MANUAL DEL PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL

MANUAL DEL PROCESO DE

RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL

FIRMAS DE RESPONSABILIDAD

ACTIVIDAD NOMBRE CARGO FIRMA FECHA

Elaboración Ing. Santiago

Muñoz S., MBA.

Mgs (c)

Hna. Alba Raquel Rodríguez

Consultor Externo

Ecónoma General

14/12/2018

Revisión Hna. Alba

Rodríguez

Responsable sistema gestión de calidad

14/12/2018

Aprobación Hna. Mónica Urrutia Representante legal

CONTROL E HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del Cambio

Responsable

Fecha

Nombre Cargo

V1.0 Documento Original Ing. Santiago Muñoz S., MBA.

Mgs (c)

Consultor Externo 14/12/2018

Hna. Alba Rodríguez

Ecónoma General 14/12/2018

Contenido

1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL 3

1.1. FICHA DEL PROCESO RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL ... 3

1.2. ALCANCE DEL PROCESO ... 4

1.3. POLÍTICAS DEL PROCESO ... 4

1.4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ... 5

2. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS ... 6

2.1. ABREVIATURAS ... 6

2.2. DEFINICIONES ... 6

3. MAPA DE INTERRELACIÓN DEL PROCESO ... 8

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCESO ... 9

5. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO... 13

6. ANEXOS... 13

PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL

1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL

1.1. FICHA DEL PROCESO RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL

Macroproceso:

Proceso:

Código del

Proceso:

Descripción:

PROPÓSITO:

❖ Vincular a la institución personal idóneo con los mejores perfiles profesionales de la oferta laboral disponible, cubriendo las vacantes de manera óptima, para garantizar así el cumplimiento de los objetivos institucionales.

DISPARADOR:

❖

❖

❖

❖

ENTRADAS:

❖ Requerimiento de personal

❖ Perfiles de puestos

Productos/Servicios

del Proceso:

❖ Matriz de selección para contratación de docente

❖ Acta de selección de empleados

❖ Expediente de contratación

Tipo de Proceso:

Responsable del

Proceso:

Tipo de cliente:

Marco Legal: ❖

❖

❖

❖

❖

1.2. ALCANCE DEL PROCESO

El proceso inicia con el requerimiento de personal docente, administrativo y/u operativo de las diferentes áreas de institución y culmina con la selección de personal de acuerdo con los resultados obtenidos en las evaluaciones aplicadas.

1.3. POLÍTICAS DEL PROCESO

❖ El personal interno será tomado en cuenta para las vacantes generadas, siempre y cuando cumplan con los perfiles requeridos.

❖ La publicación de vacantes se la realizará mediante:

o Internet: multitrabajos y computrabajos.

o Memorando interno (de ser requerido).

❖ Se debe realizar un análisis de puesto, para conocer las condiciones y habilidades que debe tener cada postulante, antes de ser seleccionado.

❖ Cumplir las directrices emanadas por el Ministerio de educación, Ministerio del trabajo, IESS y políticas congregacionales para la selección de personal.

❖ La publicación de vacantes deberá permanecer durante 3 días en difusión.

❖ El proceso de contratación deberá realizarse en un tiempo máximo de 5 días laborables.

❖ Se deberá realizar una evaluación psicológica a todos los postulantes.

❖ Para todos los postulantes se deberán comprobar sus antecedentes penales y referencias.

❖ Para la evaluación psicológica se deberá utilizar un test avalado por ejemplo test de Cleaver.

❖ Todos los postulantes para ser considerado en el proceso de selección deberán presentar:

o Hoja de vida a color, y actualizada o Copia de cedula y papeleta de votación

o Copia de papeleta de agua, luz o teléfono como referencia domiciliaria.

o Certificados laborales 3 últimos trabajos) o Referencias personales (mínimo 3)

o Copia notariada del título de nivel superior (SENESCYT) o Récord policial

o Visa de trabajo (si es extranjero) o Solicitud de empleo (anexo 2) o Verificar referencias laborales

❖ Cumplir las directrices emanadas por el Ministerio de educación, Ministerio del trabajo, IESS y políticas congregacionales.

