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MEJORA EN LA OPERACIÓN DEL ALMACEN
INFORME TÉCNICO DE RESIDENCIA PROFESIONAL QUE PRESENTA:
NOMBRE DEL RESIDENTE LUIS FERNANDO CÁRDENAS PUGA
Nombre del Asesor
Mc Miguel Ríos Farías
Nombre de la Carrera
Ingeniería Industrial
Villa de Álvarez, Col., a 22 de Mayo del 2018
Mejora en la Operación del Almacén en La Habanera
Nombre del Residente
14460009 Luis Fernando Cárdenas Puga
Nombre del Asesor
MC Miguel Ríos Farías
Nombre de la Carrera
Ingeniería Industrial
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Tabla de contenido
Tabla de contenido... 2
1. Introducción... 3
2. Justificación... 3
3. Objetivos ... 5
3.1 Objetivo general ... 5
3.2 Objetivos específicos ... 5
4. Problemas a resolver ... 6
5. Procedimiento o metodología ... 8
6. Descripción de las actividades realizadas... 11
7. Resultados, planos, graficas, diseños, programas, entre otros. ... 12
8. Anexos ... 28
9. Conclusiones y recomendaciones. ... 34
10. Competencias desarrolladas y/o aplicadas. ... 36
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1. Introducción
La Residencia Profesional, en el Tecnológico Nacional de México (TecNM), también conocida como prácticas profesionales en otras instituciones de educación superior, tiene como propósito, que el estudiante de cualquier carrera del sistema, al terminar su formación académica reticular, realice una estancia durante un semestre, dentro de una organización empresarial formal, o en una institución de gobierno, para desarrollar un proyecto con el cual se solucionen problemas reales y específicos detectados dentro de la organización, de tal manera que aplique en la práctica los conocimientos teóricos recibidos a lo largo de su formación académica en las aulas.
Con el presente proyecto de residencia profesional, se pretende analizar el control de inventario para el eficaz funcionamiento en el área de almacén en la empresa de razón social “La Habanera”, ubicada en la ciudad de Colima, Colima. A fin de reducir los costos por inventario, y obtener una mejora en la operación del almacén,en lo referente al orden y almacenamiento de las mercancías, reducir las pérdidas por falta de rotación de los productos, reducir los faltantes de productos y mejorando el ordenamiento y funcionamiento de la tienda.
2. Justificación
Debido a la necesidad de obtener una garantía en el control de inventario que permita que el almacén tenga una buena gestión de manera que el personal dentro de la empresa pueda ejecutar las actividades en tiempo y forma contribuyendo a obtener grandes mejoras y solución de diferentes dificultades presentadas.
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Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas. Estas consideraciones, permiten entender que el inventario es parte del núcleo en torno al cual debería girar siempre la política de cualquier empresa, además de la vocación de servicio al cliente. Superadas las teorías que sitúan el producto como eje primordial, se impone un cambio radical en la cultura de las empresas hacia la adecuación de sistemas y procedimientos de control de los inventarios, concebido éste como el motor de vida de las organizaciones y ante el que se supeditan todos los procesos, incluidos los referentes a atención del cliente en forma oportuna y selección de los productos y “stock” de mercancía y servicios que se ofertan y, por supuesto, su confiabilidad de acuerdo a la realidad. La investigación propuesta busca el estudio y análisis de la teoría y conceptos básicos del control de inventarios, contribuir con la empresa “La Habanera” que se dedica a la compra-venta de cereales, semillas, especias y frutos secos.
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¿Cuál es la situación actual que presenta el departamento de almacén en La Habanera?
¿Cuáles son las funciones administrativas que se llevan a cabo dentro del almacén? ¿Los procesos de entrada y salida de productos son verificables Semanalmente, quincenalmente, entre los departamentos solicitados?
¿Qué programas se utilizan para realizar el inventario y checar entradas y salidas de los productos?
¿Con qué frecuencia debe ser determinado el nivel de inventario para cada artículo? ¿Cuándo debe colocarse un pedido al proveedor?
¿Cuál es la cantidad óptima a ordenar?
3. Objetivos
3.1 Objetivo general
Mejorar la eficiencia en la operación del almacén de la empresa. Reducir los costos de inventario.
Reducir las pérdidas por falta de rotación de los productos.
3.2 Objetivos específicos
Diagnosticar la situación actual del Almacén de La Habanera Reducir los costos por inventario, por lo menos en un 5%.
