Propuesta metodológica para el manejo de la información
en un proyecto de construcción
Gloria Isabel Carvajal Peláez
Universidad de Medellín, [email protected]
Luis Felipe Lalinde Castrillón
Universidad Pontificia Bolivariana, [email protected] Juan Carlos Valdés Quintero
Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid, [email protected]
Resumen
En el proceso de planeación, construcción y puesta en servicio de un proyecto de construcción intervienen actores de tipo gerencial, comercial y operativo, generadores de información que requiere ser transmitida en forma eficiente; dicha información debe ser registrada, tratada, clasificada y sistematizada por la diversidad de procesos. La gerencia de proyectos ha sido el ente canalizador de la información durante las diferentes etapas de un proyecto, se ha apoyado en herramientas organizacionales y tecnológicas para facilitar la gestión de los proyectos, tales como las Tecnologías de la información y la comunicación (TIC), de gran utilidad para la labor gerencial, pero se hace necesario su conocimiento y apropiación por parte de los demás agentes implicados. El propósito del presente trabajo, es plantear una metodología estricta y coherente para gestionar la información generada en los proyectos de construcción, como base fundamental para el desarrollo de una herramienta TIC, de futura implementación en las empresas del sector. La mayoría de los proyectos de construcción, carecen de una coordinación efectiva entre los agentes implicados, debido a la inadecuada gestión de la información.Por lo anterior, se genera la necesidad de gestionar la información procedente de los diferentes procesos de un proyecto de construcción; mediante canales eficientes de comunicación y repositorios adecuados de información actualizada; condición que puede propiciar mejoras en la gestión de la calidad, en el control de ejecución y en la colaboración entre actores; generando así, beneficios económicos y operativos para el proyecto y satisfacción a gestores y clientes.
Palabras clave
Construcción, información, proyectos, gestión, TIC,
1
Introducción
Actualmente, la industria de la construcción ha cambiado significativamente respecto al modo de gestionar los proyectos desde su concepción hasta la entrega final.En la década de los ochenta, en Colombia se promovió la idea de que existía un método para la correcta gestión de los proyectos, procurando la mejora de los procesos en beneficio de los mismos; este método se denominó Gerencia de Proyectos, traducción del inglés “Project Management”; en un principio se inicio con el planteamiento de procesos con objetivos precisos pero que se desarrollaban de manera empírica como la factibilidad de los proyectos, los planes de ventas y la planificación de la construcción.
construcción de obras civiles (Bautista, 2007).Desde entonces, la gerencia de proyectos es la herramienta fundamental para la gestión de cualquier proyecto de construcción en nuestro país.
Una de las herramientas más importantes con la que cuenta hoy en día el gerente de proyectos son las TIC (Tecnologías de la información y la comunicación), ya que a través de ellas puede manipular, almacenar, administrar, transmitir y encontrar toda aquella información y documentación que debe manejar en el desarrollo de su gestión como persona encargada de un proyecto de construcción. Dada la alta complejidad de los proyectos de construcción, al involucrar una alta cantidad de actores, información y documentación en cada uno de las etapas que lo componen, se han propuesto métodos para el manejo de la información y la gestión de los procesos en los proyectos:
Modelo Integrado de Información para la Construcción. Denominado por la sigla inglesa BIM (BuildingInformationModel), mediante el uso de las TIC se presenta un modelo digital completo del proyecto, incluyendo costos de materiales, tiempos y detalles, coordinados entre los diferentes participantes, entre otros.
El PMI (Project Management Institut).Plantea que el área de gestión de las comunicaciones de un proyecto, es la encargada de ´´asegurar la generación, recogida, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma“ (Baeza, 2005); determina que la gestión proporciona enlaces entre personas e información, requerimiento indispensable para el éxito de las comunicaciones; alerta sobre los tiempos excesivos que los gerentes de proyectos pueden invertir en las constantes comunicaciones con el equipo del proyecto, promotores, dueños y usuarios. Sugiere además los componentes o procesos primordiales para los procesos de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto: Planificación de las comunicaciones, distribución de la Información, informar sobre el rendimiento y gestionar a los Interesados. Cada proceso implica el esfuerzo de una o más personas o grupos de personas, dependiendo de las necesidades del proyecto, con conocimiento y habilidades para la comunicación y manejo de las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones (Guía del PMBOK, 2004).
