Tema: PROPUESTA DE UN DISEÑO DE PLANILLA DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS (MANUAL DE FUNCIONES)
Implementada para el personal de la Facultad de Ciencias Agrarias de la Universidad Nacional de Cuyo.
INTRODUCCIÓN:
El objetivo de un Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo (ADP) no es otro que el de definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y las habilidades que son necesarias para llevarlas a cabo con éxito.
Tal es su importancia, que debería considerarse como un método fun- damental y básico para cualquier organización, sin embargo aún seguimos viendo como es concebido como un procedimiento “no importante”, o al menos
“no tan necesario”, como otras herramientas utilizadas.
Antes de comentar brevemente la utilidad de esta herramienta, reflexio- naremos sobre las siguientes cuestiones:
¿Cuantas veces se ha visto la desorientación de muchos trabajadores porque no saben, cuáles son exactamente sus tareas y sus funciones? ¿Cuántas ve- ces se ha seleccionado a un determinado candidato para cubrir un puesto en una organización y se cae en la cuenta de que esa persona no era la idónea?
¿Cuantas veces nos hemos preguntado por nuestra situación o, el lugar que ocupamos en la Facultad? ¿Cuantas veces se ha planteado si alguien tiene autoridad o responsabilidad para tomar determinadas decisiones? Son dema- siadas las veces que suceden tales cuestiones. Y las respuestas a todas ellas están en el ADP (análisis y descripción de cargos)
Con estos ejemplos tan sólo se pretende poner en relieve la importancia que tiene este sistema y las repercusiones que a largo plazo puede tener para una organización el “ignorarlo” o, en su caso, no otorgarle la importancia debida.
Toda Dirección de Recursos Humanos debería de promover, desarrollar e im- plantar un sistema adecuado de ADP. Y entre sus funciones debería destacar la de concienciar al resto de la organización de su importancia y utilidad.
A la hora de implantar tal sistema no deben olvidar que de nada sirve desarro- llar una herramienta ininteligible, compleja o de difícil utilización, pues esto pro- vocará desconfianza, pérdidas de tiempo y, sobre todo, altos costos.
Aunque existen modelos estándares de ADP, la organización debe desarrollar e implantar aquel sistema que mejor defina y describa las funciones y habilida- des más relevantes para su organización. Debe ser un sistema sencillo y claro, que todo el mundo comprenda, concreto y de fácil utilización. .(Alvarez Gonza- lez, 2006)
Como se estudió en nuestra investigación anterior “Manual de Funciones de la Facultad de Ciencias Agrarias” (López, L, Bustamante, J, 2003), el citado ins- trumento (planilla de descripción de cargos) forma parte de un proceso inte- gral estratégico del cual la misma constituye el primer escalón, a saber:
Los procesos de selección: Cuando se selecciona a alguien mediante los concursos de ingreso, lo que se hace es establecer los requisitos necesarios que ha de tener un candidato para desempeñar de manera eficaz un puesto de trabajo y, sobre la base de esa información se diseñan todos las pruebas pro- pias del proceso de selección (técnicas a utilizar, tipos de pruebas a preparar, contenidos de la entrevista, etc.) Así pues, los perfiles profesionales o de ido- neidad solicitados se basan en los requerimientos y exigencias que un determi- nado puesto va a imponer a quien lo desempeñe. Por lo que concluimos que antes de llamar la cobertura de un cargo, se debe diseñar la planilla de des- cripción de cargos.
Capacitación requerida: Se interpreta como el déficit de capacitación, en tér- minos de conocimiento útil para el desempeño de la función en cada puesto.
Este ítem surge de las encuestas realizadas a los empleados y de las necesi- dades que los jefes expresan en la evaluación de desempeño. Está explicitada en la planilla en el ítem “conocimientos, experiencias y habilidades.
- Determinación de la responsabilidad. Un Análisis y Descripción de puestos nos dará información acerca de las responsabilidades y competencias de los empleados, lo que reducirá la incertidumbre que, en muchas ocasiones, se tie- ne al respecto y evitará el desempeño de un rol distinto del que realmente co- rresponde cumplir. Por ejemplo un empleado del Agrupamiento –Servicios Ge- nerales que trabaja en tareas técnicas tiene obligación de lavar los baños de la Cátedra? Debe haber un “contrato” anterior que lo estipule. (Barañano, D., 1966)
- Evaluación del desempeño. Para evaluar o medir el desempeño de un tra- bajador es necesario conocer con exactitud cuáles son las tareas que hace (funciones), cuáles son los objetivos de su cargo (misión), conocimientos que debe tener,. Si no se tiene esa información, ¿qué parámetros se utilizarán para medir su eficiencia? La planilla de descripción de puestos resulta entonces in- dispensable.
El propósito general de esta investigación es realizar la descripción de cargos de la Dirección General Económico – Financiera y la Dirección de Gestión de Personas dependientes de la Secretaría Administrativa Financiera.
DESARROLLO:
Lugar en que fue realizado el estudio y sus características: En una Direc- ción General y una Dirección pertenecientes a la Secretaría Administrativa Fi- nanciera de la Facultad de Ciencias Agrarias de la Universidad Nacional de Cuyo-Esta población fue seleccionada porque los autores del trabajo pertene- cen y/o trabajan en ellas. El segundo caso corresponde a una pasante.
