respeta el medio ambiente ”(MAG, 2007 )
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Los principales objetivos de la agricultura ecológica son:
trabajar con los ecosistemas de forma integrada,
mantener y mejorar la fertilidad de los suelos,
producir alimentos libres de residuos químicos,
utilizar el mayor número de recursos renovables y locales,
mantener la diversidad genética del sistema y de su entorno,
evitar la contaminación a resulta de las técnicas agrarias
permitir que los agricultores realicen su trabajo de forma saludable.
En Costa Rica se han establecido normas y reglamentos para la agricultura orgánica, las cuales en su mayoría han sido creadas por certificadoras privadas.
Dichas normas y reglamentos contemplan requisitos para los productores que desean exportar sus productos bajo el etiquetado orgánico. El objetivo a largo plazo de la agricultura orgánica es potenciar la seguridad alimentaria, el desarrollo rural, medios de subsistencia sostenible y la integridad del medio ambiente, fortaleciendo las capacidades en materia de producción y comercialización de productos orgánicos.
Hoy día muchos productores están cambiando a la agricultura orgánica por varios motivos. Algunos de ellos consideran que el uso de agroquímicos es malo para la salud y perjudica el medio ambiente. Otros se sienten atraídos por los buenos precios con que se comercializan dichos productos, así como el rápido crecimiento que ha experimentado este mercado en los últimos años. La agricultura orgánica puede representar una oportunidad interesante y al mismo tiempo convertirse en una herramienta importante para mejorar la calidad de vida y los ingresos de los productores.
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2.3.1 Producción Orgánica y Promoción de la Eficiencia en el Uso del Agua con Energía Solar en Costa Rica
La producción orgánica y el uso eficiente del agua tratan de combinar estas dos actividades mediante métodos ecológicamente seguros y económicamente factibles, saludables para el consumidor. En este momento, la producción orgánica es rentable porque el mercado es pequeño y está relacionado con el turismo, que es una actividad económica en crecimiento en Costa Rica. Se puede decir que ahora hay mucha demanda y no existe mucha oferta, lo que provoca que el precio se eleve, añadiendo rentabilidad a la producción.
Los recursos energéticos con que cuenta el país son energía hidráulica y biomasa en grandes cantidades, de las cuales solo se utiliza intensivamente la energía proveniente del agua. En cuanto a la biomasa, su consumo ha descendido drásticamente desde los años setenta.
Hay otras fuentes de energía muy poco utilizadas como la solar, la eólica, carbón mineral, alcohol y residuos vegetales en general. Es importante que exista una empresa que documente sus buenas prácticas amigables con el medio ambiente.
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3 MARCO METODOLÓGICO
Este proyecto tiene como fin desarrollar el plan para un proyecto cuyo objetivo es la documentación de las buenas prácticas agrícolas amigables al ambiente de la empresa Oro Verde Quintamani. El Plan de Gestión será desarrollado en cuatro áreas de conocimiento: alcance, tiempo, recursos humanos y comunicaciones.
La base de la investigación corresponde a la aplicación de los conceptos de la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (PMBOK®, Tercera Edición), con lo cual la investigación será de tipo documental, aunado a la información suministrada por profesionales en el tema (juicio de expertos) y complementada por la aplicación de herramientas de software para el desarrollo de los grupos de procesos de iniciación y planificación (Hojas de Excel, Microsoft Project). Adicionalmente, se llevará a cabo un proceso de documentación de la información de los procesos relacionada con los proyectos que se han ejecutado.
3.1 Fuentes de información
Como medio para la obtención de información relevante, se utilizarán fuentes de información primarias, así como secundarias. Una fuente primaria es la fuente documental que se considera material de primera mano relativo a un fenómeno que se desea investigar, mientras que una fuente secundaria son textos basados en fuentes primarias e implican generalización, análisis, síntesis, interpretación o evaluación.