1.4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO

2. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS

2.1. ABREVIATURAS

MDT.- Ministerio de trabajo

IESS.- Instituto Ecuatoriano de seguridad social MINEDUC.- Ministerio de Educación

TTHH.- Talento humano

2.2. DEFINICIONES

Congregación Nacional Docente de Religiosas Oblatas de los CC. SS. De Jesús y María. - Instituto Religioso de Derecho Pontificio sin fines de Lucro.

Talento Humano. - Se define al profesional como “un profesional comprometido que pone en práctica sus capacidades para obtener resultados superiores en un entorno y organización determinados”.

Clima organizacional. - Son las percepciones que el trabajador tiene de las estructuras y procesos que ocurren en un medio laboral. Se refiere al ambiente de trabajo propio de la organización. Dicho ambiente ejerce influencia directa en la conducta y el comportamiento de sus miembros.

Trabajador/a. - Persona que realiza un trabajo a cambio de un salario.

Selección de personal. - Es un proceso de previsión que procura prever cuáles solicitantes tendrán éxito si se les contrata; es al mismo tiempo, una comparación y una elección.

Capacitación. - Está considerada como un proceso educativo a corto plazo el cual

utiliza un procedimiento planeado, sistemático y organizado a través del cual el personal

administrativo de una empresa u organización. Mediante la cual adquirirá los

conocimientos y las habilidades técnicas necesarias para acrecentar su eficacia en el

logro de las metas que se haya propuesto la organización en la cual se desempeña.

Inducción. - Se trata de una situación particular, ya que se va de lo general a lo particular y sus conclusiones resultan ser necesarias.

Perfil de puesto. - También llamado perfil ocupacional de puesto vacante, es un método de recopilación de los requisitos y cualificaciones personales exigidos para el cumplimiento satisfactorio de las tareas de un empleado dentro de una institución: nivel de estudios, experiencia, funciones del cargo, entre otros.

Puesto Vacante. - Este término es básicamente aplicado en el mundo laboral, donde las vacantes de empleos están disponibles para que las personas puedan aplicar de acuerdo con su perfil profesional.

Consenso. - Acuerdo o conformidad en algo de todas las personas que pertenecen a una colectividad.

Notificación. - Es la modalidad más extendida y formal que se emplea a la hora de tener que comunicar a alguien, o a un público determinado, una noticia, una información, la resolución sobre un tema, entre otros.

Contrato. - Acuerdo, generalmente escrito, por el que dos o más partes se comprometen recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones.

Certificado. - Se utiliza para designar al acto mediante el cual una persona, una institución, una organización recibe un comprobante de alguna actividad o logro que realizó.

Acta de finiquito laboral. - Es un documento, mediante la cual las partes (empleador y trabajador) dejan constancia de la terminación de las relaciones laborales previo el justo pago de los haberes que corresponden al trabajador.

Ausencia. - Partimos desde el origen etimológico del término ausencia, marcharnos hasta el latín, simbólicamente hablando. Y es que procede de la palabra latina

“absentia”, que deriva a su vez de “absens”, que puede traducirse como “que está fuera

del lugar”.

3. MAPA DE INTERRELACIÓN DEL PROCESO

Gestión de Talento Humano

Planeación de Talento Humano

COM.GTH.P01

Reclutamiento y Selección COM.GTH.P02

Contratación de Personal COM.GTH.P04

Capacitación de Personal COM.GTH.P05 Gestión

de Permisos COM.GTH.P06

Actividades in misio COM.GTH.P07

Actualización de Documentos laborales

COM.GTH.P08

Evaluación del desempeño docente

COM.GTH.P09

Desvinculación COM.GTH.P03

Incentivos y recompensas COM.GTH.P10

Sanciones COM.GTH.P11

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCESO

Responsable # Actividad Descripción Documento

Rector

1

Revisar el descriptivo integral

del puesto

De acuerdo con las vacantes identificadas por la planeación de TTHH, renuncias, disposiciones legales o desvinculaciones, en primera instancia se revisa el descriptivo del puesto vacante el mismo que contiene las funciones inherentes al mismo.

