UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO
DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR AUDITORÍA Y FINANZAS
CPA
TEMA: EXAMEN ESPECIAL AL COMPONENTE PROPIEDAD PLANTA Y
EQUIPO EN EL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL
DE PASTAZA DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017.
AUTORA: PARRA VACA VERÓNICA GABRIELA
TUTOR: Msc. JARRÍN LÓPEZ WALTER BOLÍVAR
Puyo- Ecuador
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
CERTIFICACIÓN
Quien suscribe, legalmente CERFIFICA QUE: El presente trabajo de titulación
realizado por la señorita PARRA VACA VERÓNICA GABRIELA , estudiante de la
Carrera de Contabilidad Superior y Auditoria, CPA, Facultad de Sistemas Mercantiles,
con el tema: EXAMEN ESPECIAL AL COMPONENTE PROPIEDAD PLANTA Y
EQUIPO EN EL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL
DE PASTAZA DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017 , ha sido
prolijamente revisado y cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa
pertinente de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”,
extensión Puyo, por lo que apruebo su presentación.
CERTIFICACIÓN DE AUTORÍA
Yo, Parra Vaca Verónica Gabriela, estudiante de la Carrera de Contabilidad Superior y
Auditoría, CPA., Facultad de Sistemas Mercantiles, declaro que todos los resultados
obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del título de:
INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA,
son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo
que son de mi exclusiva responsabilidad.
Puyo, agosto de 2019
APROBACIÓN DEL TRIBUNAL
El tribunal de grado, aprueba el trabajo de investigación, sobre el tema: “ EXAMEN
ESPECIAL AL COMPONENTE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO EN EL
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE PASTAZA
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017”, elaborado por la Srta. Parra
Vaca Verónica Gabriela, por la modalidad de proyecto de investigación como forma de
titulación estructurado de manera independiente, y la defensa de grado guarda
conformidad con las disposiciones reglamentarias de la Universidad Regional
Autónoma de los Andes “UNIANDES” Facultad de Sistemas Mercantiles de la Carrera
de Contabilidad Superior y Auditoria CPA.
Puyo, agosto de 2019
Para constancia firman:
DEDICATORIA
Todo mi esfuerzo, sacrificio y dedicación plasmada en el presente trabajo de titulación:
A Dios, por brindarme sabiduría y fuerzas; por la vida y la salud, porque siempre su presencia
me ha acompañado a lo largo de mi vida.
A mi madre, que ha sido mi apoyo y pilar principal para no desmayar durante estos años de
estudio, porque su ejemplo me ha servido como
inspiración para ser la persona que ahora soy, por
los valores y enseñanzas que me ha brindado por
sus consejos y todo su amor.
A mi hija Camila, quien es mi mayor fortaleza y razón para alcanzar esta meta, porque
cada día su amor y dulzura me motiva a seguir
adelante y ser mejor persona, porque todos mis
logros serán por ella y para ella.
A toda mi familia, a mi padre y mi hermano quienes siempre estuvieron presentes en mis logros
y fracasos, a David por ser mi apoyo y mi
consejero, a mis abuelitos que me han dejado un
legado muy grande de amor, humildad y trabajo, a
mis tíos y primos.
A mis profesores que me han brindado sus conocimientos, paciencia y dedicación que ahora
me permiten poner en práctica todo lo aprendido en
esta nueva etapa como profesional.
RESUMEN
En el presente proyecto de investigación tiene como objetivo principal aplicar un
examen especial al componente propiedad planta y equipo para verificar la correcta
administración, uso, manejo y control sobre la base de la normativa legal vigente en el
Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza del 01 de enero al 31 de
diciembre del 2017. Con el fin de sustentar la investigación se tomaron en
consideración diferentes teorías e investigaciones relacionadas al tema en cuestión,
donde se menciona conceptos sobre, auditoría, examen especial, propiedad planta y
equipo, control interno, entre otros. Se determinó la situación actual de los inventarios
de propiedad planta y equipo del GAD Provincial de Pastaza donde se encontró
inconsistencias en los registros contables, custodia, adquisición de bienes y
constataciones físicas. Como último paso se desarrolló las fases de la auditoria para
evaluar los procesos relacionados a la Administración de la propiedad planta y equipo.
La modalidad de investigación del proyecto es de tipo bibliográfica y de campo, para la
obtención de información se recurrió a libros e investigaciones relacionadas al tema y se
acudió directamente a los involucrados del problema. Para recolectar información se
emplearon técnicas e instrumentos de investigación como la observación, entrevistas y
encuestas, que fueron utilizadas durante la aplicación del examen especial. Como
resultado del proceso de investigación se elaboró el informe final del examen especial,
que detalla las conclusiones y recomendaciones, derivadas de las hojas de hallazgo, que
de ser aplicadas por la Administración permitirá mejorar los procesos de planificación,
provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja, conservación,
mantenimiento, medidas de protección y seguridad, de la Propiedad planta y equipo en
ÍNDICE
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
CERTIFICACIÓN DE AUTORÍA
APROBACIÓN DEL TRIBUNAL
DEDICATORIA
RESUMEN
ABSTRACT
INTRODUCCIÓN ... 1
CAPÍTULO I: FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ... 8
1.1. Antecedentes de la investigación ... 8
1.1.1. Principales conceptos expuestos sobre las fases del examen especial y administración de bienes. ... 10
1.2. Auditoría ... 10
1.3. Objetivos de auditoría ... 10
1.4. Auditoría gubernamental ... 11
1.5. Tipos de Auditoría ... 11
1.6. Examen especial... 12
1.7. Fases de auditoría ... 12
1.8. Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas ... 14
1.9. Riesgo de auditoría ... 14
1.9.1. Riesgo inherente: ... 14
1.9.2. Riesgo de control: ... 14
1.9.3. Riesgo de detección: ... 15
1.10. Técnicas de Auditoría: ... 15
1.10.1. Técnicas de verificación ocular ... 15
1.10.2. Técnica de verificación verbal:... 15
1.10.3. Técnica de verificación escrita ... 15
1.10.4. Técnica de verificación documental ... 15
1.10.5. Técnica de verificación física ... 15
1.11. Evidencia de auditoría ... 15
1.11.1. Atributos de la evidencia ... 16
1.12. Programas de auditoría ... 17
1.12.1. Propósitos del programa de auditoría ... 17
1.13.1. Elementos del hallazgo ... 18
1.14. Informe del examen especial ... 19
1.15. Propiedad planta y equipo ... 19
1.15.1. Clasificación ... 20
1.16. Control interno ... 20
1.16.1. Componentes de control interno ... 21
1.16.2. Objetivos de control interno ... 21
1.17. Administración de Bienes ... 21
1.17.1. Planificación ... 22
1.17.2. Contratación... 22
1.17.3. Almacenamiento y distribución ... 22
1.17.4. Sistema de registro... 23
1.17.5. Identificación y protección ... 23
1.17.6. Custodia ... 23
1.17.7. Uso de los bienes de larga duración ... 24
