Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Escuela de Ciencias Contables
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN:
Previo a la obtención del Título de: Contador Público Autorizado – C. P.A.
TEMA:
ELABORACION DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO EN EL ÁREA FINANCIERA DE LA
COOPERATIVA DE TAXIS “BOLÍVAR MUENTES”.
AUTORAS:
Sra. Lady Marianella Defaz Briones Sra. Mónica Rocío Rodríguez Villafuerte
TUTOR:
UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL
ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES
CERTIFICACION DE AUTORIA DEL PROYECTO DE INVESTIGACION
Guayaquil, Noviembre 26 del 2,012
Certifico que el proyecto de Investigación titulado:
¨ELABORACION DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO EN EL ÁREA FINANCIERA DE LA
COOPERATIVA DE TAXIS “BOLÍVAR MUENTES¨, ha sido elaborado bajo mi tutoría, y que el mismo reúne los requisitos para ser defendido ante el Tribunal Examinador que se designe al efecto.
CERTIFICADO DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
Nosotras, Lady Marianella Defaz Briones y Mónica Rocío Rodríguez Villafuerte declaramos bajo juramento que la autoría del presente trabajo nos corresponde totalmente y nos responsabilizamos con los criterios y opiniones científicas que en él mismo se declaran, como producto de la investigación realizada por nosotras. De la misma forma cedo mis derechos de autoras a la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil, según lo establecido por la ley de propiedad intelectual, por su reglamento y normatividad institucionalidad vigente.
Este proyecto se ha ejecutado con el propósito de que la Cooperativa de Taxis “Bolívar Muentes”, pueda mejorar la eficiencia y eficacia del departamento financiero, mediante el control interno, con base en la doctrina contable y de auditoria.
AGRADECIMIENTO
Principalmente agradecemos a Dios, por su guía, infinita bondad, misericordia hacia nosotras y nuestras familias, de igual manera a la Virgen María Madre de todas las personas.
Al Sr. MSc. Ab. Otto Cevallos Mieles, Vicerrector Académico de la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil, por hacer posible el cumplimiento de uno de nuestros anhelos, igualmente a la Sra. MSc Paula Miriam Macate Urrutia quien con sus conocimientos y su palabra oportuna y sincera han hecho posible entregar este trabajo.
A Cooperativa de Taxis “Bolívar Muentes”, en la persona del Ing. Jaime Véliz Navarro, por su apertura y colaboración.
Y a todas aquellas personas que directa o indirectamente colaboraron con nosotras durante esta trayectoria académica.
A todos, mil gracias…
Las Autoras:
DEDICATORIA
Dedico el presente trabajo a mi amado esposo Ing. Quim. Orlando Pelayo G. que ha sido el impulso durante toda mi carrera y el pilar principal para la culminación de la misma, que con su apoyo constante y amor incondicional ha sido amigo y compañero inseparable, fuente de sabiduría, calma y consejo en todo momento.
A mis preciosas hijas Justine Tais y Joselin Nicole para quienes ningún sacrificio es suficientes, que con su luz han iluminado mi vida y hacen mi camino más claro.
A mis Abuelos por enseñarme lo esencial que es inculcar los principios, valores, moral y fe en la educación de un hijo.
A todos ellos dedico este trabajo realizado con mucho esfuerzo.
Autora:
DEDICATORIA
El presente trabajo de tesis lo dedico a Dios a mi esposo, a mis hijos y a mis padres.
A Dios por haberme guiado cada día y cuidado en cada paso que di en mi carrera, él me dio la fortaleza suficiente para superar y continuar con los obstáculos, los cuales los tome como pruebas que se presentaban en este largo camino.
A mi esposo y a mis hijos por ser mi apoyo fundamental en todo momento de mi carrera que han velado por mi bienestar y superación, entregaron su confianza en cada reto que se presentaba a lo largo del camino, porque ellos son la razón de continuar con mis ideales de superación.
A mis padres por su apoyo incondicional al inicio de mi carrera, por haberme enseñado valores, principios y poder ser: esposa, madre y ahora una gran profesional.
Autora
RESUMEN
La presente investigación abordó la problemática de las fallas del control interno en los procedimientos del área financiera, referidas a la elaboración del presupuesto de ingresos y egresos, así como la rendición de cuentas a los socios de la institución, en el periodo anual del 2012, lo que está afectando la transparencia de los estados financieros de la entidad, además que está mermando el nivel de confianza de los socios de la institución que se rehúsan a cancelar las cuotas vencidas, perjudicando a los clientes que utilizan los servicios de la institución. Por este motivo, se realizó este estudio, dado que la base de toda empresa comercial es el control del ingreso y salida de los productos; he aquí la importancia del manejo del inventario en la compañía, para mejorar el nivel de cumplimiento de las cuentas de presupuestos de ingresos y egresos, razón por la cual se formuló el objetivo de diseñar un Manual de Control Interno, para mejorar la eficiencia y eficacia de los Procedimientos del Área Financiera de la Cooperativa de Taxi Ruta “Bolívar Muentes”. Para el efecto, se aplicó una investigación de campo con base en encuestas y entrevistas, cuyos resultados manifestaron que los directivos no han definido las políticas, manuales de procedimientos, ni las funciones del personal dedicados a la tarea de control financiero, observándose diferencias del 28% en lo correspondiente a los presupuestos de ingresos y gastos. El diagnóstico identificado motivó la propuesta del diseño del manual de control interno, que sirva como una guía para el personal al cual se le asigne las funciones correspondientes a las tareas contables y financieras de la institución, para delinear las políticas y definir las funciones del personal dedicados a la actividad de control contable y financiero de la institución, siendo los beneficiarios principales de la propuesta, los socios de la Cooperativa, que tendrán un informe detallado de la situación financiera, motivándolos de esta manera para que aporten las mensualidades de manera oportuna y sin atrasos; los clientes que tendrán un mayor nivel de satisfacción por el servicio y la propia Cooperativa.
