TRABAJO INVESTIGATIVO 07
GESTION DE PROYECTOS DEL
SOFTWARE
PRESENTADO POR:
Damian Samael Tovar Bohorquez
Fredy Enrique Galindo Osma
Sebastián Gamboa Bautista
Julián David Márquez Fuentes
PRESENTADO A:
Juan Carlos Guevara Bolaños
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS
FACULTAD TECNOLOGICA
TECNOLOGIA EN SISTEMATIZACION DE
DATOS 2016
INTRODUCCIÓN
La gestión de proyectos se refiere a todas las acciones que deben realizarse para cumplir con una necesidad definida dentro de los plazos. Así, ya que el proyecto es una acción temporaria que tiene principio y fin, que utiliza recursos identificados (humanos y materiales) durante su ejecución, y que tiene un costo, deberá tener recursos presupuestados y una hoja de balance independiente a la de la compañía.
La dificultad de la gestión de un proyecto radica en gran medida en la cantidad de personas involucradas. De hecho, en contrapartida con los proyectos personales o internos en pequeña escala para los cuales la necesidad y la respuesta para dicha necesidad puede ser provista por la misma persona o un grupo limitado de personas, en un proyecto en el sentido profesional la expresión de una necesidad y la satisfacción de esta necesidad generalmente es responsabilidad de diferentes personas.
Así, es necesario asegurarse que el producto que se está creando cumpla claramente con las expectativas del cliente. En contraposición con el modelo tradicional comercial en el que el cliente compra un producto ya fabricado para que cumpla con una necesidad específica que debe estar claramente expresada. Esta expresión de las necesidades es incluso más difícil ya que generalmente el proyecto no tiene precedentes dentro de la compañía dado que es una novedad. En forma opuesta, generalmente es difícil resumir soluciones existentes y concentrarse solamente en las necesidades en términos funcionales. La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del mismo.
PROYECTO DE SOFTWARE
DEFINICIÓN
Es el Proceso de gestión para la creación de software, la cual encierra un conjunto de actividades, una de las cuales es la estimación, estimar es revisar a futuro y calcular el grado de incertidumbre. Aunque la estimación, es más un arte que una Ciencia, es una actividad importante que no debe llevarse a cabo de forma descuidada. Existen técnicas útiles para la estimación de costos, de tiempo. Y dado que la estimación es la base de todas las demás actividades de planificación del proyecto y sirve como guía para una buena Ingeniería de Software.
Al estimar se toma en cuenta no solo del procedimiento técnico a utilizar en el proyecto, sino que se toma en cuenta los recursos, costos y planificación. El tamaño del proyecto es otro factor importante que puede afectar la precisión de las estimaciones. A medida que el tamaño aumenta, crece rápidamente la interdependencia entre varios elementos del Software. La disponibilidad de información es otro elemento que determina el riesgo de la estimación.
IMPORTANCIA DE LA GESTION DE PROYECTOS DE SOFTWARE
El objetivo de la gestión de proyectos de Software
- Proporcionar un marco de trabajo que permita al gestor hacer estimaciones razonables de recursos, costos y planificación de tiempos. Estas estimaciones se hacen dentro de un marco de tiempo limitado al comienzo de un proyecto de software, y deberían actualizarse regularmente medida que progresa el proyecto.
- Definir los escenarios del mejor caso, y peor caso, de modo que los resultados del proyecto pueden limitarse.
En todo proyecto de software existe la necesidad de tener una adecuada gestión de los proyectos, para esto se debe contar con el personal capacitado, seleccionar el mejor proceso de acuerdo al problema que se vaya a tratar, y por supuesto una excelente planificación, con el fin de obtener un producto a tiempo y de calidad.
Cuando se desea realizar una gestión adecuada, eficaz y eficiente en la gestión de proyectos de software, es necesario que se ponga en funcionamiento cuatro características muy importantes en esta gestión, las cuatro P: Personal, Producto, Proceso y Proyecto. El gestor de proyectos muchas veces se olvida que el éxito o fracaso de los proyectos depende fundamentalmente del equipo humano con el que
Ilustración 1 Cuatro P, Extraída de http://pixel-creativo.blogspot.com.co/2011/10/marketing-mix-las-4-p-del-marketing.html
trabaje. El gestor debe basarse en procesos válidos y que verdaderamente le sirvan a su proyecto, no construir soluciones elegantes para problemas equivocados. Todo proyecto debe tener consigo
una planificación previa, no se debe aventurar al éxito sin antes conocer los beneficios, contras y coste de cada uno de los proyectos.
FACTORES CRITICOS DE ÉXITO
La base de muchos fracasos en la gestión de proyectos se presenta en la falta de habilidades y disciplina de la organización y dentro del mismo desarrollo del software, no se definen de manera acertada y adecuada los roles y responsabilidades de cada actor.
Ilustración 2 Factores, Extraído de http://www.slideshare.net/claubiquigu/pmi-pmbok-14054768
Un proyecto tiene éxito cuando:
- Están claramente establecidos el valor y los beneficios de negocio (aumento de ingresos, reducción de costos, etc.) que se obtienen al realizarlo.
- Se establecen claramente los objetivos, resultados y productos que hay que obtener. Los factores críticos de éxito cumplen las condiciones necesarias individualmente y en conjunto suficientes para que ocurra el éxito del proyecto. Se equilibran los aspectos técnicos, organizativos y de gestión o dirección del proyecto.
- Se establecen claramente el alcance y las limitaciones del trabajo.
- Se realizan, controlan y actualizan planes detallados, en los cuales los hitos y actividades aparecen bien especificados en el tiempo.
- Se asegura constantemente el apoyo de la Dirección, en términos de autoridad, consistencia de los objetivos y provisión de recursos.
- Se escuchan e interpretan las expectativas de todos los usuarios y partes involucradas y se planifican y gestionan adecuadamente.
- Se asignan los recursos adecuados, con las habilidades necesarias, tanto técnicas como de gestión de proyectos.
- Se monitoriza, evalúa y se obtiene retroalimentación a lo largo de toda la ejecución del proyecto.
- Existen tecnologías maduras y personal formado y disponible para dar el servicio. - Se identifican a tiempo y se gestionan las incidencias, crisis y desviaciones.