1.17.8. Control de vehículos oficiales ... 24
1.17.9. Constatación física de existencias y bienes de larga duración ... 24
1.17.10. Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto ... 24
1.17.11. Mantenimiento de bienes de larga duración ... 25
1.18. Depreciación... 25
CAPÍTULO II: DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICO... 26
2.1. Paradigma y tipo de investigación ... 26
2.2. Procedimiento para la búsqueda y procesamiento de los datos ... 26
CAPITULO III: PROPUESTA DE SOLUCIÓN A LA DEFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO EN EL GAD PROVINCIAL DE PASTAZA ... 35
FASE 1: Planificación Preliminar ... 40
FASE II: Planificación Específica ... 53
FASE III: Ejecución ... 68
FASE IV: Comunicación de Resultados ... 92
CONCLUSIONES ... 106
RECOMENDACIONES ... 107
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1: Población ... 27
Tabla 2: Sistema Automatizado ... 30
Tabla 3: Plan de Seguridad ... 30
Tabla 4: Frecuencia Constataciones Físicas ... 31
Tabla 5: Procesos Establecidos para los Bienes ... 31
Tabla 6: Actualizaciones de Inventario ... 32
Tabla 7: Grado de Protección y Seguridad ... 32
Tabla 8: Uso Vehículos Institucionales ... 33
Tabla 9: Depreciaciones de Activos Fijos ... 33
Tabla 10: Hoja de Marcas ... 37
Tabla 11: Hoja de Referencias... 38
Tabla 12: Programa de Planificación Preliminar ... 40
Tabla 13: Recursos a ser examinados ... 48
Tabla 14: Programa de Planificación Específica ... 53
Tabla 15: Matriz Preliminar de Riesgo 1... 56
Tabla 16: Matriz Preliminar de Riesgo 2... 59
Tabla 17: Matriz Preliminar de Riesgo 3... 62
Tabla 18: Programa de Ejecución ... 68
Tabla 19: Bienes no Presentados ... 71
Tabla 20: Bienes Sustraídos ... 71
Tabla 21: Bienes para dar de Baja ... 73
Tabla 22: Verificación de Saldos... 74
Tabla 23: Bienes no Codificados ... 81
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1: Árbol de Problemas ... 6
Figura 2: Comisión Técnica ... 75
Figura 3: Póliza de Seguro... 80
Figura 4: Hangares... 82
Figura 5: Documentos de adquisición ... 87
Figura 6: Publicación del PAC ... 88
1 INTRODUCCIÓN
En la actualidad la administración de bienes de larga duración dentro de una organización
es fundamental, puesto que, los elementos que conforman las propiedades, planta y
equipo son de mucha importancia, por la cantidad de activos que adquiere la empresa con
el paso del tiempo representa el rubro más importante en la estructura financiera,
contribuyendo a la generación de ingresos y al cumplimiento de objetivos institucionales
mediante el uso de los bienes para el desarrollo de las actividades y operaciones.
El Ministerio de Economía y Finanzas(2018) en cumplimiento con la NIC 16 (Norma
Internacional de Contabilidad), menciona que; “se reconocen como elemento de
propiedad planta y equipo si, la entidad obtiene beneficios económicos futuros derivados
del mismo y el costo del elemento puede medirse con fiabilidad”.
Por lo tanto, los activos fijos son bienes de propiedad de una empresa que pueden ser
tangibles o intangibles, siendo necesarios para el funcionamiento y desarrollo de la
empresa y no están destinados a la venta.
Existen reglamentos que sirven como guía para la aplicación de normas que ayuden a la
correcta administración de la propiedad planta y equipo, como expresa el Art. 280 de la
Constitución de la Republica.
El Plan Nacional de Desarrollo es el instrumento al que se sujetarán las políticas,
programas y proyectos públicos; la programación y ejecución del presupuesto del
Estado, la inversión y la asignación de los recursos públicos, la coordinación, las
competencias exclusivas entre el Estado central y los gobiernos autónomos
descentralizados y su observancia será de carácter obligatorio para el sector
público. (Constitución de la República del Ecuador, 2008) .
El Plan Nacional de Desarrollo denominado Plan toda una vida 2017- 2021, contiene 9
objetivos nacionales, que relacionan el desempeño de metas nacionales, con distintas
propuestas de acción pública sectorial y territorial, y principalmente con la necesidad de
cumplir con los objetivos constitucionales propuestos.
Para el desarrollo del presente trabajo de investigación se considera al objetivo 8 del Plan
Nacional de Desarrollo en el cual se promueve la transparencia y la corresponsabilidad
para una nueva ética social y para el cumplimiento al mismo se han establecido políticas
2
contra la corrupción, con mejor difusión y acceso a información pública de calidad,
optimizando las políticas de rendición de cuentas y promoviendo la participación y el
control social.
La propuesta presentada en el Plan toda una Vida ha dedicado esfuerzos a introducir un
concepto novedoso como es el cambio de la Matriz Productiva, como principal estrategia
de innovación, con el fin de involucrar a tres actores: Gobierno, universidades y sector
privado con el fin de reactivar la economía del país a través de la generación de nuevas
fuentes de empleo, apoyando a emprendimientos y dando prioridad a los jóvenes.
El objetivo 1 de la Agenda de Transformación de la Matriz Productiva establece el
Fortalecimiento del sistema productivo basado en eficiencia e innovación, dentro de su
primer componente de entorno y competitividad sistémica, tiene como elementos
principales, condiciones económicas e incentivos productivos, financiamiento, clima de
negocios, incentivos, inversión privada, compras públicas, comercio exterior, agenda
regulatoria y alianzas público- privadas.
La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo (2015) manifiesta que; “La
planificación está ligada a escala y características particulares del territorio que se busca
desarrollar y ordenar, para ello se han desarrollado instrumentos cuyos contenidos y
alcances se ajustan a las realidades existentes y deseadas”.
En este contexto las Agendas Zonales se adaptan a las zonas administrativas de
planificación del país, permitiendo la coordinación y articulación nacional y sectorial con
la planificación de los Gobiernos Autónomos Descentralizados, vinculando la oferta de
políticas públicas y las demandas de la zona para atender problemáticas específicas
conforme la realidad del territorio; resaltando la zona 3 con las siguientes provincias y
cantones: Cotopaxi, Tungurahua, Chimborazo y Pastaza.
Por ello se presentan los Objetivos Estratégicos Provinciales 2015-2015 propuestos por el
Gobierno Autonomo Descentralizado Provincial de Pastaza, (2014) que considero tienen
relación con el tema propuesto en el trabajo de investigación:
1. Fomentar actividades productivas sostenibles para la generación del pleno empleo.
2. Mejorar la interconectividad rural garantizando el acceso a servicios de calidad.
3
Los objetivos estratégicos de desarrollo de la Provincia de Pastaza se articulan con los
objetivos del Plan Nacional Toda una Vida, así como también se vincula con las
prioridades de la Estrategia Nacional en cuanto a igualdad y erradicación de la pobreza,
cambio de la matriz productiva y sustentabilidad patrimonial, alineándose a la propuesta
de desarrollo nacional.