En el proceso de planeación, construcción y puesta en servicio de un proyecto constructivo intervienen muchos entes de tipo gerencial, comercial y operativo, que generan constantemente información y documentación, la cual, tiene que fluir siempre de manera efectiva entre ellos, siendo sumamente importante que dicha información sea registrada, tratada, clasificada y sistematizada dada la complejidad de la interacción entre las partes y los procesos. Por lo expuesto anteriormente, cobra importancia el hecho de que las personas involucradas en el diseño, construcción y puesta en servicio de un proyecto de construcción comprendan el efecto de las nuevas tecnologías y en especial de las TIC sobre el correcto y armónico desarrollo de los proyectos, y se hace necesario tratar el tema en círculos académicos y profesionales, que permitan avanzar en un conocimiento más profundo del sector de la construcción de nuestro país y que posibiliten el planteamiento de nuevas metodologías que aporten a este proceso.
Este artículo presenta una propuesta metodológica para la gestión de la información y la documentación en el conjunto de todas las etapas de un proyecto de construcción, mediante la evaluación cualitativa de casos reales de proyectos de construcción ubicados en el Valle de Aburra. El texto se divide en tres secciones: la primera sección corresponde a la introducción; la segunda al desarrollo del trabajo, en la cual se describe la forma de recopilación y tratamiento de los datos, los casos de estudio y el análisis e interpretación de los resultados obtenidos; en la tercera se presentan conclusiones. Adicionalmente contiene agradecimientos y referencias.
2
Desarrollo de la propuesta
Con este trabajo se busca proponer una metodología para la gestión de la información y la documentación en el proceso de planeación, construcción y puesta en servicio de un proyecto de construcción del tipo edificación. Mediante un estudio de caso de proyectos reales de construcción de edificaciones, se busca la identificación de los actores y las actividades que se presentan durante el proceso, realizando una evaluación por etapas desde la planeación hasta la puesta en servicio.
2.1
Metodología
La metodología utilizada en esta investigación es un estudio de casos, se centra específicamente en la identificación y evaluación de los actores participantes de un proyecto, de las actividades presentes en cada una de las etapas y los documentos manipulados para el correcto desarrollo del mismo. Seleccionamos cinco obras de construcción de edificaciones con características similares, con el fin deidentificar, recopilar y clasificar la información y documentación que interviene en cada uno de los procesos; esta es quizás la acción más importante, ya que es la que permite identificar cual es el flujo real entre actores, actividades y etapas del proyecto. A continuación se describen las actividades desarrolladas para cada caso:
Identificación de los actores de cada una de las etapas del proceso.
Identificación de las actividades desarrolladas en cada etapa.
Definición del flujo de cada uno de los documentos para cada etapa, vinculando actores relacionados.
Proposición de una metodología para el manejo de los documentos en cada una de las etapas del proyecto de manera escrita y gráfica.
Los actores y actividades que se presentan durante el proceso de planeación, construcción y puesta en servicio en un proyecto, se establecieronmediante la recopilación de registros y entrevistas realizadas a cinco obras ubicadas en diferentes lugares del Valle de Aburra.
Listados los documentos y clasificados según la etapa del proyecto por actividad, teniendo en cuenta aquellos documentos que en realidad generan interacción entre varios actores del proyecto, se describió como es el flujo de la información entre ellos, para lo cual se diseñamos una matriz en la cual fuera fácil de visualizar el recorrido de cada documento, identificando donde se generaba, presentando en forma clara el transito del mismo, si se realizan modificaciones y quién las realiza y donde concluye su flujo o si se genera un proceso cíclico. Considerando que las obras de edificación tienen un manejo de la documentación y la información más complejo y debido a la accesibilidad a la información con la cual se cuenta, centramos el diseño de este estudio en este tipo de obras. Como objeto de estudio se incluyen dos obras ejecutadas y tres que durante la investigación se encontraban en ejecución; decisión tomada por la variedad de los proyectos planteados, por la disposición para el desarrollo del estudio; cuestiones fundamentales para la labor de recopilación de información.
