Manejo de bases de datos en access

Manejo de bases de datos en access

 Contenido

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Para tener un acceso fácil a la información almacenada en una computadora, es indispensable manejar eficazmente las bases de datos creadas en Access. En este capítulo se ilustraran los procedimientos necesarios para el manejo de bases de datos en Access.

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El realizar un buen diseño de una base de datos, nos da como resultado un cómodo acceso a la información deseada. Con un buen diseño, dedicara menos tiempo a crear la base de datos y obtendrá resultados mas exactos en menos tiempo.

El diseño de una base de datos, se hace de una manera óptima en la medida en que se comprende la forma en que Access (sistema de administración de base de datos relaciónales), almacenan los datos. Para proporcionar la información de forma eficaz y precisa, Access necesita conocer el estado de diversos asuntos almacenados en distintas tablas. Por ejemplo: en la base de datos del supermercado, se recomienda tener una tabla para almacenar los datos de los artículos vendidos y otra tabla con las existencias de los artículos.

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En la elaboración del diseño de una base de datos se recomienda dar seguimiento a una serie de pasos, que le permiten obtener el diseño de la misma sin tantos contratiempos. A continuación haremos una descripción detallada de cada uno de ellos:

 Determinar el propósito de la base de datos. Permite establecer que datos se desean almacenar en la base de datos. Por ejemplo: siguiendo el caso del supermercado, el propósito es llevar el control de las ventas diarias en el supermercado.

 Determinar las tablas necesarias. Una vez establecido el propósito de su base de datos, podrá dividir la información en temas distintos. Cada tema representa una tabla de la base de datos. Como en datos generales del artículo, movimientos de salida del artículo, cancelaciones de ventas, etc.

 Determinar los campos necesarios. Establezca la información que desea almacenar en cada tabla. A cada dato almacenado en la tabla se le denomina campo, que es repre- sentado como una columna de la tabla. Por ejemplo: en la tabla de datos generales del artículo se pueden establecer los campos código del artículo, descripción del artículo, precio de venta, etc.

 Determinar las relaciones entre las tablas. Analice cada tabla y establezca como se

relacionan los datos de una tabla con los datos de otras tablas. En caso necesario, usted podrá agregar más campos a las tablas o crear nuevas tablas para clarificar las relaciones entre las tablas.

 Compruebe el diseño. Analice el diseño de la base de datos para detectar posibles errores. Cree tablas y agregue datos de ejemplo para verificar el funcionamiento de la base de datos. Haga los ajustes necesarios en el diseño.

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Durante el proceso del diseño nos podemos enfrentar con una serie de problemas frecuentes.

Estos problemas pueden provocar que sea difícil el uso y mantenimiento de los datos. A continuación describiremos las características de los posibles problemas en el diseño de las bases de datos:

 La tabla se compone de un gran número de campos que no están relacionados con el tema. Por ejemplo la tabla puede contener campos relacionados con los datos generales del artículo. Asegúrese de que cada tabla contiene datos sobre un único tema.

 Si la tabla contiene campos vacíos, que ha dejado intencionadamente en muchos regis- tros, ya que la información no es adecuada a dichos registros. Esto normalmente nos da a entender que los campos pertenecen a otras tablas.

 En algunas tablas de su base de datos se manejan los mismos campos. Por ejemplo: se tiene una tabla para los datos generales de los artículos de ferretería, otra tabla para los datos generales de los artículos de abarrotes, etc. y en ellas se almacena el mismo tipo de información. Debe intentar consolidar en una sola tabla toda la información relacionada con un solo tema.

Una vez que haya realizado el diseño de su base de datos tomando en cuenta los pasos a seguir y considerando los problemas frecuentes en el diseño. Debe realizar el procedimiento en el programa de Access para crear la base de datos en su computadora.

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Recordemos que una base de datos es el conjunto de tablas relacionadas con una entidad o tema especifico. En Access las bases de datos a parte de contener tablas pueden manejar los siguientes elementos:

 Tablas. Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico, como productos o proveedores.

 Consultas. Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferen- tes. También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y páginas de acceso a datos. Existen varios tipos de consultas en Access.

 Formularios. Un formulario es un objeto diseñado para crear una interfaz amigable para el usuario final con el objetivo de que la introducción, visualización y modificación de los datos se haga de una manera transparente y sencilla.

 Informes. Un informe es un objeto diseñado para representar la información de una base de datos impresa en un papel.

 Páginas. Son páginas Web publicadas desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.

 Macros. Una macro es un objeto que establece las acciones que el usuario desea realizar para procesar la información de una base de datos.

