Análisis , diseño y mejora para optimizar los planes de mejoramiento internos y externos del Instituto de Desarrollo Urbano (IDU)

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(1)ANÁLISIS, DISEÑO Y MEJORA PARA OPTIMIZAR LOS PLANES DE MEJORAMIENTO INTERNOS Y EXTERNOS DEL INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO (IDU). YENNY TATIANA GUAYARA CASTRO OLGA LUCIA MORENO QUEVEDO. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERIA PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL BOGOTÁ 2015.

(2) ANÁLISIS, DISEÑO Y MEJORA PARA OPTIMIZAR LOS PLANES DE MEJORAMIENTO INTERNOS Y EXTERNOS DEL INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO (IDU). YENNY TATIANA GUAYARA CASTRO OLGA LUCIA MORENO QUEVEDO. Trabajo de Monografía para optar el Título de Ingeniería Industrial. Asesora: Luz Daifenis Arango. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERIA PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL BOGOTÁ 2015.

(3) CONTENIDO. Pág. 1.. INTRODUCCION ............................................................................................... 1. 2.. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................ 3. 3.. JUSTIFICACIÓN................................................................................................ 4. 4. OBJETIVO GENERAL .......................................................................................... 5 5. OBJETIVOS ESPECIFICOS ................................................................................ 5 6. MARCO REFERENCIAL ....................................................................................... 6 6.1. MARCO TEÓRICO ...................................................................................... 6. 6.1.1 Mejora Continua: ....................................................................................... 6 6.1.2 Planes de Mejoramiento: ............................................................................ 7 6.1.3 Marco de Trabajo Scrum: ........................................................................... 7 6.1.4 Proceso de Software: ................................................................................. 8 6.1.5 Cruz de Malta ............................................................................................ 8 6.2 MARCO CONCEPTUAL................................................................................. 10 6.3. MARCO HISTÓRICO .................................................................................... 13 6.3.1. El sector económico: ............................................................................... 13 6.3.2. El Instituto de Desarrollo Urbano (IDU): ................................................... 14 6.4. ESTADO DEL ARTE ..................................................................................... 14 6.5 MARCO LEGAL ............................................................................................. 15 7. DISEÑO METODOLÓGICO ................................................................................ 16 7.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN ............................................................................ 16 7.2. FASE DE ANÁLISIS ...................................................................................... 16 7.2.1. Análisis actual del modelo de negocio:..................................................... 16 7.3 FASE DE INICIO Y ELABORACIÓN ............................................................... 22 7.3.1 Levantamiento de requerimientos, especificación de caso de uso e historia de usuario: ....................................................................................................... 22 7.4 FASE DE CONSTRUCCIÓN .......................................................................... 32 7.4.1 Desarrollo de software: ............................................................................ 36 7.5 FASE DE ENTREGA...................................................................................... 36 7.5.1 Manuales de Funcionalidad ...................................................................... 36 7.5.2Entrega de documentación........................................................................ 37 7.5.3Indicadores de Efectividad ........................................................................ 37.

(4) 8. RECURSOS Y PRESUPUESTO.......................................................................... 42 8.1 RECURSOS FÍSICOS.................................................................................... 42 8.2 RECURSO HUMANOS E INSTITUCIONAL .................................................... 42 8.3 RECURSOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTO ............................................ 42 9. CONCLUSIONES ............................................................................................... 43 BIBLIOGRAFIA ...................................................................................................... 44 INDICE ................................................................................................................... 47 ..

(5) LISTA DE TABLAS. Pág. Tabla 1……………………………………………………………………………………..21 Tabla 2……………………………………………………………………………………..37.

(6) LISTA DE FÍGURAS. Pág. Figura 1……………………………………………………………………………………..19 Figura 2……………………………………………………………………………………..24 Figura 3……………………………………………………………………………………..25 Figura 4……………………………………………………………………………………..32 Figura 5……………………………………………………………………………………..33 Figura 6……………………………………………………………………………………..33 Figura 7……………………………………………………………………………………..33 Figura 8……………………………………………………………………………………..34 Figura 9……………………………………………………………………………………..34 Figura 10……………………………………………………………………………………34 Figura 11……………………………………………………………………………………35 Figura 12……………………………………………………………………………………37 Figura 13……………………………………………………………………………………38 Figura 14……………………………………………………………………………………39 Figura 15……………………………………………………………………………………40 Figura 16……………………………………………………………………………………40 Figura 17……………………………………………………………………………………41. 1.

(7) LISTA DE ANEXOS. Pág.. Anexo A………………………………………………………………………………….…49 Anexo B………………………………………………………………………………….…50 Anexo C………………………………………………………………………………….…55 Anexo D………………………………………………………………………………….…69 Anexo E………………………………………………………………………………….…76 Anexo F………………………………………………………………………………….…82 Anexo G………………………………………………………………………………….…86 Anexo H………………………………………………………………………………….…95.

(8) 1. INTRODUCCION. Actualmente uno de los principales aspectos a resaltar del gobierno nacional es la adopción de normatividad enfocada a la calidad y control de los procesos de cada entidad del Estado. El Modelo Estándar de Control Interno (MECI) promueve los principios de autocontrol, autogestión y autorregulación; dado que está planteado como un sistema integrado por componentes y elementos, cada uno de estos tienen características singulares y necesarias para el funcionamiento del mismo. Uno de estos componentes a resaltar es el plan de mejoramiento, que según el decreto 1599 del 2005 “...tiene como objetivo promover que los procesos internos de las entidades se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de acciones correctivas y la implementación de las metodologías orientadas al mejoramiento continuo. Así mismo determina que los planes de mejoramiento producto de la vigilancia de la gestión fiscal del estado ejercida por la Contraloría General de la República y las contralorías territoriales se regirán por los métodos y procedimientos que éstas prescriban” 1 El gobierno realiza una asignación presupuestal a las entidades del Estado para que ejerzan sus funciones dentro de un periodo específico. Por esta razón existen organismos de control destinados al monitoreo y seguimiento de estos recursos y el cumplimiento de las actividades planificadas por cada entidad, una vez se realice esta actividad los entes de control internos o externos presentarán un informe en el cual se detallarán avances y no conformidades respectivas; las entidades estarán en la obligación de establecer planes de mejoramiento para subsanar en un periodo de tiempo estas inconformidades y así evitar sanciones. El Instituto de Desarrollo Urbano (IDU) dentro de su proceso de mejora continua cuenta con los procedimientos “Formulación monitoreo y seguimiento a planes de mejoramiento interno y/o por procesos” y "Respuesta informe auditoria y gestión plan mejoramiento con organismos de control” para solventar esta necesidad conforme al marco legal establecido. En el marco de la directiva 011 del 1 de noviembre 2012 sobre promoción y uso de software libre en el distrito capital creada “como una estrategia orientada a la racionalización del gasto público y a la búsqueda de soluciones alternativas que provean funcionalidades que el Distrito requiere” 2. En el grupo de Investigación, Desarrollo, e Innovación (I+D+I) perteneciente al área de Subdirección Técnica de Recursos Tecnológicos (STRS) del Instituto de Desarrollo Urbano (IDU), se ha venido apoyando esta iniciativa, proporcionado soluciones ingenieriles de alta calidad con Software Libre. 1. COLOMBIA. CONTRALORÍA DE BOGOTÁ. Resolución reglamentaria 003, Enero 14, 2014. Por la cualse actualiza el Trámite del Plan de Mejoramiento que presentan los sujetos de vigilancia y control fiscal a la Contraloría de Bogotá D.C., se adopta el procedimiento y se dictan otras disposiciones. Pág. 2.http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=56510. 2. COLOMBIA. ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Directiva 011, Noviembre 1, 2012. Promoción y uso de software libre en el Distrito. Pág. 2.http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=56510.. 1.

