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UNIVERSIDAD PRIVADA ANTENOR ORREGO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN
PROPUESTA DE AUDITORÍA OPERATIVA PARA MEJORAR LOS PROCEDIMIENTOS INTERNOS DEL ÁREA DE RECURSOS
HUMANOS DE LA CONSTRUCTORA E INGENIERÍA SILVA ALBARRÁN “CONINSA S.A.C” EN EL DISTRITO DE PARCOY,
PROVINCIA DE PATAZ - 2017
TESIS
PARA OBTENER EL TÍTULO PROFESIONAL DE LICENCIADO EN ADMINISTRACION
AUTORES:
Br. CAMPOS PAREDES, CARLOS JHONATAN Br. FERNANDEZ DELGADO JULIAN OLMEDO
ASESOR:
Dr. HEYNER MARQUEZ YAURI
TRUJILLO – PERÚ 2018
ii PRESENTACIÓN
Sres. Miembros del Jurado;
Es para nosotros un honor presentar este trabajo titulado; Propuesta de Auditoría Operativa para Mejorar los Procedimientos Internos del Área de Recursos Humanos de la Constructora E Ingeniería Silva Albarrán "CONINSA S.A.C" En El Distrito De Parcoy, Provincia de Pataz – 2017.
El presente trabajo es un análisis del impacto de la propuesta de una auditoria operativa de procedimientos internos en los empleados y colaboradores, así mismo a través del presente se busca poner en evidencia la necesidad de mejorar los procedimientos internos del área de recursos humanos de la empresa Constructora e Ingeniería Silva Albarrán "CONINSA S.A.C", ello considerando que la gestión de los recursos humanos, es un aspecto vital y sumamente importante en las organizaciones, de ello depende el buen desempeño y la productividad de la fuerza laboral ya que es clave para el futuro éxito o fracaso de la empresa así mismo para lograr el cumplimiento de las metas es necesario contar con un exhaustivo mecanismo de auditoría y control ya que este nos servirá para fiscalizar desde el desarrollo de actividades hasta el uso idóneo de los recursos disponibles por la empresa.
Trujillo, mayo del 2018
_____________________________ ________________________________
iii DEDICATORIA
A nuestro Señor Jesús, quien nos dio la fe, la fortaleza, la salud y la esperanza para terminar este trabajo.
A nuestros padres que con su dedicación ejemplar nos han enseñado a no desfallecer ni rendirnos ante nada y siempre perseverar a través de sus sabios consejos.
A nuestros familiares por ser el pilar fundamental en todo lo que somos, en nuestra educación, tanto académica cuanto de vida; por su incondicional apoyo perfectamente mantenido a través del tiempo.
iv AGRADECIMIENTO
A la Universidad Privada Antenor Orrego por brindarnos a través de sus docentes todos los conocimientos y valores que nos ayudan en la vida profesional.
Al cuerpo docente de la Escuela Profesional de Administración por todos los conocimientos y orientación impartidos a lo largo de nuestra formación académica profesional.
A nuestro asesor, por el apoyo y la paciencia brindada en el desarrollo de nuestra investigación siendo un gran participe de este resultado.
v ÍNDICE Pág PRESENTACIÓN ... ii DEDICATORIA ... iii AGRADECIMIENTO ... iv
ÍNDICE DE TABLAS ... vii
ÍNDICE DE FIGURAS ... viii
RESUMEN ... ix
ABSTRACT ... x
CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN ... 1
1.1 Formulación del problema ... 2
1.1.1 Realidad problemática ... 2
1.1.2 Enunciado del Problema ... 4
1.1.3 Antecedentes ... 4 1.1.3.1 Internacional ... 4 1.1.3.2 Nacionales... 5 1.1.3.3 Locales ... 6 1.1.4 Justificación ... 7 1.1.5 Limitaciones ... 8 1.1.6 Alcance ... 8 1.2 Hipótesis ... 8 1.3 Objetivos ... 9 1.3.1 Objetivo general ... 9 1.3.2 Objetivos específicos... 9
CAPÍTULO IIMARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL ...10
2.1. Bases teóricas ...11
2.2. Marco Conceptual ...52
CAPÍTULO III MATERIAL Y PROCEDIMIENTOS ...56
3.1. Material ...57
3.1.1. Población ...57
3.1.2. Muestra ...57
3.1.3. Técnicas e instrumentos de recolección de datos...57
vi
3.2.1. Diseño de contrastación ...59
3.2.2. Operacionalización de variables ...60
3.2.3. Procesamiento y análisis de datos ...61
CAPÍTULO IVPRESENTACIÓN Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS ...62
4.1. Presentación de resultados ...63
4.1.1. Resultados de la evaluación de los procesos internos clave del área de recursos humanos de la empresa "CONINSA S.A.C." ...63
4.1.2. Resultados de encuesta aplicada a los colaboradores de la empresa "CONINSA S.A.C." con relación a la auditoria operativa como herramienta para evaluar los procesos internos del área de recursos humanos. ...76
4.2. Discusión de resultados ...82
CONCLUSIONES ...86
RECOMENDACIONES ...87
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS. ...88
ANEXOS ...91
ANEXO N° 01CARTA DE CONCENTIMIENTO DE LA EMPRESA PARA REALIZAR TRABAJO DE INVESTIGACION...92
ANEXO N° 02ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA EMPRESA ...93
ANEXO N° 03FICHA TECNICA DE AUDITORIA DE PROCEDIMIENTOS DE RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA ...94
ANEXO N° 04CUESTIONARIO PARA CONOCER SU OPINION SOBRE LA AUDITORIA OPERATIVA COMO HERRAMIENTA PARA EVALUAR LOS PROCEDIMIENTOS DE RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA ... 100
vii ÍNDICE DE TABLAS
Pág.
