Diagnosticar el proceso de planeación y ejecución de la obra de mantenimiento de unidades de bombeo mecánico para la mejora del proceso en Inemec Ltda

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(1)I. DIAGNOSTICAR EL PROCESO DE PLANEACION Y EJECUCION DE LA OBRA DE MANTENIMIENTO DE UNIDADES DE BOMBEO MECANICO PARA LA MEJORA DEL PROCESO EN INEMEC LTDA. EDWIN NOSSA SARMIENTO RAUL ALCOCER VARGAS YARI HERNANDEZ DE LA OSSA. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS DIPLOMADO DE LIDERAZGO Y PRODUCTIVIDAD PARA LA GESTION DEL TALENTO HUMANO BARRANCABERMEJA 2017.

(2) I. DIAGNOSTICAR EL PROCESO DE PLANEACION Y EJECUCION DE LA OBRA DE MANTENIMIENTO DE UNIDADES DE BOMBEO MECANICO PARA LA MEJORA DEL PROCESO EN INEMEC LTDA. EDWIN NOSSA SARMIENTO RAUL ALCOCER VARGAS YARI HERNANDEZ DE LA OSSA. PROYECTO DE GRADO PRESENTADO COMO REQUISITO DE GRADO. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS DIPLOMADO DE LIDERAZGO Y PRODUCTIVIDAD PARA LA GESTION DEL TALENTO HUMANO BARRANCABERMEJA 2017.

(3) CONTENIDO Justificación .................................................................................................................................... 9 1.. 2.. 3.. Planteamiento del Problema .................................................................................................. 10 1.1. Situación Actual ............................................................................................................. 10. 1.2. Formulación del problema ............................................................................................. 10. 1.2.1. Problema. ................................................................................................................ 10. 1.2.2. Pregunta problema o hipótesis. ............................................................................... 10. Objetivos ................................................................................................................................ 11 2.1. Objetivo General ............................................................................................................ 11. 2.2. Objetivo Especifico ........................................................................................................ 11. Marco Referencial ................................................................................................................. 12 3.1. Marco Teórico ................................................................................................................ 12. 3.1.1. Definición de Manual. ............................................................................................ 12. 3.1.2. Definición de Proceso. ............................................................................................ 12. 3.1.3. Definición de Procedimiento. ................................................................................. 12. 3.1.4. Mapa de Procesos. .................................................................................................. 13. 3.1.5. Manual de Procesos. ............................................................................................... 13. 3.1.6. Mejora de Procesos. ................................................................................................ 13. 3.1.7. Manual de Procedimientos ...................................................................................... 15. 3.2. Marco Contextual ........................................................................................................... 16.

(4) 4.. 5.. 6.. 3.2.1. Identificación de la Empresa. .................................................................................. 16. 3.2.2. Actividad Económica. ............................................................................................. 16. 3.2.3. Reseña Histórica. .................................................................................................... 17. 3.2.4. Credo Organizacional. ............................................................................................ 18. Metodología ........................................................................................................................... 22 4.1. Tipo de Estudio .............................................................................................................. 22. 4.2. Enfoque de la Investigación ........................................................................................... 22. 4.3. Metodología ................................................................................................................... 22. 4.4. Técnica e Instrumentos para la recolección de la información ...................................... 22. Desarrollo Metodológico ....................................................................................................... 23 5.1. Entrevistas ...................................................................................................................... 23. 5.2. Inspección de Registros y Evidencias ............................................................................ 24. 5.3. Observación .................................................................................................................... 25. Análisis de Resultados ........................................................................................................... 27 6.1. Identificación de Procesos y Procedimientos ................................................................. 27. 6.2. Identificación de Oportunidades de Mejora ................................................................... 32. 6.3. Manual de Procesos ........................................................................................................ 35. 7.. Conclusiones .......................................................................................................................... 36. 8.. Bibliografía ............................................................................................................................ 37.

(5) RESUMEN. Título: DIAGNOSTICAR EL PROCESO DE PLANEACION Y EJECUCION DE LA OBRA DE MANTENIMIENTO DE UNIDADES DE BOMBEO MECANICO EN INEMEC LTDA.*. Autores: Edwin Nossa, Raul Alcocer y Yari Hernandez**. Palabras Claves: Manual, Proceso, Procedimiento, Unidades de Bombeo Mecánico, POE. Descripción: El presente documento presenta una descripción detallada del diagnóstico realizado al proceso de planeación y ejecución de la Obra (POE) a la actividad de Mantenimiento de Unidades de Bombeo Mecánico en INEMEC LTDA. La investigación inicia con la descripción del problema presentado en la organización y se formula una hipótesis de lo que podría estar pasando en INEMEC LTDA. Al identificarse el problema, se definen los objetivos de la investigación, a los cuales se darán respuesta en los siguientes capítulos. Adicionalmente, se mencionan los marcos referenciales, que aplican a la investigación, tales como la definición de manual, proceso, procedimiento, manual de proceso, mejora de procesos, entre otros. Así como la contextualización de la empresa en que se realizara la investigación..

(6) Para finalizar, se establece la metodología, el enfoque de la investigación, así como las técnicas seleccionadas para obtener la información que permiten realizar el diagnostico, dar conclusiones y generar recomendaciones..

(7) ABSTRACT. Title: DIAGNOSE THE PROCESS OF PLANNING AND EXECUTION OF THE WORK OF MAINTENANCE OF UNITS OF MECHANICAL PUMPING IN INEMEC LTDA. Author: Edwin Nossa, Raul Alcocer y Yari Hernandez**. Keywords: Manual, Process, Procedure, Mechanical Pumping Units, POE. Description: This document presents a detailed description of the diagnosis made to the process of planning and execution of the Work (POE) to the maintenance activity of Mechanical Pumping Units in INEMEC LTDA. The investigation begins with the description of the problem presented in the organization and a hypothesis is formulated of what could be happening in INEMEC LTDA. When the problem is identified, the objectives of the research are defined, which will be answered in the following chapters. Additionally, referential frameworks are mentioned, which apply to research, such as the definition of manual, process, procedure, process manual, process improvement, among others. As well as the contextualization of the company in which the research was carried out..

(8) Finally, the methodology, the research focus, as well as the selected techniques are established to obtain the information that will allow the diagnosis, conclusions and recommendations to be generated..

(9) Justificación. La realización de los manuales de Procesos, Procedimientos y Funciones en las organizaciones, ayudan a preparar a la empresa las responsabilidades y las funciones de los empleados. El objetivo primordial de estos manuales es describir con claridad todas las actividades de la empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización. De esta manera, ayuda a evitar funciones y responsabilidades compartidas que no solo excede en pérdidas de tiempo sino también en la solución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aún de una misma sección. Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es evidente que por sí solo no tiene una aplicación práctica en la empresa, es necesario combinar una serie de elementos fundamentales que hacen de su implementación un proceso exitoso. Actualmente, laborar bajo la guía de un manual de procesos, es considerado como la base operativa de gran parte de las organizaciones y gradualmente se van convirtiendo en la base estructural de un número creciente de empresas; al permitir a la organización, cumplir con su promesa de valor. Es importante resaltar, que el modelo de procesos que la organización establece debe ceñirse al Ciclo PHVA con el fin de mejorar continuamente los procesos y por ende a la organización. En conclusión, esta tarea sirve a la empresa para conocer mejor el funcionamiento interno por lo que respecta a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y puestos responsables de su ejecución, permite auxiliar la inducción del puesto al adiestramiento y la capacitación del personal ya que se describen en forma detallada las actividades de cada puesto, es importante también para el análisis o revisión de los procedimientos del sistema..

(10) 1. Planteamiento del Problema. 1.1 Situación Actual INEMEC LTDA en los últimos 7 años, ha prestado el servicio de mantenimiento de Unidades de bombeo mecánico en el Campo la Cira Infantas, ubicado en el Corregimiento El Centro a las diferentes operadoras del campo. Durante este tiempo, la organización ha buscado generar a sus clientes la confianza y credibilidad, con el fin de lograr su satisfacción y por ende mejores relaciones comerciales. Pero los resultados no han sido los mejores, el desarrollo del servicio de mantenimiento a las unidades de bombeo mecánico, no ha sido eficiente. La organización se ha encontrado con resultados poco eficaz. La desorganización, la falta de planeación, el desconocimiento de procesos y procedimientos, han llevado a la pérdida de tiempo, a los incumplimientos contractuales y sobre costos de las actividades.. 1.2 Formulación del problema 1.2.1. Problema.. El manual de procesos de INEMC LTDA se encuentra desactualizado; la información incluida en el manual no corresponde a las actividades realizadas día a día en campo.. 1.2.2. Pregunta problema o hipótesis.. Los problemas de calidad, tiempo y demás de los trabajos, ¿se presenta por la desactualización del manual de procesos de Planeación y ejecución de la Obra (POE)?.