Una fuente secundaria contrasta con una primaria en que es una forma de información que puede ser considerada como un vestigio de su tiempo. Una fuente secundaria es normalmente un comentario o análisis de una fuente
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primaria. Por otro lado, una fuente primaria no es, por defecto, más acreditada o precisa que una fuente secundaria.
3.1.1 Fuentes Primarias
Las fuentes primarias de información están representadas por el gerente del proyecto, encargado de la gestión de proyectos relacionados con la producción orgánica, a quien se le hará todo un proceso consultivo con entrevistas personalizadas, con el fin de recopilar información histórica de los proyectos ejecutados por la Empresa en el área de aplicación de producción orgánica certificada.
3.1.2 Fuentes Secundarias
En lo que respecta a las fuentes secundarias de información, éstas están definidas por información documentada de proyectos relacionados con la producción orgánica, forestal y conservación, como medida para reforzar y validar la información procedente de las fuentes primeras.
3.2 Técnicas de Investigación
Con el fin de recolectar la información y realizar un análisis exhaustivo de la misma, se hará uso de la técnica de investigación mixta, en la cual confluye la investigación documental con la recopilación de información de campo.
La investigación documental está representada por la revisión y análisis de información contenida en textos varios, relacionados con la producción orgánica, sistemas agrosilvopastoril y conservación de las sostenibilidad ambiental.
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La recopilación de información de campo estará definida mediante las visitas de campo que se llevarán a cabo en el sitio donde se ubica la empresa, el cual se encuentra en la zona de Bijagual Acosta, San José, Costa Rica. Durante este proceso se podrán identificar informantes clave que contribuirán con casos prácticos en el desarrollo del plan de gestión del proyecto.
3.3 Método de Investigación
3.3.1 Método Analítico-Sintético
El método analítico es aquel método de investigación que se basa en la desagregación de un todo a nivel de sus elementos o componentes por separado, permitiendo observar las causas, naturaleza y efectos inherentes. Se centró en el conocimiento auto-correctivo y progresivo, y es el que caracteriza a las ciencias descriptivas.
Por su parte, el método sintético es un proceso de unificación racional de hechos aparentemente aislados, donde el investigador sintetiza las superaciones en la imaginación para establecer una explicación tentativa que someterá a prueba.
El uso del método analítico-sintético permitirá conocer la situación actual de la empresa respecto a la gestión de los proyectos que desarrolla, con el fin de que la información recopilada pueda servir de base para la generación de plan de gestión del proyecto.
3.3.2 Método Inductivo-Deductivo
El método lógico inductivo es un método científico que saca conclusiones generales de algo particular, a través del desarrollo de algunas etapas importantes: observación y registro de todos los hechos, análisis de esos hechos y
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su clasificación, generalización a partir de los hechos y finalmente, realizar un proceso de contraste o comparación.
De manera contraria al inductivismo, el método deductivo es de una lógica general a conclusiones particulares. De acuerdo con la literatura, el método deductivo se divide en:
Método deductivo directo de conclusión inmediata: Se obtiene el juicio de una sola premisa, es decir, que se llega a una conclusión directa sin intermediarios.
Método deductivo indirecto o de conclusión mediata: La premisa mayor contiene la proposición universal, la premisa menor contiene la proposición particular, de su comparación resulta la conclusión.
La utilización de estos métodos de investigación será de particular relevancia durante la planificación del tiempo, el costo y los riesgos.
3.3.3 Observación
La observación es la actividad realizada por el ser humano que detecta y asimila la información de un hecho, o el registro de los datos utilizando instrumentos. En otras palabras, la observación es un método para reunir información visual sobre lo que ocurre, lo que nuestro objeto de estudio hace o cómo se comporta. El término también puede referirse a cualquier dato recogido durante esta actividad.
El método de la observación será utilizado durante la recopilación de la información histórica de proyectos de la Empresa y en el proceso de desarrollar el plan de gestión de las cuatro áreas del conocimiento.
