Propuesta de un programa de gestión ambiental para migración Colombia regional occidente Cali

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(1)PROPUESTA DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL PARA MIGRACIÓN COLOMBIA – REGIONAL OCCIDENTE CALI. ESTUDIANTES: DANNY LASSO LASPRILLA NINI JOHANNA JIMÉNEZ BOYACÁ. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTADA CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS SANTIAGO DE CALI 2016. 1.

(2) PROPUESTA DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL PARA MIGRACIÓN COLOMBIA – REGIONAL OCCIDENTE CALI. ESTUDIANTES: DANNY LASSO LASPRILLA NINI JOHANNA JIMÉNEZ BOYACÁ. PRESENTADO AL PROFESOR: ALVARO PIO GUERRERO BALCAZAR. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTADA CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS SANTIAGO DE CALI 2016. 2.

(3) Nota de aceptación:. Aprobado por el comité de Grado en cumplimiento de los requisitos exigidos. por. la. Universidad. Cooperativa de Colombia Facultad Ciencias. Administrativas,. Económicas y Contables para Optar al título de Administración de Empresas.. Jurado. Jurado. Cali, 2016. 3.

(4) DEDICATORIA. Dedicamos este trabajo a nuestras familias que nos apoyan incondicionalmente en nuestras luchas, en nuestros esfuerzos, que se alegran y comparten nuestros triunfos, para ellos este trabajo como símbolo de la culminación de una etapa de nuestras vidas.. 4.

(5) AGRADECIMIENTOS. Agradecemos a Dios que nos permitió la vida para luchar a diario por nuestros objetivos personales y profesionales, a nuestros padres, hermanos, abuelo, novio, esposa e hijas, que estuvieron a nuestro lado apoyándonos en cada situación adversa o de logros, a los compañeros que de alguna u otra forma contribuyeron y compartieron de este propósito y a todos los profesores que en cada semestre nos aportaron su tiempo y conocimiento, el cual nos permite culminar y materializar este proyecto de vida.. 5.

(6) TABLA DE CONTENIDO. 1. Planteamiento del problema. 9. 2. Objetivos. 11. 3. Estado del arte. 12. 4. Precisiones conceptuales. 13. 5. Marco legal aplicable. 14. 6. Metodología. 21. 7. Análisis de los resultados 7.1.. Capítulo I: Normatividad ambiental sobre las. 24. normas en Migración Colombia. 7.2.. Capítulo II: Identificación y priorización de. 40. aspectos ambientales asociados con la prestación de servicios migratorios. 7.3.. Capítulo III: Esquema sobre la propuesta de. 75. gestión ambiental para Migración Colombia. 7.4.. Capítulo IV: Sensibilización a los empleados de. 84. Migración Colombia, sobre actitudes ecológicas para la conservación y aprovechamiento de los recursos. 8. Conclusiones. 87. 9. Bibliografía. 89. 10. Webgrafía. 89. 6.

(7) ÍNDICE DE ILUSTRACIONES. Figura 1: Ciclo Shewhart / Deming de mejora continua. Clausulas de la norma NTCISO 14001:2004. Figura 2: Las siete materias fundamentales de la responsabilidad social Figura 3: Verificación del cumplimiento de la normatividad migratoria. 25. 32. 42. Figura 4: Actuaciones administrativas en materia migratoria. 45. Figura 5: Análisis y retroalimentación de la información. 48. Figura 6: Registro de extranjero (Registro de VISA) y expedición de cédula de extranjería Figura 7: Expedición de permisos temporales de permanencia y de salvoconductos Figura 8: Expedición de certificado de movimientos migratorios Figura 9: Expedición de certificado de movimientos migratorios en línea (Contingencia) Figura 10: Formato único MEF. 01 v 02 de Migración Colombia (Vigente) Figura 11: Formato único MEF. 01 v 02 de Migración Colombia (Vigente). 61. 65. 67. 69. 82. 83. 7.

(8) RESUMEN DEL PROYECTO. La propuesta consiste en llevar a cabo un programa de Gestión Ambiental, conforme a la norma técnica Colombiana NTC ISO 14001:2004, para que la entidad Migración Colombia – Regional Occidente Cali, cuente con las herramientas necesarias para atender los impactos ambientales adversos que pueden surgir en medio de sus procesos operativos como cumplimiento de su misión, teniendo en cuenta la situación socio-ambiental y que al momento la entidad no cuenta con procesos apropiados, ni cultura ambiental para el manejo adecuado de dichos recursos que le permita cumplir con la legislación vigente y con la preservación del medio ambiente. Cuyo objetivo tiene como propósito sensibilizar a los empleados de tal manera, que contribuya a la generación de sentido de pertenencia por el medio ambiente tanto interno como externo, con el propósito de ser más racionales en el consumo de agua, energía, papel, equipos de oficina, entre otros; ejecutando acciones ecológicas para la protección y mejoramiento del entorno, forjando armonía entre los seres humanos y la naturaleza. Metodológicamente es un estudio de carácter cualitativo y participativo (reflexivo), por ser un proceso que combina la teoría con la praxis, que posibilita el aprendizaje y el reforzamiento de la conciencia de los integrantes de la entidad sobre el entorno de Migración Colombia – Regional Occidente Cali. Con la propuesta del programa de gestión ambiental, se pretende romper con los malos hábitos de los empleados de Migración Colombia – Regional Occidente Cali, donde la educación, participación y el cumplimiento de las leyes, los motiven a cohabitar de una forma equilibrada con su entorno ambiental. Consecuentemente los resultados permitirán determinar la necesidad, importancia y factibilidad de esta propuesta para una mejor calidad de vida.. Palabras claves: impactos ambientales, cultura, sensibilizar, racionales.. 8.

(9) 1. EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN. 1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La entidad Migración Colombia – Regional Occidente Cali, adscrita al Ministerio de relaciones exteriores perteneciente al sector público (servicios), en medio de sus procesos operativos como cumplimiento de su misión, genera consumos de agua, energía, papel, equipos de oficina, entre otros. Es de resaltar que en la actualidad no cuenta con procesos apropiados, ni cultura ambiental para el manejo adecuado de dichos recursos que le permita cumplir con la legislación vigente y con la preservación del medio ambiente. Por el incumplimiento a la norma NTC ISO 14001:2004, la entidad podría verse abocada a sanciones, incluyendo procesos penales por no llevar a cabo sistemas de gestión ambiental SGA que ayudan a disminuir los costos generados por exagerados consumos de los recursos naturales y el inadecuado manejo de los residuos. Con la presente propuesta se busca: . Disminuir costos proporcionar un ahorro del costo a través de la reducción de residuos y un uso más eficiente de los recursos naturales tales como la electricidad, agua, consumo de papel, equipos de oficina, entre otros.. . Brindar un conocimiento de las normas, a todos los empleados de Migración Colombia - Regional Occidente Cali, a fin de obtener una ventaja competitiva y siendo un referente para las entidades del sector público.. . Involucrar al personal para mejorar la comunicación interna que puede generar equipos de trabajo más motivados a través de las sugerencias de mejora ambiental.. 9.

(10) 1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA. ¿Qué importancia tiene un programa de gestión ambiental para Migración Colombia – Regional Occidente Cali, en el cumplimiento de su misión?.. 1.2.1 Sistematización del problema ¿Cómo definir un programa ambiental para la entidad Migración Colombia – Regional Occidente Cali, de tal manera que sea adaptada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades y servicios? ¿Están las Directivas, el Personal Administrativo y Operativo de la entidad debidamente sensibilizados en la planeación, coordinación y desarrollo de las actividades que permitan ser más eficientes en el consumo de agua, energía, papel, equipos de oficina, entre otros; lo cual conlleva a una reducción de costos? ¿Qué tan relevante es elaborar un diagnóstico sobre las normas y leyes vigentes que en materia ambiental apliquen para Migración Colombia – Regional Occidente Cali? ¿De qué manera identificar y priorizar los aspectos ambientales asociados con la prestación de servicios migratorios? ¿Cuál es el propósito de diseñar un esquema ambiental sobre el cual estará sustentada la propuesta de gestión ambiental para Migración Colombia – Regional Occidente Cali? ¿Qué tan importante es la sensibilización de los empleados de Migración Colombia – Regional Occidente Cali, sobre actitudes ecológicas para la conservación y aprovechamientos de los recursos (agua, energía, papel, equipos de oficina, entre otros)?. 10.

