RECLUTAMIENTO Y
SELECCIÓN DEL
PERSONAL
Revisado por: Romina Llabres
Solis
Aprobado por: Leonardo Vega
Sepúlveda
Cargo:
Analista de Desarrollo de
Personas
1. OBJETIVO Y ALCANCE
El presente documento tiene como propósito definir las actividades correspondientes al proceso de Reclutamiento y Selección del personal (tanto interno como externo) del Estamento Administrativo de la Universidad de Santiago de Chile.
El procedimiento es aplicado por el Analista de Gestión del Departamento de Desarrollo de Personas (DDP), apoyado por el Administrativo de Proceso y monitoreado por el Jefe del Departamento. Una vez autorizada la solicitud de contratación y si cuenta con el respaldo presupuestario correspondiente, se inicia el proceso con la categorización de los puestos estandarizados con los que cuenta la Universidad por parte del Analista de Gestión del Departamento, y finaliza con la firma del Acta de Término por parte de la Jefatura del DDP y la Unidad requirente.
2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 2.1. Generalidades
Los procesos de selección constituyen una instancia técnica que contempla la Universidad para el personal Administrativo A Contrata, ya que el ingreso del personal en calidad de Planta mediante la concursabilidad está contemplado por Ley y por los lineamientos del Servicio Civil.
Se efectuará en primera instancia un Proceso de Selección Interno. Sin perjuicio de ello, en las diferentes etapas de la preselección –que se exponen en el punto 2-, el proceso puede ser declarado desierto por la Unidad, en la medida que no existan candidatos(as) idóneos(as) para la función definida. En estos casos, el proceso de selección se realiza de manera externa, el cual se rige por la misma normativa del proceso interno.
2.2. Ajuste del Perfil y elaboración de las bases
Una vez que se cuenta con la autorización presupuestaria de contratación, ya sea por parte de la Comisión Institucional, Dirección de Desarrollo Institucional o bien Prorrectoría, es factible iniciar el proceso de Reclutamiento y Selección. Para ello el Analista de Gestión del DDP clasifica las funciones en base a los puestos estandarizados con los que cuenta la Universidad
y complementa las bases del Proceso de Reclutamiento y Selección con información específica entregada por parte de la Unidad. Dicha información se compila en un documento que alude a la descripción del puesto y la posición.
2.3. Validación de las Bases
El Analista de Gestión del DDP envía, por medio de correo electrónico las bases del Proceso de Selección a la Unidad (Secretario Académico, Jefatura Superior, Administrativo designado, Director o Jefatura Administrativa, según corresponda) para su validación, las cuales previa revisión, son remitidas nuevamente al Analista del DDP, para su publicación. En caso de no conformidad se ajusta el perfil con la finalidad de obtener su aprobación.
2.4. Publicación de Proceso de Selección
El Analista de Gestión del DDP efectúa la publicación de las Bases del Proceso en la página web del Departamento, si se trata de un Proceso de Selección Interno (Véase punto 2.4.1), en
la página principal de la institución (www.usach.cl) y en los portales de empleos con convenio,
en el caso de los Procesos de Selección Externo (Véase punto 2.4.2). 2.4.1. Publicación Procesos de Selección Internos
Todos los Procesos de Selección serán publicados en una primera instancia en modalidad interna, a menos que la Unidad solicite lo contrario, requerimiento que debe ser evaluado atendiendo a los términos señalados en la resolución N°12004.
Los Procesos de Selección Internos serán publicados en la página web del DDP, informando además mediante correo electrónico a la totalidad de los(as) funcionarios(as) pertenecientes al Estamento Administrativo. Finalmente, se notificará a la Unidad que el proceso ha sido publicado y se les indicará la fecha de cierre de las postulaciones.
En caso de que la totalidad de los postulantes no cumplan con el perfil establecido, el proceso se declara Desierto, y se procede a su publicación en modalidad externa.
2.4.2. Publicación Procesos de Selección Externos
Los Procesos de Selección Externos serán publicados tanto en la página web del DDP, como en el Portal de Empleos Trabajando, o Empleos Públicos, según corresponda. Luego, se procederá a notificar a la Unidad informado que su proceso se encuentra disponible, indicando además la fecha de cierre de las postulaciones. Posteriormente, se enviarán las Bases del Proceso en cuestión, al Editor de Comunicaciones para que publique la oferta en el apartado “Procesos de Selección No Académicos”, al cual se puede acceder mediante el enlace con el mismo nombre en la página oficial de la Universidad. 2.5. Preselección de los candidatos
Una vez finalizado el plazo de postulación a los procesos de selección, se revisará el nivel de adecuación de los antecedentes de los(as) postulantes a los requisitos del proceso en cuestión, con el fin de establecer la primera pre-selección que será enviada a la Unidad requirente.