INDICE GENERAL
RESUMEN
CAPITULO I
DESCRIPCION DE LA COOPERATIVA DE TAXIS “BOLIVAR MUENTES”
1.1 Planteamiento del Problema………..……2
1.1.1 Causas y Consecuencias del Problema………..2
1.1.2 Formulación del Problema……….…3
1.1.3 Delimitación del Problema……….…...3
1.2 Objetivos………4
1.2.1 Objetivo General de la Investigación………4
1.2.2 Objetivo Específico de la Investigación………4
1.3 Justificación………...4
1.4 Hipótesis………...……….5
1.5 Variables………...……….6
1.5.1 Variable Independiente………..6
1.5.2 Variable Dependiente………...……….6
1.6 Resultados………..7
CAPITULO II CONTROL INTERNO Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 2.1 Marco Teórico……….…..8
2.1.1 Historicidad del Control Interno………...8
2.1.2 Control Interno. Varios Conceptos………...12
2.1.3 Principios del Control Interno………...14
2.1.4 Importancia del Control Interno……….….15
2.1.6 Clasificación del Control Interno……….…18
2.2. Eficacia y Eficiencia………....22
2.3. Estados Financieros……….23
2.4. Auditoria……….26
2.4.1 Auditor………26
2.4.2 Auditor Interno………27
2.4.3 Auditor Externo………..29
2.5. Consejo de Administración……….30
2.6. Manuales de Procedimientos. Fundamentación Teórica para la Operatividad del Manual de Control Interno……….30
2.6.1 Los Manuales. ¿Qué es un Manual?...30
2.6.2 Manual de Procedimientos………..31
2.7. Definición de Procedimientos……….36
2.8. Conceptos Fundamentales relacionados con la investigación……….37
2.9. Marco Legal………40
CAPITULO III MARCO METODOLÓGICO DIAGNÓSTICO DEL CONTROL INTERNO DE LA COOPERATIVA DE TAXIS “BOLIVAR MUENTES” 3.1. Caracterización de la Cooperativa de Taxis………41
3.2. Métodos de Investigación………44
3.2.1 Métodos teóricos generales: analítico, deductivo y sintético………..44
3.3. Población y Muestra………46
3.3.1 Población……….46
3.3.2 Muestra………47
3.4. Recolección de la Información………47
3.5. Procesamiento y análisis de la información………47
3.6. Análisis de la Foda………..66
3.7. Resumen del Diagnóstico………68
CAPÍTULO IV PROPUESTA: MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE Y FINANCIERO DE LA COOPERATIVA DE TAXIS “BOLÍVAR MUENTES”. 4.1. Título de la Propuesta………..69
4.2. Justificación de la Propuesta………69
4.2.1 Justificación Teórica………70
4.2.2 Justificación Legal………..……74
4.2.3 Justificación Práctica………..…80
4.3. Objetivo general de la propuesta………..…..80
4.4. Objetivos específicos de la propuesta……….………….…...81
4.5. Listado de contenido y flujo de la propuesta………..……81
4.6. Desarrollo de la propuesta………..……82
4.7. Resultados y evaluaciones……….…...108
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. Conclusiones……….110
5.2 Recomendaciones……….111
6 Fuentes Bibliográficas……….112
7 Anexos……….115
INDICE DE CUADROS. Cuadro No. 1 Organigrama de la Cooperativa de Taxis Bolívar Muentes..….43
Cuadro No. 2 Métodos Empíricos……….45
Cuadro No. 3 Población……….….…..46
Cuadro No. 4 Análisis e Interpretación de los Resultados. Encuesta a los Socios. ¿Conoce los objetivos de la Cooperativa de Taxis “Bolívar Muentes”………49
Cuadro No. 5 Análisis e Interpretación de los Resultados. Encuesta a los Socios. ¿Se ha establecido la misión y visión de la Cooperativa de Taxis “Bolívar Muentes”………....50
Cuadro No. 7 Análisis e Interpretación de los Resultados. Encuesta a los Socios. ¿Los socios reciben una información detallada de la planificación y Presupuestos anuales de la Cooperativa
de Taxis “Bolívar Muentes”?...52 Cuadro No. 8 Análisis e Interpretación de los Resultados. Encuesta a los Socios. ¿Los socios reciben una información detallada de los Estados Financieros De la Cooperativa de Taxis
“Bolívar Muentes”?...53 Cuadro No. 9 Análisis e Interpretación de los Resultados. Encuesta a los Socios. ¿Los socios se encuentran al día en los pagos de
las cuotas mensuales?...54 Cuadro No.10 Análisis e Interpretación de los Resultados. Encuesta a los
Socios ¿La Cooperativa de Taxis “Bolívar Muentes”, informa sobre la evaluación de sus actividades administrativas y
Contables?...55 Cuadro No.11 Análisis e Interpretación de los Resultados. Encuesta a los Socios. ¿Se evaluaron las actividades administrativas y contables en la Cooperativa de Taxis “Bolívar Muentes”,
en el último período anual?...56 Cuadro No.12 Análisis e Interpretación de los Resultados. Encuesta a los Socios. ¿Considera usted importante la elaboración de un
Manual de Procedimientos para el Control Interno
Cuadro No.13 Análisis e Interpretación de los Resultados. Encuesta a los Socios. ¿ Por qué vías los socios obtienen información sobre el estado Financiero de la Cooperativa?...58 Cuadro No.14 Matriz Foda………....67
INDICE DE GRAFICOS.
Gráfico No. 1 Análisis e Interpretación de los Resultados. Encuesta a los Socios. ¿Conoce los objetivos de la Cooperativa de
Taxis “Bolívar Muentes”………...…49 Gráfico No. 2 Análisis e Interpretación de los Resultados. Encuesta a los
Socios. ¿Se ha establecido la misión y visión de la
Cooperativa de Taxis “Bolívar Muentes”………..….50 Gráfico No. 3 Análisis e Interpretación de los Resultados. Encuesta a los
Socios. ¿Se han establecido políticas en la Cooperativa de
Taxis “Bolívar Muentes”………...51 Gráfico No. 4 Análisis e Interpretación de los Resultados. Encuesta a los
Socios. ¿Los socios reciben una información detallada de la planificación y Presupuestos anuales de la Cooperativa
de Taxis “Bolívar Muentes”?...52 Gráfico No. 5 Análisis e Interpretación de los Resultados. Encuesta a los Socios. ¿Los socios reciben una información detallada de los Estados Financieros De la Cooperativa de Taxis
Gráfico No. 6 Análisis e Interpretación de los Resultados. Encuesta a los Socios. ¿Los socios se encuentran al día en los pagos de
las cuotas mensuales?...54 Gráfico No. 7 Análisis e Interpretación de los Resultados. Encuesta a los
Socios ¿La Cooperativa de Taxis “Bolívar Muentes”, informa sobre la evaluación de sus actividades administrativas y
Contables?...55 Gráfico No. 8 Análisis e Interpretación de los Resultados. Encuesta a los
Socios. ¿Se evaluaron las actividades administrativas y contables en la Cooperativa de Taxis “Bolívar Muentes”,
en el último período anual?...56 Gráfico No. 9 Análisis e Interpretación de los Resultados. Encuesta a los
Socios. ¿Considera usted importante la elaboración de un Manual de Procedimientos para el Control Interno
Financiero de la Cooperativa de Taxis “Bolívar Muentes”?...57 Gráfico No.10 Análisis e Interpretación de los Resultados. Encuesta a los
1 CAPITULO I
DESCRIPCION DE LA COOPERATIVA DE TAXIS
“BOLIVAR MUENTES”
INTRODUCCIÓN
La presente investigación aborda una problemática actual que afecta a la Cooperativa de Taxi, la cual corresponde al control interno de las actividades financieras, entre las que se citan la elaboración de presupuestos de ingresos y gastos, la presentación de estados financieros a los socios de la institución y la obtención de indicadores financieros.