(11) 2. Objetivos. 2.1 Objetivo General Diagnosticar el proceso de planeación y ejecución de la obra para el servicio de mantenimiento de unidades de bombeo mecánico en INEMEC LTDA.. 2.2 Objetivo Especifico . Revisar el manual de procesos de INEMEC LTDA, para evaluar la correspondencia de los procesos definidos por la organización, según las actividades ejecutadas.. . Comparar el manual de procesos de INEMEC LTDA con el proceso actual, y evaluar la correspondencia de los procesos definidos por la organización, según las actividades ejecutadas. . Proponer mejoras y ajustes al actual manual de procesos para la Actividad de Mantenimiento de Unidades de Bombeo..

(12) 3. Marco Referencial. 3.1 Marco Teórico. 3.1.1. Definición de Manual.. Para Múnera (2002), es la forma en la cual se gestionan, dentro de los diferentes procesos de la empresa, mecanismos mediante los cuales se pueda aprovechar de una forma inteligente todo el conocimiento que se maneja en la organización. Otra definición que plantea Diamond (1983) de los manuales es la siguiente “… son un medio de comunicación muy especializada y requiere de habilidades de comunicación especializada, que se estructuran a través de pasos simples y lógicos…”.. 3.1.2. Definición de Proceso.. Conjunto de actividades secuenciales o paralelas, que ejecuta un productor sobre un insumo, le agrega valor a este y suministra un producto o servicio para un cliente interno o externo. (Tobón, 2007). 3.1.3. Definición de Procedimiento.. De acuerdo con Prieto (1997), es una serie de pasos claramente definidos, que permiten trabajar correctamente disminuyendo la probabilidad de error, omisión o de accidente. También lo define como el modo de ejecutar determinadas operaciones que suelen realizarse de la misma manera..

(13) 3.1.4. Mapa de Procesos.. “El mapa de procesos de una organización es la representación gráfica de los procesos en donde se muestra las entradas y salidas y tienen la capacidad de descomponer a la cadena de valor de la misma en macro procesos, en procesos, subprocesos, en actividades y tareas ligadas al día a día” (Arias, 2010).. 3.1.5. Manual de Procesos.. El Manual de Procesos y Procedimientos es el documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad organizacional, o de dos o más de ellas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación.. 3.1.6. Mejora de Procesos.1. La experiencia japonesa, sobre todo en los años setenta y ochenta, con sus métodos de trabajo en equipo y la participación de todo su personal en las mejoras empresariales, popularizó las ventajas obtenidas en la revisión y retoque continuo de los procesos empresariales. Kaoru Ishikawa difundió por todo el mundo su modelo de Método sistemático o científico de mejora de procesos, basado en el recorrido de una serie de pasos o etapas, desde la detección de un problema o de una posibilidad de mejora (dependiendo de que el motor sea una serie de defectos detectados, o una nueva posibilidad tecnológica u organizativa), pasando por su estudio en busca de sus causas, de posibles perfeccionamientos o soluciones, la elección de la solución o. 1. ftp://ftp.ucauca.edu.co/Facultades/FIET/Materias/Gestion_tecnologica/2005/Clase%206/12jrza~1.pdf.

(14) conjunto de soluciones que parecen idóneas, hasta llegar a su implantación y a la medida de las mejoras conseguidas. El rasgo más característico de este de Método sistemático de mejora de procesos es su continuo recurso a las medidas, a los datos objetivos, para la detección de los puntos a mejorar, para confirmar el hallazgo de la causa real de los defectos detectados, para corroborar que la solución adoptada es la apropiada y para cuantificar el nivel de mejora alcanzado. El diagrama de la figura 1 resume las etapas de este método y sus rasgos más característicos. Como puede deducirse del contenido de las acciones en sus cinco etapas, de la necesidad de verificar muchas de las decisiones tomadas mediante la toma de mediciones y su análisis, de encargar su desarrollo a equipos más o menos estables y de otros detalles secundarios, este método pretende conseguir mejoras apreciables, pero no espectaculares, de forma sostenida a lo largo del tiempo.. Figura 1. Método Sistemático de Mejora de Procesos.

(15) Con él, numerosas empresas han conseguido incrementos de productividad del orden del 5 al 15 por 100 en determinados procesos en plazos inferiores a un año, bien sea por mejora de los rendimientos, por disminución de defectos o por una combinación de ambos efectos.. 3.1.7. Manual de Procedimientos. Para Franklin (2009) los manuales de procedimientos “Constituyen un documento técnico que incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituye en una unidad para la realización de una función, actividad o tarea específica en una organización”. La definición de Susan Diamond (1983) es la siguiente: “el manual de procedimientos es el libro de los Cómos”. Es la pregunta común de cómo hacer las cosas. A estos manuales también se les conocen como manuales de operaciones. Gómez Ceja (1997) lo describe así “El manual de procedimientos es un documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas”. Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son: . Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.. . Auxilian en la inducción al puesto.. . Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.. . Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.. . Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.. . Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina..

(16) . Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la información.. . Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.. . Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.. . Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.. . Son guías del trabajo a ejecutar.. 3.2 Marco Contextual. 3.2.1. Identificación de la Empresa.. NOMBRE:. Ingenieros Electromecánicos INEMEC LTDA. DIRECCIÓN:. Carrera 21 No 72 – 46. TELÉFONO:. (7) 6023811. 3.2.2. B. La Libertad. Actividad Económica.. Montaje y Mantenimiento de obras electromecánicas, instrumentación y control, equipos rotativos, bombas, generadores, turbinas, vasijas, separadores y tratadores térmicos en plantas compresoras de gas, industriales, refinación y petroquímica, estaciones de recolección y bombeo y estaciones de compresión de gas. Operación de plantas compresoras de gas, planta de procesos industriales, refinación y petroquímica, estaciones de recolección y bombeo. Mantenimiento de.

(17) planta industriales y compresión de gas con aplicación de tecnología de confiabilidad con los subprocesos de CBM, CMMS, RCA, MIC.. 3.2.3. Reseña Histórica.. INEMEC LTDA., fue fundada el 10 de enero de 1997, en Barrancabermeja por dos ingenieros. Nació con el ánimo de contribuir al progreso y desarrollo de la ingeniería en sus áreas básicas de mecánica, electricidad e instrumentación; iniciando labores de mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de producción. En el año 2003 inicio la implementación del mantenimiento basado en condición para obtener un alto nivel de confiabilidad de los equipos intervenidos, Realizando overhauls a Motocompresores Caterpillar, Superior, Ingersoll Rand, Waukesha- Dresser Rand entre otros. En los dos últimos años ha logrado posicionarse como empresa líder en el mantenimiento de Unidades de Bombeo en la Cira Infantas, contando con una logística impecable, recurso humano competente y cómodas instalaciones. Además, la implementación en sus procesos de las normas de Calidad, Salud Ocupacional y Ambiental y el compromiso que la gerencia promueve por ser los mejores del sector. Hoy INEMEC LTDA., INGENIERÍA ELECTROMECÁNICA, presta sus servicios de operación, montaje y mantenimiento industriales, obras civiles y alquileres; contando con grandes clientes como ECOPETROL, OCCIDENTAL ANDINA, MET PETROLEUM Y.

