Bogotá, febrero de 2019
INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE DE
PROYECTOS EN EL SISTEMA 4W
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Tabla de contenido
1 OBJETIVO ... 3
2 ALCANCE ... 3
3 INGRESO AL SISTEMA 4W ... 3
4 CREACIÓN DE NUEVOS PROYECTOS ... 4
4.1 Información Básica ... 5
4.1.1 Código ... 5
4.1.2 Nombre del proyecto: ... 5
4.1.3 Descripción: ... 6
4.1.4 Fecha Inicio: ... 6
4.1.5 Fecha de terminación: ... 6
4.1.6 Fecha de adjudicación de recursos: ... 7
4.1.7 Duración en meses: ... 7
4.1.8 Contacto en terrero: ... 7
4.1.9 URL de soporte del proyecto: ... 8
4.1.10 Organizaciones: ... 9
4.1.11 Cobertura Geográfica: ... 11
4.1.12 Estado: ... 12
4.1.13 Tipo: ... 12
4.1.14 ¿Es Interangencial?: ... 13
4.1.15 Emergencia ... 13
4.1.16 ¿Hace parte del plan estratégico de respuesta? ... 14
4.2 Presupuestos ... 14
4.2.1 Presupuesto Total: ... 14
4.2.2 Presupuesto Anual: ... 15
4.2.3 Modalidad de asistencia:... 15
4.2.4 Mecanismos de entrega: ... 16
4.3 Clasificaciones ... 16
4.3.1 Clúster: ... 16
¿Es tema principal?: ... 17
Presupuesto USD: ... 17
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4.3.2 UNDAF – Desarrollo y paz: ... 17
4.3.3 Acuerdo de paz: ... 18
4.3.4 ODS – Objetivos de desarrollo sostenible: ... 18
4.3.5 DAC- OECD Development Assistance Committee: ... 19
4.4 Beneficiarios ... 19
4.4.1 Poblacionales directos:... 19
4.4.2 Poblacionales indirectos:... 20
4.4.3 No poblacionales: ... 20
5 ACTUALIZACIÓN DE PROYECTOS ... 21
6 ELIMINACIÓN DE PROYECTOS ... 22
7 GLOSARIO ... 23
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1 OBJETIVO
Recopilar información que facilite la toma de decisiones en diferentes niveles, identificando las buenas prácticas, los vacíos de información y la priorización de la respuesta a la situación humanitaria, paz y desarrollo.
2 ALCANCE
El Sistema de Información 4W es una herramienta que permite conocer los proyectos que se están desarrollando por parte de diferentes organizaciones, como agencias pertenecientes al SNU y ONG´S que componen la arquitectura humanitaria. El 4W recopila información sobre qué, quién, dónde y cuándo se está llevando a cabo la respuesta a las problemáticas humanitarias y de paz y desarrollo del país.
3 INGRESO AL SISTEMA 4W
Para acceder al 4W digite en su explorador la siguiente URL https://sidi.umaic.org, seleccione la opción Nuevo SIDI: Formulario de carga
NOTA: Se recomienda borrar el caché o utilizar el navegador Firefox.
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Al ingresar, el sistema le solicitará su correo de gmail y contraseña. Una vez autenticado en 4W, podrá ingresar a la pantalla principal, en la que encontrará el acceso al conjunto de las opciones que integran el sistema.
IMPORTANTE: Si el usuario no cuenta con permisos para cargar los proyectos en el sistema, debe ponerse en contacto con el administrador de 4W (Envié la solicitud de acceso al email:
4 CREACIÓN DE NUEVOS PROYECTOS
Para iniciar con la creación de un nuevo proyecto, seleccione la opción Lista la cual desplegará el formulario principal de proyectos.
En esta sección debe hacer clic en el botón para que el sistema habilite el formulario de registro, el cual despliega un nuevo formulario que contiene las siguientes secciones: Información Básica, Presupuestos, Clasificaciones y Beneficiarios.
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4.1 Información Básica
En esta sección encontrará los siguientes campos:
4.1.1 Código
Campo de texto OBLIGATORIO, el dato a registrar es el establecido por cada agencia o entidad para identificar sus proyectos.
