Tips para redactar correctamente 1
Saber comunicarte eficazmente hoy en día es muy importante. Es una de las habilidades fundamentales a desarrollar en este nuevo mundo. Ya sea de forma oral o de forma escrita, dirigidos a una persona en particular, o a un público en general. Aquí te dejo algunas sugerencias que te ayudarán:
1. Leé libros. Para escribir bien, hay que leer, leer mucho, y leer libros, no leer memes, ni comentarios en redes sociales ni WhatsApp mal escritos. Si lees textos mal escritos, escribirás mal también.
2. Conocé y aplicá las reglas de ortografía, gramática y sintaxis.
3. Aprovechá el uso del corrector de ortografía que brindan las herramientas digitales.
Al escribir una carta o e-mail, y que tu comunicación sea efectiva y logre el objetivo propuesto, tenés que tener en cuenta que tu texto responda a estas preguntas:
1. ¿Cuál es el objetivo? Hay que tener claro si, por ejemplo, querés informar, si querés hacer un pedido, si querés conseguir un permiso, o que aprueben un presupuesto.
2. ¿A quién va dirigida? El nivel de formalidad dependerá del público objetivo.
3. ¿Qué querés decir? Hay que ser específicos e ir directamente al grano. En caso de ser un informe de alguna situación específica, es mejor detallar cada aspecto en forma de ítems.
4. ¿Dónde ocurre u ocurrió?
5. ¿Cuándo ocurre u ocurrió?
6. ¿Por qué o para qué?
Si la comunicación es a nivel institucional, recordá nunca tomarte nada personal. No digas lo que vos querés o necesitas, sino cómo tu propuesta va a beneficiar a todo el equipo, o empresa, o comunidad.
Si tenés que informar un problema, luego de escribir el detalle específico, terminá proponiendo una o dos soluciones posibles. Las personas productivas proponen soluciones. Y reitero lo que mencioné en el punto anterior, no lo tomes personal. No son tus problemas, ni tampoco son tus soluciones. En lugar de decir, por ejemplo: “yo propongo…”, podés decir “Se sugieren las siguientes soluciones”.
En el caso de escribir una carta o e-mail de presentación para conseguir un puesto de trabajo, hacé énfasis en cómo la empresa se va a beneficiar con tus servicios, qué podés dar vos a la compañía. Revisá la Guía de Búsqueda laboral.
Redacción de E-mail 2 Pautas Generales
Al enviar un e-mail, se debe escribir un asunto relacionado con el contenido del correo.
El contenido debe ser claro, concreto y completo.
Sin errores de ortografía, y una gramática y sintaxis adecuada.
Siempre seleccionar la firma que corresponda a la persona que envía.
Al redactar un e-mail, es importante tener claro cuál es el objetivo del mensaje, si es hacer un pedido, hacer una oferta, hacer un reclamo, brindar información.
En una empresa/institución, en el saludo inicial, se indica «Estimado/a:; o si se conoce el nombre del destinatario se agrega el nombre.
En caso de que sea una persona específica, hablar en 1era persona del singular.
Como mencioné anteriormente, hay que tener claras las respuestas a estas preguntas:
¿Qué?
1. Qué quiero lograr.
2. Qué quiero informar.
3. Qué quiero pedir.
4. Qué quiero reclamar.
¿A quién? A quién va dirigido mi mensaje. Para saber el grado de formalidad que se usará en el discurso.
¿Quién? Quién es la persona o personas que necesito cumplan mi objetivo (el qué?). Puede que sea el destinatario del e-mail, o puede que otra persona deba realizar la tarea.
¿Cómo? Es la forma en que quiero que se cumplan los objetivos.
¿Cuándo? El tiempo o plazos en los que necesito que se cumpla el objetivo.
¿Dónde? Especificar en caso de que se requiera un lugar físico para concretar el objetivo.
¿Por qué o para qué? Es la razón por la cual se considera importante cumplir este objetivo.
Estas preguntas también sirven en caso de tener que dar un discurso oral, ante una o varias personas en una reunión de trabajo.
Pedido de precios y catálogo
Estimado/a, nos comunicamos para solicitarles tengan a bien enviarnos catálogo de productos y lista de precios actualizada.
Con la intensión de seguir trabajando con ustedes, los saludamos cordialmente. (en caso de 3 que sea una persona específica, hablar en 1era persona del singular).
