ADMINISTRACION ESTRATEGICA PLANEACION Y

PLANEACION Y ADMINISTRACION

ESTRATEGICA

PLANEACIÓN

LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN

• La planeación es la función administrativa básica que implica:

– el establecimiento de objetivos y

– el planteamiento de las acciones necesarias para cumplirlos,

– apoyando la eficacia en la toma de decisiones y el manejo adecuado de los recursos

organizacionales.

LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN

• La administración sin planeación no tiene razón de ser:

– Sin objetivos específicos que lograr y

estrategias para alcanzarlos, la organización, la dirección y el control se vuelven

innecesarios o carentes de un sentido

práctico.

PLANEACION

• Es un proceso de decidir de antemano qué se hará y de qué manera.

• Incluye determinar:

– las misiones globales,

– identificar los resultados claves y – fijar objetivos específicos,

– así como políticas para el desarrollo, programas y procedimientos para

alcanzarlos.

PLANEACION

• Es un proceso que comienza por los

objetivos, define estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos.

• Establece una organización para la instrumentación de las decisiones e incluye una revisión del desempeño y

mecanismos de retroalimentación para el

inicio de un nuevo ciclo de planeación.

PLANEACION

• En conclusión, la planeación es:

el proceso de establecer lo que la

organización quiere lograr en el futuro, por medio de la misión y los objetivos

organizacionales, definiendo resultados claves y las estrategias, políticas,

programas y procedimientos para

alcanzarlos.

PLANEACION

• SE OCUPA DE LOS FINES:

¿QUE DEBE HACERSE?

• SE OCUPA DE LOS MEDIOS:

¿COMO DEBE HACERSE?

PLANEACION

ES UN PROCESO CONTINUO QUE

REFLEJA LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE

ALREDEDOR DE LA EMPRESA.

Importancia de la planeación

Planeación

Da sentido de dirección

Facilita el control

Reduce la incertidumbre

Visualiza los cambios

SUPREMACÍA DE LA PLANEACIÓN

• La planeación y el control son inseparables.

• Los planes establecen los estándares de control.

• Cualquier control sin planes carece de

sentido.

ESTRECHA RELACIÓN Planeación y Control

Planeación Instrumentación

de los planes Control

Acción correctiva

Desviación

Principales objetivos de la planeación

• Facilitar el control:

• Al planear se desarrollan objetivos y por su parte, en la función de control se

comparará el desempeño real contra los objetivos.

• Sin la planeación no puede haber control.

Principales objetivos de la planeación

• Reducir la incertidumbre:

• Obliga a los administradores a ver hacia el futuro, anticipar los cambios, considerar

su impacto y desarrollar las respuestas

adecuadas.

Principales objetivos de la planeación

• Reducir la duplicidad de funciones y la ineficiencia:

• Evita que dos personas realicen la misma actividad y que el proceso para su

realización sea muy largo, confuso o

tardado.

Principales objetivos de la planeación

• Establecer el esfuerzo coordinado:

• Cuando todos lo que están involucrados sepan hacia dónde se dirige la

organización y qué es lo que deben aportar para lograr los objetivos

organizacionales, pueden empezar a

coordinar sus actividades, cooperar unos

con otros y trabajar en equipos.

Tipos de planes

• Planes por su ámbito de influencia

• Planes por su horizonte temporal

Planes por su ámbito de influencia

• Planes estratégicos: buscan lograr las metas generales de la organización,

colocándola en términos de su ambiente y afecta a todas las áreas funcionales.

• Planes operacionales. Son aquellos que especifican los detalles respecto a la

forma como se van a alcanzar los

objetivos de la organización. Se derivan

de los planes estratégicos.

Planes por su horizonte temporal

• Planes a corto plazo. Cubren periodo menores a un año.

• Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre un y tres años.

• Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de tres años.

• Los planes estratégicos se establecen a

largo plazo y los operacionales a mediano

y corto plazo.

Planes por especificidad

• Planes específicos. Son aquellos que

están claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones.

• Planes direccionales. Son flexibles y se establecen como patrones generales.

Proporcionan un enfoque, pero dan

libertad de acción.

HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN

• Propósito y misión estratégicos

• Visión

• Valores

• Análisis de la situación actual de la empresa

• Objetivos y metas

• La Gran Estrategia

• Estrategias funcionales

PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS

• La misión o propósito identifica la función o tarea básica de una empresa.

• Es una declaración concisa de en cuál

negocio está la empresa o se quiere estar

durante un período establecido.

PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS

• El propósito estratégico se enfoca en el

ambiente interno de la organización e

implica identificar sus recursos, valores,

capacidades y aptitudes, reflejando lo que

ésta puede hacer para aprovecharlos.

PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS

• La misión se deriva del propósito

estratégico, se enfoca en el exterior e

implica la razón de ser de la organización

en términos de productos a ofrecer y los

mercados a cubrir.

VISION

• La visión es la orientación que la alta

dirección le da a la empresa; es decir,

expresa cómo se quiere idealmente que

sea la empresa en el futuro.

VISION

• Debe cubrir ciertas características:

– ser formuladas por la alta dirección, – conocida y compartida por todos los

colaboradores,

– sustentarse en los valores de la organización, – ser positiva y alentadora y, lo más importante, – orientar a todos los miembros de la

organización durante la transición de lo que

se es a lo que debe ser la empresa en un

tiempo determinado.

Análisis de la situación actual

• Las premisas de planeación son las

condiciones previstas en que operan los planes.

• Esto incluye supuestos o pronósticos sobre las condiciones futuras que

afectarán la operación de los planes.

• Se logra investigando el entorno y el

interno de la empresa

Premisas

• La técnica más conocida para elaborar las premisas es el S.W.O.T. o F.O.D.A.:

– fortalezas,

– oportunidades, – debilidades y – amenazas.

El diagnóstico permite identificar los problemas

y plantear soluciones a esos problemas

OBJETIVOS Y METAS

• Metas: Son generales y expresan deseos que la alta dirección busca satisfacer.

– Son fines a los que se quiere llegar.

– Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de largo plazo.

– Surgen de los objetivos.

– Las metas se fijan basados en el desempeño pasado con adaptación de acuerdo a las

fuerzas futuras de la empresa, las tendencias

del mercado, los recursos.

OBJETIVOS Y METAS

• Objetivos: Son los fines a los que se

dirigen las actividades organizacionales e individuales.

– Deben ser claros, precisos y cuantificables (verificables).

– Los objetivos son el fin determinado.

– Son los que permiten alcanzar metas.

– Constituyen el plan básico de la empresa.

ESTRATEGIAS

• La estrategia es la determinación del propósito, misión y objetivos básicos a largo plazo de una empresa, así como la adopción de cursos de acción y de los

recursos necesarios para cumplirla.

– Es una guía de acción para la organización y

todos sus miembros.

REGLAS Y POLÍTICAS

• Reglas: Emiten acciones u omisiones

especificas no sujetas a discrecionalidad.

– Son normas que dictan la acción o la

abstracción y no permiten la excepción o la elección personal.

– Ejemplo: No fumar.

PROGRAMAS

• Los programas son un conjunto de actividades interrelacionadas y

cronológicamente ordenadas, que

describen las actividades que se tienen

que realizar, quiénes las van a realizar y

cuándo van a terminarse.

PROGRAMAS

• Técnicamente los programas se diría que son el conjunto de metas, políticas,

procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos que son necesarios

para ejecutar un determinado curso de

acción, normalmente respaldado por

capital y prepuestos de operaciones.

PRESUPUESTOS

• Un presupuesto es un listado que detalla los recursos o dinero asignado para la

realización de una actividad o un proyecto.

– Son una expresiones en términos numéricos.

– Obligan a la empresa a prepararse por

adelantado a los recursos que se necesitarán.

– Constituyen medios de control.

PRESUPUESTOS

• Existen varios tipos de presupuestos:

– Presupuesto de operación: Es el más

importante se utiliza para planear y controlar los ingresos y gastos de una organización, así como las utilidades resultantes de la operación de la empresa.

– Presupuesto de gastos: Contempla los

recursos necesarios para la operación de

cada una de las áreas funcionales de la

empresa.

PRESUPUESTOS

– Presupuesto de ingresos: Planea y controla todas las entradas de dinero provenientes de las ventas.

– Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de efectivo, contempla las entradas y salidas de dinero en efectivo producto de la operación normal de la empresa.

– Presupuesto de capital. Es utilizado para el

control de grandes proyectos o inversiones

actualizándose cada año.

JERARQUIA DE LAS

HERRAMIENTAS O ELEMENTOS

DE LA PLANEACIÓN

Presupuestos Programas

Estrategias funcionales Objetivos y metas La gran estrategia Objetivos y metas

Análisis de situación actual Visión

Misión

Valores

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

(APO)

OBJETIVOS

• Son los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuos.

• Existen objetivos:

– a largo y corto plazo,

– generales y específicos.

• Los objetivos deben ser verificables:

– se debe determinar si se alcanzan o no en un

período determinado.

JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS

Objetivos Individuales: Desempeño y Objetivos de desarrollo personal Objetivos Departamentales y de unidades

Objetivos Divisionales

Objetivos generales más específicos Áreas claves (Costos-inversión - calidad)

Objetivos generales de la

organización (largo plazo-estrat.) Misión

Prop.

socio- económico

Método descendente

Método

ascendente

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

• La Administración por Objetivos (APO) es una técnica de planeación y control que implica “establecer y comunicar objetivos organizacionales, identificando los

objetivos individuales relacionados con ellos y estudiando la actuación del

personal en torno a los mismos”.

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

• En la administración por objetivos:

– los gerentes y sus subordinados definen en conjunto sus metas comunes,

– especifican las áreas principales de

responsabilidad de cada puesto en relación con los resultados esperados de cada uno, y – utilizan esas medidas como guías para

mejorar la operación del área, verificando a la vez la contribución de todos y cada uno de

sus miembros.

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

• La mayor aportación de la APO a la TGA es la conceptualización del trabajo.

• El énfasis se coloca entonces ya no sólo

en el qué, sino también en el cómo del

desempeño organizacional.

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

• Su gestor Peter Drucker (1954), aunque no profundizó en su desarrollo.

• La APO representó un gran avance para el desarrollo de la ciencia administrativa que sus modelos y técnicas eran muy

precisos y basados en investigaciones de

muchos años en diversas empresas.

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

• Además, su implantación adecuada incide directamente en la motivación y actitud del personal, ya que los involucra en su

trabajo y con sus objetivos personales y

laborales al hacerlos claros y alcanzables.

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

• La administración por objetivos es un conjunto formal de procedimientos que

establecen y revisan el progreso hacia las metas comunes por parte de los

administradores y sus colaboradores.

• La APO explica el proceso mediante el cual los objetivos caen en cascada por medio de los diversos niveles de la

organización.

BENEFICIOS DE LA APO

• Mejora la administración (planeación orientada a resultados).

• Obliga a los gerentes a clarificar la estructura de la organización.

• Estímulo del compromiso personal, tanto con los objetivos propios como los

organizacionales.

DESVENTAJAS DE LA APO

• En ocasiones los administradores dejan de explicar la filosofía basada en el

autocontrol y autodirección, y no dan pautas para la fijación de objetivos.

• Los administradores deben conocer los objetivos de la empresa.

• Hincapié en metas a corto plazo, por

encima de la solidez que ofrece una

organización en el largo plazo.

FUNDAMENTOS DE PLANEACIÓN:

EL PROCESO BÁSICO Y SUS PASOS

Planeación

• Planeación:

• es el proceso sistemático y consciente de tomar decisiones acerca de las metas y actividades que un individuo, grupo,

unidad u organización perseguirán.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

• Principio de contribución al objetivo.

• Todos los planes tiene que ser elaborados en función de los objetivos

organizacionales.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

• Principio de primacía de la planeación.

• Indica que la planeación precede a todas

la demás funciones administrativas

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

• Principio de eficacia de los planes.

• Indica que todos los planes deberán

generar más beneficios en su relación con

los costos.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

• Principio de adhesión al objetivo.

• Los objetivos deben tener significado y ser atractivos por los miembros de la

organización.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

• Principio de flexibilidad.

• Con este principio se establecen los márgenes de tolerancia aceptables

(atribuibles a hechos inesperados en un

plan de trabajo).

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

• Principio de cambio de ruta.

• Bajo este principio se establece la revisión de los planes y su reelaboración en caso de que así se requiera, para el

cumplimiento de objetivos.

El proceso básico de planeación:

sus etapas y pasos

Fines. Especificar metas y objetivos

Medios. Elegir políticas, programas, procedimientos, para alcanzar los objetivos.

Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos necesarios para alcanzar los objetivos.

Realización. Diseñar los procedimientos para la toma de decisiones

Control. Diseñar un proceso para prever y detectar los errores o fallas del plan.

Partes de la planeación

Principios de Organización

1. Del objetivo

Todas y cada una de las actividades

establecidas en la organización deben

relacionarse con los objetivos y

propósitos de la empresa. La existencia

de un puesto solo es justificable si sirve

para alcanzar realmente los objetivos,

sin embargo, la realidad muestra que

muchas veces se crean puestos con la

consecuente implicación de costos y

esfuerzos inútiles.

2.- Especialización:

El trabajo de una persona debe limitarse,

hasta donde sea posible, a la ejecución de

una sola actividad. El trabajo se realizara

mas fácilmente si se subdivide en

actividades claramente relacionadas y

delimitadas, mientras mas especifico y

menor sea el campo de acción de un

individuo, mayor será su eficiencia y

destreza.

3.- Jerarquía:

Es necesario establecer centros de

autoridad de los que emane la

comunicación necesaria para lograr los

planes, en los cuales la autoridad y la

responsabilidad fluyan en una línea clara e

ininterrumpida, desde el mas alto ejecutivo

hasta el nivel mas bajo.

