Análisis, elección e implementación de un ERP en una PYME de logística
Juan José Cuesta Escribano Grado en Ingeniería Informática
Sistemas de Información Integrados (ERP)
Juan Darocha Huerta
María Isabel Guitart Hormigo
13/01/2023
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© (Juan José Cuesta Escribano)
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FICHA DEL TRABAJO FINAL
Título del trabajo: Análisis, elección e implementación de un ERP en una PYME de logística
Nombre del autor: Juan José Cuesta Escribano Nombre del consultor/a: Juan Darocha Huerta
Nombre del PRA: María Isabel Guitart Hormigo Fecha de entrega (mm/aaaa): 01/2023
Titulación: Grado en Ingeniería Informática
Área del Trabajo Final: Sistemas de Información Integrados (ERP) Idioma del trabajo: Castellano
Palabras clave Erp, odoo, metodología
Resumen del Trabajo (máximo 250 palabras): Con la finalidad, contexto de aplicación, metodología, resultados i conclusiones del trabajo.
Este documento de trabajo de fin de grado tiene como finalidad el estudio teórico de una pequeña/mediana empresa (PyME) ficticia llamada “Morugán S.L.” para poder analizar, entender y posteriormente definir los conceptos clave y necesarios para la implantación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) en dicha empresa.
Previamente a la implementación de este proyecto, se pretende explicar todas las fases que se deberían realizar para poder llevar a cabo el proceso de análisis mediante una fase de estudio de los actuales tipos de ERP en el mercado y la elección de la mejor solución mediante un sistema de ponderación y elección de empresa implementadora.
Una vez escogido el sistema que mejor se adapte a las necesidades de la empresa, se llevará a cabo el análisis de riesgos en la implementación, se detallarán las líneas clave que debe seguir el plan de gestión del cambio y un análisis de costes relacionados a la implementación.
A continuación se explicarán las diferentes etapas de la fase de implementación y la metodología seguida que mejor se adapte a la solución elegida.
Por último, se describirán los criterios a seguir en la fase de post implementación donde se detallará el proceso de mejora continua y ciclo de vida de soporte del nuevo sistema, con el objetivo de garantizar el nivel de calidad requerido para la ejecución exitosa del proyecto.
Abstract (in English, 250 words or less):
The purpose of this final degree project is the theoretical study of a fictitious small/medium-sized company (SME) called "Morugán S.L." in order to analyse, understand and subsequently define the key concepts necessary for the implementation of an enterprise resource planning (ERP) system in this company.
Prior to the implementation of this project, the aim is to explain all the phases that should be carried out in order to carry out the analysis process by means of a study phase of the current types of ERP on the market and the choice of the best solution by means of a weighting system and choice of implementing company.
Once the system that best suits the company's needs has been chosen, the implementation risk analysis will be carried out, the key lines that the change management plan must follow will be detailed and an analysis of the costs related to the implementation will be carried out.
The different stages of the implementation phase will then be explained, as well as the methodology that best suits the chosen solution.
Finally, the criteria to be followed in the post-implementation phase will be described, where the process of continuous improvement and life cycle support of the new system will be detailed, with the objective of guaranteeing the level of quality required for the successful execution of the project.
ÍNDICE
1. Introducción ... 1
1.1. Contexto y justificación del Trabajo ... 1
1.2. Objetivos del Trabajo ... 2
1.3. Enfoque y método seguido ... 3
1.4. Planificación del Trabajo ... 4
1.5. Breve sumario de productos obtenidos ... 7
1.6. Breve descripción de los otros capítulos de la memoria ... 7
2. Análisis de la situación actual y contexto ... 8
2.1. Pre-implementación ... 8
2.2. Historia de la empresa ... 8
2.3. Situación actual y contexto ... 9
2.4. Estructura Organizativa ... 11
2.5. Infraestructura tecnológica ... 13
2.6. Detalle de procesos ... 14
2.7. Problemas encontrados ... 19
3. Análisis de requisitos y objetivos ... 20
3.1. Objetivos del proyecto ... 20
3.2. Evaluación de requerimientos funcionales ... 21
3.3. Evaluación de requerimientos no funcionales ... 22
3.4. Evaluación de requerimientos regulatorios ... 22
3.5. Evaluación de requerimientos de seguridad ... 23
3.6. Evaluación de requerimientos de software y hardware ... 23
4. Introducción a los sistemas ERP ... 24
4.1. ERP propietario vs Open Source ... 24
4.2. ERP horizontal vs ERP vertical ... 26
4.3. ERP a medida vs ERP estándar ... 27
4.4. ERP On Premise vs Cloud ... 27
5. Elección del sistema ERP ... 28
5.1. Criterios de selección ... 28
5.1.1. Características funcionales ... 29
5.1.2. Características técnicas ... 31
5.1.3. Características del proveedor ... 32
5.1.4. Características del servicio ... 33
5.1.5. Características económicas ... 34
5.1.6. Características estratégicas ... 34
5.2. Búsqueda y análisis de ERP candidatos ... 35
5.3. Ponderación de ERP candidatos (scoring) ... 39
5.4. Elección final ERP ... 45
5.5. Elección módulos necesarios ... 46
5.6. Elección equipo de consultoría ... 48
6. Implementación del sistema ERP ... 49
6.1. Metodología del programa de trabajo ... 50
6.1.1. Fase 1: Análisis ROI ... 50
6.1.2. Fase 2: Kick-off (Puesta en marcha) ... 51
6.1.3. Fase 3: Ejecución de la implementación ... 52
6.1.4. Fase 4: Go-Live ... 53
6.1.5. Fase 5: Segundo despliegue ... 53
6.1.6. Fase 6: Mantenimiento y soporte ... 54
6.2. Planificación del trabajo ... 54
6.3. Equipo de proyecto ... 56
6.4. Análisis de costes ... 58
6.4.1. Coste total de propiedad (TCO) ... 58
6.4.2. Desglose costes implementación ... 59
7. Gestión del cambio ... 60
7.1. Plan de gestión del cambio ... 61
7.2. Plan de comunicación ... 62
7.3. Plan de formación ... 63
8. Análisis de riesgos ... 64
9. Fase de Post-Implementación ... 67
9.1. Plan de mejora continua ... 67
9.2. Acciones del plan ... 68
10. Conclusiones ... 69
11. Glosario ... 70
12. Bibliografía ... 72
13. Anexos ... 75
13.1. Anexo I. Orden de compra Odoo ... 75
Lista de figuras
Figura 1. Diagrama de Grant ... 6
Figura 2. Localización empresa ... 8
Figura 3. Diagrama DIRCE (INE) ... 9
Figura 4. Análisis DAFO ... 10
Figura 5. Diagrama de la estructura organizativa ... 11
Figura 6. Infraestructura de Morugán S.L ... 13
Figura 7. Procesos clave de Ventas y Marketing ... 14
Figura 8. Procesos clave de RRHH ... 15
Figura 9. Procesos clave de Atención al cliente ... 16
Figura 10. Procesos clave de Administración y contabilidad ... 17
Figura 11. Diagrama metodología MSSE (Chiesa, 2004) ... 29
Figura 12. Comparación de Software ERP en G2 ... 40