(11) 2. OBJETIVOS. 2.1 OBJETIVO GENERAL Crear y proponer un programa de gestión ambiental a Migración Colombia – Regional Occidente Cali, teniendo como referencia la norma NTC ISO 14001:2004.. 2.1.1 Objetivos específicos . Elaborar un diagnóstico sobre las normas y leyes vigentes que en materia ambiental apliquen para Migración Colombia – Regional Occidente Cali.. . Realizar una descripción que permita identificar y priorizar los aspectos ambientales asociados con la prestación de servicios migratorios.. . Diseñar. un esquema ambiental sobre el cual estará sustentado la. propuesta de gestión ambiental para Migración Colombia – Regional Occidente Cali. . Sensibilizar a los empleados de Migración Colombia – Regional Occidente Cali actitudes ecológicas para la conservación y aprovechamientos de los recursos (agua, energía, papel, equipos de oficina, entre otros).. 11.

(12) JUSTIFICACIÓN. La importancia que la gestión ambiental tiene para la empresa Migración Colombia – Regional Occidente Cali es grande, pues mejora la actuación y la imagen ambiental ante la autoridad y sus partes interesadas. Es por ello que en los últimos años, se tiene una vasta oferta de herramientas y sistemas de gestión empresarial, cuyos resultados están orientados en alcanzar y demostrar un sólido desempeño ambiental mediante el control de los impactos generados por sus actividades, productos y servicios en la interacción con el medio ambiente, acorde con su política y objetivos ambientales. Muchas organizaciones han emprendido "revisiones" o "auditorías" ambientales para evaluar su desempeño ambiental. Sin embargo, esas "revisiones" y "auditorías" por sí mismas pueden no ser suficientes para proporcionar a una organización la seguridad de que su desempeño no sólo cumple, sino que continuará cumpliendo los requisitos legales y de su política. Para ser eficaces, necesitan estar desarrolladas dentro de un sistema de gestión que está integrado en la organización. (NTC ISO 14001, 2004) Actualmente Migración Colombia. – Regional Occidente Cali afronta una. problemática ambiental, ya que no cuenta con procesos apropiados en el consumo de agua, energía, papel, equipos de oficina, entre otros; ni cultura ambiental para el manejo adecuado de dichos recursos que le permita cumplir con la legislación vigente y con la preservación del medio ambiente. La adopción de un conjunto de técnicas de gestión ambiental de una manera sistemática contribuirá a que la entidad alcance sus objetivos a todo nivel, sin embargo, la adopción de esta norma no garantiza en sí misma unos resultados ambientales óptimos. Para lograr objetivos ambientales, el Sistema de Gestión Ambiental puede estimular a Migración Colombia – Regional Occidente Cali a considerar la implementación de las mejores técnicas disponibles cuando sea. 12.

(13) apropiado y económicamente viable, y a tener en cuenta completamente la relación entre el costo y la eficacia de estas técnicas.. 6. MARCO DE REFERENCIA DE LA INVESTIGACIÓN. 6.1 MARCO TEÓRICO. Un Sistema de Gestión es aquel que sirve de ayuda para lograr las metas y objetivos de una organización, a través de una serie de estrategias, entre las cuales se encuentra la optimización de los procesos y el enfoque basado en la gestión y la disciplina. Es decir un Sistema de Gestión, involucra a un conjunto de etapas integradas en un proceso continuo, que funcionan hasta lograr su mejora definitiva.. De esta manera un Sistema de Gestión logra que las empresas funcionen correctamente como unidades completas, que tienen una visión compartida, lo cual requiere compartir la información, las evaluaciones comparativas, el trabajo en equipo y el funcionamiento más adecuado de acuerdo a los principios de calidad y del medio ambiente más riguroso.. Es así que en un sistema de gestión se establecen generalmente cuatro etapas en este proceso, que logran que este sistema sea un proceso circular idóneo, ya que cuanto más se repita el ciclo, se logrará en cada ciclo cierta mejora, respecto al ciclo anterior, lo que normalmente se le conoce como la Mejora Continua dentro de un Sistema de Gestión.. Por eso se dice que la implementación de un sistema de gestión eficaz dentro de una Organización, puede ayudar a esta en lograr ciertos objetivos básicos como:. 13.

(14) gestionar los riesgos sociales, medioambientales y financieros, mejorar respecto a la efectividad operativa, proteger la marca y la reputación de una firma, aumentar respecto a la satisfacción general de los clientes y partes interesadas, potenciar la innovación constante, reducir los costos productivos, eliminar las barreras al comercio, brindar claridad en el mercado y lograr las mejoras continuas necesarias.. 6.2 MARCO LEGAL. Historia de la norma ISO 14001. ISO 14001:1996. En 1996 ISO publica una norma que expresa cómo establecer un Sistema de Gestión Ambiental. Esta norma buscaba lograr un equilibrio entre la rentabilidad de una organización y la reducción de los impactos ambientales de la misma. Este estándar comenzaba a establecer una relación entre la propia entidad, el medio ambiente y la comunidad en la que opera. ISO 14001 se convirtió en el patrón de referencia para la gestión ambiental y constituye una herramienta importante en el desempeño ambiental.. ISO 14001:2004. Se publicó en 2004, mostrando algunas modificaciones respecto a su antecesora. Modificaba algunas definiciones y añadía otras nuevas como auditor, documento, desempeño ambiental, procedimiento y registro.. Sobresalía la inclusión de la definición de desempeño ambiental referida a los resultados medibles de la gestión que hace una organización de sus aspectos ambientales. Dichos resultados se pueden medir desde la política ambiental, los objetivos ambientales y las metas ambientales de la organización y otros requisitos ligados al desempeño ambiental. Se añadieron prácticas que ya eran. 14.

(15) habituales en las organizaciones pero que no quedaban explícitas en la norma. Otros cambios fueron la clarificación de algunos requisitos y mejoras de redacción.. ISO 14001:2015. Se ha publicado el 15 de septiembre de 2015. Esta revisión comenzó con varios objetivos pero uno de ellos es facilitar la integración de esta norma con otras.. ISO 14001: 2015. Reafirma las acciones de control y prevención de diversas formas de contaminación por parte de la evaluación del desempeño ambiental. El propósito de la revisión de la norma es ser más relevantes en la implementación de las políticas ambientales, en línea con la estrategia de la empresa.. Beneficios de la norma ISO 14001. Para las Empresas La adopción de las Normas Internacionales facilita a los proveedores basar el desarrollo de sus productos en el contraste de amplios datos de mercado de sus sectores, permitiendo así a los industriales concurrir cada vez más libremente y con eficacia en muchos más mercados del mundo. . Ahorro de costos: la ISO 14001 puede proporcionar un ahorro del costo a través de la reducción de residuos y un uso más eficiente de los recursos naturales tales como la electricidad, el agua y el gas. Organizaciones con certificaciones ISO 14001 están mejor situadas de cara a posibles multas y penas futuras por incumplimiento de la legislación ambiental, y a una reducción del seguro por la vía de demostrar una mejor gestión del riesgo.. 15.