(18) WEATHERFORD. También desarrolla labores en la Refinería de Barrancabermeja, a través del CONSORCIO INEMEC-TECS, en el mantenimiento de plantas de proceso.. 3.2.4. Credo Organizacional.. 3.2.4.1 Misión. Somos una organización socialmente responsable, que ofrece soluciones integrales en la industria en general, mediante la aplicación de conceptos empresariales y prácticas de gestión y control que generan confianza en nuestros clientes, bienestar en nuestros colaboradores y desarrollo y crecimiento en nuestra Organización.. 3.2.4.2 Visión. Para el 2020, INEMEC LTDA se consolidará en el mercado nacional como una compañía líder en soluciones integrales en el área mecánica, eléctrica y civil. Preocupada por la conservación y el desarrollo sostenible de todos nuestros grupos de interés.. 3.2.4.3 Valores Corporativos. . Responsabilidad: Cumplimos eficientemente con los compromisos adquiridos y asumimos positivamente las consecuencias de nuestros actos.. . Compromiso: Entrega, dedicación y convencimiento, siempre presentes en nuestras acciones que se orientan al cumplimiento de los objetivos personales y organizacionales..

(19) . Pertenencia: Nos caracterizamos por contar con un equipo de trabajo altamente comprometido en el desarrollo de su potencial que orienta sus esfuerzos en la consecución de los objetivos organizacionales.. . Honestidad: Emprender actuaciones bajo criterios de discernimiento ético en la gestión institucional.. . Cooperación: Todos los equipos de trabajo de la organización, nos ayudamos y apoyamos durante el desarrollo de las actividades.. . Respeto: Comprendemos y valoramos la libertad de pensamiento y los derechos inherentes de cada persona.. 3.2.4.4 Factores Claves de Éxito. Los factores claves de éxito pueden descubrirse mediante la pregunta: ¿Qué factores determinan la elección del servicio por parte del cliente? A continuación, se definen los FCE de INEMEC LTDA. Con base en encuestas de satisfacción del cliente. . Cumplimiento: La labor de INEMEC LTDA. está enfocada en la responsabilidad y el esfuerzo de todo el equipo de trabajo para lograr cumplir de la manera más eficiente con los proyectos tanto interna, como externamente.. . Calidad: La experiencia de INEMEC LTDA. en el mercado, permite constar que los proyectos realizados se han desarrollado con las herramientas de confiabilidad, requeridas considerablemente en este sector de energía..

(20) . Certificaciones de Calidad ISO 9001, Ambiental ISO 14001 y de Seguridad OHSAS 18001: Estas certificaciones dan a la empresa un status de su desarrollo y compromiso en el mercado; un alto nivel de confianza para el cliente y la certeza de que los proyectos se rigen bajo éstas normas, las cuales contribuyen a la realización de trabajos de la manera adecuada y óptima.. . Crecimiento en el mercado: Es una empresa con una trayectoria de 15 años en el mercado, desempeñándose en proyectos con clientes sólidos en el mercado nacional, lo cual brinda prestigio y permite la apertura de nuevos sectores.. . Imagen de la marca: Este año se reestructuró la imagen corporativa de INEMEC LTDA., y la nueva propuesta brinda mayor solidez para el tipo de producto y sector en el cual se desenvuelve la empresa.. . Esta marca pretende ser reconocida y posicionar a INEMEC LTDA. En su mercado como una empresa líder en la prestación de sus servicios y con una imagen corporativa que se mantiene en el tiempo.. . Experiencia: Los 20 años de trayectoria de INEMEC LTDA. en servicios de mantenimiento, abre camino a nuevas oportunidades de mercado para competir, ya que se han ido construyendo nuevos y grandes proyectos, y guiando la empresa hacia diversas propuestas estratégicas las cuales permiten un desarrollo y mayor posicionamiento de la organización..

(21) 3.2.4.5 Portafolio de Servicios.. INEMEC LTDA en sus 20 años de experiencia, ha desarrollado y fortalecido las siguientes líneas de Servicio: . Instalación, Mantenimiento, Optimización y Movilización de Unidades de Bombeo Mecánico.. . Paradas de Planta. . Overhauls. . Operación y Mantenimiento de Campos Petroleros. . Mantenimiento y Montaje de Equipo estático, redes de media y baja tensión, sistemas de control..

(22) 4. Metodología. 4.1 Tipo de Estudio El estudio será de tipo descriptivo.. 4.2 Enfoque de la Investigación Este tipo de investigación tiene como objetivo principal dar solución al problema planteado, Para esto es necesario especificar y definir conceptualmente, los métodos e instrumentos a utilizar.. 4.3 Metodología Lógica Inductiva: La conclusión es sacada del estudio de todos los elementos que forman el objeto de la investigación. 4.4 Técnica e Instrumentos para la recolección de la información En esta investigación para la recolección de la información se realizará observación, inspección de registro y entrevistas al personal vinculado de la compañía, en la realización de la actividad de mantenimiento de Unidades de Bombeo Mecánico. Las técnicas mencionadas anteriormente nos permiten observar y analizar situaciones con el fin de obtener determinada información..

(23) 5. Desarrollo Metodológico. 5.1 Entrevistas Para la realización de las entrevistas, se estructuraron preguntas que permitieran conocer la percepción del entrevistado respecto al proceso al cual pertenece y por ende identificar el estado real del proceso POE para las actividades de mantenimiento de unidades de bombeo mecánico. (Ver anexo 1. Formato de la entrevista.) Listado de preguntas realizadas en las entrevistas: . ¿Cómo se llama el proceso en el cual usted participa?. . ¿Quién es el responsable del proceso para el cual usted participa?. . Cuáles son los elementos de entrada de su proceso. . Identifica la secuencia de las actividades que debe realizar para desarrollar su actividad con un nivel de satisfacción de 100%. . Conoce como miden la efectividad de su actividad. . Cuales son para usted, las oportunidades de mejora para su proceso. El personal seleccionado para las entrevistas fue: . Un Supervisor. . Dos Mecánicos. . Un HSE Operativo. . Un Líder HSE. En el anexo No. 2. Resultados de la entrevista, se incluye el informe de los resultados obtenidos..

(24) 5.2 Inspección de Registros y Evidencias Para la inspección de registros y evidencias en el proceso de planeación y ejecución de la Obra para las actividades de mantenimiento de unidades de bombeo mecánico, se revisó el listado maestro de documentos de INEMEC LTDA, donde se encuentra relacionados todos los formatos, procedimientos e instructivos de la empresa; con el fin de identificar cuáles son aplicables al proceso a evaluar.. Imagen. Izaje de unidad de Bombeo Mecánico.. Fuente. Banco de imágenes INEMEC LTDA.. El listado maestro para el proceso de Planeación y ejecución de la obra de INEMEC LTDA, contempla 189 Formatos de Registro, 252 Documentos Internos (Procedimientos e Instructivos) y 62 Documentos Externos. De los cuales, aplicables a la actividad de Mantenimiento de.

(25) Unidades de bombeo mecánico, son 20 formatos de Registro, 32 Documentos internos y 6 Documentos Externos. Para la Investigación se tomó una muestra del 70% de la documentación entre documentos, instructivos y registros para su respectiva revisión.. Imagen. Desmontaje de caremulo en Unidad de bombeo Mecánico. Fuente. Banco de Imágenes INEMEC LTDA. 5.3 Observación En Base a la información recolectada, se realizó visita a campo para actividad de instalación de Unidad de Bombeo mecánico. Esto con el fin de poder evaluar la ejecución de la actividad respecto a lo establecido en el manual de procedimientos..

(26) Adicionalmente, es importante resaltar que la realización de la visita permite identificar oportunidades de mejora para el proceso.. Imagen. Desmontaje de unidad de bombeo mecánico. Fuente. Banco de Imágenes INEMEC LTDA.

(27) 6. Análisis de Resultados. 6.1 Identificación de Procesos y Procedimientos. El proceso de planeación y ejecución de la obra (POE) de INEMEC LDTA, se encuentra compuesto por: . Operación y Mantenimiento de campos petroleros. . Paradas de Planta. . Obras de Construcción y Montaje. . Inspección interna y externa de equipo estático y tanques.. . Mantenimiento de Unidades de Bombeo Mecánico. El desarrollo metodológico de la presente investigación, se realizó para las obras de mantenimiento de Unidades de Bombeo Mecánico.. Respecto a la revisión de formatos para registro, procedimientos e instructivos, de acuerdo a la información incluida en el sistema de gestión integral SGI. En la siguiente tabla se relacionan el listado de documentos incluidos por INEMEC en su listado maestro, aplicables al proceso evaluar..