(9) Al revisar en conjunto con el área de la dirección general (DG) la manera en que se ejecutaba el procedimiento de planes de mejoramiento al interior de la institución, se evidenció una clara necesidad de unificar criterios, hacer de manera eficiente y organizada el seguimiento y monitoreo a los planes de mejoramiento a través de un sistema de información el cual recopila las necesidades del usuario, establezca reglas de seguridad y proporcione una persistencia e integridad de los datos consignados por las áreas que intervengan en el procedimiento.. 2.

(10) 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. Actualmente en el Instituto de Desarrollo Urbano (IDU) al realizar el monitoreo y seguimiento a los planes de mejoramiento formulados para dar respuesta a los informes de auditoría de los entes de control internos y externos, lo hace por medio de unas plantillas creadas en tablas de Excel que cada ente de control suministra; en estas se consignan las actividades, avances, recursos y demás acciones a seguir para mitigar los hallazgos presentados. Al realizar el diligenciamiento de los datos de avance por cada una de las áreas del instituto, se ha evidenciado que la información suministrada no es confiable, detallada y veraz, adicionalmente la integridad de esta se ve comprometida por cambios irregulares que los distintos usuarioscomo oficina de control interno, subdirección técnica de recursos tecnológicos, oficina de asesoría de planeación, área de planeación y dirección tecnológica realizan sin ningún control en los campos, periodos y concordancia cronológica. Toda esta problemática conlleva a que mes a mes el área de Dirección General cuente con múltiples versiones de una misma plantilla de planes de mejoramiento teniendo que realizar una integración, verificación y validación de la distinta información consignada, haciendo que la tarea se intensifique en cuanto a tiempo y mano de obra calificada, llevando a sobrecostos para la institución. El no contar con la información de seguimiento a las acciones del plan de mejoramiento pone en riesgo el cumplimiento de las mismas, ya que es a partir del seguimiento que se pueden detectar de manera temprana los riesgos y amenazas que puedan afectar el debido desarrollo de una acción y como consecuencia no se pueden tomar los correctivos en tiempo para evitar el vencimiento y/o incumplimiento del plan. Al vencerse y/o incumplirse una acción en un plan de mejoramiento los entes de control pueden iniciar diferentes tipos de sanciones e investigaciones de tipo fiscal que recaen en principio en el representante legal el cual para el caso del IDU es el Director General. ¿A través de un análisis y diseño de una solución ingenieril y sistemática, se puede realizar una mejora al seguimiento y control que se hace al cumplimiento de los planes de mejoramiento internos y externos del Instituto del Desarrollo Urbano (IDU), revisando su efectividad en la implementación mediante indicadores de mejora ?. 3.

(11) 3. JUSTIFICACIÓN. En las entidades del Distrito y entre estas, el Instituto de Desarrollo Urbano (IDU) se está aplicando políticas integradas para el fortalecimiento del Estado y mejoramiento de la gestión pública. La gestión de sistemas integrados como Control Interno (MECI 1000:2005), Calidad (NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008), Servicio al Ciudadano (CNSC 2009), Medio Ambiente (ISO 14001:2004), Seguridad y Salud Ocupacional (OHSAS 18001:2007), Seguridad de la Información (ISO 27001:2005), entre otros, son algunas normas que proporcionan herramientas eficaces para afrontar las grandes necesidades y tendencias que el mundo globalizado de hoy exige. Dentro de los requerimientos de cada una de estas normas encontramos como uno de los ejes principales el ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar) del cual se debe realizar la implementación de la mejora continua, labor que el Instituto de Desarrollo Urbano (IDU) ha ido ejecutando por medio de los procedimientos “Formulación, monitoreo y seguimiento a planes de mejoramiento interno y/o por procesos” y “Respuesta informe auditoria y gestión plan mejoramiento con organismo de control” creados para suplir esta necesidad. Si bien, los procedimientos implantados en la entidad para llevar a cabo los planes de mejoramiento se encuentran elaborados, es el modo en que se ejecuta esta labor la que motiva a realizar un análisis, diseño y mejora del proceso el cual tiene como resultado final un desarrollo de un software que proporcione una confiabilidad, confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información para el debido monitoreo y seguimiento a los planes de mejoramiento.. 4.

(12) 4. OBJETIVO GENERAL. Realizar un análisis, diseño y mejoramediante la creación y puesta en marcha de un software para optimizar los planes de mejoramientos internos y externos del Instituto de Desarrollo Urbano (IDU).. 5. OBJETIVOS ESPECIFICOS. 1. Realizar un análisis de la información del proceso actual de la gestión, monitoreo y seguimiento de los planes de mejoramiento en el instituto de desarrollo Urbano. 2. Realizar las fases de inicio y elaboración del proceso de desarrollo de software para el monitoreo y seguimiento de los planes de mejoramiento del instituto de Desarrollo Urbano (IDU). 3. Realizar la fase de construccióndel proceso de desarrollo de software para el monitoreo y seguimiento de los planes de mejoramiento del Instituto de Desarrollo Urbano (IDU) conforme al marco de trabajo Scrum. 4. Evaluar a través de indicadores la eficacia y eficiencia de la solución planteada.. 5.

(13) 6. MARCO REFERENCIAL. 6.1 MARCO TEÓRICO. 6.1.1 Mejora Continua:. La gran demanda y alta competitividad del siglo XXI exigen a las empresas enfocar sus esfuerzos, no a realizar productos o prestar servicios sin prever estrategias de planeación, sino que por el contrario han buscado ventajas que los vuelvan competitivos; es así como nace el enfoque al cliente, en donde la expectativa está inclinada a satisfacer las necesidades de estos; anteriormente las organizaciones funcionaban de una manera reduccionista o por islas; en donde cada área se inclinaba por mejorar en todos sus aspecto independientemente, sin embargo ninguna analizaba qué aspectos debían mejorar para optimizar los procesos en las que intervenían con otras áreas. Fue hasta el año 2004 que se da un vuelco significativo en gestión de calidad para comenzar a trabajar en equipo buscando siempre el bien colectivo, el cual consiste en que todas las áreas determinen la secuencia e interacción de las actividades llamado enfoque por procesos; esto conduciría a que las organizaciones implementarán indicadores de satisfacción, trabajando paralelamente con la mejora continua la cual es definida como “Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir las necesidades o expectativas establecidas, generalmente implícitas u obligatorias.” convirtiéndola en un requisito de obligatorio cumplimiento para las entidades que quieran implementar un adecuado sistema de gestión de calidad. Uno de los aspectos para el seguimiento y control de la mejora es la toma de acciones, como se nombra a continuación: a. Acción correctiva: Uno de los resultado de una revisión o auditoría es la obtención de las no conformidades, las cuales son falencias en el proceso o producto que deben ser tratadas mediante acciones correctivas; la acción correctiva se realiza a corto plazo y consta de un seguimiento y control eliminando de raíz la causa de la no conformidad para que esta no vuelva a ocurrir. La norma de calidad ISO 9001 determina que la acción correctiva es la “Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable” 3 b. Acción preventiva: Cada organización determina sus riesgos, adicionalmente si se realiza una revisión o auditoría uno de los 3. Icontec Norma técnica colombiana NTC-ISO 9000:2008. Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario. 2008.Pág. 17.. 6.

