Computaci´ on 1
La hoja de c´alculo (Excel) Clase 10
Juan Manuel Garc´ıa Reyes
Universidad Aut´onoma de la Ciudad de M´exico Plantel Casa Libertad
abril 2018
´Indice
1 El entorno de trabajo
2 Fundamentos de la hoja de c´alculo
3 Libros, hojas y zona de trabajo
Estas notas fueron elaboradas con base en el libro: Pe˜na Rosario,Excel 2013. Curso pr´actico completo, Alfaomega Grupo Editor, M´exico, 2015
´Indice
1 El entorno de trabajo
2 Fundamentos de la hoja de c´alculo
3 Libros, hojas y zona de trabajo
Introducci´ on
La aplicaci´on Microsoft Excel forma parte del paquete Microsoft Office y su funci´on principal es permitir trabajar con hojas de c´alculo y todo lo relacionado con ellas (f´ormulas, im´agenes, plantillas, etc).
Una hoja de c´alculo es un tipo de documento que permite manipular datos num´ericos y alfanum´ericos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas, organizadas habitualmente en forma de filas y columnas.
Entorno de trabajo
1 Zona de trabajo
2 Barra de t´ıtulo
3 Cinta de opciones
4 Barra de herramientas de acceso r´apido
5 Barra de estado
6 Barras de desplazamiento vertical y horizontal
7 Pesta˜na Archivo
8 Botones o pesta˜nas de hojas de navegaci´on
9 Cuadro de nombres
´Indice
1 El entorno de trabajo
2 Fundamentos de la hoja de c´alculo
3 Libros, hojas y zona de trabajo
Libro, hoja, celda y rango de celdas
Un libro est´a compuesto de hojas de c´alculo, las cuales aparecen en la parte inferior de la pantalla.
La hoja de c´alculo est´a distribuida por columnas (A,B,C,etc.) y filas (1,2,3,etc.).
Los rect´angulos que se cruzan en las columnas y las filas son las celdas, y cada celda puede contener un elemento constitu´ıdo con datos, una f´ormula para el c´alculo, o tambi´en puede dejarse en blanco.
Por tanto, una hoja de c´alculo es una tabla formada de celdas donde se introducen datos.
Para referirnos a una celda concreta, realizamos un punto de uni´on entre el encabezado de coluna y el de fila.
Desplazamiento entre celdas
Al hacer clic en cualquier celda, veremos c´omo el encabezado de su columna, as´ı como el encabezado de su fila, se realzan. Esta celda se conoce como Celda activa porque es la que presenta un borde alrededor de ella.
Para ir a una determinada celda podemos movernos con la barra de desplazamiento vertical u horizontal, pero esto a veces se hace dif´ıcil con Excel, ya que hay muchas celdas y el cursor puede ir m´as deprisa de lo que quisiera el usuario.
Al situar el cursor en cualquier celda. En la parte superior izquierda aparece la columna y la fila de dicha celda. Este lugar se conoce como Cuadro de nombres.
Desplazamiento entre celdas
Un rango hace referencia a un grupo de celdas cotiguas que facilita nuestro trabajo a al hora de aplicarles cualquier formato o al utilizarlo para realizar c´alculos.
Los rangos nos permiten nombrar a un conjunto de celdas con s´olo el nombre de dos de ellas.
Como nombres de celdas se utilizan el de la celda situada en la esquina superior izquierda y el de la celda situada en la esquina inferior derecha, y se separan con dos puntos.
Desplazamiento entre celdas
A una sola celda o a un rango de celdas les podemos a˜nadir un nombre y, en adelante, nos referiremos a ellas con el nombre dado.
Seleccionamos el rango de celdas que queremos nombrar. Luego, damos clic en el Cuadro de nombres y a˜nadimos el nombre.
Para que se seleccione el rango que nombramos basta con escribir en el Cuadro de nombres el nombre asignado.
Desplazamiento entre celdas
Desplazamiento por una hoja Teclas a pulsar Una celda a la derecha o a la
izquierda
Flechas de direcci´on izq. o dcha.