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4. Problemas a resolver
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ello se propone el control de las entradas y salidas de mercancía con los distintos proveedores por la distribución de material que se realiza agilizando estos proceso para llevar un mejor manejo de cantidades actuales y distribuidas. Desarrollando un programa con macros que nos permitan agilizar estos procesos y controlando las entradas y salidas permitiendo llevar una mejor continuidad es necesario una ampliación en la Distribución de la planta del área de almacén ya que se encuentra toda la mercancía sin ampliación para su manejo y manipulación se realizando un plano para ver su mejor acomodo de las instalaciones ahorrar en el espacio de almacenamiento y mantener mejor instaladas, buscando tener un producto de calida. Ver anexos para reducir al máximo lo que se encuentra en almacén y ordenando justo a tiempo la cantidad de productos que se necesiten por día o mes para satisfacer la demanda. Se necesita un recuentro de stock depositado en el almacén ejecutando la metodología de implementación JIT.
5. Procedimiento o metodología
Se realizó el inventario en el tiempo acordado contando con el recurso material y humano capacitado y adecuado para la ejecución de las diferentes actividades utilizando el software Microsip y Excel para la obtención de resultados correctos y agilizando los diferentes procesos que tuvimos que llevar acabo para la obtención de los resultados obtenidos exactos. Para la facilitación del control de inventario se realizaron merbetes para los productos donde se incluye nombre y cantidad de producto que se contó. Elabore un informe de análisis de ventas que me mostrara las tendencias que se producen en el volumen de ventas de la empresa a través del tiempo. En su forma más básica, muestra si las ventas van en aumento o en descenso. En cualquier momento durante el año fiscal al igual para saber la demanda de los diferentes productos cuales son los más vendidos y los menos consumibles. Recuentro de stock depositado en el almacén buscando la función de arbitrar los medios disponibles que nos permiten determinar los datos viables de existencias de la mercancía de almacén.
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1. Una vez recibida la mercancía se procederá a ponerla en el lugar asignado para ella en el almacén.
2. Se ingresará en el sistema toda la mercancía recibida en el almacén.
3. Se revisará constantemente el acomodo de la mercancía para prevenir accidentes y deterioro del producto.
4. Semanalmente se hará un conteo selectivo de mercancía para verificar que todo esté en orden (checar la mercancía que más se utiliza).
5. Se hará un inventario físico semanal del almacén cotejándolo con el que tenemos en sistema.
6. Se revisarán semanalmente las caducidades de los productos dándole prioridad y salida a los de más cercana caducidad.
7. Se harán conteos diarios de la mercancía más cara para llevar un control de esta. 8. Las salidas de almacén a las otras tiendas se deberán realizar mediante el formato correspondiente y ser firmado por el encargado de almacén y por la persona que realiza el pedido de mercancías.
9. Toda salida de mercancía hacia las demás tiendas deberá ser registrada en el sistema, esto es darle salida de almacén y entrada en la tienda al que se haya hecho la transferencia.
Implantación de metodología JIT
Esto lo estableceremos por fases ya que es una metodología que consiste en llevar determinados pasos a seguir para conseguir la implementación del sistema JIT.
Primera fase
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Comprensión básica.
Análisis de costo/beneficio.
Compromiso.
Decisión si/no para poner en práctica el JIT.
Selección del equipo de proyecto para el JIT.
Identificación de la planta piloto.
Segunda fase mentalización clave del éxito
Esta fase implica la educación de todo el personal. Se le ha llamado clave del éxito porque si la empresa escatima recursos en esta fase, la aplicación resultante podría tener muchas dificultades. Un programa de educación debe conseguir dos objetivos: Debe proporcionar una comprensión de la filosofía del JIT y su aplicación en la
industria.
El programa debe estructurarse de tal forma que los empleados empiecen a
aplicarla filosofía JIT en su propio trabajo. No debemos confundir esta etapa de la educación con la formación. Educación significa ofrecer una visión más amplia, describir cómo encajan los elementos entre sí. La formación, en cambio, consístete en proporcionar un conocimiento detallado de un aspecto determinado.
Tercera fase mejorar los procesos
En cuanto a las entradas y salidas.
Cuarta fase mejoras en el control
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Sistema tipo arrastre.
Control local en vez de centralizado.
Control estadístico del proceso.
Calidad en el origen (autocontrol, programas de sugerencias, etc.).
Quinta fase relación cliente proveedor
Constituye la fase final de la aplicación del JIT. Hasta ahora se han descrito los cambios internos cuya finalidad es mejorar el proceso de fabricación. Para poder continuar el proceso de mejora se debe integrar a los proveedores externos y a los clientes externos.