La Cooperativa de Taxis “Bolívar Muentes” está regulada por la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria, y, por su Reglamento de Aplicación, la cual exige la realización de controles internos a las actividades financieras de la organización, las cuales no se están aplicando eficientemente actualmente, porque la organización carece de manuales de procedimientos.
Por este motivo, se ha planteado como objetivo, diseñar un Manual de Control Interno, para mejorar la eficiencia y eficacia de los Procedimientos del Área Financiera de la Cooperativa de Taxi Ruta “Bolívar Muentes”.
2 financiero, que proporcione mayor confianza a los socios para que ellos puedan ponerse al día en las cuotas impagas, para beneficio de la Cooperativa y de los usuarios de la entidad, culminado con las conclusiones, recomendaciones, bibliografía y anexos.
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1.1 CAUSAS Y CONSECUENCIAS DEL PROBLEMA.
La presente investigación analiza el problema concerniente a las fallas en el control interno, cuyo alcance es el Área Financiera de la Cooperativa de Taxis “Bolívar Muentes”, durante el año 2011. La problemática en mención afecta la eficacia y eficiencia de los procedimientos financieros, entre los que se citan la elaboración de los presupuestos y la estructuración de los estados financieros, lo que obstaculiza el cumplimiento de los planes previstos y aprobados por la Asamblea General de Socios de la Cooperativa de Taxis “Bolívar Muentes”.
En la indagación previa para comprobar la existencia de las dificultades encontradas con el Flujo de orden financiero se analizaron algunos documentos, encontrando lo siguiente:
A través del Flujo de Presupuesto, a inicios del año 2010, la Cooperativa de Taxis “Bolívar Muentes” aprobó un presupuesto de gastos correspondiente a $31.120,00, sin embargo, el monto total de los egresos sumó $39.770,00, superando dicho presupuesto en un 28%, afectando de esta manera, el plan de trabajo de la entidad.
3 imprevistos, no se reflejan en el presupuesto anual aprobado por la Asamblea General de Socios de la Cooperativa, cuyo monto supera los $2.250,00.
Esta situación conflictiva, donde se observa exceso de gastos en varias cuentas que han sobrepasado el monto presupuestado, ha llevado a la autora de la presente investigación, a desarrollar un plan de control interno, acorde a la teoría de las Ciencias Contables y de Auditoría, para que se pueda conocer de manera objetiva, la información contable, así como plantear alternativas viables para evitar errores en el presupuesto y mejorar la eficacia y eficiencia de las operaciones financieras.
1.1.2. Formulación del Problema
¿Qué incidencia tendrá la elaboración de un Manual de Control Interno, en la eficacia y eficiencia de los Procedimientos del Área Financiera, de la Cooperativa de Taxis “Bolívar Muentes” Provincia del Guayas,en el periodo anual del 2012?
1.1.3. Delimitación del Problema
CAMPO: Auditoría.
ÁREA: Control Interno.
ASPECTOS: Manual, Control Interno, Eficacia, Eficiencia, Procedimientos, Área Financiera.
POBLACIÓN:Socios, autoridades de los Consejos de Administración, Vigilancia, personal que administra y trabaja en la Cooperativa.
ESPACIO:Cooperativa de Taxis “Bolívar Muentes”, Provincia del Guayas, Cantón Guayaquil.
4 1.2. OBJETIVOS
1.2.1 Objetivos Generales de la Investigación
Diseñar un Manual de Control Interno, para mejorar la eficiencia y eficacia de los Procedimientos del Área Financiera de la Cooperativa de Taxis “Bolívar Muentes”.
1.2.2. Objetivos Específicos de la investigación
Elaborar los fundamentos teóricos que sustente la información sobre el Control Interno en el Departamento Financiero.
Analizarla eficiencia y eficacia del departamento financiero de la Cooperativa de Taxi Ruta “Bolívar Muentes”,mediante el control interno, con base en la doctrina contable y de auditoría.
Determinar los componentes del Control Interno para la elaboración del manual de procedimientos del área financiera de la Cooperativa de Taxi “Bolívar Muentes”.
1.3. Justificación
Las operaciones financieras de la Cooperativa de Taxi “Bolívar Muentes”, ha sido desde su creación una de las áreas de mayores problemas, debido a la precisión y transparencia que deben mostrar los estados financieros y porque es necesario e importante que las operaciones financieras se realicen correctamente.
5 La falta de un documento guía de control interno que sirva para orientar al personal que realiza actividades en el Área Financiera de la Cooperativa, ha reducido la eficacia y eficiencia de las operaciones que allí se realizan, afectando directamente al proceso de toma de decisiones, ocasionando además el exceso de gastos y la descoordinación de las acciones por parte de socios y miembros de la entidad.
Por ello será muy importante la elaboración de un Manual de Control Interno, porque de esta manera, se podrá orientar las acciones del personal que realiza funciones en el Área Financiera de la Cooperativa de Taxis, esperando que con la posterior implementación del documento propuesto,se pueda mejorar la eficacia y eficiencia de las operaciones financieras.
En el Manual de Control Interno se identificarán los objetivos, alcance, responsabilidad y descripción de las principales actividades que realiza el Área Financiera de la Cooperativa de Taxis “Bolívar Muentes”, con el firme propósito de comparar lo presupuestado con los resultados obtenidos, de modo que al identificar las fallas en los procesos de la sección en mención, se pueda contar con una herramienta que servirá para tomar decisiones acertadas que contribuyan a mejorar la eficacia y eficiencia de las operaciones financieras.
Esto quiere decir, que la elaboración del Manual de Control Interno será un aporte importante que las Ciencias Contables y de Auditoría ponen a disposición del autor, para contribuir a la solución del problema identificado en el Área Financiera de la Cooperativa de Taxis “Bolívar Muentes”, ello además de ser beneficioso para la organización, también generará bienestar a la comunidad de usuarios que solicita servicios de taxi a la entidad.
1.4. HIPÓTESIS
6 1.5. Variables
1.5.1. Variable Independiente: Manual de Control Interno.
El manual de Control Interno debe contener lo siguiente:
Objetivos del Manual
Marco Legal
Glosario de procedimientos de Control Interno
Indicadores para la ejecución de los procedimientos del Control Interno en el Área Financiera.
1.5.2. Variable dependiente: Procedimientos del Control Interno en el Área
Financiera.
a) Transacciones
Ingresos mensual al mayor
Egresos : Pagos a proveedores Pagos al personal
Depreciaciones
Amortizaciones
Ajustes de Cuentas
b) Estados Financieros
Balance General
Estado de Pérdida y Ganancia
7 1.6. Resultados
8 CAPÍTULO II
CONTROL INTERNO MANUAL Y PROCEDIMIENTOS
2.1. MARCO TEÓRICO
2.1.1 HISTORICIDAD DEL CONTROL INTERNO.
El control interno y la auditoria son aplicaciones de los principios científicos de la contabilidad, basada en la verificación de los registros patrimoniales, para observar su exactitud, no obstante, este no es su único objetivo. Su importancia es reconocida desde hace mucho tiempo atrás, teniéndose conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de las civilizacionesde la antigüedad, 2.000 A. C.
