Instructivo de Uso para el Convenio Marco de Mobiliario de Oficina y Escolar 1. Propósito

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de Bienes y Contratación Administrativa

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Instructivo de Uso para el Convenio Marco de Mobiliario de Oficina y

Escolar

1. Propósito

Definir el procedimiento para que los usuarios institucionales identifiquen la funcionalidad del nuevo Convenio Marco para la adquisición de Mobiliario de Oficina y Escolar 2010LN-000002-CMBYC que se encuentra en ejecución en el Sistema de Compras Públicas Gubernamentales – Compr@RED.

2. Alcance

El Procedimiento realizado es para que los usuarios institucionales conozcan cómo realizar una compra utilizando el convenio marco indicado anteriormente, accediendo a las diferentes pantallas de acuerdo con el detalle que más abajo se explica. Las particularidades del convenio marco se establecieron dentro del pliego de condiciones, así como en la directriz de uso. 3. Documentos Relacionados

Nº Nombre del Documento Código

1. No Aplica No Aplica

4. Definiciones

Comprared: Sistema de Compras Públicas Gubernamentales. 5. Responsabilidades

Proveedor Institucional. [PI]. Analista Contrataciones. [AC].

Ingresador de Solicitudes de Pedido. [IS]. Jefe de Programa. [JP].

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Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa

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De acuerdo a la Directriz DGABCA-009-2012 emitida el 04 de julio del presente año, en

la cual se establecen las condiciones de uso para el Convenio Marco para la adquisición

de Mobiliario de Oficina y Escolar, se resume lo siguiente:

1-

Las empresas adjudicadas son:

Muebles Crometal S.A.

Metalica Imperio S.A.

ACOFI Acondicionamiento de oficinas S.A.

Compañía Leogar S.A.

2-

Estas empresas ofrecen sus productos en distintas opciones de negocio, las

cuales suman en total 80, divididas en mobiliario de oficina con 69 opciones de

negocio y en mobiliario escolar con 11 opciones de negocio; el listado detallado se las

ha entregado en formato de Excel para un mejor manejo y de igual forma se puede

revisar el catálogo electrónico en compr@Red para obtener la información.

3-

El plazo de entrega para mobiliario de Oficina es el siguiente:

Modalidad de Entrega en Almacén de la Entidad: Los tiempos de entrega para órdenes

de pedido que emita la Administración no podrán ser superiores a los siguientes

plazos:

REGIONES MONTOS DEL PEDIDO PLAZO DE ENTREGA

Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Menor o igual a ¢5.000.000,00 15 días hábiles Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Superior a ¢5.000.000,00 o igual ¢11.000.000,00 25 días hábiles Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Superior a ¢11.000.000,00 o igual ¢17.000.000,00 35 días hábiles Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Mayor a ¢17.000.000,00 40 días hábiles

Modalidad de Retiro en Almacén del Proveedor: Esta modalidad aplicará para

todas las órdenes de compra hasta un 30% del monto establecido por el

proveedor como tope máximo de compra en su oferta.

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REGIONES MONTOS DEL PEDIDO TIEMPO DE RETIRO

Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Menor o igual a ¢1.500.000,00 5 días hábiles Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Superior a ¢1.500.000,00 o igual ¢3.300.000,00 8 días hábiles Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Superior a ¢3.300.000,00 o igual ¢5.100.000,00 10 días hábiles Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Mayor a ¢5.100.000,00 15 días hábiles

4-

El plazo de entrega para mobiliario Escolar es el siguiente:

Compañía Leogar S.A.

TIPO DE MOBILIARIO CANTIDAD POR UNIDAD PLAZO DE ENTREGA DIAS HABILES Juego de preescolar De 0 a 500 40 De 501 a 1000 60 De 1001 a 1500 80

Juego escolar (pupitres)

De 0 a 5000 25 De 5001 a 10000 50 De 10001 a 15000 70 De 15001 a 20000 90 Mobiliario no Tradicional De 0 a 500 30 De 501 a 1000 40 De 1001 a 1500 60 De 1501 a 2000 80 De 2001 a 2500 100

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Página 4 de 51 Metálica Imperio S.A:

TIPO DE MOBILIARIO CANTIDAD POR UNIDAD PLAZO DE ENTREGA

DIAS HÁBILES Mobiliario no Tradicional De 0 a 500 30 días hábiles De 501 a 1000 40 días hábiles De 1001 a 1500 60 días hábiles De 1501 a 2000 80 días hábiles De 2001 a 2500 100 días hábiles

5-

Las encargados del convenio marco de las empresas adjudicadas son los

6-

El recargo por flete está incluido en el precio de cada opción de negocio y varía

según la región.

Como Realizar un proceso de Compra en la versión 2.0 de Compr@RED.

Encargados del Convenio Marco

Muebles Crometal

Marcel Mora Marin [email protected]

Tel: 2292-0913

Fax:2292-0837 /2292-0845

Metalica Imperio

Mario Solano Thompson [email protected]

Adriana Campos Lara [email protected]

Tel: 2293-3737

Fax:2293-0916

Acondicionamiento de Oficina (ACOFI)

Jimmy Navarro 8860-1088 [email protected]

Tel: 22443881

Fax:22444265

Compañía Leogar

Iván Campos [email protected]

Tel: 2231-4915

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Página 5 de 51 Todo proceso se inicia con la creación de la solicitud de pedido la cual deberá ser realizada por el jefe de programa o por aquel que este designe para realizar dicha tarea. Antes de iniciar deberá de insertar su Smart Card y autenticarse. Si la institución no utiliza el módulo de solicitud de pedido, debe dirigirse al punto 16 para crear el trámite directamente.