Esta quinta fase se debe empezar en paralelo con parte de la fase 2 y con las fases 3 y 4, ya que se necesita tiempo para discutir los requisitos del JIT con los proveedores y los clientes, y los cambios que hay que realizar requieren tiempo. Es importante la selección de proveedores en base a criterios logísticos (entre otros). Con el JIT, el resultado neto es un aumento de la calidad, un suministro a más bajo costo, entrega a tiempo, con una mayor seguridad tanto para el proveedor como para el cliente.
6. Descripción de las actividades realizadas
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separándolos para llevar un mejor control para su mejor atención. El 1 de Marzo del 2018 lleve a cabo la elaboración de un informe de análisis de ventas que me mostrara las tendencias que se producen en el volumen de ventas de la empresa a través del tiempo. En su forma más básica, muestra si las ventas van en aumento o en descenso. En cualquier momento durante el año fiscal al igual para saber la demanda de los diferentes productos cuales son los más vendidos y los menos consumibles concluyendo con esto el día 20 de Marzo del 2018 para continuar con las diferentes actividades planteadas.
Recuentro de stock depositado en el almacén, comenzando esta actividad el día 25 de Marzo del 2018 buscando la función de arbitrar los medios disponibles que nos permiten determinar los datos viables de existencias de la mercancía de almacén finalizando esta actividad el día 30 de Marzo del 2018.
El 1 de Abril se procedió a controlar entradas y salidas para la mejora de un buen control que se implementó llevar un registro de la entrada de proveedores y salidas de mercancías a las diferentes sucursales donde se envían se elaboró un libro en Excel que especificara los datos requeridos y nos arrojara los datos que esperamos finalizando con esta actividad el día 20 de Abril.
Implantación de metodología JIT el día 25 de Abirl del 2018 se desarrolló mediante una exposición sobre la propuesta de la implementación de estas metodologías a los encargados y dueños de La Habanera buscando que ellos aprobaran para la consiguiente realización y aplicación que concluyo el día 5 de Mayo del 2018.
7. Resultados, planos, graficas, diseños, programas, entre otros.
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Figura #1 Punto de venta Microsip
Figura #2 Productos Microsip
Microsip como empresa.
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En la figura #1 se muestra el punto de venta del sistema que se usa en la empresa. En la figura #2 se muestran en un mapa todos los productos que nos puede brindar el sistema Microsip, el cual es con el que se trabaja en la empresa La Habanera.
Módulos Microsip
Microsip es un sistema modular permitiéndole adaptarse a las necesidades específicas de cada usuario los módulos Microsip son:
Microsip Contabilidad.
Microsip Bancos.
Microsip Nomina.
Microsip Cuentas por pagar.
Microsip Compras.
Microsip Inventarios.
Microsip Cuentas por cobrar.
Microsip Ventas.
Microsip Punto de venta.
MicrosipManufacturing.
Microsip en ruta.
CEO Móvil Microsip.
El inventario
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recuento, tanto cualitativo como cuantitativo de las existencias físicas con las teóricas que fueron oportunamente documentadas.
En la empresa la habanera se trabaja en el módulo de inventarios del sistema Microsip, que se cuenta con movimientos de entradas y salidas también, como se muestra en la figura #3. En la figura #4 se muestra un ejemplo del marbete que se utiliza a la hora de hacer el conteo de la mercancía en un inventario físico y en la figura #5 se muestra el total de marbetes recaudados durante el inventario que se tomo del almacén en La Habanera.
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Figura #5 Marbetes totales de inventario físico
Lo que hace el inventario es registrar el conjunto de los bienes propios y disponibles de una empresa para la venta a sus clientes y que por tanto son considerados como activo corriente.
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embalaje, bienes de la empresa, bienes terminados, bienes parcialmente terminados, bienes en tránsito.
Existe una numerosa cantidad de tipos de inventarios, entre los más recurrentes se cuentan: inventarios finales (se lleva a cabo cada vez que se cierra el período fiscal, generalmente el 31 de diciembre), inventarios periódicos (se realiza cada determinado tiempo), inventarios iniciales (se registran todos los bienes de la empresa), inventarios de liquidación legal, inventario de materias primas, inventario de seguridad, inventario de gestión de inventarios, inventario físico entre otros. Entre las razones que existen en las empresas para realizar un inventario podemos citar: para reducir costos de adquisición, para reducir costos de calidad por arranque, para reducir costos. Aunque, también existen otras tantas razones que convierten al inventario en una cuestión engorrosa, compleja para la empresa en cuestión como ser: costos por almacenaje, dificultades para responder a los clientes, los costos de coordinar su producción, los costos de los productos defectuosos al tratarse de lotes grandes.
