Arelys Adelaida Cortéz Barrios
Orientación Acerca de Redacción y Aplicación de Documentos Administrativos a Directores del Nivel Primario y Básico del Distrito 13-21-37 del Municipio de Tectitán, Huehuetenango
Asesor: Lic. Cárol Morales de Páz
Universidad de San Carlos de Guatemala FACULTAD DE HUMANIDADES
Departamento de Pedagogía
Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa
Este informe fue presentado por la autora como trabajo del Ejercicio Profesional Supervisado -EPS- previo a optar el grado de Licenciada en Pedagogía y Administración Educativa.
ÍNDICE
Página
Introducción i
CAPÍTULO I
DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL
1.1 Datos generales de la institución 01 1.1.1 Nombre de la institución
1.1.2 Tipo de institución
1.1.3 Ubicación geográfica
1.1.4 Visión 1.1.4 Misión
1.1.6 Políticas institucionales
1.1.7 Objetivos 02
1.1.8 Metas
1.1.9 Estructura organizacional 03 1.1.10 Recurso (humano, material y financiero)
1.2 Técnicas utilizadas para el diagnóstico
1.3 Lista de necesidades/carencias 05 1.4 Cuadro de análisis y priorización de soluciones
1.5 Análisis de viabilidad y factibilidad 06
1.6 El problema seleccionado 08
1.7 Solución propuesta como viable y factible
CAPÍTULO II
PERFIL DEL PROYECTO
2.1 Aspectos generales
2.1.1 Nombre del proyecto 09
2.1.2 Problema
2.1.3 Localización
2.1.4 Unidad ejecutora
2.1.5 Tipo de proyecto
2.2 Descripción del proyecto
2.3 Justificación
2.4 Objetivos del proyecto 10
2.4.1 General
2.4.2 Específicos
2.5 Metas
2.6 Beneficiarios (directos e indirectos) 2.7 Fuente de financiamiento y presupuesto 2.8 Cronograma de actividades de ejecución del proyecto 11 2.9 Recursos (Humano, material, físico y financiero) 12
CAPÍTULO III
PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO
3.1 Actividades y resultados 14
3.2 Productos y logros 15
3.3 Plan de Capacitación 16
3.4 Plan de sostenibilidad del proyecto 38
CAPÍTULO IV
PROCESO DE EVALUACIÓN
4.1 Evaluación del diagnóstico 42
4.2 Evaluación del Perfil 47
4.3 Evaluación de la ejecución 48 4.4 Evaluación final
CONCLUSIONES 51
RECOMENDACIONES 52
BIBLIOGRAFÍA 53
APÉNDICE
• Matriz de sectores
ANEXOS
• Constancia de autorización del EPS por parte de la institución
• Constancia de finalización del EPS por parte de la institución
INTRODUCCIÓN
Este informe contiene información detallada de lo que se realizó en el proyecto llamado Orientación acerca de la redacción y aplicación de documentos administrativos a directores de los centros educativos, el cual fue desarrollado en la Coordinación Técnico Administrativa del Distrito Escolar Número 13-21-37 del municipio de Tectitán, departamento de Huehuetenango, como parte del Ejercicio Profesional Supervisado –EPS- de la carrera de Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa , Facultad de Humanidades, Sección Huehuetenango, de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
El informe está constituido por cuatro capítulos así:
• Capítulo I, Diagnóstico Institucional que ayudó a determinar el problema seleccionado
• Capítulo II, Perfil del Proyecto en el cual se realizó la planificación del proyecto de Orientación acerca de redacción y aplicación de documentos administrativos a directores del nivel primario y básico.
• Capítulo III, Proceso de Ejecución del proyecto, en la cual se ejecutó el plan, capacitando a los directores por medio de talleres acerca de la redacción y aplicación de documentos administrativos.
• Capítulo IV, Proceso de evaluación, en el que se realizó la evaluación del proyecto desde el diagnóstico, el perfil del proyecto y el proceso de ejecución.
• Conclusiones
• Recomendaciones
• Apéndice
• Anexos
El Ejercicio Profesional Supervisado EPS- fue posible gracias a la colaboración del Coordinador Técnico Administrativo, a la Municipalidad, a la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala y a la Librería Grisel del municipio de Tectitán, Huehuetenango.
Los adelantos actualmente en nuestro medio requieren que día a día las instituciones sean mas competentes para engrandecer la educación guatemalteca.
1 CAPÍTULO I
DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL
1.1 Datos generales de la institución
1.1.1 Nombre de la institución
Coordinación Técnico Administrativa, Distrito 13-21-37
1.1.2 Tipo de institución
De procesos y servicios educativos
1.1.3 Ubicación geográfica
Ubicada en el centro de la cabecera municipal de Tectitán, Huehuetenango.
1.1.4 Visión
“Instancia Técnico –Administrativa a nivel municipal que esencialmente coordina y que está en capacidad de distribuir hacia la búsqueda de la información integral humana de los miembros de la Comunidad Educativa a través de procesos de desarrollo social, cultural, deportivo, educativo, artístico, político, productivo con énfasis en el cultivo de habilidades, destrezas y actitudes enmarcándose dentro de los principios de responsabilidad, orden, respeto, honestidad, diálogo, participación, justicia y en general de los valores cívico-morales, mediante la cual se procura fortalecer y alcanzar altos índices de democracia, tolerancia libertad y paz; y por tanto, mejores condiciones de vida.” (3,8)
1.1.5 Misión
“Responder eficiente y eficazmente a la demanda y necesidades de la comunidad educativa, atendiendo y resolviendo dinámica y creativamente los procesos administrativos y técnicos, aplicando con corteza, legalidad, justicia y ecuanimidad las normas legales vigentes que los procesos requieren.
Prioritariamente, mejorar la calidad de la educación, elevar los índices de inscripción y por lo tanto reducir los índices de deserción, repitencia y ausentismo. La capacitación planificada y constante será vital, así como lo será la evaluación institucional y del recurso humano.” (3,10)
1.1.6 Políticas Institucionales
“Las Políticas son las planteadas por el gobierno acerca de la educación en Guatemala, por tanto, son las que se manejan en la mayoría de las instituciones educativas.
• Universalización de la educación monolingüe, bilingüe e intercultural en los niveles de Preprimario, Primario y el Ciclo básico con calidad, equidad y pertinencia.
• Fortalecimiento de un Sistema Nacional de educación que responde a estándares nacionales e internacionales de calidad educativa.
2
• Institucionalización de un programa permanente y regionalizado de formación y perfeccionamiento docente con acreditación académica superior.
• Reestructuración del subsistema de Educación Extraescolar con cobertura nacional, orientado hacia la productividad, la competitividad, y la creatividad.
• Reducción del índice de analfabetismo de acuerdo a estándares internacionales.
• Modernización, desconcentración y descentralización del sistema administrativo y del currículum tomando en cuenta aspectos lingüísticos y culturales.
• Focalización presupuestaria con transparencia, calidad y uso óptimo de los recursos de origen interno y externo.” (3,15)
1.1.7 “Objetivos
• Utilizar la orientación preventiva antes de aplicar los procesos legales.
• Impulsar una educación latamente formativa, encaminada hacia el fortalecimiento de los valores cívico-morales, de las habilidades, destrezas aptitudes y actitudes.
• Impulsar acciones al desarrollo del arte, del deporte, del trabajo y de la tecnología.
• Incluir a los padres de familia en las acciones de capacitación, orientación y evaluación del servicio educativo.
• Impulsar el desarrollo de proyectos educativos mediante el aprovechamiento del involucramiento equitativo del recurso humano.
• Fortalecer las acciones técnico-administrativas de los directores bajo principios de orden, creatividad y calidad.
• Impulsar el desarrollo de la teoría y práctica de las buenas relaciones humanas como el no rompimiento de las normas.
• Promover la finalización y transformación del currículum.” (3,20)
1.1.8 “Metas
• Utilizar la orientación preventiva en todos los docentes antes de aplicar los procesos legales.
• Impulsar una educación altamente formativa, encaminada hacia el fortalecimiento de los valores cívico-morales, de las habilidades, destrezas aptitudes y actitudes en un 100 %.
