II
UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN
CARRERA DE INGENIERÍA COMERCIAL
DEL PLAN DE TRABAJO DE TITULACIÓN
TEMA:
“MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS CONTABLES EN
LA ASOCIACIÓN DE EXPORTADORES DE BANANO DEL
ECUADOR- AEBE”.
AUTORA:
NELLY ELIZABETH AUQUILLA BRAVO
TUTOR:
Ing. FERNANDO DAVILA M.B.A
GUAYAQUIL- ECUADOR
III
X
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA FICHA DE REGISTRO de tesis
TITULO Y SUBTITULO:
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS CONTABLES EN LA ASOCIACIÒN DE EXPORTADORES DE BANANO DEL ECUADOR-AEBE
UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL
FACULTAD:
MANUAL, FUNCIONES, EFICIENCIAS, ANALISIS. PROCESOS, IMPLEMENTACIÓN
RESUMEN:
LA EXISTENCIA DEL MANUAL EN LA ASOCIACON DE EXPORTADORES DE BANANO DEL ECUADOR, SIRVE PARA EL MEJORAMIENTO Y CUMPLIMIENTO EN CADA PUESTO DE TRABAJO.
N. DE REGISTRO (en base de datos): N. DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web): ADJUNTO URL (tesis en la web):
CONTACTO EN LA INSTITUCIÓN: DECANO: MGS. Darwin Ordoñez.
E-mail: dordonezy@ulvr.edu.ec
SUBDECANO: Master Rafael Hiturralde S. E-mail: rhituralde@ulvr.edu.ec
DIRECTOR DE CARRERA: Ing. OSCAR MACHADO
IV
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS PATRIMONIALES
La estudiante egresada NELLY AUQUILLA BRAVO, declara bajo juramento, que la
autoría del presente trabajo de investigación, corresponde totalmente a la suscrita y me
responsabilizo con los criterios y opiniones científicas que en el mismo se declaran, como
producto de la investigación realizada.
De la misma forma, cedo mi derecho patrimonial y de titularidad a la Universidad
Laica VICENTE ROCAFUERTE de Guayaquil, según lo establece la Ley de Propiedad
Intelectual del Ecuador.
Este proyecto se ha ejecutado con el propósito de realizar un “MANUAL DE
PROCESOS ADMINISTRATIVOS CONTABLES EN LA ASOCIACIÓN DE
EXPORTADORES DE BANANO DEL ECUADOR- AEBE”.
Autora:
___________________
NELLY AUQUILLA BRAVO
V
CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de Tutor del Proyecto de Investigación, nombrada por el Consejo
Directivo de la Facultad de Administración de la Universidad Laica VICENTE
ROCAFUERTE de Guayaquil.
CERTIFICO:
Haber dirigido, revisado y analizado en todas sus partes el Proyecto de
Investigación titulado: “MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS CONTABLES
EN LA ASOCIACIÓN DE EXPORTADORES DE BANANO DEL ECUADOR- AEBE”,
presentado por la estudiante NELLY AUQUILLA BRAVO como requisito previo a la
aprobación de la investigación para optar al Título de INGENIERA COMERCIAL,
encontrándose apto para su sustentación
Firma
VII
AGRADECIMIENTO
En la culminación de carrera, me he tocado vencer muchos obstáculos, en los
cuales he necesitado el apoyo de muchas personas, y en esta oportunidad quiero agradecer
a:
Mi hermana, que ella me ha brindado mucho su apoyo en todo momento en
especial con la ayuda y cariño a mi hija, nunca dejaría de agradecerle a mi hermana. Ella
que es mi madre y de mi hija, hubiera sido bendecida tenerla presente a mi madre, solo
Dios tendrá sus razones en tenerla con él.
Solo Dios, sabe cómo he luchado desde su partida desde que tenía 10 años y ahora
VIII
DEDICATORIA.
1. A Dios por seguir regando bendiciones en mi vida y culminar esta meta
2. A mi ángel llamada Rosa Maria Bravo Bravo es mi madre que sé que me está
acompañando todo los días y guía a todos sus hijos.
3. A mi hermana Marjorie Auquilla Bravo, que sin su apoyo infinito no lo culminaría
mi carrera.
4. Y en especial a mi hija Scarleth Garcia Auquilla, por la fuerza que me da todos los
IX
ÍNDICE GENERAL
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS PATRIMONIALES ... IV CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR ... V CERTIFICADO DE ANTIPLAGIO ... VI AGRADECIMIENTO ... VII DEDICATORIA. ... VIII
INTRODUCCIÓN ... 1
CAPÍTULO I ... 2
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN ... 2
1.1 Tema ... 2
1.2 Planteamiento del problema ... 2
1.3 Formulación del problema ... 4
1.3.1 Sistematización del Problema ... 4
1.4 Objetivos de la investigación ... 4
1.4.1 Objetivo general de la investigación ... 4
1.4.2 Objetivos específicos ... 4
1.6 Justificación de la investigación ... 5
1.6.1 Justificación Teórica ... 5
1.7 Delimitación o alcance de la investigación ... 6
1.8 Idea a defender ... 7
CAPÍTULO II ... 8
MARCO TEÓRICO ... 8
2.1 Antecedentes de la investigación ... 8
2.2 Marco teórico referencial ... 14
2.2.1 Administración ... 14
2.2.2 Proceso administrativo ... 16
2.2.3 Proceso contable ... 17
2.2.4 Estructura organizacional ... 18
2.2.5 Tipos de estructuras organizacionales ... 19
2.2.6 Manual de procesos ... 21
2.2.7 Conformación de un manual de procesos y procedimientos ... 23
2.2.8 Tipos de manuales ... 25
X
2.2.9.1 Clasificación de los procesos ... 28
2.2.10 Procedimiento ... 30
2.2.10.1 Características de los procedimientos ... 31
2.2.11 Control interno ... 31
2.2.12 Manual de procedimientos y su aplicación dentro del control interno ... 33
2.2.13 Diagramas de flujo ... 33
CAPÍTULO III ... 37
3. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ... 37
3.1.1 Diseño de la investigación ... 37
3.1.1.1Tipo de investigación ... 38
3.1.1.2 Enfoque de la investigación ... 38
3.1.1.3 Técnicas de investigación ... 38
3.1.1.4 Población y Muestra ... 38
3.2 Análisis de los resultados ... 40
ENCUESTA DE OPINIÓN ... 40
3.2.1 Análisis general de la técnica de encuesta ... 49
3.2.2 Análisis general de la técnica de la observación ... 50
3.3 Análisis FODA ... 53
3.3.1 Diagnóstico del resultado del análisis FODA ... 54
3.3.2 Matriz de evaluación EFE ... 55
3.3.3 Matriz de evaluación EFI ... 56
Capítulo IV ... 57
4. PROPUESTA ... 57
4.1 Organigrama propuesto de AEBE ... 57
4.1.1 Misión ... 57
4.1.2 Visión ... 57
4.2 Manual de funciones Propuesto ... 58
4.3 Manual de procedimientos ... 68
CONCLUSIONES ... 107
RECOMENDACIONES ... 109
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ... 110
XI
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Ubicación de la empresa. ... 7
Figura 2. Estructura formal de una empresa ... 19
Figura 3. Estructura informal de una empresa. ... 20