La importancia del orden en los almacenes y la estantería
Cuando hablamos de almacenes hacemos referencia a un concepto que ha ido mutando y evolucionando con los años y que hoy apunta a aquellas unidades que forman parte de la estructura funcional de una compañía tanto industrial como comercial. El almacén es un elemento clave dentro de la empresa y no solo provee todo lo necesario para el manejo de los inventarios sino que puede llegar a incluso producir un valor agregado extra.
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Stock o reserva. Este sitio es el especialmente destinado para los productos almacenados en cuestión. Cada almacén deberá adaptarse completamente al tipo de mercancía que se reserve allí, dedicando incluso espacios o zonas específicas para productos dependiendo de su naturaleza: mercancía especial, productos en estado de devolución, entre otras.
Este es el espacio destinado a la “preparación de pedidos” y es donde se almacena todo aquello que viene de la zona de reserva y que debe ser preparado para ser expedido.
Verificación o salida. Aquí se producen efectivamente las expediciones de los productos y se realiza una inspección final del producto.
Son espacios que se destinan únicamente al paso tanto de las maquinas como de las personas que circulan por el almacén.
Aquí se ubican las zonas destinadas a los trabajadores auxiliares a toda operación propia del mismo almacén.
Cartelera de clientes
La cartera de clientes es un registro o directorio de los compradores actuales y de los posibles clientes, que te permite tenerlos bien ubicados: saber quiénes son, dónde y cuándo encontrarlos, sus posibilidades de compra, su dirección, teléfono o correo electrónico.
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Figura #6 Clientes
Lo más importante para formar una cartera es definir un perfil de cliente y el mercado objetivo al que quieres llegar. Existen grandes oportunidades de venta sobre la cartera actual de las empresas. Esto no significa dejar de lado la búsqueda de nuevos clientes, pero debemos de tener presente que siempre resulta más fácil, rápido y barato vender más servicios a clientes ya existentes.
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Figura #7 Ejemplo cliente
Análisis de ventas
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Figura #8 Lista de departamentos
Se utiliza la lista de departamentos de productos para clasificar los productos. Por ejemplo, la empresa La Habanera distribuye y almacena diferentes productos como tal se clasifican los departamentos mostrados en la figura #8. La empresa a estudiar no cuenta con un orden adecuado y un buen control técnico sobre la entrada y salida de sus productos el cual no le permite saber con exactitud los movimientos que se generan dentro de su almacén y por ende la situación actual de sus productos, la empresa La Habanera dedicada a la distribución y venta de cereales, especias y frutos secos, por eso nos es necesario realizar un diagnóstico exhaustivo para que dicha empresa pueda tener una sólida estructura en el control técnico de almacén el cual nos ayudara a proteger nuestras existencias y asegurar el buen manejo de los movimientos de los productos de la empresa.
Entradas y salidas
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momento el stock actual de cada uno de los productos. En la figura #9 podemos observar un ejemplo de una entrada del almacén, la cual se especifica el origen, el almacén al que se le está dando la entrada, la fecha y un folio para poder llevar un orden. En la figura #10 se muestra el ejemplo de una salida, en la cual se especifica almacén de donde salió al mercancía y el origen al que se va a mandar, y al igual que la entrada un folio para llevar un orden en los inventarios. Al momento de dar salida de mercancía a un almacén, se tiene que especificar a donde se está mandando y al igual al momento de una entrada al almacén especificar de donde viene la mercancía.
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Figura #10 Ejemplo de salida
Etiqueta para control de almacén
Esta etiqueta controla el tiempo de entrada y permanencia de un producto en el almacén. Se instala al momento de recibir el producto. La etiqueta para control de almacén con complemento contiene un área determinada en la que se coloca otra etiqueta más pequeña la cual indica el día en el que se recibió el producto. Esta etiqueta cada día está identificado por un color diferente.
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Figura #11 Prototipo de etiqueta
Características:
Material: Papel Couche.
Adhesivo especial para humedad.
Pre corte que permite su fácil aplicación. Fácil lectura e identificación.
Posibilidad de escritura e impresión.
Método A, B, C.
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En la figura #12 se puede observar el análisis del método ABC con algunos departamentos de La Habanera.