Figura 13. Odoo Gold Partner ... 48
Figura 14. Evidencia certificación InDAWS en Odoo V16 ... 49
Figura 15. Roadmap metodología de implementación en Odoo ... 50
Figura 16. Ilustración de la fase de implementación ... 52
Figura 17. Ilustración de la fase Go-Live ... 53
Figura 18. Calendario de planificación de implementación ERP ... 55
Figura 19. Orden de compra Odoo ... 76
Lista de tablas
Tabla 1. Calendario de entrega PECs ... 4
Tabla 2. Calendario de planificación del proyecto ... 5
Tabla 3. Debilidades procesos de Ventas y Marketing ... 15
Tabla 4. Debilidades procesos de RHH ... 15
Tabla 5. Debilidades procesos de Atención al cliente ... 16
Tabla 6. Debilidades procesos Administración y contabilidad ... 17
Tabla 7. Debilidades procesos de logística ... 17
Tabla 8. Debilidades procesos de Operaciones ... 18
Tabla 9. Debilidades procesos de dirección ... 18
Tabla 10. Debilidades procesos de Tecnología ... 18
Tabla 11. Problemas detectados en la organización ... 19
Tabla 12. Objetivos principales del proyecto ... 20
Tabla 13. Requisitos funcionales ... 21
Tabla 14. Requisitos no funcionales ... 22
Tabla 15. Requisitos regulatorios ... 22
Tabla 16. Requisitos de seguridad ... 23
Tabla 17. Requisitos de software y hardware ... 23
Tabla 18. Criterios de selección generales ... 28
Tabla 19. Características funcionales de la solución ERP. ... 31
Tabla 20. Características técnicas de la solución ERP. ... 32
Tabla 21. Características del proveedor de la solución ERP. ... 33
Tabla 22. Características del servicio de la solución ERP. ... 34
Tabla 23. Características económicas de la solución ERP... 34
Tabla 24. Características estratégicas de la solución ERP. ... 35
Tabla 25. Características de proveedor Odoo ... 36
Tabla 26. Características del proveedor ERP Dolibarr ... 37
Tabla 27. Características del proveedor ERP Microsoft Dynamics 365... 38
Tabla 28. Características del proveedor ERP SAP Business One ... 39
Tabla 29. Ponderación ERP Odoo ... 41
Tabla 30. Ponderación ERP Microsoft Dynamics 365 ... 42
Tabla 31. Ponderación ERP Dolibarr ... 43
Tabla 32. Ponderación ERP SAP Business On ... 44
Tabla 33. Propuesta módulos de Odoo requeridos ... 47
Tabla 34. Fases de la implementación ... 50
Tabla 35. Desglose de costes de implementación Odoo ... 60 Tabla 36. Matriz de ponderación de riesgos ... 64 Tabla 37. Matriz de riesgos ... 65
1. Introducción
1.1. Contexto y justificación del Trabajo
Nos encontramos en un momento de grandes cambios y grandes desafíos que abren la puerta a las oportunidades donde solo las empresas más preparadas tecnológica y digitalmente liderarán el cambio a la nueva industria 4.0. En el ámbito de la gerencia empresarial, las últimas décadas se han diferenciado, primero por el incremento de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TIC´s), y segundo, por la estrecha influencia de estas nuevas tecnologías en las empresas según Laudon et al. [1].
Ya no es posible concebir empresas dedicadas al sector logístico sin un sistema de gestión de la información ágil y eficiente. En la actualidad existen sistemas de información muy sofisticados y con un gran nivel de integración, gracias a la serie de avances de las diferentes tecnologías de información en los últimos años. Los autores Whitten et al. [2], consideran los sistemas de información como “un conjunto de personas, datos, procesos y tecnología de la información que interactúan para recoger, procesar, almacenar y proveer la información necesaria para el correcto funcionamiento de la organización”.
Estos sistemas se conocen como Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning).
Según Oltra et al. [3] se pueden considerar a los sistemas ERP como la consecuencia de la evolución de los sistemas de gestión de inventarios durante las últimas décadas.
Un sistema ERP es una aplicación informática que permite gestionar todos los procesos de negocio de una compañía en forma integrada [4] [5], que posibilita planificar y controlar todos los procesos operativos y recursos de una organización, integrando varias funciones de gestión en un único sistema centralizado, cuyas características integran, controlan y automatizan la mayor parte de los procesos relacionados con la producción y distribución de productos o servicios.
Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) permite a una empresa gestionar efectivamente su flujo de información de manera centralizada mediante la combinación de todas las funciones comerciales en una función de software implementado. Son múltiples los beneficios para elegir utilizar un sistema ERP en la actualidad, y más concretamente para la logística en particular, ya que un sistema ERP puede ser una herramienta poderosa a la hora de administrar el flujo de información diaria como pedidos, inventarios… en tiempo real, a la que cualquier gestor puede acceder proporcionando una clara visión estratégica de su organización.
Cada vez hay una necesidad mayor de utilizar estratégicamente la información, por lo que contar con instrumentos que les permitan orientar la información hacia la consecución de los objetivos marcados por la empresa se hace cada vez más esencial. En este sentido, la elección un sistema ERP puede ser un elemento esencial para obtener ventaja empresarial y poder diferenciarse de la competencia.
Por lo tanto, la implementación de un sistema ERP es un proceso complejo, ya que es la transferencia de toda la información esencial en la empresa, en la que existen diversos factores de riesgo, pero que al mismo tiempo son factores de éxito en una organización.
Adicionalmente, en el contexto actual, la economía española, como la mayoría de las economías mundiales, se encuentra en un proceso de recuperación de la epidemia de COVID-19 que ha sido bruscamente interrumpido por las repercusiones de la invasión de Ucrania por parte de Rusia, por lo que el presupuesto del que dispone la empresa Morugán S.L, operador logístico enfocado a la exportación de productos nacionales con base en el municipio de Alcázar de San Juan perteneciente a la comunidad autónoma de Castilla-La Mancha, registra déficit desde los dos últimos años al haberse reducido las exportaciones debido a los factores anteriormente comentados.
Debido a esta situación, desde el departamento de tecnología y operaciones, se ha presentado al comité de gestión del cambio de la empresa, la propuesta de cambiar los actuales sistemas de gestión de inventarios de productos y pedidos que son gestionados actualmente mediante EUCs basados en hojas de cálculo Excel y macros por una solución ERP moderna y ampliamente utilizadas en diferentes sectores del ámbito logístico y, además, con una amplia trayectoria respaldada por múltiples casos de éxito, con el objetivo de adaptarse a los cambios y avances tecnológicos lo antes posible para lograr una mayor competitividad y tener un crecimiento constante, por lo que la buena elección de un ERP es fundamental para su avance.
