Informe de Práctica Social Empresarial y Solidaria en la Contraloría Municipal de Ibagué

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(1)INFORME DE PRÁCTICA SOCIAL, EMPRESARIAL Y SOLIDARIA EN LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE IBAGUÉ. ANDRES FERNANDO GARAY ANDRADE. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CONTADURÍA PÚBLICA MODALIDAD DE GRADO: PRÁCTICA SOCIAL, EMPRESARIAL Y SOLIDARIA IBAGUÉ – TOLIMA 2016.

(2) ii INFORME DE PRÁCTICA SOCIAL, EMPRESARIAL Y SOLIDARIA EN LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE IBAGUÉ. ANDRES FERNANDO GARAY ANDRADE. INFORME FINAL DE LA MODALIDAD DE GRADO PARA OPTAR POR TÍTULO DE GRADO DE CONTADOR PÚBLICO. ASESORES NAYDU ALVAREZ GIRALDO Coordinador de Practicas LUDIVIA HERNANDEZ AROS Asesora Metodológica. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CONTADURÍA PÚBLICA MODALIDAD DE GRADO: PRÁCTICA SOCIAL, EMPRESARIAL Y SOLIDARIA IBAGUÉ – TOLIMA 2016.

(3) iii TABLA DE CONTENIDO. 1.. RESUMEN EJECUTIVO........................................................................................................ 1. 2.. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 2. 3.. PRESENTACION DE LA EMPRESA ................................................................................... 3 3.1. Reseña Histórica ........................................................................................................... 3 3.2. MISIÓN ........................................................................................................................ 5 3.3. VISIÓN ......................................................................................................................... 5 3.4. PRINCIPIOS CORPORATIVOS ................................................................................. 6 3.5. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS .................................................................................. 7 3.6. VALORES ÉTICOS ..................................................................................................... 9. 4.. DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA .................................................................................... 12. 5.. OBJETIVOS Y JUSTIFICACIÓN DE LA PRÁCTICA. ..................................................... 14 5.1. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................. 14 5.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS ..................................................................................... 14 5.3. JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................... 15. 6.. MARCO TEORICO .............................................................................................................. 16 6.1. CONTABILIDAD ...................................................................................................... 16 6.2. CONTADOR PÚBLICO ............................................................................................ 20 6.3. REVISORÍA FISCAL ................................................................................................ 21 6.4. AUDITORIA .............................................................................................................. 23.

(4) iv. 7.. 6.4.1.. AUDITORIA ESPECIAL ................................................................................... 26. 6.4.2.. AUDITORIA DE GESTION .............................................................................. 26. 6.4.3.. AUDITORIA AMBIENTAL .............................................................................. 28. 6.4.4.. EVIDENCIAS DE AUDITORIA ....................................................................... 29. 6.4.5.. HALLAZGOS DE AUDITORIA ....................................................................... 30. 6.4.6.. PAPELES DE TRABAJO................................................................................... 36. DISEÑO METODOLÓGICO ............................................................................................... 37 7.1. FASE DE PLANECACIÓN DE LA AUDITORÍA ................................................... 37 7.2. FASE DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA ......................................................... 39 7.3. FASE DE INFORME DE ADUITORIA.................................................................... 40. 8.. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ................................................................................ 44. 9.. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ................................................ 46 9.1. Resultados Auditoría a Instituto de Financiamiento Promoción y Desarrollo de Ibagué INFIBAGUE ................................................................................................................. 47 9.2. Resultados de Auditoría a la Empresa Ibaguereña de Acueducto y Alcantarillado IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL. ..................................................................................................... 51 9.3. Resultados de Auditoría a la Administración Central de Ibagué................................ 57. 10. CONCLUSIONES ................................................................................................................. 76 11. RECOMENDACIONES ....................................................................................................... 77 12. BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................... 78.

(5) v LISTADO DE TABLAS Y FIGURAS 1.. Listado de Tablas Tabla 1. Cuadro de Tipificación Hallazgos de Auditoria INFIBAGUÉ. ................................. 47 Tabla 2. Cuadro de Tipificación Hallazgos de Auditoria IBAL. ............................................. 51 Tabla 3. Cuadro de Tipificación Hallazgos de Auditoria Administración Central. ................. 57.

(6) vi 2.. Listado De Figuras Figura 1. ESTRUCTURA ORGÁNICA .................................................................................. 11 Figura 2. PROCESOS FASE DE PLANEACIÓN .................................................................. 37 Figura 3. PROCESOS FASE DE EJECUCIÓN ...................................................................... 39 Figura 4. PRIMERA PARTE DE LA FASE DEL INFORME ................................................ 41 Figura 5. PARTE FINAL FASE DEL INFORME .................................................................. 42 Figura 6. CRONOGRAMA SEPTIEMBRE ............................................................................ 44 Figura 7. CRONOGRAMA OCTUBRE .................................................................................. 44 Figura 8. CRONOGRAMA NOVIEMBRE ............................................................................. 44 Figura 9. CRONOGRAMA DICIEMBRE .............................................................................. 45 Figura 10. CRONOGRAMA ENERO ..................................................................................... 45 Figura 11. CRONOGRAMA FEBRERO ................................................................................ 45.

(7) 1 1.. RESUMEN EJECUTIVO. De acuerdo a los requisitos de la Universidad Cooperativa de Colombia para el proceso de culminación de estudios, escogí como opción de grado pertinente a mi facultad la Practica Social Empresarial y Solidaria, la cual fue realizada en una de las entidades púbica que ejerce vigilancia y control en la ciudad de Ibagué como lo es la Contraloría Municipal de Ibagué, donde fui parte del equipo auditor como practicante en la Dirección Técnica de Control Fiscal Integral dando apoyo a las respectivas denuncias y auditorias especiales siendo ése el objetivo principal de la práctica.. Después de hacer el respectivo conocimiento de la entidad, se inicia la práctica empresarial Social y Solidaria el 16 de Septiembre de 2015 brindando apoyo prestando apoyo de manera responsable a la profesional Soraya Ariza Suarez en la Auditoria Especial de la Gestión Ambiental Vigencia 2014, a la Administración Central, a la Empresa ibaguereña de acueducto y alcantarillado IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL e Instituto de Financiamiento, Promoción y Desarrollo de Ibagué ―INFIBAGUE‖, donde puse en práctica los conocimientos adquiridos en el proceso de formación universitaria, una vez finalizada. el proceso de auditoría se da por. finalizada la práctica el 02 de Febrero de 2016 al dar cumplimiento a la totalidad de los objetivos trazados durante el proceso..

(8) 2. 2.. INTRODUCCIÓN. Dentro del área contable se pueden observar diversas disciplinas, una de ellas es la auditoría definida como ―una recopilación, acumulación y evaluación de evidencia sobre información de una entidad, para determinar e informar el grado de cumplimiento entre la información y los criterios establecidos‖ (Vilches Troncoso, 2005, pág. 4) Siendo la auditoría fundamental dentro del desarrollo de actividades de la Contraloría Municipal de Ibagué entidad donde desarrollé mi práctica empresarial social y solidaria con el objetivo de profundizar mis conocimientos contables en una forma pragmática dentro de una entidad pública que vela por salvaguardar los recursos de la comunidad ibaguereña; dentro de la entidad fui parte del equipo auditor prestando apoyo de manera presencial a la auditoría especial de la gestión ambiental a la Administración Central, Empresa ibaguereña de acueducto y alcantarillado IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL e Instituto de Financiamiento, Promoción y Desarrollo de Ibagué ―INFIBAGUE‖ vigencia 2014desarrollando mis conocimientos contables dentro del ámbito de la auditoría e interviniendo en todos los procesos y procedimientos concernientes a las auditorías especiales en lo lineamientos establecidos por la entidad y los tiempos de prorroga y controversia donde se obtuvieron resultados importantes como hallazgos de tipo Administrativo, Fiscal y Sancionatorio, a su vez se rindió cuenta de la auditoría ya mencionada ante el Concejo Municipal de Ibagué a través del informe de la gestión ambiental para el año 2014 , donde hice parte del equipo que elaboró y desarrollo el informe posteriormente radicado ante en el consejo; de la misma manera hice parte en las diferentes mesas de trabajo, elaboración y organización de los papeles de trabajo, como también el seguimiento a denuncias y revisión de los planes de mejoramiento de las entidades auditadas..