Y en cumplimiento al tercer objetivo provincial, donde se menciona a la gestión
institucional considero que es de suma importancia que se establezcan políticas internas
para la correcta administración de los bienes que son la herramienta principal para la
ejecución de las actividades diarias que realiza la institución.
En este contexto, las propiedades planta y equipo es un tema de relevancia tanto a nivel
nacional como internacional pues muestra que, tanto industrias grandes como pequeñas
han puesto especial atención en el flujo y control de sus activos fijos, debido al valor
monetario y operacional que representan, lo que les ha permitido definir políticas y
estrategias que ayuden a la correcta administración y a la protección de los recursos.
El artículo científico presentado por la Universidad de Antioquia acerca de los activos
fijos como factor fundamental para las entidades de salud en Medellín, realiza una
apreciación acerca de la importancia de los activos fijos en las entidades de salud y
relaciona las políticas que consideran fundamentales para el mejoramiento contable y
administrativo de dichos activos, concluyendo que, la propiedad planta y equipo en las
entidades representan el 55% y el 65% aproximadamente del total de los activos,
constituyendo así una inversión de alta cuantía, razón por la cual las entidades deben
disponer de controles adecuados para su administración y control, y la no aplicación de
los mimos puede ocasionar fuga de recursos y por ende problemas financieros (Serna &
Usma, 2008).
La Universidad Distrital Francisco José de Caldas planteó una propuesta de prototipo e
implementación de una aplicación construida en plataforma Android, la motivación surge
de la problemática de la validación y control de flujo de activos fijos, proporcionando una
solución a la tarea del registro y validación de entrada y salida de elementos físicos
(Acosta, Manzano, Martinez, & Ponce, 2014).
En relación a los estudios mencionados se tiene que hoy en día todas las empresas
conocen la importancia que tienen los activos fijos, pues juegan un papel importante en el
4
estados financieros, por lo que, se deben establecer procedimientos y mecanismos de
control que permitan su correcta administración evitando inconsistencias, así la
información presentada será confiable y segura para la toma de decisiones.
La Contraloría General del Estado, efectuó el examen especial a la administración,
registro y utilización de bienes muebles a cargo de la coordinación administrativa
financiera y demás unidades administrativas relacionadas, por el periodo comprendido
entre el 1 de enero de 2014 y el 30 de junio de 2016. Con el fin de verificar si los
procesos de almacenamiento y distribución, registro, identificación y protección,
custodia, utilización, control, conservación y baja de los bienes muebles del ISSFA y
dependencias relacionadas, se realizaron en base a las disposiciones legales vigentes.
La Contraloria General del Estado , (2016) según el acuerdo 17, expidió el Reglamento de
Administración y Control de bienes del Sector Público, que, regula la administración,
utilización, manejo y control de los bienes y existencias de instituciones del sector
público, este Reglamento debe ser aplicado por todos los servidores públicos y toda
persona que ejerza un cargo o función en el sector público y que bajo su responsabilidad
se encuentren bienes del Estado.
En Ecuador, los estudios e investigaciones realizados referente al tema, muestran la
importancia de poseer información correcta de las propiedades, planta y equipo para
conocer su estado y programar futuras inversiones ya sea a corto o largo plazo. Para ello
es necesario establecer medidas y políticas dentro de las empresas que ayuden a la
correcta administración de estos recursos.
Actualmente tanto en instituciones públicas y privadas, existe un inadecuado manejo de la
propiedad planta y equipo lo que ocasiona problemas en la administración, afectando a la
toma de decisiones por parte de las autoridades, siendo necesario establecer un conjunto
de medidas con el fin de proteger los recursos contra el fraude o el uso ineficiente,
asegurando la confiabilidad y exactitud de las operaciones financieras.
En el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza, se ha detectado que no
existen procedimientos para el control, uso y conservación de las propiedades, planta y
equipo, debido al desconocimiento de las leyes y normativas vigentes emitidas por la
Contraloría General del Estado por parte de los servidores responsables de la
5
encuentren en el lugar asignado o que no sean utilizados para el fin para el que fueron
adquiridos.
El control interno es un instrumento de gestión que debe ser empleado, para el
cumplimiento de los objetivos establecidos por la entidad, por ende, el control a los
activos fijos se debe iniciar a partir de la adquisición de los mismos, realizando un
levantamiento de inventario físico, codificando, asignando un valor contable y
responsabilizando al usuario a través del acta de entrega- recepción, para de esta manera
proteger los recursos, teniendo exactitud y confiabilidad de la información contable y
poder evaluar la eficiencia y eficacia de las operaciones, dando cumplimiento a las
normas y procedimientos establecidos.
Problema de investigación
El desarrollo del proyecto de investigación surgió como una necesidad a las limitaciones
encontradas en el diagnóstico realizado a la entidad, donde se ha observado que en la
administración de los bienes de larga duración existen falencias provocadas por el
ineficiente control a los procesos de planificación, provisión, custodia, utilización,
traspaso, préstamo, enajenación, baja, conservación, mantenimiento, medidas de
protección y seguridad, de los bienes muebles e inmuebles.
Razón por la cual es necesario que se establezcan procedimientos de auditoria de acuerdo
a las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGA), los Manuales de Auditoría,
las Normas de Control Interno y el Reglamento General de Bienes del Sector Público
emitidos por la Contraloría General del Estado; mediante la aplicación del examen
especial al componente propiedad planta y equipo con la finalidad de verificar la correcta
administración de los procesos de los bienes de larga duración en el GAD Provincial de
Pastaza.
El problema de investigación se resume en la pregunta ¿Cómo incide la deficiente
administración, uso, manejo y control de los bienes en la correcta aplicación de la
6 Figura 1: Árbol de Problemas
Árbol de Problemas
El problema central “deficiente administración de propiedad planta y equipo en el GAD Provincial de Pastaza” se puede identificar las causas y efectos de la problemática en
cuestión:
En la causa constataciones físicas ineficientes se obtiene como efecto: diferencias en los
saldos contables y de bodega.
En la siguiente causa procesos deficientes inherentes a la custodia y destino de los bienes
resulta como efecto: bienes entregados sin acta, codificación errónea y desactualizada.
En la causa irresponsabilidad por parte del custodio como efecto se encuentra: bienes
sustraídos, en mal estado y diferente lugar.
Se define como objeto de investigación a la administración de bienes, delimitando al
campo de acción examen especial al componente propiedad planta y equipo dentro de la
línea de investigación aprobada por UNIANDES auditoría.
Tomando en cuenta el objeto de esta investigación, se puede tomar varias referencias para
mejorar tanto el plano administrativo como colectivo, por la aplicación de reglamentos y
demás normativa vigente relacionada al tema de investigación.
