Solicitud de Pedido de licitaciones

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CÓMO CREAR UNA SOLICITUD DE PEDIDO DE LICITACIONES EN EL IAC PÁGINA 1 / 11

SERIE DE MANUALES GRÁFICOS PARA USUARIOS NO HABITUALES EN SAP

Cómo crear una

Solicitud de Pedido de licitaciones

en el IAC

Aloys García Suárez | SAP | abril 2016 v 2.0

Este manual gráfico ha sido especialmente diseñado para guiar al personal del IAC que no usa la herramienta SAP¹ de forma habitual, pero que desea realizar una solicitud de pedido de licitaciones. Para aquellas personas más familiarizados con esta herramienta, o que deseen información más detallada, les sugerimos que accedan a las guías completas relativas a la Gestión Integral por Procesos en el IAC.

ANTES DE COMENZAR

Para poder realizar una solicitud de pedido vía SAP, debes asegurarte de que dispones de licencia de acceso SAP en el IAC, con usuario y clave, y que tienes instalada la herramienta en tu ordenador o plataforma desde la que quieres realizar este proceso.

Te recomendamos también que tengas ya la memoria justificativa

de la necesidad del gasto, así como las especificaciones técnicas aplicables a la licitación, ya que deberás adjuntar estos documentos a la solicitud que tramites.

Al hacer doble click sobre este icono, se abrirá SAP Logon con los diferentes entornos de trabajo que tengas habilitados. Como usuario final siempre deberás seleccionar el entorno de trabajo “ERP PRODUCCIÓN”, que es aquél en el que se encuentran los datos reales del IAC. Los otros entornos, en caso de que los tengas, son para formación o pruebas. Accede con tu usuario y clave. Si tienes problemas de acceso, contacta con el SIC ([email protected]).

1 SAP es la herramienta ERP implementada en el IAC para la gestión informatizada de sus diferentes procesos y procedimientos.

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MENÚ DE INICIO

Cada menú de inicio es personalizado, pero en el menú de carpetas de la izquierda siempre existe una opción relativa a COMPRAS Y CONTRATACIÓN que, al desplegarla, tiene habilitada una pestaña para la creación de solicitudes de pedido bajo la referencia: ME51N – Crear solicitud de pedido. Haz doble click sobre esta opción (en SAP se denominan transacciones).

Si no localizas fácilmente esta transacción, puedes escribir el nombre de la transacción en la ventana de comandos que aparece en la parte superior izquierda del menú de inicio, tal y como se te muestra en la imagen.

IMPORTANTE: Para la adquisición de cualquier suministro, contratación de servicios o sus prórrogas, o bien para contratar una obra, siempre que el valor estimado² supere los importes que se indican en la Tabla 1, es preciso hacer una solicitud de pedido de licitaciones, como aquí te explicamos, y no una solicitud de compras generales³.

Si lo que deseas, es realizar una solicitud de compra de material informático (independientemente de su valor estimado), ésta no debe tramitarse a través de SAP, sino a través de la interfaz habilitada en http://goya/compras/. En caso de que tengas dudas sobre cómo proceder en este caso, contacta con el Centro de Atención al Usuario ([email protected]).

2El valor estimado es la suma del presupuesto de licitación (impuestos no incluidos), las opciones de prórroga, si la hubiera, y el valor de las posibles modificaciones del contrato.Ver página 7 para más detalles.

3Para solicitudes que no superen esos importes, consulta el Manual Gráfico de Solicitud de Pedido de Compras Generales.

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ELIGIENDO OPCIONES

Al elegir la transacción “ME51N - Crear solicitud de pedido”, accederás a una pantalla como la mostrada a continuación.

1. Despliega la cesta de opciones, y selecciona “IAC – Licitaciones”.

2. En las notas de cabecera hay un recuadro editable en el que debes escribir el título corto de la licitación.

COMPLETANDO LA SOLICITUD DE PEDIDO Ahora puedes ir completando la

información relativa a cada uno de los suministros o servicios a incluir bajo esta solicitud. Cada línea o posición deberá coincidir con un producto de la compra o servicio.

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Banco de pruebas para el instrumento DFTG del proyecto BBGT

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La primera casilla a completar (“I”) hace referencia a la naturaleza del suministro: INVENTARIABLE ó FUNGIBLE⁴.