Una vez realizado el análisis se procede a enviar el requerimiento de personal sobre la vacante presentada, el requerimiento se debe remitir vía correo electrónico a la máxima autoridad o su delegado.

Formulario Requisición de Personal – Anexo 1

Representante legal o su delegado

2 Analizar

requerimiento de personal

Recepta el requerimiento de personal, revisa la información ingresada en el formulario de solicitud de personal, analiza si es necesario o no la contratación.

(Compuerta exclusiva) Aquí se plantea la siguiente pregunta:

¿Es pertinente la solicitud?

SI: Se procede con el proceso de selección. Ir a la actividad 3.

NO: Se rechaza la solicitud.

Finaliza el Proceso.

Correo de rechazo de solicitud

Secretaria General Colegio

3

Difundir vacante del puesto

Revisa la solicitud de requerimiento de personal, procede a difundir la vacante.

Para postulantes externos, se postula en páginas como

multitrabajos y

computratabajos.

Para postulantes internos se comunica mediante memorando interno.

La publicación se la realiza por tres días, en los cuales se receptará la documentación requerida.

Impresión de publicación en sitios web.

Memorando de comunicación interna.

Secretaria general

Analizar documentación de

postulantes

Se receptan las hojas de vida, con los respaldos de estas tanto en formato digital o física. Se verifica que la información este

Expediente de Postulante:

Hoja de vida a color, y actualizada

4

completa y concuerden la información con la documentación de respaldo.

Se deben verificar las referencias laborales, donde se constatará el tiempo de experiencia profesional y honorabilidad del postulante.

Copia de cedula y papeleta de votación

Copia de papeleta de agua, luz o teléfono como referencia domiciliaria.

Certificados laborales 3 últimos trabajos)

Referencias personales (mínimo 3) Copia notariada del título de nivel superior (SENESCYT)

Récord policial

Visa de trabajo (si es extranjero) Solicitud de empleo (Anexo 2) Verificar referencias laborales

Rector/ Vicerrector 5

Analizar los perfiles de postulantes

Se receptan las hojas de vida, se debe realizar la evaluación y selección de candidatos de acuerdo sus perfiles. Para la selección se verifica que se encuentren acorde a los requerimientos de cada puesto.

Posterior al análisis se seleccionarán 5 postulantes. Se elabora el listado de postulantes seleccionados.

(Evento Adjunto,

Comunicación):

En el caso de ser una vacante para docente, la selección se debe realizar juntamente con el vicerrector.

Posterior al análisis se seleccionarán 5 postulantes. Se elabora el listado de postulantes seleccionados.

Listado de postulantes seleccionados – Anexo 3

Rector/secretaria 6

Efectuar entrevista a postulantes

Se debe comunicar a los postulantes sobre la fecha y hora de la entrevista mediante llamada telefónica.

Se recibe a los postulantes y se realiza la entrevista considerando:

- Ámbito personal - Experiencia profesional - Estudios

- Aptitudes - Actitudes

- Logros y expectativas - Remuneración

Guía de entrevista individual – Anexo 4

Formato de Respuesta entrevista – Anexo 5

Vicerrector

7

Realizar convocatoria para pruebas técnica y

psicológicas

Se extrae la información de datos de contactos de los postulantes a los que se les realizó la entrevista, se convoca a los postulantes para acercarse a la institución. En la institución se les informa sobre la fecha y

Formato de información tema y fecha clase demostrativa – Anexo 6

hora de las pruebas, así también del tema designado para la clase de mostrativa y los detalles inherentes sobre la misma.

Vicerrector y jefe de área

8

Aplicar evaluación técnica (Clase demostrativa).

Asignar el aula para la clase demostrativa, solicitar a los postulantes que ingresen individualmente a la clase.

Solicitar el inicio de la clase demostrativa, mientras se observa y se evalúa la misma.

Posterior a la culminación de las clases demostrativas se seleccionan a los 3 mejores postulados de acuerdo con el puntaje obtenido en la rúbrica de evaluación.