4.1.2 Nombre del proyecto:
Campo de texto OBLIGATORIO, sobre el cual se debe transcribir el nombre textual establecido en el documento original del proyecto.
NOTA: Este campo debe ser diligenciado en idioma Español.
6 4.1.3 Descripción:
Campo de texto OBLIGATORIO. Breve reseña del proyecto, en el cual deben incluir el objetivo general y los objetivos específicos del proyecto.
NOTA: Este campo debe ser diligenciado en idioma Español.
4.1.4 Fecha Inicio:
Campo tipo calendario OBLIGATORIO que señala la fecha de inicio del proyecto.
4.1.5 Fecha de terminación:
Campo tipo calendario OBLIGATORIO que señala la fecha de terminación del proyecto.
7 4.1.6 Fecha de adjudicación de recursos:
Campo opcional, hace referencia a la fecha en que el donante asignó los recursos para la ejecución del proyecto.
4.1.7 Duración en meses:
Campo numérico entero OBLIGATORIO. Permite digitar el número de meses de duración del proyecto.
4.1.8 Contacto en terrero:
Campo tipo lista OBLIGATORIO, el cual le permite buscar y seleccionar el nombre del contacto responsable del proyecto designado por la organización.
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En caso que no encuentre en la lista desplegable el nombre requerido, seleccione el botón , el cual habilita el formulario de registro para agregar la información de un nuevo contacto de terreno.
Una vez diligencie el formulario seleccione el botón Guardar 4.1.9 URL de soporte del proyecto:
Campo OBLIGATORIO que le permite digitar la URL donde están ubicados el o los soportes que incluyan la información del proyecto registrado en el sistema 4W. Ejemplo: Ficha de proyecto, convenio, documentos del proyecto y/o página web del proyecto
NOTA: Si la información del proyecto reportado no está en una página web de la organización, se recomienda subir los archivos en un Team Drive el cual permitirá a UMAIC y APC-Colombia acceder a la información. El procedimiento es el siguiente:
1) Los puntos focales de cada agencia deben ingresar al drive de su correo institucional 2) Allí deben ingresar por la opción “Unidades del
Equipo”
3) Una vez ingresen por esta opción encontrarán una carpeta denominada “Soportes 4W”
en la cual podrán encontrar la carpeta para su agencia, allí podrán subir los archivos correspondientes, es este enlace en el que deben añadir en el formulario de carga 4w.
9 4.1.10 Organizaciones:
Esta sección despliega campos tipo lista OBLIGATORIOS que clasifican los tipos de organizaciones por Ejecutoras, Implementadores y Donantes.
Ejecutora
Son todas las organizaciones responsables administrativamente del proyecto, quienes reportan los proyectos al Sistema de Información 4W e informan a las organizaciones implementadores de esto. Sólo puede haber una organización ejecutora por proyecto.
En caso que no encuentre en la lista desplegable el nombre de la organización, seleccione el botón , el cual habilita el formulario de registro para agregar la información de una nueva organización.
Una vez diligencie el formulario seleccione el botón Guardar
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Implementadora
Es la organización que ejecuta el proyecto en terreno. Puede seleccionar más de una organización implementadora.
En caso de que no encuentre en la lista desplegable el nombre de la organización, seleccione el botón , el cual habilita el formulario de registro para agregar la información de una nueva organización.
Una vez diligencie el formulario seleccione el botón Guardar
Donante:
Es las fuentes de financiación de donde provienen los recursos para la ejecución del proyecto, ya sean nacionales, internacionales, recursos propios de la agencia u otras fuentes.
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Si su proyecto cuenta con más de una fuente de financiación, seleccione el botón para agregar un nuevo registro.
NOTA: La suma de los montos de los donantes debe corresponder al presupuesto total del proyecto, si existe alguna diferencia ésta será clasificada como "recursos sin identificar".
En caso que no encuentre en la lista desplegable el nombre organización, seleccione el botón , el cual habilita el formulario de registro para agregar la información de una nueva organización.