Acreditase, todavía, que el término auditor evidenciando el titulo del que practica esta técnica, apareció a finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I.
En diversos países de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones profesionales, que se encargaban de ejecutar funciones de control interno y de auditorías, destacándose entre ellas los Consejos Londineses (Inglaterra), en 1.310, el Colegio de Contadores, de Venecia (Italia), 1.581.
La revolución industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII, imprimió nuevas direcciones a las técnicas contables, especialmente a las del control interno y de la auditoría, pasando a atender las necesidades creadas por la aparición de las grandes empresas (donde la naturaleza del mismo es el servicio, es prácticamente obligatorio).1
11BLANCO LUNA, Yanel (2003). Normas y Procedimientos de la Auditoria Integral. Eco.
9 Se preanunció en 1.845 o sea, poco después de penetrar la contabilidad de los dominios científicos y ya el "Railway Companies Consolidation Act" obligaba a la verificación anual de los balances que debían hacer los auditores.
También en los Estados Unidos de Norteamérica, una importante asociación cuida de las normas de control interno y de auditoría, la cual publicó diversos reglamentos, de los cuales el primero que conocemos data de octubre de 1.939, en tanto otros consolidaron las diversas normas en diciembre de 1.939, marzo de 1.941, junio de 1942 y diciembre de 1.943.
En el mundo se le ha prestado una gran atención a la necesidad de elevar las exigencias en los Controles Internos, a partir de la década del 70, por el descubrimiento de muchos pagos ilegales, malversaciones y otras prácticas delictivas en los negocios, por lo que terceras personas quisieron conocer por qué los Controles Internos de las entidades no habían prevenido a la administración de la ocurrencia de esas ilegalidades.
El Control Interno ha sido preocupación de la mayoría de las entidades, aunque con diferentes enfoques y terminologías, lo cual se puede evidenciar al consultar los libros de texto de Auditoría, los artículos publicados por organizaciones profesionales, universidades y autores individuales; generalmente el Control Interno se ha considerado como un tema reservado solamente para los contadores.
En el amplio conjunto de actividades que son necesarias conocer y dominar en la dirección de una empresa, ocupa un lugar importante el Control Interno, el cual reúne los requerimientos fundamentales de todas las especialidades contables, financieras y administrativas de una entidad.
10 pérdidas que se deriven de errores intencionales o no intencionales en el procesamiento de las transacciones y manejo de los activos correspondientes.
Se comenzaron a ejecutar una serie de acciones a partir de los años 80 en diversos países desarrollados con el fin de dar respuestas a un conjunto de inquietudes sobre la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones que existían sobre el Control Interno en el ámbito internacional.
La pretensión consistía en alcanzar una definición de un nuevo marco conceptual para el Control Interno, que fuera capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que habían sido utilizados sobre éste, con el objetivo de que los diferentes niveles legislativos y académicos dispongan de un marco conceptual común, con una visión integradora que pueda satisfacer las demandas generalizadas de todos los sectores involucrados con dicho concepto.
El concepto de control interno según Dicksee, incluye tres elementos, como son la división de labores, utilización de los registros de contabilidad y rotación del personal.
En "El Control Interno. ¿Un invento de los Contadores?" Se plantea que el concepto de Control Interno, a través del tiempo ha sufrido innumerables cambios. En 1994 la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP), en su boletín 3050, mencionaba que la estructura del control interno consiste en las políticas y procedimientos establecidos para lograr los objetivos específicos de la entidad. Esta estructura consiste en tres elementos: Ambiente de Control, Procedimiento de Control y Sistema Contable.
11 operaciones de todos los aspectos de las actividades de la compañía; y comunicar las políticas administrativas, estimular y medir el cumplimiento de las mismas".
En esta definición de Cook se observa redundancia; el autor es del criterio que la Contabilidad es confiable, o sea, que si hay Contabilidad debe existir confiabilidad.
Según Walter B. Meigs en el Tomo I del libro "Principios de Auditoría" lo define como un conjunto de medidas cuyo propósito básico es promover la operación eficiente de la organización, proteger los activos contra el desperdicio y el uso ineficiente, promover la exactitud y confiabilidad en los registros contables, alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la compañía y evaluar la eficiencia de las operaciones.
En el documento conocido como Standars (Standars para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna), dice:
“El Control Interno se define como cualquier acción tomada por la Gerencia para aumentar la probabilidad de que los objetivos establecidos y las metas se han cumplido. La Gerencia establece el Control Interno a través de la planeación, organización, dirección y ejecución de tareas y acciones que den seguridad razonable de que los objetivos y metas serán logradas”.
En Ecuador, las Cooperativas de Transporte, el Ministerio de Inclusión Social (MIES), ha regulado la ejecución de auditorías periódicas en el año 2010, de manera que es obligación de este tipo de instituciones, realizar controles internos y auditorías, además que también es una exigencia del Servicio de Rentas Internas (SRI), para todas las entidades, sean éstas públicas o privadas.
12 En cuanto a la realización de controles internos en la Cooperativa de Taxi Ruta “Bolívar Muentes”, éste no se ha dado hasta la actualidad, esperando que con la presente investigación se coloque un hito o punto de partida que sirva para que se pueda realizar el control interno periódico en la contabilidad de la institución.
Si se desea continuar dentro del sistema cooperativo necesariamente hay que cambiar, dejar a un lado el cooperativismo criollo que se ha implementado a lo largo de más de tres décadas, que tiene vigencia la ley actual de cooperativas, “Empresas” que han buscado siempre el individualismo para el cumplimiento de sus fines, dejando a un lado el verdadero crecimiento y desarrollo empresarial que conduce al éxito de la gestión.
2.1.2 CONTROL INTERNO. VARIOS CONCEPTOS
Definición.Blanco (2003)
El control interno se conceptualiza de la siguiente manera:
El control interno se usa para identificar los tipos de declaraciones equivocadas potenciales, considerar los factores que afectan los riesgos de declaración equivocadas importantes, y diseñar la naturaleza, oportunidad, y extensión de los procesamientos de auditoría adicionales.2 (p.109)
Rosenberg (2007)
El control interno “son los métodos coordinados y medidas que adopta una organización para comprobar la exactitud y veracidad de la información y la salvaguarda del patrimonio.”3 (Pág. 97).
2BLANCO LUNA, Yanel (2003). Normas y Procedimientos de la Auditoria Integral. Eco.
Ediciones. Primera Edición. Colombia. Pág. 109.
3 ROSENBERG, J. M. (2007). Diccionario de Administración y Finanzas. Editado por
13 Objetivo. Hernández (2009)
El sistema de control interno de la entidad consiste en el “plan de organización y de todas las medidas y métodos coordinados dentro de una entidad con fines de:
Proteger los activos.