(16) . Reputación: como hay un conocimiento público de las normas, también puede significar una ventaja competitiva, creando más y mejores oportunidades comerciales.. . Participación del personal: se mejora la comunicación interna y puede encontrar un equipo más motivado a través de las sugerencias de mejora ambiental.. . Mejora continua: el proceso de evaluación regular asegura se puede supervisar y mejorar el funcionamiento medioambiental en las empresas.. . Cumplimiento:. la. implantación. ISO. 14001. demuestra. que. las. organizaciones cumplen con una serie de requisitos legales. Esto puede mitigar los riesgos de juicios. . Sistemas integrados: ISO 14001 se alinea con otras normas de sistemas de gestión como la ISO 9001 o la OHSAS 18001 de seguridad y salud laboral, que proporciona una más efectiva y eficiente gestión de sistemas en general.. Para los gobiernos . Las Normas Internacionales proporcionan las bases tecnológicas y científicas que sostienen la salud, la legislación sobre seguridad y calidad medio ambiental.. Para los países en vía de desarrollo . Las Normas Internacionales constituyen una fuente importante del knowhow tecnológico, definiendo las características que se esperan de los productos y servicios a ser colocados en los mercados de exportación, las Normas Internacionales dan así una base a estos países para tomar decisiones correctas al invertir con acierto sus escasos recursos y así evitar malgastarlos.. 16.

(17) Para los consumidores . La conformidad de productos y servicios a las Normas Internacionales proporciona el aseguramiento de su calidad, seguridad y fiabilidad.. Para cada uno . Las Normas Internacionales pueden contribuir a mejorar la calidad de vida en general asegurando que el transporte, la maquinaria e instrumentos que usamos son sanos y seguros.. Para el planeta que habitamos . Porque al existir Normas Internacionales sobre el aire, el agua y la calidad de suelo, así como sobre las emisiones de gases y la radiación, podemos contribuir al esfuerzo de conservar el ambiente.. . La ISO desarrolla solo aquellas normas para las que hay una exigencia de mercado. El trabajo es realizado por expertos provenientes de los sectores industriales, técnicos y de negocios que han solicitado las normas y que posteriormente se proponen emplear. Estos expertos pueden unirse a otros con conocimientos relevantes, tales como: los representantes de agencias de gobierno, organizaciones de consumidores, las academias, los laboratorios de pruebas y en general expertos internacionales en sus propios campos.. NORMA ISO 26000:2010. La historia de la ISO 26000 se remonta al año 2001, cuando se empieza a estudiar la necesidad de desarrollar una norma de Responsabilidad Social. En el 2004, se forma el extenso grupo de expertos internacionales que dedicaron voluntariamente. 17.

(18) su tiempo, conocimientos y experiencia para hacer realidad este proyecto, en noviembre de 2010, año en que la norma es finalmente publicada. El proceso se caracterizó por ser altamente participativo y legitimo, pues la adhesión fue la más grande y amplia que se haya conformado para desarrollar un estándar ISO.. El tema de Responsabilidad Social a nivel internacional y nacional cada día cobra mayor interés entre las Organizaciones debido a la conciencia y necesidad de mantener un comportamiento socialmente responsable que permita contribuir al Desarrollo Sostenible. La Norma ISO 26000:2010 hace énfasis en que el desempeño de una organización con la sociedad y con su impacto con el medio ambiente será una parte crítica al medir su desempeño integral y su habilidad para operar de manera eficaz. ISO 26000:2010 proporciona orientación sobre los Principios y Materias Fundamentales de Responsabilidad Social que ayudan a integrar un comportamiento socialmente responsable en cualquier organización del sector privado, público y sin fines de lucro, independientemente si son grandes, medianas o pequeñas y operan en países desarrollados o en países en desarrollo.. EMAS. El Sistema Comunitario de Gestión y Auditoría Medioambientales (EcoManagement and Audit Scheme [EMAS]) es un sistema puesto a disposición de organizaciones que de forma voluntaria deseen: . Evaluar y mejorar su comportamiento medioambiental.. . Difundir. la. información. pertinente. relacionada. con. su. gestión. medioambiental, al público y a otras partes interesadas.. 18.

(19) EMAS es símbolo de la gestión medioambiental moderna, de la transparencia y de la participación medioambiental, y está concebido como un sistema de mercado. EMAS está gestionado por los Estados Miembros de la Unión Europea. El objetivo específico de EMAS es promover la mejora continua del comportamiento medioambiental de las organizaciones mediante: . La implantación de Sistemas de Gestión Medioambiental.. . La evaluación sistemática, objetiva y periódica del funcionamiento de los sistemas de gestión.. . La difusión de la información sobre el comportamiento medioambiental de la organización.. . El diálogo abierto con el público y otras partes interesadas.. . La formación del personal de la organización, de forma profesional y permanente, que conlleve a la implicación activa en la mejora del comportamiento medioambiental.. OHSAS 18001. La OHSAS 18001 establece los requisitos que permite a las empresas controlar sus riesgos de seguridad y salud ocupacional y, a su vez, dar confianza a quienes interactúan cons las organizaciones respecto al cumplimiento de dichos requisitos. Esta norma hace énfasis en las prácticas proactivas y preventivas, mediante la identificación de peligros y la evaluación de control de los riesgos relacionados en el sitio de trabajo.. Beneficios . Consolida la imagen de prevención de riesgos ante colaboradores, clientes, proveedores, entidades gubernamentales y la comunidad.. 19.

(20) . Otorga una posición privilegiada frente a la autoridad competente, porque demuestra el cumplimiento de la reglamentación vigente y de los compromisos adquiridos.. . Da mayor poder de negociación con las compañías aseguradoras, gracias a la garantía de la gestión del riesgo de la empresa.. . Asegura la credibilidad centrada en el control de la seguridad y la salud ocupacional.. . Mejora el manejo de los riesgos en seguridad y salud ocupacional, ahora y en el futuro.. . Facilita la implementación de un sistema integrado de gestión.. 6.3. Antecedentes de la investigación Jorge Mario Henao Leal. “Planificación del sistema de gestión ambiental para la empresa Petroleum International Ltda. Bogotá, 2008.” Este documento muestra la Planificación del Sistema de Gestión Ambiental para la empresa Petroleum Equipment International, la cual está involucrada en la mayoría de los campos de acción de la industria petrolera y por esta razón ve a futuro la posibilidad de adquirir la certificación del Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO 14001 versión 2004, con el compromiso de desarrollar procedimientos que impriman una mejora continua. Laura Fernández Benlloch. “Diseño de un sistema integral de gestión de la calidad, medio ambiente y riesgos laborales. Valencia, 2013/2014.” El presente proyecto tiene como objeto el diseño y la implantación de un Sistema de Gestión Integrado de la Calidad, el medioambiente y la prevención de riesgos laborales para una empresa del sector privado, siguiendo las normas UNE-EN ISO 9001:2008 sobre Gestión de Calidad, ISO 14001 sobre Gestión Ambiental y las. 20.

(21) OHSAS 18001 sobre Seguridad y Salud Laboral. Para ello, deberá llevarse a cabo un completo estudio de la empresa, y tras ello, se procederá a implantar los sistemas de gestión indicados anteriormente de la misma.. 6. METODOLOGÍA PROPUESTA. 6.1. TIPO DE ESTUDIO. En primera instancia, para el desarrollo de éste proyecto se utilizará un tipo de estudio exploratorio, que permita obtener información, datos o elementos a fin de lograr el cumplimiento de cada uno de los objetivos específicos, a su vez, argumentar de manera coherente la implementación del resultado.. Consecuentemente,. usaremos el. tipo de estudio descriptivo, el cual permite. conocer a profundidad las falencias o debilidades en proyectos o programas de gestión ambiental que presenta Migración Colombia – Regional Occidente Cali, mediante la exploración y descripción de las diferentes situaciones en las dependencias existentes. Los aspectos ambientales que se relacionan con el desempeño ambiental de la Empresa Migración Colombia – Regional Occidente Cali generan impactos negativos; debido principalmente a la falta de conocimiento de la norma NTC ISO 14001:2004 y la concientización sobre los sistemas de gestión ambiental en las organizaciones.. Por lo tanto, el programa de gestión ambiental debe desarrollarse a partir de un diagnóstico integral inicial, de la evaluación de la situación actual para encontrar las debilidades y fortalezas, de la identificación de posibles escenarios futuros, del diseño y puesta en marcha de programas, proyectos y actividades organizadas en. 21.