• Impulsar acciones al desarrollo del arte, del deporte, del trabajo y de la tecnología en un 75 %.
• Incluir a los padres de familia al 100% en las acciones de capacitación, orientación y evaluación del servicio educativo.
• Impulsar en un 95% el desarrollo de proyectos educativos mediante el aprovechamiento del involucramiento equitativo del recurso humano.
• Fortalecer las acciones técnico-administrativas de los directores bajo principios de orden, creatividad y calidad en un 100%.
• Impulsar el desarrollo de la teoría y práctica de las buenas relaciones humanas como el no rompimiento de las normasen un 100%.
3 1.1.9 “Estructura organizacional” (3, 45)
1.1.10 Recurso (Humano, material y financiero)
• Humano: Coordinador Técnico Administrativo
• Material: 1 oficina de atención y archivos.
• Financieros: por ser una institución del Estado, los fondos para su funcionamiento provienen del MINEDUC
1.2 Técnicas utilizadas para el diagnóstico
En la realización del diagnóstico se utilizaron las técnicas de Observación, Entrevista, FODA . Los resultados del FODA se presentan a continuación.
FORTALEZAS OPORTUNIDADES • Programación específica de
actividades
• Orientaciones a directores y docentes sobre métodos y técnicas de enseñanza
• Institución atendida por una persona profesional
• Se ha cubierto en un alto porcentaje la atención de los alumnos en diferentes escuelas del distrito debido al incremento de contratos gestionados por el CTA.
• Flexibilidad existente de parte de la CTA para la realización de diferentes actividades programadas
• Apoyo de la Dirección Departamental de Educación con algunos materiales de oficina.
• Apoyo de parte de la Municipalidad prestando el local y cancelando el servicio de luz.
• Actualizaciones a personal docente con la temática Nuevo Currículo Nacional Base.
• Buena coordinación y relación con los miembros de la directiva magisterial.
Directores
Personal docente Coordinador Técnico
Administrativo
Juntas escolares
Comité de padres de familia Directiva magisterial
4 por los docentes a nivel de distrito.
• Se conoce mejor y mas de cerca las necesidades reales de las comunidades, por contar con un CTA del mismo municipio.
• Incremento de la atención de educación preprimaria en otras escuelas del distrito.
• Cuenta Con el apoyo de los docentes.
DEBILIDADES AMENAZAS • En el municipio aún no se cuenta
con el nivel diversificado, lo que dificulta la superación académica de los estudiantes debido a la escasez de recursos económicos de los padres de familia, para que sus hijos estudien en un municipio cercano o en un departamento.
• En la Coordinación Técnico Administrativa se dificulta y retrasan la redacción de documentos en consecuencia de la carencia de un equipo moderno para la elaboración de los mismos.
• Carencia de fondos para gastos administrativos como lo son llamadas telefónicas para dar y recibir información y fotocopias de documentos.
• La escasez de personal implica que se atienda inadecuadamente a los usuarios debido a la exagerada carga de trabajo.
• Un 75% de los docentes tiene dificultad para confeccionar su material didáctico debido a la inexistencia de un manual que le facilite el aprendizaje de cómo elaborar material didáctico.
• En la mayoría de los directores de los diferentes centros educativos tanto del nivel medio como del nivel primario se ha encontrado deficiencia para redactar y aplicar documentos administrativos.
• Inexistencia de una organización
• Desconocimiento de información oportuna procedente de la Dirección Departamental de Educación hacia el Coordinador Técnico Administrativo
5 interinstitucional sólida que pueda
desarrollar actividades sociales en beneficio de la comunidad.
• No se visitan todas las escuelas
• Desinformación de directores y personal docente
• Desalojamiento de la oficina, por contar con un local prestado por la Municipalidad.
1.3 Lista de necesidades/Carencias
• En el municipio aún no se cuenta con el nivel diversificado, lo que dificulta la superación académica de los estudiantes debido a la escasez de recursos económicos de los padres de familia, para que sus hijos estudien en un municipio cercano o en un departamento.
• En la Coordinación Técnico Administrativa se dificulta y retrasan la redacción de documentos en consecuencia de la carencia de un equipo moderno para la elaboración de los mismos.
• Carencia de fondos para gastos administrativos como lo son llamadas telefónicas para dar y recibir información y fotocopias de documentos.
• La falta de personal implica que se atienda inadecuadamente a los usuarios debido a la exagerada carga de trabajo.
• Un 75% de los docentes tiene dificultad para elaborar su material didáctico debido a la inexistencia de un manual que le facilite el aprendizaje de cómo elaborarlo adecuadamente.
• En la mayoría de los directores de los diferentes centros educativos tanto del nivel medio como del nivel primario se ha encontrado deficiencia para redactar y aplicar documentos administrativos.
• Inexistencia de una organización interinstitucional sólida que pueda desarrollar actividades sociales en beneficio de la comunidad.
• Carencia de un reglamento interno en donde el Coordinador Técnico Administrativo pueda tomar disposiciones de acuerdo al mismo.
• No se visitan todas las escuelas
• Desinformación de directores y personal docente
• Desalojamiento de la oficina, por contar con un local prestado por la Municipalidad.
1.4 Cuadro de análisis de problemas
No. Problemas identificados Causas del problema Posibles soluciones
1. Incapacidad productiva de recursos didácticos
Falta de un manual de orientación para elaborar
Elaborar un manual que le facilite la elaboración
6 material didáctico. de material didáctico al
docente.
2. Dificultad y retraso en la
redacción de documentos
La Coordinación Técnico Administrativa no cuenta con suficiente mobiliario y equipo adecuado para el buen servicio a los usuarios.
Implementar a la Coordinación Técnico Administrativa con Un equipo de Cómputo, y dos anaqueles.
3. Insolvencia económica Falta de personal administrativo.
Formar una cooperativa para la Creación de una plaza para secretario o secretaria en la Coordinación Técnico Administrativa.
4. Deficiente administración Falta de interés de parte de los directores por orientarse acerca de cómo redactar y aplicar documentos
administrativos.
1. Capacitar a los directores de los centros
educativos, acerca de cómo redactar
y aplicar documentos
administrativos y elaborar un manual con el contenido de los mismos.
2. Formar una
escuela de directores a nivel
de municipio que funciones en todo un año.
5. Dificultad para tomar disposiciones.
No existe un reglamento interno en la institución.
Elaborar un reglamento interno en la Coordinación Técnico Administrativa.
El problema seleccionado es: Deficiente administración. Por la facilidad de solución, los beneficios que implica, por contar con lo necesario, porque está plenamente delimitado y porque las opciones de solución son factibles.
7 1.5 Análisis de viabilidad y factibilidad de las posibles soluciones del problema
priorizado. Deficiente administración Posibles soluciones
• Capacitar a los directores de los centros educativos, acerca de cómo redactar y aplicar documentos administrativos y elaborar un manual con el contenido de los mismos.
• Formar una escuela de directores a nivel de municipio que funciones en todo un año.
No. INDICADORES
Opción No. 1
Opción No. 2
Si No Si No
1.
Se cuenta con suficientes
recursos financieros? X X
2. Se cuenta con financiamiento
externo? X X
3.
El proyecto se ejecutará con
recursos propios? X X
4.
Se cuenta con fondos extras
para imprevistos? X X
5.
Existe posibilidad de crédito
para el proyecto? X X
6.
Se ha contemplado el pago de
impuestos? X X
7.
Se tiene la autorización legal
para realizar el proyecto? X X
8.
Se tiene estudio de impacto
ambiental? X X
9. Se tiene representación legal? X X 10.
Existen leyes que amparen la
ejecución del proyecto? X X
11.
Se tienen las instalaciones
adecuadas para el proyecto? X X
12.
Se diseñaron controles de calidad para la ejecución del proyecto?
X X
13.
Se tiene bien definida la
cobertura del proyecto? X X
14.
Se tiene los insumos necesarios
para el proyecto? X X
15.
Se tiene la tecnología apropiada
para el proyecto? X X
16.
Se han cumplido las especificaciones apropiadas en la elaboración del proyecto?