Figura #12 Método A,B,C
Diseño y distribución de la planta
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Figura #13 Diseño de planta
El objetivo del trabajo de diseño y distribución en planta es hallar una ordenación de las áreas de trabajo y del equipo que sean la más eficiente en costos, al mismo tiempo que sea la más segura y satisfactoria para los colaboradores de la organización. Específicamente las ventajas una buena distribución redundan en reducción de costos de fabricación como resultados de los siguientes beneficios:
Reducción de riesgos de enfermedades profesionales y accidentes de trabajo
Se contempla el factor seguridad desde el diseño y es una perspectiva vital desde la distribución, de esta manera se eliminan las herramientas en los pasillos; los pasos peligrosos, se reduce la probabilidad de resbalones, los lugares insalubres, la mala ventilación, la mala iluminación, etc.
Mejora la satisfacción del trabajador
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Incremento de la productividad
Muchos factores que son afectados positivamente por un adecuado trabajo de diseño y distribución logran aumentar la productividad general, algunos de ellos son la minimización de movimientos, el aumento de la productividad del colaborador, etc.
Optimización del espacio
Al minimizar las distancias de recorrido y distribuir óptimamente los pasillos, almacenes, equipo y colaboradores, se aprovecha mejor el espacio. Como principio se debe optar por utilizar varios niveles, ya que se aprovecha la tercera dimensión logrando ahorro de superficies.
Reducción del material en proceso
Al disminuir las distancias y al generar secuencias lógicas de producción a través de la distribución, el material permanece menos tiempo en el proceso.
Optimización de la vigilancia
En el diseño se planifica el campo de visión que se tendrá con fines de supervisión. La función principal de una instalación nueva es la de permitir una distribución más eficiente. En éste caso se tiene la oportunidad de eliminar todos aquellos aspectos estructurales y de diseño que restringen un óptimo funcionamiento de la organización.
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Figura #19 Almacén bien organizado
9. Conclusiones y recomendaciones.
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JIT, pero el desconocimiento de los mismos por parte de personal encargado de esta área; igualmente se observó que existen dentro la muestra Individuos que conocen las funciones relativas a la reposición de inventario y otros que no han sido informados al respecto lo que ocasionaría errores considerables, por desconocimiento del área; igualmente es importante destacar que hoy en día para que una empresa sea altamente competitiva es necesario contar con información acertada y en cuanto a la empresa en estudio se observó que los registros de inventarios no se encuentran disponibles ni actualizados, así mismo se evidencia que el área de almacenaje no se encuentra adecuada para el control respectivo del Inventario de mercancía así como tampoco se realizan supervisión del inventario ni de las actividades realizadas por el personal encargado del departamento de inventario, punto clave en el cual la muestra está totalmente de acuerdo con que la supervisión evitaría cometer errores que afecten la información financiera de La Habanera.
El objetivo principal de llevar un adecuado control de inventario es contar con información suficiente y útil para minimizar costos de producción, aumentar la liquidez, mantener un nivel de inventario óptimo y comenzar a utilizar la tecnología con la consecuente disminución de gastos operativos; sin embargo La Habanera, el hardware no cuenta con adecuado control del inventario a pesar de contar con, los programas de cómputo los cuales son excelentes, pero sin embargo, el que estén bien estructurados no garantiza que vallan a cubrir las necesidades de información, si no son alimentados con información real y constante. Mediante el control de inventarios se eliminan los tiempos muertos ya que cualquier cajera capacitada puede llevar a cabo el registro, con el apoyo de la persona encargada de recibir el material. Para el conteo físico siempre se puede utilizar al personal operativo, de modo que sea más rápido. El objetivo es que el dueño siempre cuente con información valiosa para un mejor control de sus costos y su flujo de efectivo.
Recomendaciones.
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procesos y funciones del área o departamento de inventario de la organización con el fin de identificar las debilidades inherentes, conocer los riesgos y, derivado de ello, definir las medidas a utilizar para reducirlos, el objetivo se logró al 100%.
10. Competencias desarrolladas y/o aplicadas.
Trabajar con mutua colaboración de todos los encargados de áreas y buena disposición para la realización de las diferentes tareas aplicables.
Analizar la información constituyendo ideas relevantes, de las distintas fuentes de información.
Almacenar y recuperar la información contenida
Desarrollar proyectos principalmente elementos y factores que pueden ser externos e internos.
Se práctica el trabajo en equipo.
Relacionarse con personal en diferentes niveles jerárquicos.
Trabajar con orden y bajo un programa establecido.
11. Referencias bibliográficas y virtuales.
Inventarios. [1].Molina Aznar, V. (2011). Administración de almacenes y control de
inventarios. México DF.: ISEF. Salas, H. G. (2009). Inventarios. México DF.: ECOE Ediciones.
MICROSIP https://www.microsip.com/
Método A, B, C.