(22) un plan de acción para el corto, mediano y largo plazo, y de la aplicación de un sistema de medición de resultados o programa de seguimiento y monitoreo, que permita avanzar hacia condiciones óptimas en un esquema de mejoramiento continuo, teniendo como referencia la norma NTC ISO 14001:2004.. 2.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN. Metodológicamente es un estudio de carácter deductivo, ya que partimos de parámetros existentes, leyes o normas generales que extraen conclusiones o consecuencias y así comprobar su validez que va de lo general a lo particular. En igual sentido se trata de un método de investigación participativo (reflexivo), por ser un proceso que combina la teoría con la praxis, que posibilita el aprendizaje y el reforzamiento de la conciencia de los integrantes de la entidad sobre el entorno de Migración Colombia – Regional Occidente Cali.. 6.3. FUENTES Y TÉCNICAS PARA LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN. Las fuentes. Primarias: Encuestas, entrevistas al personal de la compañía. Secundarias: Norma NTC ISO 14001:2004.. Las técnicas. La observación (no participante o simple y participante) Analizar la rutina cotidiana de un día laboral cualquiera en la empresa Migración Colombia – Regional Occidente Cali, tomando apuntes necesarios para la recolección de datos.. 22.

(23) La encuesta. Se realizará de manera física y personalizada a partir de indagaciones que nos arrojen un resultado para la toma de decisiones respecto al programa de gestión ambiental.. El cuestionario. Se realizará de manera individual a los miembros de la empresa, recolectando así diferentes puntos de vista para generar mejores prácticas medioambientales.. La entrevista Se crearán espacios para el diálogo con cada empleado de Migración Colombia – Regional Occidente Cali, respondiendo inquietudes y a la vez escuchando opiniones para un mejoramiento en la implementación del programa de gestión ambiental.. Población y muestra. La recolección de información se aplicará con todos aquellos integrantes de Migración Colombia – Regional Occidente Cali, conformado por: Personal administrativo Personal misional Personal de apoyo. 7.4. Tratamiento de la información. 23.

(24) La información recolectada de las encuestas, entrevistas y cuestionarios, será tabulada, ordenada y codificada por medio de una hoja de cálculo de excel con el apoyo de sus herramientas.. ANALISIS DE LOS RESULTADOS. 8. CAPÍTULO I: NORMATIVIDAD AMBIENTAL SOBRE LAS NORMAS EN MIGRACIÓN COLOMBIA. Elaborar un diagnóstico sobre las normas y leyes vigentes que en materia ambiental apliquen para Migración Colombia – Regional Occidente Cali. Teniendo en cuenta que migración Colombia – regional occidente Cali, es una entidad del sector público, cuyo objetivo es ejercer las funciones de autoridad de vigilancia, control migratorio y de extranjería del estado colombiano, dentro del marco de la soberanía nacional y de conformidad con las leyes y la política que en la materia defina el gobierno nacional, en relación al sistema de gestión ambiental se rige por la norma NTC ISO 14001:2004.. De igual forma y considerando que se tiene como objetivo general crear y proponer un programa de gestión ambiental para la entidad migración Colombia – regional occidente Cali, es pertinente desarrollar la fase de planeación del sistema de gestión ambiental el cual no incluye en su alcance las fases de implementación y operación, verificación y revisión por parte de entes que regulan el cumplimiento de dicha norma.. A continuación se describen los aspectos conceptuales para los requisitos de dicha. fase,. que. se. pueden. observar. claramente. en. la. figura. “Ciclo. 24.

(25) SHEWHART/DEMING de mejora continua clausula de la norma NTC ISO 14001:2004”, que se denomina PHVA (planear, hacer, verificar, actuar).. Figura 1: Ciclo Shewhart / Deming de mejora continua. Clausulas de la norma NTCISO 14001:2004.. Fuente: https://plusintegralconsultores.files.wordpress.com/2014/12/ciclo_deming.gif. 4.2 Política ambiental. La alta dirección debe definir la política ambiental de la organización y asegurarse de que dentro del alcance definido en su sistema de gestión ambiental esta: a) Es apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos y servicios;. 25.

(26) b) Incluye un compromiso de mejora continua y prevención de la contaminación; c) Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la organización suscriba relacionados con sus aspectos ambientales; d) Proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y las metas ambientales. e) Se documenta, implementa y mantiene; f) Se comunica a todas las personas que trabajan para la organización en nombre de ella; g) y está a disposición del público.. Definida después de conocer claramente el desempeño ambiental de la organización, la magnitud y significancia de los impactos que genera, sus posibilidades, limitaciones tecnológicas, de manera que se asegure que sea adecuada a la escala e impactos de sus operaciones, productos y servicios.. 4.3.1 Aspectos ambientales. La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: a) Identificar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios que pueda controlar y aquellos sobre los que pueda influir dentro del alcance definido del sistema de gestión ambiental, teniendo en cuenta los desarrollos nuevos o planificados, o las actividades, productos y servicios nuevos o modificados; y b) Determinar aquellos aspectos que tienen o pueden tener impactos significativos sobre el medio ambiente (es decir, aspectos significativos).. 26.

(27) La organización debe documentar esta información y mantenerla actualizada. La organización debe asegurarse de que los aspectos ambientales significativos se tengan en cuenta en el establecimiento, implementación y mantenimiento de su sistema de gestión ambiental. La identificación de los aspectos ambientales debe ser efectuada antes de la formulación de la política y de la priorización de objetivos y metas ambientales, pues es necesario conocer los impactos asociados al proceso de prestación de servicios para dimensionar la problemática que genera la actividad tanto al interior de sus instalaciones como al exterior de las mismas. Es posible formular una política ambiental objetiva y acertada si no se conoce con claridad la magnitud de las afectaciones, positiva o negativas, que la entidad genera en el recurso agua, energía, papel, equipos de oficina, entre otros; es decir, en su entorno más inmediato. La identificación de aspectos ambientales no se debe limitar al estudio de las condiciones actuales, sino más bien, debe poseer un carácter retrospectivo y predictivo, buscando que el sistema esté en capacidad de responder a condiciones adversas como puede ser una situación anormal o de emergencia.. 4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos. La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: a) Identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba relacionados con sus aspectos ambientales; y b) Para determinar cómo se aplican estos requisitos a sus aspectos ambientales. La organización debe asegurarse de que estos requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba de tengan en cuenta en el. 27.

(28) establecimiento, implementación y mantenimiento de su sistema de gestión ambiental. Se deben establecer canales de comunicación con entes ambientales, para que Migración Colombia – Regional Occidente Cali se informe permanentemente acerca de la normatividad existente de acuerdo con la actividad que desarrolla.. 4.3.3 Objetivos, metas y programas. La organización debe establecer, implementar y mantener objetivos y metas ambientales documentados, en los niveles y funciones pertinentes dentro de la organización. Los objetivos y metas deben ser medibles cuando sea factible y deben ser coherentes con la política ambiental, incluidos los compromisos de prevención de la contaminación, el cumplimiento con los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba, y con la mejora continua. Cuando una organización establece y revisa sus objetivos y metas debe tener en cuenta los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba, y sus aspectos ambientales significativos. Además debe considerar sus opciones tecnológicas y sus requisitos financieros, operacionales y comerciales, así como las opciones de las partes interesadas.. La organización debe establecer, y mantener uno o varios programas para alcanzar sus objetivos y metas. Estos programas deben incluir: a) La asignación de responsabilidades para logar los objetivos y metas las funciones y niveles pertinentes de la organización, y b) Los medios y plazos para lograrlos. Los objetivos ambientales deben ser lo más específicos y deben estar acompañados por metas ambientales que conlleven a su total cumplimiento. Para. 28.