En el ámbito de los sistemas de información, en las últimas décadas, los planificadores de recursos empresariales se han consolidado como la solución de referencia para organizaciones de todo el mundo, cualquiera que sea actividad empresarial según Botta-Genoulaz et al. [6].
1.2. Objetivos del Trabajo
Los principales objetivos de este Trabajo de Fin de Grado son:
• Investigar y encontrar una solución ERP al caso de uso del operador ficticio logístico Morugán S.L
• Adquirir el conocimiento integral de las tareas de implantación de un ERP así como los aspectos a considerar y las ventajas e inconvenientes que estas tareas tienen asociadas.
• Definir la metodología para implementar un sistema de gestión empresarial en una empresa u organización.
• Planificar las tareas en concordancia con los requerimientos del proyecto.
• Analizar los procesos de la empresa, gestionar los riesgos encontrados y determinar las áreas de negocio afectadas.
• Adquirir los conocimientos necesarios para poder trasladar la experiencia de esta memoria a casos de uso reales en empresas con sistemas legacy que requieran de un análisis interno previo a la decisión de adquirir o no un sistema de gestión de estas características.
• Asentar conocimientos adquiridos durante el grado en ingeniería informática.
• Exponer de forma clara y concisa los diferentes sistemas ERP en mercado para que cualquiera pueda entender su utilidad y valorar su adecuación en su modelo de negocio.
1.3. Enfoque y método seguido
Con el fin de estructurar y llevar un orden en ciclo de vida de los sistemas ERP, las fases con el que se va a abordar el proyecto se basará en los ciclos de vida de implantación de un ERP, este ciclo de vida se divide en cuatro fases:
1. Adopción. Se trata de la fase de identificación de las debilidades en la planificación de recursos dentro de la empresa, estas pueden tener su origen en la definición de la estrategia o de la competitividad, el rendimiento de los procesos o de origen tecnológico. Independientemente de las debilidades encontradas durante la primera fase, se obtiene la conclusión de integrar un sistema ERP para subsanar las carencias identificadas y valor el impacto de su implementación en la organización.
2. Elección. En esta segunda fase, se realizará la elección de cuál es el sistema ERP más adecuado para cubrir las necesidades actuales y futuras de la organización. Esta fase es de vital importancia ya que se escogerá el ERP según su versatilidad (horizontal o vertical), según el tipo de gestión de datos (On-premise o SaaS) o según su diseño (ERP estándar o a medida) entre otros.
3. Implementación. Se debe establecer una gestión del riesgo y una gestión del cambio adecuados, por otro lado se debe de planificar el proyecto y los costes asociados. En esta fase, se empleará la metodología de implantación por fases o modular, donde los responsables de proyecto deberán hablar con todas las áreas involucradas de la empresa y escuchar sus necesidades.
4. Puesta en marcha. En la última fase, una vez el ERP haya sido implantado se comprobará su funcionalidad antes del paso producción, corrigiendo errores
que se vayan produciendo mediante la ayuda de usuarios funcionales y técnicos en la organización. Por último, los usuarios finales del proyecto recibirán formación asociada con los procesos/módulos del nuevo planificador de recursos empresariales y se evaluará si los resultados obtenidos han cumplido con la planificación establecida.
1.4. Planificación del Trabajo
A continuación, se muestra la planificación de las tareas en relación a los hitos temporales establecidos para la entrega de las PECS.
El período establecido para el desarrollo de este trabajo es desde el 30 de octubre del 2022 hasta el 13 de enero de 2023 que se realiza la entrega final.
Descripción Fecha Inicio Fecha Fin Duración PEC1 (Plan de trabajo) 30/09/2022 17/10/2022 18 días
PEC2 18/10/2022 14/11/2022 27 días
PEC3 15/11/2022 12/12/2022 27 días
Entrega Final 13/12/2022 13/01/2023 31 días
Tabla 1. Calendario de entrega PECs
Nombre Fecha de inicio Fecha de fin Duración
Trabajo de final de grado (TFG) 30/09/2022 11/01/2023 74
PEC 1 - Plan de trabajo 30/09/2022 17/10/2022 12
Contexto y justificación del Trabajo 30/09/2022 04/10/2022 3
Objetivos del Trabajo 05/10/2022 06/10/2022 2
Enfoque y método seguido 07/10/2022 07/10/2022 1
Planificación del Trabajo 10/10/2022 11/10/2022 2
Breve sumario de productos obtenidos 12/10/2022 13/10/2022 2 Breve descripción de los otros capítulos de la memoria 14/10/2022 17/10/2022 2
PEC 2 18/10/2022 03/11/2022 13
Revisión y correcciones PEC 1 18/10/2022 18/10/2022 1
2. Análisis de la situación actual y contexto 18/10/2022 26/10/2022 7
Pre-implementación 18/10/2022 18/10/2022 1
Historia de la empresa 19/10/2022 19/10/2022 1
Situación actual y contexto 20/10/2022 21/10/2022 2
Estructura Organizativa 24/10/2022 24/10/2022 1
Estructura Tecnológica 25/10/2022 25/10/2022 1
Detalle de procesos de la organización 26/10/2022 26/10/2022 1 3. Análisis de requisitos y objetivos 27/10/2022 03/11/2022 6
3.1 Objetivos del proyecto 27/10/2022 27/10/2022 1
3.2 Evaluación de los requerimientos funcionales 28/10/2022 28/10/2022 1 3.3 Evaluación de los requerimientos no funcionales 31/10/2022 31/10/2022 1 3.5 Evaluación de los requerimientos de seguridad 01/11/2022 01/11/2022 1 3.6 Evaluación de los requerimientos de software y
hardware 02/11/2022 02/11/2022 1
3.4 Evaluación de los requerimientos regulatorios 03/11/2022 03/11/2022 1
PEC 3 04/11/2022 28/11/2022 17
Revisión y correcciones PEC 2 04/11/2022 07/11/2022 2
4.Introducción a los sistemas ERP 08/11/2022 11/11/2022 4 ERP propietario vs Open Source 08/11/2022 08/11/2022 1
ERP horizontal vs ERP vertical 09/11/2022 09/11/2022 1
ERP a medida vs ERP estándar 10/11/2022 10/11/2022 1
ERP On Premise vs Cloud 11/11/2022 11/11/2022 1
5. Elección del sistema ERP 14/11/2022 28/11/2022 11
Criterios de selección 14/11/2022 21/11/2022 6
Características funcionales 14/11/2022 14/11/2022 1
Características técnicas 15/11/2022 15/11/2022 1
Características del proveedor 16/11/2022 16/11/2022 1
Características del servicio 17/11/2022 17/11/2022 1
Características económicas 18/11/2022 18/11/2022 1
Características estratégicas 21/11/2022 21/11/2022 1
Estudio de los módulos necesarios 22/11/2022 22/11/2022 1 Búsqueda y análisis de ERP candidatos 23/11/2022 23/11/2022 1 Análisis de la ponderación de ERP candidatos 24/11/2022 24/11/2022 1
Elección final ERP 25/11/2022 25/11/2022 1
Elección equipo de consultoría 28/11/2022 28/11/2022 1
PEC 4 - Entrega Final 29/11/2022 11/01/2023 32
Revisión y correcciones PEC 3 29/11/2022 29/11/2022 1
6. Implementación del sistema ERP 30/11/2022 14/12/2022 11
Metodología del programa de trabajo 30/11/2022 07/12/2022 6