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3.4 Herramientas para el desarrollo del PFG
Con el fin de recolectar información valiosa para el manual y generar un análisis exhaustivo de la misma, se utilizan diferentes herramientas para el desarrollo del plan de proyecto, las cuales se detallan a continuación:
3.4.1 Entrevistas
Con el fin de conocer datos básicos para el desarrollo del plan de proyecto y a la vez compilar las opiniones de los involucrados/interesados se realizan entrevistas entre los mismos y de éstas se podrá obtener datos históricos, posibles riesgos del proyecto, preferencias y otros.
3.4.2 Investigación Bibliográfica
La investigación consistirá en la lectura de documentos como: libros, especificaciones técnicas, revistas, sitios Web y otros archivos de la empresa sobre la elaboración y puesta en marcha del Manual.
3.4.3 Juicio de expertos
El juicio de expertos jugará un papel importante en el proyecto debido a que esto en gran medida es la línea base del proyecto, tomando en cuenta la experiencia del Gerente en la empresa Oro Verde Quintamani.
Cuadro 1: Tabla Resumen del Marco Metodológico
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En el cuadro 1 Tabla resumen del Marco Metodológico, se representan cada uno de los objetivos el proyecto, así como los principales contenidos para su realización.
Objetivos Fuentes de información Métodos de Investigación Herramientas Entregables
Primarias Secundarias Analítico- Sintético
Inductivo- Deductivo
Experimental Estadístico Observación
Recopilar y analizar datos históricos
X X X NA NA NA X Guía de entrevistas
Reportes de información y datos históricos
Documento de análisis de información histórica para el plan de gestión
Elaborar el plan de gestión del proyecto
X X X NA NA NA X Guía de entrevistas Plan de Gestión del
proyecto Elaborar el enunciado
del alcance preliminar para el plan de gestión del proyecto
X X X NA NA NA NA Guía de entrevistas Enunciado del alcance
preliminar
Planificar el alcance X X X NA NA NA NA Guías de entrevistas
Informes de otros proyectos similares
Plan de gestión del alcance (EDT, Definición del alcance)
Planificar el tiempo X X X X NA NA NA Guía de entrevistas
Informes y documentos de otros proyectos similares
Plan de gestión del tiempo (Cronograma)
Planificar la comunicación
X X NA X NA NA NA Guía de entrevistas
Informes y documentos de otros proyectos similares
Plan de gestión del comunicación del proyecto
Planificar las Recursos humanos
X X X X NA NA NA Guía de entrevistas
Informes y documentos de otros proyectos similares
Plan de gestión de Recursos humano del proyecto
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4 DESARROLLO
Durante este capítulo se desarrolla el contenido principal del trabajo propuesto durante el cual se utilizarán las técnicas y herramientas, descritas previamente, para la determinación de la situación actual, así como la planificación de la gestión del alcance, tiempo, comunicación y recursos humanos según lo establecen los objetivos generales y específicos.
4.1 Análisis de la situación actual
4.1.1 Breve descripción de la Empresa
Como se ha venido mencionando anteriormente, Oro Verde se caracteriza por sus buenas prácticas en las actividades agrícolas productivas. En ella se siembra piña, chile, tomate, lechuga, apio, culantro, cebollino, entre otros. Por otra parte, la finca cuenta con animales como cerdos, gallinas, codornices y conejos.
Actualmente la finca se encuentra en etapa de siembra para producción.
La finca busca establecer un modelo integral con el cual se quiere aprovechar al máximo sus recursos naturales, humanos y materiales. También se quiere ofrecer productos o servicios bajo un sistema de desarrollo sostenible, utilizando recursos propios, en donde se logre obtener un beneficio para la salud humana en armonía con la naturaleza, y por supuesto con un enfoque de rentabilidad.
Un aspecto positivo a nivel social es la generación de empleo a los habitantes de la comunidad donde se ubica la Finca. También se enseña a los vecinos del pueblo los sistemas de producción orgánica que se aplican en Oro Verde Quintamani, para que aquellos los que lo deseen puedan aplicarlo en sus propias fincas. Es por esta razón que se desea aprovechar este conocimiento y
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plasmarlo en un manual de buenas prácticas, de tal manera que pueda ser replicado en las fincas aledañas, al tiempo que se documentan las prácticas de la finca y se favorece el registro de memoria de empresa y el entrenamiento de nuevo personal.