X X
17.
El tiempo programado es suficiente para ejecutar el proyecto
8
18. Se han definido claramente las
metas? X X
19.
Se tiene la opinión multidisciplinaria para la ejecución del proyecto?
X X
20. El proyecto tiene aceptación de la región? X X
21. El proyecto satisface las
necesidades de la población? X X
22. Puede el proyecto abastecerse de insumos? X X
23. El proyecto es accesible a la
población? X X
24.
Se cuenta con el personal capacitado para la ejecución del proyecto?
X X
25. La institución será responsable del proyecto? X X
26. EL proyecto es de vital importancia para la institución? X X
27. El proyecto impulsa la equidad de género? X X
28. El proyecto genera conflictos
sobre los grupos sociales? X X
29. El proyecto beneficia a la mayoría de Los usuarios? X X
30.
En proyecto toma en cuenta a las personas no importando el nivel académico?
X X
TOTAL 26 4 18 12
PRIORIDAD 1 2
1.6 El problema seleccionado
• Al realizar el análisis de viabilidad y factibilidad de las posibles soluciones del problema seleccionado, deficiente administración, se determino que es la solución número uno, la más viable y factible para ejecutar.
1.7 Solución propuesta como viable y factible
Capacitar a los directores de los centros educativos, acerca de cómo redactar y aplicar documentos administrativos y elaborar un manual con el contenido de los mismos.
9 CAPITULO II
PERFIL DEL PROYECTO
2. Aspectos Generales
2.1.1 Nombre del proyecto
Orientación acerca de redacción y aplicación de documentos administrativos a directores del nivel primario y básico del distrito 13-21-37 del municipio de Tectitán, Huehuetenango.
2.1.2 Problema
Incapacidad productiva de recursos didácticos por la falta de interés de parte de los directores por orientarse acerca de cómo redactar y aplicar documentos
administrativos.
2.1.3 Localización
Ubicada en el centro de la cabecera municipal de Tectitán.
2.1.4 Unidad Ejecutora
Coordinación Técnico Administrativa y Facultad de Humanidades USAC.
2.1.5 Tipo de Proyecto
Proyecto de servicios y procesos educativos
2.2 Descripción del Proyecto
El proyecto consiste en orientar a todos los directores de los centros educativos con 4 talleres de capacitación que se realizarán a cada dos semanas, mismos que serán evaluados al final de cada taller, acerca de la redacción de documentos como: oficios, circulares, actas, etc. Y el manejo y control de libros como lo son: asistencia, inscripción, inventario, etc. Y elaborar una guía de los mismos.
Este proyecto contará con el apoyo del Coordinador Técnico Administrativo, la Municipalidad y la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala.
2.3 Justificación
Los directores son los administradores de cada centro educativo, con lo que deben de llevar un registro y control de todo lo que en él se encuentra, tanto material como humano.
Como administradores deben de realizar gestiones en lo que es necesario redactar algunos documentos y en la mayoría de directores se ha encontrado deficiencia en la redacción y aplicación de documentos, con lo que el proyecto acerca de redacción y aplicación de documentos administrativos a los directores de centros educativos descritos anteriormente, contribuirá a que los directores tengan una mejor redacción de documentos y puedan aplicarlos de una forma correcta.
10 2.4 Objetivos del Proyecto
2.4.1 General
Mejorar el proceso administrativo en las escuelas del nivel primario y ciclo básico del municipio.
2.4.2 Específicos
• Capacitar a directores por medio de talleres acerca de redacción y aplicación de documentos administrativos.
• Redactar y reproducir una guía con distintos documentos administrativos.
• Organizar a los directores en círculos de estudio, a efecto tratar y solucionar coparticipativamente problemas administrativos.
2.5 Metas del proyecto
• 23 directores de los distintos centros educativos capacitados.
• Una guía con distintos documentos administrativos redactada y reproducida.
• 3 círculos de calidad organizados e implementando acciones en pro del desarrollo administrativo de las escuelas.
2.6 Beneficiarios
• Directos: Coordinador Técnico Administrativo, 23 directores de los diferentes centros educativos, 70 docentes, miembros de las juntas escolares de las diferentes escuelas.
• Indirectos: Estudiantes y demás personas que requieran servicios educativos.
2.7 Fuente de financiamiento y presupuesto
Recursos Institución/persona donante
Costo unitario
Total Total de
recurso
HU MANO
Pago de refacciones
Señora
Antonieta Angel
Municipalidad Q. 10.00 Q. 1000.00
Pago de almuerzos a Doña Tinita
Municipalidad Q.20.00 Q. 500.00 Q.1500.00
MATERIAL
Equipo de cómputo
Municipalidad de Tectitán
11 Fotocopias de
guía
Academia de Lenguas Mayas de Guatemala
Q. 25.00 Q. 575.00
Alquiler de una cañonera
Academia de Lenguas Mayas de Guatemala
Q. 400.00 Q.800.00
12 marcadores permanentes
CTA Q. 4.00 Q. 48.00
3 marcadores de fórmica
CTA Q. 15.00 Q. 45.00
50 pliegos de papel bond
Academia de Lenguas Mayas de Guatemala
Q. 00.75 Q. 37.50
4 rollos de maskintape
CTA Q. 10.00 Q. 40.00
Costo total Q. 8245.50
Costo Total Q. 9745.50
Nota: se donó como apoyo a la institución una computadora que además, sirvió para elaborar la guía.
2.8 Cronograma de Actividades de ejecución del proyecto
No. Actividades Responsable
Fecha de Ejecución
Febrero Marzo Abril Mayo
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Elaboración de solicitudes para recursos
financieros a instituciones.
Arelys Cortéz X X
2 Recopilación de la temática a
impartir en los talleres
Arelys Cortéz X
3 Selección de la temática a
impartir
CTA y Arelys Cortéz
X
4 Planificación de los talleres a
realizar.
Arelys Cortéz X
5 Reunión con directores de los
CTA y Arelys Cortéz
12 establecimientos
6 Cotización de un equipo de
cómputo
CTA y Arelys Cortéz
X
7 Compra de un equipo de cómputo
Arelys Cortéz X
8 Elaboración de una guía para capacitar a los directores
Arelys Cortéz X
9 Preparación de materiales para impartir la capacitación
Arelys Cortéz X
10 Capacitación a directores por medio de talleres
CTA y Arelys Cortéz
X X X X
11 Evaluación del proyecto
CTA y Arelys Cortéz
X
12 Clausura del proyecto
CTA y Arelys Cortéz
X
2.9 Recursos
• Humanos
Coordinador Técnico Administrativo 23 directores
Proyectista: Arelys Adelaida Cortéz Barrios
• Materiales -Solicitudes -23 guías - 1 pizarrón -Computadora -Cañonera
-12 marcadores permanentes -3 marcadores de fórmica -50 pliegos de papel bond -3 rollos de maskintape -Fotocopias
• Físicos
13 Programa de desembolso
Fecha
Recursos
Febrero Marzo Abril Mayo Total
HU MANO -Pago de refacciones a la Señora Antonieta Angel. -Pago de Almuerzo de clausura, Comedor Tinita
Q. 250.00 Q. 500.00 Q. 250.00
Q. 500.00
Q. 1000.00
Q. 500.00
Total Q. 1500.00
MATERIAL -Equipo de cómputo -Fotocopias de guía -Alquiler de una cañonera -12 marcadores permanentes -3 marcadores de fórmica -50 pliegos de papel bond
-4 rollos de maski teip Q. 6700.00 Q575.00 Q. 48.00 Q. 45.00 Q 400.00 Q. 18.75 Q.10.00 400.00 Q.18.75
Q. 20.00 Q.10.00
Q.6700.00 Q. 575.00 Q. 800.00 Q. 48.00 Q. 45.00 Q. 37.50 Q. 40.00
Total Q.8245.50
14 CAPITULO III
PROCESO DE EJECUCION DEL PROYECTO
3.1 Actividades y resultados
Descripción de las actividades y resultados
3.1.1 Elaboración de solicitudes para recursos financieros a instituciones
Se presentaron solicitudes a las diferentes instituciones que hay en el municipio, y como resultado se recibió la colaboración de la Municipalidad, la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, la Librería Grisel, y dos comedores.