2.1.1 Casos de estudio
Para poder organizar la información y definir los actores que en realidad eran importantes para el suministro de información confiable de cada una de las obras, el proceso de entrevista a los actores se planificó con la ayuda del coordinador de obra de la empresa constructora; se inició con la elaboración de fichas técnicas en donde se plasmaba la información principal y especificaciones básicas de cada uno de los proyectos (Tabla 1). Posteriormente,se diligenció una ficha adicional en donde se definían las personas y empresas que intervenían durante las diferentes etapas de cada uno de los proyectos (Tabla 2), complementadas por los organigramas de cada proyecto.
Estos proyectos fueron seleccionados dada la composición de los mismos, son proyectos de un tamaño importante por sus áreas construidas y por el presupuesto que manejan, además de presentar esquemas de administración comunes a todos los niveles (administrativos, de diseño y operativos) y a todas las etapas del proyecto.
Tabla 1. Ficha Técnica Obras para estudio de casos.
Obra no. 1 2 3 4 5
Tipo Edificación comercial e industrial Edificación vivienda tipo casas Edificación vivienda tipo apartamentos Edificación vivienda tipo apartamentos Edificación comercial
Estado En ejecución En ejecución En ejecución Ejecutado Ejecutado
Modalidad Socio y dueño
del proyecto
Socio del proyecto
Socio y dueño del proyecto Contrato por administración delegada Contrato por administración delegada Descripción Construcción de 26 bodegas
desde 200 m2
Construcción de 42 viviendas unifamiliares de
Construcción de edificio de 12 pisos con un
Construcción de edificio de 10 pisos
con un total de 27
hasta 752 m2 2 pisos desde 75 m2 hasta 118.5
m2
total de 47 apartamentos
apartamentos con áreas desde 94 m2
hasta 190 m2
bodegas y oficinas con parqueadero
en semisótanos
Ubicación municipio de
sabaneta Municipio de Itagüí- sector Suramérica Municipio de Medellín. Berrio el poblado Municipio de Medellín. Barrio laureles. Municipio de Medellín. Sector centro
Area lote 30973 m2 7867 m2 3605 m2 852 m2 3251 m2
Area
contruida 19162 m
2 7563 m2 inc.
Urbanismo 7767 m
2 3996 m2 10210 m2
Después de la selección de las obras, se procedió con la ayuda de la gerencia técnica de las empresas constructoras, a identificar y contactar a los actores principales de cada una de las obras: gerente,coordinador de obras, director de obra, residente de obra, responsable del área de ventas y responsables de los diseños técnicos (diseño Arquitectónico, diseño Estructural, diseño Hidrosanitario, diseño Eléctrico, diseño Urbanístico). Se realizó el contacto con un gran número de actores, para definir con cada uno de ellos las actividades relativas en las que participaban durante el desarrollo proyecto, diferenciando entonces actores, actividades y especificando la información y los documentos elaborados y/o procesados.
2.1.2 Recolección y organización de la información
Después de la identificación de los actores para cada una de las obras se procede con la labor de entrevista a cada uno de ellos, se pregunta acerca de su gestión y de la documentación que generalmente manejan en su cargo. Como producto fundamental de la entrevista, se obtuvo un listado de todos aquellos documentos que se manejan o se manipulan durante las diferentes etapas del proyecto; con la ayuda de cada actor se clasificó dicha información para determinar si la información o los documentos eran de manejo común entre actores, si eran comunes a varias actividades o varias etapas, o si existían documentos o información de uso exclusivo. Como producto final se obtuvo un listado único de documentos para las cinco obras en estudio, clasificado para las diferentes etapas (factibilidad, anteproyecto, construcción, ventas y puesta en servicio); adicionalmente se define para cada uno de los documentos como es el tratamiento respectivo de cada unode ellos, describiendo el tránsito de este a través de los actores.