(9) 3 3.. PRESENTACION DE LA EMPRESA. 3.1. Reseña Histórica Para conocer la historia de la Contraloría debemos encumbrarnos a épocas coloniales. Remitiéndonos a la época del descubrimiento y conquista de América, la vigilancia se ejercía sobre los bienes del Monarca y no sobre los bienes del estado, a través del Lugarteniente de los Contadores Mayores de Castilla quien era designado por la Corona. En épocas de la colonia se crea el Tribunal de la Real Audiencia de Santo Domingo, órgano, que entre otras funciones, se encargaba de vigilar a los altos funcionarios de la corona y fiscalizar a los virreyes. En el año 1604 se crear los Tribunales de Cuentas, que hicieron las veces de las Contralorías territoriales en los virreinatos, capitanías y presidencias.. Cerca de 1821, cuando se constituye la República de Colombia, el General Santander se encarga de impulsar la Ley Principal contra los Empleados de Hacienda, la cual consideraba medidas drásticas, inclusive la pena de muerte, para los funcionarios a quienes se les probara haber efectuado fraude o malversación de los bienes. Posteriormente la Constitución del Socorro, consagraba que las cuentas del tesoro público se imprimirían cada año, para que la comunidad se enterara en que se gastaban los tributos. El Libertador por su parte, encomendó el manejo y control presupuestal al Tribuna Mayor de Cuentas y a la Superintendencia General de Hacienda, ejerciendo esta última, funciones de Contraloría..

(10) 4 En 1832 se revive la Contaduría General de Hacienda, la cual es remplazada en 1847 por una Corte de Cuentas, entidad que igualmente es remplazada en 1850 por la Oficina de Cuentas. En 1873 se expide el Código Fiscal, que instaura nuevamente la Corte de Cuentas, la cual es conformada por Magistrados elegidos por el Senado de la República y la Cámara de Representantes. La ley 60 de 1922 autorizó al gobierno del presidente Pedro Nel Ospina para ―Contratar en el exterior y hacer venir al país cinco expertos en asuntos de administración pública‖, Edwin Walter Kemmerer presidió esta misión y en dos meses a partir del 10 de marzo de 1923 se entregaron las recomendaciones que dieron origen a la ley 25 del Banco de la República; la ley 31 sobre número y nomenclatura de los ministerios, la ley 45 de la Superintendencia Bancaria, y Ley 42 que creó el Servicio Nacional Administrativo de Departamento de Contraloría como un organismo independiente de los demás departamentos administrativos.. La creación de la Contraloría obedeció a situaciones coyunturales que obligaban a la formulación de un sistema de control fiscal uniforme, como los 25 millones de dólares recibidos de Estados Unidos por la venta de Panamá y la presencia de grandes empresas estadounidenses en el país. Con motivo de lo anterior se expide la Ley 42 de 1923 que creaba el departamento de Contraloría y mediante Acuerdo 11 de marzo 3 de 1942 se crea una oficina de contabilidad y control fiscal que se denominó Contraloría Municipal de Ibagué y se le señalaron sus funciones, encargada de fiscalizar el recaudo e inversión de los fondos, la ejecución de los presupuestos Municipales y contabilizar los fondos y bienes del municipio y de conceptuar.

(11) 5 sobre su legalidad y conveniencia por medio de informes que rinde al Concejo Municipal de Ibagué. Con la Constitución Colombiana de 1991, el Control Fiscal queda posterior y selectivo, eliminando el Previo y perceptivo. La Ley 42 de 1993 y sus complementarias 610 de 2000 (Responsabilidad Fiscal) y 678 de 2001 (Responsabilidad Patrimonial) establecen los lineamientos del nuevo control fiscal. Desde hace 50 años, la Contraloría Municipal de Ibagué viene ejerciendo sus funciones como un órgano de control del estado, del nivel territorial, de carácter técnico con autonomía administrativa y presupuestal para administrar asuntos en los términos y en las condiciones establecidas en la constitución y las leyes. (Contraloría Municipal de Ibagué). 3.2. MISIÓN Nuestra Misión como Ente autónomo de control, es garantizar el ejercicio de la gestión pública transparente de los sujetos de control que administren fondos o bienes del Estado, de la participación ciudadana en el control fiscal y del desarrollo de los nuevos preceptos legales que fortalezcan los fines de la entidad. (Contraloría Municipal de Ibagué). 3.3. VISIÓN En el año 2015 será reconocida como la mejor Contraloría territorial del País en la aplicación del control fiscal, fundados en el ejercicio del Control Social Participativo, el fortalecimiento y modernización del Sistema Integrado de Gestión, la promoción y bienestar del talento humano y la implementación de efectivos sistemas de información tecnológicos, destinados a garantizar el.

(12) 6 buen manejo de los recursos públicos a través de la vigilancia de la gestión fiscal. (Contraloría Muncipal de Ibagué). 3.4. PRINCIPIOS CORPORATIVOS Los principios corporativos de la Contraloría Municipal de Ibagué se encuentran desglosados dentro del plan operativo anual para el año 2015 donde resalta y define cada uno de ellos. . Desarrollar los principios, procedimientos y sistemas de auditoría y evaluación sobre las actividades, operaciones y procesos que conlleve al mejoramiento de la gestión de las entidades sujetas a control y vigilancia.. . Aplicar los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de costos ambientales para la preservación del patrimonio público.. . Generar y promover una cultura participativa de control social de la comunidad, vinculándola de manera efectiva y permanente al ejercicio del control fiscal.. . Propender por la integración del entorno político, administrativo, económico y social de la ciudad, con el fin de sensibilizarlos sobre la responsabilidad ética y democrática de todos los actores del sentido de pertenencia sobre lo público.. . Crear en los funcionarios una visión holística de la administración pública frente a los deberes, responsabilidades y obligaciones asumidas, haciendo énfasis en la gestión y resultados.. . Propender por una nueva cultura del control fiscal y acompañamiento de la gestión fiscal de los sujetos vigilados, orientando o recomendando,estrategias, procedimientos, e indicadores, para obtener un mejoramiento continuo de la gestión. (Contraloría Municipal de Ibagué, 2015).

(13) 7. 3.5. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS . IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN: Desarrollar modernos sistemas de Información, mediante la adopción de software y bases de datos, en los distintos asuntos adelantados por la Contraloría Municipal de Ibagué, como los son los procesos; misionales, de evaluación, estratégicos y de apoyo, que permitan conservar, integrar y mejorar la gestión institucional.. . IMPLEMENTACIÓN DISPOSICIONES DEL ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN: Adoptar una serie de medidas contempladas en la Ley 1474 del 2011 (Nuevo Estatuto Anticorrupción), para lograr una gestión pública más eficiente y expedita, bajo el entendido de que una Contraloría Municipal, moderna y con participación ciudadana que fortalece el control social, es posible afrontar la corrupción y establecer habilidades didácticas para generar en la región una cultura permanente de legalidad y transparencia en todas las actuaciones adelantadas en el Municipio de Ibagué.. . MEDIDAS DE CONTROL AMBIENTAL: Controlar y vigilar la Inversión Ambiental, que está dirigida a mitigar impactos, preservar, recuperar y fomentar la protección de los recursos naturales y del medio ambiente, así como las acciones de sustitución y prevención de los daños causados por las actividades a trópicas sobre los componentes del medio ambiente y los recursos naturales, incluidos los planes de manejo, gestión y estado ambiental.. . MEJORAMIENTO DEL CONTROL Y VIGILANCIA FISCAL: La Contraloría Municipal de Ibagué, en cumplimiento del mandato Constitucional ejerce el control y vigilancia fiscal orientado a consolidar una gestión pública moderna, eficiente y.