Figura 4. Modelo de conformación de una manual de procedimiento de una empresa. ... 24
Figura 5. Diagrama de un procedimiento con su respectivo proceso. ... 30
Figura 6. Símbolos de diagrama de flujo. ... 35
Figura 17. Organigrama propuesto ... 57
Figura 18. Diagrama de flujo: Director general. ... 70
Figura 19. Director general. ... 72
Figura 20. Diagrama de flujo: Subdirector. ... 74
Figura 21. Diagrama de procedimiento: Subdirector. ... 76
Figura 22. Diagrama de flujo: Subdirector. ... 78
Figura 23. Diagrama de flujo: Asistente de director. ... 80
Figura 24. Diagrama de flujo: Asistente de director. ... 82
Figura 25. Diagrama de flujo: Asistente del director. ... 84
Figura 26. Diagrama de flujo: Recepcionista. ... 86
Figura 27. Diagrama de flujo: Recepcionista. ... 88
Figura 28. Diagrama de flujo: Recepcionista. ... 90
XII
Figura 30. Diagrama de flujo: Director financiero. ... 94
Figura 31. Diagrama de flujo: Director financiero. ... 96
Figura 32. Diagrama de flujo: Relacionista público. ... 98
Figura 33. Diagrama de flujo: Relacionista público. ... 100
Figura 34. Diagrama de flujo: Relacionista público. ... 102
Figura 35. diagrama de flujo: recaudador. ... 104
Figura 36. Diagrama de flujo: Recaudador. ... 106
XIII
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1.Proceso Administrativo……… 17
Tabla 2. Fases del Proceso Contable………. 18
Tabla 3.Personal de AEBE……… 39
Tabla 4.Análisis FODA……….. 53
Tabla 5.Matriz FODA: Estrategias Cruzadas FOFA – DODA………. .53
Tabla 6.Matriz de Evaluación EFE……….. .55
Tabla 7.Matriz de evaluación EFI……… .56
Tabla 8. Funciones de Director Ejecutivo……… 59
Tabla 9. Funciones del Subdirector Ejecutivo………. 60
Tabla 10. Funciones del asistente de Director y Subdirector 61 Tabla 11. Funciones de la Recepcionista……… 62
Tabla 12. Funciones del Asistente Contable……… 64
Tabla 13. Funciones de la Relacionista Pública………... 66
Tabla 14. Funciones del Recaudador Motorizado……….. 67
Tabla 15. Manual de procedimientos: Director General……… 69
Tabla 16. Manual de procedimientos: Director General……… 71
Tabla 17. Manual de procedimientos: Subdirector……… 73
Tabla 18.Manual de Procedimientos: Subdirector………. 75
Tabla 19. Manual de procedimientos: Subdirector………. 77
Tabla 20. Manual de Procedimientos: Asistente del Director……… 79
Tabla 21. Manual de Procedimientos: Asistente del Director……… 81
Tabla 22. Manual de procedimientos: Asistente del Director……… 83
Tabla 23.Manual de procedimientos: Recepcionista……….. 85
Tabla 24. Manual de procedimientos: Recepcionista………. 87
Tabla 25. Manual de procedimientos: Recepcionista………. 89
Tabla 26. Manual de procedimientos: Director Financiero………91
Tabla 27. Manual de procedimientos: Director Financiero………93
Tabla 28. Manual de procedimientos: Director Financiero………95
Tabla 29.Manual de procedimientos: Relacionista Público……… 97
Tabla 30.Manual de procedimientos: Relacionista Público……… 99
Tabla 31. Manual de Procedimientos: Relacionista Público……….101
XIV
Tabla 33. Manual de procedimientos: Recaudador………...105
ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1. Modelo de encuesta ... 113
Anexo 2. presupuesto de elaboración del Manual ... 115
Anexo 3. Ficha de observaciones ... 116
Anexo 4. Fotos ... 134
Anexo 5. Diagrama Causa y Efecto ... 137
1
INTRODUCCIÓN
ASOCIACIÒN DE EXPORTADORES DE BANANO DEL ECUADOR –AEBE.
Es una institución sin fines de lucro que agrupa al sector bananero ecuatoriano. Está
constituida desde el 11 de febrero del 1999, mediante el acuerdo ministerial # 999054
expedido por el Ministerio de Comercio Exterior Industrialización y Pesca.
AEBE, nace con la necesidad del mayor sector exportador de banano de unir y
formar un gremio al que denominamos ASOCIACIÒN DE EXPORTADORES DE
BANANO DEL ECUADOR –AEBE, las empresas fundadoras son Costatrading,
Excelban, Exportadora Bananera Noboa S.A., Rey Banano del Pacífico y Unión de
Bananeros, siendo designados como Presidente y Director Ejecutivo de la reciente
Organización a los señores: Ing. Alfredo Montalvo Laniado y Sergio Seminario Vologdine,
respectivamente.
Posteriormente con fecha 27 de mayo del 2002, mediante Acuerdo #23, expedido
por la Subsecretaría Regional del MICIP en el Litoral, se reformaron los estatutos de
AEBE, designando la Asamblea General de dicha institución como Presidente al Ing.
Alfredo Montalvo Laniado y como Director Ejecutivo al Ing. Jorge Illingworth Guerrero.
Actualmente, la oficina administrativa de la Compañía se encuentra ubicada en la
ciudad de Guayaquil en Nahin Isaias Nº22,23 y 24 Av. Luis Orrantia Manzana 703 Edif.
Classe piso 3 oficina 302 -303 y 304.
El patrimonio de AEBE está integrado por los bienes y fondos aportados por los
socio; estos bienes o fondos en cualquier momento entren a formar parte de ella por
donación o cualquier título legítimo.
La materia prima de nuestros socios es el banano, cuya producción es anual en el
2
CAPÍTULO I
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 Tema
“Manual de Procesos Administrativos Contables en la Asociación de Exportadores
de Banano del Ecuador- AEBE”.
1.2 Planteamiento del problema
La Asociación de Exportadores de Banano del Ecuador (AEBE), fue constituida el
11 de Febrero de 1999 como una persona jurídica de derecho privado, sin fines de lucro,
con una duración indefinida y números de socios ilimitados, que se rige por las leyes de la
República del Ecuador; la cual se encuentra ubicada en la ciudad de Guayaquil. AEBE es
administrada por los siguientes funcionarios:
Presidente de Un Directorio
Director Ejecutivo
Sub-Director Ejecutivo
Adicionalmente tiene un órgano de Administrativo que son los siguientes:
La Asamblea General de Socios
El Directorio
Los demás organismos de administración que fuese establecido por la
Asamblea de Socios.
La Asociación de Exportadores de Banano del Ecuador está conformada mediante
51 Socios bananeros pequeños y grandes productores de banano y aportan con una cuota
fija mensual, que le asignan mediante el volumen de total de cajas exportadas al año
3
Los Socios Adherentes son 20 compañías que aportan con una cuota fija trimestral
que se le emiten y se clasifican en compañías navieras, cartoneras e Instituciones
Financieras.