Una celda arriba o abajo Flechas de direcci´on arriba o abajo
Ir al extremo de la regi´on de datos
actual Ctrl+Flechas
Ir al inicio de una fila Inicio Ir al inicio de una hoja Ctrl+Inicio Ir a la ´ultima celda de la hoja Ctrl+Flecha abajo
Una pantalla abajo AvP´ag Una pantalla arriba ReP´ag Una pantalla a la derecha Alt+AvP´ag Una pantalla a la izquierda Alt+ReP´ag Desplazamiento para ver la celda
activa Ctrl+Flecha izquierda
L´ımites en hojas y libros
Los libros y las hojas de Excel presentan algunos l´ımites. ´Estos son los principales
1 No hay l´ımite de libros abiertos a la vez, ni tampoco de hojas abiertas en un solo libro. Esto dependen exclusivamente de la memoria de la m´aquina.
2 Una hoja de c´alculo tiene 1.048.576 filas y 16.384 columnas.
3 Una columna tiene una anchura m´axima de 255 caracteres.
4 Una fila tiene un m´aximo de 409 puntos de altura
5 En una celda caben 32.767 caracteres, aunque s´olo se mostrar´an 1.024 en una cleda.
6 Un pie de p´agina acepta un m´aximo de 255 caracteres.
7 El zoom puede ir del 10 % al 400 %
A˜ nadir, eliminar, copiar y cortar hojas de un libro
Como se ha comentado un libro tiene una hoja activa denominada Hoja1, pero a la derecha aparece un ´ıcono con el signo m´as (+) De la misma manera, para eliminar una hoja, damos clic con el bot´on derecho sobre la hoja que acabamos de a˜nadir y elegimos Eliminar.
Tambi´en podemos copiar el contenido completo de una hoja dando clic derecho en la hoja que deseamos copiar y en el men´u contextual elegimos Copiar
Otra opci´on es la de a˜nadir nombres a las hojas y, adem´as, aplicar a cada una de las etiquetas, un color.
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1 El entorno de trabajo
2 Fundamentos de la hoja de c´alculo
3 Libros, hojas y zona de trabajo
Introducci´ on de datos
Introducir un valor o un dato en una celda es tan simple como:
1 Hacer clic sobre la celda donde se quiere introducir el dato.
2 Escribir con el teclado el valor a introducir.
3 Presionar la tecla Retorno o Intro para confirmar el valor escrito.
En una celda podemos a˜nadir texto,n´umeros, texto y n´umeros o f´ormulas.
Si introducimos valores constantes, pueden ser un n´umero, una fecha u hora o un texto.
Si en lugar de introducir directamente un valor, introducimos primero un signo igual (=), Excel lo interpretar´a que hemos introducido una f´ormula.
Cuando se introduce en una celda cualquier dato, ´este se visualiza completo en la barra de f´ormulas
Introducci´ on de texto en celdas
El texto puede contener letras, d´ıgitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora.
El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.
Mientras escribirmos es posible que el texto no aparezca completo.
Para ello, damos clic en la cleda donde a˜nadiste tu nombre y comprueba que se visualiza completo en la barra de f´omulas.
Introducci´ on de texto en celdas
Para visualizar todo el contenido, en tan sencillo como llevar el cursor al encabezado, ver´as que e puntero tiene forma de cruz.
Cuando el puntero tengo la forma de cuadrado, hay que arrastrarlo hacia la derecha y, despu´es, soltarlo.
Para poder eliminar el contenido de una celda tenemos que dar clic en ella y luego presionar la tecla Supr.
Le podemos dar formato a cualquier celda tal y como vimos en el punto formato de texto en las sesiones de Word.
Introducci´ on de n´ umeros en celdas
Para introducir n´umeros puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / %.
Los signos -.adelante de un n´umero se ignora y para escrbir un n´umero negativo ´este tiene que ir precedido por el signo ”.
Al escribir un n´umero estre par´ectesis, Excel lo interpreta como un n´umero negativo.
