ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
NOMBRE: Gloria Piedrahita Angela González
CARGO:
Equipo de apoyo logístico SDIS y Avance
Organizacional Consultores Subdirectora Administrativa y Financiera Directora de Gestión Corporativa FECHA: 27 de agosto de 2007 27 de agosto de 2007 27 de agosto de 2007 1. PROPÓSITO
Llevar un estricto registro y control de los bienes adquiridos por la SDIS y que van a ser trasladados a las diferentes sedes, dependencias y proyectos para el desarrollo de sus funciones; consolidando una base de datos de inventarios actualizada, verás, confiable y con responsables claramente definidos.
2. ALCANCE
Inicia: con la atención de información sobre existencias de bienes nuevos y usados en almacén por parte de las dependencias o proyectos.
Finaliza: con el envío de los comprobantes de salida para contabilidad.
Alcance: aplica para todas las sedes, dependencias y proyectos de la SDIS que soliciten bienes a bodega necesarios para el desarrollo de sus funciones.
3. NORMAS
Constitución política de Colombia Art. 267, 268 y 269
Ley 87/93, por las cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
Ley 734 del 5 de febrero de 2002, por el cual se expide el código único disciplinario.
Resolución 001 del 01 de septiembre de 2001 Contador Distrital. “manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en los entes públicos del Distrito Capital.
Resolución 0223 del 06 de marzo de 2002 por la cual se adopta la resolución 001 de 01 de septiembre de 2002.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Almacén – Bodega: Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o mercancías de
consumo o devolutivos, los cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman una entidad para que esta cumpla los objetivos propuestos.
Comprobante de salida: El comprobante de salida de Almacén o Bodega con destino a las
dependencias, Servidores o a terceros, es un documento legal probatorio en donde se identifica clara y detalladamente la salida física y real del bien del Almacén, cesando de esta manera la responsabilidad fiscal y legal por la custodia y conservación por parte del responsable del Almacén y Bodega, transfiriéndola al Servidor o dependencia destinataria.
Traslado: Son movimientos de bienes que salen del Almacén o Bodega con destino a las dependencias
y Servidores de la entidad para el desarrollo de sus funciones, para terceros en uso en desarrollo de los convenios, cuando así se pacte en los mismos, estos bienes pueden ser nuevos o reutilizados.
5. CONDICIONES GENERALES
1. Toda salida o traslado de bienes del Almacén o Bodega, con destino a las dependencias, Servidores o terceros, se hará previo pedido por parte de Servidores autorizados. Simultáneamente con la entrega de los bienes, el responsable del Almacén y Bodega expedirá el comprobante de salida y exigirá la firma por parte de la persona que recibe los bienes.
2. Para la entrega se debe realizar un alistamiento que comprende: conteo, confrontación de las denominaciones, descripción, especificaciones, cantidades y operaciones aritméticas, entre otras, con las aprobadas en la solicitud de bienes proporcionada por el Almacén. Esta información debe ser igual a la registrada en el comprobante de traslado o salida de almacén y en los movimientos de Almacén, en las tarjetas de estantería o murales si se llevan y en los registros del sistema de kárdex, al igual que la información presentada a contabilidad y al área de control de inventarios. 3. Cuando se produzcan solicitudes que la bodega no pueda satisfacer totalmente, el comprobante
de salida se hará por los elementos efectivamente despachados. Se dejará constancia del motivo por el cual no se pudo cumplir a cabalidad con la solicitud o pedido.
4. En ningún caso se permite la salida de bienes con base en órdenes verbales o recibos provisionales. Si esto ocurriese, la responsabilidad por desacato de la norma, recaerá exclusivamente sobre el responsable del Almacén y Bodega.
5. La entrega de los bienes a los Servidores para el cumplimiento de sus funciones, se hará directamente a la persona indicada en el comprobante de salida, quien con su firma y número de identificación, se hará responsable y legalizará el recibo de los elementos.
6. La entrega de los bienes con destino a la dependencia, para el uso general del equipo de trabajo, se hará directamente a la persona responsable de la dependencia o área, quien respaldado por el Representante Legal o su Delegado – Director Administrativo o Responsable de Almacén - creará mecanismos de control que le permitan custodiar y preservar los bienes recibidos según lo indicado en el comprobante de salida o traslado y por él firmado en señal de recibo a satisfacción. 7. No es permitido a los responsables de Almacén y Bodega mantener en depósito, bienes o
elementos cuya salida ha sido perfeccionada.
8. En caso de existir objeciones para firmar el comprobante en señal de aceptación, éstas deberán presentarse de manera inmediata y por escrito, a fin de gestionar con prontitud la legalización definitiva.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD DEPENDENCIA SERVIDOR REGISTRO
1
Atender solicitud de Información sobre la existencia de bienes (nuevos y usados) en almacén. ¿Hay existencias en almacén?