Por el momento, AEBE no cuenta con un Manual en el Área Financiero Contable,
lo cual he podido identificar la existencia de inconvenientes en el departamento contable
consecuentemente esto afecta de forma considerable el rendimiento de los empleados y
representante de AEBE.
En la actualidad, las empresas para poder competir y mantenerse en el mercado con
sus productos, deben poseer una administración susceptible a las adaptaciones de la
globalización y competitividad empresarial, productos de calidad y un precio competitivo
en el mercado actual.
La retroalimentación y reestructuración de los procesos en la cadena administrativa
de la asociación es necesaria para su mejoramiento, crecimiento y cambio en sus
estrategias obteniendo ventajas competitivas ante su competencia interna y externa.
Entre las falencias con las que cuenta al momento AEBE, es la falta de un Manual
de Procesos Administrativos Contables, la estructuración de la misión y visión de AEBE ,
la repartición equitativa de la carga laboral en los departamentos existentes, delimitación y
alcance de funciones de cada cargo dentro de la asociación, con la reorganización
empresarial se optimizarán los usos de los recursos minimizando la duplicidad de
funciones.
Para el excelente funcionamiento del área contable es necesaria la creación del
Manual de Procesos Administrativos Contable, ayudando a reestructurar las funciones que
hasta el momento se han venido manejando de forma no ordenada, retrasando así la
información para la creación de los flujos, cobros, pagos y obligaciones contables en
4
Con la creación del Manual de Procesos Administrativos Contables se busca
identificar las fallas dentro de la cadena de control y reconocer sus debilidades actuales,
con la información obtenida se podrá implementar las estrategias necesarias para el
mejoramiento, fortalecimiento y crecimiento de la asociación.
1.3 Formulación del problema
La formulación del problema de “Manual de Procesos Administrativo Contable” se
lleva a cabo a través de una interrogante.
¿Qué efectos tiene en la productividad laboral la carencia de funciones y
procedimientos definidos en un manual en el rendimiento laboral del personal de AEBE?
1.3.1 Sistematización del Problema
En la sistematización del problema se plantea lo siguiente:
1. ¿Cuál es la situación administrativa contable actual por la que está
atravesando la Asociación de Exportadores de Banano del Ecuador?
2. ¿Cómo debe ser la estructura organizacional de la Asociación de
Exportadores de Banano del Ecuador?
3. ¿Cómo se va a realizar la reorganización y de las áreas administrativas
contables?
4. ¿Cuáles serán las herramientas para el levantamiento de información?
1.4Objetivos de la investigación
1.4.1 Objetivo general de la investigación
Elaborar un “Manual de Procesos Administrativos Contables en la Asociación de
Exportadores de Banano del Ecuador- AEBE” para mejorar la eficiencia.
1.4.2 Objetivos específicos
1) Identificar los problemas que se presentan en los diferentes procesos administrativos
5
2) Proponer un manual de funciones y procedimientos estandarizados que favorezca un
mejoramiento en el desempeño laboral del personal de AEBE.
3) Diseñar una estructura organizativa de los diferentes departamentos acorde con el
manual de funciones y procedimientos que se realice.
4) Definir la mejor herramienta administrativa para resolver los problemas
1.6 Justificación de la investigación
1.6.1 Justificación Teórica
El presente estudio, además, cumple con la línea de investigación de elaboración
del “Manual de Procesos Administrativos Contables en la Asociación de Exportadores de
Banano del Ecuador- AEBE”, direccionado a la sub-línea de investigación de la carrera de
Ingeniería Comercial de la Facultad de Administración.
Este proyecto, permitirá contribuir con la organización de la empresa, las
responsabilidades y funciones de los empleados. Se emplearán estrategias de evaluación
empresarial que se aplicarán a todas las áreas que intervienen en el desarrollo de la
Asociación de Exportadores de Banano del Ecuador -AEBE. De esta manera, se podrá
determinar de manera efectiva, las necesidades, debilidades y fortaleza existentes.
Para AEBE, es necesario el diseño de un manual de procesos administrativos
contables, el cual se puede considerar así mismo como una herramienta que permitirá a los
empleados de la Asociación, cumplir a cabalidad con todas las funciones o actividades que
ejecutan en el ramo minimizando el nivel de errores y eliminando la duplicidad de
funciones.
El manual representa un aspecto significativo para unificar criterios que mejorarán
los lineamientos a seguir en la elaboración de las planillas, libros contables, entre otros, y
a la vez permitirá especificar las actividades internas para el aprovechamiento de los
6
para el aprovechamiento. AEBE como asociación que ha formado gremios, generando
proyectos y la satisfacción a los socios con los desarrollos obtenidos.
El “Manual de Procesos Administrativos Contable para la Asociación de
Exportadores de Banano del Ecuador - AEBE” tendrá la información dentro del
reglamento interno los deberes y derechos de los colaboradores, normas, reglamentos y
procesos para la correcta aplicación de las funciones de cada miembro administrativo de la
asociación y a su vez la optimización de los recursos físicos y materiales.
La apertura de Directores de área y colaboradores en general será de vital
importancia para un correcto levantamiento de información, entre conversatorios,
encuestas al personal. Esto nos ayudará a plantear las necesidades y la corrección de
errores y mejoras dentro de los procesos existentes.
La imagen corporativa que proyecta AEBE ante instituciones públicas y privadas
motiva a diseñar de manera urgente el manual de procesos administrativos contables, como
aporte, fortalecimiento y crecimiento para la organización; y con esta herramienta poder
corregir cada una de las debilidades como el departamento financiero contable y a su vez
optimizar los recursos de las fortalezas para aprovechar las oportunidades de mercados
existentes.
1.7 Delimitación o alcance de la investigación
Delimitación Espacial: Asociación de Exportadores de Banano del Ecuador-
AEBE –Guayaquil.
Delimitación Temporal: El desarrollo de la investigación tomó un plazo de 12
meses.
Delimitación del Universo: Abarca al personal que realiza funciones de índole
7
Delimitación del Contenido: Determinar específicamente las funciones y los
procedimientos de cada uno de los cargos que conforman los departamentos de AEBE.
En la figura 1 se presenta la entrada al edificio donde está ubicada la oficina de
AEBE en Guayaquil.
Figura 1. Ubicación de la empresa. Fuente: Google Maps
1.8 Idea a defender
La productividad laboral del personal de AEBE mejorará al contar con funciones y
procedimientos claramente definidos y declarados por la administración de AEBE para
todos sus departamentos.