(14) 8 equitativa, exigiendo a los servidores públicos la rendición oportuna y periódica de los resultados de su gestión, con el propósito de verificar la correcta inversión de los recursos públicos, así como la implementación de los Sistemas de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno MECI, en las entidades auditadas, con el fin de mejorar la situación de vida de la comunidad. . FORTALECIMIENTO DEL CONTROL SOCIAL Implementar medidas que genere la participación ciudadana en la comunidad, que permitan brindar apoyo y cumplimiento de los planes y programas de la administración pública y, al mismo tiempo, realizar capacitaciones para apoyar el trabajo de los organismos de control del Estado, mediante una nueva relación social más armónica y confiable, que haga viable, en la práctica, el ejercicio de la democracia participativa y del control social.. . BIENESTAR SOCIAL Fortalecer el bienestar institucional mediante el fomento y promoción del talento humano como el principal recurso de la Contraloría Municipal de Ibagué para el ejercicio del control fiscal, de tal manera que éste se genere en los funcionarios la motivación para cumplir con las funciones que le competen. En este sentido se deben establecer acciones articuladas tendientes a mantener en el más alto nivel las competencias (conocimientos y habilidades) de los funcionarios.. . GARANTIZAR LA INSTITUCIONALIDAD DEL ORGANO DE CONTROL Trabajar en equipo con los demás órganos de control para efectos de intercambio de información que permitan brindar la celeridad en los procesos y toma de decisión en los mismos. (Contraloría Municipal de Ibagué, 2015).

(15) 9 3.6. VALORES ÉTICOS La Contraloría municipal de Ibagué define sus valores éticos y los incluye dentro del plan operativo anual. . Integridad y Honestidad: La integridad puede medirse en función de lo que es correcto y justo. Exige que los funcionarios se ajusten tanto a la forma como al espíritu de las normas que los guían (normas de auditoría, legislación y Constitución) y de la ética. Las personas que trabajamos en la entidad, estamos obligadas a cumplir normas elevadas de comportamiento, durante nuestro trabajo y en nuestras relaciones con el personal de otras entidades (p. ej. entidades auditadas). Para conservar la confianza de la sociedad en los entes de control, nuestra conducta debe ser intachable y debe estar por encima de toda sospecha. Ser honesto es una responsabilidad con nosotros mismos y con los demás en relación con la calidad de nuestro trabajo. Debemos ser ejemplo de rectitud ante los demás funcionarios públicos y ante la sociedad en general.. . Compromiso y Responsabilidad: Los funcionarios de la Contraloría debemos reflejar con el trabajo y desempeño, el compromiso con la institución y con la responsabilidad de ser funcionarios públicos. Es nuestra obligación, el actuar en forma tal que sirvamos al interés público. Profesionalismo: Los funcionarios tienen la obligación de actuar en todo momento de manera profesional y aplicar elevados niveles profesionales en la realización de su trabajo, con objeto de desempeñar sus responsabilidades de manera competente y con imparcialidad. La información producto de nuestro trabajo, no deberá revelarse a terceros, ni de forma verbal ni escrita; salvo cuando la ley lo exige. Nosotros como profesionales, debemos estar actualizados continuamente para un excelente desempeño de nuestras labores..

(16) 10 . Objetividad: Es el valor de ver el mundo como es, y no como queremos que sea. Para ser objetivos, debemos centrarnos en las circunstancias y no en losproblemas. Así podremos dar su justo peso a los acontecimientos y obrar de una forma coherente.. . Perseverancia: La perseverancia es un esfuerzo continuado. No debemos decaer hasta tanto se hayan logrados los objetivos trazados, Es un valor fundamental en la vida para obtener un resultado concreto.. . Lealtad: Todos esperamos la lealtad de los demás. Es un corresponder, una obligación que se tiene al haber obtenido algo provechoso. Es un compromiso a defender lo que creemos, en quien creemos, como en nuestra entidad.. . Imparcialidad: debemos ser y aparecer imparciales, objetivos, debemos proteger nuestra independencia y evitar cualquier posible conflicto de intereses que influya en el desempeño de nuestras labores.. . Crítica Constructiva: Se fundamenta en el propósito de lograr un cambio favorable que beneficie a todas y cada una de las personas involucradas en circunstancias o ambientes determinados, con actitud de respeto y sentido de colaboración. A través de la crítica constructiva se desarrollan otros valores: lealtad, honestidad, sencillez, respeto, amistad.. . Solidaridad: la Solidaridad es una característica de la sociabilidad que inclina al hombre a sentirse unido a sus semejantes y a la cooperación con ellos.. . Respeto: Como funcionarios públicos debemos de reconocer, comprender y tolerar las diferencias individuales, sociales y culturales, evitando imponer las propias; así como promover y proteger el principio de la dignidad humana y los derechos universales del hombre. (Contraloría Municipal de Ibagué, 2015).

(17) 11 Figura 1. ESTRUCTURA ORGÁNICA. Fuente. (Contraloría Municipal de Ibagué, 2016).

(18) 12 4.. DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA. La Contraloría Municipal de Ibagué como entidad pública debe regirse a las diferentes normas y leyes que avalan constitucionalmente su función como órgano fiscalizador, por tal motivo la entidad realiza un plan anual de operaciones conocido como ―Plan Operativo Anual‖ donde se tiene en cuenta los objetivos estrategias y actividades que se desarrollarán dentro del periodo, en el año 2015 donde desarrollé la práctica empresarial social y solidaria el plan operativo anual se definió de la siguiente manera: La Constitución Política de Colombia define el control fiscal como una función pública ejercida por la Contraloría, la cual vigila la gestión fiscal de la administración pública y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación. Este Control se ejercerá en forma posterior y selectiva conforme a los procedimientos, sistemas y principios establecidos en la Ley 42 de 1993; de igual manera, la vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría Municipal de Ibagué, incluye no solo el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales, sino que también pretende mejorar los canales de comunicación entre Estado y la Comunidad. A partir de estos lineamientos, la Contraloría Municipal de Ibagué ha diseñado su PLAN OPERATIVO ANUAL para la vigencia 2015, teniendo en cuenta los Objetivos, Estrategias y Actividades que cada Dependencia desarrolla de acuerdo con sus funciones y políticas de la Entidad; todo esto con el fin de ejecutar el Plan Estratégico 2012 – 2015 ―Ibagué bajo control, compromiso de todos‖ Adicionalmente, este Plan Operativo involucra en las distintas dependencias el mejorar y mantener el proceso de planeación institución enmarcado en el.

(19) 13 sistema de gestión de Calidad ISO 9001:2008 Y NTCGP 1000:2009. (Contraloría Municipal de Ibagué, 2015) De la misma manera todos los procesos y procedimientos van en concordancia al Sistema Integrado de Gestión donde se muestran los lineamientos para la realización de los diferentes tipos de auditorías y la gestión que se hará en cada uno de los pasos, es decir que la Contraloría Municipal de Ibagué tiene enmarcados sus procesos mediante las directrices del Sistema de Gestión donde se tiene en cuenta el procedimiento a realizar, las oficinas que participan de ese proceso, los documentos necesarios para los mismos con su respectiva codificación, también se describen los objetivos a de cada paso y se especifica la dependencia responsable de realizar el procedimiento, cabe aclarar que los formatos mencionados se van actualizando de acuerdo a las reformas normativas que se dispongan ya que la entidad se encuentra certificada por el sistema de gestión de calidad. Dentro de las generalidades se puede resaltar el estricto control al procedimiento que realiza en las diferentes auditorias cumpliendo con lo establecido en las resoluciones orgánicas que rigen la entidad en diversas áreas, especialmente la Resolución Orgánica 007 de 16 de junio de 2015 por medio de la cual se establece el sistema de rendición electrónica de la cuenta SIREC, la metodología, forma y entrega de los que informes que deben allegar los sujetos y puntos de control a la Contraloría Municipal de Ibagué y se dictan otras disposiciones..