1- Se inicia creando la solicitud de pedido. Se debe dirigir a la página del sistema, en el menú “Contrataciones | Solicitud de pedido| Crear solicitud de pedido”

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Página 7 de 51 2- Vamos al mantenimiento de la Solicitud de pedido creada

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Página 9 de 51 3- Una vez incluidos los datos requeridos se da clic en el botón de Insertar.

Para ingresar una segunda opción de negocio se realiza el mismo procedimiento. Se incluyen los datos requeridos y se da clic en el botón “Insertar”

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Página 11 de 51 Para ingresar una tercera opción de negocio se realiza el mismo procedimiento. Se incluyen los datos requeridos y se da clic en el botón “Insertar”

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Página 12 de 51 4- Vamos a la parte superior de la pantalla y le damos al botón de SOLICITAR para que el sistema nos asigne un número de Solicitud.

5- Cerramos la ventana anterior y verificamos y guardamos el número de solicitud asignado, luego presionamos en el botón de finalizar

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Página 13 de 51 6- Nos aparece el siguiente mensaje en donde se indica la persona encargada de aprobar la solicitud creada.

7- Después de este paso, la solicitud de pedido debe de aprobarla el Jefe de Programa, luego el Proveedor Institucional y por último deberá liberarla el Jefe de financiero, para que la solicitud quede aprobada y pueda ser utilizada para asociarla a un trámite y realizar una compra. En el proceso de aprobación cada uno de los anteriores deberá descargar el documento PDF y firmarlo digitalmente para luego cargarlo al sistema como se ve en los siguientes pasos.

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Página 14 de 51 8- Se da Clic al icono de aprobar

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Página 15 de 51 9- Se descarga el documento y se firma digitalmente

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Página 18 de 51 10- Se aprueban las opciones de negocio y se carga al sistema el documento firmado y se da clic al icono de finalizar.

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Página 19 de 51 11- Hecho esto, el sistema nos indica que fue procesada la aprobación de forma correcta y señala quién es el siguiente que deberá de aprobar la solicitud.

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Página 20 de 51 El Proveedor Institucional y el Jefe de financiero o Director de Presupuesto deberán seguir los mismos pasos de los anteriores, consultar la solicitud, descargar el documento, firmarlo digitalmente y subirlo de nuevo al sistema para que se pueda continuar con el trámite.

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Página 21 de 51 13- Aparece la siguiente pantalla y seleccionan la pestaña de Aprobaciones donde aparece que las tres aprobaciones fueron realizadas.

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Página 22 de 51 14- Antes de iniciar la creación del trámite se debe ingresar al catalogo electrónico para consultar la opción de negocio, se selecciona el convenio marco que se vaya utilizar.

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Página 24 de 51 CREACION DE TRÁMITE

16- Con la solicitud aprobada y la información de la opción de negocio que se requiere, procedemos a crear el trámite, el sistema nos indicará paso a paso lo que se debe hacer. Si la institución no utiliza el modulo de solicitud de pedido, debe ingresar las líneas que desee comprar al trámite ir al punto 17.

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Página 28 de 51 17- Para las instituciones que no utilizan solicitud de pedido, seleccionan el acceso directo “Incluir líneas”

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Página 29 de 51 Se ingresa la información solicitada de la opción de negocio y se selecciona “Insertar”

18- Una vez en este punto, vamos al catalogo electrónico y seleccionamos el convenio y el trámite correspondiente, luego creamos un nuevo carrito.

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Página 30 de 51 19- Luego se selecciona “Ver carrito actual”

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Página 31 de 51 20- Luego de modificar el nombre del carrito, regresamos al catálogo electrónico y

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Página 32 de 51 21- Cargamos al sistema la mejor opción de negocio dando clic en el icono de AGREGAR AL CARRITO. Agregamos la opción de negocio 1.

22- Cargamos al sistema la mejor opción de negocio dando clic en el icono de AGREGAR AL CARRITO. Agregamos la opción de negocio 2.

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Página 33 de 51 23- Cargamos al sistema la mejor opción de negocio dando clic en el icono de AGREGAR AL CARRITO. Agregamos la opción de negocio 3.

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Página 34 de 51 25- Visualizamos el carrito para Editarlo.

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Página 39 de 51 26- Actualizamos los datos requeridos y asociamos la línea al carrito

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Página 42 de 51 27- Se envía la notificación de Pre Orden al proveedor comercial y esperamos su

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Página 43 de 51 28- Una vez aprobada la pre orden, se genera la Orden de Compra.

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Página 44 de 51 29- Después de Generar la Orden de compra, se le da clic al acceso directo en color celeste que indica continuar orden de compra.

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Página 45 de 51 30- Se despliega la siguiente pantalla, se completan los datos que indica el sistema y damos clic al botón de Finalizar y luego se ingresa al botón de aprobación a la derecha de la pantalla. Se continua con la aprobación del documento que genera el sistema y se finaliza la aprobación, firmando electrónicamente la orden de compra.

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Página 51 de 51 31- Realizadas todas las aprobaciones de la orden de compra, se concluye con la notificación de la misma, verificando que el sistema la realice automáticamente. Realizado todo lo anterior, se concluye el proceso de compra por convenio marco en el sistema Compr@Red.

32- Anexos

Este documento no incluye anexos. 33- Control de Cambios

Fecha de revisión Persona que realiza el