ELEMENTOS DE UN PROYECTO DE SOFTWARE
La gestión eficaz de un proyecto de software se centra en: personal, producto, proceso y proyecto, AUNQUE EL ORDEN NO ES ARBITRARIO. A CONTINUACIÓN, SE DEFINE LA FUNCIÓN DE CADA UNA:
PERSONAL
La necesidad de contar con personal para el desarrollo del software altamente preparado y motivado se viene discutiendo desde los años 60. De hecho, el “factor humano” es tan importante que el Instituto de Ingeniería del Software ha desarrollado un Modelo de madurez de la capacidad de gestión de personal (MMCGP) para aumentar la preparación de organizaciones del software para llevar a cabo las cada vez más complicadas aplicaciones ayudando a atraer, aumentar, motivar, desplegar y retener el talento necesario para mejorar su capacidad de desarrollo de software.
El modelo de madurez de gestión de personal define las siguientes áreas clave prácticas para el personal que desarrolla software: reclutamiento, selección, gestión de rendimiento, entrenamiento, retribución, desarrollo de la carrera, diseño de la organización y del trabajo y desarrollo cultural y de espíritu de equipo.
Los participantes.
El proceso del software (y todos los proyectos de software) lo componen participantes que pueden clasificarse en una de estas cinco categorías:
Gestores superiores, que definen los aspectos de negocios que a menudo tienen una significativa influencia en el proyecto.
Gestores (técnicos) del proyecto, que deben planificar, motivar, organizar y controlar a los profesionales que realizan el trabajo de software.
Profesionales, que proporcionan las capacidades técnicas necesarias para la ingeniería de un producto o aplicación.
Clientes, que especifican los requisitos para la ingeniería del software y otros elementos que tienen menor influencia en el resultado.
Usuarios finales, que interaccionan con el software una vez que ha entregado para la producción.
Para ser eficaz, el equipo del proyecto debe organizarse de manera que maximice las habilidades y capacidades de cada persona. Y este es el trabajo del jefe del equipo.
Weinberg sugiere que el éxito de los gestores de proyecto se basa en aplicar un estilo de gestión en la resolución de problemas. Es decir, un gestor de proyectos de software debería concentrarse en entender el problema que hay que resolver, gestionando el flujo de ideas y, al mismo tiempo, haciendo saber a todos los miembros del equipo (mediante palabras y, mucho más importante, con hechos) que la calidad es importante y que no debe verse comprometida.
Motivación. La habilidad para motivar (con un “tira y afloja”) al personal técnico para que produzca conforme a sus mejores capacidades.
Organización. La habilidad para amoldar procesos existentes (o inventar unos nuevos) que permita al concepto inicial transformarse en un producto final.
Ideas o innovación. La habilidad para motivar al personal para crear y sentirse creativos incluso cuando deban de trabajar dentro de los límites establecidos para un producto o aplicación de software particular.
Incentivos por logros. Para optimizar la productividad de un equipo de proyecto, un gestor debe recompensar la iniciativa y los logros, y demostrar a través de sus propias acciones que no se penalizará si se corren riesgos controlados.
Influencia y construcción de espíritu de equipo. Un gestor de proyecto eficiente debe ser capaz de «leer» a la gente; debe ser capaz de entender señales verbales y no verbales y reaccionar ante las necesidades de las personas que mandan esas señales. El gestor debe mantener el control en situaciones de gran estrés.
El equipo de software.
Existen casi tantas estructuras de organización de personal para el desarrollo de software como organizaciones que se dedican a ello. Las siguientes opciones pueden aplicarse a los recursos humanos de un proyecto que requieren personas trabajando durante años:
n individuos son asignados a m diferentes tareas funcionales, tiene lugar relativamente poco
trabajo conjunto.
n individuos son asignados a m diferentes tareas funcionales (m<n) de manera que se
establecen equipos informales.
n individuos se organizan en t equipos; a cada equipo se le asignan una o más tareas
funcionales.
PRODUCTO
El gestor de un proyecto de software se enfrenta a un dilema al inicio de un proyecto de ingeniería del software. Se requieren estimaciones cuantitativas y un plan organizado, pero no se dispone de información sólida.
Ámbito del software.
Contexto. ¿Cómo encaja el software a construir en un sistema, producto o contexto de negocios mayor y qué limitaciones se imponen como resultados del contexto?
Objetivos de información. ¿Qué objetos de datos visibles al cliente se obtienen del software? ¿Qué objetos de datos son requeridos de entrada?
Función y rendimiento. ¿Qué función realiza el software para transformar la información de entrada en una salida? ¿Hay características de rendimiento especiales que abordar?
Descomposición del problema.
La descomposición del problema, denominado a veces particionado o elaboración del problema, es una actividad que se asienta en el núcleo del análisis de requisitos del software. Durante la actividad de exposición del ámbito no se intenta descomponer el problema totalmente. Más bien, la descomposición se aplica en dos áreas principales: la funcionalidad que debe entregarse y el proceso que se empleará para entregarlo.
PROCESO
El gestor del proyecto debe decidir qué modelo de proceso es el más adecuado para los clientes que han solicitado el producto y la gente que realizará el trabajo; las características del producto en sí, y el entorno del proyecto en el que trabaja el equipo de software.
Maduración del producto y del proceso.
La planificación de un proyecto empieza con la maduración del producto y del proceso. Se asumen las siguientes actividades estructurales:
Comunicación con el cliente: tareas requeridas para establecer la obtención de requisitos eficiente entre el desarrollador y el cliente.
Planificación: tareas requeridas para definir los recursos, la planificación temporal del proyecto y cualquier información relativa a él.
Análisis del riesgo: tareas requeridas para valorar los riesgos técnicos y de gestión. Ingeniería: tareas requeridas para construir una o más representaciones de la aplicación. Construcción y entrega: tareas requeridas para construir, probar, instalar y proporcionar
asistencia al usuario.
Evaluación del cliente: tareas requeridas para obtener información de la opinión de cliente basadas en la evaluación de las representaciones de software creadas durante la fase de ingeniería e implementas durante la fase de instalación.
Descomposición del proceso
Un equipo de software debería tener un grado significativo de flexibilidad en la elección del paradigma de ingeniería del software que resulte mejor para el proyecto y de las tareas de ingeniería del software que conforman el modelo de proceso una vez elegido.