(20) 14 5.. OBJETIVOS Y JUSTIFICACIÓN DE LA PRÁCTICA.. 5.1. OBJETIVO GENERAL Aplicar los conocimientos adquiridos durante el proceso de formación académica en las diferentes áreas de la contaduría pública con el fin de adquirir experiencia aportando mis habilidades dentro del normal funcionamiento de la entidad y a su vez incurrir en un proceso de aprendizaje pragmático que conlleva a la resolución de actividades que permiten aprovechar al máximo mis capacidades y criterio.. 5.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS . Conocer el funcionamiento de la Contraloría Municipal de Ibagué.. . Aplicar los conocimientos adquiridos en el proceso de formación en el área de la auditoría.. . Prestar apoyo a los procesos de auditoría que se lleven a cabo en la entidad.. . Adquirir conocimiento dentro del transcurso de las auditorías a las diferentes entidades públicas. . Adquirir experiencia y consolidar mis conocimientos a partir del criterio para tomar decisiones en la clasificación de los hallazgos durante el proceso de auditoría..

(21) 15 5.3. JUSTIFICACIÓN. La práctica del conocimiento es la base del aprendizaje, por tal razón realizar la practica social empresarial y solidaria en la Contraloría Municipal de Ibagué otorga al practicante una oportunidad valiosa de aplicar sus habilidades y conocimientos contables en el área de la auditoríaen los diferentes procesos que se llevan a cabo en la entidad; a su vez el estudiante de contaduría pública afirmará sus destrezas y criterio al enfrentarse a las diversas responsabilidades que se le encomendarán durante el desarrollo de la auditoría..

(22) 16 6.. MARCO TEORICO. 6.1. CONTABILIDAD Dentro del ejercicio profesional de la Contaduría Pública es necesario definir la contabilidad ya que dentro de una manera más profunda basándonos en lo que dice la norma Colombiana en el Art. 1º, Decreto Reglamentario 2649/93 ―La contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar la historia de las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna‖ es por esto que Fierro Martínez (2011) nos brinda un concepto más amplio de contabilidad expresando lo siguiente y enumerando sus funciones: La contabilidad es un proceso para la elaboración de información de las empresas de producción, de comercio y de servicios, que comprende tres conceptos básicos: . Causación o devengo de todas las operaciones independientemente sean en efectivo o a crédito.. . Efectivo, cuando se recibe el efectivo por concepto de cartera.. . Acumulación de todos los valores causados, menos los valores recuperados. Estos conceptos se resumen en los tres estados financieros simultáneamente: la causación es por excelencia para el Estado de resultados, el efectivo es para el Flujo de caja, como la acumulación lo es para el Balance general. De la definición de la contabilidad se deducen los siguientes conceptos: recolectar, identificar, medir, clasificar, codificar, acumular, registrar, emitir estados financieros, interpretar, analizar, evaluar e informar, y hacer el seguimiento al desarrollo de las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna..

(23) 17 Todas las definiciones sobre contabilidad giran en torno a la norma, que describe un proceso donde confluyen las siguientes actividades: 1. Recolecta todos los documentos soportes de contabilidad utilizados durante el período contable, tales como recibos de caja, consignaciones, comprobantes de pago, facturas de venta, notas de contabilidad, etc., como resultado de las múltiples transacciones en las decisiones de inversión en activos fijos, operaciones de compra y venta de mercancías no fabricadas por la empresa, pago de gastos y del financiamiento por la consecución de recursos para desarrollar la actividad. 2. Identifica en cada transacción realizada contenida en el soporte de contabilidad, la causa y el efecto, para encontrar la cuenta precisa que aumenta o disminuye y darle la importancia relativa a cada erogación al considerarlo: un gasto necesario, proporcional y con relación de causalidad con la actividad, una inversión para la producción de la renta, o un financiamiento como apoyo al capital de trabajo o a los bienes o activos fijos. 3. Mide el valor económico de la transacción mediante verificación de precios, cálculos aritméticos, autorizaciones, requisitos legales. Otro aspecto bien importante de la contabilidad es la medición de los bienes y los derechos que tiene la empresa para producir riqueza, cuando han pasado varios años de posesión, la medición se hace con base en estudios de avalúo técnico para darle un justo valor razonable en la contabilidad. 4. Clasifica cada documento soporte de contabilidad, por grupos homogéneos de operaciones, tales como ingresos de caja, facturas de ventas, facturas de compras, comprobantes de pago, notas de contabilidad de ajustes contables, para continuar con el siguiente proceso..

(24) 18 5. Codifica cada soporte en la parte pertinente mediante un código establecido en el Plan Único de Cuentas (PUC) para los comerciantes, el cual se adopta por cada empresa de acuerdo al sector y a las necesidades de información. 6. Acumula en el Comprobante de Contabilidad todas las operaciones similares a una determinada cuenta, expuestas en los soportes de contabilidad por las operaciones llevadas a cabo, durante un período contable que puede ser un día o un mes, con el fin de proceder al siguiente proceso. Si la contabilidad es sistematizadas este proceso se cambia por el ingreso de cada transacción en los documentos del programa de contabilidad que se identifican por la clase el número, período y fecha, valor, códigos de las cuentas afectadas, y valor de la transacción, los cuales se resumen en el comprobante diario. 7. Registra los libros auxiliares en el procedimiento manual mediante el comprobante de contabilidad, en primer lugar en la hoja control y luego a sus respectivas subcuentas que se identifican en cada hoja del libro, para luego elaborar los libros principales de contabilidad (Diario, Mayor y balances, Inventarios) y presentar los informes financieros. Si la contabilidad se lleva en un programa de contabilidad, tanto los libros auxiliares como principales al igual que los estados financieros se emiten como reportes, mediante dos clic. 8. Emite estados financieros, mediante la elaboración de la hoja de trabajo con el objeto de darle razonabilidad a la información y terminar el proceso contable. La emisión de estados financieros es muy sencilla cuando se dispone de un programa de contabilidad como el de Novasoft, porque con un clic se cierran las operaciones del ejercicio, y con otros en reportes se obtienen los estados financieros que se requieren. Interpreta los resultados de la contabilidad, justifica su estructura financiera, elabora los indicadores financieros y de gestión.

(25) 19 para encontrar respuesta al desempeño de la administración y mediante una segunda lectura los relaciona con los del sector y concluye en un informe. 9. Analiza los problemas, mediante el estudio de causas y efectos para plantear soluciones y planes de mejoramiento de las situaciones críticas que no permiten lograr el éxito en el mediano y largo plazo. 10. Evalúa la factibilidad financiera de la empresa en marcha, e incorpora soluciones a los problemas, con nuevas actividades operativas y estratégicas que la ubiquen en nuevos escenarios probables y posibles, con un análisis de los resultados de acuerdo al devenir de la empresa; quiere decir que además de las operaciones propias del negocio se muestran otras alternativas en un horizonte con la prospectiva posible que se desea. 11. Informa a los usuarios los resultados en primera instancia a la gerencia, luego a la Asamblea general o Junta de socios que toma las decisiones de mejoramiento, estrategias hacia el futuro, distribución de excedentes. También a los proveedores, nuevos inversionistas del mercado de valores y empleados que requieran de información. 12. Seguimiento mediante indicadores de gestión sobre los planes que dan la factibilidad financiera al negocio para llegar al final del ejercicio económico con resultados y dar explicación a las diferentes situaciones que se solventaron durante el período contable.. La definición de contabilidad como proceso incluye muchas actividades importantes para obtener el objetivo de información oportuna y objetiva sobre la razonabilidad de las operaciones, que en la mayoría de las contabilidades se quedan en la actividad nueve, donde apenas sacan unos indicadores sin ninguna lectura de análisis ni ubicación en el sector, por consiguiente, falta profundizar los últimos cuatro puntos que son los que generan valor.