(28) Tabla. Listado Maestro de Registros de INEMEC LTDA Nombre del Documento. Código. Versión. Consolidado General de Operaciones. POE-REG-002. 3. Tensión de correas y alineación de poleas UBM. POE-REG-003. 0. Reporte Diario de Actividades. POE-REG-009. 1. Lista de chequeo para autorización de equipos eléctricos portátiles. POE-REG-004. 1. Inspección de Unidades de Bombeo Mecánico. POE-REG-010. 2. Autorización Sobretiempo. POE-REG-011. 1. Reporte de entrada y salida del personal. POE-REG-013. 1. Informe Diario de Ejecución de Obra. POE-REG-014. 1. Control de Calidad de Materiales. POE-REG-015. 1. POE-REG-022. 0. Reporte de actividades de mantenimiento. POE-REG-026. 0. Reporte recibo de material. POE-REG-044. 0. Registro fabricación y montaje de estructuras. POE-REG-052. 0. Listado de firmas autorizadas. POE-REG-065. 0. Matriz de distribución de procedimientos y registros. POE-REG-066. 1. Informe semanal de obra. POE-REG-108. 0. Lista de chequeo previo al arranque inicial de unidades de bombeo mecánico. Fuente. Listado Maestro de Documentos SGI-REG-046 de INEMEC LTDA..

(29) Tabla. Listado Maestro de Documentos Internos. Nombre del Documento. Código. Versión. Plan de Calidad. POE-PLA-001. 8. Instructivo para Montaje de Unidades de Bombeo. POE-INS-001. 7. Instructivo para Desmontaje de Unidades de Bombeo. POE-INS-002. 6. Instructivo para cambio de recorrido. POE-INS-003. 3. Instructivo para Balancear Unidades de Bombeo. POE-INS-004. 4. Instructivo para enganche y desenganche de tráiler.. POE-INS-005. 3. POE-INS-006. 3. POE-INS-007. 3. POE-INS-008. 5. POE-INS-009. 5. POE-INS-010. 3. POE-INS-011. 0. Instructivo para el cambio de caja reductora de Unidad de Bombeo Instructivo para ajuste de anclajes a unidades de bombeo mecánico. alineación y tensión de Correas a unidades de bombeo. Instructivo para inspección y lubricación de unidades de bombeo mecánico Instructivo para cambio de bandas y guaya de freno de unidades de bombeo mecánico. Mantenimiento mecánico en equipo de superficie para bomba de cavidad progresiva (PCP) marca NETZSCH.

(30) Nombre del Documento. Código. Versión. POE-INS-012. 0. POE-INS-013. 0. Instructivo Para tomacorrientes monofásicas y trifásicas. POE-INS-014. 1. Instructivo centrar caremulo UBM. POE-INS-040. 3. POE-INS-042. 3. POE-INS-043. 1. POE-INS-055. 2. POE-INS-062. 2. POE-INS-063. 2. POE-INS-064. 0. POE-INS-065. 0. POE-INS-066. 0. Mantenimiento mecánico en equipo de superficie para bomba de cavidad progresiva (PCP) MARCA OILLIFT Mantenimiento mecánico en equipo de superficie para bomba de cavidad progresiva (PCP) MARCA TIERRA ALTA. Instructivo para instalación, cambio y tensión de correas a unidades de bombeo mecánico Instructivo alinear y centrar unidad de bombeo mecánica Instructivo para cambio, reparación y ajuste de pines en unidades de bombeo mecánico con torque DE 456000 A 1280000 ft x lb Instructivo para cambio de recorrido en unidades de bombeo mecánico con torque de 456000 A 1280000 ft x lb Instructivo para cambio, reparación y ajuste de pin en unidades de bombeo mecánico no API Instructivo para la aplicación del sistema de aislamiento eléctrico seguro en unidades de bombeo mecánico.. Instructivo para calzar unidades de bombeo mecánico.. Instructivo para cargue y descargue de unidades de bombeo mecánico.

(31) Nombre del Documento. Código. Versión. nivelación, alineación y altimetría del frase. POE-INS-067. 0. POE-INS-069. 1. POE-INS-070. 0. POE-INS-079. 0. POE-INS-080. 0. POE-INS-081. 0. POE-INS-082. 0. POE-INS-085. 0. instructivo para realizar cambio de cabezal a unidades de bombeo mecánico.. Instructivo para realizar disposición final de aceite usado. Instructivo reparación a caja reductora de unidades de bombeo mecánico Instructivo para reparación de chumaceras en unidades de bombeo mecánico Instructivo para reparación de pines a las unidades de bombeo mecánico.. Almacenamiento y preservación de materiales y equipos.. Instructivo para cambio de la chumacera del ecualizador a la unidad de bombeo mecánico MARK II. Fuente. Listado Maestro de Documentos SGI-REG-046 de INEMEC LTDA..

(32) 6.2 Identificación de Oportunidades de Mejora. En base a la información recolectada, se evidencio que la organización cuenta con un sistema de gestión integral, el cual permite Administrar y controlar de manera unificada los procesos de la organización, sin un manual de procesos general; es decir; la organización cuentas con formatos para registro, procedimientos e instructivos para cada una de las actividades, las cuales no se encuentran en un documento único (manual). De la revisión realizada, se propone realizar diferentes modificaciones a formatos como el de lista de chequeo previo arranque unidad de bombeo en:. FORMATO ACTUAL. FORMATO PROPUESTO.

(33) Incluir casillas para definir la unidad a intervenir, con datos como modelo, serie, equipo capital y recorrido en que la unidad se va a dejar en funcionamiento. Formato de tensión de correas y alineación de poleas en unidad de bombeo:. FORMATO. C ó digo .. PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA OBRA TENSION DE CORREAS Y ALINEACION DE POLEAS EN UNIDADES DE BOMBEO. ACTUAL. P OE-REG-003. V e rs ió n. F e c ha .. [00] 10/03/2014. E la bo ró .. Superviso r. A pro bó .. Gerencia. Ciudad y Fecha.. Contrato.. mm.. Desalineacion Final entre Poleas.. mm.. f Dpm. Desalineacion Inicial entre Poleas.. Dpr. Actividad a Realizar.. t Inicial. Final. C ó digo .. PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA OBRA TENSION DE CORREAS Y ALINEACION DE POLEAS EN UNIDADES DE BOMBEO. FORMATO. Ciudad y Fecha.. Ubicación de la Unidad.. Actividad a Realizar.. Contrato.. PROPUESTO Desalineacion Final entre Poleas.. mm.. [00] 10/03/2014. E la bo ró .. Superviso r. A pro bó .. Gerencia. f Dpm. mm.. F e c ha .. Dpr. Desalineacion Inicial entre Poleas.. P OE-REG-003. V e rs ió n.. t Inicia (Pulgadas). Final (Pulgadas). Incluir casillas para definir la ubicación de la unidad a intervenir y establecer medidas de las tensiones en las correas (Pulgadas)..

(34) Los registros revisados, evidenciaron el uso de dos versiones diferentes para el formato de informes de actividades de unidades de bombeo, por lo cual se revisa que la última versión que deben estar usando los trabajadores, es la No. 01 C ó digo .. PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA OBRA INFORME DE ACTIVIDADES DE UNIDADES DE BOMBEO. Cliente.. Contrato No.. Pozo.. Lugar de Ejecución.. FECHA. LUGAR. HORA INICIO. HORA FINALIZACIÓN. AFE. ACTIVIDAD. P OE-REG-006. V e rs ió n.. [01]. F e c ha .. 03/12/12. E la bo ró .. Subgerente. A pro bó .. Gerencia. OBSERVACIONES. A F E . A uto rizació n para P ago de un Servicio. Por lo anterior y según los resultados de las inspecciones realizadas al POE para el servicio de mantenimiento de unidades de bombeo, se recomienda:. . Es necesario establecer un cronograma para la revisión y actualización de los formatos para registro, procedimientos e instructivos de la actividad con apoyo del personal técnico.. . Vincular a la jornada de actualización de formatos para registro, procedimientos e instructivos al personal operativo, con el fin de conocer su opinión al respecto y tenerlas en cuenta para la toma de decisiones y las acciones de mejora.. . Socializar al personal técnico los procedimientos e instructivos vigentes de manera sistemática; para que se encuentren notificados sobre las actualización o creación de cualquier nuevo documento..

