Reglamento de adquisiciones, contrataciones y niveles de
decisión
I. NORMAS GENERALES.
El presente reglamento regula las atribuciones de las Gerencias, y Áreas en materia de adquisición y contratación de servicios, fija los montos hasta los cuales pueden resolver y determina el procedimiento al que deben ceñirse en las referidas contrataciones.
II.DEFINICIONES:
Para los efectos del presente Reglamento, se entenderá por:
1. Contrato: acto mediante el cual se encomienda a una persona natural o jurídica la ejecución de una obra material, la prestación de un servicio o la adquisición de un bien físico mediante la formalización de un documento escrito firmado entre las partes.
2. Compra directa: la adquisición de materiales, equipos, muebles y otras especies necesarias para el funcionamiento de la empresa, sin que medie en ello la formalización de un contrato escrito, sin perjuicio de la cotización simple o formal previa a la decisión de compra.
3. Cotización simple: aquella que se realiza directamente a un proveedor.
4. Cotización formal: la que se solicita por escrito al menos a tres proveedores para la adquisición de un bien o servicio, para cuya decisión se comparan las ofertas recibidas.
5. Licitación: aquella en que las ofertas deben solicitarse en sobre cerrado, los que deben ser abiertos en una fecha y hora determinada ante una comisión designada por el Gerente General, ceremonia a la que eventualmente pueden asistir los oferentes. Puede ser de carácter público o privado.
• Licitación pública: se refiere a aquellas cuyo llamado se efectúa a cualquier oferente mediante un aviso en prensa, el portal www.chilecompra.cl u otro medio masivo de difusión.
• Licitación privada: el llamado se hace por invitación a determinados proveedores, sin publicación en prensa u otro medio.
6. Servicios menores: actividades realizadas por una persona natural o jurídica distintas a los trabajadores de la Empresa, que reportan una utilidad o beneficio requerido por la empresa, tales como labores de mantenimiento, de limpieza, etc., en las cuales no se requiera su formalización mediante un contrato escrito.
III. NORMAS INTERNAS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS.
1. NORMA GENERAL.
La adquisición de bienes y servicios se efectuará de acuerdo al procedimiento general establecido por la empresa, que se detalla más adelante, sin perjuicio de las facultades asignadas a los distintos niveles jerárquicos por la Gerencia General. El procedimiento general, en especial lo relativo a la unidad en que deben centralizarse las gestiones pertinentes, es decir, la Gerencia de Administración y Finanzas, es aplicable a todo tipo de compras y contratación de servicios, a menos que opere una excepción o caso especial que se indica más adelante.
2. MECANISMOS DE COTIZACIÓN.
De acuerdo a su naturaleza y monto involucrado, para la adquisición de bienes y servicios, COTRISA utilizará los siguientes mecanismos y con los límites que se indican:
TIPO DE COTIZACIÓN
MONTO DE COMPRA OBSERVACIONES
Simple Hasta UF 10 Aplicable sólo a compras menores Formal > UF 10, hasta UF 500 Mínimo 3 cotizaciones para cada
compra
Licitación > UF 500 Puede ser Pública o Privada
En la medida que estén disponibles en el mercado y a un costo razonable para la Empresa, ésta incorporará las modernizaciones tecnológicas que permitan un mecanismo más transparente y automático del proceso de cotización y adjudicación de las compras.
3. NIVELES DE AUTORIZACIÓN.
Las compras o contratación de servicios que soliciten las distintas unidades de la Empresa deberán ser aprobadas conjuntamente por las jefaturas que se indican a continuación, de acuerdo al monto involucrado y en forma previa a la operación respectiva:
a. Hasta UF 50: • Gerente solicitante
• Gerente de Administración y Finanzas, b. De UF 51 hasta UF 500:
• Gerente solicitante
• Gerente de Administración y Finanzas • Gerente General
c. Superiores a UF 501: • Gerente solicitante
• Gerente de Administración y Finanzas • Gerente General
Estos niveles de autorización se pueden esquematizar en el siguiente cuadro: Rango Montos UF Solicitante Gerente Gerente Finanzas Gerente General Directorio 0 – 50 P A (1) A (1) 51 - 500 P V V A 501 adelante P V V V A P: propone V: visa previa A: aprueba I: es informado (1) En conjunto
4. FORMALIZACIÓN DE LAS COMPRAS.
Las compras deberán estar en todos los casos respaldadas por la o las cotizaciones, o por el contrato, según corresponda. Todo contrato que formalice la compra de un bien o contratación de un servicio será firmado por el Gerente General,
independientemente del monto involucrado. No se requerirá su firma posterior en ningún otro documento que diga relación con dicho contrato, excepto aquellos que sean pertinentes a la correcta recepción del bien o servicio contratado en forma específica por la Gerencia General.