8
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1 Antecedentes de la investigación
Existe un gran número de estudios de investigación que guardan relación al tema ya
planteado. Para el desarrollo del Manual de Procesos Administrativos Contables en la
Asociación de Exportadores de Banano del Ecuador -AEBE. Entre los que se cita los
siguientes:
Nieto & Unda (2014) en el proyecto de investigación titulado “Diseño e
implementación de un manual de procedimientos de control contable – financiero aplicado
al departamento de contabilidad de AVIMARQUES CÍA LTDA”. La realización del
proyecto de investigación se realizó por la serie de inconvenientes que presentaron la
realización de las funciones de los integrantes de estos departamentos como son: La
carencia de un parámetro para la recolección de la documentación de las compras y ventas
realizadas, dado que estos documentos deben ser entregados a tiempo al departamento
contable por parte de los proveedores y clientes. Por tanto, ocasiona retrasos en el ingreso
de información en el sistema contable ocasionando retrasos en la generación de informes y
costos financieros por el pago de multas por la presentación atrasada de las declaraciones
tributarias.
Carencia de una secuencia de pasos de las acciones a seguir en cada proceso de
estos departamentos por parte del personal. Generando que exista una duplicidad de
funciones realizadas por el personal, lo que ocasionaba confusión y la presentación de
informes de poca confiabilidad para la toma de decisiones por parte de la administración.
El objetivo general de la investigación fue: “Demostrar la ausencia de procesos
estructurados en el área contable – financiera, a través de un análisis sistemático de los
9
La población de estudio fue el personal administrativo de la empresa compuesta por
25 personas a los que se aplicó una encuesta por medio de cuestionario de preguntas
referentes a la problemática de estudio, una entrevista a los jefes departamentales y la
observación del desarrollo de las actividades de los empleados de cada departamento en el
desarrollo de sus actividades.
Los autores concluyeron lo siguiente de la investigación efectuada:
La empresa desarrollaba sus procesos administrativos y contables de
forma empírica, generando errores de tipo contable.
Carencia de una correcta asignación de funciones a los empleados de los
departamentos.
Atrasos e incumplimiento en la presentación de informes a los diferentes
entes de control.
No existe una adecuada comunicación entre los responsables de los
departamentos que se estudiaron.
Así también la autora recomienda lo siguiente:
Sociabilización del manual de funciones y procedimientos entre la
gerencia y los colaboradores de la empresa.
Elaborar un plan estratégico para poder controlar y asegurar de manera
concreta el cumplimiento de las actividades de la empresa.
Actualizar periódicamente el manual de funciones y procedimientos
diseñado.
Capacitación constante de los departamentos de contabilidad y finanzas.
Establecer reuniones periódicas de evaluación de la vigencia del manual
10
Andrango, Grijalva & León (2013) en su trabajo de grado titulado “Manual de
procedimientos administrativos, contables y financieros para la microempresa
“FERRITODO” ubicado en la ciudad de Tabacundo, cantón Pedro Moncayo, provincia de
Pichincha” se desarrolló con el propósito de definir los procedimientos administrativos,
contables y financieros cuyo desconocimiento correcto está afectando las operaciones en
general de la empresa, dado que los empleados no los conocen adecuadamente y no tiene
un conocimiento y de cómo efectuarlos .
El objetivo general de la investigación fue: “Conocerla situación actual de la
microempresa “FERRITODO” mediante la identificación de los factores como fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas (Matriz FODA), las mismas que permitirán
establecer las necesidades y plantear soluciones para el buen funcionamiento de la misma”.
(Andrango & Grijalva, 2013, p. 85)
Los objetivos específicos de la investigación fueron:
Conocer el manejo administrativo del negocio.
Establecer los controles internos empleados en el negocio.
Analizar el proceso de admisión de personal al negocio.
Determinar los sistemas financieros y contables empleados.
Determinar la satisfacción del cliente.
Para la obtención de información se empleó un cuestionario de preguntas que se
aplicó a los empleados y clientes del negocio y una entrevista a los propietarios del
negocio.
En base a la investigación efectuada, los investigadores concluyeron lo siguiente:
La carencia de los manuales de procedimientos han afectado ciertos
11
No existe una definición adecuada del rol de funciones de los empleados,
según su perfil profesional para el puesto.
Carencia de un control interno en el área financiera, se aplica una
verificación de cuentas de forma manual.
La administración no cuenta con procedimientos que evalúen la gestión
administrativa, operativa y financiera de la empresa que facilite la detección
de debilidades en torno a la venta de sus productos.
En base a la experiencia con la aplicación de manuales de procedimientos
de negocios similares la administración prevé tener los mismos resultados
favorables.
En base a la investigación efectuada, los investigadores recomendaron lo
siguiente:
La implementación de estrategias de mejoramiento, considerando la ventaja
competitiva en sus líneas de producto y servicios que ofrecen.
Facilitar las labores de los empleados en base a los procedimientos
establecidos en el manual.
Capacitación integral de los empleados, para incrementar la competitividad
del staff.
Tamayo & Salazar (2012) en su tesis de grado titulada “Diseño de un Manual de
Procedimientos Contables para la empresa Bopp del Ecuador Cía. Ltda., ubicada en la
ciudad de Quito” la investigación se realizó por cuánto la empresa presentaba problemas
en sus registros referente a sus transacciones, falta del conocimiento y control de las
transacciones ante de su registro, falta de control administrativo que no permite la
12
se han definido los procedimientos del personal del departamento de contabilidad y no
contaba con una normativa de control referente a la información contable.
El objetivo general de la tesis de grado fue: “Diseñar un Manual de Procedimientos
Contables para la empresa Bopp del Ecuador Cía. Ltda., mediante una descripción de
procesos y responsabilidades, con el fin de proporcionar una herramienta que permita
entregar informes financieros de mejor calidad y en menor tiempo”. (Tamayo & Salazar,
2012, p. 42)
El tipo de investigación aplicado fue carácter explorativa que permitió el
diagnóstico de la situación, descriptiva que facilitó el análisis de la problemática y las
carencias del departamento contable y de campo con la toma de información en el
departamento de contabilidad de la empresa.
Las autoras de la tesis de grado concluyeron lo siguiente:
Se logró la focalización de ciertas deficiencias que fueron detalladas en la
tesis de grado y a partir de las mismas se adoptaron medidas de seguridad y
de corrección.
El desarrollo de procedimientos para las varias actividades del departamento
de contabilidad, ajustados a las necesidades de la empresa, que sirven de
guía durante la ejecución del trabajo diario y apoyando la eficiencia
operacional.
Y recomendaron lo siguiente:
Evaluaciones anuales del Manual de Procedimientos elaborado.
Difusión entre los empleados del Manual de Procedimientos.
13
Zuñiga y Guzmán (2013) en su estudio titulado “Manual de Funciones y
Procedimientos: Empresa: Comercial Nutresa S.A.” plantearon la necesidad de regular y
organizar internamente el negocio a través de un manual de funciones y procedimientos
que defina las funciones generales y los procedimientos específicos asignados a cada uno
de los empleados de los departamentos que conforman la empresa.
El objetivo general del trabajo fue el desarrollo de un Manual de Funciones y
Procedimientos en la empresa con el propósito de representar de manera secuencial los
aspectos de la organización necesaria para una buena ejecución laboral. Los autores de la
investigación concluyeron lo siguiente: Contar con un instrumento administrativo que
permita la toma de decisiones y la ejecución de las mismas. Tener claridad y sencillez en la
información necesaria para cada puesto de trabajo. Implantar disciplina en el ambiente de
trabajo que sea de fácil cumplimiento en el Manual de funciones y Procedimientos.