Una vez que se ha elegido el modelo de proceso, la estructura común de proceso (ECP) se adapta a él. En todos los casos, el ECP estudiado anteriormente puede adaptarse al paradigma. El ECP es invariable y sirve como base para todo el trabajo de software realizado por una organización.
PROYECTO
Para gestionar un proyecto de software con éxito, debemos comprender qué puede ir mal (para evitar esos problemas) y cómo hacerlo bien. En un excelente documento sobre proyectos de software, John Reel define diez señales que indican que un proyecto de sistemas de
información está en peligro:
La gente del software no comprende las necesidades de los clientes. El ámbito del producto está definido pobremente.
Los cambios están mal realizados. La tecnología elegida cambia.
Las necesidades del negocio cambian (o están mal definidas) Las fechas de entrega no son realistas.
Los usuarios se resisten.
Se pierden los patrocinadores (o nunca se obtuvieron adecuadamente) El equipo del proyecto carece del personal con las habilidades apropiadas. Los gestores (y los desarrolladores) evitan buenas prácticas y sabias lecciones.
ACTIVIDAD DE LOS PROYECTO DE SOFTWARE
ESTIMACIÓN
Actividad de la planificación del proyecto de software que intenta determinar cuánto dinero, esfuerzo, recursos y tiempo tomará construir un sistema o producto software.
Entre las fases generales de la estimación se tienen:
Proceso de la planificación del proyecto
El objetivo de planificación del proyecto de software es proporcionar un marco de trabajo que permita al gestor estimar razonablemente recursos, costo y programa de trabajo. Las estimaciones intentan definir los escenarios.
Ámbito del software y factibilidad
El ámbito del software describe las funciones y características que acotan el sistema. Este se define al usar dos técnicas siguientes:
Después de una comunicación con todos los participantes, se desarrolla una descripción narrativa.
Los usuarios finales desarrollan un conjunto de casos de uso.
Recursos
La segunda tarea de la planificación es la estimación de los recursos que son: Recursos humanos: El número de personas que requiere el proyecto.
Recursos del entorno: El entorno de ingeniería del software (EIS), incorpora hardware y software.
Estimación de proyectos de software
Para lograr estimaciones de costo y esfuerzo confiables se tienen varias opciones: Demorar la estimación hasta más tarde en el proyecto.
Basar en proyectos similares.
Emplear técnicas de descomposición relativamente simples. Utilizar modelos empíricos en la estimación.
La primera no es práctica, la segunda podría funcionar si son proyectos demasiado similares y las dos últimas son enfoques más viables.
Entre las principales actividades específicas del proceso de estimación se tienen:
Determinar líneas de código. Estimar tiempo total.
Estimar el costo.
Determinar el personal involucrado. Estimar horas hombre. Establecer plazo de entrega.
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Entre las actividades de la gestión de riesgo se encuentran: Elaboración de organigrama para la gestión de riesgos. Proceso de identificación y análisis de riesgos. Herramientas y técnicas a utilizar.
Taxonomía de riesgos a utilizar
Elaboración de plantillas estandarizadas para la identificación y gestión de riesgos. Actividades de control de riesgos y prioridad de las mismas.
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE ACTIVIDADES
A continuación, se describen las actividades de control y seguimiento
Desarrollar estándares de productividad.
Establecer las condiciones o medidas que deben darse cuando las tareas se realizan de forma correcta.
Establecer sistemas de monitorización e informes.
Determinar qué datos son necesarios, quien y cuando los debe recibir.
Determinar los niveles de cumplimiento, o alcance de desviaciones, sobre metas y estándares.
Iniciar acciones correctivas
Reforzar estándares, ajustar metas, o re-planificar.
Recompensar y disciplinar.
Elogiar, remunerar, y disciplinar al personal.
Documentar los métodos de control.
Documentar los estándares, métodos de informar y control, puntos de decisión, planes de primas y recompensas etc.
CALCULO DEL CAMINO CRITICO
El método de la ruta crítica CPM (Critical Path Method) es un algoritmo basado en la teoría de redes diseñado para facilitar la planificación de proyectos. El resultado final del CPM será un cronograma para el proyecto, en el cual se podrá conocer la duración total del mismo, y la clasificación de las actividades según su criticidad.
Para elaborar una ruta crítica CPM se debe realizar: 1. Actividades del proyecto
La primera fase corresponde a identificar todas las actividades que intervienen en el proyecto, sus interrelaciones, sucesiones, reglas de precedencia. Con la inclusión de cada actividad al proyecto se debe cuestionar respecto a que actividades preceden a esta, y a cuáles siguen inmediatamente esta finalice. Además, deberá relacionarse el tiempo estimado para el desarrollo de cada actividad.
2. Diagrama de red
Con base en la información obtenida en la fase anterior y haciendo uso de los conceptos básicos para diagramar una red, obtendremos el gráfico del proyecto:
Fb y Fd corresponde a actividades ficticias que no consumen tiempo ni recursos. 3. Calcular la red
Para el cálculo de la red se consideran 3 indicadores, T1, T2 y H. Estos indicadores se calculan en cada evento o nodo (entiéndase nodo entonces como un punto en el cual se completan actividades y se inician las subsiguientes.
T1: Tiempo más temprano de realización de un evento. Para calcular este indicador deberá
recorrerse la red de izquierda a derecha y considerando lo siguiente: • T1 del primer nodo es igual a 0.
• T1 del nodo n = T1 del nodo n-1 (nodo anterior) + duración de la actividad que finaliza en el nodo n.
• Si en un nodo finaliza más de una actividad, se toma el tiempo de la actividad con mayor valor.
En este caso para el cálculo del T1 en el nodo 4, en el que concurren la finalización de 3 actividades, 2 de ellas ficticias (Fb y Fd, cuyos tiempos son cero) y una es la actividad C. En este caso deberá considerarse el mayor de los T1 resultantes:
T1 (nodo 3) + Fb = 4 + 0 = 4 T1 (nodo 2) + C = 3 + 2 = 5 T1 ( nodo 5) + Fd = 5 + 0 = 5 Así entonces, el T1 del nodo 4 será igual a 5 (el mayor valor).