La organización de la información se realizó en forma de listados de documentos, lo cual permitió visualizar y comparar entre proyectos, definiendo cuáles eran comunes entre ellos y cuáles no, pudiendo clasificarlos según en la etapa del proyecto y el manejo que se les da. Adicionalmente y con la ayuda de las personas entrevistadas se pudo clasificar toda esta documentación también según su formato, sabiendo si son escritos, impresoso en formato digital.
Figura 1.Esquematización matriz de interacción de documentos
Luego de clasificar la información se procede a describir como es el manejo entre los actores de cada uno de los documentos, para lo cual se diseñó una matriz por proyecto que facilitara visualizar el tránsito de cada documento entre los actores ya definidos del proyecto, todo esto extraído de las reuniones con los actores de los proyectos. Con la matriz elaborada para cada proyecto, se procedió a construir una matriz resumen de los cinco proyectos, a partir de la cual se definieron y describieron todos y cada uno de los procesos y documentos presentes; adicionalmente, partiendo de la estructura conformada por la matriz resumen, se realizó un análisis de flujos por actividad para cada etapa del proyecto. La matriz diseñada está constituida así:
Una primera columna en donde se listan las Etapas del proyecto de construcción.
La segunda columna está compuesta por el listado de documentos organizándolos y clasificándolos en cada una de las etapas.
Las columnas siguientes son las designadas una por una para cada actor del proyecto, y se identifica cada actor con una letra, a demás se tiene para cada uno, tres subdivisiones que están representadas con tres letras que corresponden a las iniciales de las palabras:
(G) Genera: que indica cuando el actor es el que genera el documento relacionado.
(R) Recibe: indica de quien recibe el documentó este actor.
2.2
Análisis e interpretación de resultados
En primera estancia se evaluaron los documentos identificados para cada etapa del proceso reflejados en la matriz resumen; mediante una descripción teórica en prosa de cada uno de los documento, posteriormente, se definió el formato en el que se presentan (tabla2):Digital (D), impreso (I), escrito (E), digital e impreso (D / I).
Tabla 2. Documentos que integran un proyecto de construcción.
ETAPA DOCUMENTO FORMATO
MANEJO ETAPA DOCUMENTO
FORMATO MANEJO F AC T IB IL IDA
D Estudio de mercado D / I
C O N S TR U C C IO N
Presupuesto de obra D / I
Estudio técnico D / I Programación de obra D / I
P & G D / I Especificaciones D / I
Disponibilidad serv. públicos I Planos urbanísticos D / I
Licencias y permisos I Planos arquitectónicos D / I
AN T E P R OY E C T O
Plano de hilos I Plano estructural D / I
Licencia de construcción I Planos eléctricos D / I
Estudio de suelos I Planos hidrosanitarios D / I
Levantamiento topográfico I Planos de instalaciones de gas D / I
Presupuesto inicial D Planos instalaciones especiales D / I
Programación inicial D Memorandos Interventoría I
Especificaciones D / I Licencias ambientales I
Diseño urbanístico D / I Plano de vías y rasantes D / I
Diseño arquitectónico def. D / I Planos de reformas D / I
Diseño estructural definitivo D / I Presupuesto de reformas D / I
Diseño eléctrico D / I Actas de comité de obra D / I
Diseño hidrosanitarios D / I Facturas I
Actas de vecindad I Pagos contratistas D / I
Licencias ambientales I Nominas D / I
VE
NT
AS
Planos de ventas D / I Control de costos D / I
Promesas de compraventa D / I Control de programación D / I
Informe de ventas D Bitácora de obra E
Cartera de clientes D Reformas planos arquitectónicos D / I
Cartas aprobación de créditos I Reformas planos estructurales D / I
P UE S T A E N S E R VI C IO
Actas de recibo de obra epm I Reformas planos eléctricos D / I
Certificados retie I Reformas planos hidrosanitarios D / I
Acta de recibo planeación I Contratos de obra I
Acta de entrega propietarios I Contratos laborales I
Formato post-ventas E Informe ejecutivo de gerencia D
Liquidación obra I Extractos de obra D / I
Acta entrega archivo de obra I Informe de gastos D / I
Liquidación sociedad I Informe de rendimientos D / I
Liquidación carteras I Informes de calidad de obra E
C ON S T R UC C
ION Licencia de construcción I Normas técnicas I
Pólizas I Manual de construcción D / I
Impuestos I Manual de calidad D / I
Acta de inicio I Plan manejo socio ambiental y SO I
Estudio de suelos D / I Reglamento de propiedad horizontal I
A continuación se presentan los resultados obtenidos por etapas, a partir de lo observado en los casos de estudio y en la matriz resumen:
y disponibilidad de servicios los emiten los entes reguladores, claro está por solicitud expresa del gerente del proyecto.