(14) resultado pueden ser las observaciones; estos riesgos u observaciones determinan que pueden existir a futuro no conformidades o eventos que afectarán la organización o sus procesos, para prevenir estas situaciones la empresa debe crear acciones preventivas que ayuden a mitigar, trasladar o eliminar las causas para que no se materialice el riesgo. La norma de calidad ISO 9001 determina que la acción preventiva es la “Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente no deseable” 4 6.1.2 Planes de Mejoramiento:. Cuando un ente interno o externo de la organización realiza una auditoría puede encontrar hallazgos negativos de orden administrativo, en este momento y depende del órgano evaluador entrega a la organización un formato en el que se encuentran los hallazgos detectados para darle su respectivo tratamiento, a este formato se le conoce como Plan de mejoramiento el cual tiene como objetivo hacer que los procesos de las entidades sean eficientes y transparentes a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas, preventivas o de la implementación de herramientas orientadas al mejoramiento continuo. Según el Departamento Administrativo de la Función Pública en su manual define plan de mejoramiento como “el instrumento que recoge y articula todas las acciones prioritarias que se emprenderán para mejorar aquellas características que tendrán mayor impacto con los resultados, con el logro de los objetivos de la entidad y con el plan de acción institucional, mediante el proceso de evaluación” 5 6.1.3 Marco de Trabajo Scrum:. El entorno altamente cambiante de la industria del software, la llegada de las economías globalizadas y los entornos web hicieron que el contexto comercial del software pasara de ser relativamente estable a convertirse en un contexto altamente cambiante, donde los requerimientos y necesidades expresadas hoy, en unos pocos meses son diferentes o no son válidos. Bajo esta nueva realidad, las metodologías en cascadas resultan poco prácticas y poco eficientes para responder satisfactoriamente a los cambios de la industria del software. Dado esta problemática en esta industria, en los años 90 surgieron varios movimientos con el nombre de Metodologías Livianas (LightweightMethodologies); entre estas encontramos Extreme Programming (XP), Software Craftmanship, Lean Software Development, Scrum, entre otras. Según. 4. Ibid.Pág. 17.. 5. Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el estado colombiano MECI 2014. Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP.Pág. 86. 7.

(15) Martín Alaimo “Scrum es un marco de trabajo que nos permite encontrar prácticas emergentes en dominios complejos, como la gestión de proyectos de innovación” 6. Scrum a nivel de comunicación con el cliente promueve un constante intercambio de información y acompañamiento cara a cara, para entender y lograr satisfacer en un alto porcentaje las necesidades. Prioriza entregas funcionales en periodos cortos “Sprint” para que el cliente tenga total conocimiento del producto y pueda, si es necesario, requerir modificaciones a una temprana edad del producto; sin acarrear grandes modificaciones en el desarrollo. En Scrum la documentación es un producto que no genera valor; esto no quiere decir que en el proceso no se tenga que realizar, simplemente el factor de progreso son las entregas del producto funcionando al final de cada Sprint. Promueve entornos emergentes en el equipo de desarrollo, ya que no existen tareas asignadas a los miembros sino que cada miembro se asigna las tareas acordes a sus capacidades; esto también genera entornos de confianza, coraje y compañerismo en el equipo. 6.1.4 Proceso de Software:. Los grandes avances tecnológicos, la industria globalizada y la alta competitividad comercial ha creado la necesidad imperante de sistematizar los procesos de casi todas las actividades en las organizaciones, para brindar productos y servicios con altos estándares de calidad que el mundo de hoy exige. Esta sistematización comprende un sin número de actividades que deben ser manejadas con técnicas y métodos que han ido evolucionando a través de la historia de la industria del software, con el fin de crear un proceso que abarque los componentes esenciales para el desarrollo de software y que son adaptables a las distintas solicitudes de las organizaciones. Según el autor IanSommerville define proceso de software como “un conjunto de actividades y resultados asociados que producen un producto de software” 7 ; este proceso va caracterizado por una serie de pasos comunes que son, especificación, desarrollo, validación y evolución que siempre se adaptarán a los métodos de desarrollo de software. 6.1.5 Cruz de Malta. Para el análisis y manejo de la informaciónexisten diversas técnicas entre las que se encuentra la cruz de malta,la cual analiza una integración entre los procesos de información y el funcionamiento del sistema, permitiendo realizar análisis detallado en el manejo del sistema de información y el desarrollo del Software y de esta manera crear y analizar cambios para que el manejo de la información sea eficiente y efectiva. 6. ALIMON. Martin. Proyectos Ágiles con #Scrum. Buenos Aires: Kleer, 2013 Pág. 21. SOMMERVILLE. Ian. Ingeniería del software séptima edición. Madrid:PearsonEducación S.A, 2005. Pág.. 7. 8.

(16) Según el autor Wilson en su libro metodología de Wilson y La Cruz de Malta menciona que “para el desarrollo del sistema se debe tener en cuenta dos aspectos importantes los cuales son”8: . Dado que las tecnologías se encuentran en un cambio constante, las empresas se deben adaptar a esto, por tal razón los sistemas de información deben estar en una mejora continua tanto en funcionalidad como en utilidad para no caer en obsolescencia y de esta manera poder seguir siendo útiles para la organización.. . El cambio entre las tecnologías y los sistemas de información se deben llevar de manera paralela, para que de esta manera se complementen eficientemente.. La construcción de la Cruz de Malta está constituida por cinco etapas: . Construir el sistema estructurado.. . Identificar las actividades necesarias para suplir el desarrollo del sistema.. . Determinar las clases de información para cada una de las actividades planteadas.. . Identificar el encargado de las actividades,qué información requiere y con qué fines la necesita. . Establecer los procedimientos para el desarrollo de la información.. Una vez realizada la Cruz de Malta se interpretan los datos o conclusiones obtenidas de acuerdo alos requerimientos, con el fin de lograr calidad y productividad en la información.. 8. CRUZ DE MALTA. 9.