3.1.2 Recopilación de la temática a impartir en los talleres
Se hizo la investigación acerca de la temática de redacción y aplicación de documentos educativos.
3.1.3 Selección de la temática a impartir
Se clasificó la temática se impartió en cada uno de los talleres.
3.1.4 Planificación de los talleres a realizar
En reunión con el Coordinador Técnico Administrativo, se planificó la capacitación que se impartió a todos los directores. Como resultado se obtuvo la agenda para los talleres.
3.1.5 Reunión con directores de los establecimientos
Se convocó a todos los directores los cuales en su mayoría asistieron a la reunión en la cual se les dio a conocer la temática a desarrollar en la capacitación.
3.1.6 Cotización de un equipo de cómputo
Se realizó la cotización del equipo de cómputo en compañía de uno de los integrantes de la corporación municipal.
3.1.7 Compra de un equipo de cómputo
Se efectuó la compra del equipo de cómputo y se trasladó a la Coordinación Técnico Administrativa. Como resultado se obtuvo la agilización de documentos en la institución.
3.1.8 Elaboración de una guía para capacitar a los directores
Se elaboró la guía con los temas seleccionados a impartir, y se reprodujeron 23 copias mas para cada uno de los directores. Como resultado la guía les ayudó a los directores a reforzar sus conocimientos.
3.1.9 Preparación de materiales para impartir la capacitación
Se recogió la cañonera en la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, y algunos otros materiales que donó el CTA. Como resultado los materiales fueron de mucha utilizad en la capacitación de los docentes.
15 3.1.10 Capacitación a directores por medio de talleres
La capacitación se dividió en cuatro talleres a los cuales asistieron la mayoría de los directores, los cuales se desarrollaron de la siguiente forma: Viernes 30 de marzo: Aplicación de Normas legales Vigentes que se utilizan con más frecuencia, Amonestación verbal, Amonestación Escrita, Suspensión de trabajo sin goce de sueldo, Procedimiento de suspensión.
Viernes 13 de abril: Diferentes documentos Administrativos; La Solicitud, El Oficio,La Circular,El Memorando.
Viernes 27de abril: La notificación, El Dictamen, La Providencia.
Viernes 11 de mayo: La Resolución, El Acta,El Conocimiento.
Como resultado todos los docentes participaron activamente en las distintas actividades.
3.1.11 Evaluación del proyecto
Se habilitaron a los directores de los diferentes centros educativos en la redacción y aplicación de documentos administrativos.
3.1.12 Clausura del proyecto
En la clausura del proyecto se le entregó un diploma de agradecimiento al Coordinador Técnico Administrativo por permitir la realización del EPS en su institución, a las instituciones que colaboraron, y a cada uno de los directores una constancia de capacitación. También se hizo la entrega formal del equipo de cómputo, que fue donado por la Municipalidad. Como resultado el coordinador técnico administrativo y los directores de cada plantel, agradecieron la el apoyo que se le brindó.
3.2 Productos y logros
Productos Logros
Se capacitó a 23 directores acerca de redacción y aplicación de documentos administrativos.
Todos los directores participaron activamente en los talleres de capacitación.
Una guía elaborada con sus ejemplares
Cada director de los centros educativos cuenta con un ejemplar de la guía elaborada.
Se organizaron a los directores en círculos de estudio, a efecto tratar y solucionar coparticipativamente problemas administrativos
Se organizaron 3 círculos de calidad e implementaron acciones en pro del desarrollo administrativo de las escuelas.
16 3.3 Plan de Capacitación
PLAN DE CAPACITACION
1. Parte Informativa:
1.1 Nombre del Proyecto
Orientación acerca de la redacción y aplicación de documentos administrativos a directores de los centros educativos del Distrito Escolar 13-21-37.
1.2 Nombre de la Institución
Coordinador Técnico Administrativa
1.3 Temática a desarrollar
1.3.1 Aplicación de Normas Legales Vigentes que se utilizan con mas frecuencia 1.3.2 Diferentes documentos Administrativos
1.4 Duración de la Capacitación
La capacitación tiene una duración de 20 horas divididas en 4 talleres, los cuales se realizara en las siguientes fechas:
1er. Taller viernes 30 de marzo 2do. Taller viernes 13 de abril 3er. Taller viernes 27 de abril 4to. Taller 11 de mayo
1.5 Horario: de 8:00 a 13:00 horas
1.6 Número de participantes: 23 Directores
1.7 Dirección: EOUM “Mario Méndez Montenegro”, Tectitán, Huehuetenango
17
Tema Objetivos Actividades Materiales Evaluación
Viernes 30 de marzo.
1. Aplicación de Normas legales Vigentes que se utilizan con más frecuencia. -Amonestación verbal -Amonestación Escrita -Suspensión de trabajo sin goce de sueldo
-Procedimiento de suspensión
Viernes 13 de abril.
2.Diferentes documentos Administrativos
- La Solicitud -El Oficio -La Circular -El Memorando Viernes 27de abril. -La notificación - El Dictamen -La Providencia
Viernes 11 de mayo -La Resolución -El Acta -El Conocimiento Que los directores
apliquen de una manera correcta y con justicia las amonestaciones Que los directores de cada establecimiento educativo tenga la orientación adecuada de cómo redactar distintos documentos que le servirán en el proceso administrativo.
- Análisis de documentos - Explicación -Dramatiza-ciones -Exposiciones -Círculos de calidad -Guías -Pizarrón -Marcadores -Computa-dora -Cañonera -Pliegos de papel bond -Maskintape -Auto evaluación -COE valuación -Heteroevaluación -Trabajos grupales -Trabajos individuales
Arelys Adelaida Cortez Barrios Carlos Yovany Castillo Angel Ejercicio Profesional Supervisado Coordinador Técnico Administrativo
18 UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE HUMANIDADES SECCION HUEHUETENANGO
LICENCIATURA EN PEDAGOGÍA Y ADMINISTRACION EDUCATIVA
GUIA DE REDACCIÓN Y APLICACIÓN DE
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Arelys Adelaida Cortéz Barrios
Capacitadora
19
INTRODUCCIÓN
Esta guía esta elaborada para la ser utilizada por los administradores de cada centro educativo, de los niveles primario y básico del municipio de Tectitán, Huehuetenango, el cual le servirá de apoyo en la elaboración de documentos administrativos y su aplicación, contiene los pasos de la aplicación de normas legales vigentes que se utilizan con mas frecuencia en la administración, además de la forma en que se redactan documentos administrativos con sus respectivas partes para hacer mas efectiva y técnica la administración.
20
OBJETIVOS
• Apoyar la labor administrativa de directores de los diferentes centros educativos como un instrumento de orientación para la correcta redacción y aplicación de los documentos administrativos sea más eficiente y técnica.
• Orientar y guiar el estudio o conocimiento de documentos administrativos al personal docente para que su labor sea mas efectiva y técnica.
21
INDICE
Página
1. Administración y legislación o1 2. Aplicación de normas legales vigentes que se utilizan
con más frecuencia. 2.1 Amonestación verbal 2.2 Amonestación escrita
2.3 Suspensión de trabajo sin goce de sueldo
2.4 Procedimiento de suspensión 3. Principales documentos administrativos que un director 02
debe redactar y aplicar correctamente: 3.1 La Solicitud
3.2 El Oficio
3.3 Circular 03
3.4 Memorando 3.5 Dictamen
3.6 Providencia 04
3.8 Resolución 3.9 Acta
22
Administración y Legislación
“El elemento general que permite la administración educativa es la Legislación, por lo mismo ésta no puede permanecer al margen de las acciones de un Docente, Director o Administrador Educativo.