De acuerdo Villa en proyecto de investigación denominado “Manual de Funciones
para la empresa montajes TÉCNICOMETALMECÁNICO S.A.S. en la ciudad de
CARTAGENA – BOLÍVAR, con el propósito de dotar de una estructura organizacional,
dado que no existen funciones y responsabilidades claramente definidas lo que ocasiona
que no halla claridad en cuanto a funciones , niveles de autoridad y responsabilidades de
los trabajadores; el rol de la persona encargada de talento humano no está totalmente
definido; afectando la comunicación a nivel ascendente, descendente u horizontal, entre
otras cosas, lo que genera algunos retrasos durante el desarrollo de actividades
administrativas y operativas. Es de suma Importancia y necesaria la estructura
organizacional de la empresa, para darle organización y control a la misma; para el
establecimiento de estrategias y distribución de responsabilidades en el logro de objetivos
y metas; además se necesitan definir los deberes, responsabilidades y actividad de cada
persona, y la fijación de líneas de autoridad y subordinación; lo que cada uno debe hacer
para alcanzar las metas.
El objetivo general fue realizar un estudio organizacional y la propuesta de Manual
de Organización para la empresa Montajes Técnico Metalmecánicos S.A.S. ubicada en la
14
comunicación en la gerencia y los mandos medios en el sentido de que se omite
suministrar información a cada dependencia correspondiente según un tema particular en
cuestión.- Por ejemplo de gerencia a talento humano.
2.2 Marco teórico referencial
2.2.1 Administración
Los inicios de la administración comienzan desde que el hombre empieza a trabajar
en sociedad. Siendo su aparición un acontecimiento trascendental en la historia social
como pocos casos. Desde la aparición del hombre en la Tierra la administración ha estado
presente en la totalidad de las actividades del hombre de forma práctica. La naturaleza del
hombre es ser social, por ello su tendencia a organizarse y cooperar con sus similares. Las
organizaciones se han ido desarrollando desde los tiempos prehispánicos, de los griegos,
romanos y teniendo la administración un gran repunte durante la Revolución Industrial,
que se caracterizó por el crecimiento de las grandes organizaciones y centros industriales.
Con la Revolución Industrial surge el cuerpo sistemático de conocimientos
referente a la administración, durante el siglo XIX surgieron las grandes empresas que
necesitaban de nuevas formas de organización y prácticas administrativas. Era una
novedad la empresa industrial a gran escala.
La Administración es definida por Chiavenato como “el proceso de planear,
organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos
organizacionales.” (Idalberto, 2014, p. 79)
Robbins y Coulter la definen como la “coordinación de las actividades de trabajo de
modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de
ellas.” (Robbins Stephen & Coulter Mary, 2015, p. 62)
En base a estas definiciones mencionadas se puede concluir que la administración
15
recursos y las actividades de trabajo con el fin de alcanzar los objetivos o metas de la
organización de forma eficiente y eficaz.
De esta definición se desprende cinco componentes principales que son:
1. Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar: Comprende el conjunto
de actividades o funciones de forma secuencial , que abarca:
Planificación: Comprende el escogimiento y definición de las misiones y objetivos
de la empresa. Posterior, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos,
métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para lograrlos, incluye también la
toma de decisiones al tener que seleccionar entre varios cursos de acción futuros.
Organización: Seleccionar cuáles tareas hay que hacer, quién las realiza, cómo se
agrupan, quien rinde cuentas a quién y dónde se toman las de cisiones.
Dirección: Relacionada la forma de cómo influye la dirección sobre los individuos
para que contribuyan en el logro de las metas empresariales y grupales.
Control: Comprende la medición y corrección del desempeño individual y
organizacional para garantizar que los hechos no se desvíen en relación a los planes.
Implica medir el desempeño en base a las metas y planes, detectar las desviaciones con
respecto a las normas y la contribución a la corrección de éstas.
2. Uso de recursos: Son los distintos tipos de recursos que dispone la
organización: humanos, financieros, materiales y de información.
3. Actividades de trabajo: Comprende la serie de operaciones o tareas que se
efectúan en la organización y que al igual que los recursos, son indispensables para
alcanzar los objetivos planeados.
4. Logro de objetivos o metas de la organización: Con el propósito de alcanzar
los objetivos o metas empresariales, se realiza todo el proceso de planeación, organización,
16
5. Eficiencia y eficacia: El cumplimiento de objetivos se vincula con la
eficacia y el logro de los objetivos con el uso de la mínima cantidad de recursos con la
eficiencia.
2.2.2 Proceso administrativo
Cuando se emplea conocimiento empírico dentro de la Administración representa
un arte. No obstante, cuando se emplea el conocimiento organizado, y es sustentado con
técnicas la práctica, se denomina Ciencia.
Las maneras de hacer las cosas son esencialmente las técnicas, métodos para
alcanzar un determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia.
La Universidad Nacional Autónoma de México lo define “como una consecución
de fases o etapas, a través de las cuales se lleva a cabo la práctica administrativa.”
(México, 2014, p. 19)
El proceso administrativo se caracteriza por:
Compuesto por una serie de fases o pasos de manera cíclica, es decir, el fin se
transforma de nuevo en el principio de la tarea administrativa.
Dentro del análisis del proceso administrativo, las fases que invariablemente se
encuentra son las de planeación y control.
Su principal objetivo es la sistematización del conocimiento y generación de una
estructura de eficiencia.
Estimular la innovación y el progreso.
Fomentar el crecimiento de una filosofía y cultura gerencial y empresarial.
Según Reyes el proceso administrativo se divide en dos partes.
17 TABLA 1.PROCESO ADMINISTRATIVO
Fuente: Agustín Reyes. (2016)
Para Reyes el proceso administrativo es “una secuencia lógica de una serie de
actividades que concatenadas conlleva al logro de los objetivos trazados.” (Reyes, 2014, p.
53)
Estos pasos lógicos que se dan dentro de la Administración, representan una forma
ordenada de actividades de la Administración para alcanzar la meta deseada.
2.2.3 Proceso contable
Felipe Montealegre (2014) lo define como “el ciclo a través del cual las
transacciones de una empresa son registradas y resumidas para la obtención de los Estados
18 TABLA 2.FASES DEL PROCESO CONTABLE
Fuente: Felipe Montealegre. (2016)
2.2.4 Estructura organizacional
Toda empresa debe contar con un sistema que establezca una jerarquía dentro de la
empresa u organización. Donde se identifique cada puesto, su función y dónde se reporta
dentro de la empresa u organización. Esta estructura es desarrollada para señalar como
opera una organización y colaborar en el logro de las metas para contribuir en el
crecimiento de la empresa a futuro.