4.1.2 Propuesta de Trabajo
La propuesta de trabajo se empezó a generar desde la presentación de un proyecto a la Alianza en Energía y Ambiente, donde se habla de la promoción eficiente en el uso del agua con energía solar, cuyo principal objetivo es el establecimiento y desarrollo de tecnologías apropiadas sobre una base existente de producción agroecológica certificada en la Finca.
Este proyecto se rige por la Ley Orgánica del Ambiente #7554, la cual expresa en el artículo 58 la necesidad de propiciar un desarrollo económico sostenible, a través de la exploración y aprovechamiento de fuentes alternas de energía, renovables y ambientalmente sanas y su reglamento #25705 –MINAE. De ahí nace la necesidad de crear un manual donde se documenten las buenas prácticas que contribuyen a mejorar la producción, utilizando de la mejor manera los recursos disponibles, con el fin de ser eficientes y obtener rentabilidad en armonía con el ambiente.
La empresa cuenta con la certificación orgánica BCS Oko Garantie, la cual, en uno de sus requerimientos, pide que se lleve un control de las actividades diarias realizadas, que le permita sistemas de máximo aprovechamiento para obtener un rendimiento económico satisfactorio. En ese sentido, Oro Verde Quintamani debe cumplir con los siguientes lineamientos:
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Apoyar actividades que favorezcan un tratamiento responsable con el medio ambiente.
Diseñar un sistema de registro técnico para todas las actividades de la empresa.
Recomendar un sistema de manejo de desechos y residuos orgánicos e integrarlos a un sistema productivo
Incentivar la generación de proyectos orgánicos que le permita generar a sus productores ingresos mensuales
La empresa se compromete a brindar productos de calidad que no afecten la salud de las personas que lo consuman.
La posibilidad de ser un modelo de finca integral, que lograría la visita de extranjeros y nacionales, con lo que cual se generaría mayor empleo en la zona.
También se habló sobre la posibilidad de editar folletos informativos e ilustrativos de prácticas amigables con el ambiente.
Adicionalmente, se coordinará la realización de charlas para estudiantes interesados en conocer más de la producción orgánica y la importancia de la regeneración de los bosques para la recuperación de suelos y nacientes de agua.
4.2 Gestión del Alcance
La gestión del Alcance comprende aquellos procesos requeridos para asegurar la inclusión del trabajo demandado para el cumplimiento satisfactorio del proyecto.
En esta área de conocimiento se define lo que se incluye y lo que no se incluye en el proyecto de Elaboración del Manual de Buenas Prácticas.
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4.2.1 Planificación del Alcance
Esta herramienta de planificación inicia a partir del análisis de los factores ambientales de la empresa. Esto implica el conocimiento de los procedimientos que se aplican actualmente en el proceso de agricultura orgánica en la empresa.
Este proceso es de suma importancia para cumplir con éxito sus objetivos.
Anteriormente no se ha realizado un proyecto como éste -por lo que no existen lecciones aprendidas-, ya que los sistemas de siembra que se utilizan en otras fincas son los sistemas tradicionales.
Con respecto al recurso humano, es importante identificar dentro de la empresa quienes serán las personas responsables de mantener una coordinación diaria para el levantamiento de la información.
Una vez designados los responsables del proyecto, se definirá el procedimiento logístico para la recolección de la información.