(26) 20 agregado a la empresa y le da al contador y al administrador la relevancia profesional. (pp. 21-22). 6.2. CONTADOR PÚBLICO El contador público colombiano es un profesional facultado por la legislación colombiana y definido de la siguiente manera ―se entiende por Contador Público la persona natural que, mediante la inscripción que acredite su competencia profesional en los términos de la presente, está facultada para dar fe pública de hechos propios del ámbito de su profesión, dictaminar sobre estados financieros, realizar las demás actividades relacionadas con la ciencia contable en general‖ (Ley N°43, 1990); de la misma manera tiene ciertas competencias y responsabilidades que hace de su profesión una particular frente a las demás ya que el contador tiene incidencia en diferentes disciplinas, (Fierro Martínez, 2011, pág. 24) dice respecto a esto que ―Existen otras profesiones que trabajan sobre la misma información financiera, tales como los administradores financieros, los economistas, los estadísticos e ingenieros de sistemas, que ubica la disciplina contable como una profesión con ejercicio interdisciplinario‖. También a lo que se refiere al contador público su responsabilidad se asemeja a un empleado público en Colombia en caso de incurrir en sanciones penales según lo expresa la legislación colombiana: ―Los Contadores Públicos, cuando otorguen fe pública en materia contable, se asimilarán a funcionarios públicos para efectos de las sanciones penales por los delitos que cometieren en el ejercicio de las actividades propias de profesión, sin perjuicio de las responsabilidades de orden civil que hubiere lugar conforme a las Leyes.‖ (Ley N°43, 1990).

(27) 21 Por tal motivo el contador público dentro de la sociedad colombiana tiene una gran responsabilidad como lo afirma Fierro Martínez (2011): Responsabilidad social de la contabilidad: el gran flagelo que azota a Colombia y a muchos países sudamericanos, es la corrupción generalizada, la que se puede combatir desde la contabilidad porque ofrece información de alta calidad debidamente documentada y verificable en cualquier momento de investigación judicial, porque controla los bienes y recursos, con lo cual se puede distribuir mejor el ingreso del Estado en los grupos sociales más vulnerados, para mejorar la calidad de vida de todas las personas al permitir resultados sorprendentes por el ahorro en los elementos que la generan. (p. 24). 6.3. REVISORÍA FISCAL Dentro del proceso académico el conocimiento de la revisoría fiscal es importante para un buen desarrollo de la auditoría, también el contador público Colombiano es el único facultado por el estado para ejercer la función de revisor fiscal,. por tal razón Peña Bermudez (. 2011)realiza una introducción de esta función de la siguiente manera: El contexto de la Revisoría Fiscal, por su definición y funciones, se enmarca en el campo nacional, aunque como se verá, en otros países existen figuras parcialmente similares. Sus funciones van más allá de la simple dictaminación de estados financieros donde la han querido ubicar algunas personas y autoridades de inspección, vigilancia y control, con total desconocimiento de su origen, fundamento y razón de ser en el campo de la vigilancia societaria y de la garantía que de ella misma se deriva como apoyo y garante para el Estado. Su ejercicio en el control es esencialmente social, cuyo origen bien puede remontarse al del hombre social que convive en comunidad, aporta a la misma y pretende mejorar su.

(28) 22 satisfacción mediante la unión de esfuerzos y recursos para beneficiarse con su uso de y sus resultados; está fuertemente vinculada a la vigilancia del buen hacer y del apego normativo, como garantía para los inversionistas en el actuar responsable de los Administradores y la garantía de confianza sobre la rendición de las cuentas. Como bien lo recuerda el profesor John Jairo Morales Alzate: ―honeste vivere, alterum non laedere, suumcuiquetribuere, haeFsunt principia juris‖ (vivir honestamente, no dañar a los otros y dar a cada cual lo suyo, tales son los principios del derecho) 1 ; principios que son el fundamento de la responsabilidad y generación de la conocida responsabilidad o rendición de cuentas que incumbe a toda empresa y a sus administradores. En el campo del control su origen no es único; tiene sus particulares expresiones en distintas culturas, siendo las occidentales las más conocidas. En ellas se desarrollan dos grandes corrientes: una latina con origen en el Estado y su acción de intervención; otra anglosajona con origen en las doctrinas del liberalismo clásico, en sus ideas de estado mínimo y de la libertad extrema de mercado. Tal conocimiento es necesario para el entendimiento de muchos debates actuales y especialmente desde la década de 1990. El propósito no es el de hacer un estudio histórico de la Revisoría Fiscal, lo cual nos remontaría, respecto de la fiscalización, a los mismos orígenes del Derecho Romano o, para no ir tan lejos, hasta 1503, año de la creación del organismo fiscalizador para América por los Reyes de España bajo el nombre de Casa de Contratación de las Indias 2 . Se podría estudiar, incluso, desde la Edad Media, para luego acercarnos a las ―Nuevas Ordenanzas de Bilbao‖ aprobadas en 1737 y derogadas en 1853 por el reconocido primer Código de Comercio aprobado en dicho año. Se podría también aludir al conocido Código de Comercio del Estado de Panamá, aprobado en 1869, y que fuera posteriormente adoptado en toda la República; a.

(29) 23 las Leyes 57 y 153 de 1887, 27 de 1888, 51 de 1918, 58 de 1931, 73 de 1935, 151 y 155 de 1959; a los decretos 1357 de 1931, 1946 de 1936, 2521 de 1951, 2373 de 1956. Esta normatividad no es vigente; excepto, en forma parcial, las dos primeras leyes, que como antecedente de la Revisoría Fiscal, estudiosos ya han investigado prolíficamente su importancia e incidencia. Nuestro propósito se encausa hacia un aporte en el marco legal y conceptual vigente, para ayudar a resolver inquietudes de frecuente presencia en su ejercicio, y que generan confusión y equivocaciones en el deber ser de la Revisoría Fiscal, en el cumplimiento de sus funciones, responsabilidades. e incidencia social. de sus. inhabilidades. e incompatibilidades,. compendiando el fundamento normativo general que se relaciona con su ejercicio o se refiere al Revisor Fiscal; se pretende clarificar su función fiscalizadora y evaluadora del Control en el marco de la cobertura total, la permanencia, integralidad y valor agregado mediante la acción preventiva y proactiva que se espera del Revisor Fiscal y su diferencia con los otros órganos societarios. (pp. 8- 9). 6.4. AUDITORIA La auditoría es una de las disciplinas importantes de la contaduría pública, por esto es necesario definirla ya que durante el proceso de práctica social empresarial y solidaría en la Contraloría Municipal de Ibagué esta disciplina es fundamental en los diferentes procesos que se llevan a cabo en la entidad pública mencionada, por tal motivo la auditoria es definida por Vilches Troncoso (2005) de una forma muy amplia y segmentada de la siguiente manera: Entonces entenderemos como Auditoría:.