Para dar solución al problema científico, se propone como objetivo general aplicar un
examen especial al componente propiedad planta y equipo para verificar la correcta
7
Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza del 01 de enero al 31 de
diciembre del 2017.
A su vez para poder dar cumplimiento a este objetivo general se plantean los siguientes
objetivos específicos:
Fundamentar las bases teóricas relacionadas al examen especial y de los procesos
de administración, uso, manejo y control de la propiedad planta y equipo.
Diagnosticar la situación actual de la Administración a los procesos de Propiedad
planta y equipo en el GADPPz, para verificar el cumplimiento de las leyes y
reglamentos vigentes.
Desarrollar las fases del examen especial para evaluar la administración de bienes
de larga duración del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza.
Se plantea como idea a defender que la aplicación del examen especial al componente
propiedad planta y equipo en el periodo 2017, permitirá evaluar el cumplimiento de las
normas y reglamentos vigentes relacionados a la administración de bienes y posterior al
desarrollo de las fases de auditoría se emitirá recomendaciones a los directivos para que
puedan aplicar las medidas correctivas necesarias para ayudar al mejoramiento de las
operaciones y la correcta administración de los recursos públicos asignados al GAD
Provincial de Pastaza, contribuyendo al desarrollo socioeconómico del cantón, la
8
CAPÍTULO I: FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
El presente capítulo tiene como objetivo poner en consideración los fundamentos teóricos
relacionados al tema de investigación con el fin de tener en cuenta los procesos para
desarrollar el examen especial.
1.1.Antecedentes de la investigación
Para fundamentar el trabajo de investigación en el Gobierno Autónomo Descentralizado
Provincial de Pastaza se ha tomado como base y guía una serie de tesis y libros, mismos
que sirven como soporte para realizar el presente estudio.
El Reglamento de Administración y Control de Bienes del Sector Público emitido por la
Contraloría General del Estado, (2016), “regula la administración, utilización y control de
los bienes y existencias de propiedad de las instituciones, entidades y organismos del
sector público”.
El Reglamento de Bienes, debe ser aplicado de manera obligatoria por todos los
funcionarios que tengan a su cargo bienes públicos para el correcto uso, control y registro
de los activos fijos y demás procesos relacionados con la Administración de Bienes.
Según el autor Dávalos, (1990) “La auditoría es un examen objetivo, sistemático tanto de
estados financieros como de procesos administrativos, que se realiza posterior a la
ejecución de las actividades con el fin de verificar, evaluar y elaborar un informe que
contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones.”
Por tanto, la auditoría comprende el examen a los diferentes procesos que realiza la
organización, utilizando diferentes técnicas y métodos, que deben ser aplicados en todas
las fases del proceso de auditoría, para verificar el grado de desempeño de las actividades
y cumplimiento de las normas y reglamentos vigentes a través de la presentación del
informe final donde se evidencian los hallazgos encontrados por medio de la redacción de
los comentarios, conclusiones y recomendaciones, mismo que se entrega a la máxima
autoridad de la entidad para que efectué las correcciones y aplique las recomendaciones
para el mejoramiento institucional.
Según Beasley, (2007) obre el control interno expresa lo siguiente:
El sistema de control interno involucra que la organización debe aplicar políticas y
procedimientos que deben ser diseñados en función de las necesidades de la
9
cumplimiento de sus objetivos y metas. A estas políticas y procedimientos a
menudo se les denomina controles, y en conjunto, éstos comprenden el control
interno de la entidad.
Todas las entidades ya sean públicas o privadas deben contar con procedimientos de
control interno para cada proceso que se realice en la organización, con el fin de
garantizar que las políticas diseñadas sirvan de apoyo a la gestión institucional y se
cumplan los objetivos establecidos y con más razón si se trata de propiedades, planta y
equipo debido a que son recursos del Estado y representan un rubro importante en los
estados financieros y de gran utilidad para el desarrollo de las actividades institucionales.
En el Repositorio de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo, según Esparza,
(2017), en su trabajo de titulación “Examen especial a la unidad de activos fijos (bienes
de larga duración) del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón
Chambo, Provincia de Chimborazo, periodo: Enero – Diciembre 2014; previo a la
obtención del título de Ingeniera En Contabilidad Y Auditoría C.P.A., con el cual busca
una adecuada gestión de la Unidad de Activos Fijos a través de la aplicación de bases
teóricas y conceptuales sobre exámenes de auditoria, con el fin de lograr la correcta
utilización y manejo de los bienes de larga duración de acuerdo a la ley General de
Bienes.
Del mismo se toma en consideración la claridad en la ejecución las fases de auditoría
planteadas en el marco teórico, que ha sido fundamental para la realización del presente
proyecto de investigación.
En el Repositorio Académico de la Universidad Regional Autónoma de los Andes la
Autora Narváez, (2015), en su Tesis de grado “Sistema de control interno para bienes de
larga duración del Consejo Nacional Electoral de la provincia del Carchi”, orienta su
objetivo a diseñar un Sistema de Control Interno con la finalidad de mejorar los
procedimientos existentes en el Consejo Nacional Electoral de la Provincia del Carchi
para el manejo y control de bienes de larga duración.
Del cual se toma en consideración los procedimientos de recepción, codificación,
traslado, baja, revalorización, de los bienes de larga duración aplicados a los funcionarios
de la entidad para captar información indispensable y verás para proponer solución al
10
1.1.1. Principales conceptos expuestos sobre las fases del examen especial y administración de bienes.
Para profundizar en el tema de estudio, se llevó a cabo una investigación bibliográfica de
varios autores que guiarán esta investigación las mismas que servirán de sustento para la
propuesta final:
1.2.Auditoría
La Asociación Española para la Calidad, (2016), define la auditoría como
Un proceso sistemático, independiente y documentado, que mediante la aplicación
de procedimientos de auditoría se obtiene evidencias dentro de los cuales se
consideran los registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información
para evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se
cumplen los criterios de auditoría.
La auditoría es el examen metódico e independiente que se realiza para determinar si las
actividades ya ejecutadas satisfacen las disposiciones previamente establecidas, y para
comprobar que estas disposiciones se llevan realmente a cabo y sean adecuadas para
alcanzar los objetivos previstos. Asociación Española de Normalización y Certificación
(AENOR; 2002)
Por lo tanto, la auditoría es un sistema integrado de asesoría el cual evalúa las operaciones
se hayan ejecutado conforme a lo planificado, mediante el diseño y aplicación de
procedimientos que ayuden a obtener información confiable conocida como evidencia de
auditoría para posteriormente generar conclusiones y el auditor pueda emitir su opinión.
1.3.Objetivos de auditoría
Los principales objetivos de la auditoria propuestos por la Contraloria General del Estado,
(2003) son los siguientes:
- Realizar una revisión independiente de las actividades, áreas o funciones
especiales de una institución, a fin de emitir un dictamen profesional sobre la
razonabilidad de sus operaciones y resultados.