(29) ello, dichas metas deben ser fácilmente cuantificables para efectuar un seguimiento constante y claro de su grado de avance. Los objetivos y metas se entienden como resultados cuantificados de la política. La necesidad de incrementar la eficiencia y de reducir los costos son fuerzas que impulsan el establecimiento y logro de objetivos ambientales. Es conveniente que el programa de gestión ambiental sea contemplado dentro del plan estratégico de la organización, de esta manera el quehacer de la misma estará enfocado de forma integral hacia un mejor desempeño ambiental.. NORMA ISO 26000:2010. ISO 26000 es una Norma Internacional de ISO que da orientación sobre RS. Está diseñada para ser utilizada por organizaciones de todo tipo, en los sectores público y privado, en los países desarrollados y en desarrollo, así como en las economías en transición. Les ayudará en su esfuerzo por trabajar de la manera socialmente responsable que la sociedad exige cada vez más. ISO 26000 contiene directrices voluntarias, no requisitos, y por lo tanto no es para ser utilizada como una norma de certificación como son la ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004.. ¿Por qué es importante ISO 26000? Un negocio sostenible para las organizaciones significa no sólo el suministro de productos y servicios que satisfagan al cliente, y hacerlo sin poner en peligro el medio ambiente, sino también funcionar de una manera socialmente responsable. La presión para hacerlo proviene de los clientes, consumidores, gobiernos, asociaciones y el público en general. Al mismo tiempo, los líderes de las organizaciones con visión de futuro reconocen que el éxito duradero debe basarse. 29.

(30) en prácticas de negocio creíble y la prevención de actividades fraudulentas tales como la contabilidad y la explotación laboral. Por un lado, ha habido una serie de declaraciones de alto nivel de principios relacionados con la RS y, por otra parte, hay muchos programas de RS e iniciativas individuales. El desafío es cómo poner en práctica los principios y la forma de aplicar la RS eficaz y eficientemente cuando incluso la comprensión de lo que es la “responsabilidad social” puede variar de un programa a otro. Además, las iniciativas anteriores han tendido a centrarse en “responsabilidad social corporativa”, mientras que la ISO 26000 proporcionará una guía de RS no sólo para las organizaciones empresariales, sino también para las organizaciones del sector público de todo tipo. ISO 26000 debe servir para aglutinar una comprensión global relevante de lo que es la responsabilidad social y lo que las organizaciones tienen que hacer para operar de una manera socialmente responsable.. ¿Cómo la ISO 26000 va ayudar a las organizaciones? ISO 26000 ayudará a todos los tipos de organización - independientemente de su tamaño, actividad o ubicación - a operar de una manera socialmente responsable, al proporcionar orientaciones sobre: • Conceptos, términos y definiciones relacionados con la responsabilidad social. • Antecedentes, tendencias y características de la responsabilidad social. • Principios y prácticas relacionadas con la responsabilidad social. • Materias fundamentales y asuntos relacionados con la responsabilidad social. • Integración, implementación y promoción de un comportamiento socialmente responsable a través de la organización y, a través de sus políticas y prácticas, dentro de su esfera de influencia.. 30.

(31) • Identificar y comprometerse con las partes interesadas. • Comunicar los compromisos, el rendimiento y otra información relacionada con la responsabilidad social. ISO 26000 tiene por objeto ayudar a las organizaciones a contribuir con el desarrollo sostenible. Su objetivo es animarlas a ir más allá del cumplimiento legal, reconociendo que el cumplimiento de la ley es un deber fundamental de cualquier organización y una parte esencial de su responsabilidad social. Su objetivo es promover un entendimiento común en el ámbito de la responsabilidad social, y complementar otros instrumentos e iniciativas de responsabilidad social, no de reemplazarlos. En la aplicación de la ISO 26000, es recomendable que una organización tenga en cuenta la sociedad, la diversidad medioambiental, jurídica, cultural, política y organizativa, así como las diferencias en las condiciones económicas, mientras que está siendo compatible con las normas internacionales de comportamiento.. ¿Qué beneficios se pueden lograr implementando la ISO 26000? La percepción y la realidad del desempeño de una organización sobre la responsabilidad social pueden influir, entre otras cosas en: • Ventaja competitiva • Reputación • Capacidad para atraer y retener a los trabajadores o socios, clientes o usuarios • Mantenimiento de la moral de los empleados, el compromiso y la productividad • Opinión de los inversores, propietarios, donantes, patrocinadores y comunidad financiera. • Relación con las empresas, gobiernos, medios de comunicación, proveedores, pares, clientes y la comunidad en la que opera.. 31.

(32) ¿Qué contiene específicamente la ISO 26000? ISO 26000 aborda siete materias fundamentales de la responsabilidad social definidas en la norma y retratadas en el siguiente gráfico. Las cifras se refieren a las cláusulas correspondientes de la norma.. Figura 2: Las siete materias fundamentales de la responsabilidad social. Fuente: http://www.iso.org/iso/iso_26000_project_overview-es.pdf. NORMA EMAS. El Reglamento EMAS, en la actualidad no es más que una normativa comunitaria a la que las empresas se pueden acoger voluntariamente. EMAS identifica a aquellas organizaciones que implantan un Sistema de Gestión Medioambiental y adquieren el compromiso de mejora continua, proporciona a las empresas una herramienta útil y eficaz a la hora de abordar estas cuestiones además de proponer una nueva visión de la gestión ambiental.. 32.

(33) Este instrumento de gestión ambiental se basa en cuatro acciones fundamentales mediante las cuales cualquier organización puede llegar a mejorar su comportamiento ambiental: la implantación de un sistema de gestión, la evaluación sistemática y objetiva de este sistema, la información a las posibles partes interesadas así como a la sociedad en general y la formación e implicación activa de los trabajadores. En este sentido, EMAS propone un sistema de gestión basado en los requisitos de la Norma ISO 14001, más conocida a nivel internacional. En líneas generales el reglamento EMAS propone la implantación de un sistema de gestión ambiental integral, es decir, un sistema de trabajo basado en el análisis de los aspectos ambientales de la organización y en la definición de un método para gestionarlos. Para ello se deben destinar los recursos necesarios y organizar y preparar a la propia estructura para llevarlo a cabo. Este sistema de gestión no debemos entenderlo como algo extraño en el conjunto de la organización sino que debe integrarse y aportar toda una serie de herramientas y soluciones a necesidades y principios como por ejemplo, el cumplimiento de la legislación ambiental, la prevención de la contaminación, la implicación del personal, el aprendizaje para reducir paso a paso el impacto ambiental de la empresa, la mejora de su comportamiento frente al entorno y la transparencia en la relación con las partes interesadas o interlocutores. No obstante, existen algunas diferencias que le dan al EMAS un mayor valor añadido. Entre los hechos diferenciales que EMAS aporta con respecto a la Norma ISO 14001 destacar cinco grandes bloques:. 1. Análisis ambiental inicial EMAS requiere a la empresa una organización que, antes de definir cómo se organizará, recoja y analice información disponible sobre sus aspectos. 33.