(30) 24 1. Una recopilación, acumulación y evaluación de evidencia sobre información de una entidad, para determinar e informar el grado de cumplimiento entre la información y los criterios establecidos. 2. Una sistemática evaluación de las diversas operaciones y controles de una organización, para determinar si se siguen políticas y procedimientos aceptados, si se siguen las normas establecidas, si se utilizan los recursos eficientemente y si se han alcanzado los objetivos de la organización. 3. Un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva, las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otras situaciones que tienen una relación directa con las actividades que se desarrollan en una entidad pública o privada. El fin del proceso consiste en determinar el grado de precisión del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como determinar si dichos informes se han elaborado observando principios establecidos para el caso & . De esta tercera definición obtendremos algunos puntos que son importantes analizarlos para saber que la auditoría es un proceso que reúne varias características, que son indispensables para una ejecución completa y correcta. -. Es un proceso sistemático, esto quiere decir que en toda auditoría debe existir un conjunto de procedimientos lógicos y organizados que el auditor debe cumplir para la recopilación de la información que necesita para emitir su opinión final. Sin embargo cabe destacar que estos procedimientos varían de acuerdo a las características que reúna cada empresa, pero esto no significa, que el auditor no deba dar cumplimiento a los estándares generales establecidos por la profesión..

(31) 25 -. También en esta definición se indica que la evidencia se obtiene y evalúa de manera objetiva, esto quiere decir que el auditor debe realizar su trabajo con una actitud de independencia neutral frente a su trabajo.. -. La evidencia que debe obtener el auditor consiste en una amplia gama de información y datos que lo puedan ayudar a elaborar su informe final. Esta definición no es estricta en cuanto a la naturaleza de la evidencia que se ha revisado, más bien nos indica que el auditor debe usar su criterio profesional para saber cual de toda la evidencia que posee es la apropiada para el trabajo que esta ejecutando, él debe considerar cualquier elemento o dato que le permita realizar una evaluación objetiva y expresar un dictamen profesional.. -. Los informes a los cuales hace mención la definición, no solo se refiere a las actividades económicas, es decir, informes financieros de la empresa, sino que también al ser una definición general se puede aplicar criterio profesional para poder relacionarlo con otras actividades de interés personal.. -. El auditor tiene un papel que desarrollar en este proceso, el cual es, determinar el grado de precisión que existe entre los hechos que ocurren en realidad y los informes que se han elaborado después de haber sucedido tales hechos. El auditor debe realizar una evaluación y un informe de los acontecimientos revisados, para ello debe acogerse a principios establecidos.. -. El auditor debe conocer claramente los principios aplicados en cada informe que emita, también debe tener la capacidad suficiente para determinar que dichos principios han sido aplicados de manera correcta en cada situación. Lo más común es que el auditor realice su trabajo de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA), sin embargo en algunas ocasiones los principios apropiados son algunas leyes, reglamentos,.

(32) 26 convenios contractuales, manuales de procedimientos y otras disposiciones establecidas por la autoridad competente en el tema. (pp. 4-5). 6.4.1. AUDITORIA ESPECIAL Dentro de las clases de auditoría se que realiza la Contraloría Municipal de Ibagué se encuentra la auditoría especial la cual ―evalúa políticas, asuntos, programas, proyectos,procesos, áreas o actividades de carácter específico o transversal, deinterés o relevancia con el propósito de emitir un concepto u opinión sobre lo evaluado‖ (Contraloría General de la República, 2012, pág. 19) en este tipo de auditorías se hace un seguimientos a los planes de mejoramiento realizados por las entidades sujetos de control.. 6.4.2. AUDITORIA DE GESTION Existen diversos tipos de auditoría dependiendo de los requerimientos que se tengan y los resultados esperados, por consiguiente uno de los tipos de auditoría aplicados dentro del proceso de práctica fue la auditoría de gestión ya que se evaluó la gestión ambiental de entidades públicas, por lo anterior es importante definir este tipo de auditoría; Vilches Troncoso (2005) la define así: Definición de auditoría de gestión 1. Tiene por objeto realizar un examen de la gestión de una empresa con el propósito de evaluar la eficacia de sus resultados con respecto a las metas previstas, es decir, evaluar sí los recursos asignados (humanos, financieros, técnicos, ect.) están siendo administrados con la eficiencia, efectividad y economía que se ha programado en la planificación estratégica de la empresa y si se lograrán o no estos objetivos. Es una poderosa herramienta de apoyo efectivo.

(33) 27 a la gestión de las empresas, donde se puede conocer las variables y los distintos tipos de controles que se deben producir en la empresa. Se tiene en cuenta la descripción y análisis del control estratégico, el control de eficacia, cumplimiento de objetivos empresariales, el control operativo o control de ejecución y un análisis del control como factor clave de competitividad. 2. Es el examen posterior, profesional, objetivo y sistemático de la totalidad o parte de las operaciones o actividades de una entidad, proyecto, programa, inversión o contrato en particular, sus unidades integrantes u operacionales específicas. Su propósito es determinar los grados de efectividad, economía y eficiencia alcanzados por la organización y formular recomendaciones para mejorar las operaciones evaluadas. Relacionada básicamente con los objetivos de eficacia, eficiencia y economía. 3. Es el examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con proporcionar una evaluación independiente sobre el desempeño (rendimiento) empresa, programa o actividad planificadas con anterioridad, orientada a efectividad, eficiencia y economía en el uso de los recursos, para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones corrientes y mejorar su rendimiento. Entendemos entonces, que la auditoría de gestión es una revisión que se le realiza a una determinada entidad privada o publica y que dicho examen es realizado por un profesional interno o externo e independiente, con el propósito de evaluar la eficiencia de la gestión teniendo en cuenta los objetivos generales y específicos; su eficiencia como organización y posicionamiento desde el punto de vista competitivo con el propósito de emitir un informe sobre la situación global de la empresa y la actuación de la dirección superior, incluyendo el control de gestión, fundado en la eficiencia. (pp. 74-75).

(34) 28 6.4.3. AUDITORIA AMBIENTAL La auditoría ambiental fue una de los tipos de auditoría realizado dentro de la práctica empresarial por esto es importante conocer su definición y alcance, Rodríguez Ruiz, Alcaide Arenales, & Castro Guevara ( 2012) definen este tipo de auditoría. Un instrumento de gestión que comprende una evaluación sistemática, documentada, periódica y objetiva de la eficacia de la organización, el sistema de gestión y procedimientos destinados a la protección del medio ambiente. Se trata de un instrumento para la identificación de cualquier problema —existente o potencial— relacionado con el medio ambiente, a partir de la normativa medioambiental vigente. A medida que las Auditorías medioambientales ( AMA ) se transforman en instrumentos más ligados a los Sistemas de Gestión Medioambiental ( SGM ), adoptan un carácter periódico, convirtiéndose en la actualidad, en una evaluación del grado de cumplimiento de la organización del sistema de gestión y del equipamiento diseñado para la protección del medio ambiente. La diferencia fundamental de la AMA con otras declaraciones o informes medioambientales, es que esta última se limita a determinadas etapas de la vida de la empresa previas al funcionamiento de la misma —emplazamiento e instalación—, siendo obligatoria para obtener las autorizaciones para determinadas actividades. Mientras que la AMA únicamente es obligatoria cuando aparezcan los productos con ecoetiqueta o bien cuando la gravedad del caso así lo requiera. (pp. 77-78).

(35) 29 6.4.4. EVIDENCIAS DE AUDITORIA Las evidencias son parte fundamental dentro de una auditoría ya que es la base del criterio y la opinión del auditor para dar su s conclusiones al respecto, Espino García (2014) define las evidencias de auditoría de la siguiente manera: Es toda la información que utiliza el auditor para llegar a la conclusión en que se basa su opinión. Esta información incluye tanto los registros de los estados financieros, como otros tipos de información. Una evidencia no puede ser competente si al mismo tiempo no es relevante y válida. Para ser relevante debe relacionarse con la afirmación en cuestión. Supongamos que un auditor analiza la antigüedad de cuentas por cobrar y el subsecuente cobro, para obtener evidencia de la afirmación de valuación de la estimación para cuentas incobrables. La validez (confiabilidad) de la evidencia depende de las circunstancias en que se recibió. Esto hace difícil generalizar y está sujeto a excepciones, pero la evidencia ordinariamente es positiva cuando: . Se obtuvo de fuentes independientes; es decir, fuera de la empresa del cliente.. . Se generó internamente mediante un sistema provisto de controles eficaces.. . Se obtuvo directamente del auditor (por ejemplo, observando la aplicación de un control) no indirectamente ni por inferencia (búsqueda de la aplicación de un control).. . Tiene forma documental (papel, medios electrónicos o de otro tipo) y no una representación oral.. . Se obtiene de documentos originales, no de fotocopias ni facsímiles. Además si la evidencia proviene de dos o más fuentes, dan a los auditores mayor seguridad, que la que obtendrían de las cuentas si las analizaran individualmente, por ejemplo, para evaluar la eficiencia de los.