- Evaluar el cumplimiento de los planes, programas, políticas, normas y
lineamientos que regulan la actuación de los empleados y funcionarios de una
11
- Dictaminar de manera profesional e independiente sobre los resultados obtenidos
por una empresa y sus áreas, así como sobre el desarrollo de sus funciones y el
cumplimiento de sus objetivos y operaciones.
Las auditorías tienen como propósito general conseguir información objetiva que permita
conocer cómo se han estado administrando los recursos invertidos en la empresa y
verificar si se han cumplido los objetivos planteados.
1.4.Auditoría gubernamental
El autor Luna, (2007) expresa lo siguiente sobre la auditoría Gubernamental
Es el examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones financieras y/o
administrativas, que se efectúa con posterioridad a su ejecución, en las entidades
sujetas al Sistema Nacional de Control, de acuerdo a las Normas de Auditoría
Gubernamental y disposiciones especializadas emitidas por la Contraloría
General, aplicando las técnicas, métodos y procedimientos establecidos por la
profesión del contador público elaborando el correspondiente informe.
De conformidad al concepto expuesto, la auditoría gubernamental se aplica a entidades
públicas, con el fin de evaluar las actividades y procesos ya ejecutados sobre el manejo de
los recursos públicos asignados, que a través de la aplicación métodos, técnicas e
instrumentos permitan obtener información suficiente, pertinente y relevante que ayude a
determinar si se han cumplido los objetivos de la entidad en base a las disposiciones
legales aplicables para posteriormente elaborar el informe final que contenga
conclusiones y recomendaciones, y en caso de ser necesario aplicar medidas correctivas
con el fin de mejorar la Gestión pública.
1.5.Tipos de Auditoría
La Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, emitida por la Contraloría General
del Estado , (2002) clasifica a la auditoría gubernamental de la siguiente manera:
Financiera De gestión
De aspectos ambientales
12 1.6.Examen especial
Se denomina examen especial a la auditoría que puede comprender o combinar la
Auditoría financiera de un alcance menor al requerido para la emisión de un dictamen de
acuerdo con Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas con la Auditoría de Gestión
destinada, sean en forma genérica o específica, a la verificación del manejo de los
recursos presupuestarios de un periodo dado así como al cumplimiento de los dispositivos
legales aplicables. (Luna, 2007).
El examen especial es efectuado por la Contraloría General de la República y por los
Órganos de Auditoría Interna de cada entidad del sector público.
Como parte de la auditoría gubernamental el examen especial verificará, estudiará
y evaluará aspectos limitados o de una parte de actividades relativas a la gestión
financiera, administrativa, operativa y medio ambiental, con posterioridad a su
ejecución, aplicará las técnicas y procedimientos de auditoría, de la ingeniería o
afines, o de las disciplinas específicas, de acuerdo con la materia de examen y
formulará el correspondiente informe que deberá contener comentarios,
conclusiones y recomendaciones. (Contraloria General del Estado, 2003).
El examen especial se realiza con el fin de evaluar y verificar las actividades relacionadas
con el manejo de los recursos públicos en base a los criterios de eficiencia, eficacia y
economía para determinar las deficiencias encontradas por la mala administración, las
cuales son emitidas mediante la presentación del informe final correspondiente donde se
mencionan las recomendaciones que deben ser aplicadas por los directivos con el fin de
mejorar la calidad de la información y lograr el cumplimiento de metas y objetivos.
1.7.Fases de auditoría
De conformidad con las Normas Técnicas de Auditoría Gubernamental, el proceso de
auditoría comprende de cinco fases, en las cuales el auditor debe aplicar en cada una
procedimientos de auditoria que le permitan obtener información y suficiente evidencia
con el fin de sustentar los hallazgos que se presentan en la redacción del informe final.
13 1.8.Planificación
FASE 1. DIAGNÓSTICO Y PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
Procedimientos aplicados para conocer el negocio:
Visita de observación Obtención de información Definir alcance y objetivos de auditoría
Informe de Planificación Preliminar- Diagnóstico
FASE 2. PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA:
Procedimientos aplicados: Análisis de la información y documentación
Evaluación del Control Interno Determinación de Riesgo y nivel de confianza
Elaboración de programas de trabajo
Matriz de decisiones por componente
Programa de Trabajo
FASE 3. EJECUCIÓN
Procedimientos aplicados: Aplicación de programas de trabajo
Obtención de Evidencia Desarrollo de Hallazgos por componente
Documentación de la Ejecución
Control de documentos y registros
FASE 4: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
Comunicación parcial de resultados
Observaciones y
oportunidades de mejora Redacción del Informe
Informe Ejecutivo
FASE 5: SEGUIMIENTO
Diseño Implantación Evaluación
14
1.8.Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas
Según la Contraloria General del Estado , (2006) las Normas de Auditoría que se deben
aplicar en el proceso de auditoría son las siguientes:
a) Generales o personales
Entrenamiento y capacidad profesional Independencia
Cuidado o esmero profesional
b) De ejecución del trabajo
Planeamiento y Supervisión
Estudio y Evaluación de Control Interno Evidencia Suficiente y Competente
c) De preparación del Informe
Aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados Consistencia
Revelación Suficiente Opinión del Auditor
1.9.Riesgo de auditoría
Según la Federación Internacional de Contabilidad, (2007) sobre el riesgo de auditoría
afirma; “Es la posibilidad de que la información o actividad sujeta a examen contenga
errores o irregularidades significativas y no sean detectados en la ejecución.”
Es importante tener presente el nivel de riesgo de auditoría, ya que puede afectar
significativamente a los datos e información presentada ocasionando desconfianza e
irregularidades que pueden pasar desapercibidas por el auditor encargado dando como
resultado información que no es real.
El riesgo en la auditoría tiene tres componentes:
1.9.1. Riesgo inherente: Es la posibilidad de errores o irregularidades en la información
financiera, administrativa u operativa, antes de considerar la efectividad de los
controles internos diseñados y aplicados por el ente.
1.9.2. Riesgo de control: Está asociado con la posibilidad de que los procedimientos de
control interno, incluyendo a la unidad de auditoría interna, no puedan prevenir o detectar
15
1.9.3. Riesgo de detección: Existe al aplicar los programas de auditoría, cuyos
procedimientos no son suficientes para descubrir errores o irregularidades
significativas.
Por tanto, es importante que los auditores tengan habilidades y conocimientos adecuados
y con las evidencias recolectadas puedan reducir el riesgo de auditoría a niveles
aceptablemente bajos, ya que el nivel de riesgo incide directamente sobre todas las fases
del proceso de auditoría.