“Es la división de todas las actividades de una empresa que se agrupan para formar
áreas o departamentos, estableciendo autoridades, que a través de la organización y
coordinación buscan alcanzar objetivos”. (Franklin, 2013, p. 27)
19
2.2.5 Tipos de estructuras organizacionales
Existen dos tipos de estructura:
Formal
Sirve para establecer la división de las actividades dentro de una organización que
permita prioritariamente el logro de los objetivos a través de organigramas, manuales y la
interacción de los principios de la organización como son: la división del trabajo, autoridad
y responsabilidad, delegación, unidad de mando, jerarquía, tramo de control y equidad en la carga de trabajo, entre otras.
La figura 2 detalla la estructura formal de una empresa.
FIGURA 2.ESTRUCTURA FORMAL DE UNA EMPRESA
20
Factores que determinan cómo es una estructura organizativa formal
Son los siguientes factores:
1. Tamaño: Organización grande: + dificultad + burocracia / estructura organizativa
más compleja + especialización
2. Tecnología: La tecnología supedita el comportamiento humano como la propia
estructura organizativa.
3. Entorno sectorial y social: No es lo mismo una empresa que está en el sector de
servicio que en el industrial, si la empresa está en un sector menos complejo la
estructura es más simple.
Informal
Se deriva de la estructura informal, dado que esta parte la formación de estructuras
de las relaciones entre los miembros conforme a una mezcla de factores. Obedece al orden
social y suelen ser más dinámicas que las formales.
La figura 3 detalla la estructura informal de una empresa.
FIGURA 3.ESTRUCTURA INFORMAL DE UNA EMPRESA.
21
2.2.6 Manual de procesos
Los manuales constituyen herramientas administrativas que facilitan la adaptación
de cada factor que pertenece a una organización a los intereses primarios de esta. Dentro
del Sistema de Control Interno sus elementos principales son los procesos y los
procedimientos de gestión, por tanto, deben de registrados en manuales prácticos que se
empleen como mecanismo de consulta permanente, por parte de los empleados. El correcto
funcionamiento y gestión de una empresa depende mucho de los manuales respectivos para
cada departamento.
Durante la revolución Industrial surgieron los manuales de procesos, pero nacieron
desde la conversión de la agricultura tradicional hasta llegar a los procesos de producción
industrializado lo que necesitó una gran cantidad de capital humano, maquinaria y
tecnología para incrementar la producción lo cual permitió la generación de economías de
escala. Actualmente, el óptimo desarrollo institucional alcanzado, ha sido debido a la
existencia de los manuales de procesos que se han constituido en herramientas de uso vital
dentro de las empresas, dado que permiten la corrección de errores y posibilita que el
nuevo capital humano de la empresa se familiarice con los lineamientos de un cargo
específico, las dudas que un empleado pueda tener antes de iniciar una labor las puede
absolver con la consulta del respectivo manual y en caso de producirse un error identificar
en qué punto del proceso se dio y dar paso a la retroalimentación del proceso.
Debido a que la naturaleza del manual de procesos es adaptable, permite modificar
su estructura de acuerdo a los cambios en el mundo empresarial en el que se desee aplicar;
permite hacerlo de forma eficiente, llegar a los objetivos trazados. Así hacer un valioso
aporte a la administración de la empresa bajo los pilares de la planificación, organización,
dirección y control. Las labores de auditoría contable y de cualquier índole, la evaluación
22
y representan la conciencia en los empleados y en sus jefes de que la tarea se está
realizando o no adecuadamente.
Los manuales de procesos también incluyen un conjunto de estamentos, políticas,
normas y condiciones que contribuyen al correcto funcionamiento de la organización.
Agrupan las normas básicas de funcionamiento de la empresa, es decir los reglamentos, las
condiciones, normas de seguridad, de manejo, etc., políticas y todo aquello en lo que se
fundamenta la gestión de la empresa.
El Manual de Procesos será la herramienta diaria del personal de la organización.
Por ello, deberá ser: Conciso, de fácil lectura y libre acceso. Entre las funciones del manual
de procesos están:
Establecer objetivos
Definir y establecer las guías, procedimientos y normas.
Evaluar el sistema de organización.
Limitar la autoridad y responsabilidad.
Definir las normas de protección y uso de recursos.
Generar recomendaciones.
Crear sistemas de información eficaces.
Instituir métodos de control y evaluación de la gestión.
Establecer los programas de inducción y de capacitación de la planta de
empleados.
Diseñar sistemas de normas y trámites de procedimientos.
La carencia de un manual de procesos en una empresa, puede causar lo siguiente:
Confusión de las responsabilidades entre los empleados.
Carencia de reglas.
23
Falta de un procedimiento establecido.
El manual de procesos es también conocido como de procedimientos. Es definido
por el Ministerio de salud Pública del Perú como “el documento técnico normativo de
gestión institucional, que establece los procedimientos requeridos para la ejecución de los
procesos organizacionales de la organización, que permita el logro de los objetivos
institucionales”. (Perú, 2012, p. 32)
2.2.7 Conformación de un manual de procesos y procedimientos
Están conformados de la siguiente manera:
a) Identificación:
Logotipo de la empresa u organización.
Denominación oficial de la institución
Extensión y denominación
Lugar y fecha de elaboración.
De ser el caso el número de revisiones.
Misión y visión de la institución.
Especificación de las unidades responsables por su elaboración, revisión y/o
autorización.
Clave de la forma: siglas de la organización, las siglas de la unidad administrativa
donde se emplea la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el
número deberá colocarse un guion o diagonal.
b) Índice o contenido: Que vincula los capítulos y páginas correspondientes
que conforman el documento.
c) Prólogo y/o introducción: Presentación sobre el documento, su contenido,
24
d) Objetivos: Indicar el propósito que se pretende lograr con los
procedimientos establecidos en cada proceso.
e) Áreas de aplicación y/o alcance: Campos de acción que abarcan los
procesos, procedimientos y/o funciones.
f) Responsables: Unidades administrativas y/o puestos que participan en los
procesos, procedimientos y/o funciones.
g) Políticas o normas de operación: Se establecen los criterios o lineamientos
generales de acción que se determinan la cobertura de responsabilidad de las distintas
instancias que participaban en los procedimientos. (NN, 2012, p. 86).
La figura 4 describe la conformación de un manual de procedimientos de una empresa.
FIGURA 4. MODELO DE CONFORMACIÓN DE UNA MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE UNA EMPRESA.
25
2.2.8 Tipos de manuales
Los tipos de manuales que se emplean en las organizaciones empresariales son:
a. Manual de Organización.
b. Manual de Políticas.
c. Manual de procedimientos y normas.
d. Manual del especialista.
e. Manual del empleado.
f. Manual de Propósito múltiple.
Manual de Organización
Esta clase de manual contiene, de manera ordenada y sistemática, información
referente al marco jurídico – administrativo, atribuciones, antecedentes históricos, misión,
visión, objetivos, organización y funciones de una organización u empresa. Es una
herramienta de apoyo para la descripción de las relaciones orgánicas que muestran las
diversas unidades de la estructura organizacional.
Se define específicamente las funciones encomendadas a cada una de las unidades
administrativas que conforman la empresa, así también se explica de manera integral y
condesada, todos aquellos aspectos de observancia general en la organización, cuyo
propósito es que los integrantes en general logren conocer, se familiaricen e identifiquen
con la misma.