(17) 6.2 MARCO CONCEPTUAL. IDU: Instituto de Desarrollo Urbano9 Auditoría:Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. 10 Sobrecostos:Cantidad que excede al coste o costo inicialmente calculado o establecido.11 Riesgo: Combinación de la probabilidad de ocurrencia de un evento o exposición peligrosa y la severidad de las lesiones o daños o enfermedad que puede provocarle evento o la exposición(es).12 MECI 1000:2005: Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del Estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado.13 NTCGP 1000:2009: Norma Técnica de calidad en la gestión pública. Esta norma está dirigida a todas las entidades, y se ha elaborado con el propósito de que éstas puedan mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes. 14 NTC-ISO 9001:2008: Norma Internacional sistema de gestión de la calidadespecifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad que pueden utilizarse para su aplicación interna por las organizaciones, para certificación o con fines contractuales. Se centra en la eficacia del sistema de gestión de la calidad para satisfacer los requisitos del cliente.15. 9 IDU. Instituto de desarrollo urbano. {En línea}. Fecha {treinta de mayo de dos mil quince}. Disponible en: (http://www.idu.gov.co/web/guest/inicio) 10 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICA. Sistema de gestión de la calidad. Tercera actualización. Santafé de Bogotá D.C.: ICONTEC, 2008. 1p. NTC-ISO 19011. 11Fundeu. Sobrecoste o Sobrecostos, En una sola Palabra. {En línea}. Fecha {treinta de mayo de dos mil quince}. Disponible en: (http://www.fundeu.es/recomendacion/sobrecoste-o-sobrecosto-en-una-solapalabra/) 12 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICA. Sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional. Primera actualización. Santafé de Bogotá D.C.: ICONTEC, 2007. 5p. NTC-OHSAS 18001. 13 República de Colombia. Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. {En línea}. Fecha {treinta de mayo de dos mil quince}. Disponible en: (http://apolo.uniatlantico.edu.co/SIG/MECI1000-2005.pdf) 14 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICA. Sistema de gestión de la calidad pública. Primera actualización. Santafé de Bogotá D.C.: ICONTEC, 2009. 1p. NTCGP 1000:2009. 15 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICA. Sistema de gestión de la calidad. Tercera actualización. Santafé de Bogotá D.C.: ICONTEC, 2008. 1p. NTC-ISO 9001. 10.

(18) Eficacia: Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.16 Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.17 PHVA (planear, hacer, verificar y actuar): Es un ciclo dinámico que puede desarrollarse dentro de cada proceso de la organización y en el sistema de procesos como un todo. Esta iniciativamente asociado con la planificación, implementación, control y mejora continua, tanto en la realización del producto como entre otros procesos del sistema de gestión de la calidad. El círculo de calidad consiste en cuatro etapas: planear, hacer, Verificar y actuar. 18 Software: Representa toda la parte inmaterial o intangible que hace funcionar a un ordenador para que realice una serie de tareas específicas, coloquialmente conocidos como programas. El software engloba a toda la información digital que hace al conjunto de elementos físicos y materiales que componen el computador trabajar de manera inteligente. 19 Mejora continua: La organización debe mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de los datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección. 20 Acción correctiva: La organización debe tomar acciones para eliminar las causas de las no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas21 Acción preventiva: La organización debe determinar acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas potenciales. 22 Casos de uso:Captura la secuencia de acciones que un sistema realiza y que genera un resultado observable que es de valor para aquellos que interactúan con el sistema. 23. 16. NORMAS INTERNACIONAL. Sistema de gestión de la calidad – Fundamentos y Vocabulario. Santafé de Bogotá D.C.: ICONTEC, 2005. 10p. ISO 9000 17 NORMAS INTERNACIONAL. Sistema de gestión de la calidad – Fundamentos y Vocabulario. Santafé de Bogotá D.C.: ICONTEC, 2005. 10p. ISO 9000 18 PEREZ, Pastor. MUNERA, Francisco. Reflexiones para implementar un sistema de gestión de la calidad (ISO 9001:2000) en cooperativas y empresas de economía solidaria. Bogotá: Universidad Cooperativa de Colombia , 2007. 50 p. 19 Software. ¿Qué es el Software?. {En línea}. Fecha {treinta de mayo de dos mil quince}. Disponible en: (http://www.quees.info/que-es-software.html) 20 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICA. Sistema de gestión de la calidad. Tercera actualización. Santafé de Bogotá D.C.: ICONTEC, 2008. 17p. NTC-ISO 9001 21 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICA. Sistema de gestión de la calidad. Tercera actualización. Santafé de Bogotá D.C.: ICONTEC, 2008. 17p. NTC-ISO 9001 22 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICA. Sistema de gestión de la calidad. Tercera actualización. Santafé de Bogotá D.C.: ICONTEC, 2008. 18p. NTC-ISO 9001. 11.

(19) Arquitectura: Transformar los requerimientos y requisitos significativos en una arquitectura que describa su estructura e identifique los componentes del software. 24 ProductBacklog: El primero de los elementos, y principal de Scrum. Es básicamente un listado de ítems o características del producto a construir, mantenido y priorizado. 25 Sprint: La repetición de un proceso en Scrum se conoce como Sprints. Esto significa que el producto se construye en incrementos funcionales entregados en periodos cortos para obtener feedback frecuente. 26 Feedback: Se denomina feedback a la instancia de retroalimentación o respuesta en el proceso de comunicación, y que supone una inversión de la linealidad emisorreceptor. 27 Historias de Usuario: Surgieron con la metodología deextremmeProgramming (XP) como una respuesta a una situación habitual en los proyectos de desarrollo de Software: los clientes o especialistas de negocio se comunican con los equipos de desarrollo a través de extensos documentos conocidos como especificaciones funcionales.28 Esta ha sido adoptada por la metodología Scrum. Stakeholders: Son las partes interesadas en un negocio los cuales pueden ser categorizados en forma general, como internos (propietarios, empleados y gerentes), y externos (clientes, la comunidad, los proveedores, competidores, el gobierno). 29 UML: (UnifiedModelingLanguage) es un lenguaje que permite modelar, construir y Documentar los elementos que forman un sistema software orientado a objetos. 30 Casos de uso: Un caso de uso es una descripción de la secuencia de interacciones que se producen entre unactor y el sistema, cuando el actor usa el sistema para llevar a cabo una tarea específica. Expresauna unidad coherente de funcionalidad, y se representa en el Diagrama de Casos de Usomediante una elipse con el nombre del caso de uso en su interior. El nombre del caso de usodebe reflejar la tarea específica que el actor desea llevar a cabo usando el sistema. 31 Actor: Un actor es una entidad externa al sistema que realiza algún tipo de interacción con el mismo.Se representa mediante una figura humana dibujada con palotes. Esta. 23. Guía Rápida Proceso de Desarrollo OPENUP/OAS.{En línea}. Fecha {treinta de mayo de dos mil quince}. Disponible en: (http://www.udistrital.edu.co/dependencias/oas/documentos/) 24 Guía Rápida Proceso de Desarrollo OPENUP/OAS.{En línea}. Fecha {treinta de mayo de dos mil quince}. Disponible en: (http://www.udistrital.edu.co/dependencias/oas/documentos/) 25 ALIMON. Martin. Proyectos Ágiles con #Scrum. Buenos Aires: Kleer, 2013 Pág. 33. 26 ALIMON. Martin. Proyectos Ágiles con #Scrum. Buenos Aires: Kleer, 2013 Pág. 42. 27 DefinicionFeedback.{En línea}. Fecha {veinte de agosto de dos mil quince}. Disponible en: (http://definicion.mx/feedback/) 28 ALIMON. Martin. Proyectos Ágiles con #Scrum. Buenos Aires: Kleer, 2013 Pág. 82. 29 GUERRA Ingrid & LOPEZ Ph. Evaluación y Mejora Continua.Global Business Press, 2007 Pág.14. 30 ALIMON. Martin. Proyectos Ágiles con #Scrum. Buenos Aires: Kleer, 2013 Pág. 21. 31 ALIMON. Martin. Proyectos Ágiles con #Scrum. Buenos Aires: Kleer, 2013 Pág. 21.. 12.