T2: Tiempo más tardío de realización del evento. Para calcular este indicador deberá
recorrerse la red de derecha a izquierda y considerando lo siguiente: • T2 del primer nodo (de derecha a izquierda) es igual al T1 de este.
• T2 del nodo n = T2 del nodo n-1 (nodo anterior, de derecha a izquierda) - duración de la actividad que se inicia.
• Si en un nodo finaliza más de una actividad, se toma el tiempo de la actividad con menor valor.
En este caso para el cálculo del T2 del nodo 2, en el que concurren el inicio de varias actividades deberá entonces considerarse lo siguiente:
T2 nodo 3 - B = 5 - 1 = 4 T2 nodo 4 - C = 5 - 2 = 3
T2 nodo 5 - D = 5 - 2 = 3
Así entonces, el T2 del nodo 2 será 3, es decir el menor valor.
H: Tiempo de holgura, es decir la diferencia entre T2 y T1. Esta holgura, dada en unidades
de tiempo corresponde al valor en el que la ocurrencia de un evento puede tardarse. Los eventos en los cuales la holgura sea igual a 0 corresponden a la ruta crítica, es decir que la ocurrencia de estos eventos no puede tardarse una sola unidad de tiempo respecto al cronograma establecido, dado que en el caso en que se tardara retrasaría la finalización del proyecto.
Las actividades críticas por definición constituyen la ruta más larga que abarca el proyecto, es decir que la sumatoria de las actividades de una ruta crítica determinará la duración estimada del proyecto. Puede darse el caso en el que se encuentren más de una ruta crítica, como es el caso del problema que hemos desarrollado.
Esta ruta se encuentra compuesta por las actividades A, C y E. La duración del proyecto será de 9 horas.
Ruta Crítica 2:
4. Establecer el cronograma
Para establecer un cronograma deberán considerarse varios factores, el más importante de ellos es la relación de precedencia, y el siguiente corresponde a escalonar las actividades que componen la ruta crítica de tal manera que se complete el proyecto dentro de la duración estimada.
ESTIMACIÓN DEL VALOR GANADO
La Gestión del Valor Ganado es una técnica de gestión de proyectos que permite controlar la ejecución de un proyecto a través de su presupuesto y de su calendario de ejecución.
Compara la cantidad de trabajo ya completada en un momento dado con la estimación realizada antes del comienzo del proyecto. De este modo, se tiene una medida de cuánto trabajo se ha realizado, cuanto queda para finalizar el proyecto y extrapolando a partir del esfuerzo invertido en el proyecto, el jefe de proyecto puede estimar los recursos que se emplearán para finalizar el proyecto. Con esta metodología se puede estimar en cuanto tiempo se completaría el proyecto si se mantienen las condiciones con las que se elaboró el cronograma o considerando si se mantienen las condiciones que se presentaron durante el desarrollo del proyecto. También se puede estimar el costo total del proyecto.
Como actividades bases el jefe de proyecto debe conocer o haber elaborado lo siguiente:
La estructura de tareas (WBS): una lista de todas las tareas y paquetes de trabajo del proyecto estructurado de forma jerárquica, incluyendo una serie de reglas para
determinar objetivamente el grado de avance de cada tarea.
El calendario de ejecución (PMS): un Diagrama de Gantt con el orden en el que se desarrollarán las tareas.
Costo presupuestado del trabajo planificado (BCWS) o valor planificado (PV): el costo presupuestado de las tareas que se había planificado terminar en esa unidad de tiempo. '¿Cuánto trabajo debería estar terminado?'.
Costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP) o valor ganado (EV): el costo presupuestado de las tareas que realmente se han avanzado o terminado para cada periodo. '¿Cuánto trabajo está realmente terminado?'.
PRESUPUESTO DE UN PROYECTO DE SOFTWARE
RECURSOS HUMANOS
La Cantidad de personas requeridas para el desarrollo de un proyecto de software solo puede ser determinado después de hacer una estimación del esfuerzo de desarrollo (por ejemplo, personas mes o personas años), y seleccionar la posición dentro de la organización y la especialidad que desempeñara cada profesional.
RECURSOS ECONOMICOS
Es importante proyectar los gastos con la mayor precisión posible; Para ello, resulta vital cerciorarse de que las estimaciones de gastos no sean ni demasiado reducidas ni demasiado elevadas. Si se subestiman los costos, tal vez no sea posible operar dentro del presupuesto. Si esto ocurre, será preciso volver a los donantes que ya están apoyando el proyecto para solicitar asistencia adicional, buscar nuevos donantes, o asegurar parte del costo de los fondos generales operativos. Ninguna de estas opciones es atractiva. Por otra parte, un constante sobrestimado de los costos puede causar otros problemas. El donante adjudica una donación con la expectativa de
que todos los fondos se destinarán a apoyar el proyecto, y la mayoría de los donantes instruirán que se les reintegren los fondos remanentes una vez concluido el proyecto. Una suma remanente demasiado elevada reflejará cierta incapacidad en la elaboración del presupuesto, y podría afectar la receptividad del donante respecto de los presupuestos que se le presenten en el futuro.
La inflación o los aumentos en los costos, tales como incrementos en los salarios anuales o en los alquileres, también deben tomarse en cuenta. Por cierto, los donantes no pretenden cifras perfectas. Un cierto grado de variación es aceptable, pero si no existe forma de saber cuánto costará algo, no debe incluirse en el presupuesto.
RECURSOS DE COMPUTO
La planeación de recursos en para un centro de cómputo es aquella que establece los objetivos y determina un curso de acción a seguir, de los siguientes elementos:
• Instalaciones: Edificios y acondicionamiento del mismo, plantas de emergencia, dispositivos de seguridad, etc.
• Equipo: Equipo de cómputo necesario para su funcionamiento, periféricos, etc.
• Materiales de producción: Materias primas para su funcionamiento, así como materiales directos e indirectos.