Tabla 01. Procesos de Recursos Humanos ...63
Tabla 02. Auditoría a los procesos de planeamiento ...64
Tabla 03. Auditoria a los procesos de reclutamiento y selección. ...65
Tabla 04. Auditoria a los procesos de capacitación y desarrollo. ...66
Tabla 05. Auditoria a los procesos de asuntos laborales. ...67
Tabla 06. Auditoria a los procesos de permanencia y rotación. ...68
Tabla 07. Auditoria a los procesos de evaluación del desempeño y regimen de responsabilidad...69
Tabla 08. Auditoria a los procesos de higiene y seguridad laboral. ...70
Tabla 09. Auditoria a los procesos de bienestar social. ...71
Tabla 10. Auditoria a los procesos de comunicación. ...72
Tabla 11. Auditoria a los procesos de remuneración. ...73
Tabla 12. Auditoria a los procesos de recursos humanos. ...74
Tabla 13. Opinión sobre la administración de recursos humanos de la empresa CONINSA S.A.C. ...76
Tabla 14. Calificación de la auditoria operativa a los procedimientos de administración de recursos humanos de la empresa CONINSA S.A.C. ...77
Tabla 15. Influencia de la auditoria operativa en los procesos de administración de recursos humanos de la empresa CONINSA S.A.C. ...78
Tabla 16. Nivel de efectividad de los procesos de administración de recursos humanos de la empresa CONINSA S.A.C. ...79
Tabla 17. Desarrollar mejoras en los procedimientos de administración de recursos humanos de la empresa CONINSA S.A.C. ...80
Tabla 18. Iniciativas de mejora que se deben realizar en los procedimientos de administración de recursos humanos de la empresa CONINSA S.A.C. ...81
viii ÍNDICE DE FIGURAS
Pág. Figura 01 Auditoria a los procesos de recursos humanos. ...74 Figura 02 Nivel de efectividad de los procesos de recursos humanos. ...75 Figura 03 Opinión sobre la administración de recursos humanos de la empresa CONINSA
S.A.C. ...76 Figura 04 Calificación de la auditoria operativa a los procedimientos de administración de
recursos humanos de la empresa CONINSA S.A.C. ...77 Figura 05 Influencia de la auditoria operativa en los procesos de administración de
recursos humanos de la empresa CONINSA S.A.C. ...78 Figura 06 Nivel de efectividad de los procesos de administración de recursos humanos de
la empresa CONINSA S.A.C. ...79 Figura 07 Desarrollar mejoras en los procedimientos de administración de recursos
humanos de la empresa CONINSA S.A.C. ...80 Figura 08 Iniciativas de mejora que se deben realizar en los procedimientos de
ix RESUMEN
El trabajo de investigación tuvo como propósito evaluar los procesos internos de recursos humanos para identificar los puntos críticos a través de una auditoria operativa a la empresa, planteándose para ello el siguiente problema de investigación: ¿De qué manera la propuesta de una auditoria operativa contribuirá a mejorar los procesos internos de recursos humanos de la Constructora e Ingeniería Silva Albarrán “CONINSA S.A.C.", en el distrito de Parcoy, provincia de Pataz ?, y como hipótesis: La propuesta de una auditoria operativa contribuirá con brindar información relevante para mejorar los procesos internos de recursos humanos de la Constructora e Ingeniería Silva Albarrán “CONINSA S.A.C.”, en el distrito de Parcoy, de la provincia de Pataz.
Participaron en la investigación 80 colaboradores de la empresa; se utilizó como instrumentos de recolección de datos, una ficha técnica para evaluar los procedimientos de recursos humanos de la empresa, un cuestionario para conocer la percepción de los trabajadores y la ficha resumen para el análisis documental; el diseño de investigación fue el de una sola casilla de un solo grupo y para la contratación de la hipótesis se utilizó la estadística descriptiva.
Los resultados de la investigación han permitido determinar que la empresa no cuenta con un área de recursos humanos debidamente formalizada, las actividades funciones y procedimientos relacionados a la administración de recursos humanos son realizadas según el criterio del supervisor administrativo, el administrador o el ingeniero residente. El nivel de efectividad de los procedimientos de recursos humanos de la empresa es de tan solo 29.17%; el 67.50% de trabajadores de la Empresa Constructora E Ingeniería Silva Albarrán “CONINSA S.A.C.", opina que hay una mala administración de recursos humanos y el 71% de los colaboradores tiene una actitud positiva frente a la auditoria operativa como herramienta para evaluar los procedimientos internos de recursos humanos, los mismos que lo consideran como buena.
x ABSTRACT
The purpose of the research work was to evaluate the internal processes of human resources to identify the critical points through an operational audit of the company, considering the following research problem: How will the proposal of an operational audit contribute to improve the internal human resources processes of Constructora e Ingeniería Silva Albarrán "CONINSA SAC", in the district of Parcoy, province of Pataz?, and as a hypothesis: The proposal of an operational audit will contribute to provide relevant information to improve internal processes of human resources of the Constructora e Ingeniería Silva Albarrán "CONINSA SAC", in the district of Parcoy, in the province of Pataz.
80 collaborators of the company participated in the investigation; a data sheet was used as data collection instruments to evaluate the company's human resources procedures, a questionnaire to know the perception of the workers and the summary file for the documentary analysis; the research design was that of a single cell of a single group and descriptive statistics were used to recruit the hypothesis.
The results of the investigation have made it possible to determine that the company does not have a formalized human resources area, the activities, functions and procedures related to the administration of human resources are carried out according to the criteria of the administrative supervisor, the administrator or the resident engineer. The level of effectiveness of the procedures of human resources of the company is of only 29.17%; 67.50% of workers of the Construction Company E Ingeniería Silva Albarrán "CONINSA SAC", believes that there is a poor administration of human resources and 71% of employees have a positive attitude towards the operational audit as a tool to evaluate internal procedures of human resources, the same ones that consider it as good.
1
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
2 1.1Formulación del problema
1.1.1 Realidad problemática
En el Perú y en el mundo de los negocios de hoy estamos inmersos en un mercado altamente competitivo, cualquier empresa que quiera estar bien posicionada precisa la utilización de las diferentes herramientas de gestión. La situación económica, la apertura del mercado y el aumento de la competencia han obligado a las empresas a enfocarse en el cliente y elevar la calidad de servicios y productos
La gestión de los recursos humanos, es un aspecto vital y sumamente importante en las organizaciones, de ello depende el buen desempeño y la productividad de la fuerza laboral ya que es clave para el futuro éxito o fracaso de la empresa así mismo para lograr el cumplimiento de las metas es necesario un exhaustivo control ya que este nos servirá para fiscalizar desde el desarrollo de actividades hasta el uso idóneo de los recursos disponibles por la empresa.
Esta consideración entendiendo que el trabajo en la vida del hombre juega un papel importante pues la generalidad de las personas pasa la mayor parte de su tiempo trabajando en las organizaciones, y va a depender de esa interacción y de su paso por estas que su vida laboral sea satisfactoria y estimulante, como también puede ser insatisfactoria y desagradable.
La Constructora e Ingeniería Silva Albarrán “CONINSA S.A.C", es una empresa que lleva más de 05 años en el mercado y se dedica a la construcción de obras civiles. Inició sus operaciones con un público objetivo reducido, en el cual sólo figuraban personas naturales. Posteriormente se orientó también a la atención de obras institucionales, teniendo entre sus clientes a importantes empresas del medio y sobre todo a la Minera Aurífera Retamas S.A. - MARSA.
3 En este contexto la empresa "CONINSA S.A.C", no cuenta con un área de recursos humanos formalmente constituida dentro de la empresa, tal como se evidencia en su organigrama, (Ver anexo 02), que sea responsable de realizar todas las actividades relacionadas con el proceso de recursos humanos, es decir actividades relacionadas con el reclutamiento, selección, socialización, capacitación, evaluación y desarrollo del talento humano, actividades que son asumidas en la actualidad por el área de administración, el Ingeniero residente y el Supervisor Administrativo, las que se realizan según el criterio de los mismos. Sin embargo, se presentan ciertos problemas relacionados justamente con la gestión del talento humano, los que son apreciados superficialmente como:
Ausencia de estrategias de reclutamiento y selección
No existe procesos de socialización de nuevo personal.
Carencia de capacitación del personal en todos los niveles
No se evalúa al personal
Clima Organizacional desfavorable.
Deficiente dirección y control del área de recursos humanos.
Aspectos que ponen de manifiesto la inoperancia y la carencia del área de recursos humanos en la empresa, por lo que consideramos necesario la evaluación de las operaciones y procedimientos referidos o relacionados con la administración de recursos humanos y a partir de ello desarrollar las propuestas de mejora para los procedimientos y para la creación inmediata del área de recursos humanos de la empresa.