Evitar desembolsos no autorizados.
Evitar el uso impropio de recursos.
Evitar el incurrir en obligaciones impropias.
Asegurar la exactitud y la contabilidad de los datos financieros y administrativos.
Evaluar las eficiencias administrativas.
Medir la observación a la política prescrita de la administración.”4 (p. 25).
A partir del análisis de las fuentes consultoras se propone la siguiente definición operacional del control interno:
El control interno es de suma importancia para la estructura administrativa y contable de una empresa, porque asegurala confiabilidad y transparencia delos procesos administrativos, procedimientos contables y estados financieros;protege los activos organizacionales; evita errores y fraudes; además que mejorar laeficiencia y eficaciade las operaciones.
Se puede apreciar entonces, que según los autores en mención, el sistema de control interno comprende el plan de la organización, los métodos coordinados y la toma de acciones adoptadas con el objeto de salvaguardar los activos y verificar la exactitud y confiabilidad de la información administrativa y contable.
A partir del análisis de las fuentes consultadas, se considera que elcontrol interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa. Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa.
4HERNANDEZ CELIS, Domingo. (2009). Manual de Auditoría Financiera I. Eco Ediciones,
14 El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.
Con esta definición operativa del control interno, establecida por las autoras de esta investigación, con base en los criterios de reconocidos tratadistas contables, se hará referencia a los principios del control interno en el siguiente sub-numeral.
2.1.3 Principios de Control Interno
El control interno implica que éste se debe diseñar tomando en cuenta los siguientes Principios:
El Principio de Igualdad: consiste en que el Sistema de Control Interno debe velar porque las actividades de la organización estén orientadas efectivamente hacia el interés general, sin otorgar privilegios a grupos especiales.5
El Principio de Moralidad: todas las operaciones se deben realizar no sóloacatando las normas aplicables a la organización, sino los principios éticos y morales que rigen la sociedad. Los valores morales surgen primordialmente en el individuo por influjo y en el seno de la familia, y son valores como el respeto, la tolerancia, la honestidad, la lealtad, el trabajo, la responsabilidad, etc. Los valores morales perfeccionan al hombre en lo más íntimamente humano, haciéndolo más humano, con mayor calidad como persona.
El Principio de Eficiencia: vela porque, en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, la provisión de bienes y/o servicios se haga al mínimo costo, con la máxima eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles.
El Principio de Economía: vigila que la asignación de los recursos sea la más adecuada en función de los objetivos y las metas de la organización.
5MANTILLA, Samuel A. (2009).Auditoría del Control Interno. Eco Ediciones. Edición Segunda. Bucaramanga, Colombia. Pág. 22.
5ZAPATA SÁNCHEZ, Pedro (2006). Contabilidad General 4. Editorial Mc Graw Hill
15
El Principio de Celeridad: consiste en que uno de los principales aspectos sujetos a control debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la organización, a las necesidades que atañen a su ámbito de competencia.
Los Principios de Imparcialidad y publicidad: consiste en obtener la mayortransparencia en las actuaciones de la organización, de tal manera que nadie pueda sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación, tanto en oportunidades como en acceso a la información.
El Principio de Valoración de costos ambientales: consiste en que la reducción al mínimo del impacto ambiental negativo debe ser un valor importante en la toma de decisiones y en la conducción de sus actividades rutinarias en aquellas organizaciones en las cuales sus operación pueda tenerlo.
El Principio del Doble Control: consiste en que una operación realizada por un trabajador en determinado departamento, sólo puede ser aprobada por el supervisor del control interno, si esta operación ya fue aprobada por el encargado del departamento. Cuando se efectúa la asignación de funciones, hay que tener presente que el trabajo que ejecuta un individuo, sea el complemento del realizado por otro, el objetivo es que ninguna persona debe poseer el control total.
Estos Principios son necesarios y relevantes, nos ayudaran a la toma de decisiones en el diseño del Control Interno para las operaciones financieras.
2.1.4 Importancia del Control Interno
El control interno en cualquier organización, reviste mucha importancia, tanto en la conducción de la organización, como en el control e información de las operaciones.
Mantilla (2009). Expresa lo siguiente acerca de la importancia del control interno:
16 objetivos de negocio. Un sistema sólido de control interno contribuye a salvaguardar la inversión de los accionistas y los activos de la compañía.6 (p. 22).
Zapata (2006). El control interno es importante, por las siguientes razones:
Fija el tono de la organización y, sobre todo, provee disciplina a través de la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto. Constituye la plataforma para el desarrollo de las acciones y de allí deviene su trascendencia, pues como conjunción de medios, operadores y reglas definidas, traduce la influencia colectiva de varios factores en el establecimiento de políticas y procedimientos.7 (p.60)
La importancia del control interno, es que mediante la aplicación de un manual de procedimientos que incluya los pasos para la verificación del presupuesto y de las operaciones del Área Financiera de la Cooperativa, se podrá mantener el orden de la documentación y los directivos podrán establecer los procesos adecuados para mejorar la eficacia y eficiencia de la institución.
Estos dos criterios se complementan, en el primero se destaca un rol clave en la administración de los riesgos, contribuye a salvaguardar la inversión de los accionistas y los activos de la compañía. El segundo destaca la influencia sobre el comportamiento del personal. Constituye la plataforma para el desarrollo de las acciones.
Es importante tener en cuenta los ambientes en los cuales se desarrolla el control interno, como se describe en el siguiente sub-numeral.
6MANTILLA, Samuel A. (2009).Auditoría del Control Interno. Eco Ediciones. Edición
Segunda. Bucaramanga, Colombia. Pág. 22.
7ZAPATA SÁNCHEZ, Pedro (2006). Contabilidad General 4. Editorial Mc Graw Hill
17 2.1.5 Ambientes del Control Interno
Mantilla (2009). El control interno consta de cinco ambientes interrelacionados, derivados de la manera como la administración realiza los negocios. Tales componentes son los siguientes:
“Ambiente control: La esencia de cualquier negocio es su gente, sus atributos individuales, integridad, valores, competencia y el ambiente en que opera son el fundamento sobre el cual todas las cosas descansan.
Valoración de riesgos. La entidad debe ser consciente de los riesgos y enfrentarlos. Debe señalar objetivos, integrados con ventas, producción, mercados, finanzas y otras actividades de manera que opera concertadamente.
Actividades de control. Se deben establecer y ejecutar políticas y procedimientos para asegurar que están aplicando efectivamente las acciones identificadas por la administración como necesarias para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos de la entidad.
La información y comunicación. Los sistemas de información y comunicación se interrelacionan. Ayudan al personal a capturar e intercambiar la información necesaria para administrar y controlar sus operaciones.
Monitoreo. Debe monitorearse todo el proceso y considerar necesario hacer modificaciones. El sistema puede relacionarse con dinamismo cambiando a medida que las condiciones lo justifiquen.”8 (p. 68).