(20) representación sirve tantopara actores que son personas como para otro tipo de actores (otros sistemas, sensores, etc.).32 Sistema ERP: Son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una únicaaplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras. Logística, contabilidad, inventarios, etc. Solo se puede definir un ERP como la integración de todas las partes.33. 6.3. MARCO HISTÓRICO. 6.3.1. El sector económico: El subsector movilidad tiene la finalidad de garantizar la planeación, gestión, ordenamiento, desarrollo armónico y sostenible de la ciudad en los aspectos de tránsito, transporte y seguridad e infraestructura vial y de transporte, Según el Decreto 064 de 2015 el cual compila la normatividad existente en materia de movilidad resume lo siguiente “Por el cual se adoptan medidas para ejecutar acciones de movilidad en la malla vial el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones” 34; está conformado por seis grandes entidades del estado que son Secretaría de Movilidad, cabeza del mismo, Instituto de Desarrollo Urbano IDU, el Fondo de Educación y Seguridad Vial FONDATT y la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, Transmilenio S.A. y la Terminal de Transporte S.A. Como se menciona anteriormente el Instituto de Desarrollo Urbano (IDU) se encuentra ubicada dentro del sector movilidad el cual pertenece al sector terciario o de servicios según la distribución del Banco de la República; este sector se caracteriza puesto que engloba las actividades relacionadas con los servicios materiales no productores de bienes, además dirige, organiza y facilita la actividad productiva de los otros sectores; dentro de este podemos encontrar subsectores como la salud, educación, turismo, servicios financieros, gobierno, tecnologías de la información, ingeniería, construcción, movilidad entre otros.. 32. ALIMON. Martin. Proyectos Ágiles con #Scrum. Buenos Aires: Kleer, 2013 Pág. 21. HERNANDEZ, Juan. Desarrollo e implementación de un Software ERP (Enterprise ResourcePlanning) para la empresa Remaches Reynos S.A de C.V. {En línea}. Fecha {treinta de mayo de dos mil quince}. Disponible en: (http://www.ptolomeo.unam.mx:8080/xmlui/bitstream/handle/132.248.52.100/1136/Tesis.pdf?sequence=1) 33. 34. COLOMBIA. ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Decreto 064, febrero 24, 2015. Por el cual se adoptan medidas para ejecutar acciones de movilidad en la malla vial del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones. Pág. 1.http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=60899. 13.

(21) 6.3.2. El Instituto de Desarrollo Urbano (IDU): Es un instituto de carácter público, dedicado atender “la ejecución de obras públicas dedesarrollo urbanístico ordenadas dentro del Plan general de Desarrollo y los planes y programas sectoriales, así como las operaciones necesarias para la distribución, asignación y cobro de las contribuciones de valorización y de pavimentación”. 35 Su misión es “Desarrollar proyectos urbanos integrales para mejorar las condiciones de movilidad en términos de equidad, inclusión, seguridad y accesibilidad de los habitantes del Distrito Capital, mediante la construcción y conservación de sistemas de movilidad y espacio público sostenibles.”36. 6.4. ESTADO DEL ARTE 1.Análisis, diseño e implementación de un software que permita predecir los resultados económicos de las empresas editoriales. Se elabora debido a que las empresas deben hacer su planificaciónmás eficiente y no hacerlo por medio de la intuición o la experiencia; se plantea por medio de herramientas tecnológicas, un sistema que ayude estadísticamente a analizar el comportamiento de la economía de este sector para así poder tomardecisiones. El autor propone hacer un desarrollo de software para mejorar la toma de decisiones, debido a que en la actualidad las herramientas tecnológicas están ayudando a optimizar los procesos de las empresassin importar su campo de aplicación, por esta razón al implementarlo en la parte estratégica se ayuda a que la organización sea másfuncional y rentable.37. 2. Desarrollo e implementación de un Software ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANING) para la empresa Remaches Reynoso S.A de C.V. Este proyecto se plantea debido a que la empresa requiere agilidad, flexibilidad y capacidad para adaptare a los nuevos cambio que hoy en día se reflejan en el mercado. Para esto requieren de una herramienta tecnológica como lo es el ERP la planeación de recursos empresariales; esta aplicación de software sirve para automatizar las operaciones de la empresa. El autor desarrollar el software para proporcionar información de las diferentes áreas que se encuentran en la empresa, específicamente el área de producción y 35. COLOMBIA. CONCEJO DISTRITO ESPECIAL DE BOGOTÁ. Acuerdo 19, octubre 6, 1972. Por el cual se crea y reglamenta el funcionamiento del Instituto de Desarrollo Urbano".Pág. 1.http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=940 36 http://www.idu.gov.co/web/guest/entidad_mision_vision 37 CAMAYOC Leyva, Oscar. Análisis, diseño e implementación de un Software de apoyo a la gestión de empresas editoriales, mediante el modelamiento y simulación de sus resultados económicos. {En línea}. Fecha {treinta de mayo de dos mil quince}. Disponible en: (http://tesis.pucp.edu.pe/repositorio/handle/123456789/4695). 14.

(22) operaciones; al desarrollar este software reducirá las perdidas y mejorar la gestión de la información, teniendo la capacidad de ajustarse a nuevos cambios de forma rápida y oportuna. 38. 6.5MARCO LEGAL. Resolución reglamentaria 003, Enero 14, 2014. Por la cual se actualiza el Trámite del Plan de Mejoramiento que presentan los sujetos de vigilancia y control fiscal a la Contraloría de Bogotá D.C., se adopta el procedimiento y se dictan otras disposiciones. CONTRALORÍA DE BOGOTÁ. Directiva 011, Noviembre 1, 2012. Promoción y uso de software libre en el Distrito.. ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el estado colombiano MECI 2014. Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP. Decreto 064, febrero 24, 2015. Por el cual se adoptan medidas para ejecutar acciones0020de movilidad en la malla vial del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones. ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Acuerdo 19, octubre 6, 1972. Por el cual se crea y reglamenta el funcionamiento del Instituto de Desarrollo Urbano".CONCEJO DISTRITO ESPECIAL DE BOGOTÁ.. 38HERNANDEZ,. Juan.Desarrollo e implementación de un Software ERP (Enterprise ResourcePlanning) para la empresa Remaches Reynos S.A de C.V. {En línea}. Fecha {treinta de mayo de dos mil quince}. Disponible en: (http://www.ptolomeo.unam.mx:8080/xmlui/bitstream/handle/132.248.52.100/1136/Tesis.pdf?sequence=1). 15.

(23) 7. DISEÑO METODOLÓGICO. En el diseño metodológico implementado bajo el marco de trabajo Scrum, nos permite construir las fases que constituyen el proceso de análisis y el diseño para el desarrollo de una mejora de los planes de mejoramiento manejado en el Instituto de Desarrollo Urbano IDU. Donde se maneja bajo unos parámetros del tipo de investigación y el método de investigación y técnicas para la recolección de la información necesaria en el desarrollo de los planes de mejoramiento. Dado que Scrum es un marco de trabajo de desarrollo de software, este permite implementar algunos de sus elementos o la totalidad de acuerdo a las necesidades. Las siguientes fases constituyen el proceso de análisis y diseñoparael desarrollo de una mejora de los planes de mejoramiento manejados por el IDU 7.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN El tipo de investigación a realizar es cualitativo de tipo exploratorio. 7.2. FASE DE ANÁLISIS 7.2.1. Análisis actual del modelo de negocio: Una vez detectado los hallazgos a partir de la auditoria de los entes de control Internos y externos (Contraloría General y Contraloría Distrital), se lleva a cabo una reunión con los Stakeholders del Instituto de Desarrollo Urbano (IDU) para conocer el proceso actual de los planes de mejoramientos establecidos. Una vez se realice este análisis el cual va desde que llega el documento de las auditorias con sus respectivos hallazgos, pasando por el registro, control, hasta el seguimiento y análisis de estos, se establece un plan de mejoramiento acorde con las necesidades establecidas en los hallazgos presentados. Para el desarrollo de estos planes de mejoramientos se cuenta con la participación de los siguientes partes: . Áreas responsables (cliente): Se encarga de Liderar la ejecución de las acciones del Plan de Mejoramiento, consolidando el reporte de las áreas corresponsables y el propio.. . Áreas corresponsables (cliente): Se encarga de Apoyar la ejecución de las acciones del Plan de Mejoramiento.. . Oficina Asesora de Planeación (actor): Realiza el acompañamiento a las áreas responsables y corresponsables con el fin de contribuir con el éxito del plan de mejoramiento minimizando el riesgo, generando alertas tempranas y participando activamente en la conciliación entre las áreas.. 16.