(34) ambientales. La idea base es que la empresa debe conocer su situación inicial a partir de la cual poder construir el sistema. Además, solamente teniendo el conocimiento del punto de partida es posible realizar una valoración fiable y correcta de los resultados obtenidos. A este trabajo inicial es al que se le denomina “Análisis ambiental inicial”. La ventaja de ello es que muchas empresas detectan, en la mayoría de los casos, malgaste o despilfarro de recursos, prácticas medioambientales poco correctas o que son contrarias a la legislación vigente y sobre todo y lo más importante, que se pueden optimizar los recursos gracias a una mejor organización del trabajo.. 2. Implicación de incentivación del personal. EMAS promueve que las personas que forman parte de la organización o empresa son la base de la misma y elemento fundamental si se quiere gestionar bien cualquier tipo de actividad. Por lo tanto, si el personal no participa, los resultados seguramente no llegarán a ser nunca los esperados. Con la aportación activa del personal se conseguirá el mantenimiento de la buena gestión y además el sistema se retroalimentará con las aportaciones que pueden llegar a ofrecerse. En este sentido, lo que EMAS pretende es ser un elemento más de motivación, tanto por la oportunidad que da de aportar mejoras para el conjunto de la organización o para un puesto de trabajo en particular, como para que se tenga un sentido de pertenencia a la organización.. 3. Garantía y credibilidad. Uno de los elementos en que se diferencia más, y que por lo tanto da un mayor valor añadido al EMAS respecto a la ISO 14001, es que la implantación del EMAS es una garantía para el empresario y a la vez para la administración de que se cumple la legislación ambiental vigente, ya que, si bien es cierto que independientemente de cualquier sistema de gestión la legislación es de obligado. 34.

(35) cumplimiento, el EMAS permite a las empresas tener sistematizada la identificación, el acceso y la implantación de los requisitos legales y sobre todo permite demostrar a la administración su cumplimiento.. 4. Evaluación de los resultados. La organización debe utilizar indicadores ambientales que le permitan comparar anualmente su evolución y así evaluar la mejora de su comportamiento ambiental. La finalidad no es tanto mejorar el sistema sino los resultados que con éste se pueden obtener. Este objetivo se verá reflejado en la declaración ambiental.. 5. La declaración ambiental. La declaración ambiental es un documento, de carácter público, en el que se informa a las partes interesadas y a toda la sociedad sobre el comportamiento ambiental de la empresa u organización. Ésta debe estar redactada de manera clara y concisa además de incluir información fiable y contrastada sobre el comportamiento ambiental de la organización y el resultado de sus acciones. El reglamento fija unos contenidos mínimos y deja a cada organización la libertad de escoger el formato, siempre y cuando se mantengan los criterios antes explicados. Este documento, una vez redactado y como garantía de fiabilidad de los datos que aporta, es validado por expertos independientes y acreditados (verificadores ambientales acreditados), que previamente han realizado la auditoría de la empresa donde han constatado y verificado el cumplimiento de todos los requisitos del EMAS. En el documento aparece el número de verificador ambiental y la fecha de la validación.. 35.

(36) OHSAS 18001. 1. Objeto y campo de aplicación Esta norma OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment Series) especifica los requisitos para un sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional (S y SO), para hacer posible que una organización controle sus riesgos de S y SO y mejore su desempeño en este sentido. No establece criterios de desempeño de S y SO determinados, ni incluye especificaciones detalladas para el diseño de un sistema de gestión. Esta norma OHSAS es aplicable a cualquier organización que desee: a) establecer un sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional (S y SO) con el fin de eliminar o minimizar los riesgos para el personal y otras partes interesadas que pueden estar expuestas a peligros de S y SO asociados con sus actividades; b) implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión en S y SO; c) asegurarse de su conformidad con la política en S y SO establecida; d) demostrar la conformidad con esta norma OHSAS mediante: 1) una auto-evaluación y auto-declaración, o 2) la búsqueda de confirmación de su conformidad por las partes que tienen interés en la organización, tales como los clientes, o 3) la búsqueda de confirmación de su auto-declaración por una parte externa a la organización, o 4) la búsqueda de la certificación/registro de su sistema de gestión en S y SO por una organización externa. Todos los requisitos de esta norma OHSAS están previstos para ser incorporados a cualquier sistema de gestión en S y SO. El alcance de la aplicación dependerá. 36.

(37) de factores tales como la política en S y SO de la organización, la naturaleza de sus actividades, y los riesgos y complejidad de sus operaciones.. 4.2 Política de S y SO La alta dirección debe definir y autorizar la política de S y SO de la organización, y asegurar que, dentro del alcance definido de su sistema de gestión de S y SO, ésta: a) es apropiada para la naturaleza y escala de los riesgos de S y SO de la organización; b) incluye un compromiso con la prevención de lesiones y enfermedades y con la mejora continua en la gestión y desempeño de S y SO; c) incluye el compromiso de cumplir como mínimo los requisitos legales aplicables y otros requisitos que suscriba la organización, relacionados con sus peligros de S y SO. d) proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de S y SO. e) se documenta, implementa y mantiene. f) se comunica a todas las personas que trabajan bajo el control de la organización, con la intención de que sean conscientes de sus obligaciones individuales de S y SO. g) está disponible para las partes interesadas, y h) se revisa periódicamente para asegurar que sigue siendo pertinente y apropiada para la organización.. 4.3.1 Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de los controles. La organización debe establecer, implementar y mantener un(os) procedimiento(s) para la continua identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de los controles necesarios. El (los) procedimiento(s) para la identificación de peligros y la valoración de riesgos deben tener en cuenta: a) actividades rutinarias y no rutinarias; b) actividades de todas las personas que tienen acceso al sitio de trabajo (incluso contratistas y visitantes); c) comportamiento, aptitudes y otros factores humanos;. 37.

(38) d) los peligros identificados que se originan fuera del lugar de trabajo con capacidad de afectar adversamente la salud y la seguridad de las personas que están bajo el control de la organización en el lugar de trabajo; e) los peligros generados en la vecindad del lugar de trabajo por actividades relacionadas con el trabajo controlado por la organización; NOTA 1 Puede ser más apropiado que estos peligros sean evaluados como un aspecto ambiental. f) Infraestructura, equipo y materiales en el lugar de trabajo, ya sean suministrados por la organización o por otros; g) Cambios realizados o propuestos en la organización, sus actividades o los materiales; h) modificaciones al sistema de gestión de S y SO, incluidos los cambios temporales y sus impactos sobre las operaciones, procesos y actividades; i) cualquier obligación legal aplicable relacionada con la valoración del riesgo y la implementación de los controles necesarios j) el diseño de áreas de trabajo, procesos, instalaciones, maquinaria/equipos, procedimientos de operación y organización del trabajo, incluida su adaptación a las aptitudes humanas. La metodología de la organización para la identificación de peligros y valoración del riesgo debe: a) Definirse con respecto a su alcance, naturaleza y oportunidad, para asegurar su carácter proactivo más que reactivo; y b) prever los medios para la identificación, priorización y documentación de los riesgos y la aplicación de los controles, según sea apropiado. Para la gestión del cambio, la organización debe identificar los peligros y los riesgos de S y SO asociados con cambios en la organización, el sistema de gestión de S y SO o sus actividades, antes de introducir tales cambios.. 38.

(39) La organización debe asegurar que los resultados de estas valoraciones se consideran cuando se determinan los controles. Al determinar los controles o considerar cambios a los controles existentes, se debe contemplar la reducción de riesgos de acuerdo con la siguiente jerarquía: a) eliminación; b) sustitución; c) controles de ingeniería; d) señalización/advertencias o controles administrativos o ambos; e) equipo de protección personal. La organización debe documentar y mantener actualizados los resultados de la identificación de peligros, valoración de riesgos, y de los controles determinados. La organización se debe asegurar de que los riesgos de S y SO y los controles determinados se tengan en cuenta cuando establezca, implemente y mantenga su sistema de gestión de S y SO.. 4.3.2 Requisitos legales y otros La organización debe establecer, implementar y mantener un(os) procedimiento(s) para la identificación y acceso a requisitos legales y de S y SO que sean aplicables a ella. La organización debe asegurar que estos requisitos legales aplicables y otros que la organización suscriba se tengan en cuenta al establecer, implementar y mantener su sistema de gestión de S y SO. La organización debe mantener esta información actualizada. La organización debe comunicar la información pertinente sobre requisitos legales y otros, a las personas que trabajan bajo el control de la organización, y a otras partes interesadas pertinentes.. 39.