(36) 30 controles de la recepción de efectivo, un auditor puede observar a un empleado abrir la correspondencia y procesar las entradas de efectivo. Pero como su observación abarca solo el momento en que se hizo, deberá además investigar al personal del cliente y revisar la documentación del funcionamiento de los controles, si quiere lograr una combinación de evidencia que sea confiable. (p. 6). 6.4.5. HALLAZGOS DE AUDITORIA Los hallazgos de auditoría forman parte del proceso auditor, ya que son todas aquellas irregularidades que se evidencian durante dicho proceso, Granada Escobar (2011) dice lo siguiente en su libro acerca de los hallazgos y su definición. Hechos, casos, situaciones reales que el auditor encuentra durante el examen. Comparación entre el criterio y la condición. Los hallazgos deben incluir datos suficientes como para convencer que el asunto merece atención. Los hallazgos deben tramitarse una vez sean encontradas las irregularidades. Si presuntamente un hallazgo tiene como efecto el daño patrimonial se debe dar inicio a la indagación preliminar. Si no hay diferencia entre lo que es y lo que debe ser, constituye un hallazgo positivo (aspectos buenos, útiles, convenientes o destacables de la organización). Un hallazgo negativo es cuando el auditor identifica la diferencia entre el criterio y la condición. Los hallazgos negativos son hechos irregulares, inconvenientes, nocivos, perjudiciales o dañinos en el funcionamiento de la entidad. (pp. 452-453).

(37) 31 6.4.5.1. Hallazgos administrativos. Cuando la gestión fiscal de una entidad no se está desarrollando de acuerdo con los principios generales de la función administrativa sin que ello implique o alcance a configurar una responsabilidad fiscal, disciplinaria o penal. Frente a los hallazgos meramente administrativos la Contraloría puede amonestar o llamar la atención a los servidores públicos o particulares que han actuado de forma contraria a los principios generales de la función pública contemplados en ley 42 de 1993 en su artículo 100. Implica que la administración adopte correctivos para optimizar su gestión. Estos se determinan al confrontar una situación real o determinada con el deber ser establecido en la normatividad. El hallazgo administrativo surge principalmente de las deficiencias del sistema de control interno y de las debilidades en los procedimientos aplicados por el sujeto o punto de control. (Granada Escobar, 2011, pág. 454). 6.4.5.2. Hallazgos fiscales Se determina cuando los servidores públicos o particulares han realizado una gestión fiscal contraria a los principios establecidos en el artículo 9º de la ley 42 de 1993 que produzcan un daño patrimonial al Estado. Una vez se logra consenso en la mesa de trabajo sobre el hallazgo fiscal, debe ser trasladado a la dependencia encargada del proceso de responsabilidad fiscal por el líder del equipo, con el visto bueno del Coordinador, en el formato diseñado para tal fin. (Granada Escobar, 2011, pág. 454).

(38) 32 6.4.5.3. Hallazgos disciplinarios Se da cuando los servidores públicos y los particulares que ejerzan funciones públicas han incurrido en alguna conducta que nuestra legislación tipifica como falta disciplinaria, contempladas en las leyes 200 de 1995 y 734 de 2002. Frente al hallazgo disciplinario el auditor deberá dar traslado a la Procuraduría General de la Nación que se encargará de determinar si existe responsabilidad disciplinaria por parte de las personas que incurrieron en las conductas tipificadas como faltas disciplinarias. (Granada Escobar, 2011, pág. 457). 6.4.5.4. Hallazgos penales Se generan cuando los servidores públicos y los particulares han incurrido en alguna conducta que la legislación penal tipifica como hecho punible. Frente al hallazgo penal, el auditor deberá dar traslado a la Fiscalía General de la Nación quien se encargará de determinar si existe responsabilidad penal por parte de quienes realizaron los hechos punibles. El traslado a la Fiscalía se hará por parte del Director Técnico de Auditoría Fiscal respectivo. (Granada Escobar, 2011, pág. 457). 6.4.5.5. Responsabilidad fiscal Para comprender el proceso de auditoría llevado en la Contraloría Municipal de Ibagué, es necesario definir y conocer lo referente a la responsabilidad fiscal, Granada Escobar (2011) hace referencia al proceso afirmando lo siguiente. El proceso de responsabilidad fiscal (juicio fiscal), es el conjunto de actuaciones que se adelantan con el objeto de definir y determinar la responsabilidad de las personas cuya gestión fiscal haya sido objeto de observación..

(39) 33 El auto que ordena la apertura del proceso de responsabilidad fiscal (juicio fiscal), se notificará a los presuntos responsables y al asegurador si lo hubiere, en la forma y términos que establece el Código Contencioso Administrativo y contra él mismo no procede recurso alguno. Si el acto administrativo que da apertura al proceso fiscal no se puede notificar personalmente al implicado o a su apoderado, se hará por edicto que será fijado por un término de diez (10) días hábiles y luego la Contraloría designará un apoderado de oficio para que represente al presunto responsable en el proceso. Los órganos de control fiscal pueden designar para este efecto a los miembros de los consultorios jurídicos de las facultades de derecho. Los funcionarios de los organismos de control fiscal deberán guardar de acuerdo con la ley, reserva respecto de los documentos e informaciones que por razones de sus funciones llegaren a conocer. Su incumplimiento será causal de mala conducta. El proceso que adelantan los organismos de control fiscal para determinar responsabilidad fiscal puede iniciarse de oficio o a solicitud de parte. Durante el desarrollo del proceso se pueden decretar medidas cautelares sobre los bienes de las personas presuntamente responsables de un faltante de recursos del Estado. El presunto responsable podrá solicitar el desembargo de sus bienes u ofrecer como garantía para que éste no se decrete póliza de seguros por el valor del faltante. En ejercicio de sus funciones, los investigadores de las contralorías podrán exigir la colaboración de autoridades de todo orden. Terminado el proceso se declarará por providencia motivada el fallo respectivo, el cual puede dictarse con o sin responsabilidad fiscal, y será notificado a los interesados..

(40) 34 El fallo que se adopte como culminación del proceso sancionatorio fiscal deberá ser notificado en forma personal o por edicto en la forma y términos establecidos en los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo -CCAy contra él proceden los recursos y acciones de ley. La responsabilidad fiscal se entiende sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria y penal a que hubiere lugar, puede ser fijada en forma individual o solidaria según el caso, teniendo en cuenta la incidencia y concurrencia de la conducta en el daño causado. Una vez ejecutoriado el fallo con responsabilidad fiscal, éste prestará mérito ejecutivo contra los responsables y sus garantes, si los hubiere, de acuerdo con la regulación referente a la jurisdicción coactiva. La responsabilidad fiscal podrá comprender a los directivos de las entidades y demás personas que produzcan decisiones que determinen la gestión fiscal, así como a quienes desempeñan funciones de ordenación, control, dirección y coordinación; también a los contratistas y particulares que vinculados al proceso, hubieren causado perjuicio a los intereses patrimoniales del Estado de acuerdo con lo que se establezca en el proceso de responsabilidad fiscal. (pp.455-456).. 6.4.5.6. Facultad sancionatoria Cuando los hallazgos encontrados son sancionatorios, la Contraloría tiene ciertas facultades para imponer dichas sanciones, Granada Escobar (2011) afirma lo siguiente respecto a esto. Las sanciones que aplican las contralorías funcionan como un mecanismo que busca hacer más efectiva la labor de control fiscal. Los contralores podrán imponer sanciones directamente o solicitar a la autoridad competente su aplicación. La amonestación y la multa.