4 De esta manera se va verificar la situación actual de los procedimientos relacionados a la gestión del talento humano de la empresa, observando las debilidades actuales, para luego emitir las observaciones y recomendaciones, así como la opinión respectiva para poder plantear e implementar las estrategias necesarias para poder mejorar y formalizar todos los procedimientos del área de estudio.
1.1.2 Enunciado del Problema
¿De qué manera la propuesta de una auditoria operativa contribuirá a mejorar la efectividad de los procesos internos de recursos humanos de la Constructora e Ingeniería Silva Albarrán “CONINSA S.A.C.", en el distrito de Parcoy, provincia de Pataz - 2017?
1.1.3 Antecedentes
1.1.3.1Internacional:
Murillo, (2013). Auditoria interna para el control contable y administrativo de las cuentas por cobrar en empresas concesionarias del Municipio Maracaibo. Universidad Rafael Urdaneta, concluyo que:
El trabajo es desarrollando por los auditores internos con base en la legislación vigente y tomando en consideración lo establecido por normas internacionales de auditoria interna. En cuanto a los controles internos, presentan algunas deficiencias en cuanto a las políticas contables, especialmente referidos a la determinación de ocurrencia de la posible pérdida para establecer el monto, para la provisión de cuentas incobrables.
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Con respecto a la empresa CONINSA S.A.C., consideramos que no existe ningún mecanismo de control que permita evaluar las políticas y demás procedimientos de recursos humanos, consideramos que es deficiente la gestión asociados con la auditoria interna para el logro de los objetivos.
1.1.3.2Nacionales:
Sebastián, (2014). La auditoría de gestión y su incidencia en la optimización de los recursos del estado en los procesos de adquisición del sector interior. Universidad San Martín de Porres, concluyo que:
La Auditoría de Gestión en los procesos de compras es un tema de mucha actualidad en donde se ha apreciado en los diferentes niveles del Estado que los procesos para las adquisiciones padecen de muchas dificultades, ya sea por las normas existentes o por parte de la argucia de los proveedores quienes dejan de lado los principios de la ética personal, impidiendo la normal secuencia que debe tener los procesos en las compras del Estado.
Monteza, (2014). auditoría operativa aplicada al área de ventas, en la Empresa Pardo’s Chicken Chiclayo, para una mayor eficiencia de sus procesos operativos. Universidad Católica Santo Toribio de Mogrovejo, concluyo que:
Esta Empresa Pardo’s Chicken Chiclayo muestra una gran preocupación por el servicio a sus clientes y sus estrategias de ventas han generado una buena promoción de sus productos a nivel Nacional e Internacional. Por tal motivo es necesario que sus procesos operativos sean eficientes y que los controles operativos permitan alcanzar el rendimiento y crecimiento en las ventas y alcanzar sus metas y objetivos trazados.
6 1.1.3.3Locales:
Chuquiruna y Huaman (2015). Auditoria administrativa como herramienta para evaluar la gestión de la Empresa Decórate S.R.L. de la ciudad de Trujillo periodo 2013. (tesis de pre grado), Universidad Privada Antenor Orrego – UPAO para optar el título de licenciado en administración UPAO. Concluyo que:
La gestión de la empresa Decórate en el periodo de análisis no es la más adecuada, se percibe que no se cumple con las normas, políticas y procedimientos establecidos en el manual operativo de la empresa, que traen como consecuencia las demoras y cuellos de botella en el proceso de atención al cliente y por consiguiente la insatisfacción de este. Frente a esta realidad se recomienda a la empresa especificar detalladamente las funciones a cada uno de los puestos de los colaboradores, así como un programa de capacitación que incluya en primera instancia la socialización de los instrumentos de gestión de la empresa como son: el plan estratégico, manuales de organización y funciones y protocolos de atención de cliente, para que a través de ello los colaboradores tengan mayor conocimiento de las actividades a desempeñar y evitar los cuellos de botella y la mala gestión empresarial.
Marquillo (2012). Auditoria administrativa para mejorar la atención al cliente en el restaurant Pizza Hut en el centro comercial Real Plaza Trujillo. (tesis de pre grado), Universidad Privada Antenor Orrego – UPAO para optar el título de licenciado en administración UPAO. Concluyo que:
La auditoría realizada le ha permitió mejorar el proceso de atención al cliente principalmente en términos de trato del personal y de tiempos de atención, aspectos que se pueden mejorar también en la empresa Decórate
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por cuanto el trato del personal y los tiempos de atención son problemas latentes en la empresa.
Villanueva (2002). Influencia del control indirecto (tesis de maestría). Universidad Cesar Vallejo, concluyo que:
El control es una aplicación que busca fiscalizar e interactuar con el cliente interno de la empresa, es decir reconocer que cada cliente o usuario tiene un valor propio que nos marca la pauta para poder retenerlo permanentemente mediante la satisfacción plena de sus necesidades.
1.1.4 Justificación
Teórica
Permitirá describir y analizar desde el punto de vista teórico el concepto de auditoria y auditoria operativa, así como sus características y factores que inciden en su desarrollo y aplicación, ocurrirá de manera similar con los conceptos, procedimientos e instrumentos de gestión del talento humano
Práctica
Permitirá conocer el nivel de efectividad alcanzado por el área de recursos humanos de la empresa, los factores que inciden en su desarrollo y a partir de ello elaborar iniciativas que permitan mejorarlos. Servirá de información de línea de base en el tema, así como fuente de consulta para estudiantes, investigadores e interesados en el tema.
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Metodológica
Se utilizó una metodología propia de los procedimientos de auditoria que permitirá cumplir con los objetivos específicos y la contrastación de la hipótesis. De manera sistémica se hará uso de la metodología de la investigación científica.
1.1.5 Limitaciones
Limitada disponibilidad de información.
La confiabilidad de los resultados arrojados por los cuestionarios es en base a la sinceridad y estado de ánimo en que se encuentren los encuestados.
1.1.6 Alcance
Abarcará a los procedimientos de recursos humanos de la empresa Constructora e Ingeniería Silva Albarrán “CONINSA S.A.C.” de la ciudad de Parcoy, provincia de Pataz - La Libertad durante el semestre 2017.
1.2Hipótesis
La propuesta de una auditoria operativa contribuye de manera positiva brindando información relevante que mejorará la efectividad de los procesos internos de recursos humanos de la empresa constructora e Ingeniería Silva Albarrán “CONINSA S.A.C.”, en el distrito de Parcoy, de la provincia de Pataz.
9 1.3Objetivos
1.3.1 Objetivo general
Evaluar los procesos internos de recursos humanos para identificar los puntos críticos a través de una auditoria operativa a la empresa Constructora e Ingeniería Silva Albarrán “CONINSA S.A.C.”.
1.3.2 Objetivos específicos
Identificar los puntos críticos en la administración de los recursos humanos a través de la auditoria operativa como herramienta para evaluar los procesos internos de recursos humanos de la empresa "CONINSA S.A.C."
Determinar el nivel de efectividad con relación a los procesos internos de recursos humanos de la empresa "CONINSA S.A.C."
Identificar la actitud del personal con relación a la auditoria operativa como herramienta para evaluar los procesos internos de recursos humanos de la empresa "CONINSA S.A.C."
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CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO Y
CONCEPTUAL
11 2.1. Bases teóricas
a) La Auditoria Definición.