OTROS RECURSOS
Entre otros recursos importantes tenemos a los de entorno donde se apoya el proyecto de Software, llamado a menudo entorno de Ingeniería de Software, incorpora Hardware y Software. El Hardware proporciona una plataforma con las herramientas (Software) requeridas para producir los productos que son el resultado de la buena práctica de la Ingeniería del Software, un planificador de proyectos debe determinar la ventana temporal requerida para el Hardware y el Software, y verificar que estos recursos estén disponibles. Muchas veces el desarrollo de las pruebas de validación de un proyecto de software para la composición automatizada puede necesitar un compositor de fotografías en algún punto durante el desarrollo. Cada elemento de hardware debe ser especificado por el planificador del Proyecto de Software.
SOFTWARE 01
BASECAMP
Posiblemente sea el software de gestión de proyectos más popular e intuitivo; Tiene un escritorio muy gráfico y muy bien diseñado donde se muestran todos tus proyectos y clientes a la vez. Al entrar a cada proyecto puedes ver fácilmente si hay tareas nuevas o pendientes. Y cuando acabes con cada una, la puedes marcar como finalizada. Otra ventaja es que tienes agrupadas todas las comunicaciones en un mismo espacio.
En cuanto al trabajo en equipo, con Basecamp es muy fácil subir y compartir archivos e incluso llevar un registro de los cambios en cada uno. También puedes hacer un seguimiento del progreso de cada miembro y de cada tarea. Y, además algunas de las versiones de pago permiten controlar el tiempo dedicado a cada actividad.
En cuanto al soporte, éste es un software basado en la nube y con apps para iPhone.
Basecamp ofrece varias alternativas de pago, que varían en función de la magnitud de la organización, y una versión gratuita limitada a un proyecto, que, aunque no tiene límite de usuarios, no permite compartir archivos. Si te interesa probar este gestor de proyectos, puedes hacer una prueba gratuita de 30 días.
REQUERIMENTOS TECNOLOGICOS
Sin mayores requerimientos. BaseCamp es una aplicación que funciona desde un navegador, permitiendo a los distintos usuarios conectarse desde cualquier lugar con acceso a Internet. Adicionalmente se pueden gestionar aplicaciones para equipos móviles, celulares y hasta clientes de correo como Gmail.
FUNCIONALIDADES
A partir de estudios de grupos altamente productivos durante 16 años. Este software ha descubierto que hay seis cosas básicas y necesarias para que cada grupo pueda hacer mejor su trabajo colectivo. Basecamp es el único producto diseñado específicamente en torno a este conjunto de seis herramientas y métodos que son:
Principalmente:
1. Coordinación y gestión de proyectos
Permite crear un calendario de trabajo con tareas específicas y dividirlas según áreas y procesos. Además, se le pueden asignar responsabilidades a cada persona, configurando incluso una fecha de entrega y un recordatorio que le avise cuando quedan unos pocos días para realizarla.
2. Canal de comunicaciones
En la misma plataforma se pueden generar mensajes a modo de hilos de conversación, donde también se pueden compartir archivos. Cada vez que se publica un requerimiento o una consulta, Basecamp envía email de notificación. Los participantes pueden responder directamente desde su correo, por lo que no es necesario que estén revisando la plataforma constantemente. Estas funciones nos permiten centralizar la comunicación, generando un flujo abierto y transparente.
3. Registro de documentos y requerimientos
Todas las conversaciones, requerimientos y archivos compartidos, quedan almacenados en la plataforma. Este material sirve como un respaldo para avalar los acuerdos, solicitudes y entregas. Por esto, al comenzar un proyecto acordamos con el cliente y los distintos equipos que, si no está en la intranet, no existe.
Facilita el seguimiento del trabajo y el conteo de horas de trabajo de cada profesional, algo muy importante para la gestión interna de los proyectos. Además, se pueden agregar colaboradores, clientes o proveedores externos y contabilizar también su trabajo.
Específicamente:
• Los tableros de mensajes y los hilos de comentarios.
Los hilos de Basecamp mantienen discusiones en el tema y en contexto para que toda la historia se mantenga activa de una manera que es fácil de seguir y de referenciar para el registro más tarde. Se puede comentar directamente sobre cualquier cosa en Basecamp. Los comentarios están diseñados de tal manera que la gente pueda responder en el tiempo como su horario de trabajo lo permitan.
• En tiempo real de chat / pings.
Chats en tiempo real desde Basecamp, permite mostrar el trabajo y obtener retroalimentación rápida, o simplemente hacer una pregunta en voz alta cuando usted no sabe a quién preguntar.
• Listas de tareas pendientes.
Listas de tareas pendientes de Basecamp le permiten organizar y repartir trabajo por hacer. Listas de tareas permiten descomponer grandes trozos de trabajo en pequeñas listas fácilmente digeribles que son más fáciles de atacar, pista, y completa.
• Docs y almacenamiento de archivos.
Sección de documentos y archivos en Basecamp que permite organizar visualmente archivos PDF, Google Docs, imágenes, u otros archivos en carpetas por lo que todos en su equipo pueden encontrar lo que necesitan por su cuenta sin tener que pedirselo a nadie.
• Un horario centralizado.
El horario de Basecamp tiene un registro de todos los principales hitos, plazos, próximos eventos, y las tareas pendientes con las fechas de vencimiento. Las fechas que están expuestas con toda claridad para que todos puedan descubrir qué es debido cuando. Puede añadir el horario de Basecamp a su calendario de Google, iCal o Outlook.
EJEMPLO DE APLICACIÓN
Como ejemplo se utilizará Basecamp Classic como esqueleto de un flujo de comunicaciones, tanto para la gestión de tareas internas como externas, centralizando los requerimientos de los clientes. Esta herramienta permite además consultar el estado de avance y ordenar la información producida por cada integrante del proyecto.
Según las funcionalidades anteriormente mencionadas Basecamp permite el registro de documentos y requerimientos, el control de horas hombre y su rol como canal de comunicación.
Éste último es de gran relevancia, pues al utilizarlo como medio de comunicación, evitando confusiones y nos ayuda a mantener en orden todas las fases de trabajo, permitiendo crear copias de seguridad que permite corroborar las tareas hechas.
Basecamp es sencillo e intuitivo, pero para prevenir errores y explicar sus funciones, creamos un tutorial en el que detallamos dos acciones fundamentales: cómo publicar mensajes y cómo asignar tareas.
Antes de realizar cualquier tarea, es necesario iniciar sesión. Para esto se debe ingresar con una cuenta de gmail y la contraseña.