(35) . Crear estrategias de motivación del personal por el respeto a la organización y sus lineamientos.. . Definir un manual de procesos para la actividad de Unidades de Bombeo mecánico, donde el personal que ingrese a laborar pueda identificar de forma precisa los lineamientos para la ejecución que fue contratado, en base a los lineamientos de la organización y no a los del cliente.. . Definir parámetros para cada contrato según lo requerido para la organización, sin dejar atrás los requerimientos del cliente.. Cabe resaltar que las oportunidades encontradas, orientan a la mejora del proceso de planeación y ejecución de la obra para las actividades de Mantenimiento de Unidades de Bombeo Mecánico.. 6.3 Manual de Procesos INEMEC LTDA establece su manual de procesos bajo el nombre de plan de calidad, pero este deber ser establecido con los requerimientos del cliente. Es importante que el manual de procesos defina de forma precisa, cuáles son los lineamientos de la organización para desarrollar sus actividades. En el anexo 3. Se incluye el manual de procesos propuesto para la organización en el desarrollo de la actividad de mantenimiento de unidades de bombeo mecánico..

(36) 7. Conclusiones. INEMEC LTDA es una organización que trabaja bajo el enfoque basado en procesos. La organización enfoca sus procesos al cumplimiento de los requerimientos del cliente, mas no a los lineamientos organizacionales. Aunque es claro, que entre sus objetivos se encuentra la satisfacción del cliente, la organización debe mostrar en su sistema que prima los objetivos organizacionales. INEMEC LTDA debe tener en cuenta para la toma de decisiones las nuevas ideas del personal interno y externo. Ya que ellos son los que de primera mano conocen las actividades. Es importante generar cultura de auto cuidado en el personal, así como de respeto a los lineamientos de la organización..

(37) 8. Bibliografía. Aboal, Jose Luis. Lado, Maria Eugenia. Gomez, Angel (2008). Mapa de procesos en organizaciones de salud pública: La experiencia de la Dirección Xeral de Saúde Pública de Galicia. Barcelona, España. Editorial Gac Sanit. Agudelo Tobon, Luis Fernando. Escobar, Jorge. (2010). Gestion pro Procesos. Instituto colombiano de normas Tecnicas y certificaciones. Bogota D.C., Colombia. Editorial Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC Arias, A. (2010). La Gestión por Procesos. Obtenido de http://webs.ucm.es/centros/cont/descargas/documento10142.pdf Beltran, J., Carmona, M., Carrasco, R., Rivas, M., & Tejedor, F. (2012). Guía para la Gestión basada en Procesos. Obtenido de https://www.oviedo.es/documents/12103/f8e7f4c1a7ba-4fb5-87d7-c95335c79b22 Euskalit. (2012). Gestión y Mejora de Procesos. Obtenido de http://www.euskalit .net/pdf/folleto5.pdf Roure, M., Moniño, & Rodriguez. (1997). La Gestion por Procesos. Barcelona, España: Ediciones Folio. Torres, Carlos Alonso. (2014) Orientaciones para implementar una gestión basada en procesos. La Habana, Cuba. ISSN: 1815-5936.

(38) ANEXOS.

(39) ANEXO 1 FORMATO DE LA ENTREVISTA.

(40) ENCUESTA Diagnóstico del Proceso de Planeación y Ejecución de la Obra. Cargo: _________________________________ Fecha: ___________________________. Seleccione la respuesta correcta de las siguientes preguntas o responda, según su criterio y experiencia en la organización.. 1. ¿Cómo se llama el proceso en el cual usted participa? a) Gerencia Operativa b) Ejecución de Obra c) Mantenimiento y Operaciones d) Planeación y Ejecución de la Obra. 2. ¿Quién es el responsable del proceso para el cual usted participa? a) Gerente Operativo b) Director de Obra c) Supervisor de Obra d) Residente. 3. Cuáles son los elementos de entrada de su proceso. a) Equipos, Consumibles y EPP.

(41) 1 b) Recursos técnicos y Recursos físicos c) Rec. técnicos, equipos, consumibles y consumibles d) Todas las anteriores. 4. Identifica la secuencia de las actividades que debe realizar para desarrollar su actividad verificación de la unidad para ser encendida, con un nivel de satisfacción de 100%, indíquelas. a) ____________________________ b) ____________________________ c) ____________________________ d) ____________________________. 5. Conoce como miden la efectividad de su actividad. a) Si____. b) No____. Describa brevemente la metodología. ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________. 6. ¿Cuáles son para usted, las oportunidades de mejora para su proceso? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________.

(42) 2. ANEXO 2 INFORME DE RESULTADOS.

(43) 3. 1.. ¿CÓMO SE LLAMA EL PROCESO EN EL CUAL USTED PARTICIPA? a) Gerencia Operativa; 1; 20%. d) Planeación y Ejecución de la Obra; 2; 40%. c) Mantenimie nto y Operaciones ; 0; 0%. 2.. b). Ejecución de Obra; 2; 40%. ¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DEL PROCESO PARA EL CUAL USTED PARTICIPA? d). Residente 0%. a) Gerente Operativo 20% b). c). Supervisor de Obra 80%. Director de Obra 0%.

(44) 4. 3.. CUÁLES SON LOS ELEMENTOS DE b) Recurso ENTRADA DE SU PROCESO. s técnicos y a). Equipos, Consumibles y EPP…. Recursos físicos 20% c) Rec. técnicos, equipos, consumibles y consumibles 20%. d) Todas las anteriores 60%. 4. La correspondencia entre las respuestas a la pregunta es del 75%, el personal que no respondió la secuencia de las actividades correspondía al personal hse, y líder hse.. 5.. CONOCE COMO MIDEN LA EFECTIVIDAD DE SU ACTIVIDAD.. b) No____ 40% a). 6. El personal propone:. Si____ 60%.

(45) 5 . Ser tenidos en cuenta en la actualización de la información, que sus comentarios sean vistos como una acción de mejora y no una crítica al proceso.. . Revisar la información existente para reducir la cantidad de formato y procedimientos e instructivos para la actividad.. . Unir instructivos, ya que en diversas actividades se pueden realizar con un solo instructivo.. CONCLUSION.. Documentalmente, el personal poco conoce el proceso y no acepta la utilización de los mismos como una herramienta. El personal por su conocimiento en la actividad, cree ver la documentación como algo demás y no como un soporte para la ejecución de sus actividades..

(46) 6. ANEXO 3 PLAN DE CALIDAD.

(47) 7. PLAN DE CALIDAD.

(48) 8. 1. INTRODUCCIÓN. 2. GENERALIDADES DEL PROYECTO. 3. ALCANCE DE LOS TRABAJOS. 4. ORGANIGRAMA DEL PROYECTO. 5. REQUISITOS DEL SISTEMA INTEGRAL 5.1 POLÍTICA INTEGRAL 5.2 OBJETIVOS INTEGRALES 5.3 REQUISITOS LEGALES 5.4 PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL 5.5 MEDICIÓN 5.6 DEFINICIÓN DE RESPONSABILIDADES TÉCNICAS A NIVEL DEL CONTRATO (G.A.C.E.I.) 5.7 COMUNICACIONES Y CONSULTA 5.8 DOCUMENTACIÓN. 6. REALIZACIÓN DEL PROYECTO.

(49) 9 6.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PROYECTO 6.2 DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS Y COMUNICACIÓN DEL CLIENTE 6.3 COMPRAS 6.4 CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO 6.5 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD 6.6 PROPIEDAD DEL CLIENTE 6.7 PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO 6.8 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN. 7. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 7.1 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME 7.2 ANÁLISIS DE DATOS 7.3 MEJORA CONTINUA.

(50) 10. El presente Plan de calidad describe en forma general las actividades necesarias para el desarrollo y desempeño del proyecto: “SERVICIO DE MANTENIMIENTO INTEGRAL A LAS UNIDADES DE BOMBEO MECANICO Y CABEZALES DE LOS SISTEMAS DE BOMBEO POR CAVIDADES PROGRESIVAS (PCP), de los pozos de la Superintendencia de Operaciones de la Cira Infantas de la gerencia regional Magdalena Medio de Ecopetrol S.A.”. La estructura de este plan, obedece y da cumplimiento a los lineamientos del Sistema de Gestión Integral y la norma NTC-ISO 9001:2008..