Una vez diligencie el formulario seleccione el botón Guardar
4.1.11 Cobertura Geográfica:
Campo tipo lista, el cual despliega departamentos y municipios de Colombia para su selección y en los cuales se está ejecutando el proyecto.
12 4.1.12 Estado:
Campo tipo Lista, el cual le permite seleccionar uno de los diferentes estados y el cual establece la fase en que se encuentra el proyecto reportado por el ejecutor.
A continuación, se describen los estados que se recomiendan seleccionar:
Formulación: Fase en la cual se definen los objetivos del proyecto, las especificaciones técnicas del mismo y el alcance de este.
Ejecución: Consiste en la puesta en marcha de la planificación de las actividades y acciones del proyecto. Esta fase combina la gestión y el trabajo con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto.
Finalizado: Fase en la cual se han culminado las actividades y acciones del proyecto.
4.1.13 Tipo:
Campo listo desplegable OBLIGATORIO, que le permite seleccionar de forma única la opción proyecto o actividad.
13 4.1.14 ¿Es Interangencial?:
Campo despliega la opción SI, debe seleccionar esta opción sí cumple con los requisitos de interagencialidad, los cuales se describen a continuación:
• El trabajo interagencial involucra el compromiso de todo el SNU de contribuir a los objetivos y resultados del UNDAF a través de actividades o iniciativas que tengan un resultado o un producto verificable entre 2 o más agencias.
• Programas Conjuntos
• Trabajo articulado a través de los 2 ejes estratégicos UNDAF. (Construcción de Paz y Desarrollo Sostenible).
• Trabajo articulado por los Equipos Locales de Coordinación en el terreno.
** Iniciativas separadas que hagan parte de un trabajo coordinado entre agencias (p.e.
cumbre agraria)
NOTA: Tenga presente agregar en la opción Organizaciones Implementadores cada una de las Agencias con las que realizan el proyecto.
Igualmente, cada una de las Agencias que participan en la ejecución del proyecto deben reportarlo con el mismo NOMBRE
4.1.15 Emergencia
Campo listo desplegable, que permite indicar si el proyecto responde a Flujos Migratorios Mixtos seleccione Emergencia Venezuela 2018
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Un proyecto es humanitario y/o de paz y desarrollo, con el fin de atender la emergencia venezolana, que cumple con los siguientes criterios:
- Fortalecimiento de la capacidad institucional
- Políticas, proyectos y/o estrategias que benefician a la población proveniente de Venezuela
- Atención de población proveniente de Venezuela 4.1.16 ¿Hace parte del plan estratégico de respuesta?
Campo lista desplegable, que permite indicar si el proyecto hace parte del Plan Humanitario de Respuesta seleccione - HRP
Si el proyecto es humanitario, beneficia a víctimas del conflicto armado y desastres naturales) y está incorporado en alguno de los 7 clúster que componen el HRP: 1. Agua saneamiento e higiene (WASH); 2. Alojamiento y ayuda no alimentaria; 3. Educación en Emergencia (EeE); 4. Recuperación Temprana; 5. Salud; 6. Seguridad Alimentaria y Nutrición (SAN); 7. Protección.
4.2 Presupuestos
4.2.1 Presupuesto Total:
Campo numérico obligatorio. Registre el presupuesto total asignado al proyecto para la ejecución de acuerdo al horizonte del proyecto.
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Nota: Registre los valores en dólar americano (USD), sin comas, ni puntos. Solo digite números enteros.
4.2.2 Presupuesto Anual:
Campo numérico opcional. Indique el valor del presupuesto para cada uno de los años de ejecución del proyecto.
Seleccione la opción para agregar el presupuesto de los años que necesite.
Seleccione la opción para eliminar los registros que deseé.
Nota: Recuerde que la sumatoria de cada uno de los presupuestos anuales debe ser igual al presupuesto total.