Se pueden incluir los puntos de miles en los n´umeros introducidos como constantes.
Cuando un n´umero tiene una sola coma se trata como una coma decimal.
Introducci´ on de n´ umero en celdas
Si al finalizar un n´umero se escribe un signo de moneda, Excel asignar´a formato Moneda al n´umero.
Si introduccimos el s´ımbolo % al final de un n´umero, Excel lo considera como formato de porcentaje.
Si introduccimos fracciones como 1/2 o 3/4, debemos escribir primero un cero para que no se confnda con n´umeros de fecha.
Si un n´umero no cabe en su celda, como primera medida se pasa autom´aticamente a notaci´on cient´ıfica.
Por defecto los n´umeros aparacen alineados a la derecha de la celda.
Introducci´ on de fechas en celdas
Las fechas se puede introducir a˜nadi´endolas como queremos que aparezcan, o bien de una forma en que Excel interprete que se trata de una fecha.
Para una fecha comprendida entre 1909 y 2029, s´olo ser´a necesario a˜nadir los dos ´ultimos d´ıgitos del a˜no, pero si no est´an incluidas en este intervalo, debemos a˜nadir el a˜no completo.
Introducci´ on de f´ ormulas
Es una secuencia formada por:
1 Valores constantes.
2 Referencias a otras celdas.
3 Nombres.
4 Funciones.
5 Operadores.
Se pueden realizar operaciones b´asicas, como sumas, restas, multiplicaciones o divisiones, o bien f´ormulas complejas como funciones.
En una f´ormula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones.
Introducci´ on de f´ ormulas
La f´ormula se debe comenzar SIEMPRE por el signo igual (=).
1 Operadores aritm´eticos: se utilizan para producir resultados num´ericos.
Signo
operador Indicador Ejemplo
+ Suma =3+2 Resultado 5
- Resta =3-2 Resultado 1
∗ Multiplica =3*2 Resultado 6
/ Divide =4/2 Resultado 2
% Tras un valor cons- tante, porcentaje
=3*10 % Resultado 0,3
ˆ Exponente =2ˆ3 Resultado 8
Intoducci´ on de f´ ormulas
2 Relacionales: para comparar valores y proporcionar un valor l´ogico (verdadero o falso) como resultado de la comparaci´on.
Signo
operador Nombre operador Ejemplo
= Igual = 3 = 2 → Falso
> Mayor que = 4 > 1 → Verdadero
< Menor que = 3 < 2 → Falso
>= Igual o mayor que = 3 >= 3 → Verdadero
<= Igual o menor que = 5 <= 2 → Falso
<> Diferente de = 4 <>2 → Verdadero
Introducci´ on de f´ ormulas
3 Texto: se empleaa para concatenar (unir) celdas que contengan texto.
4 Referencia: indica que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la f´ormula. En Excel pueden ser de dos tipos:
Operador de rango: indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas.
Operador de uni´on: indicado por un punto y coma (;), une los valores de dos o m´as celdas.
Orden de operaciones
Cuando dentro de una f´ormula tenemos m´as de un operador debemos tener presente que seg´un el orden en que se ejecuten dichos
operadores, el resultado puede variar.
Para controlar el orden de precedencia de los operadores dentro de una f´ormula s´olo podemos utilizar los par´entesis.
Cuando colocamos par´entesis alrededor de un c´alculo estamos indicando a excal que deseamos otorgar una alta prioridad a dicho c´alculo y por lo tanto se realizar´a primero.
C´ omo resolver los resultados con error
Cuando Excel no puede calcular un resultado aparecen diferentes formas de error que hemos de saber interpretar.
Se producen cuando se utilizan un tipo de argumento o de operando incorrecto. Argumentos son los valores que utiliza una funci´on para llevar a cabo operaciones o c´alculos.
El tipo de argumento que utiliza una funci´on es espec´ıfico de esa funci´on. Los argumentos m´as comunes que se utilizan en las funciones son n´umeros, texto, referencias de celda y nombres.