(51) 11. CLIENTE. ECOPETROL S.A.. CONTRATO No. 5212261. OBJETO. “SERVICIO MANTENIMIENTO INTEGRAL A LAS UNIDADES DE BOMBEO MECANICO Y CABEZALES DE LOS SISTEMAS DE BOMBEO POR CAVIDADES PROGRESIVAS (PCP), DE LOS POZOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES DE LA CIRA INFANTAS DE LA GERENCIA REGIONAL MAGDALENA MEDIO DE ECOPETROL S.A.””.. ALCANCE DEL PROYECTO. El presente proyecto, se llevará a cabo en el corregimiento El Centro – municipio de Barrancabermeja (Santander).. FECHA INICIO. Enero de 2014.. FECHA FIN. Septiembre de 2016..

(52) 12 MODIFICACIONES AL CONTRATO. Los cambios al contrato acordados por las partes serán evaluados, documentados y comunicados a las partes involucradas mediante otro sí a los contratos primigenios, debidamente firmados por las partes y sus representantes legales.. Los niveles de autoridad para llevarlos a cabo son:. ▲. Representante del cliente ECOPETROL S.A. Alexander Mora, Coordinador de Mantenimiento. ▲. Representante del cliente ECOPETROL S.A. Daison Castro Salazar, Interventor Técnico. Tel. 3115789230.. ▲. Representante de INEMEC LTDA. Dorain Celis. Tel. 7-6114539 y Cel. 313-3493925..

(53) 13. En INEMEC LTDA llevará a cabo la prestación de los servicios de mantenimiento integral a las unidades de bombeo mecánico y cabezales de los sistemas de bombeo por cavidades progresivas (pcp), de los pozos de la superintendencia de operaciones de la cira infantas de la gerencia regional magdalena medio de Ecopetrol S.A.. Las obras comprenden la realización de todos los trabajos de mantenimiento preventivo, mejorativo y correctivo, gestión de compra de materiales/repuestos a través de Ellipse, instalación y montaje de los mismos en las unidades de bombeo y PCP pertenecientes a la Gerencia Regional Magdalena Medio de ECOPETROL S.A.. Las unidades de bombeo mecánico se clasifican en dos tamaños:.  Unidades de bombeo mecánico pequeñas correspondientes a modelos de tamaño menor a las denominadas 456 inclusive.  Unidades de bombeo mecánico Grandes, correspondientes a modelos que van desde 456, hasta 912.. Las marcas de las PCP que se tienen son:  Oillift..

(54) 14  Weatherford  Tierra Alta  Netzsch. Dentro del alcance de los Servicios requeridos para el desarrollo de este Contrato se encuentra las siguientes actividades:. 1. Desmontaje de unidades de Bombeo trasladándolas hacia el sitio de almacenaje. 2. Desmontaje de unidades de Bombeo dejándolas en el mismo sitio. 3. Montaje de unidades de Bombeo trasladándolas desde el sitio de almacenaje. 4. Montaje de unidades de Bombeo dejadas en el mismo sitio. 5. Retirar e instalar caremulo de unidades de bombeo 6. Cambios de recorridos a Unidades de Bombeo. 7. Balanceo de Unidades de Bombeo. 8. Desmontaje y montaje de cajas reductoras de Unidades de Bombeo. 9. Alineación de Unidades de Bombeo. 10. Lubricación general de Unidades de Bombeo. 11. Reparación de cajas reductoras de Unidades de Bombeo. 12. Cambio de correas de Unidades de Bombeo. 13. Reparación de frenos de Unidades de Bombeo. 14. Inspección general en campo y en bodegas de Unidades de Bombeo. 15. Cambio de chumaceras de centro y cola de Unidades de Bombeo. 16. Tensionar correas y alineación de poleas de Unidades de Bombeo. 17. Corrección de fugas de aceite en campo de cajas reductoras de Unidades de Bombeo..

(55) 15 18. Reparación y remachado de zapatas de freno de Unidades de Bombeo. 19. Costos de equipos como camiones lubricadores, camión canasta, grúa y cama baja para actividades adicionales para las Unidades de Bombeo. 20. Realizar mantenimiento mecánico, por llamado, de las unidades de bombeo mecánico. 21. Cambio de las condiciones de operación de la unidad de bombeo (carrera, strokes / minuto, balanceo, continuidad / intermitencia) cuando se requiera. 22. Inspección de operación y mantenimiento mecánico de PCP..

(56) 16.

(57) 17. 5.1 POLÍTICA INTEGRAL INEMEC LTDA en su labor de prestar servicios en diseño, montaje, mantenimiento, operación y comercialización, se compromete a satisfacer las necesidades de sus clientes, a proteger el medio ambiente, y a preservar el bienestar de todos sus colaboradores, garantizando el respeto de los derechos humanos y las buenas prácticas del gobierno corporativo frente a sus grupos de interés.. Nuestra política se encuentra enmarcada por los siguientes lineamientos:. . La implementación de programas que controlen de manera oportuna el impacto socio ambiental, el daño a la propiedad y los factores de riesgos garantizando así la prevención de lesiones y enfermedades laborales.. . El cumplimiento de los requisitos legales en Salud Ocupacional, medio Ambiente y otros requisitos aplicables y suscritos por la organización.. . La asignación de recursos tecnológicos, financieros y humanos, con el fin de materializar esta política por medio de objetivos, metas y programas.. . El mejoramiento continuo de sus actividades..

(58) 18 Esta política es publicada y asumida por toda la organización y está disponible para todas las partes interesadas. 5.2 OBJETIVOS INTEGRALES ▲. Alcanzar un alto nivel de satisfacción del cliente.. ▲. Garantizar el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los proyectos.. ▲. Mantener y mejorar continuamente el Sistema de Gestión Integral.. ▲. Asegurar la competencia del personal en términos de capacitación y entrenamiento.. ▲. Cumplir con los requisitos legales aplicables a la organización.. ▲. Garantizar buenas condiciones de orden y aseo , desarrollo de prácticas ambientales y Manejo adecuado de las sustancias químicas utilizadas mediante la ejecución eficaz de las actividades establecidas en el programa de gestión ambiental.. ▲. Mantener el índice de lesiones incapacitantes en cero.. ▲. Controlar los factores de riesgo crítico que puedan generar enfermedades profesionales y accidentes de trabajo.. ▲. 5.3 REQUISITOS LEGALES. Los requisitos legales identificados en el proyecto son:. CLASE. DESCRIPCIÓN Impuesto Industria y comercio Ley 488 de 1998 y Decreto 2661 de 2000:. Tributarios Impuesto de Timbre Retención en la fuente, IVA, 4x1000.

(59) 19 Ley 100 de 1993 Código Sustantivo del Trabajo (CST) Laborales. Pago de aportes Parafiscales Pago de ARL, AFP, EPS y Caja de compensación familiar.. Los requisitos legales respecto a la gestión ambiental y la seguridad y salud ocupacional, se identifican en la Matriz de Requisitos Legales y Otros.. 5.4 PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL. Los siguientes procesos de INEMEC LTDA., facilitan el cumplimiento al alcance solicitado por el cliente:. SATISFACCIÓN PARTES INTERESADAS. REQUISITOS PARTES INTERESADAS. PROCESO GERENCIAL GESTIÓN GERENCIAL Y ADMINISTRATIVA. PROCESO OPERATIVO PLANEACIÓN Y EJECICIÓN. OBRA. PROCESOS DE SOPORTE GESTIÓN RECURSOS. GESTIÓN INTEGRAL SGI. GESTIÓN COMPRAS. GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE.

(60) 20. 5.5 MEDICIÓN. La medición y seguimiento del proyecto se realizará mediante los productos no conformes generados en el proyecto Ver Matriz Indicadores [GGE-REG-010]. 5.6 DEFINICIÓN DE RESPONSABILIDADES TÉCNICAS A NIVEL DEL CONTRATO (G.A.C.E.I.). En la definición de responsabilidades respecto al contrato y su alcance, se establece la matriz G.A.C.I.E., la cual consiste en establecer la interacción entre los cargos que gestionan, autorizan, consultan, informan y ejecutan y los procesos que conforman el sistema o algunos elementos.. CARGO. CLIENTE RECURSOS. Representante. GCI. A. CIE. C. IE. I. Legal Supervisor de campo HSE Operativo.