8MANTILLA, Samuel A. (2009).Auditoría del Control Interno. Eco Ediciones. Edición
18 Álvarez (2009).Considera lo siguiente, respecto al ambientede control:
El Ambiente de Control Interno marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los demás componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la empresa, la filosofía de dirección y el estilo de gestión.La manera en que la dirección asigna autoridad y las responsabilidades y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atención y orientación que proporciona al consejo de administración.9 (p. 19, 20).
La autora de la presente investigación, consideran que uno de los componentes claves del ambiente de control interno, se refiere al ambiente de control, el cual a su vez tiene como recurso más importante al talento humano y luego a los recursos físicos, materiales y tecnológicos, que serán de gran relevancia para la elaboración del manual de control interno en la Cooperativa de Taxis “Bolívar Muentes”.
2.1.6 Clasificación del control interno
El tratadista Rosenberg (2007). Toma en cuenta las áreas de funcionamientos, aunque no existe una separación radical de los controles internos, porque como se dijo antes, el control interno es un todo integrado y más bien desde un punto de vista didáctico, se ha establecido la siguiente clasificación:
a) Control interno administrativo.
El tratadista Rosenberg (2007).El control interno administrativo se define como sigue:
9ALVAREZ, Francisco (2009). Auditoría Gubernamental. Eco Ediciones, Primera Edición.
19 El control interno administrativo, es el “proceso que utilizan los
directivos para influir sobre las actividades, los acontecimientos y las fuerzas de la organización, para propiciar los objetivos que se han marcado y las tareas que han repartido se ejecutan de acuerdo con los requerimientos, planes o programas de la organización. Formulación continua de planes, evaluaciones, métodos de organización, reglamentación, sanciones, análisis, verificaciones y sincronización.10(p. 96).
Pinilla (2002). Manifiesta que el control interno administrativo “comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las operaciones, la adhesión a las políticas gerenciales.”11 (p. 5).
Se considera por la autora de la presente investigación que el control interno administrativo es el proceso que sirve para regular actividades organizacionales y para asegurarel cumplimiento tal como fueron planificadas, con el propósito deque los directivos corrijan cualquier desviación significativa en su desempeño.
b) Control interno financiero o contable.
Según el tratadista Rosenberg (2007).El control interno financiero o contable, se define como sigue:
Los controles financieros o contables “son los planes de la organización y procedimientos y normas de registro que se ocupan de proteger las cuentas y asegurar la veracidad de los registros financieros”...”Los controles financieros “son los factores primordiales del proceso de control: presupuestos, análisis financiero y análisis del punto muerto.12(p. 98).
10 ROSENBERG, J. M. (2007). Diccionario de Administración y Finanzas. Editado por
Grupo Editorial Océano, Primera Edición. Barcelona, España. Pág. 96.
11PINILLA, José (2002). Auditoría y Control Interno. Editorial ABC, Tercera Edición. Lima,
Perú. Pág. 5.
12 ROSENBERG, J. M. (2007). Diccionario de Administración y Finanzas. Editado por
20 Pinilla (2002). Manifiesta que el control interno financiero o contable “es el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relativos a la protección de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros”13 (p. 6).
Descritos los conceptos del control interno financiero o contable por los tratadistas correspondientes, la autora de la presente investigación considera que mediante el mismo, es posible evaluar los métodos y procedimientos del Área Financiera, con el propósito de asegurar la exactitud y veracidad del presupuesto y de los datos contables, además de proteger los recursos organizacionales.
LOS OBJETIVOS DEL CONTROL CONTABLE INTERNO
La integridad de la información: Que todas las operaciones efectuadas que de incluidas en los registros contables.
La validez de la información: Que todas las operaciones registradas representen acontecimientos económicos que en verdad ocurrieron y fueron debidamente autorizados.
La exactitud de la información: Que las operaciones se registren por su importe correcto, en la cuenta correspondiente y oportunamente.
El mantenimiento de la información: Que los registros contables, una vez contabilizadas todas las operaciones, sigan reflejando los resultados y la situación financiera del negocio.
La seguridad física: Que el acceso a los activos y a los documentos que controlan su movimiento sea solo al personal autorizado.
LOS ELEMENTOS DEL CONTROL CONTABLE INTERNO
a) Definición de autoridad y responsabilidad: Las empresas deben contar con definiciones y descripciones de las obligaciones que tengan que ver con funciones contables, de recaudación, contratación, pago, alta y baja de bienes y presupuesto, ajustadas a las normas que le sean aplicables.
13PINILLA, José (2002). Auditoría y Control Interno. Editorial ABC, Tercera Edición. Lima,
21 b) Segregación de deberes:
Las funciones de operación, registro y custodia deben estar separadas, de tal manera que ningún funcionario ejerza simultáneamente tanto el control físico como el control contable y presupuestal sobre cualquier activo, pasivo y patrimonio.
Las empresas deben establecer unidades de operaciones o de servicios y de contabilidad, separados y autónomas.
Esto con el propósito de evitar irregularidades o fraudes.
Establecer comprobaciones internas y pruebas independientes: La parte de comprobación interna reside en la disposición de los controles de las transacciones para que aseguren una organización y un funcionamiento eficientes y para que ofrezcan protección contra fraudes.
Al establecer métodos y procedimientos de comprobación interna se tendrá en cuenta lo siguiente:
La comprobación se basa en la revisión o el control cruzado de las transacciones a través del trabajo normal de otro funcionario o grupo.
Los métodos y procedimientos deben incluir los procesos de comprobaciones rutinarias, manuales o sistematizadas y la obtención independiente de informaciones de control, contra la cual pueden comprobarse las transacciones detalladas.
22 Los elementos del control administrativo interno son:
Desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad.
Clara definición de funciones y responsabilidades.
Un mecanismo de comprobación interna en la estructura de operación con el fin de proveer un funcionamiento eficiente y la máxima protección contra fraudes, despilfarros, abusos, errores e irregularidades.
El mantenimiento, dentro de la organización, de la actividad de evaluación independiente, representada por la auditoría interna, encargada de revisar políticas, disposiciones legales y reglamentarias, prácticas financieras y operaciones en general como un servicio constructivo y de protección para los niveles de dirección y administración.
Los controles anteriores de tal manera que estimulen y obtengan completa y continúa participación de los recursos humanos de las entidades y de sus habilidades específicas.A continuación se presentan varios conceptos que forman parte del control interno.
2.2 EFICACIA Y EFICIENCIA
Eficiencia: Se refiere a la habilidad de contar con algo o alguien para obtener un resultado.
El concepto también suele ser equiparado con el de fortaleza o el de acción.
La eficiencia, por lo tanto, está vinculada a utilizar los medios disponibles de manera racional para llegar a una meta. Se trata de la capacidad de alcanzar un objetivo fijado con anterioridad en el menor tiempo posible y con el mínimo uso posible de los recursos, lo que supone una optimización.
Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.