Operandos son elementos de cualquiera de los lados de un f´ormula.
En Excel, los operandos pueden ser valores, referencias de celda, nombres, r´otulos y funciones.
C´ omo resolver los resultados con error
Un error que se presenta cuando una de las celdas contiene un valor con el que no puede operar (texto) y muestra como resultado
#¡VALOR!
Otro tipo de error es cuando realizamos una operaci´on de divis´on por cero (0). En este caso, aparecer´a #¡DIV/0!.
Si se eliminan las celdas a las que hace referencia una f´ormula o se pegan celdas movidas sobre otras a las que se hac´ıa referencia en otras f´ormulas, aparecer´a el error #¡REF!
C´ omo resolver los resultados con error
Los errores de tipo #¡NUM! aparecen cuando el resultado de alguna f´ormula es demasiado grande para operar con ´el.
Cuando tenemos un error ortogr´afico en el nombre de la f´ormula aparecer´a #¡NOMBRE!
Para tratar de resolver cada uno de estos errores, presionamos el bot´on Evaluar (se˜nalado con flecha en la figura superior) que aparece a la izquierda del resultado y elejimos Ayuda sobre este error.
Borrar todo
Para poder borrar el contenido de un conjunto de celdas, basta con seleccionar aquellas celdas y despu´es presionar la tecla Supr.
Al borrar el contenido puede ser que todav´ıa contin´uen los formatos aplicados, para eliminar todo (tanto contenido y formatos) volvemos a seleccionar el conjunto de celdas. En la ficha Inicio, dentro del grupo Modificar, haz clicen el bot´on Borrar todo.
Selecci´ on de celdas
La forma habitual de trabajar con una hoja de c´alculo es seguir estos pasos:
1 Seleccionar las celdas con las que queremos trabajar.
2 Aplicar f´ormulas y funciones a aplicar.
3 Formatear los datos, ya sea a trav´es de un icono de un men´u.
4 Configurar las opciones de la ordenaci´on.
El primero de los puntos anteriores, la selecci´on, es impresindible, ya que ser´a la base para que los siguientes pasos funcionen
correctamente.
Seleccionar una ´unica celda: Basta con colocar el cursor del rat´on sobre la celda en la que vamos a trabajar y dar un clic. Sabemos que la hemos seleccionado correctamente si la celda queda enmarcada de color oscuro.
Selecci´ on de celdas
Selecci´on de celdas contiguas: Hacemos clic en cualquiera de los extremos de las celdas de selecci´on (la primera superior izquierda) y mantenemos pulsado el bot´on izquierdo del rat´on. Arrastramos ´el mismo y vamos pasando por las celdas que van a ser seleccionadas y por ´ultimo soltamos el bot´on del rat´on.
Selecci´on de celdas separadas: Primero seleccionamos el rango inicial. Precionamos la tecla Ctrl y teniendo presionada esta tecla, seleccionamos otra celda o conjunto de celdas no contiguas.
Selecci´ on filas o columnas completas
A veces, necesitaremos ejecutar una determinada orden sobre una o varias filas y/o una o varias columnas completas.
Para seleccionar una columna, no situamos en el encabezado de la columna. El puntero cambiar´a de forma, hacemos clic y se
seleccionar´a. si queremos seleccionar columnas contiguas, arrastramos el puntero por el encabezado.
Para seleccionar a la vez varias filas, primero presionamos Ctrl y, sin soltar la tecla, damos clic encima de la primera fila del conjunto que queremos seleccionar. Luego arrastramos el puntero hasta la ´ultima y soltamos el puntero.
Usar el bot´ on Autosuma
Una vez escritos los n´umeros en la hoja, es posible que se desee sumarlos. Un modo r´apido de hacerlo es mediante Autosuma.
Desdee la ficha Inicio, grupo Modificar, damos clic en el bot´on Autosuma o simplemente presionamos a la vez las teclas Atl + =.
La Autosuma suma los n´umeros y muestra el resultado en la celda que selecciones.