Todas las formas de derecho positivo, u objetivo hallan expresión en la Ley entendida como “La forma normal por medio de la cual el Estado establece reglas de convivencia, dotadas de significación imperativa”. Así, la Legislación constituye un instrumento formal de organización y administración pública”.(2,1)
“En educación, los documentos legislativos expresan “El modo en que los poderes públicos conciben su participación y sus responsabilidades en el proceso educativo en general”. La Legislación Educativa no está separada del contexto jurídico del país como lo establece la carta Magna: Constitución Política de la República de Guatemala”. (2,1)
1. Aplicación de Normas Vigentes que se utilizan con más frecuencia
1.1 Amonestación verbal
“Proceso esta contra las faltas leves, consideradas como de poca trascendencia, cuyo perjuicio o daño es mínimo para el funcionamiento de la dependencia respectiva la que debe realizarse en privado y dejarse constancia por escrito en los registros respectivos”. (4,71)
1.2 Amonestación escrita
“Es la que procede cuando el servidor haya merecido en un mismo mes calendario dos o mas amonestaciones verbales, debiéndose dejar constancia en los registros correspondientes”. (4,71)
1.3 Suspensión de trabajo sin goce de sueldo
“Esta corresponde imponerla a la máxima autoridad a través de la CTA y por conducto de la Dirección Departamental de Educación quien la elevará a la Dirección Técnica de Personal, cuando la falta es grave a juicio de la autoridad referida y que la misma no sea causal de despido, porque esta última corresponde aplicarla a la autoridad nominadora”. (4,71)
Es falta grave, la que lleva una responsabilidad mínima y cuyo perjuicio y trascendencia provocan desorden en el funcionamiento del establecimiento educativo, pero con poca relevancia.
1.3 Procedimiento de suspensión:
• Si un maestro trabajador del Ministerio de Educación se ausenta un día de su cargo sin el permiso correspondiente; el director debe faccionar un acta cuya certificación se remite por medio del CTA a la Dirección Departamental de Educación.
• Se le formula cargos contra dicho empleado y se otorga audiencia por tres días para que manifieste por escrito sus defensas o justificaciones con sus pruebas pertinentes.
23
• Finalmente la dirección, si lo considera procedente, podrá suspender al empleado sin goce de salario hasta por un máximo de treinta días en un año calendario.
Fundamento Legal: Artículo 80 numeral 3 del Acuerdo Gubernativo 18-98 y 745 numeral 4 de la ley de Servicio Civil.
2. Principales documentos administrativos que un director debe redactar y aplicar adecuadamente.
2.1 La Solicitud 2.2 El Oficio 2.3 Circular 2.4 Memorando 2.5 Notificación 2.6 Dictamen 2.7 Providencia 2.8 Resolución 2.9 Acta
2.10 El Conocimiento
Para la aplicación de las normas, es necesario utilizar instrumentos de correspondencia oficial, que deben responder a determinadas características entre otras:
• No usar abreviaturas
• El destinario se escribe después de la firma del emisor del documento Anotar en número de registro y las referencia, tanto de quien instruye como de quien elabora el instrumento.
De acuerdo al asunto del que se trata y considerando la ubicación de la acción, así será el instrumento a utilizar
INDICACIONES
INSTRUMENTO ¿QUE ES? ELEMENTOS QUE LO
CONFORMAN
APLICACION
LA SOLICITUD Documento por medio del cual el interesado pide a quien
corresponde se le proporcione un bien o servicio
- Datos del solicitante - Exposición de
motivos - Petición - Cierre - Lugar y Fecha - Destinatario - Nombres y firma
del solicitante
Puede ser individual o colectiva en función de los requerimientos de los
interesados.
24 medio del cual se
dirigen las autoridades a otras, o a diversos
funcionarios
entre si, por cuestiones
relativas a sus
cargos y funciones.
- Vocativo - Firma de quien
envía el oficio - Identificación del
titulo y cargo a quien se dirige el oficio aplica para informar alguna disposición relacionada al servicio
LA CIRCULAR Orden o conjunto de instrucciones reglamentarias,
aclaratorios o recordatorio que sobre una envía la autoridad a sus subordinados
- Fecha - Destinatario - Asunto o
contenido - Firma
Se utiliza para brindar
información colectiva acerca de un
determinado tema o asunto
EL
MEMORANDUM
Instrumento
donde se anotan las cosas que deben hacerse en determinada ocasión o día
- Destinatario - Remitente - Asunto - Fecha
Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o asuntos con la finalidad de no olvidarlas u omitirlas LA NOTIFICACIÓN Instrumento donde una autoridad comunica lo resuelto de un
tramite al interesado
- Fecha y hora de la notificación - Dirección en
donde se hace la notificación - Persona a quien
se hace la notificación - Firma de la
persona a quien se notifico - Firma del
notificador
Generalmente se utiliza para hacer del conocimiento de los interesados el estado o finalización del tramite requerido
EL DICTAMEN Constituye la respuesta a la consulta del interesado
- Identificación de la institución - Lugar y fecha - Asunto
Se utiliza cuando es necesario contar con una opinión
25
sometiendo a
consideración de una autoridad o técnico, en relación de determinado
asunto.
- Descripción del asunto objeto del dictamen
- Opinión técnica del experto
- Nombre y firma del experto
técnica previo a resolver una determinada petición o asunto
LA
PROVIDENCIA
Es un documento que se elabora como
consecuencia de una petición escrita.
- Identificación de la institución - Lugar y fecha - Asunto - Decisión - Titulo del emisor - Nombre completo - Firma
Se utiliza cuando es necesario trasladar a otra instancia una petición recibida por escrito LA RESOLUCIÓN Documento que contiene la decisión de la autoridad
competente
- identificación - Considerandos o
motivos
- El Por Tanto, que contiene los elementos que fundamenta la decisión
- La resolución, o sea la decisión sobre el asunto
Se utiliza para dar la respuesta final a un asunto planteado, ya sea favorable o desfavorable al peticionario
EL ACTA Es un documento que se facciona en el libro utilizado para el efecto que contiene la descripción de acto o hechos que ocurren en un momento determinado
- Lugar, fecha y hora
- Identificación de participación - Cuerpo del acta o
sea las clausulas o puntos tratados - Cierre
- Firmas de los participantes
Se aplica para dejar constancia de los actos y hechos
ocurridos, considerados como parte del historia de la institución
EL
CONOCIMIENTO
Es un documento que contiene la manifestación escrita de haber recibido alguna cosa
- Lugar y fecha - Nombre de quien
recibe
- descripción de lo recibido
- Nombre y firma del receptor
Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o asuntos con la finalidad de no olvidarlos u omitirlos
26
Uso adecuado EL OFICIO
Por medio de un oficio se puede: solicitar o rendir informes, transmitir disposiciones u ordenes, etc.
Se aconseja que en el oficio se trate un sólo asunto, de preferencia porque esto ofrece mayor rapidez en el trámite u resolución del mismo, en el caso de que se traten dos o mas asuntos deben separarse en párrafos distintos. (4,75)
El destinatario se escribe después de la firma y cargo. Ejemplo:
Prof. Carlos Yovany Castillo Angel Coordinador Técnico Administrativo Distrito escolar 13-21-37
Oficio No. 03-2007 Ref, OLAO/Dir
Cantón Checau 16 de Abril de 2007
Por medio del presente me permito envíar a su oficina el informe de alumnos no reportados en conteo rápido, informe solicitado del 1 de febrero al 30 de marzo, siendo esta una alumna inscrita para cuarto primaria, de 10 años.
Sin otro particular, atentamente.
Profa.___________________________ Olga Lidia Ovalle Angel
Directora EORM Tectitán
27
LA PROVIDENCIA (3,22)
Hay dos clases de providencias:
- Providencia Resolutiva: en ella se resuelve de una vez el asunto que se solicita.
- Providencia Administrativa: es la razón consecutiva al recibo de un
documento, en la cual el funcionario indica el tramite que debe seguir, pide informes o deja constancia del cumplimiento de una disposición legal.(2-75) La providencia se escribe con los siguientes objetivos:
- Pedir antecedente - Mandar a ratificar
- Mandar a oír a otra persona - Pedir presentación de pruebas - Mandar a archivar
Debe contener los datos siguientes: - Nombre de la oficina administrativa - Fecha(escrita en letras)
Asunto - Numero
- Objetivo de la misma - Firma del Funcionario
Ejemplo:
COORDINACION TECNICO ADMINISTRATIVA
Distrito Escolar 13-21-37, Tectitán, Huehuetenango, doce de marzo de dos mil siete
ASUNTO: Edilia Carlota Martínez Velásquez, Solicita equivalencias de estudios correspondientes al Primer Grado del
Ciclo de Educación Básica o Cultura General por el de Primer Grado del
Ciclo de Educación Básica con Orien- tacion en Computación, continuando
sus estudios en un establecimiento Privado.