23 2.3 ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros son informes que se elaboran al finalizar un periodo contable, con el objeto de proporcionar información sobre la situación económica y financiera de la empresa. Esta información permite examinar los resultados obtenidosy evaluar el potencial económico de la entidad.14(p. 69). Zapata (2006)
Los Estados Financieros contienen la información general del proceso contable, con cuyos indicadores que se obtienen a partir de sus datos, los gerentes pueden tomar decisiones que beneficien las finanzas de la organización.
Los estados financieros básicos para cualquier organización son: balance general; estado de resultados o de pérdidas y ganancia; y, estado de flujoo movimiento del efectivo.
A continuación se presenta el detalle de los conceptos de los principales estados financieros.
Balance general.
Para Emery,Finnerty&Stowe(2006) el balance general se define como sigue:
El balance general informa la posición financiera de una compañía en un momento específico. El balance general muestra los activos de la compañía, que son los recursos productivos que utiliza en sus operaciones, Muestra también el pasivo y capital de los accionistas de la compañía, que son el total de las reclamaciones contra los activos de los acreedores y dueños.15(p.
59).
Baca (2006) señala con relación al balance general, lo siguiente:
14ZAPATA SÁNCHEZ, Pedro (2006). Contabilidad General 4. Editorial Mc Graw Hill
Interamericana. Cuarta Edición. Colombia. Pág. 69.
15EMERY, Douglas R.; FINNERTY, John D. & STOWE, John D. (2006).Fundamentos de
24 El balance general es la relación entre activos, pasivos y
patrimonio. Activo, para una empresa, significa cualquier pertenencia material o inmaterial. Pasivo, significa cualquier tipo de obligación o deuda que se tenga con terceros. Capital, significa los activos, representados en dinero o en títulos, que son propiedad de los accionistas o propietarios directos de la empresa.16
En definitiva el Balance General contiene información correspondiente a los activos, pasivos y capital de la institución, reflejando la situación de la Cooperativa de Taxis “Bolívar Muentes” y de su Área Financiera.
Por otra parte, se hará referencia también de los conceptos correspondiente al estado de resultados o de pérdidas y ganancias.
Estado de Resultados
Emery, Finnerty&Stowe(2006).El estado de resultados se define como sigue:
El estado de resultados consigna los ingresos, gastos y utilidades (o pérdidas) de una compañía durante un intervalo de tiempo específico, por lo regular un año o un trimestre. Las ganancias netas, también llamada utilidades, son la diferencia entre los ingresos totales y el costo total para el periodo.17 (p. 60).
Baca(2006) señala con relación al estado de pérdidas y ganancias o de resultados, lo siguiente:
La finalidad del estado de resultados o de pérdidas y ganancias es calcular la utilidad neta y los flujos netos de efectivo, que son, en
16 BACA URBINA, Gabriel (2006). Evaluación de Proyectos. Editorial Mc Graw Hill
Interamericana.Quinta Edición. México.Pág.188, 189.
17EMERY, Douglas R.; FINNERTY, John D. & STOWE, John D. (2006).Fundamentos de
25 forma general, el beneficio real de la operación de la planta, y
que se obtienen restando a los ingresos a todos los costos en que incurre la empresa y los impuestos que debe pagar.18(p. 181).
De acuerdo a lo expresado por los tratadistas, el Estado de Resultados o de Pérdidas y Ganancias, refleja las utilidades de la empresa, al obtener la diferencia entre los ingresos con los costos y gastos incurridos,en un período determinado, de modo que la Cooperativa de taxis “Bolívar Muentes” pueda conocer con exactitud si ha ganado, perdido o ha mantenido igualdad entre los ingresos y egresos.
Estado de Flujo o Movimiento de Efectivo
En contabilidad el estado de flujo de efectivo (EFE) es un estado contable básico que informa sobre los movimientos de efectivo y sus equivalentes, distribuidas en tres categorías: actividades operativas, de inversión y de financiamiento.1
Objetivo:
1. La información acerca de los flujos de efectivo es útil porque suministra a los usuarios de los estados financieros las bases para evaluar la capacidad que tiene la empresa para generar efectivo y equivalentes al efectivo, así como sus necesidades de liquidez. Para tomar decisiones económicas, los usuarios deben evaluar la capacidad que la empresa tiene para generar efectivo y equivalentes al efectivo, así como las fechas en que se producen y el grado de certidumbre relativa de su aparición.2 Fuentes: James C. Van Horne , Jr. Wachowicz, John M. (2002). Fundamentos de administración financiera. Pearson Educación. ISBN 970-26-0238-6. ↑NIC 7
Con esta breve reseña de los principales estados financieros, se procederá a establecer la teoría acerca de la auditoría y los manuales.
18 BACA URBINA, Gabriel (2006). Evaluación de Proyectos. Editorial Mc Graw Hill
26 2.4 AUDITORIA
La auditoría es una de las aplicaciones de los principios científicos de la contabilidad, basada en la verificación de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su exactitud; no obstante, este no es su único objetivo.
Holmes escribe en forma sencilla y clara,: ".la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos".
La Auditoria es la revisión de la contabilidad de una empresa, de una sociedad, etc., en la presente investigación será la revisión de la contabilidad de la Cooperativa de Taxis “Bolívar Muentes” realizada por un auditor.
2.4.1 Auditor
Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos de auditoría habitualmente con libre ejercicio de una ocupación técnica.
Las funciones tipo del auditor son:
Estudiar la normatividad, misión, objetivos, políticas, estrategias, planes y programas de trabajo.
Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.
Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar una auditoria.
Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados.
Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo.
Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información.
Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.
27
Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organización
Analizar la estructura y funcionamiento de la organización en todos sus ámbitos y niveles
Revisar el flujo de datos y formas.
Considerar las variables ambientales y económicas que inciden en el funcionamiento de la organización.
Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos de oficina.
Evaluar los registros contables e información financiera.
Mantener el nivel de actuación a través de una interacción y revisión continua de avances.
Proponer los elementos de tecnología de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional.
Diseñar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria.
Un auditor es la persona que revisa la contabilidad de una empresa basado en principios y funciones que guían su actividad como estudiar las normatividades de la cooperativa, recabar y revisar estadísticas, proponer los sistemas administrativos, entre otras.
2.4.2 EL AUDITOR INTERNO
El Auditor Interno es seleccionado por el cuerpo directivo, atendiendo a su conocimiento de la misión objetivos, funciones, cuentes y entorno, tomando en cuenta sus conocimientos, habilidades, destrezas, experiencia y estructura de pensamiento.
28 Para asegurar la efectividad de su intervención, se deben de ponderar las posibles ventajas y desventajas de asignarlo a esta tarea, por lo que a continuación se refiere las más relevantes:
Ventajas:
Conocimiento profundo de la Organización.
Tener conciencia de la dinámica organizacional.
Poder identificarse con el personal.
Compartir la cultura prevaleciente.
Que encontrará menor resistencia al cambio.
Aceptación de los participantes.