Matriz de observación de clase demostrativa para contrato – Anexo 7

Coordinador DECE

9

Aplicar evaluación psicológica

Efectúa la entrega de las evaluaciones a los postulantes, observa el desarrollo de las evaluaciones, posterior se califican las evaluaciones, se elabora un informe con los resultados, se remite el informe de evaluación.

Informe de evaluación psicológica

Comisión de selección

10

Revisar resultados del proceso

Convocar a la comisión de selección. Una vez que sesione la comisión se procede con el análisis de las evaluaciones de los 3 mejores puntuados, se analiza el informe de evaluación psicológica, se revisa el expediente completo de los postulantes.

Se definirá a través del informe de las actividades anteriores entrevista, informe psicológico, clase demostrativa, cual es la persona idónea para cubrir la vacante, e inmediatamente se procede a llamar para indicarle su integración a la organización de manera inmediata.

(Compuerta exclusiva) Aquí se plantea la siguiente pregunta:

¿Son idóneos los postulantes mejor puntuados?

SI: Se procede a comunicar al postulante seleccionado. Ir a la actividad 11.

NO: Se realiza una nueva convocatoria. Ir a la actividad 3.

Matriz de selección para contratación de docente – Anexo 8 Acta de selección de empleados – Anexo 9

Secretaria general

11

Comunicar al postulante

Obtener los datos de contacto del postulante seleccionado.

Comunicarse mediante llamada telefónica. Comunicar que ha sido seleccionado para la vacante y solicitar que se acerque a entregar declaración juramentada de no tener antecedentes penales, judiciales, violencia física, psicológica o sexual. Según acuerdo MINEDUC 2017- 00098-A.

Declaración juramentada de no tener antecedentes penales, judiciales, violencia física, psicológica o sexual. Según acuerdo MINEDUC 2017-00098-A.

Rector 12

Completar expediente de

contratación

Integrar los documentos para completar el expediente de contratación, entregar al departamento Contable para la contratación.

Expediente de contratación 1. Hoja de vida a color, y

actualizada

2. Copia de cedula y papeleta de votación

3. Copia de papeleta de agua, luz o teléfono como referencia domiciliaria.

4. Certificados Laborales (3 últimos trabajos)

5. Referencias personales (mínimo 3)

6. Copia notariada del título de nivel superior (SENESCYT) 7. Récord policial

8. Visa de trabajo (si es extranjero)

9. Declaración juramentada de no tener antecedentes penales, judiciales, violencia física, psicológica o sexual.

10. Solicitud de empleo

11. Aprobación del requerimiento.

12. Captura de página de la difusión del puesto de trabajo.

13. Listado de postulantes seleccionados para dicho puesto.

14. Entrevista anexo 5

15. Informe del test psicológico 16. Informe clase demostrativa 17. Acta de la comisión de

selección del nuevo empleado (entrega Rector de la Inst.) 18. Carga horaria

5. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO

Nombre:

Descripción:

Fuente:

Fórmula de Cálculo:

Sumatoria de días en la contratación de personal / Número de personal nuevo contratado

Meta:

Unidad de Medida:

Días

Frecuencia de Medición:

Trimestral

Línea Base:

Responsable:

6. ANEXOS

Anexo Nombre del Documento Código

Anexo 1 Formulario Requisición de

Personal

COM.GTH.P02.FRP

Anexo 2 Solicitud de Empleo COM.GTH.P02.SDE

Anexo 3 Listado de postulantes

seleccionados

COM.GTH.P02.LPS

Anexo 4 Guía de entrevista individual COM.GTH.P02.GEI

Anexo 5 Formato de Respuesta entrevista COM.GTH.P02.FRE

Anexo 6 Formato de información tema y

fecha clase demostrativa

COM.GTH.P02.ICD

Anexo 7 Matriz de observación de clase

demostrativa para contrato

COM.GTH.P02.MCD

Anexo 8 Matriz de selección para

contratación de docente

COM.GTH.P02.MSD

Anexo 9 Acta de selección de empleados COM.GTH.P02.ASE