Etapa de Anteproyecto: la generación y el manejo de los documentos en esta etapa es similar en todos los casos estudiados, a excepción de los documentos de índole legal que deben ser expedidos por entes reguladores, según requerimiento de la gerencia, quien recibe el documento del ente regulador. El resto de documentos que son de tipo técnico son generados por los diseñadores técnicos y son entregados a la gerencia, el cual se encarga de su manejo y distribución.
Etapa de Ventas:el manejo de los documentos es similar en todos los casos. Los planos de ventas siempre son generados por los diseñadores y entregados por medio de la gerencia. Los demás documentos son generados por el equipo de ventas, a excepción de las cartas de aprobación de créditos (documento que deberá ser aportado por el cliente comprador).
Etapa de Construcción:en esta etapa se visualizó que todos los documentos de índole legal como licencias, permisos e impuestos deben ser emitidos por los entes reguladores y entregados al gerente, quien se encarga de entregarlos a través de la Interventoría si está dispuesta esta figura, sino, la gerencia deberá entregarlos directamente a la coordinación de obra. Todos los documentos de tipo técnico como planos, levantamientos, diseños y memorias de cálculo, son producidos por los diseñadores o técnicos y entregados a la gerencia, quien se encarga de entregarlos a la obra por medio de la Interventoría, en caso de no existir esta figura, serán entregados directamente a la coordinación y dirección de obra.
o Un documento de mucha importancia en la obra es la Bitácora del proyecto, la cual está disponible en la obra para que sea diligenciada por cualquiera de los agentes implicados como la gerencia, la interventoría, la coordinación, la dirección y la residencia; por eso este documento aparece como generado por estos actores e interactúa entre ellos simultáneamente.
o Un aspecto característico en esta etapa es que la mayoría de los documentos deberán pasar por revisión y aprobación de la Interventoría en el caso de que exista en el proyecto, en su defecto los documentos deberán ser revisados y aprobados por la gerencia o la coordinación de obra; un ejemplo claro de esto son los controles presupuestales y de programación de obra.
Etapa de puesta en servicio:en general, todas las actas, certificaciones y documentos que tengan que ver con la entrega de las obras, son gestionados por la constructora a través de la dirección y la coordinación de obra y entregados todos estos documentos a la Interventoría, que a su vez al final de la obra entregará toda esta documentación a la gerencia.
En segunda estancia se representó la metodología objeto de esta investigación mediante diagramas de flujo, mostrando el manejo de cada uno de los documentos como un proceso inserto en el diagrama general de cada una de las etapas del proyecto. (figuras 2-7)
Figura2. Diagrama de Flujo metodología etapa de factibilidad
En la etapa de anteproyecto (figura 3), se visualiza como todos los documentos técnicos provenientes de los diseñadores también son sometido a una revisión o aprobación por parte de la gerencia, esta a su vez cuando aprueba cada uno de los diseños se los entrega con visto bueno a la Interventoría del proyecto, encargada de tenerlos como documentos de obra disponibles para el constructor. En el caso de que la obra no cuente con Interventoría el que hace el papel de receptor de toda la información será el coordinador de obras de la empresa.
En la etapa de ventas (figura 4), se observa como la gerencia se convierte en un actor primordial por ser este quien hace solicitud de información al actor ventas y es quien revisa toda la documentación generada por ventas para aprobarla. Además se aprecia en el diagrama, como es difícil ligar unos documentos con otros, generando procesos individuales para cada uno de los documentos lo dificulta el control de la interacción de los documentos entre actores y etapas.
Figura 4. Diagrama de Flujo metodología etapa de ventas.