La Auditoría es una función de dirección cuya finalidad es analizar y apreciar, con visitas eventuales a la organización para conocer las incidencias problemáticas con el fin de aplicar acciones correctivas, en el control interno de las organizaciones para garantizar la integridad de su patrimonio, la veracidad de su información y el mantenimiento de la eficacia de sus sistemas de gestión.
Otras posibles definiciones pueden ser:
Según Leonard (1991): la auditoria administrativa se define como: “Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales”.
Según Franklin (2007): Señala que la auditoria administrativa es "una visión formal y sistemática para determinar hasta qué punto una organización está cumpliendo los objetivos establecidos por la gerencia, así como para identificar los que requieren mejorar.
Según Pérez (2009): Es la técnica de control administrativo que examina-sistemática e integralmente- el grado de eficiencia en la aplicación del proceso administrativo a las distintas funciones de una entidad, así como la manera en que esta eficiencia influye en la efectividad de las mismas.
12 b) Clasificación de las Auditorías.
De acuerdo con la filiación del auditor, las Auditorías se clasifican:
Auditoría Externa, que comprende la auditoría estatal y la auditoría independiente.
Auditoría Interna, a su vez, la auditoría estatal puede ser General o Fiscal.
Auditoría Externa:
Es el examen o verificación de las transacciones, cuentas, informaciones, o estados financieros, correspondientes a un período, evaluando la conformidad o cumplimiento de las disposiciones legales o internas vigentes en el sistema de control interno contable. Se practica por profesionales facultados, que no son empleados de la organización cuyas afirmaciones o declaraciones auditan.
Además, examina y evalúa la planificación, organización, dirección y control interno administrativo, la economía y eficiencia con que se han empleado los recursos humanos, materiales y financieros, así como el resultado de las operaciones previstas a fin de determinar si se han alcanzado las metas propuestas.
Fiscal.
Se denomina fiscal a la Auditoría externa que se efectúa por el Ministerio de Finanzas y Precios, sus dependencias u otras entidades expresamente facultadas por éste, con el objetivo de determinar si los tributos al fisco, se efectúan en la cuantía debida y dentro de los plazos y formas, establecidos. (Corresponde a la Oficina Nacional de Administración Tributaria – ONAT ejercer estas funciones).
13 Auditoría independiente.
Se denomina Auditoría independiente a la Auditoría externa que realiza una sociedad civil de servicios u otras organizaciones a entidades privadas, mixtas, otras formas de asociaciones económicas, sector estatal y cooperativo, organizaciones y asociaciones, personas naturales y jurídicas, que contraten el servicio.
De Gestión u Operacional.
Consiste en el examen y evaluación que se realiza a una entidad para establecer el grado de economía, eficiencia y eficacia en la planificación, control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades y materias examinadas.
Financiera o de Estados Financieros.
Consiste en el examen y evaluación de los documentos, operaciones, registros y estados financieros de la entidad, para determinar si éstos reflejan, razonablemente, su situación financiera y los resultados de sus operaciones, así como el cumplimiento de las disposiciones económico – financieras, con el objetivo de mejorar los procedimientos relativos a la gestión económico – financiera y el control interno.
Auditoria Especial.
Consiste en la verificación de asuntos y temas específicos, de una parte, de las operaciones financieras o administrativas, de determinados hechos o situaciones especiales y responden a una necesidad específica.
14 Así mismo, comprenden trabajos de investigación, y la auditoría que se realiza con el objetivo de conocer en qué medida se ha erradicado las deficiencias detectadas con anterioridad. Estos casos comúnmente se identifican como Auditorías Recurrentes o de Seguimiento.
c) Clasificación de la auditoria por su lugar de origen
Auditoría externa: es realizada por auditores totalmente ajenos a la empresa, esto permite que el auditor externo utilice su libre albedrío en la aplicación de los métodos, técnicas y herramientas con las cuales hará la evaluación de las actividades y operaciones de la empresa que audita.
Ventaja
Al no tener ninguna dependencia de la empresa, el trabajo de los auditores es totalmente independiente y libre de cualquier injerencia por parte de las autoridades de la empresa auditada.
Desventaja
Al auditor conocer poco la empresa, su evaluación puede estar limitada a la información que pueda recopilar.
Auditoría interna
Es realizada por un auditor que labora en la empresa donde se realiza la misma. Se denomina Auditoría interna al control que se desarrolla como instrumento de la propia administración y consiste en una valoración independiente de sus actividades; que comprende el examen de los sistemas de control interno, de las operaciones contables y financieras y de la aplicación de las disposiciones administrativas y legales que corresponda; con la finalidad de mejorar el control y
15 grado de economía, eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos; prevenir el uso indebido de éstos y ayudar al fortalecimiento de la disciplina en general. Ventaja
Debido a que el auditor pertenece a la empresa, casi siempre conoce integralmente sus actividades, operaciones y áreas; por lo tanto, su revisión puede ser más profunda y con mayor conocimiento de las actividades, funciones y problemas de la institución.
Desventaja
Su veracidad, alcance y confiabilidad pueden ser limitados, debido a que puede haber cierta injerencia por parte de las autoridades de la institución sobre la forma de evaluar y emitir el informe.
d) Clasificación de auditorías por su área de aplicación
Auditoría financiera (contable). - La actividad del auditor consiste en revisar la correcta aplicación de los registros contables y operaciones financieras de las empresas.
Tiene como objetivo el examen y evaluación de los saldos y su presentación en los estados financieros; para dictaminar sobre la razonalidad de estos con base en norma de auditoría de aceptación general, tanto internacionales como nacionales; primando estas últimas sobre aquellas.
Consiste en una revisión exploratoria y critica de los controles subyacentes y los registros de contabilidad de una empresa realizada por un contador público, cuya conclusión es un dictamen a cerca de la corrección de los estados financieros de la empresa.
16 APLICACIÓN: Su finalidad es el examen y análisis de los procedimientos administrativos y de los sistemas de control interno de la compañía auditada. Al finalizar el trabajo realizado, los auditores exponen en su informe aquellos puntos débiles que hayan podido detectar, así como las recomendaciones sobre los cambios convenientes a introducir, en su opinión, en la organización de la compañía.
Normalmente, las empresas funcionan con políticas generales, pero hay procedimientos y métodos, que son términos más operativos. Los procedimientos son también sistemas; si están bien hechos, la empresa funcionará mejor
QUE AUDITA: analiza todos los procedimientos y métodos de la empresa. PARA QUE SE AUDITA: Para mejorar el rendimiento y eficacia de su empresa.
Auditoria operativa
Es realizada simultáneamente como apoyo y aseguramiento de la financiera. Consiste en la empresa durante el periodo examinado realizada por el auditor independiente.
Auditoría administrativa. - Es la revisión sistemática y exhaustiva que se realiza a la actividad administrativa de una empresa, en cuanto a su organización, las relaciones entre sus integrantes y el cumplimiento de las funciones y actividades que regulan sus operaciones.
Comprende el examen del establecimiento y cumplimiento de los planes, políticas, metas y objetivos trazado por la dirección general en todas las frases del proceso administrativo, planeación, organización, dirección, control, evaluación.