2.5.1. Preselección curricular DDP
El Analista de Gestión del Departamento, en conjunto con el Administrativo de Proceso, efectúan la revisión de los antecedentes de los(as) postulantes participantes en el proceso utilizando los siguientes criterios: el cumplimiento de las fechas de postulación, cumplimiento del D.U. 1444/1996, ajuste al perfil publicado, presencia de los documentos requeridos de acuerdo a las bases, y las pretensiones de renta en comparación al grado publicado. Este último criterio es exclusivo para procesos externos.
Posteriormente, los antecedentes curriculares de los(as) postulantes preseleccionados(as), son enviados, por parte del Analista de Gestión, vía correo electrónico a la Unidad requirente, en conjunto con la Planilla de Ponderación Curricular.
2.5.2. Preselección curricular por parte de la Unidad
La Unidad correspondiente realiza preselección curricular, en base a las tres dimensiones contempladas en la Planilla de Ponderación Curricular. a) Formación relacionada con el puesto, b) Capacitación y perfeccionamiento relacionado con el puesto, y c) Experiencia
similar en puestos similares. El porcentaje de estas dimensiones variará dependiendo la naturaleza del puesto (Auxiliar, Administrativo, Técnico y Profesional).
En base a su evaluación, la Unidad tendrá que indicar cuál es el ranking de la totalidad de los(as) postulantes preseleccionados(as), indicando de acuerdo al puntaje obtenido por cada uno de ellos(as), quienes pasan a la siguiente etapa de evaluación. Esta información será enviada al DDP vía correo electrónico o documento formal, incluyendo la Planilla de Ponderación Curricular, con la respectiva evaluación.
En caso que los(as) postulantes no cumplan con las dimensiones a), b) y c) mencionadas anteriormente, la Unidad requirente informará, mediante correo electrónico, o documento formal al Analista de Gestión del DDP que el proceso se declara Desierto. En esta instancia, además, tendrán que indicar las razones por las cuales se ha adoptado tal decisión y adjuntar las evaluaciones curriculares de cada postulante.
2.6. Evaluación de los candidatos
Se evaluará de manera presencial mediante entrevista con la Unidad y Evaluación Psicolaboral, sólo a aquellos(as) postulantes que aprueben la etapa de la preselección curricular. Eventualmente, si así lo estimase la Unidad, podrá aplicar pruebas técnicas especializadas a los(as) postulantes, siendo de responsabilidad de la misma, su elaboración, confección, aplicación y corrección. La primera instancia de evaluación presencial, será realizada por la Unidad, y será el Administrativo de Proceso del DDP, el encargado de coordinar las entrevistas. Sólo los(as) candidatos(as) preseleccionados(as) en esta instancia, pasarán a la etapa de Evaluación Psicolaboral.
2.6.1. Entrevista de Valoración Global
La entrevista será llevada a cabo por parte de la Jefatura Superior de la Unidad requirente, o una comisión designada por el mismo. En caso de ser necesario, se puede solicitar la participación de un profesional del DDP, a fin de colaborar con el proceso. Para dicha instancia, el Analista de Gestión suministrará a la Unidad la Ficha de Valoración Global, la cual debe aplicarse a cada postulante.
Luego de realizar las entrevistas, la Unidad tendrá que informar al DDP los(as) postulantes preseleccionados(as) para la etapa de Evaluación Psicolaboral, contemplando un máximo de 3 personas. Para ello tendrán que indicar su decisión vía correo electrónico o documento formal, adjuntando además las Fichas de Evaluación Global de todos los(as) postulantes entrevistados.
Si se resuelve declarar Desierto el proceso, la Unidad que requiere la vacante, tendrá que precisar las razones de su decisión mediante documento formal, junto con remitir la totalidad de las Fichas aplicadas.
2.6.2. Evaluación Psicolaboral
El Administrativo de Proceso contactará a los(as) postulantes que fueron
preseleccionados(as) por la Unidad, otorgando una hora de entrevista para Evaluación Psicolaboral y solicitando el envío de sus referencias.
Al comenzar la evaluación, el Analista de Gestión informará al (la) postulante sobre las condiciones del proceso, verificando que este se encuentre al tanto de las especificaciones del cargo al cual postula (planta, grado y renta asociada), las condiciones contractuales y los aspectos prácticos de su incorporación a la Administración Pública en caso de ser seleccionado(a). Dicho encuadre quedará registrado mediante la firma de la Aceptación de Términos del Proceso de Selección y Toma de Conocimiento, por parte del (la) candidato(a).
Una vez evaluados los(as) postulantes, el Analista de Gestión, confeccionará los informes correspondientes para luego enviarlos a la Unidad, mediante documento formal “Reservado”. Serán remitidos sólo los reportes de aquellos(as) postulantes que obtengan las categorías “Recomendable” o “Recomendable con Observaciones”.
En caso que todos los(as) postulantes resulten “No recomendables”, el Analista informará a la Unidad sobre los resultados de la evaluación y el proceso se declarará Desierto.