Figura 5. Diagrama de Flujo (A) metodología etapa de construcción
Los documentos de índole legal como permisos, licencias e impuestos también generan un micro proceso dentro del diagrama, esto por ser un solo actor que los gestiona, la gerencia del proyecto, quien es el encargado de suministrar la información de dichos documentos cuando es solicitada por la obra o por la Interventoría.
Figura 6. Diagrama de Flujo (B) metodología etapa de construcción.
Figura 7. Diagrama de Flujometodología etapa de puesta en servicio.
Los diagramas de flujo obtenidos y presentados,son de gran relevancia, ya que se pueden considerar como un punto de partida para continuar con el desarrollo y mayor análisis de cada uno de los procesos y de los subprocesosidentificados. Cobra un valor adicional esta continuidad, si se pretende generar herramientas informáticas que integren el manejo de la información entre actores de los proyectos y entre etapas de los mismos.
Consideramos un factor estratégico para el sector de la construcción, la información relacionada en el presente estudio; queda abierta la puerta para continuar con la ampliación de los casos de estudio aplicando otras metodologías, que permitan validar o modificar los planteamientos realizados. Adicionalmente, se debe iniciar una labor de socializaciónque permita dar a conocer los resultados más relevantes del presente estudio, en la medida en que esta labor se realice será mayor el valor y el impacto generado en el sector de la construcción. Finalmente, este estudio se presenta como en una herramienta útil y valiosa para el sector académico, ya que esta se puede utilizar como apoyo y herramienta académica para la labor docente universitaria tanto a nivel de pregrado como de posgrado, de los diferentes programas académicos relacionados con el sector de la construcción en nuestro país.
3
Conclusiones
No podemos dejar a un lado las limitaciones que este trabajo tuvo, ya que en varios de los casos analizados no se tuvo al alcance la información al cien por ciento, debido a las dificultades para entrevistar y consultar todos los actores que influyen en cada caso, generando esto un nivel de incertidumbre que se tuvo que subsanar con el acompañamiento del coordinador de proyectos o de otro de los actores.
De los resultados obtenidos podemos concluir sin lugar a duda que en la gerencia de proyectos recae la mayor responsabilidad durante todas las etapas del proyecto, ya que es este actor el encargado de gestionar, coordinar, organizar y revisar la mayoría de los documentos que se generan durante todas las etapas. De ahí la importancia de tener un buen gerente en los proyectos, el cual debe ser una persona perspicaz, inteligente y dinámica para poder sacar adelante un proyecto de construcción y producir los resultados esperados por los dueños o socios del proyecto.
Con el diagrama de flujo desarrollado, se da un paso fundamental para el desarrollo de un aplicativo informático versátil, apoyado en herramientas TIC que permitan vincular y controlar todos los documentos en tiempo real que permita un seguimiento detallado de la documentación en cada etapa del proyecto.
Podemos concluir que en ninguno de los casos estudiados, se cuenta con una herramienta que permita detectar en que etapa del proyecto se deben manejar los documentos necesarios para la toma de decisiones, es por eso que el trabajo desarrollado se puede convertir en un modelo útil para el manejo de la información de manera organizada desde la planeación hasta la puesta en marcha clasificando todos los documentos que se puedan generar en cada proceso o etapa en un diagrama de flujo que a futuro podría convertirse en una herramienta informática.
Implementar una metodología para el manejo de la información y la documentación en los proyectos de construcción contribuye a que los futuros proyectos obtengan los resultados económicos, financieros y de calidad que satisfaga a todas las partes de este, tanto sus dueños como los compradores o propietarios de los bienes construidos en el proyecto.
Con el presente trabajo ponemos al alcance de estudiantes de pregrado y profesionales afines al sector de la construcción, los conceptos y parámetros para profundizar en cada una de las etapas constructivas y analizar la documentación necesaria que se debe de manejar para poner en marcha un proyecto constructivo.
Agradecimientos
Esta investigación fue financiada por la Vicerrectoria de Investigaciones de la Universidad de Medellín y la Vicerrectoria de docencia e investigación del Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid. En el marco del proyecto “Modelo de Gestión del Proceso de Planeación, Construcción y Puesta en Servicio de un proyecto de Construcción”.
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