Fase 1: Análisis ROI 30/11/2022 30/11/2022 1
Fase 2: Kick-off (Puesta en marcha) 01/12/2022 01/12/2022 1 Fase 3: Ejecución de la implementación 02/12/2022 02/12/2022 1
Fase 4: Go-Live 05/12/2022 05/12/2022 1
Fase 5: Segundo despliegue 06/12/2022 06/12/2022 1
Fase 6: Mantenimiento y soporte 07/12/2022 07/12/2022 1
Planificación del trabajo 08/12/2022 08/12/2022 1
Equipo de proyecto 09/12/2022 12/12/2022 2
Análisis de costes 13/12/2022 14/12/2022 2
Coste total de propiedad (TCO) 13/12/2022 13/12/2022 1
Desglose costes implementación 14/12/2022 14/12/2022 1
7. Gestión del cambio 15/12/2022 19/12/2022 3
Plan de gestión del cambio 15/12/2022 15/12/2022 1
Plan de comunicación 16/12/2022 16/12/2022 1
Plan de formación 19/12/2022 19/12/2022 1
8. Análisis de riesgos 20/12/2022 20/12/2022 1
9.Fase de Post-Implementación 21/12/2022 22/12/2022 2
Plan de mejora continua 21/12/2022 21/12/2022 1
Acciones del plan 22/12/2022 22/12/2022 1
10. Conclusiones 23/12/2022 26/12/2022 2
11. Glosario 27/12/2022 27/12/2022 1
12. Bibliografía 28/12/2022 28/12/2022 1
13. Anexos 29/12/2022 29/12/2022 1
Preparar presentación y autoevaluación 30/12/2022 11/01/2023 9
Tabla 2. Calendario de planificación del proyecto
Y el correspondiente diagrama de GANT:
Figura 1. Diagrama de Grant
1.5. Breve sumario de productos obtenidos
Los productos obtenidos una vez finalizado el trabajo serán:
• Una memoria con el detalle, desarrollo y conclusiones de las tareas y procesos implicados en la implantación de un ERP para la gestión y explotación de un operador del sector logístico.
• Una presentación digital en formato video a modo de exposición de la memoria anterior.
1.6. Breve descripción de los otros capítulos de la memoria
A continuación, se realiza una breve descripción de la estructura del proyecto.
• Introducción. Contexto y justificación del trabajo, con los objetivos a conseguir y el plan de trabajo del proyecto.
• Análisis de la situación actual y contexto: Se describe el momento actual de la organización, su estructura organizativa, los requisitos del sistema y las necesidades y objetivos detectados en la organización para la implantación del ERP.
• Análisis de requisitos: Se realiza un proceso de estudio con una puesta de requisitos así como la evaluación de los mismos.
• Análisis de mercado de sistemas ERP: Contiene el estudio y comparación de las distintas soluciones ERP junto con los módulos necesarios basadas en un sistema de elección por puntación (scoring).
• Implantación del sistema ERP: Se explican las fases necesarias para la implantación del sistema ERP, entre las que destacan análisis de riesgos y beneficios, plan de gestión del cambio, análisis de costes, la puesta en marcha y por último el plan de formación de los usuarios.
• Conclusiones. Se realiza una valoración personal sobre la memoria realizada y los objetivos alcanzados.
• Glosario. Se detallan los conceptos específicos utilizados en la memoria.
• Bibliografía. Se referencian las fuentes de información utilizadas para la elaboración de la memoria.
• Anexos. Se referencia a información detalla de la memoria comentada en los diferentes capítulos.
2. Análisis de la situación actual y contexto
2.1. Pre-implementación
Durante esta fase previa a la implementación del proyecto analizaremos la situación actual y el contexto de la empresa, su organización, los procesos funcionales que existen en la actualidad y los medios que se disponen para alcanzar la implementación de una solución ERP.
El objetivo de esta fase del trabajo de TFG es abordar los puntos indispensables que se deberán tener en cuenta durante todo el proceso de implantación y post- implementación definidos en el actual trabajo.
2.2. Historia de la empresa
Morugán S.L es empresa ubicada en el municipio de Alcázar de San Juan ubicada en el noreste de la provincia de Ciudad Real, en la comunidad autónoma de Castilla-La Mancha.
Figura 2. Localización empresa
La empresa nace en el año 1990, con el objetivo de especializarse en el sector del transporte terrestre, con capital 100% manchego y como iniciativa de autoempleo comienza su aventura empresarial con un equipo humano altamente cualificado, una gran capacidad de trabajo y sacrificio junto a un continuo desarrollo, pronto la situaron como una de las empresas líderes en el sector en Castilla-La Mancha, alcanzando el objetivo propuesto inicialmente.
A los pocos años de actividad fue necesario ampliar la flota de vehículos debido a que su facturación inicial se vio incrementada a causa de la ampliación de su red de clientes y red de proveedores para dar respuesta al volumen de pedidos.
A consecuencia del cambio en la facturación y crecimiento de la empresa, Morugán S.L tuvo también que redistribuir su estructura organizativa para poder atender a todas las estructuras del negocio mediante la implementación de los departamentos Dirección liderados por el CEO de la empresa, tecnología y operaciones bajo el liderazgo de un CIO, recursos humanos, atención al cliente, administración y contabilidad, logística, ventas y marketing y un departamento de operaciones.
2.3. Situación actual y contexto
En la actualidad la empresa está integrada por los 3 socios fundadores que integran la dirección de la compañía, si bien uno de ellos tiene el cargo de CEO, por otro lado se dispone 50 trabajadores organizados en los diferentes departamentos.
La línea principal del negocio es el transporte de productos nacionales, sin embargo a raíz de crisis del COVID 19, Morugán S.L sufrió una considerable reducción de sus ingresos y pedidos especialmente durante los meses de confinamiento, adicionalmente la fuerte competencia en el sector de la logística con cada vez más actores internacionales está suponiendo una disminución de los márgenes de beneficio que podrían a llevar a la insolvencia y disolución de la empresa.
Por otro lado, desde el 1 de enero de 2021 en España había 3.366.570 empresas activas, un 1,1% menos que en la misma fecha del año anterior, según los datos del Directorio Central de Empresas (DIRCE). El 18,0% de las empresas activas tenía 20 o más años y el 18,5% menos de dos.
Figura 3. Diagrama DIRCE (INE)
Desde el departamento de Dirección General son conscientes del contexto de crisis actual y de que existe un gran margen de mejora a partir de la optimización de procesos y adopción de soluciones digitales, con el objetivo de reducir costes desde el departamento del CIO han planteado la propuesta de realizar un proceso de análisis e implementación de un ERP que agilice tanto las gestiones administrativas como los procesos de logística y centralice toda la información en un único sistema con el objetivo de optimizar estructuralmente los procesos de la empresa.