17 Existencia y desarrollo del cumplimiento de la misión, objetivo y entidad de los programas trazados
Viabilidad de los objetivos trazados
Conocimiento de meta a corto y largo plazo
Conformación de una adecuada estructura orgánica Selección, contratación, y liquidación del personal
Existencia y conocimiento de las funciones, manuales, reglamentos, normas legales etc.
Existencia y aplicación del reglamento interno del trabajo y de seguridad industrial
Informe oportuno a las identidades estatales Oportunidad de la comunicación interna
Existencia, mantenimiento, conservación, custodia y uso de los bienes
La auditoría administrativa coayuda con sus análisis a la preparación de la empresa para el futuro, envolver en su análisis los aspectos presupuestales, calidad total y reingeniería en la toma de decisiones.
Leonard (1991) es un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institución o departamento gubernamental o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales.
APLICACIÓN: Revisar y evaluar si los métodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso administrativo aseguran el cumplimiento. QUE AUDITA: las políticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en operación de los reportes
18 PARA QUE SE AUDITA: Para asegurar que la organización los esté cumpliendo y respetando los diferentes niveles jerárquicos y operativos, señalando aciertos y desviaciones de aquellas áreas
Auditoría operacional.- Es la revisión sistemática y exhaustiva, sistemática y especifica que se realiza a las actividades de una empresa, con el fin de evaluar su existencia, suficiencia, eficacia, eficiencia y el correcto desarrollo de sus operaciones.
La revisión o examen crítico construido de las operaciones efectuadas, en las empresas, así como en el procedimiento seguido para su desarrollo y registros tendientes a obtener un seguro como oportuna información constituye la esencia de esta auditoría, se centra en la calidad de operaciones. Busca analizar para mejorar los procesos que incrementan efectividad atreves de eficiencia, procurando minimizar costos, para lograr optimización de los recursos, al recomendar mejores técnicas operacionales, constituye propósitos esenciales de la evaluación. Incluyen distintas etapas de: Compra, almacén, inventarios, producción, ventas, cartera, cobranzas, finanzas, recursos humanos, sistema contable, y procesamiento electrónico de datos.
Se define como una técnica para evaluar sistemáticamente de una función o una unidad con referencia a normas de la empresa, utilizando personal no especializado en el área de estudio.
APLICACIÓN: Asegurar a la administración, que sus objetivos se cumplan, y determinar qué condiciones pueden mejorarse.
QUE AUDITA: Los Sistemas operativos, productos de Software Básicos adquiridos por la instalación y determinadas versiones de aquellas.
19 PARA QUE SE AUDITA: Para descubrir posible incompatibilidad entre otros productos de Software Básicos adquiridos por la instalación y determinadas versiones de aquellas
Auditoría integral. - Es la revisión exhaustiva, sistemática y global que realiza un equipo multidisciplinario de profesionales a todas las actividades y operaciones de una empresa, con el propósito de evaluarla de manera integral, todas sus áreas administrativas.
Auditoría gubernamental. - Es la revisión exhaustiva, sistemática y concreta que se realiza a todas las actividades y operaciones de una entidad gubernamental. Auditoría informática.- Es la revisión técnica, especializada y exhaustiva que se realiza a los sistemas computacionales, software e información utilizados en una empresa, sean individuales, compartidos o de redes, así como a sus instalaciones, telecomunicaciones, mobiliario, equipos periféricos, y demás componentes. El propósito fundamental es evaluar el uso adecuado de los sistemas para el correcto ingreso de los datos, el procesamiento adecuado y la emisión oportuna de sus resultados en la organización.
Es conocida como auditoria de sistemas, teniendo como objetivo evaluar sistemas informáticos en forma integral, los procedimientos y seguridad de los equipos electrónicos o hardware de los programas o software que posea la empresa sean propios o de modalidad de servicios.
Analiza la actividad que se conoce como técnica de sistemas en todas sus facetas. Hoy, la importancia creciente de las telecomunicaciones ha propiciado que las comunicaciones. Líneas y redes de las instalaciones informáticas, se auditen por separado, aunque formen parte del entorno general de sistemas.
20 Auditoría laboral. - Es realizada a las actividades, funciones y operaciones relacionadas con el factor humano de una empresa.
Auditoría de proyecto de inversión. - Es la revisión y evaluación que se realizan a los planes, programas y ejecución de las inversiones de los recursos económicos de una institución pública o privada.
Auditoría a la caja chica o caja mayor (arqueos). - Es la revisión periódica del manejo del efectivo que se asigna a una persona o área de una empresa, de los comprobantes de ingresos y egresos generados por sus operaciones cotidianas. Auditoría al manejo de mercancías (inventarios). - Es la revisión física que se realiza a través del conteo de los bienes, productos y materias primas, intermedias o de consumo final de una empresa.
Auditoría ambiental. - Es la evaluación que se hace de la calidad del aire, la atmósfera, el ambiente, las aguas, ríos, lagos y océanos, así como la conservación de la flora y la fauna.
Auditoría con la computadora. - Es la que se realiza con el apoyo de los equipos de cómputo y sus programas para evaluar cualquier tipo de actividades y operaciones, no necesariamente computarizadas, pero si susceptibles de ser automatizadas.
Auditoría sin la computadora.- Es la auditoría que se realiza con técnicas y procedimientos tradicionales del comportamiento y valides de las transacciones económicas, administrativas y operacionales de un área de computo.
Auditoría a la gestión informática.- Su aplicación se enfoca exclusivamente a la revisión de las funciones y actividades de tipo administrativo que se realizan dentro de un centro de cómputo, tales como planeación, organización, dirección y control del centro.
21 Auditoría al sistema de cómputo.- Esta se enfoca únicamente a la evaluación del funcionamiento y uso correctos del equipo de cómputo, su hardware, software y periféricos.
Auditoría alrededor de la computadora. - Es la que se realiza a todo lo que está alrededor de un equipo de cómputo.
Auditoría de la seguridad de los sistemas computacionales.- Se realiza a todo lo relacionado con la seguridad de un sistema de cómputo, sus áreas y personal, así como a las actividades, funciones y acciones preventivas y correctivas que contribuyan a salvaguardar la seguridad de los equipos computacionales.
Auditoría a los sistemas de redes. - Se realiza a los sistemas de redes de una empresa, considerando en su evaluación los tipos de redes, arquitectura, topología, sus protocolos de comunicación, las conexiones, accesos, privilegios, administración.
Auditoría integral a los centros de cómputo. - Es una revisión global, con el fin de evaluar de forma integral el uso adecuado de su sistema de cómputo.
Auditoría ergonómica de sistemas computacionales. - Se realiza para evaluar la calidad, eficiencia y utilidad del entrono hombre-máquina-medio ambiente que rodea el uso de sistemas computacionales en una empresa.
e) Normas de auditoría generalmente aceptadas
Las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS) son los principios y requisitos que debe cumplir el auditor en el desempeño de sus funciones de modo que pueda expresar una opinión técnica responsable, también son llamadas Normas Técnicas de Auditoría.
22 1. Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas
Falconí Panana, (2011).
Estas normas pueden diferir de país en país (por lo general son dictadas por el colegio de contadores de cada país) pero, en general, son 10 y se agrupan en tres grandes renglones:
Normas personales o generales
Normas relativas a la ejecución del trabajo
Normas relativas a la preparación de los informes Normas personales o generales
Regulan las condiciones que deben reunir el auditor de cuentas y su comportamiento en el desarrollo de su actividad.