PROVIDENCIA No. CTA-002.2007
Atentamente pase a la Coordinación Administrativa del Sector “A”, Servicios Educativos Privados, para el correcto seguimiento de análisis y resolución.
Prof. Carlos Yovany Castillo Angel Coordinador Técnico Administrativo
Distrito Escolar 13-21-37 Tectitán, Huehuetenango
Anexo: consta de veinte folios cc. Archivo
28
EL DICTAMEN
Es un documento por medio del cual un técnico o asesor emite su opinión, después de haber realizado un estudio minucioso basado en leyes especificas que el asesor debe conocer.
El dictamen que se emite puede ser favorable o desfavorable, dependiendo de las circunstancias y del caso.
Tanto la providencia como el dictamen se parecen en su forma, pero no en su fondo.
Se utiliza cuando es necesario contar con una opinión técnica previa a resolver una determinada petición o asunto. (4,76)
Ejemplo:
_ _ _ RECCION DEPARTAMENTAL DE EDUCACION, UNIDAD DE DESARROLLO EDUCATIVO, Huehuetenango, cinco de febrero de dos mil siete.
ASUNTO: PEM. Gloria del Carmen Jerez, directora del Colegio Evangélico La Aurora de esta ciudad, solicita, por las razones que expone a que se acepte a la Profa. Lucrecia Martínez de Yoc. Como Maestra única de sexto Secretariado Bilingüe, con la finalidad de poder continuar los tramites de extensión de títulos correspondientes ante la dirección Técnica de personal.
DICTAMEN No. Ude-00/20007
Después de haber analizado el expediente presentado por la PEM. Gloria del Carmen Jerez, esta unidad manifiesta lo siguiente:
1. Se analizó lo solicitado por la Señora Directora del Colegio La Aurora de esta ciudad y la providencia No. 018/2007 de la Supervisión Educativa No. 95-07, de Huehuetenango, quien emite opinión favorable.
2. Se analizó la documentación que se adjunta, de la preparación académica de la Profa. María Lucrecia de Yoc, quien reúne las calidades para atender algunas áreas especificas establecidas en el Pensum de Estudios de la Carrera de Secretariado Bilingüe, aunque no es procedente ni adecuado que se ocurra a dicha practica.
3. En base a lo establecido a los puntos anteriores, SIENDO una acción pasada y que debió evitarse en su momento, es recomendable hacer los apercibimientos del caso a los Directores de Establecimientos escolares por intermedio de las Supervisiones Educativas, en el presente caso, recomendamos que se acepte como maestra única de Sexto Secretariado Bilingüe del Colegio Evangélico La Aurora a la Profa. Lucrecia Martínez de Yoc, con el propósito de no afectar a los alumnos que culminaron su estudio el año pasado
Lic. Oscar Gilberto Guillermo García Coordinado
Unidad de desarrollo Educativo Ref. OGGG/N.Godoy
29
LA RESOLUCIÓN
Es la decisión que se toma respecto a un asunto, después de haber reunido todos los datos, de haberse formado un juicio al respecto y de haber analizado el fondo del mismo. Indica el final del procedimiento cuando es definitiva, pero en algunos caso aun pueden imponerse recursos.
La resolución comprende: - Los considerandos - El por tanto
- La determinación o el resuelve
Los considerandos son los que indican los motivos que ha obligado a tomar una decisión
El por tanto expresa las leyes en que se basa la resolución
El resuelve es la decisión que se toma sobre el asunto y los puntos que contienen deberán numerarse. (4,77)
30 RESOLUCION NO. DDEHUE-035/2007
FECHA: 13 DE ENERO DE 2007-05-26
LA DIRECCION DEPARTAMENTAL DE EDUCACION DE HUEHUETEANGO, CON SEDE EN LA CIUDAD DE HUEHUETENANGO
CONSIDERANDO:
Que las Direcciones Departamentales de Educación fueron creadas como órganos encargados de planificar, dirigir, coordinar y ejecutar las acciones educativas dentro del marco de las necesidades y características de cada departamento.
CONSIDERANDO:
Que el expediente presentado por la Señora María Elena Alvarado de Fuentes, donde solicita que su hija ANGEL ELENA FUENTES ALVARADO, se le conceda equivalencia de estudios correspondientes al Primer Grado de Educación Básica con Orientación en Computación, por el Primer Grado de Educación Básica o Cultural General, llene los requisitos establecidos.
POR TANTO
Con base en la facultades que le confiere el Acuerdo Gubernativo No. 165-96 de fecha 21 de mayo de 1996.
RESUELVE
1. Autorizar equivalencia de estudios a la alumna ANGELA ELENA FUENTES ALVARADO, de la siguiente manera:
Primer grado de Educación Básica EQUIVALENC Primer grado de educación con Orientación en Computación Básica o Cultura General 1. Idioma Español I Por 1. Idioma Español I 2. Matemática I Por 2. Matemática I
3. Estudios Sociales I Por 3. Estudios Sociales I 4. Ciencias Naturales I Por 4. Ciencias Naturales I 5. Ingles I Por 5. Ingles I
6. Educación para el Hogar I Por 6. Artes Industriales o Artes Industriales I ción para el Hogar
7. Física I Por 7. Física I
8. Educación Estética: Por 8. Educación Estética: a) Formación Musical I Por a) Formación Musical b) Artes Plásticas Por b) Artes Plásticas
2. La presente Resolución entra en vigencia a partir de la fecha de su emisión.
COMUNIQUESE:
Lic. Anibal Arizmendy Martínez Escobedo Director Departamental de Educación Huehuetenango
31
EL MEMORANDUM
La palabra latina “Memorando” significa recordatorio. Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o asunto con la finalidad de no olvidarlos u omitirlos. (4,79)
Características del memorando como fue creado: - Es un documento interno
- Debe tratar de un solo asunto
- El cuerpo de memorando debe ser escrito a doble renglón
- Siempre debe llevar la firma a un lado del nombre del remitente o al final del documento.
Ejemplo:
MEMORANDUM
No. CTATEC-006/2007 A: Directores nivel primario
DE: Prof. Carlos Yovany Castillo Angel Coordinador Técnico Administrativo
ASUNTO: Reunión de trabajo FECHA: Tectitán, 03 de febrero de 2007
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Atentamente me dirijo a ustedes patentizándoles mis respetos y saludos, así mismo les hago el recordatorio de la reunión del día de mañana a las 8:00 horas en el salón municipal, para tratar asuntos, relacionado con el funcionamiento de esta oficina, solicitando a la vez presenten un informe sobre las actividades realizadas en el mes de enero de 2007.
cc. Archivo Ref. CYCA/Tec
32
ACTAS
Reseña histórica que deja constancia de hechos ocurridos, que se consideran importantes, para que formen parte de la memoria de una institución
Partes de un Acta: - Introducción
- Clausula o cuerpo del acta - Cierre o finalización
La introducción consta de: numero de acta, nombre de la ciudad, día, mes, año y hora, lugar o sede de la reunión o sesión, titulo, nombre y puesto de las personas que participan, motivo de la reunión. La introducción puede principiar con a sin sangría.
Las cláusulas: deben ir numeradas con letras y en mayúsculas. Es preferible enumerarlas hacia el margen izquierdo del papel para mayor uniformidad.
El cierre: si una persona o varias personas no están de acuerdo con alguna clausula o con todas, pueden negarse a firmar el acta. Sin embargo, algunas veces las personas se ven forzadas a firmas, aun cuando no estén de acuerdo. Para no adquirir responsabilidades, la persona que no esta de acuerdo con el acta o con alguna clausula, puede levantar otro si.