En función de lo observado en las instancias de evaluación anteriormente mencionadas, la Unidad tendrá que determinar el(la) candidato(a) seleccionado(a) para desempeñar las funciones de la vacante en cuestión. Una vez que se cuente con un pronunciamiento en la materia, la Unidad tendrá que informar al DDP, mediante correo electrónico o documento formal, el nombre del(la) postulante seleccionado(a) y la fecha en que se espera que ingrese. 2.8. Notificación y coordinación del ingreso
El Administrativo de Proceso se encargará de notificar por vía telefónica al (la) postulante que ha sido seleccionado(a) y el día que se espera que ingrese. Adicionalmente, realiza el envío de
un correo electrónico corroborando dicha información. La persona seleccionada debe
responder en un plazo máximo de 48 horas indicando la “Aceptación del cargo”.
En cuanto a la fecha de inicio de funciones, esta dependerá del tipo de proceso. En el caso de los Procesos de Selección Externos, se establecerá por parte de la Unidad, en función de la disponibilidad del (la) seleccionado(a). Mientras que en el caso de los Procesos de Selección Internos, se establecerá un plazo de 15 días para iniciar actividades en la nueva Unidad, a menos que las Jefaturas de las Unidades involucradas en el proceso concuerden una fecha distinta de común acuerdo.
Cabe destacar, que en el caso de los(as) postulantes que no hayan sido seleccionados(as), la Administrativa de Proceso enviará un correo electrónico notificándoles dicha situación.
2.9. Acta de Término del Proceso
Una vez que el (la) postulante seleccionado(a) ha confirmado que acepta el cargo, el DDP emite el Acta de Término del proceso de selección. Este documento será enviado con dos copias a la Unidad requirente, idealmente, el día previo al ingreso del (la) postulante seleccionado(a). Con el envío del documento, además se adjuntará parte del material necesario para ejecutar el Programa de Inducción al nuevo funcionario(a).
Las Actas de Término tendrán que ser firmadas por las autoridades involucradas en el proceso: Jefe del DDP y Jefe Superior o Director de la Unidad. Con una de las copias del Acta firmada, la Unidad debe elaborar y remitir la Propuesta y Asunción de Funciones (PAF) de la persona seleccionada al Departamento de Recursos Humanos para la tramitación del decreto
correspondiente. La segunda copia debe ser devuelta al DDP, junto a la Ficha de Inducción aplicada, en un plazo máximo de 5 días hábiles luego del ingreso del (la) nuevo(a) funcionario(a). Mientras que la tercera copia, sirve como registro de la misma Unidad.
3. CONTROL DE REGISTROS
ID del Registro Almacenamiento Protección Recuperación Retención y Disposición
Autorización de
contratación Registro físico
Acceso disponible DDP-DDI Archivadores DDP-Analista DDP Correo Electrónico “selección@usach.cl” -Analista DDP De acuerdo a la normativa vigente // Permanente
Envío de bases Registro
electrónico Acceso disponible DDI-Prorrectoria- Unidad requirente Correo Electrónico “selección@usach.cl” -Analista DDP Permanente Publicación proceso de selección Registro
electrónico Acceso disponible
Página DDP-Analista DDP De acuerdo a la normativa vigente Preselección de Candidatos Registro Físico Acceso disponible DDP-DDI-Prorrectoria- Unidad requirente Archivadores DDP-Analista DDP De acuerdo a la normativa vigente Registro electrónico Acceso disponible DDP-DDI-Prorrectoria-Unidad requirente Correo Electrónico “selección@usach.cl” -Analista DDP De acuerdo a normativa vigente Entrevistas de
Valoración global Registro físico
Acceso disponible DDP-DDI-Prorrectoria Archivadores DDP-Analista DDP De acuerdo a normativa vigente Evaluación Psicolaboral Registro físico Acceso disponible Jefe DDI-Unidad requirente Archivadores DDP-Analista DDP De acuerdo a normativa vigente Registro electrónico Acceso disponible DDI-Unidad requirente Carpeta Compartida“RyS” -Analista DDP Permanente
Selección Final Registro físico
Acceso disponible DDP-DDI-Prorrectoria Archivadores DDP-Analista DDP De acuerdo a normativa vigente Notificación y confirmación postulante seleccionado Registro electrónico Acceso disponible DDI-Prorrectoria-Unidad requirente Correo Electrónico “reclutamiento@usac h.cl”-Analista DDP Permanente
4. GLOSARIO
- DDP: Departamento de Desarrollo de Personas.
- DDI: Dirección de Desarrollo Institucional.
5. MATERIALES, EQUIPOS Y/O SOFTWARE
- Equipos computacionales y archivadores para registros
- Acceso a Internet
6. DOCUMENTOS REGLAMENTARIOS
- D.U. 1444/1996
- Resolución 12004/2010
7. TABLA DE ACTUALIZACIONES
Página Modificada Resumen del Cambio
2-7
Modificaciones respecto al orden en que se realiza la evaluación de los postulantes e incorporación de especificaciones en cada etapa del proceso. Unidad requirente Registro electrónico Acceso disponible DDI-Prorrectoria-Unidad requirente Archivadores DDP Carpeta Compartida“RyS” -Analista DDP Permanente
8. ANEXOS