(41) 35 serán impuestas directamente la solicitud de remoción y la suspensión se aplicarán a través de los nominadores. Los contralores impondrán multas a los servidores públicos y particulares que manejen fondos o bienes del Estado, hasta por el valor de cinco (5) salarios devengados por el sancionado a quienes: . No comparezcan a las citaciones que en forma escrita les hagan las contralorías.. . No rindan las cuentas e informes exigidos, o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por ellas.. . Incurrirán reiteradamente en errores u omitan la presentación de cuentas e informes.. . Se les determinen glosas de forma en la revisión de sus cuentas.. . De cualquier manera entorpezcan o impidan el cabal cumplimiento de las funciones asignadas a las contralorías.. . No suministren oportunamente las informaciones solicitadas.. . No adelanten las acciones tendientes a subsanar las deficiencias señaladas por las contralorías.. . No cumplan con las obligaciones fiscales. A petición del contralor el servidor público que resultare responsable en un proceso fiscal, deberá ser sancionado por la autoridad nominadora de acuerdo con la gravedad de la falta. La negativa del nominador a dar aplicación a la sanción se reputará como causal de mala conducta. Las multas impuestas por las contralorías serán descontadas por los respectivos pagadores del salario devengado por el sancionado, con base en la correspondiente resolución debidamente ejecutoriada, la cual presta mérito ejecutivo por jurisdicción coactiva. (pp. 456457).

(42) 36 6.4.6. PAPELES DE TRABAJO Es importante mencionar los papeles de trabajo, ya que estos son importantes dentro del proceso de auditoría y sustentan las opiniones del auditor, Zamarrón (2009) dice lo siguiente acerca de los papeles de trabajo. Son el conjunto de cédulas y documentación fehaciente que contienen los datos e información obtenidos por el auditor en su examen, así como la descripción de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinión que emite al suscribir su informe. (p. 4) También los papeles de trabajo cumplen un objetivo fundamental como lo afirma Zamarrón (2009). El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de auditoria generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la auditoria del año actual son una base para planificar la auditoria, un registro de las evidencias acumuladas y los resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditoria, y una base de análisis para los supervisores y socios. (p. 4).

(43) 37 7.. DISEÑO METODOLÓGICO. La Contraloría Municipal de Ibagué dentro de sus procesos de auditoría tiene ciertos pasos y procedimientos denominados fases de la auditoría, cada una de estas fases se desarrollan dentro del proceso auditor desde su planeación hasta la entrega del informe final, la primera fase como se mencionó anteriormente es la fase de planeación de la auditoria que está encabezada por el jefe de área de control fiscal. 7.1. FASE DE PLANECACIÓN DE LA AUDITORÍA Figura 2. PROCESOS FASE DE PLANEACIÓN. Fuente. (Contraloría General de la República, 2012).

(44) 38 Como se observa en la figura 2 la planeación inicia con una notificación por parte del jefe de control a través de un memorando donde se asigna la auditoría al profesional encargado y se designa el equipo auditor, una vez realizado esto, se procede a hacer el respectivo conocimiento de la entidad que va a ser auditada y ―así mismo, a partir del análisis del mapa de riesgos de la entidad a auditar y otros riesgos inherentes a los procesos que identifique el equipo auditor, se focalizarán los aspectos específicos a evaluar‖ (Contraloría General de la República, 2012, pág. 31); una vez terminado el conocimiento de la entidad ―se realiza el estudio y análisis de la cuenta e informes de la entidad o asunto a auditar con base en la rendición de la cuenta, informes y anexos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones‖ (Contraloría General de la República, 2012, pág. 32). Una vez concluido el análisis de la cuenta rendida se procede al análisis del control interno como lo expresa la guía de auditoría para las contralorías territoriales. El equipo de auditoría evaluará y conceptuará sobre el control fiscal interno a través de procedimientos de auditoría establecidos en los programas de auditoría por componentes y factores, mediante los cuales se valora la efectividad de los controles y la administración de los riesgos en el manejo de los recursos públicos. (Contraloría General de la República, 2012, pág. 32) Después de realizado en anterior procedimiento, el equipo auditor procederá a determinar los criterios técnicos para establecer la muestra a evaluar a través de una matriz de control fiscal, luego define la estrategia y el plan de trabajo que van a llevar a cabo para cumplir con el objetivo de la auditoria y así realizar concretar el programa de auditoría el cual ―es la guía del trabajo que va a realizar cada equipo auditor. Allí se establecen los objetivos, fuentes, criterios de auditoría y.

(45) 39 procedimientos que se deben desarrollar durante la fase de ejecución.‖ (Contraloría General de la República, 2012) 7.2.. FASE DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA Figura 3. PROCESOS FASE DE EJECUCIÓN. Fuente. (Contraloría General de la República, 2012) Una vez culminado el proceso de planeación de la auditoría se procede a cumplir con los objetivos trazados en a través del plan de auditoría y se da inicio a la fase de ejecución de la auditoría como se observa en la figura número 3 ajustando el programa de la auditoria ―si surgen aspectos que modifican el alcance de los elementos constitutivos del programa de auditoría, se procederá a realizar los respectivos ajustes por parte del equipo auditor, que serán revisados y aprobados por la instancia competente.‖ (Contraloría General de la República, 2012).

(46) 40 Luego de realizar los ajustes necesarios del programa de auditoría, el equipo auditor se dispone a aplicar los procedimientos y técnicas de auditoría para la obtención de evidencias; al finalizar la recolección de las evidencias se procede a determinar las observaciones como lo define el procedimiento de la auditoría de gestión refiriéndose al grupo auditor y al director técnico de control fiscal integral. Determinan y consolidan en mesa de trabajo interna las Observaciones de Auditoria de tipo Administrativo, fiscal, disciplinario, sancionatorio y penal; la cual debe ser radicada tres (3) días hábiles antes de la entrega del informe preliminar, así mismo debe hacer parte de la mesa de trabajo, un abogado o el jefe de la oficina asesora jurídica. (Controlaría Municipal de Ibagué, 2014) Posterior a esto se procede a realizar las conclusiones por componentes y factores, para concluir con la fase de ejecución de la auditoría.. 7.3. FASE DE INFORME DE ADUITORIA Terminada la fase de ejecución de la auditoría se da inicio a la siguiente fase denominada fase de informe de auditoría que se define de la siguiente manera. El informe de auditoría es el documento final del proceso auditor, que sintetiza el resultado del cumplimiento de los objetivos definidos en el memorando de asignación de auditoría, en el plan de trabajo y el resultado de las pruebas adelantadas en la ejecución. (Contraloría General de la República, 2012, pág. 60).

(47) 41 Figura 4. PRIMERA PARTE DE LA FASE DEL INFORME. Fuente. (Contraloría General de la República, 2012) Como se observa en la figura 4 la fase del informe inicia con la elaboración del informe preliminar de la auditoría y la realización de los ajustes necesarios por parte del equipo auditor. Este se organiza de acuerdo con los atributos y modelos establecidos, teniendo en cuenta que incluya la totalidad de las observaciones, opiniones o conceptos a las conclusiones detectados y validados en mesas de trabajo los cuales deben tener soporte en los papeles de trabajo. (Contraloría General de la República, 2012, pág. 66) Concluida la elaboración del informe preliminar, el director técnico de control fiscal procede a realizar la respectiva revisión del informe y en caso de no tener su aprobación entonces el.