Se ha llevado a cabo un análisis DAFO con objetivo de encontrar las debilidades y las fortalezas que tiene la empresa . Las primeras serán para corregirlas y las segundas para potenciarlas por otro lado se pretende también mitigar las amenazas y aprovechar las oportunidades...
# Debilidades # Amenazas
1 Bajo nivel tecnológico. 1 Poca capacidad de inversión .
2 Procesos poco automatizados. 2 Nuevos competidores.
3
Aplicaciones descentralizadas y uso de sistemas legacy como hojas de cálculo y bbdd no interconectadas.
3 Incremento de los costes de producción y carburantes.
4 Software no preparado para digitalización. 4 Descenso en los beneficios.
5 Concepto de marca poco potenciado. 5
Aspectos Negativos
# Fortalezas # Oportunidades
1 Know-how en el transporte de materias primas. 1 Aplicación de tecnologías más eficaces.
2 Poca subcontratación de vehículos reparto. 2 Importantes referencias históricas.
3 Tamaño empresarial reducido. 3 Apertura de mercados.
4 Competitividad en precios y plazos de entrega. 4 Satisfacción del cliente.
Aspectos Positivos
Figura 4. Análisis DAFO
Tras este análisis, la empresa necesita reestructurarse con tecnologías más eficaces que permitan cubrir otras funcionalidades añadidas en los departamentos existentes ya que la información se encuentra descentralizada entre los diferentes departamentos y no existe ningún tipo de integración entre los mismos.
La finalidad es la de alcanzar los objetivos de optimización de los flujos en la cadena de suministro dentro la actividad de logística por lo que será fundamental implementar un nuevo sistema ERP que abarque todos los procesos de la compañía centralizando todos los datos y comunicando las funcionalidades de los distintos departamentos con procesos dependientes, que evite los procesos redundantes, duplicidad de la información o inconsistencias de los datos entre departamentos, así como lograr que la dirección general cuente con una visión más estratégica del funcionamiento de la compañía y tenga capacidad de acceder a los datos en tiempo real con fin de optimizar la toma de decisiones.
2.4. Estructura Organizativa
La empresa está formada por un total de 53 personas: 3 socios directivos y 50 empleados repartidos entre los diferentes departamentos. Cada departamento cuenta con un manager (key-user) que se ocupa de reportar al comité de dirección que tiene lugar semanalmente el estado de la planificación y los objetivos en función de la actividad que realiza en cada área de la empresa.
Los 53 trabajadores, pertenecen a diferentes departamentos y están distribuidos de la siguiente manera:
Figura 5. Diagrama de la estructura organizativa
La descripción y funciones de cada área de la empresa sería la siguiente:
➢ Departamento de dirección general (CEO): Son los encargados de las labores propias de la dirección y la toma de decisiones estratégicas.
➢ Departamento de tecnología y operaciones: Son los encargados de administración de sus recursos tecnológicos, están liderados por el CIO de la empresa.
➢ Departamento de recursos humanos: Son los responsables de que los empleados de la empresa estén adecuadamente administrados, debidamente compensados y capacitados de manera efectiva. El departamento también es responsable de reclutar, contratar, despedir al personal.
➢ Departamento de At. Cliente: es el responsable de la comunicación con los clientes para atender sus inquietudes respecto a un producto o servicio.
➢ Departamento de Administración y contabilidad: Son responsables de la gestión de la contabilidad de la empresa.
➢ Departamento de logística: Se encarga principalmente de la compra, el transporte y el almacenamiento de mercancías, materiales, materias primas y otros objetos de valor dentro de la compañía.
➢ Departamento de Ventas y Marketing: Su función es establecer objetivos de ventas realistas y realizar campañas de marketing.
➢ Departamento de Operaciones: Son los responsables de la gestión de operaciones miden, evalúan, mantienen y mejoran los procesos internos para ayudar a garantizar su eficiencia y productividad. Son los responsables de la mejora continua de los procesos de la empresa y lideran la innovación de nuevos productos y servicios.
2.5. Infraestructura tecnológica
Dentro de la estructura tecnológica de organización, los ordenadores de los empleados que conforman los diferentes departamentos mencionados en el apartado anterior, utilizan Windows 10, si bien el departamento de IT tiene un plan en marcha para migrar a Windows 11 durante el Q2 de 2023. Adicionalmente los ordenadores de la dirección general hacen uso de varios ordenadores Mac Pro con sistema operativo macOS Catalina 10.15.7 y macOS Big Sur 11.7.1.
Los departamentos de utilizan hojas de Excel con macros para la gestión financiera de gastos y beneficios, además de llevar la contabilidad de los pagos realizados, gestión de nóminas, inventarios, etc.
La conectividad entre los diferentes departamentos se realizan a través de un switch de sus oficinas y se dispone de un servidor Windows Server 2019 que actúa como sistema de ficheros para disponer de recursos compartidos en línea, sin embargo esto genera muchos problemas, ya que a veces los usuarios trabajan con ficheros de forma local en sus puestos y la información no se encuentra actualizada en el servidor, adicionalmente la salida a internet está gestionada por router conectado a un firewall administrado desde el departamento de tecnología y operaciones.
Figura 6. Infraestructura de Morugán S.L
2.6. Detalle de procesos
Después de conocer los diferentes departamentos de la organización, desde el equipo del CIO ha sido necesario analizar el funcionamiento de Morugán S.L con el objetivo de disponer de una visión general de los procesos diarios y usuarios clave en la gestión del cambio a una solución ERP [17]. Por consiguiente, ha sido necesario realizar entrevistas con los empleados clave (key-users) con la finalidad de reunir la información necesaria para determinar los procesos a incluir en la implementación.
El proceso de recogida de información mediante entrevistas es un proceso clave para detectar problemas de los procesos clave operativos dentro de cada área. Además nos proporcionará una visión global de las arenas de negocio y la situación ideal con el fin de poder transmitir al equipo del CEO el listado de problemas detectado y situación TO-BE.
El resultado de las entrevistas en Morugán SL ha dado lugar a la tiene unos procesos de negocio elementales que dirigen la base de negocio, que se pueden agrupar en:
➢ Procesos clave de Ventas y Marketing:
Figura 7. Procesos clave de Ventas y Marketing
Desde el departamento de Ventas y Marketing se encargan de la gestión de las ventas, la gestión de los productos y servicio, así como la gestión de pedidos y o facturación de clientes en otros. El área nos ha trasladado que están de acuerdo
con la estrategia de la empresa ya que les facilitaría las labores diarias en lo que se refiere a la autorización de sus labores, o conocer el estado de las cuentas de los clientes, estar más alineados con el departamento de Administración y Contabilidad con el objetivo de tener una visión más transversal del estado de la empresa. En este sentido, desde el departamento solicitan un sistema capaz de automatizar más sus procesos, como el de facturación y ofrecer datos tiempos real del estado de las ventas, pedidos pendientes de tramitar y poder emitir la facturación de forma automatizada.