Esta clase de manuales de organización por su alcance de información se clasifican
en:
Manual General de Organización: Presentan la estructura orgánica en su totalidad.
Manual Específico de Organización: Abarca las funciones y responsabilidades de
una unidad administrativa en especial, según la división administrativa que tenga la
26
Manual de Políticas
Contiene de forma escrita las políticas definidas por la organización, se establece la
forma de proceder y los límites dentro de los cuales deberán encuadrarse las labores
tendientes a lograr los resultados organizacionales. El objetivo primario o razón de ser de
la institución debe ser la orientación de toda política. El Manual puede contener las
políticas generales de la organización, así como de todos los departamentos que la
conforman. La uniformidad de acción de la empresa se asegura con un manual de políticas.
Los manuales de políticas se clasifican en:
Manuales Generales de Políticas: Involucran a toda la institución, comprende
todas las disposiciones generales, las cuales por cada unidad administrativa a efectos de sus
propias responsabilidades y autoridad funcional.
Manuales específicos de Políticas: Encargadas de una función operacional o una
unidad administrativa en particular.
Manual de procedimientos y normas
Este tipo de manual describe de manera lógica, sistemática y detallada las
actividades de una organización o negocio según con sus atribuciones y considerando lo
necesario para la ejecución eficiente de las mismas, generalmente señalan quién, cómo,
cuándo, dónde y para qué han de efectuarse estas labores. Se enfoca en especificar
detalladamente la realización de actividades organizacionales, con el propósito de unificar
criterios a lo interno de la organización sobre la forma correcta en que deben ser
efectuadas. Al contar con la información de la manera más adecuada en que deben de ser
efectuadas las labores se logra garantizar su calidad, así como garantizar la circulación de
la información para que esta llegue oportunamente a las unidades departamentales que la
27
Esta clase de manuales contiene una serie de definiciones operacionales, indicando
la secuencia lógica de las acciones o pasos a continuar para lograr la producción de bienes
o servicios específicos. Así también se encuentran especificados ilustraciones, flujogramas
y diagramas, con el fin de representar gráficamente la secuencia de actividades para
hacerla más fácilmente comprensible.
En el manual de procedimientos se específica:
Quién debe efectuar una actividad;
Qué debe realizarse en esa actividad;
Cómo debe hacerse la actividad;
Dónde debe hacerse; y
Cuándo debe hacerse la actividad.
Manual para especialistas
Detalla las normas o indicaciones referentes exclusivamente a cierta clase de
actividades u oficios. Se trata que este manual oriente e uniforme la actuación de los
empleados que cumplen iguales funciones.
Manual del empleado
Sirve a los nuevos empleados de una empresa, mostrando información sobre temas
relacionados con la misma, y que se entrega en el momento de su incorporación. Entre los
temas de este manual están: los objetivos de la empresa, las actividades que realiza, los
planes de incentivos y el plan de carrera de los empleados, derechos y obligaciones, etc.
Manual de propósitos múltiples
Sustituye totalmente o parcialmente a los referidos anteriormente, en aquellos casos
en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifiquen su
28
2.2.9 Proceso
La Universidad de Jaén (2014) define al proceso “como una serie de actividades
planificadas que implican la participación de un número de personas y de recursos
materiales coordinadas para lograr un objetivo previamente identificado”. (p.4)
En la ISO de Calidad 9001 el proceso es definido como “una serie de actividades
que se encuentran interrelacionadas entre sí. Estas actividades transforman los elementos
de entrada en resultados, para lo cual es esencial la asignación de recursos”. (Europea,
2014)
Los procesos se componen de:
Elementos de entrada y salida, que pueden ser de carácter tangible o intangible. Sus
resultados pueden ser también no intencionados.
Clientes y partes interesadas que manifiesten tener necesidades y expectativas en
los procesos, son ellos los que definirán los resultados que requiere un determinado
proceso.
Sistemas de medición que proporcionen datos informativos sobre la operación del
proceso. Cualquier resultado que arroje el proceso deberá ser analizado para determinar si
existe la necesidad de aplicar correctivos o mejoras.
Los procesos se enfocan en conceder valor a una organización, además de
encontrarse alineados con los objetivos, metas, alcance y grado de complejidad de la
organización.
2.2.9.1 Clasificación de los procesos
Los procesos se clasifican en:
Procesos sustantivos, primarios o de cliente: Aquellos que direccionan
29
resultado un producto (bien o servicio) que es entregado a un cliente externo. Se
caracterizan por:
Están relacionados directamente con la misión y objetivos de la empresa, esta les
otorga prioridad para su mejoramiento en relación a los demás procesos y actividades de la
empresa
Las aspiraciones, necesidades y expectativas del usuario son las que definen,
determinan el alcance y la proyección de estos procesos. De fallar el proceso, el primer en
recibir las consecuencias y enterarse es el destinatario final.
Procesos de apoyo, secundarios o administrativos: Pueden ser invisibles para el
usuario final, su existencia y operatividad garantizan que los objetivos de los procesos
primarios se logren. Son denominados también de “apoyo”, por su aporte a la
sustentabilidad operativa de los procesos primarios y así lograr la satisfacción de los
clientes.
Se derivan del análisis y el diseño de los procesos primarios. Esto significa, que
durante la implementación de los elementos operativos enfocados a la satisfacción del
cliente, aparecen como parte indispensable para mantener el desarrollo de los mismos. Su
deficiencia puede provocar algún impacto en el cliente externo paro solo de manera
indirecta, es decir como resultado de su incidencia negativa en el desarrollo de las
actividades de los procesos primarios. De forma general, están vinculados con los clientes
internos y su alcance y grado de eficiencia es monitoreado principalmente por el talento
humano de la empresa.
Procesos de gestión: Encargados del monitoreo y evaluación de los avances y la
eficiencia de la organizaciónconsiderada como una serie de procesos interrelacionados por
un mismo objetivo o misión. Este tipo de procesos tienen el propósito de facilitar y apoyar
30
relacionado con la operatividad diaria sino que son más atemporales y desarrollos en el
tiempo.
Se caracterizan por:
Su actividad y desarrollo son ejecutadas por personal que mantienen
responsabilidades jerárquicas con la Alta Dirección.
Coordinación y cohesión del resto de procesos, tareas y actividades de la
organización.
2.2.10 Procedimiento
La Pontificia Universidad Javeriana define al procedimiento como “la descripción
de las actividades que se desarrollan dentro de un proceso e incluyen el qué, el cómo y a
quién corresponde el desarrollo de la tarea, involucrando el alcance, las normas y los
elementos técnicos entre otros”. (Javeriana, 2014, p. 64)
Melinkoff (2014) define al procedimiento como “la descripción detallada de cada
una de las actividades a realizar dentro de un proceso laboral, por medio del cual se
asegura la disminución de los errores”. (p.28)
La figura 5 indica las características principales de un procedimiento con su
respectivo proceso.