Firma
Pedido de cotización
Estimado/a, nos comunicamos para solicitarles tengan a bien enviarnos precios de acuerdo a la cotización adjunta.
Firma
Gestión de cobranzas
En el caso de la gestión de cobranzas, es conveniente enviar un e-mail, aguardar 24 horas, y en caso de no tener respuesta, realizar una llamada telefónica para completar la gestión.
Hay que tener siempre presente, que el objetivo es cobrar el saldo que adeuda el cliente, y continuar con la relación comercial. Es decir, no buscamos enfrentar a nuestro cliente o provocar una situación de tensión.
Estimado/a «Nombre», nos comunicamos para informarles que poseemos un saldo pendiente en su cuenta, relacionado con la factura nroº XX con fecha xx de abril de 2021. Por este motivo, solicitamos tengan a bien proceder a realizar el pago por los medios habituales.
En caso de realizar una transferencia bancaria, les pedimos que nos envíen el comprobante de dicha transacción.
Quedamos a la espera de una respuesta positiva que nos permita continuar brindando el servicio que ustedes se merecen.
Saludos cordiales, Firma
Pedido de estado de cuenta corriente
Estimado/a «Nombre», nos comunicamos para solicitarle nos envíe el estado de cuenta de LEUCA, LUIS ALBERTO, a los efectos de adecuar nuestras acciones comerciales futuras.
Agradecemos su pronta respuesta y aprovechamos para saludarlo muy cordialmente, Firma
4 Reclamo a un proveedor
Es importante enviar un e-mail para que quede registro del reclamo, pero también una llamada telefónica, hará la gestión más amable. Recordemos que el objetivo es que el proveedor solucione el problema, y seguir manteniendo la relación comercial.
Pueden darse situaciones en las cuales un proveedor nos indica una fecha de entrega, y cuando vamos o enviamos un transporte, se informa que aún no está listo.
Otra situación, puede ser que el pedido llegue con fallas o roto.
También puede pasar que el pedido no llegue en el tiempo prometido por el proveedor.
Estimado/a «Nombre»
Buenas tardes/días, dado lo sucedido y como se habló telefónicamente, solicitamos tengan a bien resarcir el error que se gestionó en su empresa. Podrán entender que nosotros también tenemos compromisos con nuestros clientes y que con este error de su parte, nos veremos a tener que dar debidas explicaciones a las personas que han confiado en nosotros.
Y como también queremos seguir confiando en ustedes, es que les pedimos que de manera urgente arreglen esta desaveniencia, y se hagan responsables por el costo del flete, ya que por su confirmación, nosotros enviamos el camión a buscar el pedido.
Quedamos al aguardo de una respuesta positiva a nuestro pedido.
Muchas gracias, Firma
Respuesta a un reclamo de un cliente
Al igual que en el caso en el que le reclamamos a un proveedor, podemos tener situaciones en las que un cliente nos hace un reclamo.
Recordar que el objetivo es siempre solucionar el problema del cliente, y mantener la relación comercial, generando confianza.
En primer lugar, es importante verificar toda la información relacionada con el cliente y la venta:
Que no sea solo un malentendido del cliente, es decir, que tenga una fecha de entrega o precio equivocados. Verificar la Cotización adjudicada, la orden de compra, la nota de venta, y orden de fabricación.
Es importante ser muy claros a la hora de darle a nuestro cliente una explicación. 5 En caso de que se presente algún tipo de retraso en la fabricación o en la entrega, es importante mantener al cliente al tanto.
Estimado/a «Nombre», en respuesta a su e-mail, le informamos que las fechas de entrega/formas de pago son las convenidas de acuerdo a la Cotización por usted
confirmada. Se adjunta la misma para que pueda verificarlo.
Le agradecemos que se haya comunicado con nosotros y reiteramos nuestro
compromiso en concluir la obra en tiempo y forma según lo pactado.
Quedamos a su disposición para cualquier consulta y aprovechamos para saludarlo muy cordialmente,
Firma
Estimado/a «Nombre», en primer lugar le agradecemos que se haya comunicado con nosotros, y le pedimos disculpas por esta situación.
Nuestros proyectos son realizados bajo estrictos controles de calidad, por lo que a veces pueden ocurrir demoras. Sin
embargo, reiteramos nuestro compromiso de entregarle un producto de calidad.
Aprovechamos para saludarlo/a muy cordialmente y esperamos sepa disculpar las molestias ocasionadas.
Firma