Percepción de sentirse apoyado.
Conocimiento de los mecanismos de negociación internos.
Velocidad de respuesta a sus indicaciones.
Saber de la disponibilidad de recursos que pueden destinarse al proyecto.
Desventajas:
Mayor subjetividad para analizar a la organización.
Exceso de confianza en cuanto al empleo de recursos y tiempo de respuesta.
Expresión de mayor conformismo en los avances y resultados al partir de una percepción personal, no de parámetros competitivos.
Presión del compromiso de no afectar a sus compañeros o no afectarse en lo personal.
Tener preferencia por un área del estudio, unidad administrativa o persona.
Conferir más importancia a los medios que a los fines de estudio.
29 2.4.3 EL AUDITOR EXTERNO
Como profesional independiente, su participación es una Auditoría Administrativa se considera sumamente valiosa, ya que se acepta que tiene una apreciación objetiva de los hechos, lo que aumenta las expectativas de alcanzar los resultados en las circunstancias y tiempo estimados.
La labor de un Auditor Externo, definitivamente, permite abrir una gama de opciones complementarias a las de un Auditor Interno, en virtud de que posee conocimientos y experiencia en la materia, porque se le ha capacitado en forma específica para cumplir con esta función.
Ventajas.
Contar con una visión imparcial de la Organización.
Experiencias análogas en el campo de trabajo.
Disponer del apoyo de un equipo de trabajo especializado en la materia.
Velocidad de respuesta.
Independencia de criterio para formular observaciones.
Obligación contractual de brindar resultados consistentes.
Rápido acceso a los niveles de decisión.
Desventajas.
Rigidez excesiva al formular sus observaciones.
Actitud impersonal ante la dinámica de la Organización.
Que tiene que enfrentar la resistencia al cambio.
30
2.5 CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
De acuerdo a la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria,el Consejo de Administración es el Organismo directo que dirige a la Cooperativa de Taxi “Bolívar Muentes”, el cual está integrado por Nueve Vocales Principales y Nueve Suplentes, además la ley dice que de su seno se debe elegir al Presidente, quiendurará dos años en sus funciones, teniendo la potestad de la reelección.
En el numeral correspondiente al marco legal, se procederá a describir mayor literatura acerca de las funciones del Consejo de Administración de la Cooperativa de Taxis “Bolívar Muentes”.
A continuación se hará una breve reseña de la literatura teórica correspondiente a los manuales y procedimientos, para fundamentar la operatividad del manual de control interno.
2.6 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS: FUNDAMENTACIÓN
TEÓRICA PARA LA OPERATIVIDAD DEL MANUAL DE CONTROL
INTERNO.
2.6.1 LOS MANUALES. ¿QUE ES UN MANUAL?
31 2.6.2 MANUAL DE PROCEDIMIENTO.
Definición de Manual.
Los manuales son documentos que establecen el conocimiento y la experiencia de los procesos, actividades y recursos organizacionales, por ello, comunican al personal el mecanismo adecuado para coordinar, registrar y ejecutarde manera ordenada, lógica, sistemática y coherente, los pasos para lograr un óptimo desempeño y eficiencia, en unproceso correspondiente.
Según Hamilton (2005) la definición del Manual es como sigue:
Un manual es un libro que contiene lo más sustancial de un tema, y en este sentido, los manuales son vitales para incrementar y aprovechar el cúmulo de conocimientos y experiencias de personas y organizaciones…los manuales son una de las herramientas más eficaces para transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada hasta ese momento sobre un tema.19
En efecto, los manuales son documentos que orientan las acciones del personal, que indican la forma correcta en que debe ser realizada una actividad, de modo que se pueda obtener un alto nivel de desempeño y eficiencia.
Objetivos de los manuales.
Para González M. (2008) los siguientes son los objetivos de los manuales:
Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal, sectorial.)
Ayuda a la correcta realización de las labores encomendadas al personal.
19HAMILTON, Alexander (2005). Guía Práctica para elaborar Manuales de Políticas y
32
Ahorra tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.
Facilitar el reclutamiento, selección e integración del personal.
Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto en relación con el resto de la organización. (Pág. 256).
Mediante los manuales, los directivos evitan que el personal de la organización desperdicie su esfuerzo, porque los orienta directamente para que puedan conseguir los fines deseados por la gerencia, facilitando un mejor desempeño y ahorro de tiempo en la tarea realizada.
Estructura de un manual. – Su estructura comprende tres partes primordiales que son:
a) Encabezamiento. b) Cuerpo.
c) Glosario.
a) Encabezamiento. Este debe tener la siguiente información:
1. Nombre de la empresa u organización.
2. Departamento, sección o dependencia en las cuales se llevan a cabo los procedimientos descritos. Titulo bastante bueno, pero que de idea clara y precisa de su contenido.
3. Índice o tabla de contenido de un criterio de relación de los elementos que contiene el manual.
b) El Cuerpo del Manual. Este debe contener la siguiente información:
33 c) Glosario de Términos. Al final del manual se debe incluir los siguientes
datos:
1. Anexos o apéndices como complementos explicativos de aquellos aspectos del manual que lo ameriten.
2. Fecha de emisión del procedimiento para determinar su vigencia.
3. Nombre de la entidad responsable de la elaboración del manual y su contenido.
Ventajas de los manuales.
Para Hamilton (2005) varias de las ventajas del uso de los manuales, son las siguientes:
1. Los manuales le permiten a una organización formalizar sus sistemas de trabajo, y multiplicar la tecnología que le permita consolidar su liderazgo y su posición competitiva.
2. Los manuales son una de las mejores herramientas administrativas, porque le permiten a cualquier organización normalizar su operación.
3. La normalización es sinónimo de desarrollo de una organización, porque le da estabilidad y solidez.
4. Los manuales son a la a la organización, lo que los cimientos son a un edificio. El tenerlos, facilitan y soportan el crecimiento; no tenerlos, limitaría la(s) carga(s) y el número de pisos que el edificio podría soportar.
Clasificación de los manuales. – Los manuales se clasifican:
Su contenido:
34 Una adecuada definición de políticas y sus establecimientos por escrito, permite:
Agilizar el proceso de toma de decisiones.
Facilitar la descentralización, al suministrar lineamiento a niveles intermedios.
Servir de base para una constante y efectiva revisión.
Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
b) Manual de procedimientos. – Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.
Su función específica. – Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:
a) Manual de producción.- Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor pronta solución.
La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.
35 c) Manual de Finanzas. – Consiste en asentar por escrito las responsabilidades
financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosos instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.
d) Manual de Contabilidad. – Trata acerca de los principios y técnicas de la
contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas de la persona, manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.
e) Manual de personal. – Abarca una serie de consideraciones para ayudar
comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Loa manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamiento para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre, otros.
General: Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales:
a) Manuales generales de organización. – Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional.
b) Manual general de procedimientos. – Este es también resultado de la
planeación, contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar de la organización.