Entrenamiento y capacidad profesional: La auditoría debe ser ejecutada por un personal que tenga el entrenamiento técnico adecuado y criterio como auditor. No basta con la obtención del título profesional de contador público, sino que es necesario tener una capacitación constante mediante seminarios, charlas, conferencias, revistas, manuales, trabajos de investigación, etcétera, y el entrenamiento en el campo.
Cuidado y diligencia profesional: Debe ponerse todo el cuidado profesional en la ejecución de la auditoría y en la preparación del informe. El debido cuidado impone la responsabilidad sobre cada una de las personas que componen la organización de una auditoría independiente y exige cumplir las normas relativas al trabajo y al informe. El ejercicio del cuidado debido requiere de una revisión crítica en cada nivel de supervisión del trabajo ejecutado y del criterio empleado por aquellos que intervinieron en el examen. La capacidad y cuidado profesional es una norma común a la profesión del
23 contador público y a todas las profesiones que se desprenden del carácter profesional de la actividad de auditoría. Si bien es cierto que un profesional no puede ser considerado infalible y, por lo tanto, no se le puede exigir éxito, se debe evaluar la capacidad para el desempeño de las actividades profesionales o su negligencia. En efecto, la actividad profesional, en tanto humana, es falible y se debe considerar que el común de las personas no tiene definido el concepto del alcance de auditoría que se realiza sobre la base de muestras, evidencia selectiva y, sobre todo, de la opinión, cuando se refiere a la presentación razonable de la situación financiera. La razonabilidad financiera depende del juicio y el juicio es susceptible de error.
Independencia: Para que los interesados confíen en la información financiera este debe ser dictaminado por un contador público independiente que de antemano haya aceptado el trabajo de auditoría, ya que su opinión no este influenciada por nadie, es decir, que su opinión es objetiva, libre e imparcial.
2. Normas relativas a la ejecución del trabajo
Su fin es determinar los medios y las actuaciones que aplican al auditor en su ejercicio.
Planeación y supervisión: La auditoría debe planificarse adecuadamente y el trabajo de los asistentes debe ser supervisado apropiadamente. La auditoría de los estados financieros requiere de una operación adecuada para alcanzar totalmente los objetivos de la forma más eficiente. La designación de auditores externos por parte de la empresa se debe efectuar con la suficiente anticipación al cierre del período materia del examen, con el fin de permitir el adecuado planeamiento del trabajo del auditor y la aplicación oportuna de las normas y
24 procedimientos de auditoría. Por su parte, la supervisión debe ejercerse en las etapas de planeación, ejecución y terminación del trabajo. Debe dejarse en los papeles de trabajo evidencia de la supervisión ejercida.
Estudio y evaluación del control interno: Debe estudiarse y evaluarse apropiadamente la estructura del control interno para planificar la auditoría y determinar la naturaleza, duración y alcance de las pruebas que se deben realizar. Solo es obliga- torio para el auditor el examen de aquella parte del sistema general de preparación de los estados financieros que se va a auditar. Este estudio y evaluación del control interno se debe hacer cada año adoptando una base relativa de las áreas de evaluación y profundizando su incidencia en aquellas áreas donde se advierten mayores deficiencias. Asimismo, el auditor, al evaluar el control interno, determinará sus deficiencias, su gravedad y posibles repercusiones. Si las fallas son graves y el auditor no suple esa limitación de una manera práctica, deberá calificar su dictamen y opinar con salvedad o abstención de opinión.
Obtención de la evidencia suficiente y competente: Debe obtenerse suficiente evidencia mediante la inspección, observación, indagación y confirmación para proveer una base razonable que permita la expresión de una opinión sobre los estados financieros auditados. Una evidencia será insuficiente, por ejemplo, cuando no se ha participado en una toma de inventarios, no se confirmó las cuentas por cobrar, etc.
3. Normas relativas a la preparación de los informes
El dictamen de un auditor es el documento por el cual un contador público, actuando en forma independiente, expresa su opinión sobre los estados
25 financieros sometidos a su examen. La importancia del dictamen ha hecho necesario el establecimiento de normas que regulen la calidad y los requisitos para su adecuada preparación. Está compuesto por cuatro NAGAS:
Aplicación de principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA): El informe debe expresar si los estados financieros están presentados de acuerdo a los PCGA. Esta norma requiere que el auditor conozca los principios de contabilidad y procedimientos, incluyendo los métodos de su aplicación.
Consistencia en la aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados: para que la información financiera pueda ser comparable con ejercicios anteriores y posteriores, es necesario que se considere el mismo criterio y las mismas bases de aplicación de principios de contabilidad generalmente aceptados, en caso contrario, el auditor debe expresar con toda claridad la naturaleza de los cambios habidos.
Revelación suficiente. A menos que el informe del auditor lo indique, se entenderá que los estados financieros presentan en forma razonable y apropiada, toda la información necesaria para mostrarlos e interpretarlos apropiadamente.
Opinión del auditor. El dictamen debe expresar una opinión con respecto a los estados financieros tomados en su conjunto o una afirmación a los efectos de que no puede expresar una opinión en conjunto. El objetivo de esta norma, relativa a la información del dictamen, es evitar una mala interpretación del grado de responsabilidad que se está asumiendo. El auditor no debe olvidar que la justificación para expresar una opinión, ya sea con salvedades o sin
26 ellas, se basa en el grado en que el alcance de su examen se haya ajustado a las NAGAS.
f) ¿Cuándo realizar una Auditoría y por qué?
Algunas de las razones más importantes para realizar una auditoría pueden ser las siguientes.
Razones Externas.
a) Cambios en el marco legislativo.
La liberación o la legislación cambian el entorno, convirtiéndolo en menos previsible, ya que se sustituye una situación perfectamente definida por unas leyes reguladoras por otra regida por las fuerzas de la competencia.
La privatización de organizaciones cambia la orientación de las mismas, obligándolas a evolucionar desde un modelo burocrático a un modelo orientado al servicio al cliente y a la eficiencia de las actuaciones.
La supresión de barras comerciales obliga a la apertura de horizontes hacia unos mercados de competencia internacional en lugar de unos mercados cerrados internos.
b) Fluctuaciones del mercado.
Los ciclos económicos obligan a las organizaciones a adoptar estrategias diferenciadas y, por consiguiente, a cambiar su orientación.
La innovación tecnología puede convertir de forma repentina en obsoletas a empresas y sectores industriales enteros. La empresa debe adaptarse a esos cambios.
27 Razones internas.
La planificación de la sucesión en puestos directivos hace posible la identificación de nuevos valores internos o fichaje de personal externo.
La búsqueda de nuevos talentos con la finalidad de ubicarlos en posiciones directivas clave.
La resolución de los problemas de comunicación motiva la auditoria tanto para diagnosticar problemas como para corregir las disfunciones.
Razones interno- externas
Es conveniente realizar una auditoria entre la firma de los acuerdos iniciales y el final de la misma, con la finalidad de valorar la capacidad de gestión del equipo directivo copartícipe y analizar la posición competitiva de la empresa. Reorganizar la empresa
Puede venir motivada por varias causas: como son el debilitamiento en el equipo directivo, un cambio en la propiedad de la empresa, un cambio de estrategia o la creación de un nuevo producto.