(61) 21 Planeador –. IE. I. Mecánico. E. I. Ayudante. E. I. E. I. Documentador Ellipse. Técnico Operadores Aparejadores. G. Gestiona. A. Autoriza. C. Consulta. I. Informa. E. Ejecuta.. 5.7 COMUNICACIONES Y CONSULTA. Las comunicaciones se realizan por medio de correo electrónico, cartas, Avantel y Celular. Al presentarse quejas y reclamos por parte del cliente además del tratamiento correspondiente, se debe registrar en el formato de Quejas y Reclamos del Cliente y/o Partes Interesadas.. Todas las comunicaciones oficiales del contrato serán tramitadas entre los representantes del contrato y quedarán registradas ya sea en medio físico o electrónico..

(62) 22 5.8 DOCUMENTACIÓN. INEMEC LTDA., gestiona el manejo y administración de sus documentos de acuerdo al Procedimiento Control de Documentos [SGI-PRO-001].. Los registros y documentos de soporte en lo referente al alcance del contrato deben ser conservados en archivo activo durante la ejecución del contrato y en archivo inactivo 2 años posteriores a la terminación del mismo.. Los documentos a utilizar en el proyecto son:. ▲. Instructivo para Montaje de Unidades de Bombeo [POE-INS-001].. ▲. Instructivo para Desmontaje de Unidades de Bombeo [POE-INS-002].. ▲. Instructivo para Cambio de Recorrido y Pines [POE-INS-003].. ▲. Instructivo para Balancear Unidades de Bombeo [POE-INS-004].. ▲. Instructivo para Enganche y desenganche de tráiler [POE-INS-005].. ▲. Instructivo para Cambio de Caja Reductora de Unidades de Bombeo [POE-INS-006].. ▲. Instructivo para Alineación De Unidades De Bombeo [POE-INS-007].. ▲. Instructivo para Instalación, Cambio Y Tensión De Correas A Unidades De Bombeo [POE-INS-008].. ▲. Instructivo para lubricación de Unidades de Bombeo [POE-INS-009].. ▲. Instructivo Para Reparación De Freno De Unidades De Bombeo [POE-INS-010].. ▲. Instructivo Cambio De Aceite De Caja Reductora De Una Unidad De Bombeo [POE-INS025]..

(63) 23 ▲. Instructivo Para Retirar E Instalar Caremulo De Unidades De Bombeo Convencional [POE-INS-028].. ▲. Instructivo Retirar E Instalar Caremulo De Unidades De Bombeo MARK II [POE-INS029].. ▲. Instructivo Para Inspección En Campo A Unidades De Bombeo [POE-INS-033].. ▲. instructivo Para centrar Caremulo Unidad de Bombeo Mecánico [POE-INS-040].. ▲. Instructivo para instalación y cambio de correas a unidades de bombeo [POE-INS-042].. ▲. instructivo para alinear y centrar unidades de bombeo mecánico [POE-INS-043].. ▲. Instructivo Para mantenimiento mecánico en equipo de superficie para bomba de cavidad progresiva (PCP) marca netzsch [POE-INS-011].. ▲. Instructivo Para mantenimiento mecánico en equipo de superficie para bomba de cavidad progresiva (PCP) marca Oillift [POE-INS-012].. ▲. Instructivo Para mantenimiento mecánico en equipo de superficie para bomba de cavidad progresiva (PCP) marca Tierra Alta [POE-INS-013].. ▲. Instructivo Para mantenimiento mecánico en equipo de superficie para bomba de cavidad progresiva (PCP) marca Weatherford [POE-INS-048].. ▲. Consolidado general de Operaciones [POE-REG-002].. ▲. Informe de Actividades de Unidades de Bombeo [POE-REG-006].. ▲. Liquidación de Trabajos Realizados [POE-REG-007]..

(64) 24. 6.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PROYECTO. Para la planificación y la realización del proyecto se deben tener en cuenta los siguientes ítems así:. 1) Cumplimiento de la ejecución de las actividades que se contratan, de acuerdo con el alcance detallado en las especificaciones técnicas, y con el objetivo de cumplir y superar los indicadores que miden el resultado de las obras contratadas.. 2) Suministro de personal técnico especializado, vehículos, equipos y herramientas requeridas para la normal prestación del servicio, de acuerdo a las condiciones de estas Especificaciones Técnicas y de los servicios solicitados.. 3) Transporte desde y hasta el sitio de trabajo del personal, herramientas, equipos y consumibles necesarios para su normal ejecución. INEMEC LTDA deberá suministrar los vehículos necesarios para transporte del personal dentro de los campos, de acuerdo con las regulaciones de ley vigentes para el tránsito de vehículos automotores y de las normas que tenga establecidas ECOPETROL S.A. El transporte del personal será realizado por el CONTRATISTA bajo su entera responsabilidad, en vehículos cabinados en buen estado de.

(65) 25 operación, dotados de cinturones de seguridad de tres puntos (norma que aplica también para los pasajeros traseros), cuyo uso es obligatorio y que permitirá a los ocupantes viajar sentados y según las reglamentaciones vigentes para el tránsito de vehículos automotores. También será responsabilidad del CONTRATISTA el transporte de todas las herramientas materiales y consumibles que se requieran para ejecutar los trabajos.. 5) Suministrar agua potable, hielo, elementos de aseo y de protección personal y botiquines de primeros auxilios para su personal, tanto en los vehículos como en los sitios fijos de trabajo.. 6) Consumibles: INEMEC LTDA aportará los elementos y materiales consumibles necesarios para la total ejecución de las actividades contempladas dentro del alcance, tales como: elementos y utensilios de aseo para la limpieza de equipos (estopa, trapo, papel lija, jabón desengrasante industrial y de manos biodegradables, etc.), útiles e implementos de de papelería, peajes.. 7) Suministrar todos los elementos de oficina necesarios para la normal prestación del servicio, tales como computadoras, papel, lápices, bolígrafos, libretas, formatos para la elaboración de informes, reportes y demás elementos requeridos para el manejo eficiente y sistematizado de la información. Los reportes de programación de trabajos, formatos para registros, instructivos, procedimientos etc. que requiera al personal del CONTRATISTA deben ser suministrados por INEMEC LTDA.. 6.2 PERFIL DEL SERVICIO.

(66) 26 El CONTRATISTA deberá ejecutar los servicios de acuerdo con las especificaciones técnicas, instructivos de trabajo, procedimientos y recomendaciones indicados por la INTERVENTORÍA de ECOPETROL S.A., cumpliendo las normas legales, ambientales, salud ocupacional y laborales con sus propios medios, materiales, equipos y personal. No obstante lo anterior, INEMEC LTDA debe presentar recomendaciones, desarrollos y proponer actividades tendientes a mejorar los resultados de la Función Mantenimiento, en el marco de la estrategia de Mantenimiento Centrado en la Confiabilidad, y con base en la medición y aseguramiento del Costo del Ciclo de Vida de los activos.. ▲. Prestar servicios objeto del contrato, bajo los términos y condiciones contenidos en el presente contrato, con la diligencia técnica y profesionalismo requeridos y aplicando las sanas practicas de la industria petrolera y las instrucciones escritas o verbales del representante de ECOPETROL S.A.. ▲. Realizar inspecciones de seguridad y análisis de riesgo con el personal que participara en las operaciones.. ▲. Tramitar los permisos de trabajo correspondientes y supervisión permanente de los trabajos con el inspector de seguridad para garantizar la no accidentalidad en esta labor.. ▲. Efectuar la revisión de componentes y herramientas que se necesiten para efectuar las operaciones.. ▲. Ejecutar los trabajos de la unidad de bombeo en el pozo, con las respectivas herramientas manuales, camión lubricador y/o camión canasta bajo las normas de seguridad establecidas por el cliente..