4.2.2 Definición del Alcance
El Acta de Proyecto se incluye en el Anexo 4 de este documento. A continuación se presenta el detalle de la Declaración del Alcance para este proyecto:
Cuadro 2. Declaración del Alcance del proyecto
Entregable Descripción Criterios de Aceptación
Elaboración del manual de buenas prácticas
Manual que contenga la información de cómo realizar las tareas de agricultura orgánica
-Entrega del Manual de buenas prácticas que contenga :
El empleo de los recursos renovables responsablemente
La fertilidad de los suelos
Reciclaje de los nutrientes
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Uso de microorganismos
Lograr con las prácticas desarrolladas un proceso productivo que genere ingreso a las familias
Protección de la salud humana
Otros
-Cumplir con las especificaciones técnicas aprobadas para el diseño
Guía de Producción Orgánica
Incluye la información necesaria de
producción, normas que pueden emplearse en la agricultura, involucrados y actividades a realizar
-Matriz de Análisis de involucrados -Organigrama del proyecto -Diccionario del EDT
Programa de Capacitación
Sistematización de la información para integrar a los recursos humanos al proceso productivo que les permita desarrollar habilidades y actitudes para su mejor
desempeños en las tareas realizadas en la producción agrícola
-Se realizarán y documentarán las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas del sector para el manual de buenas prácticas.
-Análisis de datos históricos en la agricultura -Roles y Responsabilidades
-Planificar la comunicación
Una vez que el alcance ha sido planificado, es indispensable definirlo para así delimitarlo y poder cumplir los objetivos propuestos. Para este proceso se incluye el análisis de requisitos y las necesidades.
Mediante la medición del alcance se analizan las restricciones y se documentan los beneficios esperados, así como también se constituye el equipo de trabajo del proyecto.
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Es importante mencionar que durante la vida del proyecto el alcance podría variar de acuerdo a circunstancias presentadas con los involucrados o a nuevas necesidades detectadas.
Objetivo Principal
Desarrollar y validar un manual de buenas prácticas para la producción agroecológica de la Finca Oro Verde
Objetivos secundarios
Desarrollar un programa de capacitación para los trabajadores de campo de la Empresa
Establecer la línea base del área productiva en la Empresa
Identificar principales lineamientos de la producción agroecológica
Entregables
Guía de producción orgánica
Manual con los principales lineamientos
Programa de capacitación
Beneficios esperados
Dentro de los beneficios esperados es la de documentar y estandarizar los procedimientos de la finca para asegurar sostenibilidad y continuidad de los objetivos estratégicos .De igual forma está motivar a las fincas aledañas a buscar alternativas económicamente sostenibles de desarrollo, como la transformación de
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una finca tradicional a un modelo integral con actividades compatibles y con responsabilidad ambiental.
Crear una cultura de responsabilidad social, produciendo productos sanos orgánicos. A su vez educar, mediante la aplicación de buenas prácticas en la producción de hortalizas.
Supuestos
Se tiene como supuesto que ya la administración tiene conocimiento acerca de la producción orgánica y su aplicación para la siembra.
Asimismo, asumir el compromiso del cumplimiento de las prácticas para el mejor funcionamiento de la empresa. Conocimiento en la aplicación de los abonos a las hortalizas.
Finalmente que se pueda establecer una relación con los productores cercanos para la retroalimentación de información.
Factores claves del éxito
Sin duda alguna el involucramiento de los trabajadores y del gerente ayuda al éxito del proyecto.
Por otro lado, el empoderamiento que el gerente tenga de los procesos que se realizan juega un papel importante para facilitar la información.
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Que la elaboración del manual permita convertir a la empresa Oro Verde en un referente estratégico para escuelas, colegios y transmitir al visitante el principio de sostenibilidad con la producción amigable con el ambiente.
Incorporar dentro del manual los productos y la cantidad que se siembra para poder después comercializar con empresas exportadoras de productos nacionales.
Exclusiones
La Implementación del programa de capacitación y la guía técnica no están contempladas en el proyecto
Restricciones
Tiempo establecido para concluir con el manual de buenas prácticas 84 días
El enfoque del manual orientado en las ayudas visuales, debido al perfil de los trabajadores y personas que harán uso del mismo.