En caso de que NO se diligencie el presupuesto para cada uno de los años de ejecución el sistema tiene una metodología propia para este cálculo, la cual es:
PRESUPUESTO PROYECTO A AÑO N=
(Presupuesto total del proyecto A /Número de meses proyecto A) * Número de meses año N del proyecto A
4.2.3 Modalidad de asistencia:
Campo tipo lista opcional. Selecciones el tipo de modalidad de asistencia.
16 4.2.4 Mecanismos de entrega:
Campo lista opcional, seleccione el mecanismo de entrega
Una vez finalice con el registro de la información de esta sección, seleccione la opción para continuar el registro.
4.3 Clasificaciones
4.3.1 Clúster – Sectores Humanitarios:
Campo obligatorio para las Agencias y ONG´s cuyo proyecto hace parte del plan de trabajo de uno o más de los 7 clústers que componen el HRP. Seleccione el/los clúster(es) a los que responde el proyecto.
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¿Es tema principal?:
Campo de selección único. Seleccione el clúster principal al cual responde el proyecto.
Presupuesto USD:
Digite el valor del presupuesto asignado al clúster seleccionado, sin incluir puntos ni comas.
4.3.2 UNDAF – Desarrollo y paz:
Campo de selección múltiple, campo obligatorio para las agencias del SNU. Marco de Asistencia de las Naciones Unidas al Desarrollo. Si selecciona algún resultado UNDAF el proyecto se relacionará con el componente de Paz y Desarrollo.
18 4.3.3 Acuerdo de paz:
Campo de selección múltiple, seleccione de la lista las categorías sobre las cuales el proyecto realiza contribuciones.
4.3.4 ODS – Objetivos de desarrollo sostenible:
Campo de selección múltiple, obligatorio para las agencias del SNU, seleccione de la lista las categorías sobre las cuales el proyecto realiza contribuciones.
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4.3.5 DAC- OECD Development Assistance Committee:
Campo de selección múltiple, obligatoria para las agencias del SNU, seleccione de la lista las categorías sobre las cuales el proyecto realiza contribuciones.
Una vez finalice con el registro de la información de esta sección, seleccione la opción para continuar el registro.
4.4 Beneficiarios
4.4.1 Poblacionales directos:
Campo numérico obligatorio. Registre el número de beneficiarios directos del proyecto. Si posee la información, desagregué por sexo, grupos etarios, etnia y tipo de afectación.
20 4.4.2 Poblacionales indirectos:
Campo numérico obligatorio. Registre el número de beneficiarios indirectos del proyecto.
Si posee la información desagregué por sexo y grupos etarios.
4.4.3 No poblacionales:
Si el proyecto tiene como enfoque el fortalecimiento institucional, agregue las organizaciones beneficiarias.
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Si la organización no se encuentra en la lista, seleccione la opción , a continuación se desplegará un formulario para el registro de la organización. Registré el nombre, sigla, tipo de organización.
Tenga en cuenta que el registro debe incluir el nombre específico de la organización. Los nombres generales como ministerios, secretarías, deben ser mencionados en la
descripción del proyecto.
Para finalizar, seleccione la opción , si desea finalizar y salir del formulario seleccione la opción
5 ACTUALIZACIÓN DE PROYECTOS
En la opción lista, encontrará habilitada la opción edición .
La opción edición, le permite realizar ajustes de información sobre el registro del proyecto.
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6 ELIMINACIÓN DE PROYECTOS
La opción eliminar , permite suprimir el registro realizado.
A continuación, visualizara el siguiente mensaje de confirmación
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7 GLOSARIO
• UNDAF/MANUD: Marco de Asistencia de las Naciones Unidas al Desarrollo
• HRP/PRH: Plan de Respuesta Humanitario
• RMPR/PRMR: Plan de Respuesta a Migrantes y Refugiados
• ELC: Equipos Locales de Coordinación
• ODS: Objetivos de Desarrollo Sostenible: Conjunto de objetivos globales establecidos para erradicar la pobreza, proteger el planeta y asegurar la prosperidad para todos.
• DAC- OECD Development Assistance Committee: Hace referencia a las categorías definidas por el Comité de ayuda al desarrollo, sobre las cuales la cooperación internacional está llamada a priorizar acciones.