1.10. Técnicas de Auditoría:
Según la Contraloria General del Estado, (2009) las técnicas que debe aplicar el auditor
son las siguientes:
1.10.1. Técnicas de verificación ocular Comparación
Observación Revisión selectiva Rastreo
1.10.2. Técnica de verificación verbal: Indagación
1.10.3. Técnica de verificación escrita Análisis
Conciliación Confirmación
1.10.4. Técnica de verificación documental Comprobación
Computación
1.10.5. Técnica de verificación física Inspección
1.11. Evidencia de auditoría
El Instituto de Contabilidad y Auditoria, (2013) conceptualiza a la evidencia de auditoría
16
su opinión. La evidencia de auditoría incluye tanto la información contenida en los
registros contables de los que se obtienen los estados financieros, como otra información”
La evidencia constituye información muy importante para la redacción y sustento de los
comentarios, conclusiones y recomendaciones emitidas en el informe.
La evidencia de auditoría es el conjunto de hechos comprobados, suficientes,
competentes y pertinentes (relevantes) que sustentan las conclusiones de auditoría.
Las evidencias de auditoría constituyen los elementos de prueba que obtiene el
auditor sobre los hechos que examina y cuando éstas son suficientes y
competentes, constituyen el respaldo del examen que sustenta el contenido del
informe. (Contraloria General del Estado, 2003)
Las evidencias se clasifican en:
Física Testimonial Documental
Los procedimientos para obtener evidencia incluyen, procedimientos de inspección,
observación, investigación, confirmación, cálculos y otros analíticos, la selección de
procedimientos adecuados es un asunto de juicio profesional en las circunstancias. La
aplicación de estos procedimientos a menudo implica la selección de partidas de un
universo para probarlas.
1.11.1. Atributos de la evidencia
El autor Pisfil, (2008) Menciona que: “Los atributos de la evidencia, son las cualidades o
propiedades que debe poseer la evidencia”.
Suficiencia y propiedad
La suficiencia es la medida de la cantidad de las evidencias obtenidas y se refiere al
alcance de los procedimientos de auditoria desarrollados, en cambio la propiedad es
sinónimo de la medida de la calidad de la evidencia.
Competencia
La evidencia competente es aquella que es válida y relevante al hallazgo especifico de
17
desarrollar un hallazgo específico deben tener una relación directa con el mismo y las
recomendaciones deben ser pertinentes
Relevancia o pertinencia
La información que se utilice para demostrar o refutar un hecho será relevante si guarda
una relación lógica y patente con ese hecho.
Se concluye que la evidencia de auditoría permite demostrar ante terceros los hechos o
acciones ocurridas y es usada por el auditor para generar las conclusiones en las que se
basa su opinión, la evidencia de auditoría es obtenida mediante el diseño y aplicación de
pruebas de auditoría.
1.12. Programas de auditoría
El autor Luna, (2007) en referencia al programa de auditoría menciona que:
Comprende un listado detallado de los procedimientos a ejecutarse y el momento
en que deberán ser aplicados, a efectos de obtener evidencia competente suficiente
y relevante, necesaria para alcanzar el logro de los objetivos sea esta una auditoría
financiera, de gestión y/o examen especial que representan las modalidades que se
aplican en las entidades del sector público.
La Contaloria General del Estado, (1990) expresa que “El programa de auditoría
constituye un conjunto de instrucciones para el personal involucrado en la auditoría y/o
examen especial, como un medio para el control de la ejecución apropiada del trabajo,
contendrá los objetivos de la auditoría para cada área”.
Para cada auditoría gubernamental y examen especial se prepararán programas
específicos que incluyan objetivos, alcance de la muestra, procedimientos de auditoría
detallados que deben referirse a las técnicas de auditoría específicas que se aplicarán, así
como el personal encargado de su desarrollo.
1.12.1. Propósitos del programa de auditoría
Los programas de auditoría según la Contraloria General del Estado, (2003) son
esenciales para cumplir con esas actividades, sus propósitos son los siguientes:
a) Proporcionar a los miembros del equipo, un plan sistemático del trabajo de cada
18
b) Servir como un registro cronológico de las actividades de auditoría, evitando
olvidarse de aplicar procedimientos básicos
c) Constituir el registro de trabajo desarrollado y la evidencia del mismo
El auditor debe elaborar los programas de auditoría en los que se documenta los
procedimientos a ejecutarse, estos deben ser realizados en la etapa de planeación para que
sirvan como guía durante el desarrollo del examen y para efectuar una adecuada
supervisión y control del mismo.
1.13. Hallazgos de auditoría
El autor Tobón, (2016) menciona acerca de los hallazgos de auditoría que “Es una
narración explicativa y lógica que le permite al auditor identificar los hechos detectados
en el examen de auditoría, referente a deficiencias, desviaciones, irregularidades, errores,
debilidades, fortalezas y/o necesidades de cambio y que merecen ser comunicados en el
informe”.
En referencia a lo mencionado por el autor, los hallazgos de autoría resumen las
anomalías encontradas dentro del proceso de auditoría o examen especial según sea el
caso, que sirven como referencia para la redacción del informe final.
La Contraloria General del Estado, (2003) hace referencia a los hallazgos de auditoría
como: “Debilidades en el control interno detectadas por el auditor. Por lo tanto, abarca los
hechos y otras informaciones obtenidas que merecen ser comunicados a los funcionarios
de la entidad auditada y a otras personas interesadas”.
Los hallazgos en la auditoría, se definen como asuntos que llaman la atención del auditor
y que en su opinión, deben comunicarse a la entidad, ya que representan deficiencias
importantes que podrían afectar en forma negativa, su capacidad para registrar, procesar,
resumir y reportar información confiable y consistente, en relación con las aseveraciones
efectuadas por la administración.
1.13.1. Elementos del hallazgo
A continuación se describen los elementos que componen el hallazgo de auditoría.
Condición: Se refiere a la situación actual encontrada por el auditor al examinar un área, actividad, función u operación, entendida como “lo que es”.
Criterio: Comprende la concepción de “lo que debe ser “, con lo cual el auditor
19
Efecto: Es el resultado adverso o potencial de la condición encontrada,
generalmente representa la pérdida en términos monetarios originados por el
incumplimiento para el logro de la meta, fines y objetivos institucionales.
Causa: Es la razón básica (o las razones) por lo cual ocurrió la condición, o
también el motivo del incumplimiento del criterio de la norma. Es indispensable
para el desarrollo de una recomendación constructiva que prevenga la recurrencia
de la condición.
Por tanto los hallazgos son exposiciones de los hechos detectados en el desarrollo de la
auditoría, que requieren ser documentados y comprobados para posteriormente emitir una
opinión o criterio en el informe de auditoría basados en los mismos.
1.14. Informe del examen especial
El informe de auditoría constituye el producto final del trabajo del auditor
gubernamental en el cual se presentan las observaciones, conclusiones y
recomendaciones sobre los hallazgos, y en el caso de auditoría financiera, el
correspondiente dictamen sobre la razonabilidad de las cifras presentadas en los
estados financieros, los criterios de evaluación utilizados, las opiniones obtenidas de
los interesados y cualquier otro aspecto que juzgue relevante para la comprensión del
mismo (Contraloria General del Estado, 2003).