(24) . Oficina de Control Interno (actor): Responsable del monitoreo, seguimiento y la evaluación de las acciones y del plan de mejoramiento. Podrá realizar labores de asesoría a todas las partes interesadas en todas las fases del plan de mejoramiento con el fin de aportar información para las formulaciones y ajustes de acciones. Dentro del contexto metodológico de los entes de control, sin comprometer su independencia. En su rol de relación con los entes externos, tiene a cargo la relación y comunicación directa con los organismos de control y sirve como enlace y puente en la gestión y documentación de avance y cumplimiento con los organismos de control.. . Dirección General (propietario): Responsable del plan de mejoramiento con los organismos de control en su conjunto. Su rol es de seguimiento y apoyo especial a aquellas actividades complejas y/o que requieran de la participación de otras entidades. Se relacionan con el sistema mediante la generación de reportes y consulta de los registros de las áreas responsables, corresponsables, la Oficina de Asesoría de Planeacióny la Oficina de Control Interno.. El Instituto de Desarrollo Urbano (IDU) ha creado un procedimiento en el que se explica detalladamente cuales son los pasos a tener en cuenta para el momento de desarrollar un plan de mejoramientocorrespondiente a los usuarios, a continuación se especifican las actividades que contiene este procedimiento: 1. Registrar plan de mejoramiento formulado y asignar el área responsable y corresponsable:   . Realizar el registro de los planes de mejoramiento formulados por cada área Asignar las áreas responsables y corresponsables del Plan de Mejoramiento registrado. Informar a las áreas de la asignación del Plan de Mejoramiento.. 2. Dar por informados las áreas responsables y corresponsables y asignar de funcionarios encargados de reportar la información de avance:  . Aceptar el Plan de Mejoramiento asignado. Asignar encargado de reportar información de avance sobre las actividades.. 3. Registrar mensualmente los avances por actividad:   . Realizar el registro mensual de avance por actividad formulada en el Plan de mejoramiento. Reportar evidencias que soporten los registros de avance. Informar al directivo del área sobre los registros de avance y evidencias reportadas.. 4. Dar visto bueno por parte del directivo del área sobre el registro mensual de los avances por actividad: . Revisar el registro mensual de avance por actividad formulada en el Plan de mejoramiento.. 17.

(25) . Aprobar el registro mensual de avance por actividad.. 5. Revisar por parte de la Oficina Asesoría de Planeación los avances reportados por las áreas y registrar las observaciones al proceso:  . Revisar mensualmente los registros de avance aprobados por el directivo del área. Registrar observaciones a los avances reportados.. 6. Revisar por parte de la Oficina de Control Interno los avances reportados por las áreas y tener en cuenta las observaciones al proceso realizadas por la Oficina de Asesoría de Planeación, para el monitoreo, registro de observaciones al seguimiento del proceso y con calificativo de avance:    . Revisar mensualmente las observaciones realizadas por la Oficina de Asesoría de Planeación y los registros de avance aprobados por el directivo del área. Registrar observaciones a los avances reportados. Realizar monitoreo a los avances de los Planes de Mejoramiento de las áreas. Indicar porcentaje de avance por cada actividad formulada en el Plan de Mejoramiento teniendo en cuenta metodología de los entes de control.. 7. Generar reportes e informes de los planes de mejoramiento:      . Generar reporte de seguimiento (matriz consolidada de lo abierto es decir que la Contralorías no han dado cierre todavía). Generar reporte de avance en los planes de mejoramiento (Matriz consolidada con indicadores de avance para cada acción y/o actividad). Generar históricos (por hallazgo y/o actividad. Trazabilidad del avance y cumplimiento). Generar reportes con destino externo según formato y metodología de cada ente de control. Generar informe por área responsable. Generar reportes de alertas tempranas, en cuanto avances, plazos y demás criterios para contribuir con el cumplimiento de los planes de mejoramiento, dentro de sus roles de evaluación y seguimiento y asesoría.. 8. Solicitar reformulación de actividades por parte del área y aprobación por parte del Dirección General y Oficina de Control Interno:   . Registrar la solicitud de reformulación de las actividades formuladas para cumplimiento de la actividad. Justificar la solicitud de reformulación de las actividades y/o fechas. Aprobar la solicitud de reformulación.. 9. Registrar estado de la actividad a la fecha de compromiso de cumplimiento:  . Revisar los porcentajes de avance registrados por actividad. Revisar el último reporte de avance sobre la actividad.. 18.

(26) . Asignar el estado de la actividad a la fecha de compromiso de cumplimiento.. 10. Definir el estado de la actividad al cierre según concepto del ente de control:    . Revisar el estado de la actividad a la fecha de compromiso de cumplimiento. Revisar los porcentajes de avance registrados por actividad. Revisar el último reporte de avance sobre la actividad. Asignar estado de la actividad al cierre según concepto del ente del control.. 11. Generar alertas:  . Enviar correo electrónico del jefe del área, a la Oficina de Asesoría de Planeación y a la Oficina de Control Interno de las actividades vencidas, próximas a vencerse y/o sin reporte. Enviar al correo del Jefe de área responsable de las fechas establecidas para reporte, en cada periodo.. Se realiza el diagrama de actividades de registro y seguimiento de los planes de mejoramiento. Figura 1. Diagrama de Actividades Registro y seguimiento planes de Mejoramiento. 39. 39. Realizada con el grupo de I+D+I del IDU. 19.

(27) Para dar respuesta a los hallazgos del informe se envía un formato de plan de mejoramiento en el cual se deben especificar las actividades a realizar, según los hallazgos encontrados; La Oficina de Control Internoasigna los procesos responsables por medio de reuniones recordando a través de un oficio y un correo cada hallazgo dependiendo de la pertinencia. Mensualmente Oficina de Asesoría de Planeaciónrecibe los seguimientos por parte de los responsables, verifica su confiabilidad e integridad de los datos consignados comparando con los informes anteriores de manera manual para que no exista ninguna modificación y luego esenviado a Contraloría. En el Anexo A se especifica el formato del plan de mejoramiento que actualmente se está manejando para consignar los hallazgos y su seguimiento de manera manual. Al observar el anterior proceso se realizó una matriz de Cruz de Malta paraplantear los cambios necesarios para el manejo efectivo de la información de los planes de mejoramiento que maneja el Instituto de Desarrollo Urbano IDU. En la Tabla 1 se hace un análisis de actividades que sepresentan en la situación actual y actividades que sequieren obtener en el sistema de información que se plantea para la mejora de estos planes.. 20.