Importancia del proceso de verificación
Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar qué es lo que sé está haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la practica nos indica que ello no siempre está de acuerdo con lo que él responsable del área o el supervisor piensan que está ocurriendo. Los procedimientos de auditoria administrativa respaldan técnicamente la comprobación en la observación directa, la verificación de información de terrenos, y el análisis y confirmación de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles.
28 Habilidad para pensar en términos administrativos el auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de un administrador a quien se le responsabilice de una función operacional y pensar como este lo hace (o debería hacerlo). En sí, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.
Técnicas de la Auditoria
Según el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (2009) concluyo que son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias a los estados financieros sujetos a un examen, mediante los cuales, se obtiene la base para fundamentar la opinión
Para la obtención de información relacionada a una operación, función o tema que se examina, es necesario considerar que se está ante una investigación que lleva una metodología definida, misma que se ha abordado al hablar de la planeación y requerirá de la utilización de técnicas de auditoria para este fin, siendo las más comunes las siguientes:
Entrevista. - en un sentido general, representa el proceso de entablar una conversación con la finalidad de obtener información de una actividad, cubriendo así su objetivo y la realiza en forma directa con el personal idóneo preferentemente de nivel directivo e inclusive del director o gerente y en su caso con personal de niveles de supervisor y operativo.
Este es un medio importante de obtener información para la Auditoria. Se deben preparar las preguntas con anterioridad, de tal forma que se nos dé la información que requerimos. Las personas que van a ser entrevistadas deben seleccionarse con cuidado y se les debe avisar previamente para que preparen
29 la documentación que se requerirá. En la entrevista el auditor comenzará por establecer el propósito de la misma y la importancia del acopio de hechos para la revisión de las áreas funcionales bajo estudio. El ambiente debe ser amistoso y abierto, el auditor debe actuar con tacto y diplomacia todo el tiempo. Al final de la entrevista es aconsejable verificar la exactitud de la información, solicitando a la persona entrevistada que lea las notas del auditor y ponga sus iniciales.
Observación directa. - realmente la observación representa la técnica más natural y se relaciona con la habilidad y predisposición para fijarse en los acontecimientos que acontecen en la organización y relacionados con el tema de evaluación, así como el clima de trabajo imperante.
Cuestionario. - Representa un formulario prediseñado o elaborado al momento de su utilización para recoger información no teniendo límites para ello, en tal forma que comprende las diferentes áreas de la organización y sus operaciones, desprendiéndose de ello que no solo obtiene información del tema a evaluar, sino que también permite conocer aspectos generales de la organización.
El cuestionario debe de estar elaborado en forma clara que permita contestar en el momento en forma diligente teniendo en ocasiones dos opciones, es decir, un Sí o No, o bien varias opciones, en el primer caso se denominara de pregunta cerrada simple y en el segundo caso con respuestas múltiples, también existen de preguntas abiertas.
Dentro de las ventajas de utilizar cuestionarios están las siguientes:
Agilidad en la obtención de información.
30
Confirmación de hechos y sucesos heterogéneos.
El primer punto es obvio su resultado, es decir, abrevia el proceso de obtención de información, en el segundo se detectan los efectos colaterales en el sentido que de diversos temas relacionados se obtiene referencia y finalmente en el tercero se aprovecha el diseño y contenido del cuestionario para ampliar su cobertura en aspectos interrelacionados, aunque no sean propiamente del mismo tema en forma directa.
El análisis del funcionamiento actual se logra utilizando cuestionarios o secciones del mismo que sean pertinentes según el alcance de la Auditoria, además, el cuestionario permite al auditor sintetizar los elementos que causan dificultades y deficiencias a la organización. El sondeo que se lleva a cabo por el cuestionario, depende de la metodología que se aplique, pero generalmente se relaciona con los principios administrativos: planeación, organización, dirección, Integración de personal y control. Una vez que se han diagnosticado los problemas reales, el auditor debe estar preparado para apreciar el nivel de desempeño del área investigada, indicando si es excelente, bueno, adecuado o pobre y hacer las recomendaciones necesarias para mejorar el desempeño.
Normas internacionales de auditoria
Las Normas Internacionales de Auditoria (NIAS) se definen como aquellos requisitos mínimos para el auditor, que debe observarse en la realización de un trabajo de calidad y profesional. Se refiere a las cualidades del auditor como profesional y lo ejercido por el desarrollo de su trabajo y en la redacción de su informe. Estas normas se deberán aplicar en las auditorias de los estados financieros, las (NIAS) contienen principios y procedimientos básicos y
31 esenciales para el auditor. Para comprender y aplicar los principios básicos es necesario tener en cuenta el texto de la NIA.
1. Objetivos Globales del Auditor Independiente y Realización de la Auditoria de Conformidad con las Normas internacionales de Auditoria (NIA 200)
Esta NIA trata de las responsabilidades globales que tiene el auditor independiente cuando realiza una auditoria de estados financieros de conformidad con las NIAS. En particular establece los objetivos globales del auditor independiente y explica la naturaleza y el alcance de una auditoria diseñada para permitir al auditor independiente alcanzar dichos objetivos.
2. La Norma Internacional de Auditoría (NIA) 210, “Acuerdo de los términos del encargo de auditoría”
Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) trata de las responsabilidades que tiene el auditor al acordar los términos del encargo de auditoría con la dirección y, cuando proceda, con los responsables del gobierno de la entidad. El objetivo del auditor es aceptar o continuar con un encargo de auditoría únicamente cuando se haya acordado la premisa sobre la que la auditoría se va a realizar mediante:
La determinación de si concurren las condiciones previas a una auditoría. La confirmación de que existe una comprensión común por parte del auditor y de la dirección y, cuando proceda, de los responsables del gobierno de la entidad acerca de los términos del encargo de auditoría.
32 3. La Norma Internacional de Auditoría (NIA) 220, “Control de calidad de la auditoría de estados financieros”
Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) trata de las responsabilidades específicas que tiene el auditor en relación con los procedimientos de control de calidad de una auditoría de estados financieros.
Los sistemas, las políticas y los procedimientos de control de calidad son responsabilidad de la firma de auditoría. De acuerdo con la NICC. La firma de auditoría tiene la obligación de establecer y mantener un sistema de control de calidad que le proporcione una seguridad razonable
La firma de auditoría y su personal cumplen las normas profesionales y los requerimientos legales y reglamentarios aplicables
g) Modelos de Auditoria Modelo de W. P. Leonard
Indudablemente, uno de los precursores más importantes de la AA fue William P. Leonard, quien publicó su trabajo por primera vez en Systems and Procedures: A Handbookfor Business and huiustry, en 1959.1 Como punto de partida y para efecto de una mejor comprensión del modelo de Leonard, transcribiremos lo que él considera como propósito de la AA: "El objetivo primordial de la AA consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en cualquiera de los elementos examinados, y señalar las posibles mejoras. Su fin es ayudar a los dirigentes a lograr la más eficiente administración de las operaciones." El panorama que presenta Leonard es amplio y variado. En su obra todo esto lo resume en un modelo de cuatro etapas; a) examen, b) evaluación, c) presentación, d)
33 seguimiento. Además de la identificación de los factores precisos que él considera deberán ser evaluados en la AA.