Al completar el proceso de la auditoría se presentará un informe escrito que contenga
comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre los hallazgos de importancia que
fueron examinados, y sobre las opiniones pertinentes de los funcionarios y otros
hechos o circunstancias relevantes que tengan relación con la auditoría o examen
especial. Para la comprensión integral del documento el informe debe ser objetivo,
imparcial y constructivo (Contaloria General del Estado, 1990).
El informe señalará los casos significativos identificados como el incumplimiento de
leyes y reglamentos, incluyendo de ser posible, el pronunciamiento y opinión de los
funcionarios responsables del ente, programa o actividad objeto de la auditoría,
manifestadas con relación a los resultados comunicados y a las medidas correctivas
aplicadas por la administración durante el proceso de la auditoría.
1.15. Propiedad planta y equipo
Según International Accounting Standards Committee, (2001) la Norma Internacional de
20
y equipo, siendo los bienes tangibles los que posee una entidad para su uso en la
producción o suministro de bienes y servicios para arrendarlos a terceros o para
propósitos administrativos, además de que se espera usarlos durante más de un periodo.
1.15.1. Clasificación
Tangibles:
Se considera como activos fijos tangibles a toda clase de bienes u objetos materiales que
tienen existencia física o corpórea, que son adquiridos por las empresas o entidades
exclusivamente para el uso o servicio permanente en sus actividades operativas, tales
como terrenos, muebles, edificios, equipos, vehículos, etc. Estos activos están sujetos a
depreciación (excepto terrenos).
Los activos tangibles se subdividen en:
Depreciables No depreciables Agotables Bienes muebles Bienes inmuebles Semovientes
Intangibles
Son considerados útiles por los derechos o privilegios especiales que tienen, no poseen
existencia física o corpórea, tales como: patentes, llave de negocio, derechos de autor,
marcas registradas, prestigio o crédito mercantil. Estos activos están sujetos a
amortización. Otros autores denominan o tratan a los activos intangibles como Otros
Activos.
1.16. Control interno
El autor Gaitán, (2015) menciona que el control interno comprende: “Las políticas,
procedimientos, prácticas y estructuras organizacionales diseñadas para proporcionar
razonable confianza en que los objetivos de los negocios serán alcanzados y que los
eventos indeseados serán prevenidos o detectados y corregidos”.
El control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y
administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y
21
de medidas oportunas para corregir las deficiencias de control. (Contraloría
General del Estado; Acuerdo 039, 2009)
De las definiciones presentadas se concluye que el control interno debe ser aplicado por la
máxima autoridad de la institución, diseñando procedimientos que ayuden a cumplir con
los objetivos de la entidad promoviendo la eficiencia y eficacia en las operaciones para
proporcionar confianza de la calidad de la información.
1.16.1. Componentes de control interno
Ambiente de Control Evaluación del Riesgo Actividades de Control Información y Comunicación Monitoreo
1.16.2. Objetivos de control interno
El control interno de las entidades, que dispongan de recursos públicos para alcanzar la
misión institucional, la Contraloria General del Estado, (2014) menciona que deberá
contribuir al cumplimiento de los siguientes objetivos:
- Promover la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo principios
éticos y de transparencia.
- Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información
- Proteger y conservar el patrimonio público contra perdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal
1.17. Administración de Bienes
La Norma de Control Interno 406-01 menciona:
Toda entidad u organismo del sector público, cuando el caso lo amerite,
estructurará una unidad encargada de la administración de bienes. La máxima
autoridad a través de la Unidad de Administración de Bienes, instrumentará los
procesos a seguir en la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso,
préstamo, enajenación, baja, conservación y mantenimiento, medidas de
protección y seguridad, así como el control de los diferentes bienes, muebles e
inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector público y de
implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta administración.
22 1.17.1. Planificación
Según la Norma 406-02 emitida por la Contraloria General del Estado, (2014) afirma:
“Las entidades y organismos del sector público, para el cumplimiento de los objetivos y
necesidades institucionales, formularán el Plan Anual de Contratación con el presupuesto
correspondiente”.
Dentro de la planificación se deben encontrar establecidos los mínimos y máximos de las
existencias esto ayudará a regular que las compras se realicen según las necesidades de la
institución en valores y cantidades apropiados con el fin de administrar bien los recursos
asignados por el Estado.
1.17.2. Contratación
La norma 406-03 Contraloria General del Estado, (2014) menciona: “Las entidades y
organismos del sector público realizarán las contrataciones para adquisición o
arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios incluidos los de
consultoría, a través del Sistema Nacional de Contratación Pública”.
En referencia a lo antes mencionado, todas las instituciones del sector público para
realizar cualquier tipo de contratación primero deben verificar que exista un presupuesto
aprobado para realizar la compra o contratación de cualquier bien o servicio, además se
debe encontrar planificado dentro del PAC (Plan Anual de Compas) y para realizar el
proceso de adquisición se debe publicar en Portal de Compras Públicas del SERCOP
(Servicio Nacional de Contratación Pública).
1.17.3. Almacenamiento y distribución
Con relación al proceso de almacenamiento y distribución, la Norma de Control Interno
406-04 señala:
Los bienes que adquiera la entidad ingresarán físicamente a través de almacén o
bodega, antes de ser utilizados, aun cuando la naturaleza física de los mismos
requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita, lo cual
ayudará a mantener un control eficiente de los bienes adquiridos. (Contraloria
General del Estado, 2014)
El Bodeguero o Guardalmacén es el encargado de verificar que los procesos de ingreso y
23
los documentos de sustento, requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas, para
evitar devoluciones y demás inconvenientes en los procesos que se realizan en bodega.
1.17.4. Sistema de registro
La Norma de Control Interno 406-05 de la Contraloria General del Estado, (2014) alude:
“El Catálogo General de Cuentas del Sector Público, contendrá los conceptos contables
que permitan el control, identificación, destino y ubicación de las existencias y los bienes
de larga duración”.
Cada entidad debe contar con un sistema que permita mantener actualizado e identificado
mediante registros detallados, individualizados y organizados de los bienes que tiene la
entidad, esto como una medida de control a los retiros, traspasos y bajas de los bienes,
permitiendo su fácil identificación y localización.
1.17.5. Identificación y protección
La Norma 406-06 emitida por la Contraloria General del Estado, (2014) menciona:
“Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente en una
parte visible, permitiendo su fácil identificación”.
La codificación debe permitir la identificación y localización de los bienes, por lo que los
responsables se deben asegurar de realizar este proceso de manera correcta; asi mismo
deben realizar la contratación de pólizas de seguro para diferentes tipos riesgos que
puedan ir contra la seguridad de los bienes.
1.17.6. Custodia
La Norma de Control Interno 406-07 referente a la custodia de bienes dice:
La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los
recursos de la entidad, fortaleciendo los controles internos de esta área; también
facilita detectar si son utilizados para los fines que fueron adquiridos, si sus
condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo de deterioro. (Contraloria
General del Estado, 2014).