Otro si:
Vienen del latín altyerum: otro si; sic, así; que significa además de esto. El Otro si se escribe unido y con inicial mayúscula. Se coloca antes de las firmas de lo contrario la persona lo escribe y seguidamente le coloca su firma. Ejemplo:
Otro si: hago constar que firmo la presente acta, pero que no estoy de acuerdo en todo lo que en ella se dice.
Firma.__________________________
El otro si puede usarse cuando se ha omitido involuntariamente una clausula y la persona se da cuenta hasta que los que intervinieron ya han puesto su firma. En conclusión el Otro si se usa para agregar algo que no esta escrito dentro del cuerpo del acta.
Testados y Entrelineados
Las actas se hacen en libro o en hojas numeradas, los cuales son autorizados por la Contraloría de Cuentas de la Nación. En estos libros u hoja no se pueden hacer borrones cuando se cometen equivocaciones.
Cuando la persona encargada de elaborar las actas se equivoca u omite algunas palabras, incluso párrafos o líneas, lo primero que tiene que hacer es tachar con guiones el error luego entrelinear a las palabras correctas entre diagonales. Para que el entrelineado sea valido, se tiene que testar al final del acta, después del cierre y antes de las firmas.
Algunas veces, cuando el acta ya esta elaborada y las personas han firmado; alguien se percata de un error. En estos casos se puede entrelinear y testar después de las
33 firmas, pero para que tenga la validez que se requiere, se hace necesario solicitar otra firma de las personas que intervinieron en el acta.
Si por descuido se ha omitido una cláusula completa; esta puede escribirse después del cierre y se hace uso del Otro si.
Cuando un acta tiene muchos errores y muchas correcciones; ésta puede anularse por medio de otra acta. Luego elaborar la que se anuló, pero ya sin errores. Nunca deberán hacerse borrones con borradores corrientes ni con correctores especiales.
En las transcripciones o certificaciones de actas, los entrelineados y testados ya no deben aparecer. Por lo tanto, la trascripción de certificación de la misma se hace sin errores; sin embargo, el Otro si debe escribirse, asimismo el nombre de las personas que firmaron el acta.
Requisitos para elaborar un Acta:
1. Debe enumerarse y escribirse en español, con letra legible, script o de molde 2. Todos los números debe de ir ratificados en letras. En caso de discrepancia,
se tomara lo escrito en letras
3. Su redacción debe ser clara, concisa y precisa. Por lo tanto, debe hacerse uso correcto de las reglas gramaticales
4. Las clausulas o puntos tratados deben hacerse al margen izquierdo, con letras mayúsculas, de preferencia para realzarlos.
5. Los entrelineados deben salvarse y testarlos después del cierre del acta
6. Cuando el acta sirve para dar cumplimiento a un acuerdo decreto, resolución o disposición; es conveniente copiar literalmente la parte conducente o todo el documento; esto, entre comillas
7. Las resoluciones que se tomen en una sesión, deberán señalarse e indicar si todos los participantes estuvieron de acuerdo, o si hubo alguno que no aprobó la moción o la resolución
8. La persona que participe como representante de otra, deberá presentar una carta o poder legal que lo acredite para ello.
9. Los libros de actas deben estar autorizados por la Contraloría de Cuentas; y estos deben estar foliados o numerados correlativamente.
10. Los nombres de los participantes en una sesión, deben escribirse después del cierre del acto, para identificar cada una de las firmas, ya que muchas de estas son ilegibles.
11. Los espacios en blanco deben llenarse con guiones para no permitir intercalaciones. (2,79-82)
Estos aspectos se fundamentan en la Ley de Servicio Civil.
34 Acta No. 20
En la ciudad de Guatemala, el veinte de enero de dos mil siete, a las ocho horas con quince minutos, se reunieron en la Gerencia del Instituto Nacional de Administración Publica –INAP-, el Licenciado Roderico Trujillo, Gerente del –INAP-; el Licenciado Raul Cobar Martínez, Jefe Administrativo; el Licenciado Victor Gálvez Borrel, Director de Formación y Capacitación; la señorita Graciela López Ruiz, secretaria de la Gerencia; y la señorita Josefina Rivera Díaz, para dar toma de posesión del cargo Secretaria de la Dirección de Formación y Capacitación a la Señorita Rivera Díaz.---PRIMERO: El señor Gerente del Instituto procedió a dar la bienvenida a la señorita Rivera. SEGUNDO: El señor Jefe Administrativo dio lectura al Acuerdo de Nombramiento que especifica nombrar a la Señorita Josefina Díaz como Secretaria de la Dirección de Formación y Capacitación, a partir del 20 de enero de dos mil siete, con un emolumento de Q200.00 (DOSCIENTOS QUETZALES MENSUALES). Según partida presupuestaria No. 02208481450. TERCERO: Seguidamente el Licenciado Victor Gálvez, Director de Formación y Capacitación de Lectura dio lectura a las atribuciones inherentes al mencionado cargo de secretaria. CUARTO: La señorita Josefina Rivera Díaz agradeció la confianza depositada en su persona y prometió cumplir con todas sus obligaciones como trabajadora del Instituto Nacional de Administración Publica.--- Se da por terminada la presente sesión, en el mismo lugar y fecha arriba mencionados, a las nueve horas con diez minutos. Leída y ratificada, damos fe los que en ella intervenimos.---
Lic. Roderico Trujillo Lic. Raul Cobar Martínez Graciela López Ruiz Josefina Rivera Díaz
El CONOCIMIENTO (5,55)
Es un documento que contiene la manifestación escrita de haber recibido alguna cosa.
Conocimiento No. 20
En la presente fecha, el profesor Carlos López, quien tiene a su cargo los grados de primero y segundo de ésta escuela, recibe los siguientes materiales proporcionados Por la Dirección Departamental de Educación: una almohadilla, una caja de yeso y cinco pliegos de cartulina, para que los use en el presente año lectivo.
Laguna Seca, 09 de enero de 2007.
35
CONSTANCIA (5,57)
Escuela Oficial Rural Mixta Aldea Laguna Seca
Quesada, Jutiapa
El infrascrito director de la Escuela oficial Rural Mixta de la aldea Laguna Seca, del municipio de Quesada, departamento de Jutiapa, HACE CONSTAR: que el profesor Emilio Cifuentes labora en ésta escuela desde el treinta de septiembre de mil novecientos noventa y nueve, por lo que tiene exactamente (8) años de servicio en éste lugar, en donde siempre ha cumplido satisfactoriamente con sus atribuciones.
Y PARA LOS USOS QUE AL INTERESADO CONVENGAN EXTIENDO, SELLO Y FIRMO LA PRESENTE EN UNA HOJA DE PAPEL BOND, EN LA ADEA LAGUNA SECA, QUESADA, JUTIAPA, A LOS CINCO DIAS DELMES DE OCTUBLE DE DOS MIL SEIS.
(f) DIRECTOR
36 En las fotografías se ve a los directores del nivel primario y básico del municipio de Tectitán, Huehuetenango, en los distintos talleres que se desarrollaron durante la orientación de redacción y aplicación de documentos administrativos.
38 3.4 Plan de Sostenibilidad
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES
SECCION HUEHUETENANGO
LICENCIATURA EN PEDAGOGÍA Y ADMINISTRACION EDUCATIVA
PLAN DE SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO
Arelys Adelaida Cortez Barrios
39 1. Identificación
1.1. Institución: Coordinación Técnica Administrativa No. 13-21-37 1.2. Municipio: Tectitán
1.3. Departamento: Huehuetenango 1.4. Sede: Salón Municipal de Tectitán
1.5. Nombre del Coordinador: José David Velásquez Angel 1.6. Responsable del plan: Coordinador Técnico Administrativo
1.7. Fecha de ejecución: 19 de octubre de 2007 al 17 de octubre del 2008.
2. Justificación: La orientación acerca de Redacción y Aplicación de Documentos Administrativos a Directores del Nivel Primario y Básico del Distrito 13-21-37 del municipio de Tectitán, Huehuetenango fue bastante favorable porque se mejoró el proceso administrativo en las escuelas del nivel primario y ciclo básico.