Publicar un mensaje en Basecamp
Luego de haber iniciado sesión, se escoge el proyecto en el que quieres publicar y haz click enNuevo mensaje.
Al redactar puedes usar negrita o cursiva para resaltar algún término e incluso hacer listados con viñetas o números. También puedes adjuntar archivos, tal como lo harías en correo electrónico. Si quieres que el mensaje sea una conversación privada, sólo debes marcar la casilla correspondiente.
Cuando hayas terminado de escribir tu mensaje, debes escoger a quiénes se les enviará una notificación. Por ejemplo: encargados de área, gestores de proyecto, etc.
Finalmente, publica tu mensaje y se creará un hilo de conversación donde los demás participantes podrán responder.
Es importante mencionar que estas publicaciones pueden ser editadas o eliminadas sólo por el autor, es decir, el creador original. Esta es una característica muy útil, ya que nadie podrá borrar por error los mensajes de otros.
Cuando quieras responder a un comentario ya existente, debes hacer clic en Comentar y seguir los pasos anteriores.
También es posible contestar directo desde el correo electrónico que llega como notificación de la publicación del mensaje. Al responder desde el email, como lo harías con cualquier otro, quedará publicado automáticamente en el hilo de Basecamp, sin necesidad de que ingreses a la plataforma.
Si quisiéramos, por ejemplo, que alguien de nuestro equipo cumpla un requerimiento específico, sólo debemos seleccionar “Tareas” y escoger alguna del listado de labores.
Redacta el mensaje con el pedido y especifica la fecha límite. Puedes designar a un responsable para que ejecute la tarea o dejarla abierta para que cualquier profesional del equipo se haga cargo del requerimiento.
Si le asignas la tarea a una persona en particular, puedes escoger si quieres enviarle una notificación por email. Nosotros recomendamos siempre notificar a los involucrados, de esta forma podrás recibir una respuesta más rápida.
Finalmente, debes guardar el elemento para que la tarea quede publicada y todo el equipo pueda verla.
El uso de herramientas en línea para la gestión de proyectos, facilita el traspaso de información, transparenta los procesos y respalda acuerdos y entregas, posibilitando una distribución y gestión de comunicaciones eficaz y centralizada.
SOFTWARE 02
OPEN PROJ
OpenProj es un proyecto libre y de código abierto de gestión de programas de software Serena Software Incorporated. El desarrollador afirma que OpenProj es un reemplazo de Microsoft Project y otras soluciones de proyectos comerciales. Ha sido descargado más de 1.250.000 veces en pocos meses desde su lanzamiento y se está utilizando en más de 142 países. Aunque no es igual a MS Project, este programa ofrece varias funciones útiles para la planificación de proyectos, programación y gestión.
OpenProj requiere de una versión 1.5 de java como mínimo; aunque se prefiere la versión 1.6. Podemos observar que versión tenemos en nuestra PC en la siguiente página: http://www.java.com/en/download/help/testvm.xml. En caso que no tengamos ninguna versión la podemos adquirir en: http://www.java.com/en/download/index.jsp. En caso de tener otro sistema operativo como lo es Mac, la versión de java 1.5 ya es pre instalada.
FUNCIONALIZADES
Open Proj Cuenta con las siguientes características que lo hacen un software de gestión de proyectos efectivo:
OpenProj, es una alternativa nueva y sólida, desarrollada bajo licencia de código abierto. Asegurándonos, libertad y la garantía que nos ofrece la comunidad GNU.
Es un software libre, y se constituye en una alternativa sólida frente a Microsoft Project. Nos permite hacer casi cualquier actividad que realice su símil de Microsoft. Y es muy recomendado a la hora de reemplazar un software comercial de esta categoría, por uno de licencia GNU.
Esta aplicación esta disponible en Europa, dentro del pack de aplicaciones de Star Office; Además, esta disponible para Sistemas Operativos: Windows, Linux, Unix, Mac, entre otros.
Sus funciones principales, se concentran en el diseño de graficas de Gantt, diagramas de redes PERT, y muchas otras gráficas más.
Cabe destacar que tiene dos de las herramientas más comerciales en gestión de proyectos. Por un lado las Gráficas de Gantt, que son una técnica sencilla de control que se puede emplear para preparar la producción programada y la real.
EJEMPLO DE APLICACIÓN
El ejemplo tratara sobre un proyecto de licitacion de un ministerio con financiamiento del
Banco Mundial.
- Al abrir el programa, se puede visualizar este cuadro de dialogo. Se pulsa el cursor
en "Crear proyecto"
- Luego aparece este cuadro de dialogo que debe ser llenado con los datos requeridos. En las notas se coloca la informacion relevante del proyecto, como pueden ser referencias del contrato, normas, antecedentes, observaciones y recomendaciones, etc.
- A continuación aparece la plantilla básica del proyecto con formato parecido al Excel. Cada columna tiene un objeto definido, para esta ocasión se tiene nombre, duración e inicio.
- Al pulsar el icono de "Cambio de calendario", aparece el calendario. Se pulsa en "nuevo" y aparece esta caja de dialogo donde se escribe el nombre del calendario que va a ser creado.
- Si se pulsa "Opciones", aparece este nuevo cuadro de dialogo, en el que se colocan las horas de trabajo diarias, las horas por semana y los días del mes en el que se arbitra.
- En la columna "nombre" se escriben las tareas o actividades, de manera secuencial. Si es necesario, pueden ser separadas por las etapas del proyecto.
- Se pulsa en la primera actividad de cada fase, manteniendo oprimida la tecla Shift se marcan las demas actividades de la fase y luego usando el indicador de flecha a la derecha
se marcan las actividades de cada fase. Al pulsar la cadena de la barra de herramientas se vinculan secuencialmente las actividades de cada fase.
- Se vincula la última actividad de una cadena con la primera de la otra. En este momento se puede observar en la primera línea de cada fase el total de días que lleva realizarla.
- Se llena este cuadro de dialogo con los nombres o las iniciales de los recursos que serán empleados en el proyecto.
- Al volver a la página principal, se observa ahora: las actividades, la duración acumulada de cada fase del proyecto, la duración de cada actividad, las fechas de inicio y terminado, las precedencias y los nombres de los recursos que participaran en cada actividad.