(28) Tabla 1. Cruz de Malta. Definición de estado de la actividad al cierre según concepto del ente de control Registro de la actividad a la fecha de compromiso de cumplimiento Solicitud de reformulación de actividades por parte del área y aprobación por parte del DG y OCI Generación de reportes e informes de ,los planes de mejoramiento. x x x x x x x x x. Planes de Mejoramiento formulados Planes de Mejoramiento formulados. Nombre de las áreas responsables del Plan de Mejoramiento. Tarea de ejecución de actividades de avance por actividad. Evidencias que soporten los registros de avance. Porcentaje de avance conforme al indicado establecido. Reportes con destino externo según formato y metodología de cada ente de control. Estado de la actividad a la fecha de compromiso de cumplimiento Solicitud de reformulación de actividades por área. x. x. x. x. x x x Registro de cierre de estado de actividad. x. Se dan por informados las áreas responsables y corresponsables y asignación de funcionarios encargados de reportar la información de avance Registro de Plan de Mejoramiento formulado y asignado del área responsable y corresponsable ACTIVIDADES. x. Registro de estado de actividad y porcentaje de cumplimiento Registro y justificación de solicitud de reformulación. x x. x x. x. Registro de cumplimiento de los planes de mejoramiento. x x. Revisión por parte de la OAP de los avances reportados por las áreas y registro de observaciones Visto bueno por parte del directivo del área sobre el registro mensual de los avances por actividad Registro mensual de los avances por actividad. Registro de monitoreo de observaciones y avance por área. x x x x x x x x. x. x. Registro de observaciones de avance por área. x. x x x. SALIDA. x. x. Registro mensual de avance por actividad de Plan de Mejoramiento Registro de aceptación Plan de Mejoramiento por parte del responsable de Mejoramiento Registrado por el área Plan. Definición de estado de la actividad al cierre. x. x. Revisión por parte de la OCI de los avances reportados por las áreas y podrá tener en cuenta las observaciones al proceso realizadas por la OAP, para el monitoreo, registro de observaciones al seguimiento del proceso y con calificativo de avance.. ENTRADAS. x. ACCION A REALIZAR Registrar los planes de mejoramiento formulados por cada área Informar al áreas la asignación de Plan de Mejoramiento Aceptar el Plan de Mejoramiento asignado. x. Registrar el avance mensual por actividad formulada. x. Aprobar el avance mensual por actividad Registrar observaciones a los avances reportados Registrar monitoreo a los avances de las áreas Generar informe por área responsable Registrar los históricos por hallazgo, actividad y avance Aprobar la solicitud de reformulación Registrar la solicitud de reformulación de las actividades y/o fechas Registrar el último reporte de avance sobre la actividad Registrar los porcentajes de avance registrados por actividad Registrar estado de la actividad al cierre según concepto del ente del control. 21. x x x x x x x X x x x x.

(29) 7.3 FASE DE INICIO Y ELABORACIÓN 7.3.1 Levantamiento de requerimientos, especificación de caso de uso e historia de usuario: Al analizar la situación actual y encontrar varias falencias se plantearon soluciones a las partes interesadas, entre estas la escogida fue la implementación de un software que permita disminuir los tiempos, sobrecostos y falta de confiabilidad en las respuestas entregadas. Para esto se debe comenzar realizando un levantamiento de requerimientos el cual sirve para identificar las necesidades del usuario, con el fin de cumplir las especificaciones de los casos de uso e historia de usuarios. Inicialmente se realizaron requerimientos con los stakeholders en los cuales se recolectan datos realizando una lista, seguidamente se priorizan las actividades de la lista acorde con la importancia que estos tengande acuerdo a las necesidades recolectadas; esto se denomina ProductBacklog. Luego Se definen los casos de uso y las historias de usuarios, con el fin de orientar el producto a lo deseado por los stakeholders. Se llevó a cabo una reunión con los stakeholders para definir los requerimientos que serán implementados en el Software para el desarrollo del plan de mejoramiento. De acuerdo a lo requerido se utilizaran casos de uso el cual nos ayudara a describir detalladamente cada proceso de acuerdo a unos actores. Se definen los actores para el desarrollo del software los cuales son las personas que intervienen en los planes de mejoramiento. Para identificar cual va a ser el funcionamiento óptimo, las personas interesadas y las actividades a desarrollar se debe tener presente el software.Serealizó un flujograma del proceso óptimo que se debe llevar a cabo para la solución de los planes de mejoramiento:. 22.

(30) Figura 2. Flujograma de actividades. 40. 40. Realizada con el grupo de I+D+I del IDU. 24.

(31) A partir de las actividades reflejadas en el flujogramase deben realizar los casos de uso para que el programador pueda realizar el software de acuerdo a las necesidades del usuario. El Diagrama de caso de uso es un lenguaje moderado unificado UML, donde se describe detalladamente los pasos en los cuales se va a desarrollar un proceso, en este lenguaje, para aplicar un caso de uso se utilizan actores que son los personajes que intervienen en este proyecto. Cada caso de uso tiene como función elemental visualizar el comportamiento que hay entre los autores y en este caso con el Software, que funciones debe realizar ycuál es el acceso de manejo que le corresponde a cada actor. De acuerdo a los requerimientos levantados se hace un análisis para poder realizar un diagrama de caso de uso General en el cual se puede apreciar el proceso de los actores para el desarrollo en la elaboración del Software. Dentro del Diagrama de caso de uso general se dividen por módulos los cuales están estructurados para definir las actividades respectivas de cada actor. Figura 3. Diagrama de Caso de Uso General.. 25.

(32) Actores . Responsable: Tienen a cargo el registro de avances y observaciones de las acciones que coincidan con su dependencia.. . Auditor: Tiene como responsabilidad registrar los hallazgos, las acciones, la información básica del plan, la calificación de los avances mensuales y las observaciones.. . Administrador Módulo: Tiene como responsabilidad parametrizar el sistema.. . Analista: Tiene como responsabilidad: o o o. Consultar los registros de avances de los usuarios responsables y auditores. Registro de observaciones para solicitar a los responsables la ampliación de la información. Generar reportes.. La historia de usuario esta implementado bajo el lenguaje UML y diseñado mediante la metodología Scrum. El cual proporciona una descripción completa y detallada de cómo deben realizarse las tareas de un proyecto. A partir del diagrama de casos de uso se estructuran los casos de uso los cuales abarcan los requerimientos de los clientes; a continuación se especifican los casos de uso con sus respectivas historias de usuario: Registro Plan de Mejoramiento En este caso de uso se especifica la manera, de cómo el auditor deberegistrar los planes de mejoramiento, hallazgos, actividades y porcentajes de avances. Historias de Usuario . SPM-01: Como auditor quiero registrar un plan de mejoramiento conforme a los hallazgos encontrados para darle debido tratamiento en forma de actividades y tareas en el sistema. o. o. o. Registrar Plan de Mejoramiento Interno: El sistema debe permitir diligenciar los campos: Nombre, Radicado Orfeo, Dependencia, Tipo, Origen plan de mejoramiento, proceso origen plan de mejoramiento, dependencia que formula el plan. Registrar Plan de Mejoramiento Externo Contraloría General de la República (CGR): El sistema debe permitir diligenciar los campos: Nombre, Radicado Orfeo, Tipo, Dependencia. Registrar Plan de Mejoramiento Externo Contraloría de Bogotá (CB): El sistema debe permitir diligenciar los campos: Nombre, Radicado Orfeo, Dependencia, Tipo.. 26.