Problemas identificados PROC.1
Ventas y Marketing
• Se carece de herramientas de gestión de ventas, estado de los pedidos en tiempo real o la capacidad de realizar un proceso de facturación de forma automatizada.
Tabla 3. Debilidades procesos de Ventas y Marketing
➢ Procesos clave recursos humanos:
Figura 8. Procesos clave de RRHH
El departamento de recursos humano se encarga de realizar tareas administrativas derivadas de la gestión del personal como pueden ser nóminas, seguros sociales, contratos, tramitación de sanciones, despidos, control horario.
Desde el departamento nos han traslado la necesidad de implementar un sistema que les ayude a agilizar el proceso de gestión de los trabajadores de la empresa dentro de cada una de los departamentos que lo componen. Dentro de sus principales procesos se encuentran la gestión de las ofertas de la empresa, la selección de candidatos, el registro de los datos maestros de personal en aplicaciones obsoletas, la gestión de la nómina, la planificación del personal, entre otros.
Problemas identificados PROC.2
Recursos Humanos
• Se carece de herramientas para la gestión de la nómina, la seguridad de los datos maestro de personal, la planificación de la organización y formación del personal o el seguimiento de los procesos de selección.
Tabla 4. Debilidades procesos de RHH
➢ Procesos clave de At. Cliente:
Figura 9. Procesos clave de Atención al cliente
Desde Atención al cliente, nos trasladan la necesidad de una herramienta para la gestión de clientes ya que hasta el momento, los canales de comunicación son exclusivamente telefónicos y en ocasiones cuando el cliente solicita información no disponen de la información asociada a ese cliente, como pedidos en cursos, facturas pendientes, etc. Por otro lado el registro de las incidencias no se encuentra centralizado, llevando los casos en herramientas locales que no están interconectadas con otras áreas como tecnología y en ocasiones se producen retrasos o no existe alineación entre las diferentes áreas
Problemas identificados PROC.3
At. Cliente • Se carece de herramientas para la gestión de los clientes, existe, falta de control de los procesos internos y operaciones o conocimiento del producto o servicio para ofrecer información adecuada a los clientes.
Tabla 5. Debilidades procesos de Atención al cliente
➢ Procesos clave de Administración y contabilidad:
Figura 10. Procesos clave de Administración y contabilidad
Desde el área de administración y contabilidad llevan la gestión de cuentas de la empresa, los estados financieros, la relación con los bancos, los registros contables en los libros de ventas y compras y el reporte de impuestos a los organismos oficiales, sin embargo todas estas tareas se mantienen en sistemas obsoletos, mediante registro de hojas de cálculo y el uso de macros, por lo que nos solicitan la implementación de un sistema que automatice y centralice el estado de los procesos contables ya que desde el área del CEO se ha manifestado la necesidad de disponer de esta información en tiempo real, en vez de semanalmente como se viene reportando en los comités mantenidos.
Problemas identificados PROC.4
Administración y contabilidad
• Se carece de herramientas obsoletas para la contabilidad general, el control de pagos a proveedores, el control de cuentas, la gestión de activos o el reporte de impuestos a organismos oficiales.
Tabla 6. Debilidades procesos Administración y contabilidad
➢ Procesos de logística:
Desde el are de Logística, nos comentan que sus procesos son complementen manuales, el control de inventario se realiza mediante hojas de Excel, al igual que los procesos operativos dentro del almacén, por lo que sienten la necesidad de una herramienta que les haga obtener un mayor control sobre las actividades de aprovisionamiento para lograr satisfacer la demanda de materiales y servicios, así como poder disponer una mejor trazabilidad de los pedidos y la logística inversa.
Problemas identificados PROC.5
logística • Se carece de herramientas para la planificación y necesidades de materiales, gestión de almacenes e inventarios o sistemas de calificación y control de calidad de entradas de los materiales.
Tabla 7. Debilidades procesos de logística
➢ Procesos clave de Operaciones:
Por parte del área de operaciones, mantienen un inventario de proveedores en ficheros de Excel y en muchos casos no se encuentran actualizados o los diferentes empleados del departamento manejan información desactualizada, por lo que nos han trasladado la necesidad de un sistema que permita el seguimiento de las operaciones de transporte y la gestión del suministro, así como una planificación de la demanda de los proveedores.
Problemas identificados PROC.6
Operaciones • Ausencia de herramientas para la gestión de inventarios y proveedores, la gestión del transporte y el suministro y planificación de la demanda de los proveedores.
Tabla 8. Debilidades procesos de Operaciones
➢ Procesos clave de Dirección (CEO):
Desde el área del CEO nos trasladan que si bien existe un modelo de gobierno mediante comités semanales, como el de comité de “Comité de Dirección” o
“Comité de Tecnología” donde se les informa del estado de la planificación anual, les gustaría disponer de un sistema que permita seguir el estado de la compañía en tiempo real, evaluando indicadores de rendimiento por cada área de negocio con el objetivo de poder monitorizar el estado y tomar decisiones con una visión más estratégica dentro de la compañía.
Problemas identificados PROC.7
Dirección • No se dispone de una herramienta en la ayuda de toma decisiones que permitan evaluar en tiempo real indicadores de rendimiento de las diferentes áreas de negocio de la organización
Tabla 9. Debilidades procesos de dirección
➢ Procesos clave de Tecnología (CIO):
Desde el departamento del CIO y tecnología, se realizan los procesos de soporte a usuarios de la organización, en sentido no se disponen de inventarios unificados con la relación de puesto/ empleado, ya que en ocasiones los técnicos mantienen hojas de Excel locales que olvidan subir a los sistemas de ficheros o carpetas en red, por otro lado cuando los usuarios requieren de asistencia comunican las incidencia vía telefónica o mediante correo electrónico, por lo que sería deseable que la solución dispusiera una herramienta de tickeking para poder atender los casos y asignarle prioridades de una forma más estructurada.
Problemas identificados PROC.8
Tecnología • Se carece de herramientas para la gestión de tickets de soporte o mantenimiento de inventarios de infraestructura.
Tabla 10. Debilidades procesos de Tecnología
2.7. Problemas encontrados
Una vez finalizado el proceso de entrevistas con las diferentes áreas de negocio por parte del equipo del CIO se decide centralizar en una tabla de problemas, los principales gaps que han sido recopilados en relación al rendimiento de los procesos internos y los flujos de información.
Tabla de problemas detectados
PRB1.SAMR No se dispone de una herramienta unificada para la gestión de gestión de ventas, estado de los pedidos en tiempo real o la capacidad de realizar un proceso de facturación de forma automatizada.
PRB2.RRHH Recursos humanos carece de herramientas para gestión de la nómina, la seguridad de los datos maestro de personal, la planificación de la organización y formación del personal o el seguimiento de los procesos de
selección.
PRB3.CRM Desde atención al cliente, no se dispone de ningún sistema para gestión de los clientes, existe, falta de control de los procesos internos y operaciones o conocimiento del producto o servicio para ofrecer información adecuada a los clientes y conseguir una fidelización de los mismos.