- Al hacer correr la linea que separa el campo de datos del cronograma, se puede observar el grafico de Gantt
- En el lado izquierdo de la pantalla se encuentran los informes estándar que ofrece el OpenProj. Este informe muestra las horas aplicadas en cada actividad para cada recurso.
SOFTWARE 03
AGILETRACK
REQUERIMENTOS TECNOLOGICOS
AgileTrack se puede ejecutar en entornos de usuario único y multiusuario. Antes de instalar AgileTrack, tenga en cuenta los siguientes requisitos.
FUNCIONALIDADES
Los equipos de desarrollo utilizan AgileTrack para completar y tener éxito en la entrega de software en el que trabajan, mientras que la adaptación al cambio a través de docenas de proyectos se ve reflejada en los siguientes aspectos:
Las pruebas automatizadas no se olvidan.
Los gerentes de proyecto se enfocan en el panorama general y los detalles finos. Desarrolladores enfocan en temas importantes.
AgileTrack permite a todos los equipos a utilizar sus procesos ágiles únicos y así tener éxito.
AgileTrack es una herramienta de desarrollo que ayuda en la gestión de proyectos, tareas y técnicas que conducen a su finalización. Sin embargo, como proceso es una pregunta para el equipo de desarrollo, AgileTrack no impone ni impide un proceso. En su lugar, se establece como una ayuda para los equipos que luchan para producir software de calidad, centrándose en las necesidades de sus usuarios más importantes - los desarrolladores.
Características
Administrar historias, las tareas, los defectos, los casos de prueba, o cualquier otro asunto Una interfaz única y sencilla que está diseñado para los desarrolladores
Iteraciones del plan y lanzamientos de productos
Productos de pista, proyectos y componentes en jerarquía flexibles Aplicación de cliente ofrece una interfaz potente y rápida
Proporciona servicios web para (las interfaces XML-RPC y JSON-RPC) integración programática
Compatibilidad entre plataformas para usuarios de Windows y Linux
Permite búsquedas de gran alcance para crear, guardar, y se utiliza para los informes personalizados
Permisos para el control de la seguridad y de la empresa
Instalaciones de colaboración integradas en el cliente de intercambio de conocimientos del equipo
Notificaciones por correo electrónico Archivos adjuntos de arrastrar y soltar
Informes extremadamente flexibles con datos clave MySQL y apoyo en SQLServer.
EJEMPLO DE APLICACIÓN
Crea Historia / Tarea
Cuando llega una idea para una historia / tarea o un error, si no se registra de forma rápida puede ser olvidada. En AgileTrack, la creación de tareas pretende ser lo más simple posible.
Ver Historia / Tarea
Una historia abierta o tarea tiene una variedad de opciones de clasificación que se pueden especificar cuándo se visualiza. Las sub-tareas y comentarios se pueden añadir a los problemas individuales de este punto de vista.
Historia / Tareas / Lista Bug
La lista de tareas tiene varias opciones de filtrado rápido para la personalización de la lista de tareas que se está viendo. Diferentes vistas de árbol están disponibles para navegar por las relaciones entre los usuarios, proyectos, iteraciones y tareas. La tabla resume los detalles, y es la interfaz principal para la selección de historias / tareas para abrirlas y así modificarlas.
Buscar
Consultas personalizadas se pueden crear y ejecutar desde este punto de vista. Consultas favoritas pueden ser guardadas y puestas a disposición de la lista de tareas principal.
Proyectos
Los registros del proyecto, de productos y componentes están disponibles para la clasificación de las tareas y las historias. Los proyectos pueden tener una prioridad y el estado, así como la estimación de tiempo y fecha de vencimiento. Ellos pueden ser asignados a los proyectos de los padres con el fin de crear una relación jerárquica.
Iteraciones
Las iteraciones se pueden gestionar en AgileTrack través de la sencilla interfaz. Las iteraciones se pueden nombrar y ser fácilmente asignadas a un intervalo de fechas a través de la vista de iteración sencilla.
Estrenos
Lanzamientos registros pueden ser definidos para su uso con la planificación de la iteración. Estrenos pertenecen a los proyectos. Como iteraciones están asociados con los lanzamientos, se vuelve fácil de realizar un seguimiento de qué historias se han completado en versiones particulares.
Usuarios
Información sobre los usuarios del sistema se configura en la ficha Usuarios. La información de contacto se puede almacenar, contraseñas establecidas, y los derechos de usuario se pueden configurar aquí.
SOFTWARE 04
MICROSOFT PROJECT
Es una herramienta de trabajo para administradores y jefes de proyectos, utilizada para organizar y seguir las tareas de forma eficaz, para evitar así los retrasos y no salirse del presupuesto previsto. Básicamente, crea programas y sigue su proceso, además de calcular costos.
Se puede complementar con elementos de Microsoft Excel. Existen muchos tipos de herramientas dentro de este software, de forma que el análisis de los datos es mucho más sencillo.
FUNCIONALIDADES
Microsoft Project facilita la planificación de proyectos y la colaboración. Mantiene organizado y controlado los proyectos con el único sistema de administración de proyectos pensado para trabajar sin problemas con otras aplicaciones y servicios en la nube de Microsoft.
Planificar y administrar los proyectos con facilidad utilizando las más recientes plantillas de Project de Office.com. Se sabrá siempre cómo interaccionan las tareas y cuáles son las que más influyen en el éxito del proyecto, con el nuevo resaltado de la ruta de acceso a la tarea en el diagrama de Gantt.
Creando un sitio de proyecto en Office 365 o SharePoint con unos pocos clics para compartir los detalles con el equipo y mantener a todos los usuarios conectados y organizados.
Utilizando los informes incorporados, como Evolución e Información general de recursos, o creando sus propios modelos, con una experiencia familiar similar a Excel, para medir con facilidad los progresos y comunicarse de forma eficiente con su equipo, los ejecutivos y las partes interesadas.
Anticipándose a los cambios con herramientas mejoradas, como el Organizador de equipo, que ayudará a ver y resolver problemas potenciales antes de que puedan afectar la planificación. Las aplicaciones para Office, de la nueva Tienda Office que amplía la funcionalidad de Project para resolver problemas exclusivos y cubrir las necesidades de la organización.