Para que se abra el menú desplegable, debes situar el cursor en la celda y a la derecha haz click sobre el símbolo

Fungible se marcará, en el menú desplegable que aparecerá como “Y”, mientras que Inventariable se indicará como “Z”.

Los siguientes campos a rellenar para cada una de las posiciones o artículos de esta solicitud de pedido son:

1. Texto breve: descripción breve del artículo.

2. Cantidad: número de unidades deseadas.

3. UN: tipo de artículo (uds, litros, metros, etc.) 4. Fecha de entrega:

 Servicio: Fecha en la que está previsto se finalice el servicio. En caso de que el servicio a contratar comience en un año y termine en el siguiente, deberás cumplimentar dos líneas de pedido: una primera línea (línea 10) para la parte del servicio hasta el 28 de diciembre de este año; y una segunda línea (línea 20) para el resto del servicio hasta el día de su cumplimiento al año siguiente.

 Suministro: Fecha estimada de la entrega del suministro.

5. Centro: Centro para el que se solicita el suministro o servicio.

1000 (Sede Central)

2000 (Observatorio del Teide)

3000 (Observatorio del Roque de los Muchachos) 4000 (Centro de Astrofísica de La Palma)

6. GCp: 070 (compras). Selecciona siempre esta opción.

008 (informática- solo de uso secretaría área informática) 011 (biblioteca- solo para uso de personal de biblioteca)

7. Solicitante: (UTILIZAR EL USERNAME DE SAP- en minúscula)

8. Proveedor: Esta casilla no se rellena. Recuerda que al ser una licitación, en esta fase, no conocemos el proveedor que resultará adjudicatario.

4 En líneas generales, para que un bien sea “inventariable” ha de cumplir con tres condiciones: que tenga un valor superior a 200 euros, que tenga una vida prevista superior a un año, y que pueda considerarse que aumenta el valor del patrimonio del IAC. Opta por la opción que consideres que más se ajusta a tu caso. Si bien, una elección errónea no tendrá efectos negativos sobre tu solicitud, ya que este parámetro se revisará durante el proceso de compra.

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Una vez hayas cumplimentado la primera línea de tu pedido, pulsa <ENTER>. Se te desplegará la parte inferior de la pantalla, y por defecto quedará activada la pestaña “Datos del material”, pidiéndote el ”Grupo de artículos”. Salta este paso para ir directamente a la pestaña “Datos IAC “. Elige aquí una de las diez familias de los artículos que se despliegan. Con esta elección el sistema asigna automáticamente un grupo de artículos a tu solicitud.

En caso de que esta información sea errónea, no debes preocuparte, ya que será posteriormente revisada durante la tramitación de tu solicitud de pedido.

Posteriormente, busca la pestaña de IMPUTACIÓN:

Si se trata de material inventariable, al pinchar en la pestaña de “Imputación”, se abrirá esta ventana. Recomendamos elegir la opción de “imputación simple”

La vista que obtenemos es ésta:

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Rellenamos los datos del ELEMENTO PEP, FONDO y en su caso, SUBVENCIÓN.

Si se trata de material fungible, en la pestaña de “Imputación” obtenemos directamente esta vista:

Rellenamos los datos del ELEMENTO PEP, FONDO y en su caso, SUBVENCIÓN.

Le damos a INTRO

En este momento te solicita la VALORACIÓN. Es muy importante que introduzcas el presupuesto de licitación para esa línea. Este importe debe tener en cuenta todos los gastos excepto impuestos, que corren por cuenta del IAC.

Asimismo, se han de cumplimentar las casillas de:

TIPO DE EXPEDIENTE

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La mayoría de las licitaciones en el IAC se tramitan mediante procedimiento negociado sin publicidad o procedimiento abierto.

Para elegir una opción u otra, debes tener en cuenta el valor estimado del contrato⁵, de acuerdo con los importes que figuran en la Tabla 2:

Tabla 2. Umbrales en el procedimiento negociado sin publicidad y en el abierto

TIPO DE CONTRATO:

Hay que determinar el tipo de contrato⁶ de que se trate, teniendo en cuenta:

- Con carácter general se consideran contratos de suministro los que tienen por objeto la adquisición de productos o bienes muebles.

- Son contratos de servicios aquéllos cuyo objeto contiene prestaciones de hacer consistentes en el desarrollo de una actividad o dirigidas a la obtención de un resultado distinto de una obra o un suministro.