El enfoque de capacitación debe adaptarse a las necesidades particulares de productores campesinos
El proyecto deberá estar acorde con las políticas y objetivos estratégicos de Oro Verde Quintamani
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4.2.3 Análisis de Involucrados
La relación que el proyecto pueda establecer con los involucrados o stakeholders identificados le permite establecer relaciones eficientes y mejorar el proceso en la toma de decisiones. A modo de estrategia, se pretende crear correspondencia que establezca el desempeño y el aprendizaje del equipo del proyecto para cumplir con los objetivos.
El siguiente cuadro muestra en detalle la identificación de stakeholders y sus temas de interés con relación al proyecto.
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Cuadro 3. Matriz de identificación de los Posibles Stakeholders y los temas importantes a revisar con ellos
Dimensiones Stakeholders Por qué? Para qué? Con Quién? Temas
Fuentes Relevantes de Información
Responsabilidad Gerente
Porque es la empresa seleccionada para aplicar
buenas prácticas en producción orgánica
Para brindar un producto de alta calidad y amigablemente sano para las
personas
Con el encargado o representante legal
Precios , beneficios ,condiciones ,practicas y
productos material que les pueda servir de información
Cercanía Productores
Para compartir información relevante en producción
orgánica
Para beneficiarse de las lecciones aprendidas ,donde se estén realizando
prácticas como estas o para superar obstáculos
Líder comunitario o productor
Experiencia previa ,logística
,coordinación entre otras Plan de proyecto cronograma de actividades
Dependientes Empresa productivas
Responsables de la
ejecución de las operaciones Generar un alto nivel de compromiso Con el encargado o representante legal
Precios , beneficios ,condiciones y productos
cotizaciones y material que les pueda servir de información
Cercanía Vecinos
Existe el riesgo de enfrentar oposiciones pues se van a generar cambio que pueden
generar incomodidades
Para educar y generar una cultura responsable con el medio ambiente y los
consumidores
Líder comunitario y miembros de familia
Compromiso con el medio ambiente , Beneficios y apoyo
requerido
Referencias bibliográficas del medio ambiente ,programas , intereses comunes, y nivel de tolerancia en otros proyectos
Influencia
Empresa privada
Son quienes organizan las actividades para alcanzar la
meta del proyecto
Para evitar generar interpretaciones en
el desarrollo del proyecto Director de Proyectos Sistema de Seguimiento y
control Lecciones aprendidas de otros proyectos
Entes reguladores defensoría, MAG
etc)
Riesgos del proyecto
Aclarar la posición del proyecto ante sus sistemas de verificación y aspectos relevantes que pueden generar opinión
pública de mala categoría
Jerarquías
Compromiso con el medio ambiente , Beneficios y apoyo
requerido Lecciones aprendidas de otros proyectos
Prensa
Opiniones sobre el proyecto ante la comunidad y el país
Evitar posibles publicaciones que dañen la imagen del proyecto
Directores de noticieros, Jefes de redacción
Compromiso con el medio ambiente , Beneficios y apoyo
requerido
Involucramiento son otros proyectos
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4.2.4 Organigrama funcional del proyecto
Figura 3: El organigrama indica los miembros que conforman el equipo de trabajo
4.2.5 Roles y Responsabilidades
Mediante esta herramienta, el equipo de proyecto puede plantear y cumplir con la integración necesaria para lograr los objetivos del proyecto. La distribución adecuada de los roles se basará en los conocimientos y habilidades de cada miembro que generarán un aprovechamiento más eficiente con el grupo de trabajo.
Director del Proyecto
Administrador del proyecto
Asistente de
campo 1 Asistente de
campo 2 Director del
Proyecto
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Funciones
Director de Proyecto
Mantener comunicación con los demás miembros del equipo y con las productores involucrados en el proceso
Realizar una inspección continua en el desarrollo del proyecto en su ejecución aportando también sus conocimientos
Informar acerca de cambios durante la planeación, ejecución y cierre del proyecto
Ejecutar actividades con el personal
Coordinar actividades de comunicación del proyecto.