La máxima autoridad es la encargada de establecer procesos para que los bienes se
encuentren protegidos y que sean utilizados para los fines con los que fueron adquiridos
para ello se designa a los custodios finales mediante actas de entrega recepción donde
24 1.17.7. Uso de los bienes de larga duración
La Norma 406-08 Contraloria General del Estado, (2014) señala: “En cada entidad
pública los bienes de larga duración se utilizarán únicamente en las labores institucionales
y por ningún motivo para fines personales, políticos, electorales, religiosos u otras
actividades particulares”. Es necesario responsabilizar mediante documentos legalizados,
normas internas, a los custodios acerca del uso que deben dar a los bienes, de la misma
manera establecer sanciones para las personas que incumplan y den mal uso de la
propiedad planta y equipo de la entidad.
1.17.8. Control de vehículos oficiales
La norma de Control Interno 406-09, emitida por la Contraloría General del Estado
menciona:
Los vehículos del sector público y de las entidades de derecho privado que
disponen de recursos públicos, están destinados exclusivamente para uso oficial,
es decir, para el desempeño de funciones públicas, en los días y horas laborables,
y no podrán ser utilizados para fines personales, ni familiares, ajenos al servicio
público, ni en actividades electorales y políticas. (Contraloria General del Estado,
2014).
1.17.9. Constatación física de existencias y bienes de larga duración
La Norma de control interno 406-10 emitida por la Contraloria General del Estado,
(2014) alude: “La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a
fin de realizar constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga
duración”.
Es importante que se establezcan procedimientos para los procesos de constataciones y
tomas físicas de inventario para que se realicen de manera periódica y no únicamente
cada año como menciona la norma, esto con el fin de tener un mayor control y verificar el
estado y la ubicación de los bienes, así como de hacer ajustes en los saldos contables y de
bodega.
1.17.10. Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto
La Norma 406-11 Contraloria General del Estado, (2014) dice: “Los bienes que por
diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo de pérdida, robo
25
Reglamento General de Bienes del Sector Público y otras normativas relacionadas que
determinen las disposiciones a ser aplicadas en los procesos de baja de los bienes.
1.17.11. Mantenimiento de bienes de larga duración
La Norma de Control Interno 406-13 de la Contraloria General del Estado, (2014)
menciona: “El área administrativa de cada entidad, elaborará los procedimientos que
permitan implantar los programas de mantenimiento de los bienes de larga duración”. Así
como de hacer que se ejecuten como se encontraba planificado para que los bienes sean
aprovechados por todos los funcionarios para el desarrollo de las actividades y el
cumplimiento de objetivos.
1.18. Depreciación
La definición sobre depreciación según el autor menciona lo siguiente:
La depreciación es un reconocimiento racional y sistemático del costo de
los bienes, distribuido durante su vida útil estimada, con el fin de obtener
los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que se conserve
la capacidad operativa o productiva del ente público. Su distribución debe hacerse
empleando los criterios de tiempo y productividad, mediante uno de los
siguientes métodos: línea recta, suma de los dígitos de los años, saldos
decrecientes, número de unidades producidas o número de horas de
funcionamiento, o cualquier otro de reconocido valor técnico, que debe revelarse
en las notas a los estados contables. (Balza, Salemrón, & Sifontes, 2005).
Para el cálculo de las depreciaciones se requiere determinar con precisión los siguientes
conceptos:
Valor nominal o valor de adquisición.- Es el valor total que paga la empresa por
la compra de un activo fijo.
Valor residual.- Denominado también valor de desecho o valor de salvamento, es
el valor estimado que tendría el activo fijo al término de su vida útil.
Valor actual.- Este valor se obtiene del valor de adquisición más las mejoras y
más los valores que resultan de la aplicación de la corrección monetaria integral.
Vi da útil.- Es el número de años que en buenas condiciones servirá el activo fijo
a la empresa.
Valor en libros.- Es el valor que se obtiene del valor actual menos la depreciación
26
CAPÍTULO II: DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICO
En el presente capítulo se detalla el procedimiento metodológico aplicado para
fundamentar las estrategias a utilizar en la investigación realizada. Se procede a la
búsqueda y procesamiento de los datos para realizar el diagnóstico de la situación actual
de la Administración de los procesos de Propiedad planta y equipo.
2.1. Paradigma y tipo de investigación
El presente trabajo de investigación se efectuó aplicando la investigación de tipo mixta ya
que se enfoca en la combinación de los métodos tanto cualitativo y cuantitativo pues nos
permitió recoger y analizar los datos sobre variables que se analizan a través de encuestas
que fueron tabuladas para obtener información cuantitativa de los datos y opiniones
vertidas transformándolo en datos numéricos y medibles; así como se conocieron las
expectativas que tienen los usuarios internos y externos obteniendo información
fehaciente de los funcionarios, vinculando a los individuos y la comunidad, con el objeto
de buscar la solución al problema planteado.
La modalidad en la que se enmarca el desarrollo del presente trabajo de titulación es
proyecto de investigación, el cual está encaminado a resolver un problema concreto.
2.2. Procedimiento para la búsqueda y procesamiento de los datos
Población: Para el desarrollo del trabajo se tomará como población a los responsables
directos de la administración, registro, control, cuidado, uso y egreso de los bienes el
GADPPz como lo determina el Reglamento de Administración de Bienes del Sector
Público, y las Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General del Estado.
La población o universo a investigar lo conforman 7 funcionarios del área
Administrativa- Financiera del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de
27 Tabla 1: Población
POBLACION
CARGO SUJETOS
Prefecto Provincial de Pastaza 1
Directora Administrativa 1
Analista Administrativa 1
Coordinador de Bodega 1
Director Financiero 1
Analista de Contabilidad 1
Contadora General 1
Total 7
Fuente: GAD Provincial Pastaza
Autor: Verónica Parra
Muestra: para el desarrollo del proyecto de investigación no se selecciona muestra
debido a que la población es menor a 100.
Métodos, técnicas e instrumentos
- Bibliográfica: Permitió recopilar la información concerniente al tema de
investigación sirviendo de sustento para seleccionar y elaborar conceptos teóricos
que se utilizarán como guía para el desarrollo del trabajo de investigación
mediante la revisión de documentos, manuales, textos, internet, etc.
- De campo: Permitirá recopilar información del área de trabajo, para de esta forma
obtener un conocimiento más profundo y real en el lugar mismo de los hechos
- Observación: Mediante ésta técnica se observará mediante la percepción directa
los hechos que ocurren en el GADPPz, realizando visitas frecuentes al
departamento financiero, administrativo y bodega, con la finalidad de identificar
los principales problemas relacionados con la administración de bienes y el
control de la propiedad planta y equipo.
- Entrevista: Se fundamenta en el diálogo dirigido por el entrevistador con la
finalidad de obtener información sobre las operaciones, problemas y posibles
causas, tanto en su ámbito administrativo como contable.
- Encuesta: Se aplicará a los funcionarios del GADPPz para obtener información
más detallada, mediante un conjunto de preguntas realizadas con el objeto de