NO: Informar al Servidor por escrito SI: continúa paso No. 2
Apoyo Logístico - Equipo de almacén e inventarios
Responsable de almacén e inventarios
2
Recibir solicitud de requisición de bienes, enviada mediante oficio radicado, dirigida al área de apoyo logístico – Equipo de almacén e inventarios
Apoyo Logístico - Equipo de almacén e inventarios Responsable de almacén e inventarios Solicitud escrita de requisición de bienes 3
PC - Verificar que la solicitud
contemple la información mínima requerida para hacer entrega de los
bienes. ¿Cumple?
NO: devolver la documentación al solicitante para que la complemente. Este cuenta con dos (2) días hábiles para realizar los complementos a la documentación.
SI: continúa paso No. 4
Apoyo Logístico - Equipo de almacén e inventarios
Responsable de almacén e inventarios
4
Elaborar comprobante de salida de almacén en el software de inventarios en original y tres copias.
Apoyo Logístico - Equipo
de almacén e inventarios Responsable de almacén
5
Coordinar la entrega de los bienes con el Servidor que figura como responsable en el comprobante de salida de almacén.
Apoyo Logístico - Equipo
de almacén e inventarios Responsable del bien
6
Hacer entrega de los bienes y verificar la correspondencia de sus características y cantidades con lo contemplado en el comprobante de salida de almacén. ¿hay inconformidades?
SI: informar al responsable de almacén e inventarios para realizar los ajustes correspondientes. NO: Continúa paso No. 7
Apoyo Logístico - Equipo
de almacén e inventarios Responsable de almacén
7
PC - Obtener firma del responsable
del bien y de almacén en el comprobante de salida de almacén y copias; distribuir original y copias así: original para almacén, primera copia para el responsable del bien, segunda copia para contabilidad, tercera copia Equipo de almacén e inventarios
Apoyo Logístico - Equipo
de almacén e inventarios Responsable de almacén
Comprobante de salida de almacén
8 Enviar los documentos firmados al Equipo de almacén e inventarios
Apoyo Logístico - Equipo
de almacén e inventarios Responsable de almacén 9 Archivar los documentos soporte del
Equipo de almacén e inventarios.
Apoyo Logístico - Equipo
de almacén e inventarios Servidor asignado 10
PC - Enviar mensualmente comprobantes de salida de bienes a contabilidad mediante memorando radicado.
Apoyo Logístico - Equipo
de almacén e inventarios Servidor asignado Memorando radicado
7. TABLA DE COMUNICACIONES No de la
actividad MOTIVO EMISOR RECEPTOR FRECUENCIA MEDIO EVIDENCIA RETROALIMENTACIÓN
1 Solicitud de existencia de bienes en bodega Servidor público o coordinador de proyecto Responsable de almacén e inventarios Según solicitudes Telefónico Información sobre existencia de bienes en almacén 2 Solicitud de requisición de bienes Servidor público o coordinador de proyecto Responsable de almacén e inventarios Según solicitudes Físico Oficio
remisorio Oficio remisorio radicado
5 Coordinar entrega de bienes de almacén Responsable de almacén e inventarios Servidor público o coordinador de proyecto Según comprobantes de salida elaborados
Telefónico Aceptación de los términos acordados 6 Entrega de bienes Responsable de almacén e inventarios Servidor público o coordinador de proyecto Según comprobantes de salida Físico Comprobante de salida Aceptación a satisfacción de los bienes 7 Firma de documentos soporte Responsable de almacén e inventarios Servidor público o coordinador de proyecto Según comprobantes de salida Físico Comprobante de salida
Firma en original y copias por parte del nuevo responsable del bien
10 Envío de comprobante s a contabilidad Responsable de almacén e inventarios
Contabilidad Mensual Físico
Memorando interno radicado
8. REGISTROS
TÍTULO O DESCRIPCIÓN MEDIO DEPENDENCIA
RESPONSABLE
Solicitud escrita de requisición de
bienes Físico
Apoyo Logístico – Equipo almacén e inventarios
Comprobante de salida de almacén Físico Apoyo Logístico – Equipo almacén e inventarios
Memorando radicado a contabilidad Físico Apoyo Logístico – Equipo almacén e inventarios
9. DOCUMENTACION ASOCIADA
Mapa de riesgos, kárdex de inventarios, solicitud escrita de requisición de bienes indicando: descripción detallada de los bienes requeridos, cantidad, nombre y documento de identidad de quien será el responsable, programa o proyecto que los requiere, uso de los bienes, oficios y memorandos.
10. CONTROL DE CAMBIOS
Nº VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
0 27-ago-07 Aprobación del procedimiento
11. ANEXOS
Criterios de aceptación
No. ACEPTACIÓN CRITERIO DE RESPONSABLE CONFORMIDAD POSIBLE NO
TRATAMI EN-TO DE LA NO CONFOR MI-DAD RESPONSA -BLE DEL TRATAMIE N-TO VERIFICA-CIÓN DEL TRATA-MIENTO REGISTRO 2 El oficio debe indicar: descripción detallada de los bienes requeridos, cantidad, nombre y documento de identidad de quien será el responsable, programa o proyecto que los
requiere Coordinador solicitante Documentación de soporte incompleta Devolución de la documenta ción para su compleme ntación Coordinador solicitante Verificación del reproceso Oficio de solicitud radicado