5Ver aclaración en la página 7, sobre cómo calcular el valor estimado del contrato.

6Puedes ampliar esta información consultando el Protocolo de Contratación Administrativa, publicado en nuestra intranet.

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En ocasiones, el objeto del contrato incluye ambas prestaciones, suministros y de servicios. Por ejemplo, si se quiere contratar el diseño (servicio) y fabricación (suministro) de un prototipo. Para marcar una opción en estos casos, se deberá atender al carácter de la prestación que tenga más importancia desde el punto de vista económico. En nuestro ejemplo, si el coste de la fabricación es superior al coste del diseño, diremos que se trata de un contrato de suministro; marcando “SUM”.

LA OPCIÓN DE PRÓRROGA: Elegir entre las dos opciones posibles.

En el caso de que se seleccione la opción de prórroga, habrá que completar el campo “Duración Prórroga”, expresado en meses.

VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

Para calcular el valor estimado del contrato, se sumará al presupuesto de licitación

(impuestos no incluidos), las opciones de prórroga, si la hubiera, y el valor de las posibles modificaciones del contrato.

Por ejemplo, un servicio por 2 años que presupuestamos en 350.000 € y que tenemos previsto prorrogar por dos años más. En este caso, el presupuesto de licitación es de 350.000 € y el valor estimado es de 700.000 €.

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AÑADIR ANEXOS

Deberás adjuntar a tu solicitud de pedido la justificación del gasto y el documento que contiene las especificaciones técnicas que servirán de base para la elaboración de pliego de prescripciones técnicas. Podrás hacer esto desde la cesta superior izquierda de tu solicitud, en “CREAR”, “crear anexo”, como se muestra en la siguiente figura.

IMPORTANTE: GRABAR TU SOLICITUD DE PEDIDO Recuerda, antes de salir del sistema, que

tienes que grabar tu solicitud, o no quedará convenientemente registrada. Para ello, pulsa una vez sobre el icono correspondiente en el menú superior.

¡YA HAS COMPLETADO TU SOLICITUD DE PEDIDO!

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INFORMACION ADICIONAL SOBRE TU SOLICITUD DE PEDIDO

LIBERAR SOLICITUD DE PEDIDO Este paso deberá hacerlo el o la Gestor/a de Proyecto (GP) o el IP. En cada menú de IP/GP se accede a liberar la solicitud de pedido en la transacción de

“Liberar solicitud de pedido” ME54N. También puede hacerse tecleando esta transacción en la ventana de comandos, como te indicamos al inicio.

SEGUIMIENTO DEL STATUS DE TU SOLICITUD DE PEDIDO

Tu solicitud de pedido, una vez ha sido liberada por el responsable de tu Área, es gestionada por la Unidad de Compras y Contrataciones del IAC. Podrás comprobar su estado en la “estrategia de liberaciones” de tu solicitud.

En la pestaña inferior “STATUS” puedes comprobar:

Si el pedido se ha cursado al proveedor. En este caso, aparecerá un nº de pedido denominado Doc. compras que empieza por 450000xxxx.

Si ha existido una entrega de mercancías, que en el caso de servicios con pagos periódicos puede consistir en la finalización de una o más etapas de tu servicio.

Si existen facturas asociadas a tu solicitud, bien con el mensaje “Recepción facturas” o

“Factura prerregistr.” Dependiendo del momento en que esté de su tratamiento por parte de Administración, habiendo sido ya previamente informado el o la IP o Gestor/a.

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Este documento forma parte de la

SERIE DE MANUALES GRÁFICOS PARA USUARIOS NO HABITUALES EN SAP

con los que se pretende facilitar el uso de esta herramienta y dar cumplimiento a los procesos y procedimientos en los que se estructura el modelo de gestión

integral del Instituto de Astrofísica de Canarias.

Si tienes alguna duda relacionada con el procedimiento aquí descrito, puedes ponerte en contacto con:

[email protected] Extensiones: 5482 y 5348

Para más información sobre la Gestión Integral por Procesos en el IAC:

WEB DE IAC (Gestión Integral) [email protected]

Extensión: 5211

Abril 2016

Se agradece la colaboración de la Comisión de Igualdad del IAC, quien ha revisado el presente documento al objeto de procurar un adecuado tratamiento del lenguaje para que sea inclusivo.