(40) 4.3.3 Objetivos y programa(s) La organización debe establecer, implementar y mantener documentados los objetivos de S y SO en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organización. Los objetivos deben ser medibles, cuando sea factible, y consistentes con la política de S y SO, incluidos los compromisos con la prevención de lesiones y enfermedades, el cumplimiento con los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba, y con la mejora continua. Cuando se establecen y revisan sus objetivos, una organización debe tener en cuenta los requisitos legales y otros que la organización suscriba, y sus riesgos de S y SO. Además, debe considerar sus opciones tecnológicas, sus requisitos financieros, operacionales y comerciales, así como las opiniones de las partes interesadas pertinentes. La organización debe establecer, implementar y mantener un(os) programa(s) para lograr sus objetivos. El(los) programa(s) debe(n) incluir, como mínimo: a) la asignación de responsabilidades y autoridad para lograr los objetivos en las funciones y niveles pertinentes de la organización, y b) los medios y los plazos establecidos para el logro de los objetivos. El(los) programa(s) se debe(n) revisar a intervalos regulares y planificados, y se debe(n) ajustar si es necesario, para asegurar que los objetivos se logren.. 9 CAPÍTULO II: IDENTIFICACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS AMBIENTALES ASOCIADOS CON LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS MIGRATORIOS. El ejercicio migratorio se desarrolla a partir de la interacción de tres (3) actividades: Control Migratorio, Extranjería y Verificación Migratoria. El fin último de su realización es preservar la seguridad nacional y obtener un mejor control,. 40.

(41) enfocado al cumplimiento de los requisitos legales para el ingreso, permanencia de extranjeros y salida de ciudadanos nacionales y extranjeros al país. Estas actividades interactúan entre sí, compartiendo insumos propios de cada uno, como la necesidad de documentación en materia migratoria, información para actuaciones administrativas de personas naturales y jurídicas que se encuentran en el territorio nacional, los cuales al dinamizarse dan como producto el control de extranjeros en el territorio nacional, la expedición de documentos de extranjería y la emisión de actos administrativos motivados en el incumplimiento de la normatividad migratoria.. VERIFICACIONES MIGRATORIAS. La actividad de Verificación migratoria busca determinar la legalidad de la situación migratoria de los ciudadanos extranjeros que se encuentran en el territorio nacional, a través del control a personas naturales y jurídicas, así como su relación entre sí, respecto a documentos, permanencia y actividades. En función de lo anterior se desarrollan análisis de información migratoria con el fin de determinar el cumplimiento de la normatividad migratoria y establecer las sanciones necesarias. Al interior del manual de procedimientos se describen las diferentes tareas y actividades que componen los procedimientos de Verificación Migratoria como son: Procedimientos: . Verificación del cumplimiento de la normatividad migratoria. . Actuaciones administrativas en materia migratoria. . Análisis y Retroalimentación de la Información. 41.

(42) Figura 3: Verificación del cumplimiento de la normatividad migratoria. Fuente: www.migracioncolombia.gov.co. 42.

(43) Fuente: www.migracioncolombia.gov.co. 43.


(45) Figura 4: Actuaciones administrativas en materia migratoria. Fuente: www.migracioncolombia.gov.co. 45.



(48) Figura 5: Análisis y retroalimentación de la información. Fuente: www.migracioncolombia.gov.co. 48.


(50) Definiciones del proceso Acto administrativo: Luís Enrique Berrocal Guerrero en su texto Manual del Acto Administrativo lo define como “Toda declaración unilateral proferida en ejercicio de la función administrativa, que produce efectos jurídicos directos y definitivos sobre un determinado asunto. Actos de trámite: Aquellos que son necesarios para terminar el procedimiento. Actos definitivos: Aquellos que son resolutorios, es decir, que ponen fin al procedimiento. Actos firmes: Aquellos que ya no se pueden recurrir, y por tanto, ya no puede ser modificados o anulados. Auto: Documento por medio del cual se expresa una decisión proferida por una autoridad competente. Hay dos clases de autos: interlocutorios o de fondo y de trámite o de impulso del proceso. Adoptado: De conformidad con el Código Civil Colombiano, se entiende como el prohijamiento de una persona o la admisión en lugar de hijo, del que no lo es por naturaleza. El que hace la adopción se llama padre o madre, hijo adoptivo o simplemente adoptivo o adoptado. Configura parentesco civil y no pasa de las respectivas personas. Los hijos pueden ser legítimos, extramatrimoniales y adoptivos y tendrán iguales derechos y obligaciones. Así mismo, el nuevo código de la infancia y la adolescencia, la adopción es, principalmente y por excelencia, una medida de protección a través de la cual, bajo la suprema vigilancia del Estado, se establece de manera irrevocable, la relación paterno filial entre personas que no la tienen por naturaleza. Aeropuerto Internacional: Todo aeropuerto que cuenta con las facilidades adecuadas al tráfico aéreo internacional y que el Estado contratante en cuyo territorio está situado designa como aeropuerto de entrada o salida para el tránsito aéreo internacional, en el cual se lleven a cabo trámites de aduana, migración, sanidad cuarentena agrícola y demás procedimientos similares requeridos.. 50.

(51) Aeropuerto Nacional: Todo aeropuerto designado por el Estado como tal, destinado en forma exclusiva a operaciones de carácter nacional en donde se realiza controles de seguridad aeroportuaria y policivos. Aeropuerto: Todo aeródromo especialmente equipado y usado regularmente para pasajeros y/o carga y que, a juicio de la UAEAC, posee instalaciones y servicios de infraestructura aeronáutica suficientes para ser operados en la aviación civil. Agente marítimo: Representante del buque o del armador, en puerto. Apátrida: Situación para una persona en la que ningún Estado la considera como Nacional suyo de conformidad con su legislación. Apostillar: Abolición del requisito de legalización para los documentos públicos extranjeros presentados en Colombia, siempre y cuando el documento extranjero sea expedido por un país miembro de la Convención sobre la Abolición de Legalización para documentos públicos extranjeros. La manera de identificar que un documento este apostillado es con un sello que dice APOSTILLA (español) o APOSTILLE en Inglés. La página web actual para consultar los Estados miembros de la Convención es: www.hcch.net Archivo Civil: Registro de datos biográficos y decadactilares de un extranjero del cual se tenga alguna información, tal como: datos biográficos, generales, documentos, visa, pasaporte, prórroga de permanencia, entre otros. Éste se divide en Registro General (R.G.) y Hoja de Vida (T.D. o cédula de extranjería), su numeración la otorga el Sistema de Información en forma consecutiva e independiente. Archivo Confidencial: Corresponde al expediente delictivo del extranjero. Archivo Físico: Documentos que deben ser conservados de conformidad con la tabla de retención documental que rige la Entidad. Para el caso de Registro de Extranjeros se cuenta con tres clases de archivos físicos: archivo civil, archivo confidencial y archivo prontuarial.. 51.

(52) Archivo prontuarial: Corresponde al expediente que contiene sentencias condenatorias. ejecutoriadas. por. tratarse. de. antecedentes. judiciales. de. conformidad con el artículo 248 de la Constitución Nacional. Área estéril aeroportuaria o zona estéril: Espacio al que se han aplicado las medidas de seguridad del aeropuerto, ubicado entre un puesto de inspección y las aeronaves, su acceso está estrictamente controlado y en el cual se garantiza la inexistencia de armas, explosivos, materias y artículos peligrosos. Asilo: Otorgamiento por un Estado de protección en su territorio a nacionales de otro Estado que huyen por temor de persecución o peligro grave. Una persona a la que se otorga el asilo se convierte en refugiado. La noción de asilo engloba una serie de elementos, entre los cuales figura la no devolución, el permiso para permanecer en el territorio del país de acogida y normas relativas al trato humano. Autoridad migratoria: Facultad legal asignada a la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia para ejercer la función del Control Migratorio. Autoridad nacional de seguridad aeroportuaria: El Director General de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia y los funcionarios que designe, para que dentro de su administración sean los responsables de la preparación, aplicación y cumplimiento del Programa Nacional de Seguridad Aeroportuaria en los aeropuertos públicos del país. Autoridades de seguridad de aeropuerto: Además de la autoridad de seguridad aeroportuaria, constituyen las autoridades de seguridad del aeropuerto las establecidas por la ley para el desarrollo de controles específicos en lo de su competencia como son: la Policía Nacional, la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, el Ministerio de la Protección Social o sus secretarías, el Ministerio de Agricultura, el Instituto Colombiano Agropecuario ICA, el Ministerio del Medio Ambiente, el Departamento Administrativo del Medio Ambiente DAMA, las autoridades ambientales regionales y las Corporaciones Autónomas Regionales.. 52.