PRB4.CONT La gestión de contabilidad general, el control de pagos a proveedores, el control de cuentas, la gestión de activos o el reporte de impuestos a organismos oficiales son procesos aislados sin interconectar, por lo que se requiere un sistema que centralice y automatice en la mayor medida posible, todos los procesos relacionados con tesorería y el control financiero de la empresa.
PRB5.LOGI Carencia de herramientas para la planificación y necesidades de materiales, gestión de almacenes e inventarios o sistemas de calificación y control de calidad de entradas de los materiales.
PRB6.OPER Ausencia de herramientas para la gestión de inventarios y proveedores, la gestión del transporte y el suministro y planificación de la demanda de los proveedores.
PRB7.DIREC No se dispone de una herramienta en la ayuda de toma decisiones que permitan evaluar en tiempo real indicadores de rendimiento de las diferentes áreas de negocio de la organización
PRB8.TEC Se carece de herramientas para la gestión de tickets de soporte o mantenimiento de inventarios de
infraestructura, no existen medidas en el control de accesos, ni seguridad en los canales de flujos de información.
PRB.9.GEN Son todas aquellas medidas detectadas adicionales que suponen buenas prácticas en la industria y están
recogidas en normativas regulatorias o normativas técnicas o de calidad.
Tabla 11. Problemas detectados en la organización
3. Análisis de requisitos y objetivos
3.1. Objetivos del proyecto
Los objetivos que se persiguen con la implantación del sistema de información integrado se detallan a continuación:
Código Objetivos del Proyecto
OBJ1.ACC.PRO
Permitir el acceso a la dirección general a toda la información de la empresa de manera oportuna, precisa y confiable en tiempo real para la ayuda en la toma de decisiones.
OBJ2.INT.PRO Integrar los flujos de información de todas las áreas en un único sistema.
OBJ3.EFI.PRO
Mejorar la eficiencia incrementando la capacidad productiva y el rendimiento, entre los diferentes departamentos reduciendo tiempos de respuesta y costes de la cadena de distribución.
OBJ4.COS.PRO Reducción de los costes de producción al optimizar los recursos empresariales de la organización.
OBJ5.OPT.PRO Eliminación de procesos redundantes e innecesarios.
OBJ6.FIA.PRO
Predecir la demanda de productos con más precisión, así como las
necesidades en cuanto a la compra de materiales y componentes para hacer frente a esta demanda.
OBJ7.ESC.PRO Mejorar la capacidad de adaptación a los cambios sin perder valor.
OBJ8.BUI.PRO Generar una imagen de 360º de la empresa, y con ello apoyar así la toma de decisiones.
Tabla 12. Objetivos principales del proyecto
Tras definir los objetivos del proyecto y se han identificado los requisitos funcionales, no funcionales y departamentales que debe cumplir la solución ERP a implantar que resulte finalmente elegida, con el beneplácito de la dirección general y los managers de cada departamento.
Por un lado, se han analizado las tareas que conforman el BAU diario de cada departamento y se han recopilado los principales procesos del negocio de cada área junto con las opiniones del comité de dirección al que asisten la dirección general y los representantes de cada departamento en cuanto a los datos que serán imprescindibles con el fin de poder mejorar en la toma de decisiones a futuro y mejorar su estrategia de negocio.
3.2. Evaluación de requerimientos funcionales
Los requerimientos funcionales que debe cumplir el ERP son los siguientes:
Tabla de requisitos funcionales
Requisito Descripción Problema
REQ1.FUN El ERP debe disponer de módulo de Business Intelligence que permitir definir y consultar a un set de KPI e informes que ayuden en la estrategia de negocio y en la toma de decisiones.
PRB7.DIREC
REQ2.FUN La herramienta debe permitir la integración de todos los procesos de negocio de forma interconectada y compartir la información en tiempo real.
PRB7.DIREC
REQ3.FUN Debe mantener una filosofía “Responsive Design”, es decir debe responder al comportamiento y al entorno del usuario en todos los sentidos, tanto en el tamaño de la pantalla, como en la plataforma y la conexión.
PRB.9.GEN
REQ4.FUN Información centralizada, la herramienta debe tener una única base de datos con la formación accesible para todos los departamentos en función de sus niveles de acceso, de cara a evitar inconsistencias y duplicades en la misma.
PRB7.DIREC
REQ5.FUN Modularidad, el sistema debe permitir la instalación de nuevos módulos o su eliminación en caso de quedar obsoletos.
PRB.9.GEN
REQ6.FUN Módulo de Contabilidad, la herramienta debe permitir disponer de un módulo de contabilidad que permita la gestión de los tributos a partir de la generación automatizada de la agencia tributaria.
PRB4.CONT
REQ7.FUN Seguimiento de la producción, el ERP debe permitir consultar y realizar un seguimiento del estado de la producción de la organización.
PRB5.LOGI REQ8.FUN Módulo de SRM, para la gestión automatizada de proveedores. PRB 6.OPER REQ9.FUN Módulo de CRM, para la gestión automatizada de los clientes que
optimice la gestión de los mismos.
PRB3.CRM REQ10.FUN Módulo de compras, que permita la generación de órdenes de compra
de los materiales de la organización, desde piezas de sustitución de vehículos hasta material de ofimática o pedidos a los proveedores.
PRB5.LOGI
REQ11.FUN Módulo de ventas, que permita la gestión de ventas, estado de los pedidos en tiempo real o la capacidad de realizar un proceso de facturación de forma automatizada.
PRB1.SAMR
REQ12.FUN Módulo de inventarios, que permita la visualización de los inventarios en
tiempo real. PRB6.OPER
REQ13.FUN Capacidad de generación de informes a múltiples formatos: Csv, Excel,
Word y PDF. PRB
7.DIREC
Tabla 13. Requisitos funcionales
3.3. Evaluación de requerimientos no funcionales
Los requerimientos no funcionales que debe cumplir el ERP son los siguientes:
Detalle de requisitos no funcionales
Requisito Descripción Problema
REQ1.NFUN El ERP debe permitir flexibilidad y escalabilidad. PRB.9.GEN REQ2.NFUN El ERP debe disponer de un SLA 24/7, un RPO 0h y un RTO de 4h PRB.9.GEN REQ3.NFUN El ERP debe poder utilizarse por usuarios con conocimientos técnicos
básicos a nivel de usuario.
PRB.9.GEN REQ4.NFUN El ERP debe permitir la configuración de múltiples lenguas como en
castellano, catalán o inglés.
PRB.9.GEN REQ5.NFUN La BBDD del ERP tiene que disponer de copias de seguridad y asegurar
que se cumplen los períodos de retención de la información establecidos por la ley.
PRB.9.GEN
REQ6.NFUN Bloqueo de cuenta tras un máximo de 5 intentos con la contraseña incorrecta.
PRB.9.GEN REQ7.FUN Módulo de generación de alertas del sistema, falta de espacio en disco,
excesivo consumo de CPU, memoria ram. Etc.