Modelo de T. G. Rose
Históricamente hablando, el gran mérito de Rose es que muy probablemente fue el primero que escribió sobre la auditoria administrativa como tal, en su obra The Maruiqement Audit, publicada en 1932. El punto de partida y preocupación de Rose fue la tremenda responsabilidad que tienen los directivos de empresas cuando tornan decisiones trascendentes sin contar con la suficiente y confiable información necesaria. Ya pesar de que reconoció que una auditoria administrativa nunca podría llevarse a cabo en la misma forma como se hace la auditoría contable, propuso que, basados en lo que se reconoce como principios de la administración, podía sustentarse una auditoria administrativa que proporcionase la información suficiente y veraz para la toma de decisiones. El modelo de Rose parte de una premisa importante para él: "La auditoría administrativa deberá abarcar todo el campo de actividades de la empresa, desde la cúspide hasta las bases; empezando siempre por la 'cúspide, ya que la primera preocupación es saber si la gerencia general funciona satisfactoriamente." Para Rose, la auditoria administrativa consiste en el análisis de la organización y de la efectividad con que se trabajan cada una de las funciones.
Modelo de John w Buckley
Buckloy, autor y maestro de la Universidad de California en Los Ángeles, nos presenta su propuesta en un trabajo titulado "Cómo enfrentarse a la auditoría administrativa".'; Según Buckley, "el objetivo de la auditoria administrativa es
34 apreciar la organización, las técnicas y los resultados administrativos con miras a mejorarlos".
El primero se propone para un propósito especial, donde el problema ha sido previamente identificado, y el equipo de auditoría propone un programa especial para resolverlo. El segundo se usa para llevar a cabo la auditoria administrativa como una práctica natural y regular de la administración de la empresa. Es decir, sin existir problema previamente definido, la auditoría se lleva a cabo periódicamente.
Modelo de John Nolan
Según Nolan, "el objetivo de la auditoria administrativa es evaluar la eficiencia y eficacia de la organización (empresa):" y aunque considera que no puede haber un solo programa tipo para ejecutar en todos los casos, debido a que las distintas funciones de la empresa tienen sus características propias, sí considera que la auditoria administrativa debe desarrollarse a través de una serie de pasos generales.
Modelo de Robert j. Thierauf
Según Thierauf, el objetivo de la auditoria administrativa, es evaluar la capacidad de los administradores para administrar, partiendo del cumplimiento de los objetivos organizacionales, de su planeación, organización, dirección y control." El modelo tiene una marcada influencia de la auditoría contable, lo cual se percibe en la certificación, que Thierauf propone que se haga al final del informe, tal y como lo acostumbran los auditores contables.
35 Modelo de Víctor rubio a. Y Jorge Hernández f.
Según Rubio y Hernández, "el objetivo de la auditoría administrativa consiste en evaluar el fundamento de la administración mediante la localización de irregularidades o anomalías y el planteamiento de posibles alternativas de solución".
Modelo de José a. Fernández arena
Fernández Arena no nos habla, en su obra, sobre lo que él considera como finalidad de la auditoria administrativa; sin embargo, hemos querido interpretar esa finalidad a partir de la definición que hace de la misma. En este caso la finalidad sería, revisar la satisfacción de los objetivos institucionales. Su modelo está integrado, fundamentalmente, por una serie de cuestionarios referidos a cuatro elementos importantes, sobre los cuales aplica la auditoría.
En el presente trabajo utilizaremos: El Modelo de William P. Leonard:
En su modelo, Leonard plantea que el objetivo principal de la auditoría es descubrir las deficiencias o áreas de mejora que pudieran existir en alguna de las partes de la empresa para realizar las recomendaciones que permitan superar esas deficiencias.
Además, propone que el programa a seguir incluya los objetivos y el plan de ejecución aprobado por la dirección. De acuerdo con esto, el modelo de Leonard contempla dos partes (identificación de las deficiencias o áreas de mejora para corregirlas y seguimiento) desagregadas en cuatro etapas. A continuación, revisamos éstas y dejamos como punto para que reflexiones si con tales etapas será suficiente obtener información que permita hacer un diagnóstico de la
36 situación de un área o empresa, y más aún, mejorarla. El modelo de Leonard comprende cuatro etapas, en cada una identifica los factores precisos que él considera deberán ser evaluados antes y durante la auditoría administrativa. Esto puedes apreciarlo en el siguiente esquema:
Figura 1. Etapas del modelo de auditoría de William P. Leonard.
I Etapa
En esta etapa se identifica el alcance de la auditoría, es decir, si debe enfocarse sólo a una función, a un departamento o a toda la empresa. Además, implica un análisis de los factores bajo los cuales opera la organización, los cuales son determinantes para que el auditor plantee a la dirección de la empresa el alcance y las limitaciones de la auditoría a realizar.
En esta etapa también identifica los factores" precisos que deberán ser estudiados, a saber:
37 a) Planes y objetivos. Deberán revisarse y discutirse con la gerencia las
condiciones actuales de los planes y objetivos.
b) Estructura organizacional. Deberá estudiarse la estructura organizacional del área evaluada, comparándola con el organigrama (si es que existe) y asegurándose de que cumpla con los principios de la buena organización, funcionalidad y adecuada departamentalización.
c) Políticas y prácticas. Hacer un estudio para averiguar qué acción debe emprenderse, si es necesario, para mejorar la efectividad de las políticas y las prácticas.
d) Reglamentos. Determinar si la empresa cumple cabalmente con las leyes locales, estatales.
e) Sistemas y procedimientos. Estudiar los sistemas y procedimientos en busca de posibles defectos o irregularidades en sus elementos, e identificar métodos para su mejoramiento.
f) Métodos de control. Determinar si los métodos de control son adecuados y efectivos.
g) Mechas de operación. Evaluar las operaciones, para precisar qué se necesita para contar con controles más precisos, una mejor comunicación y coordinación, y resultados más satisfactorios.
h) Recurso humano. Estudiar las demandas generales del personal, y su aplicación en el trabajo del área estudiada.
i) Instalaciones y equipo. Determinar si pueden hacerse mejoras en las instalaciones y un mayor o mejor uso de equipo moderno.
38 II Etapa
En la segunda etapa, de evaluación... Leonard dice que para poder hacer un buen análisis se necesita contar con un buen nivel de conocimientos y experiencia, y mientras mayor sea la capacidad del auditor, mayor será el valor de sus resultados. En esta etapa identifica el proceso y los factores de evaluación, a saber:
• Panorama económico.
• Adecuación de la estructura organizacional, • Cumplimiento de las políticas y procedimientos. • Exactitud y confiabilidad de los controles. • Adecuación de los métodos de seguridad. • Causas de las variaciones.
• Uso adecuado del recurso humano y del equipo. • Lo satisfactorio de los métodos de operación.
Cuando se tiene un panorama completo de los planes de la organización, de sus procesos y de sus recursos, es momento de evaluarlos a partir de su adecuación y aportación a la visión y misión de la organización.
En esta etapa el auditor cuenta con los elementos suficientes para demostrar a la dirección de la empresa cuáles de sus áreas no están funcionando adecuadamente y cuáles cumplen con las expectativas esperadas; para después poder desarrollar sus recomendaciones.
III Etapa
En la tercera etapa, la de presentación, Leonard afirma que la preparación cuidadosa del informe, con todos los aspectos y recomendaciones, corona el