5. EXCEPCIONES Y CASOS ESPECIALES.
Se podrá excepcionar de seguir el procedimiento general de cotización – pero no a las atribuciones - sólo con la autorización expresa de Gerente General, el cual deberá informar oportunamente al Directorio, en las siguientes situaciones: a) En caso de real urgencia o emergencia.
b) En la contratación de servicios especializados, cuando no existan alternativas rentables en el mercado.
c) Si existen ventajas comerciales o estratégicas que así lo justifiquen.
En cada uno de los casos señalados precedentemente, la respectiva Gerencia, o Área solicitante deberá solicitar la respectiva autorización a la Gerencia General y dejar constancia escrita de los fundamentos tenidos en vista para aplicar la excepción de que se trate.
La excepción deberá ser clasificada como tal en forma previa a la compra, de acuerdo al nivel de atribuciones respectivo.
6. REGISTRO DE PROVEEDORES.
El registro de proveedores, consistirá en crear una nomina de todos aquellos proveedores que Comercializadora de Trigo S.A. pueda recurrir para la adquisición de bienes y servicios que requiera. Esta nomina estará clasificada por distintas categorías de servicios, cada una de las cuales estará conformada por distintos proveedores con sus respectivos datos comerciales, tales como: nombre de la empresa, giro, Rut, nombre de contacto, producto o servicio cotizado, teléfono, celular, fax, dirección, región, correo electrónico y otros antecedentes que permita a COTRISA tener información precisa del proveedor y contar con una base de datos para futuras cotizaciones.
Este registro lo deberá controlar, coordinar y evaluar la Gerencia de Administración y Finanzas para asegurar su adecuado funcionamiento. La actualización de este registro deberá ser efectuado por el Encargado Sr. Luis Araya, quien deberá ingresar constantemente los datos comerciales de nuevos proveedores y eliminar aquellos que hayan sido calificados como deficientes por el usuario solicitante, previa aprobación de Gerencia General. En reemplazo de este funcionario, la función la asumirá Contabilidad.
Además, semanalmente el Encargado de Informática deberá cargar el registro actualizado de proveedores en:
7. COMPRAS MEDIANTE LICITACIÓN.
El Gerente General ó el Directorio, según los niveles de atribuciones definidos, determinarán, en los casos que a su juicio estimen necesarios, la compra de bienes o contratación de servicios mediante licitación y si ella debe ser pública o privada. En estos casos, se requerirá que las ofertas se hagan en sobre cerrado dirigido al Coordinador del Proceso. Para la apertura de los sobres deberán estar presentes el asesor legal, Gerente requirente, el Gerente de Administración y Finanzas o quien éste designe en su reemplazo, quienes firmarán un acta preparada para tal efecto por esta última.
8. VISACIÓN DE CONTRATOS.
El Gerente solicitante y el Gerente de Administración y Finanzas deberán visar los contratos de adquisición de bienes y contratación de servicios previamente a la firma del Gerente General. Asimismo, deberán visar las bases administrativas de las licitaciones.
9. NUMERACIÓN, REGISTRO DE CONTRATOS Y RENOVACIONES.
Todo contrato que no se refiera a contratación de personal se individualizará, previo a su firma y a la visación señalada precedentemente, con un número correlativo que deberá registrar en el documento original Contabilidad, dependencia que llevará un Registro de los mismos. Esta unidad deberá realizar el seguimiento de los contratos hasta su formalización, luego de lo cual mantendrá siempre una copia del original firmado por las partes.
Para efectos del cumplimiento de lo contratado, la responsabilidad, que se reflejará en el V°B° a la documentación pertinente, estará radicada en la Gerencia respectiva.