31
2.2.10.1 Características de los procedimientos
Su aplicación no es general, sino que se aplican dependiendo de cada situación en
particular.
En tareas que son de secuencia repetitiva son de gran aplicación, de tal forma que
facilitan la aplicación continua y sistemática.
Ofrecen flexibilidad y elasticidad, por lo que pueden adaptarse a las exigencias de
nuevas situaciones.
No constituyen un sistema; dado que un conjunto de procedimientos tendientes a un
mismo propósito es denominado un sistema.
No representan un método individual de trabajo. El método se enfoca
específicamente a como un empleado desempeña una determinada actividad de sus
trabajo.
No constituyen una actividad específica. Una actividad específica es aquella que es
efectuada por un empleado como parte de su trabajo en su cargo laboral.
2.2.11 Control interno
El control interno es definido por la Asociación Internacional de Contadores
Públicos y auditores (AICPA) como “el plan de organización y todos los métodos
coordinados que se adoptan en el seno de un negocio para salvaguardar los activos,
comprobar la exactitud y fiabilidad de los asientos contables, procurar la eficiencia
operativa y alentar la observancia de las políticas ejecutivas prescritas.” (Auditores, 2015,
pág. 37)
El control interno se caracteriza por lo siguiente:
Además de un proceso, es un medio para lograr un fin.
Es realizado por personas, no son solamente políticas y procedimientos.
32
Su finalidad es posibilitar el alcance de los objetivos de una organización.
El control interno aporta con seguridad al sistema contable que se emplea en la
empresa, fija y evalúa los procedimientos administrativos, contables y financieros que
contribuyen a que la empresa obtenga su objetivo. Posibilita la detección de
irregularidades, errores y propugna por una solución viable evaluando todos los niveles de
autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas contables para que así el
auditor pueda dar cuenta autentica de las transacciones y manejos empresariales. Asegura
que cada uno de los procesos, políticas, metas y actividades se ejecuten según lo
preestablecido, logrando el máximo rendimiento en el desempeño de su misión. “El control
interno es un instrumento eficaz para lograr la eficiencia y eficacia en el trabajo de las
entidades”. (Adriana, 2011, p. 96)
El Control Interno puede considerarse desde dos vertientes:
Controles internos administrativos
Comprende todos los procedimientos y métodos que se vinculan con las
operaciones no financieras de la empresa y con las directivas políticas e informes
administrativos. De manera indirecta se vincula con los estados financieros. De manera
general se trata de un plan de organización, procedimientos y registros que se encargan de
los procesos de decisión administrativa que dan lugar a la aprobación de las operaciones,
trata de asegurar que las labores reales se acoplen a las labores planificadas.
Controles Interno Contable
Abarca los métodos, procedimientos y plan de organización que trata sobre todo del
aseguramiento de los activos y al mismo tiempo que las cuentas y los informes financieros
33
La aplicación exacta de estos métodos y procedimientos deben prestar seguridad
razonable, de que las operaciones se efectúen de acuerdo a las indicaciones de la
administración, se anotan oportunamente, y se realizan los estados financieros de manera
adecuada en correspondencia con las citadas normas o cualquier otro criterio aplicable a
los mismos.
2.2.12 Manual de procedimientos y su aplicación dentro del control interno
Dentro del sistema de control interno el manual de procedimientos es un
componente del mismo. Que es credo para poder contar con una información minuciosa,
metódica, ordenada e integral que abarca todas las instrucciones, responsabilidades e
información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las diversas
operaciones o actividades que se efectúan en la empresa.
Toda organización en todo el proceso de diseño e implementación del sistema de
control interno tiene la obligación de alistar los procedimientos, los que constituyen los
pilares para poder desarrollar correctamente sus actividades, determinando sus
responsabilidades a los encargados de todos los departamentos, produciendo información
útil y necesaria, definiendo medidas de seguridad, control y auto control y los objetivos
que formen parte en el cumplimiento con la gestión empresarial.
2.2.13 Diagramas de flujo
Es una representación gráfica de un proceso. Donde cada uno de los pasos del
proceso es representado por un símbolo distinto que contiene una corta descripción de la
etapa del proceso. Estos símbolos gráficos del proceso están unidos entre sí con flechas
que indican la dirección de flujo de proceso.
Entre las ventajas de los diagramas de flujo están la descripción gráfica de las
actividades implicadas en determinado proceso indicando la relación secuencial entre ellas,
34
información y los insumos, las ramas en el proceso, la presencia de bucles repetitivos, el
número de pasos del proceso, las operaciones interdepartamentales y facilita la selección
de indicadores de proceso”. (AITECO, 2014, p. 28)
Entre las ventajas de los diagramas de flujo están las siguientes:
Favorece la obtención de una visión transparente del proceso, facilitando su
comprensión.
Proporcionar los límites de un proceso.
Simplifica la identificación de los clientes.
Impulsa el pensamiento crítico en el momento de analizar un proceso.
Dota de un medio de comunicación más eficaz.
Permite establecer el valor agregado de cada una de las actividades que integran el
proceso.
Sirve de mecanismo de referencia para el establecimiento de mecanismos de
control y medición de los procesos.
Colabora en el establecimiento de valor agregado.
Favorece el estudio y aplicación de acciones que redunden en el mejoramiento de
las variables de tiempo y costos de actividad e incidir, por consiguiente, en la mejora de la
eficacia y eficiencia.
Representa el punto de inicio indispensable para acciones de mejoramiento,
rediseño o ingeniería.
Según la American Society of Mechanical Engineers (Sociedad Americana de
ingenieros mecánicos).
La figura 6 enumera el conjunto de símbolos empleados para la elaboración de
35
FIGURA 6.SÍMBOLOS DE DIAGRAMA DE FLUJO.
FUENTE:WWW.DIAGRAFLUJOS.COM
Un diagrama de flujo está compuesto por las siguientes partes:
El encabezado que da información referente a la empresa, del proceso o
procedimiento e información adicional que proporcione un concepto más amplio de lo que
representa el diagrama. El cuerpo del diagrama que describe la información referente al
proceso o procedimiento.
2.3 Marco conceptual
Administración: Es la ciencia encargada del funcionamiento, la estructura y el
rendimiento de las organizaciones.
Contabilidad: Ciencia que se encarga de la clasificación y registro de las transacciones
36
Control interno: Conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros,
procedimientos y métodos, incluido el entorno y actitudes que ejecutan autoridades y su
personal a cargo, con el fin de prevenir posibles riesgos que afectan a una entidad pública o
privada.
Diseño organizacional: Es una serie de medios que conducen a la organización con el fin
de dividir el trabajo en varias tareas y alcanzar la coordinación efectiva de las mismas.
Manual: Es una guía de instrucciones que se emplea para el uso de un dispositivo,
corrección de un problema o el establecimiento de procedimientos de trabajo.
Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra
organización.
Proceso: Una serie de actividades planificadas que implican la participación de un número
de personas y de insumos materiales organizados para lograr un objetivo previamente
identificado.
Procedimiento: Un conjunto de acciones u operaciones que tienen que efectuarse de la