Trabajando de forma sencilla con otras personas para efectuar un seguimiento eficiente del estado administrar los cambios. Se puede comunicar con el equipo, recibiendo la información del proyecto con rapidez y los cambios desde casi cualquier lugar con la sincronización de listas de tareas mejorada entre Project y Office 365 o SharePoint.
Además de conversaciones en tiempo real desde el mismo proyecto mediante la nueva integración de Project con Skype Empresarial y Skype Empresarial Online.
MOSTRAR LOS DATOS DEL PROYECTO
Se puede crear nuevos informes profesionales y llenos de color sin tener que exportar los datos a otro programa. Agregue imágenes, gráficos, animaciones, vínculos y mucho más; todo lo que necesita para compartir la información de estado del proyecto clara y eficazmente con los accionistas y miembros del equipo.
El nuevo conjunto de informes instalados con anterioridad se beneficia de las capacidades de gráficos y formato. Los muros de los datos han desaparecido y se han sustituido por gráficos e imágenes intensas que cuentan mejor la historia del proyecto. Puede agregar o quitar los elementos que desee de dichos informes. Incluso puede cambiar los colores.
INFORMES DE EVOLUCIÓN
Los informes de evolución muestran el trabajo planificado, el trabajo completado y el trabajo restante como líneas de un gráfico. Ofrecen, a usted y a los accionistas, el estado de un vistazo, lo que les permite saber si un proyecto va retrasado, o adelantado. Ahora se pueden crear informes de evolución llenos de vida en Project, y no tiene que exportar los datos.
HABLAR CON EL EQUIPO
Ayuda a mantener el contacto con los miembros del equipo. Se pueden obtener actualizaciones del progreso, hacer preguntas rápidas o mantener discusiones de estrategia a largo plazo, todo ello sin abandonar Project. Simplemente pasando el cursor sobre un nombre e iniciando una sesión de MI, un video chat, un correo electrónico o incluso una llamada de teléfono. Se debe tener instalado Lync 2010 o una versión posterior para beneficiarse de esta característica.
TRAZAR RUTAS DE TAREAS
Con un proyecto complejo, el diagrama de Gantt puede parecer una maraña de barras y líneas de vínculos. Para ayudar a ordenarlo, puede resaltar la cadena de vínculos, o trazar la ruta de tareas, de cualquier tarea. Al hacer clic en una tarea, todas las tareas predecesoras se muestran con un color y las tareas sucesoras se muestran con otro.
COMPARTIR REUNIONES
Si se exporta informes, escalas de tiempo o datos de Project a otros programas de Office, puede beneficiarse de esta nueva característica de uso compartido. Uniéndose a reuniones en línea y compartiendo diapositivas de PowerPoint, documentos de Word, hojas de cálculo de Excel y notas de OneNote desde cualquier dispositivo admitido, incluso si Office no está instalado.
GUARDAR Y COMPARTIR ARCHIVOS EN LA NUBE
La nube es como un almacén de archivos en el cielo. Se puede llegar a ella siempre que esté conectado. De este modo, es fácil guardar los archivos de Office en OneDrive o en el sitio de la organización. Desde allí puede acceder y compartir las programaciones de Project, las hojas de cálculo de Excel, así como otros archivos de Office.
TRABAJAR DESDE CASI CUALQUIER SITIO
Si se dispone de Project Online, se puede acceder a una versión completa de Project desde casi cualquier sitio, incluso en los PC que no tengan Project instalado. Todo lo que necesita es una conexión a Internet y un PC que ejecute Windows 7 (o posterior). Siempre se tendrá la versión más reciente porque las actualizaciones son automáticas.
EJEMPLO DE APLICACIÓN
Ilustración 3 Extraído de: ece.uprm.edu/~nayda/Courses/Inel4215S05/MSProject.ppt
Información previa Título de su proyecto
Calendario: Dias laborables y no laborables en el proyecto (Receso acádemico, sábados y domingos)
Lista de tareas principales
Dividir cada tarea en subtareas (Pasos para ejecutar la Tarea principal) Determinar la duración de cada tarea y subtarea.
Ilustración 8 Extraído de: ece.uprm.edu/~nayda/Courses/Inel4215S05/MSProject.ppt
CUADRO COMPARATIVO DE SOFWARE DE GESTION DE PROYECTOS
CONCLUSIONES
Dentro de la planeación de un proyecto de software la organización de las tareas y el manejo del tiempo son claves para el éxito del proyecto; Para esto se deben tener en cuenta varios factores que fueron estudiados en el presente documento para tener claridad y total manejo de la ejecución del proyecto que se debe llevar a cabo.
Para esta organización de tareas en base al tiempo se presentan en el mercado varias opciones de software de gestión de proyectos que nos ayudan a manejar y descomponer todas las actividades que implica el proyecto; En este documento se presentaron cuatro software para la gestión del proyecto donde cada uno difiere en la manera gráfica y complejidad en la manera de organizar las actividades e interactuar con los miembros del equipo de trabajo, según lo planteado está a decisión del lector escoger el mejor software que se ajuste a sus necesidades teniendo en cuenta las diferentes funcionalidades que brindan los números programas de gestión disponibles actualmente.
BIBLIOGRAFIA
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Gestion de Proyectos de Software [En linea]. Disponible en: https://www.inf.utfsm.cl/~guerra/publicaciones/Gestion%20de%20Proyectos%20de%20Software. pdf
OpenProj: Herramienta para el diseño libre de Proyectos [En linea]. Disponible en: http://empresayeconomia.republica.com/aplicaciones-para-empresas/openproj-herramienta-para-el-diseno-libre-de-proyectos.html
Creacion de un proyecto de Software con Open Proj [En linea]. Disponible en: http://es.slideshare.net/mbenitezcodas/6-presentacion-y-aplicacin-del-open-proj AgileTrack [ En línea]. Disponible en: https://sourceforge.net/projects/agiletrack/
Software de Gestión de Proyectos Gratis [En línea]. Disponible en:
http://spanishpmo.com/index.php/software-de-gestion-de-proyectos-gratis/ ece.uprm.edu/~nayda/Courses/Inel4215S05/MSProject.ppt