Sin perjuicio de la existencia o no de cláusula de renovación automática, la Gerencia de Administración y Finanzas llevará un control actualizado de las fechas de vencimiento de los contratos, las que informará periódicamente a la Gerencia General con una anticipación de 90 días a la fecha de vencimiento respectiva o 30 días antes de la fecha en que se deba comunicar la renovación o término, en su caso.
IV.PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES.
Para las compras de bienes y contratación de servicios se seguirá el siguiente procedimiento:
1. EMISIÓN SOLICITUD:
1.1. La unidad que requiera la compra de un bien o contratación de servicio deberá emitir una solicitud, la cual deberá enviarse a Contabilidad firmada por el solicitante y el Gerente respectivo. Especial importancia tiene una clara definición de las características del bien o servicio a obtener, una fundamentación adecuada de las razones y destino de éste y el costo aproximado de la compra o servicio.
1.2. Contabilidad, previa revisión de la capacidad presupuestaria existente, encomendará al Encargado de Adquisiciones o Servicios Generales según corresponda, la revisión de la solicitud y la obtención de los V°B° que de acuerdos a los niveles de decisión existentes correspondan, para gestionar las cotizaciones. 2. COTIZACIONES:
2.1. Obtenidos los V°B°, se inicia la cotización, consultando el Registro de Proveedores que mantiene la Empresa.
2.2. Se deberán obtener al menos tres cotizaciones, de distintos proveedores, exceptuando los artículos o servicios en que no existan más proveedores o de aquellos casos en que opere una excepción como las señaladas en el número III.5 de este documento.
2.3. Una vez recibidas las cotizaciones, idealmente, se confeccionará un cuadro resumen que contendrá la siguiente información:
• Identificación del proveedor.
• Nombre de los artículos (en el caso de compras) o servicio a contratar. • Precios unitarios de los artículos.
• Valor total de la compra o servicios.
Además, este resumen deberá contener la identificación del solicitante, la unidad a que pertenece, el tipo de compra y las observaciones que correspondan.
2.4. En aquellos casos que el solicitante estime necesario efectuar la compra u obtención del servicio a un determinado proveedor, por razones técnicas o de otra índole, podrá sugerir y/o adjuntar las respectivas cotizaciones, lo cual deberá quedar claramente justificado en la solicitud correspondiente. No obstante, la Gerencia de Administración y Finanzas, se reservará el derecho a instruir nuevas cotizaciones y rechazar lo sugerido si el precio y/o condiciones técnicas así lo aconsejan.
3. COMPRAS:
3.1. Aprobada la compra por los niveles correspondientes y seleccionado el o los proveedores, se confeccionará una orden de compra (u orden de servicio, según corresponda) en duplicado.
3.2. La orden de compra se enviará por fax o correo electrónico ú otro medio, al proveedor, verificándose posteriormente, en forma telefónica, su recepción.
3.3. La factura o boleta de prestación de servicios correspondiente se ingresará por recepción, se verificará contra la orden de compra en Contabilidad y se visará por el jefe de Área y Gerente solicitantes, según corresponda.
3.4. El área de Contabilidad, cuando la compra no se realice a través de administración, requerirán que la recepción conforme de los bienes o del servicio contratado se respalde, con la aprobación, en cada oportunidad con la guía de despacho o con la boleta o factura de prestación de servicios, según corresponda, documentos que deberán venir con el V°B° de la persona que recibe los bienes físicos o el servicio, con su nombre, firma y timbre y el V°B° del Gerente del área respectiva.
4. REGISTRO Y ENVIO A PAGO:
4.1. Una vez verificada la correcta emisión de la factura de compras o servicios, Contabilidad efectuará su registro en el Sistema Contable Flexline. Si la compra se refiere a materiales inventariables, se confeccionará un formulario de alta que alimentará el inventario de activo fijo.
4.2. Contabilidad posteriormente procederá a la emisión del respectivo pago de las facturas, mediante cheque o caja chica.
4.3. El Encargado de Adquisiciones o servicios generales enviará la siguiente documentación a Contabilidad:
• Original de la Recepción (con los respectivos V°B° de los respectivos) • Original y copia de Factura
• Original y copia de Orden de Compra
Legajo con resumen de cotizaciones, solicitud de compra y las cotizaciones recibidas.