 Módulos. Un módulo es un conjunto de declaraciones y procedimientos de Visual Basic que se almacenan en una sola unidad.

La creación de la base de datos en el programa de Access es el primer procedimiento que debemos realizar una vez que se haya iniciado la sesión de trabajo con el programa. El pro- cedimiento para realizar la creación de una base de datos lo describiremos con detalle en los siguientes párrafos.

Para crear una base de datos debe realizar:

1) Seleccione [Menú Archivo | Comando Nuevo]. Se visualiza en el panel de tareas la opción de Nuevo archivo.

2) En el panel de tareas Nuevo archivo seleccione la opción Base de datos en blanco.

Se visualiza el cuadro de dialogo Archivo nueva base de datos.

3) Especifique la carpeta donde desea guardar su base de datos en el área Guardar en.

4) Escriba el nombre de la base de datos en el área Nombre del archivo.

5) Seleccione el botón Crear.

El icono Nuevo de la barra de herramientas Base datos, activa el panel de tareas Nuevo archivo.

De esta manera se crea un archivo con la extensión .MDB. Este archivo será nuestra nueva base de datos creada en Access. Al realizar el procedimiento completo para la creación de una base de datos se visualiza la ventana Base de datos donde se podrán crear todos los objetos que conforman a la base de datos.

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La modificación de la base de datos en el programa de Access nos permite agregar, editar, eliminar y ejecutar los objetos que conforman a la base de datos. Para modificarla debemos realizar una serie de pasos que describiremos a continuación.

Para modificar una base de datos debe realizar:

1) Seleccione [Menú Archivo | Comando Abrir]. Se visualiza el cuadro de dialogo Abrir.

2) Seleccione la carpeta donde tiene almacenada su base de datos en el área Buscar en.

3) Escriba el nombre de la base de datos que desea abrir en el área Nombre del archivo.

4) Seleccione el botón Abrir.

El icono Abrir de la barra de herramientas Base datos, activa el cuadro de dialogo Abrir.

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Una vez que haya terminado de crear o modificar todos los objetos que componen a su base de datos, usted debe cerrarla para que no se encuentre activa

al momento de no ser usada

Para cerrar una base de datos debe realizar:

1) Seleccione [Menú Archivo | Comando Cerrar].

Otro método para cerrar una base de datos es el botón Cerrar de la barra de títulos en la ventana base de datos.

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El manejo de bases de datos en Access se puede aplicar tanto para uso personal como para dar soluciones a procesos administrativos de una organización o negocio. En la siguiente practica se creara una base de datos que permita alojar información relacionada con los alumnos de una escuela.

Para realizar el diseño de la base de datos debe llevar a cabo los siguientes pasos:

1) Propósito de la base de datos.

Almacenar los datos necesarios para controlar la información generada en una escuela.

La base de datos se denominará «Escuela».

Los siguientes procesos se determinaran en una practica posterior:

2) Tablas que conforman a la base de datos.

3) Campos que conforman a la tabla.

4) Relaciones de las tablas.

5) Compruebe el diseño de su base de datos.

Una vez que haya realizado el diseño de su base de datos. El siguiente paso es crearla en el programa de Access. Para crear la base de datos realice:

1) Seleccione [Menú Archivo | Comando Nuevo].

2) El en panel de tareas Nuevo archivo seleccione la opción Base de datos en blanco.

3) Especifique la carpeta donde desea guardar su base de datos en el área Guardar en.

4) Escriba el nombre «Escuela» en el área Nombre del archivo.

5) Seleccione el botón Crear.

De esta manera creo su base de datos para posteriormente crear el objeto de la tabla que almacene los datos generales de sus compañeros de escuela. El siguiente paso es cerrar su base de datos. Para cerrarla realice:

1) Seleccione [Menú Archivo | Comando Cerrar].

De esta manera damos por terminada la creación de la base de datos, esta base de datos se utilizará en el capítulo siguiente donde se creara la tabla.

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Con la culminación de este capítulo usted conoció los aspectos fundamentales para el manejo de base de datos, estos aspectos son:

 Pasos para diseñar bases de datos.

 Problemas más frecuentes en el diseño de bases de datos.

 Creación de bases de datos en Access.

 Abrir bases de datos en Access.

 Cerrar bases de datos.

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1) Escriba los pasos a seguir para el diseño de una base de datos:

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2) Comando que permite crear una base de datos nueva:

a) Nuevo b) Cerrar c) Salir

3) ¿Cual es el nombre de la barra de herramientas que contiene los íconos Nuevo y Abrir en el programa de Access?

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