(53) Autoridades Públicas: Organismos o funcionarios de un Estado encargados de aplicar o hacer cumplir en su nombre, las leyes y reglamentos, de conformidad con el artículo 248 de la Constitución Nacional. Capitanía de puerto: Máxima autoridad pública, encargada de un puerto y de las actividades marítimas, dentro de la jurisdicción a su cargo. Carga: Todos los bienes, objetos, mercancías y artículos de cualquier clase transportados a bordo de una embarcación distintas del correo, las provisiones, las piezas de respeto y el equipo de la misma, los efectos de la tripulación y los equipajes acompañados de los pasajeros. Ciudadanía: Calidad que adquieren los nacionales de acuerdo con los requisitos que señale la respectiva Constitución, para ejercer actos políticos, tales como elegir y ser elegidos (Artículo 98 CP). Cobro coactivo (jurisdicción coactiva): La jurisdicción coactiva es la potestad jurisdiccional asignada a las entidades públicas, para que, por sus propios medios, hagan efectivas las obligaciones que legalmente se causen a su favor. Competencia: De conformidad con la Resolución 694 de 2003 o la que se encuentre en vigencia con la estructura orgánica de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia establecida mediante Decreto 4062 de 2011 y la sección 4 capítulo 13 del Decreto 1067 de 2005, son competentes para el conocimiento del procedimiento administrativo sancionatorio en materia de extranjería. Control de seguridad migratorio: Conjunto de procedimientos y técnicas propias de Migración Colombia, destinadas al control de emigración e inmigración de nacionales y extranjeros, manejo de deportados y control del tráfico de personas, así como también las actividades de inteligencia que se desarrollan en el aeropuerto para prevenir la comisión de delitos y los procedimientos de policía judicial asignados.. 53.

(54) Convención sobre los derechos del niño (1989): Define un conjunto completo de normas para la protección de los derechos del niño. El artículo 2º. Dispone que la Convención se aplique a todos los niños sin discriminación alguna. Las normas contenidas en la Convención cubren, a los niños refugiados. Cotejar: Confrontar la información que se registra en los archivos físicos y medios de almacenamiento magnéticos, con la información proporcionada o recolectada en el procedimiento de verificación. Custodia: En el tema de menores, es la decisión judicial por la cual se otorga el cuidado de un menor, a uno de sus padres. Custodio: Persona que guarda o vigila a otra. Decisión: Manifestación de la voluntad de la administración basada en un soporte legal. Defensoría de familia: Dependencias del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, de naturaleza multidisciplinaria, encargada de prevenir, garantizar y restablecer los derechos de los niños, niñas y adolescentes. Deportación: Mecanismo jurídico-migratorio que consiste en ordenar la salida del país a través de un acto administrativo que además le impide al extranjero ingresar por un periodo determinado al territorio colombiano y solo lo podrá hacer previo cumplimiento de la sanción y visa otorgada por un consulado. Derecho Internacional Consuetudinario: Leyes internacionales cuya autoridad se deriva de la práctica constante y regular de los Estados más bien que de su formulación expresa en un tratado u otro texto jurídico. Para que la práctica de un Estado contribuya a constituir el Derecho Internacional Consuetudinario, es preciso que vaya acompañada de un sentimiento de obligación legal. Derecho Internacional Humanitario: Conjunto de textos jurídicos, reglamentos y principios que rige las situaciones de conflicto armado internacional o no internacional. Los instrumentos esenciales del Derecho Internacional Humanitario. 54.

(55) son los cuatro Convenios de Ginebra del 12 de Agosto de 1949 y sus dos Protocolos adicionales del 8 de junio de 1977. Derechos Humanos: Normas internacionales aceptadas que reconocen y protegen la dignidad e integridad de cada individuo sin ninguna distinción. Los derechos humanos forman parte del Derecho Internacional Consuetudinario y formulan en una. gran. diversidad. de. documentos jurídicos. nacionales,. regionales. e. internacionales que se denominan generalmente instrumentos sobre Derechos Humanos. Los más conocidos son Carta de las Naciones Unidas y La Carta Internacional de Derechos Humanos (conformada por la declaración universal de derechos humanos, el pacto internacional de derechos civiles y políticos y el pacto internacional de derechos económicos, sociales y culturales). Desembarcar: Salir del barco o aeronave, después de su arribo a puerto o del aterrizaje, respectivamente. Devolución: Circunstancia en que una persona es devuelta a las fronteras de un territorio donde puede ser perseguida o trasladada a otro territorio en el que corre el riesgo de ser perseguida. Este acto constituye una violación del principio de no devolución y por ende es una infracción del derecho de los refugiados y del derecho Internacional Consuetudinario. Doble Nacionalidad: El principio de la doble Nacionalidad lo consagra el artículo 96 de la Constitución Política de Colombia, que entró en vigencia el 4 de Julio de 1991. El mismo estipula que la calidad de nacional colombiano no se pierde por el hecho de adquirir otra nacionalidad y que los nacionales por adopción no estarán obligados a renunciar a su nacionalidad de origen o adopción. Es el reconocimiento que otorgan dos Estados a un individuo, reconociéndolo como nacional. Documento de Viaje: Documento legalmente reconocido por los Estados, que permite la identificación y movilidad internacional a su titular.. 55.

(56) Domicilio: De acuerdo al artículo 5 parágrafo 2 de la Ley 962 de 2005, un extranjero tiene domicilio en Colombia, cuando es titular de visa de residente. Corroborado por el artículo 2.2.1.4.3.14. del Decreto 1067 de 2015. Por domicilio se entiende la residencia en Colombia, acompañada del ánimo de permanecer en el territorio nacional de acuerdo con las normas pertinentes del Código Civil (Art. 76 al 86). Emancipación judicial: Se efectúa, por decreto del juez, cuando los padres que ejerzan la patria potestad incurran en alguna de las siguientes causales: 1) Por maltrato del hijo. 2) Por haber abandonado al hijo. 3) Por depravación que los incapacite de ejercer la patria potestad. 4) Por haber sido condenados a pena privativa de la libertad superior a un año. En los casos anteriores, podrá el juez proceder a petición de cualquier consanguíneo del hijo, del abogado defensor de familia y aun de oficio. Emancipación legal: Se efectúa en los siguientes casos: 1) Por la muerte real o presunta de los padres. 2) Por el matrimonio del hijo. 3) Por haber cumplido el hijo la mayor edad. 4) Por el decreto que da la posesión de los bienes del padre desaparecido. Emancipación Voluntaria: Se efectúa por instrumento público, en que los padres declaran emancipar al hijo adulto y éste consiente en ello. No valdrá esta emancipación si no es autorizada por el juez con conocimiento de causa. Emancipación: Hecho que pone fin a la patria potestad. Puede ser judicial, legal o voluntaria. Embarcación: nave o motonave de transporte marítimo o fluvial, cualquiera que sea su tamaño y forma, sea de carga o de pasajeros, con bandera extranjera en puerto colombiano o afiliado a empresa colombiana dedicada a la pesca, excepto los buques de guerra. Embarcar: Subir a bordo de una embarcación de transporte marítimo o aeronave, para iniciar viaje.. 56.