Por ésta razón se formula un plan de sostenibilidad para que los administradores de años futuros tengan conocimientos de redacción y aplicación de documentos administrativos.
3. Objetivos 3.1. General
Mantener orientaciones acerca de redacción y aplicación de documentos administrativos con directores y docentes del nivel primario y básico del municipio de Tectitán.
3.2. Específicos
• Capacitar a directores y docentes del nivel primario y básico por medio de talleres acerca de la redacción y aplicación de documentos administrativos.
• Reproducir la guía con distintos documentos administrativos
4. Cronograma
No. Actividades a desarrollar
Responsable
Fecha de Ejecución Octubre
2007
Enero 2008 Junio 2008 Octubre
2008
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Capacitar a directores y docentes del nivel primario y básico por medio de talleres acerca de la redacción y aplicación de documentos administrativos.
Coordinador Técnico Administrativo
X X X X
2. Reproducir la guía con
Coordinador Técnico
40 distintos
documentos administrativos
Administrativo
3. Evaluación Coordinador Técnico
Administrativo
X X X X X X X X X X X X X X X
4. Clausura Coordinador Técnico
Administrativo
X
5. Metodología de ejecución
Para que el plan de sostenibilidad sea funcional se implementarán las siguientes estrategias metodológicas:
• Reuniones de trabajo
• Grupos de trabajo de docentes y directores
• Control de Asistencia a los talleres
• Supervisión a centros educativos 6. Recurso
6.1. Humanos
• Coordinador Técnico Administrativo
• Directores
• Docentes
6.2. Materiales
• Salón de capacitación
• 50 guías de trabajo
• 1 pizarrón
• 1 computadora
• 1 cañonera
• 15 marcadores permanentes 2 marcadores de fórmica
• 50 pliegos de papel bond
• 3 rolos de maskintape
6.3. Institucionales
• Municipalidad de Tectitán 13-21-37
• Coordinación Técnica Administrativa
41 6.4. Financieros
6.4.1. Presupuesto
No. Recursos Institución/persona donante
Costo unitario
Total
1 Salón de
capacitación
Municipalidad
2 50 guías de trabajo
Municipalidad Q.25.00 Q. 1250.00
3 1 pizarrón CTA
4 Una computadora
Academia de Lenguas Mayas de Guatemala 5 Una cañonera Academia de Lenguas
Mayas de Guatemala 6 15 marcadores
permanentes
Municipalidad Q.3.00 Q. 45.00
7 2 marcadores de fórmica
Municipalidad Q.12.00 Q. 24.00
8 50 pliegos de papel bond
CTA Q.1.00 Q. 50.00
9 3 royos de maskintape
CTA Q.10.00 Q. 30.00
10 imprevistos Municipalidad Q. 50.00
Total Q. 49.00 Q. 1449.00
7. Evaluación
La evaluación se realizará antes de empezar con los talleres, durante, y al concluir los mismos.
8. Lugar y fecha: Tectitán, mayo de 2007.
________________________
Epesista
Vo. Bo. _____________________________ Carlos Yovany Castillo Angel
42 CAPITULO IV
PROCESO DE EVALUACION
4.1 Evaluación del Diagnóstico
Para la recaudación de datos requeridos en el proceso del diagnostico acerca de la comunidad y la institución fue necesario entrevistar a algunos vecinos de la comunidad, también se entrevisto al Coordinador Técnico Administrativo y a los directores de los centros educativos del nivel primario y básico. Se consultó asimismo la Monografía de Tectitán.
Se observaron los bienes de la institución y el estado físico del edificio, se aplico la técnica del FODA con la participación del Coordinador Técnico Administrativo y directores de los establecimientos para determinar el estado actual de la institución.
Instrumentos de las entrevistas y la observación que sirvieron también para complementar el diagnóstico de la institución.
43 UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE HUMANIDADES
LICENCIATURA EN PEDAGIGIA Y ADMINISTRACION EDUCATIVA.
EJERCICIO PROFESIONAL SUPERVISADO –EPS-
Entrevista realizada a los vecinos de la cabecera municipal de Tectitán, Huehuetenango.
1. ¿En la actualidad que personalidades conoce? 2. ¿Qué personalidades del pasado conoce?
3. ¿Por qué cree que las personalidades pasadas son importantes? 4. ¿Cuáles son los lugares de orgullo local?
5. ¿Cómo está integrado el gobierno local?
6. ¿Cómo explica la organización administrativa del municipio?
7. ¿Qué organizaciones políticas y apolíticas conoce?
44 UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE HUMANIDADES
LICENCIATURA EN PEDAGIGIA Y ADMINISTRACION EDUCATIVA.
EJERCICIO PROFESIONAL SUPERVISADO –EPS-
Entrevista realizada al Coordinador Técnico Administrativo del Distrito Escolar 13-21-37, Tectitán, Huehuetenango.
1. ¿De que tipo es la institución?
2. ¿Quiénes son los fundadores u organizadores de la institución? 3. ¿Cuáles son los sucesos o épocas especiales de la institución?
4. ¿Cuáles son las medidas del área construida y no construida de la institución? 5. ¿A cuanto asciende el presupuesto que la nación le hace a su institución? 6. ¿Cuál es el costo que representa el funcionamiento de la institución? 7. ¿De que forma se lleva el control financiero?
8. ¿Cuál es el total de laborantes de su institución? 9. ¿Cuántos años de servicio lleva su personal? 10. ¿Con que tipo de personal cuenta?
11. ¿Cuál es el horario de trabajo?
12. ¿Qué procedimiento utiliza para contratar a su personal? 13. ¿Qué tipos de comunicación o información utiliza?
14. ¿A cada canto tiempo realiza reuniones con su personal? 15. ¿Qué normas de control utiliza para su personal?
16. ¿De que forma evalúa a su personal?
17. ¿Qué mecanismos utiliza para orientar a su personal?
18. ¿Cuáles son las instituciones con que coordina para ejecutar proyectos? 19. ¿De que forma se proyecta la institución hacia la población?
45 UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE HUMANIDADES
LICENCIATURA EN PEDAGIGIA Y ADMINISTRACION EDUCATIVA.
EJERCICIO PROFESIONAL SUPERVISADO –EPS-
Entrevista realizada a los directores de los centros educativos del Distrito Escolar 13-21-37, Tectitán, Huehuetenango.
1. ¿Cuántas horas le dedican a las actividades normales y a las actividades especiales?
2. ¿Qué tipo de materiales utiliza en la institución? 3. ¿Qué tipo de libros utilizan?
4. ¿Que utilidad le dan a los materiales y cual es su fuente de obtención? 5. ¿Cómo es su sistema de trabajo?
6. ¿Cómo apoyan a la educación?
7. ¿Con qué frecuencia visitan escuelas o apoyan la educación en la cabecera municipal?
8. ¿En qué forma toma el planeamiento educativo?
9. ¿Cáda cuánto tiempo se capacita el personal laborante? 10. ¿Qué tipo de evaluación aplican?
11. ¿De que forma controla la calidad de desempeño de sus trabajadores? 12. ¿De que forma implementa los planes de trabajo?
13. ¿Quién es el encargado de supervisar el trabajo que realizan?
14. ¿Qué tipo de actividades realizan en bien de la educación del pueblo? 15. ¿Cuáles son las condiciones pedagógicas en que el personal labora?
46 UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE HUMANIDADES
LICENCIATURA EN PEDAGIGIA Y ADMINISTRACION EDUCATIVA.
EJERCICIO PROFSIONAL SUPERVISADO -EPS-
Observación realizada en la Coordinación Técnico Administrativa y los servicios varios en el municipio de Tectitán.
1. Agencia publicas y privadas que atiende 2. Agencias de salud
3. Tipos de viviendas de la comunidad 4. Tipos de transporte que utilizan 5. Los medios de comunicación social 6. Asociaciones sociales que funcionan 7. La ubicación de la institución
8. Vías de acceso a la cabecera municipal
9. Estado de conservación del edificio de la institución 10. Locales disponibles de la institución
11. Equipamiento y manejo de los recursos 12. Asistencia del personal de la institución 13. Situación socioeconómica de los usuarios