4. Paridad de autoridad y responsabilidad

A cada grado de responsabilidad conferido,

debe corresponder el grado de autoridad

necesario para cumplir dicha

responsabilidad. No tiene objeto hacer

responsable a una persona por determinado

trabajo si no se le otorga la autoridad

necesaria para poder realizarlo.

5. Unidad de mando

Al determinar un centro de

autoridad y decisión para cada

función, debe asignarse un solo

jefe, y que los subordinados no

deberán reportar a mas de un

superior.

6. Difusión

Las obligaciones de cada puesto que

cubren responsabilidad y autoridad,

deben publicarse y ponerse, por escrito

a disposición de todos aquellos

miembros de la empresa que tengan

relación con las mismas.

7. Amplitud, o tramo de gerencia

Hay un limite en cuanto al numero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda

realizar todas sus funciones eficientemente.

Un gerente no debe ejercer autoridad

directa a más de cinco o seis subordinados,

a fin de asegurar que no esté sobrecargado,

y que esté en la posibilidad de atender otras

funciones más importantes.

8. De la coordinación

Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo

común; en esta forma, la organización

funcionara con un sistema armónico en el que todas sus partes actuaran

oportunamente y eficazmente, sin ningún

antagonismo.

9.Continuidad

Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse,

mejorarse y ajustarse a las condiciones del

medio ambiente.

ORGANIZACIÓN Y REORGANIZACIÓN

Las empresas constantemente deben reajustar sus estructuras

- La entropía normal de los sistemas

- Para lograr menores costos de producción - Por el lanzamiento de productos nuevos y

especializados (diversificación)

Razones de reorganización

Tendencia a mayor especialización de los puestos de trabajo

Las labores son muchas para una sola persona (recargo de funciones)

Lograr mayor eficiencia en el trabajo

Mayor equipo y más especializados

La alta especialización en el trabajo

Puede causar:

Aburrimiento

Mayores tasas de ausentismo

Bajo esfuerzo y repeticiones enajenantes Sabotaje de las líneas

Soluciones:

Incrementar la rotación en los puestos de trabajo Ampliación de tareas

Enriquecimiento del trabajo

¿Qué es la

departamentalización?

El proceso que consiste en agrupar trabajos en unidades administrables.

La mayoría de las empresas utilizan uno o más de lo siguiente:

Por función.

Por producto.

Por ubicación.

Por cliente

Bases de la departamentalización

BASES TIPOS DE EMPRESA

VENTAJAS DESVENTAJAS

Función Más pequeñas y nuevas

Supervisión y coordinación simplificadas

Toma lenta de decisiones, enfatiza el departamento sobre la empresa Producto Grandes y

antiguas

Toma de

decisiones más fácil. Integración de actividades relacionadas

Duplicidad de actividades especializadas.

Enfatiza el

producto sobre la empresa.

Ubicación Descentralizado con necesidades regionales

Puede responder a demandas únicas y particulares

Gran personal administrativo y sistema de control Cliente Con base en el

servicio o en el mercado

Puede tratar de manera eficiente con clientes únicos

Personal

administrativo más grande de lo

habitual

Departamentalización por función

Departamentalización por producto

CEO

Computadoras Impresoras Software

Departamentalización por ubicación

Departamentalización por cliente

¿Qué son los organigramas?

Son representaciones gráficas de la estructura de la empresa

Se dividen según el tipo de empresa en:

a. Lineal o militar b. Funcional

c. Matricial

Sirven para realizar el análisis de división y

carga de funciones.

Estructura Lineal o militar

Estructura funcional

Estructura matricial

Cultura empresarial

Es el conjunto de ritos, rituales, héroes y valores internos de una empresa.

Tiene que ver con:

La influencia, en cómo piensan y actúan los empleados,

Determina la percepción pública, Tiene una fuerte influencia

en el rendimiento en el y la productividad.

Salario emocional

Función del clima organizacional

• Aumentar el crecimiento, los beneficios, la productividad y la satisfacción laboral.

• Retener a las mejores personas.

• Inspirar la lealtad del cliente.

• Posibilidades de abarcar nuevos mercados

• Aumentar la creatividad

• Hacer que las fusiones y adquisiciones

sean menos traumantes.

Organización informal

Patrón de comportamiento e interacción que se deriva de las relaciones personales más que

oficiales.

Grupos informales:

Formado por los mismos miembros para lograr metas que pueden o no ser relevantes para la organización.

Pueden ser fuerzas poderosas en organizaciones

que ejercen influencias positivas y negativas.

¿Preguntas?