Realizar reuniones con el gerente de Oro Verde Quintamani para recopilar información relevante
Realizar entrevista a los trabajadores de campo
Administrador del proyecto
Recibir asesoría en administración de proyecto
Ser el punto de contacto entre los trabajadores de campo y el director de proyecto
Comunicar si hubieran cambios en el presupuesto
Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos
Recolectar toda la información importante para el manual
Asistente de campo 1
Coordinar la hora y el día de entrega de la compra de productos o materiales a necesitar
Llevar un control de gastos y presupuesto del proyecto
Realizar reportes mensuales de las actividades realizadas en las siembras
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Supervisar que los trabajadores cumplan con los requerimientos mínimos
Toma de videos y fotografías para el manual
Entrevista con los trabajadores de la empresa Oro Verde
Asistente de campo 2
Distribuir folletos o comunicados a los productores aledaños
Ayudar con la limpieza del invernadero
Asegurar el almacenamiento adecuado de las hortalizas
Colaborar con la entrega de productos
Asistir en la clasificación de materia prima
Toma de fotos y fotografías de los trabajos realizados
Entrevistas con vecinos y productos aledaños
Grabación de videos ilustrativos para el manual
4.2.6 Estructura Detallada del Desglose de Trabajo
La estructura de desglose de trabajo o EDT descompone jerárquicamente todas los entregables que se requieren para completar el proyecto. La siguiente figura detalla la EDT para este proyecto.
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Figura 4. EDT del Proyecto
EDT
Elaboración de un plan un Plan de Gestión de Proyecto para el Desarrollo del Manual de Buenas Prácticas en Producción Orgánica para el Empresa Oro
Verde Quintamani S.A
1 Establecer la línea base del área productiva efectiva que se realiza en la empresa
1.1 Realizar visita de campo
1.2 Recopilar Información
1.3 Visitar a productores con actividades afines
1.4 Realizar entrevista al gerente
1.5 Identificar a los involucrados
1.6 Preparar Informe final
2 Desarrollar Guía de Producción Orgánica
2.1 Contratar al personal
2.1.2 Establecer el organigrama funcional 2.1.3 Establecer roles y funciones 2.1.4 Definir actividades del proyecto 2.1.5 Establecer el secuencia miento 2.1.6 Establecer la duración de las actividades 2.1.7 Establecer los recursos de la actividades
2.2 Elaborar Plan técnico
2.2.1 Gestionar el alcance
2.2.2 Gestionar el tiempo
2.2.3 Gestionar la comunicación 2.2.4 Gestionar los recursos humanos
3 Diseñar Programa de Capacitación
3.1 Definir Costo de la Capacitación
3.2 Establecer Cronograma de la Capacitación
3.3 Definir las temáticas
3.4 Caracterizar los productos
4 Cerrar proyecto
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4.2.7 Diccionario del EDT
Posteriormente se presenta el diccionario del EDT el cual lo respalda y suministra información detallada para verificar los entregables del proyecto
Cuadro 4:Entregables del Proyecto
EDT Entregables Descripción Responsable
1 Establecer la línea base del área productiva efectiva que se realiza en la empresa
Establecer los elementos necesarios que se requieren y le permitan alcanzar los objetivos del proyecto
Gerente de la Empresa Director del Proyecto y el Administrador del proyecto
1.1 Realizar visita de campo
Coordinar aspectos de logística, como disponibilidad, compromisos, lugares a visitar entre otros
Gerente de la Empresa, Director del proyecto y Asistentes de campo
1.2 Recopilar Información Recopilar la información histórica de la empresa base de datos entre otros
Administrador del Proyecto y Asistentes de Campo
1.3 Visitar a productores con actividades afines
Visitar a productores y vecinos que realizan actividades afines para estrechar vínculos y puedan aportar conocimiento técnico y social
Administrador del Proyecto y Asistentes de Campo
1.4 Realizar entrevista al gerente
Entrevistar al gerente del proyecto para informarle acerca de la logística ,requerimientos necesarios para implementar el proyecto y de igual forma nos cuente su historia como productor
Director del proyecto y Administrador
1.5 Identificar a los Identificar a los vecinos y Gerente de la Empresa,