Población estudiada: Son los cargos de directores generales, Directores y Jefes de Departamento de la Dirección General Económica Financiera y la Di- rección de Gestión de Personas.
Proceso de elaboración del manual:
1. Este trabajo se basa en uno anterior en el que ya se había diseñado una planilla de descripción de cargos. La misma constaba de las siguientes partes: Datos generales del puesto. Misión. Principales actividades: ac- ciones (qué hace) y resultados esperados (para qué lo hace) y Principa- les conocimientos experiencias y habilidades. Esta planilla ya había sido llenada por el personal, por lo que se pretendió modificar y/o completar algunos aspectos de la misma que podían hacerla más operativa.
2. Paso seguido se trabajó con el organigrama, en los sectores menciona- dos que se seleccionaron como pilotos para realizar el trabajo. (Anexo) Se visualizó la importancia de realizar el manual teniendo en cuenta el organigrama de la Facultad pues surge la necesidad de que ambas herramientas se complementen en dos momentos: 1) Cuando se produ- ce la desvinculación del agente de la Facultad (por muerte, por renuncia, etc) y es necesario cubrir ese cargo y 2) Cuando se producen movimien- tos (por ej. Separación de secretarías, direcciones, etc) es necesario pa- ra redefinir tareas y niveles de responsabilidad de los nuevos cargos.
3. Buceo bibliográfico:
Se buscó información en libros y en internet referida a dos ítems: Diseño del manual y diseño de planillas de descripción de cargos.
4. Selección y orden de los ítems de la planilla: Se agregaron a los datos generales del puesto, el ítem “relaciones con otros puestos”. Se eliminó el nombre del ocupante. Se completó el ítem “conocimientos, experien- cias y habilidades con otras cualidades propias de cargos de tramo su- perior.
5. Diseño y Confección de la planilla final: (Anexas) RESULTADOS.
• Se obtuvo una planilla despersonalizada, al describir los puestos sin incluir el nombre del ocupante. Los cargos fueron descriptos en el sentido de “reposición”, es decir que los perfiles son los
ideales del puesto, no los que coinciden con el actual poseedor del cargo.
• Se logró una planilla más concisa, al colocar dentro de los datos generales aquellos más relevantes. Además los mismos fueron agrupados por ítems para su mejor explicitación. De esta manera el formulario permite una mayor comprensión, tanto para el per- sonal que domina aspectos técnicos, como para personas que no están interiorizadas en el tema.
• Se logró que todos los directores completaran la misión de sus puestos.
• Establecer la visión (lo que se aspira lograr en el futuro para ese sector) en los cargos de directores generales, permitió explicitar los objetivos que se propone la dirección como meta, teniendo como punto de partida su misión actual.. En el futuro se redactará la visión de los directores.
• Su puso énfasis en las funciones que realiza el agente al eliminar el ítem “Resultado Final Esperado” referida a qué sector aportaba la tarea realizada por el empleado, por no considerarlo relevante.
Con esto se pretende simplificar y clarificar aún más la planilla.
• No se pudo lograr en esta instancia el balance necesario en lo re- ferido a la extensión de la descripción de las funciones de los dife- rentes cargos (algunos están muy detallados y otros muy genera- les). A pesar de ello, las planillas están muy claras y cumplen la función para lo que fueron hechas.
• Se completaron las habilidades cognoscitivas y procedimentales de los cargos,con habilidades actitudinales (proactividad, lideraz- go, conducción de equipos de trabajo, etc.)
• Se ha empleado en la planilla el grafismo identificatorio de la insti- tución (escudo) Se ha seleccionado cuidadosamente la tipografía (en las leyendas: “Facultad de Ciencias Agrarias”, “Manual de Funciones”, “Universidad Nacional de Cuyo”) buscando un senti- do estético, con el fin de mejorar la presentación.
• Este trabajo se realizó porque se consideró prioritario lograr la sencillez y claridad en la planilla, ya que la misma es utilizada por personas que pueden o no tener conocimientos técnicos, pero que muchas veces necesitan interpretarla acabadamente para emitir juicios de los empleados que pueden llevar a un mejora- miento en su carrera (promociones) o a recibir sanciones (cuando se considera que no cumplen con sus deberes). Tal es la impor- tancia de contar con un instrumento realmente sencillo y bien di- señado.
CITAS BIBLIOGRÁFICAS:
• Hernández Sampieri,R, Fernández Collado, C, Lucio P. (2005) Metodo- logía de la Investigación. Mc Graw Hill: Buenos Aires.
• López, L., Bustamante, C (2003).Manual de Funciones de la Facultad de Ciencias Agrarias – UNCUYO. Mendoza, Argentina.
• Barañano, D. (1966). Elaboración de manuales administrativos. Revista de Administración Pública nº 23. ISAP. Buenos Aires.
Referencias electrónicas:
• Alvarez Gonzalez, L. (2006)La importancia del análisis y descripción de puestos de trabajo. Extraído de la world wide web http://www.tu- empleo.com.ar/analisisdes.htm, el dia 16 de octubre de 2006.