(67) 27 ▲. Realizar inspección previa de arranque, puesta en marcha de la unidad de acuerdo con las condiciones de operación de recorrido y golpes por minutos de acuerdo a las especificaciones de ECOPETROL S.A. (programa de trabajo).. ▲. El contratista al momento de hacer la entrega de la unidad operando al representante de ECOPETROL S.A. deberá dejar constancia firmada por las partes, del estado de entrega. La omisión o diligenciamiento incompleto de esta constancia escrita y firmada, faculta a ECOPETROL S.A. para realizar cualquier tipo de reclamación al contratista quien deberá asumir la totalidad del riesgo de falla y conexos y por consiguiente los costos correspondientes.. ▲. Suministrar por su cuenta y riesgo, y para la correcta prestación de los servicios objetos del contrato, las diferentes herramientas para la instalación y puesta en marcha de las unidades de bombeo me cánico asignadas.. ▲. Suministrar las siguientes herramientas y equipos mínimas requeridas por ECOPETROL S.A. en el área de trabajo, kit de herramientas de impacto, kit de consumibles, camiones acondicionados para atender sistemas de lubricación con graseras y misceláneos, kit equipo de comunicación compatible con el usado por ECOPETROL S.A., cama alta o cama baja, grúa de 60 toneladas, brazo articulado de 1.5 de 4 y de 9 , camión canasta.. ▲. El contratista estará disponible para ejecutar sus servicios permanentemente, es decir, doce (12) horas al día y durante (7) días a la semana para lo cual deberá prever la cantidad requerida de personal y equipos.. ▲. Efectuar los cambios de condiciones de operación de los pozos cuando ECOPETROL S.A. así lo requiera, inspeccionando previamente que se puedan adelantar estos cambios de forma segura..

(68) 28 ▲. El contratista debe suministrar las fichas técnicas de las diferentes herramientas y certificación de equipos para la instalación que se vayan a utilizar y aquellos que ECOPETROL S.A. solicite, de acuerdo a los equipos del presente contrato antes de iniciar el contrato.. ▲. ECOPETROL S.A. asume dentro del costo de instalación o relocalización el servicio de soldadura si se requiere para modificación de anclajes y el channel.. Como se mencionó anteriormente, la comunicación con el cliente, se debe realizar por medio escrito y verbal, en lo relacionado con información sobre el proyecto, consultas, modificaciones y la retroalimentación del mismo.. 6.3. ENTREGA DE INFORMES a.. Diligenciar el Reporte de Actividades de Mantenimiento objeto del presente Contrato y entregarlo al Representante de ECOPETROL para su aprobación. Reportes no autorizados por el Representante de ECOPETROL no serán válidos y no podrán ser facturados. El reporte debe detallar y dejar evidencia de la operación adelantada, cambio de partes incluyendo sus especificaciones técnicas, fallas encontradas y pruebas realizadas durante la operación, soportado con fotografías de detalle.. b. La información y documentación que se genere o complemente en el marco del Contrato, será de absoluta propiedad de ECOPETROL, condición que prevalecerá aún finalizado el Contrato, e INEMEC LTDA deberá velar por la óptima calidad y completitud de la misma, así como la exclusiva aplicación en el.

(69) 29 marco de este Contrato.. c.. Como parte integral en el marco del Contrato, INEMEC LTDA manejará en una base de datos en Excel para su alimentación periódica. INEMEC LTDA deberá depurarla y optimizarla conjuntamente con los ingenieros de levantamiento artificial de ECOPETROL.. d. El CONTRATISTA deberá generar un reporte de entrega en funcionamiento de la unidad de bombeo mecánico y PCP a satisfacción de ECOPETROL.. Las normas, manuales y códigos, entre otros, que deben ser aplicados en la ejecución de los trabajos de mantenimiento de los equipos definidos en estas especificaciones son:. ▲. API 11 ER RP, API 11 G e API SPEC 11 E.. ▲. ICONTEC: Instituto Colombianos de Normas Técnicas. ▲. RETIE: Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas. ▲. Todas las normas, códigos, manuales, regulaciones y catálogos deben ser conocidos y dominados por INEMEC LTDA, incluyendo todas las especificaciones técnicas de los distintos fabricantes de los productos que se vayan a utilizar.. 6.2 COMPRAS. Dentro de éste proyecto, se ha encargado a la Líder de compras, de la Gestión de Compras, según el Procedimiento gestión de compras [GCO-PRO-001], con el respaldo del Supervisor..

(70) 30. 6.4 CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO. El control de los trabajos correspondientes al proyecto en ejecución, se lleva a cabo mediante las actividades definidas en el plan de calidad del proyecto y la toma de datos evidenciada en los formatos diseñados por la empresa y los suministrados por el cliente.. 6.5 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD. Los trabajos que se ejecuten como resultado del presente proyecto, se evidencian mediante el reporte diario por medio de correo electrónico a interventoría en el formato Reporte Diario De Mantenimiento SCI los cuales se consolidarán mensualmente y serán enviados al cliente.. 6.6 PROPIEDAD DEL CLIENTE. Para la ejecución del proyecto en referencia, el cliente suministrará las partes para las diferentes operaciones de las unidades de bombeo y PCP así como el control de éstos bienes se llevará a cabo conforme las disposiciones del cliente. En cuanto a la identificación de los bienes que son propiedad del cliente se da mediante un código asignado a cada repuesto en el proceso de catalogación establecido por el cliente para hacer control de la entrega de los mismos. La verificación de estos códigos queda en la herramienta Ellipse propiedad del cliente la cual se nos autoriza para consulta y documentación; en la orden de trabajo por medio de estos códigos nos hacen la entrega de estos repuestos previamente autorizado por el coordinador de mantenimiento del cliente. La protección y.

(71) 31 salvaguarda de estos equipos se da mediante la ejecución del mantenimiento preventivo estipulado por el cliente. El cliente verificara esta información mediante los indicadores establecidos en mantenimiento.. En caso de que algún elemento que sea propiedad del cliente sufra perdida, deterioro o se considere inadecuado para su uso Inemec Ltda informara ya sea mediante la herramienta Ellipse o devolución física de la misma en la dependencia establecida por el cliente.. 6.7 PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO. Para el presente proyecto, los trabajos se realizan en las instalaciones del cliente. Sin embargo, INEMEC LTDA., dispone de instalaciones para realizar actividades administrativas del contrato y el almacenamiento de las herramientas.. 6.8 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN. Para la ejecución del presente proyecto, no se utilizan dispositivos de seguimiento y medición..

(72) 32. Para garantizar la mejora continua de los procesos y del sistema de gestión Integral de la empresa, se realizarán los análisis correspondientes de los datos obtenidos en el presente proyecto. Esto con el fin de tomar acciones eficaces y oportunas. La medición realizada durante el proyecto arrojará información sobre el cumplimiento de los requisitos del cliente.. 7.1 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME. Los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del producto no conforme están definidos en el Procedimiento Control de Producto No Conforme [SGI-PRO003]. Cuando la organización detecte un producto no conforme durante la ejecución del proyecto, la persona responsable de la no conformidad debe diligenciar el formato Control de producto no conforme [SGI-REG-016]. Donde incluya la naturaleza de la no conformidad y las acciones tomadas contra el problema. Dependiendo de la frecuencia con que ocurran las no conformidades, el personal que las detectó deberá evaluar la viabilidad de una acción correctiva. Para este caso se diligenciará el formato Reporte de Acciones Correctivas y Preventivas [SGIREG-009].. 7.2 ANÁLISIS DE DATOS.

(73) 33 Se determinarán, recopilarán y analizarán los datos generados en el proyecto, en las auditorías internas, quejas y reclamos del cliente, Encuesta de satisfacción del cliente [GGE-REG-005], no conformidades, entre otros, para detectar oportunidades de mejora en proyectos futuros.. 7.3 MEJORA CONTINUA. La aplicación de la mejora continua en este proyecto se evidencia en el análisis de los datos, las acciones de mejora, correctivas y preventivas generadas durante su ejecución y la revisión por la dirección. Cada vez que se generen acciones correctivas en el proyecto, se llevarán a cabo conforme a las disposiciones definidas en el Procedimiento de Acciones Correctivas [SGI-PRO004], de igual forma, cuando se generen acciones preventivas, se llevarán a cabo conforme a las disposiciones definidas en el procedimiento de acciones preventivas [GCA-PRO-005], Finalmente, las acciones de mejora, se regirán bajo los lineamientos del Procedimiento de Acciones de Mejora [GGE-PRO-004].. 8. APROBACION.. Firmas Elaboro. Nombre. Cedula. Cargo. Firma.. Reviso. Aprobó..

(74) 34. ANEXO 2 FORMATOS PROPUESTOS.