(33) o. o. Filtros y Búsquedas de planes de mejoramiento: El sistema debe proporcionar una vista que permite realizar filtros de búsqueda por; tipo de plan de mejoramiento, estados, áreas responsables. Esto para facilitar el seguimiento y control de los planes de mejoramiento. Restricción de dominio del plan de mejoramiento: El usuario auditor podrá leer todos los registros de planes para realizar control y auditoría de estos; pero solo podrá modificar los que esté en su dominio "registro creados por él". El usuario jefe_dependencia tendrá acceso de lectura únicamente a los planes que estén asignados a su dependencia. El usuario analistas podrá leer todos los planes.. Registrar Hallazgo Durante esta actividad se realiza el ingreso de datos para el registro de un Hallazgoasociado a un plan de mejoramiento registrado. Historias de Usuario . SPM-02: Como auditor quiero registrar un hallazgo para darle el debido tratamiento en la organización a través de un plan de mejoramiento. o. o. o. o. o. Registrar Hallazgo de Plan de Mejoramiento Interno: El sistema debe permitir diligenciar los campos: Nombre de hallazgo, Descripción, Causa. Registrar Hallazgo de Plan de Mejoramiento Externo Contraloría de Bogotá: El sistema debe permitir diligenciar los campos: Nombre de hallazgo, Descripción. Registrar Hallazgo de Plan de Mejoramiento Externo Contraloría General de la República (CGR): El sistema debe permitir diligenciar los campos: Nombre de hallazgo, Descripción hallazgo, Causa del hallazgo, Efecto del hallazgo. Filtros y Búsquedas de Hallazgos: El sistema debe permitir consultar los hallazgos y filtrarlos por Tipo (Interno, Contraloría Bogotá, Contraloría General), Plan de Mejoramiento. Restricción de dominio de Hallazgos: El usuario auditor podrá leer todos los registro de Hallazgo para realizar control y auditoria de estos; pero solo podrá modificar los registros que esté en su dominio "registro creados por él". El usuario jefe_dependencia tendrá acceso de lectura únicamente a los hallazgos que estén asignados a su dependencia. El usuario analistas podrá leer todos los Hallazgos.. Registrar Acción Durante esta actividad se realiza el ingreso de datos de los objetos Acciones que van a permitir dar solución un Hallazgo encontrado.. 27.

(34) Historias de Usuario . SPM-03: Como auditor quiero registrar actividades que definirán la solución a los hallazgos del plan de mejoramiento. o. o. o. o. o. Registrar Acción de Plan de Mejoramiento Interno:: El sistema debe permitir diligenciar los campos: Acción correctiva(texto), objetivo(texto), indicador(texto), unidad de medida(texto), meta(texto), área responsable(relacionado con el plan), recursos(texto), fecha inicial(date), fecha final(date), responsable seguimiento Oficina de Control Interno (Relacionado con el auditor del hallazgo). Registrar Acción Plan de Mejoramiento Externo PM Contraloría de Bogotá: El sistema debe permitir diligenciar los campos: Acción Correctiva(texto), indicador(texto), meta(texto), área responsable (relacionado con el plan), recursos(Texto), fecha inicial, fecha final. Registrar Acción de Plan de Mejoramiento Externo Contraloría General de la República (CGR): El sistema debe permitir diligenciar los campos: Acción de mejoramiento(texto), propósito de la acción de mejoramiento(texto), No. actividad(Generado por el sistema), Descripción de la actividad(texto), Denominación de la unidad de medida(texto), cantidad de medida de la actividad(integer), área responsable (Relacionado al plan), Fecha iniciación de la actividad(date), Fecha terminación de la actividad(date), Plazo en semana de la actividad(calculado a partir de las fechas). Filtros y Búsquedas de Acción: El sistema debe permitir consultar las Actividades y filtrarlas por Tipo(Interno, Contraloría Bogotá, Contraloría General), Plan de mejoramiento, Estado, Dependencia, Responsable. Adicionalmente se debe permitir agrupar las actividades por Fecha de inicio, Fecha de finalización, Dependencia, Responsable. Restricción de dominio de Acción: El usuario auditor podrá crear registros de Acciones, podrá leer todos los registros de Acciones para realizar control y auditoría de estos; pero solo podrá modificar los registros creados por él. El usuario jefe_dependencia tendrá acceso de lectura únicamente a las Acciones que estén asignadas a su dependencia. El usuario analistas podrá leer todos los Acciones.. Registrar Tareas Durante esta actividad se realiza el registro de Tareas pertenecientes a una Acción del Plan de Mejoramiento. Estas tareas se asignan a otras áreas para su debido diligenciamiento. Historias de Usuario . SPM-04: Como jefe_dependencia quiero registrar tareas que abarquen la solución de la Acción definida dentro de un hallazgo.. 28.

(35) o. o. o. Registrar Tarea de Actividad: El sistema debe permitir diligenciar los campos: resumen de la tarea, asignado a(ejecutor), fecha de inicio, fecha de finalización, actividad del plan a la que pertenece. Filtros y Búsquedas de Tareas: El sistema debe permitir consultar las Tareas y filtrarlas por Responsable, Estado, Asignadas a mí, Plan de Mejoramiento(proyecto), Actividad. Adicionalmente se debe permitir agrupar las tareas por Fecha de inicio, Fecha de finalización, Responsable, Plan de mejoramiento, Actividad y Estado. Restricción de dominio de Tareas: El usuario auditor podrá leer todos los registros de Tareas. El jefe_dependencia puede crear y editar todas las tareas relacionadas a una acción que pertenezca a su dependencia. El usuario analistas podrá leer todas las tareas.. Registrar Avances a las Acciones En esta actividad el usuario ejecutor registra una descripción del avance, definiendo lo realizado en el transcurso del mes relacionado a la acción y las tareas que abarque dicha acción. El usuario OSI le corresponde realizar la cuantificación de este avance mensual. Historias de Usuario . SPM-05: como Administrador del módulo quiero abrir el sistema para permitir el registro de avances a las actividades. o. o. Abrir sistema para registro de actividades: Al estar abierto el sistema los jefes de dependencia podrán adicionar avances a las actividades de sus planes de mejoramiento. No se podrán editar avances de periodos anteriores. Cerrar sistema para registro de actividades: Al estar cerrado el sistema los jefes de dependencia NO podrán adicionar ni editar los avances de las actividades de sus planes de mejoramiento.. . SPM-06: como responsable quiero registrar avances de una actividad para soportar lo realizado durante el mes a esta actividad encomendada a realizar. o o. Registrar Avance de Plan de Mejoramiento: El sistema debe permitir diligenciar los campos: descripción avance, fecha de corte. Restricción de dominio de Avances: La creación del avance la puede realizar el jefe de la dependencia. La edición la puede realizar solo para los avances del periodo actual, no podrá editar los avances ya registrados para otros periodos. Los auditores Oficina de Control Interno sólo podrá consultar los avances. El usuario analistas sólo podrá leer los avances.. 29.