PRB8.TEC
REQ8.NFUN Multiusuario, el sistema debe ser escalable para permitir un uso concurrente desde hasta 50 usuarios conectados.
PRB.9.GEN
REQ9.NFUN Costes, se valorarán soluciones de software libre vs propietarias pero el factor coste deberá tener especial importancia debido a los problemas económicos que atraviesa la empresa, desde la dirección se dispone de un presupuesto equivalente a 25.000€/año en el mantenimiento de la solución.
PRB7.DIREC
Tabla 14. Requisitos no funcionales
3.4. Evaluación de requerimientos regulatorios
Los requerimientos regulatorios que debe cumplir el ERP son los siguientes:
Detalle de requisitos regulatorios
Requisito Descripción Problema
REQ01.REG El sistema permitirá elaborar y emitir reportes regulatorios, según los requerimientos establecidos en el reglamento y ley aplicable.
PRB4.CONT
REQ02.REG Los libros de contabilidad serán emitidos en el formato establecido por las autoridades tributarias de dicha materia.
PRB4.CONT REQ03.REG Ley de protección de datos, la herramienta debe cumplir todos los
requerimientos de la ley vigente Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
PRB.9.GEN
REQ04.REG Ley Tributaria y antifraude, la herramienta debe adaptarse a todos los requerimientos de la directiva europea (2016/1164) y a su transposición nacional en el texto de Ley Antifraude 11/2021.
PRB.9.GEN
Tabla 15. Requisitos regulatorios
3.5. Evaluación de requerimientos de seguridad
Los requerimientos de seguridad que debe cumplir el ERP son los siguientes:
Detalle de requisitos de seguridad
Requisito Descripción Problema
REQ01.SEC El sistema dispondrá de un modelo de control de accesos y únicamente permitirá el acceso a usuarios autorizados por los managers de cada departamento. La autenticación deberá ser mediante usuario y contraseña o en su defecto mediante Single Sign On (Saml2).
PRB 8.TEC
REQ02.SEC Cualquier intercambio de datos que realice el ERP se realizará por medio
del protocolo encriptado https y TLS 1.2 PRB 8.TEC
REQ03.SEC Auditoria, la base de datos de la herramienta será implementada con trazas de auditoría que permitan identificar por usuario, dirección IP y hora que datos han sido consultados, el log de la traza se almacenará durante un mínimo de un año.
PRB7.DIREC
REQ04.SEC Segregación funcional, la herramienta debe permitir la definición de unos roles y perfiles en base al departamento y categoría de cada empleado.
PRB8.TEC
Tabla 16. Requisitos de seguridad
3.6. Evaluación de requerimientos de software y hardware
Detalle de requisitos de seguridad
Requisito Descripción Problema
REQ01.SHW La solución de ERP deberá ser poder ser compatible en los sistemas operativos Windows, Linux y OSX, adicionalmente se priorizará un despliegue en la nube debido a la falta de infraestructura tecnológica propia en la organización.
PRB 8.TEC
REQ02.SHW El software ERP escogido debe poder utilizarse sin necesidad de instalar
ningún software adicional además de un navegador web. PRB 8.TEC
Tabla 17. Requisitos de software y hardware
4. Introducción a los sistemas ERP
Una vez detallada la evaluación de los requerimientos que tiene que cumplir el nuevo sistema, el siguiente paso consistirá en analizar con detalle las diferentes soluciones dentro del mercado de ERP [3] [7] con el objetivo de entender las diferentes categorías que conforman el universo de los planificadores de recursos empresariales.
Actualmente en el mercado podemos encontrar varios tipos de sistemas ERP. A continuación citaremos cuales son, hablaremos de sus principales características, de las ventajas e inconvenientes, y expondremos algunos ejemplos de cada uno de ellos.
4.1. ERP propietario vs Open Source
Un ERP empresarial o propietario es aquel que se caracteriza por requerir de una licencia bajo los derechos legales exclusivos de su propietario para ser utilizado, por otro lado suele estar restringida su modificación, distribución e ingeniería inversa, es decir el acceso al código fuente.
El coste asociado está directamente relacionado con el número de licencias en función del número de usuarios y módulos utilizados en la organización. Los costes de las licencias pueden requerir de una suscripción que suponga de unos costes fijos que no sean rentables para microempresas u organizaciones de tamaño pequeño.
Algunos ejemplos de sistemas ERP pertenecientes a este grupo son SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Epicor, etc
➢ Ventajas
• Las empresas de software de ERP propietario cuentas con departamentos de calidad y controles durante el proyecto de SDLC que se suele traducir en un software altamente probado.
• Atención directa y personalizada. El pago de una suscripción de un ERP propietario suele abarcar la formación a los responsables de departamento, equipos de trabajo y del resto de usuarios del sistema. Así como proporciona una asistencia directa y respuestas a problemas o consultas específicas, a través de consultores expertos.
• Implementan los cambios legales en sus actualizaciones.
• Mantenimiento del sistema. Además de los derechos de uso del software, también se el acceso a actualizaciones y correcciones necesarias para el
mantenimiento oportuno del sistema ERP, así como actualizaciones y parches de seguridad.
➢ Inconvenientes
• Altos costes de los derechos de uso.
• Dependencia de una única empresa de software.
• Complejidad en el desarrollo a medida en función del crecimiento de la organización.
Por otro lado un ERP open-source es un sistema ERP cuyo código fuente está disponible públicamente. Las organizaciones pueden acceder al código fuente de forma gratuita y personalizar el software utilizando su propio departamento de TI en lugar de depender de un proveedor externo. Es una opción preferible para las pequeñas y medianas empresas que desean personalizar y actualizar sus sistemas ERP sin pagar ninguna tarifa de licencia y soporte.
Los sistemas open-source suelen ser gratuitos o tienen un coste muy bajo, ya que no hay licencias de uso que pagar.
Algunos ejemplos de sistemas ERP pertenecientes a este grupo son Dolisim, Odoo, ERPNext, Apache OFBiz, Tryton, OpenERP, Openbravo …etc
➢ Ventajas
• Costes más bajos: El software ERP de código abierto puede ser una alternativa rentable porque los clientes no tienen que pagar una tarifa de licencia para acceder al código fuente. Eso significa que las empresas pueden instalar y personalizar el software de forma gratuita.
• Control sobre la personalización: Se tiene la posibilidad de modificar y adaptar el código fuente libremente, las empresas pueden crear personalizaciones internamente, sin tener que recurrir a un proveedor.
Las empresas también tienen acceso a características y módulos listos para usar o específicos de la industria creados por comunidades de usuarios.
• Independencia de un proveedor: Las opciones de ERP de código abierto reducen la dependencia de una organización de un solo proveedor o de un grupo de proveedores de ERP para el mantenimiento, las mejoras o el soporte.
➢ Inconvenientes
• Menos soporte disponible: Una de las mayores desventajas es que la calidad y la accesibilidad del soporte pueden ser muy limitadas. Aunque puede haber soporte de la comunidad disponible, las organizaciones se
